plan estratégico institucional del registro de la

Plan Estratégico Institucional del Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito 2021 – 2024. 09/09/2021

Antecedentes.-

La Constitución de la República en el Art. 66 numeral 25 reconoce a las personas “El

derecho a acceder a bienes y servicios públicos y privados de calidad, con eficiencia,

eficacia y buen trato, así como a recibir información adecuada y veraz sobre su

contenido y características”, en este mismo sentido la norma constitucional establece

en el Art. 85: “- La formulación, ejecución, evaluación y control de las políticas públicas

y servicios públicos que garanticen los derechos reconocidos por la Constitución, se

regularán de acuerdo con las siguientes disposiciones: 1. Las políticas públicas y la

prestación de bienes y servicios públicos se orientarán a hacer efectivos el buen vivir y

todos los derechos, y se formularán a partir del principio de solidaridad; (…) En la

formulación, ejecución, evaluación y control de las políticas públicas y servicios

públicos se garantizará la participación de las personas, comunidades, pueblos y

nacionalidades”.

El Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas en el Art. 4 señala: Se

someterán a este Código todas las entidades, instituciones y organismos comprendidos

en los artículos 225, numeral 2: Las entidades que integran el régimen autónomo

descentralizado, por consiguiente en apego a lo establecido en el Art. 297 Todo

programa financiado con recursos públicos tendrá objetivos, metas y un plazo

predeterminado para ser evaluado, en el marco de lo establecido en el Plan Nacional

de Desarrollo. Las instituciones y entidades que reciban o transfieran bienes o recursos

públicos se someterán a las normas que las regulan y a los principios y procedimientos

de transparencia, rendición de cuentas y control público

En este contexto el Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito al

ser parte del Gobierno Autónomo Descentralizado del Municipio de Quito, creado

mediante Resolución 0017-2011, en su parte pertinente señala: se establece la

naturaleza,: (..) “dotada de autonomía administrativa y financiera” (…) y bajo los

lineamientos establecidos por la Secretaria General de Planificación del Municipio de

Quito y las directrices definidas en el marco legal y metodológico emitidos por las

entidades señaladas, formula el Plan Estratégico Institucional 2021 – 2024 que

reemplaza a la Planificación Estratégica del Registro de la Propiedad 2017 - 2020.

Metodología:

La línea metodológica que se aplica en la formulación del Plan Estratégico

Institucional 2021 – 2024, se basa en las guías definidas por la CEPAL en el Manual de

Planificación Estratégica e Indicadores de Desempeño para el Sector Público , (Armijo,

2009), así como el enfoque teórico del Proceso Estratégico propuesto por (Mintzberg

& Quinn, 1991)

Ilustración 1:

Modelo de formulación Estratégica para el RPDMQ

Nota: Muestra las fases o etapas de la formulación estratégica, basada en los principios

fundamentales de la Administración Estratégica; Fuente: (SECRETARÍA TÉCNICA DE

PLANIFICACIÓN “PLANIFICA ECUADOR", 2012).- Elaborado por: Unidad de Planificación

RPDMQ

PROPUESTA.-

Diagnóstico estratégico

Direccionamiento Estratégico

Formulación Estratégica

Implementación Estratégica

Control Estratégico

Análisis interno

EFI

Análisis externo

EFE

Análisis interno

Misión

Valores

Objetivos

Estratégico

Estrategias Programas

Objetivos

Operativos

Proyectos

Programass

Procesos

Estratégicas

MODELO DE FORMULACIÓN ESTRATÉGICA RPDMQ 2021 - 2024

Operativas

RESULTADOS

(CMI) o BSC

Seguimiento y

evaluación

Análisis de

resultados

Visión

METAS / INDICADORES

F.O.D.A.

Escenarios FO

FA

DO

DA

1. Diagnóstico Situacional

Diagnóstico externo

OPORTUNIDADES

1 Percepción de los usuarios externos hacia las mejoras que se implementan en los sistemas de

gestión registral SIREL y procesos.

2 Referencia como modelo de desarrollo en materia registral en el contexto nacional DINARDAP y CNJ.

3 Apoyo y confianza en la gestión por parte de la Alcaldía.

4 Percepción de los usuarios externos sobre la gestión adecuada de los canales de información y comunicación, los cambios en los procesos y procedimientos, así como la funcionalidad en el sistema.

