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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATAC IÓN DEL
“SERVICIO INTEGRAL DE IMPRESIÓN” Y DEL “SERVICIO D E REPROGRAFÍA
Y FOTOCOPIADO, EDICIÓN, IMPRESIÓN Y PROCESAMIENTO D IGITAL”
PARA EL HOSPITAL UNIVERSITARIO LA PAZ, HOSPITAL DE CANTOBLANCO,
CENTROS DE ATENCIÓN ESPECIALIZADA Y CENTROS DE SALU D MENTAL.
PROCEDIMIENTO ABIERTO Nº 13/2013.
1. OBJETO
1.1. El presente documento tiene por finalidad establecer las condiciones técnicas que han
de regir en la contratación del “Servicio Integral de Impresión” y el “Servicio de
Reprografía y Fotocopiado” del Hospital Universitario la Paz, Hospital de
Cantoblanco, Centros de Atención Especializada y Centros de Salud Mental;
adscritos al Hospital La Paz (en adelante HULP).
1.2. El servicio consistirá:
ORDEN Nº 1: SERVICIO INTEGRAL DE IMPRESIÓN
El suministro de los equipos que se detallan en este Pliego de Prescripciones Técnicas,
así como su instalación, puesta en marcha, mantenimiento, suministro de consumibles,
asistencia técnica y software de gestión de los mismos, conservando el adjudicatario
su propiedad. Las necesidades mínimas son las señaladas en el Anexo I relativo a los
equipos y características que han de reunir, así como a su ubicación en HULP.
Además, se incluye un servicio de consultoría de estudio de la situación inicial con
propuesta de mejora y de Políticas de Impresión para mejorar la eficiencia de la
impresión en el hospital y centros adscritos.
ORDEN Nº 2: SERVICIO DE REPROGRAFÍA Y FOTOCOPIADO
Establecer las bases técnicas que deberán regir el nuevo contrato de “servicio de
Reprografía y Fotocopiado, edición, impresión y procesamiento digital” necesarios
para procesar los documentos, impresos y modelaje que se demanden en el
desarrollo de su actividad.
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EL PRESENTE CONTRATO TIENE POR OBJETO LAS SIGUIENTE S
PRESTACIONES EN AMBOS NÚMEROS DE ORDEN:
� Puesta a disposición de equipos multifunción (copiado, impresión, escaneado y/o
fax) que se adapten a las necesidades estimadas en un entorno multiusuario o
departamental. En número y características técnicas establecidas en el presente Pliego
de Prescripciones Técnicas.
� Mantenimiento integral y a todo riesgo de todos los equipos descritos en el presente
Pliego, así como el servicio de asistencia técnica que los mismos precisen.
� Atención con personal propio de un Centro de Reprografía en las instalaciones del
Hospital Universitario La Paz para dar servicio a las necesidades en materia de
reprografía y de los equipos multifunción que precise el Hospital. El Centro de
Reprografía deberá estar atendido al menos en horario de 8 a 15 horas de lunes a
viernes.
� Suministro de materiales de los equipos en las Unidades/Servicios donde se
encuentren ubicados necesario para cubrir las necesidades globales del Hospital,
quedando supeditadas las entregas a las necesidades periódicas que sean necesarias,
sin que la Administración quede obligada a llevar a efecto una determinada cuantía
de suministro. El HULP se hará cargo de la compra de papel DIN A3 y DIN A4, de
80 g/m2 en blanco o color, responsabilizándose el adjudicatario del resto de
necesidades: papel de distinto gramaje, tamaño o formato , papel autocopiativo en
todos sus formatos, cartulinas, carpetas, canutillos, espirales, grapas, acetatos,
plástico para retractiladora y plastificadora, así como cualquier otro tipo de material
fungible necesario para el funcionamiento del equipamiento del Servicio de
Reprografía y fotocopiado del Hospital.
� Servicio de Reprografía y Fotocopiado: El adjudicatario proveerá un Servicio de
Reprografía y Fotocopiado (denominado Centro de Servicios Documentales y, en
adelante, CSD), dotado de medios técnicos y personales, que, bajo la dependencia
directa de la Subdirección de Gestión Económica del HULP o persona en quien
delegue, atenderá y elaborará las Peticiones de Reprografía, Fotocopiado e Impresos
que la actividad del HULP requiera. El CSD estará dotado al menos de 2 técnicos
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de reprografía con presencia física en el Hospital atenderá en horario laboral (de
lunes a viernes en turno de mañana) a los responsables de Servicios y Unidades,
estará capacitado para el manejo y funcionamiento de los sistemas de gestión de
imprenta, para la confección y/o gestión de modelajes e impresos corporativos,
realización de fotocopias y demás material de reprografía, responsabilizándose de la
recepción de los trabajos, su ejecución y expedición en tiempo y forma, así como el
control y seguimiento de la red de fotocopiadoras distribuidas por el centro. Aquellos
impresos que el CSD no pueda elaborar, tendrá que encargarlo a una imprenta
especializada y responsabilizarse de su ejecución y entrega al peticionario en tiempo
y forma, sin que ello suponga modificación alguna en las condiciones económicas
establecidas en el presente contrato.
� Asesoramiento en materia de procesamiento digital de documentos, de tal forma que
los modelos tipo puedan hacerse accesibles a los usuarios a través de la Red de datos
del HULP.
� Establecimiento de un control de calidad del Servicio y control de número de copias
que se realizan.
1.3. La ejecución del contrato se ajustará a las condiciones expresadas en el presente
Pliego de Prescripciones Técnicas, así como en el de Cláusulas Administrativas
Particulares que rige la contratación de servicios por el Procedimiento Abierto.
1.4. Será necesario aportar la oferta económica de forma diferenciada para ambos
órdenes; sin embargo la adjudicación, en aras de aprovechar las sinergias de ambos
servicios, el control del gasto y una mejor eficiencia, se realizará a un único licitador.
1.5. Los beneficios y alcance del proyecto se determinan en los siguientes puntos:
� Optimización del número de equipos de impresión, copiado y escáner:
Disminuir al máximo la utilización de impresoras monopuesto.
� Reducción de costes operativos del servicio de impresión.
� Control sobre la producción originada mediante el sistema de pago por página
(ver definición punto 1.6).
� Aprovechamiento de las nuevas tecnologías disponibles en el mercado actual,
en cuanto a la multifuncionalidad e impresión departamental.
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� Equipos más productivos y eficientes.
� Mejora de la gestión administrativa, proporcionando herramientas y aplicativos
de control del Servicio.
� Gestionar la recogida certificada de los consumibles usados.
� Control y gestión de la producción de documentos: Implantar una plataforma
de gestión, administración y monitorización que soporte las necesidades del
HULP.
� Disponer de herramientas de control de consumo: Posibilidad de controlar la
impresión y fotocopiado estableciendo cuotas por perfil.
� Mejorar la calidad de servicio ofertado a los usuarios incrementando
funcionalidades
� Unificar los servicios de reprografía en un único suministrador.
� Implantar la infraestructura con un alto nivel de de disponibilidad, prestaciones
y servicios.
� Implantar un modelo ambiental más sostenible y eficiente energéticamente.
� Disponer de un sistema de informes mensuales con información detallada
sobre el parque instalado, que permita tomar las decisiones oportunas para
optimizar el uso de éste.
1.6. Definición de página: Se entiende por PÁGINA a efectos de facturación cada uno de
las impresiones que realizan los equipos en formato DIN A4. A tal efecto, si el
documento es inferior a esa medida, se facturará como una sola copia el sumatorio de
los documentos que abarquen ese formato. Los formatos DIN A3 se facturaran como
dos copias al igual que los formatos DIN A4 a doble cara.
2. PARTICULARIDADES TÉCNICAS
2.1. ORDEN Nº 1 SERVICIO INTEGRAL DE IMPRESIÓN
El adjudicatario vendrá obligado a realizar sobre los equipos:
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���� El mantenimiento de los equipos multifunción en las Unidades y Servicios en el
número de equipos indicado en el Anexo I del Pliego de Prescripciones Técnicas.
Los gastos de montaje e instalación serán por cuenta del contratista.
���� El suministro de material necesario para el funcionamiento de los equipos
multifunción, que incluirá en todo caso tóner, aceite, tambor, revelador, fusor,
material de encuadernación, grapas y cualquier otro consumible necesario para el
funcionamiento de las mismas.
