LECTURA N 04

EL PROCESO DE ADMINISTRACIN ESTRATGICA EN MARCHA

Una organizacin es un ente complejo que interacta y reacciona frente a un turbulento medio ambiente externo. Cuando nos referimos al anlisis y diseo del sistema de planeacin, es esencial enfrentarse a este problema de manera lgica y sistemtica. En ese contexto, la planeacin es una de las actividades caractersticas en el medio organizacional contemporneo. La planeacin es valiosa tanto para entender dnde est la organizacin, como para definir hacia dnde va la organizacin.

Este ejercicio amerita del empleo de tcnicas cualitativas y cuantitativas, lo cual genera complejidades que exigen a los gestores adquirir nuevas capacidades y destrezas analticas. Es, por tanto, razonable que tanto en las entidades y dependencias pblicas y privadas se deban destinar buena parte de sus esfuerzos y recursos a incrementar las capacidades individuales e institucionales para planificar.

No obstante, la planeacin sigue siendo en esencia un ejercicio de sentido comn, por medio del cual se pretende entender, en primer trmino, los aspectos cruciales de una realidad presente, para despus proyectarla, y disear escenarios de los cuales se busca, finalmente, obtener el mayor provecho. De ah el carcter estratgico de la planeacin.

Planificacin estratgica: Medio para guiar el proceso de administracin estratgica Para que la planeacin sea sumamente practica y eficaz, deber tomar en cuenta y adaptarse a las reacciones de las personas a quienes afecta. Esto implica el uso de estrategia en la planeacin, lo que deriva en la planificacin estratgica, que consiste en proyectar el logro de los objetivos institucionales, y que tiene como finalidad el establecimiento de guas generales de accin (polticas).

Planificando conseguimos lo siguiente:

Establecer la direccin a seguir por la organizacin y sus unidades o dependencias. Examinar, analizar y discutir sobre las diferentes alternativas posibles. Facilitar la posterior toma de decisiones. Supone mayores beneficios y menores riesgos.

La planeacin estratgica se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organizacin, sobre los recursos que sern utilizados y sobre las polticas generales que orientarn la adquisicin y la administracin de tales recursos; considerando a la organizacin como una unidad.

Steiner define, en este sentido, la planeacin estratgica como: El proceso de determinar los mayores objetivos de una organizacin y las polticas y estrategias que gobernarn la adquisicin, uso y disposicin de los recursos para realizar esos objetivos.

Las caractersticas de planeacin estratgica son, entre otras, las siguientes:

Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes especficos subsecuentes. Es conducida o ejecutada por los ms altos niveles jerrquicos de direccin. Establece un marco de referencia general para toda organizacin. Se maneja informacin fundamental externa. Afronta mayores niveles de incertidumbre en la relacin con otros tipos de planeacin. Cubre amplios periodos, pero contempla periodos de evaluacin en el corto plazo. No define lineamientos detallados. Su parmetro principal es la eficiencia.

No solo tiene que ver con decisiones futuras, sino que est relacionada con la toma de decisiones actuales que afectaran a la organizacin y su futuro. No elimina el riesgo, pero ayuda a evaluar los riesgos que se deben asumir.

La planificacin estratgica comienza dando respuesta a estas tres preguntas:

(a) Dnde estamos hoy? Anlisis de la situacin: Anlisis del entorno Anlisis interno

(b) Dnde queremos ir? Objetivos y metas a largo plazo

(c) Cmo podemos llegar a donde queremos ir? Comprender el mercado (para el caso de empresas) o el mbito de actuacin territorial (municipio) y normativa (competencias) Disear las estrategias apropiadas

La planeacin estratgica exige creatividad, anlisis, honestidad y un nivel de examen de conciencia que no se puede alejar del anlisis cuantitativo. Aunque algunos anlisis cuantitativos son necesarios para lograr un proceso de planeacin estratgica completo, nunca constituyen su esencia.

