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INTRODUCCION

Este trabajo estuvo orientado a realizar la evaluación Institucional externa del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF para la Contraloría General de la República-CGR mediante un diagnóstico organizacional en el cual se describe la situación actual de la entidad a nivel general de acuerdo a las últimas reestructuraciones realizadas con los decretos 3264, 3265 de 2002 y 1020 de 2003, se observa su desarrollo administrativo, contable, presupuestal, el fortalecimiento y articulación del Sistema Nacional de Bienestar Familiar –SNBF- en donde el ICBF cumple funciones de coordinador, además de identificar el sistema de control, seguimiento o evaluación que adelanta el ICBF a los programas: “Hogares Comunitarios de Bienestar, Restaurantes Escolares, Desayunos Infantiles” y la capacidad de gestión respecto al cumplimiento de su misión, visión, objetivos y funciones. El presente documento se realizó en la Contraloría Delegada para el Sector Social, Dirección de Estudios Sectoriales en cumplimiento de sus funciones generales conferidas en el numeral segundo del artículo 53 del Decreto 267 del 22 de Febrero de 2000 con el fin de: “Dirigir los estudios sectoriales en materia organizacional, de gestión, fiscales y de política pública, establecer las limitaciones propias del sector o sistema administrativo respectivo y formular propuestas y recomendaciones de tipo macrosectorial”, con el fin de determinar la capacidad del ICBF para asumir el direccionamiento, coordinación, articulación y seguimiento de la Política Nacional en beneficio de la niñez, la juventud y la familia tras haber adoptado las últimas reestructuraciones. La importancia del desarrollo del tema tiene para ambas entidades CGR e ICBF su fundamento en argumentar la necesidad de responder a una gerencia pública moderna enmarcada en la ley 489 de 1998 y recomendar la elaboración de un Plan de Mejoramiento de la gestión en el ICBF que contenga las acciones correctivas para subsanar las posibles observaciones formuladas por la CGR. La práctica administrativa profundizó en el tema del diagnóstico para el mejoramiento Institucional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-ICBF. Su metodología de trabajo hace relación a las etapas de recolección de la información, procesamiento de la misma, elaboración del primer avance, segundo avance y el informe final presentando los resultados obtenidos de cada uno de los objetivos planteados.

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SINTESIS DOCUMENTAL

El trabajo de práctica administrativa realizado da cuenta de la evaluación Institucional externa practicada al ICBF para la Contraloría General de la República mediante una investigación descriptiva tanto cualitativa como cuantitativa, lo cual permitió generar conclusiones y recomendaciones que pueden enriquecer la elaboración de su Plan de Mejoramiento en busca de una adecuada gestión. Con el presente documento se pudo identificar más claramente su organización, articulación actual y estrategias de fortalecimiento en el Sistema Nacional de Bienestar Familiar-SNBF, identificando distintos actores que se interrelacionan con el ICBF para llevar a cabo la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar-SPBF; describir la política pública para la niñez, la juventud y la familia emanada del Plan Nacional de Desarrollo 2002-2006 y demás normatividad vigente aplicable para el ICBF; el control aproximado a la ejecución de todos sus proyectos o programas; la evolución de su ejecución financiera tanto presupuestal como contable y algunos puntos relevantes en cuanto al cumplimiento de su misión, visión, objetivos y funciones encomendadas. La generación de lineamientos y estándares procedimentales le han permitido al ICBF mejorar su planeación y evaluación para atender más adecuadamente las necesidades, requerimientos y políticas Instituc ionales; el SNBF le permite fortalecer los Consejos de Política Social en el nivel territorial; su inversión social actualmente no está garantizada en la mayoría de los planes de desarrollo a nivel nacional, departamental y municipal para lo cual necesita recomendar al legislador la exigencia de su inclus ión total y prioritaria; el sistema de supervisión e interventoria implementado actualmente en algunas unidades administrativas del ICBF puede obtener resultados de calidad coherentes y consistentes con los objetivos y las metas de los programas o proyectos dando una respuesta adecuada y oportuna a las exigencias del entorno si se continúa aplicando correctamente; la gestión adelantada en cuanto al recaudo de los aportes parafiscales de entidades y empresas es insuficiente ya que no se tiene certeza sobre la base real de aportantes, como consecuencia de esto se ha generado la pérdida de recursos hacia la evasión y la elusión ante lo cual se debe seguir trabajando en su identificación gravable; el ICBF es una entidad sólida, con capacidad de liquidez y de endeudamiento que da garantías financieras, genera beneficio económico social para su reinversión y sostenimiento a futuro lo cual se debe mantener constante.