5 Impacto interinstitucional con el nuevo modelo de gestión registral como referencia hacia otras instituciones municipales.

6 Fortalecimiento de la interacción, interoperabilidad y gestión con otras entidades municipales para mejorar los servicios registrales para el usuario.

7 Adaptación e innovación de nuevas tecnologías móviles para la atención a los usuarios con la implementación de la normativa hacia el uso de tecnologías en la LOOETA.

8 Fortalecimiento normativo e impulso a la implementación de trámites en línea para dinamizar la gestión por parte de los usuario y la relación con las instituciones públicas

Fuente: Matriz de diagnóstico interno

Elaborado por: Unidad de planificación

AMENAZAS

1 Contracción en el Sector Inmobiliario por efectos de la economía del país y la crisis

sanitaria.

2 Inconformidad y malestar de los usuarios a la firma electrónica como un mecanismo de veracidad de la documentación.

3 Expectativas altas del alcance de los nuevos servicios registrales por parte de grupos de interés.

4 Expectativas hacia las decisiones políticas, económicas y sociales del nuevo régimen de gobierno que asuma el poder.

5 Resistencia del usuario a productos registrales digitales y a la atención en línea

6 Complejo sistema de control para receptar información por parte de las instituciones o entes de control.

7 Niveles de percepción de la ciudadanía hacia la corrupción en el ejercicio público.

8 Incompatibilidad de sistemas informáticos de otras instituciones municipales para la interoperabilidad en línea.

9 Inestabilidad por cambios constantes en la normativa y en el proceso de adquisición y compras públicas



Diagnóstico interno

FORTALEZAS

1 El personal está consciente de que existe direccionamiento estratégico institucional en

relación a objetivos y metas.

2 Contar con una estructura formal establecida mediante normativa Resolución A017-2011.

3 La adaptabilidad de las estructuras informales hacia una estructura real que combina las estructuras jerárquicas, funcionales y por procesos que responde a la dinámica pública

4 Adaptación del equipo de trabajo a sus funciones y responsabilidades en la gestión operativa.

5 Los procesos están establecidos de manera formal e informal en el levantamiento de las actividades diarias

6 La versatilidad de los procesos registrales se adaptan a las condiciones y cambios que experimenta el giro del negocio

7 Experiencia de los servidores municipales en las actividades agregadoras de valor de inscripción y certificación para brindar servicios registrales con calidad.

8 Conocimiento técnico jurídico registral que diferencia a los servidores del Registro de la Propiedad de otras entidades municipales

9 Polifuncionalidad de los servidores municipales mediante el cambio administrativo interno entre las diversas direcciones.

10 Digitalización integral del acervo documental que garantiza la seguridad jurídica en la gestión registral.

11 Conocimiento del personal de la Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicación en soluciones integrales de las incidencias del sistema registral SIREL.

12 Mejoramiento de la percepción del usuario externo hacia las mejoras el sistema SIREL y la comunicación institucional

13 Alcanzar la línea de estabilización del sistema en el proceso, que se encuentra la institución con la adaptación del sistema

14 Participación del talento humano en la solución de problemas y aportes para mejorar la calidad de su trabajo.

15 Inicio de diseño y desarrollo de una nueva versión del modelo de gestión institucional definido y documentado



DEBILIDADES

1 La falta de socialización a los servidores municipales de los instrumentos de planificación

institucional para que se institucionalice en el personal de todas las direcciones, unidades o áreas.

2 Falta de aprobación e implementación de un Estatuto Orgánico por Procesos que se encuentra con un informe de viabilidad emitido por la Secretaria General de Planificación.

3 Percepción del 43% de servidores municipales de una formalidad de las estructuras institucionales.

4 No contar con un documento formal que establezca la estructura, responsabilidades, niveles y alcance.

5 Demora en aprobación de procesos registrales con la incorporación de la herramienta registral SIREL,

6 La desarticulación que se percibe en los procesos entre las direcciones, unidades y áreas, genera fraccionamiento en la gestión de sus responsabilidades.

7 Nivel de rotación e inestabilidad de personal con conocimientos y experiencia tanto en niveles de dirección así como de operación por cambios de administración municipal

8 Mala percepción del personal en la ubicación de servidores municipales con escalas altas en funciones que no corresponden a su perfil.