���� El mantenimiento de los equipos multifunción de forma continua durante todo el
periodo de vigencia del contrato, de manera que se encuentren en perfecto estado
de funcionamiento y de limpieza, corriendo por cuenta del adjudicatario la
reposición de cuantos elementos o piezas sean necesarias para el correcto
funcionamiento de las mismas, bien sea como consecuencia del desgaste de sus
elementos o de su rotura.
2.1.1. Características de los equipos
Todos los equipos serán nuevos y realizarán obligatoriamente como mínimo todas las
funciones especificadas para cada uno de ellos en el Anexo I. En dicho sentido deberá
tenerse presente la necesidad definida para los equipos de escaneado en red con envío a
carpeta compartida o dirección de correo electrónico.
2.1.1.1. Deberán contar todos los equipos con un software de gestión de control de
copias por usuario. Por otra parte, la identificación de los usuarios en los
equipos se realizará mediante lector de tarjeta de proximidad. Dicha tarjeta de
proximidad será la misma que en la actualidad disponen los empleados del
Hospital como elemento de identificación, basadas en tecnología MIFARE.
Con este motivo, se articularán las adecuaciones que sean necesarias a nivel de
software para llevar a cabo el control de copias por usuario, sin coste adicional
para el hospital.
2.1.1.2. El licitador deberá presentar las características técnicas de los equipos que
propone instalar y que como mínimo cumplirán lo detallado en el Anexo I. El
licitador incluirá en el Programa de Trabajo una tabla resumen en el que se
detalle como cumple el equipo que se propone cada una de esas características
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técnicas y en el que se detalle la mejora ofertada en cuanto a características se
refiere. El licitador presentará fotografías de los equipos a instalar.
2.1.1.3. Durante el periodo de vigencia del contrato, se podrá solicitar por parte del
hospital la incorporación de nuevos equipos. Las copias y/o impresiones de los
nuevos equipos incorporados, contabilizarán en el número de copias estimadas
y en caso necesario se tramitarán las modificaciones oportunas en el
procedimiento abierto. Con este objetivo será necesario aportar en el sobre 2
Oferta Económica el coste de los equipos especificando:
Para B/N la cuota anual (€) con IVA: � Por Equipo Multifunción de Bajo Volumen � Por Equipo Multifunción de Medio volumen
Para Color la cuota anual (€) con IVA:
� Por Equipo Multifunción de Bajo Volumen � Por Equipo Multifunción de Medio volumen
2.1.1.4. Todos los equipos instalados propiedad del adjudicatario deben estar bajo el
control y el mantenimiento del operador con las siguientes funciones:
•••• Revisión de consumibles y estado de los equipos diariamente en el
Hospital La Paz. Revisión mensual en Centros de Especialidades, Centros
de Salud Mental y Hospital de Cantoblanco.
•••• Gestión y resolución de incidencias, bien sea que hayan sido detectadas
con el software de gestión de alarmas, que lo haya detectado en las
revisiones o que hayan sido reportadas por los usuarios.
•••• Recepción de incidencias.
•••• Elaboración de estadísticas de las máquinas y gestión de los costes.
2.1.1.5. Finalizado el periodo de vigencia del contrato, el adjudicatario se compromete
a la retirada de todos los equipos de su propiedad instalados en el edificio.
2.1.1.6. Los sistemas multifunción (copiado, impresión, escaneado y fax) con el
correspondiente equipamiento informático necesario, deberán ser suficientes
para la capacidad de producción que aparece en el Anexo I y que además de lo
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especificado en dicho Anexo, deberán contener las especificaciones que se
señalan en el Anexo II.
2.1.1.7. El adjudicatario deberá presentar obligatoriamente oferta de equipos para todos
los grupos del Anexo I, bien sean de los denominados de funcionamiento
interno (grupos 1 y 2) o de funcionamiento con monedas o tarjetas para uso del
público o particular (grupo 3).
2.1.1.8. El volumen medio mensual de fotocopias que se están realizando son:
Fotocopiadora Monedas H. Maternal 750 copias/mes
Fotocopiadora Monedas Consultas Externas 550 copias/mes
Fotocopiadora Monedas Docencia Nueva
2.1.1.9. En dichas máquinas correrá por cuenta del adjudicatario tanto el
mantenimiento como todos los consumibles, exceptuando el papel.
2.1.1.10. Las maquinas tendrán que estar siempre operativas y por tanto la respuesta en
caso de averías será igual a la señalada en el punto 2.1.7 del Pliego de
Prescripciones Técnicas.
2.1.1.11. Precio máximo que deberá abonarse por los usuarios en concepto de fotocopia
será 0,05 €.
2.1.2. Hardware y software de gestión
2.1.2.1. El adjudicatario deberá suministrar un servidor de impresión, o en su defecto
un sistema que permita la instalación y configuración de los drivers de forma
remota en los distintos puestos de trabajo. Tendrá que tener en cuenta e incluir
las medidas necesarias que garanticen la continuidad del servicio ante cualquier
incidencia que pudiera producirse en el citado servidor.
2.1.2.2. Todos los equipos estarán integrados en un sistema de gestión que deberá
permitir de forma fácil controlar y gestionar todos los procesos relacionados
con la impresión y copia, este software de gestión se instalará para el control
que se estime necesario, en los puestos que determine el Servicio de Asuntos
Generales. Asimismo, deberá permitir distintas agrupaciones por centro de
coste (unidad, servicio, grupos, etc.), realizando la imputación a los mismos del
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consumo de impresiones y/o copias, con informes de explotación de datos
personalizados en formatos pdf. xls, etc.
2.1.2.3. A través de la aplicación de gestión de los equipos se deberán crear perfiles de
uso de los dispositivos, así como aplicar restricciones de uso a los usuarios de
forma personalizada.
2.1.2.4. El software debe permitir definir perfiles de usuario que permitan controlar las
siguientes operaciones:
• Envío de faxes
• Límite de copias/impresiones que pueden realizarse en b/n
• Límite de copias/impresiones que pueden realizarse en color
• Escáner: Acceso a carpetas compartidas en servidores donde el usuario pueda
guardar los documentos escaneados. Debe permitir asignar a un perfil una
carpeta por defecto y permitirle al usuario seleccionar carpetas adicionales.
Los perfiles deben permitir las siguientes asociaciones o combinaciones:
• Perfil asignado a uno o varios grupos de seguridad que englobe a uno o varios
usuarios
• Perfil asignado únicamente a uno o varios usuarios
• Cualquier combinación de los anteriores, por ejemplo perfil asignado al grupo
de seguridad XXX para el equipo impresora YYY
2.1.2.5. Deberá permitir la creación de una base de datos de usuarios a los que asociar
los perfiles de privilegios de uso de los equipos.
2.1.2.6. El sistema de gestión posibilitará que los trabajos de impresión se puedan
realizar en cualquier dispositivo de la red que se incluya en el grupo de
impresión, y que se considere más adecuado por las características de trabajo y
seguridad del mismo.
2.1.2.7. El adjudicatario proveerá de un software, compatible con los sistemas
informáticos instalados en el hospital, para lo cual deberá obtener un
certificado de compatibilidad que le será entregado por parte del Servicio de
Informática del Hospital Universitario la Paz, una vez supere la prueba real que
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éste solicite con al menos uno de los tipos de las máquinas ofertadas para el
hospital en el tiempo máximo de 1 semana, y en cualquier caso siguiendo las
indicaciones que el servicio de informática disponga. con este motivo habrá de
ponerse en contacto con dicho servicio como máximo 15 días antes de la
entrega de la oferta mediante el email [email protected].
2.1.2.8. El servicio de software incorporará:
•••• Control de todos los equipos (incidencias, consumibles, alarmas, etc.)
•••• Control de los trabajos realizados por los equipos: capacidad para gestionar
las colas de impresión y asignar límites a dispositivos y/o usuarios.
•••• Gestión de estadísticas: consumo de impresiones y copias, número de
incidencias por equipo y mes, gasto de consumible, etc.
•••• Asignación del gasto realizado por cada usuario y/o centro de coste.
•••• Registro de usuario. Los equipos multifuncionales deberán permitir asociar
los trabajos a los usuarios a través de un código y a través de las tarjetas de
acceso al edificio desde el propio equipo y por el propio usuario.
