plan operativo migración cáceres v 1.0

Pág. 0 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Cáceres

CÁCERES

Plan Operativo de Migración de Expedientes

Judiciales a la Nueva Oficina Judicial

SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA

SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

MINISTERIO

DE JUSTICIA

DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA


Contenido

1 Introducción y presentación del proyecto.................................................................2

2 Descripción del Plan Operativo para la migración de expedientes ...........................4

2.1 Fases del proceso .......................................................................................................... 5

2.2 Instrucciones operativas del proceso............................................................................ 7

2.3 Consideraciones críticas del proceso de migración ...................................................... 9

2.3.1 Custodia de los expedientes.................................................................................. 9

2.3.2 Dación de cuenta................................................................................................. 10

2.3.3 Recomendaciones para la atenuación de la actividad judicial¡Error! Marcador

no definido.

2.3.4 Recepción incompleta de expedientes ............................................................... 14

2.3.5 Recepción de expedientes en unidades de destino diferentes .......................... 14

2.4 Coordinación del proceso............................................................................................ 16

2.4.1 Roles y responsabilidades ................................................................................... 16

2.4.2 Mecanismos de coordinación y apoyo................................................................ 19

2.5 Gestión de incidencias del proceso (identificación y contingencia) ........................... 21

2.6 Estimación de material necesario ............................................................................... 23

2.7 Herramienta tecnológica de soporte .......................................................................... 25

2.8 Calendario operativo de ejecución ............................................................................. 26

3 Consideraciones sobre especialidades jurídicas en el proceso de migración .........28

3.1 Juzgado de Guardia ..................................................................................................... 28

3.2 Registro Civil................................................................................................................ 28

3.3 Auxilio Judicial ............................................................................................................. 28

3.4 Juicios rápidos penales................................................................................................ 28

3.5 Recepción de escritos.................................................................................................. 29

3.6 Causas con tratamiento especial durante el proceso de migración ........................... 29

ANEXO I. Instrucciones operativas del proceso ..............................................................31

ANEXO II. Plan de Comunicación / Formación durante el proceso de migración...........32



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1 Introducción y presentación del proyecto

La implantación de la Oficina Judicial implica importantes cambios en los procedimientos

procesales y organizativos, por lo tanto también conlleva cambios sustanciales en los métodos

de trabajo, en la dirección de la oficina y en la gestión del personal implicado.

La implantación de la Oficina Judicial es un proceso complejo en distintos ámbitos que

requiere de una planificación ordenada.

En este contexto, el traslado de los distintos expedientes que en la fecha inicial de despliegue

se encuentren en tramitación en los diferentes Juzgados es una de las cuestiones que genera

mayor preocupación en los distintos operadores jurídicos.

La totalidad de los procedimientos que se encuentran actualmente pendientes en cada uno de

los órganos judiciales deberán ser distribuidos entre las nuevas unidades que conforman la

estructura organizativa de la Oficina Judicial, atendiendo a las competencias que en la

tramitación procesal tiene cada Unidad de la Oficina.

Para ello, desde la Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia

(DGMAJ) se ha llevado a cabo el desarrollo de un proyecto específico que aborde todos los

aspectos a considerar y que resuelva las incógnitas de fondo y forma sobre los aspectos

jurídicos, operativos y tecnológicos necesarios para permitir una implantación ordenada que

no genere situaciones de descontrol en la tramitación de expedientes, así como garantizar la

coherencia entre expedientes físicos y virtuales.

Como resultado de este proyecto, para cada ciudad objeto de la implantación de la Oficina

Judicial se ha elaborado específicamente un Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales.

El Plan Local está comprendido por dos documentos:

� Estudio Jurídico: Sienta las bases y fundamentos jurídicos que rijan el movimiento

potencial de expedientes judiciales previo a la implantación de la Oficina Judicial para

conseguir una adaptación óptima a la nueva estructura organizativa y funcional.

Este documento responde fundamentalmente a dos incógnitas previas a la

organización de los trabajos del proyecto de migración de los expedientes judiciales a

la nueva estructura:

� Qué expedientes son tramitados por las unidades organizativas de la nueva

estructura (¿Quién hace qué?).

� Cuál es el destino de expedientes judiciales en función del orden jurisdiccional, el

tipo de procedimiento y el estado de tramitación de expedientes (¿Dónde se

queda qué?)



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� Plan Operativo: Determina las claves logísticas y tecnológicas que garanticen la

adecuada ejecución del proceso completo de migración de expedientes judiciales que

obedezcan y tengan en consideración todos los aspectos jurídicos. Para ello,

contempla:

� Organización y planificación logística exhaustiva y cuidada del proceso de

migración de expedientes judiciales

� Guías o instrucciones operativas para ejecutar la planificación logística dirigidas

a todos los actores intervinientes e implicados

� Soporte tecnológico y físico para la perfecta identificación del expediente en

todo momento, de forma que se garantice la trazabilidad del expediente y su

rápida localización física

� Plan de comunicación y mecanismos de coordinación que minimicen el

impacto de la ejecución del proceso de migración sobre la actividad judicial de

la ciudad

El documento que nos ocupa corresponde con el Plan Operativo de Migración de Expedientes

Judiciales en Cáceres. El mismo da respuesta a las claves citadas anteriormente aterrizadas al

caso concreto y circunstancias particulares de la ciudad de Cáceres, pero sin perder de vista

que ha de ser una solución homogénea al resto de ciudades.



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2 Descripción del Plan Operativo para la migración de expedientes

En este apartado se desarrollan todas las claves de actuación y ejecución del proceso de

migración de expedientes judiciales para su adaptación a la estructura organizativa y funcional

de la Oficina Judicial. Los aspectos desarrollados vienen determinados por el Estudio Jurídico

de Migración de Expedientes Judiciales para Cáceres y abarcan la definición del proceso

operativo de traslado físico y virtual de expedientes desde su ubicación actual hasta la unidad

de destino adecuada a la organización de la Oficina Judicial.

En este sentido, se marcan las pautas operativas de cómo llevar a cabo la migración física de

expedientes judiciales bajo las premisas marcadas por los correspondientes fundamentos

jurídicos y garantizando la existencia de coherencia entre el expediente físico y virtual. La

solución metodológica para el proceso de migración de expedientes judiciales contempla

estrictas medidas de seguridad y trazabilidad de expedientes durante todo el proceso. En el

proceso de migración es crítica la accesibilidad a expedientes judiciales sobre los que

acontezcan hechos o actuaciones que lo requieran. En este sentido, los expedientes han de ser

fácilmente localizables en todo el proceso.

