plan de mejoramiento avance primer trimestre 2009 filedebilidades en este proceso, en el 37% de los...

Numero

consecutivo

del hallaz

go

Código hallazgo Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras) Causa Efecto Acción correctiva Objetivo Descripción de las

Metas

Unidad de medida de las

Metas

Dimensión de la meta

Fecha iniciación Metas

Fecha terminación

Metas

Plazo en semanas de las

Meta

Avance fìsico

1er trimestr

e

Porcentaje de

Avance fìsico de ejecuciòn de las

Meta

1 1405004 (H-39).Impacto hormiga arriera. Se observóun fuerte impacto de la hormiga arriera pese aque el proyecto establecía el control de estaplaga, a través del establecimiento de especiesresistentes (Nogal cafetero) a la misma y lautilización de pesticidas, entre otros.

Situación que sepresenta por la falta deseguimiento oportunotanto por parte de laCorporación, como laacción de los usuarioso propietario del predioque no permitió realizarun efectivo controlintegrado

Origina que las plantaciones nose desarrollen adecuadamentey que se presenten pérdidas enlas mismas.

1) Realizar talleres de capacitación a lascomunidades para el contol integral de lahormiga arriera.

1) Ofrecer mediantecapacitaciones elementos a lascomunidades para que realicen elcontrol de la hormiga arriera ensus predios, acorde con loestablecido en el Artículo 78 delCódigo Departamental de Policía yconvivencia ciudadana del Valledel Cauca- Ordenanza No. 145 Ade enero 9 de 2002.

1) Realizacion de talleresde control integralhormiga arriera.

talleres 40 20/03/2008 25/12/2008 40 25 0.63

2 19 08 003 Se encontró que con corte al 31 de marzo del2008, se encontraron (9) metas quepresentaron no efectividad en sus acciones y(7) metas no cumplieron con su avance físico,las acciones propuestas no lograron subsanarlas debilidades identificadas

las accionespropuestas no lograronsubsanar lasdebilidades identificadas,

lo que ocasiona que se vuelvana presentar las mismassituaciones, por lo que sedeben replantear e incorporaren el nuevo Plan deMejoramiento

1404004 H2 - A pesar que la Corporación se hapreocupado por reglamentar el proceso deinterventoria dentro de la entidad, durante larevisión de los contratos se hizo evidencia lasdebilidades en este proceso, en el 37% de loscontratos analizados (ver anexo 5). Por dichaomisión la Corporación incurre en riesgos anteeventuales incumplimientos de los contratistas,reconociendo pagos por bienes y servicios noprestados a la entidad



Desarrollar una estrategia para elfortalecimiento del Autocontrol y laAutoevaluaciòn en los funcionarios de laentidad que permita dinamizar el ejercicio dela mejora continua y el control interno.

Minimizar la ocurrencia de fallas enel ejercicio contractualfortaleciendo el ejercicio deautocontrol y autoevaluaciòn

Desarrollo de actividadespara el fortalecimientodel autocontrol yautoevaluaciòn

Estrategia 1 16/10/2008 31/12/2008 11 1 1.00

FORMATO No 2INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Informe presentado a la Contraloría General de la República Entidad: CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL DEL VALLE DEL CAUCA Representante Legal: MARÍA JAZMÍN OSORIO SÁNCHEZNIT: 890.399.002-7Período Informado 01 DE ENERO A 31 DE MARZO DE 2009Fecha de subscripción SEPTIEMBRE 28 DE 2007; DICIEMBRE 10 DE 2008; FEBRERO 09 DE 2009; FEBRERO 23 DE 2009

AUDITORÍA VIGENCIA 2005

AUDITORIA GUBERNAMENTAL ENFOQUE INTERGAL MODALIDAD REGULAR VIGENCIA 2007

HALLAZGO No. 1 - AJUSTE METAS CON ACCIONES NO EFECTIVAS - AJUSTE METAS NO CUMPLIDAS

1404100 H3 - Del anexo 5 del informe de auditoria, seconcluye que el 24.49% de los contratospresentaron debilidades en la gestióncontractual que obedecen a la falta dediligencia administrativa en los gestoresencargados de tomar decisiones y funcionariosdelegados para llevar a cabo el procesocontractual y su posterior seguimiento. Lasmás comunes, son: La demora en la ejecucióndel contrato después de haber sido suscrito; noliquidar los Convenios: deficiencias en losestudios previos; en las actas de inicio,suspensión, prórroga, liquidación yevaluaciones del informe de actividades seregistran datos no verídicos; concentración enuna misma persona de las funciones deordenador del gasto y de interventor del mismocontrato; informes de los contratistas que noreflejan la realidad.



Desarrollar una estrategia para elfortalecimiento del Autocontrol y laAutoevaluaciòn en los funcionarios de laentidad que permita dinamizar el ejercicio dela mejora continua y el control interno.

Minimizar la ocurrencia de fallas enel ejercicio contractualfortaleciendo el ejercicio deautocontrol y autoevaluaciòn

Desarrollo de actividadespara el fortalecimientodel autocontrol yautoevaluaciòn

Estrategia 1 16/10/2008 31/12/2008 11 1 1.00

1402008 H31 - (H-7) - La Contraloría detecto que en losconvenios encaminados a la descontaminaciónde los afluentes del embalse SARABRUT, seestá tomando en cuenta el tratamiento del aguaresidual del tipo doméstico, sin embargo no seobserva sistemas para el tratamiento



Emitir memorando donde se establezca comodirectriz interna de la Dirección de GestiónAmbiental, que los responsables de losproyectos deben realizar seguimientoperiódico al desarrollo de las diferentescontrataciones generadas en el área,revisando constantemente los expedientes,verificando el cumplimiento de lista dechequeo y emitiendo informes de avance enlos sistemas corporativos

Minimizar los riesgos en elejercicio contractual por accionesdeficientes de los interventores ysupervisores

Elaborar memorando condirectriz

Memorando 1 01-nov-08 31-ene-09 13 1 1.00

2101001 H43 - (H-5) Módulo de uso de Recursos. LaCVC no tiene instalado el “Protocolo para elMonitoreo y Seguimiento del Módulo de Uso deRecursos–sector Manufacturero”, según loinformado por el IDEAM



El modulo “Protocolo para el Monitoreo ySeguimiento del Módulo de Uso deRecursos–sector Manufacturero” está enproceso de construcción por parte delIDEAM. SE propone realizar las gestionesante el IDEAM para incorporarse en elproyecto PILOTO

Participar en el proyecto pilotopara la adopción del modulo demonitoreo y seguimiento de uso derecursos naturales

Incorporación de la CVCen el proyecto piloto queadelanta el IDEAM

aceptación delIDEAM enproyecto piloto

1 31/10/2008 30/04/2009 26 1 1.00

1. Establecer administradores temáticos conlos respectivos seguros (Determinar alinterior de cada grupo los responsables delmanejo de la información).

1. Delegación de administradores yusuarios

Definir administradorestemáticos para el ingresode información

Listado deFuncionarios designados en taller

9 09/09/2007 11/06/2008 39 9 1.00

2. Instructivo para el manejo de lainformación 2. Instructivo

Documento SIPA ÁreasProtegidas VentanaRNSC

Documento 1 01/10/2007 04/10/2007 0 1 1.00

3, Establecer capacitación para losfuncionarios que manejaran el aplicativoSIPA;

CapacitaciónCapacitación dirigida afuncionarios de las DAR

funcionarios capacitados

9 28/08/2007 09/07/2008 45 9 1.00

4, Analizar los equipos para evaluar lacapacidad y en lo posible hacer reposicionesde modo que los aplicativos puedan operarsin inconvenientes.

EquipoListado de equiposanalizados para elingreso de informaciónde SIPA

Equipos analizados

9 01/10/2007 14/12/2007 11 9 1.00

2202001 H47 - (H-9) Módulo Áreas Protegidas - RNSCy Expedientes Ambientales. Al verificar elregistro de información del SIPA en los reportesdel módulo de Áreas Protegidas, se observóque la información no se encuentra actualizaday clasificada con los datos necesario

las acciones propuestas no lograron

subsanar las debilidades

identificadas,

lo que ocasiona que se vuelvan a presentar las mismas

situaciones, por lo que se deben replantear e incorporar

en el nuevo Plan de Mejoramiento

5. Realizar las acciones de pruebanecesarias al aplicativo de RNSC paraingresar la información, en la medida en quelas áreas sean registradas por Parques. CVCpuede ingresar la información preliminar (preregistro) pero se requiere que Parquesefectue el tramite de registro para culminar elingreso de la informaciòn e iniciar el procesode seguimiento.

5. Registros actualizados Registro de informaciónen el aplicativo sipa delas RNSC en proceso deregistro

Predios enproceso deregistro

62 28/09/2007 31/12/2007 13 62 1.00

6. El aplicativo de seguimiento a lasobligaciones que imponga el Ministerio unavez registre cada área mediante actoadministr

6. Conceptos técnicos deseguimiento emitidos

Registro de conceptostécnicos de seguimientoen el aplicativo SIPA

Registro deconceptos enSIPA

2 01/10/2007 28/09/2008 52 2 1.00

Enviar el procedimiento de reglamentacionesa la dirección administrativa para que seadopte formalmente en la CVC.

Transferir el procedimiento pararealizar la reglamentación decorrientes en forma articulada ysistemática entre las diferentesdependencias de la corporación. .

Procedimiento dereglamentación decorrientes adoptado

Procedimiento 1 15/11/2007 15/11/2008 52 1 1.00

Realizar el diagnóstico funcional ytecnológico sobre el SIGRH.

Obtener los elementos de juiciofuncionales, administrativos,procedimentales y tecnológicosrequeridos para realizar unarepotenciación y/o reconversióntecnológica y funcional del sistemade información SIGRH

Estudiar la pertinencia dela funcionalidad actualdel sistema deinformación SIGRH asícomo su aplicabilidad deacuerdo a la plataformatecnológica de laCorporación y a losprocesos sobre loscuales se desarrolla suaccionar

Diagnóstico 1 15/11/2007 15/11/2008 52 1 1.00



Impartir instructivo , circular de la OficinaAsesora de Jurídica sobre el contenido de los estudios previos y responsabilidades frentea este documento.

Minimizar el riesgo de ocurrenciamediante orientación a las áreasque intevien en la etapa deplaneacion y preparación de losestudios previos para queconozcan como se construye este.

Documento que oriente la elaboración de estudiosprevios.

Documento 1 15/11/2008 15/09/2009 43 0 0.00



Instruir por áreas a los funcionarios sobre elcontenido de los estudios previos y lasresponsabilidades de quienes debenrealizarlos.

