PLANIFICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE PROGRAMAS DE DIGITALIZACIÓN

V Jornada Nacional de Archivos

Archivo Nacional de Chile23 de noviembre de 2005

Estructura de los archivos españoles

• Archivos privados, eclesiásticos, (...)• Archivos públicos:

– Archivos municipales– Archivos regionales (Comunidades

Autónomas)– Archivos del Estado:

- Ministerio de Defensa,...

- Ministerio de Cultura

Estructura administrativa de los Archivos Estatales españoles

Ministerio de CulturaDirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas

Subdirección General de los Archivos EstatalesCentro de Información Documental de ArchivosServicio de Reproducción de DocumentosJunta Superior de ArchivosComisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos

Centros dependientes del Ministerio de Cultura:

• Archivo de la Corona de Aragón (Barcelona)• Archivo General de Simancas (Simancas)• Archivo General de Indias (Sevilla) • Archivo Histórico Nacional (Madrid) • Archivo General de la Administración (Madrid) • Archivo General de la Guerra Civil Española (Salamanca) • Sección Nobleza del Archivo Histórico Nacional (Toledo)• Archivo de la Real Chancillería de Valladolid

Sala de Lectura

Laboratorio de restauración

Laboratorio de reprografía

Estructura básica de la plantilla de personal del ACA

• DIRECCIÓN: DirectorSubdirector

• ADMINISTRACIÓN: - Gestión económica- Gestión administrativa y de personal- Mantenimiento y seguridad

• DEPARTAMENTO DE REFERENCIAS (1 archivero, 4 ayudantes, 6 auxiliares)

Biblioteca (1 bibliotecario, 1 ayudante)

• DEPARTAMENTO DE DESCRIPCIÓN (6 archiveros, 4 auxiliares)

• DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN (1 archivero, 3 restauradores)

Sección de Reprografía (1 archivero, 3 fotógrafos)

1319, mayo 8. Barcelona: Asiento de los gastos de construcción de las estancias del Archivo Real de Barcelona (actual Archivo de la Corona de Aragón) en 1318.

s.f. (antes de 1192)Inventario del contenido del saco X del archivo.

Sacus .X. et sunt .XI. carte. Et primum, carta donacionis quam fecitBernardus Atonis vicecomes Gauberto comiti super diversis honoribusquando dedit ei in uxorem filiam suam. Donacio eiusdem Gaufredi comitisquam fecit Girardo, filio suo. Sacramentale testamenti Gaufredi. Litteredomini pape Adriani et Alexandri et privilegium eiusdem Alexandri in quoconfirmavit comitatum Rossilionensem Gerardo comiti. TestamentumGirardi et sacramentale quod fecerant [miltes] comitatus Rossilionensis et homines Perpiniani venerabili Ildefonso regi Aragonum comitiBarchinonensi post mortem dicti [Gerardi] comitis qui eumdem comitatumei reliquid, necnon carta donacionis quam fecit Udalgarius de Milariiseidem regi super fortitudine de Milariis, et carta donacionis quam fecit A. Gosbert domino regi dicto super hoc quod habebat infra [Portals de Elna, et carta concambii de Salsis super Castronovo, scilicet cum [abbati] SancteMarie de Grassa.

CUADRO DE FONDOS DOCUMENTALES DEL ARCHIVO DE LA CORONA DE ARAGÓN

SECCIÓN FECHAS VOLS. LEG U.I. U.D. M/L

• Cancillería real 889-1727 6.704 728 7.432 485 + perg.• Consejo de Aragón s. XV-1707 621 1.393 2.014 184• Real Audiencia 1372-1900 9.500 5.134 14.634 1.652 + perg.• Real Patrimonio s. XII-1853 7.790 890 8.680 655 + perg.• Generalitat de Cataluña s. XIV-1714 5.063 999 6.062 292 + perg. • Órdenes religiosas y militares s. X - s. XIX 6.028 2.389 8.417 431 + perg.• Protocolos notariales s. XIII-s. XIX 8.085 8.085 390• Hacienda 1717-1963 13.915 3.572 17.487 1.110• Diversos s. X- s. XX 1.888 3.898 5.786 510 + perg.• Fotografías ................................................................................................. 11.745• Mapas y planos .......................................................................................... 979• Sellos .......................................................................................................... 1.148