La ejecución del proceso de migración se define a partir de los siguientes mecanismos de

soporte:

� Instrucciones operativas dirigidas a cada uno de los actores involucrados en el proceso

(roles y responsabilidades) para los distintos momentos temporales del proceso

� Calendario operativo de ejecución de las actividades marcadas por las instrucciones

operativas

� Aplicación tecnológica sencilla que facilite la gestión, garantice la trazabilidad de los

expedientes durante el proceso y asegure la coherencia entre expediente virtual y

expediente físico una vez realizadas la migración física y tecnológica de los mismos.

Además, el Plan Operativo contempla los siguientes instrumentos de apoyo a la ejecución del

proceso:

� Órganos de Coordinación y Apoyo Directo para dar respuesta a dudas e incidencias en

tres ámbitos: jurídico, logístico y tecnológico

� Plan de incidencias y acciones de contingencia asociado a cada instrucción operativa

� Plan de comunicación que acompaña al proceso y asegura que todos los actores clave

conozcan, entiendan e interioricen el proceso y su responsabilidad sobre el mismo

(ANEXO II)



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2.1 Fases del proceso

Desde el punto de vista operativo, el proyecto de migración de expedientes judiciales a la

Oficina Judicial se plantea como un proceso comprendido por tres fases en las que intervienen

diferentes actores. El proceso tiene su punto de partida sobre expedientes judiciales que se

encuentran en tramitación, con distinto grado de avance, en los actuales Juzgados y Tribunales

y finaliza en el momento en que éstos se encuentren correctamente ubicados y adaptados a la

reorganización que supone la nueva Oficina Judicial, atendiendo a las premisas jurídicas

determinadas en su correspondiente Estudio Jurídico.

Las fases que comprende el proceso son las siguientes:

FASE PREVIA: Preparación de la migración de expedientes

La fase comienza con los expedientes judiciales que se encuentran en tramitación en los

actuales Juzgados y Tribunales y finaliza en el momento que éstos se encuentran clasificados y

embalados en cajas correctamente identificadas en los actuales Juzgados y Tribunales. Esta

fase comprende tareas clave:

- Inventario virtual de expedientes existentes en Minerva NOJ

- Identificación y clasificación de expedientes físicos

- Comprobación y actualización de información virtual de expedientes

- Embalaje y cierre de cajas de expedientes

FASE SIMULTÁNEA: Ejecución de la migración de expedientes

Esta fase da continuación a la anterior y comienza desde que los expedientes judiciales se

encuentran embalados en cajas correctamente identificadas en los actuales Juzgados y

Tribunales y finaliza en el momento en que las cajas de expedientes quedan correctamente

ubicadas en su correspondiente unidad de destino de la nueva Oficina Judicial. Esta fase

comprende tareas clave:

- Volcado información a repositorio virtual (Copia de Seguridad)

- Porteo físico de cajas de expedientes

- Actualización virtual de ubicación de cajas de expedientes en destino

FASE POSTERIOR: Ordenación de expedientes y evaluación de la migración

La última fase de ejecución del proceso se inicia en el momento que el personal toma posesión

de sus puestos en la nueva estructura organizativa y se encuentra con las cajas de expedientes

correctamente ubicadas en su correspondiente unidad de destino de la nueva Oficina Judicial y



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finaliza en el momento que se comprueba que se han recibido todos los expedientes judiciales

esperados en la unidad de destino de la nueva Oficina Judicial y éstos son colocados en su

ubicación definitiva. Esta fase comprende tareas clave:

- Apertura formal y verificación física de recepción de expedientes

- Validación virtual de expedientes

- Ordenación y colocación de expedientes físicos en su ubicación final de destino



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2.2 Instrucciones operativas del proceso

En este apartado se introducen las instrucciones operativas identificadas y que se desarrollan

en el ANEXO I. Estas regularán la ejecución de las tareas comprendidas en las distintas fases

del proceso de migración.

Las instrucciones serán facilitadas a cada actor implicado en el proceso de migración, días

previos al inicio de la ejecución de las correspondientes tareas. Las instrucciones son

particulares para cada perfil de actor y para cada una de las tareas encomendadas a dichos

perfiles de actores, en las distintas fases del proceso.

El contenido de cada instrucción incluye:

� Datos identificativos de la instrucción:

- Denominación de la instrucción

- Partido Judicial

- Destinatarios

- Proveedor

- Fases del proceso en la que tiene aplicación la instrucción

- Plazos de ejecución

- Actualización fecha de última actualización de la ficha de instrucción (Control

documental interno del Proyecto)

� Unidades participantes: unidades organizativas afectadas o implicadas en la ejecución

de la instrucción

� Objetivo de la instrucción

� Actividades: relación de actividades a ejecutar para cumplir con el objetivo de la

instrucción

� Posibles incidencias y acciones de contingencia asociadas a la ejecución de las

actividades comprendidas en la instrucción.

A continuación, por cada una de las fases del proceso, se presenta el listado de instrucciones

identificadas, indicando los destinatarios o ejecutores de las mismas:

FASE PREVIA: Preparación de la migración de expedientes

Instrucción nº1: Solicitud y recepción de material de mudanza

Destinatarios: Gerencia Territorial

Instrucción nº2: Aprovisionamiento y distribución de material de mudanza

Destinatarios: Empresa de mudanza



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Instrucción nº3: Organización del trabajo de su órgano judicial

Destinatarios: SJ responsables de órganos judiciales

Instrucción nº4: Identificación, clasificación y embalaje de expedientes judiciales


Funcionarios de órganos judiciales

Instrucción nº5: Cierre formal de cajas de expedientes judiciales


FASE SIMULTÁNEA: Ejecución de la migración de expedientes

Instrucción nº6: Porteo de cajas de expedientes

Destinatarios: Empresa de Mudanza

Instrucción nº7: Supervisión del porteo de cajas de expedientes

Destinatarios: Personal de Gestión del Cambio

FASE POSTERIOR: Ordenación de expedientes y evaluación de la migración

Instrucción nº8: Organización del trabajo posterior a la migración SSCCPP

Destinatarios: SJ de SSCCPP

Instrucción nº9: Apertura de cajas, validación y ordenación de expedientes recibidos

Destinatarios: SJ de SSCCPP

Funcionarios de SSCCPP

Instrucción nº10: Organización del trabajo posterior a la migración en la UPAD

Destinatarios: SJ responsables UPAD

Instrucción nº11: Trabajos posteriores a la migración en UPADs

Destinatarios: SJ responsables UPAD

Funcionarios de UPAD

TODAS LAS FASES: Previa, Simultánea y Posterior

Instrucción nº12: Acceso controlado a expedientes durante la migración


SJ responsables de UPAD

SJ directores de SSCCPP

SJ Juzgado de Guardia (si los Juzgados de Instrucción entran en OJ)

Instrucción nº13: Tratamiento de entradas de escritos durante la migración

Destinatarios: SJ Juzgado de Guardia

SJ Juzgado Decanato



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2.3 Consideraciones críticas del proceso de migraci ón

Se presentan a continuación un conjunto de situaciones críticas a las que es necesario prestar

especial atención en la ejecución del proceso de migración judicial. Las instrucciones

operativas del Plan Local de Migración de expedientes judiciales, deben resolver estas

situaciones particulares del partido judicial correspondiente.

