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PLANEACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN
AMBIENTAL, EN LA EMPRESA QUIMISERVI S.A.S BAJO LOS REQUISITOS DE
LAS NORMAS ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015
INFORME FINAL DE PASANTÍA
PAMELA ALEJANDRA RUIZ PARDO
JULIANA ARLENYS VASQUEZ MARTINEZ
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL
BOGOTÁ D.C.
2017
PLANEACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD Y GESTIÓN
AMBIENTAL, EN LA EMPRESA QUIMISERVI S.A.S BAJO LOS REQUISITOS DE
LAS NORMAS ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015
INFORME FINAL DE PASANTÍA
PAMELA ALEJANDRA RUIZ PARDO
20122185010
JULIANA ARLENYS VASQUEZ MARTINEZ
20131185016
Directora interna:
Ph D (C) LUISA FERNANDA GONZÁLEZ RAMÍREZ
Directora externa:
Ing. ANDREA DEL PILAR PARDO PINEDA
Proyecto de grado presentado como requisito parcial para optar al título de Administrador
Ambiental
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES
PROYECTO CURRICULAR DE ADMINISTRACIÓN AMBIENTAL
BOGOTÁ D.C.
2017
NOTA DE ACEPTACIÓN
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Firma director interno
_________________________________
Firma director externo
________________________________
Firma Jurado
Bogotá, noviembre de 2017
AGRADECIMIENTOS
En primer lugar, queremos agradecer a Dios, ya que sin su voluntad nada es posible.
Un lugar especial en estas líneas merece la Ing. Andrea del Pilar Pardo, ya que sin su apoyo,
paciencia y dedicación el siguiente proyecto no hubiese sido posible.
Gracias, de corazón, a nuestra directora, la profesora Luisa Fernanda González Ramírez, su
criterio, paciencia, motivación y aliento hicieron fácil lo difícil.
Finalmente, a todos aquellos compañeros y amigos, que de una u otra manera han sido claves en
el logro de nuestros objetivos.
DEDICATORIA
Dedico este proyecto a mis papás, Teresa y Alfonso. Sus buenas enseñanzas, paciencia y
oraciones hicieron de mí quien soy hoy en día.
A mis hermanos y hermanas, su apoyo ha sido fundamental a lo largo del camino.
Al amor de mi vida, Juan David, tu aliento en los tiempos difíciles es mi más grande motivo para
seguir.
Juliana Vásquez Martínez
Este trabajo es dedicado a las personas que amo, que con su apoyo y sobre todo con su paciencia
han acompañado cada uno de los pasos de mi vida.
Pamela Ruiz Pardo
Tabla de Contenido
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 13
2. JUSTIFICACIÓN ....................................................................................................... 15
3. OBJETIVOS ................................................................................................................ 19
3.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 19
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................... 19
4. MARCO REFERENCIAL ......................................................................................... 20
4.1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL ........................................................................... 20
4.1.1. HISTORIA DEL SECTOR PRODUCTIVO EN COLOMBIA. ...................... 20
4.1.2. ESTRUCTURA EMPRESARIAL. ..................................................................... 21
4.1.3. COMPETENCIA. ................................................................................................ 21
4.1.4. ASOCIACIONES DEL SECTOR. ..................................................................... 22
4.1.5. CIFRAS DEL SECTOR. ..................................................................................... 22
4.1.6. VENTAJAS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS INTEGRADOS DE
GESTIÓN ............................................................................................................................ 24
4.2. MARCO CONTEXTUAL .......................................................................................... 28
4.2.1. INSTITUCIONAL ............................................................................................... 28
4.2.1.1. UBICACIÓN GEOGRÁFICA. ....................................................................... 28
4.2.1.2. INFORMACIÓN GENERAL ......................................................................... 29
4.2.1.3. MISIÓN. ............................................................................................................ 29
4.2.1.4. VISIÓN. ............................................................................................................. 29
4.3. MARCO LEGAL ...................................................................................................... 29
5. MARCO METODOLÓGICO ................................................................................... 32
5.1. ESTRUCTURA METODOLÓGICA PRINCIPAL .......................................................... 32
5.1. ACTIVIDADES PROGRAMADAS .............................................................................. 34
6. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS. ....................................................................... 37
6.1. FASE 1.................................................................................................................. 37
6.2. FASE 2.................................................................................................................. 41
7. ANÁLISIS DE RESULTADOS. ................................................................................ 44
7.1. FASE 1.................................................................................................................. 44
7.2. FASE 2.................................................................................................................. 46
8. EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA PASANTÍA48
8.1. EVALUACIÓN ........................................................................................................ 48
8.2. CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS ............................................................................ 48
9. CONCLUSIONES....................................................................................................... 49
10. RECOMENDACIONES ............................................................................................ 51
11. BIBLIOGRAFIA......................................................................................................... 53
LISTADO DE TABLAS
TABLA 1. LEGISLACIÓN APLICABLE ....................................................................................... 30
TABLA 2. METODOLOGÍA GENERAL PARA LA PLANEACIÓN DEL SIG ...................................... 32
TABLA 3. ESQUEMA DE ETAPAS Y ACTIVIDADES DEL PROYECTO ............................................ 34
LISTADO DE ILUSTRACIONES
ILUSTRACIÓN 1. DISTRIBUCIONES DEL SECTOR ...................................................................... 23
ILUSTRACIÓN 2. EVOLUCIÓN DE LA PRODUCCIÓN .................................................................. 23
ILUSTRACIÓN 3. PARTICIPACIÓN DE LAS CATEGORÍAS POR SUBSECTOR. ................................ 24
ILUSTRACIÓN 4. UBICACIÓN QUIMISERVI S.A.S. ............................................................... 28
LISTADO DE ANEXOS
ANEXO A. Formato test directivos
ANEXO B. Formato test colaboradores
ANEXO C. Conclusiones y recomendaciones sobre cultura organizacional
ANEXO D. Gestión del cambio
ANEXO E. Taller transformación cultural
ANEXO F. Plan de comunicaciones
ANEXO G. Contexto de la organización
ANEXO H. Mapa de procesos y caracterización de procesos
ANEXO I. Manual de funciones y organigrama
ANEXO J. Política de calidad.
ANEXO K. Política ambiental y objetivos de gestión ambiental.
ANEXO L. Control de registros y documentos.
ANEXO M. Producto no conforme y acciones correctivas.
ANEXO N. Procedimiento planificación y realización de auditorías.
ANEXO O. Aspectos e impactos ambientales
ANEXO P. Requisitos legales ambientales
ANEXO Q. Programa de uso eficiente y ahorro del agua.
ANEXO R. Programa de uso eficiente y ahorro de la energía
ANEXO S. Programa de gestión integral de residuos sólidos.
RESUMEN
El documento que se presenta a continuación describe el proceso llevado a cabo en la empresa de
productos químicos de aseo Quimiservi S.A.S durante la planeación del Sistema Integrado de
Gestión de Calidad y Gestión Ambiental bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO
14001:2015. Para la planeación del Sistema de Gestión se hizo uso de las herramientas
adquiridas durante la formación como Administrador Ambiental, para realizar este proceso se
tuvo en cuenta el contexto de la organización y las necesidades que se evidencian frente al
cumplimiento de la satisfacción de las necesidades de las partes interesadas, el aumento de la
productividad y la mejora de la imagen organizacional a nivel del sector productivo, es así como
el objetivo del desarrollo del trabajo se basa en fortalecer los procesos y procedimientos llevados
a cabo dentro de la organización, así como el clima organizacional y la gestión ambiental
haciendo uso de herramientas como capacitaciones, encuestas, diseño de documentos y
socializaciones. Como resultado de este proceso se evidencia gran cambio y compromiso por
parte de los colaboradores hacia el mejoramiento de los procesos de la organización, así como el
compromiso en la asignación de los recursos necesarios para llevar a cabo en un corto plazo la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015 y posteriormente la
certificación en la Norma.
ABSTRACT
The document presented below describes the process carried out in the company of chemical
cleaning products Quimiservi SAS during the planning of the Integrated System of Quality
Management and Environmental Management under the requirements of the ISO 9001: 2015 and
ISO 14001 standards: 2015 For the planning of the Management System, the tools acquired
during the training as Environmental Administrator were used. In order to carry out this process,
the context of the organization was taken into account, as well as the needs that are evident in the
fulfilment of the satisfaction of the needs of the organization. the interested parties, the increase
in productivity and the improvement of the organizational image at the level of the productive
sector, is how the objective of the development of the work is based on strengthening the
processes and procedures carried out within the organization, as well as the organizational
climate and environmental management making use of tools such as training, surveys, document
design and socialization. As a result of this process, great change and commitment on the part of
the collaborators towards the improvement of the processes of the organization are evidenced, as
well as the commitment in the allocation of the necessary resources to carry out in a short term
the implementation of the System of Quality Management ISO 9001: 2015 and subsequently the
certification in the Standard
13
1. INTRODUCCIÓN
Quimiservi S.A.S. es una empresa ubicada en la Calle 10 N° 26 - 47 Barrio Ricaurte, que se
dedica a la fabricación y distribución de productos líquidos para la limpieza, mantenimiento y
desinfección, industrial e institucional, la cual busca obtener participación y reconocimiento en
los distintos sectores de la economía.
En este sentido, con el fin de lograr dar cumplimiento a las metas y objetivos que la organización
se ha planteado, surge la necesidad de diseñar y planear un sistema integrado de gestión que
permita alcanzar y rebasar dichos objetivos.
El trabajo que se presenta a continuación contiene la información necesaria para la planeación
del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 (ICONTEC, 2015) y Gestión
Ambiental ISO 14001:2015 (ICONTEC, 2015) en la empresa QUIMISERVI S.A.S, organización
dedicada a la producción y comercialización de productos de aseo en los sectores doméstico e
institucional.
La planeación del Sistema Integrado se realiza de acuerdo a la estructura definida en las Normas
Internacionales ISO 9001: 2015 e ISO 14001:2015 (ICONTEC, 2015), en donde se establecen
los requisitos que se deben tener en cuenta para la validación de la implementación de un
Sistema de Gestión, representada en la obtención a largo plazo de la certificación ambiental y de
calidad. Para ello, deberá llevarse a cabo un estudio integro de la empresa, y de acuerdo a los
resultados del mismo, se procederá a planear de acuerdo a las necesidades de la organización, el
sistema integrado de gestión indicado anteriormente.
14
El presente documento está estructurado de la siguiente forma: En el primer capítulo se define el
planteamiento del problema que motiva la realización del trabajo y permite definir los objetivos;
además se establece el marco referencial que contiene el marco teórico donde se abordan temas
tan importantes como: Norma ISO 9001:2015 (ICONTEC, 2015), Norma ISO 14001:2015
(ICONTEC, 2015), el marco conceptual en donde se describe la institución en la que se realiza el
trabajo y el Marco Legal que avala el presente trabajo de grado; en el segundo capítulo se
enmarca la metodología con que se va a desarrollar el proyecto para dar cumplimiento a los
objetivos planteados, en el tercer capítulo se plasman las actividades y fases que comprende el
desarrollo del proyecto y sus respectivos resultados que se obtuvieron. Al final se presenta la
bibliografía consultada.
15
2. JUSTIFICACIÓN
En la actualidad, las organizaciones buscan herramientas que permitan elevar la competitividad
de sus operaciones en el mercado. En este sentido, los sistemas integrados de gestión constituyen
una de estas herramientas.
Un sistema integrado de gestión es entonces, una herramienta que posibilita la integración de
datos y procesos de una organización en un único sistema. Permite la automatización y el
almacenamiento de toda la información del negocio, optimizando la comunicación entre
departamentos y facilitando, en consecuencia, la gestión y la producción. (Ministerio de
Hacienda, 2017)
Así, la implementación de un sistema integrado de gestión supone grandes ventajas – tanto
internas como externas - en las organizaciones. Estas se presentan como consecuencia de la
relación existente entre la empresa y los clientes, proveedores, sociedad, etc. Los beneficios
externos incluyen (ISOTools, 2017):
Favorece el acceso de una certificación externa de reconocimiento internacional.
Asegura a todos los clientes, proveedores y otras partes interesadas. La empresa
desarrolla su actividad cumpliendo con la legislación y según la metodología de mejora
continua.
La imagen que ofrece la empresa se ve mejorada ante la sociedad.
Refuerza la búsqueda para mejorar la satisfacción del cliente y la de los socios.
16
Crea un interés especial al maximizar la calidad del producto, lo que permite que se
ofrezca al mercado una oferta con valor añadido.
En segundo lugar, se encuentran los beneficios internos, los cuales se generan para el personal,
gestión corporativa, procedimientos internos, alta dirección y todas las áreas de la empresa.
Entre los beneficios internos para la organización se destacan (ISOTools, 2017):
Son un aliciente para que la empresa invierta en innovación. Esto genera un valor
añadido para sus accionistas.
Incrementa la confianza, participando y comunicando internamente lo que se produce
entre el personal de la empresa, incluyendo a la alta dirección.
Establece la política, los objetivos, los programas, el control y la revisión única.
Al ser la documentación única, esta se ve simplificada para ofrecer una mayor
transparencia y facilitar su utilización, se reducen los costos asociados en su
mantenimiento.
Es un sistema único, lo que supone que se utilice, desarrolle y mantenga más fácilmente a
medio o largo plazo.
El proceso de certificación es mucho más sencillo, se establece una importante reducción
de los costos.
Las auditorías se pueden llevar a cabo de una forma simultánea por un equipo de
auditores multifuncionales.
17
La preparación e implementación de las auditorías implican un menor costo ya que
simplifica mucho el proceso.
Es por esto que la determinación de los objetivos a desarrollar en el presente proyecto incluye
diferentes motivaciones tanto personales como características del proyecto.
Entre las motivaciones personales, buscamos la adquisición de nuevas aptitudes que nos
permitan desenvolvernos en el ámbito laboral y personal a través de la obtención de nuevos
conocimientos que demuestren que se han adquirido las destrezas necesarias para el diseño de un
Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y Gestión Ambiental ISO
14001:2015.
Por otra parte, se encuentran los objetivos establecidos para la empresa Quimiservi S.A.S para el
inicial diseño del Sistema Integrado de Gestión y su posterior proceso de ejecución y
certificación.
De esta manera, la importancia de la implementación del Sistema Integrado de Gestión de la
Calidad ISO 9001:2015 y Gestión Ambiental ISO 14001:2015 en la empresa QUIMISERVI
S.A.S radica en el aumento de la satisfacción de los clientes y de la sociedad en general, teniendo
en cuenta las necesidades expresadas por parte de los clientes y la responsabilidad frente al tema
ambiental que la sociedad ha venido exigiendo.
Entre otras motivaciones para implementar el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO
9001:2015 y Gestión Ambiental ISO 14001:2015 en la empresa QUIMISERVI S.A.S se
encuentra el mejoramiento de las relaciones con las partes interesadas, fortalecimiento de la
18
ventaja competitiva, acceso a mercados globales, cumplimiento de criterios para certificación,
desarrollo y participación en soluciones ambientales y aseguramiento del cumplimiento legal.
Así mismo, la implementación de los Sistemas de Gestión, no solo han permitido el desarrollo
de las empresas y aumento en la competitividad en el marcado, sino también ha favorecido el
surgimiento de nuevos profesionales formados y capacitados para la implementación de este tipo
de Sistemas de Gestión, permitiendo que el Administrador Ambiental se desempeñe como actor
fundamental, teniendo en cuenta que durante su formación adquiere herramientas técnicas,
legales y administrativas para la planeación, implementación, verificación y seguimiento de
Sistemas de Gestión en cualquier tipo organización.
19
3. OBJETIVOS
3.1. Objetivo General
Planear el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y Gestión Ambiental ISO
14001:2015 para la empresa QUIMISERVI S.A.S teniendo en cuenta el contexto de la
Organización, la estructura de las Normas Internacionales y los requisitos legales.
3.2. Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico inicial que permita evidenciar la situación actual de
QUIMISERVI S.A.S con el fin de diseñar un sistema integrado de gestión que se adapte
a las necesidades de la empresa.
Establecer la planeación estratégica de la empresa QUIMISERVI S.A.S en el marco del
Sistema Integrado de Gestión de calidad y gestión ambiental bajo los lineamientos de las
normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015
Diseñar procedimientos, registros y manuales obligatorios que exige las normas ISO
9001:2015 e ISO 14001:2015 adecuados a las necesidades de la empresa, los
colaboradores, clientes y proveedores, definiendo actividades, responsabilidades,
funciones y recursos teniendo como base el diagnóstico previo.
Determinar las medidas de evaluación y control de los procesos operativos e información
documentada, con el fin de asegurar el mejoramiento continuo y gestión ambiental de
QUIMISERVI S.A.S
20
4. MARCO REFERENCIAL
A continuación, se presenta el marco referencial del proyecto denominado “Planeación del
sistema integrado de gestión de calidad y gestión ambiental, en la empresa Quimiservi s.a.s bajo
los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015”, dicho marco se desarrollará
bajos los siguientes aspectos:
Marco Teórico Conceptual
Marco Contextual
Marco Legal
4.1. Marco teórico conceptual
4.1.1. Historia del Sector productivo en Colombia.
Jabonería Tusica es la primera jabonería del norte de Colombia, inicialmente bajo el nombre de
“Fábrica a Vapor de Jabones y Velas La Luz X” en el año 1905, pioneros en la fabricación y
comercialización de productos de limpieza y aseo personal.
Químicos alemanes que inmigraron con sus familias a Colombia en los años de la década de
1890 y que muchos de ellos se quedaron en Colombia, fueron la primera de cinco generaciones
de alemanes establecidos en este país.
Antes de que llegara el primer automóvil a Colombia, ya estaban en las plazas de mercado los
modernos productos de limpieza producidos en Barranquilla con tecnología alemana. Los
productos llegaban a lugares tan remotos en aquellos tiempos por vía fluvial hasta el centro del
país. (Tusica, 2015)
21
4.1.2. Estructura Empresarial.
La estructura empresarial de la cadena ha tenido variaciones importantes en los últimos años
debido a los cambios presentados en la demanda de estos productos.
La oferta de la cadena productiva de productos de cosméticos y aseo se encuentra altamente
concentrada en un reducido número de empresas. Esta cadena presenta una estructura de
mercado de tipo oligopólico, en donde acuden pocas empresas con posibilidad de influenciar los
precios o el nivel de producción; generalmente se presenta competencia por estrategias de
diferenciación de productos. De acuerdo con la información del Invima, operan en Colombia
aproximadamente 400 empresas, y 10 de ellas concentran 65% de la producción.
La estructura empresarial para la fabricación de detergentes y productos de aseo presenta un
número reducido de empresas entre las cuales se destacan Detergentes S.A, JGB, Colgate
Palmolive y Unilever.
Estas ofrecen detergentes comercializados bajo distintas marcas; incluso una misma empresa
ofrece varias marcas de detergentes. Una de las estrategias que esta industria utiliza para
posicionarse en el mercado es el gasto en publicidad que permite, a través de la marca,
diferenciar sus productos. (DNP, s.f.)
4.1.3. Competencia.
La industria de jabones cuenta con un buen número de empresas, muchas de capital nacional y
algunas filiales de compañías multinacionales. Las firmas que más se destacan son: Colgate
Palmolive, Unilever Andina-Varela, Jabonería Central, Lloreda Grasas y Aceites Vegetales y
Jabonería Hada.
22
Existe cierta diferenciación en el tipo de integración vertical de estas empresas, la mayoría
concentran su producción en la fase final y algunas producen desde la materia prima hasta el
producto final. (DNP, s.f.)
4.1.4. Asociaciones del sector.
4.1.4.1. Información General
La Cámara de la Industria Cosmética y de Aseo de la ANDI se creó con el propósito de
desarrollar con los empresarios del sector, acciones que tiendan a su fortalecimiento y beneficio,
coordinando esfuerzos a través de la Asociación. Esto en el campo: industrial, de comercio y
servicios.
4.1.4.2. Industria cosmética y aseo.
La industria de Cosméticos y Aseo se compone de tres subsectores: Cosméticos, Absorbentes y
Aseo. El sector ha experimentado un gran crecimiento que ha supuesto beneficios económicos
para el país y para los grupos que participan en su cadena de valor. Lo anterior demuestra el
potencial del sector como motor de la economía nacional. Los resultados son consecuencia de los
esfuerzos conjuntos de la Cámara, las instituciones que lo apoyan y las empresas que lo
componen.
4.1.5. Cifras del sector.
4.1.5.1. Distribución del Sector.
El sector se compone por tres subsectores: Cosméticos, Aseo y Absorbentes. Para el año 2013 se
estima que el subsector Cosméticos representó el 52% de la producción, seguido por los
23
subsectores de Aseo y Absorbentes los cuales registraron una participación de 27% y 21%
respectivamente, según la Encuesta Anual Manufacturare del DANE y estimaciones propias.
Fuente: ANDI, 2015.
4.1.5.2. Producción del Sector.
Desde el año 2000 el Sector ha experimentado un amplio crecimiento en términos de producción,
ventas y comercio exterior. Este se caracteriza por la heterogeneidad en el tamaño, la
composición del capital, las características tecno productivas, la diversificación en las líneas de
producción, así como por el gran número de empresas que lo componen. A continuación, se
puede observar la evolución de la producción de los tres subsectores:
Ilustración 2. Evolución de la producción
Fuente: ANDI, 2015.
Ilustración 1. Distribuciones del sector Ilustración 1. Distribuciones del sector
24
4.1.5.3. Participación por subsectores.
Para el año 2013 se estima que la producción del sector en general fue de $7.737.682.3111. La
siguiente gráfica describe la participación en términos de producción de cada categoría
perteneciente a los tres subsectores de la Industria. (ANDI, 2015)
Ilustración 3. Participación de las categorías por subsector.
Fuente: ANDI, 2015.
4.1.6. Ventajas de la implementación de Sistemas Integrados de Gestión
La implementación de Sistemas Integrados de Gestión en las organizaciones presenta los
siguientes beneficios y ventajas: (Universidad del Norte, 2015)
Unifica criterios y prácticas de gestión, reportando mayor eficiencia y eficacia en la
obtención de los resultados.
Reduce la frecuencia de auditorías internas y externas de la organización, lo que genera
ahorros en los costos derivados de las auditorías externas.
25
Reduce las fallas y no conformidades, así como la aplicación de un enfoque preventivo
en todos los niveles de la organización.
