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Administración Municipal de Sabaneta
PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES
2012 – 2015
Secretaría General
Dirección Administrativa de Comunicaciones
PLAN ESTRATÉGICO DE COMUNICACIONES
2012 – 2015
Contenido:
Plan de Comunicaciones
1. Dirección de Comunicaciones
2. Objetivos
3. Componentes de comunicación
4. Públicos
5. Medios de Comunicación
6. Publicidad institucional
Manual de Imagen Corporativa
Manual de Protocolo y ceremonial
1. Protocolo, ceremonial y etiqueta
2. ceremonias
3. Actividades y ceremonias protocolarias
4. Protocolo
5. Protocolo social
6. Protocolo de medios de comunicación
7. Protocolo deportivo
8. Protocolo o ceremonia militar
9. Protocolo religioso o eclesiástico
Criterios para las comunicaciones escritas
1. Elaboración de cartas
2. Elaboración de circulares
3. Elaboración de memorandos
4. Diligenciamiento de actas
5. Mensajes protocolarios
6. Certificados o diplomas
7. Etiqueta para correos electrónicos
Presentación
La Administración Municipal de Sabaneta a través de sus diferentes
programas y servicios busca garantizar cada día el logro de la Misión y el
ejercicio de la gestión administrativa. Como elemento clave en la organización
se encuentra el proceso de COMUNICACIÓN PÚBLICA, el cual tiene
carácter estratégico puesto que tiene la responsabilidad de definir, orientar,
socializar y hacer cumplir las políticas de comunicación en toda la
organización. La apropiación de esta política de comunicación pública
permitirá un buen resultado del trabajo en equipo, la articulación funcional y la
construcción de una identidad corporativa que contribuya al fortalecimiento de
la cultura organizacional y a la interacción entre los diferentes públicos.
Direccionamiento Estratégico de la Entidad
La Administración Municipal tiene definida la siguiente plataforma estratégica:
Misión:
En la Administración de Sabaneta trabajamos para propiciar el desarrollo
integral de la población y elevar su calidad de vida, mediante el uso efectivo
de los recursos, la prestación de los servicios públicos y la promoción para la
participación ciudadana.
Visión:
En el 2020 Sabaneta será el Municipio modelo de Colombia, dinámico,
organizado, participativo, justo, amable, pacífico, con la mejor calidad de vida
y en paz con la naturaleza.
Política de Calidad
La Administración Municipal de Sabaneta tiene como política de calidad
garantizar la prestación de los servicios a los diferentes sectores de la
comunidad, de manera ágil y eficiente acorde con las necesidades de sus
usuarios, las exigencias del medio y el cumplimiento de la Constitución y las
Leyes, mediante el establecimiento de una gerencia participativa, el adecuado
uso de los recursos y el compromiso con el mejoramiento continuo del
Sistema de Gestión de la Calidad, para brindar condiciones favorables de
desarrollo al municipio.
Plan de Comunicaciones
Justificación
En la Administración Municipal de Sabaneta ha existido en los últimos años un
marcado interés en mantener procesos sólidos de comunicación. Se realizan
importantes esfuerzos por ofrecer una información clara, veraz y oportuna a la
comunidad y garantizar una comunicación fluida y eficaz con cada uno de sus
públicos.
La Dirección de Comunicaciones es el área de la Administración Municipal de
Sabaneta que tiene la misión de informar, asesorar a las dependencias y
facilitar las comunicaciones para generar procesos de transformación cultural,
que posibiliten una administración participativa y gerencial en busca de
mejorar el servicio a la comunidad y promover la participación ciudadana.
La expansión urbanística que se ha presentado en el municipio en los últimos
años implica la diversidad poblacional y cultural y como consecuencia ha
generado la falta de apropiación de los medios institucionales y espacios de
comunicación de la localidad, por parte de los nuevos habitantes. Así mismo,
algunas personas y organizaciones no reconocen el verdadero valor de los
medios propios de la Administración Municipal.
A pesar de la existencia de las herramientas comunicacionales en la
Administración Municipal, se observa la ausencia de una política que permita
tener claridad sobre cómo se deben establecer relaciones con los actores:
sociedad civil y Estado, para construir desde la comunicación, una sociedad
más equitativa e incluyente.
La comunicación es un elemento socializador y es por excelencia el escenario
de diálogo y confrontación de lo público, por lo tanto, la Administración
Municipal promoverá el uso de la comunicación como una herramienta para
buscar la participación ciudadana; y en general como un instrumento para
gobernar a partir de la construcción colectiva, el diálogo, el consenso, el
disenso y el ejercicio del poder ciudadano que contribuya al desarrollo social y
al bien público.
1. Dirección de Comunicaciones
1.1. Estructura. En la Administración Municipal de Sabaneta se ha definido
como dependencia responsable de la Comunicación a la Secretaría
General a través de la Dirección Administrativa de Comunicaciones.
La estructura orgánica de esta dependencia es la siguiente:
1.2. Funciones.
El Director de Comunicaciones debe cumplir con las siguientes
funciones:
Define políticas, lineamientos y estrategias.
Desarrollar la estrategia global de imagen corporativa de la Entidad.
Definir el mensaje y las acciones a desarrollar en materia de
comunicaciones.
Acompañar la actividad comunicacional en las diferentes dependencias de
la Administración Municipal.
Coordina el funcionamiento de la Oficina.