TOTAL METROS LINEALES .................................................................................. 5.709Número aproximado de pergaminos ....................................................................... 80.000

Préstamo de documentos por secciones

Real Cancillería y Consejo de Aragón 45,42%

Real Patrimonio 10,77%

Real Audiencia 4,26%

Generalidad 6,69%

Órdenes religiosas y militares 8,97%

Notariales 10,47%

Hacienda 1,78%

Diversos y colecciones 5,06%

Biblioteca 5,56%

Secretaría y otros 0,36%

Secciones del ACA

% sobre préstamos de documentos

% sobre metros lineales

Real Cancillería y Consejo de Aragón 45,42 11,71

Real Patrimonio 10,77 11,47Real Audiencia 4,26 28,93Generalidad 6,69 5,11Órdenes religiosas y militares 8,97 7,54Notariales 10,47 6,83Hacienda 1,78 19,44Diversos y colecciones 5,06 8,93Biblioteca 5,56Secretaría y otros 0,36

Situación del ACA en 2003

A FAVOR:

• Sede nueva: buenas condiciones de instalación, conservación y seguridad.• Gran tradición erudita del ACA. • Nivel de descripción por medios tradicionales muy alto e incorporación de nuevas tecnologías.• Buena relación de equipo: alto grado de colaboración del personal.• Presupuesto y plantilla de personal adecuados para el mantenimiento de los servicios• Alto nivel de atención al investigador.

EN CONTRA:

• Lo más grave: consulta masiva y diaria de originales valiosos. • Demanda creciente de usuarios y de reprografía concentrada en unos pocas series muy

valiosas.• Reticencias a la consulta en microfilm (desconocimiento del usuario, películas deterioradas, etc.).• Percepción negativa del investigador por las restricciones de acceso por motivos de conservación. • Falta de proyección social de trabajo del archivero en un medio cambiante: insuficiente

presencia del ACA en la Red.• Centralización de decisiones provoca inhibición de patrocinadores.

www.aer.es

¿Qué es el Proyecto AER?

El Proyecto del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte para incorporar la descripción y las imágenes de los documentos de los Archivos a la Red.

Objetivos de AER

1. Ofrecer acceso inmediato y gratuito de los Archivos Españoles a la comunidad investigadora y al público en general.

2. Facilitar y potenciar el trabajo de investigación.3. Acercar los Archivos a los ciudadanos para la mejor defensa de sus derechos.4. Asegurar la mejor conservación y difusión de los fondos de los Archivos a través

de su digitalización.5. Difundir contenidos culturales en español en Internet.

• Descripción normalizada de los documentos de los Archivos.• Incorporación de las bases de datos normalizadas existentes en los

Archivos Estatales a Internet.• Vinculación de las descripciones archivísticas a la imagen de los

documentos para su consulta en pantalla.

Contenidos de AER

• Estado de conservación.• Documentación descrita y organizada.• Demanda de los investigadores y público en general.• El soporte y tipo de documentos (pergamino, placas de vidrio, carteles,

mapas...).• La existencia de otro tipo de reproducciones (microfilm, diapositiva...).

Plan de digitalización

Criterios de digitalización

Adaptación del Plan AER a necesidades del ACA

• Determinación de la documentación a tratar: Registros de la Real Cancillería.

• Objetivos específicos del ACA:

Generar a corto plazo un soporte alternativo eficaz que permita sustituir la consulta de originales muy valiosos.

• Requisitos:

– Mantener las referencias en uso (clasificación, ordenación, signaturas y foliaciones).

– Masividad de la reprodución por exigencias de la documentación: no al “trésordes chartes”.

– Uso de la información ya elaborada: aplazamiento a una segunda fase de la elaboración de nueva información.

– Posibilidad de consulta en Sala de Lectura y por Internet.

– Establecer criterios de un formato que permita la adhesión de patrocinadores.

