planificacion funciones ot

5/10/2018 Planificacion Funciones OT - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/planificacion-funciones-ot 1/10

PLANIFICACIÓN DE FUNCIONES DE GESTIÓN DE OBRAOFICINA TÉCNICA

FUNCIÓN Aplica/NA

1.1 Cubicaciones

1.2 Control de Producción- Salir a terreno a medir el avance físico de la obra una vez por semana.

- Llevar el control de fierro colocado según listado de barras y modific. de terreno (fichas, SDA, etc.).

1.3 Control de Documentos Contractuales

- Distribuir las copias de los documentos a los distintos destinatarios y registrar firma (retirar nulos).

- Archivar documentos en oficina (o rack de planos), guardar copias nulas, registrar copias por persona.

- Llevar registro digital del libro de obra (ya sea escaneando las hojas o transcribiendo el texto).

1.4 Control Mano de Obra

- Definir actividades (con códigos) a controlar HH (hormigón, moldaje, aseo, andamios, etc.)

- Generar diariamente formato de report de terreno por capataz con listado de personal a cargo.

- Entregar a capataces report para completar, asistir en el llenado de los report y retirar al otro día.

- Ingresar la información de reports a una base de datos de HH por actividad/día/área y trabajador.

Plan establecido al inicio de la obra para determinar cuáles tareas de gestión de oficina de obra se llev se distribuirán las tareas entre el personal disponible (IA, JOT, JT, JAC, JA, Bod., etc.).

1. Control y Generación de Información Base

- Cubicar los planos (y actualizar cubicaciones) de Obra Gruesa (Hormigón, Moldaje, etc.) a medida quelleguen e ingresar cantidades a Planilla de Cubicaciones.

- Cubicar fierro de planos y modificaciones que vayan saliendo (fichas, Solicitudes de Aclaración, etc.) ygenerar listado de barras y planilla de cubicación.

- Cubicar los planos (y actualizar cubicaciones) de Terminaciones (Cerámicos, puertas, ventanas, etc.) amedida que lleguen e ingresar cantidades a Planilla de Cubicaciones.

- Cubicar los planos (y actualizar cubicaciones) de Instalaciones (Agua, Gas, Ascensores, etc.) a medidaque lleguen e ingresar cantidades a Planilla de Cubicaciones.

- Diseñar y administrar planilla de cubicaciones para usarlo en control de avance, Estados de Pago ycompras. (Relacionar cada cubicación con un ítem del presupuesto, actividad del programa y pedido de

- Ingresar los avances de Obra Gruesa (Hormigón, Moldaje, fierro, etc.) a la Planilla de Cubicaciones y

generar los porcentajes para el informe semanal de Control de Avance.- Ingresar los avances de Terminaciones (Cerámicos, puertas, ventanas, etc.) a la Planilla deCubicaciones y generar los porcentajes para el informe semanal de Control de Avance.

- Ingresar los avances de Instalaciones a la Planilla de Cubicaciones y generar los porcentajes para elinforme semanal de Control de Avance.

- Ingresar los datos de las Guías de Hormigón Vaciado a una Planilla de Control de Hormigones yadministrar dicha planilla para generar informes cuando se requieran.

- Controlar volúmenes ejecutados de movimiento de tierra (excavaciones, rellenos) y losesponjamientos según entrada y salida de camiones con material excavado o de relleno.

- Llevar un control de inventario de moldajes (inventario de piezas en obra, ubicación en terreno,levantamiento periódico de piezas a dar de baja por pérdida o daño, etc.)

- Recibir documentos (colocar timbre) y sacar copias para distribución. Ingresar documentos a planillade control documentos FO-UGC-01.