Minimiza procedimientos y documentos, por los elementos comunes que permiten definir
procedimientos en los que se unifican los requisitos exigibles por la norma.
Facilita la ampliación del alcance del sistema.
Disminuye los costos de licenciamiento.
Menor dedicación de tiempo en las auditorías externas a cada proceso, debido al número
elevado de auditorías que se requieren.
Además de esto, se presentan los siguientes niveles de integración en la organización y las partes
interesadas: (Universidad del Norte, 2015)
Integración de la información y del conocimiento documental Unificación
y centralización de la información.
Integración operativa Aplicación del modelo integral de operación por procesos
Integración cultural Generación de valor a todas las personas potenciando la toma de
conciencia, la formación y el aprendizaje.
Integración estratégica Formulación del direccionamiento para la gestión integral.
26
4.1.7. Gestión del cambio en las organizaciones.
Participación de la Alta Dirección
Debido a las exigencias que impone la norma ISO 9001, las organizaciones suelen ver que los
actores de la alta dirección se involucran más en el sistema de gestión de la calidad. La alta
dirección tiene la obligación de participar en el diseño de la política de calidad y de los objetivos
de calidad, debe revisar los datos del SGC y tomar las medidas necesarias para asegurarse de que
se cumplan los objetivos de calidad, establecer nuevas metas y lograr un progreso continuo.
(normas9000.com)
Una vez implementado el sistema, la organización debe centrarse en el cumplimiento de los
objetivos de calidad. La alta dirección recibe información de manera constante, de modo que
puede ver los progresos (o la falta de progresos) hacia el cumplimiento de los objetivos, lo que le
permitirá tomar las medidas apropiadas. Luego, se lleva a cabo el proceso de evaluación
organizado y se implementa un mecanismo de supervisión del desempeño, teniendo en cuenta los
objetivos. De este modo, es posible tomar las medidas necesarias de acuerdo con los resultados.
(normas9000.com)
Impacto en la productividad.
El aumento de la productividad se alcanza tras la evaluación inicial y la consiguiente mejora de
los procesos que se producen durante su implementación, así como también de la mejora en la
capacitación y calificación de los empleados. Al disponer de mejor documentación y de un
control de los procesos, es posible alcanzar una estabilidad en el desempeño, reducir la cantidad
de desperdicio y evitar la repetición del trabajo. Los gerentes reciben menos llamadas por
27
problemas durante las noches ya que los empleados cuentan con más información para
resolverlos por sí mismos. (normas9000.com)
Clientes satisfechos
El grado de satisfacción cliente aumenta debido a que los objetivos que se establecen toman en
cuenta sus necesidades. La empresa toma consciencia de la importancia de la opinión de sus
clientes, de los requisitos cliente, los cuales analiza con el objeto de lograr una mejor
comprensión de sus necesidades. Los objetivos se adaptan de acuerdo a esta información y la
organización se vuelve más centrada en el cliente. Cuando los objetivos se concentran en el
cliente, la organización dedica menos tiempo a los objetivos individuales de los departamentos y
más tiempo a trabajar en conjunto para cumplir con las necesidades de los clientes.
(normas9000.com)
28
4.2. Marco contextual
4.2.1. Institucional
La planeación del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015 y Gestión
Ambiental ISO 14001:2015 para la empresa QUIMISERVI S.A.S se realizó en las instalaciones
de la organización ubicada en la Calle 10 N° 26 - 47 en el Barrio Ricaurte, este espacio sirvió
como lugar de trabajo para la recolección de información y planeación del Sistema Integrado de
Gestión.
4.2.1.1. Ubicación geográfica.
Fuente: Google Maps, 2017.
Ilustración 4. Ubicación QUIMISERVI S.A.S.
29
4.2.1.2. Información general
Nombre: Quimiservi S.A.S.
Actividad económica: De acuerdo con la clasificación del código CIIU la empresa tiene las
siguientes actividades económicas:
- CIIU Primario: 2023 Fabricación de jabones y detergentes, preparados para limpiar y
pulir; perfumes y preparados de tocador.
- CIIU Secundario: 4669 Comercio al por mayor de otros productos n.c.p.
4.2.1.3. Misión.
Fabricar y distribuir productos líquidos para la limpieza, mantenimiento y desinfección,
institucional e industrial en los sectores de Alimentos, Petrolero, Automotriz, Lavandería
industrial y Hotelera, Institucional y Aéreas Públicas, Industrial y Fábricas.
4.2.1.4. Visión.
Tener mayor participación y reconocimiento en los sectores de petróleos, alimenticios y la
Industria en general, mejorando día a día. Nuestro proceso operativo y de servicio, usando
tecnología de punta con recurso humano calificado.
4.3. Marco legal
A continuación, se presenta la legislación aplicable a las actividades del proyecto. Ver Tabla 1.
Legislación aplicable.
30
Tabla 1. Legislación aplicable
NORMA
ENTE QUE LA
EXPIDE
OBSERVACIONES
Decreto 1072 de
2015 (Ministerio
de trabajo, 2015)
Ministerio del trabajo Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Trabajo.
Decreto 1443 de
2014 (Ministerio
de Trabajo, 2014)
Ministerio del trabajo Por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Resolución 0689
de 2016
(Ministerio de
Ambiente, 2016)
Ministerio de salud y
protección social.
Ministerio de
ambiente y desarrollo
sostenible.
Por la cual se adopta el reglamento técnico que
establece los límites máximos de fósforo y la
biodegrabilidad de los tenso activos presentes en
detergentes y jabones, y se dictan otras
disposiciones.
Resolución 0631
de 2015
(Ministerio de
Ambiente, 2015)
Ministerio de
ambiente y desarrollo
sostenible.
Por la cual se establecen los parámetros y los
valores límites máximos permisibles en los
vertimientos puntuales a cuerpos de aguas
superficiales y a los sistemas de alcantarillado
público y se dictan otras disposiciones.
Decisión 721 Comisión de la Reglamento Técnico Andino relativo a los
31
NORMA
ENTE QUE LA
EXPIDE
OBSERVACIONES
(CAN, 2011) comunidad andina Requisitos y Guía de Inspección para el
funcionamiento de establecimientos que fabrican
Productos de Higiene Doméstica y Productos
Absorbentes de Higiene Personal.
Fuente: Compilado por el autor, 2017.
32
5. MARCO METODOLÓGICO
En este proyecto se ha definido para la recolección de la información el método de investigación
mixta descriptiva-explicativa (Sampieri, Fernandez, & Baptista, 2006). Para la realización del
presente documento el grupo de profesionales que intervino llevó a cabo la recolección, estudio,
análisis y procesamiento de la información de acuerdo con el desarrollo de la siguiente
metodología:
5.1. Estructura metodológica principal
A continuación, se describe la metodología mediante una matriz relacionando las fases con
objetivos, actividades y herramientas planeadas para el desarrollo de la pasantía:
Tabla 2. Metodología general para la planeación del SIG
FASE OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES DE
LOS OBJETIVOS
INSTRUMENTOS
METODOLÓGICOS
1
Establecer la planeación
estratégica de la empresa
QUIMISERVI S.A.S en el
marco del Sistema Integrado de
Gestión de calidad y gestión
ambiental bajo los lineamientos
de las normas ISO 9001:2015 e
ISO 14001:2015
Realizar un diagnóstico
inicial que permita
evidenciar la situación
actual de QUIMISERVI
S.A.S con el fin de
diseñar un sistema
integrado de gestión que
se adapte a las
necesidades de la
empresa.
Fuentes primarias:
Administrador y empleados de
Quimiservi SAS
Fuentes secundarias:
Consulta páginas web:
Quimiservi.com;
ambientebogota.gov.co; entre
otras.Visitas a la organización
para análisis mediante
33
FASE OBJETIVOS ESPECÍFICOS ACTIVIDADES DE
LOS OBJETIVOS
INSTRUMENTOS
METODOLÓGICOS
observación.
Diseñar procedimientos,
registros y manuales obligatorios
que exige las normas ISO
9001:2015 e ISO 14001:2015
adecuados a las necesidades de
la empresa, los colaboradores,
clientes y proveedores,
definiendo actividades,
responsabilidades, funciones y
recursos teniendo como base el
diagnóstico previo.
Elaboración, recopilación
y actualización de
documentos requeridos
por las normas ISO
9001:2015 e ISO
14001:2015.
2
Determinar las medidas de
evaluación y control de los
procesos operativos e
información documentada, con
el fin de asegurar el
mejoramiento continuo y gestión
ambiental de QUIMISERVI
S.A.S
Estructuración de
indicadores de gestión,
medición de metas y
logros alcanzados.
Resultados de
capacitaciones.
Metas
Indicadores de gestión
Actividades contenidas en la
propuesta y cronograma
Fuente. Autores, 2017.
34
5.1. Actividades programadas
De acuerdo con las actividades planteadas en el cronograma de actividades, se presenta el
siguiente esquema de etapas y actividades que describe la fase del proyecto y el objetivo que
desarrolla.
Tabla 3. Esquema de etapas y actividades del proyecto
FASE ETAPA OBJETIVO ACTIVIDAD
1
GESTIÓN DEL
CAMBIO
Establecer la
planeación estratégica
de la empresa
QUIMISERVI S.A.S
en el marco del
Sistema Integrado de
Gestión de calidad y
gestión ambiental bajo
los lineamientos de las
normas ISO
9001:2015 e ISO
14001:2015
Entrevista a empleados sobre
cultura organizacional. Documento conclusiones y
recomendaciones sobre cultura
organizacional.
Charla sensibilización: Gestión
del cambio
Taller de transformación
cultural.
Socialización actividades del
proceso de gestión del cambio.
Elaboración documento: plan de
comunicaciones.
Charla sensibilización: Gestión
del cambio
Taller de transformación
cultural.
Entrega primer informe.
DIAGNÓSTICO Diseñar Lista de verificación para la
35
FASE ETAPA OBJETIVO ACTIVIDAD
procedimientos,
registros y manuales
obligatorios que exige
las normas ISO
9001:2015 e ISO
14001:2015
adecuados a las
necesidades de la
empresa, los
colaboradores, clientes
y proveedores,
definiendo
actividades,
responsabilidades,
funciones y recursos
teniendo como base el
diagnóstico previo.
documentación existente y
valoración.
Elaboración documento:
Contexto de la organización.
Elaboración documento: Mapa
de procesos y caracterización de
procesos
Actualización: Manual de
funciones y organigrama.
Elaboración documento: Política
de calidad, política ambiental,
objetivos de la calidad, objetivos
de gestión ambiental.
Taller implicaciones de
incumplimiento de requisitos del
sistema
Recopilación documentos de
origen externo.
Socialización y revisión del
proceso por parte de Alta
Dirección.
Acta de implementación del
36
FASE ETAPA OBJETIVO ACTIVIDAD
Sistema Integrado de Gestión
Ambiental y Gestión de la
Calidad.
Entrega segundo informe
2 PLANIFICACIÓN
Determinar las
medidas de evaluación
y control de los
procesos operativos e
información
documentada, con el
fin de asegurar el
mejoramiento
continuo y gestión
ambiental de
QUIMISERVI S.A.S
Elaboración documento:
Procedimientos control de
cambio, control de registros y
documentos, producto no
conforme y acciones correctivas.
Elaboración de documentos:
Procedimientos cambio de
producto, resultado de
revisiones, acciones para
prevenir impactos adversos.
Elaboración de documentos:
Procedimientos planificación y
realización de auditorías,
aspectos e impactos ambientales,
requisitos legales ambientales.
Taller capacitación y
entrenamiento ambiental.
Elaboración de documentos:
Registro aspectos e impactos
ambientales y requisitos legales
ambientales.
Entrega tercer informe.
Entrega informe final.
Fuente. Autores, 2017
37
6. DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS.
Con respecto a la tabla anterior se presentan los siguientes resultados:
6.1. FASE 1
6.1.1. ETAPA: Gestión del Cambio.
OBJETIVO: Establecer la planeación estratégica de la empresa QUIMISERVI S.A.S en
el marco del Sistema Integrado de Gestión de calidad y gestión ambiental bajo los
lineamientos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.
DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS: Se desarrollaron las actividades contempladas en
el cronograma de trabajo previamente realizado por las estudiantes, para el desarrollo de
las actividades se desarrollaron documentos y presentaciones que permitieran llevar a
cabo dichas actividades.
Para determinar el estado en el que se encuentra la organización se hizo uso de entrevistas
y presentaciones que llevaron finalmente a la consolidación de los documentos de
conclusiones y recomendaciones sobre cultura organizacional. Por otro lado, luego de la
contextualización de la cultura organizacional dentro de la empresa se elaboró los
documentos de plan de comunicaciones.
Las evidencias de los resultados obtenidos de las actividades realizadas se enlistan en
forma ordenada de acuerdo con la actividad establecida y se relacionan a continuación.
38
EVIDENCIA ACTIVIDADES:
Entrevista a empleados sobre cultura organizacional: Las entrevistas fueron
estructuradas de acuerdo con el nivel jerárquico de cada colaborador de la
organización. En este sentido, se hicieron dos tipos de entrevista, directivos (ver
anexo A. Formato test directivos) y colaboradores (ver anexo B. Formato test
colaboradores), de las cuales se obtuvo conclusiones y recomendaciones sobre la
cultura organizacional (ver anexo C).
Charla sensibilización: Se realizó una capacitación acerca de la importancia de la
Gestión del cambio (ver anexo D. Gestión del cambio) y el modelo de cambio de
ocho pasos de Kotter con el fin de asegurar un mayor entendimiento de la
dinámica para lograr el cambio.
Taller de transformación cultural: el taller de transformación cultural (véase anexo
E) se realizó con el fin de identificar el tipo de cultura organizacional existente en
la Organización y realizar cambios encaminados a obtener una cultura efectiva y
equilibrada.
Elaboración plan de comunicaciones: con el fin de definir los pasos a seguir para
conseguir una comunicación asertiva a nivel interno y a nivel externo de la
organización, se realizó el plan de comunicaciones (véase anexo F)
39
6.1.2. ETAPA: Diagnostico.
OBJETIVO: Diseñar procedimientos, registros y manuales obligatorios que exige
las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 adecuados a las necesidades de la
empresa, los colaboradores, clientes y proveedores, definiendo actividades,
responsabilidades, funciones y recursos teniendo como base el diagnóstico previo.
DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS: Se desarrollaron las actividades
contempladas en el cronograma de trabajo previamente realizado por las
estudiantes, para el desarrollo de las actividades se desarrollaron documentos y
presentaciones que permitieran llevar a cabo dichas actividades.
Para la elaboración de los documentos que se contemplan en este objetivo, dentro
de los cuales se encuentra el contexto de la organización, mapa de procesos, manual
de funciones y organigrama y las políticas ambiental y de calidad de la empresa, se
realizó documentación de los requerimientos las normas ISO 9001:2015 E ISO
14001:2015, verificación y revisión de la documentación existente dentro de la
organización que soportan el proceso llevado a cabo hasta el momento y finalmente
la producción por parte de las estudiantes de los documentos
Las evidencias de los resultados obtenidos de las actividades realizadas se enlistan
en forma ordenada de acuerdo con la actividad establecida y se relacionan a
continuación.
40
EVIDENCIA ACTIVIDADES:
Elaboración documento Contexto de la organización: Este documento contiene
parte de la información documentada necesaria para la planeación del Sistema
de Gestión de la Calidad de acuerdo la Norma Internacional ISO 9001: 2015 en
la Organización (Véase anexo G. Contexto de la Organización).
Elaboración documento Mapa de procesos y caracterización de procesos: de
acuerdo con los requerimientos de la norma ISO 9001:2015 se realizó el mapa
de procesos y caracterización de procesos (véase anexo H)
Actualización del manual de funciones y organigrama: el manual de funciones
que existía en la Organización era obsoleto y desactualizado. En este sentido se
realizó la actualización de estos con el fin de documentar las funciones de cada
uno de los cargos definidos al interior de la Organización y así mismo
caracterizar los perfiles ocupacionales y conductuales para cada uno de ellos
(ver anexo I).
Elaboración de documentos Política de calidad y objetivos de la calidad (véase
anexo J. Política de Calidad), política ambiental y objetivos de gestión
ambiental (véase anexo K. Política ambiental).
41
6.2. FASE 2
6.2.1. ETAPA: Planificación.
OBJETIVO: Determinar las medidas de evaluación y control de los procesos
operativos e información documentada, con el fin de asegurar el mejoramiento
continuo y gestión ambiental de QUIMISERVI S.A.S
DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS: Se desarrollaron las actividades
contempladas en el cronograma de trabajo previamente realizado por las
estudiantes, para el desarrollo de las actividades se desarrollaron documentos y
presentaciones que permitieran llevar a cabo dichas actividades.
Para la elaboración de los documentos que se contemplan en este objetivo, dentro
de los cuales se encuentra procedimientos de control de los procesos llevados a
cabo dentro de la organización contemplados en el mapa de procesos anteriormente
elaborado y la integración de programas ambientales que permiten dar lineamientos
para que la organización adopte conductas de responsabilidad ambiental de acuerdo
a la política ambiental elaborada anteriormente por parte de los estudiantes; se
realiza de acuerdo a los requerimientos las normas ISO 9001:2015 E ISO
14001:2015. Las evidencias de los resultados obtenidos de las actividades
realizadas se enlistan en forma ordenada de acuerdo con la actividad establecida y
se relacionan a continuación
42
EVIDENCIA ACTIVIDADES:
Elaboración documentos:
Control de registros y documentos: con el fin de definir y establecer el
conducto regular que se debe aplicar para el control de registros y control
de documentos dentro de la empresa se elaboró el Control de Registros y
Documentos (véase anexo L).
Producto no conforme y acciones correctivas: se estableció el conducto
regular para la implementación del procedimiento de producto no
conforme y acciones correctivas de la empresa (véase anexo M).
Procedimiento planificación y realización de auditorías: se diseñó la
metodología para la planificación y realización de auditorías internas de
calidad del proceso de producción, como proceso sistemático e
independiente que permite la verificación del Sistema de Gestión de la
Calidad en la empresa y definir las responsabilidades para la ejecución de
dichas actividades, incluyendo la coordinación, ejecución, preparación,
planeación, desarrollo, reporte y seguimiento de las auditorías internas
para determinar conformidades o no del Sistema de Gestión de la Calidad
con los requisitos pertinentes (véase anexo N).
Aspectos e impactos ambientales (véase anexo O) Y Requisitos legales
ambientales (véase anexo P).
43
Taller capacitación y entrenamiento ambiental: dichas actividades se
realizaron con el fin de socializar el Programa de gestión integral de
residuos sólidos (véase anexo S), el Programa de uso eficiente y ahorro del
agua (véase anexo Q) y el Programa de uso eficiente y ahorro de energía
(véase anexo R).
Registro aspectos e impactos ambientales (véase anexo T).
44
7. ANÁLISIS DE RESULTADOS.
7.1. FASE 1
7.1.1. ETAPA: Gestión del Cambio.
OBJETIVO: Establecer la planeación estratégica de la empresa QUIMISERVI S.A.S en
el marco del Sistema Integrado de Gestión de calidad y gestión ambiental bajo los
lineamientos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.
ANÁLISIS DE RESULTADOS: Se realizaron las actividades previamente establecidas
en el cronograma de manera exitosa y se presentaron los respectivos soportes ante el
Director externo de la empresa, quien avalo las actividades realizadas.
Para el diagnóstico de cultura organizacional y gestión del cambio de la organización se
realizaron una serie de entrevistas a trabajadores y miembros de la Alta Dirección de la
organicen que presentaron de manera voluntaria la entrevista y el test diseñado por parte
de las estudiantes, posterior a esto se realizó una análisis de las respuestas de todos los
colaboradores de la empresa dando como resultado el documento adjunto como
conclusiones y recomendaciones sobre cultura organizacional.
Siguiendo con el cronograma se realizó la elaboración del documento de plan de
comunicaciones con el fin de establecer los lineamientos necesarios para mantener una
comunicación óptima con todas las partes interesadas relacionadas con las actividades de
la organización.
Se realizó una socialización de estos documentos elaborados durante la primera etapa
denominada Gestión del Cambio de la planeación del Sistema Integrado De Gestión De
Calidad Y Gestión Ambiental en la empresa QUIMISERVI S.A.S bajo los lineamientos
de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015
45
7.1.2. ETAPA: Diagnostico.
OBJETIVO: Diseñar procedimientos, registros y manuales obligatorios que exige las
normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 adecuados a las necesidades de la empresa, los
colaboradores, clientes y proveedores, definiendo actividades, responsabilidades,
funciones y recursos teniendo como base el diagnóstico previo.
ANÁLISIS DE RESULTADOS:
Se realizaron las actividades previamente establecidas en el cronograma de manera
exitosa y se presentaron los respectivos soportes ante el director externo de la empresa,
quien avalo las actividades realizadas.
Para la elaboración de los documentos que contempla el Sistema Integrado se realizó
documentación y estudio de los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO
14001:2015 con el fin de elaborar documentos que sean acordes al contexto de la
organización, con el fin de que el proceso de implementación del Sistema Integrado se
realice de manera exitosa de acuerdo a las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.
Para la elaboración del contexto de la organización fue necesario indagar en fuentes
externas que permitieran ubicar a la empresa en el contexto sectorial en el que se
encuentra, además de validar su planeación estratégica; por otro lado para la elaboración
de mapa de procesos, manual de funciones y organigrama se tomó como base algunos
documentos que la organización mantenía como soporte para realizar sus procesos
operativos dentro de la organización. Por ultimo para la elaboración de las políticas
46
ambiental y de calidad de la empresa se realizó bajo los criterios establecidos en las
normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015, de igual manera se incluyeron los objetivos de
cada uno de los Sistemas de acuerdo a la política.
Se realizó una socialización de estos documentos elaborados durante la segunda etapa
denominada Diagnostico de la planeación del Sistema Integrado De Gestión De Calidad
Y Gestión Ambiental en la empresa QUIMISERVI S.A.S bajo los lineamientos de las
normas ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015
7.2. FASE 2
7.2.1. ETAPA: Planificación.
OBJETIVO: Determinar las medidas de evaluación y control de los procesos operativos
e información documentada, con el fin de asegurar el mejoramiento continuo y gestión
ambiental de QUIMISERVI S.A.S
ANÁLISIS DE RESULTADOS:
Se realizaron las actividades previamente establecidas en el cronograma de manera
exitosa y se presentaron los respectivos soportes ante el Director externo de la empresa,
quien avalo las actividades realizadas.
