planificaciÓn para la escisiÓn del ministerio del interior y de justicia marzo 3 de 2011 ing....
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PLANIFICACIÓN PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO
DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
Marzo 3 de 2011Ing. Edgar Franco Ruiz
Libertad y OrdenMinisterio del Interior y de Justicia
República de Colombia
Objetivo:
Objetivo.Planificar y preparar la entrega y recepción de los asuntos y los recursos financieros, humanos, administrativos, documentales y tecnológicos del MIJ, utilizados para la gestión de los proceso.
Ley 951 de 2005
Libertad y OrdenMinisterio del Interior y de Justicia
República de Colombia
Qué se pretende lograr una vez finalice el proceso de escisión?.
1- Que los dos Ministerios puedan arrancar sus actividades debidamente organizados y con los elementos apropiados para realizar su gestión.
2- Que los elementos que se requieran para la gestión de los procesos de la nuevas entidades sean definidos y planificados previamente.
3- Que los recursos financieros, físicos, humanos, documentales, tecnológicos, administrativos, etc, que contribuyen directamente con la gestión, se controlen apropiadamente para la entrega y recibo.
• y al final del proceso….???? elaborar actas de Informes de Gestión (Art. 10 de Ley 951 de 2005) Debe contener:1. Informe resumido de la gestión realizada (avance de las actividades realizadas) a la fecha de la escisión o entrega.2. Detalles pormenorizado de los recurso materiales, financieros , humanos y los bienes muebles e inmuebles a cargo.3. Detalle de los Planes, Programas y proyectos y presupuestos.4. Obras públicas y proyectos en proceso.5. Manuales.6. Reglamentaos7. Procedimientos.8.Los asuntos pendientes respecto al proceso del cual se lidera.9. El estado de los proyectos de Cooperación Internacional10.El estado de los proyectos con entidades Multilaterales, BID, Banco Mundial, etc.11.Estado de los documentos a entregar (Archivo).12.Estado de los contratos y convenios celebradosEtc. Anexo No 2 Acta de Entrega y Recibo.
Cómo lo vamos hacer?
Planificación y Divulgación
Aplicación de Instrumentos
Seguimiento y Control a las actividades Planificadas
Entrega y recibo
Identificación del Proceso
Actividades, Tareas y Responsables
Planeación de Actividades y Tareas para la
Escisión del MIJ
Realizar las tareas
Elaborar productos
Elabora Actas de Entrega y Recibo
Acto formal de entrega y recibo
responsables
Quiénes son los responsables?Seguimiento y Control a las actividades Planificadas
Responsable del Seguimiento y verificación y de informes de Indicadores de avance del proceso - Oficina de Control Interno
Responsable.Oficina de
Planeación
Responsables.Ministro
ViceministrosSecretario General
Jefes de OficinaDirectores
Coordinadores de Grupos .
Particulares que administran
asuntos del MIJ (cuando aplique)
Responsables.Ministro
ViceministrosSecretario General
Jefes de OficinaDirectores
Coordinadores de Grupos .
Particulares que administran
asuntos del MIJ (cuando aplique)
Planificación y Divulgación
Aplicación de Instrumentos
Entrega y recibo
Gestión de AsuntosJurídicos
MAPA DE PROCESOS - MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA -FPFD
Sistema Integrado de Gestión Institucional
Comunicaciones y Divulgación Institucional
Gestión de ContrataciónPública
Planeación y Direccionamiento
CLIENTE
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Gestión de Asuntos Administrativos
Gestión del Talento Humano
Gestión de Cooperación Internacional
Gestión de Recursos Tecnológicos
Gestión Financiera yContable
Gestión Documental
DISEÑO DE
NORMAS
VIGILANCIA Y CONTROL
FORMULACIÒN Y ADOPCIÓN POLÍTICAS
APLICACIÓN DE NORMAS
Agosto 18 de 2009 V02
Procesos Estratégicos
Procesos Misionales
Procesos de Apoyo
Procesos de Evaluación
CLIENTE
Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.El Cliente incluye a los Destinatarios, usuarios o beneficiarios. Puede se Interno o Externo
Planeación y Direccionamiento. María Alexandra Pérez
Planes, Programas y Proyectos Rafael Díaz
Plan Operativo x Procesos.Indicadores por proceso. Rafael Díaz
Plan de Desarrollo Sectorial Rafael Díaz
Actos Administrativos.Aprobación de Planes.
