REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,

CIENCIA Y TECNOLOGÍA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO”

CARRERA: INGENIERÍA DE SISTEMAS

ASIGNATURA: PLANIFICACIÓN DE SISTEMAS

FACILITADOR: PROF. EUGENIO LUGO

TALLER

REALIZADO POR:

HECTOR FRANCISCO GOITIA YRAUSQUIN

C.I: 13.554.464.

PUNTO FIJO, OCTUBRE 2015.

1. Nombre y Explique las Etapas del Proceso Administrativo:

El proceso administrativo implica la interrelación de una serie de etapas que se

dan en forma continua y dinámica. Existen diferentes perspectivas de las etapas

del proceso administrativo según diferentes autores, sin embargo todas coinciden

en ciertos aspectos fundamentales para el cumplimiento de los objetivos

planteados en una organización:

¿Qué se va hacer?

¿Cómo se va hacer?

¿Con que se va hacer?

¿Como se ha realizado?

 

Nota: Elaboración propia. (2015)

Planificación:

Es la primera etapa del proceso administrativo, comprende el análisis y

diagnostico de la situación de la organización, identificación de las prioridades

(siendo importante jerarquizarlas), delimitación de las alternativas de acción,

elaboración de los objetivos y formulación del plan de acción.

Es concebida como "la articulación sistemática de las actividades que requieren de

un tiempo, espacio, información, técnica, recursos y organización para su

desarrollo".

Organización:

Esta referida a la combinación de un conjunto de actividades y de recursos que se

requieren para el logro de los objetivos establecidos.

Implementación:

Etapa en la cual  se aplica la programación con la posibilidad de corregir los

inconvenientes que pudieran presentarse.

Control:

El control está estrechamente relacionado con la plantificación ya que consiste en

dar seguimiento, en evaluar el cumplimiento de la plantificación establecida y

medir los resultados obtenidos en el proceso.

2. Identifique y Describa los Distintos Planes de Planificación

Con el fin de comprender mejor el proceso de la planificación, así como de

clarificar y ubicar algunos conceptos acerca del mismo, se estudiará la

clasificación de la planeación, y su terminología. Cabe mencionar que todavía no

existe un criterio unificado en cuanto a la nomenclatura, pero que la que se

presenta es, a juicio de los autores, la más idónea, ya que proporciona una

metodología sistemática que sirve como marco de referencia al desarrollar un

plan.

Requisito previo para entender la tipología de la planeación, es estudiar el

concepto del plan y su clasificación en cuanto al tiempo.

Los planes son el resultado del proceso de la planeación y pueden definirse como

diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las

especificaciones necesarias para realizarlos.

Los planes en cuanto al periodo establecido para su realización, se pueden

clasificar en:

Corto Plazo:

Cuando se determinan para realizarse en un término menor o igual a un año.

Éstos, a su vez, pueden ser: [Inmediatos: aquellos que se establecen hasta seis

meses y los mediatos: que se fijan para realizarse en un periodo mayor de seis, o

menor de doce meses.]

Mediano Plazo:

Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.

Largo Plazo:

Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.

Algunos autores se refieren a la planeación como Planeación integral o como

Planeación Total, en los casos en que dicha planeación abarca la empresa en su

autoridad, integrando todos los planes de la organización. Ésta, a su vez, puede

ser:

Estratégica:

Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los

demás planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros de mayor

jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y

disposición, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la

organización. Es a largo plazo y comprende toda la empresa.

Táctica o Funcional:

Determina planes más específicos, que se refieren a cada uno de los

departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos. Es

establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales),

con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Los planes tácticos, por

su establecimiento y su ejecución, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un

área de actividad específica.

Operativa:

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica, y su

función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que

deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Por lo general,

determina las actividades que se debe desarrollar el elemento humano. Los planes

operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se

divide un área de actividad.

3. Cuáles son los componentes de la Planificación, sus Principios y Pasos a

seguir para realizarla

Componentes:

La planificación es una metodología para la toma de decisiones.

La planificación intenta optimizar el logro de objetivos.

La planificación trata de ser coherente a través de los objetivos con la

disponibilidad de recursos y necesidades

La planificación es reflexión del presente para convertirá en reflexión del

futuro

La planificación es un proceso social

Según Ander Egg los elementos que caracterizan la planificación son:

Planificar es un proceso: es una actividad continua y unitaria que no termina en la

formulación de un plan determinado, sino que implica un reajuste permanente

entre medios, actividades y fines y sobre todo de caminos y procedimientos a

través de los cuales se pretende incidir sobre algunos aspectos de la realidad

Preparatorio: De un conjunto de decisiones que deben ser formuladas por los

responsables de elaborar el plan o programa. Estas deben ser aprobadas por

quienes tienen el poder político con el propósito de ser realizadas.