Fortalecer los conceptos sobre lasresponsabilidades que asisten alos funcionarios cuando elaboran osuscriben un estudio previo

Capacitaciones a lasáreas responsables dela etapa preparatoria delos contratos y deelaborara los estudiosprevios, para queconozcan lasconsecuencias de noproducir bien eldocumento

capacitaciones 15 15/11/2008 15/09/2009 43 0 0.00

1405004 H57 - (H-19) - Supervisión e Interventorìa decontratos. En la ejecución del convenio 071 de2005 y la orden de servicio 2211 de 2000 seestablecieron hechos que evidenciandeficiencias en la función de superviciò einterventorìa



Emitir memorando donde se establezca comodirectriz interna de la Dirección de GestiónAmbiental, que los responsables de losproyectos deben realizar seguimientoperiódico al desarrollo de las diferentescontrataciones generadas en el área,revisando constantemente los expedientes,verificando el cumplimiento de lista dechequeo y emitiendo informes de avance enlos sistemas corporativos

Minimizar los riesgos en elejercicio contractual por accionesdeficientes de los interventores ysupervisores




1404001 H55 - (H17) - Cumplimiento de principios yprocedimientos del proceso contractual. En larevisión de los contratos seleccionados seevidenciaron irregularidades que denotandeficiencias en el cumplimiento de los principiosy procedimientos con la falta de estudiosprevios, deficiente planeaciòn, no modificaciónde las garantías contractuales o garantíasconstituidas sin cumplir la cobertura acordada,y suspensión de los términos para la ejecuciónde los contratos sin justificación aceptable.

2202001 H48 - (H-10) Estrategia manejo información. Alrevisar el manual de procedimientos parareglamentación de fuentes de aguas, seobserva que dicho manual aún no ha sidoadoptado por la Corporación. La información deusuarios del módulo Administrador deInformación


1802001 H58 - Hh-20) - Programación y ejecuciónpresupuestal. En las vigencias 2005 y 2006 seobservó que los ingresos recaudadossuperaron ampliamente lo inicialmentepresupuestado



Tramitar la contratación de unestablecimiento con una metodología de altovalor técnico que permita tener cifrasproyectadas para recomendar y actuar enesta materia.

Garantizar la elaboración delpresupuesto absolutamenteajustado a la realidad

Presupuesto elaboradocon la nuevametodología.

Estudio 1 08/10/2008 07/10/2009 52 0 0.00

1801004 H65 - (H-27) - Efectivo - Partidas conciliatoriassin registrar. A diciembre 31 de 2005 existíanlas siguientes partidas pendientes de registraren libros: notas debitos por $20 millones,inconsistencias debito por $13 millones, notascrédito por $82 millones, inconsistencias créditopor $10 millones y cheques pendientes decobro



Efectivo - Partidas conciliatorias sin registrardel período 2006 se Depuraron y registraronlas partidas conciliatorias, de acuerdo con las notas enviadas por las entidades bancarias,el cual fue subsanado en su totalidad (100%)en octubre de 2007.

Depurar y registrar enContabilidad las partidasconciliatorias de las cuentasbancarias de la CVC.

Verificar si las notascorresponden a losolicitado para registrarcontablemente.

Conciliaciones bancarias yregistros contables

29 02/10/2006 01/10/2007 52 29 1.00

1802003 H89 - (H-51) - Modificaciones al presupuestode la CVC. Se preentan modificaciones alpresupuesto de manera continua o constante,las cuales fueron efectuadas medianteResoluciones del Director General, ajusteséstos que corresponden en gran medida areorganizaciones de los gastos en los que seafecta mayormente la inversión por cambio deprogramas y proyectos



Establecer mediante la aprobación delestatuto los criterios para la elaboración delpresupuesto y que regule los ajustespresupuéstales en la CVC

Aprobación del Consejo Directivoel nuevo estatuto de presupuesto

Tener documentos queregulen los movimientospresupuéstales

estatuto 1 08/10/2008 07/10/2009 52 1 1.00

1101001 H90 - (H-52) - Definición procedimiento demodificación del presupuesto CVc. Las actasde las reuniones del Consejo Directivo, revelanlas objeciones del procedimiento y legalidad delas modificaciones al presupuesto realizadaspor el Director Genera en virtud del actoadministrativo Acuerdo CD-014 de julio 28 de2005 con el cual se delegó parcialmente talfacultad; sin que a la fecha, se haya adelantadogestión efectiva para revisar, ratificar y omodificar el referido Reglamento para que seaclaro y aceptado por todos



Establecer mediante el estatuto depresupuesto los ajustes presupuéstales en laCVC.

Definir los procedimientos para lasmodificaciones al presupuesto

Acuerdo del ConsejoDirectivo que apruebe elestatuto presupuestal

Estatuto 1 08/10/2008 07/10/2009 52 1 1.00

3 11 03 001 Al realizar la evaluación a la formulación delPAT 2007-2009 elaborado por la CVC, seencuentra que el Capítulo 6º de este PAT. Seobserva que el Programa 7. “Inversiones en lazona urbana de Cali”, no presenta susrespectivos Objetivos, Indicadores y Metas, laEntidad no atendió las instrucciones delDecreto 1200 de 2004, que norma laformulación del PAT, instrumento dePlanificación de la CVC, se considera que lainformación consignada en él, es poco

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la Entidad no atendiólas instrucciones delDecreto 1200 de 2004,que norma laformulación del PAT,instrumento dePlanificación de laCVC, se considera quela informaciónconsignada en él, espoco confiable.

Generando que los Proyectosno cuenten con los elementosmínimos que permitanevaluarlos y medir susresultados, su impacto y susbeneficios, lo que desconoce elartículo 7, numeral 3, inciso 2del Decreto 1200 de 2004.

Elaborar un instructivo anexo alProcedimiento de Formulación deInstrumentos de Planificación Ambiental delProceso de Planificación Ambiental, quecontenga la definición de criterios para laformulación de programas y proyectos concomponentes unificados y mínimos,acompañado de una lista de chequeo paraverificar el cumplimiento de dichos requisitos.

Garantizar el cumplimiento delDecreto 1200 de 2004, en cuanto ala formulación del PAT,principalmente en los elementosnecesarios para un adecuadoseguimiento a lo planificado.

Instructivo anexo alProcedimiento deFormulación deInstrumentos dePlanificación Ambientaldel Proceso dePlanificación Ambiental

Documento 1 15/08/2009 15/10/2009 9 0 0.00

Procedimiento deformulación deinstrumentos deplanificación ambientalrevisado y ajustado.

Procedimiento revisado yajustado

1 15/08/2009 15/10/2009 9 0 0.00

HALLAZGOS NUEVOS AUDITORIA REGULAR VIGENCIA 2007

4 19 05 001 El manejo de archivos magnéticos no oficialespor parte de las Dependencias de laCorporación. Este es el caso del Archivo delPlan de Acción Trienal 2007-2009 . Estedocumento, después de ser analizado por laCGR y comunicadas las observaciones a laCVC, en su respuesta la Corporación reconocehaber entregado una versión preliminar delPlan publicado que hizo parte de los archivos

Aunque la entidad estaimplementando elsistema de gestión decalidad, no disponeactualmente de lasmedidas adecuadaspara el manejo decopias no controladas,

Situación que genera riesgos enla implementación de losprogramas y proyectosaprobados por la entidad con ellógico desgaste administrativoque esto conlleva.Adicionalmente, puedeentorpecer las labores deseguimiento y monitoreo de los

Revisar y ajustar los Procedimientos y lasTablas de Retención Documental a cargo dela Dirección de Planeación, en lo relacionadocon el Plan de Acción Trienal. En el marcodel Sistema de Gestión de Calidad, se hanlevantado los Procesos Corporativos, con loscorrespóndientes Procedimientos y Tablasde retención Documental que se requieran,organizado esta en un Listad Maestro de

Garantizar el buen manejo de losdocumentos generados en laformulación del PAT.

Tablas de RetenciónDocumental a cargo de laDirección de Planeación,revisadas y ajustadas.

Tablas deRetención revisadas yajustadas

1 15/08/2009 15/10/2009 9 0 0.00

5 11 03 001 En el Anexo 3 del PAT 2007-2009 se observaque todos los Proyectos de la vigencia 2006incorporados a ese PAT, no presentan Metas niIndicadores. Estos Proyectos que suman 47 entotal, están calculados en $5.736 millones y losmismos sólo contienen información financiera.Debilidades en la planeación de la formulaciónde los programas, por lo tanto no cuentan conInstrumentos de Evaluación y Seguimientocomo lo ordena el Decreto 1200 de 2004

Debilidades en laplaneación de laformulación de losprogramas, por lo tantono cuentan conInstrumentos deEvaluación ySeguimiento como loordena el Decreto 1200de 2004

Generando que los Proyectosno cuenten con los elementosmínimos que permitanevaluarlos y medir susresultados, su impacto y susbeneficios, lo que desconoce elartículo 7, numeral 3, inciso 2del Decreto 1200 de 2004.

Elaborar un documento que contenga loscriterios para la incorporación de recursos devigencias anteriores a los nuevos PAT.

Contar con los lineamientosnecesarios para que laincorporación de recursos devigencias anteriores a los nuevosPAT incluya instrumentos quepermitan su seguimiento.

Documento con criteriospara la incorporación derecursos de vigenciasanteriores a los nuevosPAT.

Documento 1 15/08/2009 15/10/2009 9 0 0.00

1. Como ejerccion de autoevaluacion a nivelde procesos, se incorporara en la fases delciclo PHVA en la caracterizacion de los 18procesos de la entidad, la actividad dediligenciar la informacion correspondiente alavance en ejecución de metas fisicas yfinancieras de los indicadores definidos.

Garantizar que la información quese incorpora al sistema seaoportuna y de calidad.

1. Procesos revisados yajustado.

procesos 18 01/11/2008 30/11/2008 4 18 1.00

2. Como medida de verifiacion del Sistemade Control Interno de la Entidad, se incluiranen las auditorias puntos de verificación deldiligenciamiento de los Sistemas deSeguimiento a la Gestión.

Garantizar que la información quese incorpora al sistema seaoportuna y de calidad.

2. Verificaciones Auditorias 2 01/11/2008 30/11/2008 4 2 1.00

Dinamizar el Comité Coordinador del Sistemade Control Interno de manera que seefectúen las revisiones de seguimientonecesarias para verificar el cumplimiento delas metas y se tomen las accionescorrectivas para los casos que seannecesarios

Contribuir en el mejoramiento del proceso de planificación y seguimiento al PAT.

Reuniones periódicas del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno operando adecuadamente.

Actas de reuniones.

4 03/02/2009 20/11/2009 41 0 0.00

El Consejo Directivo de la CVC, deberárealizar sesiones específicas para conocer elestado del avance del informe del PAT

Contribuir en el mejoramiento del proceso de planificación y seguimiento al PAT.

El Consejo Directivo harálas evaluacionescorrespondientes acordea la agenda preparadapor la Dirección dePlaneación.

Sesiones de Evaluación de avance del PAT.