2.3.1 Custodia de los expedientes

Dispone el artículo 458.1 de la LOPJ, entre las funciones encomendadas a los secretarios

judiciales, que “los secretarios judiciales serán responsables del Archivo Judicial de Gestión, en

el que, de conformidad con la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiarán

aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada, salvo el tiempo en que

estuvieren en poder del juez o del magistrado ponente u otros magistrados integrantes del

tribunal”.

En el presente Proyecto, se hace necesario dictar instrucciones particulares dirigidas a los

secretarios judiciales sobre la forma de realizar el traspaso de funciones desde la actual

estructura en Juzgados y Tribunales a la nueva distribución de las oficinas judiciales en UPADs y

Servicios Comunes.

Para ello, la forma idónea de trasvasar las responsabilidades es la formalización de un acta

suscrita entre el secretario actual de cada juzgado o Tribunal y los secretarios judiciales

directores de los servicios comunes (y/o secretarios judiciales jefes de sección, en su caso),

cuya individualización es posible una vez finalizado las fases de acoplamiento de la Disposición

Transitoria Cuarta de la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley

Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.

Para lograr la mayor coordinación posible, sin perjuicio de las especificaciones concretas

contenidas en las instrucciones de ejecución del presente Proyecto, la idea es la siguiente:

1) Una vez inventariados y catalogados los expedientes, los mismos se colocan

provisionalmente en su respectiva caja a efectos de su posterior porteo. Al menos,

constará el número del procedimiento, si consta de varios tomos el mismo expediente

judicial, la última actuación procesal y la fecha en que se acordó.

2) El día previo al inicio de la fase simultánea, se cierran definitivamente las cajas. El

cierre de las cajas coincide con la presencia del secretario judicial del órgano judicial

remitente y el secretario judicial de la unidad de destino.

3) Efectuado el traslado o mudanza de los mismos, el día de la implantación se procede a

la apertura ordenada de las cajas de embalaje que contienen los distintos expedientes

judiciales. La confirmación entre el contenido de las cajas y la integridad del mismo por

parte del secretario judicial del órgano receptor se hace constar en el inventario

virtual, momento a partir del cual se produce de facto el trasvase de la responsabilidad



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de un secretario judicial a otro sin que se produzca la quiebra, en ningún caso, de la

cadena de custodia que acompaña al mismo.

4) Por parte del órgano receptor, comprobado la efectiva recepción por el órgano de

destino de la migración, se procede a reflejarlo, en su caso, en los correspondientes

Libros Registro del sistema de gestión procesal de la unidad de origen (UPADs),

permitiendo de esta manera regularizar el estado de los mencionados libros Registro a

efectos de ulteriores alardes y/o inspecciones en las oficinas judiciales. Esta

regularización cumple también funciones de depuración de los datos obrantes en las

distintas unidades judiciales a efectos de la elaboración ulterior de las estadísticas

judiciales en el Servicio Común General.

5) En caso de disfunciones en la ejecución de las anteriores instrucciones, la

responsabilidad sobre la custodia de los expedientes judiciales sigue correspondiendo

al secretario judicial de la unidad remitente, a quien compete remover los obstáculos

que impidan la efectiva recepción en la Nueva Oficina Judicial.

2.3.2 Dación de cuenta

La dación de cuenta atribuida por imperativo legal a los secretarios judiciales (artículo 455 de

la LOPJ) es el nexo causal que permite conectar la ejecución del Proyecto tipo de migración con

el inicio del Proyecto de Optimización de Servicios Comunes en la nueva Oficina Judicial.

En efecto, la mera planificación y ejecución de tareas logísticas no necesitaría de las especiales

prevenciones tenidas en cuenta en el presente Proyecto si no fuera por la imperiosa necesidad

de atenuar y, a la vez, conjugar exigencias de orden jurídico con la prestación continuada del

servicio público al justiciable.

Esta contingencia crítica se encuentra llamada a operar, fundamentalmente, en dos momentos

de la ejecución del Proyecto Tipo de migración:

1) En la fase simultánea de ejecución, donde el desarrollo de las acciones de formación

previas a la implantación de la nueva Oficina Judicial y la consiguiente reducción en la

disponibilidad de recursos humanos y materiales no puede implicar, de por sí, dejar

desatendidos a jueces y magistrados. Esta contingencia esta prevista su solución a

través de la herramienta TIC que permite a cualquiera de los implicados directa o

indirectamente en la ejecución del Proyecto de migración, el poder disponer de los

datos de la última actuación procesal relevante, y permite específicamente a cada juez

y/o magistrado hacer uso de la previsión legal del artículo 436.6 de la LOPJ.

2) En la fase posterior del Proyecto, esto es, tras el primer día de implantación, de forma

que cada SJ en la nueva oficina judicial puede ordenar y priorizar la apertura de las

cajas y ulterior tramitación procesal según los autos judiciales se encuentren en la fase

procesal que exija el impulso formal y/o material de las actuaciones, o de

corresponder la siguiente actuación procesal a los titulares de la jurisdicción, proceder

a la correspondiente dación de cuenta.



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2.3.3 Recomendaciones para la atenuación de la actividad judicial.

La implantación de la Oficina Judicial en las ciudades incluidas en la primera fase del

despliegue de la Nueva Oficina Judicial es un proceso complejo que se desarrolla en distintos

ámbitos y que requiere una planificación ordenada.

Tal proceso comprende no solo el traslado de medios materiales y personales desde los

actuales juzgados a la Nueva Oficina Judicial, sino también el traslado de los distintos

expedientes actualmente en tramitación en los diferentes Juzgados y la adaptación de los

sistemas y programas informáticos a la nueva organización.

La actividad de traslado de expedientes, en contra de lo que en principio puede parecer, es

tarea complicada teniendo en cuenta que la gestión de los procedimientos actualmente en

trámite en los juzgados que se van a incorporar a la estructura de la Nueva Oficina Judicial va a

llevarse a cabo en su mayoría por funcionarios distintos a los que actualmente asumen su

tramitación, que quedarán distribuidos entre las unidades procesales de apoyo directo y

servicios comunes procesales.

Ello comporta también una ardua actividad tecnológica que permita la itineración del

expediente en el sistema informático de gestión procesal de forma paralela a su traslado físico.