Un conjunto: Su carácter especifico es tratar con un conjunto de decisiones, con

una matriz de series sucesivas e independientes de decisiones sistemáticas

relacionadas entres si dentro de una situación dinámica e interactiva

Decisiones para la acción: La planificación es una actividad con una

intencionalidad eminentemente práctica

Futura: Es una actividad que concierte al futuro, este futuro que prevé la

planificación está expuesto operativamente en lo que en lenguaje de planificación

estratégica se denomina “Situación Objetiva”

Dirigido al logro de los objetivos: Planificar es prever “hacer algo” lo cual debe ser

expresado en objetivos concretos y bien definidos traducidos operacionalmente

en metas de cara a obtener resultados previstos. Supone una relación entre lo

decidido (programado) lo realizado (ejecutado) y los resultados obtenidos

Por medios preferibles: La naturaleza misma de la planificación, depende de la

relación entre medios y fines. Se trata desde un punto de vista metodológico, de

identificar los medios preferibles con respecto a un imput de recursos disponibles.

Desde el punto de vista técnico/operativo, se define como el arte de establecer

procedimientos para la organización de las relaciones entre medios y objetivos.

Al mismo tiempo proporcionan normas y pautas para la toma de decisiones

coherentes compatibles e integradas que conducen a una situación

sistemáticamente organizada y coordinadamente ejecutada

Principios:

La racionalidad: constituye un principio de la planificación que implica el concepto

de actuar inteligente y anticipadamente, es un reductor de incertidumbre que sin

embargo no puede asegurar que el plan se realice de la forma más coherente,

lógica y racional posible pues significaría desconocer la cambiante realidad

humana

La racionalidad también está relacionada con el establecimiento de objetivos

precisos y reales, que sean alcanzables, igualmente que se pueda lograr, la

utilización más efectiva y racional de los recursos materiales y humanos

disponibles

La Previsión: Este principio se refiere al carácter anticipatorio de la planificación,

Consiste en fijar el plazo o los plazos definitivos para ejecutar la acción que se

planifica teniendo en cuenta los recursos humanos y materiales que han de ser

utilizados

La Continuidad: Plantea que la planificación está condicionada por el logro de

determinadas metas que permitan la solución de necesidades. Este principio

supone una integración de los diversos pasos del proceso en función de metas

establecidas.

Se considera que los planes son un proceso continuo que deben

someterse a una constante revisión y si es necesario deben formularse nuevos

planes que se adapten a las circunstancias y perspectivas futuras, el plan debe

ser continuo hasta el logro de los objetivos ya que si se abandona se ha

malgastado el tiempo y recursos

La Flexibilidad Este principio implica el hecho de que un plan debe reajustes o

correcciones en el momento de su ejecución debido a una serie de

circunstancias.

A medida que un plan se ejecute es pertinente realizar una evaluación continua .

La factibilidad: La planificación debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las

condiciones objetivas

La objetividad: Este principio plantea la necesidad de estudiar los hechos sin

aferrarse a juicios u opiniones preconcebidos. La planificación debe basarse en

datos reales, razonamientos precisos y exactos, nunca en opiniones subjetivas o

especulaciones.

La coherencia: Este principio advierte que los diferentes planes programas o

proyectos deben formara una unidad coherente y orientar sus esfuerzos en un

mismos sentido

La sencillez: Este principio dice que los planes deben ser sencillos para que sean

abordados con mayor facilidad en el plano operativo, la claridad y sencillez de lo

planes impulsa al trabajo. Los planes demasiados complejos son incomprensibles

y dificultan su ejecución por que se topan con la resistencia de los miembros de la

organización

La estandarización: Este principio Implica la homogeneización de

procedimientos, programas y productos, para que los planes sean más sencillos y

claros, la estandarización es posibles en aquellas tareas que son repetitivas o sea

que siempre se realizan de una determinada forma por lo que no exigen gran

discrecionalidad por quien la ejecuta

El equilibrio: Este principio guarda cierta relación con el principio de la

estandarización, establece la armonía que debe existir entre los factores incluidos

en el plan.

La participación Éste principio favorece y propicia el análisis, reflexión, discusión

y toma de decisiones en la participación de todos y todas en los espacios

educativos y comunitarios. La participación tiene como objeto la búsqueda del

bien social, propiciando las oportunidades para que los actores sociales

involucrados y comprometidos con los procesos educativos contribuyan al

cumplimiento de los fines de la escuela.