2 03/02/2009 20/11/2009 41 0 0.00

8 12 02 100 Al comparar los indicadores de la matriz“Reporte de avance de Indicadores Mínimos deGestión –IMG”, presentada en el informe degestión 2007, con los definidos mediante lashojas metodológicas del Ministerio deAmbiente, se encontró, que varios de estosindicadores, presentaron errores en lapresentación en dichos informes. Debido a unainadecuada revisión por parte de losresponsables de presentar la matriz de reportede indicadores mínimos para el año 2007,

una inadecuadarevisión por parte delos responsables depresentar la matriz dereporte de indicadoresmínimos para el año2007,

No se pueda evaluar losresultados de sus proyectos ensu ejercicio para cada año, asícomo en el trienio; en cuanto ala diferencia de unidadesutilizadas en los indicadoresrelacionados en la tabla, seperdería la uniformidad en launidad establecida según lanorma, lo que dificultaría laconsolidación de la informacióna nivel nacional para lamedición de las metasprogramadas

Actualizar el sistema de información SIGEC afin de ajustar la información relativa a losindicadores mínimos de gestión (IMG).

Sistema de informaciónSIGEC actualizado en lorelativo a los indicadoresmínimos de gestión.

Sistema 1 01/12/2008 30/12/2008 4 1 1.00

La información reportada por la CVCdenominada Seguimiento a la Gestión y avanceen las metas físicas y financieras del PAT 2007– 2009, presentó errores e inconsistencias.Esta información fue la misma que el DirectorGeneral presentó al Consejo Directivo y a laAsamblea de la Corporación en el documento:Informe de Gestión 2007, de enero 28 de 2008.La información que alimenta el informe deGestión es extraída del Sistema de Seguimientoa la Gestión Corporativa - Sistema SIGEC –que no es alimentado de manera oportuna, coni f ió t d lid d

la información quealimenta el informe deGestión es extraída delSistema deSeguimiento a laGestión Corporativa -Sistema SIGEC – queno es alimentado demanera oportuna, coninformación certera yde calidad.

Plan publicado, que hizo parte de los archivosque el editor del documento enviaba pararevisión, no dispone actualmente de lasmedidas adecuadas para el manejo de copiasno controladas,

seguimiento y monitoreo de losentes de control internos yexternos.

organizado esta en un Listad Maestro deDocumentos. Queda en este sistemadispuesto que cuando existan documentospreliminares de trabajo, deberán llevar demanera visible, un distintivo que lesid tifi d l t b di ió El

Instituciones como el ConsejoDirectivo de la CVC, laAsamblea Corporativa, otrasDependencias Corporativas,Instituciones externas, y lamisma Comunidad, no puedanconocer oportunamente el realestado de los Proyectos yProcesos que conforman el Plan de Acción y no se garanticé unadecuado proceso deretroalimentación que facilite lat d d i i j t7 11 03 002 La Corporación tuvo un avance del 46.8% en

las metas físicas del PAT aprobadas por elConsejo Directivo mediante el Acuerdo 016 de2007. En los programas de Inversión del Plan,la meta física alcanzada fue del 42.2%. (a)deficiencias en el proceso de planeación delPAT ; (b) Metas demasiado ambiciosas; (c)debilidades en el sistema de control interno dela entidad en cuanto al seguimiento que sedebe realizar a los proyectos del Plan

(a) deficiencias en elproceso de planeacióndel PAT ; (b) Metasdemasiado ambiciosas;(c) debilidades en elsistema de controlinterno de la entidad encuanto al seguimientoque se debe realizar alos proyectos del Plan

Baja ejecución de metas, radicaen el atraso del PAT 2007 -2009, que de no ser ajustado,impediría cumplir con loconcertado en su etapa deformulación; también se estaríaafectando la solución a losproblemas ambientalesplanteados por los actoressociales regionales en PGAR2002 – 2010, las políticasambientales del Ministerio deAmbiente, Vivienda y DesarrolloT it i l i d l

6 19 05 001

1, Estudios Isocineticosrealizados.

Estudio 2 10/10/2008 10/02/2009 18 2 1.00

2, Evaluar resultadospresentados en losestudios Isocineticos(según normatividadambiental vigente,Decreto 909 de 2008).

Concepto 2 10/10/2008 10/02/2009 18 2 1.00

3, Emitir oficio delestado de CumplimientoAmbiental (en referenciaa emisiones atmosféricasfuentes fijas)

Oficio 1 10/10/2008 10/02/2009 18 1 1.00

2. Revisar y evaluar el Procedimiento Cod.PT.06.37, Determinación del Estado deCumplimiento de Obligaciones (seguimiento)

Determinar posibles ajustes, quepermitan prevenir la ocurrencia dela situación a nivel general(seguimiento)

Realizar evaluación aseguimiento y control deemisiones atmosféricasde fuentes fijas

Acta 1 10/10/2008 10/02/2009 18 1 1.00

10 19 03 004 Convenio de obra pública 099/06 se evidenciandeficiencias en el seguimiento y control quecorresponde efectuar a la CVC en el manejo delos SITAR (1) frente al mantenimiento de losmismos, que ha ocasionado que no se estécumpliendo con la periodicidad en la limpiezade las trampas de grasas, (en unos casos nisiquiera se ha encontrado que este trabajo sehaya realizado), falta de limpieza en el tanqueséptico (algunos tapados completamente conmaterial de arrastre y maleza). Situacióngenerada por insuficiencia e ineficacia de lasvisitas de control realizadas por la Corporacióny falta de control policivo al incumplimiento delos deberes de los beneficiarios de estas obrasciviles

Situación generada porinsuficiencia eineficacia de las visitasde control realizadaspor la Corporación yfalta de control policivoal incumplimiento delos deberes de losbeneficiarios de estasobras civiles

lo que genera el riesgo deocasionar contaminación a loscuerpos de agua de lascuencas.

Realizar seguimiento y comunicaroportunamente a los procesos, para que setomen las acciones o medidas necesariasque permitan disminuir las situacionesambientales que se presentan. La DARBRUT adelantara medidas y procesossancionatorios que halla lugar para aquellosusuarios de las SITAR que incumplan elmantenimiento y esten generando aporte decarga contaminantes a los afuentes

Minimizar la posibilidad deocurrencia de riesgos porcontaminación en los cuerpos deagua de la cuenca

Elaborar informes técnicode visitas de seguimiento

Informes devisitas trimestrales

3 20-Oct-08 20-Jun-09 35 2 0.67

11 12 02 002 Futuro ajuste del POT de Cali. El DirectorGeneral de la CVC, avaló la propuesta de laadministración municipal de Cali para modificarel POT de Cali, de reclasificar el área derégimen diferido de Navarro como una zona deexpansión urbana, mediante comunicación N°710-05-08332-2007-01 de febrero 19 de 2007,al Alcalde de la Ciudad de Cali, indicando en suoficio las condiciones imprescindibles parainiciar su desarrollo, sin tener en cuenta todaslas consideraciones ambientales planteadas enel concepto técnico de funcionarios de laCorporación que recomendaron clasificar elsuelo ARD de Navarro y de todo elcorregimiento de Navarro como suelo rural.

el funcionario ignoró unconcepto técnicoemitido por El Comitéde Apoyo a laConcertación de losajustes al POT de Cali,grupo de la CVCconformado por 10profesionales especializados multidisciplinarios, calificados y conexperiencia en el áreaambiental,

Las implicaciones ambientalesque el ajuste al POT podríatener para la región estánrelacionadas con lacontaminación de acuíferossubterráneos de importanciaestratégica para la ciudad y lalicuación de suelos, situaciónesta, que podría conllevarriesgos para las construccionesy para la vida de sus habitantes,en el evento de presentarsesismos

La Dirección General implementara mediante directriz el actuar Corporativo en aquellos casos donde se pretenda ajustar o modificar los Planes de Ordenamiento Territorial para la inclusión de nuevas áreas de expansión urbana sometidos a restricciones de uso del suelo, para lo cual cualquier decisión Corporativa deberá obedecer a un concepto Técnico y jurídico previo expedido por parte del Comite de Planificación Territorial. En caso de no ser acogido el concepto técnico y jurídico del Cómite de Planificación Territorial por parte de la alta gerencia, deberá igualmente tener el soporte técnico y jurídico del caso para la toma de de decisión.

Disminuir los riesgos que se puedan presentar en el actuar corporativo en los casos especiales con restricciones de uso del suelo, mediante la adopción de una directriz que oriente el actuar administrativo.

Implementar directriz tendiente a orientar el accionar administrativo en casos especiales afectados con restricciones de uso del suelo.

Directriz 1 15/11/2008 15/01/2009 9 1 1.00

De acuerdo a los estudios isocinéticosrealizados por la CVC, se detectó que la alturade chimenea de la caldera de combustión de laEmpresa Procesal, es de 15 metros,incumpliendo lo estipulado en el artículo 74 delDecreto 02/82. falta de seguimiento y control alos informes de los estudios isocinéticosrealizados en ese periodo.

falta de seguimiento ycontrol a los informesde los estudiosisocinéticos realizadosen ese periodo

Esto trae como consecuencia,que no se de la dispersiónadecuada de gasescontaminantes que salen pordicha chimenea

1 Solicitar estudio isocinetico a la empresaprodesal para determinar el cumplimiento denormatividad ambiental vigente en referenciaa emisiones atmosféricas de fuentes fijas(altura de chimenea).

La Corporación realizara estudio isocineticoa la chimenea de la empresa Prodesal, paracorroborar los resultados presentados.

Verificar el cumplimiento deobligaciones de acuerdo con lasnormatividad vigente en referenciaa emisiones atmosféricas parafuentes fijas.

9 19 03 001

12 19 03 004 En los convenios 182 de 2006, 028, 029, 030,036, 041 y 115 de 2007, se evidenciandeficiencias en los estudios previos elaboradospor parte de la entidad, lo que dificultó lanormal ejecución de los contratos. Debido adebilidades en el control y seguimiento alcumplimiento de las obligacionesprecontractuales,

La anterior situación,originada endebilidades en elcontrol y seguimiento alcumplimiento de lasobligaciones precontractuales,

genera dificultades en la laborde supervisión cuya labor selimita a la certificación delobjeto contractual en lostérminos definidos por elcontratista. .

Como parte del ejercicio de autocontrol yauto evalucion a nivel de los proyectosejecutados por la DAR Suroccidente, seelaborara un memorando interno requiriendoque en la elaboracion de los estuudiosprevios se incorporen de manera detalladalas caracteristicas y especicioficacionestecnicas y su correspondientes costosestimativos

Minimizar el riesgo de ocurrenciamediante la orientacion a losfuncionarios de la DARSuroccidente que intevieen en laetapa de planeacion y preparacionde los estudios previos.

Documento que oriente la elaboración de estudiosprevios.

documento 1 15/11/2008 15/09/2009 43 0 0.00

13 14 02 012 Se evidencia en el convenio 207 de 2003debilidades en el proceso de planeación; no seestructuró de manera precisa y concreta desdeel inicio del proceso contractual el valor total dela obra a ejecutar, Planta de Tratamiento deAguas Residuales (PTAR) del municipio deTulúa;

debilidades en elproceso de planeación;por cuanto

situación que conllevó asuscribir contratos adicionalesque incrementaron ampliamenteel monto inicialmente señaladopara lograr el cumplimiento dela finalidad contractual,dilatando en consecuencia eldesarrollo mismo del convenio.