Igualmente, es necesario dotar a la totalidad de los funcionarios de un nuevo perfil

informático.

Es evidente pues que toda esta actividad de traslado de expedientes y medios materiales,

informáticos y humanos, donde las unidades de origen son distintas a las de destino, va a

suponer temporalmente una grave distorsión en la actividad diaria de los juzgados y tribunales

con repercusión directa en la normal tramitación de expedientes y, lo que es más importante,

en la atención de profesionales y particulares que durante el periodo de traslado acudan a los

órganos judiciales.

Ante esta ineludible circunstancia, principalmente, caben dos posibilidades:

- adaptar o someter la compleja actuación física a los imperativos procesales, aún a

riesgo de generar confusión, trastornos, inseguridad, errores, omisiones, potenciales

nulidades procesales, etc, de tal suerte que la misma se prolongaría más en el tiempo y

podría atentar contra los indiscutibles principios constitucionales de seguridad jurídica

y certidumbre jurídica (art. 9.3º CE) y, por ende, a la tutela judicial efectiva (art. 24 CE).

-“paralizar” o “ralentizar”, siempre parcial y específicamente, la actividad procesal del

concreto “territorio NOJ” con el fin de que, perjudicando lo mínimo posible el servicio

público judicial, pueda salvarse esta obligada transformación física de la forma más

rápida y eficaz posible.

La primera, a priori, pudiera parecer la más aconsejable para con el propio servicio, pero por

razones operativas resultaría muy difícil de conseguir, a la par que acarrearía demasiada

confusión y trastorno prolongado. La segunda resultaría más aconsejable toda vez que se



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acortarían los tiempos y se mantendrían los servicios esenciales, resultando, en tiempo y

modo, más eficaz.

Llegados a este punto y desde una perspectiva genuinamente orgánico-procesal pueden

seguirse dos alternativas:

“suspensión” procesal de todos los procedimientos judiciales (plazos, trámites,

actos…). Detalle que resultaría muy complejo toda vez que habría que dictar ad hoc

una resolución individualizada en todos y cada uno de los procedimientos en trámite,

toda vez que nos hallamos ante un acto procesal (arts. 19, 188, 165… LECv., 746

LECrim.) y no gubernativo (arts. 165 y 168 LOPJ). Sin olvidar que podríamos

encontrarnos con Magistrados y/o Secretarios Judiciales con criterios no coincidentes

al respecto, lo que aumentaría el nivel de descoordinación.

Declaración de inhabilidad procesal de determinados días u horas en el “territorio

NOJ” al amparo y con el fundamento repetido.

Toda vez que la presente situación se trata o debe tratarse de un acto con efectos generales,

que no particular en y para un procedimiento concreto (cfr.: arts. 4 y 131 LECv.), entendemos

que debe aplicarse la normativa prevista, entre otros, en los arts. 110.n, 182 a 185 LOPJ y

RCGPJ 1/2005 de Aspectos Accesorios (arts. 8 y 9).

Tras un examen de este bloque normativo, claramente se infieren dos cosas: el legislador ha

querido dejar únicamente en manos del Consejo General del Poder Judicial la determinación

de todo lo relacionado con la “habilidad procesal general” para los casos no previstos en las

leyes y, de otra parte, nada se dice sobre la posibilidad legal de que el CGPJ pueda acordar

“inhábiles” determinados días u horas por razones justificadas; más aún: tampoco se prohíbe

expresamente esta posibilidad.

Ante esta evidente laguna normativa, siempre podemos acudir a la vía analógica y/o la

interpretación extensiva (arts. 3 y 4 C. Cv.) para colegir que el CGPJ pueda gozar de potestad

excepcional y extraordinaria para declarar inhábiles ciertas días y horas en un determinado

territorio sobre las propias razones de fuerza mayor y velar por el servicio público.

Existen precedentes en los que ante circunstancias extraordinarias (como por ejemplo

incendios en edificios judiciales) han sido Órganos Gubernativos los que han adoptado

medidas de contenido más o menos similar, como el acuerdo del Juez Decano de Burgos de 19

de diciembre de 2005, en el que se declaraba la suspensión de todas las actuaciones señaladas

por el Decanato, o el acuerdo del Presidente de la Audiencia Provincial de Zamora de 14 de

abril de 2005 en el que se acordaba las suspensión de las actuaciones señaladas para un día

concreto y la prórroga del plazo de presentación de escritos cuyo vencimiento se producía ese

día.

Sin embargo, el Ministerio de Justicia considera que en un caso con el expuesto únicamente

debe corresponder al Consejo General del Poder Judicial adoptar el acuerdo necesario.



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En este sentido, podemos señalar que en términos similares, el Tribunal Constitucional dictó

un Acuerdo, de 6 de septiembre de 1990, de la Presidencia del Tribunal Constitucional, por el

que se declaraban inhábiles los días 6, 7 Y 8 de septiembre de 1990.

A mayor abundamiento cabe añadir que con esta postura se conseguirían mayores dosis de

homogeneidad y uniformidad en la implantación de la Oficina Judicial (cfr: arts. 438.7º LOPJ),

sin olvidar que este aspecto que nos ocupa en modo alguno resulta ajeno al espíritu y la letra

de los arts. 108.1º.e y 110.n LOPJ.

De acuerdo con lo expuesto, el Ministerio de Justicia propone la adopción del acuerdo de

reducción del horario de atención al público a través de los Grupos Técnicos de Implantación

en las ciudades afectadas por la implantación de la NOJ.

De acuerdo con el Plan de Implantación del Ministerio de Justicia este acuerdo se limitaría en

este momento a los Órganos Judiciales de Cáceres:

AP SECCION N.1 CACERES

AP SECCION N.2 CACERES

JDO.1 INST.E INSTR.N. 1 CACERES







JDO.PENAL N.1 CACERES

JDO.PENAL N.2 CACERES (CREADO EN 2009)

JDO.SOCIAL N. 1 CACERES

JDO.SOCIAL N. 2 CACERES

JDO.MENORES N.1 CACERES

JDO. CONT.-ADMVO. N.1 CACERES

JDO. CONT.-ADMVO. N.2 CACERES



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Esta declaración de inhabilidad no comprendería las siguientes clases de actuaciones:

- Servicio de Guardia: el Juzgado de Guardia permanecería plenamente operativo: física

y funcionalmente, hasta tal punto que en casos urgentes y necesarios el Juzgado de

Guardia deberá solventar aquellas situaciones procesales urgentes de conformidad,

entre otros, con el art. 42 RCGPJ 1/2005 y el art. 70 LECv.