Coordinar el trabajo del equipo de Comunicadores.
Aprobar propuestas de diseño y divulgación.
Comunicadores
Comunicación
externa
Comunicación
interna
Diseñador o
publicista
Fotógrafo Auxiliares Secretaria
DIRECCIÓN DE
COMUNICACIONES
Gestionar las relaciones con los medios de comunicación.
Gestionar la comunicación interna.
Asistir al Consejo de Gobierno.
Así mismo, el personal contratista de esta dependencia cumplirá con las
siguientes acciones:
Comunicador responsable de la Comunicación Externa
Este comunicador será responsable de liderar las estrategias de
comunicación en los siguientes componentes:
Relaciones Públicas:
1. Participar en la organización y realización de eventos.
2. Asesorar a los funcionarios sobre imagen y protocolo.
3. Responder mensajes protocolarios de la Alcaldesa.
4. Elaborar discursos.
5. Acompañar a los visitantes que llegan a la Administración Municipal.
6. Acompañar a la Alcaldesa y a los funcionarios en diferentes eventos.
Medios de Comunicación:
1. Redactar y enviar comunicados de prensa.
2. Atender los medios de comunicación.
3. Acompañar el montaje de ruedas de prensa.
4. Actualizar y realizar el mantenimiento la página web, sección noticias,
agenda, encuesta y banner.
5. Participar en la edición de los diferentes medios impresos.
Comunicador responsable de la Comunicación Interna
Este profesional apoyará a la Secretaría de Servicios Administrativos y a la
Oficina de Control Interno, con las siguientes acciones:
Liderar el plan de Comunicaciones del Sistema Integral de Gestión de la
Calidad (Sistema de Gestión de la Calidad, MECI y GEL –T).
Participar en la organización y realización de eventos.
Asesorar a los funcionarios sobre imagen y protocolo.
Emprender acciones de comunicación que beneficien la cultura
organizacional.
Liderar la señalización de las sedes administrativas.
Realizar actividades que favorezcan la motivación y el trabajo en equipo.
Apoyar los programas de capacitaciones.
Actualizar las carteleras internas.
Realizar el boletín interno.
Actualizar la Intranet.
Elaborar los mensajes de presencia social para público interno.
Apoyar los eventos internos.
Diseñador o Publicista
Presentar propuestas de artes y manejo de la imagen gráfica de la
Administración Municipal según directrices trazadas por los
comunicadores.
Elaborar invitaciones, certificados, resoluciones, escarapelas, etc.
Aplicar y vela por el correcto uso del manual de imagen corporativa.
Apoyar a las diferentes dependencias para el diseño de piezas
comunicacionales.
Auxiliar para registro fílmico y fotográfico
Realizar registro de video y fotografía.
Registrar de free press.
Realizar el análisis del free press.
Apoyar logístico.
Fotógrafo
Realiza el registro fotográfico de eventos y programas institucionales.
Auxiliar para apoyo logístico
Responder por la consecución de recursos para los eventos
Coordinar el montaje de logística
Apoyar la promoción de eventos con estrategias como perifoneo o entrega
de volantes
Secretaria
Digitar documentos, contratos, disponibilidades, actos administrativos, etc.
Elaborar la agenda de la dependencia.
Recepcionar las llamadas.
Actualizar de las bases de datos.
Recepcionar papelería y correspondencia.
Confirmar asistencia a eventos.
Enviar invitaciones.
Maneja el archivo de la Oficina.
2. Objetivo
La Oficina de Comunicaciones de la Administración Municipal tiene como
objetivo general coordinar, dirigir y ejecutar las estrategias encaminadas a
fortalecer la imagen del municipio, estimulando la participación de los
diferentes actores de la sociedad, mediante la difusión de información de
interés que contribuya a crear un ambiente de transparencia administrativa en
la localidad.
2.1. Objetivos Específicos
Generar procesos de información para difundir y promover el
funcionamiento y la gestión de la Administración Municipal.
Asesorar y orientar en el manejo de los procesos comunicacionales,
propiciando espacios de encuentro y concertación que permitan construir
acuerdos entre los miembros de la administración y de éstos con la
comunidad.
Educar en la utilización de los procesos comunicacionales a los miembros
de la Administración Municipal y de la comunidad para generar una cultura
de la comunicación y promover la participación.
Lograr el manejo adecuado de los medios masivos de información con el fin
de promover y mantener vigente la imagen del municipio a nivel local,
regional, departamental, nacional e internacional.
Definir y utilizar correctamente la imagen institucional que permita identificar
la Administración Municipal y garantice la recordación en la comunidad.
Fortalecer la interacción de la Administración Municipal con los diferentes
públicos a través del uso adecuado de las relaciones públicas.
Apoyar y acompañar a las diferentes dependencias de la administración en
la realización eventos.
Brindar la asesoría y el acompañamiento que requieran las diferentes
dependencias de la Administración Municipal en el uso de símbolos patrios,
organización de eventos y registros de eventos importantes.
Trabajar por mantener el Sistema de Gestión de la Calidad, los valores y la
Política de Calidad.
Articular la estrategia de comunicación a las directrices del Modelo
Estándar de Control Interno.
Participar de los diferentes comités que se integren en la administración,
para acompañar procesos de comunicación y divulgación del Sistema de
Gestión de la Calidad.
