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OFFICE 365

Correo electrónico del colectivo académico

Departamento de Tecnologías de la

Información y Comunicaciones

ESIC.EDU


Departamento de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

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Índice del documento

1. Introducción ____________________________________________________________ 2

2. Logueo en la plataforma __________________________________________________ 3

3. Operaciones básicas en el Web Mail _________________________________________ 3

3.1 Correo ________________________________________________________________ 4

3.2 Calendario _____________________________________________________________ 5

3.3 Contactos ______________________________________________________________ 7

3.4 Tareas ________________________________________________________________ 8

3.5 Mensajería instantánea __________________________________________________ 9

4. Opciones de Configuración ________________________________________________ 10

4.1 Cuenta _______________________________________________________________ 10

4.2 Organizar Correo electrónico. _____________________________________________ 11

4.3 Grupos _______________________________________________________________ 13

4.4 Configuración. _________________________________________________________ 14

4.5 Teléfono. _____________________________________________________________ 17

4.6 Bloquear Permitir. ______________________________________________________ 18

4.7 Configurar Buzón EDU con un cliente de correo mediante POP/IMAP. ____________ 18

4.8 Configurar Buzón EDU mediante Exchange. _________________________________ 19

5. Compartir documentos e información con SharePoint Online ____________________ 19

6. Uso de Office Web Apps __________________________________________________ 20

6.1 La experiencia de aplicaciones de escritorio _________________________________ 20

6.2 Configurar sus aplicaciones de escritorio de Office para Office 365 _______________ 21

6.2.1 Leer correo en su aplicación de escritorio Outlook _________________________________ 21

7. Mensajería instantánea con Lync 2010 ______________________________________ 22

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1. Introducción

Para mejorar las posibilidades de comunicación dentro del colectivo académico de ESIC se

despliega la plataforma de colaboración Office365.

Se trata de las familiares herramientas de colaboración y productividad de Microsoft Office

proporcionadas en la nube. Todo el mundo puede trabajar de forma conjunta fácilmente y con

acceso desde cualquier lugar al correo electrónico, las conferencias web, los documentos y los

calendarios. Incluye seguridad del más alto nivel y cuenta con la garantía de Microsoft.

Office365 es un servicio ofrecido por Microsoft® a las Universidades y Escuelas Superiores para

mejorar la comunicación entre alumnos y profesores. Se basa en un entorno análogo a Hotmail

administrado por ESIC.

Con esta solución se aúna la calidad de servicio del mayor proveedor de buzones de correo del

mundo con las posibilidades de colaboración de un entorno exclusivo para el colectivo

académico de ESIC.

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2. Logueo en la plataforma

En primer lugar con cualquier navegador ir a la URL https://portal.microsoftonline.com o a

http://mail.esic.edu y loguearse con el ID de Usuario (el buzón de correo) y la contraseña.

Pulsar el botón Iniciar sesión para entrar.

3. Operaciones básicas en el Web Mail

Una vez loguados, nos aparecerá la ventana del Outlook Web App, su entorno de trabajo es

prácticamente idéntico al entorno del programa Microsoft Outlook, el cliente de correo mas

utilizado que viene con la suite de Microsoft Office.

El Webmail consta de cuatro apartados, los cuales se describen brevemente a continuación:

http://click.email.microsoftonline.com/?qs=18a74ecf2c2021aed952bc745312ec68e20c444112ca3912bb0b9e6fac3eb96fbcfa0af09df57986

http://mail.esic.edu/

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3.1 Correo

Permite gestionar la recepción y envío de los correos electrónicos.

Dentro de la bandeja de entrada se pueden crear tantas

subcarpetas como se desee, simplemente pulsar el botón

secundario del ratón sobre Bandeja de entrada y seleccionar la

opción Crear nueva carpeta…

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3.2 Calendario

Esta opción nos permite gestionar nuestra agenda registrando las citas, reuniones, etc…

Pulsando el botón secundario del ratón sobre Mis

calendarios podemos crear nuevos calendarios (uno

para asuntos profesionales, otro para asuntos

personales, otro para temas académicos, etc….) y

abrir calendarios compartidos (son calendarios de

otros usuarios de la organización que al compartirlos

permiten que podamos acceder a ellos para ver sus

anotaciones).