9 Inconformidad de los servidores en sus remuneraciones y responsabilidades que realizan.

10 No existe Perfiles de puestos de trabajo que formalice las funciones de los servidores municipales y funcionarios.

11 Obsolescencia del inventario tecnológico en hardware y software que pone en riesgo la gestión de sus funciones.

12 La falta de recursos económicos para atender las incidencias del Sistema SIREL para potencializarlo, especialmente en la implementación de la metodología de folio real.

13 Resistencia de los servidores municipales hacia la adaptación del Sistema SIREL en la gestión de sus actividades, por mantener el uso del sistema SISREG.

14 Los accesos en el uso del gestor documental al no contar con los códigos fuente que permitan interrelacionar las dos herramientas tecnológicas sistema SIREL y gestor documental.

15 Bajo nivel de difusión y socialización del direccionamiento estratégico de la institución

16 Falta de capacitación e inducción al modelo de gestión institucional.



2. Direccionamiento estratégico

Escenario estratégico

Gráfico 1:

Posicionamiento estratégico

Nota: La gráfica muestra el posicionamiento estratégico que enfrenta la institución con relación

a su diagnóstico estratégico institucional.

1

2

3

4

1,002,003,004,00

EFE EFI

Direccionamiento estratégico

Misión RPDMQ

Componente Definición RPDMQ Redacción de Misión

Negocio Servicios registrales

Brindar a la ciudadanía servicios registrales de calidad, con oportunidad, honestidad y transparencia, que garanticen la seguridad jurídica de la información de la propiedad inmobiliaria y su gestión documental, contribuyendo al desarrollo social y económico del Distrito Metropolitano de Quito.

Razón de ser La seguridad jurídica de la información de la propiedad inmobiliaria y su gestión documental

Productos/ Servicios

Registrales

Clientes Usuarios del Distrito Metropolitano de Quito

Ventaja competitiva N/A

Valores o filosofía Oportunidad, honestidad y transparencia

Principios organizacionales

Contribuir al desarrollo social y económico

Visión RPDMQ

Componente Definición RPDMQ Redacción de Visión

Horizonte de tiempo

2024

Valores Institucionales

Del análisis de la visión y misión del Registro de la Propiedad se desprenden los valores

institucionales que distinga el accionar de todos los servidores y servidoras de la institución para

brindar un servicio registral de calidad. Los valores éticos institucionales están alineados al

Código de Ética del MDMQ, los mismos que son:

Confidencialidad

Compromiso

Colaboración

Igualdad y equidad

Respeto

Responsabilidad

Integridad

Transparencia

Negocio ¿Qué es lo que queremos crear? ¿Hacia dónde vamos?

Ser un referente Nacional en la entrega de servicios registrales

En el 2024 el Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito, será un referente Nacional y Latinoamericano en

la entrega de servicios registrales de excelencia, mediante la aplicación de las

mejores prácticas en materia registral con responsabilidad social.

Ventaja Competitiva

N/A

Principios organizacionales

Mejores prácticas

Valores Responsabilidad Social , excelencia

Ámbito de acción Nacional

VALOR DEFINICIÓN

Principio de Transparencia (LOTAIP Art. 2)

Constituye la obligatoriedad de que los actos de los servidores y colaboradores de la Municipalidad apegados a la normativa vigente como corresponde puedan ser conocidos por los administrados sin más restricciones que las dispuestas por la ley.

Integridad Serán profesionales y coherentes en lo que actúen, piensen y digan. No se aprovecharán de los demás, ni de sus recursos. No solicitarán a terceros prestaciones indebidas de ningún tipo, en beneficio propio o de terceros. Cumplirán su trabajo en forma honesta, completa y a tiempo. Es su obligación y responsabilidad desvincularse de cualquier conflicto de intereses y no aceptar la corrupción en ninguna de sus formas: soborno, fraude, blanqueo de dinero, desfalco, ocultación y obstrucción a la justicia, tráfico de influencias, regalos a cambio de favores, uso abusivo de bienes y materiales públicos.

