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“CONTROL FISCAL, COMPROMISO DE TODOS. 2016 - 2019”

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL CUMPLIMIENTO LEY 951 DE 2005, ALCALDÍA DE NUNCHÍA, VIGENCIA 2012-2015

PLAN GENERAL DE AUDITORÍAS – 2016

YOPAL, JUNIO DE 2016

mailto:[email protected]



ANTONIO JOSÉ ORTEGA SANTOS Contralor Departamental de Casanare

JORGE ANDRÉS RODRÍGUEZ GONZÁLEZ Vicecontralor

DIANA CAROLINA LIZARAZO MACÍAS Directora de Vigilancia Fiscal

EQUIPO AUDITOR:

EDGAR ORLANDO HOLGUÍN RAMÍREZ Profesional Universitario

Coordinador de Auditoría

MARÍA CRISTINA SOLANO ESPEJO Profesional Universitario

ALBERTO E. SABOGAL PUERTA Técnico Administrativo




CONTENIDO

1 DICTAMEN INTEGRAL.................................................................................... 4

2 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................................. 6

2.1 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 951 DE 2005 .................... 6

2.2 HECHOS RELEVANTES ................................................................................ 9

2.2.1 Área de Inventario ............................................................................... 9

2.2.2 Área de Contratación ......................................................................... 16

2.2.3 Área de Contabilidad ......................................................................... 35

2.2.4 Secretaría de Desarrollo Social ......................................................... 40

2.2.5 Área de Archivo ................................................................................. 42

2.2.6 Área de Tesorería .............................................................................. 44

2.2.7 Área de Control Interno ..................................................................... 45

2.2.8 Sentencias Judiciales, Demandas y Sancionatorios .......................... 47

3 TABLA DE HALLAZGOS ............................................................................... 49

3.1 PRESUNTOS HALLAZGOS FISCALES ....................................................... 50




Yopal, 30 de Junio de 2016 Doctor FREDY HIGUERA MÁRQUEZ Alcalde Municipal Nunchía, Casanare

1 DICTAMEN INTEGRAL

La Contraloría Departamental de Casanare, en cumplimiento de las funciones señaladas en la Constitución Política y demás disposiciones legales, en especial las Leyes 42 de 1993 y 330 de 1996, dispuso dentro del Plan General de Auditorías, PGA para la vigencia fiscal 2016, implementado mediante la Resolución No.446 de 2015, realizar una Auditoría Modalidad Especial a las observaciones formuladas al Acta Informe de Gestión previsto en la Ley 951 de 2005, Alcaldía Municipal de Nunchía, vigencia 2015. Para el desarrollo de la auditoría se tuvieron en cuenta las Normas de Auditoría Gubernamental Colombianas y las contenidas en la Resolución N° 039 de 2014 Guía de Auditoría Territorial- GAT, y la Resolución N° 301 de 2014 mediante la cual se adopta la cuarta versión del Proceso Auditor; así mismo, se realizó visita a las instalaciones de la Entidad auditada con el fin de verificar la documentación propia de las actividades administrativas adelantadas en el periodo evaluado para obtener un mayor nivel de objetividad en el ejercicio auditor. Basados en el análisis de la información suministrada por la Entidad, corresponde a este Organismo de Control, dar un concepto sobre el cumplimiento de la Ley 951 de 2005 por parte de la administración saliente en lo que respecta al “Acta Informe de Gestión” y las observaciones a la misma que presentó la administración entrante, analizando la gestión contractual, legalidad y gestión administrativa; tomando los aspectos más relevantes y constituyéndose las observaciones para que la administración municipal actual realice la respectiva réplica a que haya lugar y posteriormente emitir el informe final.



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2 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 951 DE 2005

Para este efecto, y conforme a lo contenido en el informe rendido por la administración saliente, se aplicó la matriz dispuesta a continuación, la cual corresponde a lo señalado en la Ley 951 de 2005 y los aspectos básicos contenidos en la Resolución 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República, obteniéndose los siguientes resultados:

ITEM DETALLE SI NO OBSERVACIONES

I. DATOS GENERALES DEL RESPONSABLE

1

Nombre del funcionario responsable que entrega, cargo, entidad, ciudad y fecha, fecha de inicio de la gestión, condición de la presentación (retiro, separación del cargo, ratificación), fecha de retiro.

X Dra. MARTHA CECILIA PÉREZ RODRÍGUEZ. Ex Alcaldesa que entrega.

II. INFORME RESUMIDO O EJECUTIVO DE LA GESTIÓN:

2

Informe sobre la gestión adelantada, en la que se cubran aspectos como son: principales logros, programas, proyectos, actividades y los resultados obtenidos por cada uno de los anteriores.

X

Se describen los correspondientes programas y proyectos.

III. SITUACIÓN DE LOS RECURSOS.

3 Situación de los recursos, por cada una de las vigencias fiscales cubiertas por el período:

X

A. RECURSOS FINANCIEROS

4. Activos X Se presentan las cifras por cada categoría.

5. Pasivos X Se presentan las cifras por cada categoría.

6. Patrimonio X Se presentan las cifras por cada categoría.

B. BIENES MUEBLES E INMUEBLES:

7 Relación de bienes muebles X

Se presenta un “pantallazo” en medio magnético PDF

8 Relación de bienes inmuebles X

IV. PLANTA DE PERSONAL.

9 Personal de libre nombramiento y remoción. X

Cuadro general

10 Personal de planta (incluye provisionales). X

Cuadro general



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V. PROGRAMAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS:

11

Programas, estudios y proyectos que se hayan formulado para el cumplimiento misional de la entidad.

X

Relación de proyectos radicados en el Banco de Proyectos 2012-2015, señala denominación, descripción, ejecutado en proceso, valor asignado.

VI. OBRAS PÚBLICAS:

12 Obras públicas terminadas. X

Cuadro que detalla objeto, contratista, interventor, ejecutada, en proceso, valor ejecutado, vigencia.

13 Obras públicas en ejecución y/o en proceso. X

14 Obra pública inconclusa, contratos de obra pública terminados en condiciones anormales (terminación anticipada, caducidad, etc.)

X

No se indica la existencia de obras públicas inconclusas.

VII. EJECUCIONES PRESUPUESTALES:

15 Presupuesto de Ingresos (definitivo y ejecutado).

X

Cuadro Valor presupuestado y valor ejecutado y porcentaje de ejecución

16 Presupuesto de Gastos (definitivo y ejecutado).

X

Cuadro Valor presupuestado y valor ejecutado y porcentaje de ejecución

17 Deuda Pública (créditos que tiene la entidad, saldos, banco acreedor, etc.).

X

VIII. CONTRATACIÓN:

18

Número de contratos en proceso y ejecutados de acuerdo con los objetos contractuales (prestación de servicios, adquisición de bienes, suministro, mantenimiento, asesorías, consultorías, concesiones, fiducias, etc.) Y modalidades de contratación.

X

Relaciona los contratos correspondientes a: contratación directa, concurso de méritos, menor cuantía, licitación pública, convenio, mínima cuantía, selección abreviada

IX. REGLAMENTOS Y MANUALES:

19 Estatuto de Rentas Municipales X Acuerdo 006 de 2014

20 Manual de Contratación

X Decreto 048 de 2008

21 Manual de Requisitos, Funciones y Competencias

X Decreto 061 de 2009

22 Otros manuales. X Manual de correspondencia, interventoría, de bienestar social, MECI, otros.



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X. DEMANDAS, SENTENCIAS JUDICIALES Y OTROS PROCESOS CONTRA LA ENTIDAD

23 Demandas y procesos sancionatorios en curso contra la Entidad

X Se presenta una relación general de los procesos judiciales contra la entidad.

24 Sentencias contra la Entidad, pagadas y por pagar.

X Tribunal Administrativo de Casanare- Proceso por parte de la Gobernación de Casanare.

25 Otros (embargos, congelamiento de cuentas X Corresponde a un embargo por $1500 millones por parte de la Gobernación de Casanare.

CONCEPTO GENERAL

26 Concepto general de gestión del funcionario que se retira, sobre la situación administrativa y financiera.

X No hay opinión general.

Conforme a los resultados obtenidos en la anterior matriz y la confrontación de los respectivos documentos físicos, se concluye que la administración municipal saliente presentó de manera oportuna y con el contenido apropiado el “Acta de informe de gestión” de que trata la Ley 951 de 2005.



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2.2 HECHOS RELEVANTES

2.2.1 Área de Inventario No.1: “En bodega no se encuentra el SOPLADOR MARCA ROTAR LOBE BLOWER SERIAL

0301955613 B MODELO 68 URAL PART Nro.6511702-B de la planta de tratamiento de aguas residuales del área urbana”

Resultados de la verificación: Se verificó que el soplador si estaba en poder de la Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos-UAESP, como lo confirma la certificación expedida por la misma y el siguiente registro fotográfico.

Soplador Referencia

No.2:

a. “No se encuentra en bodega la HIDROLAVADORA A PRESIÓN DE 1/2" de la planta de tratamiento de aguas residuales del área urbana…”

b. Un botiquín se encuentra en mal estado y lo reportan como bueno c. Un extintor de 24 libras lo reportan en buen estado y éste se encuentra dañado.

Resultados de la verificación: Mediante certificación expedida por la UAESP y el siguiente registro fotográfico, se confirma que la hidrolavadora, el botiquín y el extintor, se encontraban en poder de la entidad. Por lo anterior, no se formula ningún hallazgo.



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Hidrolavadora Botiquín

Extintor

No.3: El CAMIÓN COMPACTADOR RECOLECTOR DE BASURA, MARCA INTERNACIONAL,

LÍNEA 4300X2, DE 2010, informan que tiene una fuga de aceite desde el mes de noviembre de 2015.

Resultados de la verificación: Según certificación expedida por la UAESP la fuga de aceite fue subsanada, situación que fue verificada en campo, lo cual se evidencia en el siguiente registro fotográfico:

Hojas de resorte- no hay fuga de aceite Camión compactador



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No.4: Se encontró una MOTOBOMBA MARCA BARNES- AAG265 HF REF: 1D0280 POWER

6.5 HP que no estaba en el inventario.

Resultados de la verificación: La motobomba fue devuelta por parte de la UAESP a la ex–directora, como se puede verificar en la certificación expedida por el Director de la Entidad, razón por la cual no se formula ningún hallazgo. No.5: Equipos faltantes en Inventario en la Secretaría de Obras y Despacho – Administración

saliente:

a. inventario de la Secretaria de Planeación no se encuentran: Una TABLET MARCA SONY

MODELO SVD112A1WU, SERVICE TAG.150063BC y J50064K S/N545282820008815 (CONT. DE COMPRAVENTA No. 144/2013), un GPS MAP60CX SERIAL 74833855, Una llave o memoria del SOFTWARE DE CONSTRUPLAN PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO A.P.U.

b. En el inventario Despacho no se encuentra una TABLET MARCA SONY MODELO SVD112A1WU SERVICE TAG.150063BC y J50064K S/N54282820008879

HA1 Falencias en trámites por hurto de bienes De acuerdo a la documentación que entrega la Entidad al equipo auditor, se pudo verificar que:

El Secretario de Planeación y Obras Públicas Municipal presentó una denuncia el 4 de septiembre de 2015 ante la Fiscalía General de la Nación, por hurto de la Tablet marca Sony Modelo SVD112A1WU y de un GPS MAP60CX SERIAL 74833855.

La ex Alcaldesa, el 22 de diciembre de 2015, presentó denuncia ante la Fiscalía General de la Nación por hurto de la Tablet marca Sony Modelo SVD112A1WU y de un GPS MAP60CX SERIAL 74833855.

El 10 de noviembre de 2015, se invita a reunión al Personero Municipal para tratar pérdidas de bienes del inventario de Planeación.

En la entrega del Inventario de Planeación, el día 06 de enero de 2016, se firma y dejan constancia de la falta de estos elementos en referencia.