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1. DESCRIPCION DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

La Contraloría General de la República (CGR)1 es el máximo órgano de control fiscal del Estado. Como tal, tiene la misión de procurar el buen uso de los recursos y bienes públicos, y contribuir a la modernización del Estado, mediante acciones de mejoramiento continuo en las distintas entidades públicas. La Constitución Política de 1991, en su artículo 267, establece que: "El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación". En la Carta Política, el control fiscal a la gestión pública pasó de ser previo y perceptivo, a posterior y selectivo. No obstante, el nuevo enfoque del control permite la aplicación de un control de advertencia o de prevención, para que el administrador público conozca en tiempo real las inconsistencias detectadas por la Contraloría y, mediante la aplicación de un control de corrección, proceda a subsanarlas, con lo cual lograremos entidades más eficientes y eficaces, cumpliendo con el fin último del control que es el mejoramiento continuo de las entidades públicas. Actualmente, la entidad cuenta con una planta de personal de 4.057 cargos de los cuales 3.934 son cargos de carrera administrativa y 123 son de libre nombramiento y remoción. Los cargos en todo el país tienen su sistema de carrera administrativa especial plenamente desarrollado y aplicado. La Contraloría General de la República es uno de los órganos autónomos e independientes del Estado, al lado del Ministerio Público, el Consejo Nacional Electoral y la Comisión Nacional de Televisión. La Auditoria General de la República es la entidad encargada de ejercer el control fiscal sobre la gestión de la CGR y de las contralorías territoriales. Cabe anotar que a partir de la Constitución de 1991, la Auditoria General de la República comenzó un proceso de independencia presupuestal frente a la CGR, con el artículo 274, que se hizo efectivo con la sentencia de la Corte Constitucional 1.339 de 2000.

1 Página Web www.contraloriagen.gov.co

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En cumplimiento del artículo 119 de la Constitución Nacional, la Contraloría General de la República ejerce, en representación de la comunidad, la vigilancia de la gestión fiscal y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación. Evalúa los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Estado, al determinar si adquieren, manejan y/o usan los recursos públicos dentro del marco legal, sujetos a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y sostenibilidad ambiental. Examina la razonabilidad de los estados financieros de los sujetos de control fiscal y determina en qué medida logran sus objetivos y cumplen sus planes, programas y proyectos. Tiene a su cargo establecer la responsabilidad fiscal de los servidores públicos y de los particulares que causen, por acción o por omisión y en forma dolosa o culposa, un daño al patrimonio del Estado. Impone las sanciones pecuniarias que correspondan y las demás acciones derivadas del ejercicio de la vigilancia fiscal. Procura, igualmente, el resarcimiento del patrimonio público. En ejercicio de la denominada jurisdicción coactiva, intenta recuperar los recursos y bienes públicos que han sido objeto de deterioro como resultado de su mala administración, o que han sido apropiados en forma indebida por los funcionarios o por los particulares. Adicionalmente, la Contraloría General de la República genera una cultura de control del patrimonio del Estado y de la gestión pública. El organismo fiscalizador promueve la transparencia en el uso de los recursos públicos, mediante un proceso estratégico y focalizado en aquellas entidades y/o áreas de alto riesgo previamente identificadas. La CGR vincula activamente a la ciudadanía en el control de la gestión pública y apoya técnicamente al Congreso de la República para el ejercicio del control político y el desarrollo de la función legislativa. La Misión de la CGR es: “Procurar el buen uso de los recursos públicos” y su Visión hace relación a: “Ser parte activa en el proceso de mejoramiento de la gestión pública”. La Contraloría General de la República posee la siguiente organización de acuerdo con el artículo 11 del Decreto 267 del 22 de febrero de 2000:

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En el Nivel Central se encuentra el nivel superior de dirección integrado por: 1. Contralor General de la República. 1.1. Despacho del Contralor General 1.2. Secretaría Privada. 1.3. Oficina Jurídica. 1.4. Oficina de Control Interno. 1.5. Oficina de Control Disciplinario. 1.6. Oficina de Comunicaciones y Publicaciones. 2. Despacho del Vicecontralor. 2.1. Oficina de Planeación. 2.2. Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional. 2.3. Oficina de Sistemas e Informática. Las Contralorías delegadas: 3. Contraloría Delegada para el Sector Agropecuario. 3.1. Dirección de Vigilancia Fiscal. 3.2. Dirección de Estudios Sectoriales. 4. Contraloría Delegada para el Sector Minas y Energía. 4.1. Dirección de Vigilancia Fiscal 4.2. Dirección de Estudios Sectoriales 5. Contraloría Delegada para el Sector Social. 5.1. Dirección de Vigilancia Fiscal. 5.2. Dirección de Estudios Sectoriales. 6. Contraloría Delegada para el Sector de Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional. 6.1.Dirección de Vigilancia Fiscal. 6.2. Dirección de Estudios Sectoriales. 7. Contraloría Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras. 7.1 Dirección de Vigilancia Fiscal. 7.1. Dirección de Estudios Sectoriales. 8. Contraloría Delegada para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad. 8.1. Dirección de Vigilancia Fiscal. 8.1. Dirección de Estudios Sectoriales. 9. Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana. 9.1. Dirección de Atención Ciudadana. 9.1. Dirección de Promoción y Desarrollo del Control Ciudadano.