- Registro Civil, Por su propia naturaleza y desde un punto de vista operativo no debe

verse relativamente interferido por esta circunstancia de cambio físico o material.

- La mera “presentación y recepción” material de documentación tampoco tiene porqué

verse perjudicada o paralizada. Desde un punto de vista material y a los efectos

prácticos del servicio judicial, la “ventanilla” receptora puede seguir operativa

independientemente del lugar concreto donde se ubique, de la persona que

circunstancialmente la gestione (llámese Decanato o Servicio Común General) o de

que los medios utilizados sólo son manuales. Otra cuestión sería el “reparto” habida

cuenta que se trata de un acto procesal afectado por la pretendida inhabilitación

procesal.

2.3.4 Recepción incompleta de expedientes

Como está previsto en la correspondiente instrucción operativa de Apertura y validación de

expedientes recibidos, se comprobará la integridad de los expedientes recepcionados en la

unidad de destino. Según se ha especificado en el apartado de Custodia de expedientes, para

garantizar la continuidad de la cadena de custodia que acompaña al expediente judicial en el

proceso de migración, el trasvase de responsabilidad sobre el mismo será efectivo en el

momento que el secretario judicial receptor certifique la integridad del mismo.

Así pues, en caso de recepcionar un expediente incompleto y tal como dicte la

correspondiente instrucción operativa, la unidad de destino notificará a la unidad remitente la

incidencia sobre la integridad del expediente. La unidad de origen o remitente será la

responsable de localizar físicamente la fracción del expediente no recibida en su

correspondiente unidad de destino y remitirla a la misma.

Como se ha adelantado en el apartado de Custodia de expedientes, hasta el momento en que

la unidad de destino valide telemáticamente su recepción (asunción de responsabilidad sobre

el mismo por parte del SJ Director del correspondiente servicio común procesal), el

responsable del mismo será el SJ remitente.

2.3.5 Recepción de expedientes en unidades de destino diferentes

En la fase posterior del proceso de migración de expedientes judiciales, y según marquen las

correspondientes instrucciones operativas, los equipos responsables de la validación de

recepción de expedientes en las unidades de destino se encuentran ante las siguientes

situaciones:



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1) Conformidad con la unidad de destino entre recepción y Protocolo Provincial de

Actuación Procesal, se actuará según la correspondiente INSTRUCCIÓN Nº9 para

validar telemáticamente la recepción del expediente (asunción de responsabilidad

sobre el mismo) y correspondiente acuse de recibo al responsable de origen (SJ de

juzgado o tribunal de origen). Es importante cursar este acuse de recibo a la unidad de

origen, ahora UPADs, que le permitirá regularizar sus Libros Registro y facilitar la

ulterior elaboración de estadísticas o informes de rendimiento de las distintas

unidades NOJ en el futuro.

2) Disconformidad con la unidad de destino entre recepción y Protocolo Provincial de

Actuación Procesal, se actuará según la correspondiente incidencia de la INSTRUCCIÓN

Nº9 para resolución del conflicto acerca de la unidad de destino adecuada al

expediente:

a. Remisión a la unidad de destino adecuada y notificación a la unidad de origen

sobre la derivación del expediente.

b. La unidad de destino derivada, podrá asumir la responsabilidad del expediente

o considerar inadecuada la derivación, en cuyo caso se comunicará el conflicto

al inmediato superior jerárquico que será quien deba resolverlo (art. 435.2 y

46.5 de la LOPJ).



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2.4 Coordinación del proceso

El proceso de migración de expedientes judiciales es un proceso crítico y complejo que exige

una organización logística exhaustiva para garantizar el destino final de expedientes, pero

también es imprescindible que cada una de las personas implicadas en el proceso conozca sus

responsabilidad y se establezcan los mecanismos de coordinación necesarios para garantizar el

éxito del Plan Local de migración en la ciudad de Cáceres.

2.4.1 Roles y responsabilidades

En este sentido, se muestra a continuación por cada uno de los intervinientes en el proceso las

responsabilidades que asumen en cada una de las fases del proceso de migración:

GERENTE TERRITORIAL DE CÁCERES:

Responsabilidades

� Colaboración con el equipo de trabajo de la Dirección General de

Modernización de la Administración de Justicia (DG MAJ) en facilitar

información sobre infraestructuras físicas y tecnológicas de su partido judicial

para la elaboración del Plan.

� Interlocución con la empresa de mudanza adjudicataria para la ejecución del

porteo físico de expedientes.

� Garantía de la disponibilidad de espacio físico y material de mudanza según las

necesidades de los órganos judiciales para que éstos puedan llevar a cabo las

actividades asociadas al proceso de migración.

Fases: previa, simultánea y posterior

SECRETARIO DE GOBIERNO (SG) Y SECRETARIO COORDINADOR PROVINCIAL (SCP):

Responsabilidades

� Colaboración con el equipo de trabajo de la Dirección General de

Modernización de la Administración de Justicia (DG MAJ) en facilitar

información sobre infraestructuras físicas y tecnológicas de su partido judicial

para la elaboración del Plan.

� Interlocución con la empresa de mudanza adjudicataria para la ejecución del

porteo físico de expedientes.

� Garantía de la disponibilidad de espacio físico y material de mudanza según las

necesidades de los órganos judiciales para que éstos puedan llevar a cabo las

actividades asociadas al proceso de migración.

� Coordinación y resolución de conflictos que puedan suscitarse entre diferentes

secretarios judiciales (art. 467.5 de la LOPJ).




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SECRETARIOS JUDICIALES:

Responsabilidades

� Liderazgo e impulso de la ejecución de las fases (previa y posterior) del proceso

de migración de expedientes dentro de su órgano judicial.

� Organización del trabajo y tareas asociadas a cada fase (previa y posterior) del

proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial.

� Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas para

cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro

de su órgano judicial.

