plan para el ahorro de consumo de papel en el Área...
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PLAN PARA EL AHORRO DE CONSUMO DE PAPEL EN EL ÁREA DE
DESPACHO DE OPERACIONES DE VUELO DE AVIANCA – COLOMBIA
JUAN FELIPE MOLINA CONTRERAS
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
P.C. INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BOGOTÁ D.C.
2019
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PLAN PARA EL AHORRO DE CONSUMO DE PAPEL EN EL ÁREA DE
DESPACHO DE OPERACIONES DE VUELO DE AVIANCA – COLOMBIA
JUAN FELIPE MOLINA CONTRERAS
COD. 20171377050
DIRECTOR
MANUEL ALFONSO MAYORGA MORATO
MODALIDAD: PASANTÍA
LÍNEA 2. GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y DE LAS OPERACIONES
TEMA 240: GESTIÓN DE PROCESOS
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD TECNOLÓGICA
P.C. INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN
BOGOTÁ D.C.
2019
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HOJA DE ACEPTACIÓN
_______________________
Director de proyecto
Ing. Manuel Mayorga Morato
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DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mi madre y a mi padre que me han apoyado con esmero y sacrificio,
permitiendo que fuese cada día mejor. También dedico este proyecto a mis abuelos porque me han
apoyado con amor para el cumplimiento de mis metas. De igual manera dedico este trabajo a
familiares, amigos y docentes que me colaboraron en situaciones que los requería, evidenciando su
amistad e incondicional apoyo.
Juan Felipe Molina Contreras
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AGRADECIMIENTOS
Agradezco especialmente a Aerovías del Continente Americano S.A (Avianca), compañía que
me ha permitido la oportunidad de laborar y confió en los resultados que se podían obtener al
realizar el presente proyecto.
Agradezco a los docentes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, que promovieron
con esfuerzo sus cocimientos y actividades para formarme como profesional. Agradezco
especialmente al grupo de Investigación Lente y Semillero Étymos liderados por la profesora Nevis
Balanta quien incentiva el desarrollo humano y habilidades de lenguaje, permitiendo un mejor
desempeño día tras día.
Agradezco al profesor Manuel Alfonso Mayorga Morato, por su apoyo, consejo y guía en la
universidad y especialmente en la tutoría de este proyecto.
Juan Felipe Molina Contreras
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RESUMEN EJECUTIVO
Éste proyecto se ha llevado a cabo al identificar un consumo elevado de papel en el área de
despacho de operaciones de vuelo de Avianca Colombia, ya que en ésa área se realizan impresiones de
documentos asociados a los planes de vuelo. Dicho proceso de impresión requería realizar actividades
que no generan valor a las operaciones de vuelo, impactando los costos operacionales ya que esas
actividades requerían diferentes recursos y actividades laborales.
Para determinar el costo de ésas actividades, se evaluaron los costos asociados desde enero de 2018
a octubre de 2018, con el fin de obtener como base los posibles ahorros que se pudiesen obtener
eliminando o sustituyendo actividades. Posterior a la evaluación de costos, se analizaron posibles
soluciones tecnológicas, identificando softwares que permitieran la eliminación de impresiones,
siempre y cuando se cumpliera el requisito legal, acorde a la normatividad de documentos electrónicos
válidos para Colombia, a su vez se realizó el análisis de costos de los softwares, realizando un
comparativos con los costos actuales, definiendo el tiempo de amortización de cada una de las
plataformas tecnológicas.
Finalmente se plantearon los beneficios y desventajas del plan de ahorro de papel, en base a los
costos y las ventajas operativas del plan, para que sea Avianca, quien tome las decisiones de
implementación del plan de ahorro.
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Abstract
This project has been carried out by identifying a high consumption of paper in the flight
operations dispatch area of Avianca Colombia, since in that area prints of documents associated
with the flight plans are made. This printing process required activities that do not generate value
to flight operations, impacting operational costs since these activities required different resources
and work activities.
To determine the cost of these activities, the associated costs were evaluated from January 2018
to October 2018, in order to obtain as a basis the possible savings that could be obtained by
eliminating or replacing activities. After the evaluation of costs, possible technological solutions
were analyzed, identifying software that would allow the elimination of impressions, as long as the
legal requirement was met, in accordance with the regulations of electronic documents valid for
Colombia, in turn the analysis of costs of software, making a comparison with current costs,
defining the amortization time of each of the technological platforms.
Finally, the benefits and disadvantages of the paper savings plan were raised, based on the costs
and operational advantages of the plan, so that Avianca can make the decisions to implement the
savings plan.
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Contenido
1. GENERALIDADES ................................................................................................................. 12
1.1 PROBLEMA...................................................................................................................... 12
1.1.1 Descripción: ................................................................................................................ 12
1.1.2 Formulación: .............................................................................................................. 15
1.2 OBJETIVOS ...................................................................................................................... 15
1.2.1 General: ...................................................................................................................... 15
1.2.2 Específicos: ................................................................................................................ 15
1.3 ALCANCE ........................................................................................................................ 15
1.4 METODOLOGÍA .............................................................................................................. 16
2. MARCO DE REFERENCIA ................................................................................................... 18
2.1 Marco histórico .................................................................................................................. 18
2.1.1 Sector económico CIIU 5111 – 5112 – 5121 – 5122: ................................................ 18
2.1.2 Aerovías del continente americano: ........................................................................... 18
2.1.3 Antecedentes: ............................................................................................................. 19
2.2 MARCO TEÓRICO .......................................................................................................... 21
2.3 Marco legal ........................................................................................................................ 25
3. SITUACIÓN ACTUAL ........................................................................................................... 27
3.1 Plataforma estratégica ........................................................................................................ 27
3.1.1 Misión: ........................................................................................................................ 27
3.1.2 Visión 2020: ............................................................................................................... 27
3.1.3 Valores: ...................................................................................................................... 27
3.1.4 Objetivos estratégicos: ............................................................................................... 27
3.2 Estructura organizacional .................................................................................................. 28
3.3 PORTAFOLIO .................................................................................................................. 29
3.4 PROCESOS ....................................................................................................................... 30
9
3.5 RECURSOS ....................................................................................................................... 34
4. PROPUESTA ........................................................................................................................... 38
4.1 Propuesta metodológica ..................................................................................................... 38
4.2 Propuesta tecnológica ........................................................................................................ 38
4.2.1 Flysmart ...................................................................................................................... 38
4.2.2 Aviator ........................................................................................................................ 39
4.3 Evaluación del costo de implementación .......................................................................... 39
5. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 44
6. RECOMENDACIONES .......................................................................................................... 46
Bibliografía ....................................................................................................................................... 47
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INTRODUCCIÓN
El presente plan de ahorro, permite brindar información a Avianca sobre los costos que pueden ser
disminuidos por la eliminación o sustitución de actividades relacionadas con la impresión de
documentos de vuelo, específicamente para el área de despacho de operaciones de vuelo de
Avianca Colombia. Éste plan pudo ser desarrollado gracias a la evaluación de costos asociados a la
impresión de planes de vuelo, visualizando como oportunidad la diminución del impacto ambiental
y la mejora continua de los procesos. A su vez, el plan sirve como insumo informativo para que
Avianca, pueda tomar decisiones más acertadas y relacionadas con su política ambiental y con los
objetivos estratégicos de la compañía.
Avianca es una empresa colombiana con 100 años de experiencia en el transporte de pasajeros y de
carga a destinos nacionales e internacionales, ya que cuenta con una flota extensa de aeronaves la
cual permite cubrir diferentes rutas comerciales, que cuentan con un alto flujo de personas o de
carga dependiendo del destino y el origen. La misión de AVIANCA es conectar al mundo con
Latinoamérica, buscando dar siempre más y a su vez la visión es ser la aerolínea latinoamericana
preferida en el mundo, con la mejor gente y tecnología para una experiencia excepcional.
Teniendo en cuenta la misión y la visión de Avianca, el presente plan es pertinente ya que es una
propuesta tecnológica que pretende mejorar los procesos de la organización, disminuyendo las
actividades y los costos relacionados con el proceso actual.
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JUSTIFICACIÓN
El consumo de recursos naturales en el mundo ha incrementado desde la revolución industrial
hasta el día de hoy, generando impactos ambientales que afectan a diferentes comunidades de
donde se obtienen los recursos naturales, por ello Las Naciones Unidas han planteado los objetivos
de desarrollo sostenible, que implican un avance industrial, económico y tecnológico, beneficiando
a las partes involucradas en las actividades económicas.