Analizar, evaluar e Incorporar controlesnecesarios en el procedimiento Identificacióny formulación de propuestas de intervención

Establecer la planeación de laintervención y asignación depresupuesto

Incorporar en elprocedimiento Identificación yformulación depropuestas deintervención verificaciñon de costospara la implementaciónde la intervención

Procedimiento implementado

1 31/12/2008 31/10/2009 43 0 0.00

14 14 02 014 En el convenio 024 de 2007 no se relaciona laautorización al representante legal de laFederación Nacional de Cafeteros, uno de losaportantes, tal como lo exigen los estatutos dela Federación. Esta situación obedece a unadebilidad en el seguimiento y control de lasactividades de verificación de la información0legal de las partes intervinientes,

Esta situación obedecea una debilidad en elseguimiento y controlde las actividades deverificación de lainformación legal de las partes intervinientes,

poniendo en riesgo la validezjurídica del convenio.

Revisar y Ajustar procedimientoestableciendo punto de control en laSecretaria del ORDENADOR DEL GASTO.

Minimizar el riesgo en la validezjurídica de los convenios ycontratos mediante la verificaciónpor parte de la secretaria delordenador del gasto que loscontratos que suscriba cuente conel visto bueno del abogado de laDAR o de la Oficina Asesora deJurídica en las oficinas centrales.

Acta de revisión y ajustedel procedimiento paraestablecer punto decontrol.

Acta 1 15/11/2008 15/01/2009 9 1 1.00

15 14 04 003 Se detectaron deficiencias en la constitución depólizas de garantías. Irregularidad ocasionadapor deficiencias en la labor de seguimiento a laejecución contractual y en el debido cuidadoque le compete aplicar sobre los bienes yservicios que adquiere,

Irregularidad ocasionada pordeficiencias en la laborde seguimiento a laejecución contractual yen el debido cuidadoque le compete aplicarsobre los bienes yservicios que adquiere,

con lo cual se coloca en riesgola inversión realizada por laCVC.

Impartir instrucciones mediante circular a losfuncionarios de la CVC, para solicitarsiempre garantia unica con amparo demanejo de primer desembolso o manejo deantiucipo y demas garantias que serequieran en el desarrollo de convenios ycontratos.

Minimizar el riesgo de la inversionrealizada en los convenios ycontratos.

Circular para que losconvenios y contratoscuenten con garantiaunica que cubre elamparo de manejo delprimer deselbolso omanejo de qanticipo,según el caso, y lasdemas garantias que seconsideren necesariaspara cada caso en

ti l

Circular 1 15/11/2008 15/01/2009 9 1 1.00

16 14 04 002 Se evidencia que existen convenios y contratosque presentan mora de uno, cinco, seis y hastadoce meses entre la suscripción de los mismosy la firma del acta de inicio; debido adebilidades en el seguimiento y control de losprocedimientos contemplados en el Manual deContratación de la Corporación;

debido a debilidadesen el seguimiento ycontrol de losprocedimientos contemplados en elManual deContratación de laCorporación;

Afecta la oportunidad en ellogro de los objetivospropuestos, la utilización de losrecursos asignados para laejecución de los contratos ypone en riesgo a la entidad deafrontar reclamaciones oinconvenientes jurídicos

Dada la falta de normas que regulen lostiempos para la suscripción del acta de iniciodel contrato o convenio, la entidaddeterminara los tiempos requeridos para lafirma de este documento.

Minimizar la ocurrencia de riesgopor reclamaciones oinconvenientes jurídicos medianteel establecimiento de un tiempoprudencial que determinara laentidad.

Instructivo queestablezca los tiemposde suscripción de actas.

documento 1 15/11/2008 15/01/2009 9 1 1.00

17 19 03 004 Se evidenció que no obstante existir acta derecibo a satisfacción de la obra con fecha 10de diciembre de 2007, ésta ha presentadofrecuentes fallas en el funcionamiento de labomba, Situación que obedece a debilidades enel seguimiento y control de la ejecucióncontractual.

Situación que obedecea debilidades en elseguimiento y controlde la ejecucióncontractual.

ocasionando que el sistemaactualmente no esté en servicio,incumpliendo con la finalidaddel convenio de obtener elbeneficio para la comunidad delcorregimiento El Tiple,Municipio de Candelaria.

Requerir a EMCANDELARIA la informacióntécnica sobre la operación del sistema deabastecimiento instalado en el Corregimientodel tiple, que evidencie el cumplimiento delobjeto del convenio.

Dar cumplimiento al convenio N0010 de 2006

Ejercer verificación defuncionamiento delsistema deabastecimiento a travésdel sistema de bombeoconstruido según objetodel convenio

Informes deseguimiento

1 31/10/2008 31/12/2008 9 1 1.00

18 19 03 004 Se evidenció que EMTULUÁ E.S.P. permitióque una empresa privada, CENTROAGUAS S.A. E.S.P., se encargará de efectuar las distintascontrataciones tendientes a la construcción dela PTAR para lo referente a la obra civil asícomo el suministro e instalación de los equipostécnicos requeridos, proceso de contrataciónadelantado bajo la aplicación de un régimen dederecho privado. Situación generada pordebilidades en el seguimiento al cumplimientode las obligaciones contractuales adquiridaspor la empresa de servicios

Situación generada pordebilidades en elseguimiento alcumplimiento de lasobligaciones contractuales adquiridas por laempresa de servicios,contractual aplicable.

lo que origina inaplicación denormas que regulan la materiacontractual cuando intervienenrecursos públicos sinconsideración al régimen

Realizar la supervisión y seguimiento a loscontratos y convenios para que se decumplimiento a la Resolución 068 de 2003

Dar cumplimiento con lasobligaciones establecidas en loscontratos y convenios

Ejercer la verificaciónpermanente de lasobligaciones contractuales

Informe deseguimiento

1 31/10/2008 31/10/2009 52 1 1.00

19 14 02 015 Las actividades contempladas en la cláusula 1y 2 del Convenio Interadministrativo 207/03 nopodían ser desarrolladas por la UniversidadMilitar, en razón a que en varios de losconvenios el objeto se había recibido medianteacta de entrega y recibo final (convenios 028,029, 030, 031, 036, 059, 033 de 2007) y enotros estaba finalizando (convenios 034adelantado en un 80% y el 041 de 2007) bajo lainterventoría del mismo funcionario de la CVC,designado mediante memorando de agosto8/07. Esta irregularidad es generada pordebilidades en la planeación de la entidad parala celebración de los convenios,

Esta irregularidad esgenerada pordebilidades en laplaneación de laentidad para lacelebración de losconvenios,

situación que podría ocasionarque se efectúen pagos por unalabor no cumplida, lo queconllevaría a que se genere undetrimento patrimonial alEstado, de igual manera seestaría incumpliendo con laaplicación de los principios querigen la contratación de lasentidades del Estado (Arts. 3, 4y 26 de la ley 80 de 1993). Elpresente hallazgo tiene alcancedisciplinario

Establecer una directriz al interior de laDirección de Gestión Ambiental paracontrolar y verificar el cumplimiento de lasetapas de planificación de los proyectos,conforme al instructivo emitido por la OficinaAsesora Jurídica

Fortalecer la etapa de planificaciónpara celebración deContrataciones en el área

Elaborar un memorandoque contenga la directriz


1, Realizar una relación y evaluación de lasinterventorías que se encuentran a cargo delos funcionarios de la Dirección de GestiónAmbiental

Generar un documento de la cargade interventorías por funcionario

Elaborar documento Documento 1 01-nov-08 31-ene-09 13 1 1.00

2, Solicitar a través de memorando a laDirección Administrativa en su grupo talentohumano, un diagnóstico de la carga laboral

Generar un documento de la cargade interventorías por funcionario

Elaborar memorando desolicitud


21 14 05 001 En la revisión de los contratos y convenios dela muestra se estableció que varios de ellos nose han liquidado, a pesar de estar ejecutados,existir acta de entrega y recibo final de obra yde haberse cumplido el término para suliquidación. Tal es el caso de los conveniosinteradministrativos No. 029 de 2005 y 032 de2006. Situación que refleja deficiencias decontrol interno y de seguimiento en elcumplimiento del deber de liquidarlos

Situación que reflejadeficiencias de controlinterno y deseguimiento en elcumplimiento del deberde liquidarlos

puede generar posterioresreclamaciones a la entidad.Conforme a las exigenciasconsagrada en las cláusulascontractuales y los artículos 4,60 y 61 de la ley 80 de 1993,capitulo V numeral 5.8 delManual de práctica contractualde la Corporación.

Emitir memorando donde se establezca comodirectriz interna que los responsables deOrdenes de Servicios, Contratos y Conveniosuna vez finalicen los mismos, dentro de loscuatro meses siguientes tal como loestablece la ley, procedan a realizar lasolicitud de aprobación del acta deliquidación a la Oficina Asesora Jurídica

Prevenir la posibilidad deocurrencia de que existanConvenios sin liquidar fuera de loslímites de tiempo establecidos


Memorando 1 01/11/08 31/01/09 13 1 1.00

22 19 04 001 Se observa que en las carpetas que contienenla información de los convenios y contratos noobra la totalidad de los documentos requeridosque reflejen cada una de las etapas deldesarrollo del contrato, Debido a deficienciasen los mecanismos de control interno de laentidad

Deficiencias en losmecanismos de controlinterno de la entidad

lo que puede generar pérdidade documentos y dificultad parael control y seguimiento de losprocesos e incumplimiento delos acuerdos contractuales y delManual práctica de contrataciónde la entidad.

Elaborar memorando interno requiriendo larevisión de las carpetas y la actualización dela misma con los documentos generados enel desarrollo del contrato verificando queestén debidamente archivados, como partedel ejercicio de autocontrol y autoevaluacióna nivel de los procesos de la DTA

Prevenir y minimizar la ocurrenciade riesgos por perdida dedocumentos, seguimiento ycumplimiento del objeto contractual

Memorando a losresponsables decontratos y conveniospara que ladocumentación cumplacon los requisitos en lascarpetas

Memorando 1 31/10/2008 31/10/2009 52 1 1.00

20 14 04 004 Se asigna a un mismo funcionario de la CVC lainterventoría de varios convenios, cuyos objetoscontractuales se realizaron en diferentescomunas, en hectáreas muy extensas,ejecutándose en plazos que coinciden y conprogramación en días que se cruzan. Loanterior se refleja en los convenios originadosen los proyectos 1500 y 1462 en los que la

Debido a inadecuadadistribución defunciones se asigna aun mismo funcionariode la Corporación lainterventoría de variosconvenios,

lo que dificulta la verificacióneficiente de la laborencomendada y genera malacalidad en los contenidos de losinformes de interventoría.

23 19 05 001 Al comparar el listado de usuarios que reportael sistema con el total de funcionarios de laCorporación se observo que dos de losordenadores del gasto: el Director DAR PacíficoEste y el Director DAR Sur Oriente no seencuentran registrados como usuarios activos.Esta situación obedece a deficiencias en losmecanismos diseñados para el control yactualización de esta información

Esta situaciónobedece a deficienciasen los mecanismosdiseñados para elcontrol y actualizaciónde esta información

Puede generar elincumplimiento de lasobligaciones propias delsistema conllevando el reportede alarmas.