Conformación y adopción del Plan de Desarrollo
Administrativo.
Proyectos de Inversión
Proyectos de Funcionamiento
Nombre proyecto
Estado Actual
Contratos elaborados y suscritos a los proyectos
Programación y Gestión Presupuestal Faiver Cleves
Proyectos MinJusticia
Proyectos MinInterior
Anteproyecto de Presupuesto 2012
Presupuesto MinJusticia
Presupuesto MinInterior
Archivos Organizados , foliados, Inventariados
Archivos Organizados , foliados e Inventariados
Archivos Organizados , foliados e Inventariados
Proyecto PENUD
Proyectos en tramite
Estado de modificaciones, y autorizaciones
presupuestales 2011
Avanece de Presupuesto 2011
Presupuesto MinJusticia
Presupuesto MinInterior
Plan de Desarrollo Sectorial
Estado de proyectos de
viabilidad
Fichas EBI
Sistema Integrado de Gestión Institucional Edgar Franco Ruiz
Análisis de Procesos Decreto 4530 de 2008 Resoluciones Grupos
3598 y los modificatorios
Actualización de la Documentación
Código de Ética
Archivos Organizados , foliados e Inventariados
Mapa Procesos
Documentación Min Interior
DocumentaciónMinJusticia
Listado Maestro Documentos MI
Listado Maestro Documentos MJ
Política y Objetivos de Calidad MI
Política y Objetivos de Calidad MJ
Actos Administrativos MECI-CALIDAD
Proceso de Revisión y Certificación
Procesos Evaluados
Documentos Actualizados
Plan de Racionalización de Tramites 2010
Plan de Racionalización de Tramites Sectorial
Plan de Racionalización de Tramites del MIJ
Plan de Racionalización de
Trámites del MinInterior
Plan de Racionalización de
Trámites del MinInterior
Hojas de Tramites SUIT
MinInterior
Hojas de Tramites SUIT
MinJusticia
Mapa de Riesgos
SIGI
Sistema Comunicación y Divulgación
Comunicaciones
Archivos Organizados , foliados e Inventariados
Programa para la Atención de Quejas, Reclamos y sugerencia.
Ver Nuevo Código Contencioso Administrativo
Noticias
Plan de
Quejas Reclamos y Sugerencias
Estado de Quejas reclamos y sugerencias
Queja Reclamos y sugerencias del
MinJusticia
Queja Reclamos y sugerencias del
MinInteriorNoticias
MinJusticiaNoticias
MinInterior
Noticias Direcciones del Riesgo, Derechos
Humanos. Acceso a la Justicia
Archivos Organizados , foliados e Inventariados
Diseñar Dependencia de Servicio al Ciudadano- Minjusticia- MinInterior
Elaborar Resoluciones- Atención Quejas, Reclamos,
Derechos de Petición
Proceso Gestión Documental
Documentos Archivo de Gestión
Proyectar Tablas de Retención Documental Minjusticia-MinInterior
Direcciones de: Derechos Humanos, Gestión del Riesgo.
Documentos Archivo Central
Correspondencia Interna y Externa
Remisión de Correspondencia a
Entes Externos
Documentos organizados, foliados y
depurados- Planos- videos , etc.
Inventario de Documentos.Formato Inventario
DocumentalGD-P-02-F-02
Inventario de Documentos Organizados Foliados y
Depurados
Preparación de Elementos para la
Consulta MinJusticia-MinInterior
División Escisión del Fondo Documental .
Acuerdo 02 de 2004, Ley 594 art. 20.
Formato Inventario DocumentalGD-P-02-F-02
Diseñar Proyecto de Dependencia
Mejorar procedimiento de correspondencia
Int y Ext.
Preparar Mecanismos para la organización del equipo de trabajo en el
Min Interior - MinJusticia
Preparar los elementos técnicos para la revisión y distribución de la correspondencia.