Por tanto, es pertinente abordar el objetivo de desarrollo sostenible N°12 Producción y
Consumo Responsables, el cual menciona que “Para lograr crecimiento económico y desarrollo
sostenible, es urgente reducir la huella ecológica mediante un cambio en los métodos de
producción y consumo de bienes y recursos.” (Naciones Unidas, 2016) por lo cual es pertinente
cambiar el método en el área de despacho de Avianca con el fin de evitar el consumo de papel,
generando un crecimiento financiero en el área por la disminución del costo de lo que con lleva
adquirir estos recursos.
Por otro lado, es importante determinar que la información de los planes de vuelo se va a
almacenar de manera segura en los servidores a utilizar, asegurando el cumplimiento legal del
RAC 4.20.15 y facilitando la búsqueda de la información para investigaciones de seguridad o
requerimiento de la Aeronáutica Civil, ya que teniendo una codificación de los planes de vuelos se
permite una búsqueda más expedita de éstos en comparación con la búsqueda manual que se está
realizando actualmente.
Al utilizar un sistema de información para éste proceso se cumple con la Visión 2020 de la
organización: “Con la mejor gente y tecnología para una experiencia excepcional, seremos la
aerolínea latinoamericana preferida en el mundo.” (AVIANCA, 2018)
Además, se cumple con el sistema de Gestión de Responsabilidad Social y Medio Ambiente de
la organización al Contribuir al cuidado del Medio Ambiente, para garantizar el desarrollo
sostenible del negocio en términos económicos, sociales y ambientales. Por tanto, la realización de
este proyecto tiene como finalidad brindar de información a Avianca, para que determine la
viabilidad de la implementación metodológica que permita una reducción de la huella ambiental y
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a su vez los costos que están asumidos a ésta, beneficiando a la organización económicamente y a
los ecosistemas que brindan los recursos naturales para la realización de ésta actividad.
1. GENERALIDADES
1.1 PROBLEMA
1.1.1 Descripción: Avianca al ser la aerolínea líder en el mercado colombiano y con una
participación importante en América Latina, tiene gran cantidad de vuelos y por ende una
impresión elevada de documentos de soporte, los cuales generan un impacto ambiental y financiero
importante.
El presente planteamiento surge al ver un consumo elevado de papel en el área de despacho de
operaciones de vuelo de la compañía Avianca en la ciudad de Bogotá DC, ya que allí se clasifican
los documentos que son impresos para los pilotos los cuales contienen información importante
sobre el vuelo que vayan a realizar, como meteorología, ruta, combustible, pasajeros, carga y el
balance de ésta. La intención de este plan de ahorro, es reducir el consumo de papel que
actualmente tiene la compañía, con el fin de incentivar el desarrollo sostenible en el área de
despacho de operaciones de la organización.
Descripción del problema ambientalmente: Los recursos naturales renovables y no
renovables cada vez se utilizan con mayor cantidad para satisfacer las necesidades generales de las
sociedades, sin embargo, cada persona u organización debe hacer un uso responsable de éstos, para
generar un abastecimiento futuro de éstos y disminuir la inflación económica de los recursos
naturales en el futuro.
Actualmente en el área de despacho de operaciones, se realiza un consumo de papel bastante
elevado, ya que un plan de vuelo consta aproximadamente de 10 a 20 hojas y por cada plan de
vuelo se realizan mínimo 3 copias. En éste momento, Avianca cuenta con un promedio de 500
vuelos al día, lo que significa un consumo de 15.000 hojas de papel al día y teniendo en cuenta que
una hoja de papel pesa alrededor de 5 gramos, el consumo de papel al día es de 75000 gramos, lo
equivalente a 75 kilogramos de papel al día y un consumo anual de 27 toneladas, dicho consumo de
papel además de ser elevado implica unos suministros adicionales, como lo es el uso de tintas o
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tóneres, consumo de energía eléctrica de impresoras, personal, mantenimiento y todo lo que
conlleve su buen funcionamiento y administración de la actividad de impresión.
Todo el anterior consumo, genera unos impactos ambientales y económicos relevantes por las
actividades que se realizan al obtener el papel, como es la siembra de árboles o caña de azúcar, la
tala de éstos cultivos, la transformación de la materia prima para obtener la pulpa de papel, el
transporte y demás actividades que generan un consumo de recurso hídrico, flora, combustibles y
otros recursos que van aumentando la huella ambiental, al realizar la actividad de impresión de los
documentos de vuelo.
Descripción del problema legal: la anterior situación se puede ver necesaria desde el punto de
vista legal ya que según el Reglamento Aeronáutico Colombiano (RAC) N° 4.20.5 menciona:
“DISTRIBUCIÓN DEL MANIFIESTO DE CARGA, DE LA AUTORIZACIÓN DE
VUELO Y DEL PLAN DE VUELO. a. El Piloto al mando de un avión deberá llevar en el
avión a su destino: 1. Una copia del manifiesto de peso y balance completo; 2. Una copia de
la autorización de despacho; y 3. Una copia del plan de vuelo. b. El titular del CDO
mantendrá copias de los registros requeridos en éste numeral por lo menos tres (3) meses,
debidamente conservados y disponibles para inspección por parte de la UAEAC en
cualquier momento.” (Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, 2006)
Descripción del problema operativamente: para el cumplimiento del artículo 4.20.5 del RAC,
Avianca ha generado una infraestructura bastante amplia para garantizar la disponibilidad de éstos
documentos, ya que actualmente se encuentran impresoras en los Centros de Despacho de
Operaciones (CDO) de los aeropuertos nacionales en donde opera Avianca. Para el CDO de
Bogotá se cuentan con dos impresoras de alta producción consumiendo alrededor de 10 resmas
diarias. Para el Aeropuerto Internacional El Dorado, se cuentan con 12 impresoras las cuales tienen
un consumo promedio de 12 resmas al día y las ciudades de Cali, y Medellín tiene un consumo de
una resma al día.
Después de generados los documentos de vuelos, se envían 3 copias al Piloto al mando, de las
cuales, firma una para generar la conformidad o aceptación del plan de vuelo, la cual debe ser
guardada en el archivo del CDO por 3 meses, las otras dos copias la tomarán el piloto al mando y
en caso que el copiloto solicite copia, también se le facilitará, en caso de que asista al vuelo un
observador se imprimirá una copia adicional para éste.
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Actualmente la organización debe realizar análisis de seguridad operacional de incidentes o
accidentes que sucedieron durante la operación, de igual manera los planes de vuelo deben estar
disponibles ante la autoridad aeronáutica para investigaciones que requieran pertinentes. Sin
embargo, por la gran cantidad de vuelos, en ocasiones éstos documentos se han perdido, bien sea
porque el piloto se llevó la documentación, no se guardó en los lugares dispuestos para tal fin o la
persona que tenía que recibir los documentos los perdió, lo que ha dificultado algunas
investigaciones de seguridad operacional. Por tanto, es pertinente que éstos documentos se
encuentren salvaguardados en un medio magnético y que pueda ser consultado y enviado con la
mayor brevedad posible a la parte interesada que lo necesite, como autoridades correspondientes o
investigaciones internas de la compañía.
El proceso actual es la realización de los documentos de vuelo, impresión de 2 ó 3 copias de
estos documentos, firma de conformidad de los documentos de vuelo, organizar y archivar ésos
documentos, enviarlos a custodia y en caso de que se requiera enviarlos a investigación a
Seguridad Operacional, para mayor detalle se puede observar la ilustración 1.:
Ilustración 1 Mapa del proceso de archivo de documentación de vuelo actual
Despachador Copiloto
Piloto al
mando Archivar Organización
Reciclar o
botar
Custodia
Seguridad
operacional
Fuente: autor
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1.1.2 Formulación: teniendo en cuenta el planteamiento de la problemática ambiental,
legal y operacional es pertinente realizar los cuestionamientos para realizar la propuesta de ahorro
de consumo de papel en el área de despacho de operaciones de vuelo de Avianca Colombia, para
dar una solución a las problemáticas anteriormente mencionadas, para ello es pertinente
cuestionarse:
¿Cuáles son las acciones necesarias para disminuir el impacto ambiental?
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 General:
Elaborar un plan de reducción de consumo de papel en el área de despacho de operaciones de
vuelo de Avianca Colombia, con el fin de minimizar el impacto financiero y ambiental generado
por esta área.
1.2.2 Específicos:
• Realizar un diagnóstico de los costos que influyen en la actividad del consumo de papel.
• Identificar las actividades del proceso que generan mayor impacto en el costo del proceso.
• Planificar una metodología tecnológica y legal que permita la disminución de impresiones
de documentos de vuelo.
• Evaluar el costo de la implementación de la metodología tecnológica, para determinar la
viabilidad financiera de la implementación, comparada con los costos actuales.
1.3 ALCANCE
La investigación actual abarcará el área de despacho de operaciones de vuelo de Avianca –
Colombia, por lo cual no aplica para otras áreas y tampoco para otros países.