- Centralizar la emisión de todas las Solicitudes de Aclaración (asignar número correlativo, imprimir yentregar al mandante y guardar archivo en una carpeta central). Recibir y distibuir copias de respuestas

- Registrar en FO-STC-08 'Consultas y Respuestas' las S.D.A. emitidas (descripción, fecha emisión) yrealizar el seguimiento a las respuestas (fecha de respuesta y verificar si respuesta cierra o soluciona el

- Llevar registro digital las Actas de Reunión para facilitar la posterior búsqueda de temas. Clasificar porNº de reunión, tema, fecha, responsable, etc.

- Hacer seguimiento de cierre/solución de todos los temas registrandos en S.D.A, Actas de Reunión yLibro de Obra, verificando si se requiere solución o respuesta, la fecha y el documento de larespuesta/solución y si la respuesta resuelve finalmente el problema.

- Mantener archivo físico central de documentos contractuales (Libro de Obra, Cartas, Actas Reunión,Solicitudes de Aclaración, Rack de Planos, Especificaciones Técnicas, Contrato y BAG/BAE.

- Realizar seguimiento a correos electrónicos recibidos del mandante para ver necesidad de formalizarinstrucciones por SDA o Libro de Obra.

- Diseñar y coordinar plan de esfuerzo conjunto entre Administración y Oficina Técnica para control lamano de obra (control de HH por tarjeta para pagos y por report de terreno para PF).

- Control de asistencia diaria (o de portería) del personal directo e indirecto de Tecsa y Subcontratos,contratados/en obra/con descanso/licencia/falla, etc.

- Procesamiento de datos de HH (tablas dinámicas, filtros, etc.) para generar informe para cálculo dePFs.




FUNCIÓN Aplica/NA


1.5 Control Equipos- Control de Horas Máquina mediante report del operador. Registro de Horas trabajadas y Horómetro.

- Control de consumo de combustible por equipo (si aplica) para determinar rendimientos reales.

- Control de permanencia real de equipos en obra e ingreso al sistema EXACT para cobros de arriendo.

1.6 Control Fotográfico- Administrar cámara fotográfica (custodia, toma de fotos, préstamo a otros participantes de la obra).

2.1 Programa de Obra y Reprogramaciones

2.2 Control de Avance y Atrasos

- Enviar Informe de avance (FO-DTC-11 y 12) a DPG los días lunes antes de las 12:00.

2.3 Micro planificación o Planificación Semanal

- Generar inventario de actividades a ejecutar según Programa de Obra.

2.4 Control de Rendimientos / Productividad de la Mano de Obra- Ingresar el avance semanal en el presupuesto para determinar las HH ganadas por especialidad.

- Con información de HH gastadas y ganadas calcular PF por actividad, generar gráficos, informes, etc.

- Retroalimentar a Microplanificación con datos de PF para corregir desviaciones.

3.1 Informe Gestión Económica de Obra (GEO)

- Cuadratura semanal o mensual de HH controladas por report y HH controladas por Administración (portarjetas) para detectar desviaciones y corregir errores de las dos fuentes.

- Análisis de horas por horómetros vs. horas trabajadas para verificar % de aprovechamiento delequipo.

- Toma periódica de fotos en terreno desde puntos estratégicos para registrar el avance, para respaldarinterferencias/problemas puntuales en terreno y para registrar secuencias constructivas relevantes.

- Administración de base de datos de fotos (traspasar a computador, ordenar por fecha/tema, enviarpara informes, etc.).

2. Programación

- Confeccionar el Programa de la Obra según Procedimiento PG-DTC-03, definiendo alcance del trabajo,estructura de actividades del programa, duraciones, relaciones, etc. Generar curva S para control.

- Presentar formalmente el programa y realizar seguimiento para conseguir la aprobación delmandante.- Dejar registro de la correlación entre la estructura del presupuesto y el programa (matriz decorrelación).- Planificar el uso de recursos con el programa (HH, $ financiero, hormigón, moldaje, equipos críticos,etc.). Generar gráficos e informes semanales.

- Confeccionar Programa de Entrega y Recepción con plazos de trámites de obtención de certificados deinstalaciones y permisos para la recepción final. Incluir esto en el Programa de Obra.