3. Componentes de Comunicación
El Plan Estratégico de Comunicaciones de la Administración Municipal
acogerá los siguientes componentes de acuerdo con el Modelo Estándar de
Control Interno – MECI:
3.1. Componente de Información:
Será el conjunto de datos que al ser ordenados y procesados tendrán un
significado especial para los públicos de interés de la Administración
Municipal a los que va dirigido. Este componente garantizará la transparencia
de la actuación pública, la Rendición de Cuentas a la comunidad y el
cumplimiento de obligaciones de información.
Información Primaria. Este será un Elemento de Control, conformado por los
datos de fuentes externas que provienen de las instancias con las cuales el
municipio está en permanente contacto, así como de las variables que no
están en relación directa con la Entidad, pero que afectan su desempeño.
Información Secundaria. Será el Elemento de Control conformado por los
datos que se originan y/o procesan al interior de la Administración Municipal,
que son provenientes del ejercicio de su función. Se obtendrán de los
diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la Entidad
Pública.
3.2. Componente de Comunicación pública:
Este Componente apoyará la construcción de la visión compartida, y la
interacción entre la Administración Municipal y sus públicos internos y
externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y
sociales, en concordancia con lo establecido en el Artículo 32 de la Ley 489
de 1998.
Comunicación Organizacional
Orientará la difusión de políticas y la información generada al interior de la
administración para una clara identificación de los objetivos, las estrategias,
los planes, los programas, los proyectos y la gestión hacia los cuales se
enfoca el accionar de la Entidad.
En la Administración Municipal se llevarán a cabo procesos comunicacionales
que incidan en la cultura organizacional, entendiendo este término como la
construcción social de la identidad de la organización, expresada a través de
un conjunto de valores compartidos por la mayoría de los empleados y
trabajadores.
La cultura organizacional buscará que las personas que hacen parte de la
Administración Municipal de Sabaneta y especialmente los equipos de trabajo,
creen condiciones adecuadas para un mejor desempeño y para aportar
efectivamente a las estrategias planteadas en el Plan de Desarrollo Municipal.
La cultura organizacional se convertirá es una especie de ideología.
Política de comunicación organizacional:
La Oficina de Comunicación será la dependencia responsable de la
divulgación y la sensibilización sobre el Plan de Desarrollo Municipal y el
Código del Buen Gobierno, con el propósito que los funcionarios de la
Administración Municipal asuman su responsabilidad como servidores
públicos.
La Administración Municipal contará con un Plan Estratégico anual de
comunicaciones que potencie la práctica comunicativa organizacional entre
sus diferentes públicos.
Para la promoción de las campañas institucionales se tendrá en cuenta el
componente pedagógico y la identificación del público, al que van dirigidas,
con los contenidos de los mensajes.
La Oficina de Comunicaciones apoyará a la Secretaría de Servicios
Administrativos en el diseño de los contenidos comunicativos del Plan de
Inducción y Reinducción de la Administración Municipal.
La Oficina de Comunicaciones y la Secretaría de Servicios Administrativos
impulsarán programas de desarrollo del talento humano que contribuyan al
fortalecimiento de la cultura organizacional.
La Administración Municipal promoverá a través de la Oficina de
Comunicaciones la utilización de las diferentes estrategias para escuchar a
la comunidad y responder sus inquietudes, de una manera oportuna como
principio de transparencia institucional.
Medios de Comunicación
Será el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos que
utilizará la Administración Municipal para garantizar la divulgación, circulación
amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes
públicos.
Política para el manejo de los medios de comunicación:
La Oficina de Comunicaciones definirá los medios institucionales de
acuerdo con las necesidades de información y comunicación de sus
diferentes públicos y su tratamiento se definirá de acuerdo con las políticas
de comunicación.
La Dirección de Comunicaciones garantizará a través de los medios de
comunicación institucionales, la divulgación de las acciones, decisiones y
logros del gobierno que sean de interés de la comunidad.
La Administración Municipal mantendrá relaciones cordiales con los
medios de comunicación, con el fin de buscar a través de ellos informar a
la comunidad sobre los avances significativos de la gestión local.
Los contenidos que sean emitidos por la Administración Municipal, deberán
contar con el aval de la Dirección de Comunicaciones, con el fin de
garantizar la veracidad de la información, el adecuado manejo de la
imagen corporativa y la utilización de un lenguaje sencillo y entendible para
los diferentes públicos.
La Dirección de Comunicaciones garantizará la institucionalidad de las
relaciones con los diferentes medios de comunicación, canalizará y
direccionará la información a través de estos y velará por la veracidad de la
información que se divulgue.
4. Públicos
En la Administración Municipal de Sabaneta los públicos serán el conjunto de
personas a quienes estará dirigida la información, y podrán ser definidos
como internos y externos.
4.1. Público interno
Este grupo estará constituido por las personas que laboran en la
Administración Municipal: empleados, trabajadores oficiales y contratistas.
4.2. Público externo
Estará conformado por toda la comunidad en general, empresas,
organizaciones sociales y comunitarias, asociaciones, instituciones
educativas, y todas las personas que tengan alguna relación con la
Administración Municipal, sea ésta geográfica, de productos o servicio.
Además, se integrará a éste el público global: turistas, invitados de otras
ciudades y países, entre otros.
