PLAN DE TRABAJO MOVIMIENTO

F.I.D.T.E

PERIODO 2020 2022

MEJORAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE SERVICOS EN EL CLUB DE

VOLUNTARIOS DE LA FUERZA TERREST5RE ¨CABO NICANOR QUIROZ

SALAZAR¨

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El Club de voluntarios de la Fuerza Terrestre se crea en el año de 1984, con la

finalidad de bridar servicios de recreación a nuestros compañeros que presentaban

problemas psicológicos producto de la Guerra de 1981.

En sus inicios estuvo a cargo de la Dirección de Bienestar social de la Fuerza

Terrestre, quienes administraban el aporte obligatorio de todo el personal militar.

Valores que eran invertidos en el mantenimiento de las instalaciones entregadas en

comodato al Club como Granilandia y el Centro Recreacional MIsahuallí

En el año de 1996 se consigue que la administración este a cargo del Presidente del

Club, en este caso el señor Subm. más antiguo.

Con esto se inicia un crecimiento sostenido de nuestro Club, en el año de 1997 se

adquiere el Alojamiento Militar Reino de Quito ubicado junto al parque de la

Recoleta, en el año 2001 se compra la Hostería los Patios, en Playas de Villamil, en

el 2015 la Hostería Landangui en Loja, en el 2010 el H. La Marimba, en el año 2012

la Hostería La Palmira en Ambuquí y finalmente en el 2014 el Hotel Ocean Blue en

Crucita Manabí.

Lamentablemente todas las adquisiciones fueron observadas en su momento,

especialmente las últimas, lo cual ha creado una mala imagen sobre la

administración de turno de nuestros Club.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL.

Es importante y como antecedente conocer brevemente lo sucedido en nuestro Club

en el periodo 2010 – 2015.

A partir del año 2010 y hasta noviembre del 2015, nuestro Club fue administrado en

base a intereses personales que han llevado al borde de la quiebra, comenzando

que el año 2011, el entonces Presidente Subm. Betón Jácome, consigue reformar

los estatutos, con el objetivo primordial de prolongar su periodo, que debía terminar

al pasar al servicio pasivo, sin embargo con la reforma del Estatuto, se establece

que el Presidente dura dos años en sus funciones y puede ser reelegido, sin

importar el grado. Además se establece que el Club deja de ser una entidad adscrita

a la Fuerza Terrestre.

Estos cambios producen que personas inescrupulosas se hagan nombrar directivos

mediante el pago por asistir a las asambleas donde se elegían a nuestros

representantes. El mismo grupo de directivos administró nuestro Club desde el año

2010 hasta noviembre del 2015, donde son destituidos por los malos manejos

administrativos y la evidente crisis económica. Se detectó que embargaron nuestro

Hotel la Marimba por un crédito personal de 500.000 dólares realizado a título

personal, para lo cual falsificaron documentos y firmas, compraron el hotel Ocean

Blue con un sobreprecio de más de un millón de dólares, hipotecaron el hotel Reino

de Quito al Banco Cofiec, por un crédito de 450.000 dólares, compraron la Hostería

la Palmira, una hostería vieja en mal estado y con un supuesto sobreprecio,

adicional todos los socios en servicio activo se retiraron de nuestro Club dejando

solo con 7.500 socios en servicio pasivo. Lo más grave, la desconfianza e

incertidumbre sobre el futuro de nuestro Club considerando el mal estado de todas

las filiales, que ni siquiera tenían servicios básicos por la falta de pago, peor tv cable

internet y otros

La administración del señor Subm. Actualmente en servicio pasivo Luis Padilla,

mediante un Plan Estratégico que establecía objetivos claros a corto mediano y

mediano plazo ha logrado estabilizar la situación del Club: Actualmente se ha

levantado el embargo del Hotel La Marimba, la Hipoteca del Hotel Reino de Quito, se

renegoció una rebaja de más de un millón de dólares del Hotel Ocean Blue, lo que

facilitó su pago y actualmente se tiene la escritura. Se realizó la escritura de la

Hostería la Palmira, se ha procedido a la reconstrucción y equipamiento de todas las

filiales.

DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

A la fecha el Club de voluntarios cuenta con 8 filiales, ubicadas a nivel nacional, y

18.200 socios, que le significan al Club un Universo de 90.000 beneficiarios,

considerando que cada socio tiene un promedio de 4 dependientes. Sin embargo la

situación del Club sigue siendo crítica derivada de la acumulación de una mala

administración durante casi 6 años entre el año 2010 y noviembre del 2015,

normalmente no se debería nombrar este periodo cuando ha pasado 4 años de una

nueva administración, sin embargo los acontecimientos ocurridos en el último año

nos recuerda que no se puede ocultar la difícil situación que persiste en el Club

especialmente en el campo legal.