También mediante la opción Compartir, podemos compartir nuestro calendario para que lo

puedan ver otros usuarios de la organización. Mediante cambiar permisos de uso compartido

se puede asignar los permisos por cada usuario (solo lectura, revisión, administrar, etc…).

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Al pulsar en Compartir este calendario, nos aparecerá la siguiente ventana:

Una vez compartido el calendario, podremos cambiar los permisos asignados a cada usuario de

nuestro calendario, para ello utilizaremos la opción cambiar permisos de uso compartido.

En Para teclearemos la cuenta de correo del destinatario con el que deseamos compartir el calendario, en caso de ser mas de uno,

separar con ; los distintos destinatarios.

En este apartado podremos introducir el texto de notificación que deseemos.

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3.3 Contactos

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Con esta utilidad podemos tener registro de lo que comúnmente llamamos Libreta de

Direcciones, es decir, el listado de nuestros contactos. Esta herramienta permite crear tanto

Contactos individuales como grupos de contactos.

Pulsando el botón derecho del ratón sobre Mis contactos, podremos crear tantas carpetas de

contactos como deseemos.

3.4 Tareas

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Utilizar tareas es una forma útil de organizarse y tener presente los asuntos pendientes que se

tienen, se puede agregar a las tareas recordatorios para no olvidarlas y poder llevarlas a la

acción.

3.5 Mensajería instantánea

Después de agregar personas a su lista de contactos, podrá charlar con ellas directamente

desde el explorador web mediante Outlook Web App.

CHATEAR CON UN CONTACTO

1. En la parte inferior izquierda de la pantalla, haga clic en Contactos.

2. Haga clic con el botón secundario en un nombre de la lista de contactos y después

haga clic en Chat.

3. Comience a escribir en la ventana de conversación.

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4. Opciones de Configuración En este apartado se describen brevemente las opciones de configuración que permite el Web

Mail. Para acceder a las mismas, hacer clic con el ratón en el vínculo Opciones situado en la

parte superior derecha de la pantalla y hacer clic en Ver todas las opciones.

4.1 Cuenta

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En el apartado Mi cuenta, podremos visualizar junto con los datos de nuestra cuenta el

espacio utilizado en nuestro buzón.

En Cuentas conectadas podremos incluir en nuestro buzón la gestión de otras cuentas de

correo externas para poder tener centralizado la gestión de todas ellas.

4.2 Organizar Correo electrónico.

En este apartado se pueden configurar las reglas de bandeja de entrada para cualquier email

entrante. Las opciones que se pueden configurar son las siguientes:

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Por ejemplo, si se desea reenviar todo el correo entrante en la cuenta office365 a otra cuenta

de correo, se puede aplicar la siguiente configuración:

En el apartado Para, introduciremos la cuenta de correo a la que queremos redirigir todo el

tráfico entrante de correos en la cuenta office365.

Muy importante: Aquellos profesores que utilicen desde la cuenta office365 reglas de bandeja

de entrada para redirigir los correos desde office365 a su cuenta personal, no deberán

contestarlos desde dicha cuenta personal, deberán por tanto utilizar la cuenta corporativa

office365.

También se puede configurar en Estoy ausente el correo automático que se enviará desde la

cuenta office365 cuando el usuario esté ausente y no vaya a chequear en días su cuenta, a

aquellos usuarios que le envíen correos electrónicos.

En Informes de entrega se pueden programar búsquedas de correos recibidos o emitidos

pudiendo aplicar varios tipos de filtros para dicha búsqueda.

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4.3 Grupos

En este apartado se pueden crear grupos públicos o unirse a grupos públicos dentro de la

libreta de direcciones. Crear un grupo es útil cuando se envía con mucha frecuencia correos a

un grupo de usuarios siempre los mismos, en este caso, se puede crear un grupo que englobe

a dichos usuarios, y enviar los correos al grupo, sin tener por tanto la necesidad de seleccionar

uno a uno a los destinarios del mail.

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4.4 Configuración.

Este apartado es muy útil para establecer diversas opciones de configuración a nivel del correo

electrónico, ortografía, calendario, configuración a nivel general y a nivel regional.