Conforme a lo anterior, dicha situación se configura como un hallazgo administrativo, a fin de que la administración municipal tome las acciones legales o disciplinarias que correspondan para estos casos.



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No.6: Tractor que le hace falta la bomba de inyección, se encuentra en reparación. Resultados de la verificación: Como se observa en el siguiente registro fotográfico, la instalación de la bomba de inyección fue subsanada por parte de la Entidad, se verificó que el tractor si enciende y que, según certificación expedida por el Secretario de Planeación y Obras Públicas, está en funcionamiento, razón por la cual no se determina ningún hallazgo.

Instalación de la bomba Tractor serial 70130

Tractor y rastras



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No.7: Termo de inseminación prestado a un contratista.

Resultados de la verificación: Al respecto se observó que el termo fue devuelto por el contratista, como se evidencia en el siguiente registro fotográfico, por lo tanto no se determina ningún hallazgo.

Termo con nitrógeno y en buen estado

No.8: Las volquetas del municipio se reciben con SOAT y revisión técnico mecánica vencida.

a. La volqueta Chevrolet tipo Kodiak de placas OJA 036 Modelo 2006, se recibe con SOAT y revisión técnico mecánica vencidos.

b. La volqueta International modelo 4700 DT466/1996 con placas OFJ747, motor No 4696M2U0950233, chasis No. TH24.3371, se recibe con SOAT y revisión técnico mecánica vencidos.

Resultados de la verificación: Acorde a la certificación del Secretario de Planeación y Obras Públicas, el Seguro Todo Riesgo, el SOAT y la revisión técnico mecánica, del equipo automotor en referencia está vencido, y manifiestan estar “en el proceso de estudios previos para su respectiva adjudicación y renovación”. Por lo tanto, no se determina ningún hallazgo. No.9: Licencias Windows 10 y licencias Microsoft Office 2013, contrato de suministro N° 084-

2015, se tenía problemas para acceder a la cuenta Microsoft. Resultados de la verificación: Respecto a este tema, se recibió certificado suscrito entre el profesional saliente y el actual Ingeniero de Sistemas – Administrador de Sistemas y Web Máster, en que se hace entrega y deja a disposición de la



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Administración Municipal las claves y procedimientos de acceso al Centro de Licenciamiento por Volumen de MICROSOFT, por lo tanto no se determina ningún hallazgo.

No.10: Se evidencian la falta de entrega de algunos elementos descritos, de la Secretaría

General y de Gobierno al almacén municipal.

Resultados de la verificación: El Almacenista, según certificación expedida, manifiesta que el inventario a cargo de la Secretaría General y de Gobierno se encuentra completo. Por lo anterior, no se determina ningún hallazgo.

No.11: El vibro compactador Case SV208 - Turbo Cargado No. Chasis 000022124, Motor

CASE CUMMINS B4.5 - C99 No. De serie 68302326 /2009, se encuentra en mal estado y se evidencian daños generales en el sistema eléctrico, baterías inservibles y otros daños. No enciende.

HA2 Falencias en mantenimiento de maquinaria

De acuerdo a la certificación expedida por el Secretario de Planeación y Obras Públicas, en la cual manifiesta “que mediante concepto técnico-mecánico el vibro

compactador requiere para su puesta en marcha de operación cambio de varias partes

mecánicas”, este Organismo de Control determina un hallazgo administrativo, a fin que la entidad realice los procedimientos para poner en funcionamiento al citado equipo.

No.12: Proyecto de vivienda denominado "ALTOS DE SANTA MARTHA", la administración

anterior no dejó evidencia de información de aprobación, entidad competente o ejecutora, número de contrato, contratista y listado de beneficiarios.

Resultados de la verificación: De acuerdo con el informe suministrado por el profesional de apoyo de la Secretaría de Planeación y Obras Públicas, si se encuentra el documento del proyecto final y hace la relación de los documentos encontrados referente al proyecto “Altos de Santa Martha”, así:

Estudios de suelos

La escritura pública del terreno comprado

Certificado de Tradición y Libertad

Las licencias de construcción y de urbanismo

El certificado de viabilidad del proyecto, expedido por FINDETER

Levantamiento topográfico

Planos arquitectónicos (vivienda tipo, plano urbanización y plano localización)

Planos eléctricos (vivienda tipo, plano urbanización)

Certificado de disponibilidad del servicio de energía eléctrica

Planos estructurales (vivienda tipo)

Planos diseño hidráulico y sanitario (vivienda tipo y urbanización)



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Certificado de disponibilidad del servicio de acueducto y alcantarillado

El presupuesto y los análisis unitarios De igual manera manifiesta que el proyecto “Altos de Santa Martha, se encuentra radicado

en el Ministerio de Vivienda”, que el 12 de abril de 2016, el Alcalde Municipal firmó un pre-

convenio para la ejecución del proyecto”. Como quiera que el Ministerio de Vivienda exigió que el terreno se dividiera en lotes, el Alcalde radicó ante el Concejo Municipal “el Proyecto de Acuerdo No.D.A.0100.31.06-007 de 2016” para efectuar la división requerida. También manifiesta en el Informe que “el proyecto es directo de la Nación, no habrá traslado

de recursos a la Administración Municipal; que el Gobierno Nacional es quien designa los beneficiarios según la base de datos que poseen a nivel nacional”: Según certificación expedida por el Personero Municipal de Nunchía, el proyecto de Acuerdo presentado ya se encuentra aprobado por el Honorable Concejo Municipal. Conforme a lo anterior, es claro que existe la información pertinente sobre el proyecto en cuestión, razón por la cual no se formula ningún hallazgo. No.13: Se evidencian que dentro de las 21 resoluciones de vivienda la gran mayoría de

beneficiarios no cumplen con los requisitos de la política de vivienda municipal.

Resultados de la verificación: Con respecto a los subsidios para mejoramiento de vivienda de interés social, el Secretario de Planeación y Obras Públicas certifica que “una vez revisados los archivos contentivos de los documentos soportes presentados por los beneficiarios dentro de las carpetas de los 21 mejoramientos de vivienda de interés social municipal, se constató que el beneficiario JOSÉ CLOROMIRO WALTEROS CHICO no cumple a cabalidad con los requisitos exigidos en la política de vivienda desarrollado en el decreto 0033 del 22 de julio de 2015, toda vez que no se encontró documento o título de propiedad municipal del predio ni el certificado de residencia. Por lo anterior la administración municipal se encuentra en revisión del caso en particular para tomar las medidas a que haya lugar” De igual manera el Tesorero Municipal, mediante oficio del 25 de abril de 2016, certifica a la Secretaría de Planeación y Obras Públicas “que los recursos destinados para los

subsidios 21 mejoramientos de vivienda mediante los certificados de disponibilidad presupuestal No.00679 y 00693, no se ha generado ningún pago o abono en cuenta a los beneficiarios de estos subsidios y que el municipio cuenta con la totalidad de los recursos en su poder”. Adicionalmente, se practicó una revisión aleatoria de varias carpetas con la documentación aportada por los beneficiarios, determinándose que estos cumplían con los requisitos exigidos por la administración municipal.



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Conforme a lo anterior, se observa que la administración tiene claramente definidos los requisitos exigidos para la entrega de los subsidios de la política de vivienda desarrollado en el decreto 0033 del 22 de julio de 2015. En consecuencia, no se formula ningún hallazgo.

2.2.2 Área de Contratación

No.1: Suspensión del contrato de obra No.0114.14.01-026 de 2015, por falta de determinación

de la servidumbre.

HA3 HD1 Falencias en el proceso de planeación contractual

CONTRATO: 0114.14.01-026 DE 2015

CLASE: OBRA

OBJETO: CONSTRUCCIÓN PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE EN LA VEREDA PIEDECUESTA DEL MUNICIPIO DE NUNCHÍA DEPARTAMENTO DE CASANARE

CONTRATISTA: FREDY FARLEY ALDANA ARIAS

VALOR: $85.955.433

PLAZO: CINCUENTA Y CINCO (55) DÍAS

Una vez revisado el expediente contractual y practicada la visita al sitio de la obra, se observan las siguientes situaciones:

En el estudio previo, en su numeral 5.3. Requerimientos Legales y Ambientales, no se contempla la afectación de la servidumbre para el acceso ni la ocupación temporal del predio.

Mediante acta de fecha noviembre 17 de 2015, se suspende por dos (2) meses el contrato, aduciendo: “que mediante comité de obra de fecha 17 de noviembre se acordó

suspender el contrato de obra anteriormente citado basado en 1. La prohibición del ingreso del personal al sitio de la obra. 2. La negación de la servidumbre para construcción y montaje del sistema de tratamiento, debido a las pretensiones del propietario del predio. 3. Dificultad para llegar acuerdo entre las partes (municipio, propietario del predio), toda vez que las pretensiones del propietario del predio superan los alcances de la administración municipal”.

El 15 de enero de 2016, se prorroga por dos (2) meses más la suspensión del contrato, por las siguientes causas: “la suspensión se fundamenta en que debido a las

circunstancias relacionadas en el comité de obra de fecha noviembre 17 de 2015, estas aún se mantienen por lo que se debe ampliar la suspensión.”

En visita al sitio de la obra se pudo constatar que sólo se han realizado algunas excavaciones en el lugar donde estará ubicada la planta de tratamiento, como se observa en las siguientes imágenes:



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Excavaciones en el lugar Base en concreto Lo anterior permite determinar fallas en la planeación del proceso contractual, dado que debió preverse el trámite de la servidumbre y la ocupación del predio, situación que incumple con lo establecido en el literal h del artículo 2º de la Ley 87 de 1993, que establece: “h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos

adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y

características;” y lo contemplado en el numeral 9.3. del artículo 9º de la Resolución 413 de 2008, por la cual se adopta el Manual de Contratación de la UAESP de Nunchía, el cual señala: “9.3. ESTUDIOS Y PERMISOS PRELIMINARES: En el evento en que por disposición legal se

requiera, en los procesos se tendrá en cuenta otros requisitos tales como estudios de prefactibilidad, factibilidad, ambientales, diseños, licencias, permisos o autorizaciones, entre otros, excepto los que correspondan al oferente y/o contratista conforme a los términos de invitación.”

Al respecto, valga citar lo señalado por el Consejo de Estado, al referirse sobre el principio de planeación en la contratación estatal: “(…) es una manifestación del principio

de economía que rige los contratos de la administración, en la medida en que su cabal cumplimiento garantiza que la ejecución del futuro contrato, en las condiciones razonablemente previsibles, se adelantará sin tropiezos, dentro de los plazos y especificaciones acordados, puesto que la correcta planeación allana el camino para evitar las múltiples dificultades que se pueden presentar alrededor de las relaciones contractuales de las entidades estatales. Contrario sensu, el incumplimiento de este deber se traducirá en una errática ejecución contractual, que se enfrentará a diversos obstáculos e inconvenientes, los cuales a su vez se pueden traducir en demoras y sobre costos en la obtención del objeto contractual en cuestión, todo lo cual, obviamente, atenta contra el mencionado principio de economía que debe regir en

la contratación estatal” (Consejo de Estado, Sala Plena de lo Contencioso Administrativo, Radicación 11001-03-15-000-2011-01127-00).

Lo enunciado trae como consecuencia que los contratos no se ejecuten de acuerdo a los cronogramas establecidos y que se tengan que efectuar posteriormente prórrogas o



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adiciones, con potenciales sobrecostos, para cumplir con el objeto de los mismos; razón por la cual se determina un hallazgo administrativo, con presunto alcance disciplinario por inobservancia de los deberes contenidos en el artículo 23 de la Ley 80 de 1993, los Artículos 22, 27, 34 y 35 de la Ley 734 de 2002 y los Artículos 209 y 267 de la Constitución Política.

