¿Qué es una organización?

Las organizaciones sean productoras de bienes materiales como alimentos, vestidos, calzados o prestadoras de servicios como luz, teléfono o educación, son sistemas o interrelaciones de trabajo, cuya razón de ser es la de satisfacer las necesidades de una sociedad.

(1) Dependiendo del tipo de empresa, ésta debe dar beneficios económicos a sus propietarios e incidir en el mejoramiento de la calidad de vida (ambiental y humana ) de la comunidad donde se encuentra.

Concepto de planeaciónEl concepto de planeación a largo plazo de acuerdo con Harold Koontz y Cyril O´Donnell es: Decidir en forma anticipada qué hacer, cómo hacerlo, cuándo hacerlo y quién lo va a hacer. La planeación llena el vacío que existe entre dónde estamos y a dónde queremos llegar.

Concepto de planeación

(Reyes, 1996)

Planear es la función que tiene por objetivo “fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización”

Importancia de la planeaciónLa información se vuelve importante cuando ofrece a su poseedor la ventaja de decidir cuál es el mejor curso de acción que debe seguir con un mayor grado de certeza, contrario al caso de no contar con ella para hacerlo. La planeación puede y debe realizarse en cualquier nivel o área funcional de la organización así por ejemplo, en una tienda departamental el área de compras

¿Qué quiero ser?

¿Cuáles son las oportunidades para profesionistas?¿Cuento con los recursos económicos para pagar la universidad?¿Cuánto cuesta la universidad?¿En qué ciudades se encuentra la licenciatura que me gustaría estudiar?¿Ofrecen becas para estudiantes?¿Mis calificaciones me permitirían obtener una beca? 

¿Hay empleo para personas sin estudios de licenciatura?¿Los empleos que hay ofrecen el sueldo necesario para mantenerme?¿Podría comenzar un nuevo negocio?¿Puedo obtener financiamiento?

Ejemplo de una decisión personal

Ciclo de PlaneaciCiclo de Planeacióónn

Es la concepción gerencial básica que dinamiza la relaciónentre la función directiva y los resultados.

PPLANEAR

HHACER

ActuarCorrectivamente

VVERIFICAR

AACTUAR

Definir lasMetas

Definir los métodos que permitiránalcanzar las metaspropuestas

Educar yEntrenar

Ejecutar la tarea y recogerlos datos

Verificar losresultadosde la tareaejecutada

En las organizaciones de nuestro entorno, la planeación es una actividad administrativa cuya importancia no ha sido reconocida, debido principalmente a que muchos negocios han permanecido en el mercado con dirigentes que han tomando decisiones intuitivamente, y que consideran no necesitan perder su tiempo en procesos cansados de análisis y que requieren de información que es muy posible que no se cuente ni dentro ni fuera de la institución.

Planeación estratégicaAlgunos de los resultados esperados de la misma como parte del proceso de administrar organizaciones, son: ofrecer información a los involucrados sobre el concepto del negocio (visión, misión filosofía) sus metas y objetivos, su estrategia corporativa (dirección futura hacia la que deben de ir los productos y los mercados) y la formalización de planes operativos (a corto plazo) congruentes con el futuro deseado, todo esto, en términos concretos es información que debe servir a la alta gerencia en la orientación del futuro que se desea tener como empresa.

Elementos de la Planeación Estratégica

OR GAN IZA CIÓN

Los objetivos establecen los fines

la estrategia establece el cam ino para llegar a ellos

ÍOR GAN IZA CIÓN

Los objetivos establecen los fines

la estrategia establece el cam ino para llegar a ellos

Í

Ventajas de la Planeación Estratégica1. Permite identificar oportunidades significativas y precisar

ventajas y desventajas de competidores. 2. Definir con anticipación los factores estratégicos clave en

relación al futuro: competencia, clientes, producto y medio ambiente.

3. Crear escenarios futuros de lo que será el contexto de la organización y centrar esfuerzos en el cliente.

4. Exige que el director se formule y conteste preguntas claves para la compañía y a las cuales debe de prestar especial atención.

5. Es un sistema de capacitación ejecutiva en el que se enfatiza el sentido de participación colaborativa.

6. Exige el establecimiento de objetivos proporcionando una guía para la toma de decisiones ejecutivas.

7. Es una transición ordenada entre la posición que una organización tiene ahora y la que desea para el futuro.

8. Su importancia debe ser entendida en función de los resultados y a pesar de la complejidad asociada con su proceso.

Elementos de la Planeación EstratégicaUn buen plan estratégico requiere de algunos elementos importantes. Primero que nada, es vital un  compromiso de la dirección o gerencia general en el aspecto de establecer claramente el rumbo  deseado para la organización. Para poder orientarnos al respecto, es necesario partir de una base:

Información histórica y Los índices actuales de desempeño

disponibles.