CAMPO LEGAL.

El campo legal es el más crítico, afecta no solo la parte financiera, sino también la

parte moral de la administración y será el aspecto que influya directamente en una

buena o mala gestión de la próxima directiva considerando los siguientes aspectos:

1.- El Club de Voluntarios ganó el juicio ejecutivo que seguía el señor Joselito Cobo,

demandando una deuda que se determinó era personal de los anteriores directivos.

Con lo cual se levantó el embargo que pesaba sobre el H. La Marimba, queda

pendiente levantar una hipoteca.

2. El Club de Voluntarios asumió el proceso legal iniciado por 4 de los anteriores

directivos, en contra de quienes adulterando firmas e hipotecaron el Hotel La

Marimba. Proceso en el cual ya se ha dictado sentencia de 4 años de cárcel en

segunda instancia, queda pendiente el recurso de casación.

3. El Club de Voluntarios demando a los anteriores directivos y empleados que

formaron la sociedad de hecho SICI, por abuso de confianza considerando que

hipotecaron nuestro hotel, el mismo que estuvo en riesgo de rematarse y

permaneció bajo la administración de un depositario judicial por el lapso de tres

años.

4. El señor Joselito Cobo a propuesto tres juicios ejecutivos en contra del Club con la

firme intención de cobrar al Club la deuda de 500.000 mil dólares, más intereses

prestados a título personal de los anteriores directivos. Uno de estos juicios ha sido

calificado y es por COBRO DE DINERO, proceso en el cual pide que el hotel La

Marimba sea nuevamente embargado.

5. El señor Joselito Cobo puso una denuncia por supuesto uso de documento falso,

en referencia a una acta transaccional firmada entre el Gerente y el anterior

Presidente donde el señor Mauricio Álvarez reconoce que se el préstamo solicitado

al señor Cobo era a título personal, proceso que está en investigación previa.

6. En una de las audiencias realizada en el proceso que el Club sigue por abuso de

confianza, los defensores de los ex directivos y ex asesores jurídicos del Club

sacaron un documento notariado, que el Comité de Vigilancia publicó un día antes

de la audiencia, donde supuestamente destituyen al señor Presidente del Directorio,

documento que fue presentado para evitar la audiencia de formulación de cargos.

Si bien es cierto en los procesos legales se ha obtenido sentencias a favor del Club,

se ha podido detectar la presencia de gente interesada en destituir a los directivos y

funcionarios actuales con la finalidad de facilitar los procesos a gente poderosa

como el señor Cobo, o los anteriores directivos quienes se quedaron con los dineros

que obtuvieron del préstamo del señor Cobo, dinero que se prevee están utilizando

en su defensa y posiblemente financiando a ciertos candidatos con la intención de

evitar los procesos legales.

Los acontecimientos que se han dado en el Club de Voluntarios donde un pequeño

grupo de socios se cree con la potestad de destituir a Directivos y funcionarios , los

documentos publicados en redes sociales, y sobre todo los documentos que se

encuentran en poder de personas contrarias hacen ver la fragilidad legal en la que

se encuentra nuestro Club.

El aspecto legal por los antecedentes expuestos es sin lugar a dudas el más grave

que debe afrontar el nuevo Directorio, es necesario crear conciencia en nuestros

socios para defender el patrimonio actual, varios de nuestros socios sin medir las

consecuencias han sido participes de eventos en contra del Directorio.

NÚMERO DE SOCIOS

El número de socios se ha incrementado en forma sostenida llegando en la

actualidad a 18.200, los mismo que tiene un promedio de 4 dependientes, es decir

un universo de aproximadamente 90.000 beneficiarios directos, esto en su momento

fue positivo porque significó ingresos para solventar la grave crisis que afrontó el

Club, sin embargo con el paso del tiempo esto también significa un problema

operativo, considerando que en las 8 filiales el Club dispone de 1056 camas para

brindar alojamiento a nuestros socios en forma simultánea. De los estudios

realizados se establece que la capacidad instalada es adecuada para atender a

16.500 socios y sus familias, considerando el beneficio de las dos noches y tres días

de gratuidad establecida con anterioridad. Esto se refleja en la falta de espacios para

la demanda de los socios en determinadas fechas, ocasionando inconformidad y el

reclama a la administración del Club.

En el área de recreación el Club dispone de espacio y servicios que satisfacen la

demanda de los socios, sin embargo la deficiencia está en los servicios de

restaurante, vestidores y baños. Esto se nota especialmente en filiales como la

Marimba, Ocean Blue y Hostería los Patios.