5. Medios de Comunicación
5.1. Medios Internos:
La Administración Municipal llegará a los funcionarios, trabajadores y
contratistas, a través de los siguientes medios:
- Outlook
- Intranet (Sabanet)
- Carteleras
- Boletín quincenal (Virtual)
- Boletín Físico
- Medios impresos
- Periódico
- Reuniones
Los medios internos se definen de la siguiente manera:
Boletín Interno
Es el medio interno que contiene un bloque informativo y otro educativo, en él
se informa sobre novedades de personal (Cumpleaños, vacaciones,
condolencias celebraciones, etc.), noticias, actividades, programas y hechos
para destacar que ocurren cada semana, estará dirigido a todo el personal
que labora en el Palacio Municipal, secretarías y entes descentralizados. Este
informativo se colocará en cada cartelera de dependencia y se publicará en la
Intranet.
Carteleras internas
Espacio interno destinado a la ubicación de información visual y escrita que se
genere interna y externamente, de interés común. Estas carteleras se
alimentarán con información institucional.
La Oficina de Comunicaciones brindará asesoría a los líderes de
Comunicación1, comenzando con un diagnóstico del estado y la efectividad de
las carteleras ya existentes en estos lugares, y luego se dictará un taller
formativo para el manejo de éstas.
La oficina de Comunicaciones realizará talleres educativos para el manejo de
la información y de la cartelera en general. Este medio se actualizará cada 15
días.
Como medios internos, se tendrán en cuenta las siguientes acciones que
favorezcan la comunicación directa entre los públicos internos:
Consejo de Gobierno
Reunión periódica entre la Alcaldesa, los Secretarios de despacho, Directores
y Gerentes de Entes descentralizados. Allí se toman decisiones conjuntas y
se ponen en común algunos temas definidos. También se hacen anuncios
importantes. De allí sale la información para los comités de calidad.
Comité de Calidad
Reunión periódica que realiza cada dependencia de la Administración
Municipal, con sus principales líderes, en la cual se discuten temas propios de
cada área, se planea el trabajo y se toman las decisiones pertinentes. El
Sistema de Gestión de Calidad requiere de este insumo como parte de la
comunicación interna.
Reunión alcaldesa y empleados
Espacio de comunicación directa entre la alcaldesa y los empleados de la
Administración Municipal, en el cual, ésta tratará asuntos que considere
pertinentes, como planes, acciones, felicitaciones, directrices de trabajo,
noticias y demás.
1 Líderes de Comunicación: funcionarios de cada dependencia delegados al Comité de Gobierno en Línea que
tendrán la responsabilidad de recoger la información que se genera en cada dependencia y entregarla
oportunamente a la Dirección de Comunicaciones.
5.2. Medios Externos
La Administración Municipal utilizará los siguientes medios para llegar a los
públicos externos:
- Correos externos
- Página Web
- Periódico
- Boletín bimensual
- Carteleras
- Redes sociales: Twitter, Facebook, You tube
Los medios externos se definen de la siguiente manera:
Periódico
Medio de comunicación escrito dirigido a la comunidad, mediante el cual se
comunican los informes de gestión, realizaciones y logros de la Administración
Municipal, las obras realizadas y los contratos suscritos, artículos educativos y
de interés para toda la comunidad. Su periodicidad es bimestral.
Boletín bimensual: “Luz Estela con usted”
Medio dirigido a la comunidad, su periodicidad es mensual y contiene
información breve sobre la gestión que vienen realizando las diferentes
dependencias de la Administración Municipal. Su formato incluye la
programación de actividades y preguntas claves sobre la gestión.
Con el fin de promover la lectura del boletín por parte de las familias se
aplicaran las siguientes estrategias:
Se incluirán preguntas sobre el municipio, el Plan de Desarrollo Municipal y
logros de gestión, que deberán ser resueltas por los estudiantes de básica
primaria en la cátedra municipal.
Igualmente se incluirán imágenes sobre el municipio, con el fin de que sean
coleccionadas. Al final de año se promoverá un concurso para premiar a la
familia que conserve todas las imágenes.
5.3. Medios audiovisuales:
Producción de videos:
Producción de material fílmico con fines educativos e institucionales para la
promoción de programas y eventos internos y externos.
Producción de televisión
Realización del programa de televisión semanal “En Sabaneta nos Vemos”,
sobre hechos, logros, programas y servicios de la Administración Municipal.
De acuerdo con la estructura de éste se entrevistan tres personajes
relacionados con el tema central y se producen notas complementarias
(VTR´s).
5.4. Medios masivos de información
Ruedas de prensa
Actividad en la cual se invita a los diferentes periodistas de los medios
masivos regionales y nacionales para que conozcan los planes o proyectos de
la administración o para brindar declaraciones o hacer algún tipo de
inauguración o entrega de obras.
Boletines de prensa
Escritos periódicos y permanentes con informaciones precisas y concretas
relacionadas con hechos o sucesos noticiosos acontecidos dentro del
municipio y en la Administración Municipal, que son enviados a los distintos
periodistas de televisión, prensa y radio a nivel regional y nacional.
Notas para T.V.
Material audiovisual producido y enviado a los medios televisivos regionales
en el cual se informa sobre hechos y acontecimientos de relevancia
departamental acontecidos en el municipio. Estas notas se envían con el
casete adecuado para su emisión y su calidad evita que el informativo tenga
que desplazar un periodista y camarógrafo hasta el municipio.