Elementos de la planeación estratégica.

Misión. Visión. Análisis y diagnóstico. Objetivos. Valores.

Estrategia organizacional

Valores

Misión

La Misión es definición de la empresa en el momento presente. Es la razón de ser como organización. Contiene la identificación de sus competencias (producto, mercado y alcance geográfico)

"La misión es lo que pretende hacer la empresa y para quién lo va hacer.

Es el motivo de su existencia, da sentido y orientación a las actividades de la empresa.

Es lo que se pretende realizar para lograr la satisfacción de los clientes potenciales, del personal, de la competencia y de la comunidad en general" (Jack Fleitman)

Representa la razón de ser de la empresa; orienta toda la planificación y todo el funcionamiento de la misma.

Misión

Ejemplo de Misión:MACMAC

• Satisfacer los requerimientos de los mercados de acumuladores de energía eléctrica, en un ambiente de trabajo que permita el desarrollo integral de sus colaboradores, en armonía con el medio ambiente, logrando un valor agregado para sus clientes, accionistas, proveedores y comunidad.

MisiónMisión

• Misión: Somos una organización líder en la producción y comercialización de comidas preparadas y congeladas típicas colombianas con los mas altos estándares de calidad, bajo un concepto innovador basado en la rapidez, facilidad de preparación y excelente presentación, buscando la satisfacción permanente de nuestros clientes.

ServientregaServientrega

Misión

Satisfacer totalmente las necesidades de logística y comunicación integral de nuestros Clientes, a través de la excelencia en el servicio, el desarrollo integral de nuestros Líderes de Acción y el sentido de compromiso con nuestra familia y nuestro País.

MisiMisióónn• En Abocol, dirigimos el talento humano a producir y comercializar

Planes Integrales de Nutrición Vegetal, con productos propios y de terceros, para que los agricultores aumenten la productividad, y al mismo tiempo, a producir materias primas intermedias con base en la síntesis del nitrógeno.

• Nos asociamos con la cadena de producción agrícola y de la industria del Nitrógeno en una relación de mutuo beneficio y de largo plazo, destacándonos por:– * La cultura de calidad, servicio y medición.– * La mejor atención y asesoría al cliente.– * La innovación.– * El respeto por el ambiente y el cumplimiento con las

disposiciones gubernamentales.– * La actualización permanente de nuestra tecnología de

producción, de logística y de los sistemas de información.

• Así, aseguramos la permanencia de la empresa en el largo plazo, el posicionamiento de nuestras marcas y la rentabilidad para nuestros accionistas.

Visión

La Visión es la ubicación de la empresa en escenarios futuros. Es mas que un sueño, puesto que debe ser viable, realista y medible en el tiempo. Es la imagen clara del estado deseado, que logra motivar a los miembros de la organización a convertirlo en realidad.

Visión empresarialVisión empresarial• Para Ian Wilson, es "Una declaración coherente y poderosa de

lo que el negocio es y lo que debería de ser a 3, 5 o 10 años plazo".

• Naisbitt la define como "El enlace entre los sueños y la acción.

• Warren Bennis la define como: "Una vista de un futuro realista, creíble y atractivo para la organización, una condición que mejora de forma importante lo que existe ahora.

• Joe Baker en su vídeo "El poder de una visión", dice: " La Visión es una descripción imaginativa y alentadora del papel y objetivos futuros de una organización que significativamente va más allá de su entorno actual y posición competitiva".

MACMAC MAC S.A. será una empresa de clase

mundial en la producción y comercialización de acumuladores de energía, reconocida por la competencia de su gente y su liderazgo continental dentro de un desarrollo armónico e integral.

VisiónVisión

• Visión: En el 2009 seremos una organización reconocida a nivel nacional por la fabricación de comidas típicas colombianas habiendo realizado una penetración en las principales ciudades del país a través de puntos de venta bajo la modalidad de franquicias y la expansión de nuestra red de comercialización en auto servicios

Almacenes EXITOAlmacenes EXITO• "En el año 2015 cautivamos, por

encima de nuestra competencia, la lealtad de los consumidores colombianos, la preferencia de los proveedores y el orgullo de nuestros empleados y accionistas".