EL proceso de administracin estratgica bajo un enfoque de planificacin

El proceso de Administracin Estratgica, a travs de la funcin de planeamiento, se puede dividir en cinco componentes diferentes:

Desarrollar una visin estratgica y una misin: Una visin estratgica es el mapa de rutas del futuro de una empresa, de la direccin que lleva, de la posicin que pretende ocupar y de las capacidades que planea desarrollar.

La misin expone el porqu de la existencia de la organizacin, y el qu debe hacer. Por ejemplo, la misin de una aerolnea nacional podra definirse como: Satisfacer las necesidades de individuos y viajeros de negocios en cuanto a transporte rpido, a un precio razonable y hacia los principales destinos del pas.

Determinar objetivos: Los objetivos son criterios para dar seguimiento al desempeo y al progreso de una organizacin. Es recomendable prestar atencin al siguiente refrn: Si usted quiere tener resultados sobresalientes, debe tener objetivos sobresalientes. Las metas principales u objetivos crticos especifican lo que la organizacin espera cumplir en el mediano a largo plazo.

En general las organizaciones con nimo de lucro operan en funcin a una jerarqua de metas, donde la maximizacin de la rentabilidad de los accionistas se encuentra en la cima de las metas.

En muchos casos las organizaciones operan con la meta secundaria de ocupar el primer o segundo lugar en el mercado donde compiten (AFP Prima, por ejemplo). Otras organizaciones pueden considerar como objetivo crtico colocar su producto al alcance de cualquier consumidor en el mundo (por ejemplo, Coca-Cola).

En el caso de las organizaciones sin nimo de lucro (como las ONG o las mismas entidades gubernamentales), el conjunto de metas principales u objetivos crticos es, de manera tpica, mucho ms diverso.

Para la definicin de la visin, la misin y los objetivos crticos o metas principales de la organizacin, es til realizar un anlisis externo e interno (FODA), a efectos de identificar amenazas y oportunidades en el entorno, as como las fortalezas y las debilidades de la organizacin.

Anlisis externo: En esta etapa se deben examinar tres ambientes interrelacionados:

1. El ambiente inmediato, que es la industria o sector donde opera la organizacin, incluyendo la posicin competitiva de la organizacin y la influencia de las tendencias externas (como la globalizacin) en el entorno nacional o local. 2. El ambiente nacional y local, dentro del que opera la organizacin. 3. El macroambiente, examinar factores macroeconmicos, sociales, gubernamentales, legales, internacionales y tecnolgicos que puedan afectar la organizacin.

Anlisis interno: Comprende la identificacin de la cantidad y calidad de recursos disponibles. Se observa cmo la organizacin evoluciona en la construccin de capacidades distintivas (fortalezas nicas de la organizacin); el empleo de los recursos; y la formacin y sostenimiento de altos niveles de desempeo (en funcin a indicadores como eficiencia, calidad, innovacin y conformidad por parte del contribuyente).

Crear una estrategia: La estrategia de una organizacin consiste en las acciones y enfoques de negocios que emplea la administracin para lograr el desempeo organizacional previsto.

Involucra la generacin de una serie de alternativas estratgicas, dadas las fortalezas y debilidades internas, junto con sus oportunidades y amenazas externas.

El propsito de las alternativas estratgicas, generadas en el anlisis FODA, debe basarse en las fortalezas con el fin de explotar las oportunidades, contrarrestar las amenazas y corregir las debilidades. Con el fin de escoger entre las alternativas generadas por un anlisis FODA, la organizacin debe evaluarlas confrontndolas entre s con respecto a su capacidad para lograr metas importantes. El proceso de seleccin estratgica requiere identificar el conjunto respectivo de estrategias que mejor le permitan sobrevivir y prosperar en el ambiente de rpido cambio, tpico de la mayora de los contextos tanto pblicos como empresariales. Adems se debe estudiar el rol de las alianzas estratgicas como alternativas para la diversificacin en los productos o servicios, y la integracin vertical.