Entre todas estas opciones destaca la siguiente:

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Configuración de la firma de correo para el profesorado: la firma personal de cada

profesor deberá tener la siguiente configuración corporativa:

Formato tipo para Firma en Español

Juan Pérez Pérez Profesor Área Universitaria ESIC, BUSINESS&MARKETINGSCHOOL Avda. Valdenigrales, s/n Pozuelo de Alarcón, 28223 MADRID. SPAIN Tel: +34 914 524 100 www.esic.edu

Aviso Legal: La información que contiene este correo electrónico y, en su caso, los ficheros adjuntos, está dirigida a la persona cuya dirección electrónica figura en la cabecera. Si usted recibe este correo electrónico y no es el destinatario, le rogamos lo borre de inmediato. Cualquier uso fraudulento realizado con el contenido del correo electrónico recibido, queda sometido a las acciones previstas por la legislación vigente. ESIC no se hace responsable de los contenidos, opiniones o archivos adjuntos que el remitente del correo pueda enviar, siendo éste el único responsable. Así mismo, si usted no desea recibir correos electrónicos, le rogamos se lo haga saber de inmediato al remitente.

Nombre y Apellidos del profesor Profesor Área Académica ESIC, BUSINESS&MARKETINGSCHOOL Dirección del Campus Localidad, código postal y provincia del CAMPUS. SPAIN Tel: +34 xxx xxx xxx www.esic.edu

Aviso Legal: La información que contiene este correo electrónico y, en su caso, los ficheros adjuntos, está dirigida a la persona cuya dirección electrónica figura en la cabecera. Si usted recibe este correo electrónico y no es el destinatario, le rogamos lo borre de inmediato. Cualquier uso fraudulento realizado con el contenido del correo electrónico recibido, queda sometido a las acciones previstas por la legislación vigente. ESIC no se hace responsable de los contenidos, opiniones o archivos adjuntos que el remitente

del correo pueda enviar, siendo éste el único responsable. Así mismo, si usted no desea recibir correos electrónicos, le rogamos se lo haga saber de inmediato al remitente.

Ejemplo de firma

Nombre y Apellido Professor Unidad Académica ESIC, BUSINESS&MARKETINGSCHOOL Dirección Postal Localidad, CP, Provincia, SPAIN Tel: +34 XXX XXX XXX www.esic.edu

Notice: The information contained in this e-mail message and/or attachments to it may contain confidential or privileged information. If you are not the intended recipient, any dissemination, use, review, distribution, printing or copying of the information contained in this e-mail message and/or attachments to it are strictly prohibited. If you have received this communication in error, please notify us by reply e-mail or telephone and immediately and permanently delete the message and any attachments.

Formato tipo para Firma en Inglés

http://www.esic.edu/

http://www.esic.edu/

https://mail.esic.es/owa/UrlBlockedError.aspx

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La configuración de la fuente de letra a emplear será la siguiente:

Fuente: Verdana

Tamaño: 8 puntos

Para más información acerca de la firma electrónica, ver documento “Política de firmas para

el personal docente de ESIC.doc”.

http://www.esic.edu/documentos/helpdesk/Pol%EDticas%20y%20procedimientos%20de%20C

alidad/Pol%EDtica%20de%20Firmas%20para%20el%20Personal%20Docente%20de%20ESIC%2

0ed%200.pdf

Para ahorrar tiempo y no tener que configurar tanto la fuente de letra, como el color y el

tamaño de la misma, el usuario puede copiar de la página anterior el molde de la firma (desde

Nombre y Apellidos hasta el aviso legal incluido) y pegarlo en la ventana de configuración de la

firma.

En el caso de que al pegar no aparezca la línea horizontal de separación entre el número de

teléfono y el aviso legal, insertar un intro a la derecha del número de teléfono y a continuación

una línea horizontal mediante la herramienta insertar regla horizontal

http://www.esic.edu/documentos/helpdesk/Pol%EDticas%20y%20procedimientos%20de%20Calidad/Pol%EDtica%20de%20Firmas%20para%20el%20Personal%20Docente%20de%20ESIC%20ed%200.pdf



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Posteriormente tan solo deberá reemplazar los datos personales y del Campus.

Para terminar, marcar la casilla de verificación Incluir automáticamente mi firma en los

mensajes que envía, y pulsar el botón Guardar.

4.5 Teléfono.

Mediante esta utilidad se pueden gestionar los dispositivos a nivel de teléfonos móviles, los

cuales han sido sincronizados previamente con Microsoft Exchange.