Para la elaboración de los documentos que determinen el control de los procesos
operativos e información documentada dentro de la organización que contempla el
Sistema Integrado se realizó documentación y estudio de los requisitos de las normas ISO
9001:2015 e ISO 14001:2015 con el fin de elaborar documentos que se relacionen con el
mapa de procesos y la caracterización previamente realizados en las anteriores etapas,
47
con el fin de identificar los procedimientos de cada uno de los procesos que se llevan a
cabo dentro de la organización. Adicional a ello se realiza la elaboración de registros de
aspecto e impactos ambientales y de requisitos legales ambientales, junto con programas
ambientales que permitan que la organización empiece a cumplir con objetivos
ambientales en todos los procesos contemplados dentro de la organización.
Se realizó una socialización de estos documentos elaborados durante la segunda etapa
denominada Diagnostico de la planeación del Sistema Integrado De Gestión De Calidad
Y Gestión Ambiental en la empresa QUIMISERVI S.A.S bajo los lineamientos de las
normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015
48
8. EVALUACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA PASANTÍA
8.1. Evaluación
El desarrollo de esta pasantía fue evaluado e inspeccionado por parte de la empresa por la
Ingeniera Andrea del Pilar Pardo, quien se desempeña como ingeniera química en Quimiservi
SAS. Su concepto y evaluación del proyecto queda adjunto en el formato de evaluación de
pasantía, bajo las condiciones que dicta la universidad. Su nota frente al desarrollo de la pasantía
es 5 sobre cinco (5) puntos posibles. Por parte de la universidad, el cargo de director de la
pasantía es desempeñado por la docente Luisa Fernanda González, quien realizo todo el soporte
teórico y acompañamiento académico, como experta en el tema desarrollado para dar
cumplimiento a los objetivos y metas planteados al principio del proyecto.
8.2. Cumplimiento de objetivos
A través del desarrollo de las actividades planteadas para el cumplimiento de los objetivos - tanto
general como específicos – del proyecto, se alcanzaron todos y cada uno de estos tal y como se
explica de acuerdo con la fase, objetivo planteado y actividad a desarrollar en la Tabla 3.
Esquema de etapas y actividades del proyecto.
A través del desarrollo de la pasantía se aplican los conocimientos adquiridos dentro de la
formación como Administradoras Ambientales y se adquieren nuevos conocimientos tanto de las
actividades desarrolladas en la organización, como de los colaboradores de la misma con los
cuales se interactuó. La pasantía se culmina con la plena satisfacción de las actividades
realizadas y con el aporte tanto laboral como personal que se adquirió durante el desarrollo del
proyecto.
49
9. CONCLUSIONES
- Se realizó un diagnóstico inicial en la organización Quimiservi S.A.S que permite analizar el
estado actual en que se encuentra la empresa con respecto a temas externos relacionados con
el sector productivo de productos de aseo, la trayectoria dentro del mercado y la competencia
directa de la organización; adicional a ello se realiza un diagnóstico interno de la
organización que contempla el análisis del compromiso que tienen tanto los colaboradores
como la Alta gerencia frente a la mejora de la organización, este diagnóstico es realizado con
el fin de planear un Sistema de Gestión Integrado que se adapte a las necesidades de mejora
de diferentes aspectos de la organización y a las expectativas de las partes interesadas
relacionadas con la misma.
- Durante la etapa de planeación estratégica de la organización, se realiza revisión de los
documentos que soportan las actividades desarrolladas dentro de la organización, los
documentos encontrados se encuentran desactualizados y con información incompleta, lo que
conlleva a la creación y actualización de documentación para soportar los procesos y
procedimientos llevados a cabo dentro de la organización. Para dicha creación y
actualización de documentos fue necesario trabajar de la mano con colaboradores que tienen
conocimiento sobres las actividades realizadas, además de completar con otro tipo de
información técnica suministrada por parte del área encargada, luego de esto se realiza la
elaboración de los documentos dentro de los cuales se encuentran políticas, procedimientos,
registros y programas que soportan y garantizan un control de la calidad y de la gestión
ambiental dentro de la organización de acuerdo a los lineamientos de las Normas
Internacionales ISO 9001: 2015 s ISO 14001:2015.
50
- Finalmente para garantizar una mejora continua dentro de la organización que asegure la
disponibilidad de recursos técnicos, financieros y el compromiso por parte de colaboradores
y de la Alta Gerencia se realiza socialización del proceso llevado a cabo dentro de la
organización, esta socialización que se realizó desde la primera etapa y se debe seguir
realizando a lo largo del proceso de certificación, recalca el compromiso adquirido para la
correcta implementación de los lineamientos establecidos en las Internacionales ISO 9001:
2015 s ISO 14001:2015.
51
10. RECOMENDACIONES
- Es necesario que se realice un proceso continuo de sensibilización frente a la mejora de
los procesos de la organización, en donde se involucren todas las partes interesadas y se
tengan en cuenta las expectativas dentro de la actividad productiva de la empresa, con el
fin de buscar los mecanismos y establecer los procesos para lograr una satisfacción total
de las necesidades y aumento de la productividad de la organización.
El proceso debe contemplar la definición de los roles de cada una de las partes, así como
su responsabilidad y la evidencia del compromiso frente a la mejora continua que busca
la empresa; además de ello apoyar temas relacionados con la transformación cultural y
gestión del cambio que promuevan un ambiente laboral armonioso y comprometido con
la calidad y el medio ambiente.
- Se sugiere la aplicación de los procedimientos, registros y formatos diseñados con base
en las necesidades y requerimientos de la organización, con el fin de estandarizar los
procesos y procedimientos de la organización. Todo esto con el fin de conseguir un
mayor rendimiento de los recursos utilizados en cada uno de los procesos, también es
necesario que los colaboradores se comprometan con el seguimiento de los procesos, para
reportar de ser necesario cualquier acción de mejora que pueda hacer más eficiente el
proceso.
- Por parte de la Alta Dirección, a pesar de que durante el proceso asistió y apoyo el mismo
es necesario que se comprometa de una manera más directa, conociendo toda la
información creada durante el proceso de planeación y comprometiéndose con la
asignación de recursos, además de realizar de manera periódica las revisiones estipuladas
52
por parte de la Alta dirección luego de procesos como auditorias, donde se formulen
acciones correctivas y se identifiquen oportunidades de mejora.
- Con el fin de lograr certificarse en la Norma Internacional, la organización y todas las
partes interesadas deben seguir con el compromiso de mejora continua, mostrando una
postura positiva y siguiendo los procedimientos y documentos que se lograron establecer
y socializar a lo largo del proceso, de esta manera se lograra satisfactoriamente el
cumplimiento de certificación de Quimiservi S.A.S.
53
11. BIBLIOGRAFIA
ANDI. (2015). Cámara de la Industria Cosmética y de Aseo. Obtenido de http://www.andi.com.co/cica/Documents/Documento%20General%20de%20la%20C%C3%A1mara%20Ene%202015.pdf
CAN. (2008). Decisión 706. Obtenido de https://www.invima.gov.co/images/pdf/higiene-domestica/decisiones/Decision_CAN06_productossanitarios.pdf
CAN. (28 de Diciembre de 2011). Decision 721. Recuperado el Mayo de 2017, de https://www.invima.gov.co/decisiones-aseo-higiene-y-limpieza/709-decision-721.html
CAN. (2013). DECISION 783. Obtenido de https://www.invima.gov.co/images/pdf/normatividad/cosmeticos/decisin%20783%20agotamiento%20etiquetas.pdf
DNP. (s.f.). Cosméticos y aseo. Obtenido de https://colaboracion.dnp.gov.co/cdt/desarrollo%20empresarial/cosmeticos.pdf
ICONTEC. (2015). NTC ISO 14001:2015. ICONTEC.
ICONTEC. (2015). NTC ISO 9001:2015. ICONTEC.
ISOTools. (2017). Sistemas Integrados de Gestion. Obtenido de https://www.isotools.org/normas/sistemas-integrados/
Ministerio de Ambiente. (2015). Resolución 0631 de 2015. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.fenavi.org/index.php?option=com_content&view=article&id=3167:resolucion-0631-de-2015&catid=393:uso-de-recursos
Ministerio de Ambiente. (10 de Mayo de 2016). Resolución 0689. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.anla.gov.co/normatividad/resoluciones/resolucion-0689
Ministerio de Hacienda. (Septiembre de 2017). ¿Que es el SIG? Obtenido de http://www.ugpp.gov.co/sistema-integrado-de-gestion/que-es-el-sig.html
Ministerio de Trabajo. (31 de Julio de 2014). DECRETO 1443 DE 2014. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=58841
54
Ministerio de trabajo. (26 de Mayo de 2015). DECRETO 1072 DE 2015. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62506
normas9000.com. (s.f.). Beneficios de las norma ISO 9001. Obtenido de http://www.normas9000.com/content/Beneficios-de-la-norma-ISO-9001.aspx
Sampieri, R. H., Fernandez, C., & Baptista, P. (2006). Metodologia de la investigacion (Cuarta ed.). Iztapalapa. Mexico D. F.: McGRAWHILLIINTERAMERICMA EDITORES, SA.
Tusica. (2015). Historia. Obtenido de http://www.tusica.com/spanish/historia/
Universidad del Norte. (2015). Caso de Éxito: Sistema de Gestión Integral de Calidad bajo los Requisitos NTC ISO 9001:2008. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.uninorte.edu.co/web/gestion-administrativa-y-financiera/caso-de-exito
55
ANEXOS
56
ANEXO A. Formato test directivos
57
FECHA: _______________
EDAD: ___________
SEXO: ___________
ANTIGÜEDAD EN EL CARGO: ______________________________
ESCOLARIDAD:
☐PRIMARIA ☐SECUNDARIA ☐TÉCNICO/TECNOLÓGICO ☐PROFESIONAL
EXPERIENCIA LABORAL EN CARGO GERENCIALES ☐SI ☐NO
Para realizar la encuesta tome en cuenta lo siguiente para responder:
Seleccione con una X el número que considere correspondiente a cada afirmación.
Nunca (1)
Rara Vez (2)
Ocasionalmente (3)
Casi Siempre (4)
Siempre (5)
58
CULTURA ORGANIZACIONAL – ADMINISTRATIVO Y OPERACIONAL
VISIÓN
1 2 3 4 5
Le han dado a conocer la visión de la empresa
Integra a todo el personal
Es positiva y alentadora
Es realista
Comunica entusiasmo
Proyecta sueños y esperanzas
Incorpora valores e intereses comunes
Logra Sinergismo
Es difundida interna y externamente
Visualiza el futuro de la empresa
59
MISIÓN
1 2 3 4 5
Le han dado a conocer la misión
Refleja la imagen de la empresa
Declara propósitos duraderos
Indica de manera concreta dónde radica el éxito de la empresa
Refleja las expectativas de los clientes
Se orienta a valores, motivaciones y principios
Manifiesta cohesión alrededor de objetivos comunes
Manifiesta compromiso
Es precisa y factible
CLIMA ORGANIZACIONAL
1 2 3 4 5
Le agrada trabajar en equipo
60
Es capaz de relacionarse fácilmente
En su trabajo hay compañerismo
Posee libertad para tomar decisiones
En esta empresa todos hacen bien su trabajo
Comparten voluntariamente opiniones constructivas
Existe en su mayoría compromiso con los objetivos de la empresa
La empresa presenta una efectiva coordinación en las áreas de
trabajo
Resuelven los conflictos internos de la empresa como equipo de
trabajo
CARGOS ADMINISTRATIVOS - GERENCIALES
COORDINACIÓN
1 2 3 4 5
Existe apoyo mutuo
Se pone de acuerdo en las tareas a realizar
61
Hay expectativas en común entre los colaboradores
Utiliza el consenso
Coordina con su jefe durante el trabajo
LIDERAZGO
1 2 3 4 5
Tiene iniciativa
Es participativo
Soluciona problemas
Analiza logros alcanzados
Es comunicativo
Orienta a sus compañeros al realizar las tareas
Que tan a menudo le recuerda a su equipo la trascendencia de su
trabajo
62
TRABAJO EN EQUIPO
1 2 3 4 5
Respeta las opiniones
Participa en las decisiones
Hay compromiso voluntario para el logro de los objetivos
Ayuda a organizar tareas a sus compañeros
ORGANIZACIÓN
1 2 3 4 5
Existe una jerarquía de cargos en la empresa
La empresa tiene reglamento interno
Existen normas internas de delegación
Hay coherencia entre responsabilidad y autoridad
Delega autoridad a sus colaboradores
La empresa tiene manual de funciones de cargo
Existe relación efectiva entre usted y los subordinados
63
Se genera un uso intensivo entre las reglas, maneras y
procedimientos
La unidad de mando se centra en una sola persona
CONTROL
1 2 3 4 5
Verifica si se consiguen los objetivos propuestos
Recoge y analiza los datos sobre resultados obtenidos
Realiza acciones correctivas
Planifica nuevos programas en función de la situación actual
Mantiene un riguroso control del tiempo del trabajo del personal
Coordina los esfuerzos de las diferentes partes de la organización
Evalúa frecuentemente al personal
Mide el volumen de las ventas
Mide los precios frente a la competencia
Realiza reducción de costos
64
El personal cumple con los estándares de tiempo establecidos en
la empresa
Lleva a cabo todos los años un control financiero en la empresa
Realiza un riguroso control de calidad
INFRAESTRUCTURA
1 2 3 4 5
El ambiente de la empresa cuenta con las condiciones necesarias
Existen proyectos de infraestructura para mejorar a la empresa
Considera que la empresa está ubicada en un lugar estratégico
Cuenta con todos los requisitos para el buen funcionamiento de la
empresa
Piensa que cuenta con la capacidad de atender más clientes
65
TECNOLÓGICO
1 2 3 4 5
Existen procedimientos para la realización de operaciones de
manipulación de la tecnología
Realiza procesos de investigación y desarrollo de nuevas
tecnologías para la empresa
Realiza capacitaciones a los trabajadores para la manipulación de
la tecnología en la empresa
FINANCIERO
1 2 3 4 5
Cuenta con estrategias para proteger a su empresa del alza de
precios a los productos que le ofrecen sus proveedores
Existe una constante revisión del inventario financiero de su
empresa
Su empresa cuenta con un respaldo financiero sostenible
Cuenta con las herramientas necesarias para pagar puntual sus
tributos
66
MATERIAL
1 2 3 4 5
El equipo con que trabaja se encuentra en condiciones favorables
Es constante la participación del trabajador para el control de
calidad de sus materiales
Cumple con el horario establecido en la empresa
Organiza sus actividades dentro de un cronograma
Los trabajadores de la empresa cumplen con el horario establecido
Se cumple con el horario de las citas programadas en el día
Se cumple con el pago puntual y acordado a los trabajadores
67
No Preguntas Filtro
1 ¿Quiénes somos como empresa? ¿En qué negocio estamos? ¿Para qué existimos? ¿Cuál es la
Misión de nuestra empresa?
2 ¿Cuáles son nuestras fuerzas y debilidades?
3 ¿Cómo éramos, cómo nacimos, como crecimos, cómo hemos sido hasta hoy, etc.?
4 Lo que hacemos, cómo lo hacemos: líneas de producción/ servicios, tecnología, ,
importación, exportación , investigación y desarrollo de nuevos productos, etc.
5 Cuál es la situación que presenta la empresa en cuanto a sus recursos: humanos, financieros,
materiales, energéticos, instalaciones, equipos.
6 ¿Cómo queremos ser en un futuro inmediato, mediato o más distante?
7 ¿Cuáles son nuestros objetivos?
8 ¿Qué acontecimientos considera importantes alrededor de la empresa?
9 ¿Tenemos una idea clara de lo que afecta a la empresa?
10 ¿Tenemos buenos procesos y sistemas para detectar modificaciones internas y externas?
11 ¿Qué mecanismos de control y retroinformación poseemos?
12 ¿Cuáles son los principales desafíos, oportunidades, presiones y restricciones que tenemos?
13 ¿Existe el volumen de información requerido?
68
14 ¿Qué hacemos con la información que disponemos?
15 ¿Qué tipo de información se ofrece a los trabajadores?
16 ¿Existe en el personal el sentido de aceptación a sugerencias innovadoras?
17 ¿Se reconocen los problemas existentes o se considera que no los hay?,
18 ¿Cómo se participa en la búsqueda y solución de problemas?
19 ¿Son rígidas las normas y procedimientos vigentes?
20 ¿Cómo se evalúa el grado de resistencia al cambio en los trabajadores?
21 ¿Nuevos métodos y nuevas soluciones son bien recibidas?
22 ¿La estructura organizativa y el diseño de cargos son difícil de modificar?
23 ¿Existe rigidez en la modificación de normas y reglas escritas? ¿Predomina el formalismo?
24 ¿Hay integración entre las necesidades de las empresas (sistema técnico) y las necesidades
de las personas (sistema humano)?
25 ¿Existe predominio de espíritu de colaboración o de competencia?
26 Cuándo existen ¿se afrontan abiertamente y de forma constructiva?
27 ¿Son los sentimientos y emociones reconocidas como datos importantes dentro de la
empresa?
69
28 ¿La motivación de las personas en el trabajo es considerada en la evaluación de situaciones?
29 ¿La comunicación es abierta en los sentidos verticales (ascendente y descendente), y
horizontal?
30 ¿Existe un buen clima de trabajo entre los jefes?
31 ¿La orientación en cuanto a la toma de decisiones es hacia las tareas o las personas?
32 ¿Existen reuniones que aseguren el intercambio de información entre los dirigentes, entre
estos y los trabajadores?
70
ANEXO B. Formato test colaboradores
71
FECHA: _______________
EDAD: ___________
SEXO: ___________
ANTIGÜEDAD EN EL CARGO: ______________________________
ESCOLARIDAD:
☐PRIMARIA ☐SECUNDARIA ☐TÉCNICO/TECNOLÓGICO ☐PROFESIONAL
EXPERIENCIA LABORAL EN CARGO GERENCIALES ☐SI ☐NO
Para realizar la encuesta tome en cuenta lo siguiente para responder:
Seleccione con una X el número que considere correspondiente a cada afirmación.
Nunca (1)
Rara Vez (2)
Ocasionalmente (3)
Casi Siempre (4)
Siempre (5)
72
CULTURA ORGANIZACIONAL – ADMINISTRATIVO Y OPERACIONAL
VISIÓN
1 2 3 4 5
Le han dado a conocer la visión de la empresa
Integra a todo el personal
Es positiva y alentadora
Es realista
Comunica entusiasmo
Proyecta sueños y esperanzas
Incorpora valores e intereses comunes
Logra Sinergismo
Es difundida interna y externamente
Visualiza el futuro de la empresa
73
MISIÓN
1 2 3 4 5
Le han dado a conocer la misión
Refleja la imagen de la empresa
Declara propósitos duraderos
Indica de manera concreta dónde radica el éxito de la empresa
Refleja las expectativas de los clientes
Se orienta a valores, motivaciones y principios
Manifiesta cohesión alrededor de objetivos comunes
Manifiesta compromiso
Es precisa y factible
CLIMA ORGANIZACIONAL
1 2 3 4 5
Le agrada trabajar en equipo
Es capaz de relacionarse fácilmente
74
En su trabajo hay compañerismo
Posee libertad para tomar decisiones
En esta empresa todos hacen bien su trabajo
Comparten voluntariamente opiniones constructivas
Existe en su mayoría compromiso con los objetivos de la empresa
La empresa presenta una efectiva coordinación en las áreas de
trabajo
Resuelven los conflictos internos de la empresa como equipo de
trabajo
RECURSO HUMANO
COMUNICACIÓN
1 2 3 4 5
Escucha con mucha atención a su equipo de trabajo
Tiene dificultad para comunicarse con los demás
Toma conciencia de lo que se le indica
75
Es asertivo al comunicar cualquier problema que presenta la
empresa
Existen interferencias en su ambiente en cuanto a comunicación
Su superior escucha atentamente sus necesidades
Cuando comunica algo importante es flexible tanto para el cliente
como para el colaborador
Su superior siempre muestra agresividad para comunicarse
MOTIVACIÓN
1 2 3 4 5
Siente satisfacción con su trabajo
Muestra felicidad en su trabajo y con el cliente
Siempre colabora en su lugar de trabajo
La empresa cumple con su remuneración
La empresa le brinda información para desempeñarse en su
trabajo
La empresa le brinda seguridad frente a cualquier situación
76
La empresa respeta sus horarios de trabajo
La empresa lo recompensa de alguna manera por realizar bien su
trabajo
La empresa le brinda capacitaciones para desarrollar su potencial
Percibe hasta el momento el logro de sus objetivos individuales
No Preguntas Filtro
1 Cómo estamos, cómo nos sentimos: satisfacciones e insatisfacciones, comunicación, estilo
en la toma de decisiones, etc.
2 Lo que hacemos, cómo lo hacemos: líneas de producción/ servicios, tecnología, ,
importación, exportación , investigación y desarrollo de nuevos productos, etc.
3 ¿Qué acontecimientos considera importantes alrededor de la empresa?
4 ¿Tenemos buenos procesos y sistemas para detectar modificaciones internas y externas?
5 ¿Qué mecanismos de control y retroinformación poseemos?
6 ¿Cuáles son los principales desafíos, oportunidades, presiones y restricciones que tenemos?
7 ¿Existe el volumen de información requerido?
8 ¿Qué hacemos con la información que disponemos?
77
9 ¿Qué tipo de información se ofrece a los trabajadores?
10 ¿Existe ambiente de apertura y confianza para manifestar insatisfacciones, frustraciones,
etc.?
11 ¿Cuál es el grado de participación y consulta en el proceso de toma de decisiones?
12 ¿Existe en el personal de dirección el sentido de aceptación a sugerencias innovadoras?
13 ¿Se estimula la creatividad o predominan la rutina, el miedo a la autoridad, la crítica las
sanciones?
14 ¿Se reconocen los problemas existentes o se considera que no los hay?,
15 ¿Cómo se participa en su búsqueda y solución de problemas?
16 ¿Son rígidas las normas y procedimientos vigentes?
17 ¿Cómo se evalúa el grado de resistencia al cambio en el personal dirigente?