5.5. Medios electrónicos
Página web
Es una importante herramienta para dar a conocer los resultados de gestión,
programas o las noticias del día. La Administración Municipal cuenta con la
página www.sabaneta.gov.co. la cual contiene información de interés,
documentos, transparencia en línea, control interno, lugares turísticos,
Sabaneta en imágenes, entre otros.
Intranet
Es la red privada interna que funciona en las organizaciones, utiliza
tecnología, estándares y productos de Internet. En la Administración Municipal
esta herramienta facilita el proceso de comunicaciones, permite la
retroalimentación y la comunicación oportuna y permanente.
Correo Electrónico (Electronic mail o email)
Es una herramienta que permite enviar o recibir mensajes a cualquiera de los
usuarios de la red.
Todos los medios que se generen en la Oficina de Comunicaciones
fomentarán el uso masivo tanto interno como externo del Portal Institucional:
www.sabaneta.gov.co, así mismo del outlook a través de los boletines de
prensa y comunicados internos, agilizando así, los procedimientos e
incrementando los niveles de participación ciudadana y eficiencia de los
empleados de la Administración Municipal.
Herramientas interactivas
Se cuenta con las redes sociales a fin de compartir contenidos, interactuar y crear comunidades sobre intereses similares.
Ventajas de las redes sociales
Facilitan la participación y el trabajo en equipo entre las personas, es decir, permiten a los usuarios participar en un proyecto en línea desde cualquier lugar.
Permiten compartir todo tipo de información Facilitan la comunicación entre las personas, evitando las barreras tanto
culturales como físicas. Permite la información requerida en cada momento, debido a la
actualización instantánea.
La Administración Municipal tiene cuenta en facebook, twitter y youtube.
6. Publicidad institucional
La Dirección de Comunicaciones será la dependencia responsable del diseño
y elaboración del material destinado como promocional para los eventos,
programas y servicios realizados por las diferentes dependencias de la
Administración Municipal, cumpliendo con el Manual de Identidad Corporativa
y con los principios de la educación para la comunidad y los criterios técnicos
y de interés colectivo.
De acuerdo con las necesidades institucionales, la Dirección de
Comunicaciones diseñará las estrategias de difusión y las diferentes piezas
comunicacionales.
(Ver Manual de identidad Corporativa).
Manual de Protocolo y Ceremonial
El Manual de Protocolo y Ceremonial compila el conjunto de normas,
recomendaciones, metodologías y prácticas de cortesía, que con su uso
contribuirán al desarrollo armónico de las relaciones humanas dentro y fuera
de la Administración Municipal y servirán, para reforzar el estilo propio, el
cuidado de los detalles y la personalidad única de la esta Organización.
Este manual pretende responder en gran medida a la inquietud generada
acerca del manejo del protocolo en las entidades gubernamentales,
ajustándolo a la norma, y a la sociedad de hoy, lo cual garantiza la aplicación
de un ordenamiento coherente con los mandamientos nacionales y con el
Decreto 770 de 1982, por medio del cual se expide el Reglamento de
Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República.
Además se convertirá en un instrumento vital para el público institucional para
la realización de todos los eventos que desde la Alcaldía y sus Entes
Descentralizados se realicen; este será una pieza importante en la
organización de actividades y ceremonias y manejo de las normas generales
de protocolo que contribuye a generar una cultura protocolar.
1. Protocolo, ceremonial y etiqueta
1.1. Definición de Protocolo
El protocolo es el conjunto de normas, conductas y reglas sociales a conocer,
respetar y cumplir no sólo en el medio oficial ya establecido, sino también en
el medio social, laboral, académico, político, cultural, deportivo, policial y
militar. Cuando dentro de una organización se aprecia como pertinente aplicar
protocolos, se hace necesario crear uno interno basado en la potencialidad de
las autoridades que forman parte de la misma; esto permite llevar a cabo sus
actividades en general.
El protocolo actual es tomado como un conjunto de técnicas, normas y
tradiciones mediante las cuales se deben organizar los diferentes actos,
eventos y celebraciones que promueva la Administración Municipal.
El protocolo dentro de una entidad permite llevar un orden, conservar
costumbres y reforzar la identidad organizacional, además facilitar el
desarrollo de actos, eventos y demás actividades programadas y donde
participan diferentes niveles jerárquicos o investidos de cierta autoridad.
1.2. Definición de Ceremonial
Proviene del latín ceremonialis “perteneciente o relativo a las ceremonias”.
Según la Real Academia de la Lengua Española, el ceremonial es la serie o
conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne.
Puede definirse también como la forma en la que se organizan y desarrollan
las normas aplicadas en determinadas circunstancias teniendo en cuenta las
costumbres y regulaciones establecidas mayormente dentro los estados.
En nuestros días el ceremonial hace referencia al comportamiento de los
ciudadanos en la sociedad, de igual manera representa la dignidad que los
Estados poseen unos frente a otros y el respeto que se debe tener frente a los
mismos.
1.3. Definición de Etiqueta
Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos
adecuadamente en los diferentes ambientes.
Es la ceremonia en la forma de tratar a las personas en su ámbito más
privado y particular, en celebraciones y actos de su vida privada. También la
etiqueta es la forma por la que se conoce la forma de vestir para un
determinado acto o evento.
En otros sentidos, la noción de etiqueta se utiliza para hacer referencia al
ceremonial de usos, costumbres y estilos que se deben respetar en ciertos
ámbitos. La etiqueta menciona un cierto modo de comportamiento social
según normas convencionales.
