planeación de acelerada de proyectos webinar ene2015
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Planeación Acelerada de Proyectos
Roberto Toledo, MBA, PMP
Pregunta!
¿Piensas que la planificación es importante para el éxito de un proyecto?
Entonces…
¿Consideras que le dedicas tiempo suficiente a las actividades de planificación
de tus proyectos?
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Una pequeña muestra de un problema típico
La alta dirección y los directores de proyecto, consideran por igual que es imprescindible dedicar tiempo suficiente a las actividades de planificación, pero simplemente….
No lo hacen!
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Importancia de la Planeación
Procesos de Cierre
Procesos de Inicio
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Seguimiento y Control
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El tiempo suficiente es…
Basados en el nivel de certidumbre percibido del proyecto…
Proyectos con bajo nivel de incertidumbre, es decir• Un proyecto con condiciones similares a otros
realizados en el pasado• Que involucra tecnología que conocemos bien• Que contempla supuestos poco sensibles
Proyectos con alto nivel de incertidumbre• Que involucra nuevas tecnologías• Condiciones inciertas• Nuevos procesos
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Como regla básica…
Proyectos de BAJA incertidumbreAl menos 10% de la duración total
esperada del proyecto
Proyectos de ALTA incertidumbreAl menos 20% de la duración total
esperada del proyecto
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Elementos clave de la Planeación
Diseño Desarrollo PreparaciónRequerimientos
definidosDetallado Medición de
Desempeño Diseño Diseño de
Preliminar Arquitectura Ambiente Prueba de Calidad Sistema Instalado
Diseño de Componentes SoporteAplicación de la Aplicación Post-Instalación
Diseño de la ComponentesOrganización de Transición
Check list de Calidad
Estrategia deTransición
Aplicaciónintegrada
Scriptde Calidad Script de Calidad
Implementación
Sistema Integralde Información
Requerimientos Diseño Producción Optimización
Cronograma
Presupuesto
Project Charter
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Elementos complementarios
Plan de Riesgos
• Plan de Calidad• Plan de Suministros
Plan de Comunicaciones
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1.1 Plan del Proyecto 11.2 Requerimientos 1 32.1 Diseño Preliminar 2 1 32.2 Plataforma de Software 12.3 Interface 2 1 32.4 Codificación 3 2 13.1 Documentación 3 13.2 Codificación General 3 2 13.3 Mantenimiento del Producto 14.1 Pruebas 3 2 2 14.2 Manual de Usuario 3 2 15.1 Implementación Piloto 2 3 15.2 Puesta en marcha 2 3 1
Matriz de Roles y Resp.
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Pero…
…la urgencia de la organización usualmente no permite dedicar el tiempo “suficiente” a la planificación del proyecto.¿Entonces, existe otra alternativa para reducir los tiempos de planificación y a la vez generar un plan de proyecto útil, completo y bien pensado?
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UNA solución
Taller de Arranque Acelerado de ProyectosUna sesión de varios días, a puerta cerrada, bien organizada, con todo el equipo de proyecto con el objeto de generar un Plan del Proyecto completo y de alta calidad, en el menor tiempo posible.
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BeneficiosCondiciones.- Enfoque.-
Resultados
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Mis 7 reglas básicas para organizar un
Taller de Planeación Acelerada de
Proyectos
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1. Planea el Plan
Recopila y comparte con los miembros del equipo, la información general del proyecto.
Programa la sesión con suficiente tiempo de antelación
Compromiso total de los miembros del equipo de proyecto
Establece claramente el objetivo de la sesión:
Generar un Plan sólido de Proyecto -al 80%-
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2. Prepara el ambiente
Necesitamos un entorno que permita al equipo trabajar sin distracciones
Prepara un lugar agradable para utilizar durante el taller
Fuera de la oficina No olvides las bebidas y los alimentos
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3. Define la agenda
Puede variar de acuerdo a la complejidad, pero usualmente 3 días son adecuados para la mayoría de los proyectos.
Día 1• Presentación de los participantes• Actividades de integración del equipo• Análisis de la información disponible• Generación del Project Charter o
documento que defina el objetivo del proyecto y los elementos principales
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Agenda (continua)…
Día 2• Mañana: Desarrollo del WBS (EDT)• Tarde: El Cronograma del proyecto
Día 3• Presupuesto del proyecto• Matriz de roles y responsabilidades • Plan de Riesgos• Plan de recursos clave• Plan de Comunicación• Otros…
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4. Usa técnicas de colaboración
Fomenta la participación de todos los miembros del equipo
Todo el grupo para las definiciones iniciales
Equipos más pequeños para las tareas complejas
Técnica COW (Cards On the Wall) para la definición del WBS en dos etapas
Un diagrama de precedencias también con post-it’s para el cronograma
Brainstorming para la identificación de riesgos y gráficas para clasificar los riesgos
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Algunos ejemplos
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5. Documenta
Asigna desde inicio a una persona para que documente todo lo que se defina y genere durante la duración del taller
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6. Asigna tareas
Usualmente una vez que el taller finaliza se espera que el Plan del Proyecto esté al 75 – 85%
Por ello es necesario:• Asignar a los miembros del proyecto que
deberán completar los elementos pendientes• Establecer fechas de entrega para la
finalización de estos elementos.
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7. Kick-off
Una vez que se considere que el plan está terminado, convoca a una reunión para:• Revisión final de los elementos y • Kick-off formal del proyecto.
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Conclusiones
Decimos que la planeación es importante, pero no planeamos!
Decimos que el trabajo en equipo es mejor, pero no trabajamos en equipo!
Los Directivos dicen que van a poyar “en todo” al proyecto, pero exigen resultados inmediatos y establecen compromisos que no son factibles!
Los Gerentes de proyecto, aceptan estos compromisos!
Lleva a cabo un Taller de Planeación Acelerada con tu siguiente proyecto y verás los resultados y las mejoras! Garantizado!!
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Roberto Toledo, MBA, PMPSocio Director de Alpha
Consultorí[email protected]
@robertoledo
Datos del presentador:
Si deseas, puedes obtener una constancia de participación en este webinar y acreditar 1 (uno) Professional Development Unit (PDU), del Project Management Institute (PMI©), para mantener tu certificación PMP© u otra. Para hacerlo, contesta correctamente el examen (al menos 4 de 5 preguntas) y completa la evaluación de satisfacción que tenemos en esta liga:https://es.surveymonkey.com/r/webinarplaneacionaceleradaRecibirás tu constancia por correo electrónico. Para cualquier duda, ponte en contacto con Alpha Consultoría al +52.55.5286.3777 o a [email protected] ¡Muchas gracias!