Fases del programa de digitalización

Por criterios de consulta y conservación1.- Cancillería medieval no microfilmada o con un microfilme antiguo, cuyos originales están fuera de

consulta por su estado de conservación (años 1291-1333).Volumen: 250.000 imágenes aprox.

2.- Originales de gran valor: Manuscritos de los monasterios de Ripoll y Sant Cugat (originales desde el siglo X).Volumen: 100.000 imágenes aprox.

3.- Cancillería medieval (1333-1416), parcialmente microfilmada, por series de mayor a menor interés, sin reprografía.Volumen: 140.000 imágenes aprox. En curso.

4.- Cancillería de época moderna (1476-1714) con motivo del IV Centenario del Quijote. Volumen: 550.000 imágenes aprox.

5.- Series del archivo más consultadas no pertenecientes a la CancilleríaVolumen: 300.000 imágenes aprox.

6.- Digitalización de las series microfilmadas pero no digitalizadas de la Cancillería medieval (1416-1476).Volumen: 250.000 imáges aprox.

Criterios: Proceso de grabación de las imágenes

1. Grabación de las imágenes:- digitalización por página a color real de 24 bits por píxel (15 Mega bytes por imagen).- las imágenes deben estar rotadas en su orden lógico de lectura.-Formatos de salida:

1º Imágenes de alta resolución TIFF (equivalente a 400 dps’s)2º Imganes de alta resolución tratada TIFF (equivalente a 400 dpi’s)3º Imagen JPEG com peso máximo de 300 K

• Tratamiento de las imágenes originales por ajuste de niveles de color para esclarecer el fondo sin dañar el texto.

• Grabación de las imágenes obtenidas en soporte óptico (DVD).

• La digitalización se realiza con cámara digital.

• La digitalización se realiza en las instalaciones del ACA.

Criterios: Estructura de la grabación de las imágenes

• El ACA facilita una tabla con la signatura correspondientes para la vinculación de las imágenes obtenidas en la digitalizaición y su posterior tratamiento

• Esta vinculación se realiza del siguiente modo en todos los DVD:

- Por cada libro digitalizado, se crea una carpeta cuyo nombre será el número del registro o su signatura (p. e., reg. 3564; Ms. Ripoll 224)

- Dentro de cada carpeta, se graban todas las imágenes correspondientes a este libro. Cada imagen lleva como nombre un número secuencial (1, 2, 3,...) seguido de guión y el número exacto del folio correspondiente (p.ej: 46_23r, 47_23v...)

• En cada fichero digital se añaden otros metadatos: fecha de digitalización, tamaño del fichero, formato del fichero (JPEG, TIFF), resolución de captura, software utilizado, resolución de las imágenes, número de imágenes, etc.

Criterios.Operativa de digitalización: descripción y preparación

• 1.- Establecimiento de unas “Instrucciones para elaborar la rejilla de folios para el digitalizador”.

• 2.- Establecimiento de unas “Instrucciones para elaborar la ficha descriptiva de los registros a digitalizar” (adaptada a ISAD) (En formato ACCES que se importa a AER)

• 3.- Establecimiento del circuito de la documentación desde el depósito al estudio fotográfico y de su custodia.

• 4.- Establecimiento de plazos y mecánica de la entrega de material digitalizado, control de calidad y distribución (instalación en los servidores, depósitos de seguridad, envío para su incorporación a AER y consulta por Internet).

• 5.- Regulación de la consulta en la Sala de Lectura: retirada de los originales ya digitalizados de la consulta pública sin autorización previa motivada.

Ejemplo de carátula

SIGNATURA:Archivo de la Corona de Aragón, Real Cancillería, Registros, núm. 427.REINADO:Jaime II.TÍTULO:Graciarum et Officialium, Curie et Secretorum infantisse Theresie.AÑOS:1324-1327.ALCANCE Y CONTENIDO:Comprende documentos expedidos por la cancillería de la infanta Teresa de Entenza, consorte del infante Alfonso.

Compuesto de tres unidades:1. Graciarum et officialium infantisse Theresie (septiembre 1324-octubre 1327). Folios A + 1-33.2. Curie infantisse Theresie (agosto 1324-octubre 1327). Folios B + 1-32.3. Registrum secretum infantisse Theresie (agosto 1324-agosto 1327). Folios C + 1-13.