� Custodia y responsabilidad sobre los expedientes judiciales de su órgano

judicial o servicio común procesal a lo largo del proceso completo de

migración de expedientes, así como supervisión de las tareas asociadas a la

necesidad de recuperación de expedientes durante la fase simultánea de la

ejecución de la migración

Fases: previa y posterior

RESTO FUNCINORIOS ADMINISTRACIÓN JUSTICIA:

Responsabilidades

� Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas y las

indicaciones del Secretario Judicial del que dependen funcionalmente para

cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro

de su órgano judicial

� Compatibilización de sus tareas imprescindibles de actividad judicial con las

propias del proceso de migración, bajo las indicaciones del Secretario Judicial

responsable de su órgano judicial o servicio común procesal

Fases: previa y posterior

RESPONSABLES EMPRESA DE MUDANZA:

Responsabilidades

� Aprovisionamiento y distribución del material de mudanza requerido por la DG

MAJ (a través de Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia) en la fecha

indicada

� Organización y distribución del trabajo de porteo físico de expedientes

conforme a las instrucciones operativas proporcionadas por la DG MAJ

Fases: previa y simultánea



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OPERARIOS EMPRESA DE MUDANZA:

Responsabilidades

� Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas y las

indicaciones de sus responsables sobre el porte físico de cajas de expedientes

entre el órgano judicial actual y la unidad de destino de la reorganización de la

Oficina Judicial

Fases: simultánea

PERSONAL DE GESTIÓN DEL CAMBIO:

Responsabilidades

� Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas sobre

comprobación y supervisión de salida y entrada de cajas de/a sus ubicaciones

correspondientes a las unidades organizativas de origen y destino

� Registro (offline) de fechas de salida y entrada de cajas de expedientes desde

su órgano judicial de origen y hasta su servicio común procesal o unidad

procesal de apoyo directo de destino


SGNNTT:

Responsabilidades

� Construcción y puesta en producción de la herramienta de gestión de la

migración de expedientes judiciales en los plazos comprendidos

� Aseguramiento de la disponibilidad y accesibilidad de la herramienta de

gestión de la migración de expedientes en el proceso completo de migración

de expedientes

� Realización de copias de seguridad diarias sobre la información de la

herramienta de gestión de la migración

� Formación a usuarios en la herramienta de gestión de la migración

� Realización de consultas específicas sobre la Base de Datos (BBDD) de la

herramienta bajo demanda de la DG MAJ u órganos de coordinación




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JUECES Y MAGISTRADOS:

Responsabilidades

� Favorecimiento y facilitación de las tareas propias del proceso de migración

mediante la atenuación, en la medida de lo posible y para las actividades

estrictamente imprescindibles, de la actividad judicial prevista para el periodo

de mudanza


2.4.2 Mecanismos de coordinación y apoyo

Dentro del proceso de migración, adicionalmente, a la identificación de las responsabilidades

por cada colectivo implicado en el mismo, no obstante, resulta necesario el aseguramiento y

coordinación global a través de instrumentos específicos.

En este sentido, se proponen los siguientes mecanismos:

� Grupo Técnico de Implantación

Tiene su justificación en el artículo 6.2.c) de la Orden JUS/52/2007, de 19 de

enero por la que se le atribuye la “organización de la logística del despliegue

en los distintos capítulos que comprende el proceso de implantación de la

Nueva Oficina Judicial en cada una de las ciudades elegidas a estos fines

conforme a los acuerdos que adopte la Comisión de Implantación”.

Las funciones en relación con el proceso serían las siguientes:

- Coordinación del proceso de migración de expedientes y de los

diferentes actores involucrados en el mismo.

- Supervisar el cumplimiento de los plazos establecidos para el proyecto

de migración.

- Garantizar la disponibilidad de los materiales necesarios para el

traslado de expedientes.

- Resolución de cualquier incidencia relacionada con el proyecto de

migración de expedientes.

- Seguimiento de la actualización de fases y estados

- Ordenación de la actuación simultánea de los dos SJ en el lacrado de

cajas

- Coordinación con personal de mudanzas

- Comunicación y coordinación con el MJU



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� Punto Único Centralizado de Apoyo de órganos centrales del MJU:

Tiene su justificación Garantizar respuestas y toma de decisiones rápidas ante

situaciones críticas e imprevistas en el proceso de migración de expedientes

judiciales.

Lo conformaría:

- Persona responsable del proyecto de Gestión del Cambio en cada

Oficina: asistencia, coordinación y apoyo en las tareas asociadas al

proceso de migración propias de órganos centrales del Ministerio de

Justicia, discriminar peticiones en función de importancia objetiva de

las mismas y centralizar el seguimiento de la ejecución del Plan Local.

- CAU DE NNTT: para incidencias relacionadas con la aplicación

informática.

- UAMJ: para incidencias relacionadas con la clasificación de los

expedientes judiciales (Unidad de Destino).

Se establecerá un buzón de correo y teléfono disponible por el que los agentes

implicados puedan ponerse en contacto con el Punto Único.



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2.5 Gestión de incidencias del proceso (identificac ión y contingencia)

La ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales viene dirigido y regulado por

las instrucciones operativas citadas anteriormente. Además, cada instrucción va acompañada

de una relación de posibles incidencias o excepciones a la ejecución de la propia instrucción.

Cada una de las incidencias identificadas tiene asociada un conjunto de acciones de

contingencia que determinan la forma de actuar ante tales situaciones.

De forma complementaria al plan de contingencia específico de cada incidencia prevista, como

norma general, se presenta a continuación la forma de proceder ante situaciones

excepcionales o incidencias en la ejecución de las instrucciones operativas:

En cada una de las fases del proceso de migración, el Secretario Judicial (SJ) responsable del

órgano judicial (fase previa) o director del servicio común procesal (fase posterior) debe tener

conocimiento de la ocurrencia de cualquier incidencia o situación excepcional sobre la

ejecución de las correspondientes instrucciones operativas.

Si la incidencia se encuentra contemplada en la relación de incidencias que acompaña a la

instrucción, se debe actuar como marcan las acciones de contingencia asociadas a la misma.

En caso de duda durante la ejecución de las instrucciones operativas en los órganos judiciales o

servicios comunes procesales, el SJ responsable de los mismos cuenta con un servicio de

apoyo directo en los tres ámbitos implicados:



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- Jurídico: teléfono y buzón de correo directo a la Unidad de Apoyo de la Dirección

General de la Modernización de la Administración de Justicia para resolver dudas

jurídicas

- Logístico: buzón de correo de Gerencia Territorial para problemas o incidencias

individuales sobre material de mudanza y condiciones espaciales de órganos judiciales

y/o servicios comunes procesales

- Tecnológico: por los canales habituales se registrarán incidencias en el CAU de Nuevas

Tecnológicas y éstas tendrán tratamiento de Alta criticidad

En caso tratarse de incidencias o imprevisiones de mayor envergadura cuya resolución no es

inmediata por el servicio de apoyo directo, el SJ responsable lo pondrá en conocimiento del

Secretario Coordinador Provincial (SCP) y, de forma conjunta, se buscará una solución

consensuada que, en caso de encontrarla de forma local, será la que se lleve a cabo. En caso

de que ni el SCP por sí mismo ni en colaboración del Grupo Técnico de Implantación (GTI) local

se encuentre en disposición de adoptar una solución, el SCP o Secretario de Gobierno (SG)

trasladará la incidencia por el canal más ágil posible (teléfono o, en su defecto, correo

electrónico) al punto de apoyo centralizado del Ministerio de Justicia. En caso de ser una

incidencia de tipo tecnológico, se trasladará a través del CAU de Nuevas Tecnologías. En

cualquier otro caso, se trasladará a través del teléfono y/o buzón de correo habilitado

específicamente para ello. En este último caso, el punto de apoyo la derivará al órgano central

competente de su resolución para que éste dicte su resolución a la mayor brevedad posible.