Poner en prctica la estrategia: Comprende los siguientes pasos:

1. Crear una organizacin capaz de llevar a cabo con xito la estrategia. Esto implica el diseo de estructuras organizacionales apropiadas para lograr el funcionamiento de la estrategia. Implica asignar responsabilidad de tareas y autoridad en la toma de decisiones; particularmente en aspectos como analizar si una organizacin debe funcionar con una estructura plana o alta; el grado de centralizacin o descentralizacin de la autoridad en la toma de decisiones; el punto mximo para dividir la organizacin en subunidades semiautnomas (divisiones o departamentos) y los diferentes mecanismos disponibles para integrar esas subunidades.

2. Adems de seleccionar una estructura, una empresa debe establecer sistemas apropiados de control organizacional. Debe decidir cmo evaluar de la mejor manera el desempeo y controlar las acciones de las subunidades, evitando el riesgo de caer en excesos que desincentiven la iniciativa, la creatividad y el compromiso con los objetivos de la organizacin. Las opciones disponibles van desde los controles en funcin a indicadores de incidencia en el entorno (donde se halla el contribuyente o cliente), hasta alternativas burocrticas y de control que estn apertrechadas en lo ms profundo de la cultura organizacional imperante y en las normas y procedimientos estndar.

3. Desarrollar presupuestos que guen los recursos hacia las actividades decisivas para el xito estratgico. Asimismo, establecer polticas y procedimientos de operacin que respalden la estrategia, e instalar sistemas de informacin, comunicacin y operaciones.

4. Motivar a las personas y vincular las recompensas al logro de resultados. Asimismo, crear una cultura de compaerismo y gestionar el conflicto y la necesidad de cambio.

Los diferentes subgrupos (departamentos o divisiones) dentro de una organizacin tienen sus propias agendas, lo que constituye una fuente potencial de conflicto. Los departamentos pueden competir entre s por una mayor participacin en los recursos escasos de la organizacin. Tales conflictos se pueden resolver mediante la distribucin relativa del poder entre las subunidades, o bien, a travs de una evaluacin racional de las necesidades relativas. De manera similar, los gerentes con frecuencia participan en discusiones entre s, acerca de las decisiones polticas correctas. Las luchas de poder y la formacin de coaliciones se constituyen en las mayores consecuencias de estos conflictos y forman, en realidad, parte en la administracin estratgica.

Por ltimo, se debe examinar cmo puede una organizacin manejar los conflictos para cumplir su misin estratgica e implementar el cambio. Por ello se deben analizar las fuentes del poder y conflicto organizacional, y estudiar cmo esos factores pueden causar inercia organizacional, la cual puede inhibir el cambio estratgico necesario.

5. Instituir programas de mejoramiento continuo y ejercer un liderazgo participativo sustentado en el respeto mutuo, en la creacin de oportunidades para todos dentro de la organizacin, y brindar reconocimiento a la libre iniciativa y al compromiso de las personas ms all de lo que sealen sus reglamentos o manuales de funciones. Evaluar el desempeo e iniciar los ajustes correctivos (ciclo de retroalimentacin): La visin, los objetivos, la estrategia y la dimensin operativa de la gestin en la organizacin nunca son concluyentes. La evaluacin del desempeo, la supervisin de los cambios en el ambiente que la rodea y los ajustes, son partes normales y necesarias del proceso de administracin estratgica.