Responsabilidad Actuarán con cultura de responsabilidad respecto a los actos humanos y los efectos en el entorno, cumpliendo sus funciones, encargos y delegaciones con sujeción a los procedimientos institucionales, jurídicos y sociales de rendición de cuentas. Los servidores municipales deben cumplir a cabalidad el servicio encomendado; esto es, su conocimiento y los saberes con honestidad, empatía, lealtad, justicia, equidad, solidaridad y reciprocidad. Cada servidor y servidora tiene el compromiso de contribuir a lograr el bienestar colectivo. Esa capacidad y compromiso deberán guiar la manera de relacionarse con los de más, sentir lo que siente el otro ser humano, el vecino. El compromiso social se expresa con la palabra y con los actos cotidianos con el fin de construir la sociedad del Buen Vivir.

Respeto Serán ejemplo de respeto en su actuar y hablar, entre ellos y con los usuarios y ciudadanos. Respetarán la normativa nacional, metropolitana, y las disposiciones emitidas por las autoridades. Serán respetuosos del entorno, de la naturaleza y del medio ambiente.

Igualdad y equidad Mantendrán entre todos los servidores y servidoras municipales un trato cortés y educado, así como proporcionarán un buen trato, eficaz, eficiente, de calidad, óptimo y oportuno a los usuarios y ciudadanos a quienes se brinde los servicios públicos. No discriminarán a nadie por su condición, religión, oficio o cualquier otra razón, en el ejercicio de sus funciones y actividades.

Compromiso - Colaboración Mantendrán una actitud de cooperación, contribuirán con sus esfuerzos, conocimientos y experiencias para alcanzar los objetivos comunes institucionales.

Confidencialidad – Protección de la Información

Adoptarán las acciones necesarias que aseguren el buen uso y manejo de la información, en especial de aquella que se relacione directamente con los administrados, guardando reserva sobre la información que manejen, utilizándola únicamente para los fines institucionales que correspondan, en el ejercicio de sus funciones.

Compromiso - Colaboración Mantendrán una actitud de cooperación, contribuirán con sus esfuerzos, conocimientos y experiencias para alcanzar los objetivos comunes institucionales.

Fuente: Código de Ética del MDMQ

3. Objetivos estratégicos

Nota: La ilustración resume los objetivos estratégicos institucionales con el esquema

jerárquico de las perspectivas desde el usuario en el primer eje de gestión, la gestión

agregadora de valor enfocada hacia el mejoramiento, gestión administrativa y

financiera con orientación hacia la sostenibilidad y el desarrollo del talento humano.

PERSPECTIVA OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

USUARIOSOE1: Incrementar al 85% el índice de satisfacción en la prestación de servicios

registrales

PRODUCTIVIDAD Y

EFICIENCIA

OE2: Incrementar y mantener en al menos 97% los niveles de eficiencia en la

prestación de servicios registrales

OE3: Crear el 40% de folio real electrónico de los bienes

inmuebles del Distrito Metropolitano de Quito.

SOSTENIBILIDAD ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERAOE4: Implementar el 100% de los procesos registrales y administrativos

APRENDIZAJE Y DESARROLLO

: Implementar el 100% de documentos habilitantes

organizacionales

OE6.- Estabilizar el 100% del sistema de gestión registral electrónico SIREL

PRIMERA PERSPECTIVA:

Gestión registral con enfoque hacia el servicio al usuario

La gestión del Registro de la Propiedad del Distrito Metropolitano de Quito enfoca como una de las perspectivas clave el usuario, se pretende dar respuesta a la forma en la que el usuario percibe la institución. Se busca alinear los métodos y estrategias hacia lograr la satisfacción del usuario como principal objetivo, en este sentido se busca conocerlos en mayor profundidad.

Se define como objetivo

OE1: Incrementar al 85% el índice de satisfacción en la prestación de servicios

registrales

Se marca como indicador el nivel de satisfacción del usuario de los servicios registrales,

conocer en qué nivel los usuarios están satisfechos con los servicios registrales que se entregan

y qué esperan de la institución.

SEGUNDA PERSPECTIVA:

Productividad y eficiencia en la gestión registral

En esta perspectiva el Registro de la Propiedad busca asegurar la ejecución efectiva de los procesos internos que agregan valor, con el propósito del cumplimiento de los objetivos estratégicos y operativos.

Los indicadores de esta perspectiva se alinean con la perspectiva de los usuarios que se desarrolla a partir de la cadena de valor de la siguiente manera:

a) Mejorar procesos específicos (Inscripción y Certificación). b) Optimización de la calidad (reducción de reprocesos). c) Aumentar la capacidad de despacho de los productos registrales. d) Mejorar los tiempos en la producción de productos y servicios registrales e) Reducir el tiempo de respuesta al usuario.