Programa de Gestión Documental
Diseñar Dependencia
Elaborar Tablas de Valoración Documental
Mejorar procedimiento de correspondencia
Int y Ext.
Preparar Mecanismos para la organización del equipo de trabajo en el
Min Interior - MinJusticia
Proceso Gestión Financiera
PRESUPUESTAL
Equipos para SIFF
TESORERIA CONTABLE FONDOS-FIDUCIAS
Anteproyecto de Presupuesto Min
Interior . Min Justicia
Preparar los mecanismos
para El Registro de la
Actividad Contable
Informes sobre estado
financiero de Fiducias.
SIFII
Capacitación en SIFF
Tramite de Claves – Firma
Digital
Informes de Ejecución
Presupuestal
Definición de Proyecciones de
Ingresos y Gatos
Informes sobre PAC anual y
mensual izado
Informes ContablesPreparar
Apertura de Cuentas
Corrientes
Preparar Pólizas de Seguros
Balance General
FONSECONDDHH etc
Actualizar Guía Metodológica
Política Contable MI-MJ
Estado de valores ,
documentos o Instrumentos negociables.
Informes Fiscales,
Presupuestales, contables,
de tesorería, y patrimoniales
Estado de pagos y Obligaciones
del MIJ.
Proceso Recurso Tecnológico
BASES DE DATOS
Planificar los portales web
del Min Interior - Min
Justicia
MANTENIMIENTOSOPORTE TÉCNICO
ESTRUCTURA TECNOLÓGICA
Evaluar la Información de
MinJusticia-MinInterior
Mecanismo para atender
al MinJusticia
y a MinInterior
Ubicación y Distribución de
Servidores
WEB
Publicar Información
el los portales web
del Min Interior - Min
Justicia
Trámite de Claves –
Firma Digital
Elaborar listado de Información
para MinJusticia- MinInterior
Capacitación A servidores
públicos para la aplicación de
software
Elaborar Plan de Mantenimiento
MinJusticia- MinInterior
Preparar Apertura de
Cuentas Corrientes
Preparar Pólizas de Seguros
Distribución de Redes
Análisis y Situación Actual
Proceso Gestión Humana
Pago de Nómina
REGISTRO Y CONTROL TALENTO HUMANO
Equipos y Software para la liquidación de Nómina
DESARROLLO Y PROTECCIÓN DEL TALENTO HUMANO
Capacitación Funcionarios para la liquidación de Nómina
Viaticos – MinInterior - MinJusticia
Estado de Certificaciones Laborales
Ingreso y Retiro de Funcionarios
Prima Técnica
Incentivos
Concertación y acuerdos de Gestión
Salud Ocupacional
Comisión de Personal
Comité Paritario de Salud Ocupacional
Evaluación del Desempeño
Evaluación del Desempeño
Capacitación Institucional
Programación de Inducción y re inducción .
Hojas de Vida
Proceso Asuntos Administrativos
Inventario Bienes en Almacén
GESTIÓN BIENES
Ingreso de Bienes al Almacén
GESTIÓN DE SERVICIOS
Salidas de Bienes del Almacén
Baja de Bienes
Traslados de Almacén
Estado de los seguro de los Activos del MIJ
Vehículos – MIJ- DDHH
Estado de avance el Plan de Mantenimiento de bienes
muebles e inmuebles del MIJ
Servicio de Biblioteca- MIJ- Dir. del Riesgo
Pago de Servicios Públicos Min Interior y Min Justicia
Mantenimiento parque automotor
Inmuebles
Armas
Programa Control de Inventarios
Estado actual del Plan de Compras
Proceso Cooperación Internacional
Grupo de Cooperación Internacional
Estado de los Proyectos de Cooperación
Esto de Proyectos propuestos
Convenios suscritos
Estado de Proyectos USAID
Estado de Proyectos GTZ
Estado de Proyectos Unión Europea
Estado de Proyectos FMI
Estado de Proyectos Banco Mundial
Estado de Proyectos BID
Gestión entes Multilaterales
Proceso Jurídico
Gestión de lo Contencioso
Comité de Conciliación del Ministerio del Interior y de Justicia.