La 14La 14

• Ser reconocida como una de las mejores organizaciones del sector comercio a nivel nacional, ofreciendo el mejor surtido , el mejor servicio, a los mejores precios.

Aclarar la VisionAclarar la Vision

• Cuáles deben ser las características de la organización en su estado ideal de éxito” para (la fecha la define cada empresa)

• Como queremos vernos dentro de 3 o 5 años.

CaracterCaracteríísticas ideales: sticas ideales: ejemplosejemplos

• Seremos los proveedores preferidos por la calidad de nuestros productos.

• Daremos siempre la misma calidad en la prestación de los servicios y ese será nuestra promesa de venta.

• Aseguraremos la calidad de nuestros procesos para presentar nuestros productos como oferta de exportación.

• Estaremos posicionados entre las 20 primeras empresas más recordadas en el mercado.

Objetivos

Son las guías que le dan direccionalidad a la empresa, describen el futuro deseado, de allí que tengan una relación estrecha con la visión de la organización.

Factores esenciales de Factores esenciales de éxitoéxito

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misimisión y visiónón y visiónEl techoEl techo

factores esenciales factores esenciales de de éxitoéxitoLos soportesLos soportes

ObjetivosObjetivosLas basesLas bases

Factores Factores esenciales de esenciales de ééxitoxito

Qué debemos hacer muy bien para poder realizar la misión y la visión?

Desarrollo de la gente Calidad de las carnes Impacto positivo en el “gusto” del cliente Calidad y estandarización de las receta

El CorralEl Corral

Carvajal S.A.Carvajal S.A.• Profesionalismo de la gente• Diversificación de productos• Innovación en productos• Calidad

Objetivos Estratégicos

FEEFEE FEEFEE FEEFEEFEEFEE

MISION Y VISIONMISION Y VISION

OBJETIVOS OBJETIVOS ESTRATEGICOSESTRATEGICOS

OBJETIVOS OBJETIVOS ESTRATEGICOSESTRATEGICOS

OBJETIVOS OBJETIVOS ESTRATEGICOSESTRATEGICOS

OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECIFICOSESPECIFICOS

OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECIFICOSESPECIFICOS

OBJETIVOS OBJETIVOS ESPECIFICOSESPECIFICOS

METASMETAS METASMETAS METASMETAS

TAREASTAREAS TAREASTAREAS

Los objetivos deben ser: SMARTLos objetivos deben ser: SMART

eSpecíficos: descripción breve y clara de un QUÉ (resultados o contribución; no actividades; no aquello que hay que hacer para generar el resultado)

Medibles: especificación clara de la condición de cumplimiento del objetivo (numérica o descriptiva; medible u observable; rango aceptable)

Alcanzables: cumplimiento controlable por el individuo e incremento de su nivel de reto y desempeño.

Resultado alineado: contribución directa a las prioridades y los objetivos estratégicos de la organización.

Tiempo: especificación clara del tiempo en que se debe lograr el objetivo.

Importancia de los Objetivos

Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa, éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa.

Otras de las razones para establecer objetivosPermiten enfocar esfuerzos hacia una misma

dirección.Sirven de guía para la formulación de estrategias.Sirven de guía para la asignación de recursos.Sirven de base para la realización de tareas o

actividades.Permiten evaluar resultados, al comparar los

resultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.

Generan coordinación, organización y control.Generan participación, compromiso y motivación; y,

al alcanzarlos, generan un grado de satisfacción.

Características de los objetivosMediblesLos objetivos deben ser mensurables, es

decir, deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, en vez del objetivo: “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería: “aumentar las ventas en un 20% para el próximo mes”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos genéricos, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos específicos o medibles que en conjunto, permitan alcanzar los genéricos.

ClarosLos objetivos deben tener una definición

clara, entendible y precisa, no deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.

AlcanzablesLos objetivos deben ser posibles de

alcanzar, deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta posea. Se debe tener en cuenta también la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.

RealistasDeben tener en cuenta las condiciones y

circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, por ejemplo, un objetivo poco realista sería aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes. Los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta el entorno, la capacidad y los recursos de la empresa.

CoherentesDeben estar alineados y ser coherentes con

otros objetivos, con la visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.

Tipos de ObjetivosObjetivos generales

Son expresiones genéricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos son:

Ser el líder del mercado.Incrementar las ventas.Generar mayores utilidades.Obtener una mayor rentabilidad.Lograr una mayor participación en el mercado.Ser una marca líder en el mercado.Ser una marca reconocida por su variedad de

diseños.Aumentar los activos.Sobrevivir.Crecer.

