planificación del monitoreo y seguimiento en la gestión de ...telefónica gestión de servicios...

II Seminario de

Gestión de

Proyectos y Calidad

Ministerio del Ambiente

Planificación del

Monitoreo y

Seguimiento en la

Gestión de

Proyectos

Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C.

Lima, 05 de Diciembre de 2013

2 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe

43% de proyectos tienen sobrecostos,

sobreplazos y menor funcionalidad.

Sólo el 39% de

los proyectos

son exitosos …

18% de los proyectos se cancelan antes de

terminar. Nunca llegan a implementarse.

[Standish Group International USA (2013)]

Los estudios realizados como parte del análisis de la situación

inicial, arrojaron cifras que evidenciaban la importancia de tomar

acciones concretas.

El Problema 01


De $255 billones, se

desperdician $55

billones

De cada 100

proyectos, 94 se

reinician

Los costes de los

proyectos suponen

el 143% de lo

estimado, y el 82%

se pasa de plazos

Muchas compañías

gastan del 30% al

44% de su tiempo y

dinero en rehacer el

software ya escrito.

En un producto, tan

sólo están incluidas el

52%de las

funcionalidades

requeridas y

presentan 15% de

defectos

El Problema 01


Causas del Problema 01

Telefónica Gestión de Servicios Compartidos

Perú S.A.C.

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Escasa participación de los usuarios

Requerimientos y especificaciones incompletas

Cambios frecuentes en los requerimientos y especificaciones

Falta de apoyo de gestión del proyecto

Insuficientes conocimientos y experiencia en el campo

Falta de recursos

Expectativas no realistas

Objetivos poco claros

Cronogramas irreales

Nuevas tecnologías


Definir, al inicio del proyecto, como medir

el desempeño y las desviaciones. Esta

planificación permitirá ejecutar las

acciones preventivas y correctivas

necesarias

Establecer planes de control y seguimiento

contribuirá al éxito en nuestros proyectos.

La Solución 01


Control de los riesgos

Control de la calidad

Control de las

comunicaciones

Control de adquisiciones

Monitoreo y control del

trabajo del proyecto

Control integrado de

cambios

Validación y control del

alcance del proyecto

Control de las líneas base

del proyecto

Monitoreo y control de proyectos

01

Modelo de Gobierno

Niveles de Comunicación y Escalamiento

Organización del Servicio

01


Monitoreo y control de proyectos Monitoreo y control del trabajo del proyecto

01

01

Permite que todos los interesados comprendan el estado del

proyecto, así como las proyecciones de alcance, costo y

tiempo durante el ciclo de vida del proyecto

Recopilar , medir e informar el avance del proyecto

Identificar y ejecutar las acciones preventivas o correctivas

necesarias para mantener el proyecto alineado al plan

Analizar las tendencias que permitan implementar mejoras al

proceso

Identificar nuevos riesgos y monitorear los riesgos existentes


Monitoreo y control de proyectos Control integrado de cambios

01

01

Permite reducir el riesgo, al mantener los cambios

alineados a los objetivos del proyecto.

Analizar y aprobar las solicitudes de cambios.

Gestionar los cambios

Administrar el control de la configuración entregables y procesos


Monitoreo y control de proyectos Validación y control del alcance del proyecto

01

01

Permite dar objetividad al proceso de aceptación y aumenta

las posibilidades de que el entregable final sea aceptado

Formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se

hayan completado

Pers

ona

1

Pers

ona

2

Pers

ona

3

Pers

ona

1


Monitoreo y control de proyectos Control de las líneas base del proyecto: alcance, cronograma

y costos

01

01

Monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto

Monitorear el estado de las actividades del proyecto para actualizar

el avance del mismo

Gestionar los cambios a las líneas base

Permite mantener las líneas base a lo largo del proyecto, y

detectar desviaciones con respecto al plan y establecer

acciones correctivas y preventivas para minimizar el riesgo.