18 ¿Nuevos métodos y nuevas soluciones son bien recibidas?
19 ¿Existe rigidez en la modificación de normas y reglas escritas? ¿Predomina el formalismo?
20 ¿Hay integración entre las necesidades de las empresas (sistema técnico) y las necesidades
de las personas (sistema humano)?
21 ¿Existe predominio de espíritu de colaboración o de competencia?
22 Cuándo existen ¿se afrontan abiertamente y de forma constructiva?
78
23 ¿Son los sentimientos y emociones reconocidas como datos importantes dentro de la
empresa?
24 ¿La motivación de las personas en el trabajo es considerada en la evaluación de situaciones?
25 ¿La comunicación es abierta en los sentidos verticales (ascendente y descendente), y
horizontal?
26 ¿Existe un buen clima de trabajo?
27 ¿La orientación en cuanto a la toma de decisiones es hacia las tareas o las personas?
28 ¿Existen reuniones que aseguren el intercambio de información entre los dirigentes, entre
estos y los trabajadores?
79
ANEXO C. Conclusiones y recomendaciones sobre cultura organizacional
80
DOCUMENTO CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES SOBRE
CULTURA ORGANIZACIONAL
Código: QM_CUL
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
Calidad
Reviso:
Coordinador
Calidad
Aprobó: Gerente
general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
DOCUMENTO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES SOBRE CULTURA
ORGANIZACIONAL QM_CUL
OBJETIVO GENERAL
81
Describir y analizar la cultura organizacional, proponiendo acciones de mejoramiento que
orienten a la dirección de la organización a fortalecer y mejorar algunos rasgos de la cultura.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar los rasgos altamente arraigados y las categorías que describen la cultura de la
organización.
Identificar las tendencias de la cultura organizacional.
Describir el clima organizacional de la empresa e identificar sus principales
características.
Hacer la caracterización de la cultura organizacional.
Descubrir las deficiencias presentes en la cultura organizacional que afectan al cliente
interno.
Proponer acciones de mejoramiento.
METODOLOGÍA Y RESULTADOS
Se aplicaron encuestas a todos los integrantes de la organización (Administrativos y
operacionales) para la medición de clima organizacional, estructura, sistema cultural y relación
hombre-organización.
Una vez recogida la información mediante encuestas y su respectiva tabulación, procesamiento,
ordenamiento y análisis de los datos se produjeron los siguientes resultados:
Identificación de rasgos altamente arraigados para cada variable y sus respectivas
preguntas, en las unidades seleccionadas y el total de la empresa.
82
Se analizó cada variable en los diferentes grupos que conforman la empresa, ya que en cada uno
de estos se percibe una cultura diferente; de igual forma se realizó un total general de la empresa
para conocer los rasgos altamente arraigados. Los resultados de las encuestas fueron agrupados
en rasgos altamente arraigados, entendidos como situaciones que perciben con mayor o menor
intensidad los empleados. Para este propósito previamente se definieron parámetros que
permitieron ubicar los resultados en su correspondiente categoría.
La descripción de la cultura organizacional por la interrelación de los rasgos de cada
variable y entre las mismas.
La definición de categorías descriptivas de análisis y su categorización por frecuencia de
suceso
Los rasgos identificados en cada una de las variables se constituyen en insumo
para definir las categorías de análisis, las cuales permiten identificar los elementos
característicos de la cultura organizacional, usando siempre los rasgos que se
encontraron como altamente arraigados.
La identificación de tendencias como características propias de la cultura organizacional.
Las categorías de análisis identificadas y su impacto son insumo para identificar
las tendencias que caracterizan la empresa analizada.
Caracterización de la cultura organizacional.
83
Grupo 1 – Administrativo
Al grupo de personas que conforman este grupo se le aplicaron 3 encuestas en total. La
información de análisis fue obtenida de un estudio que surgió de la aplicación de encuestas y
recopilación de información al grupo de trabajo.
Características generales
- La labor realizada por el grupo se ejecuta en el área administrativa de la organización.
- Se manejan jornadas laborales de ocho horas, con una hora de almuerzo adicional.
- Dentro de los participantes se encuentra el gerente de la organización.
84
RASGOS ALTAMENTE ARRAIGADOS DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL POR VARIABLES DEL GRUPO 1
HOMBRE-
ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
SISTEMA CULTURAL CLIMA LABORAL
En la empresa existe
integración de recursos
humanos y técnicos en el área
directiva, sin embargo, no
existe integración con otras
áreas de la empresa.
No existe coherencia entre
responsabilidad y autoridad
Existe reconocimiento de los
objetivos y funciones de la
organización.
En ocasiones existe buen clima
laboral, pero no siempre se
tiene en cuenta la motivación
personal.
La empresa le da mayor
importancia a aspectos
económicos, sin embargo
existe alto grado de
permisibilidad, lo cual genera
Los datos sobre resultados
obtenidos rara vez se recogen y
analizan.
De manera ocasional se
presenta el apoyo mutuo en la
organización.
El clima laboral no es bueno ni
en el área administrativa, ni en
la operativa. Esto a causa de
individualismo y competencia
que evita el crecimiento de la
85
impactos negativos en la
organización.
empresa.
No existe comunicación
horizontal a causa de
problemas personales; la
comunicación vertical existe de
manera informal.
El personal pocas veces
cumple con los estándares de
tiempo establecidos
Las tareas a realizar no siempre
son tomadas de acuerdo a la
opinión de todos los
colaboradores.
Los conflictos internos de la
empresa nunca se resuelven
como equipo de trabajo.
No hay revisión constante del
inventario de la empresa
Rara vez existe una efectiva
coordinación de las áreas de
trabajo
La empresa no cuenta con
respaldo financiero sostenible
No se comparten opiniones
constructivas.
Incumplimiento en el pago.
86
Grupo 2 – Operacional
Al grupo de personas que conforman este grupo se le aplicaron 5 encuestas en total. La
información de análisis fue obtenida de un estudio que surgió de la aplicación de encuestas
y recopilación de información al grupo de trabajo.
Características generales
- La labor realizada por el grupo se ejecuta en el área operativa de la organización.
- Se manejan jornadas laborales de ocho horas, con una hora de almuerzo adicional.
87
RASGOS ALTAMENTE ARRAIGADOS DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL POR VARIABLES DEL GRUPO 2
HOMBRE-
ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL
SISTEMA CULTURAL CLIMA LABORAL
No se percibe interés por parte
de la organización hacia los
trabajadores.
No existe coherencia entre
responsabilidad y autoridad
La misión y visión de la
empresa no se reconoce entre
los colaboradores.
No existe buen clima laboral
en la organización. Existe un
ambiente pesado. Mucha
rivalidad e individualismo.
La empresa le da mayor
importancia a aspectos
económicos, sin embargo
existe alto grado de
permisibilidad, lo cual genera
impactos negativos en la
organización.
El pago a los trabajadores no
es puntual.
De manera ocasional se
presenta el apoyo mutuo en la
organización.
No se reconoce el
compañerismo dentro de la
empresa.
88
No existe comunicación
horizontal a causa de
problemas personales; la
comunicación vertical existe
solo para temas laborales.
La empresa no brinda
información necesaria para la
realización de las tareas.
La percepción de los
colaboradores es que no todos
hacen bien su trabajo.
No existen procesos para la
solución de conflictos.
No existen motivaciones mas
allá del salario.
No se comparte
voluntariamente las opiniones
constructivas
Existe predominio de espíritu
de competencia dentro de la
organización.
Los conflictos internos no s
resuelven como equipo de
trabajo.
Existe dificultad para
comunicarse con los demás
compañeros.
89
CONCLUSIONES
A partir de los resultados obtenidos en las entrevistas realizadas a los integrantes de la
organización, se puede concluir que el clima organizacional se caracteriza por culturas
mixtas en las que se comprenden:
- Cultura de poder, caracterizado para este caso por:
o El crecimiento de la organización depende de la capacidad de la persona que
está en el centro.
o Motivación por dinero.
- Cultura de función, caracterizado para este caso por:
o Poder = posición formal.
o “Yo soy mi puesto”
- Cultura de la persona, caracterizado para este caso por:
o Cuesta lograr la identificación con la organización.
En cuanto a la categoría de sistemas culturales, la organización presenta los siguientes
comportamientos:
- Débil: de acuerdo a la intensidad con que los rasgos culturales impulsan las
conductas de los individuos, se impondrán más firmemente sobre las conductas de
los integrantes de la organización.
- Fragmentada: según el grado de autodeterminación de la cultura por parte de las
unidades componentes de la organización.
- Tendientes al cierre: según la resistencia al cambio por parte de los integrantes de la
organización, tanto interna como externamente.
90
ANEXO D. Gestión del cambio
91
92
ANEXO E. Taller transformación cultural
93
94
95
Fuente: Elaboración propia, 2017.
96
ANEXO F. Plan de comunicaciones.
97
PROCEDIMIENTO PLAN DE
COMUNICACIÓN
Código: QM_PR_PC
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
Calidad
Reviso
Coordinador
calidad.
Aprobó: Gerente
general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
PROCEDIMIENTO PLAN DE COMUNICACIONES
QM_PR_PC
98
1. Codificación.
QM_PR_PC
2. Objetivo.
Realizar el plan de comunicaciones para la empresa QUIMISERVI S.A.S. con el fin de
definir los pasos a seguir para conseguir una comunicación asertiva a nivel interno y a nivel
externo de la organización.
3. Alcance.
El plan de comunicaciones se aplica a toda la empresa QUIMISERVI S.A.S. con el fin de
lograr una comunicación asertiva dentro de todos los niveles de la organización y así
alcanzar los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad.
4. Documentos asociados.
Norma internacional ISO 9001:2015
5. Términos y definiciones.
Comunicación interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como
receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de la empresa.
Comunicación externa: Por exclusión, aquella que no sea interna. Estas
comunicaciones incluyen las quejas, reclamaciones, denuncias, etc.
Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o
percibirse como afectada por una decisión o actividad de la organización.
99
6. Responsabilidad y autoridad.
La responsabilidad de la elaboración del plan de comunicaciones que hace parte del
Sistema de Gestión de la Calidad es el Director Técnico de QUIMISERVI S.A.S.
La responsabilidad de la revisión del plan de comunicación que hace parte del Sistema de
Gestión de la Calidad es del Coordinador de Calidad de QUIMISERVI S.A.S.
La autoridad para la aprobación del plan de comunicación que hace parte del Sistema de
Gestión de la Calidad es del Gerente General de QUIMISERVI S.A.S
La responsabilidad actualización del plan de comunicación que hace parte del Sistema de
Gestión de la Calidad es el Director Técnico de QUIMISERVI S.A.S.
La responsabilidad de atender sugerencias sobre la actualización del plan de comunicación
que hace parte del Sistema de Gestión de la Calidad es el Director Técnico de
QUIMISERVI S.A.S.
7. Descripción de actividades.
a. Estructura de los documentos.
La estructura de los documentos del plan de comulación en la empresa QUIMISERVI
S.A.S es fuente Arial 12.
b. Desarrollo del documento.
La estructura del procedimiento es la siguiente (no puede modificarse):
Codificación.
Código que recibe el procedimiento presentado en el documento.
100
Objetivo.
Describe el propósito del documento.
Alcance.
Incluye la relación del documento con los procesos de la empresa.
Documentos Asociados
Relaciona los documentos que soportan la información que contienen el
procedimiento.
Responsabilidad y Autoridad.
Define las responsabilidades y autoridades que el personal tiene dentro de la
empresa con respecto a las actividades relacionadas con el procedimiento de plan de
comunicación relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad
Descripción de actividades.
Definición de las necesidades de la empresa para la implementación del
procedimiento de plan de comunicación del Sistema de Gestión de la Calidad
Caja tipográfica.
Permite explicar de manera gráfica la estructura del documento.
Revisión, aprobación y modificación.
Los procedimientos a actividades que se llevan a cabo dentro de la organización se
presentan a través de diagramas de flujo que evidencien desde el inicio hasta el fin
de la actividad, identificando responsables durante todo el proceso.
101
7. 3 Elaboración, revisión y aprobación
El responsable de la elaboración de los documentos que soportan el plan de comunicación y
determina la necesidad de crear, modificar o anular documentos que registren o validen los
procedimientos a través de los medios ya establecidos por parte de la gerencia de la
empresa.
Luego de manifestada la necesidad, esta es aprobada o desaprobada teniendo en cuenta la
opinión de experto en el tema y la influencia del tema sobre el Sistema de Gestión de la
Calidad u otros procesos que se estén llevando a cabo dentro de la organización.
Cuando se crea, modifica o anula alguno de los documentos sugeridos, el coordinador de
calidad es el responsable de realizar la revisión al documento y justificar los cambios
realizados, remitirlo posteriormente a la persona encargada de la aprobación del
documento. Anexo 1. FOR_PR_PC
7.4. Comunicación interna.
La comunicación interna dentro de Quimiservi SAS se realiza por diferentes medios y es
una responsabilidad de cada uno de los funcionarios de las diferentes áreas de la empresa
realizar la socialización de información necesaria de manera clara y concisa para todos los
niveles de la empresa con el fin de cumplir los objetivos de la empresa.
Los medios disponibles para la publicación y difusión de la información necesaria y
requerida para el cumplimiento de los objetivos de Quimiservi SAS son:
Correos electrónicos.
102
Carteles.
Verbal.
Cartas.
Formatos.
En caso de omitir o cambiar información necesaria para el cumplimiento de los objetivos de
la empresa, se puede incurrir en sanciones.
7.5. Comunicación externa.
La comunicación externa en Quimiservi SAS se realiza con clientes, proveedores y
contratistas.
Dentro de la información que se puede generar con los clientes externos anteriormente
mencionados existen: facturas de compra, facturas de venta remisiones, quejas, sugerencias,
reclamos.
Para tener una comunicación efectiva y asertiva con los clientes externos anteriormente
mencionados es necesario reestablecer los medios necesarios y designar al Director
Comercial como el encargado de las relaciones externas. Los medios de comunicación con
los clientes externos de la información necesaria y requerida para el cumplimiento de los
objetivos de Quimiservi SAS son:
Teléfono.
Cartas.
Visitas.
Correos electrónicos.
103
Caja tipográfica.
PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN
Y REALIZACIÓN DE AUDITORIAS
Código:
QM_PR_PC
Versión: 00
Fecha emisión :
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
calidad
Reviso:
Coordinador
calidad.
Aprobó: Gerente
general.
Revisión:27.08.2017
1. Logotipo de la empresa.
2. Nombre del documento.
3. Código del documento el cual consta de tres partes:
a. Dos letras de la compañía: QM
b. Dos o tres letras que identifican el tipo de documento de acuerdo a la siguiente tabla: PR
Manual MAN
Procesos PR
Planes PLA
Procedimientos PRO
1
4
5
6
3
2
104
Programas PRG
Instructivo de trabajo INT
Informe de Actividades INA
Guía GUI
Formatos FOR
Políticas POL
4. Versión: Numero de dos dígitos, corresponde al número de versión del documento. Cada
vez que se actualice debe modificarse la versión.
5. Fecha emisión: Fecha en la que es publicada el documento.
6. Fecha revisión: Fecha en la que se realiza revisión del documento.
105
9. Revisión, aprobación y modificación.
106
Anexo 1. FOR_PR_PC
FORMATO DE PROCEDIMIENTO PLAN DE COMUNICACIÓN
Acción
Crear/modificar/anular
Justificación Aprobación Observaciones.
107
ANEXO G. Contexto de la organización
108
CONTEXTO ORGANIZACIÓN
Código: QM_CO
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
Calidad
Reviso:
Coordinador
Calidad
Aprobó: Gerente
general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
CONTEXTO ORGANIZACIÓN QM_CO
109
1. INTRODUCCIÓN.
El trabajo que se presenta a continuación contiene parte de la información documentada
necesaria para la planeación del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo la Norma
Internacional ISO 9001: 2015 en la empresa QUIMISERVI S.A.S, que se dedica a la producción
y comercialización de productos de aseo en los sectores doméstico e institucional.
En Norma Internacional ISO 9001: 2015 se describen los requisitos que se deben tener en cuenta
para aplicar la Norma Internacional, y pretende que la empresa se pueda certificar con la Norma
a través de algún ente certificador autorizado.
La importancia de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo la Norma
Internacional ISO 9001: 2015 en de la empresa QUIMISERVI S.A.S radica en el aumento de la
satisfacción de los clientes, teniendo en cuenta que los objetivos de calidad planteados se basan
en la necesidades y exigencias expresadas por parte de los clientes.
Entre otras motivaciones para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra el
mejoramiento de las relaciones con las partes interesadas, fortalecimiento de la ventaja
competitiva, acceso a mercados globales y aseguramiento del cumplimiento legal.
2. MARCO SECTORIAL.
Historia.
Jabonería Tusica es la primera jabonería del norte de Colombia, inicialmente bajo el nombre de
“Fábrica a Vapor de Jabones y Velas La Luz X” en el año 1905, pioneros en la fabricación y
comercialización de productos de limpieza y aseo personal.
110
Químicos alemanes que inmigraron con sus familias a Colombia en los años de la década de
1890 y que muchos de ellos se quedaron en Colombia, fueron la primera de cinco generaciones
de alemanes establecidos en este país.
Antes de que llegara el primer automóvil a Colombia, ya estaban en las plazas de mercado los
modernos productos de limpieza producidos en Barranquilla con tecnología alemana. Los
productos llegaban a lugares tan remotos en aquellos tiempos por vía fluvial hasta el centro del
país. (Tusica, 2015)
Fuente: Tusica, 2015
Estructura Empresarial.
La estructura empresarial de la cadena ha tenido variaciones importantes en los últimos años
debido a los cambios presentados en la demanda de estos productos.
La oferta de la cadena productiva de productos de cosméticos y aseo se encuentra altamente
concentrada en un reducido número de empresas. Esta cadena presenta una estructura de
mercado de tipo oligopólico, en donde acuden pocas empresas con posibilidad de influenciar los
precios o el nivel de producción; generalmente se presenta competencia por estrategias de
111
diferenciación de productos. De acuerdo con la información del Invima, operan en Colombia
aproximadamente 400 empresas, y 10 de ellas concentran 65% de la producción.
La estructura empresarial para la fabricación de detergentes y productos de aseo presenta un
número reducido de empresas entre las cuales se destacan Detergentes S.A, JGB, Colgate
Palmolive y Unilever.
Estas ofrecen detergentes comercializados bajo distintas marcas; incluso una misma empresa
ofrece varias marcas de detergentes. Una de las estrategias que esta industria utiliza para
posicionarse en el mercado es el gasto en publicidad que permite, a través de la marca,
diferenciar sus productos. (DNP)
Competencia.
La industria de jabones cuenta con un buen número de empresas, muchas de capital nacional y
algunas filiales de compañías multinacionales. Las firmas que más se destacan son: Colgate
Palmolive, Unilever Andina-Varela, Jabonería Central, Lloreda Grasas y Aceites Vegetales y
Jabonería Hada.
Existe cierta diferenciación en el tipo de integración vertical de estas empresas, la mayoría
concentran su producción en la fase final y algunas producen desde la materia prima hasta el
producto final. (DNP)
Asociaciones del sector.
Información General
112
La Cámara de la Industria Cosmética y de Aseo de la ANDI se creó con el propósito de
desarrollar con los empresarios del sector, acciones que tiendan a su fortalecimiento y beneficio,
coordinando esfuerzos a través de la Asociación. Esto en el campo: industrial, de comercio y
servicios.
Industria cosmética y aseo.
La industria de Cosméticos y Aseo se compone de tres subsectores: Cosméticos, Absorbentes y
Aseo. El sector ha experimentado un gran crecimiento que ha supuesto beneficios económicos
para el país y para los grupos que participan en su cadena de valor. Lo anterior demuestra el
potencial del sector como motor de la economía nacional. Los resultados son consecuencia de los
esfuerzos conjuntos de la Cámara, las instituciones que lo apoyan y las empresas que lo
componen.
Direccionamiento estratégico.
Misión.
Contribuir al desarrollo del sector y de sus afiliados en el ámbito nacional e internacional,
implementando acciones que atraigan la inversión y el consumo dentro de un marco que
promueva la responsabilidad social, mediante la búsqueda de oportunidades y ayudando a
eliminar las restricciones y obstáculos en los campos legal, comercial, de infraestructura,
innovación y desarrollo tecnológico, logístico, financiero, económico y publicitario, a través de
la representatividad, la credibilidad, la vocería y la capacidad de influir en los entes de decisión.
113
Visión.
En el 2015 la Cámara habrá contribuido a que el sector en Colombia tenga un mayor desarrollo
definido en un mercado de US$12.200 millones y unas exportaciones de US$ 1.500 millones que
correspondan al 35% de la producción industrial. Para alcanzar la meta de mercado interno se
propone desagregarlo así:
- Cosméticos: US$ 5.200 millones (10% de crecimiento anual)
- Aseo: US$ 2.500 millones (15% de crecimiento anual)
- Absorbentes: US$ 4.500 millones (11% de crecimiento anual)
Cifras del sector.
Distribución del Sector.
El sector se compone por tres subsectores: Cosméticos, Aseo y Absorbentes. Para el año 2013 se
estima que el subsector Cosméticos representó el 52% de la producción, seguido por los
subsectores de Aseo y Absorbentes los cuales registraron una participación de 27% y 21%
respectivamente, según la Encuesta Anual Manufacturare del DANE y estimaciones propias.
Fuente: ANDI, 2015.
114
Producción del Sector.
Desde el año 2000 el Sector ha experimentado un amplio crecimiento en términos de producción,
ventas y comercio exterior. Este se caracteriza por la heterogeneidad en el tamaño, la
composición del capital, las características tecnoproductivas, la diversificación en las líneas de
producción, así como por el gran número de empresas que lo componen. A continuación se
puede observar la evolución de la producción de los tres subsectores:
Fuente: ANDI, 2015.
Participación por subsectores.
Para el año 2013 se estima que la producción del sector en general fue de $7.737.682.3111. La
siguiente gráfica describe la participación en términos de producción de cada categoría
perteneciente a los tres subsectores de la Industria. (ANDI, 2015)
115
Fuente: ANDI, 2015.
Normatividad del sector.