•••• Impresión retenida, el trabajo se deberá quedar retenido en la impresora
hasta que el usuario se autentica en el equipo multifuncional y lo libera
manualmente. Cada usuario sólo podrá ver sus propios trabajos, para
imprimir o borrar y la solución no requerirá de la instalación de ninguna
aplicación en los PC clientes.
•••• Posibilidad de crear colas de impresión para retener los trabajos y poder
liberarlos en un grupo de dispositivos multifunción, según necesidad del
servicio y solo en algunos servicios, previa identificación y liberación de
los trabajos por parte del usuario en la multifuncional elegida.
•••• Borrado de trabajos no deseados, borrado automático de trabajos no
liberados en un determinado plazo de tiempo.
•••• Integración con sistemas del hospital (HP-HIS, SAP, etc.): El sistema
deberá permitir la impresión directa desde HP_HIS (sistema UNIX) y SAP
y la liberación y contabilidad de los trabajos de impresión desde este
sistema.
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2.1.2.9. La garantía de los equipos cubrirá todo el período de vigencia del contrato,
durante los cuales el adjudicatario se obliga a realizar todas las reparaciones y
sustituciones de los equipos conforme a los Niveles de Servicio establecidos en
este Pliego o en los que proponga el adjudicatario.
Asimismo, será responsable del mantenimiento y actualizaciones del software
de gestión de equipos y del servidor de impresión durante el período de
vigencia del contrato.
2.1.3. Ubicación de los equipos
Las máquinas multifunción se instalarán en los lugares definidos en el Anexo I del
Pliego de Prescripciones Técnicas. No obstante, si por razones de interés es necesario
modificar su ubicación dentro del ámbito de gestión del hospital y sus centros
adscritos, ésta se realizará por cuenta del adjudicatario a su coste y ventura.
La empresa adjudicataria deberá realizar la instalación física de los equipos en cada
una de las plantas, de acuerdo con las instrucciones de los departamentos responsables
del Hospital Universitario La Paz, incluyendo:
•••• Conexión física a la red eléctrica.
•••• Conexión física a la red local.
•••• Captura de la dirección IP asignada.
•••• Instalación de drivers, configuración, etc.
2.1.4. Régimen de utilización
2.1.4.1. Los equipos deberán disponer de un sistema de acceso restringido, de manera
que su utilización quede limitada a los usuarios autorizados que dispongan de
la tarjeta de proximidad que identifica al personal del Hospital.
2.1.4.2. En caso de que el servidor de autenticación de usuario no responda o exista un
problema en las comunicaciones, los usuarios se podrán autenticar en local en
el propio equipo multifunción y acceder a las funcionalidades de impresión
directa, copiado y fax.
2.1.4.3. Además, los equipos multifunción deberán permitir asociar los usuarios a las
tarjetas desde el propio equipo y por el propio usuario. Cuando el equipo
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detecte que la tarjeta no está asociada a ningún usuario, deberá mostrar un
mensaje en el display solicitando al usuario que se autentique mediante usuario
y contraseña para asociar a la tarjeta.
2.1.4.4. Todas las máquinas estarán dotadas con un sistema electrónico, de fácil manejo
para los usuarios, que facilite su correcto funcionamiento y la buena calidad del
servicio.
2.1.4.5. Los equipos deberán ir acompañados de su catálogo correspondiente, con
descripción detallada de sus características técnicas y de funcionamiento, todo
ello en español.
2.1.5. Desarrollo del contrato
2.1.5.1. La oferta económica se realizará a través del portal de compras del Hospital
Universitario la Paz detallada para el coste de cada equipo y por tipo de página
(blanco/negro y color), Pago de Precio por Página (PPP) y con un coste total
del conjunto de todos los equipos, con el concepto de Pago de Precio por
Página en Blanco/Negro y Pago de Precio por Página en Color por página
realizada, que incluirá todos los costes asociados de este contrato.
Adicionalmente dicha oferta deberá entregarse desglosada mediante tabla
Excel.
2.1.5.2. En la tabla siguiente se recoge las impresiones/copias realizadas en los últimos
3 años. Los licitadores deben tener en cuenta que este volumen de copias es
estimado y no supondrá en ningún caso, un compromiso para el hospital y
atendiendo al siguiente número de copias estimada:
AÑO BLANCO/NEGRO COLOR TOTAL
2010 2.874.864 7.098 2.881.962
2011 2.465.845 15.316 2.481.161
2012 2.507.718 16.691 2.524.409
2.1.5.3. Las copias que se estiman pueden llegar a realizarse como referencia para el
año 2013, sin carácter obligatorio son:
AÑO BLANCO/NEGRO COLOR TOTAL
2013 2.400.000 15.000 2.415.000
2.1.5.4. La empresa adjudicataria no viene obligada a incluir el papel en su oferta.
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2.1.6. Plazo de instalación
2.1.6.1. La instalación y puesta en funcionamiento de las máquinas se hará en un plazo
no superior a los 15 días desde la firma del contrato, garantizándose en todo
momento que las necesidades de las Unidades y Servicios queden cubiertas.
Con este objetivo, se entregará un Programa de Trabajo en el que se presente la
planificación de la instalación y en el que conste la descripción de las distintas
fases para establecer políticas de impresión, instalación de software, pruebas de
funcionamiento con usuarios y ordenadores, instalación de equipos, etc.;
detallando fechas, medios personales, técnicos y materiales de que va a
disponer para la ejecución de dicha planificación que deberá coordinarse con el
Servicio de Asuntos Generales.
2.1.6.2. En cualquier caso, al menos se detallara la ejecución de las siguientes fases:
PRIMERA FASE:
•••• En un plazo de 5 días hábiles desde la notificación de la adjudicación
definitiva la empresa adjudicataria deberá entregar en el HULP los equipos
contratados.
•••• En un plazo de 15 días hábiles desde la entrada en vigor del contrato la
empresa adjudicataria instalará los equipos anteriores, al menos como
fotocopiadoras.
SEGUNDA FASE:
•••• En un plazo de dos meses desde la entrada en vigor del contrato la empresa
adjudicataria implantará la totalidad del objeto del contrato que incluirá la
configuración de los parámetros necesarios en los equipos informáticos del
hospital y en los equipos suministrados, de forma que queden completamente
operativos y disponibles para los usuarios.
2.1.6.3. Se presentará una planificación diferenciada de la instalación a realizar, con un
cuadro de rendimientos en el que se especifiquen los medios personales,
técnicos y materiales de que va a disponer el licitador para la ejecución de
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dicha planificación, que deberá coordinarse con el Servicio de Asuntos
Generales y el Servicio de Informática.
2.1.6.4. La primera hará referencia a la instalación de los equipos para uso exclusivo
de fotocopiadoras. En este cronograma deberá reflejarse:
•••• Orden de colocación de los equipos.
•••• Prioridad en la instalación y puesta en funcionamiento
•••• Tiempo mínimo necesario para que los equipos estén en pleno funcionamiento
con especial referencia al tiempo máximo en que los usuarios se encontrarán
sin ningún dispositivo de reprografía.
2.1.6.5. La segunda hará referencia a la implantación de la totalidad del servicio
contratado. En este cronograma deberá reflejarse:
•••• Instalación de drivers en los ordenadores del HULP y configuración para el
funcionamiento en red.
•••• Prioridad en la instalación y puesta en funcionamiento.
•••• Tiempo mínimo necesario para que los equipos estén en pleno funcionamiento:
con especial referencia al tiempo máximo en que los usuarios se encontrarán
sin servicio de impresión en red.
2.1.7. Programa de formación a usuarios y divulgación de las políticas de
impresión
El licitador incluirá dentro del Sobre 1 el Programa de formación. Éste se dividirá
claramente en dos partes, formación para personal técnico y formación para usuarios.
Asimismo deberán facilitar un manual rápido de cada uno de los equipos que explique las
prestaciones básicas en formato PDF para colgar en la Intranet del hospital.
Formación para personal técnico
Se impartirán cursos de formación al personal técnico del Hospital Universitario la Paz,
que tendrán una orientación práctica, estarán dirigidos a administradores del sistema a
nivel de operación y administración.
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La formación la deberá realizar el fabricante o personal debidamente certificado por este.