Utilizar traje y corbata en las ocasiones solemnes, ser hospitalario con un
invitado, masticar con la boca cerrada, no decir groserías en una reunión
social, respetar los horarios con puntualidad y agradecer los regalos que se
reciben forman parte de la etiqueta.2
1.4. Clases de protocolos
Dentro del protocolo existe la siguiente clasificación:
Protocolo gubernamental u oficial.
Protocolo militar.
Protocolo deportivo.
2 http://definicion.de/etiqueta/
Protocolo religioso o eclesiástico.
Protocolo social.
Protocolo internacional o diplomático.
Protocolo notarial.
Protocolo empresarial, es el que se aplica principalmente en una empresa
del sector privado.
Solo se explicarán los protocolos objeto de este manual.
1.5. Asesor u coordinador de protocolo
En la Administración Municipal el profesional encargado de coordinar el
protocolo es el Director de comunicaciones que conoce el protocolo
presidencial y logra una correcta adecuación para cada circunstancia, ya que
las normas que rigen en el Decreto 770 de 1982 (Reglamento de Protocolo y
Ceremonial de la Presidencia de la República), en forma general son
aplicables a las entidades civiles y de gobierno menor, como alcaldías y
gobernaciones, entre otras.
Un asesor de protocolo tiene bajo su responsabilidad:
La organización y atención del protocolo oficial en los actos públicos que se
celebren.
El cuidado y la custodia de las banderas, distinciones, obsequios y libros de
honor.
La comunicación a los invitados involucrados en las normas especificas de
protocolo y etiqueta que rigen cada acto.
La interpretación y aplicación de las normas y disposiciones que se detallan
en este Manual.
La ordenación para la elaboración de las distinciones y obsequios, previa
aprobación del gasto correspondiente.
Brindar asesoría en protocolo a cualquier entidad o ciudadano que lo
requiera.
La Dirección de Comunicaciones es el área responsable de la elaboración y
actualización de este Manual, así como de la asesoría a quienes corresponda,
sobre las prácticas aquí propuestas.
2. Ceremonias
Los aspectos importantes a tener en cuenta en las ceremonias son los
siguientes:
2.1. Maestro de ceremonias
Es la persona que se encarga de dirigir la organización y ejecución de un
evento. Debe estar atento a todos los detalles logísticos, de comunicación y
orden que el protocolo exige. El maestro de ceremonias eventualmente actúa
también como presentador.
En la Alcaldía el maestro de ceremonias debe ser el Director de
comunicaciones, el asesor de protocolo o quien este disponga.
2.2. Presentador
Es la persona encargada de leer el programa de un evento o actividad. Todo
acto protocolario requiere de un presentador, quien hace una introducción del
evento, lee cada punto del orden del día. No se aconseja leer todo el
programa y luego repetir cada numeral para desarrollarlo. Ni anteponerle en la
lectura del programa el número a cada punto.
2.3. Lista de protocolo
Otro aspecto a tener en cuenta es la lista de protocolo, de saludos o de
precedencias, para que sea leída primero por el presentador una sola vez
luego de la introducción y la máxima autoridad presente en el evento al
momento de intervenir, nadie más debe hacerlo. Esta debe incluir el cargo, el
nombre y el apellido de las personas de la mesa principal. Las otras personas
que intervienen solo saludan de manera general a la mesa principal y al
público, sin mencionar nombres o cargos.
En eventos propios donde la Alcaldesa es la máxima autoridad ella debe leer
el listado de saludos suministrado y confirmado por el responsable del
protocolo. En los eventos en donde la Alcaldesa tenga un invitado de más
precedencia que ella debe ceder su lugar en la mesa principal, y el lugar en el
orden de intervención en el orden del día; en este caso la lectura de la lista de
protocolos es opcional para la Alcaldesa si la lee. Únicamente en el caso de
que el evento sea con el Presidente de la República, no puede leer el listado
de protocolo la Alcaldesa, solo lo hace el Señor Presidente.
2.4. Ingreso de los invitados especiales
Al momento del evento, las personas que presiden una ceremonia entran de
último al recinto. Por lo tanto, al momento que lleguen las autoridades debe
acondicionarse un salón privado para que esperen hasta el instante en el cual
puedan pasar al recinto donde se realizará el evento.
El evento debe iniciarse por protocolo, cuando llegue la máxima autoridad que
esté invitada y confirmada al evento. Teniendo en cuenta la hora indicada en
las invitaciones, porque la puntualidad es el elemento fundamental en el
ceremonial.
2.5. Línea de honor
La línea de honor o de recepción es en la cual los anfitriones de un evento
reciben a los asistentes en la entrada del recinto. Aquí están las cuatro o cinco
personas más representativas de la entidad. Dicha línea se disuelve una vez
llega el personaje principal.
En el caso de la alcaldesa, en los eventos invitados por ella, debe hacerse en
una línea de recepción en la visitas de autoridades de mayor jerarquía a ella,
acompañado de algunos de sus secretarios más cercanos o directores de
entidades. Y por supuesto del profesional encargado de las funciones de
protocolo.
2.6. Espacio protocolario
Se entiende por espacio protocolario el lugar de un evento donde se lleva a
cabo el acto protocolario, está compuesto por el atril, banderas y mesa
principal.