El proceso de migración de expedientes judiciales es un proceso crítico cuya ejecución tiene

lugar en unos plazos temporales muy ajustados. Por tanto, el tratamiento y resolución de

incidencias ocurridas en el mismo ha de ser inmediato y lo suficientemente ágil para garantizar

la fluidez y no ralentización de la ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales.



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2.6 Estimación de material necesario

La dotación y aprovisionamiento de material de mudanza para la ejecución de la fase previa de

preparación de la migración de expedientes judiciales, se llevará a cabo por la empresa de

mudanza adjudicataria del proyecto. La Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia estimará

y canalizará los requisitos de material necesario para la mudanza de expedientes judiciales.

Además supervisará, hará seguimiento y preverá las necesidades adicionales de material para

todos los órganos judiciales implicados en la migración de expedientes judiciales.

El material de mudanza requerido para el embalaje de expedientes judiciales es:

• Cajas de mudanza y cinta adhesiva para su cierre

• Papel adhesivo para la impresión de etiquetas identificativas de cajas

• Folios extra para impresión de etiquetas identificativas de expedientes / tomos de

expediente

El dimensionamiento de material necesario por cada órgano judicial depende de factores

como el volumen total de expedientes físicos existentes, número de posibles unidades de

destino, si la UPAD correspondiente al órgano judicial cambia de ubicación o no. En el

siguiente supuesto, se ha considerado que todas las UPAD cambian de ubicación respecto de

su correspondiente órgano judicial, el cual sería el peor de los casos con los que podría

encontrarse:

UNIDAD DE ORIGEN Nº

expedientes

Horas diarias / persona

Nº cajas necesarias

AP SECCIÓN N1 CACERES 130 0,12 4

AP SECCIÓN N2 CACERES 111 0,10 3

JDO. 1 INST E INSTR. N.1 CACERES (MERCANTIL) 1.035 1,08 41

JDO. 1 INST E INSTR. N.2 CACERES 1.480 1,20 41

JDO. 1 INST E INSTR. N.3 CACERES 1.929 2,23 77

JDO. 1 INST E INSTR. N.4 CACERES (*) (REGISTRO CIVIL) 1.281 0,76 36

JDO. 1 INST E INSTR. N.5 CACERES (*) 1.440 1,87 40

JDO. 1 INST E INSTR. N.6 CACERES (*) (VSM) 1.076 0,87 30

JDO. 1 INST E INSTR. N.7 CACERES 840 0,97 34

JDO. PENAL N.1 CACERES 1.205 1,26 34

JDO. PENAL N.2 CACERES 363 0,54 15

JDO.SOCIAL N.1 CACERES 415 0,48 17

JDO.SOCIAL N.2 CACERES 404 0,33 11

JDO.MENORES N.1 CACERES 445 1,55 18

JDO. CONT.-ADVO. N.1 CACERES 292 0,43 12

JDO. CONT.-ADVO. N.2 CACERES 228 0,34 9

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(*) Juzgados afectados por el servicio de guardia durante los días previstos para la

identificación, clasificación y embalaje de expedientes.

Es importante destacar que en las estimaciones realizadas, se han tenido en cuenta 8 días

hábiles destinados a la actividad de identificación, clasificación y embalaje, en su caso, de

expedientes. En el caso de los órganos judiciales afectados por el servicio de Juzgado de

Guardia en el periodo de 8 días previsto, se han descontado los días de guardia.



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2.7 Herramienta tecnológica de soporte

Como soporte a la ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales, se pondrá a

disposición de los actores clave implicados en el proceso una sencilla y ágil aplicación

informática cuyos objetivos principales son los siguientes:

• Dar soporte a la gestión operativa de migración física de expedientes judiciales:

inventario virtual que facilite las labores de identificación y clasificación de

expedientes

• Disponer de un repositorio virtual con información actualizada sobre ubicación y

grado de avance del proceso de migración en el que se encuentran cada uno de los

expedientes judiciales que, además, garantice la trazabilidad de los expedientes

durante todo el proceso de migración. Es decir, una vez clasificados los expedientes y

durante el resto del proceso, la herramienta tecnológica de gestión de la migración

aportará información sobre la ubicación actual y real de cada uno de los expedientes

facilitando al máximo su accesibilidad en caso necesario.

• Asegurar la coherencia entre expediente virtual y expediente físico una vez realizadas

la migración física y tecnológica de los mismos.

La aplicación informática está construida como un módulo específico de la herramienta de

gestión procesal, MINERVA NOJ, por lo que se trata de un entorno conocido y con el que todos

sus usuarios están suficientemente familiarizados. Por ello, su uso no supondrá complejidad

técnica para los actores clave implicados en el proceso de migración de expedientes judiciales.

En cualquier caso, y tal y como se ha especificado en la acción de comunicación Formación en

la herramienta de gestión de la migración de expedientes judiciales del Plan de Comunicación

(ANEXO II), existirá formación específica que facilite al máximo su utilización en las distintas

fases del proceso de migración de expedientes judiciales.



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2.8 Calendario operativo de ejecución

A continuación se presentan en paralelo los calendarios de ejecución de las tareas asociadas al Plan Operativo de migración de expedientes y el de acciones

de comunicación y/o formación de soporte al Plan Operativo:

TAREAPROCESO DE MIGRACIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES

Fase previa de preparación de la migración de expedientes

judiciales

Aprovis ionamiento y dis tribución de materia l de

mudanza

Formación in-s i tu en ins trucción nº4

Identi ficación, clas i ficación y embalaje de expedientes

Cierre formal de ca jas de expedientes

Plazo extraordinario para órganos afectados por

Juzgado de Guardia

Fase simultánea de ejecución de la migración de expedientes

judiciales

Porteo de cajas de expedientes

Porteo de cajas de expedientes de Juzgado de Guardia

Fase posterior de ordenación de expedientes y evaluación de la

migración

Apertura de ca jas , va l idación y ordenación de

expedientes

Apertura de ca jas , va l idación y ordenación de

expedientes de Juzgado de Guardia

semana4 semana5 semana6 semana7 semana8 semana9 semana1semana1 semana2 semana3



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Fase I: previa de preparación de la migración de expedientes judiciales

Reunión presentación proyecto SG y SC

Reunión presentación proyecto DGMJ a OJ

Reunión CLS presentaci ón y expl icaci ón detal lada Plan Loca l de

Migración (Documento e Instrucciones)