- Generar el Cuadro de Control de Avance (FO-DTC-11) para calcular el avance % acumulado de lasemana.

- Generar la Curva de Control de Avance (FO-DTC-12) y KPI para verificar desviaciones real vs.programa.

- Llevar un Programa Actualizado semanalmente, ingresando fechas reales y % de avance deactividades.- Análisis de atrasos en el programa, detectando semanalmente atrasos en el comienzo de actividadeso aumento en las duraciones, registrando causas y responsables (Tecsa/mandante).

- Semanalmente ir construyendo un 'Programa Impactado' insertando actividades nuevas al programaque representen los atrasos de responsablilidad del mandante y Tecsa.

- Realizar un análisis con el programa cuando sea necesario respaldar reclamos/solicitudes aumentoplazo.

- Coordinar reunión semanal de obra con J.T., Supervisores, Subcontratos, O.T. para planificación de lassiguientes 2 o 3 semanas de la obra.

- A partir del inventario de actividades, generar listado de actividades ejecutables según disponibilidadde planos, area de trabajos, materiales, mano de obra, etc. Informar a mandante de interferencias.

- Generar Plan de Trabajo Bisemanal/Trisemanal indicando actividades a realizar, fechas, cuadrillas orecursos involucradas, según compromisos asumidos en la reunión.

- Ingresar el Plan de Trabajo como proyección de avance en el Cuadro Control de Avance semanal paraevaluar si está divergiendo o convergiendo con el Programa de Obra.

- Medir efectividad de planificación de la semana anterior con el PAC (Porcentaje de ActividadesCumplidas).

3. Gestión de Costos (Egresos y Cobros)

- Estudiar y Administrar el presupuesto de la obra (en Presto) para obtener información de insumos,

rendimientos, precios unitarios, etc. para el GEO y otros análisis.




FUNCIÓN Aplica/NA


- Generar Plan de Cuentas de Costo de la obra en base al presupuesto y Plan de Obra.

- Ingresar avance al presupuesto en el GEO para determinar el Valor Ganado.

- Proyectar el Gasto por rubro de la obra hasta el final de la obra para determinar el EPT*.

3.2 Análisis Flujos Caja/Curva Financiera

3.3 Gestión de Estados de Pago al Cliente

4.1 Gestión Contractual en Obra

4.2 Revisión e identificación de cambios en alcances y condiciones del contrato

- Llevar registro de cambios en terreno y fichas de modificación para incorporarlos en planos As Built.

4.3 Preparación y Presentación Presupuestos por OE (Obras Extraordinarias)

- Definir precios unitarios especiales para tbjos. adicionales recurrentes (ej. Perforación, recesos, etc).

Ingresar presupuesto en el GEO desglosado por ítem, cuenta de costo, y por rubro (HH, Mano de Obra,Material, Subcontrato, Equipo, GG, etc.). Incluir cambios de estrategia (subcontrato↔ 'por la casa').

- Revisar mensualmente el PAF/COM corrigiendo errores en el cargo a las cuentas de la obra yajustando en la planilla de 'Gastos Ajustados' del GEO.

- Realizar la revisión de Ingresos, actualizando la planilla de 'Ingresos Ajustados' del GEO. Realizarseguimiento a los Estados de Pago cursados/aprobados/pagados y reajustes producto del IPC/UF.

- Llevar el Control de la Mano de Obra en el GEO completando las Tablas Ocupacionales con costosreales, HH gastadas, HH ganadas, etc., para determinar los PF.

- Actualizar permanentemente el presupuesto en Presto y en el GEO con las ObrasExtraordinarias/Trabajos Adicionales, desglosando por rubro, cuenta de costo, HH, etc.