El calendario y el contenido de la formación se fijarán entre el adjudicatario y el personal
designado por el Hospital Universitario la Paz pero, en cualquier caso, se deben realizar
como mínimo las siguientes sesiones formativas
•••• Descripción detallada de la infraestructura instalada (equipos de impresión,
software, servidores de la plataforma, si procede)
•••• Software de gestión y administración de la plataforma
•••• Gestión, administración y configuración de dispositivos
•••• Gestión, administración y configuración de usuarios
•••• Gestión de incidencias de dispositivos: Diagnóstico de fallos, procesos y
métodos de escalado al adjudicatario
•••• Uso avanzado de las herramientas de supervisión y gestión.
Formación para usuarios
Se impartirán cursos de formación al personal del Hospital Universitario la Paz, que
tendrán una orientación práctica y estarán dirigidos a los usuarios finales del sistema.
La formación la deberá realizar el fabricante o personal debidamente certificado por este.
El calendario y el contenido de la formación se fijarán entre el adjudicatario y el personal
designado por Hospital Universitario la Paz pero, en cualquier caso, se deben realizar
como mínimo las siguientes sesiones formativas:
•••• Impresión y opciones de impresión de controladores de dispositivo
•••• Manejo de equipo de impresión a nivel de usuario
•••• Asociación de la tarjeta de identificación a un usuario
Se realizarán agrupaciones de usuarios por departamento, servicio o equipamiento común a
usar con el fin de facilitar la labor de formación, minimizando el tiempo de interrupción
del trabajo de los usuarios y las sesiones de formación.
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Adicionalmente los licitadores presentarán una propuesta para divulgar entre todo el
personal las Políticas de Impresión adecuadas para minimizar el gasto y el impacto
ambiental, además para difundir las diferentes posibilidades técnicas de los equipos.
Las diferentes posibilidades de Políticas de Impresión deben venir definidas en el
Programa de Trabajo y con un cronograma de implantación en fases: impresión
obligatoria en B/N, autorización de impresión en color por categoría del personal,
impresión obligatoria a doble cara, sistema de avisos a usuarios por incumplimiento de
alguna política de impresión, implementar cuotas de impresión máximas, etc.
Este Plan de Políticas de Impresión será realizado por el adjudicatario en coordinación
con el Servicio de Asuntos Generales, siendo por tanto el adjudicatario, encargado de
implementar el volcado inicial de la base de datos de personal del hospital y centros
adscritos para establecer en un inicio los perfiles de impresión por categorías, y para que
este sistema se actualice automáticamente; obviamente realizando las modificaciones de
software necesarias y sin coste extra para el hospital.
2.1.8. Propuesta de servicio de optimización
2.1.8.1. El adjudicatario en el plazo de 2 meses habrá de realizar una propuesta de
optimización de las impresiones del hospital. Con este motivo deberá realizar
un inventario de los equipos de impresión y fax del hospital, hábitos de uso,
volúmenes de impresión y la información necesaria sobre el equipamiento
2.1.8.2. Con este motivo se le entregaran planos del hospital (alrededor de 17 edificios)
y los diferentes centros adscritos al hospital (centro de especialidades de José
Marvá, Peñagrande, Hospital de Cantoblanco y centros de Salud Mental de
Maudes, San Enrique, Melchor Fernández Almagro y Colmenar Viejo) para
que puedan realizar una foto del estado de situación inicial.
2.1.8.3. También serán entregados la información disponible sobre los equipos de
impresión utilizados, (el orden de magnitud de estos equipos es de en torno a
2000).
2.1.8.4. El adjudicatario entregara al hospital por cada uno de los centros y detallado
por zonas, servicios, edificios, pabellones y plantas según corresponda en cada
caso, el estudio de optimización en el que constará al menos:
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•••• Estudio pormenorizado de cada situación, servicio, planta, etc.
•••• Inventario, volumen, costes actuales.
•••• Propuesta de políticas de impresión por usuario.
•••• Propuesta de optimización con reducción de costes asociado y pormenorizada.
•••• Propuesta de fases de implantación de la optimización y repercusión en la
factura según la propuesta económica realizada en este concurso
2.1.9. Facturación
2.1.9.1. El adjudicatario emitirá factura con los siguientes conceptos:
2.1.9.2. Importe correspondiente al número de copias e impresiones en B/N, con detalle
del número de copias realizadas en cada uno de los equipos
2.1.9.3. Importe correspondiente al número de copias e impresiones en color, con
detalle del número de copias realizadas en cada uno de los equipos
2.1.9.4. Será requisito indispensable para la facturación la entrega con periodicidad
mensual al Servicio de Asuntos Generales, al menos los siguientes informes de
gestión contemplando lo que a continuación se detalla:
•••• Número de copias en color y B/N, impresiones, fax, escaneo por equipo, en un
rango de fechas.
•••• Número de copias en color y B/N, impresiones, fax, escaneo por usuario, en un
rango de fechas.
•••• Número de copias en color y B/N, impresiones, fax, escaneo por grupos de
usuarios, en un rango de fechas.
•••• Precio Por Página en B/N y color, desglosado.
2.1.9.5. El adjudicatario queda obligado a enviar mensualmente al Servicio de Asuntos
Generales un informe sobre las incidencias que hayan podido afectar a los
equipos. El informe recogerá, al menos, la siguiente información:
•••• Equipo y número de serie.
•••• Tipo de avería.
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•••• Fecha y hora de comunicación de la incidencia.
•••• Fecha y hora de resolución de la misma.
•••• Sustitución temporal del equipo, en su caso.
•••• Número de impresiones/copias realizadas.
2.1.9.6. Se valorará la incorporación de herramientas que faciliten la obtención de
informes de gestión directamente por parte del hospital.
2.2. ORDEN Nº 2 SISTEMAS Y/O EQUIPOS DE IMPRESIÓN PARA LA
IMPRENTA Y REPROGRAFIA:
Puesta a disposición incluido el montaje e instalación de equipos multifunción (copiado,
impresión, escaneado a color y fax) en las dependencias del Hospital, Servicio de
Reprografía y Fotocopiado, en el CSD.
El CSD se ubicará dentro de las instalaciones del HULP y consistirá en un local de
aproximadamente 50 m2 de superficie, con la infraestructura necesaria para la adecuada
puesta en marcha de los equipos de imprenta. El adjudicatario Instalará al menos los
siguientes equipamientos:
- 1 estación de trabajo PC conectada a la red corporativa del Hospital.
- 2 sistema de copiado, impresión de media / alta producción de unas 200.000 –
300.000 Uds. / mes.
- 1 sistema de copiado, impresión, escaneado y fax de COLOR.
- 1 sistema de encuadernación en espiral.
- 1 sistema de encuadernación térmica (mínimo de 120 páginas).
- 1 sistema de encuadernación en canutillo.
- 1 retractiladora.
- 1 guillotina.
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- 2 plastificadoras.
- 1 grapadora de gran volumen (mínimo con capacidad para 200 hojas)
- 1 plegadora grapadora de hasta 100 hojas
Los sistemas de copiado e impresión en Blanco y Negro deberán cumplir, como mínimo,
los siguientes requisitos técnicos:
• Velocidad > de 105 PPM
• Resolución: 600 ppp a 125 líneas por pulgada.
• Alimentador automático doble cara.
• Cuatro bandejas de alimentación (Capacidad 4.600 hojas)
• Formatos de papel mínimo de A5 a A3 (Tanto en entrada como salida de papel)
• Gramajes de papel mínimo de 60 hasta 170 g/m2
• Memoria mínimo: 1GB + 40 GB Disco duro
• Función de impresora (PCL 6 y PS3)
• Escáner de red ( escaneado a SMB/FTP)
• Escáner a correo electrónico
• Formatos de escaneo, PDF, JPEG, TIFF O TIFF multipágina, PDF compacto.
• Escáner de documentos B/N y color con resoluciones ajustables desde 200x 200 ppp hasta
600x600 ppp (256 escala de grises)
• Composición de folletos
• Capacidad de grosor de grapado de al menos 70 folios
Los sistemas de copiado e impresión en Color deberán cumplir, como mínimo, los
siguientes requisitos técnicos:
• Velocidad > de 75 PPM
• Resolución: 600 ppp a 125 líneas por pulgada.