Reunión presentación y expl icación deta l lada proyecto SJ

(Documento e Instrucciones)

Di s tri buci ón de Instrucci ones a empresa mudanza nº 2 y nº 6

Formación a SJ: Herramienta e Instrucciones operativas "Pi loto"

Di s tri buci ón de Instrucci ones a funcionarios nº 3, nº4, nº 5 y

nº12

Di s tri buci ón de Instrucci ón nº 13 a Juzgado de Gua rdia y SCNE

Fase II: simultánea de ejecución de la migración de expedientes judiciales

Reunión Persona l de Gestión del Cambi o con responsa ble

mudanza

Fase III: posterior de apertura y ordenación de expedientes

Di stri buci ón de Instrucci ones Fase posterior a Directores SSCCPP

y Secretarios responsables UPAD

Di stri buci ón de Instrucci ones Fase posterior a resto de

funcionarios

semana4 semana5 semana6 semana7 semana8 semana9 semana10PLAN DE COMUNICACIÓN

semana1 semana2 semana3



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3 Consideraciones sobre especialidades jurídicas en el proceso de migración

Se presentan a continuación las consideraciones a tener en cuenta en cada una de las

especialidades de causas jurídicas afectadas por el proceso de migración de expedientes

judiciales en el Plan Local de Implantación de la Oficina Judicial en Cáceres

3.1 Juzgado de Guardia

El Juzgado de Guardia permanecerá plenamente operativo: física y funcionalmente, hasta tal

punto que en casos urgentes y necesarios el Juzgado de Guardia deberá solventar aquellas

situaciones procesales urgentes de conformidad, entre otros, con el art. 42 RCGPJ 1/2005 y el

art. 70 LECv.

En este sentido, se preverá un plazo extraordinario para la ejecución de tareas específicas

relativas a la fase previa y posterior del proceso de migración de expedientes en aquellos

órganos judiciales afectados por el servicio de guardia en el periodo estándar previsto para el

resto de órganos judiciales del partido judicial. De forma que la actividad de máxima prioridad

en los Juzgados de Guardia será la prestación de servicio de guardia.

Si existiesen tiempos muertos en la actividad judicial, bajo el criterio y responsabilidad del

Secretario Judicial responsable, podrían aprovecharse para realizar actividades relativas a la

migración de expedientes siempre que éstas no impacten de forma negativa sobre la actividad

propia del Juzgado de Guardia.

3.2 Registro Civil

Por su propia naturaleza y desde un punto de vista operativo no debe verse relativamente

interferido por esta circunstancia de cambio físico o material.

3.3 Auxilio Judicial

La actividad de Auxilio Judicial (arts. 273 y ss. de la LOPJ) se vería afectada directamente por la

inhabilidad de actividad judicial en los días y horas determinadas. De tal forma, durante la

ejecución de las actividades de identificación y clasificación de expedientes, en caso de

procedimientos con señalamientos previstos en los días y horas de inhabilidad, se deberá

proceder a la suspensión del mismo y aplazamiento para días posteriores de la implantación

de la Oficina Judicial.

3.4 Juicios rápidos penales

La actividad de Juicios rápidos penales se vería afectada por la inhabilidad de actividad judicial

en los días y horas determinadas. De forma que se debe contemplar la posibilidad de bloquear

la agenda de los juzgados de lo penal en los días y horas de inhabilidad.



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3.5 Recepción de escritos

La mera “presentación y recepción” material de documentación no debería verse perjudicada

o paralizada. Desde un punto de vista material y a los efectos prácticos del servicio judicial, la

“ventanilla” receptora puede seguir operativa independientemente del lugar concreto donde

se ubique, de la persona que circunstancialmente la gestione (llámese Decanato o Servicio

Común General) o de que los medios utilizados sólo son manuales (véase además art. 6.3 del

Real Decreto 84/2007, de 26 de enero). Sin embargo, el “reparto” habida cuenta que se trata

de un acto procesal afectado por la inhabilitación procesal, se resolvería con la acumulación y

retención del material recepcionado durante los días de inhabilidad y con carácter posterior a

la implantación de la Oficina Judicial proceder al reparto de dicho material a las unidades de

destino de su correspondiente expediente, previa constatación de la unidad de destino en el

inventario virtual.

3.6 Causas con tratamiento especial durante el proc eso de migración

Bajo la premisa de que todo expediente judicial debe ser localizado y accesible a lo largo de

todo el proceso de migración, requieren un tratamiento de máxima prevención y atención las

siguientes causas:

Causas con preso

Recibirán un tratamiento especial en tanto que:

- en la fase previa del proceso, serán las últimas causas en ser clasificadas y embaladas

en cajas (en caso de requerirlo)

- las cajas de mudanza que alojen estas causas durante el proceso serán específicas y

diferenciadas para únicamente este tipo de causas

- las etiquetas de cajas de mudanza que alojen estas causas tendrán una identificación

específica que facilite su localización y accesibilidad en todo el proceso

- en la fase posterior del proceso, las cajas con este tipo de causas serán las primeras en

abrirse y por tanto, este tipo de causa serán las primeras en ponerse en

funcionamiento bajo la nueva estructura de la Oficina Judicial

Pieza de identificación de testigos protegidos

En el supuesto de procedimientos con testigos protegidos que deban trasladarse de un órgano

judicial a un servicio común procesal, el traspaso de la correspondiente pieza de identificación

de testigos protegidos no viajará junto con su expediente sino que será traspasada en mano

entre el Secretario Judicial responsable de origen y el Secretario Judicial Director del servicio

de destino una vez que se haya implantado la Oficina Judicial y durante la fase posterior de

validación de recepción de expedientes.



MINISTERIO

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Señalamientos inminentes

Se entiende por señalamientos inminentes o inmediatos aquellos procedimientos que

requieren una actuación procesal en el periodo comprendido entre el día de implantación de

la Oficina Judicial y hasta el 15 de marzo de 2011.

Debido a ello, en el momento de la clasificación de un expediente con señalamiento

inminente, el expediente debe permanecer en la UPAD. Además, sobre el inventario virtual

debe indicarse el motivo de prioridad correspondiente a Señalamientos inminentes.

Causas declaradas secretas

Causas declaradas secretas, con independencia del trámite en el que se encuentren, deberán

permanecer en la UPAD y si el Secretario Judicial del juzgado es distinto del que ocupe la

correspondiente UPAD deberán ser entregadas en mano después de la implantación de la OJ.



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ANEXO I. Instrucciones operativas del proceso

Fichas correspondientes a todas las instrucciones operativas del proceso:



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ANEXO II. Plan de Comunicación / Formación durante el proceso de migración

plan operativo migración cáceres v 1.0

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