Se obtendrá como resultado el plan de reducción de consumo de papel para el área mencionada
y la implementación no hace parte de este proyecto, por lo cual se dará el Plan de Reducción de
consumo de papel para Aerovías del Continente Americano S.A. (Avianca) y ésta organización
determinará si realizará la implementación del plan.
Este proyecto deberá a su vez ser desarrollado en un lapso no mayor a 12 semanas según el
cronograma que se puede observar en el cronograma que se encuentra en la sección 3.
16
1.4 METODOLOGÍA
Acorde a la situación actual es pertinente realizar una descripción más detallada de los recurso
que interactúan en ésta actividad, para ello se debe realizar una obtención de datos por medio de las
mediciones realizadas por Avianca sobre la cantidad de impresiones que hace el área, éstos datos
muestran fiabilidad ya que es un conteo realizado por las maquinas impresoras y que a su vez
presentan un control mensual del consumo por el área de Gerencia de Movilidad, realizando un
comparación de las impresiones realizadas con las solicitadas por las bases nacionales.
Por lo cual, se está abordando un diseño de investigación de tipo no experimental, en el cual se
mide la variable: hojas de papel impresas, durante un lapso de tiempo mensual y que podrá
determinar el comportamiento del consumo de hojas dentro del último año. También para que
exista una correlación de los datos que anteriormente fueron suministrados, se debe obtener el
número de vuelos ejecutados durante el mismo tiempo y así se puede obtener el promedio de
consumo de hojas de papel por vuelo, permitiendo obtener un análisis de consumo a través del
tiempo y con éstos datos obtener los costos asociados al papel bond, relacionando los costos fijos
del proveedor del servicio de impresoras y costos por impresión.
Teniendo en cuenta este consumo también pertinente abordar la literatura científica y determinar
el impacto ambiental que genera el consumo de dicho papel, por ejemplo, cuantos árboles se talan
para obtener determinada cantidad de hojas, o cuantas hectáreas de caña de azúcar se trataron para
el procedimiento e incluso la huella de carbono o ecológica que tiene una hoja de papel, con el fin
de obtener la referencia bibliográfica sobre el impacto de la huella ambiental por hoja de papel
bond y a su vez determinar el impacto por ambiental por el área de Despacho de Operaciones de
vuelo.
Por lo tanto, el método de medición, es la recolección de los datos concernientes al proceso
actual y compararlos con costos y referencias bibliográficas determinando el impacto financiero y
ambiental.
Después de obtener la información y realizar los cálculos del impacto financiero y ambiental, se
debe realizar un estudio con el área de ingeniería de operaciones, para ello se definirán las
necesidades y variables tecnológicas que se requieren para la implementación de la propuesta de
comunicación, ellos realizarán las cotizaciones pertinentes a la propuesta con los proveedores que
ésta área crea conveniente y acorde a éstos costos se realizará una amortización con los costos
17
actuales, esta fase permitirá definir el tiempo de retorno financiero a la inversión, con el fin de
entregar dicho resultado a la Dirección del SOC. La anterior descripción se puede reflejar en la
siguiente ilustración 2.:
Ilustración 2. Fases de investigación
Fuente: autor
A su vez, es importante definir las características documentales actuales del área, como: quién
elabora esos documentos, cómo los elabora, qué volumen de documentos se manejan, cuáles de
ellos se utilizan y qué se hace con ellos, qué información se lee de ésos documentos, quién necesita
ésos documentos y los requisitos legales asociados a éstos (Siminiani, 1997), con el fin de generar
parámetros a la gestión documental informatizada que se plantee.
Dia
gno
stic
o
Definir el consumo actual
Co
sto
act
ual
Asociar costos de consumo de papel
Imp
acto
Definir el impacto ambiental del área C
ost
o f
utu
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Estudio del costo de la propuesta
Am
ort
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ión
Evaluación financiera de la propuesta
18
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1 Marco histórico
2.1.1 Sector económico CIIU 5111 – 5112 – 5121 – 5122: las actuales actividades
económicas de Avianca se refieren al transporte aéreo nacional e internacional de carga y
pasajeros. Servicios que favorecen otro tipo de sectores como el del turismo y transporte de
mercancías con necesidad prioritaria. A su vez, este sector económico tiene un consumo promedio
anual del 36.6% de los productos refinados del petróleo. (Saenz, 2017)
Por otro lado, Avianca transporta alrededor de dos millones de personas mensuales, lo que
reflejo una utilidad neta para el 2017 de $82.000 millones de pesos e ingresos de 4.600 millones de
dólares. (DINERO, 2018), esto evidencia que es una empresa de gran movimiento económico y
uno de los líderes del sector aeronáutico de carga y pasajeros de Colombia.
2.1.2 Aerovías del continente americano: conocida comercialmente como Avianca, es la
primera aerolínea a nivel mundial fundada en Barranquilla en 1919, bajo la razón social: Sociedad
Colombo Alemana de Transporte Aéreo, SCADTA, para su operación en 1920 llegaron aviones
tipo Junker y después 25 aviones tipo F-13, un Junker W33 y un Junker W34. (AVIANCA, 2018)
Su línea de negocio inicial fue el envío de paquetes por medio de aviones, sin embargo, con la
llegada de otras aeronaves implemento su línea de negocio del transporte de pasajeros por vía
aérea, en 1940 se constituyó Aerovías Nacionales de Colombia S.A. – Avianca, razón social que
resultó de la integración de SCADTA y la compañía Servicio Aéreo Colombiano – SACO. En
1960 Avianca opera su primer jet, el Boeing 707-120. En los 8 años siguientes se incorporaron los
aviones Boeing 720B, 727-100 y 727-200 y 737-100. En 1976 Avianca se convirtió en la primera
aerolínea latinoamericana en operar el Jumbo 747 que, hasta 1994 (en sus modelos -100 y -200B)
hizo parte de su flota. En 1981 las posibilidades de servicio en tierra para los pasajeros en Bogotá
se ampliaron, gracias a la construcción y puesta en servicio del moderno Terminal Puente Aéreo de
Avianca, desde donde se sirvieron inicialmente las rutas a Miami, Nueva York, Cali, Medellín,
Pasto y Montería. En 1994 se estableció una alianza estratégica que vinculó a las tres empresas más
importantes del sector aeronáutico en Colombia: Avianca, SAM (Sociedad Aeronáutica de
Medellín) y HELICOL (Helicópteros Nacionales de Colombia), lo que dio vida al sistema Avianca.
(AVIANCA, 2018)
19
En 2009 la compañía anuncia la firma de un acuerdo entre accionistas, para darle marcha a su
integración con la aerolínea centroamericana TACA Airlines, para que en 2010 se de dicha
integración entre Avianca y TACA Airlines. En febrero los inversionistas oficializaron la unión
estratégica de sus negocios, que por parte del Grupo TACA se incluye a las aerolíneas TACA
International, y su participación en LACSA, TACA Perú, Aviateca, Sansa, La Costeña, e Isleña;
por parte de Avianca, se incluye a Avianca, Tampa Cargo y AeroGal. Tras la anterior Alianza se
lanza la marca Aviancataca, la cual emitió en 2011 acciones por 500.000 millones de pesos
colombianos, la demanda de acciones, con dividendo preferencial y sin derecho a voto, superó los
2.8 billones de pesos, equivalentes a 5 veces el monto base ofrecido. En 2012 Aviancataca ingresa
oficialmente a la red Star Alliance multiplicando las opciones y ventajas para los viajeros.
(AVIANCA, 2018)
Para el 2013 Las aerolíneas Integradas bajo Avianca Holdings S.A presentan su marca
comercial única, Avianca. Avianca Holdings finalizó con éxito la emisión de bonos en el mercado
internacional por un monto de US$ 300 millones de dólares. En 2015 firma con nuevo socio
estratégico, LifeMiles. En 2016 comienza su operación con aviones Boeing 787 dreamliner e
inaugura el centro de mantenimiento, reparación y revisión (MRO) por sus siglas en inglés y a su
vez inauguró el edificio Centro de Excelencia operacional (CEO). (AVIANCA, 2018) En el 2017,
presenta una huelga por parte de pilotos que exigían beneficios extralegales, la cual afecto la
operación, pero fue superada por fallo de la Sala Civil de la Corte Suprema de Justicia que ratifico
la ilegalidad de la huelga. (ELTIEMPO, 2018)
2.1.3 Antecedentes:
De los proyectos llevados a cabo, se puede abordar la directiva presidencial de Colombia
N°004, en la cual menciona una directriz para la eficiencia administrativa y los lineamientos de la
política Cero Papel en la administración pública, esto da a entender el compromiso por parte de la
máxima autoridad gubernamental, en la cual da directrices para todas las áreas del estado en
implementar la política de cero papeles.