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10. Contraloría Delegada para el Medio Ambiente. 10.1. Dirección de Vigilancia Fiscal. 10.1. Dirección de Estudios Sectoriales. 11. Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva. 11.1. Dirección de Investigaciones Fiscales. 11.2. Dirección de Juicios Fiscales. 11.3. Dirección de Jurisdicción Coactiva. 12. Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas 12.1. Dirección de Estudios Macroeconómicos. 12.2. Dirección de Cuentas y Estadísticas Fiscales. 13. Fondo cuenta de publicaciones 14. Comité de Evaluación Sectorial 15. Grupos de exámenes especiales Gerencias nacionales. 16. Gerencia de Gestión Administrativa y Financiera. 16.1. Dirección de Recursos Físicos. 16.2. Dirección Financiera. 16.3. Dirección de Imprenta, Archivo y Correspondencia. 17. Gerencia del Talento Humano. 17.1. Dirección de Gestión del Talento Humano. 17.2. Dirección de Carrera Administrativa. En el nivel desconcentrado encontramos: 18. Gerencia Departamental. 19. Grupos Delegados de Vigilancia Fiscal 20. Grupos de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva. Los Órganos de asesoría y coordinación están integrados por: 21. Junta de Licitaciones o Adquisiciones. 22. Comisión de personal 23. Comité Directivo. 24. Comité de Control Interno. 25. Consejo Superior de Carrera Administrativa.

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Contralorías Delegadas2 Es objetivo de las contralorías delegadas garantizar el ejercicio y la ejecución de las funciones y las responsabilidades misionales definidas en la Constitución Política y la ley a cargo de la Contraloría General de la República en sus distintos ámbitos de competencia, apoyar en forma directa e inmediata el ejercicio de las facultades constitucionales y legales atribuidas al Contralor General de la República y concurrir en la conducción y orientación técnica y de políticas de la entidad. Contralorías delegadas sectoriales ARTICULO 51. CONTRALORIAS DELEGADAS PARA LA VIGILANCIA FISCAL. Las contralorías delegadas para la vigilancia fiscal de los sectores Agropecuario; Minas y Energía; Social; Infraestructura Física y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional; Gestión Pública e Instituciones Financieras; Defensa, Justicia y Seguridad, y Medio Ambiente tienen las siguientes funciones: 1. Responder ante el Contralor General por la vigilancia fiscal integral en todas sus etapas y dimensiones en las entidades pertenecientes a su respectivo sector. 2. Dirigir la evaluación de los sistemas de control interno en las entidades de su respectivo sector y proponer los correctivos necesarios para garantizar su óptimo funcionamiento. 3. Adelantar las actuaciones preliminares relacionadas con la responsabilidad fiscal hasta la etapa de apertura de la investigación, que deberá iniciar la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva. 4. Dirigir los estudios y validar los conceptos sobre el comportamiento de la gestión fiscal del sector de vigilancia que a cada delegada corresponda, con énfasis en lo que tenga relación con la gestión del Plan de Desarrollo Económico, Social y Ambiental. 5. Dirigir y definir los estudios integrales de su respectivo sector, con el fin de orientar eficazmente la vigilancia fiscal de manera articulada y bajo la

2 Decreto 267 de Febrero 22 de 2000, CGR, “Por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Contraloría General de la República, se establece su estructura orgánica, se fijan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”.

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orientación técnica de la Contraloría Delegada de Economía y Finanzas Públicas. 6. Suscribir convenios de desempeño resultantes de las auditorias organizacionales con las entidades objeto de su vigilancia fiscal, dentro del sector correspondiente, efectuando el seguimiento sobre su cumplimiento, de acuerdo con el reglamento y sin perjuicio del adelanto de los juicios de responsabilidad fiscal por la autoridad competente o la adopción de otras medidas inherentes al ejercicio de la vigilancia fiscal. 7. Vigilar el desarrollo de los convenios de desempeño de que trata la Ley 489 de 1998. 8. Exigir informes sobre la gestión fiscal de los servidores públicos, de las entidades del sector respectivo y sobre los particulares que ejerzan funciones o administren fondos o recursos de naturaleza pública. 9. Imponer, en los términos establecidos en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993 y en el Decreto 111 de 1996, las sanciones de amonestación escrita o multa hasta de cinco (5) salarios mensuales devengados por el sancionado, a los sujetos pasivos de la vigilancia fiscal cuando incumplan las instrucciones o términos establecidos por cada contraloría o impidan u obstaculicen en cualquier forma el ejercicio de la vigilancia fiscal. 10. Coordinar con la Contraloría Delegada para el Medio Ambiente y la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana todos los aspectos que permitan la articulación adecuada de la vigilancia fiscal, el control social y el medio ambiente, acatando las orientaciones técnicas que en la materia establezcan dichas contralorías y colaborando eficazmente para que dichas contralorías cumplan sus cometidos. 11. Articular la información, los estudios, el análisis y los resultados de su vigilancia fiscal con la Contraloría Delegada de Economía y Finanzas Públicas. 12. Responder por los resultados e informes de vigilancia fiscal en su respectivo sector, sin perjuicio de la facultad de revisión de los mismos por parte del Contralor General; adelantar directamente y de oficio las acciones, las denuncias y las demás actuaciones que correspondan con el objeto de garantizar la transparencia, la eficiencia y la eficacia de la vigilancia fiscal. 13. Proponer al Contralor General las políticas, los planes, los programas y las prioridades que deban establecerse para el ejercicio de la vigilancia fiscal en su sector y responder en todo el territorio nacional por el cumplimiento y buen desempeño de los indicadores y las metas