VOLUMEN Y SOPORTE: 81 folios (34 + 33 + 14); 30,5 x 21. Papel.Contiene tres numeraciones, una para cada unidad, que comienzan con el folio 1, precedidas de una hoja de guarda

antigua, foliadas A, B, C.Los folios Av, Bv, 32v (segunda numeración) y Cv están en blanco.ESTADO DE CONSERVACIÓN:Restaurado, folios doblados, atacado por bibliófagos, tintas ferrogálicas.NOTAS:Título tomado del Inventario de Bofarull.Los títulos originales aparecen en el folio 1r de cada unidad.Signatura antigua: Estancia 1, Orde 7, Calaix 25.El folio 13v (tercera numeración) contiene la diligencia de cierre de Próspero de Bofarull.Precede una nota del archivero Próspero de Bofarull sobre la encuadernación del registro.Las cubiertas y el lomo de la encuadernación están intercambiadas erróneamente con las del registro 426.Fecha de la descripción: enero 2004.

EJEMPLO

REJILLA

2v (tercera numeración)141

2r (tercera numeración)140

1v (tercera numeración)139

1r (tercera numeración)138

Cv en blanco137

Cr136

32v (segunda numeración) en blanco135

32r (segunda numeración)134

......

2r (segunda numeración)74

1v (segunda numeración)73

1r (segunda numeración)72

Bv en blanco71

......

8v19

8r18

3v9

3r8

2v7

2r6

1v5

1r4

Av en blanco3

Ar2

Carátula1

FolioImagen

Costes de digitalización

Libros tamaño inferior a 36 cm 0,15 €/imagen

Libros de tamaño superior a 36 cm 0,65 €/imagen

Circuito de distribución de copias

Centro de digitalizacióndel ACA

AER (Servidor del Ministerio)

Consulta por InternetBaja Resolución

ACA(Servidor del ACA)

(2 copias)Consulta en Sala Alta resolución

SRD (Madrid)(Copia de seguridad)

Alta resolución

Inversión en digitalización del ACA

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

2003 2004 2005

Inversión en €

Progreso de las campañas de digitalización en folios (x 2 imágenes)

0

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

700.000

800.000

2004 2005 2006

Folios digitalizados

Portada AER

Repercusiones de la digitalización:

• Mejora la percepción social del ACA:

- investigadores: facilidades de investigación sobre una imagen de calidad.

- ciudadanos: sienten que el ACA es más accesible.

• Valoración de las repercusiones del programa de digitalización:

- En el servicio de la Sala de Lectura: máxima apertura al público. - En los hábitos de los investigadores.- En el laboratorio de restauración.- En los servicios de reprografía.- En el presupuesto.- En la práctica de trabajo archivístico:

• Automatización de tareas rutinarias del servicio de préstamo.• Mayor dedicación a tareas estrictamente científicas y descripción.

Repercusiones de la digitalización: Evolución del préstamo en la Sala de Lectura

0100020003000400050006000700080009000

1er

sem

estr

e20

04

1er

sem

estr

e20

05Total peticiones

Peticiones RealCancillería

Repercusiones de la digitalización: Estadísticas de la Sala de Lectura

0

500

1000

1500

2000

2500

3000

1er semestre 2004 1er semestre 2005

InvestigadoresPresencias en sala

Repercusiones de la digitalización: Estadísticas de la Sala de Lectura

1er semestre 2004

1er semestre 2005

Variación

Investigadores 471 315 -33,12%

Presencias en sala 2924 2209 -24,45%

Total préstamo de documentos 8564 7307 -14,67%

Préstamos de Real Cancillería 3890 2883 -25,88%

Gráfico de usuarios de Archivos Estatales

Repercusiones de la digitalización: tarea anual de 1 restaurador

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

2003 2004

Reintegración depapel (mecánica ymanual)Laminación

Consolidación

Repercusiones de la digitalización: en reprografía

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

1er semestre 2004 1er semestre 2005

Número de copias

Repercusiones de la digitalización: en reprografía

350

360

370

380

390

400

410

1er sem 2004 1er semestre 2005

Peticiones

Gasto en informática (en euros)

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

Mantenimiento Ingeniería

200320042005

Mantenimiento de las campañas de microfilmación por:

• Es el standard de seguridad instruido por la Subdirección General de los Archivos Estatales.