De ésta directiva, se puede encontrar bastantes guías de diferentes ministerios, gobernaciones y
alcaldías, pero en éste documento se destaca la guía del ministerio de las TIC´s (Tecnologías de la
información y la comunicación) ya que ellos hacen referencia a la falta de aprovechamiento de las
herramientas tecnológicas existentes, como lo es el correo electrónico, las redes y sitios web
20
internos, entre otros que son una buena alternativa a la utilización del papel y a su vez ésta entidad
promueve la implementación de oficinas de cero papel, con el objetivo de mejorar la eficiencia en
la administración pública por medio de las buenas prácticas ambientales. (Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.)
El Ministerio define cuatro fases en la implementación del proyecto de oficinas con cero papeles
representada en el Cuadro 1.:
Cuadro 1. Modelo basado en papel a un modelo electrónico
Fuente: (Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.)
Dichas fases son pertinentes para la implementación de un plan de ahorro de papel, por tanto se
deben tener en cuenta para tener un acercamiento a lo que requiere Avianca, también mencionan
objetivos generales que benefician el ambiente, las entidades y servidores públicos y sus partes
interesadas, en términos generales los objetivos de dicha guía constan en la eficiencia ambiental y
administrativa, la diminución de los costos asociados, mejora en el acceso a la información,
disminución de tiempo en localización de archivos, mejor servicio, entre muchos otros.
Abordar la guía que se mencionó permite relacionar los procesos de la administración pública
con los de Avianca, ya que los objetivos y beneficios son similares, por tanto, fue pertinente
abordar dicha guía. Sin embargo, es pertinente de igual manera conocer en un breve resumen los
inicios del ahorro de papel.
21
El ahorro de papel tiene su origen desde la protección de los bosques cuando en los años 30 y 40
del siglo XIX se aprobarán legislaciones sobre el uso de los bosques, el suelo, las aguas y la fauna
(Castro, 1994; Alvarenga y Lago, 2000; de Alba, 2000; Espino, 2000; Espinoza, 2000; Gabaldón,
2000; Rodríguez-B., 2000a; Smith, 2000), así es como comienza a surgir el pensamiento del uso
racional de los recursos naturales, aunque para América Latina este pensamiento llegó para la
década de los cincuenta y los sesenta, a pesar de que en 1940 se realizó la convención sobre la
protección de la naturaleza y la preservación de la vida silvestre, la cual tenía como objetivo
“preservar de la extinción a todas las especies y géneros de la fauna y flora nativa y preservar áreas
de extraordinaria belleza, con formaciones geológicas únicas o con valores estéticos, históricos o
científicos”.
Ya que Estados Unidos fue el precursor de la convención, fue en ése país donde se comenzaron
a implementar las reservas naturales o parques naturales, de los cuales se tiene como referencia el
parque de Yelowstone, posteriormente en 1949 el ideal del aprovechamiento de los recursos
naturales adquiere fuerza ideológica por medio de la conferencia de naciones unidas sobre la
conservación de los recursos naturales, que a su vez incrementaría la responsabilidad y la gestión
ambiental por medio de las conferencias de Estocolmo y Rio de Janeiro de las cuales nacen metas
ambientales generales.
2.2 MARCO TEÓRICO
Para iniciarse en este proyecto es importante abordar la definición de la palabra ahorro, que
según la Real Academia de Lengua Española define como la acción de ahorrar y cosa que se
ahorra, (RAE, 2018) que para éste caso es el papel. Pero también es importante referirse a autores
económicos como Jhon Maynar Keynes, sin embargo, abordarlo no implica centrarnos en toda su
teoría económica sino lo que corresponde al ahorro, Keynes menciona que el ahorro hace parte de
la situación económica que lleve un país y especialmente del ahorro que realicen sus ciudadanos,
para ello explica la renta y el gasto generado por los ciudadanos. (BBVA, 2015) Pero para ello
deben existir unos determinantes que permitan éste ahorro, teniendo en cuenta la relación de
consumo e ingresos que pueden presentar los ciudadanos, lo que implica también una serie de
motivaciones para que los ciudadanos ahorren, pero como este proyecto trata del ahorro en una
organización multinacional, también es importante abordarlo desde el ángulo macroeconómico,
22
teniendo en cuenta los factores mencionados en el texto Teorías macroeconómicas explicativas del
ahorro de las economías doméstica. (Lera López , 1996)
Teniendo en cuenta que el costo de papel no está directamente relacionado el servicio que
esperan los clientes de Avianca, es importante definir a que hace referencia este consumo, para ello
es importante tomar la definición del costo indirecto “Los costos indirectos son todos aquellos
costos causados durante el proceso de elaboración del producto o servicio en la organización, que
no pueden ser asociados al producto, que no son identificables fácilmente y por tanto no pueden
ser asignados a un área de costos y hacerles seguimiento, resulta costoso o poco factible”
(Universidad Militar Nueva Granada, 2016)
Sin embargo, existe discrepancia en la última afirmación ya que por ello se realiza la presente
investigación, conjuntamente, el poco control relacionado con los costos indirectos puede implicar
el aumento de éstos generando una baja competitividad financiera por el impacto financiero que
generan éstos costos, además teniendo en cuenta que la eficiencia económica de cualquier tipo de
organización es producir más productos o servicios con menos recursos y para ello abordamos el
concepto de eficiencia dado por Taguchi (Hernandez, De La Paz Guillon, & Garcia, 2015) quien
menciona que “La clave consiste en aprovechar al máximo los recursos y hacerlo adaptándose a
los precios. Quien lo consiga será eficiente; quien no, incurre en ineficiencias que le suponen un
deterioro para competir, y en cualquier caso infringirá un coste social innecesario por tal
desaprovechamiento” (Hernandez, De La Paz Guillon, & Garcia, 2015) y para ello menciona tres
variables que hacen parte de la eficiencia: la tecnología existente, los recursos y los precios del
producto o servicio. Lo cual es pertinente para el planteamiento de la presente propuesta ya que al
realizar la evaluación de los recursos podemos realizar una comparación con la eficiencia
tecnológica y así realizar el comparativo de la eficiencia de los recursos.
Teniendo en cuenta que sí se llevase a cabo el plan de ahorro de consumo de papel, tendría un
impacto ambiental positivo, pero éste no implica la implementación de un Sistema de Gestión
Ambiental, sin embargo, el procedimiento tendrá unas pautas de formación que debe ser dada al
personal involucrado. Como lo mencionan Robinson y Roberts relacionando que deben existir
niveles de formación según las actividades de los involucrados, a la formación 1 le denominan
23
Formación de concienciación medio ambiental, en la cual se deben expresar temas
medioambientales más generales, como el calentamiento global, el efecto invernadero, la
acidificación, etc., y explicar porque ocurren, (Roberts & Robinson, 2003) lo anterior permite
generar conciencia en el ambiente laboral sobre el plan a implementar y da un entendimiento de la
correlación que existe entre las actividades que se desarrollan día a día con los aspecto e impactos
ambientales, a su vez permite que la conciencia ambiental dada, genere mayores expectativas de
cumplimiento de las actividades del plan.
La formación 2, denominada Formación sobre los aspectos e impactos, da las instrucciones o
procedimientos que permiten la disminución del impacto ambiental, por las actividades de trabajo
de cada uno de los colaboradores y a su vez se detallaría las consecuencias ambientales y legales
del incumplimiento de los procedimientos. (Roberts & Robinson, 2003)
En la formación 3, a la cual se le denomina, Formación en Sistema de Gestión Medio Ambiental
SGMA o auditoría en SGMA se proporciona a el personal que tenga funciones y responsabilidades
identificadas para desarrollar, implantar auditar y mantener el SGMA. Concluyendo, la formación
de gestión ambiental es importante y para ello se deben definir los perfiles de los colaboradores, ya
que todos tienen diferentes implicaciones ambientales por las actividades que realizan en sus
labores, por tanto, para cada perfil se debe dar una formación específica que permita generar
conciencia, cumplimiento y control de los aspectos e impactos ambientales (Roberts & Robinson,
2003).
A pesar de que se tomó las implicaciones formativas dadas por Roberts y Robinson para la
implementación de un Sistema de Gestión ambiental, es importante rescatar dichos planteamientos
para la implementación del plan de ahorro de papel puesto que, aunque no conlleva todo lo que
abarca un sistema de gestión ambiental es importante centrarlo al plan de ahorro, para que este
pueda ser llevado a cabo con la implementación, el cumplimiento y el control.