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acordadas en el proceso anual de planificación que sean de la responsabilidad de dicha delegada. 14. Definir conjuntamente con la Contraloría Delegada de Economía y Finanzas Públicas y la Oficina de Planeación, las fuentes de información que deberán compartir, los flujos de la información, las materias de análisis, investigación y de resultados relevantes de su vigilancia fiscal, observando como principio rector la simplificación y racionalización de las exigencias de información y evitando la duplicidad de solicitudes que de la misma se realicen a los sujetos pasivos de la vigilancia fiscal. 15. Contribuir al desarrollo de metodologías estandarizadas, técnicas, transparentes y eficaces para el ejercicio de la vigilancia fiscal y solicitar explícitamente los apoyos y orientaciones requeridos para el efecto a la Oficina de Capacitación, Producción de Tecnología y Cooperación Técnica Internacional. 16. Coordinar con las direcciones que la integran, con la gerencia departamental respectiva y con los grupos de vigilancia fiscal la propuesta de políticas, planes, programas y prioridades para el ejercicio de la vigilancia fiscal; establecer explícitamente la responsabilidad de cada cual en el cumplimiento de las metas y los indicadores de gestión y desempeño que se hubieren identificado y garantizar su cumplimiento en acuerdo con ellas. 17. Contribuir a la definición de los procesos y procedimientos de vigilancia fiscal que se regirán de acuerdo con los principios de la función administrativa del artículo 209 de la Constitución Política. 18. Delegar, en todo aquello que no sea materia de delegación por parte del Contralor General a la Contraloría Delegada, la dirección de vigilancia fiscal, las funciones que garanticen el adecuado, eficaz y eficiente ejercicio de la vigilancia fiscal, especialmente aquellas contempladas en los numerales 3, 7 y 8 de este artículo. 19. Responder los derechos de petición concernientes al campo de sus actuaciones. 20. Ordenar que las licitaciones públicas o concursos de méritos abiertos por los sujetos pasivos de su vigilancia y control fiscal se adjudiquen en audiencia pública, conforme a lo previsto en los artículos 273 de la Constitución Política, 108 de la Ley 42 de 1993, y el numeral 10 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. 21. Ejercer vigilancia sobre la gestión pública y el buen desempeño de las autoridades administrativas en el desarrollo de los principios y definiciones básicas consagradas al respecto en la Ley 489 de 1998.

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22. Responder por el control interno en lo de su competencia, como parte del sistema que en esta materia se establezca en la Contraloría General y coordinarse para el efecto con la dependencia responsable de la materia. 23. Efectuar los pronunciamientos y ejercer la vigilancia que corresponda, en lo relativo al control de la contratación de urgencia manifiesta de las entidades asignadas a su sector, en los términos dispuestos en el artículo 43 de la Ley 80 de 1993 y las demás disposiciones sobre la materia. 24. Las demás que le asigne la ley. Dirección de Estudios Sectoriales La Dirección de Estudios Sectoriales para el sector Social emite pronunciamientos consolidados del sector basados en los estudios coyunturales elaborados por los grupos multidisciplinarios que la conforman, fomentando una retroalimentación permanente entre el control fiscal macro y micro. Esta labor permite optimizar las condiciones para la toma de decisiones de la Administración en materia de políticas públicas de tipo sectorial. Según el decreto 267 del 22 de febrero de 2000, artículo 53, son funciones de las Direcciones de Estudios Sectoriales:

1. Dirigir los estudios de seguimiento y evaluación del desempeño de la gestión fiscal con respecto al Plan de Desarrollo Económico, Social y Ambiental, en lo pertinente a su respectivo sector, bajo la orientación de la Contraloría Delegada de Economía y Finanzas Públicas y del Contralor Delegado del Sector correspondiente.

2. Dirigir los estudios sectoriales en materia organizacional, de gestión, fiscales y de política pública, establecer las limitaciones propias del sector o sistema administrativo respectivo y formular propuestas y recomendaciones de tipo macrosectorial.