El ciclo de retroalimentacin indica que la administracin estratgica es un proceso permanente. Una vez implementada la estrategia, debe hacerse monitoreo de su ejecucin con el fin de determinar hasta qu punto se logran realmente los objetivos estratgicos. Esta informacin se devuelve al nivel jerrquico superior de la organizacin, a travs de sistemas tcticos y estratgicos que apoyan la toma de decisiones y el control de la

gestin. La informacin de esta fase sirve de insumo a la siguiente fase de la implementacin y formulacin de estrategias, ya sea para reafirmar las metas y estrategias existentes o para sugerir cambios. Por ejemplo, cuando se pone en prctica, un objetivo estratgico puede ser demasiado optimista, y por tanto, en la siguiente ocasin se establecen objetivos algo menos ambiciosos. De otro lado, la retroalimentacin puede revelar que los objetivos estratgicos s eran alcanzables, pero que la estrategia de implementacin fue deficiente. En este caso, la siguiente fase en la administracin estratgica puede concentrarse ms en el diseo de estrategias contingenciales y en la implementacin.

La retroalimentacin cierra el ciclo de la administracin estratgica, adems de constituir parte del control estratgico organizacional. Este es un tpico complejo que requiere de anlisis y estudio para integrar a la organizacin un sistema fiable de control y evaluacin del desempeo en la gestin, que se puede instrumentalizar a travs del diseo e implementacin de un tablero de comando o Scorecard Municipal (para el caso del mbito municipal). EL PLAN ESTRATGICO Finalmente, el Plan Estratgico, como resultante del proceso de reflexin estratgica, aporta a la entidad o territorio que lo asume una serie de objetivos y ventajas, que incluyen: Identifica problemas y amenazas que, a medio y largo plazo, pueden tener gran repercusin. Asimismo, ayuda a la bsqueda y deteccin sistemtica de nuevas oportunidades. Expone las voluntades estratgicas de los directivos y las concretiza en trminos operativos, a travs del proceso de encaje entre las voluntades personales, los impactos del entorno y las fortalezas o debilidades propias. As se clarifica el proceso de asignacin de recursos; se facilita la integracin del equipo humano; y se orienta la gestin hacia la bsqueda de objetivos estratgicos conjuntos, facilitando los procesos de coordinacin. Facilita el control y clarifica el sistema de informacin. El plan contribuye a implantar un control de la gestin, basado en realidades posibles, a travs del control presupuestario (dimensin operativa) y del monitoreo y evaluacin de resultados en la gestin (dimensin estratgica). Su propia metodologa impulsa la participacin del conjunto de actores internos (y externos en el caso de las municipalidades) en las decisiones acerca del futuro, facilitando el consenso. Por cada objetivo fijado deben definirse las acciones a realizar, se deben anticipar los problemas a encarar, se deben priorizar soluciones, se requiere asignar recursos, determinar responsabilidades y disear medidas de seguimiento que permitan evaluar el avance. El conocimiento de la misin, los objetivos y la estrategia por parte de todos los integrantes de una organizacin es un elemento poderoso para mejorar la posibilidad de cumplirlos. Sirve tambin como elemento motivador ya que, al participar en su construccin, los individuos se comprometen ms en su logro; y una vez alcanzados, los individuos (y la organizacin en su conjunto) se sienten motivados por plantearse nuevos retos y de mayor envergadura. Un plan cuyos objetivos no se traducen en una estrategia especfica, consistente y representada por acciones concretas, no es un plan formal, slo un enunciado de buenas intenciones. Traducir los objetivos estratgicos en acciones concretas que se incorporen al quehacer diario de la organizacin es pasar de la planeacin a la administracin o gerencia estratgica; es otorgarle, de hecho, un sentido trascendente a la accin cotidiana de todos sus integrantes, quienes sabrn que, al margen de las tareas rutinarias, hay que

desarrollar otras actividades que tienen un efecto ms importante, duradero y necesario para garantizar el futuro de la organizacin. Hay que mencionar, finalmente, que la ptima productividad de una organizacin no es el resultado directo de la planeacin estratgica, sino el producto de la gran variedad de habilidades directivas y liderazgos en la organizacin. En trminos generales, las direcciones muy eficientes saben desarrollar sistemas de planeacin que se adaptan a sus necesidades, lo cual vigoriza el proceso directivo y permite obtener mejores resultados, en comparacin con organizaciones que operan al margen de un sistema de planeacin formal.