COMISIÓN DE LA COMUNIDAD ANDINA: Decisión 706 de 2008 “Armonización de
legislaciones en materia de productos de higiene doméstica y productos absorbentes de higiene
personal”. (CAN, 2008)
Las disposiciones contenidas en la presente Decisión regulan los regímenes sanitarios, de control
de calidad y vigilancia sanitaria en relación con la producción, procesamiento, envasado,
expendio, importación, almacenamiento y comercialización de los productos de higiene
doméstica y productos absorbentes de higiene personal. A efectos de esta Decisión, se
consideran productos de higiene doméstica y productos absorbentes de higiene personal los que
se indican en el Anexo 1.
Para los efectos de la presente Decisión se considerarán los siguientes grupos de productos de
higiene doméstica y productos absorbentes de higiene personal:
116
a) Jabones y detergentes.
b) Productos lavavajillas y pulidores de cocina.
c) Suavizantes y productos para prelavado y pre planchado de ropa.
d) Ambientadores.
e) Blanqueadores y quitamanchas.
f) Productos de higiene doméstica con propiedad desinfectante.
g) Limpiadores de superficies.
h) Productos absorbentes de higiene personal (toallas higiénicas, pañales desechables, tampones,
protectores de flujos íntimos, pañitos húmedos) siempre y cuando no declaren propiedades
cosméticas ni indicaciones terapéuticas.
i) Los demás que determine la Secretaría General de la Comunidad Andina mediante Resolución,
por solicitud y consenso de las Autoridades Sanitarias de los Países Miembros.
MARCO CONTEXTUAL.
El Sistema de Gestión de calidad ISO 9001:2015 se aplicará en Quimiservi S.A.S. en la ciudad
de Bogotá D.C. durante el primer semestre del año 2017.
Las instalaciones de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Facultad de Medio
Ambiente y Recursos Naturales servirán como lugar de trabajo para la realización del sistema de
gestión de Calidad.
117
Fuente: Google Maps, 2017
Así mismo, durante este periodo deben realizarse visitas a la organización ubicada en la Calle 10
N° 26 - 47 en el Barrio Ricaurte
Fuente: Google Maps, 2017
118
Nombre.
Quimiservi S.A.S.
Actividad económica.
De acuerdo a la clasificación del código CIIU la empresa tiene las siguientes actividades
económicas:
CIIU Primario: 2023
Fabricación de jabones y detergentes, preparados para limpiar y pulir; perfumes y preparados de
tocador.
CIIU Secundario: 4669
Comercio al por mayor de otros productos n.c.p.
Misión.
Fabricar y distribuir productos líquidos para la limpieza, mantenimiento y desinfección,
institucional e industrial en los sectores de Alimentos, Petrolero, Automotriz, Lavandería
industrial y Hotelera, Institucional y Aéreas Públicas, Industrial y Fábricas.
Visión.
Tener mayor participación y reconocimiento en los sectores de petróleos, alimenticios y la
Industria en general, mejorando día a día. Nuestro proceso operativo y de servicio, usando
tecnología de punta con recurso humano calificado.
119
Política calidad.
Quimiservi S.A.S busca ser la empresa líder en el campo de la fabricación y distribución de
productos químicos para la limpieza, implementando el Sistema de Gestión de Calidad de
acuerdo a la norma ISO 9001: 2015 que permita la diferenciación de la competencia que se ve
reflejada en una propuesta única de venta distinta al resto de empresas sin certificación.
Política ambiental.
Quimiservi S.A.S está comprometida con el medio ambiente y el desarrollo sostenible; por eso, a
través de la certificación ISO 14001:2015 prevista para el 2018 busca convertirse en la empresa
líder del sector en cuanto al cumplimiento de los más altos estándares ambientales del país.
120
BIBLIOGRAFÍA.
ANDI. (2015). Cámara de la Industria Cosmética y de Aseo. Obtenido de http://www.andi.com.co/cica/Documents/Documento%20General%20de%20la%20C%C3%A1mara%20Ene%202015.pdf
CAN. (2008). Decisión 706. Obtenido de https://www.invima.gov.co/images/pdf/higiene-domestica/decisiones/Decision_CAN06_productossanitarios.pdf
CAN. (28 de Diciembre de 2011). Decision 721. Recuperado el Mayo de 2017, de https://www.invima.gov.co/decisiones-aseo-higiene-y-limpieza/709-decision-721.html
CAN. (2013). DECISION 783. Obtenido de https://www.invima.gov.co/images/pdf/normatividad/cosmeticos/decisin%20783%20agotamiento%20etiquetas.pdf
DNP. (s.f.). Cosméticos y aseo. Obtenido de https://colaboracion.dnp.gov.co/cdt/desarrollo%20empresarial/cosmeticos.pdf
ICONTEC. (2015). NTC ISO 14001:2015. ICONTEC.
ICONTEC. (2015). NTC ISO 9001:2015. ICONTEC.
ISOTools. (2017). Sistemas Integrados de Gestion. Obtenido de https://www.isotools.org/normas/sistemas-integrados/
Ministerio de Ambiente. (2015). Resolución 0631 de 2015. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.fenavi.org/index.php?option=com_content&view=article&id=3167:resolucion-0631-de-2015&catid=393:uso-de-recursos
Ministerio de Ambiente. (10 de Mayo de 2016). Resolución 0689. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.anla.gov.co/normatividad/resoluciones/resolucion-0689
Ministerio de Hacienda. (Septiembre de 2017). ¿Que es el SIG? Obtenido de http://www.ugpp.gov.co/sistema-integrado-de-gestion/que-es-el-sig.html
Ministerio de Trabajo. (31 de Julio de 2014). DECRETO 1443 DE 2014. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=58841
121
Ministerio de trabajo. (26 de Mayo de 2015). DECRETO 1072 DE 2015. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62506
normas9000.com. (s.f.). Beneficios de las norma ISO 9001. Obtenido de http://www.normas9000.com/content/Beneficios-de-la-norma-ISO-9001.aspx
Sampieri, R. H., Fernandez, C., & Baptista, P. (2006). Metodologia de la investigacion (Cuarta ed.). Iztapalapa. Mexico D. F.: McGRAWHILLIINTERAMERICMA EDITORES, SA.
Tusica. (2015). Historia. Obtenido de http://www.tusica.com/spanish/historia/
Universidad del Norte. (2015). Caso de Éxito: Sistema de Gestión Integral de Calidad bajo los Requisitos NTC ISO 9001:2008. Recuperado el Mayo de 2017, de http://www.uninorte.edu.co/web/gestion-administrativa-y-financiera/caso-de-exito
122
ANEXO H. Mapa de procesos y caracterización de procesos
123
MAPA DE PROCESOS Y
CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS
Código: QM_MP
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
Calidad
Reviso:
Coordinador
Calidad
Aprobó: Gerente
general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
MAPA DE PROCESOS Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS QM_MP
124
1. MAPA DE PROCESOS.
Fuente: Elaboración propia, 2017
125
2. CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS.
Caracterización del
proceso: Dirección
técnica
Macroproceso: Proceso
directivo
Objetivo: Desarrollar el direccionamiento técnico de la empresa así como la búsqueda y
asignación de recursos orientados al mejoramiento de la gestión organizacional
Alcance: Desde la formulación de metas y objetivos hasta la evaluación y el seguimiento
de los resultados obtenidos
Líder (es) Gestor (es)
Gerente General Director Técnico
Descripción del proceso.
Planificar el proceso de administración orientado a alcanzar el éxito.
Organizar el sistema adecuado para la ejecución del trabajo.
Dirigir e influenciar en el personal de la organización con el fin de unir esfuerzos en la
ejecución de las tareas.
Controlar la ejecución del trabajo y sus resultados obtenidos buscando la mejora
continua.
Liderar la gestión organizacional
Dar seguimiento a los procesos de la organización y sus resultados
126
Caracterización del
proceso: Dirección
estratégica
Macroproceso: Proceso
directivo
Objetivo: desarrollar el direccionamiento estratégico de la empresa, definiendo objetivos
estratégicos, planificando e implementando estrategias que contribuyan a cumplir con los
objetivos que plantea la misión de la empresa.
Alcance: definición de objetivos y estrategias para su cumplimiento, en cada uno de los
procesos de la empresa.
Líder (es) Gestor (es)
Gerente general Director estratégico
Descripción del proceso.
Desarrollo y movilización de los recursos de la empresa orientados a la gestión.
Coordinación de los recursos disponibles para la consecución del trabajo
Diseño de estrategias administrativas enfocadas al proceso de administración
Formular objetivos y metas
127
Caracterización del
proceso: Comercial
Macroproceso: Misional
u operativo
Objetivo: Lograr la comercialización de los productos estableciendo altos niveles de
satisfacción y confianza con los clientes
Alcance: Desde el mercadeo del producto hasta el seguimiento en el uso del producto y
la satisfacción del cliente
Líder (es) Gestor (es)
Director Comercial Director Comercial
Descripción del proceso.
Envió de cotizaciones
Diseño de estrategias de marketing
Desarrollo de publicidad e imagen
Asesoramiento a clientes
Ventas
Desarrollo de promociones
Seguimiento a clientes
128
Caracterización del
proceso: Compras
Macroproceso: Misional
u operacional
Objetivo: Adquisición de materias primas e insumos que permitan entregar altos niveles
de calidad al final de los procesos
Alcance: Desde la adquisición de materias primas e insumos hasta el uso de las mismas
en los procesos
Líder (es) Gestor (es)
Auxiliar administrativo Auxiliar administrativo
Descripción del proceso.
Adquisición de materias primas e insumos
Compras de caja menor
Compras mensuales de la gestión
129
Caracterización del
proceso: Producción
Macroproceso: Misional
u operacional
Objetivo: Fabricar productos químicos para la limpieza y mantenimiento de los procesos
productivos de diferentes industrias garantizando así la calidad de los productos y la
satisfacción de las partes interesadas
Alcance: Desde la planeación de la producción hasta la entrega del producto final al
cliente
Líder (es) Gestor (es)
Jefe de producción Auxiliar operativo
Descripción del proceso.
Verificación de stock de producto terminando
Con base en la orden de pedido, rotación de productos e inventarios, planificar la
producción mensual.
Verificación, Identificación y Acondicionamiento de Materia prima.
Toma de muestras de Retención.
Verificación de parámetros.
Aprobación de productos.
Envasada de producto.
Etiquetado.
Embalado.
Liberación del producto, Estibado, Identificación y Ubicación.
130
Caracterización del
proceso: Recurso físico
Macroproceso: Soporte
Objetivo: garantizar a través de su gestión los servicios relacionados con administración
de bienes, infraestructura, planta física, mantenimiento, compras, inventarios, aseo y
seguridad, requeridos para el óptimo desarrollo de las actividades de la empresa
Alcance: Inicia con la Planeación Operativa y ejecución de los diferentes servicios y
finaliza con el servicio prestado en las distintas modalidades, incluyendo su seguimiento.
Líder (es) Gestor (es)
Gerente general Dirección técnica
Descripción del proceso.
Gestionar y administrar los bienes de la organización
Velar por el cuidado de las instalaciones de la organización
Coordinar el mantenimiento de la organización
131
Caracterización del
proceso: Talento humano
Macroproceso: Soporte
Objetivo: promover trabajadores altamente capacitados y comprometidos con la empresa
para las labores dentro de esta, creando condiciones para su bienestar, seguridad e
integralidad, a través del diseño e implementación de políticas, estrategias, planes,
programas y proyectos, encaminados a la consecución de los objetivos y cumplimiento
de las funciones
Alcance: inicia con el diseño de políticas, estrategias, planes, programas y proyectos
orientados al desarrollo del Talento Humano hasta la medición y mejora a los mismos,
incluye todos los niveles de la empresa.
Líder (es) Gestor (es)
Gerente general Dirección técnica
Descripción del proceso.
Determinar las necesidades de personal
Convocatorias del personal
Reclutamiento del personal
Selección del personal
Capacitación del personal
Desarrollo del programa de bienestar de empleados
Asegurar altos rendimientos de los empleados
Mejorar el clima organizacional
Administración de la nomina
Atención y resolución de conflictos internos de los empleados
132
Caracterización del
proceso: Logística
Macroproceso: Soporte
Objetivo: administra la cadena de suministro para facilitar el flujo de mercancías y
servicios de la empresa de un lugar a otro
Alcance: este proceso va desde el aprovisionamiento de materias primas con el que se
desarrollan los productos, hasta el servicio al cliente que ofrece la empresa.
Líder (es) Gestor (es)
Dirección técnica Auxiliar administrativo
Descripción del proceso.
Pronostico de ventas
Planeación de materiales
Planeación de producción
Planeación de ventas
Inventarios
Empaque de producto
Almacenamiento
Transporte
Distribución
133
Caracterización del
proceso: Calidad
Macroproceso: Soporte
Objetivo: garantizar que los productos de la empresa cumplan con unos estándares
establecidos por la alta dirección para su distribución y recepción satisfactoria por parte
del cliente.
Alcance: la calidad va desde la alta dirección hasta los procesos de distribución de los
productos y la prestación de los servicios a los clientes de la empresa
Líder (es) Gestor (es)
Dirección técnica Gerente general
Descripción del proceso.
Identificar no conformidades de los productos
Clasificar los problemas e imperfectos
Aplicar las mejoras necesarias
Auditoria
Dar seguimiento al proceso
Realimentar cada proceso
134
Caracterización del
proceso: Administrativo
financiero
Macroproceso: Soporte
Objetivo: Administrar, gestionar, registrar y controlar los recursos financieros en la
empresa, cumpliendo con el marco, constitucional, legal y normativo vigente;
garantizando la transparencia y sostenibilidad financiera de acuerdo a los lineamientos
establecidos en el contexto estratégico y misional de la empresa.
Alcance: va desde la aprobación del presupuesto por parte de la junta directiva,
gestionando el recaudo de los ingresos y los pagos de las obligaciones; realizando el
registro de todos los movimientos contables; hasta emitir los informes que sean
requeridos al proceso por clientes (usuarios) internos de la empresa y responder las
solicitudes de los organismos de control como entidades gubernamentales.
Líder (es) Gestor (es)
Gerente general Junta directiva
Descripción del proceso.
Diseño del presupuesto
Pagos de nomina
Pago de proveedores
Pago de obligaciones financieras e impuestos
Inversiones
Plan de adquisiciones
135
Caracterización del
proceso: Calidad diseño y
desarrollo
Macroproceso: Soporte
Objetivo: Garantizar que los productos de la Empresa, tienen la identidad,
concentración, calidad, pureza y eficacia que ofrecen a los clientes
Alcance: Desde el diseño del producto hasta la entrega final del mismo al cliente
Líder (es) Gestor (es)
Director técnico Jefe de Calidad
Descripción del proceso.
Establecer las entradas del Diseño y Desarrollo del producto.
Estudio, revisión y aprobación técnica.
Validación (determinación de parámetros fisicoquímicos y organolépticos, estabilidad y
desempeño).
Documentar de acuerdo a los requisitos de entrada.
136
ANEXO I. Manual de funciones y organigrama.
137
MANUAL DE FUNCIONES Y
ORGANIGRAMA
Código: QM_MF
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
Calidad
Reviso:
Coordinador
Calidad
Aprobó: Gerente
general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
MANUAL DE FUNCIONES Y ORGANIGRAMA.
QM_MF
OBJETIVO.
138
Documentar las funciones de cada uno de los cargos definidos al interior de Quimiservi SAS, así
mismo caracterizar los perfiles ocupacionales y conductuales para cada uno de ellos.
ALCANCE.
El presente Manual es aplicable para los cargos cuyas funciones involucren actividades que
afecten el Proceso de Producción de Quimiservi SAS, debe ser actualizado cada vez que se
generen cambios a nivel jerárquico o procedimental en la organización.
DEFINICIONES.
Área: rama diferenciada dentro de la compañía, en la que se ejecutan actividades específicas,
relativas a objetivos particulares definidos según la naturaleza de sus funciones, por un grupo de
personas a cargo de una autoridad que supervisa y tiene la capacidad de tomar decisiones.
Cargo: agrupación de funciones, responsabilidades, competencias y requisitos para el desempeño
de actividades particulares dentro de la operación de la compañía ejecutadas por una persona.
Función: acción, actividad o tarea propia de una empresa, sus departamentos, cargos o personas,
para el ejercicio de una operación.
Perfil: conjunto identificable de requisitos mínimos que buscan garantizar, en principio, las
competencias necesarias para el desempeño de un cargo
GENERALIDADES.
139
Esta versión del Manual de funciones ha sido realizada teniendo en cuenta la realidad
ocupacional de Quimiservi SAS, en la cual la actividad realizada es tan especifica que no existen
instituciones que formen personal en las actividades propias de la fabricación de Productos de
Aseo, Higiene y Limpieza doméstica, se ha optado por formar y capacitar al personal desde la
base al interior de la organización con la competencia y autoridad que otorgan más de diez años
de experiencia y reconocimiento en el mercado. En virtud a esta condición los requisitos de los
colaboradores son básicos y se ha concentrado la exigencia principalmente en las habilidades
conductuales del personal, ya que las habilidades y destrezas técnicas se adquieren al interior de
la empresa.
Con el fin de describir integralmente cada cargo, se definieron claramente cuatro elementos para
caracterizar su estructura:
Identificación del Cargo: Nombre, Gestión realizada y Jefe Inmediato.
Resumen del Cargo: Descripción del objetivo del cargo.
Descripción de Funciones: Listado conciso de las funciones y responsabilidades específicas de
cada cargo.
Perfil Requerido: Se subdivide en cuatro variables, estas son: educación, formación, experiencia
(general y específica) y habilidades.
NOTA. La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en
el caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de
cualquier nivel.
140
1. ORGANIGRAMA.
Fuente: Elaboración propia, 2017.
2. MANUAL DE FUNCIONES.
I IDENTIFICACION DEL CARGO
141
NOMBRE CARGO: GERENTE GENERAL No Cargos: 1
GESTION: DIRECCIONAMIENTO
JEFE
INMEDIATO: JUNTA DIRECTIVA
II. RESUMEN DEL CARGO
Responsable por la Planeación y el direccionamiento estratégico de la empresa así como por la
búsqueda y asignación de recursos, responde ante la junta de socios por el desempeño de la
organización.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
* Concertar las metas organizacionales con la junta de socios.
* Generar las estrategias para el cumplimiento de las metas organizacionales
* Responsable por la búsqueda de los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la
empresa.
* Supervisar el desempeño de todo el personal.
* Garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente.
* Seleccionar y evaluar Proveedores de Materias Primas y envases.
* Direccionar prioridad entrega de pedidos
IV. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
* Responsable de liderar el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad dentro de la organización.
* Diseñar las políticas y objetivos de calidad de la organización.
* Disponer de los recursos necesarios para el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad
* Realizar seguimiento periódico a todo el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad.
V. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
142
* Diseñar las políticas y objetivos de gestión ambiental de la organización.
* Asignar los recursos necesarios para el proceso del Sistema de Gestión Ambiental
VI. PERFIL REQUERIDO
EDUCACION: Profesional con carrera afín a la Actividad de la Organización
FORMACION: Conocimientos de Finanzas, Economía, Contabilidad, Ofimática
EXPERIENCIA: General: Mínimo diez años de experiencia laboral
Especifica: Mínimo cinco años en cargos directivos
*NOTA: La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en el
caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de cualquier
nivel.
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO BAJO
MEDI
O ALTO
1. ADAPTABILIDAD
2. CONTROL DIRECTIVO
3. ENERGIA
4. CAPACIDAD DE NEGOCIACION
5. TOMA DE DESICIONES
6. COMUNICACIÓN ORAL/ESCRITA
7. LIDERAZGO
8. PLANEACION Y ORGANIZACION:
9. RESOLUCION
143
10. SENSIBILIDAD ORGANIZACIONAL
11. ATENCION AL CLIENTE
12. DELEGACION
144
I IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL
CARGO: DIRECTOR COMERCIAL
No
cargos: 1
GESTIÓN:
DIRECCIONAMIENTO
JEFE
INMEDIATO: GERENTE GENERAL
II. RESUMEN DEL CARGO
Responsable por la búsqueda de clientes y cierre de venta, alcanzando su respectivo presupuesto,
atención al cliente. Responde ante el gerente general por el desempeño en la consecución de
clientes y su respectivo cierre de venta para alcanzar los objetivos en términos comerciales.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
* Alcanzar las metas comerciales trazadas por el Gerente General y la Junta de Socios.
* Cierre de Venta.
* Responsable por la búsqueda de los clientes necesarios para alcanzar las metas propuestas.
* Servicio al Cliente.
* Hacer acompañamiento en las demostraciones de los productos (asesorías técnicas).
* Manejo de cartera.
* Generar y presentar informes a gerencia general
* Realizar solicitud de muestras a producción
IV. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
* Participar activamente en el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad
* Servir como canal de comunicación entre el cliente y la organización
* Determinar las necesidades y expectativas de los clientes.
145
* Divulgar las intenciones de la organización de certificarse con la Norma Internacional ISO:9001
V. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
* Realizar publicidad de los programas de gestión ambiental
* Divulgar las intenciones de la organización de certificarse con la Norma Internacional ISO:14001
VI. PERFIL REQUERIDO
EDUCACIÓN: Bachiller con conocimientos en la parte comercial y mercadeo.
FORMACIÓN: Conocimientos de Venta Institucional y distribuidores, Ofimática
EXPERIENCIA: General: Mínimo diez años de experiencia laboral
Especifica: Mínimo dos años en venta de productos de aseo.
*NOTA: La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en el
caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de cualquier
nivel.
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO BAJO
MEDI
O
ALT
O
1. ADAPTABILIDAD
2. CONTROL DIRECTIVO
3. ENERGIA
4. CAPACIDAD DE NEGOCIACION
5. TOMA DE DESICIONES
6. COMUNICACIÓN ORAL/ESCRITA
7. LIDERAZGO
146
8. PLANEACION Y ORGANIZACION:
9. RESOLUCION
10. SENSIBILIDAD ORGANIZACIONAL
11. ATENCION AL CLIENTE
12. DELEGACION
147
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE
CARGO: DIRECTOR TECNICO No Cargos 1
GESTION: SOPORTE JEFE INMEDIATO: GERENTE GENERAL
II. RESUMEN DEL CARGO
Encargado de velar por la aplicación y cumplimiento de las normas técnico-sanitarias de Quimiservi
SAS.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
* Mantener el sistema de gestión actualizado y en constante mejora.
* Informar permanentemente a la alta dirección del desempeño del sistema de gestión.