La interculturalidad: Este principio implica tomar en cuenta las características y

realidades existentes en la localidad, municipio o región donde se encuentra la

escuela, asumiéndose la diversidad sociocultural de la población venezolana

La equidad: Este principio hace referencia que la construcción de la planificación

debe garantizar la inclusión de todos y todas en igualdad de oportunidades y

condiciones en el proceso que caracteriza el quehacer de la escuela y su

proyección pedagógica y social en el proceso de formación ciudadana.

La integralidad: Desde esta perspectiva, este principio ve la escuela como un

espacio de integración en todos los ámbitos del quehacer social. Crear para

aprender, reflexionar para crear y valorar, participar para crear, fomentará la

convivencia, reflejándose en el trabajo integrado entre familia, escuela y

comunidad.

Pasos:

ETAPA 1. EVALUAR LAS CONDICIONES ACTUALES.

Esta evaluación incluye los recursos de la empresa, las tendencias del mercado,

los indicadores económicos y los factores competitivos. En la planificación

estratégica se adopta una visión panorámica del entorno del organización. Los

planes estratégicos expresan la finalidad de organización y fijan un conjunto de

objetivos a largo plazo, que la organización debe tratar de alcanzar para sacar

provecho de las oportunidades y evitar las hipotéticas a menazas.

ETAPA 2. DETERMINAR OBJETIVOS Y METAS

Los objetivos son fines específicos, medibles, planteados a corto plazo y su

consecución previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organización.

Los objetivos deben ser desafiantes, relevantes y bien enfocados.

Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y dan

al personal de plantilla un sentido de propósito.

ETAPA 3. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN

Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se

especifiquen las acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios

específicos prescritos para el logro de los objetivos. los cursos de acción bien

planificados reciben el nombre de estrategias y tácticas, y suelen diferenciarse en

razón de su ámbito y de su marco temporal.

ETAPA 4. ASIGNAR RECURSOS

Asignar recursos está relacionado con la presupuestación y posterior entrega de

recursos. Los recursos se definen como los activos financieros, físicos, humanos,

de tiempo o de otra índole con lo que cuenta una organización. Un presupuesto es

una cantidad predeterminada de recurso relacionada con una actividad. Existe una

relación entre la presupuestación como técnica de planificación y la

presupuestación como técnica de control.

ETAPA 5. EJECUCIÓN

La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada

por los objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación.

ETAPA 6. CONTROL

Se debe controlar la decisión de planificación. la organización ha de dirigir las

actividades del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o

en algunos casos, se reajusten para poder cumplirlos.

4. Usted cree que la Planificación tiene alguna influencia en el proceso

administrativo? Explique su respuesta.

Totalmente, por cuanto que la planificación cumple dos propósitos principales en

las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en

minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los

negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa

determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel

de éxito organizacional.

Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los

recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como

una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la

dirección y el control.

Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental

de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y

el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los

objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro

en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.

La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en

torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.

Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una

estrategia para la organización.

Aspectos generales e importancia de la planificación

Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y

acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o

lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los

procedimientos adecuados para alcanzarlos.

Además los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los

recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización

desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y

procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los

objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos

organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las

fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el

entorno externo, entre otros aspectos.

Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los

eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el

cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad

en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica,

entre otros.

5. Usted cree que sea necesario coordinar las actividades y los sistemas de

una organización? Explique su respuesta.

Si, En la actualidad, las innovaciones son parte del día a día. Por este hecho, todo

tipo de organizaciones u empresas que deseen ser exitosas deben estar en un

proceso constante de cambio, que involucra a toda su estructura. Estas deben

buscar obtener el mejor rendimiento en todos sus aspectos, para poder subsistir

con la competencia además de la sociedad en la que se desarrolle.

Desde que el hombre fue consciente de este hecho ha intentado crear

directrices que le facilite todo el proceso de cambio, así se han creado teorías y

modelos aplicables a la empresa en un momento dado que cumpla con sus

expectativas y que sea adaptable a la misma. A continuación, detallaremos

algunos de estos enfoques que permiten a la empresa evolucionar y sobrevivir a

su entorno.

Las organizaciones como sistemas

Una organización es una estructura en la que sus componentes trabajan

conjuntamente para conformar un sistema en el que mediante el grupo social se

desarrollen de manera efectiva y coordinada los objetivos de la misma. Todos sus

elementos están dirigidos a lograr el mismo objetivo, interactuando de forma tal

que se logre una relación reciproca entre ellos.

Podemos percibir los sistemas de dos formas: cerrados y abiertos. Los

sistemas cerrados son aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y

programado, que opera con un muy pequeño intercambio de energía y materia

con el ambiente. Los sistemas abiertos son aquellos que presentan intercambio

con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia

con el ambiente, adaptándose a este como medio para sobrevivir.