3. Dirigir los estudios sobre el sistema nacional de control interno y la forma como éste se desarrolla en el respectivo sector

4. Estudiar y conceptuar sobre la eficiencia en el cumplimiento de los principios de la función administrativa de las reformas administrativas sectoriales.

5. Proponer, en coordinación con la Oficina de Planeación, indicadores de tipo sectorial que permitan evaluar el desempeño de las políticas públicas y la intervención del estado en el sector respectivo, evaluar

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los resultados de estos indicadores y el cumplimiento de las metas respectivas.

6. Elaborar estadísticas sectoriales útiles en la conceptualización del desempeño fiscal, administrativo, institucional y de políticas públicas

7. Elaborar los mapas de riesgo correspondientes al sector para orientar las acciones prioritarias de vigilancia fiscal.

8. Orientar en una perspectiva sectorial la identificación de los problemas que resulten de la gestión de las entidades públicas y su presencia en los niveles administrativos, organizacionales, fiscales y financieros, de forma que la Contraloría Delegada, a través de la Dirección de Vigilancia Fiscal, pueda elaborar un mapa sectorial de riesgos que le permita priorizar sus intervenciones y contextualizar con una visión integral el ejercicio de la vigilancia fiscal.

9. Aportar la información sectorial necesaria para el desarrollo de las funciones de la Contraloría Delegada de Economía y Finanzas Públicas, en particular para los temas macro de naturaleza fiscal y de desempeño económico de los sectores.

10. Las demás que le asigne la Ley.

En este orden de ideas los objetivos específicos planteados para la práctica administrativa responden en cuanto a realizar un estudio organizacional, de gestión, establecer limitaciones propias del ICBF en el sector de la Protección Social como coordinador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar-SNBF y poder formular propuestas y recomendaciones a la organización con el fin de fortalecer la Política Pública Nacional sobre Niñez y Familia.

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2. IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Y

SU RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR. Esta práctica corresponde al tipo investigación descriptiva tanto cualitativa como cuantitativa a través de la verificación y recopilación oportuna de información requerida por la Delegada del Sector Social y que le son propias a la Dirección de Estudios Sectoriales de la misma, respondiendo específicamente al cumplimiento del Plan de Acción en el 2005 en cuanto a: • Desarrollar estudios y análisis para prevenir riesgos que comprometan el

patrimonio público en el Sector Social. • Evaluar los procesos de reforma del Estado asociados al sector. • Consolidar el informe de análisis de la Política Social. Para llevar a cabo el respectivo estudio en el ICBF se utilizará el instrumento de diagnóstico para el mejoramiento Institucional. Esta estrategia busca explicar el funcionamiento del ICBF en general, en cuanto al desarrollo administrativo de la organización, demostrando cómo se encuentra actualmente de acuerdo a las ultimas reestructuraciones realizadas con los decretos 3264, 3265 de 2002 y 1020 de 2003, la orientación de sus servicios, la austeridad en el gasto, la eficiencia en el recaudo, la asignación de recursos, el sistema de control, seguimiento o evaluación, tomando como muestra tres programas básicos como lo son: “Hogares Comunitarios de Bienestar, Restaurantes Escolares y Desayunos Infantiles”, información que puede soportar la toma oportuna de decisiones.

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3. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

General Resultados 1. Elaborar la evaluación Institucional

externa del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en cumplimiento de las funciones encomendadas a la CGR y en especial a la Delegada para el Sector Social en su Dirección de Estudios Sectoriales.

1. Documento de evaluación

Institucional externa del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar que contiene los documentos explícitos en los objetivos específicos.

Específicos Resultados 1.1 Elaborar el documento descriptivo

correspondiente a las etapas de diagnóstico institucional de acuerdo a la metodología del DAFP3 con el fin de presentar la situación general actual de la entidad a partir de las últimas reestructuraciones dadas en los decretos 3264, 3265 de 2002 y 1020 de 2003 en el ICBF.

1.2 Elaborar el documento de marco

teórico general sobre la articulación actual y fortalecimiento en el periodo 2000-2004 del Sistema Nacional de Bienestar Familiar –SNBF en el Sector de la Protección Social con relación al ICBF.

1.3 Elaborar el documento descriptivo de

la política pública para la niñez, la juventud y la familia emanada del Plan Nacional de Desarrollo y demás normatividad vigente en el ICBF.

1.4 Elaborar el documento teórico

descriptivo general del sistema de control, seguimiento o evaluación actual implementado a los programas: “Hogares Comunitarios de Bienestar,

1.1 Documento descriptivo

correspondiente a las etapas de diagnóstico institucional de acuerdo a la metodología del DAFP con el fin de presentar la situación general actual de la entidad a partir de las últimas reestructuraciones dadas en los decretos 3264, 3265 de 2002 y 1020 de 2003 en el ICBF.