* Mantener actualizada la documentación del sistema de gestión.
* Mantener motivado al personal de la organización frente al sistema de gestión.
* Iniciar y supervisar el desarrollo y finalización de las acciones de mejora.
* Evaluar el riesgo en aspectos como: generación de producto No conforme y Quejas.
* Liderar las Auditorías Internas de Calidad.
* Evaluar la necesidad de Capacitación del personal.
IV. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
* Establecer los formatos requeridos para conseguir la documentación requerida.
* Realizar seguimiento periódico a los procesos y procedimientos y documentarlos.
* Comunicar en todos los niveles de la organización los avances obtenidos.
* Evidenciar los resultados de la documentación a través de informes periódicos.
148
V. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
* Realizar socializaciones y sensibilizaciones de los programas de gestión ambiental
* Realizar actualización de la información requerida para el sistema.
Vl. PERFIL REQUERIDO
EDUCACION: Profesional en Química o Ingeniería Química
FORMACION: Conocimiento de las Normas Aplicables de Fabricación de Productos de Aseo,
Higiene y Limpieza de Uso doméstico.
EXPERIENCI
A:
General: Mínimo Cinco años de experiencia laboral
Especifica: Mínimo Dos años en cargos de supervisión y/o dirección.
*NOTA: La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en el
caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de cualquier
nivel.
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO BAJO
MEDI
O ALTO
1. ADAPTABILIDAD
2. CONTROL DIRECTIVO
3. ENERGIA
4. CAPACIDAD DE NEGOCIACION
5. TOMA DE DESICIONES
6. COMUNICACIÓN ORAL/ESCRITA
7. LIDERAZGO
149
8. PLANEACION Y ORGANIZACION:
9. RESOLUCION
10. SENSIBILIDAD ORGANIZACIONAL
11. ATENCION AL CLIENTE
12. DELEGACION
150
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE
CARGO: JEFE DE CALIDAD No Cargos 1
GESTION: OPERATIVA JEFE INMEDIATO: DIRECTOR TÉCNICO
II. RESUMEN DEL CARGO
Garantizar que los productos de la Empresa, tienen la identidad, concentración, calidad, pureza y
eficacia que ofrecen tener.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
* Analizar y verificar la calidad de las Materias Primas.
* Caracterizar las Materias Primas según sean aprobadas, en cuarentena o rechazadas.
* Direccionar el Almacenamiento de Materias Primas según corresponda.
* Tomar muestra para análisis tanto de producto en proceso como producto terminado.
* Analizar y verificar la Calidad de las muestras de retención por cada uno de los lotes fabricados.
* Caracterizar el Producto terminado según sea aprobado, en cuarentena o rechazado.
* Vigilar y controlar el envasado y etiquetado del producto terminado Aprobado.
* Direccionar el Almacenamiento de Producto terminado según corresponda.
* Vigilar y controlar el cargue de pedidos.
* Responsable del control e inventario de las muestras de retención, Producto terminado en
cuarentena y Rechazado.
IV. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
* Tener al día toda la documentación relacionada con el proceso de calidad.
* Participar activamente en el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad
* Realizar realimentación del estado de la materia prima a los proveedores.
151
* Ejecutar los cambios necesarios para mejora en la calidad de productos, con previo informe a
dirección.
V. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
* Realizar seguimiento a los principales impactos ambientales dentro de todos los procesos
* Implementar los requisitos de ley relacionados con normatividad ambiental
Vl. PERFIL REQUERIDO
EDUCACION
: Técnico o Profesional en Química o Ingeniería Química
FORMACIO
N: Analista de laboratorio
EXPERIENCI
A:
General: No se requiere
Específica: No se requiere
*NOTA: La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en el
caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de cualquier
nivel.
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO BAJO
MEDI
O ALTO
1. ADAPTABILIDAD
2. CONTROL DIRECTIVO
3. ENERGIA
4. CAPACIDAD DE NEGOCIACION
152
5. TOMA DE DESICIONES
6. COMUNICACIÓN ORAL/ESCRITA
7. LIDERAZGO
8. PLANEACION Y ORGANIZACION:
9. RESOLUCION
11. ATENCION AL CLIENTE
12. DELEGACION
153
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO JEFE DE PRODUCCION No Cargos 1
GESTIÓN
OPERATIV
A JEFE INMEDIATO: DIRECTOR TÉCNICO
II. RESUMEN DEL CARGO
Realizar las labores de fabricación de los productos de Aseo, limpieza y desinfección definidos en el
portafolio de la organización, dentro de los tiempos establecidos para la entrega a clientes.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
* Planificar la producción de acuerdo a los tiempos establecidos.
* Almacenar y controlar el inventario de Materias Prima según corresponda
* Gestionar la Orden de Producción y los ajustes requeridos por lote.
* Verificar el pesaje de materia prima por orden de producción.
* Identificar los equipos según corresponda.
* Direccionar el envasado y etiquetado del producto terminado.
* Mantener limpia y desinfectada el área de fabricación de acuerdo a los procedimientos
establecidos.
IV. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
* Llevar a cabo de manera adecuada el proceso de producción.
* Participar activamente en el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad
* Diligenciar los formatos de la documentación requerida.
* Informar sobre alguna acción de mejora que se pueda implementar.
V. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
154
* Realizar seguimiento a los aspectos e impactos ambientales identificados en el proceso de
producción
* Verificar las condiciones de trabajo para implementar programas ambientales
Vl. PERFIL REQUERIDO
EDUCACION: Bachiller
FORMACION: No necesaria
EXPERIENCIA: General: Mínimo Dos años de experiencia laboral
Especifica: No se requiere
*NOTA: La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en el
caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de cualquier
nivel.
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO BAJO
MEDI
O ALTO
1. ADAPTABILIDAD
2. CONTROL DIRECTIVO
3. ENERGIA
4. CAPACIDAD DE NEGOCIACION
5. TOMA DE DESICIONES
6. COMUNICACIÓN ORAL/ESCRITA
7. LIDERAZGO
8. PLANEACION Y ORGANIZACION:
155
9. RESOLUCION
10. SENSIBILIDAD ORGANIZACIONAL
11. TRABAJO EN EQUIPO
12. DELEGACION
156
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE
CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO No Cargos 1
GESTION: SOPORTE JEFE INMEDIATO: DIRECTOR TÉCNICO
II. RESUMEN DEL CARGO
Soportar las labores administrativas y documentales de los procesos de Ventas, Administrativos y
de Producción de la organización, para su buen funcionamiento.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
* Actividades de Recepción de llamadas y documentación externas.
* Atención General al Público.
* Clasificación, Archivo, registro y envío de Facturas y otros documentos contables al Gerente
General.
*Gestión de compras, cotizaciones y pagos a proveedores.
*Suministrar al Jefe de Producción las etiquetas diligenciadas totalmente, con la información
suministrada por este.
* Gestión de servicio al cliente en cuanto a recepción de pedidos, reclamos e información general,
refiriendo al departamento correspondiente.
* Gestionar la compra de Materias Primas.
IV. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
* Manejar una relación con los clientes que permita identificar necesidades y expectativas.
* Mantener al día toda la información documentada requerida por la organización.
* Participar activamente en el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad
157
* Realizar cambios o actualización de la documentación de la organización de ser necesario, previo
aviso a la Alta Dirección.
V. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
* Ejecutar acciones requeridas en los planes de gestión ambiental
* Mantener actualizada la documentación relacionada con el Sistema de Gestión Ambiental
Vl. PERFIL REQUERIDO
EDUCACION: Bachiller.
FORMACION: Auxiliar Contable, Paquetes contables, Ofimática.
EXPERIENCI
A:
General: Mínimo Dos años de experiencia laboral
Especifica: No se requiere
*NOTA: La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en el
caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de cualquier
nivel.
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO BAJO
MEDI
O ALTO
1. ADAPTABILIDAD
2. CONTROL DIRECTIVO
3. ENERGIA
4. CAPACIDAD DE NEGOCIACION
5. TOMA DE DESICIONES
6. COMUNICACIÓN ORAL/ESCRITA
158
7. LIDERAZGO
8. PLANEACION Y ORGANIZACION:
9. RESOLUCION
10. SENSIBILIDAD ORGANIZACIONAL
11. ATENCION AL CLIENTE
12. DELEGACION
159
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE
CARGO: CONDUCTOR
No
Cargos 1
GESTION: SOPORTE
JEFE
INMEDIATO: DIRECTOR TÉCNICO
II. RESUMEN DEL CARGO
Encargados de la conducción de los vehículos de la empresa, velando por la preservación de los
bienes transportados.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
* Transportar los pedidos de los clientes.
* Realizar la recogida de los productos comprados y servicios solicitados.
* Transporte y entrega de encomiendas.
* Manejo de Dinero y otros valores encomendados en virtud de los recorridos realizados.
* Mantener el vehículo en perfectas condiciones, comunicando cualquier anomalía a sus superiores.
IV. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
* Participar activamente en el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad
* Llevar a cabo de manera ordenada el proceso de logística.
* Informar a través de los formatos, el seguimiento de pedidos a cada uno de los clientes.
* Diligenciar con información verídica toda la documentación requerida.
V. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
* Diligenciar los requisitos aplicables al sistemas de manera ordenada
* Participar activamente en la implementación de los programas de gestión ambiental
160
Vl. PERFIL REQUERIDO
EDUCACION: Educación primaria, preferiblemente Bachiller.
FORMACION: Curso de Conducción, pase de quinta categoría.
EXPERIENCIA: General: Ninguna
Especifica: Ninguna
*NOTA: La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en el
caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de cualquier
nivel.
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO
1. ENERGIA
2. DISCIPLINA
3. ORIENTACION AL LOGRO
4. SENTIDO DE LA URGENCIA
5. CONOCIMIENTO DEL ENTORNO
6. SENSIBILIDAD INTERPERSONAL
7. AUTORGANIZACION
8. ATENCION AL DETALLE
9. AMBICION PROFESIONAL
10. TRABAJO EN EQUIPO
161
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE CARGO: AUXILIARDE DE EMPAQUE No Cargos 1
GESTION: OPERATIVA JEFE INMEDIATO: JEFE DE PRODUCCIÓN
II. RESUMEN DEL CARGO
Llevar a las diferentes unidades de empaque previamente identificados los productos de Aseo,
limpieza y desinfección fabricados y definidos en el portafolio de la organización para dar
cumplimiento a las solicitudes de los clientes.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
* Almacenar y controlar el inventario de Producto terminado según sea en cuarentena o rechazado.
* Recibir, verificar y almacenar los materiales de empaque.
*Revisar, ejecutar y diligenciar la Orden de Etiquetado y envasado generada por el Jefe de
Producción.
*Almacenar en las áreas definidas los lotes fabricados según corresponda Aprobado, en cuarentena
o rechazado.
* Priorizar y diligenciar la Orden de Entrega.
*Controlar el inventario de Producto Terminado Aprobado.
IV. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
* Participar activamente en el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad
* Mantener actualizada la información requerida relativa a producto terminado.
* Presentar formatos con la información requerida.
* Informar sobre cualquier evento que no permita la realización de procedimientos.
V. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
162
* Verificar los aspectos ambientales realizados durante las actividades de empaque
* Participar en la actualización de documentación requerida
Vl. PERFIL REQUERIDO
EDUCACION: Educación primaria, preferiblemente Bachiller.
FORMACION: No necesaria.
EXPERIENCIA: General: Mínimo Dos Años de experiencia Laboral.
Específica: No necesaria
*NOTA: La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en el
caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de cualquier
nivel.
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO
1. ENERGIA
2. DISCIPLINA
3. ORIENTACION AL LOGRO
4. SENTIDO DE LA URGENCIA
5. CONOCIMIENTO DEL ENTORNO
6. SENSIBILIDAD INTERPERSONAL
7. AUTOORGANIZACION
8. ATENCION AL DETALLE
9. AMBICION PROFESIONAL
10. TRABAJO EN EQUIPO
163
I. IDENTIFICACION DEL CARGO
NOMBRE
CARGO: AUXILIAR OPERATIVO
No
Cargos 1
GESTION: OPERATIVA
JEFE
INMEDIATO: JEFE DE PRODUCCIÓN
II. RESUMEN DEL CARGO
Realizan todas las labores de apoyo logístico para el adecuado desarrollo del proceso de
Producción
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES
* Actividades de Pesaje de Materias Primas para fabricación.
* Actividades de Almacenamiento.
* Actividades de Etiquetado, envasado y Embalaje.
* Actividades de Aseo y limpieza.
* Apoyo en labores de Mantenimiento de la Infraestructura.
IV. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
* Participar activamente en el proceso del Sistema de Gestión de la Calidad
* Realizar todos los procedimientos requeridos dentro del proceso de producción.
* Diligenciar de manera oportuna los formatos de seguimiento requeridos.
* Informar sobre cualquier acción de mejora en los procedimientos actuales.
V. DESCRIPCIÓN FUNCIONES EN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL.
* Realizar seguimiento a las actividades realizadas y llevar formatos del mismo
164
* Participar en las actividades de sensibilización y talleres
V. PERFIL REQUERIDO
EDUCACION: Educación primaria, preferiblemente Bachiller.
FORMACION: Ninguna
EXPERIENCIA: General: Ninguna
Especifica: Ninguna
*NOTA: La variable experiencia (general y específica) se validará con la variable educación, en el
caso en el que la persona no tenga soportes de educación en algún centro educativo de cualquier
nivel.
HABILIDADES
NIVEL REQUERIDO BAJO MEDIO ALTO
1. ENERGIA
2. DISCIPLINA
3. ORIENTACION AL LOGRO
4. SENTIDO DE LA URGENCIA
5. CONOCIMIENTO DEL ENTORNO
6. SENSIBILIDAD INTERPERSONAL
7. AUTOORGANIZACION
8. ATENCION AL DETALLE
9. AMBICION PROFESIONAL
10. TRABAJO EN EQUIPO
165
ANEXO J. Política de calidad.
166
POLITICA DE CALIDAD
Código: QM_PA
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
Calidad
Reviso:
Coordinador
Calidad
Aprobó: Gerente
general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
POLÍTICA DE CALIDAD QM_PC
167
Quimiservi S.A.S a través de la producción y comercialización de productos químicos para la
limpieza y desinfección, enfocados a la línea institucional, busca garantizar la satisfacción de las
expectativas de las partes interesadas relacionadas con la organización a través de la mejora
continua de los procesos, con las asignación de recursos técnicos y financieros y la capacitación
constante de nuestro gran recurso humano, que garanticen la calidad de los productos ofrecidos a
nuestros clientes.
Con el fin de garantizar la calidad de nuestros productos, Quimiservi S.A.S establece un Sistema
de Gestión de Calidad, que garantice el cumplimiento de nuestros objetivos dentro de la
organización, siempre con base a las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
Dentro de la mejora continua buscamos ser competitivos a nivel nacional, garantizando la calidad
y buen precio de nuestros productos, que nos permitan obtener una ventaja competitiva frente a
empresas del sector.
Gerente general QUIMISERVI S.A.S.
168
ANEXO K. Política ambiental y objetivos de gestión ambiental.
169
POLITICA AMBIENTAL
Código: QM_PA
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
Calidad
Reviso:
Coordinador
Calidad
Aprobó: Gerente
general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
POLÍTICA AMBIENTAL QM_PA
170
Quimiservi S.A.S. es una empresa que fabrica y distribuye productos líquidos para la limpieza,
mantenimiento y desinfección, institucional e industrial en los sectores de Alimentos, Petrolero,
Automotriz, Lavandería industrial y Hotelera, Institucional y Aéreas Públicas, Industrial y
Fábricas.
Quimiservi S.A.S establece su política ambiental a través de la definición de objetivos con
principios básicos que orientan al desempeño ambiental sostenible, conjugando la eficacia del
servicio con la conservación del medio ambiente a través de la disminución de la contaminación,
disminuyendo progresivamente la generación de residuos, usando racionalmente los recursos
naturales y energéticos, así como también promoviendo el uso de materias primas y productos
amigables con el medio ambiente.
Quimiservi S.A.S. está comprometida con el medio ambiente y el uso adecuado de recursos
naturales, lo cual se refleja en los siguientes objetivos:
Prevenir la contaminación mediante la reducción progresiva, en la medida de sus
posibilidades, de la generación de residuos; a utilizar racionalmente los recursos naturales
y energéticos, así como a la utilización de productos amigables con el Medio Ambiente.
Mantener y controlar los procesos y actividades operativas de la empresa, a través de la
identificación y establecimiento de los aspectos e impactos ambientales que se presentan,
con el fin de implementar los planes preventivos, correctivos y de mejora, que de manera
responsable contribuyan a disminuir las consecuencias negativas que se generen sobre el
ambiente.
171
Promover en todos los empleados un mayor grado de sensibilidad, responsabilidad y
concienciación sobre la necesidad de proteger y preservar el entorno.
Mantener un canal de comunicación ambiental tanto interna como externa, con criterios
de transparencia, manteniendo una relación de cooperación con las autoridades y un
diálogo abierto con partes interesadas y el público, a cuya disposición pone esta política.
Promover el reciclaje y el manejo ecoeficiente de los recursos naturales.
Basar sus líneas de investigación en modelos sostenibles y responsables con el medio
ambiente mediante el uso de nuevas tecnologías más eficientes y productivas.
Quimiservi S.A.S. asume la responsabilidad de velar por la difusión y el cumplimiento de
esta política, así como de revisarla y actualizarla siempre que sea necesario. Así mismo, se
compromete a cumplir con la normatividad legal vigente y futura prevista y establecer un
sistema de gestión ambiental de manera que le permita conseguir una mejora continua de su
actuación medioambiental.
Gerente general QUIMISERVI S.A.S.
172
ANEXO L. Control de registros y documentos
173
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
REGISTROS Y DOCUMENTOS
Código:
QM_PR_CRD
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
Calidad
Reviso:
Coordinador
Calidad
Aprobó: Gerente
general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Y DOCUMENTOS QM_PR_CRD
174
1. Codificación
QM_PR_CRD
2. Objetivo.
Definir y establecer el conducto regular que se debe aplicar para el control de registros y control
de documentos dentro de la empresa QUIMISERVI S.A.S, con el fin de cumplir con los
lineamientos de la Norma Internacional ISO 9001:2015 e ISO 9001:2015. Este control garantiza
la elaboración, revisión y publicación de la información de manera efectiva.
3. Alcance.
El control de registros y documentos se aplica a todos los documentos elaborados y aprobados
por la empresa QUIMISERVI S.A.S; y documentos de origen externo requeridos por la empresa
QUIMISERVI S.A.S que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad
4. Documentos asociados.
Norma Internacional ISO 9001:2015
5. Términos y definiciones.
Documento:
Información y su medio de soporte.
175
NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía o muestras patrón, o una combinación de éstos.
Procedimiento:
Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.
Nota 1 a la entrada: Los procedimientos pueden estar documentados o no.
Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades
desempeñadas.
6. Responsabilidad y autoridad.
La responsabilidad de la elaboración del control de registros y control de documentos que
hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad es de la Dirección estratégica de
QUIMISERVI S.A.S.
La responsabilidad de la revisión del control de registros y control de documentos que hacen
parte del Sistema de Gestión de la Calidad es de la Dirección estratégica de QUIMISERVI
S.A.S.
La autoridad para la aprobación del procedimiento de control de registros y control de
documentos del proceso de Dirección estratégica es de la Gerencia general de QUIMISERVI
S.A.S
176
La responsabilidad actualización del control de registros y control de documentos que hacen
parte del Sistema de Gestión de la Calidad es de la Dirección estratégica de QUIMISERVI
S.A.S.
La responsabilidad de atender sugerencias sobre la actualización del control de registros y
control de documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de otros
departamentos de la empresa es de la Dirección estratégica de QUIMISERVI S.A.S.
7. Descripción de actividades.
7.1 Estructura de los documentos.
La estructura de los documentos del control de registros y control de documentos del proceso de
Dirección estratégica en la empresa QUIMISERVI S.A.S es fuente Arial 12.
7.2 Desarrollo del documento.
La estructura del procedimiento es la siguiente (no puede modificarse):
Codificación.
Código que recibe el procedimiento presentado en el documento.
Objetivo.
Describe el propósito del documento.
Alcance.
Incluye la relación del documento con los procesos de la empresa.
177
Documentos Asociados
Relaciona los documentos que soportan la información que contienen el procedimiento.
Responsabilidad y Autoridad.
Define las responsabilidades y autoridades que el personal tiene dentro de la empresa con
respecto a las actividades relacionadas con el procedimiento relacionado con el Sistema
de Gestión de la Calidad.
Descripción de actividades.
Definición de las necesidades de la empresa para la implementación de estos
procedimientos de control de registros y control de documentos dentro del Sistema de la
Calidad
Caja tipográfica.
Permite explicar de manera gráfica la estructura del documento.
Revisión, aprobación y modificación.
Los procedimientos a actividades que se llevan a cabo dentro de la organización se
presentan a través de diagramas de flujo que evidencien desde el inicio hasta el fin de la
actividad, identificando responsables durante todo el proceso.
7. 3 Elaboración, revisión y aprobación
El responsable de la elaboración de los documentos que el control de registros y control de
documentos realiza seguimiento a los procesos en los que se requiere documentación y
178
determina la necesidad de crear, modificar o anular documentos que registren o validen los
procedimientos a través de los medios ya establecidos por parte de la gerencia de la empresa.
Luego de manifestada la necesidad, esta es aprobada o desaprobada teniendo en cuenta la
opinión de experto en el tema y la influencia del tema sobre el Sistema de Gestión de Calidad u
otros procesos que se estén llevando a cabo dentro de la organización.
Cuando se crea, modifica o anula alguno de los documentos sugeridos, el coordinador de calidad
es el responsable de realizar la revisión al documento y justificar los cambios realizados, remitirlo
posteriormente a la persona encargada de la aprobación del documento.
Formato de procedimiento de control de registros y documentos en proceso de dirección
estratégica
Anexo 1. FOR_PR_ CRD
7.4 Control de documentos
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la Calidad y por esta Norma
Internacional se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben
controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado.