No.2: Perdida de estructura física y redes, además de no estar en funcionamiento las obras del

contrato No. 0114.14.03-002 de 2010.

CONTRATO: 0114.14.01-002 DE 2010

CLASE: OBRA

OBJETO: CONSTRUCCIÓN DEL ACUEDUCTO RURAL DE LAS VEREDAS BUENOS AIRES, COFRADÍA, BARBACOAS, DELICIAS, y AMPLIACIÓN VEREDA PRIMAVERA DEL MUNICIPIO DE NUNCHÍA DEL DEPARTAMENTO DE CASANARE

CONTRATISTA: ORTEGÓN & CÍA LTDA – R/L ARCESIO ORTEGÓN CELIS

VALOR: $1.805.628.500

PLAZO: SEIS (6) MESES

Resultados de la verificación: Revisados los documentos entregados por la Administración Municipal, tales como: contrato de obra No. 0114.14.03-002 de 2010, estudios previos y certificados de disponibilidad presupuestal, entre otros, resulta evidente que en la ejecución del contrato en cuestión se invirtieron recursos provenientes del convenio interadministrativo No. 139 de 2009, cuyo objeto es: “construcción del acueducto rural de las veredas: Buenos Aires, Cofradía, Barbacoas, Delicias y

ampliación vereda Primavera del municipio de Nunchía departamento de Casanare”; en este mismo sentido se solicitó la documentación del citado convenio, encontrándose que los recursos con los cuales se cubrió el desarrollo y ejecución de las obras, provenían de regalías petroleras según certificado de disponibilidad presupuestal No. 292505 del 6 de noviembre de 2009, por $1.805.630.309.79, con cargo a la imputación presupuestal No. 6.RP60.826715101 – regalías petroleras del 60%. Como puede observarse, la fuente de financiación de las obras ejecutadas en desarrollo del contrato No. 0114.14.03-002 de 2010, corresponde a recursos del Sistema General de Regalías, respecto de los cuales la función de control fiscal es competencia de la Contraloría General de la República, de conformidad con el artículo 152 de la Ley 1530 de 2012, que determina: “ARTÍCULO 152. VIGILANCIA Y CONTROL FISCALES. En desarrollo de sus funciones constitucionales, la Contraloría General de la República ejercerá la vigilancia y el control fiscales sobre los recursos del Sistema General de Regalías. Con el fin de alcanzar una mayor eficacia de esta función, el Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación incorporará las metodologías y procedimientos que se requieran para proveer información pertinente a la Contraloría General de la República, en los términos que señale el reglamento.”



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Del contenido de la norma transcrita, se concluye que la Contraloría Departamental de Casanare no es competente para asumir el trámite o función de control fiscal, razón por la cual se dará traslado a la CGR. No.3: Actividades por ejecutar del contrato de construcción del desarenador para el acueducto

de las veredas El Caucho, El Cazadero y Pradera del municipio de Nunchía Casanare. En entrevista con el Director de la UAESP, éste manifestaba que se adelantaron las gestiones necesarias para poner en funcionamiento la obra en cuestión, mediante certificación da fe que se realizó la respectiva conexión del tubo de 4” al de 3” que conecta al desarenador; también que se adecuó la válvula para dejar en funcionamiento la obra. Se anexa como soporte el siguiente registro fotográfico:

Como se puede concluir, la situación denunciada fue subsanada por el contratista; por lo tanto, no se formula ningún hallazgo. No.4: En la parte de contratación se encuentra que el contrato interadministrativo Nro.

1882 del 8 de octubre de 2014, cuyo objeto es “REALIZAR EL PLAN ESPECIAL DE MANEJO Y PROTECCIÓN - PEMP DEL CENTRO HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE NUNCHÍA, CASANARE y SU ZONA DE INFLUENCIA", se encuentra sin liquidar y presenta dos solicitudes de la Gobernación de Casanare con fechas 16 de octubre y 22 de diciembre de 2015, para presentación del informe final, el cual no se realizó por motivo de prórroga del convenio de Cooperación No 168 - 2014 Contratista Corporación Santa Clara la Real, con el objeto: "AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS, ADMMINISTRATIVOS, ORGANIZACIONALES y FINANCIEROS ENTRE EL MUNICIPlO DE NUNCHÍAY LA CORPORACIÓN SANTA CLARA LA REAL, CON EL PROPÓSITO DE IMPULSAR PROYECTOS Y ACTIVIDADES DE INTERES PÚBLICO, CONSISTENTES EN LA REALIZACIÓN DEL PLAN ESPECIAL DE MANEJO Y PROTECCIÓN - PEMP DEL CENTRO HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE NUNCHÍA - CASANARE y SU ZONA DE INFLUENCIA”. Dicho Convenio tiene acta de inicio del 17 de diciembre de 2014 y fecha de

Desarenador Desarenador



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finalización el 16 de Julio de 2015, sin embargo, se realizó prórroga en tiempo y valor por dos meses más suscrito el 13 de Julio de 2015, luego se realizó una segunda prórroga por tres meses más y una tercera prórroga del 10 de diciembre por (2) meses más, pasando a la vigencia 2016. El Contratista ha realizado la entrega de productos que se encuentran en un 75% de ejecución (según información suministrada por la secretaria saliente consignada en el acta del empalme). Sin embargo, no se encuentra la solicitud de prórroga al contrato interadministrativo suscrito con la Gobernación de Casanare.

Resultados de la verificación: La Gobernación de Casanare y la Alcaldía de Nunchía suscribieron el contrato interadministrativo Nro. 1882 del 8 de octubre de 2014, cuyo objeto es “REALIZAR EL PLAN ESPECIAL DE MANEJO Y PROTECCIÓN - PEMP DEL

CENTRO HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE NUNCHÍA, CASANARE y SU ZONA DE

INFLUENCIA", el cual -a la fecha de la visita- se encuentra sin liquidar. Con base en los recursos provistos por el citado convenio, la Alcaldía de Nunchía celebró el convenio de Cooperación No 168 de 2014 con la Corporación Santa Clara La Real (CSCLR), con el objeto: "AUNAR ESFUERZOS TÉCNICOS, ADMINISTRATIVOS,

ORGANIZACIONALES y FINANCIEROS ENTRE EL MUNICIPlO DE NUNCHÍA Y LA CORPORACIÓN SANTA CLARA LA REAL, CON EL PROPÓSITO DE IMPULSAR PROYECTOS Y ACTIVIDADES DE INTERES PÚBLICO, CONSISTENTES EN LA REALIZACIÓN DEL PLAN ESPECIAL DE MANEJO Y PROTECCIÓN - PEMP DEL CENTRO HISTÓRICO DEL MUNICIPIO DE NUNCHÍA - CASANARE y SU ZONA DE INFLUENCIA”. Este Convenio ha sido objeto de varias prórrogas, su plazo de ejecución superó al periodo señalado en el convenio interadministrativo 1182 de 2014 y la entrega de los productos pactados alcanza, aproximadamente, a un 75%. Falencias en el proceso de planeación contractual

La Gobernación de Casanare y la Alcaldía de Nunchía suscribieron el convenio interadministrativo No. 1182 del 8 de octubre de 2014, con aportes de $290.000.000 y $30.000.000 respectivamente. El plazo establecido fue 7 meses y el acta de inicio se suscribió el día 14 de octubre de ese año, lo cual implicaba su terminación el día 13 de mayo de 2015. Con base en los recursos provistos por el anterior convenio interadministrativo, la Alcaldía de Nunchía celebró el convenio de cooperación No. 168 del 6 de diciembre de 2014 con la CORPORACIÓN SANTA CLARA LA REAL (CSCLR). Para el citado convenio se estableció un plazo de 7 meses contados a partir del Acta de inicio, la cual se suscribió el día 17 de diciembre de 2014, lo que conllevaba a su terminación el día 16 de julio de 2015. Vistos los documentos que obran en el expediente contractual, se pudo constatar las siguientes actuaciones:



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1. El 25 de mayo de 2015, la CSCLR solicita una prórroga por 2 meses. 2. El 22 de junio de 2015, la Secretaría de Desarrollo Económico oficia a la

Alcaldesa, solicitando un adicional en valor por $30.000.000 y una prórroga en tiempo por 2 meses.

3. El 13 de julio de 2015, la Secretaria de Desarrollo Económico oficia a la CSCLR informándole que la administración municipal está interesada en celebrar un adicional por $30.000.000 y un plazo por 2 meses.

4. El día 13 de julio de 2015 la CSCLR manifiesta que está interesada en celebrar el adicional propuesto.

5. El día 13 de julio de 2015 se firma la prórroga y adición por $30.000.000 y 2 meses de más.

6. El día 14 de septiembre de 2015 se firma la prórroga 001 por 3 meses. 7. El día 16 de noviembre de 2015 la CSCLR solicita suspender provisionalmente el

convenio. No indica el tiempo requerido. 8. El día 10 de diciembre de 2015 se suscribe una prórroga por 2 meses.

Dentro de los argumentos expuestos por la CSCLR para las prórrogas solicitadas, resaltan los siguientes:

En oficio del 25 de mayo de 2015, se indicó por parte de la CSCLR la existencia de “situaciones de carácter técnico, dificultades en el acceso a la información esencial

para la conformación de la formulación del Plan Especial de Manejo y Protección (PEMP) del Centro Histórico del Municipio de Nunchía Casanare y su zona de influencia"

En oficio del 14 de septiembre de 2015 la CSCLR manifestó:

1. “Nos encontramos a la espera de las propuestas macro a nivel urbano que debe presentar el equipo del Esquema de Ordenamiento Territorial (E.O.T.) para insertarlas dentro de las propuestas micro que el PEMP plantea para el centro histórico de Nunchía.

2. Con el ánimo de generar una articulación no solo puntual sino de contexto en las áreas

colindantes al centro histórico se realizará los niveles de intervención asados en los polígonos generales que formule el EOT, por lo cual estamos a la espera de dicha información para establecer los niveles de orden patrimonial.

3. Estamos a la espera de la información sobre instrumentos de gestión financiera y programas de ejecución del EOT de Nunchía, ya que sin esta información no se puede esclarecer la aplicabilidad de la plusvalía ni su hecho generador, con miras de proyectar un rubro para utilización de este en el finamiento deI PEMP.

4. Haciendo una juiciosa revisión de la numeración de las manzanas catastrales que se encontraron en el plano adquirido en el IGAC y la numeración encontrada en la base catastral del municipio, vemos que dicha numeración es completamente diferente, lo que requiere tiempo adicional para comparar las dos informaciones y de esta forma



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consolidar la base de datos necesaria para establecer los inmuebles que serán objeto de especial atención en el PEMP. Como se puede ver en el siguiente plano los números en color azul es la numeración de las manzanas entregada por el lGAC y los números en color naranja son los números de acuerdo al análisis hecho a la base catastral del municipio.

5. El normal desarrollo de /a formulación del PEMP se ha visto afectado en tiempo por las inconsistencias encontradas en la base catastral del municipio donde es evidente la falta de claridad en la información, este es el archivo del municipio filtrado con algunas direcciones las cuales salen repetidas con diferentes propietarios y/o características, (adjunto pantallazo)"

Mediante oficio del 10 de diciembre de 2015, la CSCLR expresa: "Por medio de la presente atentamente me permito solicitar una prórroga al convenio de referencia por un plazo de dos (2) meses, tomando en cuenta las situaciones que se han presentado y sumado a esto la apremiante necesidad en que nos encontramos de recibir las observaciones, apreciaciones y/o correcciones que tenga a lugar la fase I del PEMP documento de diagnóstico, radicado en días pasados para su revisión. Cabe anotar que la fase /1 documento de formulación se encuentra en proceso de elaboración y no ha podido ser culminado y entregado debido a que la gran mayoría de sus componentes se derivan Directamente de la fase I documento de diagnóstico. Por lo anterior respetuosamente solicitamos se tenga en cuenta esta solicitud."