1.2 Documento de marco teórico general

sobre la articulación actual y fortalecimiento en el periodo 2000-2004 del Sistema Nacional de Bienestar Familiar –SNBF en el Sector de la Protección Social con relación al ICBF.

1.3 Documento descriptivo de la política

pública para la niñez y la familia emanada del Plan Nacional de Desarrollo y demás normatividad vigente en el ICBF.

1.4 Documento teórico descriptivo

general del sistema de control, seguimiento o evaluación actual implementado a los programas: “Hogares Comunitarios de Bienestar,

3 Departamento Administrativo de la Función Pública.

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Desayunos Infantiles y Restaurantes Escolares”, ejecutados por el ICBF.

1.5 Elaborar el documento descriptivo de

la ejecución presupuestal de Ingresos y gastos en el período 2000-2004 por parte del ICBF.

1.6 Elaborar el documento de análisis

financiero general consolidado de la entidad en el periodo 2000-2004, de acuerdo a la información contenida en los estados financieros de sus distintas cuentas, además de mostrar el resultado de los indicadores financieros para los respectivos periodos en el ICBF.

1.7 Elaborar el documento descriptivo

general de la capacidad de gestión del ICBF en cumplimiento de su misión, visión, objetivos y funciones como resultado de lo anteriormente planteado.

Desayunos Infantiles y Restaurantes Escolares”, ejecutados por el ICBF.

1.5 Documento descriptivo de la

ejecución presupuestal de Ingresos y gastos en el período 2000-2004 por parte del ICBF.

1.6 Documento de análisis financiero

general consolidado de la entidad en el periodo 2000-2004, de acuerdo a la información contenida en los estados financieros de sus distintas cuentas, además de mostrar el resultado de los indicadores financieros para los respectivos periodos en el ICBF.

1.7 Documento descriptivo general de la

capacidad de gestión del ICBF en cumplimiento de su misión, visión, objetivos y funciones como resultado de lo anteriormente planteado.

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4. MARCO TEORICO, QUE CONSTITUYE EL FUNDAMENTO Y SOPORTE DEL TEMA ABORDADO EN LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA.

La función de control y vigilancia fiscal que le corresponde a la Contraloría General de la República se concreta en tres labores misionales: 1. Control Macro La macroeconomía estudia las variables económicas agregadas como la producción de la economía en su conjunto (producción agregada), el precio medio de todos los bienes (nivel agregado de precios) o las transacciones de los residentes de un país con los de otros países (balanza de pagos y balanza cambiaría). Estudia, por tanto, la conducta de la economía en su conjunto, haciendo abstracción de las unidades económicas individuales como hogares, empresas o mercados específicos, aspectos de los cuales se ocupa la microeconomía. En virtud de lo anterior, una de las funciones de la CGR es evaluar, en el nivel agregado, el comportamiento de las finanzas del Estado y el grado de cumplimiento de los objetivos macroeconómicos expresados por el Gobierno. La base del control macro son las estadísticas acopiadas y procesadas por la CGR, a partir de las cuales se determina el resultado fiscal de la Nación y se analiza la consistencia de la política fiscal con las demás políticas macroeconómicas (monetaria, cambiaria, etc.). Igualmente, el control fiscal macro evalúa el impacto de las políticas económicas sobre el crecimiento económico, la distribución del ingreso, el bienestar general y la posición fiscal del sector público. Los resultados del control fiscal macro se materializan en diversos informes, algunos de carácter constitucional, como el informe anual sobre las Finanzas del Estado, la Situación de la Deuda, la Cuenta General del Presupuesto y el Tesoro, la Auditoria al Balance General de la Nación y el

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Informe Financiero Mensual, al igual que en otros espacios como la revista Economía Colombiana o en la realización de foros o seminarios en los que se discuten con otras entidades o analistas externos temas de coyuntura económica y fiscal. 2. Auditorias (Control Micro) Las Auditorias, enmarcadas dentro del control fiscal micro, se traducen en la vigilancia sistemática y permanente sobre las diversas entidades del Estado y aquellos particulares que manejan recursos públicos que son sujetos de control de la CGR o que son objeto del control excepcional. Esta labor se concreta anualmente mediante la formulación y la ejecución de un Plan General de Auditoria (PGA), que contiene la programación de las entidades y los puntos de control que se auditarán durante el año. Siete contralorías delegadas sectoriales se encargan de manejar los procesos relativos a la planificación y la realización de auditorias. El resultado final del control Fiscal micro queda registrado en un informe de auditoria que se comunica a la entidad aud itada y que puede ser consultado por la opinión pública. Como resultado de las auditorias, las entidades deben elaborar un Plan de Mejoramiento que contenga las acciones correctivas para subsanar las observaciones formuladas por la CGR. Los hallazgos con incidencia fiscal, disciplinaria o penal se ponen en conocimiento de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, la Procuraduría y la Fiscalía, respectivamente. 3. Responsabilidad Fiscal El principal objetivo en esta área es la determinación de la responsabilidad fiscal, con el fin de recuperar los dineros sustraídos al erario y, en general, buscar el resarcimiento de los daños al patrimonio público. La principal herramienta con que cuenta el Estado para determinar la responsabilidad fiscal es el proceso de responsabilidad fiscal, a través del cual se procura recuperar los dineros públicos malversados o extraviados como consecuencia de una inadecuada gestión fiscal. Corresponde a la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva la obligación de dirigir los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva que existan como producto