Efectuar Revisiones periódicas, cada 15 díasdel estado en que se encuentran las códigosde acceso de los diferentes funcionarios.

Códigos de funcionariosVerificados Periódicamente yfuncionarios con acceso activoactualizado

Verificar que los usuariosregistrados y que seanfuncionarios activos de lacorporación estén conestado activo.

Monitoreo 24 30/10/2008 29/10/2009 52 0 0.00

24 19 05 001 Verificado en el SICE las alarmas que reporta laODC-0029-2007, se encontró que el objeto esdiferente al del contrato celebrado y ejecutado,toda vez que el registrado corresponde a la“adquisición a titulo de compra de calzado yvestido que por ley se debe entregar a losservidores públicos de la corporación quedevenguen hasta dos smmlv ......” y el objetoreal del contrato referido fue la compra deaceite para los motores fuera de borda de laDAR Pacifico Oeste, incluido en el Plan deCompras del año 2007. Situación que se originapor una debilidad en el procedimiento deregistro de contratos

Situación que seorigina por unadebilidad en elprocedimiento deregistro de contratos

Genera desconfianza porcuanto la información registradaen el SICE no sea la real.(Observación corregida duranteel proceso auditor)

Efectuar periódicamente revisiones paraconfrontar que la información reportada alSICE y que es entregada por los diferentesfuncionarios coincida exactamente con laconsignada en el Sistema SABS.

Asegurar que no se vuelvan apresentar inconsistencias entre losregistros efectuados en el SICE yla información del SABS.

Obtener información100% confiable y exacta.

Informes 3 01/09/2008 31/12/2008 17 3 1.00

25 14 02 003 A pesar de que se suscribió y legalizo elcontrato CVC 267 de 2006 la obra no se pudoejecutar por falta de “los estudios previos defactibilidad que demuestren la necesariarentabilidad económica y social”, obligatoriospara el proceso licitatorio y que no se surtieronpor parte de la Corporación Autónoma Regionaldel Valle del Cauca, originó que medianteResolución No. 0100 – 0150 de fecha 12 demarzo de 2007, la entidad ambiental tomará ladecisión de dar por terminado el contrato deobra pública CVC No. 0267/06;

originó que medianteResolución No. 0100 –0150 de fecha 12 demarzo de 2007, laentidad ambientaltomará la decisión dedar por terminado elcontrato de obrapública CVC No.0267/06;

situación ésta que podríaacarrear demandas en contrade la Corporación y el pago deposteriores indemnizaciones.

Dar cumplimiento al PARÁGRAFO ÚNICOdel Articulo 20 del Decreto Ley 1275 de 1994el cual establece que todo proyectofinanciado con recursos 1275 deben contarcon la respectiva evaluaciónsocioeconómica.

Garantizar el cumplimiento de laley.

Revisar las solicitudes decertificados dedisponibilidad presupuestal y registropresupuestal que afectenrecursos 1275, los cualesdeben contar con copia ocertificación de laevaluación socioeconómica correspondiente

Solicitudes 100% 02/10/2008 30/11/2008 8 100 100.00

26 En el convenio 114 de 2007 suscrito con laCorporación Autónoma Regional del Caucapara el desarrollo de uno de los paquetes detrabajo del proyecto Twinlatin, específicamentepara realizar el monitoreo de la calidad delagua en la cuenca hidrográfica del alto Cauca,se estableció como fecha para finalizar el 11 deabril de 2009; es decir, posterior a laterminación del proyecto mismo (Septiembre de2008), Deficiencia en el proceso de planeaciónde las actividades.

Deficiencia en elproceso de planeaciónde las actividades

Conlleva actuaciones comoadición o elaboración de otro si,contrario a los principios queorientan la administraciónpública y de la contrataciónestatal especialmente al deeconomía y celeridad de lagestión.

Ajustar los plazos del convenio 114 de 2007a los establecidos en el convenio MarcoTwinlatin.

Culminar las actividades del 114de 2007 en diciembre 31 de 2008en forma armonica con el conveniomarco 135 de 2005

Culminacion deactividades previstans enel convenio 114 de 2007

Convenio 1 01/09/2008 31/12/2008 17 1 1.00

27 18 02 001 Se presentan gran cantidad de modificacionesa la apropiación inicial del presupuesto degastos, de las cuales para funcionamiento serealizaron 58 modificaciones y para inversiones45 modificaciones, la gran mayoría de losajustes se dan mediante Resoluciones queocasionan reorganización de los gastosafectando el eficiente funcionamiento de laCorporación, La inadecuada planeación en elmomento de realizar el presupuesto de laCorporación,

La inadecuadaplaneación en elmomento de realizar elpresupuesto de laCorporación,

situación que generaincertidumbre sobre el procesoy aplicación de los lineamientosmetodológicos en materiapresupuestal aprobadosinstitucionalmente.

Para el mejoramiento de este aspecto, setrabajara en el fortalecimiento de las fasesdiagnóstica y programática en la formulaciónde los PAT siguientes, mediante laformulación de un Plan Estratégico, quecontienga ejercicios apropiado deprospectiva inicia la construcción en la CVC,nos permitirá reducir significativamente loseventos de modificación presupuestal.

Minimizar la necesidad demodificaciones frente a laformulación inicial del PAT.

Documento conlineamientos para elanálisis y seguimientoadecuado de lossupuestos de losproyectos.

Documento 1 15/08/2009 15/10/2009 9 0 0.00

28 18 02 003 Se destinaron recursos del proyecto dePreservación del Capital por $20.750 millonesmediante los Acuerdos CD No. 013 de 2007 por$13.750 millones y 020 para proyectos deinversión en la conservación del medioambiente y el Acuerdo CD No. 021 de 2007 por$2.000 millones para compra de acciones, deestos recursos solamente se invirtieron $2.000millones en compra de acciones en el Centro de Eventos del Valle, el saldo no fue incorporadoen el presupuesto de inversión para el año2007. Deficiencia en la planeación y a laimprovisación en la toma de decisiones aldescapitalizar la Corporación

Deficiencia en laplaneación y a laimprovisación en latoma de decisiones aldescapitalizar laCorporación paraefectuar inversionesque no son prioritariasni de urgenciamanifiesta como puedeobservarse en elseguimiento a laejecución del PAT 2007-2009 donde ninguno delos proyectos en losque se pretende hacerestas inversionesaparece iniciado

Todo lo anterior genera unaposible disminución de estepatrimonio debido a la perdidadel poder adquisitivo generadapor la inflación lo que podríaconllevar a futuro a lacorporación a falta deoperatividad dado que parte desus gastos tienen que sersufragados con los rendimientosfinancieros que generan estasinversiones

Elaborar un documento que contenga lainformación técnica que demuestretécnicamente la necesidad prioritaria de lainversión frente a las situacionesambientales, la disponibilidad presupuestal ylas fichas de perfil de proyectocorrespondientes, aprobado por el DirectorGeneral.

Garantizar que las adicionespresupuéstales que se tramitenante el Consejo Directivo esténsoportadas adecuadamente,incluyendo un análisis técnicoacerca de la necesidad prioritariade la inversión frente a lassituaciones ambientales, ladisponibilidad presupuestal y lasfichas de perfil de proyectocorrespondientes.

Documento de soporte alas adicionespresupuéstales tramitadas ante elConsejo Directivo.

Documento 1 20/10/2008 15/10/2009 51 0 0.00

29 18 02 003 Se observó que en enero de 2008 la Entidadincorporó al PAT 2007-2009, Proyectos porvalor de $38.500 millones sin tener en cuenta loestablecido en la Guía para la Formulación ySeguimiento de los Planes de Acción Trienal -PAT del Ministerio de Ambiente, Vivienda yDesarrollo Territorial, artículo 12 del Decreto1200 de 2004, la Ley 99 de 1993 y el PPC de laCVC. Deficiencia en la planeación y a laimprovisación en la toma de decisiones aldescapitalizar la Corporación

Deficiencia en laplaneación y a laimprovisación en latoma de decisiones aldescapitalizar laCorporación paraefectuar inversionesque no son prioritariasni de urgenciamanifiesta como puedeobservarse en elseguimiento a laejecución del PAT 2007-2009 donde ninguno delos proyectos en losque se pretende hacerestas inversionesaparece iniciado

Inestabilidad financiera ymenoscaba el patrimonio de laentidad, teniendo en cuenta queen el último año no se cumpliócon la política del PPC, elpatrimonio de la CVC durante elperiodo 2007 – 2009 perderávalor en un 14.7% en términosreales. El presente hallazgotiene alcance disciplinario.

Elaborar un documento que contenga losinformación técnica que demuestretécnicamente la necesidad prioritaria de lainversión frente a las situacionesambientales, la disponibilidad presupuestal ylas fichas de perfil de proyectocorrespondientes, aprobado por el DirectorGeneral.

Garantizar que las adicionespresupuéstales que se tramitenante el Consejo Directivo esténsoportadas adecuadamente,incluyendo un análisis técnicoacerca de la necesidad prioritariade la inversión frente a lassituaciones ambientales, ladisponibilidad presupuestal y lasfichas de perfil de proyectocorrespondientes.

Documento de soporte alas adicionespresupuéstales tramitadas ante elConsejo Directivo.

Documento 1 20/10/2008 15/10/2009 51 0 0.00

30 18 02 100 Como resultado de la evaluación de laejecución presupuestal (rezagos y Cuentas porPagar de Vigencias Anteriores) se observó quea 31 de diciembre de 2007, existen registradossaldos sobre anticipos a Convenios yContratos de los 1999 hasta 2005,los cuales ala fecha tienen vencido el termino de ejecuciónsin que se haya efectuado su liquidación, lasacciones iniciadas por la Corporación no hansido suficientes para la obtención de lossoportes necesarios que le permitan hacer laliquidación y depuración de dichos saldos.

Las acciones iniciadaspor la Corporación nohan sido suficientespara la obtención delos soportes necesariosque le permitan hacerla liquidación ydepuración de dichossaldos.

Esta situación genera unincumplimiento en los plazosestipulados para la ejecucióny no se cumple oportunamentecon el objetivo de los mismos.