El incremento de socios y usuarios se complementa con la facilidad de comunicarse

por redes sociales. Los socios demandan cada vez mejores servicios y el Club está

en la obligación de satisfacer de manera adecuada, utilizando los mismos medios de

comunicación para llegar al socio con atención inmediata y hacer que el socio se

sienta atendido, esto es fundamental para mantener la credibilidad, y un buen

posicionamiento en el mercado.

COMUNICACIÓN Y REDES SOCIALES

En la última década los sistemas de medios de comunicación masiva y de educación

han sufrido cambios debido al desarrollo y la difusión de nuevas tecnologías de

información y las comunicaciones por Internet liderando un cambio exponencial en

este ámbito.

La enorme avalancha de recursos informativos que dan vida a Internet sentaron las

bases sobre las que muchas investigaciones coincidieron al pronosticar cambios

radicales en las instituciones (Hasta se ha llegado a predecir la desaparición de las

aulas y los maestros tradicionales). En la instituciones la comunicación es en tiempo

real sin importar la distancia ni las condiciones.

Ahora, con cierta visión hacia el futuro, se puede afirmar que falta un largo trecho por

recorrer para lograr una conexión convenientemente entre el sistema educativo y las

tecnologías de información y comunicación.

El continuo desarrollo de la ciencia y la tecnología ha influido en la comunicación,

esto es un aspecto de vital importancia en el desarrollo de todas las instituciones, las

mismas que están obligadas a desarrollar proyectos para evitar ser ignoradas en el

mundo actual. Es tan inmediata la transmisión de la información que puede afectar a

cualquier institución si no se toman las precauciones del caso.

Nuestros socios hacen uso de estos medios de comunicación para dar a conocer

comunicar su descontento, falta de atención o cualquier otra inconveniente que se

encuentre, subiendo la información a las redes sociales o cualquier otro medio de

difusión masiva. Es necesaria la supervisión continua de los administradores para

mantener en buenas condiciones las instalaciones y atender de buena forma a

nuestros clientes en general. La implementación de sistemas adecuados de

comunicación interna ayudados por los sistemas de video vigilancia es de vital

importancia como medio disuasivo tanto para nuestros socios como para los

empleados del Club.

PRESUPUESTO Y FINACIAMIENTO

Otro de los temas de vital importancia, es tener el conocimiento pleno del

presupuesto y su forma de financiamiento, considerando que nuestro Club es una

entidad de derecho privado con autonomía administrativa sin fines de lucro.

Con el número actual de socios considerando el aporte de $ 5 dólares, el Club

dispone de un ingreso aproximada de $ 85.000 dólares mensuales, considerando

que los aportes son a través de los roles del ISSFA y CGFT, y el descuento por

medio del sistema cash management del Banco General Rumiñahui. Es importante

señalar que existe un buen número de socios que por varias situaciones de índole

personal no disponen de los recursos especialmente en el descuento por medio del

banco, esto afecta a los ingresos mensuales del Club, que no puede cobrar esos

valores, debido a que los formularios de autorización está firmado por cinco dólares

mensuales.

Los gastos mensuales del club están en el orden de los 125.000 dólares mensuales,

el principal rubro tiene que ver son los sueldos, considerando que se asume el pago

de Directivos, miembros del Comité de Vigilancia, funcionarios del Club,

administradores y empleados de las filiales y personal eventual contratado, el rubro

por este concepto incluido el pago de beneficios sociales, bordea los 50.000 dólares

mensuales. El segundo rubro es el pago de servicios básicos, combustibles,

impuestos permisos y patentes, tv cable e internet en todas las filiales, rubro que

esta por los 25.000 dólares mensuales. Los gastos netamente operativos como útiles

de aseo, útiles de oficina, químicos para las piscinas, programas de mantenimiento

mensuales, enseres de cama representar otros 20.000 dólares mensuales. Se

destina un valor mensual para equipamiento continuo de las instalaciones, esto es la

renovación de computadoras impresoras, televisores, aires, bombas, lavadoras,

secadoras, chapas para puertas, duchas, etc. este concepto es de aproximadamente

20.000 dólares al mes. Finalmente se prevé otros gastos como asambleas,

campeonatos deportivos, elecciones, sesión solemne, movilización, gastos

navideños, gastos por homenajes día de la madre, y otros eventos por 10.000

dólares mensuales.