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a) aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión;
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;
179
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en
los puntos de uso;
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización ha
determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión
ambiental y se controla su distribución; y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación
adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
Los responsables de los procesos registraran las creaciones, modificaciones o anulaciones
realizadas a los procedimientos documentados en el Formato FOR_PR_ CRD
8. Caja tipográfica.
CONTROL DE REGISTROS Y
DOCUMENTOS
Código: QM_PR_
CRD
Versión: 00
Fecha emisión :
27.08.2017
Elaboro:
Pasantes Calidad
Reviso:
Coordinador
Calidad
Aprobó: Gerente
general.
Revisión:27.08.2017
1
2
3
4
5
6
180
1. Logotipo de la empresa.
2. Nombre del documento.
3. Código del documento el cual consta de tres partes:
a. Dos letras de la organización: QM
b. Dos o tres letras que identifican el tipo de documento de acuerdo a la siguiente tabla: PR
Manual MAN
Procesos PR
Planes PLA
Procedimientos PRO
Programas PRG
Instructivo de trabajo INT
Informe de Actividades INA
Guía GUI
Formatos FOR
Políticas POL
4. Versión: Numero de dos dígitos, corresponde al número de versión del documento. Cada vez
que se actualice debe modificarse la versión.
5. Fecha emisión: Fecha en la que es publicada el documento.
6. Fecha revisión: Fecha en la que se realiza revisión del documento
181
9. Revisión, aprobación y modificación
INICIO
Recepción del documento
Codificación
adecuada
Si
No Modificar
Revisión de la
documentación
relacionada
No
Correcta descripción
de actividades
Si
No
Caja tipográfica correcta
Si
No
Si Aprobación del
documento
FIN
182
Anexo 1. FOR_PR_CRD
FORMATO DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS Y
DOCUMENTOS EN PROCESO DE DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
Acción
Crear/modificar/anular
Justificación Aprobación Observaciones.
183
ANEXO M. Producto no conforme y acciones correctivas.
184
PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO
CONFORME Y ACCIONES
CORRECTIVAS
Código:
QM_PR_CA
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
calidad.
Reviso:
Coordinador
calidad.
Aprobó:
Gerente general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO CONFORME Y ACCIONES CORRECTIVAS
QM_PR_CA
185
1. Codificación
QM_PR_CA
2. Objetivo.
Establecer el conducto regular implementación de procedimiento de producto no conforme y
acciones correctivas de la empresa QUIMISERVI S.A.S, con el fin de cumplir con los
lineamientos de la Norma Internacional ISO 9001:2015
3. Alcance.
Este procedimiento se aplica a todos los procesos que se llevan a cabo por la empresa
QUIMISERVI S.A.S; que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad y donde se puedan
presentar no conformidad de algún producto dentro de una auditoria o por parte del cliente, y las
acciones correctivas que se pueden tomar para mejorar el aspecto identificado.
4. Documentos asociados.
Norma Internacional ISO 9001:2015
5. Términos y definiciones.
Acción correctiva:
Acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir
Nota 1 a la entrada: Puede haber más de una causa para una no conformidad.
186
Nota 2 a la entrada: La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a ocurrir,
mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo ocurra.
Nota 3 a la entrada: Este término es uno de los términos comunes y definiciones
esenciales para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en el Anexo SL del
Suplemento ISO consolidado de la Parte 1 de las Directivas ISO/IEC. La definición
original se ha modificado añadiendo las notas 1 a 2 a la entrada.
Cliente:
Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio
destinado a esa persona u organización o requerido por ella.
Nota 1 a la entrada: Un cliente puede ser interno o externo a la organización.
Procedimiento:
Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.
Nota 1 a la entrada: Los procedimientos pueden estar documentados o no.
3.12.9
Reparación:
Acción tomada sobre un producto o servicio no conforme para convertirlo en aceptable
para su utilización prevista
187
Nota 1 a la entrada: Una reparación exitosa de un producto no conforme no
necesariamente hace al producto o servicio conforme con los requisitos Puede que junto
con una reparación se requiera una concesión.
Nota 2 a la entrada: La reparación incluye las acciones reparadoras adoptadas sobre un
producto o servicio previamente conforme para devolverle su aptitud al uso, por ejemplo,
como parte del mantenimiento.
Nota 3 a la entrada: La reparación puede afectar o cambiar partes del producto o servicio
no conforme.
6. Responsabilidad y autoridad.
La responsabilidad de la elaboración de acciones correctivas que hacen parte del Sistema de
Gestión de la Calidad es de la Dirección técnica de QUIMISERVI S.A.S.
La responsabilidad de la revisión de las acciones correctivas aplicadas a productos no
conformes que hacen parte del Sistema de Gestión de la Calidad es de la Dirección técnica de
QUIMISERVI S.A.S.
La autoridad para la aprobación de cambios del proceso de calidad es de la Gerencia general
de QUIMISERVI S.A.S
La responsabilidad de atender sugerencias sobre mejora en los procedimientos que hacen parte
del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de otros departamentos de la empresa es de la
Dirección técnica de QUIMISERVI S.A.S.
188
7. Descripción de actividades.
7.1 Estructura de los documentos.
La estructura de los documentos del producto no conforme y acciones correctivas del proceso de
calidad en la empresa QUIMISERVI S.A.S es fuente Arial 12.
7.2 Desarrollo del documento.
La estructura del procedimiento es la siguiente (no puede modificarse):
Codificación.
Código que recibe el procedimiento presentado en el documento.
Objetivo.
Describe el propósito del documento.
Alcance.
Incluye la relación del documento con los procesos de la empresa.
Documentos Asociados
Relaciona los documentos que soportan la información que contienen el procedimiento.
Responsabilidad y Autoridad.
Define las responsabilidades y autoridades que el personal tiene dentro de la empresa con
respecto a las actividades relacionadas con el procedimiento relacionado con el Sistema
de Gestión de la Calidad
189
Descripción de actividades.
Definición de las necesidades de la empresa para la implementación de estos
procedimientos producto no conforme y acciones correctivas dentro del Sistema de
Gestión de la Calidad
Caja tipográfica.
Permite explicar de manera gráfica la estructura del documento.
Revisión, aprobación y modificación.
Los procedimientos a actividades que se llevan a cabo dentro de la organización se
presentan a través de diagramas de flujo que evidencien desde el inicio hasta el fin de la
actividad, identificando responsables durante todo el proceso.
7. 3 Elaboración, revisión y aprobación
El responsable de la elaboración de los documentos que soportan las acciones correctivas y el
producto no conforme realiza seguimiento a los procesos en los que se encuentran estas acciones
y determina la necesidad de crear, modificar o anular documentos que registren o validen los
procedimientos a través de los medios ya establecidos por parte de la gerencia de la empresa.
Luego de manifestada la necesidad, esta es aprobada o desaprobada teniendo en cuenta la
opinión de experto en el tema y la influencia del tema sobre el Sistema de Gestión Ambiental u
otros procesos que se estén llevando a cabo dentro de la organización.
190
Cuando se crea, modifica o anula alguno de los documentos sugeridos, el coordinador de calidad
es el responsable de realizar la revisión al documento y justificar los cambios realizados, remitirlo
posteriormente a la persona encargada de la aprobación del documento.
Formato de procedimiento de producto no conforme y acciones correctivas proceso calidad.
Anexo 1. FOR_PR_CA
7.4 Acción correctiva.
Mediante el establecimiento de procedimientos que traten estos requisitos, las organizaciones
pueden ser capaces de cumplir dichos requisitos, dependiendo de la naturaleza de la no
conformidad, con un mínimo de planificación formal o con una actividad más compleja a largo
plazo.
Los responsables de los procesos registraran las creaciones, modificaciones o anulaciones
realizadas a los procedimientos documentados en el Formato FOR_PR_CA.
8. Caja tipográfica.
PROCEDIMIENTO PRODUCTO NO
CONFORME Y ACCIONES
CORRECTIVAS
Código:
QM_PR_CA
Versión: 00
Fecha emisión :
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
calidad
Reviso:
Coordinador
calidad.
Aprobó: Gerente
general.
Revisión:27.08.2017
1
2
3
4
5
6
191
1. Logotipo de la empresa.
2. Nombre del documento.
3. Código del documento el cual consta de tres partes:
a. Dos letras de la compañía: QM
b. Dos o tres letras que identifican el tipo de documento de acuerdo a la siguiente tabla: PR
Manual MAN
Procesos PR
Planes PLA
Procedimientos PRO
Programas PRG
Instructivo de trabajo INT
Informe de Actividades INA
Guía GUI
Formatos FOR
Políticas POL
4. Versión: Numero de dos dígitos, corresponde al número de versión del documento. Cada vez
que se actualice debe modificarse la versión.
5. Fecha emisión: Fecha en la que es publicada el documento.
6. Fecha revisión: Fecha en la que se realiza revisión del documento
192
9. Revisión, aprobación y modificación
INICIO
Recepción del documento
Codificación
adecuada
Si
No Modificar
Revisión de la
documentación
relacionada
No
Correcta descripción
de actividades
Si
No
Caja tipográfica correcta
Si
No
Si Aprobación del
documento
FIN
193
Anexo 1. FOR_PR_CA.
FORMATO DE PROCEDIMIENTO DE PRODUCTO NO CONFORME Y
ACCIONES CORRECTIVAS EN PROCESO DE CALIDAD
Acción
Crear/modificar/anular
Justificación Aprobación Observaciones.
194
ANEXO N. Procedimiento planificación y realización de auditorías
195
PROCEDIMIENTO
PLANIFICACIÓN Y
REALIZACIÓN DE AUDITORIAS
Código: QM_PR_PD
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
Calidad
Reviso
Coordinador
calidad.
Aprobó: Gerente
general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORIAS
QM_PR_PD
196
Codificación.
QM_PR_PD
1. Objetivo.
Establecer la metodología para la planificación y realización de auditorías internas de calidad del
proceso de producción, como proceso sistemático e independiente que permite la verificación del
Sistema de Gestión de la Calidad en la empresa QUIMISERVI S.A.S. y definir las
responsabilidades para la ejecución de dichas actividades, incluyendo la coordinación, ejecución,
preparación, planeación, desarrollo, reporte y seguimiento de las auditorías internas para
determinar conformidades o no del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos
pertinentes. Se establece también los requerimientos para cada fase de la auditoria.
2. Alcance.
La planificación y realización de auditorías se aplica a toda la empresa QUIMISERVI S.A.S. con
el fin de determinar las conformidades y no conformidades dentro de dicho proceso; con el fin de
alcanzar los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad.
3. Documentos asociados.
Norma internacional ISO 9001:2015
4. Términos y definiciones.
Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Adecuación. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.
197
Acción Correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No
Conformidad detectada u otra situación indeseable.
NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad.
NOTA 2 La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse,
mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
NOTA 3 Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.
Acción Preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No
Conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras
que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse.
Alcance de la auditoría. Extensión y límites de una auditoría.
NOTA El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las
ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así
como el período de tiempo cubierto.
Auditado. Organización que es auditada.
Auditoría interna. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del
198
Sistema de Gestión Ambiental con los requisitos establecidos y que se ha implementado y
se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva.
Auditor. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Auditor Líder. Hace referencia a la persona que dirige la auditoria y puede ser un Auditor
o un Auditor líder.
Cliente de la auditoría. Organización o persona que solicita una auditoría.
NOTA El cliente de la auditoría puede ser el auditado o cualquier otra
organización que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una
auditoría.
Competencia. Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y
habilidades.
Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
NOTA: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.
NOTA 2 Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una
reclasificación.
Conclusiones de la auditoría. Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Conveniencia. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y
políticas organizacionales.
Criterios de auditoría. Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.
199
NOTA Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se
compara la evidencia de la auditoría.
Equipo auditor. Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formación.
Emisor. Persona que detecta y reporta una No Conformidad o situación problemática.
Evidencia de la auditoría. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información
que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.
NOTA La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.
Experto técnico. Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo
auditor.
NOTA 1 El conocimiento o experiencia específicos son los relacionados con la
organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación
cultural.
NOTA 2 Un experto técnico no actúa como un auditor en el equipo auditor.
Hallazgo. Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a
los
criterios de auditoría.
200
NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no
conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora.
No Conformidad. Incumplimiento de un requisito. Es el no cumplimiento de un requisito
especificado por el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La
Guajira “SIGUG”, detectado durante la revisión o verificación de los procesos o de sus
servicios; dicho requisito puede ser del cliente, de carácter legal, reglamentario o
establecido por Universidad de La Guajira.
Plan de auditoría. Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoría.
Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
NOTA. En NTCGP 1000:2009, numeral 3.44, el término "producto y/o servicio"
se aplica únicamente a:
- el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y
- cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o
prestación del servicio.
Producto o Servicio no conforme. Es aquel producto o servicio resultante de los procesos
misionales que no cumple con uno o varios de los requisitos o características de calidad
establecidos.
Programa de auditoría. Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
NOTA. Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para
planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.
201
5. Responsabilidad y autoridad.
La responsabilidad de la elaboración del programa de planificación y realización de auditorías
que hace parte del Sistema de Gestión de la Calidad es del jefe de producción de QUIMISERVI
S.A.S.
La responsabilidad de la revisión del programa de planificación y realización de auditorías que
hace parte del Sistema de Gestión de la Calidad es del jefe de producción de QUIMISERVI
S.A.S.
La autoridad para la aprobación del programa de planificación y realización de auditorías dentro
del proceso de producción es del jefe de producción de QUIMISERVI S.A.S
La responsabilidad actualización del programa de planificación y realización de auditorías que
hace parte del Sistema de Gestión de la Calidad es del jefe de producción de QUIMISERVI
S.A.S.
La responsabilidad de atender sugerencias sobre la actualización del programa de planificación y
realización de auditorías que hace parte del Sistema de Gestión de la Calidad es del área de
producción de QUIMISERVI S.A.S.
6. Descripción de actividades.
6.1. Estructura de los documentos.
La estructura de los documentos del programa de planificación y realización de auditorías del
proceso de Producción en la empresa QUIMISERVI S.A.S es fuente Arial 12.
202
6.2. Desarrollo del documento.
La estructura del procedimiento es la siguiente (no puede modificarse):
Codificación.
Código que recibe el procedimiento presentado en el documento.
Objetivo.
Describe el propósito del documento.
Alcance.
Incluye la relación del documento con los procesos de la empresa.
Documentos Asociados
Relaciona los documentos que soportan la información que contienen el procedimiento.
Responsabilidad y Autoridad.
Define las responsabilidades y autoridades que el personal tiene dentro de la empresa con
respecto a las actividades relacionadas con el procedimiento relacionado con el Sistema
de Gestión de la Calidad
Descripción de actividades.
Definición de las necesidades de la empresa para la implementación de estos
procedimientos de programa de planificación y realización de auditorías dentro del
Sistema de Gestión de la Calidad
Caja tipográfica.
203
Permite explicar de manera gráfica la estructura del documento.
Revisión, aprobación y modificación.
Los procedimientos a actividades que se llevan a cabo dentro de la organización se
presentan a través de diagramas de flujo que evidencien desde el inicio hasta el fin de la
actividad, identificando responsables durante todo el proceso.
7. 3 Elaboración, revisión y aprobación
El responsable de la elaboración de los documentos que soportan las auditorias seguimiento a los
procesos y determina la necesidad de crear, modificar o anular documentos que registren o
validen los procedimientos a través de los medios ya establecidos por parte de la gerencia de la
empresa.
Luego de manifestada la necesidad, esta es aprobada o desaprobada teniendo en cuenta la
opinión de experto en el tema y la influencia del tema sobre el Sistema de Gestión de la Calidad u
otros procesos que se estén llevando a cabo dentro de la organización.
Cuando se crea, modifica o anula alguno de los documentos sugeridos, el coordinador de calidad
es el responsable de realizar la revisión al documento y justificar los cambios realizados, remitirlo
posteriormente a la persona encargada de la aprobación del documento.
Formato de procedimiento de planificación y realización de auditorías en proceso producción
Anexo 1. FOR_PR_PD
7.4 Auditoría interna
204
La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión ambiental
se realizan a intervalos planificados para:
a) determinar si el sistema de gestión ambiental:
1) es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión ambiental, incluidos los
requisitos de esta Norma Internacional; y
2) se ha implementado adecuadamente y se mantiene; y
b) proporcionar información a la dirección sobre los resultados de las auditorías.
La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría,
teniendo en cuenta la importancia ambiental de las operaciones implicadas y los resultados de las
auditorías previas.
Se deben establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos de auditoría que traten
sobre:
- las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, informar sobre los
resultados y mantener los registros asociados;
- la determinación de los criterios de auditoría, su alcance, frecuencia y métodos.
La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditoría.
205
Los responsables de los procesos registraran las creaciones, modificaciones o anulaciones
realizadas a los procedimientos documentados en el Formato FOR_PR_PD
206
Caja tipográfica.
PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN
Y REALIZACIÓN DE AUDITORIAS
Código:
QM_PR_PD
Versión: 00
Fecha emisión :
27.08.2017
Elaboro: Pasantes
calidad
Reviso:
Coordinador
calidad.
Aprobó: Gerente
general.
Revisión:27.08.2017
1. Logotipo de la empresa.
2. Nombre del documento.
3. Código del documento el cual consta de tres partes:
a. Dos letras de la compañía: QM
b. Dos o tres letras que identifican el tipo de documento de acuerdo a la siguiente tabla: PR
Manual MAN
Procesos PR
Planes PLA
Procedimientos PRO
Programas PRG
Instructivo de trabajo INT
Informe de Actividades INA
1
4
5
6
3
2
207
Guía GUI
Formatos FOR
Políticas POL
4. Versión: Numero de dos dígitos, corresponde al número de versión del documento. Cada vez
que se actualice debe modificarse la versión.
5. Fecha emisión: Fecha en la que es publicada el documento.
6. Fecha revisión: Fecha en la que se realiza revisión del documento.
208
9. Revisión, aprobación y modificación
INICIO
Recepción del documento
Codificación
adecuada
Si
No Modificar
Revisión de la
documentación
relacionada
No
Correcta descripción
de actividades
Si
No
Caja tipográfica correcta
Si
No
Si Aprobación del
documento
FIN
209
Anexo 1. FOR_PR_PD
FORMATO DE PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE
AUDITORIAS
PROCESO PRODUCCIÓN
Acción
Crear/modificar/anular
Justificación Aprobación Observaciones.
210
ANEXO O. Aspectos e impactos ambientales
211
REGISTRO ASPECTOS E
IMPACTOS AMBIENTALES
Código:
RE_PR_AIA
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro:
Pasantes Calidad
Reviso:
Coordinador
calidad.
Aprobó:
Gerente
general.
Fecha de
Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
REGISTRÓ ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES RE_PR_AIA
212
EGISTRO ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES
MACROP
ROCESO
ACTIVI
DAD
UBICA
CIÓN Ó
ÁREA
ENCAR
GADA
ELEM
ENTO
ASPECT
O
DESCRI
PCIÓN
DEL
ASPECT
O
IMPAC
TO
CONDI
CIÓN
DE
OPERA
CION
EVALUACIÓN SIGNIFIC
ANCIA MANEJO DEL
ASPECTO
AMBIENTAL/OBS
ERVACIONES FRECU
ENCIA
SEVER
IDAD
ALCA
NCE
LEG
AL
VAL
OR
NIV
EL
Macroproc
eso
Directivo
Desarrol
lo de
activida
des
gerencia
les,
administ
rativas y
comerci
ales para
cumplim
iento de
los
objetivo
s de la
organiza
ción.
Oficina
gerencia
y oficina
comercia
l
Residu
os
Generació
n de
residuos
Residuos
peligroso
s
(Tonner,
cartuchos
, tintas,
partes de
computa
dores,
otros)
Aument
o de
residuos
peligros
os a
disponer
Normal 3 4 3 5 3,75 S
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos peligrosos
Residu
os
Aprovech
amiento
de
residuos
Reciclaje
o
reutilizac
ión de
residuos
Disminu
ción en
la
cantidad
de
residuos
sólidos a
disponer
Normal 4 4 3 2 3,25 S
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos
Suelo
Consumo
de
insumos
Insumos
de
oficina
(papel,
lapiceros
)
Disminu
ción de
recursos
Normal 3 2 3 2 2,5 NS
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos
213
Energía
Consumo
de
recursos
Energía
para
equipos
de
cómputo
y oficina
Agotami
ento
recursos
naturales
Normal 5 1 3 3 3 NS
Programa de uso
eficiente y ahorro de
energía.
Baños
Agua
Consumo
de
recursos
Para
lavado de
manos y
descarga
de batería
de baño
Disminu
ción de
recursos
Normal 5 2 1 3 2,75 NS
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
Agua
Generació
n aguas
residuales
domestica
s
Descarga
de batería
de baño
Aument
o aguas
residuale
s
domestic
as
Normal 5 2 1 3 2,75 NS
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
Macroproc
eso
misional u
operativo
Producci
ón de
producto
s
químico
s para
limpieza
y
desinfec
ción
Producci
ón
Residu
os
Generació
n de
residuos
Residuos
peligroso
s
(fenoles),
EPP
contamin
ados.
Aument
o de
residuos
peligros
os a
disponer
Normal 5 4 4 5 4,5 S
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos peligrosos
Residu
os
Generació
n de
residuos
Residuos
platicos
de
envases o
empaque
s de
materia
prima
Aument
o de
residuos
a
disponer
Normal 4 3 4 4 3,75 S
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos
214
Aire
Generació
n de
olores
Olores
que
proviene
n de las
reaccione
s entre
materias
químicas
Aument
o en los
olores
ofensivo
s
Normal 5 3 4 4 4 S Programa para
control de emisiones
Aire Generació
n de ruido
Ruido
por
funciona
miento
de
maquinar
ia y
equipos
Contami
nación
por
ruido
Normal 5 3 4 4 4 S Programa para
control de emisiones
Aire
Generació
n de
emisiones
Emisione
s por
gases de
materia
prima
Contami
nación
del aire
Normal 5 3 4 4 4 S Programa para
control de emisiones
Energía
Consumo
de
recursos
Energía
para
maquinar
ia y
equipos
Agotami
ento
recursos
naturales
Normal 5 2 4 3 3,5 S
Programa de uso
eficiente y ahorro de
energía.
Agua
Consumo
de
recursos
Uso de
agua
como
materia
prima
para
producci
ón de
producto
s
químicos
para
Disminu
ción de
recursos
Normal 5 3 4 1 3,25 S
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
215
limpieza
y
desinfecc
ión
Agua
Generació
n aguas
residuales
industriale
s
Lavado
de
equipos y
maquinar
ia luego
de uso en
producci
ón.