OE2: Incrementar y mantener en al menos 97% los niveles de eficiencia en la

prestación de servicios registrales

OE3: Crear el 40% de folio real electrónico de los bienes inmuebles del Distrito

Metropolitano de Quito.

TERCERA PERSPECTIVA:

Sostenibilidad administrativa y financiera

Los resultados en el desarrollo institucional, la generación de ingresos y la optimización de

recursos aportan en los objetivos formulados, con el propósito de mejorar la calidad de los

servicios registrales para incrementar los ingresos, así como también alinear todos los procesos

internos que permitan reducir costos, tiempos y recursos que optimicen la gestión institucional,

con un enfoque de sostenibilidad.

OE4: Implementar el 100% de los procesos registrales y administrativos

CUARTA PERSPECTIVA:

Aprendizaje y desarrollo

Esta perspectiva se centra en los procesos administrativos, que se detallan a continuación

a) Capital humano: habilidades, talento y conocimiento (evaluación de habilidades, evaluación del desempeño, efectividad de la capacitación técnica en el campo registral).

b) Sistemas e infraestructura: este punto se refiere a los recursos que la institución pone a disposición de su talento humano para llevar a cabo sus actividades de manera más efectiva.

c) Clima organizacional: indica cómo se sienten los servidores municipales y funcionarios desempeñando sus labores, si se sienten involucrados, estos aspectos pueden repercutir en el desempeño y la productividad.

OE5: Implementar el 100% de documentos habilitantes organizacionales OE6.- Estabilizar el 100% del sistema de gestión registral electrónico SIREL

4. Formulación estratégica

Se definen las acciones estratégicas a desarrollar por cada uno de los actores y procesos

involucrados que deben dar cumplimiento a los objetivos propuestos, estas acciones van

enfocadas a desarrollar una gestión eficiente de los recursos, la calidad y la imagen institucional

Objetivos

Estratégicos

Objetivos

Operacionales

Procesos

ejecutores

Acciones

estratégicas

Control

Estratégico

(INDICADORE

S)

C.M

.I

del Registro de la Propiedad, integran I+D+I, investigación del usuario, desarrollo de nuevas

capacidades y competencias e innovación de servicios.

4.1. Perspectiva de gestión registral

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OBJETIVO OPERACIONALES PROCESO ACCIONES

ESTRATÉGICAS (CÓMO?)

OE2: Incrementar y mantener en al menos 97% los niveles de eficiencia en la prestación de servicios registrales

A7; F7; F8: Incrementar la efectividad en la gestión de los procesos registrales para la reducción de los indicadores de reprocesos mediante la implementación de mecanismos de control y monitoreo de reprocesos

Inscripciones

Certificaciones

Archivo

Servicios Ciudadanos

Implementación de mecanismos de control y monitoreo de reprocesos

OE3: Crear el 40% de folio real electrónico de los bienes inmuebles del Distrito Metropolitano de Quito

D12: O6: Incrementar la efectividad en la creación de folio real electrónico de los trámites que ingresan para inscripción de actos y contratos (susceptibles de creación de folio), a través de la implementación del proyecto de folio real electrónico

Inscripciones

Certificaciones

Archivo

Implementación del proyecto de folio real electrónico

OE4: Incrementar al 100% los procesos registrales y administrativos

D5; d6; A7: Automatizar los procesos y subprocesos internos de gestión registral que garanticen la seguridad jurídica e informática mediante la implementación de un proyecto de solución de incidentes con sistemas de control

Certificaciones

Inscripciones

Archivo

Tics

Implementación de un proyecto de solución de incidentes con sistemas de control

OE5: Incrementar al 100% los documentos habilitantes organizacionales

O2; O5; O6; F2F3; F6: Incrementar la efectividad en la gestión de talento humano mediante la aprobación del estatuto orgánico por procesos, manuales de descripción, clasificación y evaluación de perfiles de puestos.

Talento Humano

Planificación

Aprobación del estatuto orgánico por procesos, manuales de descripción, clasificación y evaluación de puestos

4.2. Perspectiva de operación registral

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

OBJETIVO OPERACIONALES PROCESO ACCIONES

ESTRATÉGICAS (CÓMO?)