1. Emitir memorando donde se de estricto cumplimiento a la directriz Corporativa que los responsables de Ordenes de Servicios, Contratos y Convenios una vez liquiden los mismos, procedan a restituir los saldos, de igual forma para los Contratos y Convenios prorrogados conforme a las directrices y procedimientos establecidos para ello. 2. La Direccion finaciera proyectara una directirz (acuerdo) para aprobacion del Consejo Directivo que establezca que los compromisos que pasen de una vigencia a otra se deben ejecutar dentro de la vigencia inmediatamente siguiente, de lo contrario se restituiran atomaticamente

Prevenir la posibilidad deocurrencia de que existan Ordenesde Servicio, Contratos y Conveniossin liquidar o recursos sin restituir

1. Elaborar memorandocon directriz pararestitución de saldos. 2.Elaborar directriz(acuerdo) quereglamente elpresupuesto de laentidad

1. Memorando2. Directirz(acuerdo)

1 01/11/2008 31/01/2009 13 1 1.00

31 18 002 100 En la verificación de la ejecución del Plan Anualde compras para la vigencia 2007 se detectaroninconsistencias en su ejecución (compromisosmás pagos) al ser comparado con la ejecucióndel Presupuesto (compromisos más pagos)Falta de conciliaciones y controles entre lasdependencias que manejan el Plan y el Grupode Presupuesto

Falta de conciliacionesy controles entre lasdependencias quemanejan el Plan y elGrupo de Presupuesto

Dificultades para ejercer unadecuado control a laadquisición de bienes yservicios e incertidumbre en lascifras presentadas en el Plan deCompras

La Dirección Administrativa adelantará unprocedimiento de seguimiento con lasevidencias de los cruces de información, elcual consistirá en la revisión y comparaciónde la información suministrada por la Oficinade Tecnologías de la Información, desde lossistemas SABS y SIF con el fin de evitar quese presenten inconsistencias en la ejecucióndel Plan de Compras (Compromisos máspagos) y en el evento que se llegara aencontrar alguna diferencia, se indagará yresolverá con el apoyo de la Oficina deTecnologías de Información y el Grupo deGestión Presupuestal para subsanar lamisma. Esta información de lasconciliaciones al Plan de Compras entre losdos sistemas reposará en la DirecciónAdministrativa – Grupo de Recursos Fìsicos.

Que no se vuelvan a presentarinconsistencias entre los registrosefectuados en el SABS y lainformaciòn del SIF.

Obtener información100% confiable y exacta.

Informes 4 01/09/2008 31/12/2008 17 4 1.00

32 Revisadas las carpetas seleccionadas se pudoevidenciar que en quince (15) de las mismas seestán haciendo nombramientos sin que seconsulte de manera previa el Boletín deResponsables Fiscales de la CGR, Estasituación se presenta por debilidades de controlinterno.

Esta situación sepresenta pordebilidades de controlinterno.

Situación que genera riesgospara la entidad ya que podríahacer nombramientos depersonas que estaríaninhabilitados para ejercercargos públicos por haber sidodeclarados responsablesfiscales

Efectuar la revisión de las carpetas paraconfrontar que la información entregada decumplimiento a la normatividad vigente

Asegurar que no se vuelvan apresentar inconsistencias entre lainformación entregada y lorequerido de acuerdo a lanormatividad vigente

Corroborar que losnombramientos cumplancon el 100% de losrequisitos establecidosde acuerdo a lanormatividad vigente.

Informes 3 01/09/2008 31/12/2008 17 3 1.00

1- Solicitar a las Entidades Bancarias lasnotas pendientes.

1- Depurar las partidasconciliatorias de las cuentasBancarias de la CVC.

1- Enviar comunicados alos Bancos solicitando laremisión de las notaspendientes.

1- Conciliaciones Bancarias

35 01/10/2008 31/10/2008 4 35 1.00

2. Depurar y registrar las partidasconciliatorias de acuerdo con las notasenviadas por las Entidades Bancarias.

2- Registrar en la Contabilidad laspartidas conciliatorias

2- Verificar si las notascorresponden a losolicitado para registrarcontablemente

2- RegistrosContables

35 01/10/2008 31/10/2008 4 35 1.00

34 18 01 002 Al comparar el estado de la Cartera por edadesreportado por el Grupo de Facturación yCartera que a diciembre 31 de 2007 presentaun valor de $37.139 millones con los registroscontables que a esa misma fecha reporta unsaldo de $37.095 millones, se observó unadiferencia de $44 millones (reflejados en lossiguientes conceptos: aguas superficiales,tasas retributivas, aguas subterráneas yservicio médico), esta situación se presentaporque en el grupo de facturación y cartera seregistran los saldos a favor de los usurarioscomo valores negativos sin ser descontados delvalor total de la cartera, y en contabilidad noestán registrados como cuentas por pagar,

esta situación sepresenta porque en elgrupo de facturación ycartera se registran lossaldos a favor de losusurarios como valoresnegativos sin serdescontados del valortotal de la cartera, y encontabilidad no estánregistrados comocuentas por pagar,

lo que representa unasobreestimación de losDeudores y una subestimaciónen las Cuentas por Pagar por elmismo valor (donde no estánregistrados)

Reclasificar los saldos a favor de usuarios,reportados por Facturación y Cartera, comopasivo

Ajustar las diferencias porconcepto de saldos a favorreportados en el informe de cartera

Reclasificar los saldos afavor de usuarios a lascuentas por pagar

Ajuste Contable

1 01/10/2008 31/10/2008 4 1 1.00

1. Analizar y elaborar un memorando internopara que la DAR Suroccidente establezcaparámetros de control interno , referente alos requisitos previos que se deben cumplirpor parte del municipio de Cali DAGMA, paraautorizar desembolsos por parte de la CVC,los cuales deben ser tenidos encuenta eincluidos en los estudios previos paraconvenios

Minimizar los riesgos que sepuedan presentar en el control dela justificación de los desembolsosrealizados en convenios con elMunicipio de Cali, Dagma.

Documento memorandoque establezcadirectrices en laformulación de losestudios previos y en loreferente a los requisitosque se deben cumplirpara realizardesembolsos

Memorando 1 14-oct-08 30-jun-09 37 1 1.00

En consecuencia, se afecta laconfiabilidad de la informaciónfinanciera y puede incidir en lossaldos de las cuentas deefectivo y resultados (ingresos ygastos) y finalmente podríaafectar el patrimonio de laentidad

35 18 01 003 Como resultado de la evaluación de la CuentaDeudores, se observó que a 31 de diciembre de2007, existen registrados saldos sobre anticipos a Convenios suscritos con el Dagma de losaños 2001 hasta 2005, por $419.6 millones,discriminados así: Convenio 066/01 con saldode $4.6 millones, Convenio 027-03 con saldode $76 millones, Convenio 037/04 con saldo de$339 millones los cuales a la fecha tienen

lo anterior debido aque las accionesiniciadas por laCorporación no hansido suficientes para laobtención de lossoportes necesariosque le permitan hacerla liquidación y

Esta situación genera unincumplimiento en los plazosestipulados para la ejecución yno se cumple oportunamentecon el objetivo de los mismos,asimismo sobreestima la cuentaDeudores y subestima la cuentagasto público social.

33 18 01 004 En la evaluación de las conciliacionesbancarias, se estableció que a 31 de diciembrede 2007, existen notas crédito pendientes deregistrar en libros por $1.2 millones, las cualestienen una antigüedad superior a 4 meses. Lasacciones emprendidas por la Corporación parala depuración de las partidas conciliatorias, nohan sido suficientes para su aclaración y la

Las accionesemprendidas por laCorporación para ladepuración de laspartidas conciliatorias,no han sido suficientespara su aclaración y laobtención de los

2. Estructurar, para la liquidación de losconvenios que a la fecha se encuentran enetapa de liquidación, un comitéinterdisciplinario que permita evaluar yagilizar el proceso de liquidación y enconsecuencia la justificación y/o restituciónde los saldos pendientes

Prevenir posibles situaciones porreclamaciones en contra de laentidad por el incumplimiento delos plazos para liquidar losconvenios.

Conformar un comitéinterdisciplinario paraadelantar la liquidaciónfinal de los conveniosCVC Mpio de Calipendientes de liquidar.

Comité interdisciplinario

1 14-oct-08 30-jun-09 37 0 0.00

36 1802100

Rezagos presupuestales: Se evidenció unagestión deficiente en la toma de decisiones yen la ejecución presupuestal del Convenio 033de 2005

No obstante llevar 30meses de estarsuspendido y conocerla entidad la pocaviabilidad de laejecución de esteconvenio, no seevidencia unaactuación administrativa acorde ala situación

Este hecho genera el riesgo deque no se cumplan los objetivospropuestos y se afecta lagestión misional de la entidad.

Tomar acciones de evaluación tecnica yadministrativa cuando los contratos y/oconvenios se suspendan a fin de definir o nsu continuidad y definir el horizonte de suejecución respecto del proyecto y del plazoinicial establecido.

Disminuir la ocurrencia de losefectos que tiene la suspensión deun contrato o convenio porperiodos de tiempo que superen elplazo inicial.

Evaluar los tiempos desuspensión d elosconvenios y/o contratospara definir o no sucontinuidad o liquidaciónfinal.

Informe deEvaluación

1 19-Feb-09 31-Dic-09 45.00 0 0.00

37 1404004

Principio de economía La CVC celebró elConvenio 092 de 2007 con la UniversidadMilitar Nueva Granada cuyo objeto era efectuarinterventoría a los convenios 151 de 2006 y 025de 2007, sin que su tiempo de ejecucióncoincidiera con los tiempos de ejecución de losconvenios objeto de la interventoría.

Esto obedeció a deficiencias en planeación de la etapa precontractual que ocasionó el pago de recursos por un periodo durante el cual los convenios tuvieron baja ejecución.

Situación que no cumple con el principio de economía

Planificar la contratación de las interventoriaspara que al momento de iniciar la ejecuciónde los contratos estos inicien su ejecución ala par o al mismo tiempo, por igual plazo deejecución y hasta su liquidación final.

Garantizar desde el inicio y hastasu liquidación final todo el procesode interventoría acorde a loestablecido y que coincidan conlos tiempos de intervencion de losprocesos contractuales.

Tener garantizada lainterventoria para elmomento en que inicia laejecución de losprocesos contractuales(convenios - contratos) yhasta su liquidación final.

Contratos /Convenios

100% 19-Feb-09 31-Dic-09 45.00 50 50.00

En futuros convenios a suscribirse, en su clausulado se establecerá el inicio del plazo no estará condicionado a la transferencia inicial.

Asegurar el inicio y avance del objeto contractual, salvaguardando los recursos apropiados por la entidad para su desarrollo.

Realizar interventorías de los objetos convenidos en las cuantías establecidas y de actividades ya ejecutadas (salvo el caso de llegar a ampliarse el valor y alcance de las obras)

Cláusula

1 1-Feb-09 31-Dic-09 48 1 1.00

En futuros convenios a suscribirse, en suclausulado se establecerá que lastransferencias a pagar por concepto deinterventoría estarán definidas de acuerdocon el comportamiento del avance de la obra,demostrado con el respectivo avance físico yel trámite de pago respectivo y no estarásujeto a ajustes económicos de ningunanaturaleza, por la ampliación de los plazostanto de obra como de interventoría, sinembargo de llegar a ampliarse el alcance ypor ende el valor de las obras objeto deinterventoría, La CVC ampliará el valorpresupuestado de la interventoría en un valorproporcional al valor adicionado de las obras.

Realizar pagos proporcionales al avance de las obras objeto de interventoría

Realizar interventorías de los objetos convenidos en las cuantías establecidas y de actividades ya ejecutadas (salvo el caso de llegar a ampliarse el valor y alcance de las obras).

