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Creación y utilización de Plantillas en Word En primer lugar decirte que no se si me estaré metiendo en más de lo que debiera: las plantillas es todo un mundo y podemos armarla. Pero, como siempre, vamos a intentarlo. En primer lugar digamos que Word (también Excel, Access, PowerPoint…) disponen de una serie de plantillas de las cuales podemos servirnos para crear nuestros documentos. ¿Qué que es una plantilla?: Podemos definirla como un documento base del cual partimos para crear nuestros documentos. Cuando comienzas a trabajar con Word, tu lo estás haciendo con la plantilla “normal”. Esa plantilla tiene, por defecto, un tipo de letra, un tamaño, un color, un interlineado, etc., predefinido. A medida que vas aprendiendo el manejo de Word, tu quieres que el tipo de letra por defecto sea otra, su tamaño diferente, que su alineación, por ejemplo, sea justificada, que los títulos estén en negrita, a letra diferente que el texto y que el espacio entre unos y otros varíe… Pues bien, para ello, no hay mejor cosa que trabajar con “plantillas”; y; consecuentemente, con “estilos” y “formatos”. De tal manera que tu escribas tus textos y luego simplemente con seleccionarlos y decir que formato quieres que tengan, Word, al instante, te obedezca. Con todo esto que conseguimos: que tus apuntes tengan siempre el mismo formato, crear plantillas para tus cartas, para tus faxes… ¡no sé! mil cosas que seguro que tú te estarás planteando (o te plantearás en un futuro). Como siempre, yo te enseño el fundamento, tu debes encontrarle la/las aplicación/aplicaciones que tiene.

Como medida de seguridad, empecemos por hacer una copia de nuestra plantilla principal de Word. Como te he dicho se llama “normal.dot” (las plantillas tienen como extensión “dot”). Podríamos buscarla a través de Windows, pero, mejor no nos complicamos la vida, hagamos que Word nos muestre donde está. Para ello “Herramientas – Opciones” en la ficha “Ubicación de archivos” nos muestra la ruta donde se encuentra:

http://www.secretariadoies5.blogspot.com [email protected]

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Si no te queda clara la ruta a la que debes acceder, pincha sobre el botón “Modificar” y verás la ruta completa. Una vez localizada la ruta, accede mediante Windows (yo te diría que utilizando el Explorador de Windows, pero eso ya te explicaré otro día por qué) y copia, en otro lugar que te apetezca y que sepas seguro, la plantilla “normal.dot”. Esto que hacemos, es única y exclusivamente, como medida de seguridad por si estropeamos algo. Si así ocurre, con que vuelvas a copiar esta plantilla “normal.dot” en la carpeta donde estaba en la ficha “Ubicación de archivos” todo volverá a la normalidad.

¡Toda esta parrafada y todavía no hemos hecho nada¡, pero, prefiero esto a que tengas problemas más tarde y tener que solucionarlos yo desde la distancia (en el mejor de los casos, en el peor que no te olvides de mi –odiándome- el resto de tu vida). Volvamos a lo nuestro que es crear plantillas.

Si tienes abierto Word y te fijas en su ventana, en la parte superior izquierda, verás dos iconos (yo te los he resaltado). El segundo nos muestra el formato (en este caso normal) que estás utilizando; y el primero (Estilos y formato), si pinchamos sobre él se nos muestran los estilos y formatos disponibles para nuestro documento.

¡Quiero que hagas una prueba! (Todo esto es para que entiendas mejor lo de los estilos y formatos). Escribe, en un documento nuevo, lo que yo te indico:

Primer título Aquí irá un texto normal

Segundo título Segundo primero

Texto normal Segundo segundo

Segundo segundo primero De nuevo texto normal

Una vez escrito, vamos a hacer lo siguiente: selecciona “Primer título” y pinchando sobre el desplegable que aparece al lado del icono “Estilo” Pincha sobre “Título 1”. Selecciona “Segundo título” y pincha sobre “Título 1”. Selecciona “Segundo primero” y pincha sobre “Título 2”. Selecciona “Segundo segundo” y pincha sobre… (Ya debes saber sobre cual). Selecciona “Segundo segundo primero” y pincha sobre “Título 3”. Como te habrás dado cuenta el resto de párrafos que no hemos seleccionado es que van en “normal”.

Espero que te hayas dado cuenta, lo que


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hemos conseguido es que todos aquellos textos que hemos marcado como “Título 1” llevan el mismo formato (tipo de letra, color, alineación, interlineado, espacio después y antes, que formato de letra irá después, etc.) sin tener que recordarlo. Pues bien, así con plantillas definiremos como serán nuestros documentos sin tener que recurrir a abrir otro de igual estilo. Si después de todo esto no te ha quedado claro, no sigas leyendo, está clarísimo que no he sabido explicarte para que sirve una plantilla, así que déjalo, búscate a otro que te lo explique, yo no voy a ser capaz de hacerlo: lo siento. Empecemos con lo enrevesado. Cierra Word y empecemos de nuevo. Ejecuta Word y cierra el documento que se abre –me refiero a que cierres el documento activo, pero sin salir de Word- ¿Qué no sabes? Pincha sobre el aspa que te indico:

Pincha sobre “Archivo – Nuevo…” Observa como en el margen derecho se abre la ventana correspondiente a “Nuevo documento”

Nos permitiría abrir alguno de los últimos documentos con los que hemos trabajado en Word.