De otra parte, debe precisarse que el adicional en valor por $30.000.000 y en plazo por 2 meses, que se suscribió el día 13 de julio de 2015, surge como consecuencia de la obligación contenida en el convenio interadministrativo 1182 de 2014, ya que estos recursos estaban destinados a financiar servicios requeridos para la ejecución del convenio de cooperación. Visto el anterior acontecer cronológico del convenio de cooperación, así como las razones esgrimidas para adicionarlo y prorrogarlo en varias oportunidades, puede concluirse sin mayor esfuerzo el claro desconocimiento de algunos de los principios rectores de la función administrativa y la gestión fiscal contenidos en los artículos 209 y 263 de la Constitución Política, en especial, del principio de planeación.

De hecho, es evidente que la administración municipal no planificó adecuadamente la realización de las actividades previstas en el convenio de cooperación 168 de 2014. No es entendible en manera alguna que contando el convenio interadministrativo 1182 de 2014 con un plazo de ejecución de solo 7 meses, también se hubiera pactado igual plazo para el convenio de cooperación; mucho menos que se hubiera adicionado los recursos propios a que se había obligado hasta faltando escasos 3 días para vencer el plazo inicial y, para rematar, que una buena parte de la información insumo para el



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trabajo de la CSCLR estuviera dependiendo –según argumentaron- de lo que hicieran otros equipos de profesionales como el encargado de ajustar el EOT de Nunchía.

Sobre el principio de planeación en la contratación estatal, valga citar lo señalado por el Consejo de Estado: “(…) es una manifestación del principio de economía que rige los

contratos de la administración, en la medida en que su cabal cumplimiento garantiza que la ejecución del futuro contrato, en las condiciones razonablemente previsibles, se adelantará sin tropiezos, dentro de los plazos y especificaciones acordados, puesto que la correcta planeación allana el camino para evitar las múltiples dificultades que se pueden presentar alrededor de las relaciones contractuales de las entidades estatales.

Contrario sensu, el incumplimiento de este deber se traducirá en una errática ejecución contractual, que se enfrentará a diversos obstáculos e inconvenientes, los cuales a su vez se pueden traducir en demoras y sobre costos en la obtención del objeto contractual en cuestión, todo lo cual, obviamente, atenta contra el mencionado principio de economía que debe regir en

la contratación estatal” (Consejo de Estado, Sala Plena de lo Contencioso Administrativo, Radicación 11001-03-15-000-2011-01127-00). Como se puede apreciar, la deficiente planeación de las actividades a realizar y sus requerimientos, conllevaron al convenio de cooperación 162 de 2014 a un derrotero tortuoso e incierto, con menoscabo a los fines de la contratación estatal, en la medida que no hay certeza plena en la obtención de los productos finales; razón por la cual, se establece un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario por la contravención a los principios de la función pública y la gestión fiscal señalados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y por inobservancia del numeral 1°del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

En consecuencia, y dado que las anteriores situaciones ya fueron planteadas, se constituye un hallazgo administrativo, con presunto alcance disciplinario, la cual se adiciona al hallazgo HA3 HD1 “Falencias en el proceso de planeación contractual”, por tratarse de un caso similar. HA4 Deficiencias en el seguimiento y control de obligaciones tributarias y de seguridad social del contratista La Alcaldía de Nunchía, con cargo a los recursos aportados por la Gobernación de Casanare en el contrato interadministrativo No. 1182 de 2014, celebró con la CSCLR el convenio de cooperación No. 168 del 16 de Diciembre de 2014 por $310.000.000; de los cuales la CSCLR aporta $20.000.000 en especie (apoyo con personal administrativo y servicios) Según los estudios previos que soportan los costos del convenio de cooperación con la CSCLR, los valores acordados a pagar por honorarios, conforme a los perfiles profesionales requeridos, son los siguientes:



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ITEM PROFESIONAL CANTIDAD VALOR TOTAL

1 DIRECTOR DE ESTUDIO o ESPECIALISTA DE PROYECTOS

1 82.970.207,95

2 ASESOR EN PATRIMONIO Y URBANISMO 1 70.003.007,20

3 PROFESIONAL EN ECONOMIA O CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

1 10.526.950,28

4 PROFESIONAL EN DERECHO CON EXPERIENCIA EN DERECHO URBANO

1 7.895.212,71

5 PROFESIONAL Y ESPECIALISTA EN PROCESOS DE PARTICIPACIÓN CIUDANANA

1 8.966.214,04

6 PROFESIONAL EN HISTORIA 1 9.016.565,95

7 PROFESIONAL EN TURISMO 1 4.852.466,47

8 PROFESIONAL EN MOVILIDAD 1 3.639.349,85

9 PFOFESIONAL EN EL AREA MEDIO AMBIENTAL 1 3.639.349,85

10 PROFESIONAL EN ESTADÍSTICA 1 5.822.959,77

11 INGENIERO DE SISTEMAS 1 4.609.843,15

12 PROFESIONAL SOCIÓLOGO, ANTROPÓLOGO Y/O GWETSOR CULTURAL CON EXPERIENCIA EN PATRIMONIO INMATERIAL

1 5.822.611,20

13 ARQUITECTO DE APOYO 1 11.333.504,00

14 TECNÓLOGOS 4 20.901.440,00

TOTALES 17 249.999.682,42

IVA (16%) 39.999.949,00

AJUSTE AL PESO 368,39

COSTO FINAL (AJUSTADO AL PESO) 290.000.000,00

Como se puede observar, el valor total que se determinó pagar por honorarios es de $249.999.682; al cual se adiciona el valor que por IVA pudieren facturar los profesionales y una cifra de ajuste, para así asignar en su totalidad los $290.000.000 aportados por el departamento de Casanare.

Al revisar los valores comprometidos por la CSCLR con cargo a los recursos aportados por la Gobernación, se encontró que la corporación celebró contratos con los diferentes profesionales requeridos, en los términos que se indican en el siguiente cuadro:

No CONTRATISTA No.

CONTRATO DE CSCLR

FECHA ÁREA PROFESIONAL PLAZO MESES

VR TOTAL CONTRATOS CELEBRADOS

1 JUAM GUILLERMO ESCOBAR LAVERD 020/2015

ENERO 5/2015 ANTROPOLOGO 3 6.754.228

2 LUIS ALEJANDRO ALEMAN RIOS 021/2015

ENERO 5/2015

INGENIERO DE TRANSPORTES Y VÍAS 3 4.221.645

3 GUSTAVO ORLANDO BARRERA MARIÑO 021/2015

ENERO 5/2015

ESTADÍSTICO 3 6.754.633

4 MARIA PAZ BARRAGAN ALFONSO 013/2015

ENERO 5/2015

PROCESOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 4 10.400.808

5 JUAN PABLO AVELLA CUBIDEZ 15/2015

ENERO 5/2015

ÁREA MEDIO AMBIENTAL 3 4.221.645

6 SERGIO FELIPE SHDLOSKI LAGOS 016/2015

ENERO 5/2015

TECNÓLOGO EN OBRAS CIVILES 5 6.061.417



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7 JENNY LILIANA LEON 018/2015 TECNOLOGO EN OBRAS CIVILES 5 6.061.417

8 PEDRO ARISTIDES SUAREZ SUÁREZ 019/2015

ENERO 5/2015

TECNÓLOGO EN OBRAS CIVILES 5 6.061.417

9 JUAN PABLO CAMARGO GOMEZ 008/2015

ENERO 5/2015 ABOGADO 3 9.158.446

10 MAURICIO SALAMANCA APONTE 011/2015

ENERO 5/2015 ARQUITEC. DE APOYO 4 13.146.864

11

CARLLOS AN DRES CARREÑO HERNANDEZ 012/2015

ENERO 5/2015

ASESOR EN PATRIMONIO Y URBANISMO 7 81.203.488

12 PEDRO PABLO ROJAS CARRILLO 01/2015

ENERO 5/2015

DIRECCIÓN DIAGNOSTICO- DIREC. DE ESTUDIO 7 96.245.441

13 FABIO ALEXANDER FIGUEROA ACEVEDO 002/2015

ENERO 5/2015

PROFESINAL ECONOMÍA 4 12.211.262

14 OLGA LUCIA SOTO GONZALEZ 003/2015

ENERO 5/2015 PROFES. TURISMO 3 5.628.861

15 LUIS CARLOS BLANCO LEAL 004/2015

ENERO 5/2015

ING. SISTEMAS 3 5.347.418

16 HENRY NEIZA RODRIGUEZ 007/2015

ENERO 5/2015

PROFESIONAL EN HISTORIA 5 10.459.216

17 ALBERTO PLATA ROJAS (*) 006/2015

ENERO 5/2015

APOYO PATRIM. CULTU RAL E HISTORIA LOCAL 6 5.818.000

18 MARIA MERCEDES ALARCON DE PLATA(*) 005/2015

ENERO 5/2015

COMPONENTE TURÍSTICO 6 5.506.000

VALOR TOTAL DE LOS CONTRATOS CELEBRADOS POR LA CSCLR 295.262.206

(*) Los contratos suscritos con los profesionales Alberto Plata Rojas y María Mercedes Alarcón de Plata, fueron terminados anticipadamente y sólo se reconocieron $5.818.000 y 5.506.000 por los servicios prestados (folios 318 y 325)

Como se puede observar en el anterior cuadro, la CSCLR comprometió mediante contratos privados la suma de $295.262.206. Si se tiene en cuenta que con cargo a los aportes de la Gobernación de Casanare solo se podían comprometer $249.999.682 para el pago de honorarios, se tendría que la CSCLR comprometió un mayor valor por $40.000.317, que corresponden al IVA (16%) y el ajuste al peso.

En consecuencia, y de acuerdo a lo dispuesto en el Estatuto Tributario, al momento de efectuar los pagos de honorarios, la CSCLR debió retener el porcentaje correspondiente del IVA en cada caso, efectuar el pago a la DIAN y allegar los respectivos documentos soportes a la Alcaldía, para efectos de verificación por parte de la supervisión. Al respecto es de señalar que no se encontraron documentos en el expediente contractual que soportaran las respectivas actuaciones. Por otra parte, no se evidenció el aporte al expediente de la totalidad de las planillas de pago por seguridad social (salud, pensiones y riesgos profesionales) que debieron realizar los profesionales contratados por la CSCLR.



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Conforme a lo anterior, y como quiera que el convenio de Cooperación No 168 de 2014 no se encuentra liquidado a la fecha de la visita de campo, se establece un hallazgo administrativo, con el objeto de ser considerada en el trámite de liquidación. HA5 HD2 Falencia en la asignación de la supervisión

Mediante oficio del 16 de diciembre de 2014, la señora Alcaldesa Municipal de Nunchía asigna a la Secretaria de Desarrollo Social la supervisión del convenio de cooperación No. 168 de 2014.

Dentro de los diferentes productos que el cooperante debía entregar resaltan, entre otros, los siguientes:

Propuesta legal y normativa que establezca con claridad los niveles de intervención y condiciones de manejo del sector urbano de su área de interés y periferia histórica.

Elaboración de la resolución del establecimiento del PEMP de acuerdo con la estructura establecida por la dirección de patrimonio del ministerio de cultura para efecto.

Documentos de incentivos y compensaciones

Memoria de identificación y plano de análisis de conflictos urbanos y potencialidades apoyada en un plano a escala 1:2000. la información contenida en estos planos debe corresponder con las más recientes cartas catastrales del IGAC incluida la numeración de manzanas y predios debidamente geo referenciadas.

Memorias de talleres y procesos de concertación del contenido del PEMP, actas de talleres, listas de participantes con números de cedulas y direcciones de contacto, documentos producidos durante los talleres y para su divulgación. (videos, fotografías, grabaciones, etc.)