• Alimentador automático doble cara.
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• Cuatro bandejas de alimentación (Capacidad 4.600 hojas)
• Formatos de papel mínimo de A5 a A3 (Tanto en entrada como salida de papel)
• Gramajes de papel mímimo de 60 hasta 170 g/m2
• Memoria mínimo: 1GB + 40 GB Disco duro
• Función de impresora (PCL 6 y PS3)
• Escáner de red ( escaneado a SMB/FTP)
• Escáner a correo electrónico
• Formatos de escaneo, PDF, JPEG, TIFF O TIFF multipágina, PDF compacto.
• Escáner de documentos B/N y color con resoluciones ajustables desde 200x 200 ppp hasta
600x600 ppp (256 escala de grises)
• Composición de folletos
• Capacidad de grosor de grapado de al menos 70 folios
Los licitadores deberán visitar las dependencias del CSD, durante el plazo de presentación
de ofertas, previa concertación de la cita correspondiente con personal responsable del
Almacén general del HULP, con el objeto de adecuar su oferta a las necesidades de
equipamiento que precisa el CSD. Por ello deberán adjuntar en el sobre de la
documentación administrativa “Certificado acreditativo de la visita de las instalaciones”
debidamente firmado por la persona responsable del Hospital. La omisión del citado
Certificado será causa de exclusión de la oferta presentada.
Los licitadores deberán entregar en el ALMACEN GENERAL dentro del plazo de
presentación de ofertas, 100 ejemplares de cada uno de los modelos 048726 y 047113 (que
aparecen en el Anexo “Consumo impresos 2012”) para que el Hospital valore si son aptos
para su utilización. Estos dos modelos, como los que se encuentran en el grupo de
“IMPRESOS INFORMATIZADOS SERVICIOS CENTRALES” del Anexo indicado
anteriormente, han de ser leídos y escaneados por los medios informáticos que para tal fin
dispone el Hospital.
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El nuevo adjudicatario asumirá la elaboración de todos los impresos, ya sea por medio
del equipamiento cedido al HULP o por medios ajenos más especializados.
El catálogo de impresos activos del HULP son aproximadamente 2500 impresos diferentes.
Este Catálogo está en constante evolución, en función de las necesidades del centro. El
adjudicatario asumirá las modificaciones de impresos, tanto en su contenido, alcance o
número.
El número de copias aproximadas que se hacen en el HULP son:
- Copias a color: 1.400.000 aproximadamente. De las que 1.355.000
corresponden a trabajos de impresión de modelajes y el resto a otros trabajos.
- Copias en blanco y negro: 7.700.000 aproximadamente. De las que 5.700.000
corresponden a trabajos de impresión de modelajes y el resto a otros trabajos.
A modo orientativo, el porcentaje de copias que actualmente se hacen fuera del Hospital
son las siguientes:
- Copias en color: 90%.
- Copias en blanco y negro: 35%.
2.2.1. Descripción de las características técnicas generales y específicas del contrato
2.2.1.1. Las fotocopias, impresiones y modelajes se realizarán con carácter general
con los medios técnicos dispuestos por el adjudicatario en el CSD o bien
mediante imprentas especializadas (fuera del HULP) , en función de la
tipología de cada documento, previa autorización del Centro, sin que las
mismas suponga un régimen diferente en cuanto plazos de entrega o régimen
económico.
2.2.1.2. Las fotocopias, impresiones y, modelajes deberán realizarse según
prescripción técnica y de diseño del HULP, cumpliendo con los requerimientos
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de calidad y plazo ofertados. El HULP podrá modificar impresos, tanto en
cuestión de diseño de texto, como de formato de papel a lo largo de la
ejecución del contrato, así como incluir los que fueren necesarios para la
actividad del centro.
2.2.1.3. El adjudicatario ofertará los equipos y/o sistemas multifunción (copiado,
impresión, escaneado y/o fax), que sean de nueva fabricación y última
generación, así como el correspondiente equipamiento informático necesario,
en los lugares determinados y con las características técnicas definidas a
continuación. El adjudicatario deberá implantar a su cargo un sistema de
control, monitorización y producción de los trabajos a realizar en el CSD.
Dicho sistema deberá incorporar los siguientes elementos y funcionalidades:
- 1 equipo PC que actuará como servidor del software indicado.
- 1 aplicación de software cuya funcionalidad estará basada en la siguiente
metodología:
� Control del flujo de entrada de los trabajos en el CSD
� Control del flujo de salida de los trabajos del CSD.
� Control y seguimiento de las órdenes de trabajo al CSD.
� Portal Web de petición de trabajos por parte de los usuarios al CSD
� Visualización por parte de los usuarios del trabajo tal y como va a ser
realizado (esto requerirá que el usuario visualice un documento en un
formato electrónico estándar PDF). Por tanto, incluirá el visualizador de
formatos PDF o similar.
� Seguimiento del estatus de los trabajo vía Web por parte de los usuarios de
los trabajos solicitados al CSD
� Avisos automatizados, vía correo electrónico, del estado de los trabajos
solicitados (recibido, en producción, acabados, archivados, etc.)
� Contabilidad en tiempo real de los trabajos procesados, incluyendo:
valoración económica; unidad peticionaria, tipología del trabajo, etc.
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� Posibilidad de obtención de listados en formato Excel para control
interno de gasto departamental.
2.2.1.4. El adjudicatario tendrá que adecuar el equipamiento a las prestaciones
mínimas detalladas según el volumen de producción medio mensual de cada
equipo, sustituyendo y/o reubicando aquellos equipos que no cumplan con
dichas condiciones. En general, el adjudicatario instalará equipos multifunción
con prestaciones de copiado y de impresión, escaneado y fax en función de la
demanda del Servicio/ Unidad.
2.2.2. Continuidad del CSD:
El CSD actualmente se encuentra operativo y desarrollando su actividad con normalidad.
El adjudicatario deberá continuar con la actividad del CSD, sin parar ni disminuir su
actividad, por razón de sustitución de adjudicatario o equipamiento en su caso. La puesta
en marcha del nuevo servicio será compatible con el normal funcionamiento del CSD.
El CSD deberá empaquetar (según solicitud del tipo de empaquetado y cantidades a
empaquetar), y poner a disposición del usuario el/los documentos solicitados, debidamente
elaborados y acompañadas del correspondiente albarán de entrega, para supervisión y
seguimiento de trabajos. Los plazos de respuesta al usuario, por petición de servicios bajo
demanda (no almacenable), será como máximo de 48 horas. Esta circunstancia deberá
incluirse en el Programa de Trabajo. Para los almacenables el plazo será de 24 horas
2.2.3. Ejecución del contrato
El adjudicatario prestará el servicio a que se refiere el presente contrato bajo la supervisión
directa de la Subdirección de Gestión Económica del HULP o persona en quien delegue.
El HULP pondrá a disposición del adjudicatario el local (CSD) y la electricidad necesarios,
así como las tomas de red eléctrica y las tomas de red informática y el papel DIN A4 Y
DIN A3.
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2.3. ELEMENTOS COMUNES EN AMBOS ÓRDENES
2.3.1. Medios Personales
A) Dirección Técnica del servicio.
La empresa habrá de nombrar un representante y coordinador del servicio que ejercerá
de interlocutor único con la Dirección del centro, con poderes suficientes para la toma
de decisiones necesarias y para impartir al personal las oportunas órdenes, el cual
estará dotado de un medio de localización permanente. Dicho representante deberá
coordinar el servicio, y controlar el buen funcionamiento del mismo, asignando tareas
y encargándose de que los gestores sigan las directrices marcadas. Además, será quien
organice el equipo de trabajo a su cargo, así como las monitorizaciones para el control
de la calidad de servicio y quien apoye y resuelva las dudas que puedan generar los
empleados. El licitador será el encargado de organizar el trabajo del personal, así
como las vacaciones, libranzas, etc.
Las atribuciones que el Licitador debe dar a su responsable serán las mismas dentro de
los límites propios de sus funciones, tanto en el aspecto técnico como en el económico
y administrativo, y estará provisto de los correspondientes documentos que autoricen
su actuación en nombre de aquél.
El Hospital Universitario La Paz se reserva el derecho de rechazar, por razones
justificadas, al/los representantes del Licitador, obligándose éste a sustituirle en un
plazo de siete días.