Las inversiones como construcciones, compra de terrenos para nuevos proyectos

deben provenir de la gestión de la administración en cuanto a optimizar los ingresos

en las filiales, considerando que actualmente los ingresos mensuales deben ser por

lo menos $ 40.000 mensuales para llegar a un punto de equilibrio que cubra

netamente los gastos operativos. Es importante señalar también que de acuerdo a

los Estatutos reformados en el año 2017, está prohibido hipotecar nuestros bienes

para obtener créditos que financien nuevos proyectos.

Esto es un detalle aproximado de los ingresos y egresos mensuales de nuestro Club,

pero es de vital importancia que la administración de turno conozca, que todo gasto

que se prevea realizar debe tener su fuente o proyecto de financiamiento. En la

actualidad no se establece la gratuidad en el hotel la Marimba porque esto

significaría, encontrar la fuente de financiamiento por veinte mil dólares mensuales,

doscientos cuarenta mil dólares al año.

ACCIONES A REALIZAR

EN EL CORTO PLAZO

Es indispensable trabajar en la identificación de medidas para atender la demanda

insatisfecha de los socios en todos los campos

1.- ÁREA COMERCIAL

• Continuar con la implementación de estrategias encaminadas a mejorar en

forma continua la atención al cliente, para captar la credibilidad y confianza de

nuestros socios.

• Preveer el pago mensual de aportes al IESS, impuestos, pago por servicios

bancarios, ISSFA, provisiones para décimos del personal con la finalidad de

atender a nuestros empleados considerando que son pilar fundamental para

el crecimiento de nuestra institución

• Preveer que el Área comercial obtenga los recursos para cubrir en forma

permanente todas las obligaciones del Club, considerando que el punto de

equilibrio solo en la parte administrativa es $ 125.000. Adicional se

implementan otras políticas para evitar el déficit mensual como las siguientes:

• Propender que las filiales solventen sus propios gastos operativos de acuerdo

a un estado de pérdidas y ganancias elaborado en forma mensual, es decir

de cubrir sus gastos relacionados a servicios básicos, y gastos operativos.

• Invertir en el mantenimiento de las filiales, mejorando su presentación y

bridando servicios de calidad. En una segunda etapa la demanda de

inversiones en las filiales serán de acuerdo a la demanda de servicios por

parte de los socios, claramente establecido en una liquidación mensual de

subsidios, es decir estadística de cuantos socios hacen uso de las

instalaciones. Y a los informes de los señores Administradores y Directivos.

• Invertir en proyectos para cubrir la demanda de servicios en el área de

hospedaje y recreación. En Misahuallí completar el área recreacional con la

implementación de sauna, hidromasaje y turco. En la Palmira el sauna, turco

e hidromasaje. En Playas la construcción de un edificio de tres pisos y una

piscina para llegar al punto de equilibrio entre la demanda y la oferta en el

área de alojamiento

• Cubrir gastos de los procesos legales que tiene el club, especialmente el

relacionado con la defensa del hotel La Marimba y los procesos seguidos en

contra de los ex directivos

• Optimizar la administración para obtener excedentes para destinar a las

filiales, con proyectos que están destinados a mejorar la infraestructura,

equipos, bienes y servicios disponibles.

2.- ÁREA FINANCIERA

• Elaborar Balances y Análisis Financiero mensual y presentar hasta 10

días posteriores a la finalización del periodo, con el objetivo que las

decisiones sean tomadas en Reunión de Directorio. El balance anual es

aprobado por la Asamblea General de socios en el mes de marzo de cada

año.

• Realizar el trámite para obtener el financiamiento necesario para ejecutar

el proyecto de un edificio de tres pisos en nuestra filial de los patios.

• Elaborar un presupuesto anual, ejecutable de acuerdo a la demanda y

mejoramiento de servicios, acorde a la realidad del Club y sus filiales

considerando las necesidades urgentes de equipamiento para todas las

áreas, modernizar el área de sistemas y comunicación en el Club,

inversión para completar el cerramiento de todas nuestras filiales.

• Trabajar en el diseño de un sistema de control de activos fijos.

Considerando que se realizó un levantamiento y ahora nuestro patrimonio

esta por los 15 millones de dólares

• Preveer recursos económicos en calidad de reserva que nos permita

solventar situaciones de contingencia, como los que se produjeron en la

región costa.

• Analizar y recomendar la contratación de seguros para nuestras

instalaciones.

• Trabajar en el nuevos sistemas contables (latinium), que permitan

información oportuna y confiables para tomar decisiones y trasmitir a

nuestros socios

• Emitir la certificación de fondos para que las diferentes comisiones de

acuerdo a los montos y los respectivos reglamentos (comisión técnica

económica, comité de contrataciones o los que se forme por disposición

del directorio), realicen las adquisiciones necesarias para atender las

necesidades de las filiales.