Formulación del plan, acompañado de la información planimetría, gráfica y documental (deberá contener área afectada, zona de influencia, propuesta integral de niveles de intervención y de las condiciones de manejo en los aspectos: físico-técnicos administrativos y financieros, plan de divulgación).

Cartografía.

Cartografía de diagnóstico - planimetría geo-referencia que contenga como mínimo los siguientes planos: localización del BIC respecto al resto de la ciudad, evolución urbana del BIC, delimitación actual del BIC y su zona de influencia que contenga la nomenclatura y los números catastrales de los predios, niveles de intervención de los inmuebles de área de estudio, morfología predial, ocupación, alturas, usos. (Fuente: Estudios Previos, Convenio de Cooperación 168 de 2014)

Como se puede apreciar, los productos que el contratista debía entregar implican un cierto grado de complejidad, que se corrobora con la participación de múltiples perfiles



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profesionales en su elaboración (antropólogos, historiadores, economistas, estadísticos, ingenieros de vías, expertos en turismo y otros más); situación que debió ser considerada al momento de determinar cuál era el medio más idóneo para la vigilancia y control de las actividades por parte de la administración municipal. De hecho, es evidente que la asignación de las labores de supervisión en cabeza de la Secretaria de Desarrollo Social resultó insuficiente para ejercer una adecuada vigilancia no solo al cumplimiento de las actividades a realizar sino, además, para evaluar los parámetros básicos de calidad de los productos a entregar, así como su correspondencia técnica con el objeto contractual. Desde esta perspectiva, la administración municipal estaba en la obligación de contratar una interventoría externa, con unos conocimientos especializados y dedicación temporal y proporcional al tiempo requerido para la ejecución del convenio, a fin de garantizar que el cooperante cumpliera en términos de oportunidad y calidad los compromisos pactados. Al respecto, el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 señala: Artículo 83. Supervisión e interventoría contractual. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

(…) La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la entidad lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. (...)” (subrayado puesto).

Esta situación denota una falencia en el adecuado seguimiento y control a la ejecución del convenio de cooperación 168 de 2014, lo que conllevó al recibo de documentos técnicos sin un examen apropiado de calidad y pertinencia con el objeto contractual; lo cual constituye, de una parte, un riesgo frente a la aceptación o no de los mismos por parte de la Gobernación de Casanare y su validación por parte del Ministerio de Cultura y, por otra, un desconocimiento a lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 y del numeral 1°del artículo 34 de la Ley 734 de 2002; razón por la cual, se establece un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.



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No.5: No se informó sobre el estado del contrato de prestación de servicios de la doctora

Tatiana Cárdenas, contadora externa del municipio.

Resultados de la verificación: Al revisar la documentación existente en el expediente contractual, se encontró el Acta de Liquidación del contrato de prestación de servicios profesionales No.004 de 2015, en la que se evidencia la ocurrencia de 4 suspensiones y un reinicio de fecha 29 de enero de 2016, con fecha de terminación del plazo de ejecución del contrato el 16 de febrero de 2016. Es de precisar que esta situación se presentó con ocasión al estado de embarazo que presenta la señora Contadora, condición que le ha conllevado situaciones de incapacidad médica y a que la administración le mantenga en su cargo, conforme a las disposiciones legales de protegen a la mujer en condición de gravidez. Por lo anterior, no se formula ningún hallazgo. No.6: No se encuentra la obra física completa del acueducto de la vereda Buenos Aires y no se

pudo probar el funcionamiento del mismo. Resultados de la verificación: Dado que esta situación se refiere al Contrato No.0114.14.01-002 de 2010, y que sobre el mismo ya se efectúo el correspondiente análisis, no se formulan observaciones al respecto. No.7: La anterior administración no realizó informe sobre el convenio interadministrativo de

cofinanciación No. F-558 DE 2015, en dicho convenio no se presentaron los informes de los meses de noviembre y diciembre de 2015. Resultados de la verificación: La Entidad realizó los informes correspondientes a los meses de noviembre y diciembre, los cuales fueron presentados ante el Ministerio del Interior. En consecuencia, no se formula observación al respecto. No.8: En el contrato cuyo objeto es "REALIZAR LA CONSTRUCCIÓN y MONTAJE DEL

SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA EN SITIOS ESTRATEGICOS DEL MUNICIPIO DE NUNCHÍA - CASANARE, COMO ESTRATEGIA PARA MANTENER Y FORTALECER LA SEGURIDAD y CONVIVENCIA CIUDADANA", no se realizó la revisión y entrega de los equipos a la oficina de telemática de la policía nacional, actividad que estaba prevista dentro de los compromisos contractuales.



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Resultados de la verificación: Los datos correspondientes al contrato en cuestión son los siguientes:

CONTRATO 118 de septiembre 01 de 2015

CLASE OBRA

OBJETO REALIZAR LA CONSTRUCCIÓN y MONTAJE DEL SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA EN SITIOS ESTRATÉGICOS DEL MUNICIPIO DE NUNCHÍA - CASANARE, COMO ESTRATEGIA PARA MANTENER Y FORTALECER LA SEGURIDAD y CONVIVENCIA CIUDADANA

CONTRATISTA UT NUNCHIA SEGURO

VALOR $621.064.469 (Incluye adicional)

PLAZO DOS (2) MESES

las cuatro cámaras activas sala de control

Cabina de control Panel de control



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HA6 Falta de implementación del sistema de video vigilancia (CCTV)

Conforme a la revisión del expediente contractual y la visita practicada a las instalaciones de la central de monitoreo del sistema de video vigilancia, se determinan las siguientes situaciones:

El sistema de video vigilancia está conformado, en general, por una central de monitoreo interconectada con 7 cámaras ubicadas en los siguientes lugares: Una (1) en el punto La Nevera vereda Las Cañas, dos (2) en la vereda La Yopalosa (Centro Poblado) y cuatro (4) en el casco urbano.

Las cámaras ubicadas en el centro poblado La Yopalosa y en el punto La Nevera Vereda Las Cañas, están conectadas a la central de monitoreo por un sistema de “radio enlaces” que consta de un equipo especial de comunicaciones y una antena externa; cuyo funcionamiento, según se informó por el Almacenista, se ve afectado por las condiciones climáticas adversas del sector.

El sistema de video vigilancia, si bien es cierto que funciona y se mantiene encendido, no se utiliza como tal, ya que los equipos de la central de monitoreo se encuentran ubicados en el Centro de Convivencia Ciudadana de la Alcaldía Municipal y no en la Estación de Policía.

Al no estar ubicados los equipos de la central de monitoreo en la Estación de Policía, se pierden los atributos de oportunidad y de prevención del sistema, ya que no hay un funcionario policial que este pendiente de los monitores para revisar y evaluar en tiempo real las situaciones que puedan presentarse en un momento dado, lo cual termina afectando el propósito final con el cual se adquirió el sistema, que es ayudar a controlar y prevenir situaciones de inseguridad.

Los equipos de la central de monitoreo están bajo responsabilidad y custodia del Almacenista Municipal, quien es el único que tiene acceso a la sala donde se encuentran estos equipos. Se indagó al respecto al comandante de la Estación de Policía de Nunchía, quien manifestó que el sistema de cámaras aún no ha sido entregado a ese organismo de seguridad por encontrarse en periodo de pruebas técnicas. Sobre este punto debe tenerse presente que, según el Decreto 4366 de 2006, corresponde a la Policía Nacional el control de los centros de monitoreo de los sistemas de vídeo vigilancia mediante circuitos cerrados de televisión (CCTV).

Al indagarse las razones por las cuales la central de monitoreo no había quedado ubicada en la Estación de Policía, se informó que el municipio aun no contaba con una instalación definitiva para la Policía Nacional, y que las instalaciones actuales no ofrecen las condiciones necesarias para ubicación de los equipos.



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La administración municipal, junto con el interventor, suscribió el día 28 de diciembre de 2015, un Acta de Terminación y Recibo de Contrato de Obra Pública, en la cual se recibe a satisfacción las obras y elementos pactados en el contrato 118 de 2015.

Mediante oficio No. S-2016-070 DISPO/ESTPO 29.25 del 19 de febrero de 2016, el Grupo de Telemática de la Policía Nacional Departamento de Casanare, informa a la administración municipal las falencias encontradas en la revisión del sistema de video vigilancia instalado en el municipio de Nunchía; las cuales fueron comunicadas por parte de la Secretaría General y de Gobierno, según oficio SGYG. 0101.16.02-032 del 22 de febrero de 2016, a la UT Nunchía Seguro.

La UT Nunchía Seguro, mediante oficio y registro fotográfico anexo, informa a la Secretaría General y de Gobierno las correcciones y ajustes realizados conforme a las observaciones emitidas por el Grupo de Telemática de la Policía Nacional; precisando que buena parte de las mismas corresponden a ítems no pactados en el contrato.

Según se informó por parte del comandante de la Estación de Policía de Nunchía, se está a la espera de una nueva visita del personal del Grupo de Telemática de la Policía Nacional, para determinar si el sistema de video vigilancia cumple o no con las especificaciones técnicas requeridas por esa institución.

Conforme a las anteriores consideraciones, esta Contraloría determina un hallazgo administrativo, con el objeto que la Alcaldía de Nunchía tome las acciones que correspondan para dejar la operación del sistema de video vigilancia a la Policía Nacional, conforme a lo dispuesto en el Decreto 4366 de 2006. HA7 HD3 Pago de anticipo no pactado

La cláusula 4 del contrato 118 de 2015, que se refiere al “VALOR DEL CONTRATO Y FORMA DE PAGO”, establece que la Alcaldía de Nunchía “…pagara al contratista el

valor del presente contrato de la siguiente manera: Un cien por ciento (100%) del valor total del contrato a su liquidación una vez se haya presentado por parte del contratista los siguientes documentos: (…)”.

Al revisar el expediente contractual, se encuentra que la administración municipal suscribió el día 28 de diciembre de 2015 un Acta de Terminación y Recibo de Contrato de Obra Pública, en cuyo texto, en el acápite “A. ESTADO FINANCIERO”, numeral 2 “Balance General”, se incluye una partida por “Valor amortización del anticipo” por $274.455.828,50, que equivale al 50% del contrato inicial, como se puede observar en la siguiente imagen:



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El valor señalado como anticipo efectivamente se canceló según comprobante de pago No. 01045 del 29 de octubre de 2015. Esta situación contrasta con lo pactado en el contrato, toda vez que no se pactó el pago de anticipo, ni se halló otro sí alguno en el que se modificara la forma de pago. Adicionalmente, y conforme a lo dispuesto en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, debe tenerse presente que cuando una entidad territorial pacta el pago de anticipo en un contrato de obra, el contratista está en la obligación de constituir “…una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de

anticipo…”, de lo cual no se halló evidencia en el expediente contractual. Esta situación, además de contrariar lo dispuesto en la norma referida, denota carencia de control en los procedimientos de Tesorería y pone en riesgo los recursos del municipio ante un eventual uso indebido de los mismos por parte del contratista; razón por la cual se determina un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.

HA8 HF1 Sobrecostos en bienes adquiridos Al evaluar la razonabilidad de los precios pagados por los bienes y servicios previstos en el contrato No. 118 de 2015, para lo cual se efectuaron comparaciones con los costos unitarios previstos en otros contratos de objeto similar celebrados también por municipios, se pudieron establecer mayores valores en los mismos, los cuales se referencian en el siguiente cuadro:



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ENTIDADCONTRATO

No.PRECIO

6 PROTECTOR ANTIRROBO (corona antiescalatoria) (Nota 1)MUNICIPIO DE

MANÍ152 DE 2014 415.8 899 483.2 2.899.200

1

SUMINISTRO

DE UN

SISTEMA DE

GRABACIÓN

DIGITAL PARA

16 CÁMARAS

IP DISCO DURO

7200 RPM,

CON

CAPACIDAD

DE 4 TB.