Cláusula

1 1-Feb-09 31-Dic-09 48 1 1.00

$339 millones, los cuales a la fecha tienenvencido el termino de ejecución sin que se hayaefectuado su liquidación, lo anterior debido aque las acciones iniciadas por la Corporaciónno han sido suficientes para la obtención de lossoportes necesarios que le permitan hacer laliquidación y depuración de dichos saldos.

la liquidación ydepuración de dichossaldos.

AUDITORIA GUBERNAMENTAL ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL VIGENCIA 2008

38 1404010

Anticipos: Se observó que se paga el anticipocon mucha anterioridad ( 5 meses y 20 díasantes del inicio de la obra) de acuerdo a ladocumentación analizada, el pago del anticipose hace el 17 de enero de 2008, según notacontable No. 902-10-1204, y el acta de inicio sefirma el 7 de julio de 2008

Lo anterior esocasionado por la faltade un criterio definidoal momento de pactarlos desembolsos de losanticipos, en algunoscasos se estipula lacláusula de que elanticipo se realizaráuna vez firmada el actade inicio, en otroscasos como en esteconvenio, se pacta lacláusula de que elanticipo se efectuaráun vez haya sidoaprobada la garantíaúnica que ampara elconvenio

La anterior actuación puedeocasionar un riesgo por mal usodel anticipo, así mismo laentidad deja de percibir algunosrendimientos financieros.

OBSERVACIÓN: Para el presente caso semenciona que la forma de pago propuestacomo acción de mejoramiento, aplica para elcaso de consultorías, en específico deinterventorías, ya que las obras civilesconservan la modalidad de anticipoamortizable, en la medida de que sepresentan las actas de avance de obra, hastacompletar la totalidad del anticipo

39 1404010

Informes de interventoría: Se determinó queen los convenios 099 y 073 de 2007, noreposan los informes de interventoría o sepresentan de manera extemporánea.

condición generada por deficiencias en los sistemas de control y monitoreo,

Lo que ocasiona dificultades en el seguimiento a la ejecución contractual y un potencial riesgo de pérdida de recursos públicos.

Elaborar una circular estableciendo como procedimiento de interventoría o supervisión, que se archive en el expediente el original del informe de jecución y se siga el procedimiento de correción y ajustes con fotocopia del mismo

Garantizar la existencia en el expediente de los informes de ejecucuón e interventoría

Tener los expedientes con la información en la etapa de ejecución

Circular 1 1-Mar-09 31-Dic-09 47.57 0 0.00

40 1404011

Actuaciones administrativas: Pese a laexistencia de situaciones que evidencian lapoca viabilidad de la ejecución del Contrato 226de 2007, y de haberse efectuado un anticipo,no se ha procedido a las gestiones necesariaspara su cumplimiento o liquidación definitiva

Condición generada por la falta de adopción de decisiones oportunas y acordes con la situación de los contratos

Lo cual podría generar riesgo de pérdida del anticipo desembolsado.

Por medio de la Secretaria General Se declarara el siniestro de la Contratacion, se comunicara a la asegurada para ser efectiva las polizas de cumplimiento

Recuperar el Porcentaje economico correspondiente a lo no ejecutado del acticipo dado la CVC

Acta de caducidad Acta 1 23-Feb-09 20-Abr-09 8.00 1 1.00

desde la Direccion de la DAR Centro Norte se emitira un requerimiento a los interventores de los Contratos para revisar de los expedientes de contratos con copias no controladas para su depuracion

Organizar los expedientes de acuerdo a la ley general de archivo

Expedientes organizados Expedientes 68 1-Abr-09 30-Dic-09 39.00 10 0.15

se trasladara el archivo de vigencias anteriores a la nueva cede de la DAR donde se adecuara un espacio apto para archivo

Almacenar el archivo de la DAR Centro Norte en un lugar que garantize su conservacion

Lugar adecuado Archivo organizado

100% 1-Abr-09 30-Dic-09 39.00 50 50.00

42 1904004

Documentación de los contratos:Se observaron deficiencias en el análisis de ladocumentación que es incorporada comosoporte en los expedientes de la contrataciónde menor cuantía, auditadas en las DireccionesAmbientales Regionales – DARs; dichasobservaciones están relacionadas coninformación inconsistente, tales comodocumentos sin fecha de elaboración,documentos sin firma del funcionarioresponsable, errores en los nombres de laspersonas que presentan las cuentas de cobro,ausencia de soportes que acrediten laveracidad de la información que incorporan losinterventores al SISTEMA SABS.

Esta situación es ocasionada por deficiencias en los mecanismos de seguimiento y autocontrol en la entidad.

Lo anterior conlleva a que la información registrada en copia dura y medio magnético no sea totalmente confiable, y a que existan riesgos de nulidad por las inconsistencias en los documentos que soportan los Contratos.

La Direccion de Gestion Ambiental emitira un requerimiento a todos los funcionarios de las DAR`s que tengan a cargo la supervicion o interventoria de contratos de minima cuantia para que tengan al dia las carpetas de dichos contratos y que la informacion coincida con el SABS

Con el fin de que los funcionarios cumplan a cabalidad con las funciones de interventoria

Memorando "requerimientoa los funcionarios interventores", firmado por el Director de la Direccion de Gestion Ambiental

Memorando 1 6-Feb-09 5-Feb-10 52.00 1 1.00

Lo cual puede generar laperdida o deterioro de losregistros documentales.

41 1904001

ARCHIVO DE LAS DARs. Se observarondeficiencias en el archivo de la DAR CentroNorte donde es evidente el manejo de copias no controladas de documentos que hacen partede contratos. Así mismo, el archivo de añosanteriores se encuentra almacenado en cajasen la sala de juntas, sin la debida protecciónque garantice la memoria Institucional de laEntidad

La anterior situación esocasionada por nodisponer de un sitioadecuado paraalmacenar su archivo

43 1404004

Cumplimiento del objeto contractual: Se evidencian deficiencias en la labor deverificación que corresponde efectuar a laentidad del cumplimiento del objeto contractualde los convenios suscritos. El presentehallazgo tiene alcance Disciplinario

Esto se debe a la falta de seguimiento y control por parte de los interventores, así como a la falta de compromiso por parte del municipio y demás beneficiarios

Lo que conlleva a que no se cumplan de manera efectiva con los objetivos trazados al suscribir los contratos.

Debido a estos hallazgos la DAR BRUT, emitira un requerimiento a todos los funcionarios que tengan a cargo la supervision o interventoria de Contratos o Convenio en la jurisdiccion, para que en lo sucesivo acaten lo estipulado en la ley 80 de 1993, en lo referente a cumplir a cabalidad las interventorias

Con el fin de que los funcionarios cumplan a cabalidad con las funciones de interventoria

Memorando "requerimientoa los funcionarios interventores", firmado por el Director de la DAR

Memorando 1 30-Ene-09 29-Ene-10 52.00 1 1.00

44 1404004

Convenios 071 de 2005, 151 de 2006 y 025 de2007: Se observa un reiterado incumplimientopor parte del DAGMA de la cláusula Octava, lacual hace referencia a presentartrimestralmente a la CVC a través de lainterventoria del convenio un informe sobreavance y ejecución técnica y financiera de cadauno de los proyectos (avance en las metaspropuestas de los indicadores de cada proyectocon una relación detallada de los gastosefectuados) sin que la CVC ejecute lasacciones pertinentes de acuerdo a sucompetencia establecida en los conveniosfirmados entre las dos entidades.

lo anterior incide negativamente en lacontratación que debe hacer el DAGMA paraejecutar dichos convenios y las labores deinterventoria por parte de la CVC

Dicho incumplimientoobedece a la altarotación de personaldel DAGMA y a la faltade una estructuraadministrativa ypersonal de planta quese encargue de lacoordinación de laejecución de losConvenios CVC-DAGMA. No obstanteser una situaciónconstante en todos losconvenios suscritosentre la CVC y elDAGMA no se hanemprendido lasacciones correctivaspara lograr unaadecuada ejecución deestos convenios,

Lo que conlleva a unareprogramación constante defechas, a continuos atrasos enla ejecución de obras, acambios en las actividadesdescritas en los contratos,prórrogas para la terminaciónde los convenios, de igualmanera se genera riesgo paralos recursos económicos de laentidad dado que ante tantaslimitantes para ejecutar estosconvenios la calidad de lasobras no sea la mejor, asimismoafecta la gestión misional de laCVC y el DAGMA.

Crear un Comité conformado por funcionariosde la Oficina Asesora de Jurídica, DirecciónFinanciera y Dirección Técnica Ambiental,que verifique, evalué y determine elcumplimiento en el avance, ejecución técnicay financiera de los convenios a suscribir conel DAGMA.

Minimizar el riesgo de ocurrenciade situaciones que afectan laejecución de los Conveniossuscritos con el DAGMA y asígarantizar el optimo cumplimientode los compromisos adquiridos yen consecuencia un mejoramientode la gestión institucional

Crear un Comité Técnicode supervisión quepermita realizarevaluaciones y análisispara determinar el estadode cumplimiento de laejecución del convenio afin de tomar medidasoportunas que seconsideren pertinentes.

Comité Técnico

1 19-Mar-09 31-Dic-09 41 0 0.00

45 1404004

Designación interventor: Se observó que nose nombra con oportunidad el interventorinterno por parte de la CVC para ejercer lainterventoria en algunos convenios, comoocurre en el Convenio 151 de 2006 que tieneacta de inicio de fecha 28 de diciembre de 2006y el interventor interno funcionario de CVC senombra el 6 de marzo de 2007

lo anterior debido a deficiencias en la planeación dado que en muchas ocasiones se pretende contratar interventoria externa pero por la demora en los tramites internos no se hace en su debido tiempo por lo tanto recurren a ultima hora a nombrar funcionarios de la entidad para que ejerzan la interventoria cuando ya se ha iniciado la ejecución de los convenios

Lo anterior genera el riesgo de que por falta de una adecuada supervisión no se cumpla con los objetivos propuestos en los convenios al no poder verificar con oportunidad el avance y la calidad de las obras que se están ejecutando o recibiendo en el desarrollo de los mismos.

Realizar seguimiento al cumplimiento de losprocedimientos establecidos para el ejerciciocontractual en la Corporación.

Minimizar el riesgo de ocurrenciade situaciones que afectan laejecución de los Conveniossuscritos con el DAGMA y asígarantizar el optimo cumplimientode los compromisos adquiridos yen consecuencia un mejoramientode la gestión institucional

Seguimiento alcumplimiento de losprocedimientos contractuales en loreferente a la definiciónde la interventoría antesde la suscripción del actade inicio

Contratos yconvenios coninterventoría

100% 19-Mar-09 31-Dic-09 41 50 50.00

46 404004

Contratos DAGMA: Se observó en la revisiónde algunos contratos que se suscriben conplazos imposibles de cumplir de acuerdo a losobjetivos de los mismos lo anterior conlleva acontinuas reprogramaciones, a cambios deactividades durante la ejecución de loscontratos, de igual manera se presentandocumentos con fechas que no guardanrelación con la ejecución de los contratos, eincumplimiento de disposiciones legales (pagode anticipos por encima de la proporciónautorizada),.