Para afrontar éstos últimos tres aspectos es importante abordar el Control de Calidad (CC) y
para ello es preciso mencionar al Dr. Ishikawa el cual menciona que “practicar el control de
calidad es desarrollar, diseñar, manufacturar y mantener un producto de calidad que sea el más
económico, el más útil y siempre satisfactorio para el consumidor” (Ishikawa, 1985), sin embargo,
24
a pesar que el cliente de Avianca no le interesa si un plan de vuelo sale impreso de determinada
manera u otra, ya que él no ve esto en el servicio ofrecido por la compañía, si se ve en una pequeña
medida el costo de este proceso reflejado en el precio del tiquete, por tanto es pertinente tomar la
salvedad que realiza Ishikawa, al decir que la calidad no está centrada en la calidad del producto, la
calidad en una interpretación amplia significa: la calidad del trabajo, del servicio, de la
información, del proceso, de la división, del sistema, de la empresa, de los objetivos, de las
personas que interactúan en la organización, etc.
Por ello, para el presente plan es importante centrarse en la calidad del proceso de despacho, en
el cual se ve la falencia de la definición inicial de CC, ya que se incumple la parte donde menciona
mantener un producto de calidad que sea el más económico, ya que ésta área está aportando un
costo adicional por las condiciones que presenta actualmente.
Ishikawa es su apartado de qué se debe hacer para hacer control de calidad menciona en el
literal 2, que se debe hacer el control integral de costos precios y utilidades, ya que un producto
con precio excesivo no podrá satisfacer al cliente. Y es que la gestión manual de documentos es
ineficiente ya genera esfuerzos adicionales individuales y corporativos además de costos elevados
que no son fáciles de detectar (Siminiani, 1997)
Para la solución de la gestión manual de documentos, es importante emprender le gestión
documental informatizada, la cual tiene como objetivo proporcionar apoyo a la utilización de los
documentos para cualquier tipo de procesos en cualquier entorno de la empresa, individual,
departamental o corporativo (Siminiani, 1997)
Teniendo en cuenta que el proyecto pretende ahorrar papel, es importante abordar las 7 mudas o
desperdicios identificados por el Sistema de Producción Toyota que no generan valor a los clientes,
las 7 mudas son: sobre producción, esperas, transporte, procesos innecesarios, inventarios,
movimientos innecesarios y defectos. Para el presente plan ser aborda la muda de los procesos
innecesarios y los movimientos innecesarios, de los cuales se puede resumir que son actividades
que no están generando valor al producto, ya que por un lado el diseño del proceso esta erróneo al
requerir mayor tiempo o recursos para realizar una actividad y por otro lado los movimientos
25
innecesarios que se realizan para cumplir una actividad que se podría realizar en pocos pasos.
(Pérez Rave, y otros, 2011)
De lo anterior se infiere que, en el área de Despacho de operaciones de vuelo no hay una
aplicación del Lean Manufacturing (LM) porque si éste estuviera, existiría el aumento de ganancias
para inversionistas al evitar los desperdicios identificados en la justificación. Los beneficios que
trae el LM son; la satisfacción de los clientes, el incremento del valor agregado a los productos, la
participación de los empleados en los procesos de mejora y el aumento de utilidades para los
inversionistas. (Pérez Rave, y otros, 2011).
Otras actividades de apoyo que apoyan el LM, se encuentra la filosofía de las 5’S, las cuales son
clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y la disciplina de éstas actividades, sin embargo, dentro del
proceso actual de archivo se pueden encontrar parte de estas características, aunque se pueden
implementar en el plan de mejora, para disminuir las mudas que se encuentran actualmente.
2.3 Marco legal
Ya descrito en la página 3 en la descripción del problema legal, se aborda el RAC N° 4.20.5 el cual
menciona:
“DISTRIBUCION DEL MANIFIESTO DE CARGA, DE LA AUTORIZACION DE
VUELO Y DEL PLAN DE VUELO. a. El Piloto al mando de un avión deberá llevar en el
avión a su destino: 1. Una copia del manifiesto de peso y balance completo; 2. Una copia de
la autorización de despacho; y 3. Una copia del plan de vuelo. b. El titular del CDO
mantendrá copias de los registros requeridos en éste numeral por lo menos tres (3) meses,
debidamente conservados y disponibles para inspección por parte de la UAEAC en
cualquier momento.” (Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, 2006)
Ésta regulación aeronáutica es mandataria por la autoridad de aviación civil de Colombia, la cual es
la Aeronáutica Colombiana, sin embargo, para iniciar éste proyecto y determinar la viabilidad se
aborda la ley 527 de 1999, ya que dicha ley define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y el decreto 2634 de 2012 el cual
reglamenta el uso de firmas electrónicas.
26
Para poder aplicar esta ley al área de despacho, es pertinente definir si el Manifiesto de carga, el
plan y autorización de vuelo pueden ser un mensaje de datos, ya que en el literal a, del artículo 2 de
la ley 527 de 1999 lo define como:
“La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico
de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.” (Unidad
Administrativa Especial de Aeronáutica Civil, 2006)
Teniendo en cuenta ésta ley se puede definir el plan de vuelo como un conjunto de datos, el cual
actualmente es enviado por correo electrónico e impreso, únicamente para que el piloto lo firme en
una portada, sin embargo, el piloto también puede ver esta documentación de manera digital en un
equipo tecnológico y por lo tanto sigue siendo válido legalmente.
27
3. SITUACIÓN ACTUAL
Avianca actualmente cuenta con un plan de ahorro macroeconómico en el cual se espera un ahorro
de 100 millones de dólares para el primer trimestre de 2019, ya que la compañía se ha visto
afectada por diferentes condiciones macroeconómicas que afectan los costos de la organización,
entre ellos el aumento de los costos de combustible. Para lograr la meta de ahorro, se ha
establecido que diferentes áreas de la organización promuevan planes de ahorro que permitan
alcanzar esa meta, cumpliendo con la eficiencia operacional y velando por la seguridad asociada a
la operación.
3.1 Plataforma estratégica
Denominado el “Norte estratégico, nuestro vuelo 2020”, se definió la filosofía 2020 en el cual se
describen las condiciones de misión, visión, valores y objetivos estratégicos, para dar lineamientos
a las actividades que se realizan en la organización
3.1.1 Misión: conectamos al mundo con Latinoamérica, buscando dar siempre más.
3.1.2 Visión 2020: con la mejor gente y tecnología para una experiencia excepcional,
seremos la aerolínea latinoamericana preferida en el mundo.
3.1.3 Valores:
Vivimos la seguridad
Servimos con pasión e integridad
Somos uno y disfrutamos lo que hacemos
Innovamos con impacto sostenible
3.1.4 Objetivos estratégicos:
Gente: atraer, desarrollar y comprometer talento de clase mundial
Tecnología: mejorar la experiencia del cliente y la productividad de nuestra gente, con la
mejor tecnología disponible
Procesos internos: elevar la excelencia operacional con seguridad, puntualidad y eficiencia.
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Clientes y mercados:
- Brindar una experiencia excepcional, consistente y personalizada.
- Consolidación de una aerolínea panamericana.
- Desarrollar alianzas de largo plazo con nuestros socios estratégicos.
Financiera: impulsar la diversificación de las fuentes de valor asegurando un negocio
rentable y sostenible en el largo plazo.
3.2 Estructura organizacional
Avianca cuenta con un esquema de viceprecidencias, las cuales conforman la dirección de la
organización y dichas viceprecidencias estan conformadas en dos grupos, el primero es
viceprecidencias en función del negocio y el segundo grupo son viceprecidencias de soporte, en la
siguiente ilustración, se puede ver el organigrama a nivel directivo.
Ilustración 2 Organigrama corporativo
Fuente: Avianca
El desarrollo del presente proyecto se encuentra en la vicepresidencia de operaciones, la cual
está compuesta por seis direcciones y una gerencia, así:
29
Ilustración 3 Organigrama vicepresidencia de operaciones
Fuente: Avianca
Acorde al título de la presente propuesta, este plan se desarrolló en el área de despacho de
operaciones de vuelo, la cual se encuentra ubicada en la Dirección SOC y Despacho COL, la cual
está compuesta por las siguientes gerencias:
Ilustración 4Organigrama Dirección SOC y Despacho Col
Fuente: Avianca
3.3 PORTAFOLIO
Avianca actualmente cuenta con un amplio portafolio el cual está compuesto por 6 grupos:
1. Transporte aéreo de pasajeros a destinos nacionales e internacionales
2. Transporte de carga a destinos nacionales e internacionales, dicha unidad de negocio se
denomina Avianca Cargo, la cual transporta:
a. mercancía valiosa
b. animales vivos
c. mercancías peligrosas
d. fármacos
e. equipos de concierto
f. motores de aviones
30
g. restos humanos
h. currier
i. productos perecederos
j. carga en general.
3. Life Miles, es un servicio de lealtad utilizada para la acumulación de millas por medio de
vuelos realizados en Avianca y compras realizadas con tarjetas de crédito Life Miles.