MUNICIPIO DE

OROCUE379 DE 2015 6.890.000 13.400.000 6.510.000 6.510.000

6 GABINETES PARA NODOS Y CÁMARAS.MUNICIPIO DE

OROCUE379 DE 2015 790 2.660.000 1.870.000 11.220.000

1

TORRE DE

COMUNICACIO

NES RIENDADA

12 METROS

MÁS

ACCESORIOS

MUNICIPIO DE

OROCUE379 DE 2015 3.800.000 21.980.000 18.180.000 18.180.000

6

POSTE DE

VIDEO

VIGILANCIA DE

12 MTS, DE

610 KILOS DE

TENSIÓN,

INCLUYE

PARARRAYOS

(Nota2)

MUNICIPIO DE

MANÍ152 DE 2014 1.860.000 3.596.000 1.736.000 10.416.000

2000

OBRA DE

INSTALACIÓN

DE TENDIDO DE

FIBRA ÓPTICA

EN ANILLO

REDUNDANTE.

2000 M TS

MUNICIPIO DE

OROCUE379 DE 2015 33.5 58.215 24.715 49.430.000

1

MOBILIARIO Y

PUESTOS DE

TRABAJO (

una silla

ergonómica y

un escritorio en

vidrio con

archivador)

(Nota 3)

MUNICIPIO DE OROCUE379 DE 2015 1.980.000 8.700.000 6.720.000 6.720.000

$105.375.200TOTAL VALOR DIFERENCIA COMO PRESUNTO SOBRECOSTO

CANTIDADDESCRIPCIÓ

N

REFERENCIAPRECIO

CONTRATO

168 DE 2015

NUNCHÍA

DIFEREN CIA

UNITARIA

TOTAL

DIFERENCIA

Nota 1: Se toma como referencia un precio unitario del contrato No. 152 de 2014, el cual se ajustó en un 10% para efectos de comparabilidad con precios del 2015.

Nota 2: Se toma como referencia un precio unitario de un poste de ferroconcreto de 14 metros y 750 kgrs, cuyo valor se ajusta en un 20%, que incluye el efecto de la inflación y el costo estimado de un pararrayos. Nótese que en el contrato 118 de 2015, se registra un poste de 12 metros y 610 kgrs, con pararrayos incorporado. Este elemento, al juzgar por las fotos de los postes que soportan las cámaras, corresponde a un modelo básico, que en el mercado se oferta a un costo aproximado de $100.000.

Nota 3: De conformidad con la inspección ocular efectuada a la central de monitoreo, se pudo observar que, de una parte, la silla suministrada corresponde comercialmente a una silla “Tipo Presidente, giratoria y ergonómica”, y por otra, el escritorio y su archivador adjunto son muebles corrientes de común disposición en el mercado.

Por lo anterior, y conforme a las reglas de la lógica y la experiencia, resulta extravagante plantear que la silla y el escritorio que se muestran en la siguiente imagen, puedan costar $8.700.000.



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Como se puede concluir de las cifras contenidas en el cuadro anterior y las precisiones efectuadas en las notas aclaratorias, es evidente el mayor costo de estos bienes frente al precio de adquisición de los mismos o similares por parte de otros municipios, así como en condiciones normales de mercado. Por lo anterior, se determina un hallazgo administrativo con presunto alcance fiscal por la suma de $105.375.200. HA9 Mecanismo inapropiado para la aprobación de pólizas

Según se constató en la revisión de contratos adelantada dentro del proceso de auditoría especial a la Alcaldía Municipal de Nunchía, la aprobación de las respectivas pólizas que amparan los riesgos determinados en la contratación realizada, se efectúa mediante la imposición y diligenciamiento de un sello en el reverso de las mismas, tal y como se aprecia en la siguiente imagen:

Sello de aprobación de pólizas



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Respecto al uso del anterior procedimiento, este Órgano de Control se permite formular las siguientes observaciones:

No es posible identificar plenamente los servidores públicos y/o contratistas que intervienen en la aprobación.

No hay claridad en la definición de cada uno de los amparos contenidos en la póliza.

No hay claridad sobre el alcance de la aprobación o no de los distintos amparos que debe contener la póliza.

Se dificulta la determinación de responsabilidades individuales en caso de investigación por falencias en la aprobación de las pólizas.

En este orden de ideas, la aprobación de las pólizas, en el contexto de lo dispuesto en el Manual de Contratación y la Ley 87 de 1993, debe materializarse en un acto administrativo, cuyo contenido corresponda a la identificación y registro de los elementos básicos que requiera una acción de esta naturaleza, tales como: nombres y/o razón social del afianzado, amparos que cubre, nombres y apellidos de quien revisa y de quien aprueba, cargos desempeñados para el personal de planta y número del contrato cuando sea del caso y fecha de expedición. La anterior situación, se origina en deficiencias y falta de revisión del procedimiento establecido para la aprobación de las pólizas, conllevando a un hallazgo administrativo. 2.2.3 Área de Contabilidad

No.1: a. Cuentas bancarias con saldo en “rojo” y otras embargadas. b. Cuentas bancarias de convenios liquidados con saldos sin desafectar. c. Deficiencias en conciliaciones bancarias.

HA10 Inconsistencias en las conciliaciones bancarias y saldos de cuentas auxiliares de bancos Resultados de la verificación: Según manifestó la Contadora del municipio de Nunchía, se presentan inconsistencias en algunos saldos de cuentas bancarias, así como en las conciliaciones. Al respecto, se informó por la administración saliente que esa situación se presentó dentro del proceso de consolidación de la información contable de la Unidad Administrativa de Servicios Públicos Domiciliarios y que se encuentra en fase de depuración.



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En cuanto a las conciliaciones bancarias, se observa que aparecen movimientos acumulados sin depurar y/o identificar; a lo cual la Contadora manifiesta que los mismos vienen de tiempo atrás, y que ya estaban desde antes de ella asumir el cargo. La contratista señala, además, que para poder depurar esa información, se requiere contratar los servicios de un auxiliar contable o persona que, con dedicatoria completa, esté en capacidad de realizar ese trabajo; situación que se juzga razonable por el volumen de los movimientos y tiempo desde el que viene presentándose esa situación. En el caso de los saldos de las cuentas que corresponden a convenios, la administración municipal deberá proceder a la liquidación de los mismos, e identificar la propiedad de los saldos en efectivo, a fin de trasladar los remanentes que correspondan a la entidad cooperante y liberar los que constituyan recursos propios del municipio. Dado lo anterior, y como quiera que los municipios deben implementar las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público –NICSP a partir del 1 de enero de 2017, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 533 del 8 de octubre 2015 expedida por la CGN, es necesario que la administración municipal adelante la depuración no solo de las conciliaciones bancarias sino de las demás partidas contables que así lo requieran. En consecuencia, se determina un hallazgo administrativo. No.3: Se recibe un municipio con Ias cuentas de recursos propios embargadas por el

Departamento de Casanare por un valor de $1.500.000,000, excepto la cuenta 0-8623-000001-9 del banco agrario sucursal Nunchía, Esto no fue notificado al momento de recibir el municipio haciendo que se dificulte el manejo financiero del mismo.

HA11 HD4 Omisión del deber de representación legal judicial La Gobernación de Casanare y la Alcaldía de Nunchía suscribieron el convenio interadministrativo No. 355 de 2007, cuyo objeto era la “Construcción del sistema de acueducto interveredal veredas Yopalosa, Cañas, Redención, Guacharacas, Sirivana, Macuco y Romero del municipio de Nunchía”, por un valor de $ 4.453.280.817. Según se indica en diferentes documentos, las obras realizadas fueron afectadas por la fuerte ola invernal del 2010, presentándose daños en la bocatoma y diferentes pasos elevados, situación que fue corregida por el contratista y la empresa aseguradora por la declaratoria de siniestro que hizo la administración municipal. Finalmente, la Gobernación de Casanare no aceptó suscribir el acta de liquidación bajo el argumento de que “no llegaba agua al sitio denominado Yopalosa”, lugar donde terminaba un extremo del acueducto contratado y, por ende, daba por no construidas las obras pactadas.



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En este escenario de diferencias, la Gobernación de Casanare decidió demandar al municipio de Nunchía y pedir la devolución de todos los aportes más los intereses causados, todo en una cuantía de $7.374.558.299, proceso que se adelantó ante el Tribunal Administrativo de Casanare bajo el radicado número 85001-2333-002- 2012-00228-00. La demanda fue radicada el día 19 de septiembre de 2012 y aceptada por el Tribunal el día 28 del mismo mes. Las partes fueron citadas a audiencia de pruebas, que se iniciaron desde el 16 de mayo de 2013 y concluyeron en octubre 8 de ese año; en las cuales tuvieron participación los testigos técnicos (funcionarios y ex funcionarios), los apoderados judiciales y el perito designado por el Tribunal; éste último con la misión de estimar el valor de las obras realizadas. Desde el 18 de octubre de 2013, las partes tuvieron la oportunidad de alegar por escrito. El término se suspendió por 30 días a solicitud de las partes para intentar conciliar, sin que se diera ningún resultado. Posteriormente, se intentó conciliar en 3 oportunidades más, pero todas resultaron fallidas. El 28 de abril de 2014, según documento extra proceso, la administración municipal de Nunchía expide una Resolución ordenando el pago de $22.000.000 a favor de la Gobernación de Casanare, para dar cumplimiento, según la parte motiva, a lo acordado en el Comité de Conciliación de esa entidad que se celebró el día 26 de febrero de 2014. El pago se efectúo el 29 de abril del mismo año. Según consta en el fallo, el municipio de Nunchía no contestó la demanda ni presentó alegatos de conclusión. El informe pericial determinó que las obras realizadas ascendían a $3.876.613.751, lo que arroja una diferencia no ejecutada de $ 576.667.066. Una vez escuchadas las partes y ex funcionarios que intervinieron, y conocido el informe pericial, el Tribunal Administrativo de Casanare acoge el concepto dado por el perito y falla que el municipio de Nunchía deberá reintegrar a la Gobernación de Casanare, como valor no ejecutado, la suma de $ 576.667.066, que con su respectiva indexación arroja un valor definitivo a pagar de $1.073.497.076. La Gobernación de Casanare, por su parte, mediante Resolución No. 1283 del 23 de noviembre de 2015 ordena el embargo de cuentas de ahorro o corrientes del municipio de Nunchía por la suma de $1.500.000.000; actuación que le es notificada a la Alcaldía con fecha de radicación interna del 22 de diciembre de 2015.

El 31 de diciembre de 2015, la Alcaldesa interpone acción de tutela contra la Gobernación de Casanare, la cual fue fallada en contra de las peticiones planteadas.