Dicho representante será un técnico con experiencia y formación contrastada en
hospitales, que actuará como responsable y que será considerado como único
interlocutor válido ante el Hospital Universitario La Paz.
Este representante será responsable del correcto funcionamiento del servicio y velará
por el cumplimiento de los objetivos del presente pliego, en la forma indicada en el
mismo.
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El seguimiento de los trabajos se realizará mediante reuniones periódicas, con una
periodicidad mínima de mensual, con el objeto de solucionar los diferentes aspectos
técnicos o problemas que pudieran plantearse en la ejecución de este servicio.
En el Programa de Trabajo se adjuntará Currículum Vitae de la persona designada
para la Dirección Técnica de los trabajos a desarrollar en el Hospital, debiendo prever
la exigencia que dicha persona tendrá que estar localizable las 24 horas del día y los
365 días del año, por lo que, en el supuesto de sustitución de la misma, la persona que
se designe en su lugar deberá reunir los mismos requisitos.
B) Personal Operativo del servicio.
El licitador deberá recoger en el Sobre 1, el perfil de los medios personales que
propone destinar al CSD para su Gestión. El HULP se reserva la competencia de
evaluar si, una vez puesto en marcha el CSD la gestión cumple los requisitos y
términos exigidos en el Pliego, proponiendo en caso contrario la adecuación de los
medios personales.
El adjudicatario vendrá obligado a tener presencia física de al menos dos personas
destinadas al CSD y una persona destinada al Servicio Integral de Impresión
(pudiendo ser esta última persona al mismo tiempo también encargada de Servicio de
Reprografía y Fotocopiado, en aras de aprovechar las sinergias de ambos servicios)
durante los 12 meses del año encargada del mantenimiento de los equipos, con
capacidad resolutiva para dar respuesta a todas las necesidades de reparaciones y
cuidados que precisen los equipos, incluida la gestión del software. Su horario será
como mínimo de 08:00 horas a 15:00 horas de lunes a viernes. Fuera de este horario el
adjudicatario deberá facilitar un teléfono de contacto para solucionar incidencias
Se deberá presentar un listado detallado en el Programa de Trabajo de las funciones
que serán asignadas al personal adscrito al hospital para atender los equipos,
especificando el tiempo de atención al usuario, tiempos dedicados al mantenimiento y
conservación, gestión del servicio, etc.
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El personal de la empresa adjudicataria que preste sus servicios en el Hospital deberá
permanecer debidamente uniformado e identificado.
Entre las competencias figurarán:
� Configuración inicial y puesta en funcionamiento de todos los equipos.
� Formación y atención a los usuarios en cualquier incidencia.
� Coordinación y apoyo al servicio de informática y de asuntos generales para
un desarrollo adecuado y efectivo del objeto del contrato.
� Mantenimiento preventivo de todos los equipos instalados (incluyendo
reparaciones que no precisen de especialista): supervisión y comprobación de
funcionamiento correcto, seguimiento y control de incidencias, reposición de
consumibles.
� Lectura mensual de contadores con control de las impresiones/copias
realizadas.
� Elaboración y remisión mensual de un informe de gestión.
� Gestión de los consumibles.
� Mantenimiento de la gestión del sistema, accesos y seguridad.
� Atender, en Jornada Laboral al personal del HULP, que debidamente
acreditado, solicite servicios de reprografía y fotocopiado.
� Chequear diariamente la calidad y funcionamiento de los equipos del CSD y
los equipos distribuidos por el HULP.
� Control y seguimiento de los Modelajes encargados por el CSD a imprenta
especializada por no poder atenderse dichos modelos en el Servicio de
Reprografía y Fotocopiado del HULP.
� Promover, la digitalización de documentos y modelajes y la disponibilidad de
los mismos por parte del usuario a través de la red de datos del HULP.
El perfil que debe aportar el técnico deberá ser, como mínimo el siguiente:
� Titulación en FP II o equivalente
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� Conocimiento de herramientas de gestión de impresión.
� Manejo de herramientas de generación de informes.
2.3.2. Medios técnicos:
La empresa adjudicataria se compromete a suministrar los equipos multifunción en los
términos y condiciones que a continuación se exponen:
- Máquinas:
El adjudicatario se compromete a instalar las máquinas y equipos ofertados en las
dependencias del Hospital que se determinen, siendo a cargo de dicha empresa el
transporte, montaje, instalación, cableado y conexión a la red informática. Finalizado el
periodo de vigencia el adjudicatario se compromete a la retirada de los mismos.
- Servicio de asistencia técnica y mantenimiento correctivo:
� En caso de avería el tiempo de respuesta deberá ser inmediato. No obstante,
cuando la avería se prevea que puede tener una duración a 48 horas, se
procederá a sustituir la máquina por otra de similares características.
� El adjudicatario se compromete a ajustarse a los siguientes tiempos máximos
de servicio:
� Tiempo de respuesta: 1 hora laborable desde el aviso. Se entiende por
tiempo de respuesta el que tarda el servicio técnico del adjudicatario en
desplazarse al lugar de aviso para comprobar el estado del equipo
averiado
� Tiempo de solución: 24 horas laborables. Tiempo que tardan los
servicios técnicos del adjudicatario en reparar la avería y dejar el
equipo operativo, a contar desde la visita de los servicios técnicos o, si
no resultara necesaria la visita previa, desde la comunicación de la
avería
� Tiempo de sustitución: 48 horas laborables. Ningún equipo podrá estar
inactivo por un periodo superior a ese tiempo, contado desde el
momento de la comunicación de la avería o incidencia al adjudicatario,
quedando éste obligado a sustituir el equipo por otro igual o de
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similares características transcurrido ese periodo.
No se contabilizan los sábados, domingos y festivos en los cómputos de días. En días
hábiles, se computarán como horas laborables las comprendidas entre las 8:00 y 15:00
horas.
Todos los avisos se harán, preferentemente, por correo electrónico y fax, para dejar
constancia fehaciente del momento en que se realizan.
- Asesoramiento y actuación:
Para garantizar el buen funcionamiento del servicio, la empresa adjudicataria adoptará las
medidas necesarias para realizar las siguientes funciones:
� Asesoramiento para la homologación / digitalización de impresos
corporativos del hospital.
� Corrección de los problemas habituales de los equipos.
� Organización y registro de las visitas de los técnicos.
Organización del uso de las maquinas de reserva cuando el tiempo de reparación supere las 24
horas.
3. GESTIÓN AMBIENTAL, DE CALIDAD, PREVENCIÓN DE RIESG OS
LABORALES Y RESPOSANBILIDAD SOCIAL CORPORATIVA
3.1. El proveedor debe disponer de un Sistema de gestión ambiental certificado conforme
a la norma UNE-EN ISO 14001 de Sistemas de Gestión Ambiental y a la Norma ISO
9001 de Sistemas de Gestión de Calidad.
3.2. Se especificará, si los equipos ofertados disponen de dispositivos de minimización del
consumo energético cuando se hallen en situación de activación que no impliquen la
realización de un proceso o tarea (estado de espera). Se indicará en relación con este
aspecto, el cumplimiento de la normativa Energy Star o similares.
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Se revisará el correcto funcionamiento del sistema de ahorro energético de los
equipos.
Asimismo, se indicarán los factores de carácter medioambiental de los equipos
ofertados, tales como programas de reciclado y reutilización de cualquier tipo de
residuo del equipo, su embalaje, accesorios, envases, consumibles a lo largo de su
vida útil y contar con dispositivos de minimización de radiaciones, emisiones o
ruidos. Lo productos deberán incorporar el etiquetado de una baja incidencia
medioambiental, tales como el Ángel Azul (Blauer Engel), etiqueta ecológica de la
UE (European Union Eco-label) o etiquetado energético europeo, entre otros,
certificado o declaración de cumplimiento de la Directiva RoHS.
3.3. El proveedor, como suministrador de los equipos y de sus respectivos consumibles (a
excepción del papel), se compromete a retirar y gestionar, mediante gestores
autorizados, todos los residuos de los consumibles generados por sus equipos, de
acuerdo con la normativa ambiental vigente, debiendo presentar al hospital, cuando
ésta lo solicite, los documentos acreditativos de la gestión realizada de dichos
residuos.