3. ÁREA ADMINISTRATIVA (RECURSOS HUMANOS)

• Optimizar el Organigrama Estructural, funcional y Manual de Funciones de

acuerdo a lo establecido en los Estatutos, Plan Estratégico, políticas y

normas emitidas por el H. Directorio.

• Implementar normas de control interno en coordinación con todas las

áreas, que permitan el desarrollo de las actividades dentro de estándares

legales.

• Implementación de procesos, Indicadores de gestión y flujo gramas, como

instrumento de medición de eficacia y eficiencia, tanto para el personal

que labora, como los resultados económicos que arrojan las actividades

del C.V.F.T

• Cumplir con el plan de capacitación para los señores administradores y

empleados en general a fin de optimizar el Talento Humano disponible

• Realizar un seguimiento de los informes mensuales de los administradores

en el área de personal, para evaluar fortalezas y debilidades y por

consiguiente implementar medidas para mejorar la calidad de los servicios

y sobre todo la atención al cliente en beneficio de nuestros socios.

• Implementar programas de bienestar social para el persona de empleados

del club, con el objetivo de incentivar la pertenencia y empatía con nuestra

institución

4. ÁREA DE MARKETING

• Establecer modelos que presenten una imagen institucional para todos los

eventos que se desarrollen o se promocionen en el club

• Difundir a los socios los servicios que se dispone en las ocho filiales y

propender su fidelidad.

• Captar socios a través de estrategias de comercialización atractivas y

servicios de calidad.

5. ÁREA DE SISTEMAS

• Adquisición de equipos para modernizar el área de sistemas. Con la

finalidad de reemplazar aquellos han cumplido su vida útil.

• Implementar y promocionar los servicios mediante la red de datos, pagina

Web, redes sociales

• Operación y mantenimiento del sistema actual de contabilidad

• Trabajar en la implementar y actualización del sistema de socios en línea.

• Completar la implementación, operación y mantenimiento de sistemas de

seguridad mediante cámara IP en las filiales que falta este servicio

(Ocean Blue, Landangui).

6. ÁREA LEGAL

Como es de conocimiento la parte legal es sumamente crítica se deben

cumplir los siguientes objetivos:

• Continuar con el proceso que se sigue en contra de los ex directivos del

Club por falsificación de firmas.

• Continuar con el proceso por abuso de confianza (se inició por estafa

masiva) en contra de los ex directivos, empleados u otros involucrados.

• Defender a nuestro Club de los nuevos juicios interpuestos por el señor

Joselito Cobo. Especialmente el que tiene que ver con cobro de dinero, el

mismo que ha sido calificado y pide un nuevo embargo del H. La Marimba

• Realizar las gestiones necesarias en el área legal para levantar en forma

definitiva la hipoteca del Hotel la Marimba

Otro de los aspectos importantes es la de mantener el contacto permanente con

nuestros socios mediante actividades masivas que permitan el reencuentro y la

comunión de ideas con nuestros socios entre las principales tenemos

1.- Realización del campeonato de futbol y ecuavoly en forma permanente, con la

participación exclusivamente de socios, durante los meses de mayo junio y julio de

todos los años. Implementar campeonatos en todas las filiales con la participación de

socios del sector donde están las filiales

2.- Realización de la sesión solemne para conmemorar el aniversario de nuestro

Club con la presencia de autoridades invitados especiales y nuestros socios

3.- Participación en las graduaciones de soldados en la ESFORSE y en el curso

de administración Militar en la EIFT, entrega de presentes a los estudiantes

distinguidos

4.- Reconocimiento a los señores socios en servicios que alcancen la máxima

jerarquía dentro de la institución militar (Subm.)

5.- Realización de eventos culturales y artísticos para celebrar fechas especiales

como día de la madre, día del padre en todas las filiales

6.- Mantener la rifa de fin de año e incrementar premios atractivos para los socios

7.- Incrementar la entrega de recuerdos para los socios en fin de año

8.- Promover el reencuentro de promociones en las diferentes filiales

MEDIANO Y LARGO PLAZO

En la actualidad las empresas que tienen éxito son aquellas trabajan en una

Planificación Estratégica a mediano y largo plazo, estableciendo objetivos

alcanzables, y medibles mediante indicadores de gestión.

Es importante la utilización e implementación de herramientas modernas de

administración como la Gestión por Procesos, el Balance score card, que

básicamente es una herramienta que permite enlazar estrategias y objetivos claves

con desempeño y resultados a través de cuatro áreas críticas en cualquier empresa:

desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de negocio y

aprendizaje.