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4.6 Bloquear Permitir.

Mediante esta utilidad, se puede configurar todo lo relacionado con el correo basura o correo

no deseado, creando listas de remitentes seguros y no seguros.

4.7 Configurar Buzón EDU con un cliente de correo mediante POP/IMAP.

El acceso IMAP y POP está habilitado por defecto en todos los buzones creados en Outlook

Live, como es el buzón corporativo @ESIC.EDU. Las instrucciones para configurar los clientes se

pueden encontrar en:

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4.8 Configurar Buzón EDU mediante Exchange.

Outlook 2007 y superiores, así como la mayoría de los dispositivos móviles disponen de

conectividad nativa a Exchange (la tecnología de correo tras Office365), lo cual quiere decir

que no es necesario usar IMAP con ellos. Las ventajas de usar la conectividad nativa es que no

sólo se sincronizará el correo electrónico, sino también los contactos y los elementos del

calendario.

Conectividad nativa: http://help.outlook.com/es-ES/140/dd936216.aspx

Conectar un iPhone o un iPad: http://help.outlook.com/es-ES/140/dd125429.aspx

5. Compartir documentos e información con SharePoint Online

Office 365 le proporciona un sitio de grupo donde poder colaborar en el trabajo con

documentos y compartir información. El sitio de grupo se mantiene mediante Microsoft

SharePoint Online, donde su equipo almacena documentos en una única ubicación. El

almacenamiento de documentos en SharePoint Online ayuda a preservar la seguridad, ofrece

control sobre las versiones, y permite editar y ver documentos en las aplicaciones de escritorio

de Office o en Office Web Apps. Además de colaborar en los documentos, podrá compartir

imágenes, listas, wikis, blogs y mucho más. Para obtener más información acerca de cómo

guardar el trabajo con Office 2010 en su sitio de grupo, vea Guardar un documento en

SharePoint desde Office 2010.

VER SU SITIO DE GRUPO DE SHAREPOINT

En el encabezado, haga clic en Sitio de grupo.

MÁS INFORMACIÓN SOBRE SHAREPOINT 2010

Para obtener una descripción general de SharePoint 2010 y comenzar a trabajar,

lea el artículo Tareas básicas en SharePoint Online para Office 365 para

profesionales y pequeñas empresas en Office Online.

http://help.outlook.com/es-ES/140/dd936216.aspx

http://help.outlook.com/es-ES/140/dd125429.aspx

http://g.microsoftonline.com/0BD00es-ES/587


http://g.microsoftonline.com/0bd00es-es/202

http://g.microsoftonline.com/0bd00es-es/202

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6. Uso de Office Web Apps

Office Web Apps amplía los programas de Microsoft Office que ya conoce (Word, PowerPoint,

Excel y OneNote) con las ventajas adicionales que ofrece el acceso desde cualquier equipo y el

uso compartido sencillo. El documento tiene el mismo aspecto en el explorador que en la

aplicación de escritorio de Office. Office Web Apps también le permite editar documentos en

el explorador mediante el conocido diseño de Office.

CREAR UN ARCHIVO CON OFFICE WEB APPS

1. En Sitio de grupo de la página Inicio, haga clic en el icono de Word, Excel, PowerPoint

o OneNote.

2. Aparecerá una nueva ventana del explorador y se le solicitará que escriba un nombre

para el archivo nuevo.

3. Escriba un nombre de archivo y haga clic en Aceptar.

Office Web Apps se abrirá y podrá empezar a editar el archivo.

Cuando guarde el documento, se guardará automáticamente en el sitio de grupo. Vaya al sitio

de grupo para acceder al documento si desea ver o editar el documento más adelante. Los

compañeros del equipo también pueden acceder al documento desde el sitio de grupo.

6.1 La experiencia de aplicaciones de escritorio

Todavía puede usar las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office que ya conoce y usa a

diario. Para que la experiencia sea la mejor, configure su equipo de manera que pueda

"conectarse" con Office 365.

Nota La información de esta sección se aplica a equipos con el sistema operativo Microsoft

Windows. Si usa Mac, vea Configurar el equipo Mac para Office 365.