El adjudicatario deberá certificar por escrito al hospital su compromiso para
gestionar los residuos generados por sus equipos y sus consumibles, de acuerdo con
lo expresado en el párrafo anterior.
3.4. En caso necesario, dentro de las tareas de mantenimiento se medirá el nivel acústico
del equipo, retirando las piezas que, por su uso, sobrepasen el nivel acústico de
origen.
3.5. En el supuesto de que el contratista actual no retirase sus equipos, el nuevo
adjudicatario se comprometerá a la retirada de los mismos, de acuerdo con los
requisitos ambientales de la normativa vigente.
Una vez finalizado el contrato objeto de este procedimiento, el adjudicatario deberá
proceder a la retirada de todos los equipos, sistemas, stocks de consumibles, y todos
los elementos que hayan sido necesarios para la correcta prestación del servicio.
3.6. El adjudicatario se compromete a cumplir con todos los requisitos legales vigentes en
materia ambiental y de residuos.
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3.7. El proveedor deberá acreditar disponer de un Servicio de Prevención de Riesgos
Laborales ya sea propio o ajeno.
3.8. El licitador deberá cumplir todas las disposiciones legales y administrativas de
aplicación en materia de Seguridad, Higiene y Salud en el Trabajo que estén en vigor
durante la ejecución de los trabajos, siendo el responsable exclusivo de su aplicación
y de las consecuencias derivadas de su incumplimiento, tanto en lo concerniente al
mismo como a sus posibles subcontratistas.
3.9. El licitador estará obligado a presentar a la Dirección del Hospital, si se le requiere,
prueba documental que acredite los reconocimientos médicos e inmunización que
como empresa le obligue la legislación vigente.
3.10. Todos los materiales y útiles que aporte la empresa en el desarrollo de la
gestión de residuos, estarán de acuerdo a la normativa actualmente vigente en materia
de Salud Laboral y específicamente se seguirán las prescripciones del articulo 41
(Obligaciones de los fabricantes, importadores y suministradores) de la Ley de
Prevención de Riesgos Laborales.
3.11. El licitador presentará los proyectos que en su empresa se estén realizando en
cuanto a Responsabilidad Social Corporativa y los certificados o acreditaciones que
tengan relacionados con este tema; así como los proyectos que en este sentido puedan
llevarse a cabo o implementarse en el hospital.
4. AUDITORIAS DE CALIDAD DEL SERVICIO PRESTADO
4.1. La Subdirección de Gestión de Servicios Generales y la Subdirección de Gestión
Económica, a través del Servicio de Asuntos Generales y el Servicio de Suministros
del Hospital o persona en quien delegue, en el ejercicio de las competencias que le
son propias, inspeccionará la ejecución del servicio, levantándose un Acta en el
momento en que se realice, en el que se hará constar su calidad.
4.2. La realización de la inspección a que se refiere el párrafo anterior será notificada al
adjudicatario con una antelación de 48 horas, debiendo estar presentes el responsable
del servicio designado por el adjudicatario, que deberá suscribir el Acta y, en el plazo
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máximo de 48 horas presentar a la correspondiente Subdirección un plan de acciones
correctivas de las deficiencias recogidas, que deberán ser subsanadas de modo
inmediato o, en el supuesto que su naturaleza no lo permita, en el plazo máximo que
dichos Servicios indiquen.
4.3. Las Subdirecciones de Gestión establecerán en el Acta si las deficiencias constatadas
se consideran como muy graves, graves o leves.
4.4. Si las deficiencias consignadas en el Acta no fueran subsanadas en el plazo indicado
en el párrafo anterior, se impondrán las penalizaciones a que se refiere el ANEXO I
(Características del contrato) del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares del
presente contrato, en función del nivel de gravedad establecido en el Acta.
4.5. La auditoría, constará al menos de los siguientes puntos, pudiendo ampliarse en el
caso que lo consideren ambos servicios:
1.- Inspección del Servicio de Reprografía y Fotocopiado y del Sistema Integral de
Impresión.
2.- Un seguimiento del cumplimiento del servicio de mantenimiento y asistencia
técnica.
3.- Una Auditoría de calidad de los trabajos realizados por el CSD e imprentas
especializadas.
4. Una auditoria del estado de funcionamiento de los equipos multifunción.
5. Seguimiento del estado de desarrollo de la propuesta de optimización.
6.- Una encuesta de satisfacción del usuario del CSD y del servicio de impresión
5. TRAMITACIÓN DE QUEJAS Y SUGERENCIAS
A efectos de controlar la eficiencia y ejecución del servicio, el Licitador deberá proponer un sistema de gestión y control de incidencias que permita a los usuarios del Hospital comunicar al Adjudicatario cualquier incidencia y/o sugerencia.
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6. MEJORAS
Se podrán ofertar las siguientes mejoras:
6.1. Mejoras de las características técnicas de los equipos en cuestión (velocidad,
clasificador, alimentador automático para papel continuo, color de realce, escáner,
etc.), siempre que en su conjunto no sobrepase la cantidad estimada de la licitación.
6.2. Mejoras relacionadas con la implementación de Políticas de Impresión que
disminuyan las impresiones realizadas y mejoren el servicio.
6.3. Equipos de reserva con el fin de ampliar la actividad en determinados momentos, o de
cubrir nuevas necesidades de futuro.
6.4. Número de equipos de similares características a los que se piden en este Pliego, que
la Empresa ponga a disposición de este Hospital (“en stok” en las dependencias del
Hospital) como equipos de sustitución, para posibles incidencias o necesidades
eventuales (sin coste).
7. PROGRAMA DE TRABAJO
Cada licitador deberá presentar un Programa de Trabajo diferenciado para cada orden, en
soporte informático utilizando los programas ofimáticos habituales de Microsoft
conteniendo detalladamente los trabajos a realizar, la forma y metodología de ejecución,
los medios materiales y humanos que se consideren necesarios para la ejecución de dicho
programa, conforme la frecuencia o periodicidad establecida. Deberá atenerse, corno
mínimo, a lo especificado en este Pliego de Prescripciones Técnicas, pudiendo mejorar sin
embargo dichos mínimos, debiendo indicarse claramente aquellos puntos que mejoren lo
establecido en él.
El objeto de este Programa de Trabajo es el conocimiento de los medios, humanos y
materiales que los licitadores van a dedicar o adscribir a la ejecución óptima del servicio
a desarrollar, el análisis de la concordancia y viabilidad de la oferta presentada por el
licitador, así como su utilización para la posterior evaluación y control del servicio a
prestar por el licitador. Dicho Programa de Trabajo deberá contener la justificación del
cumplimiento de las prescripciones contenidas en el Pliego de Prescripciones Técnicas y
deberá ser la base del Programa de Trabajo de los licitadores.
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Será motivo de exclusión del presente procedimiento abierto la no inclusión del Programa
de Trabajo en el Sobre 1, así como la de cualquiera de los puntos que se detallan más
adelante.
El Programa de Trabajo incluirá para cada año de duración del contrato, como mínimo
información sobre los siguientes puntos:
7.1. Programa de Trabajo del Servicio Integral de Impresión
El licitador aportará una Memoria Técnica para el Servicio Integral de Impresión con los
siguientes apartados:
7.1.1. Características técnicas de los equipos
7.1.1.1.1. Relación de equipos ofertados según Anexo I.
7.1.1.1.2. Descripción técnica de los equipos.
7.1.1.1.3. Fotografías y fichas técnicas de los equipos.
7.1.1.1.4. Tabla resumen con el detalle de las características de los
equipos según Anexo I y Anexo II
7.1.1.1.5. Descripción del software de gestión de control de copias.
7.1.1.1.6. Descripción del tipo de identificación del personal en los
equipos para su uso y planificación de implantación.
7.1.2. Descripción del hardware y software de gestión .
7.1.2.1. Características técnicas del servidor de impresión o del sistema
descrito en el punto 2.1.2.1.
7.1.2.2. Plan de continuidad del servicio ante incidencias en el sistema
descrito en el punto 2.1.2.1.
7.1.2.3. Características del software de gestión y descripción de la
funcionalidad del mismo.
7.1.2.4. Descripción del tipo de definición de perfiles de uso y de la
base de datos asociada.
7.1.2.5. Descripción del sistema de impresión directa y remota.
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7.1.2.6. Certificado de compatibilidad del Servicio de Informática de la
prueba realizada con los programas del hospital.