4. Otra unidad de negocio se denomina Avianca Services, la cual se especializa en la
prestación y comercialización de servicios a organizaciones del sector aeronáutico y afines
y a personas externas en sus programas de formación, entres sus servicios se encuentran:
a. Servicios aeroportuarios
b. Servicios de ingeniería y mantenimiento
c. Servicios de entretenimiento
d. Escuelas de formación
e. Simuladores de vuelo de equipos ATR y A320.
5. Deprisa también se encuentra en el portafolio de servicios de Avianca, la cual s e
especializa en dar solución óptima de necesidades logísticas (particulares o comerciales) de
envío y recepción de documentos, paquetes o mercaderías, entre los servicios que presta
Deprisa se encuentran:
a. Envíos personales y empresariales de correo y mercancías
b. Portafolio de envíos premiun y estándar con mejores tiempos de entrega
c. Envíos nacionales e internacionales
d. Casillero virtual el cual permite llevar mercancía del extranjero a Colombia
3.4 PROCESOS
Actualmente Avianca se compone del siguiente mapa de procesos denominado Macroprocesos:
31
Ilustración 5 Mapa de macroprocesos generales de Avianca
Fuente: Avianca
Teniendo en cuenta el proyecto actual, éste estará ubicado en el macro proceso de operación y
servicio del transporte aéreo (flota de pasajeros), el cual está compuesto por los sigui9entes
procesos:
32
Ilustración 6 Procesos de Operación y servicios del transporte aéreo de viajeros
Fuente: Avianca
Teniendo en cuenta los procesos anteriores correspondientes a la operación, este proyecto se
centra en el proceso de Despacho de operaciones de AV, ya que en este proceso se encuentran los
planes de vuelo correspondientes a la panificación de planes de vuelo. El cual se detalla en el
siguiente flujo de proceso, para ello se determinó el diagrama de actividades acorde a las
personas involucradas tanto externas como internas involucradas en la planificación e
33
impresión de los documentos de vuelo. En la ilustración 6, se podrá observar el flujo de
actividades del proceso de planificación de vuelos.
Ilustración 7 mapa de proceso de impresión de planes de vuelo
Fuente: autor
Como se puede observar en la ilustración anterior, las actividades críticas del proceso son
las últimas 6:
Impresión del plan de vuelo
Entrega o envío de documentos donde se encuentren los pilotos
Aprobación y firma del plan de vuelo
Recopilación de planes de vuelo
Organización y archivo de planes de vuelo
34
Custodia por un año y eliminación
Dichas actividades se consideran criticas ya que no generan valor agregado a la operación, por
el contrario, genera un uso de recursos físicos que incrementan los costos operacionales, como se
podrá detalla más adelante.
Teniendo en cuenta la ilustración 6, se puede ver que las actividades más influyentes en el
proceso inician desde la impresión del plan de vuelo para que sea aceptado por el piloto. Sin
embargo, es importante detallar las personas que intervienen en todo el proceso de impresión,
con el fin de eliminar o sustituir actividades que permitan la disminución o eliminación de
impresiones:
Despachador de aeronaves
Equipo de envío de documentos
al avión
Pilotos
Pasantes de despacho
Auxiliar de archivo
3.5 RECURSOS
Para determinar los factores que influyen en la actividad de consumo de papel, es oportuno
mencionar la definición de factor según la RAE, organización que menciona que es un:
“elemento o causa que actúan junto con otros”.
Teniendo en cuenta esta definición, es importante relacionar las personas y recursos que
interactúan en el proceso de despacho de operaciones de vuelo.
Las personas que interactúan en este proceso son:
Despachadores de operaciones: planeamiento de vuelo nacionales o
internacionales
Despachadores de operaciones: realización de peso y balance para vuelos
nacionales o internacionales
Auxiliares de salas de aeropuertos
Líderes de rampa
Pilotos
35
Copilotos
Personal EDA (Entrega de documentos al Avión, solo en Bogotá)
Pasantes despachadores de aeronaves
Auxiliar de archivos regulatorios
Analistas de seguridad operacional internos como externos
Proveedores de papelería y mantenimiento de impresoras
Proveedor de custodia de documentación
Proveedor de eliminación de documentación no vigente
Los recursos que se requieren para este proceso son:
Papel bond
Impresoras
Tóneres
Esferos
Grapas
Grapadoras
Cauchos
Resaltadores
Computadores
Internet
Energía eléctrica
Cajas de cartón
Precintos para custodia
Mesas
Sillas
Con el listado anterior se puede detallar cuales son los proveedores que mayor importancia
tienen el proceso de impresión y a los cuales se les realiza compras de productos o servicios
recurrentes, estos son:
Ricoh: proveedor encargado de la provisión y mantenimiento de 4 impresoras en
instalaciones del CEO y tres impresoras en el aeropuerto EDR.
SUMA: proveedor encargado del suministro de elementos de papelería como cauchos,
carpetas, esferos, resaltadores, grapas,
SITA: proveedor que presta sus servicios en el aeropuerto EDR, encargado de la provisión
y mantenimiento de 12 impresoras en el muelle nacional.
36
Codensa – Enel: Proveedor de energía eléctrica
Software o aplicativos webs requeridos:
Netline OPS
Amadeus
Word
Outlook
Jetplaner
Páginas web con información
meteorológica oficial
37
Para que los vuelos sean planificados por el área de despacho de operaciones, los
despachadores de vuelo de diferentes bases operativas como Bogotá, Cali, Medellín,
Cartagena y entre otras deben estar monitoreando los aplicativos NETLINE OPS y Amadeus,
los cuales generan alertas sobre los vuelos que se van a operar para que sean planificados por
el despachador asignado. Éste despachador debe tener en cuenta las condiciones de
meteorología, tiempos, origen, destino, carga y pasajeros, para realizar una correcta y óptima
planificación. Cabe recalcar, que dichas variables quedan registradas en los planes de vuelo
que son impresos.
Para ello los despachadores de vuelo que son las personas encargadas de estas funciones
utilizan información web y softwares que le permiten realizar las funciones competentes para
cada vuelo.
38
4. PROPUESTA
Para determinar la propuesta, primero se describieron las situaciones actuales que
identificaron la problemática del uso de recursos, con actividades que no generan valor en los
procesos operativos de la organización y por el contrario generan costos operativos excesivos ,
como se pudo evidenciar a partir de la sección 3.4.
4.1 Propuesta metodológica
Para dar solución a la problemática, se observaron actividades que permitían en primera
instancia disminuir las impresiones del SOC, con el uso de una carpeta compartida y un correo
corporativo que permitiera la recopilación de documentos de peso y balance de cada plan de
vuelo. Para ello se creó una carpeta compartida denominada NO impresión y allí todos los
despachadores pueden guardar los planes de vuelo desde el computador que estén trabajando,
evitando la impresión en el SOC. También se solicitó la creación de un correo corporativo,
con un costo de 10 dólares mensuales, el cual será configurado por el área de ingeniería, para
que el sistema Amadeus envíe todos los documentos de peso y balance a ése correo
electrónico.
Para ello, se definió el instructivo de no impresión de planes de vuelo, el cual se encuentra
en el ANEXO 1, el cual permite la no impresión de planes de vuelo y documentos de peso y
balance de cada plan de vuelo. El instructivo en mención, hace parte de la propuesta, pero se
pudo implementar, obteniendo una reducción de impresiones de aproximadamente 6 resmas de
papel al día en el SOC.
4.2 Propuesta tecnológica
4.2.1 Flysmart
Partiendo de una disminución inicial de impresiones en un área de la organización, se
evaluaron plataformas tecnológicas que permiten la disminución de impresiones en todos los
aeropuertos de Colombia, como consecuencia se evaluó el sistema de Airbus®: Flysmart, el
cual tiene un costo de US$2´100.000 y genera beneficios como:
• Optimización de la operación de los vuelos
• Permite transacciones exitosas de operaciones digitales completas
• Firma digital en iPad
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• Se puede utilizar la aplicación en diferentes dispositivos y a su vez en diferentes tipos
de aeronaves
• Pantalla intuitiva con acceso a información correcta
• Retira los procesos en papel
• Consulta fácil y precisa de datos
• Reducción de los costos operativos
• Es útil para el aumento de carga adicional y a su vez el aumento de los ingresos.
• Reduce el riesgo de error y reduce la carga de trabajo.
• Proceso mejorado de toma de decisiones para la tripulación.
• Integración de información y alto nivel de flexibilidad
• Cambios en la interacción con el avión
• Cálculo en tiempo real de nuevos parámetros para eventos no programados.