Mirando de frente al auditorio, en el espacio protocolario, el atril se ubica en el
lado derecho del recinto, en éste intervienen el maestro de ceremonias y los
invitados que están en el orden del día. Solo la ubicación de este atril pasa al
lado izquierdo, cuando es un evento con la presencia del Señor Presidente, el
cual cuenta con un atril especial con el Escudo de la Presidencia y se ubica
en el lado derecho.
En el atril se debe colocar un vaso de agua al lado derecho, para que el
orador haga uso de él si así lo requiere. El vaso se debe cambiar cada vez
que una persona diferente interviene.
Las banderas deben ubicarse detrás del atril, en su respectivo orden, la de
Colombia, a su derecha la del departamento, y a su izquierda la del municipio
o la de la empresa. En el punto 4.3. ampliaremos este tema.
Se puede colocar un arreglo floral, para adornar el espacio protocolario puede
ser en el piso al frente del atril o de la mesa principal.
A continuación desarrollaremos el último componente del espacio
protocolario, la mesa principal.
2.7. Mesa principal
Denominada también mesa de honor, se dispone para la ubicación de la
presidencia en un acto público, ceremonial y oficial. En ella estarán sentados
según las precedencias el anfitrión, organizadores e invitados especiales que
se dispongan según la actividad lo requiera y amerite la ocasión. A ésta se le
acostumbra poner un mantel verde billar o granate, por efectos visuales para
fotografía o televisión.
Informar oportunamente a los miembros de la mesa principal la forma de
vestir para la ocasión que presidirán. Poner en conocimiento de ellos el orden
del día con anterioridad al evento, con el fin de que conozcan el curso del
mismo y en especial para coordinar oportunamente con quienes intervendrán
con palabras en el acto.
En la mesa principal deben colocarse los portanombres de quienes presiden
la ceremonia, con excepción de la persona que ocupa el puesto principal. Hay
eventos en los cuales no hay mesa de honor, sino sillas ubicadas en la
primera fila, ahí es necesario situar los portanombres en el espaldar del
asiento.
En algunos eventos deben ponerse dos mesas, porque debido a problemas
de espacio, los personajes no caben en una sola. En estos casos se instala
una plataforma para la mesa uno y la mesa dos se deja a menor nivel, para
efectos de no impedir la visibilidad al público.
Las personas que presiden un acto se deben acomodar en su silla por el lado
izquierdo.
El puesto lo ocupa quien es invitado, porque las funciones no son delegables.
2.8. Orden del día
Se denomina de esta manera la organización de las intervenciones y pasos
que se siguen en un evento, reunión o acto. De esta manera se dispondrá
cada momento en el que se escucharán himnos, palabras de los presidentes
del evento, entregas de placas u otros y demás actividades que componen un
acto.
Para ello es importante seguirse por la jerarquía explicada en el aparte de las
precedencias y además analizar con sentido común la dinámica de cada
evento a realizar. No se puede predefinir un orden del día; siempre se deberá
ajustar según lo demande el momento por el objetivo del evento, sus
participantes y asistentes.
Este orden debe ser sugerido por los organizadores del evento y contarán con
la asesoría de la Dirección de Comunicaciones de la Alcaldía.
El orden del día le da lectura el presentador, que cuenta con este formato
general:
Introducción y saludos.
1- Himno nacional.
2- Himno del Municipio de Sabaneta.
3- Intervención 1.
4- Intervención 2.
5- Intervención 3.
6- Himno del Departamento de Antioquia.
En cualquier ceremonia de tipo protocolar, siempre habla primero el anfitrión y
en último término el personaje principal. La persona más importante en el
evento habla de último.
En los eventos que terminan con un espectáculo o acto cultural, se
acostumbra tocar en el primer punto todos los himnos de una vez.
2.9. Intervenciones
Se sugiere como estándar incluir tres (3) intervenciones, las cuales se
definen teniendo en cuenta al anfitrión, al organizador y al homenajeado o
invitado especial.
Siempre que haya necesidad de otras intervenciones se deberá revisar con la
Dirección de Comunicaciones para definir el mejor orden del día. Las palabras
de cada participante en el acto inaugural no deben durar más de cinco (5)
minutos y en ningún caso exceder los siete (7) minutos; siendo el anfitrión
quien abra el evento.
Marca la pauta de estas intervenciones, la máxima autoridad del evento, en
ningún caso otro de los miembros que participan con palabras o discurso,
podrán sobrepasar este tiempo, tratando de hacer su intervención menos
larga que la de quien preside.
2.10. Recomendación
Para que un evento sea todo un éxito, es necesario realizar un simulacro e
igualmente una visita de avanzada ojala el día anterior, con el fin de evitar los
errores y ultimar detalles.
3. Actividades y ceremonias protocolarias
3.1. Posesión del Alcalde o Alcaldesa
“Los alcaldes tomarán del cargo ante el Juez o Notaria Pública, y presentarán
juramento…. Antes de la toma de posesión los alcaldes deberán declarar bajo
gravedad de juramento y ante autoridad competente el monto de sus bienes y
rentas, las de su cónyuge e hijos no emancipados.” 3
La toma de posesión del alcalde o alcaldesa y su gabinete debe ser muy
solemne y contará con la asistencia de las autoridades locales.
El lugar y la ceremonia se hará de acuerdo a como lo defina el alcalde o
alcaldesa junto con su asesor de protocolo.