7.1.3. Programa de Instalación, se detallará la descripción de las distintas fases:
7.1.3.1. Instalación de software de gestión y sistema de identificación.
7.1.3.2. Pruebas de funcionamiento con usuarios y ordenadores
7.1.3.3. Instalación de equipos detallando
7.1.3.3.1. Fases
7.1.3.3.2. Medios personales y técnicos
7.1.3.3.3. Materiales de que va a disponer para la ejecución de dicha
planificación
7.1.3.3.4. Cronograma y orden de realización
7.1.4. Programa de formación y divulgación de las Políticas de Impresión,
incluyendo:
7.1.4.1. Formación para personal técnico: Deberá incluir detalle al menos
de los siguientes apartados:
7.1.4.1.1. Descripción detallada de la infraestructura instalada (equipos de
impresión, software, servidores de la plataforma, si procede)
7.1.4.1.2. Software de gestión y administración de la plataforma
7.1.4.1.3. Gestión, administración y configuración de dispositivos
7.1.4.1.4. Gestión, administración y configuración de usuarios
7.1.4.1.5. Gestión de incidencias de dispositivos: Diagnóstico de fallos,
procesos y métodos de escalado al adjudicatario
7.1.4.1.6. Uso avanzado de las herramientas de supervisión y gestión.
7.1.4.2. Formación para usuarios: Deberá incluir detalle al menos de los
siguientes apartados:
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7.1.4.2.1. Impresión y opciones de impresión de controladores de
dispositivo
7.1.4.2.2. Manejo de equipo de impresión a nivel de usuario
7.1.4.3. Políticas de Impresión: se presentará una propuesta para divulgar
entre todo el personal las Políticas de Impresión adecuadas para
minimizar el gasto y el impacto ambiental, además para difundir las
diferentes posibilidades técnicas de los equipos. Deberá contener al
menos lo siguiente:
7.1.4.3.1. Descripción de la implementación de los perfiles de impresión
por categorías y plan de volcado inicial y forma de actualización.
7.1.4.3.2. Cronograma de implantación en fases de:
7.1.4.3.2.1. Impresión obligatoria en B/N
7.1.4.3.2.2. Autorización de impresión en color por categoría del personal
7.1.4.3.2.3. Impresión obligatoria a doble cara
7.1.4.3.2.4. Sistema de avisos a usuarios por incumplimiento de alguna
política de impresión
7.1.4.3.2.5. Implementar cuotas de impresión máximas
7.1.4.3.2.6. Otras actuaciones que se propongan.
7.1.5. Propuesta del Servicio de Optimización
7.1.5.1.1. Tipo de estudio
7.1.5.1.2. Cronograma de realización e implantación
7.1.6. Servicio de asistencia técnica y mantenimiento correctivo.
7.1.6.1.1. Descripción del sistema de aviso de incidencias
7.1.6.1.2. Tiempos de servicio ofertados.
7.1.6.1.3. Personal asignado para solucionar las incidencias.
7.1.6.1.4. Máquinas disponibles para sustitución en caso necesario.
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7.2. Programa de Trabajo del Servicio de Reprografía y Fotocopiado
El licitador aportará una Memoria Técnica para el Servicio Integral de Impresión con el
siguiente contenido mínimo:
7.2.1. Relación de Equipos ofertados.
7.2.2. Prestaciones. (Documentación técnica, catálogos, folletos descriptivos,…)
7.2.3. Descripción de los formatos y tipos de impresos que pueden realizar cada uno
de los equipos ofertados.
7.2.4. Descripción de los formatos y tipos de impresos que no pueden hacer los
equipos ofertados.
7.2.5. Programa de instalación, montaje y conexión a la red de datos de todos los
equipos ofertados.
7.2.6. Procedimientos de trabajo detallando la recepción, validación, programación,
realización y entrega de los servicios solicitados.
7.2.7. Procedimientos de trabajo para los sistemas control y seguimiento de los
equipos distribuidos por el HULP.
7.2.8. Así mismo incluirá un programa de control de inventario de modelaje
almacenable, optimizando la cadena de producción, y evitando el desabastecimiento de las
unidades y el acumulo de existencias en el almacén.
7.3. Programa de Trabajo de Recursos Humanos
Se deberá presentar un listado detallado en el Programa de Trabajo de los medios
humanos adscritos al Hospital, detallando por cada orden lo siguiente:
7.3.1.1. Gestión del servicio y responsable/s designado de contacto para el
hospital (adjuntando CV del mismo).
7.3.1.2. Perfiles y formación de los trabajadores (adjuntando CV de los
trabajadores) del personal adscrito al hospital y del personal que realizará
las distintas tareas detalladas en el pliego (Programa de Formación, Plan de
Políticas de Impresión, Propuesta de Optimización, etc.)
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7.3.1.3. Funciones y competencias que serán asignadas al personal adscrito al
hospital para atender los equipos en relación con los dos órdenes
7.3.1.4. Uniformidad, identificación de los trabajadores y forma de contacto
para incidencias, detalles del servicio, etc.
7.4. Programa de Trabajo de Gestión Ambiental, de Calidad, Prevención de Riesgos
Laborales y Responsabilidad Social Corporativa.
7.4.1. Estructura de los informes que se especifican en el punto 2.1.11.4.
7.4.2. Descripción del dispositivo de minimización de consumo energético o
declaración de cumplimiento de la normativa Energy Star de los equipos
ofertados.
7.4.3. Factores de carácter ambiental de los equipos ofertados así como si disponen
de etiquetados de baja incidencia ambiental (Ángel Azul, Ecolabel, etc.).
7.4.4. Declaración de cumplimiento de la directiva RoHS.
7.4.5. Descripción de los residuos a gestionar y los gestores autorizados que se
utilizarán.
7.4.6. Realización y colaboración en proyectos de implicación en la Responsabilidad
Social Corporativa tanto en la empresa como a implementar en el hospital en las
siguientes áreas :
� Actividades que incidan en una mayor satisfacción del usuario.
� incorporación de criterios sociales en la gestión de recursos humanos.
� actividades sociales, científicas y culturales
� sostenibilidad medioambiental.
� mejora de la imagen interna y externa del hospital
7.5. Programa de Trabajo de Mejoras en relación a los mínimos establecidos en el PPT en
aspectos relacionados con:
7.5.1. Será tenida en cuenta cualquier oferta que mejore las características técnicas de
los equipos en cuestión (velocidad, clasificador, alimentador automático para
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papel continuo, color de realce, escáner, etc.), siempre que en su conjunto no
sobrepase la cantidad estimada de la licitación.
7.5.2. Mejoras relacionadas con la implementación de Políticas de Impresión que
disminuyan las impresiones realizadas y mejoren el servicio.
7.5.3. Número de equipos de similares características a los que se piden en este
Pliego, que la Empresa ponga a disposición de este Hospital (“en stok” en las
dependencias del Hospital) como equipos de sustitución, para posibles
incidencias o necesidades eventuales (sin coste).
Todas las mejoras, con el fin de poder ser tenidas en cuenta, deberán venir valoradas
económicamente (la valoración económica deberá ir en el sobre económico).
7.6. Programa de Trabajo de Gestión de incidencias:
7.6.1. Descripción y detalle del sistema de Gestión de Incidencias propuesto para los
usuarios del Hospital Universitario La Paz.
7.7. Declaración de Cumplimiento
El Licitador deberá incluir dentro de su Programa de Trabajo una declaración escrita de
cumplimiento de todos los requerimientos detallados en el presente Pliego de
Prescripciones Técnicas, garantizando que como mínimo el servicio prestado cumplirá los
niveles de servicio requeridos.
El adjudicatario proveerá de un software, compatible con los sistemas informáticos
instalados en el hospital, para lo cual deberá obtener un certificado de compatibilidad
que le será entregado por parte del Servicio de Informática del Hospital Universitario
la Paz, una vez supere la prueba real que éste solicite con al menos uno de los tipos de
las máquinas ofertadas para el hospital en el tiempo máximo de 1 semana, y en
cualquier caso siguiendo las indicaciones que el servicio de informática disponga. con
este motivo habrá de ponerse en contacto con dicho servicio como máximo 15 días
antes de la entrega de la oferta mediante el email [email protected].