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6.2 Configurar sus aplicaciones de escritorio de Office para Office 365

Puede acceder a la cuenta de correo electrónico de Office 365 directamente desde su

aplicación de escritorio de Outlook. Cuando trabaja en otras aplicaciones de escritorio de

Office, puede guardar los archivos directamente en su sitio de grupo de SharePoint para

compartir y colaborar con sus integrantes de grupo.

Para configurar las opciones de Office para estas características, ejecute Configuración de

escritorio de Microsoft Office 365.

INSTALAR Y CONFIGURAR SUS APLICACIONES DE ESCRITORIO DE OFFICE

1. En el encabezado, haga clic en Inicio.

2. En el lado derecho de la página Inicio, en Recursos, haga clic en Descargas.

3. Desde la página Descargas, instale los programas que desee en su equipo.

4. Cuando haya finalizado de instalar los programas, vuelva a la página Descargas, mire

debajo del encabezado Instalar y configurar sus aplicaciones de escritorio de Office y

después haga clic en Configurar.

5. Siga las instrucciones de instalación.

6.2.1 Leer correo en su aplicación de escritorio Outlook

Puede leer correo electrónico en la aplicación de escritorio de Outlook o Outlook Web App.

Puede alternar sin problemas entre la aplicación de escritorio y la aplicación web. Por ejemplo,

algunas personas usan la aplicación de escritorio en el trabajo y la aplicación web en casa y

cuando están de viaje.

Si descargó e instaló Microsoft Office 2010, inicie Microsoft Outlook 2010 para obtener acceso

a su cuenta de correo electrónico de Office 365. Outlook lo guiará por los pasos iniciales

necesarios para configurar las opciones.

Si tiene una versión previa de Office Outlook 2007 o Outlook 2010 ya instalada en su equipo y

desea obtener acceso a su cuenta de correo electrónico de Office 365, primero debe crear un

nuevo perfil para obtener acceso a su cuenta de correo electrónico de Office 365. Los perfiles

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se componen de cuentas, archivos de datos y configuración que especifican dónde se guardan

sus mensajes de correo electrónico.

CREAR UN PERFIL PARA OFFICE 365

1. Si Outlook se está ejecutando, salga de Outlook.

2. Haga clic en el menú Inicio de Windows y, a continuación, haga clic en Panel de

control.

3. En el cuadro Buscar del Panel de control, busque Correo.

4. En el Panel de control, haga clic en Correo.

5. En el cuadro de diálogo Configuración de correo, haga clic en Mostrar perfiles.

6. Haga clic en Agregar para crear un nuevo perfil.

7. Escriba un nombre para el perfil y, a continuación, haga clic en Aceptar.

8. En el cuadro de diálogo Agregar nueva cuenta de correo electrónico, escriba su

dirección de correo electrónico de Office 365.

9. Haga clic en Siguiente y continúe con los pasos siguientes en el asistente.

10. Cuando vuelva al cuadro de diálogo Correo, verá su nuevo perfil enumerado.

11. Haga clic en Solicitar un perfil y, a continuación, en Aceptar.

En lo sucesivo, cada vez que abra Outlook, se le solicitará que seleccione un perfil. Para

cambiar de perfil, salga de Outlook y reinicie la aplicación.

7. Mensajería instantánea con Lync 2010

Microsoft Lync 2010 es una aplicación que instala en su escritorio para comunicarse con otras

personas mediante mensajería instantánea (chat), llamadas de audio y videollamadas.

DESCARGAR Y EJECUTAR LYNC 2010

1. En el encabezado, haga clic en Inicio.

2. En la página Inicio, debajo del encabezado Lync, haga clic en Instalar Lync 2010.

3. Siga las instrucciones de instalación.

4. Cuando finalice la instalación, podrá ejecutar Lync 2010 desde el menú Inicio de

Windows.

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Para obtener más información sobre el uso de Microsoft Lync Online, consulte la página de

soporte.

ENVIAR UN MENSAJE INSTANTÁNEO

1. Inicie Lync 2010.

2. En el cuadro blanco de la parte superior de la ventana de Lync 2010, escriba el nombre

de alguno de sus contactos o la dirección de correo electrónico de un compañero.

3. El nombre o dirección de correo electrónico aparecerá justo debajo del cuadro blanco.

4. Haga clic con el botón secundario en el nombre o dirección de correo electrónico.

5. Aparecerá un menú contextual indicando todos los comandos disponibles.

6. Haga clic en Enviar un mensaje instantáneo.



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