Lo cual obedece a que la finalidad es comprometer los recursos durante la vigencia fiscal sin tener soporte técnico ni estudios previos que acrediten la viabilidad para la ejecución de estos contratos,

Estas situaciones generan el riesgo de que no se cumplan los propósitos para los cuales se suscriben los contratos, no se pueda ejercer un seguimiento oportuno por parte de los interventores de CVC, la calidad de las obras ejecutadas no cumplan las especificaciones técnicas por los continuos aplazamientos y cambios de actividades durante la

j ió

Solicitar al Mpio de Cali, presentar al comitetecnico un plan de ejecución y contrataciónde los recursos objeto de los convenios.

Garantizar que el DAGMAestablezca los plazos de ejecucióntecnicamente viables y serverificados a traves de lainterventoria integral(tecnica,administrativa y financiera)

Plan de ejecución de losrecursos a contratar conVo. Bo. del comite detecnico de los convenios

Plan deejecución

100% 15-Mar-09 31-Dic-09 41.57 20 20.00

47 1402014

Requisitos legales para suscripción deconvenios: La CVC suscribió el Convenio No.216 de 2005 con el Municipio de Jamundí, sinque la entidad territorial tuviera a su disposiciónun lote propio donde construir la Planta deTratamiento de Aguas Residuales delCorregimiento Robles – Chagres, situación queno se atemperaba a lo dispuesto por el ConsejoDirectivo de la Corporación, en su Acuerdo CDNo. 011 de 2000.

Dicha situación, obedeció a que en la etapa precontractual, la Corporación no exigió la Matrícula inmobiliaria del lote y soportó la suscripción del Convenio en una promesa de compraventa que presentaba vicios legales al ser suscrito por una persona que no demostraba legalmente ser propietaria del lote.

Esta situación ha obligado tanto a la CVC como al municipio a prorrogar el plazo del Convenio y del Contrato de obra e interventoría, y de las pólizas de cumplimiento; coadyuvando por ende, en el atraso de la obra inicialmente pactada a cinco meses y que a la fecha (34 meses después) no ha llegado a feliz término, porque el municipio no ha hecho valer los derechos legales sobre el predio adquirido de manera posterior a la suscripción del Convenio

Presentar Proyecto de Acuerdo al Consejo Directivo para modificar el Acuerdo CD No. 11 de abril 11 de 2000, en su artículo primero el cual establece que como mecanismo previo a la construcción de las obras de plantas de tratamiento de aguas residuales, se adquieran por parte de las administraciones municipales, los predios urbanos o rurales donde se vayan a construir", es decir, que la obligatoriedad de existir el predio a nombre del municipio es solo al momento de dar inicio a la construcción y no al momento de suscribir el convenio. Por lo tanto se requiere que se cambie el acuerdo para que el mecanismo a aplicar sea previo a la suscripción del Convenio, como lo ha interpretado el ente de control.

Contar con una herramienta jurídica para dar cumplimiento a la normatividad y que La CVC solicite al los entes municipales la adquisición de los predios antes de suscribir el convenio.

Dar cumplimiento a la nueva normatividad

Acuerdo 1 15-Abr-09 31-Dic-09 37.14 0 0.00

48 2102002

Seguimiento y control: La CVC, no realizaseguimiento y control en forma permanente yefectiva al Plan de Manejo del Humedal delecoparque de la salud El Saman – Municipio deCartago. Esta situación se evidenció al verificarque se ha reducido el espejo de agua delhumedal (nivel de agua superficial bajo), asímismo se observaron unas obras detaponamiento en la entrada y salida delhumedal, obras no contempladas en elConvenio 202 DE 2006 CVC –ECOAMBIENTAL. Según su interventor, lasobras fueron ejecutadas por personas ajenas alcontratista. Las obras pueden ser la causa deeste problema del bajo nivel, independiente dela época de verano en que se encontraba elhumedal el día de la visita.

Lo anterior, obedece a las debilidades en los mecanismos de control y monitoreo de la autoridad ambiental regional

Lo que puede conllevar al deterioro del humedal.

Realizar visitas de seguimiento y control a las obligaciones de la resolucion 070-071-84 de agosto 11 de 2008

Garantizar que se continue con el aporte hidrico al humedal

Informes de seguimiento y control a ejecucion del proyectos

Informes 6 2-Feb-09 1-Feb-10 52.00 2 0.33

AUDITORIA GUBERNAMENTAL ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL GESTION INTEGRAL DE RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES PERIODO JUNIO 2007 - AGOSTO 2008

49 1101002

H-87 Manejo de vertimiento líquidos: El Generador no ha realizado la caracterizaciónde los vertimiento líquidos, esto se puedeobservar en la sala de partos y en cirugía endonde la sangre y otros fluidos se mezclan conhipoclorito de sodio y se vierten directamente alalcantarillado publico. Esta situación nopermite que el generador y las autoridadesambientales y sanitarias tengan conocimientosobre el potencial contaminante y de riesgopara la salud publica de los vertimientos quehace el generador a las redes publicas delalcantarillado, parra impedir la posiblepropagación de enfermedades de alto riesgo.

No aplicación efectivadel a los Numerales7.2.1y 7.2.8Diagnostico y manejode efluentes líquidosdel MPGIRHS

Riesgo de contaminaciónambiental y amenaza para lasalud de la comunidad.

Requerir a los hospitales auditados lapresentación de caracterización de losvertimientos generados.

Determinar la calidad delvertimiento y de sustancias deinteres generadas en el vertimientode los hospitales para tomar lasmedidas correspondientes

Evaluar lascaracteristicas de losvertimientos generadoscon los parametrosestablecidos en elDecreto 1594 de 1984para tomar las medidascorrespondientes

Requerimiento 8 1-Mar-09 1-Jun-09 13 0 0.00

50 1101002

H-90 Almacenamiento de residuos: En lasinstalaciones de este Hospital se encontraronalmacenadas 63 cajas de cenizas, producto dela incineración realizada a residuosbiosanitarios, en el horno ubicado en elalmacenamiento central. Estas cenizas se havenido acumulando desde Marzo de 2008,fecha en la cual la Empresa Recolectora novolvió a recibirlas porque le solicita algenerador la caracterización de esta cenizaspara procedes a recibirlas y realizarles ladisposición final y a la fecha no se haencontrado solución al problema por parte del

C C

No aplicación efectivadel al Numeral 7.2.5.1Planear y establecerRutas Internas delMPGIRHS


Inicio de tramite de medidas preventivas yprocesos sancionatorios por incumplimientode rquerimientos en plazos otorgados

Disminuir el riesgo decontaminacion ambiental yamenaza para la salud de lacomunidad en aquellosgeneradores que incumplan losrequerimientos de la CVC.

Medidas preventivas yprocesos sancionatoriosen tramite

Requerimiento 2 1-Mar-09 1-Jun-09 13 1 0.50

51 1101002

H-91 Contratos de transporte: El Generador cuenta con 15 puestos de salud ubicados tanto en centros urbanos, como en áreas rurales y corregimientos, de los cuales en el contrato con la empresa de transporte y disposición final, solo de incluyeron seis puestos de salud y la sede principal. Por tanto, la recolección de los demás centros de salud la realiza directamente el Hospital en vehículos no aptos, ni autorizados para ello, generando riesgos inherentes a esta actividad. Según explicación de la funcionaria que atendió la Comisión de la Contraloria, lo anterior se debe a problemas de orden publico

No aplicación efectivadel al Numeral 8.1.4Transporte de residuoshospitalarios delPGIRHS


Realizar reunion con el hospital, la secretariadepartamental de salud y la secretaria degobierno para adopar una estrategia quepermita resolver la situacion de orden publicoy facilitar la gestion de los residuos

Minimizar el riesgo de lacontaminacion ambiental yamenaza para la salud de lacomunidad por parte del generadory transportador buscandomecanismos de cooperacion conautoridades de orden publico

Adoptar una estrategiaque perimta resolver lasituaciòn de ordenpublico y facilitar lagestion de residuossolidos

Acta dereunion

1 1-Mar-09 1-Jun-09 13 1 1.00

52 1101002

H-125 Seguimiento y control a losgeneradores: No existe claridad en cuanto alos plazos, cortes y clase de información arendir por parte de los generadores deResiduos Hospitalarios Peligrosos, a lasautoridades ambientales y sanitaria. Loanterior ha conllevado al No aplicación efectivadel Manual de Procedimiento para la Gestiónintegral de Residuos Hospitalarios numeral7.2.10 Monitoreo al MPGHIR-Componenteinterno del MPGHIR No se evidencio lacaracterización de residuos para vertimiento.De otra parte solicitado en el Hospital SanJosé, la evaluación de Emisiones atmosféricasde material particulado-Dioxinas y furanos de laempresa encargada de la recolecciónincineraciòn y disposición final de los residuosRH, presento informe de agosto del 2006,observándose el No aplicación efectiva del de`esta obligación por parte de RH, en lo

No aplicación efectivadel Manual deProcedimientos para laGestión Integral deResiduos Hospitalariosnumeral 7.2.10Monitoreo al PGIRHSComponente internodel MPGIRHSResolución 01164 de2002,.


Realizar a traves de la mesa sectorial unacapacitacion a los hospitales sobreobligaciones y un acuerdo de mejoramientode 3 meses con CVC y secretariadepartamental de salud en lo relacionadocon los vertimientos y las emisiones.

Dismunir el riesgo de lapresentacion extemporanea de losinformes que debe ser presentadospor los generadores de residuoshospitalarios y similares.

Acuerdo demejoramiento

Documento firmado

1 1-Mar-09 1-Jun-09 13 0 0.00

53 1101002

H-126 Seguimiento y Control a generadores:No se cuenta con archivos individuales porcada uno de los generadores de residuoshospitalarios, dificultando el seguimiento ycontrol tanto de los reportes por parte delgenerador como de las accionesimplementadas por la autoridad ambiental.

No aplicación efectivadel a las actividadesdel PGIRHS yelaboración de los RH1semestralmente, deacuerdo a locontemplado en laResolución 01164 de2002 y al del Decreto4741 de 2005.,.


Crear archivo unico de generadores deresiduos peligrosos, incluyendo los dehospitalarios y similares y facilitar laplanificacion e implmentacion delseguimiento de los generadores

Dismunir el riesgo de no realizarun adecuado y oportunoseguimiento a los generadores,transportadores y receptoresmediante una buena administacionde los expedientes.

Crear y manetener unarchivo en las DAR´spara cada generador

Expediente degeneradores RH

100% 1-Mar-09 30-Jun-09 17 0 0.00

DIRECTORA GENERAL ( E ) JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO MARÍA JAZMÍN OSORIO SÁNCHEZ CARMEN ALEXI MARQUEZ GONZÁLEZ

plan de mejoramiento avance primer trimestre 2009 filedebilidades en este proceso, en el 37% de los...

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