Sistema de Información de Pleitos de la Nación LITIGOB
Demandas presentadas por acciones constitucionales
Demandas presentada acciones de repetición en representación
del MIJ que no sean competencia de otra dependencia
Estado de elaboración de Decretos – Gober/Alcaldes
Consultas ante el Consejo de Estado.
Estado de Actos Administrativos para la fiema del Ministro
Grupo de Actuaciones Administrativas
Procesos de Jurisdicción Coactiva.
Estado de peticiones y consultas
Sistema Único de Información Normativa –SUIN actualizado
Estado de reconocimiento de la personería jurídicas a las iglesias,
Registro público de Entidades Religiosas
Estado de Actos de Inscripción de Representante Legal
Reformas estatutarias que soliciten las personas jurídicas extranjeras –
S.A.L.
Estado inscripción de las personas jurídicas extranjeras sin ánimo de
lucro
Gestión Contractual
Estado de Proyectos a las respuestas a consultas y derechos de petición en materia contractual
Alcaldes
Estado de Licitaciones, concursos y contratación Directa
Estado de Contratos y Convenios
Estado actual de la liquidación de los contratos
Estado actual sobre la supervisión de los contratos
Seguimiento y Control
Gestión de Auditorias de Calidad
Plan de Auditorias de Calidad 2011, MIJ-FPDA
Evaluación de los Riesgos del MIJ y FPFD
Informes: Presidencia, Contraloría General, DAFP
Definir las estrategias y políticas orientadas al
Fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Ministerio y del Sector
Programa y realización de evaluaciones Independientes
Gestión de Evaluación y Seguimiento
Realización de Auditorias de Calidad
Revisión al Plan de Racionalización de Trámites,
Planes de Mejoramiento.
Evaluación de aspectos internos y externos que
puedan representar amenazas para el MIJ.
Herramientas propuestas para la sensibilización e
interiorización del Autocontrol y Autogestión
Plan de seguimiento al MECI, SISTEMA DE Gestión de
Calidad y Sistema de Desarrollo Administrativo.
.Despacho del Ministro.
Oficina Asesora de Planeación: Planes Estratégicos, Planes, Programas y proyectos, Indicadores estratégicos y de procesos, Documentos del Sistema de Gestión de Calidad, presupuesto 2011, etc.Oficina de Control Interno: Planes de Auditorias, Planes de mejoramientos para el Ministerio del Interior y el Ministerio de Justicia y del Derecho, Informes, etc.Oficina de Asuntos de Cooperación Internacional: Convenios suscritos, Estado de Proyectos de Cooperación, Estado de Proyecto Banco Mundial. Etc. Oficina de Asuntos legislativos; Proyectos de Ley en trámite, en proceso etc…
.
Vice del Interior.
•Dirección de Asuntos Indígenas Minorías y ROM.•Expedición de Certificaciones de Existencia y representación Legal.•Constitución y Novedades de Asociaciones de Autoridades Tradicionales y/o cabildos Indígenas.•Estudios Etnológicos•Denuncias •Estado de resoluciones de conflictos.•Organización de espacios de participación para los pueblos Indígenas.•Otras actividades•Dirección de Comunidades Negras Raizales y Palenqueras.•Solicitudes de Impugnación.•Registro Único de Consejos comunitarios•Certificaciones como miembro de poblaciones Afrocolombianas•Solicitudes de cupos y/o descuentos especiales •Asesorías técnicas.
Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto%
AvancePendiente
1
Definición del Mapa de ProcesoMinJusticia - MinInterior. Edgar Franco R. 01/03/2011 01/06/2011 2 Cronogrma de
actividades2,99 0 0 2,99
2
Definir Pilítica y Objetivos deCalidad. MinInterior -MinJusticia.