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Respeto a las responsabilidades que se derivan del caso, es válido resaltar lo dicho por el Tribunal: “6.6 Semejante caos de planeación, diseños, gestión contractual, seguimiento de las obras, recibo de trabajos y en general, actividades de la cooperación entre Casanare y Nunchía, tuvo como partícipes a servidores de la Secretaría de Obras Públicas de Casanare y Dirección Técnica de Construcciones de la misma, supervisores asignados por el departamento, el último de ellos la Sociedad de Ingenieros de Casanare en la etapa de liquidación del convenio; empleados y asesores de la alcaldía de Nunchía; un contratista de obras civiles (Consorcio Acueductos de Nunchía) y un consultor a cargo de la interventoría (Unión Temporal la Yopalosa), los dos últimos contratados por Nunchía”

Según se advierte en el fallo del Tribunal Administrativo de Casanare, así como de las certificaciones emitidas por la Secretaría de esa Corporación en cuanto a la oportunidad de la notificación del fallo al municipio de Nunchía, es claro que la administración municipal de ese entonces no contestó la demanda ni presentó los alegatos de conclusión que correspondían en el proceso; contrariando con ello lo dispuesto en el numeral 3 del Artículo 315 de la Carta Política, el artículo 84 de la Ley 136 de 1994 y el Artículo 34 de la Ley 734 de 2002. Esta situación denota carencia de un adecuado seguimiento a los procesos judiciales contra el municipio, donde se esté pendiente de realizar las actuaciones que correspondan para no incurrir en negligencia o abandono de las demandas por tratarse de un pleito entre entidades públicas, aún si están haciendo extra proceso otro tipo de acuerdos, ya que el municipio está expuesto a asumir un fallo con consecuencias económicas, que pueden terminar afectando su patrimonio; razón por la cual se determina un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario. En cuanto a posibles responsabilidades de tipo fiscal, es de señalar que la competencia en este campo corresponde a la Contraloría General de la República por tratarse de recursos provenientes de regalías petroleras. En efecto, este organismo de control ya realizó auditoria al convenio en cuestión, tal y como se evidencia en el informe denominado “DEPARTAMENTO DE CASANARE VIGENCIAS 2011- 2012 REGALIAS PETROLERAS VIGENCIA 2012 -SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES” Hallazgo. “H16. D12. F12. FUNCIONAMIENTO DE OBRA PÚBLICA”. (En:

http://www.contraloriagen.gov.co/documents/10136/186575314/INFORME_FINAL_AUDITORIA+GOBERNACION+DEL+CASANARE+VIGENCIAS+2011-+2012.PDF/9c5c4e84-2d2d-40d8-96fa- 1d13349b3db?version=1.0”)

No.4: Existe requerimiento de la Secretaría de Salud Departamental por el manejo de la cuenta

MAESTRA DE SALUD, porque no se han devuelto los rendimientos financieros de cada una de las resoluciones de los giros de salud del departamento.


http://www.contraloriagen.gov.co/documents/10136/186575314/INFORME_FINAL_AUDITORIA+GOBERNACION+DEL+CASANARE+VIGENCIAS+2011-+2012.PDF/9c5c4e84-2d2d-40d8-96fa-

http://www.contraloriagen.gov.co/documents/10136/186575314/INFORME_FINAL_AUDITORIA+GOBERNACION+DEL+CASANARE+VIGENCIAS+2011-+2012.PDF/9c5c4e84-2d2d-40d8-96fa-


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HA12 Saldos de cuentas maestras de salud pendientes por devolver Conforme a la información dispuesta por Contabilidad y la respuesta dada por la administración saliente, la Alcaldía de Nunchía no ha retornado a la Gobernación de Casanare – Secretaria de Salud, los saldos no comprometidos, incluidos los rendimientos financieros, de los recursos que, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1122 de 2007, le fueron girados para la atención al régimen subsidiado. En consecuencia, la administración deberá tomar las acciones que correspondan para devolver los saldos y rendimientos financieros obtenidos, razón por la cual se determina un hallazgo administrativo. No.5: El inventario recibido de almacén fue impreso de una base de datos de Excel y no del

sistema contable de la administración PROSOFT.

Resultados de la verificación: Según la entrevista sostenida con el Almacenista Municipal, la utilización de una hoja de Excel para registro de la información de almacén, obedece a un mecanismo que utiliza el software PROSOFT para el levantamiento de las bases de datos provisionales y facilitar su posterior cargue al sistema. En consecuencia, no se determina ningún tipo de hallazgo. No.6: Revisado los inventarios en el sistema PROSOFT se encuentran: Saldos negativos en

muchos ítems, ítem repetido con distintos códigos, almacenes repetidos con distintos códigos; por lo que se sugiere realizar un saneamiento contable de inventarios.

Resultados de la verificación: La Entidad está subsanando lo correspondiente a esta observación de acuerdo a la certificación expedida por el almacenista municipal quien manifiesta “Que una vez identificados los errores en el ingreso de la información de inventarios

del sistema contable PROSOFT en donde se evidencia saldos negativos e ítems repetidos con distinto código se citó mediante oficio con número de consecutivo ALMN-0107.16.02-035 al comité de inventarios para solicitar autorización para realizar una depuración del módulo y realizar el respectivo saneamiento contable; del mismo modo se solicitó a la ingeniera de soporte del sistema mediante correo electrónico acompañamiento en dicho proceso y adición de

espacios requeridos para el manejo de almacén”. En consecuencia, no se determina ningún tipo de hallazgo.

No.7: Se mencionó ligeramente la existencia de inconvenientes sobre el tema de

Frigocasanare, pero se desconoce detalles y documentación.

Resultados de la verificación: Conforme a la documentación aportada, se pudo constatar que el municipio de Nunchía adquirió 75.000 acciones ordinarias Tipo A de la Empresa Ganadera de Casanare SA - Frigocasanare SA, a un costo nominal de $2.000 cada una, para una inversión total de $150.000.000.



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Según comunicaciones emitidas por la CGR y la Superintendencia Financiera, la empresa Frigocasanare SA no tramitó ante esta última la correspondiente autorización para la emisión de acciones, situación que llevó a ese ente de control a solicitar la reversión de la suscripción accionaria que se llevó a cabo. La Contraloría Departamental de Casanare, por traslado de la CGR, dio apertura al proceso de responsabilidad fiscal No. 1810, a fin de procurar la recuperación de los recursos invertidos.

Ante esta situación, y sin perjuicio de las acciones de orden fiscal que se adelanten, es necesario que la administración municipal de Nunchía adelante las gestiones de orden judicial pertinentes, a fin de hacer efectiva la devolución del monto invertido en Frigocasanare SA. En consecuencia, no se formula ningún hallazgo.

No.8: Se informó que no se llevaron procesos de titulación de baldíos urbanos ni de control

urbanístico.

Resultados de la verificación: Según la información dada por la administración saliente, solamente se adelantaron 2 procesos, los cuales se encuentran en trámite ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. En consecuencia, no se formula ningún hallazgo. No.9: No se encontró el cruce de las cuentas de traslados internos a 31 de agosto de 2015 de

las diferentes cuentas bancarias por concepto de Rete fuente, Fondo de seguridad, Industria y comercio, Sobretasa Bomberil, estampilla pro cultura y estampilla pro anciano.

HA13 Deficiencias en el traslado interno de recursos por impuestos, tasas y contribuciones. Según lo observó la administración entrante, y así lo manifestó la Contadora y el informe de la administración saliente, los valores retenidos a los contratistas por concepto de impuesto de industria y comercio, retención en la fuente, Estampilla Pro Adulto Mayor, Pro Cultura y sobretasa bomberil, no han sido trasladados de las cuentas de donde se giró a sus respectivas cuentas. Dado lo anterior, se establece un hallazgo administrativo, a efectos que la administración municipal realice los traslados pendientes. 2.2.4 Secretaría de Desarrollo Social

No.1: No se realizó entrega escrita del estado en que se encuentran los 8 adultos mayores en

el hogar de protección del municipio de Nunchía.

Resultados de la verificación: La Secretaria de Desarrollo Social certifica que la administración saliente realizó la entrega de la documentación el 7 de marzo de 2016,



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sobre “la descripción de atención psicosocial a los adultos mayores del Hogar de Protección a

través de historia clínica y aplicación de Mini-Mental y Test Geriátrico”. En consecuencia, no se formula ningún hallazgo. No.2: a. Se recibió vacía la cuenta de correó electrónico institucional

[email protected], por tal motivo no se tiene conocimiento de información que reposaba por ese medio hasta el 31 de diciembre del año 2015.

b. Los computadores de esta dependencia fueron entregados sin ninguna clase de datos, excepto los suministrados por la secretaria saliente

HA14 HD5 Falencias en la preservación de información electrónica La Secretaría de Desarrollo Social y el administrador Web Master, certifican que el correo electrónico y el equipo a cargo de esa dependencia “se encontraba sin información” y solo se recibieron algunos archivos digitales como acuerdos, decretos, de lo cual se dejó constancia en el acta respectiva. Al ser requerida la Secretaria saliente, manifestó lo siguiente: “La cuenta de correo

institucional asignada a la dependencia Desarrollo Social se entregó sin información, debido a que allí reposa información que tiene que ver con la gestión realizada por la Secretaria de Desarrollo Social saliente, aquella que tuvo que ver con algún tipo de requerimiento se dio a conocer a la Secretaria de Desarrollo Social entrante para que sirviera de orientación a la gestión que ella realiza”.

Esta situación denota falencias en el proceso de entrega de información y en el alcance de la aplicación del Decreto 2609 de 2012, que señala: “Artículo 18. Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los documentos”.

Como se puede observar, el haber vaciado el correo institucional y el disco duro asignado a esa Secretaría, no solo contrarió una norma vigente sino que, además, obstaculizó en algún grado el conocimiento de la dependencia y de aspectos que pueden afectar las funciones de las misma; razón por la cual se establece un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.




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2.2.5 Área de Archivo No.1: De la Secretaría General y de Gobierno, no se hizo entrega de información de Archivo

para conocer el estado de la guarda, recuperación o conservación de la documentación del municipio.

Resultados de la verificación: Las Secretarías de Planeación y de Gobierno certifican que la entrega de información en los siguientes términos: “Que de acuerdo al documento

ARYCO.0108.16.02-06; de fecha 27 de abril de 2016; me entregó el secretario de Archivo Municipal donde evidencia que realizó dicho informe el cual fue enviado al correo institucional [email protected], el día 18 de diciembre de 2015, a las 10:20 a.m.; el cual tenía adjunto dos páginas donde se evidenciaba el estado general, los avances y

las necesidades de archivo”. En consecuencia no se formula ningún hallazgo. No.2: En la bodega de almacén se encuentran unos bultos en mal estado, con información de

archivo con la cual se recomienda realizar la respectiva destrucción.

Resultados de la verificación: Respecto a esa situación, la administración saliente manifestó: “Esta información es de archivo, este archivo deberá ser revisado cuando el

proceso de gestión documental se implemente para tomar las medidas pertinentes al respecto. La documentación se recibió en ese estado y es de aclarar que esta administración preservo este archivo realizando fumigaciones”.

HA15 Falencias en Gestión Documental

De acuerdo a la inspección realizada por el equipo auditor al área de almacén, se puede evidenciar que se encuentran expedientes y documentos de la Entidad de años anteriores en muy malas condiciones ambientales y físicas, como se puede evidenciar en el siguiente registro fotográfico:

Almacenamiento de documentos en el área de almacén



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Se observó que la entidad no cuenta con un instrumento archivístico, que permita la

normalización de la gestión documental, según lo establece el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, de tal forma que coadyuve a la organización de la documentación y su correspondiente registro para consulta. La entidad cuenta con un Comité de archivo adoptado mediante el Decreto 02 del 14 de enero de 2014, su última reunión fue el 28 de enero de 2016, sin que a la fecha de la visita de auditoria hayan definido políticas, programa de trabajo y toma de decisiones para la eliminación de estos documentos; los cuales fueron depurados en la ejecución del contrato No.012 de 2009. La administración no cuenta todavía con la Tabla de Retención Documental para la realización y aprobación de la tabla de valorización, requisito esencial para proceder a la eliminación de documentos. La Administración cuenta con un espacio en buenas condiciones, que cumple con la normatividad y condiciones requeridas para la salvaguardia de los documentos; sin embargo, el lugar donde está la información que se muestra en el registro fotográfico, no reúne los requisitos mínimos de almacenamiento. Por lo anterior, se determina un hallazgo administrativo, a fin que la Alcaldía continúe con el proceso que viene de años anteriores. No.3: Contratos que no contienen la totalidad de la información documental, según las

observaciones presentadas por la administración actual:

a. "ESTUDIO y DISEÑO GEOMETRICO Y DE PAVIMENTOS DE LA VÍA YOPALOSA – PRETEXTO, COREA y VARIANTE COREA PRETEXTO EN EL MUNCIPIO DE NUNCHÍA”

b. "ESTUDIO y DISEÑO DEL ACUEDUCTO INTERVEREDAL VEREDAS YOPALOSA,

CAÑAS, REDENCIÓN, GUACHARACAS, SIRIVANA, MACUCO y ROMERO, MUNICIPIO DE NUNCHIA, DEPARTAMENTO DE CASANARE”

c. “COFINANCIACIÓN CONVOCATORIA MADR-AIS-IICA-2009, REINICIO Y

TERMINACIÓN CANAL DE SECCIÓN TRAPEZOIDAL REVESTIDO EN CONCRETO PARA EL TRASVASE DE AGUA DEL DISTRITO DE IRRIGACIÓN EN PEQUEÑA ESCALA ASPROCANAL DEL KM 0 MTS EN EL CANAL DE DESECHO AL KM 3 + 250 MTSY PROTECCIÓN LATERAL PIEDRA PEGADA AL KM 6 + 400 MTS EN ENTREGA AL CAÑO MOATO”

Resultados de la verificación: Con respecto a las tres (3) observaciones en las que la administración refiere la falta de algunos documentos en los contratos en referencia, el



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Secretario de Planeación y Obras Públicas certifica “(...) Que una vez verificado con el

archivo central se puede evidenciar que se encuentra el resto de la información debido a que el producto se encontraba en el archivo de gestión de esta secretaría y la parte precontractual y

contractual en el archivo central”. En consecuencia, no se formula ningún hallazgo. 2.2.6 Área de Tesorería No.1: Se encontraron demoras extensas en el pago de seguridad social de los empleados del

municipio en los últimos seis (6) meses, por lo que la EPS ha negado pagos de incapacidades a los funcionarios del municipio y ha generado inconvenientes para el reconocimiento de la prestación económica de la misma.