Con estos antecedentes la Planificación Estratégica estará orientado a diseñar una

herramienta que se ajuste a las necesidades de nuestros socios, y que permita un

trabajo continuo independiente de los administradores de turno, evitando así oferta

demagógicas en los procesos de elecciones.

Es importante saber que el concepto con el que se creó nuestro Club tiene que ver

con que las instalaciones deber estar fuera de las ciudades, pero en lugares

turísticos, Así nuestros Hoteles más importantes La Marimba, Ocean Blue, y las

Hostería Los Patios están en lugares con gran afluencia, pero donde no tenemos

muchos socios, lo mismo sucede en Misahuallí, Hostería La Palmira y Landangui.

Granilandia en sus inicios estaba completamente fuera de la ciudad, sin embargo

con el crecimiento de la capital hoy está dentro de la ciudad. El único que no se

cumple es el hotel Reino de Quito que se compró con el objetivo de bridar servicios a

nuestros socios que realizan gestiones en la C.G.F.T.

El concepto actual y la demanda de los socios hoy a cambiado, se necesita centros

recreacionales en lugares donde hay más concentración de socios especialmente

activos, esto es Guayaquil, Cuenca, Riobamba, Machala, Quevedo etc., es

necesario que la planificación a largo plazo este orientado a materializar las

instalaciones recreacionales dando prioridad a las ciudades con mayor números de

socios, esto permitirá también la oferta de servicios en forma permanente

considerando que deben tener el mismo principio de Granilandia.

La administración actual a iniciado con la firma de convenios con centros

recreacionales en las principales ciudades, lo que permite tener una estadística para

establecer prioridades.

En la última asamblea realizada se resolvió iniciar con la compra de un terreno en la

ciudad de Guayaquil, para materializar la construcción de un Centro Recreacional,

con servicios similares a Granilandia. Esto se deberá dar cumplimiento en el próximo

periodo.

El financiamiento será con excedentes de la administración y las reservas que

existan en el Club. Sin dejara de atender las necesidades de las filiales actuales.

TIEMPO DE EJECUCIÓN

El tiempo que dura una administración en el Club es de dos años, periodo muy corto

para la ejecución de una Planificación, sin embargo se tendrá que ajustar los

tiempos y cumplir la planificación propuesta para el corto y mediano plazo.

La eficiencia en la administración consiste en implementar procesos para evitar la

burocracia administrativa, sin dejar de cumplir con los controles, pero priorizando la

toma de decisiones que beneficien los programas propuestos.

PARTICIPANTES DEL PROYECTO

Dentro del Directorio esta ya establecido las comisiones que se deben nombrar con

la finalidad de optimizar las funciones.

Es importante la participación de todos los miembros en la toma de decisiones

consensuadas pero independientes para cometer la menor cantidad de errores.

ESTRATEGIAS A IMPLEMENTAR

1. Lleva un registro y control de las operaciones y actividades realizadas

Si bien este es un aspecto específico de la contabilidad, debes estar al tanto de todo

el flujo de las operaciones para tomar las decisiones más apropiadas.

No sólo a efectos de conducción, sino también porque es obligatorio por ley.

Registra, por tanto, las actividades realizadas con los socios, operaciones especiales

compras, oferta de servicios y costos. Esto permite tener el conocimiento actualizado

de todo lo que sucede en nuestro Club.

Aquí se incluye también la elección de un software apropiado para el registro,

gestión y evaluación de los datos. Dependiendo del tamaño de la empresa, las

opciones varían entre las más avanzadas o inclusive las clásicas planillas de Excel.

Lo importante es que se tenga la información a mano

2. Administra el tiempo y las metas

El tiempo es un recurso que forma parte del capital de tu empresa a pesar de no ser

tangible, vendible o comprable. La administración de turno tiene un periodo de dos

años que deben ser optimizados para evitar dejar procesos incompletos, que en el

futuro serán distorsionados y quizás desechados

Además de hacer que te rinda lo que significa evaluar estrategias para aumentar

la productividad en los servicios sin sacrificar calidad de vida, debe estar

sintonizado con las metas propuestas en nuestra Panificación Estrategica.

Para ello, es esencial fijar objetivos concretos, ajustados en el tiempo y que

sean mensurables. Por ejemplo: establecer indicadores que nos permita medir el

grado de satisfacción de nuestros socios.

Metas específicas y realistas, claro que obligarán a una buena organización para

alcanzarlas. Ello redundará en una mejor administración del tiempo y la obtención de

datos concretos.

3. Liderazgo Trabaja en equipo

El liderazgo y trabajo en equipo son conceptos modernos que permiten dinamizar las

actividades y conseguir objetivos en el menor tiempo.