Edgar Franco R. 01/03/2011 01/05/2011 2 Documento de Política
2,99 0 2,99
3
Procesos estratégicos.Planeación y Direccionamientopara el MinJusticia - MinInterior
Jacinto Montero 01/03/2011 01/04/2011 1Caracterización,
procedimientos, Formatos, Indicadores, etc
1,49 0 1,49
4
Procesos estratégicos. SistemaIntegrado de GestiónInstitucional MinJusticia -MinInterior
Jhohana Pulido 01/03/2011 01/04/2011 1Caracterización,
procedimientos, Formatos, Indicadores, etc
1,49 0 1,49
5
Procesos estratégicos.Comunicación Quejas yreclamos
Luz Gámez 01/03/2011 01/04/2011 1Caracterización,
procedimientos, Formatos, Indicadores, etc
1,49 0 1,49
6Procesos Misionales- Diseño dePolítica Publica. Hugo Pulgarin 01/03/2011 01/04/2011 1
Caracterización, procedimientos, Formatos,
Indicadores, etc1,49 0 1,49
7Procesos Misionales- Aplicaciónde Normas Asuntos Indígenas Hugo Pulgarín 01/03/2011 01/04/2011 1
Caracterización, procedimientos, Formatos,
Indicadores, etc1,49 0 1,49
8Procesos Misionales- Aplicaciónde Normas Derechos Humanos Angelica María
Carril lo01/03/2011 01/04/2011 1
Caracterización, procedimientos, Formatos,
Indicadores, etc1,49 0 1,49
9Procesos de Apoyo. GestiónDocumental.
Angelica María Carril lo
01/03/2011 01/04/2011 2Caracterización,
procedimientos, Formatos, Indicadores, etc
2,99 0 2,99
10Procesos de Apoyo. GestiónFinanciera y Contable Jacinto Montero 01/03/2011 01/04/2011 2
Caracterización, procedimientos, Formatos,
Indicadores, etc2,99 0 2,99
11 Procesos de Apoyo. GestiónRecursos Tecnológicos
Luz Gámez 01/03/2011 01/04/2011 2Caracterización,
procedimientos, Formatos, Indicadores, etc
2,99 0 2,99
12Procesos de Apoyo. Gestión de Cooperación Internacional Hugo Pulgarin 01/03/2011 01/04/2011 2
Caracterización, procedimientos, Formatos,
Indicadores, etc2,99 0 2,99
13Procesos de Apoyo. Gestión delTalento Humano Jhohana Pulido 01/03/2011 01/05/2011 2
Caracterización, procedimientos, Formatos,
Indicadores, etc2,99 0 2,99
14Procesos de Apoyo. GestiónAsuntos Administrativos
Angelica María Carril lo
01/03/2011 01/05/2011 2Caracterización,
procedimientos, Formatos, Indicadores, etc
2,99 0 2,99
15Gestión de Contración Pública
Jacinto Montero 01/03/2011 01/04/2011 2Caracterización,
procedimientos, Formatos, Indicadores, etc
2,99 0 2,99
16 Gestión Asuntos JurídicosLuz Gámez 01/03/2011 01/05/2011 2
Caracterización, procedimientos, Formatos,
Indicadores, etc2,99 0 2,99
17Elaborar Manual de CalidadMinjustica - MinInteriorI
Edgar Franco R. 01/03/2011 01/04/2011 2 Manual de Calidad 2,99 0 2,99
18Elaborar Mapa de Riesgos .Minjustica - MinInterior
Jhohana Pulido 01/03/2011 01/06/2011 2 Mapa de Riesgos 2,99 0 0 2,99
19Elaborar Mapa de IndicadoresMinjustica - MinInterior Jhohana Pulido 01/03/2011 01/06/2011 2 Mapa de
Indicadores2,99 0 2,99
20Publicar documentos en elsistema Minjustica -MinInterior.