Crear un nuevo documento en blanco, una página Web en blanco, o crear un mensaje de correo electrónico.

Crear un documento nuevo a partir de uno existente. Crear un documento nuevo a partir de una plantilla. Y esta es la opción que nos interesa. En concreto pinchando en Se nos abrirá una nueva ventana, similar a la siguiente (la tuya, posiblemente, tenga menos plantillas), en la que si la observamos con detenimiento vemos: todas las plantillas con que contamos; y si vas pinchando sobre las diversas fichas verás más. Si quieres ver su efecto, ficha “Cartas y faxes” y doble clic sobre cualquiera de las existentes, eso sí, teniendo marcada la opción

“Crear nuevo – Documento”, abajo a la derecha.


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La plantilla “normal” es la que figura en la ficha “General” como “Documento en blanco”

Bien, sigamos avanzando. Nosotros como ahora lo que queremos es crear una plantilla, seleccionaremos “Crear nuevo – Plantilla” y “Aceptar”, tal y como te enmarco en la imagen anterior. Una vez hecho esto, verás como se te abre un nuevo documento en Word, esto en apariencia, por que realmente, es una plantilla, tal y como observarás en la barra de Word (margen superior izquierdo). Vamos a guardarla, para ello, como ya sabes, “Archivo – Guardar como…”

Como habrás observado: se guardará en la carpeta “Plantillas”, ya conocida por nosotros; y la archivaremos, en mi caso, con el nombre de “Secretariado_IES5. dot”, y como plantilla (definida por la extensión “.dot”) Ya tenemos nuestra plantilla creada.


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Veamos que estilos y formatos tiene, para ello: “Formato – Estilos y formato…” Como ya sabrás, en la parte de la derecha se nos abrirá la ventana correspondiente. Observa que si te pones, por ejemplo, con el puntero del ratón, sobre el formato “Normal” no mostrará todas sus características Como no nos gustan, vamos a modificarlas, para ello, pinchando sobre el desplegable “Modificar…·

Nos mostrará una nueva ventana, donde podremos modificar todas sus características. Observemos que en la parte central vemos por un lado las características que el formato “normal” tiene;

y por otro, una muestra visual de las mismas. Ambas cosas nos ayudarán a ver mejor los cambios que estamos haciendo, y las características definidas.

Veamos la ventana por partes para un mejor entendimiento

Propiedades: “Nombre” Como resulta obvio, determina el nombre por el que

s el formato. Lo

habitual es dejarle el mismo que tiene (me refiero en el caso del tipo de letra normal).

reconoceremo

“Tipo de estilo” Normalmente estará en gris y no podremos actuar sobre él, salvo que queremos crear un formato nuevo (no existente). Podrá ser: párrafo, carácter, tabla o lista. “Estilo basado en” Nos habla del estilo en el que está basado el formato. En este caso como estamos en el formato “Normal”, no está basado en ninguno. “Estilo del párrafo siguiente” Nos determina el estilo que tendrá el párrafo siguiente al darle un “intro”, es decir, Word aplica el estilo de “Estilo del párrafo siguiente” al siguiente párrafo.


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Formato: Podemos definir la Fuente, el tamaño, negrita, cursiva, etc.

La alineación (izquierda, centrada, derecha, justificada); el interlineado (sencillo, 1,5 líneas, doble), el espaciado anterior y posterior al párrafo; la sangría (aumentándola o disminuyéndola).

ue

Si no tienes bastante con las opciones mostradas por defecto, puedes ampliarlas con todas las existentes en Word, para ello, lo único que debes hacer es pinchar sobre el botón “Formato” y acceder a la opción que quieres modificar. Pero eso te lo dejo a ti, para que hagas algo, qno voy a solucionarlo todo yo. ¡Bueno!, si tienes dudas, ya sabes, me escribes al Blog y te lo intento responder.

Por último, y por eso lo he dejado para el final, dos cuestiones importantes:

Hasta ahora, lo que hemos hecho es crear la plantilla y modificarla a nuestro gusto. Después nos pondremos a trabajar con un documento, basado en esta plantilla, tal y como vimos en la página nº 3 de este manual, cuando hablábamos de cómo “Crear un documento nuevo a partir de una plantilla”. Y resulta, que a medida que vas confeccionando el documento, basado en tu plantilla, te das cuenta de que hay cosas que no te gustan, que quieres añadir… No es necesario que abras la plantilla y la modifiques.

Estando en un documento, si haces una modificación en alguno de los estilos y marcas la casilla “Agregar a la

plantilla”, el cambio se añadirá a la plantilla y la próxima vez que hagas un documento basado en esa plantilla, presentará el cambio introducido.

Estando en un documento, si haces una modificación en alguno de los estilos y marcas la casilla

“Actualizar automáticamente”, el cambio hará que los párrafos basados en el estilo que estás modificando se actualicen, sin que tengas que actuar sobre cada uno de ellos. Eso sí, si quieres que el cambio actualice los párrafos del documento y además, se añada a la plantilla, deberás marcar las dos casillas.

Espero, de este manual, varias cosas: la primera haberme explicado lo suficientemente bien para que me hayas entendido (¡no te creas, no ha sido fácil!); la segunda no haberte aburrido en exceso (es un tema un poco farragoso, he intentado contarte todos los pros y contras); y una tercera, que te sirva y lo utilices, te aseguro que una vez que tengas claro su funcionamiento te será de una enorme utilidad.


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