• Asegura la imagen del documento más de 50 años en contra de la volatilidad, cambios de formato y posibilidad de lectura del soporte electrónico.

• Adecuación de la plantilla, equipos de reprografía e instalaciones del ACA (que cuentan con 2200 rollos de película en la Sala de Lectura y 2600 en archivo de seguridad).

• Rapidez y experiencia probadas de las empresas.

• Adecuación a los requerimientos presupuestarios españoles.

Campañas de microfilmación

0

50000

100000

150000

200000

250000

300000

350000

2003 2004 2005

Microfilmesrealizados

Digitalización de microfilm

Criterio de las nuevas campañas de microfilmación:

• Siguen líneas complementarias de la digitalización y están destinadas a obtener un soporte seguro del conjunto documental de referencia.

Digitalización de microfilm: - con criterios homologados a imágenes digitalizadas (en B/N).- reaprovechamiento de microfilm ya realizado.- complementa series digitalizadas.- se obtiene una imagen de calidad suficiente.

Costes económicos:- microfilm (incluyendo original y copia) ........................ 0,24€ por fotograma (= 2 páginas)- digitalización del microfilm por página ......................... 0,09€ por página- total microfilmación y digitalización de 1 fotograma .... 0,42€ por 2 páginas (=1 fotogr.)

Incluye impuestos, transporte y ejecución en los locales del ACA.

Reproducción de 1 libro de 300 folios

Tiempo estimado para microfilmarlo: 50 minutos.

Tiempo estimado para digitalizarlo: 8h

Tiempo estimado para su restauración: 3 meses

Coste microfilmación: 300 fols.= 150 fotogramas x 0,24€ = 36 €

Coste digitalización: 300 fols. X 2 páginas X 0,15 € = 90 €

Coste microfilmación + digitalización: 300 fols. X 0,42 € = 126 €

Coste de restauración: sin estimación

Resultado final del proyecto, combinando digitalización y microfilm

Por cada registro o libro:• 1 copia en microfilme en la Sala de Lectura para uso del investigador, con la

posibilidad de obtener copias en régimen de autoservicio en los lectores-reproductores a su disposición.

• 1 copia en microfilme (original de cámara) en el archivo de seguridad y para uso exclusivo del Laboratorio de Reprografía.

• 1 copia digital en alta resolución en los servidores informáticos del ACA, consultable por los terminales de la Sala de Lectura, que incluye una versión de la captura original y la versión de la imagen tratada.

• 1 copia digital en alta resolución reservada en CD-ROM o en DVD en el ACA.

• 1 copia digital en alta resolución que se envía en CD-ROM o DVD al SRD de la Subdirección General de los Archivos Estatales (para volcar en sus servidores).

• 1 copia digital en baja resolución en los servidores del Ministerio de Cultura, consultable por Internet a través de la Plataforma AER (y por Intranet desde ACA).

La digitalización permitirá reorganizar los servicios en los dos edificios patrimonio del ACA

• 1. Sede histórica: Palacio de los Virreyes, con:– Sede representativa– Servicios de difusión: circuito monumental, salas de actos y de

exposiciones.– Custodia de originales valiosos fuera de consulta.– Copia digital en CD-ROM o DVD.

• 2. Edificio moderno: Servicios técnicos y de consulta: – Sala de Lectura y aula.– Departamentos de descripción, referencia y conservación.– Laboratorios de restauración y reprografía.– Administración. – Depósitos de documentación.– Copia de seguridad del microfilme.– Servidores del ACA con imáges digitalizadas.

Otros proyectos españoles

• Red de Centros y Archivo Virtual de la Edad de Plata de la cultura española contemporánea (1868-1936) http://www.archivovirtual.org/primera.htm

• Biblioteca Valenciana Digital: http://bv2.gva.es/default.php

• Biblioteca Virtual Cervantes: http://www.cervantesvirtual.com/archivos/guias.shtml