Angélica María Carril lo
01/03/2011 01/04/2011 2Documentos
publicados en la web
2,99 0 2,99
21Programar auditorias con laOficina de Control Interno -Minjusticia - MinInterior
Edgar Franco R. 01/03/2011 01/04/2011 2 Programas de Auditoria
2,99 0 2,99
22Capacitar Auditores Internos deCalidad MI-MJ Edgar Franco R. 01/03/2011 01/07/2011 25 Auditores
Capacitados37,31 0 37,31
23Elaborar Informe para laRevisión por la Dirección
Edgar Franco R. 01/03/2011 01/07/2011 1 Informe Revisión por la Dirección
1,49 0 1,49
24Realizar Comite de Dirección-Revisión por la Dirección
Edgar Franco R. 01/03/2011 01/07/2011 1 Actas de Comite de Dirección
1,49 0 1,49
25 Cerrar Hallazgos de Auditoria deICONTEC
Edgar Franco R. 01/03/2011 01/07/2011 4 Hallazgos cerrados 5,97 0 5,97
TOTAL 25 67 100 0 0 0 0 0 0 0 100
1Elaborar estudios previoscontrato con ente Certificador -Minjustica - MinInterior
Edgar Franco R. 01/03/2011 01/08/2011 1 Estudios Previos 33,33 0 33,33
2Preparar documentos paraCertificación Edgar Franco R. 01/03/2011 01/09/2011 1
Documentos controlados en carpetas y web
33,33 0 33,33
3 Atender Auditorias. Minjustica -MinInterior
Edgar Franco R. 29/03/2011 01/10/2011 1 Informe de Auditoria 33,33 0 33,33
TOTAL 3 3 100,00 0 0 0 0 0 0 0 100,00 0,00
1
Evaluar y validar la aplicaciónde los procedimientos
Indigenas = Jhohana,
Negri tudes= Jhohana Dirección del
Riesgo=Hugo, Acceso a la Justicia=Luz,
Repatriación=Jmontero. Derechos
Humanos=Angel ica Infraestructura=Hugo
Pulgarin
01/03/2011 20 Diagnostico por proceso
19,61 0 19,61
2
Realizar análisis y ajustes a losprocedimientos y formatos.
Indigenas = Jhohana,
Negri tudes= Jhohana Dirección del
Riesgo=Hugo, Acceso a la Justicia=Luz,
Repatriación=Jmontero. Derechos
Humanos=Angel ica Infraestructura=Hugo
Pulgarin
01/03/2011 01/07/2011 20 Procedimiento y formatos
19,61 0 19,61
3Implementar procedimientos yformatos Servidores de las
Direcciones01/03/2011 01/07/2011 20
Procedimientos divulgados e
implementadados19,61 0 19,61
4 Aprobar procedimientos Directores 01/03/2011 01/07/2011 20 Aprobación 19,61 0 19,61
5Publicar en la página web ydivulgar.
Angelica María Carril lo
01/03/2011 01/07/2011 20Documentos
publicados en la web
19,61 0 19,61
6Actualizar Listado Maestro deDocumentos. Minjustica -MinInterior
Angelica María Carril lo
01/03/2011 01/07/2011 2Listados maestros
de documentos Actualizados
1,96 0 1,96
TOTAL 6 102 100,00 0 0 0 0 0 0 0 100 0
Peso %No
.Responsable
Nombre del Indicador
Formula del IndicadorTareas a Realizar Fecha Incio Fecha Final
60
% de avance de
Entregables Planificados
30
% de avance de
Entregables Planificados
% de avance de
Entregables Planificados
20
(Número de entregables elaborados y
finalizados / No de entregables planificados )
por 100.
Ejecutado por MesDescripción de lo Realizado.
(Casil la para control por parte de la Oficina de Control Interno
Cantidad de entregables
Unidad de MedidaAvance Tarea.
Ectregable
Avance Total
(Número de entregables elaborados y
finalizados / No de entregables planificados )
por 100.
(Número de entregables elaborados y
finalizados / No de entregables planificados )
por 100.
0
0,00
0
Codigo: SI-G-03-F01
Versión: 01
Fecha: 03/03/2011
PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y TAREAS PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA. Proceso Sistema Integrado de Gestión Institucional.
Actividades a Planificar
Certificar al Ministerio de
Justicia y al Ministerio del Interior y del
Derecho. * Si las funciones de
MinJusticia se Mantienen.
Crea
r dos
(2) s
istem
as In
tegr
ados
de
de G
estió
n In
stitu
ciona
l
Plan
eaci
ón y
Dire
ccio
nam
ietn
o
Mejorar y actualizar (20)
veinte procedimientos que atienden directamente al Ciudadano
Proceso/ subproceso
Ministerio del Interior y de Justicia
Peso %No
.Responsable
Nombre del Indicador
Formula del IndicadorTareas a Realizar Fecha Incio Fecha FinalCantidad de entregables
Unidad de MedidaAvance Tarea.