Monitoreo y control de proyectos Control de los riesgos

01

01

Permite mejorar la eficiencia de la gestión del proyecto, al

optimizar de manera continua las respuestas a los riesgos

Implementar planes de respuesta a los riesgos

Monitorear los riesgos identificados y riesgos residuales

Identificar nuevos riesgos

Evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos


Monitoreo y control de proyectos Control de la calidad

01

01

Permite identificar las causas de una calidad deficiente e

implementar las acciones correctivas necesarias. Validar

que los entregables y el trabajo del proyecto cumplen con los

requisitos clave para la aceptación final

Monitorear y registrar los resultados de las mediciones de calidad

Recomendar los cambios necesarios


Monitoreo y control de proyectos Control de las comunicaciones

01

01

Permite asegurar un correcto flujo de información entre

todos los interesados del proyecto

Monitorear y controlar las comunicaciones para asegurar que se

satisfagan las necesidades de información de los interesados


Monitoreo y control de proyectos Control de las adquisiciones

01

01

Permite garantizar que el desempeño del proveedor

satisface los requisitos del contrato.

Gestionar las relaciones con los proveedores

Monitorear la ejecución de los contratos

Controlar y monitorear el trabajo del proyecto, la calidad y los

riesgos

15 Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú S.A.C. www.tgestiona.com.pe Monitoreo y Control de Proyectos

Gerentes/Jefes/Líderes de proyectos

Considerando las actividades

de: alcance, cronograma,

costos, calidad,

comunicaciones, riesgos,

adquisiciones, control de

cambios, configuración y mejora

de procesos

Control y análisis

de métricas de

avance de

proyecto y

desviaciones.

Hitos cerrados

Próximas acciones

Recopilación de la

información del

proyecto.

Elaboración,

distribución y

almacenamiento de los

informes del proyecto

Planificación del

proyecto Información de

Desempeño

Gestión de la

Comunicación

Planes de

Gestión

Líneas Base

del Proyecto

Mediciones

de

desempeño

Desviación en

Líneas Base

Informes de

desempeño

01

Importancia de la planificación


02 PMO – Oficina de

Gestión de Proyectos


“Es una unidad organizacional

cuyo objetivo es centralizar y

coordinar la administración

de proyectos bajo su

dominio” [PMBOOK:2004]

La Oficina de Gestión de Proyectos …

¿Qué es una PMO? 02


DEFINIR un proceso de Gestión de Proyectos de los

Proyectos

APOYAR a los equipos de proyecto en la

administración de los mismos.

Controlar el Proceso de Desarrollo de manera de

generar VISIBILIDAD del estado real de los proyectos

Generar información de GESTION

Funciones de una Oficina de Proyectos 02

BRINDA VISION integral del portafolio del

proyecto, mientras el Jefe de Proyecto se

enfoca en su proyecto.

FACILITA la gestión del Jefe de Proyecto,

brindando procesos y técnicas propias de la

dirección de proyectos.


Por lo tanto, se puede esperar un

incremento de dos tercios en el

rendimiento de los proyectos

De 450 organizaciones encuestadas por la revista PMO/CIO

Magazine, dos tercios tienen PMO’s.

El 50% confesó que la PMO había

mejorado el resultado de sus

proyectos.

a 37% el primer año

a 62% el segundo año

a 65% el quinto año

Incremento de

Proyectos Exitosos

Algunos Números… 02

¿Quiénes Somos?

03


tgestiona, Telefónica Gestión de

Servicios Compartidos S.A.C. es una

compañía del Grupo Telefónica que

brinda servicios integrales de Business

Processes Outsourcing (BPO)

Posicionamiento en 5 países – Fundada en 2001

España

Perú

Brasil

Chile Argentina

Mas de 7000

profesionale

s y 380

Millones de

Euros de

facturación

anual

Generació

n de

ahorros

medios de

entre 20 y

55% sobre

costos

totales

tgestiona tiene

como objetivo

la calidad de

sus servicios:

Nuestros

clientes nos

han valorado

con una

puntuación

media de 8.8

sobre 10 en los

últimos cinco

años.

03

¿Quiénes Somos?