- Realizar control de gastos reales (PAF) por mes vs. Ingresos reales (según facturas pagadas) para

determinar superávit o déficit financiero (graficar). Determinar costo financiero por intereses.- Proyectar flujo financiero por el saldo de la obra según estimación de Estados de Pago cancelados yproyección de gasto.

- Para ítems del presupuesto a serie de precios unitarios, acordar con el mandante las Bases deMedición y Pago (criterios de qué cantidades de obra se asignan a cada ítem de precio unitario).

- Preparar todos los respaldos para un Estado de Pago (si aplica) incluyendo cubicaciones, fotos,protocolos, estados de avance, etc.

- Ingresar el avance en el itemizado del presupuesto, retenciones, descuentos, devoluciones deanticipo, etc para generar el Estado de Pago del Mes. Presentarlo y revisarlo con el mandante.

- Llevar el Estatus de todos los EDP presentados con fecha y monto presentado, fecha y montoaprobado, fecha de facturación, fecha de pago, Nº de factura, etc. Detectar incumplimientos en plazos

4. Gestión de Obras Extraordinarias

- Estudiar Contrato y Bases para conocer en detalle cláusulas de potenciales costos extraordinarios(plazos, hitos, multas, modificaciones de proyecto, %Ut. y GG a cobrar en OE, tipo de arbitraje, términoanticipado, etc.).

- Llevar una bitácora de hitos y hechos relevantes durante el contrato que van explicando/justificandofuturos reclamos.

- Estudiar las preguntas y respuestas de la licitación y aclarar con el mandante cualquier duda oinquietud que no se definió en esta etapa.

- Comparar planos de propuesta con planos recibidos al inicio de la obra para detectar cambios en elalcance del trabajo. Presentar aumentos en cantidades de obra si se trata de una suma alzada.

- Revisar nuevas versiones de planos cada vez que llegar para detectar aumentos de obra y adicionales.Cubicar y actualizar cubicaciones y entregar datos para valorizar.

- Revisar semanalmente las Solicitudes de Aclaración para detectar respuestas e instrucciones que

generen cambios con impacto en plazos y/o costos. Realizar seguimiento a respuestas y cierre de- Revisar semanalmente el Libro de Obra para detectar respuestas e instrucciones que generen cambioscon impacto en plazos y/o costos. Realizar seguimiento a respuestas y cierre de temas.

- Revisar semanalmente las Actas de Reunión para detectar instrucciones que generen cambios conimpacto en plazos y/o costos. Realizar seguimiento a respuestas y registrar temas que se cerraron en la

- Dento de los plazos contractuales presentar al cliente un aviso de cambio (sólo aviso, no evaluación)cuando se detecte una modificación.

- Valorizar trabajos adicionales y obras extraordinarias emanadas de cambios detectados. Armar losprecios en Presto desglosando por HH,mano de obra, materiales, equipos, sub.cont.,GG y Ut.

- Generar presupuesto adicional (con formato estándar y Nº correlativo), enviar formalmente almandante.- Llevar un estatus de cambios para seguimientos, con todas las OE detectadas y sus montos y fechasde presentación, aprobación, pago, etc., a medida que se vayan cumpliendo las etapas.




FUNCIÓN Aplica/NA


4.4 Gestión de Órdenes de Cambio y Adendum al contrato

- Negociar con cliente las OE presentadas, realizar seguimiento a % de aprobación.- Perseguir que se formalice las aprobaciones mediante un Adendum o Acta de Reunión.

- Presentar Estados de Pago Extraordinarios o incorporar nuevos precios en EP normal y en GEO.

5.1 Contratación Subcontratos

- Recibir cotizaciones, hacer cuadros comparativos, revisar evaluaciones anteriores.

- Negociar con proponentes elegidos, acordar programas de trabajo, precios y condiciones.

- Mantener archivadores de Subcontratos con contrato firmado, adendums, cotizaciones, EP, etc.