• Aplicación en todas las unidades de negocio de Avianca, como lo son Avianca
Ecuador, Avianca Colombia, Avianca Perú, Avianca El Salvador y Avianca Honduras.
4.2.2 Aviator
Por otro lado, la compañía Jeppssen tiene un aplicativo denominado Aviator, el cual
cuenta con comunicación similar el de Smartfly, pero con un costo mucho más económico ya
que tan solo implementándolo en Avianca Ecuador y Avianca Colombia, tendrá un costo de
US$380.000. Las características de este aplicativo son:
• Comunicación de planes de vuelo directamente a las tabletas de los pilotos
• Firma electrónica del plan de vuelo.
• Retira los procesos en papel
• Consulta fácil de documentos
• Aplicación en las unidades de negocio Avianca Ecuador y Avianca Colombia
4.3 Evaluación del costo de implementación
Acorde a las actividades críticas identificadas en la ilustración 1, se obtuvieron los costos
relacionados a dichas actividades, obteniendo como resultado que dichas generan un costo elevado
promedio de 30.000 dólares mensuales desde el mes de junio de 2018, ya que en ese mes se
contrató el servicio de entrega de documentos al avión (EDAS), por lo cual los costos se elevaron.
40
A continuación, en la tabla 1, se detallan los costos asociados a la actividad de impresión de planes
de vuelo.
Ilustración 8 Costos asociados con la impresión de documentos de vuelo
Fuente: autor
El área de Gestión de producto realizo un levantamiento de información y la cotización
respectiva del programa Flysmart de Airbus, en el cual determinaron que la inversión inicial del
proyecto es de US$2´157.250.00, y este se amortiza de la siguiente manera acorde a los costos
actuales:
0,00
5000,00
10000,00
15000,00
20000,00
25000,00
30000,00
35000,00
Servicios ImpresorasDespacho Soc Y EdrServicios Impresoras EdrSitaInsumos Bases Nacionales
Servicio Edad
Costo Total
41
Amortización del aplicativo Flysmart
Fuente: Idrix Villareal – Avianca
2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 TOTAL
Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Año 6 Año 7 Año 8 Año 9 Año 10
BENEFICIOS
Ingresos Incrementales -
-
Ahorros - 552,375.45 572,869.43 594,781.61 617,555.20 641,224.06 665,823.38 691,389.76 717,961.20 718,401.86 5,772,381.95
Impresión documentos despacho COL-BOG - contrato
SITA EDR 145,919.39 151,655.76 157,617.64 163,813.89 170,253.73 176,946.73 183,902.84 191,132.42 191,132.42
Costos bases 16,628.99 17,282.71 17,962.12 18,668.25 19,402.13 20,164.87 20,957.59 21,781.47 21,781.47
Costo anual impresoras RICOH 162,132.66 168,506.40 175,130.71 182,015.44 189,170.81 196,607.48 204,336.49 212,369.35 212,369.35
Impresiones documentos despacho 2K 5,381.06 5,592.60 5,812.45 6,040.95 6,278.43 6,525.25 6,781.77 7,048.38 7,048.38
Insumos de papel bases nacionales 13,107.80 13,623.09 14,158.64 14,715.25 15,293.73 15,894.96 16,519.82 17,169.25 17,169.25
Mensajeros remotas el Dorado 184,581.80 191,838.06 199,379.58 207,217.57 215,363.69 223,830.05 232,629.24 241,774.34 241,774.34
Disminución de los costos asociados al personal que
maneja la Administración del l ibro de vuelo físico 14,308.05 13,721.25 13,721.25 13,721.25 13,721.25 13,721.25 13,721.25 13,721.25 13,721.25 124,078.08
Eliminación de impresiones documentos despacho SAL 568.57 567.73 567.73 567.73 567.73 567.73 567.73 567.73 567.73 5,110.44
Eliminación de impresiones documentos despacho
Honduras 41.27 41.21 41.21 41.21 41.21 41.21 41.21 41.21 41.21 370.94
Eliminación de impresiones documentos despacho Peru 1,148.12 1,146.44 1,146.44 1,146.44 1,146.44 1,146.44 1,146.44 1,146.44 1,146.44 10,319.68
Optimización de tiempos de tránsito/demoras OFP - GTH 8,558 8,894 9,244 9,607 9,985 10,377 10,785 11,209 11,650 90,310
TOTAL BENEFICIOS - 552,375.45 572,869.43 594,781.61 617,555.20 641,224.06 665,823.38 691,389.76 717,961.20 718,401.86 5,772,381.95
TOTAL INVERSIÓN 2,157,250.00
COSTOS INCREMENTALES
Soporte del proveedor 249,800.33 259,620.46 269,826.64 280,434.04 291,458.44 302,916.23 314,824.45 327,200.80 340,063.69 340,063.69
Operación DYT 56,205.08 58,414.60 60,710.99 63,097.66 65,578.15 68,156.15 70,835.50 73,620.18 76,514.33 76,514.33
TOTAL COSTOS INCREMENTALES - 306,005.41 318,035.07 330,537.63 343,531.70 357,036.59 371,072.38 385,659.95 400,820.98 416,578.02 416,578.02
RESUMEN
Total Beneficios - 552,375.45 572,869.43 594,781.61 617,555.20 641,224.06 665,823.38 691,389.76 717,961.20 718,401.86 5,772,381.95
Total Costos 2,157,250.00 306,005.41 318,035.07 330,537.63 343,531.70 357,036.59 371,072.38 385,659.95 400,820.98 416,578.02 416,578.02
FLUJO DE CAJA NETO (2,157,250.00) 246,370.04 254,834.36 264,243.97 274,023.49 284,187.47 294,751.00 305,729.81 317,140.22 301,823.84 385,854.22
FLUJO DE CAJA ACUMULADO (2,157,250.00) (1,910,879.96) (1,656,045.59) (1,391,801.62) (1,117,778.12) (833,590.65) (538,839.65) (233,109.84) 84,030.38 385,854.22 (9,369,410.82)
42
Amortización del aplicativo Aviator
Fuente: Idrix Villareal - Avianca
2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 TOTAL
Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Año 6 Año 7 Año 8 Año 9 Año 10
BENEFICIOS
Ingresos Incrementales -
-
Ahorros - 528,524.96 549,302.29 570,896.42 593,339.45 616,664.76 640,907.03 666,102.31 692,288.07 719,503.24 719,503.24 6,297,031.76
Impresión documentos despacho COL-BOG - contrato SITA EDR 146,133.20 151,877.97 157,848.58 164,053.91 170,503.19 177,205.99 184,172.30 191,412.47 198,937.26 198,937.26 1,741,082.13
Costos bases 16,653.36 17,308.03 17,988.44 18,695.60 19,430.56 20,194.42 20,988.30 21,813.39 22,670.91 22,670.91 198,413.92
Costo anual impresoras RICOH 162,370.22 168,753.30 175,387.32 182,282.13 189,447.99 196,895.55 204,635.89 212,680.52 221,041.40 221,041.40 1,934,535.70
Impresiones documentos despacho 2K 5,388.94 5,600.79 5,820.97 6,049.80 6,287.63 6,534.81 6,791.71 7,058.70 7,336.19 7,336.19 64,205.75
Insumos de papel bases nacionales 13,127.01 13,643.06 14,179.39 14,736.81 15,316.14 15,918.25 16,544.02 17,194.40 17,870.35 17,870.35 156,399.77
Mensajeros remotas el Dorado 184,852.25 192,119.14 199,671.71 207,521.19 215,679.25 224,158.01 232,970.09 242,128.59 251,647.13 251,647.13 2,202,394.49
TOTAL BENEFICIOS - 528,525 549,302 570,896 593,339 616,665 640,907 666,102 692,288 719,503 719,503 6,297,032
INVERSIÓN CAPEX 380,000.00
TOTAL INVERSIÓN 380,000.00
COSTOS INCREMENTALES
Soporte del proveedor - 360,000.00 374,152.29 388,860.93 404,147.80 420,035.62 436,548.03 453,709.56 471,545.76 490,083.12 490,083.12 4,289,166.23
Operación DYT - 54,000.00 56,122.84 58,329.14 60,622.17 63,005.34 65,482.20 68,056.43 70,731.86 73,512.47 73,512.47 643,374.94
TOTAL COSTOS INCREMENTALES - 414,000.00 430,275.13 447,190.07 464,769.97 483,040.97 502,030.23 521,766.00 542,277.62 563,595.59 563,595.59 4,932,541.17
RESUMEN
Total Beneficios - 528,524.96 549,302.29 570,896.42 593,339.45 616,664.76 640,907.03 666,102.31 692,288.07 719,503.24 719,503.24 6,297,031.76
Total Costos 380,000.00 414,000.00 430,275.13 447,190.07 464,769.97 483,040.97 502,030.23 521,766.00 542,277.62 563,595.59 563,595.59 4,932,541.17
FLUJO DE CAJA NETO (380,000.00) 114,524.96 119,027.16 123,706.35 128,569.48 133,623.79 138,876.80 144,336.31 150,010.45 155,907.65 155,907.65 984,490.59
FLUJO DE CAJA ACUMULADO (380,000.00) (265,475.04) (146,447.88) (22,741.53) 105,827.95 239,451.74 378,328.54 522,664.85 672,675.30 828,582.94 984,490.59 2,917,357.47
43
Teniendo en cuenta lo anterior se infiere que el mejor software a aplicar es Aviator, ya que el
retorno a la inversión se dará en el cuarto año de implementación, comparada con flysmart que el
retorno a la inversión se daría en el noveno año de inversión. Cabe recalcar, que Flysmart genera
otros beneficios, ya que mejora las condiciones de performance que se dan en el avión y puede ser
implementado en Avianca Colombia, Avianca Ecuador, Avianca Perú, Avianca Honduras y
Avianca EL Salvador. Sin embargo, deja por fuera muchos datos que son relevantes del plan de
vuelo, y dichos datos si se visualizaran en Aviator en las respectivas tabletas de los pilotos.