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del ejercicio de la vigilancia fiscal y de las denuncias presentadas, así como de los informes de otras entidades de control y vigilancia. Esta misma Contraloría Delegada prepara y publica trimestralmente el Boletín de Responsables Fiscales, que contiene un listado con los nombres de las personas naturales o jurídicas, con su respectiva identificación -cédula de ciudadanía o NIT- que han sido halladas responsables fiscales por la Contraloría General de la República y las Contralorías departamentales, municipales y distritales. Además, la CGR cuenta con otros controles que, junto al control ciudadano, dan soporte a las labores misionales mencionadas. Las Relaciones Técnicas con el Congreso, por su parte, buscan contribuir a la labor de control político del ente legislativo, con base en los insumos que se desprenden del control fiscal. El Diagnóstico Institucional4 Es un proceso de investigación que consiste en la evaluación de la situación presente de la organización, en el estudio sistemático y presentación de conclusiones sobre la misión que desarrolla la entidad frente al rol que le corresponde desempeñar al Estado: Se debe analizar su situación presente y su trayectoria histórica, en relación con su funcionamiento, aspectos críticos, naturaleza y magnitud de las necesidades y el conocimiento analítico de los problemas que afectan o a lteran el desarrollo de sus actividades. El propósito del diagnóstico es identificar las dificultades y problemas críticos que están afectando el normal funcionamiento de la organización, las causas que los originaron, analizar sus implicaciones y definir las necesidades y retos de la organización. Objetivos o Propósitos El diagnóstico de la organización puede hacerse en forma integral o parcial para revisar determinados aspectos o áreas claves críticas que requieren de un cambio o transformación.

4 Guía Metodológica para la Modernización de las entidades del Estado, DAFP.

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El análisis de la organización, se constituye en la herramienta esencial para obtener resultados efectivos con un manejo eficiente de los recursos, y es fundamental entre otras para:

• Formular políticas y estrategias y servir de instrumento en el proceso de planificación y evaluación del ICBF.

• Implementar planes de acción, y determinar capacidades

administrativas para generar nuevos programas y proyectos que contribuyan a fortalecer la gestión.

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5. FUNDAMENTACION METODOLÓGICA QUE SOPORTA EL DESARROLLO DEL TEMA DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA.

El proceso de evaluación a llevar a cabo combinará metodologías y técnicas tanto cuantitativas como cualitativas, una parte del trabajo será descriptivo y explicativo a través de la contextualización teórica general de la entidad realizando la descripción de su situación actual basada en la recolección de datos y el análisis de los mismos. La recolección y tratamiento de la información se apoyará en técnicas tales como:

1. Recolección de Información:

• Solicitud de información al ICBF en su Sede Nacional y a los auditores de la CGR para el ICBF.

• Revisión bibliográfica.

2. Procesamiento de la información:

• Análisis de informes y datos. • Análisis por parte del investigador.

3. Elaboración del primer avance:

• Redactar un documento teórico descriptivo explicativo de cada uno de los objetivos específicos 1 al 4 que permitirán posteriormente y al final de cada capítulo, concluir sobre los mismos para de esta manera presentan físicamente en medio duro el primer Avance.

• Realización de las respectivas Correcciones al primer avance.

4. Elaboración del segundo avance:

• Redactar un documento teórico descriptivo explicativo de cada uno de los objetivos específicos 5 al 7 que permitirán posteriormente y al final de cada capítulo, concluir sobre los mismos para de esta manera presentan físicamente en medio duro el segundo Avance.

• Realización de las respectivas Correcciones al segundo avance.

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5. Se realizará la consolidación de toda la información recolectada, depurada y analizada, para posteriormente general conclusiones y recomendaciones finales una vez se realice la respectiva concertación con los asesores académico y administrativo para la entrega del informe final.