5.2 Estados de Pago Subcontratos

5.4 Manejo Comunicaciones Subcontratos

5.5 Finiquito de Subcontratos- Cierre final con subcontratistas y generación de finiquito en Solomon.

5.6 Evaluación de Subcontratistas- Evaluar el desempeño de los subcontratistas durante la obra y al finiquitar.

6.1 Programa de Suministros

6.2 Definición de niveles de stock de bodega

6.3 Pedido y Recepción de Materiales

- Realizar seguimiento al cumplimiento de los plazos de pedidos y compara con programa suministros.

- Llevar control de fierro suministrado a la obra (barras rectas sin preparar) por guía y fecha de entrega.

6.4 Administración de suministros del cliente- Presentar formalmente un listado de aportes del cliente (si aplica) con fechas requeridas en obra.

6.5 Control de Inventario de Bodega

5. Gestión de Subcontratos

- Definir con I.A. estrategia de subcontratación y enviar planos, bases, especificaciones, etc. aproponentes (al menos 3) para cotizar.

- Generar contrato en Solomon, establecer cláusulas especiales, verificar que subcontratista esté enregistro de subcontratistas Tecsa. Enviar contrato para aprobación de Gerente Proyecto. Gestionar

- Generar un Informe de Incorporación de Subcontratista para el Jefe Terreno con el nombre del SC,representante en terreno, monto SC, alcance de trabajo, aportes de Tecsa, etc).

- Revisar mensualmente el avance de los subcontratistas e ingresarlo al Estado de Pago en Solomon.Generar el formulario FO-STC-18 para revisión de EP para hacerlo circular entre los deptos. de la obra.

- Llevar un seguimiento en archivo digital de las cuentas de todos los subcontratistas con los estados depago presentados, aprobados, retenciones, anticipos, devoluciones, descuentos, préstamos, etc.

- Mantener archivo de toda la correspondencia y comunicaciones (incluye emails) con subcontratistasdurante la cotización y la obra.

- Coordinar el envío de información periódica desde el subcontratista a Tecsa (Informes de Avance,Estados de Pago, Informes de asistencia de personal y HH, etc.).

6. Suministros (Planificación y Control de Suministros)

- Preparar un programa (carta Gantt) de materiales de proyecto importantes, y en base al programa deobra establecer: fechas y plazos de 'requerido en obra', tpte.a obra, importación/fabricación, gest.de

- Definir plazos con fechas últimas para definiciones de terminaciones del mandante (ej. muestras dealfombras), tomando en cuenta los tiempos necesarios para gestión de compra y

- Definirle al Jefe de Bodega el listado de materiales de consumo permanente y los niveles de stockcrítico, mínimo y máximo con su plazo de vigencia. Actualizar cuando venza el plazo de vigencia.

- En base a las cubicaciones y a las especificaciones técnicas del proyecto, generar el Pedido de

Materiales, asignando cuenta de costo y adjuntando antecedentes para que se ingrese a iConstruye y

- Realizar análisis mensual para comparar precio real vs. presupuestado de materiales. Determinaralgunos rendimientos reales de uso de material (por ej. m3 real vs. teórico hormigón, m2 real por galón

- Llevar el control del fierro preparado (doblado, cortado, etc.) y la diferencia con lo suministrado paraver pérdidas.

- Llevar control de recepción y almacenaje de materiales/equipos de aporte del mandante (si aplica),registrando estado de llegada (fotos) y fechas reales de entrega (avisar si hay atrasos).

- Verificar el cumplimiento de Bodega de ingresar recepciones y vales de salida con los documentoscorrespondientes. Analizar mensualmente el inventario valorizado de bodega para detrminar acciones.




FUNCIÓN Aplica/NA


IA = Ingeniero Administrador

JOT =Jefe Oficina Técnica

JT =Jefe de Terreno

JAC=Jefe Aseguramiento de Calidad

JA =Jefe de Administración

EB =Encargado de Bodega



D.T.C.

rán y cómo

Responsable

planificacion funciones ot

Documents