Aument
o aguas
residuale
s
industria
les
Normal 5 4 4 5 4,5 S
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
Suelo
Derrame
de
insumos
Materias
primas e
insumos
químicos
Contami
nación
del suelo
Normal 3 5 4 2 3,5 S
Programa para
atender
emergencias.
Macroproc
eso de
soporte
Manteni
miento
de los
recursos
físicos
de áreas
comunes
y área de
producci
ón
Producci
ón
Agua
Consumo
de
recursos
Uso de
agua para
lavado de
superfici
es,
maquinar
ia y
equipo
Disminu
ción de
recursos
Normal 4 3 3 3 3,25 S
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
Agua
Generació
n aguas
residuales
industriale
s
Lavado
de
equipos y
maquinar
ia luego
de uso en
producci
Aument
o aguas
residuale
s
industria
les
Normal 4 4 3 5 4 S
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
216
ón.
Residu
os
Generació
n de
residuos
Residuos
plásticos
de
envases o
empaque
s de
materia
prima
Aument
o de
residuos
a
disponer
Normal 4 3 3 4 3,5 S
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos
Residu
os
Generació
n de
residuos
Residuos
peligroso
s (aceites
usados)
Aument
o de
residuos
peligros
os a
disponer
Normal 2 4 3 5 3,5 S
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos peligrosos
Áreas
comunes
Residu
os
Aprovech
amiento
de
residuos
Reciclaje
o
reutilizac
ión de
residuos
Disminu
ción en
la
cantidad
de
residuos
sólidos a
disponer
Normal 4 4 3 2 3,25 S
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos
Agua
Consumo
de
recursos
Uso de
agua para
limpieza
y
desinfecc
ión de
superfici
es
Disminu
ción de
recursos
Normal 4 2 3 3 3 NS
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
217
Agua
Generació
n aguas
residuales
industriale
s
Lavado
de
equipos y
maquinar
ia luego
de uso en
producci
ón.
Aument
o aguas
residuale
s
industria
les
Normal 4 4 3 5 4 S
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
Energía
Consumo
de
recursos
Energía
par área
de cocina
(horno
microond
as y
cafetera)
Agotami
ento
recursos
naturales
Normal 5 2 1 3 2,75 NS
Programa de uso
eficiente y ahorro de
energía.
Macroproc
eso de
soporte
Empaqu
e y
Embalaj
e de
producto
terminad
o
Bodega
y Garaje
Residu
os
Generació
n de
residuos
Residuos
plásticos
de
envases o
empaque
s
Aument
o de
residuos
a
disponer
Normal 5 3 2 2 3 NS
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos
Suelo
Consumo
de
insumos
Insumos
des
empaque
s de
plástico y
plástico
Disminu
ción de
recursos
Normal 5 3 2 2 3 NS
Programa para
atender
emergencias.
Suelo
Derrame
de
producto
terminado
Producto
s
terminad
o
defectuos
os
Contami
nación
del suelo
Normal 3 5 2 2 3 NS
Programa para
atender
emergencias.
218
Agua
Consumo
de
recursos
Uso de
agua para
limpieza
de
vehículo
de
transport
e
Disminu
ción de
recursos
Normal 2 3 2 3 2,5 NS
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
Macroproc
eso de
soporte
Desarrol
lo de
nuevos
producto
s
químico
s para
limpieza
y
desinfec
ción
Laborato
rio
calidad
Residu
os
Generació
n de
residuos
Residuos
peligroso
s
(fenoles),
EPP
contamin
ados.
Aument
o de
residuos
peligros
os a
disponer
Normal 3 4 1 5 2,6 NS
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos peligrosos
Residu
os
Generació
n de
residuos
Residuos
platicos
de
envases o
empaque
s de
materia
prima
Aument
o de
residuos
a
disponer
Normal 3 3 1 3 2,5 NS
Programa de gestión
integral de residuos
sólidos
Energía
Consumo
de
recursos
Energía
para
maquinar
ia y
equipos
de
fabricaci
ón y
laboratori
o.
Agotami
ento
recursos
naturales
Normal 3 3 1 3 2,5 NS
Programa de uso
eficiente y ahorro de
energía.
219
Agua
Consumo
de
recursos
Uso de
agua
como
materia
prima
para
producci
ón de
producto
s
químicos
para
limpieza
y
desinfecc
ión
Disminu
ción de
recursos
Normal 3 2 1 3 2,25 NS
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
Agua
Generació
n aguas
residuales
industriale
s
Lavado
de
equipos y
maquinar
ia luego
de uso en
producci
ón.
Aument
o aguas
residuale
s
industria
les
Normal 3 4 1 5 3,25 S
Programa de uso
eficiente y ahorro de
agua.
Suelo
Derrame
de
insumos
Materias
primas e
insumos
químicos
usados
para
producci
ón.
Contami
nación
del suelo
Normal 3 5 1 2 2,75 NS
Programa para
atender
emergencias.
220
ANEXO P. Requisitos legales ambientales
221
REGISTRO REQUISITOS LEGALES
AMBIENTALES
Código: RE_PR_RL
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro:
Pasantes Calidad
Reviso:
Coordinador calidad.
Aprobó:
Gerente general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2015 Y GESTIÓN
AMBIENTAL ISO 14001:2015
REGISTRÓ REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES RE_PR_RL
222
REGISTRO DE REQUISITOS LEGALES APLICABLES
INFORMACIÓN DE ENTRADA DESCRIPCIÓN DEL REQUISITO LEGAL REQUISITO QUE APLICA
Temática Aspecto
ambiental
Clave Norma Número Año de
emisión
Autoridad que emite Articul
o
Obligación especifica
Producción Consumo
productos Requisitos Decisión 721 2009
Comisión de la
Comunidad Andina 1
Aprobar, como Reglamento Técnico Andino, los
requisitos para el funcionamiento de establecimientos
que fabrican productos de higiene doméstica y
productos absorbentes de higiene personal,
contenidos en el Anexo de la presente Decisión.
Producción Vertimientos Limites Resolución 0631 2015 Ministerio de
Ambiente 1
La Resolución establece los parámetros y valores
límites máximos permisibles que deberán cumplir
quienes realizan vertimientos puntuales a los cuerpos
de aguas superficiales y a los sistemas de
alcantarillado público.
Igualmente, se establecen los parámetros objeto de
análisis y reporte por parte de las actividades
industriales, comerciales o servicios, de conformidad
con el artículo 18 de la presente resolución.
Producción Vertimientos Limites Resolución 0631 2015 Ministerio de
Ambiente 8
Parámetros fisicoquímicos y sus valores límites
máximos permisibles en los vertimientos puntuales de
aguas residuales domesticas de las actividades
industriales, comerciales o de servicios, y de las aguas
residuales de los prestadores del servicio público de
alcantarillado a cuerpos de aguas superficiales.
Producción
Exceder
límites
permisibles
Fosforo
Biodegrad
abilidad
Resolución 0689 2016
Min de Salud y
Protección Social
Min Medio Ambiente
1
Adoptar el reglamento técnico que establece los
límites máximos de fosforo y la biodegradabilidad de
los tensoactivos presentes en detergentes y jabones,
con la finalidad de proteger la salud y el ambiente de
los efectos ocasionados por dichas sustancias. Por
223
tanto, está prohibida la fabricación, importación,
distribución y comercialización de productos que
superen los límites aquí establecidos.
Producción
Exceder
límites
permisibles
Fosforo
Biodegrad
abilidad
Resolución 0689 2016
Min de Salud y
Protección Social
Min Medio Ambiente
4
Obligaciones de los fabricantes o importadores de
detergentes y jabones. Los fabricantes o importadores
de los productos sujetos al presente reglamento
técnico tendrán las siguientes obligaciones:
Garantizar que los productos fabricados o importados
cumplan con los requisitos establecidos en la
presente resolución.
Suministrar a las autoridades de inspección, vigilancia
y control competente, la información requerida que
permita verificar el cumplimiento de la presente
resolución.
Producción
Exceder
límites
permisibles
Fosforo
Biodegrad
abilidad
Resolución 0689 2016
Min de Salud y
Protección Social
Min Medio Ambiente
9
Obligación de informar por parte de fabricantes e
importadores de detergentes y jabones de uso
industrial. Con el objeto de dar cumplimiento al
artículo 17 de la Ley 1480 de 2011, todo fabricante o
importador de detergentes y jabones de uso industrial
en el territorio Colombiano deberá informar ante la
Autoridad Nacional de Licencias Ambientes ANLA, a
través del aplicativo denominada “Ventanilla Integral
de Tramites Ambientales en Línea VITAL” , previo a
la distribución, comercialización o a la importación
de los productos sujetos a la presente resolución,
como mínimo lo siguiente:
a. Nombre del productos o importador y el de su
representante legal, o agente residenciado en el país,
acompañado de los documentos de soporte
correspondientes,
224
b. nombre del producto o grupo de productos.
c. Nombre y razón social y dirección para efecto de
notificación del productor o agente residenciado en el
país, según corresponda.
d. Zona de comercialización del producto (s)
e. Forma de presentación del producto (s). Número de
lote o sistema de codificación de producción.
Producción
Consumo
Productos
químicos
Identificaci
ón
Ley 55 1993
Reunión de la
Conferencia General
de la OIT
7
Todos los productos químicos deben llevar una marca
que permita su identificación Los productos químicos
peligrosos deberán llevar además una etiqueta
fácilmente comprensible para los trabajadores, que
facilite información esencial sobre su clasificación,
los peligros que entrañan y la precauciones de
seguridad que deba observarse.
Producción
Consumo
Productos
químicos
Datos
seguridad Ley 55 1993
Reunión de la
Conferencia General
de la OIT
8
A los empleadores que utilicen productos químicos
peligrosos se les deberán proporcionar fichas de datos
de seguridad que contengan información esencial
detallada sobre su identificación, su pro-veedor, su
clasificación, su peligrosidad, las medidas de
precaución y los procedimientos de emergencia.
Los criterios para la elaboración de fichas de datos de
seguridad deberán establecerse por la autoridad
competente o por un organismo aprobado o
reconocido por la autoridad competente, de
conformidad con las normas nacionales o
internacionales.
La denominación química o común utilizada para
identificar el producto químico en la ficha de datos de
seguridad deberá ser la misma que la que aparece en
225
la etiqueta.
Producción
Consumo
Productos
químicos
Control
operativo Ley 55 1993
Reunión de la
Conferencia General
de la OIT
13
Los empleadores deberán evaluar los riesgos
dimanantes de la utilización de productos químicos en
el trabajo, y asegurar la protección de los trabajadores
contra tales riesgos por los medios apropiados, y
especialmente:
a) Escogiendo los productos químicos que eliminen o
reduzcan al mínimo el grado de riesgo;
b) Eligiendo tecnología que elimine o reduzca al
mínimo el grado de riesgo;
c) Aplicando medidas adecuadas de control técnico;
d) Adoptando sistemas y métodos de trabajo que
eliminen o reduzcan al mínimo el grado de riesgo;
e) Adoptando medidas adecuadas de higiene del
trabajo;
f) Cuando las medidas que acaban de enunciarse no
sean suficientes, facilitando, sin costo para el
trabajador, equipos de protección personal y ropas
protectoras, asegurando el adecuado mantenimiento y
velando por la utilización de dichos medios de
protección. Los empleadores deberán:
a) Limitar la exposición a los productos químicos
peligrosos para proteger la seguridad y la salud de los
trabajadores;
b) Proporcionar los primeros auxilios;
c) Tomar medidas para hacer frente a situaciones de
226
urgencia.
Producción Generación
RESPEL
Manejo
RESPEL Decreto 4741 2005
Min de Salud y
Protección Social
Min Medio Ambiente
Min Transporte
10
Obligaciones del Generador. De conformidad con lo
establecido en la ley, en el marco de la gestión
integral de los residuos o desechos peligrosos, el
generador debe:
a) Garantizar la gestión y manejo integral de los
residuos o desechos peligrosos que genera;
b) Elaborar un plan de gestión integral de los residuos
o desechos peligrosos que genere tendiente a prevenir
la generación y reducción en la fuente, así como,
minimizar la cantidad y peligrosidad de los mismos.
En este plan deberá igualmente documentarse el
origen, cantidad, características de peligrosidad y
manejo que se dé a los residuos o desechos
peligrosos. Este plan no requiere ser presentado a la
autoridad ambiental, no obstante lo anterior, deberá
estar disponible para cuando esta realice actividades
propias de control y seguimiento ambiental;
c) Identificar las características de peligrosidad de
cada uno de los residuos o desechos peligrosos que
genere, para lo cual podrá tomar como referencia el
procedimiento establecido en el artículo 7° del
presente decreto, sin perjuicio de lo cual la autoridad
ambiental podrá exigir en determinados casos la
caracterización físico-química de los residuos o
desechos si así lo estima conveniente o necesario;
d) Garantizar que el envasado o empacado, embalado
y etiquetado de sus residuos o desechos peligrosos se
realice conforme a la normatividad vigente;
e) Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto
1609 de 2002 o aquella norma que la modifique o
sustituya, cuando remita residuos o desechos
peligrosos para ser transportados. Igualmente,
suministrar al transportista de los residuos o desechos
peligrosos las respectivas Hojas de Seguridad;
f) Registrarse ante la autoridad ambiental competente
por una sola vez y mantener actualizada la
227
información de su registro anualmente, de acuerdo
con lo establecido en el artículo 27 del presente
decreto;g) Capacitar al personal encargado de la
gestión y el manejo de los residuos o desechos
peligrosos en sus instalaciones, con el fin de divulgar
el riesgo que estos residuos representan para la salud
y el ambiente, además, brindar el equipo para el
manejo de estos y la protección personal necesaria
para ello;
h) Contar con un plan de contingencia actualizado
para atender cualquier accidente o eventualidad que
se presente y contar con personal preparado para su
implementación. En caso de tratarse de un derrame de
estos residuos el plan de contingencia debe seguir los
lineamientos del Decreto 321 de 1999 por el cual se
adopta el Plan Nacional de Contingencia contra
Derrames de Hidrocarburos, Derivados y Sustancias
Nocivas en aguas Marinas, Fluviales y Lacustres o
aquel que lo modifique o sustituya y para otros tipos
de contingencias el plan deberá estar articulado con el
plan local de emergencias del municipio;
i) Conservar las certificaciones de almacenamiento,
aprovechamiento, tratamiento o disposición final que
emitan los respectivos receptores, hasta por un tiempo
de cinco (5) años;
j) Tomar todas las medidas de carácter preventivo o
de control previas al cese, cierre, clausura o
desmantelamiento de su actividad con el fin de evitar
cualquier episodio de contaminación que pueda
representar un riesgo a la salud y al ambiente,
relacionado con sus residuos o desechos peligrosos;
k) Contratar los servicios de almacenamiento,
aprovechamiento, recuperación, tratamiento y/o
disposición final, con instalaciones que cuenten con
las licencias, permisos, autorizaciones o demás
instrumentos de manejo y control ambiental a que
haya lugar, de conformidad con la normatividad
228
ANEXO Q. Programa de uso eficiente y ahorro del agua
229
PROGRAMA DE USO
EFICIENTE Y AHORRO DE
AGUA
Código:
QM_PRO_UEAA
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro:
Pasantes Calidad
Reviso:
Coordinador
calidad.
Aprobó:
Gerente general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DE AGUA
Objetivo Hacer uso eficiente del agua
Meta Disminuir en un 5% el consumo de agua
Frecuencia
medición
Bimestral
Recursos
Recursos financieros
Recursos humanos Colaboración trabajadores
Recursos técnicos y
tecnológicos
Difusión información por medios
electrónicos.
Responsable Jefe producción Área
aplicación
Baños, producción.
Indicador de desempeño
𝐷𝑖𝑠𝑚𝑖𝑛𝑢𝑐𝑖ó𝑛 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑔𝑢𝑎 =𝑚3𝑎𝑔𝑢𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑖𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑏𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙
𝑚3𝑎𝑔𝑢𝑎 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑖𝑑𝑎 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑏𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 𝑎𝑛𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟∗ 100%
Actividades ambientales
Actividad Responsable Cumplimiento Seguimiento Observaciones Realizar identificación
de puntos de consumo
de agua
Jefe
producción
Verificar consumos de
los contadores
instalados
Jefe de
producción
230
Realizar campañas de
sensibilización para
disminución del
consumo de agua
Director
técnico
Implementar
alternativas de ahorro
de agua (recirculación)
Auxiliar
operativo/jefe
de
producción
Registrar consumos
bimestrales
Auxiliar
operativo
231
ANEXO R. Programa de uso eficiente y ahorro de la energía
232
PROGRAMA DE USO
EFICIENTE Y AHORRO DE
ENERGÍA.
Código:
QM_PRO_UEAE
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro:
Pasantes Calidad
Reviso:
Coordinador
calidad.
Aprobó:
Gerente general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y AHORRO DE ENERGIA
Objetivo Hacer uso eficiente del servicio de energía eléctrica
Meta Disminuir en un 5% el consumo de energía eléctrica Frecuencia
medición
Mensual
Recursos
Recurso financieros Instalación de bombillos ahorradores
Recursos humanos Colaboración trabajadores
Recursos técnicos y tecnológicos Difusión información por medios
electrónicos. Responsable Director técnico Área
aplicación Todas las instalaciones
Indicador de desempeño
𝐷𝑖𝑠𝑚𝑖𝑛𝑢𝑐𝑖ó𝑛 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑛𝑒𝑟𝑔í𝑎 𝑒𝑙é𝑐𝑡𝑟𝑖𝑐𝑎
=𝐾𝑊𝐻 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙
𝐾𝑊𝐻 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠 𝑎𝑛𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟 ∗ 100%
# 𝑏𝑜𝑚𝑏𝑖𝑙𝑜𝑠 𝑎ℎ𝑜𝑟𝑟𝑎𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑖𝑛𝑠𝑡𝑎𝑙𝑎𝑑𝑜𝑠 =# 𝑏𝑜𝑚𝑏𝑖𝑙𝑙𝑜𝑠 𝑎ℎ𝑜𝑟𝑟𝑎𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑖𝑛𝑠𝑡𝑎𝑙𝑎𝑑𝑜𝑠
# 𝑖𝑛𝑠𝑡𝑎𝑙𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑏𝑜𝑚𝑏𝑖𝑙𝑙𝑜𝑠 ∗ 100%
Actividades ambientales Actividad Responsable Cumplimiento Seguimiento Observaciones
Evaluar consumo actual de
energía eléctrica
Director
técnico
Diseñar alternativas de
disminución de consumo Gerente
233
de energía eléctrica
(aprovechar luz solar)
general
Implementar alternativas
de ahorro de energía
eléctrica (bombillos
ahorradores)
Auxiliar
operativo
Realizar campañas de
sensibilización para
disminución del consumo
de agua
Director
técnico
Registrar consumos
mensuales
Auxiliar
operativo
234
ANEXO S. Programa gestión integral de residuos sólidos.
235
PROGRAMA DE GESTIÓN
INTEGRAL DE RESIDUOS
SOLIDOS
Código:
QM_PRO_GIRS
Versión: 00
Fecha emisión:
27.08.2017
Elaboro:
Pasantes Calidad
Reviso:
Coordinador
calidad.
Aprobó:
Gerente general.
Fecha de Revisión:
27.08.2017
PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SOLIDOS
Objetivo Disminuir cantidad de residuos sólidos reciclables y peligrosos a disponer.
Meta Disminuir en un 5% la generación de residuos sólidos en general.
Frecuencia
medición Trimestral
Recursos
Recurso financieros Contenedores de almacenamiento
Recursos humanos Colaboración trabajadores
Recursos técnicos y tecnológicos Difusión información por medios
electrónicos.
Responsable Director técnico
Área
aplicación Todas las instalaciones
Indicador de desempeño
𝐷𝑖𝑠𝑚𝑖𝑛𝑢𝑐𝑖ó𝑛 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑝𝑒𝑙
=# 𝑟𝑒𝑠𝑚𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑝𝑒𝑙 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙
#𝑟𝑒𝑠𝑚𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑎𝑝𝑒𝑙 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑎𝑛𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 𝑎𝑛𝑡𝑒𝑟𝑖𝑜𝑟∗ 100%
236
𝑅𝐸𝑆𝑃𝐸𝐿 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑎𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑖𝑛𝑠𝑖𝑡𝑢𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠
=𝑘𝑔 𝑑𝑒 𝑅𝐸𝑆𝑃𝐸𝐿 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒𝑔𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙
𝑘𝑔 𝑑𝑒 𝑅𝐸𝑆𝑃𝐸𝐿 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙∗ 100%
Actividades ambientales
Actividad Responsable Cumplimiento Seguimiento Observaciones
Realizar separación en
la fuente de los tipos de
residuos
Auxiliar
operativo
Disponer contenedores
para almacenamiento
de residuos
Gerente
general
Cuantificar la cantidad
de residuos sólidos
reciclables y residuos
peligrosos generados.
Auxiliar
operativo
Realizar campañas de
sensibilización para
disminución del
consumo de papel
Director
técnico
Contactar con
institución para
recolección de residuos
peligrosos
Director
técnico
Registrar generación
residuos trimestrales
Auxiliar
operativo
237
INDICE DOCUMENTACIÓN
TEMA CODIFICACIÓN
Documentos Contexto
Contexto organización QM_CO
Documento conclusiones y recomendaciones sobre cultura
organizacional QM_CUL
Manual de funciones y organigrama. QM_MF
Mapa de procesos y caracterización de procesos QM_MP
Política ambiental QM_PA
Política de calidad QM_PC
Procedimientos
Procedimiento Matriz Aspectos e Impactos Ambientales QM_PR_AIA
Procedimiento producto no conforme y acciones correctivas QM_PR_CA
Procedimiento control de registros y documentos QM_PR_CRD
Procedimiento planificación y realización de auditorias QM_PR_PD
Procedimiento requisitos legales QM_PR_RL
Procedimiento plan de comunicaciones QM_PR_PC
Anexos
Registro aspectos e impactos ambientales RE_PR_AIA
Registro requisitos legales RE_PR_RL
Programas de gestión ambiental
Programa de Gestión Integral de Residuos Solidos QM_PRO_GIRS
Programa de Uso Eficiente y Ahorro de Agua QM_PRO_UEAA
Programa de Uso Eficiente y Ahorro de Energía.docx QM_PRO_UEAE