El líder es una persona con conocimientos en el área de trabajo, experiencia y la

suficiente capacidad para unfluir positivamente en los demás, el ejemplo en el

trabajo y las actividades serán la base para la consecución de proyectos en

beneficio de todos los miembros de la organización

El Líder es quien está al mando de la empresas, pero cuentas con colaboradores,

que son no sólo una fuerza de trabajo, sino también personas creativas y con

energía muy valiosas para aportar en actividades positivas.

La administración también incluye esos recursos humanos, con los que se debe

trabajar en una dinámica consensuada, liderando con el ejemplo y con

estímulos al personal.

Un buen administrador es una persona auto motivada, positiva, disciplinada,

comprometida y competente y logra que cada miembro del equipo también lo sea.

También es alguien que conoce al detalle los servicios que se dispone en las filiales

del Club, otra condición que estimula también a sus colaboradores a dar lo mejor de

sí para el éxito del conjunto

4. Dota al Club de una estructura sencilla y flexible

Una empresa con una estructura sencilla y flexible tendrá una gran ventaja en

momentos de crisis frente a otras organizaciones con esquemas más complejos y

rígidos ya que podrá reestructurarse rápidamente para adaptarse a los cambios del

mercado. De hecho, muchas buenas empresas comienzan a tener problemas

cuando se apegan demasiado a las ideas y estructuras originales que las condujeron

al éxito, venerando el statu quo. Al contrario, desarrollar una estructura horizontal y

descentralizada facilita la autogestión, acelera el flujo de información y permite

realizar cambios con mayor celeridad.

5. Implementar un modelo económico sólido

El 65 % de los fracasos empresariales se deben a problemas económicos, según

reveló un estudio de Xero, Contar con una formación financiera es fundamental para

emprender, de manera que no se establezca compromisos crediticios más allá de

tus posibilidades, considerando además que nuestros estatutos prohíben hipotecar

nuestros bienes y se asegua de tener la liquidez suficiente en todo momento. Un

modelo económico sólido también implica reinvertir inteligentemente las utilidades,

destinando una parte de los beneficios a la expansión del Club y la oferta de nuevos

servicios, ya sea para abrir nuevas sedes, ampliar la oferta de servicios o contratar

más personal para mejorar la atención y el mantenimiento. Es indispensable ajustar

el presupuesto anual a un Plan Operativo real y ejecutable.

6.- Apuesta por la innovación

“Innovación y aprendizaje van de la mano. La arrogancia del éxito consiste en

pensar que lo que hiciste ayer será suficiente para mañana”, dijo William Pollard. Las

empresas que no innovan se quedan obsoletas, como le sucedió a Kodak, que

durante casi un siglo comercializó con éxito sus cámaras y fue la primera compañía

fotográfica en incluir el carrete de papel para sustituir las placas de cristal pero no se

sumó a tiempo a la tecnología digital y, tras años de caídas de ventas, en 2012

reconoció su crisis de liquidez. Su caso muestra que para administrar una empresa

son éxito es imprescindible destinar recursos a la innovación. La innovación no solo

tiene que ver en la parte administrativa, que en sí es un desafío implementar nuevos

modelos de administración que prioricen la tención a los socios, sino la innovación

en servicios, mejorando tiempos de respuesta.

7.- Desarrolla una visión global de futuro

Las empresas no pueden limitarse a reaccionar ante los problemas que surgen o

simplemente aprovechar las oportunidades que se presentan. La administración de

empresas implica tener una visión de futuro que permita crear oportunidades y

prever los riesgos. Para dirigir un negocio necesitas definir objetivos a largo plazo y

ser capaz de transmitirlos a los miembros de tu equipo, de manera que tengan claro

hacia dónde se dirige la empresa. En nuestro Club se da mucha importancia a los

aspectos operativos normales, sin tomar en cuenta los desafíos a futuro en un

mundo moderno cambiante, que demanda cada vez de mejores herramientas para

responder en forma adecuada a los desafíos futuros.

8. Capacítarse y conocer las necesidades de los socios

No por último es menos importante. En un escenario cambiante, es vital mantenerse

actualizado sobre las tendencias y conocer lo más posible al cliente. Para ello, es

importante que realices cursos sobre aspectos específicos en el área de servcios.

así como ofrecer a todos los directivos también la oportunidad de

perfeccionarse en sus funciones y evitar discusiones innecesarias en asuntos de

poca relevancia.

Sobre el cliente, crea canales de comunicación simples para conocer su grado

de satisfacción para saber si está conforme con la calidad del servicio, el precio,

etc. todo lo cual te ayudará a mejorar todo el proceso de administración.