OE1: Incrementar al 85% el índice de satisfacción en la prestación de servicios registrales

01; 04; F11; F12: Incrementar la efectividad en la gestión para el mejoramiento de la percepción del índice de satisfacción del usuario en la prestación de servicios registrales con calidad mediante la implementación de herramientas de gestión y mejoramiento continuo.

Servicios Ciudadanos,

Inscripciones,

Certificaciones,

Archivo,

Tics,

Comunicación social

Implementación de herramientas de gestión y mejoramiento continuo

D15; A3 y A7: Incrementar la efectividad en la gestión de canales permanentes de socialización y difusión de la cultura institucional hacia usuarios internos y externos mediante la implementación del plan de comunicación

Comunicación Social

Implementación del plan de comunicación

OE4: Incrementar al 100% los procesos registrales y administrativos

A3; A5; F12 y F15: Implementar los procesos registrales y administrativos alineados a la herramienta del sistema de gestión registral electrónico SIREL a través de la actualización de procesos organizacionales

Planificación Actualización de procesos organizacionales

OE6.- Estabilizar el 100% del sistema de gestión registral electrónico SIREL

D12; D14; O4: Incrementar la efectividad en la solución de incidentes generados en el sistema registral electrónico SIREL y la funcionalidad con el acervo documental mediante Implementación de un proyecto de intervención integral en la solución de incidentes en el sistema SIREL

Tecnología de la Información y Comunicación

Implementación de un proyecto de intervención integral en la solución de incidentes en el sistema SIREL

D11; A3: Incrementar la efectividad en la renovación del inventario tecnológico en hardware y software mediante la implementación del plan de gestión de tics

Tecnología de la Información y Comunicación

Implementación del plan de gestión de tics (mantenimiento preventivo y correctivo)

4.3. Cartera de Proyectos

A continuación se detallan los proyectos plurianuales 2021-2024 que son de interés para el

Registro de la Propiedad, por ser una institución moderna y pionera en la técnica de folio real,

que a nivel institucional permitirán fortalecer la gestión.

5. Implementación Estratégica

El objetivo de este proceso llamado Implementación Estratégica es disminuir el riesgo

de que las acciones estratégicas no sean ejecutadas, mediante la matriz del plan operativo 2021

al 2024 que contiene programas, proyectos, actividades, responsables y presupuesto.

6. Control Estratégico:

Para articular de manera técnica el presente plan estratégico y su ejecución se definen

hitos de control estratégico, con un sistema de control mediante indicadores de gestión.

El control estratégico consiste en establecer un sistema de evaluación, monitoreo y

control que evidencie la gestión en los diferentes procesos y permita establecer

reconocimientos a logros alcanzados y/o identificar oportunidades de mejoramiento para

rectificar procesos o procedimientos.

La estructura de indicadores para el Registro de la Propiedad está diseñada en función

del objetivo del Sistema de Planificación, Programación y Seguimiento (MI CIUDAD) que se

alinea al programa de gestión y operación, todos estos para cumplir el Plan Metropolitano de

Fortalecimiento de folio real electrónico

Repotenciación tecnológica institucional

Digitalización integral institucional con simplificación y trámites en línea

Cooperación e interoperbilidad inter institucional

Reconocimiento institucional en el ambito registral a nivel nacional e internacional

Desarrollo y Ordenamiento Territorial del Distrito Metropolitano de Quito 2015 al 2025. Cada

una de estas perspectivas tiene sus propios objetivos y para cada uno, en reuniones de trabajo

con las servidores/as y funcionarios/as del Registro de la Propiedad se pusieron uno o más

indicadores.

Perspectiva de gestión registral

Objetivo operacional 1

Objetivo Parámetros Indicadores

A7; F7; F8: Incrementar la efectividad en la gestión de los procesos registrales para la reducción de los indicadores de reprocesos mediante la implementación de mecanismos de control y monitoreo de reprocesos

Nombre:

% de reprocesos

Formula de indicador:

# de trámites ingresados para rectificabilidad / total de trámites despachados a tiempo (total de trámites ingresados - # de trámites despachados fuera del tiempo)

Explicación del indicador:

Mide la cantidad de errores o reprocesos de productos o servicios registrales que ingresan a RPDMQ

Meta: <3% (menor al 3%)