Por tanto, teniendo en cuenta las condiciones económicas y operativas se determinó que el
aplicativo a utilizar debe ser Aviator.
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5. CONCLUSIONES
Acorde a la revisión realizada, los factores que influyen en el consumo de papel, son los factores
operativos, ya que el proceso actual cuenta con una infraestructura robusta de personal y de
recursos físicos que generan un costo elevado del proceso, entre esos factores los que más influyen
son los proveedores de mantenimiento de impresoras, el proveedor de envío de documentos al
avión y los proveedores de suministro de papel.
Retomando la ilustración N°7 “Diagrama de actividades para la planificación e impresión de
planes de vuelo”, se identifica que se realizan seis actividades que pueden ser eliminadas con el uso
de las plataformas tecnológicas, las cuales son:
1. Impresión de planes de vuelo internacionales
2. Impresión de planes de vuelo nacionales
3. Entrega o envío de documentos donde se encuentren los pilotos
4. Aprobación y firma de plan de vuelo
5. Recopilación y organización de planes de vuelo
6. Organización y archivo de planes de vuelo
7. Custodiar por 1 año y eliminar
Aunque dichas actividades se eliminan, se deben crear tres actividades con las plataformas
digitales:
1. Envío de plan de vuelo vía internet a los pilotos del vuelo.
2. Firma y aprobación electrónica de documentos de vuelo por parte del comandante
del vuelo.
3. Custodia o alojamiento de documentos electrónicos.
Lo anterior, permitiría la disminución del uso de recursos asociados a estas actividades y a su
vez se daría la disminución del costo laboral. Por lo tanto, se determina que la infraestructura con
la que cuenta la compañía, no es eficiente ya que cuenta con actividades que no generan valor a la
operación, porque genera una dependencia de recursos físicos y laborales.
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Actualmente la tecnología aeronáutica, cuenta con dos plataformas que fueron evaluadas por el
comité de ingeniería de operaciones de vuelo. Dichas plataformas son: 1) Flysmart de Airbus y 2)
Aviator de Jeppessen.
Por lo cual, se debieron estudiar estas dos plataformas y se obtuvieron comparaciones a base de
costos, que se pudieron observar en los cuadres de amortización, en la cual se pudo observar que
Aviator es la mejor opción, ya que genera un retorno a la inversión en el cuarto año, comparado
con FlySmart, que genera un retorno a la inversión en el octavo año.
Por lo cual, se puede determinar que la aplicación más viable económicamente es Aviator, ya
que la relación de inversión es del 17,6% comparada con el valor de FlySmart y el retorno a la
inversión se da en el cuarto año.
46
6. RECOMENDACIONES
Acorde a los resultados obtenidos durante el desarrollo de la propuesta, se mencionan algunas
recomendaciones para que Avianca tenga en cuenta durante y después del desarrollo de la
implementación, las cuales generarían una implementación escalonada y segura que permita
salvaguardar la información en el empalme entre los sistemas:
Realizar pruebas con el aplicativo Aviator, con unos pilotos específicos y para unas rutas o
vuelos determinados, para que dichas pruebas arrojen posibles situaciones de error que
podrán ser solucionadas antes de la implementación.
Mantener el proceso actual hasta que la implementación del nuevo sistema logre la
estabilización, con el fin de tener soporte documental, en caso de fallas en el nuevo sistema.
Realizar un plan de capacitaciones, con todos los pilotos y despachadores de la
organización antes de la implementación, con el fin que dicho personal puede utilizar la
aplicación de una manera correcta.
Realizar un control del aplicativo, para identificar posibles fallas, perdidas de información y
errores, que se puedan presentar en el trascurso de la operación.
Como recomendación general, es pertinente generar un sistema que permita identificar el uso de
recursos físicos que implican costos operacionales que no generan valor a los procesos o al cliente
final. Se hace la presente recomendación, ya que pueden existir procesos de otras áreas de la
organización que pueden ser susceptibles de mejora tecnológica o procedimental, que permita la
disminución de costos, mejorando la eficiencia de la organización.
47
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48
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es.pdf
Universidad Militar Nueva Granada. (2016). Costos indirectos de fabricaciòn.
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Anexo 1: Instructivo para la NO impresión de documentos de vuelos centralizados
Registro de Revisiones
Número de
Revisión
Fecha Sección Cambios
Realizados
01 2018-10-25 X.X, X.X, X.X Elaboración
50
Tabla de Contenido
Registro de Revisiones
1. Objetivo
2. Alcance
3. Parámetros
4. Descripción de las Actividades
1. Objetivo
Disminuir las impresiones realizadas de los documentos de planes de vuelo
centralizados.
2. Alcance
Alineados con la política integral de gestión de Avianca PG-043 y específicamente a la
Gestión de Responsabilidad Social y Medio Ambiente, este instructivo tiene como
finalidad disminuir las impresiones por los planes de vuelo centralizados que se
realizan en el SOC de BOG.
3. Parámetros
Teniendo en cuenta que el sistema AMADEUS envía los documentos de peso y
balance al correo “[email protected]” , no se deberán volver a imprimir
los documentos de peso y balance.
El planeamiento de vuelos centralizados en BOG se realiza por dos despachadores,
uno realiza el planeamiento (nivel III) y el peso y balance es realizado por otro
despachador (nivel II), también el agente de operaciones de la base genera la potada
del plan de vuelo y es enviada al despachador de peso y balance.
51
Los documentos generales del plan de vuelo son:
Plan de vuelo internacional:
Portada
NOTOC
Shipper
Plan de vuelo (Jet Planer, NOTAMS, International Flight Plan
(https://www.jetplan.com/))
Meteorología
Peso y balance:
- Fuel order
- Load instruction report 1
- Provisional Load sheet
- Load instruction report 2
- Final Load sheet
Ruta de la carpeta donde se guardarán los planes de vuelo: \\fscav-
01\DESPACHO OPERACIONES\CENTRALIZADOS\CARPETA DE NO IMPRESION PV.
CENTRALIZADOS.
Estructura de la carpeta:
4. Descripción de las Actividades
CARPETA DE NO IMPRESION PV. CENTRALIZADOS
mes
día
Nacionales internacionales
base
Plan de vuelo
base
Plan de vuelo
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Teniendo en cuenta que el despachador de planeamiento y el de peso y balance
coordinan sus actividades para la realización del plan de vuelo, se distribuyen las
actividades acordes al siguiente diagrama:
I. El despachador de planeamiento crea el documento Word en la siguiente
carpeta: \\fscav-01\DESPACHO OPERACIONES\CARPETA DE NO IMPRESION
PV. CENTRALIZADOS y lo ubicará según: mes, día, nacional o internacional
y base.
II. A ése documento en Word le denominará AV ####, ej.: AV 8508
III. Abrir dicho documento en Word, en el cual se irá copiando y modificando
información del plan de vuelo.
IV. Realizar el plan de vuelo acorde a las softwares vigentes y páginas web
relacionadas: Jetplaner, Amadeus, www.jetplan.com,
https://www.aviationweather.gov/, http://www.aerocivil.gov.co/servicios-a-
la-navegacion/servicio-de-informacion-aeronautica-ais/listas-de-
verificacion-y-listas-de-notam-validos, etc.
V. El despachador de P&B abrirá el documento creado por el despachador de
planeamiento para pegar en la parte inicial la portada que es enviada por el
agente de operaciones de la base.
VI. El despachador de P&B realizará la gestión de peso y balance de manera
normal, pero NO realizará la impresión de dichos documentos ya que serán
guardados en el correo “peso&[email protected]”
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