Más allá de estos consejos, no olvides que la administración tiene más

sentido cuando hay productividad y que para lograr esta productividad es esencial

contar con personal activo, capacitado y estimulado, todo lo cual se logra con una

política adecuada de remuneraciones, beneficios y recompensas por el trabajo bien

hecho.

Si tienes alguna duda, sugerencia o consejo sobre este tema, comenta a

continuación. Aprovecha para compartir este contenido con tus amigos y

colaboradores, a través de las redes sociales.

OBJETIVOS

1.- Objetivo General

• Ofertar servicios de calidad a nuestros socios, mediante una administración

moderna basada en la gestión por procesos que permita cuantificar mediante

indicadores de gestión e implementar la mejora continua, con la

determinación de conseguir la sistematización y excelencia en el servicio.

2.- Objetivos Específicos

• Incrementar la oferta en el servicio de alojamiento hasta conseguir un punto

de equilibrio entre la demanda de los socios actuales y la oferta actual de las

filiales del Club.

• Implementar en forma paulatina sistemas modernos de control en el área

contable para transparentar la gestión de la administración de turno

• Identificar las áreas sensibles que tiene el club para implementar las medidas

necesarias que protejan el patrimonio actual.

• Dar prioridad al área legal para defender a nuestro Club, contra prestamistas

y ex directivos interesados en desestabilizar la administración.

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO Y RENDICIÓN DE CUENTAS

El éxito de toda administración es tener los indicadores de cumplimiento positivos y a

su vez informar a sus socios, accionistas, directivos y demás organismos y personas

involucradas en forma directa o indirecta en la administración.

1. Cobertura:

Se define como la proporción entre el número de servicios disponibles disponibles en el área de alojamiento y los socios que demandan estos servicios, una necesidad que espera ser satisfecha. Este indicador es propio de proyectos turísticos que buscan penetrar de forma masiva entre los consumidores o que están pensados a largo plazo. Sin embargo, no siempre es así. A veces basta con que una empresa cubra los pocos frentes en los que suele desempeñarse para obtener un indicador positivo en términos de cobertura. En sin duda el aspecto más importante en nuestro Club, cubrir la demanda de nuestros socios.

2. Eficacia:

La eficacia no es otra cosa que la relación entre los servicios disponible y la necesidad para la que ha sido creado. Cuando esta relación es positiva, la eficacia del servicio es alta. Pero si la necesidad del cliente sigue sin ser atendida tras la implementación o adecuación de nuevos servicios, el indicador es negativo. Algo en el proceso ha fallado.

3. Valoración de ventas:

El volumen de ventas es, sin duda, el elemento más empleado para medir la calidad de un producto o servicio. Vender mucho casi siempre es sinónimo de éxito: indica que el artículo ha tenido una buena acogida y que ha generado gran interés. No obstante, esta relación no supone en todos los casos un grado alto de calidad. Se puede vender mucho sin que el producto sea del todo bueno.

4. Satisfacción del cliente:

De hecho, el siguiente paso tras la venta de un servicio es la evaluación del grado de conformidad de nuestros socios. La venta no garantiza satisfacción. Numerosos ejemplos dan cuenta de ello. Al utilizar este indicador, las empresas deben desplegar varias vías de retroalimentación para poder evaluar con acierto lo que se conoce como la etapa de post-venta, que es crucial de cara a nuevas líneas de producción. Aquí la importancia de realizar un seguimiento a nuestros socios para saber sus necesidades.

5. Competitividad:

Hace referencia a la capacidad de las empresas para explotar aquellas cualidades que hacen distintos a sus productos. También tiene que ver con el nivel de adaptación a las dinámicas del mercado y a la capacidad de innovación y cambio. Un producto incapaz de competir es, por lo general, un producto de escasa calidad.

Estos cinco indicadores deber ser implementados en nuestra gestión para valorar la gestión en forma continua y propender una mejora continua en base a las deficiencias encontradas.

Nuestros estatutos ya preveen la realización de RENDICIÓN DE CUENTAS, tanto en las Asambleas como las auditorias previstas, sin embargo la mejor manera de control es la implementación de una administración de puertas abiertas, donde se pueda con los controles del caso entregar la información a los socios que lo requieran con las explicaciones del caso y los documentos de respaldo.

Con este mecanismo se consigue que cualquier adquisición o compra pueda ser auditada en el mismo momento, y en las mismas condiciones en el mercado.

En cuanto a los ingresos, se establece la facturación electrónica para evitar manipulación de documentos, pero sistemas contables que entreguen la información en el momento que se solicite.

ELABORADO

ING. CARLOS G. MANTILLA

SUBP. S.P.

CERTIFICADO

CLAUDIO BENALCAZAR

SGOP. S.P