Ectregable
Actividades a Planificar
Proceso/ subproceso
PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES Y TAREAS PARA LA ESCISIÓN DEL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA.
.
Cómo diligenciar el formato?
Elabore un listado de las actividades que considere realiza su proceso y que debe preparar para la escisión.
Pregúntese:
¿Cómo debo preparar a los servidores públicos y que actividades debo planificar, para que una vez se haya dado la división de los Ministerios, entren inmediatamente en funcionamiento?. ¿Cuáles son las actividades por las cuales debe mi dependencia responder? Ver anexo No. 1 y revisar el siguiente listado el cual contiene algunos productos o servicios que generan los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de seguimiento y control.
.
Cómo diligenciar el formato “Planeación de Actividades y Tareas para la Escisión
SI-G-03-F01. Las casillas a diligenciar son.
1. Proceso: Coloque el nombre del proceso o subproceso del cual es usted el líder o responsable: Ejemplo:
Proceso / subproceso: Planeación y Direccionamiento
2. Actividad:.
Ejemplo: Dividir en dos (2) el plan estratégicos del MIJ. Plan del Ministerio del Interior y Plan del Ministerio de Justicia y del Derecho. Ejemplo: Preparar mecanismos para la organización de las Tesorerías de MinJusticia – MinInteriorEjemplo: Preparar mecanismos para organización de la Contratación de MinJusticia – MinInteriorEjemplo: Preparar estado general de los centros de conciliación y/o arbitraje .
.3 Peso %. El porcentaje o peso, hace referencia al grado de dificultada o de trabajo que conlleva una actividad específica. Puede ser del 100%, si es uno solo. Podrá asignar un valor a cada actividad, si son varias de acuerdo a su criterio.
Ejemplo: En el proceso de Planeación y Direccionamiento se planea hacer tres grandes actividades a los cuales se le asignan los siguientes pesos:
•Dividir en dos (2) el plan estratégicos del MIJ, para definir los planes del Ministerio del Interior y Ministerio de Justicia. 50%
•Dividir en dos (2) los proyectos de inversión del MIJ, para definir los que corresponde al Ministerio del Interior y al Ministerio de Justicia. 40%
•Elaborar el proyecto de presupuesto para el año 2012. 10% Total siempre deberá ser del: 100%.
.
4. Tareas a realizar:
• De acuerdo con la actividad que usted y su grupo desean realizar defina una o varias tareas a realizar, es decir describa lo que va hacer.
• Ejemplo: Actividad: Dividir en dos (2) el plan estratégicos del MIJ, para definir los planes del Ministerio del Interior y Ministerio de Justicia
Tareas a realizar: • Definir la metodología a seguir para la elaboración de los
planes estratégicos del Ministerio del Interior – Ministerio de Justicia.
• Elaborar el Plan estratégico del MinJusticia.• Elabora el Plan estratégico de MinInterior.• Socializar los planes estratégicos con los responsables.• Preparar los documentos para su entrega tanto MinInterior
– MinJusticia.
.5. Responsables:
Considerando que la definición de las actividades es un proceso concertado con todos los Servidores Públicos, que contribuyen a la ejecución de los procesos, en cada una de las dependencias, y previa la definición de las actividades y tareas a realizar, se debe definir claramente el responsable de elaborar el entregable.
En algunos casos se trabajará en grupo, para el logro concertado, sin embargo, deberá seleccionarse un líder que responda por la tarea asignada.
.6. Fecha de Inicio – Fecha Final:
Fecha de Inicio:
• Defina el día/mes/año en la cual deberá iniciar la ejecución de las tareas a realizar..
Fecha Final
• Defina el día/mes/año en la cual deberá entregar lo planificado.
.
6. Indicador:El Nombre del Indicador propuesto para realizar el seguimiento al plan es:
% de Avance de Entregables Planificados
La formula:
(No. de entregables elaborados y finalizados / No. de entregables planificados) por 100
Productos entregados 10Productos Planificados 20Resultado 0.50 por 100 50% de avance
Productos entregados 10
Productos Planificados 20
100%
50%
.
Hay un pasado que se fue para siempre, pero hay un
futuro que todavía es nuestro.
F. William Robertson
.
Gracias