Reducción

de Costos

Enfoque

en el negocio

Experiencia

Transferencia

de riesgos

G e n e r a c i ó n d e l V a l o r

Economías de

escala

Ahorro

Conversión de

costos

Reducción de

inversión

Liberación no “core”

Optimización de

recursos

Flexibilidad

Adaptación

Mejora continua

Especialistas

Mejores prácticas

Metodologías

consolidadas

Resolución de

problemas

Gestión de riesgos

Impactos

tecnológicos

Menor dependencia

de recursos internos

¿Quiénes Somos? Generación de Valor

03


Tecnologías

y Sistemas

de Negocios

Consultoría

y Soluciones

de Negocios

Gestión

Logística

Recaudación

y Cobranza

Facilities

Management 1,000 procesos de

selección

310,000 nóminas

procesadas

+300

aplicaciones y

sistemas

administrados

450 locales

gestionado

s

2’700,000

atenciones

+ 1,500 locales

gestionados

+ 480,000 m2

gestionados

5’000,000

asientos

contables

450,000

despachados

nacionales

Gestión de

Seguridad

Gestión

Humana

Contabilidad,

Tesorería y

Tributos

¿Quiénes Somos? Portafolio de Servicios

03


Certificaciones Alianzas

¿Quiénes Somos? Nuestras Certificaciones y Alianzas

03


¿Quienes somos? 03

Financiero

Minería - Petróleo - Industria

Grupo Telefónica

Cartera de Clientes

SCOTIABANK - Propuesta Software Factory v1_comercial.ppt






Servicios Públicos

Servicios y Retail

Gobierno

¿Quienes somos? 03

Cartera de Clientes






Soluciones Sistemas de Información

Software Factory

Consultoría y Soporte SAP

Testing de Aplicaciones

PMO y Calidad

Administración de Tecnología de Información

Gestión y Operación del Centro de

Cómputo

Administración y Soporte de

Plataformas TI

Habilitación de Centros de Cómputo

Gestión y Gobierno de TI

Consultoría Mejora de Procesos

Consultoría ITIL

Consultoría COBIT

Seguridad de Información

Implantación y Operación del

SGSI

Consultoría en ISO 27001

Análisis de Riesgos y

Vulnerabilidades

Seguridad gestionada (SOC)

03 ¿Quienes somos? 3

Nuestros Servicios


• Ausencia de visión común

• Proyectos mal

planificados

• Riesgos tardíos

• No se aprende de las

experiencias

• Incapacidad para

administrar el cambio

• Recursos no disponibles

• Quejas de clientes

• Sobrecostos

• Reprocesos

• Desmotivación en el

personal.

• Estimaciones poco

certeras

• Evaluación de avance

subjetiva

Analizados los problemas e identificadas las causas el Móvil de Mejora definido fue el “Cumplimiento de Plazos”

Telefónica Gestión de Servicios Compartidos Perú

S.A.C.

El Problema Situación Inicial

03


La Solución 03

Todos estamos de acuerdo

en la importancia de tener

fuerza laboral motivada y

de calidad, pero.......

Productos

Personal

Tecnología

....inclusive nuestra

mejor gente no puede

dar lo mejor de sí

cuando el proceso no

es entendido o no esta

operando de la

mejor manera

Proceso

SATISFACION

DEL CLIENTE


Gestión de la

Integración

Recursos Humanos

Calidad

Comunica ción

Riesgos

Adquisi-ciones

Basado en las mejores prácticas internacionales como PMBOK, CMMI, ITIL,

adaptadas a las necesidades de los clientes y negocios.

Gestión de …

Tiempo

Costo

Alcance

Soporte PMO En Gestión de Proyectos

03

Procesos únicos para la gestión

de proyectos

Creación de Repositorios

comunes.

Ciclo de vida único para la

gestión.

Estandarización de

cronogramas.


Con el nuevo modelo se evidencia una mejora en el cumplimiento

en plazo de los cronogramas de los proyectos

Números en tgestiona

01

70%

31% 21%

6% 4% 4%

35%

25% 18%

15% 12%

0%

20%

40%

60%

80%

2007 2008 2009 2010 2011 2012

De

svia

ció

n d

e P

lazo

de

Pro

yect

os

Año

Evolución del Móvil de Mejora al 2012 Cumplimiento de Plazo

ObjetivosTrazadosDesviacionesReales


El monitoreo y control permite identificar a tiempo

las variaciones respecto del plan del proyecto.

Considerar actividades de monitoreo y control desde

la planificación del proyecto, permite trazar la

estrategia y la línea de acción para completarlo

con éxito.

03 Conclusión

3

planificación del monitoreo y seguimiento en la gestión de ...telefónica gestión de servicios...

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