Tipos de ObjetivosObjetivos específicos

Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, están expresados en cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos específicos son:

aumentar las ventas mensuales en un 20%. generar utilidades mensuales mayores a US$20 000 a partir

del próximo año. obtener una rentabilidad anual del 25%. lograr una participación de mercado del 20% para el segundo

semestre. producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión. elevar la eficiencia de la producción en un 20% para el

próximo mes. vender 10 000 productos al finalizar el primer año. triplicar la producción para fin de año. adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre. abrir 3 tiendas para el primer trimestre del próximo año.

Objetivos de acuerdo al alcance del tiempo

a. Objetivos de largo plazo (Estratégicos) Son objetivos a nivel de la organización, sirven para definir el

rumbo de la empresa. Se hacen generalmente para un periodo de cinco años, y tres como mínimo. Cada objetivo estratégico requiere una serie de objetivos tácticos.

b. Objetivos de mediano plazo (Tácticos)

Son objetivos a nivel de áreas o departamentos, se establecen en función de los objetivos estratégicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres años. Cada objetivo táctico requiere una serie de objetivos operacionales.

c. Objetivos de corto plazo (Operacionales)

Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en función de los objetivos tácticos. Se hacen generalmente para un plazo no mayor de un año.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos

Para finalizar veamos algunos consejos sobre el uso de objetivos: se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos

sirvan de referencia para establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales, puede generar confusión y falta de conciencia de hacia dónde realmente se quiere llegar, siempre es necesario acompañarlos con objetivos específicos.

es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada división o área, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la empresa.

los objetivos no deben ser estáticos, se debe tener la suficiente flexibilidad como para poder adaptarlos a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos de los consumidores como producto de nuevas modas.

siempre se deben establecer prioridades, cumpliendo los objetivos en orden de importancia o urgencia.

y, por último, los objetivos deben ser conocidos por todos los niveles de la empresa, y siempre deben hacerse recordar permanentemente.

Estrategias

Las estrategias propiamente son un conjunto amplio de orientaciones y programas con un horizonte de mediano plazo, representa como ya se indicó, la razón de ser de la empresa (misión), los objetivos (visión) y sus planes de acción.

Ejemplo de Estrategias

¿Conocer las oferta y dedada del producto en la subregión.?

¿Mercadear agresivamente en tres islas (Puerto Rico, Santo Domingo y Curazao)?

¿Consolidar la marca?¿Diseñar nuevos productos o innovar en los

ya existentes?

Plan Estratégico

El Plan Estratégico es la programación de actividades para cumplir las metas, responde a preguntas operativas de cuánto (inversión), cuándo (tiempo), quién (recurso humano), ello a fin de lograr lo establecido en las estrategias.

Ejemplo de Plan Estratégico

Tomaremos para ejemplificar el Plan Estratégico, el primer punto de la estrategia:

¿Conocer la oferta y demanda del producto en la subregión?

Plan Estratégico Marzo / Julio 2007:

¿Reuniones internas en la empresa para definir qué datos se necesitan saber de la competencia para entrar en el mercado del Caribe?

¿Ubicar las empresas especializadas en hacer estudios de oferta y demanda de productos en cada uno de los países?

¿Solicitar ofertas de servicios a cada una de ellas, haciendo saber nuestros requisitos de información y llevar a licitación?

¿Colocar un horizonte de tiempo (seis meses) para la entrega de resultados?

¿Designar un responsable del proceso por la empresa y un responsable por la empresa que hará el trabajo en los países?

¿Informar a las instancias gerenciales respectivas los resultados del estudio?

Metas

Es el resultado específico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y que responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cuánto y cuándo.

Ejemplo de Metas:

Continuando con el ejemplo de la empresa de detergente, una meta seria:

La colocación del 5% de la producción de detergentes industriales, en septiembre del 2011, en el mercado de Puerto Rico.

Valores

Los valores son los principos-guías que orientan y comparten los miembros de una organización, son creencias que energizan o motivan al cumplimiento de acciones.Los valores son factores, convicciones que agrupan, cohesionan y pueden lograr que una empresa sea más o menos competitiva.

Herramientas para el seguimiento de tareas o actividades

Cronograma

Histograma de frecuencia

Diagrama de barras

Herramientas para la medición y el mejoramiento de los procesos y resultados en la empresa

Histograma de frecuenciaGráfico de controlDiagrama de ParetoDiagrama Causa-Efecto

Gracias