HA16 HF2 Extemporaneidad en el pago de aportes de seguridad social y parafiscales. En el siguiente cuadro, cuyos datos se extractan de las planillas de pago de seguridad social y aportes parafiscales del año 2015, se determina la oportunidad con la cual la administración canceló los respectivos aportes.

Pagos al Sistema de Salud y Aportes Parafiscales

Período Días de

Mora Intereses Pagados

2015-12 - -

2015-11 - -

2015-10 1 $21.000

2015-09 - -

2015-08 - $1.500

2015-07 1 $24.900

2015-06 1 $18.600

2015-05 - -

2015-04 - -

2015-03 - -

2015-02 - -

2015-01 1 $21.900

TOTAL $87.900

Fuente: planillas de pago

Como se puede observar, la administración municipal, en general, pago oportunamente sus aportes parafiscales y de seguridad social; sin embargo, se presenta el pago de $87.900 por intereses de mora, razón por la cual se constituye una situación administrativa con presunto alcance fiscal por la suma anotada.



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No.3: Existen reclamaciones y demandas laborales por el concepto de liquidación de

prestaciones sociales que en su debido momento se liquidaron mal, por lo que a tiempo futuro esto afectará el presupuesto vigente y la parte financiera del municipio.

Resultados de la verificación: Según la información suministrada por el Jefe de la Oficina de Control Interno, existen algunos procesos de orden laboral contra el municipio, los cuales se encuentran en trámite, sin que a la fecha se haya definido responsabilidad alguna a cargo de la Alcaldía de Nunchía. Por esta razón no se formula ningún hallazgo, toda vez que no existe sentencia condenatoria. 2.2.7 Área de Control Interno

No.1: a. Carencia de un manual de procedimientos administrativos actualizado. b. Carencia de un manual para el manejo y control administrativo de los bienes del

municipio. c. El manual de funciones, requisitos y competencias se encuentra desactualizado.

HA17 Revisión y ajuste de manuales Conforme a la entrevista sostenida con el Jefe de la Oficina de Control Interno, y así se pudo constatar en archivos PDF, la administración cuenta con los procedimientos generales de los diferentes procesos que se surten, solo que estos no se han integrado, ni ajustado en caso de ser necesario, para establecer el Sistema Integrado de Gestión. En el caso del Manual de Funciones, Requisitos y Competencias se determinó que el mismo se encuentra desactualizado. Por ende, se torna necesaria su revisión y ajuste a las nuevas necesidades, razón por la cual se establece un hallazgo administrativo, en el sentido que la administración municipal deberá adelantar las acciones que correspondan a fin de actualizar los Manuales de Procedimientos y de Funciones, Requisitos y Competencias. No.2:

a. Funciones del sector agropecuario y medio ambiente asignadas y ejercidas por la Secretaría General y de Gobierno.

b. Funciones de la Oficina jurídica asignadas a la Secretaría General y de Gobierno. Resultados de la verificación: Al respecto, según se informó por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno, es de precisar que la Alcaldía de Nunchía no tiene dentro de su estructura organizacional una dependencia que se encargue directamente y de manera individual de los asuntos del sector agropecuario; razón por la cual simplemente se encargaron las funciones de supervisión a los contratos de esa área.



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En cuanto a la Oficina Jurídica, la situación es similar: no existe dentro de la estructura organizacional esa dependencia y no ha sido creada por razones de presupuesto. Dado lo anterior, y como quiera que la administración es autónoma para organizar sus asuntos internos, no se formulan observaciones al respecto. No.6: No se están ejerciendo por parte de la Secretaría General y de Gobierno las funciones

en materia de contratación establecidas en la estructura organizacional y en el manual de funciones. Resultados de la verificación: Esta situación, si bien es cierto se presentó, no genera observaciones en razón a que la administración, dentro de parámetros de funcionalidad y buen juicio, es autónoma para organizar sus asuntos internos. Por ende, la asignación de funciones en cada Secretaría habrá de responder a los requerimientos específicos que la ley haga en cabeza del área y en atención al perfil profesional de quien ejerza las funciones, situación que deberá tenerse en cuenta cuando se haga la actualización del Manual de Funciones, Requisitos y Competencias. Por lo anterior, no se determina ningún hallazgo. No.7: Tampoco se encuentra visado de revisión en la proyección de actos administrativos de

otras dependencias ni de los procesos contractuales por parte de la Secretaría General. Resultados de la verificación: Aun cuando la situación se presentó, sobre este hecho no se genera observaciones en la medida que constituye un procedimiento que debe ser tomado en cuenta en la revisión del Manual de Procedimientos, teniendo de presente la existencia o no de una dependencia que haga las veces de Oficina Asesora Jurídica o del perfil profesional de quien detente el cargo de Secretario General y de Gobierno. Por lo anterior, no se determina ningún hallazgo.

No.8: No se está llevando por parte de esta dependencia todos los procedimientos

administrativos relacionados con el personal, como, por ejemplo, la autorización de permisos, la liquidación de acreencias laborales y de las obligaciones al régimen de seguridad social y parafiscales, el registro y control de situaciones administrativas de los funcionarios. Al parecer se estaban realizando por la Secretaría de Hacienda, pero se desconoce acto administrativo que así lo determine.

Resultados de la verificación: Según se pudo observar, y así lo manifestó el Jefe de la Oficina de Control Interno, la Secretaría General – incluido el titular del despacho- solo cuenta con 2 funcionarios, motivo por el cual se apoya en otras áreas, como Tesorería, en razón a que no hay recursos presupuestales para contratar el personal requerido.



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Conforme a lo anterior, no se formulan observaciones, ya que es apenas entendible que las diferentes dependencias deban apoyarse mutuamente para lograr sinergias y alcanzar los cometidos estatales. No.9: Se desconocen los planes, procedimientos adelantados y mecanismos de verificación y

evaluación de la función administrativa utilizados, en especial, respecto de advertencias y mejoramiento en la gestión organizacional interna con relación a las anteriores observaciones. Resultados de la verificación: Bajo el entendido que la observación se refiere a que no se tiene conocimiento si se adelantaron planes de mejoramiento sobre falencias detectadas, el jefe de la Oficina de Control Interno manifestó que esa dependencia formuló recomendaciones de mejora que fueron acogidas pero que otras no se pudieron solucionar por carencia de presupuesto para vincular el personal requerido. Por lo anterior, no se formulan observaciones ya que es entendible la situación de carencia de recursos y las limitaciones naturales para los municipios de menores ingresos como Nunchía. 2.2.8 Sentencias Judiciales, Demandas y Sancionatorios

No.1: (…) En cuanto a procesos se informó la existencia de los siguientes, y su operador

jurídico:

Tribunal Administrativo: 2013-144, 2013-247 Y2014-068. Juzgado 1 Administrativo 2014-158 y 2014-197. Juzgado 2 Administrativo: 2011-813, 2015-491, 2008-349, 2013-094 Y 2013-230. Resultados de la verificación: De conformidad con la información suministrada por la Oficina de Control Interno, se estableció la existencia de varios procesos judiciales que siguen su trámite normal y dentro de los cuales se encuentran los procesos referenciados. En consecuencia, no se formula ningún hallazgo al respecto.

No.2: Con relación a procesos sancionatorios ambientales ante Corporinoquia, se informó de la

existencia de dos procesos sin referenciar radicados. Simplemente se manifestó que uno

trataba sobre la captación ilegal en Betania y otro sobre el puente quebrada Barreña. Resultados de la verificación: Conforme a la información suministrada por la Oficina de Control Interno, se estableció la existencia de un proceso administrativo por parte de Corporinoquia, el cual se encuentra en trámite, sin que a la fecha exista decisión alguna en firme. Por esta razón, no se formula ningún hallazgo al respecto.

No.3: Respecto de procesos policivos se indicó inicialmente dos: 2010-008 y 2012- 007; y

posteriormente un tercero que se encuentra pendiente para notificar fallo: 2012-018, pero se desconoce si se surtió o no.



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HA18 Incertidumbre en el trámite de procesos policivos

De conformidad con las indagaciones efectuadas ante la Oficina de Control Interno, no fue posible establecer con certeza la situación actual de los procesos policivos que adelanta la administración municipal. Por lo anterior, se establece un hallazgo administrativo, con el propósito de hacer seguimiento efectivo a estas actuaciones.

No.4: a. Situación compleja del proceso 2012-0228 ante el Tribunal Administrativo de Casanare.

b. No se informó sobre la existencia un embargo por $1.500.000.000, en cuentas bancarias.

Resultados de la verificación: Dado que las 2 aspectos anteriores se refieren al proceso 2012-228 que se surtió ante el Tribunal Administrativo de Casanare, y que sobre el mismo ya se efectúo el correspondiente análisis, razón por la cual no se determina ningún hallazgo.



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3 TABLA DE HALLAZGOS

CÓDIGO DESCRIPCIÓN H.A. H.F. H.D. H.P.

HA1 Falencias en Trámites por Hurto de Bienes X

HA2 Falencias en mantenimiento de maquinaria X

HA3 HD1 Falencias en el proceso de planeación contractual X X

HA4 Deficiencias en el seguimiento y control de obligaciones tributarias y de seguridad social del contratista

X

HA5 HD2 Falencia en la asignación de la supervisión X X

HA6 Falta de implementación del sistema de video vigilancia (CCTV)

X

HA7 HD3 Pago de anticipo no pactado X X

HA8 HF1 Sobrecostos en bienes adquiridos X X

HA9 Mecanismo inapropiado para la aprobación de pólizas

X

HA10 Inconsistencias en las conciliaciones bancarias y saldos de cuentas auxiliares de bancos

X

HA11 HD4

Omisión del deber de representación legal judicial X X

HA12 Saldos de cuentas maestras de salud pendientes por devolver

X

HA13 Deficiencias en el traslado interno de recursos por impuestos, tasas y contribuciones

X

HA14 HD5

Falencias en la preservación de información electrónica

X X

HA15 Falencias en Gestión Documental X

HA16 HF2

Extemporaneidad en el pago de aportes de seguridad social y parafiscales

X X

HA17 Revisión y ajuste de manuales X

HA18 Incertidumbre en el trámite de procesos policivos X

TOTAL 18 2 5 0


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