Se solicitará información general directamente al ICBF en su Sede Nacional en cuanto a los estados contables consolidados a 31 de Diciembre en cada vigencia de los últimos cinco años y la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, además de lo relacionado al funcionamiento de su estructura administrativa actual, la planta de personal, lo relacionado al cumplimiento de su misión, visión y objetivos, se tomará como muestra la información correspondiente a los programas de Hogares Comunitarios de Bienestar, Restaurantes Escolares, Desayunos Infantiles, y demás aspectos que responden a su razón de ser como Institución, por ejemplo el sistema de seguimiento, control o evaluación que aplica actualmente a dichos programas para responder efectivamente a su gestión, también la articulación y fortalecimiento del SNBF en donde el ICBF actúa como coordinador del sistema. Dicho conjunto de herramientas permitirán recolectar, tabular y analizar la información tanto de tipo cuantitativo (variables que se pueden medir o expresar numéricamente), como cualitativo (variables que permiten hacer un análisis descriptivo del objeto de estudio y que no son posibles de medición). Metodología La elaboración y aplicación de un diagnóstico organizacional se inicia con el diseño del plan para llevarlo a cabo, el cual debe contemplar los objetivos que se pretenden alcanzar, los recursos de información con que se cuenta y el respectivo cronograma de actividades. Se propone para este diagnóstico del ICBF detectar los principales puntos críticos dentro del diagnóstico realizado a las distintas variables tanto cuantitativas como cualitativas, dicha identificación actuará como herramienta de la planeación estratégica, y la técnica organizacional utilizada será la de correlacionar las diferentes variables planteadas. Tanto la herramienta como la técnica aplicada nos permitirán estudiar la situación actual de la entidad y formular posibles estrategias, así como conclusiones y recomendaciones para mejorar el desempeño de la organización.

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La información para el desarrollo del diagnóstico se obtendrá a través de fuentes primarias y secundarias por parte del ICBF en su Sede Nacional y la propia Contraloría General de la República. El análisis y las conclusiones del estudio se realizarán sobre la base de los objetivos específicos planteados para el abordaje externo del diagnostico Institucional del ICBF por parte de la CGR. Principales Fuentes 1. Estudios realizados sobre el ICBF y sus programas:

• Tercer Informe de Colombia al Comité de los Derechos del Niño 1998- 2003.

• Informes de las últimas Auditorias realizadas al ICBF 2000-2004.

• Informe de rendición de la cuenta a la CGR.

• Informes de Gestión presentados al Ministerio de Protección Social.

• Informe de seguimiento de la Presidencia de la República.

2. Informes de evaluación de los programas: “Hogares Comunitarios,

Alimentación Escolar, Desayunos Infantiles”, realizados por la Dirección de Evaluación del ICBF en su Sede Nacional.

3. Informe de gestión 2004 del ICBF por parte de la Dirección de Evaluación

del ICBF en su Sede Nacional. 4. Estados financieros consolidados a 31 de diciembre y ejecución

presupuestal de ingresos y gastos del ICBF en las vigencias 2000-2004. 5. Base de ejecución presupuestal del gasto social de las entidades públicas

SIIF5 de la CGR. 6. Informes de Control Interno del ICBF en su Sede Nacional. 7. Plan Nacional de Desarrollo y Plan Estratégico de la Entidad. 8. Plan Indicativo Institucional 2003-2006 del ICBF. 9. Ultimo estudio técnico para la reestructuración del ICBF.

5 Sistema de información financiera, CGR.

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10. Revisión de las normas de reestructuración del ICBF, decretos 3264, 3265 de 2002 y 1020 de 2003.

11. Lineamientos técnicos de los principales programas ejecutados por el

ICBF. 12. Informes de supervisión de los programas anteriormente mencionados. 13. Encuesta Nacional de Calidad y Vida. 14. Informe de fortalecimiento del Sistema Nacional de Bienestar Familiar –

SNBF de la Subdirección de Asesoría Territorial del ICBF.

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6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4

ACTIVIDADES

SE

MA

NA

1ª

SE

MA

NA

2ª

SE

MA

NA

3ª

SE

MA

NA

4ª

SE

MA

NA

5ª

SE

MA

NA

6ª

SE

MA

NA

7ª

SE

MA

NA

8ª

SE

MA

NA

9ª

SE

MA

NA

10ª

SE

MA

NA

11ª

SE

MA

NA

12ª

SE

MA

NA

13ª

SE

MA

NA

14ª

SE

MA

NA

15ª

SE

MA

NA

16ª

1 Recolección de información: Solicitud y revisión bibliográfica.

2 Procesamiento de la información: Análisis documental y del autor.

3 Redacción de documento teórico y generación de conclusiones y recomendaciones iniciales de los objetivos específicos 1 al 4.

4 Correcciones al documento derivadas de la discusión con los respectivos asesores y la oficina de Prácticas.

5 Consolidación de la información y generación de conclusiones y recomendaciones iniciales de los Objetivos específicos 5 al 7.

6 Correcciones al documento derivadas de la discusión con los respectivos asesores y la oficina de Prácticas.

PLA

N D

E T

RA

BA

JO

7 Se recogen las observaciones hechas en el primer y segundo avance para consolidar teóricamente el documento.

PR

IME

R A

VA

NC

E

SE

GU

ND

O A

VA

NC

E

INF

OR

ME

FIN

AL