Fuente Direcciones de Certificaciones, Inscripciones y Archivo

Periodicidad Mensual



D12: O6: Incrementar la efectividad en la creación de folio real electrónico de los trámites que ingresan para inscripción de actos y contratos (susceptibles de creación de folio), a través de la implementación del proyecto de folio real electrónico

Nombre:

% de folios reales creados


# de folios creados / total de ingresos de trámites de inscripción en el periodo


Mide la cantidad de folio creados

Meta: 40%

Fuente Dirección de Inscripciones

Periodicidad Mensual



D5; d6; A7: Automatizar los procesos y subprocesos internos de gestión registral que garanticen la seguridad jurídica e informática mediante la implementación de un proyecto de solución de incidentes con sistemas de control.

Nombre:

% de procesos y subprocesos automatizados


# de procesos y subprocesos registrales automatizados / total de procesos y subprocesos registrales planificados para automatización


Mide la cantidad de procesos internos automatizados para gestión registral

Meta: 100%

Fuente Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicación

Periodicidad Semestral



O2; O5; O6; F2F3; F6: Incrementar la efectividad en la gestión de talento humano mediante la aprobación del estatuto orgánico por procesos, manuales de descripción, clasificación y evaluación de perfiles de puestos.

Nombre:

% de documentos habilitantes organizacionales implementados


# de documentos organizacionales implementados / Total de documentos organizacionales planificados


Mide la cantidad de documentos organizacionales implementados

Meta: 100%

Fuente Dirección Administrativa Financiera – Unidad de Talento Humano

Periodicidad Trimestral

Perspectiva de operación registral



01; 04; F11; F12: Incrementar la efectividad en la gestión para el mejoramiento de la percepción del índice de satisfacción del usuario en la prestación de servicios

Nombre:

% de satisfacción el usuario


# de respuestas de usuarios satisfechos (3, 4 y 5) / Total de usuarios encuestados


Mide la percepción del usuario en la calidad del producto y servicio que recibe durante el periodo de análisis

registrales con calidad mediante la implementación de herramientas de gestión y mejoramiento continuo.

Meta: 85%

Fuente Unidad de Planificación – Unidad de Servicios Ciudadanos




D15; A3 y A7: Incrementar la efectividad en la gestión de canales permanentes de socialización y difusión de la cultura institucional hacia usuarios internos y externos mediante la implementación del plan de comunicación

Nombre:

% de canales implementados


# de canales implementados / # de canales definidos en el plan de cobertura de medios


Mide la cantidad de canales comunicacionales internos y externos que socialicen la información registral que permitan mejorar la percepción del usuario de los productos y servicios registrales con calidad.

Meta: 100%

Fuente Unidad de Comunicación Social




A3; A5; F12 y F15: Implementar los procesos registrales y administrativos alineados a la herramienta del sistema de gestión registral electrónico SIREL a través de la actualización de procesos organizacionales

Nombre:

% de procesos registrales y administrativos implementados


# de procesos actualizados e implementados/ # de Total de procesos planificados


Mide la cantidad de procesos internos actualizados y formalizados con la nueva herramienta registral SIREL

Meta: 100%

Fuente Unidad de Planificación




D12; D14; O4: Incrementar la efectividad en la solución

Nombre:

% de incidentes resueltos en el sistema

de incidentes generados en el sistema registral electrónico SIREL y la funcionalidad con el acervo documental mediante Implementación de un proyecto de intervención integral en la solución de incidentes en el sistema SIREL


# de incidentes solucionados / # de incidentes reportados


Mide el nivel de estabilización del sistema registral electrónico SIREL con la solución de incidentes

Meta: 100%

Fuente Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs)




D11; A3: Incrementar la efectividad en la renovación del inventario tecnológico en hardware y software mediante la implementación del plan de gestión de tics

Nombre:

% de renovación del inventario tecnológico


# de equipos renovados / Totalidad del inventario tecnológico


Mide la cantidad de inventario tecnológico renovado

Meta: 30%

Fuente Dirección Administrativa Financiera – Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs)

Periodicidad Semestral

ANEXO:

Ilustración 2

Ejes rectores de la gestión estratégica

Calidad

Oportunidad

Honestidad

Transparencia

Seguridad jurídica

Contribución

Cadena de valor RPDMQ

Estructura orgánica por procesos

plan estratégico institucional del registro de la

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