En la mesa de honor estarán el alcalde o alcaldesa, su familia y el juez o
notario, además de las autoridades que hayan confirmado asistencia.
Se organizará una mesa con la Biblia y la Constitución Nacional, ante las
cuales pronunciará su juramento: “Juro a Dios y prometo al pueblo cumplir
fielmente la Constitución, las leyes de Colombia, las ordenanzas y acuerdos”
El orden del día de la ceremonia de posesión, debe ser así:
1. Himno Nacional de la República de Colombia.
2. Himno del Municipio de Sabaneta.
3. Toma de juramento o promesa por parte del juez o notario.
4. Imposición de la Banda con los colores de la bandera del municipio de
Sabaneta.
3 COLOMBIA, Ley 136 de 1994, art. 94.
5. Imposición de la Orden de la Participación Ciudadana en la categoría
oro, al nuevo alcalde (Ver acuerdo 034 de 1998 y Acuerdo No 37 de
diciembre 3 de 2009).
6. Palabras del nuevo alcalde o alcaldesa de Sabaneta.
7. Himno del Departamento de Antioquia.
3.2. Posesión del Gabinete Municipal
La posesión de los miembros del gabinete, debe ser un acto muy sencillo, así:
1. Himno Nacional de la República de Colombia.
2. Toma de juramento o promesa sobre una Biblia o la Constitución
Nacional, por parte del alcalde.
3. Imposición del Escudo del Municipio de Sabaneta a los miembros del
Gabinete que se posesionan, lo hace el señor Alcalde o Alcaldesa.
4. Palabras del posesionado, o de uno en nombre de un grupo de
posesionados
5. Palabras del señor Alcalde o Alcaldesa.
6. Himno del Municipio de Sabaneta.
Importante: se sugiere que a partir de este momento los miembros del nuevo
gabinete porten este escudo, cada día, durante su período en el cargo, como
un símbolo de pertenencia con la Administración Municipal.
3.3. Instalación y clausura de sesiones del Concejo Municipal
Instalación de sesiones del Concejo Municipal
En el recinto del Concejo, deben los señores Concejales, con las autoridades
invitadas esperar la llegada del señor Alcalde o Alcaldesa.
El Presidente del Honorable Concejo Municipal debe designar una comisión
integrada por un grupo de concejales para invitar al señor Alcalde o la señora
Alcaldesa al recinto.
El señor Alcalde o Alcaldesa debe salir con la comisión del Concejo, hacia el
recinto de sesiones, en compañía de algunos miembros de su gabinete.
Ya en el recinto Alcalde - Alcaldesa, comienza el acto, así:
1. Himno Nacional de la República de Colombia.
2. Himno del Municipio de Sabaneta.
3. Palabras del Alcalde o Alcaldesa. Al finalizar su intervención declara
instaladas las sesiones del Concejo Municipal.
4. Palabras del Presidente del Concejo.
5. Himno del Departamento de Antioquia.
Clausura de sesiones del Concejo Municipal
Para la clausura del Concejo, se acostumbra también que una comisión
integrada por concejales invite al señor alcalde o señora alcaldesa a ingresar
al recinto de sesiones.
Estando el alcalde o alcaldesa en el recinto, se inicia el acta de clausura, así:
1. Himno Nacional de la República de Colombia
2. Himno del Municipio de Sabaneta
3. Palabras del Presidente del Concejo
4. Palabras señor Alcalde o Alcaldesa, quien al final de su discurso,
declara oficialmente clausuradas las sesiones del Concejo Municipal.
5. Himno del Departamento de Antioquia.
Es potestativo del primer mandatario municipal su asistencia a la instalación o
clausura del Concejo Municipal. En caso de no hacerlo personalmente podrá
designar a un Secretario de Despacho en su representación.
3.4. Inauguraciones
La persona o entidad interesada en la asistencia del Alcalde o Alcaldesa de
Sabaneta a una inauguración debe cursar invitación por conducto de la
Secretaría General o su despacho.
Una vez que el Alcalde o Alcaldesa confirme su asistencia y se determine la
fecha de la inauguración, el asesor de protocolo o la oficina de
comunicaciones realizará una visita previa de coordinación al lugar de la
ceremonia con el fin de verificar los diferentes detalles que garanticen la
correcta organización y ejecución del evento.
Cuando se trate de inauguraciones, el acto se celebrará de pié, con atril y
sonido para las intervenciones.
En las inauguraciones es conveniente hacer un programa del acto, en el que
se detallaran los movimientos que debe realizar la presidencia del mismo. Se
deberá contar con un(a) presentador(a) que haga el saludo inicial y presente
el acto y a los invitados.
La ubicación de los anfitriones del acto, los asistentes y los elementos que
conforman el escenario deberán disponerse guardando las recomendaciones
indicadas en los puntos anteriores.
Con respecto a las intervenciones, el anfitrión pronunciará su discurso en
primer lugar, cerrando el Alcalde o Alcaldesa si lo hubiera. Las intervenciones
seguirán el orden protocolario establecido, de menor a mayor rango.
Luego se hará el corte de cinta de la bandera de Colombia, por parte de la
máxima autoridad, y posteriormente se inicia el recorrido por las nuevas
instalaciones.
3.5. Condecoraciones
Se denomina a las distinciones que conceden los gobiernos o las
instituciones, para reconocer los méritos de las personas o entidades.
Las condecoraciones o distinciones serán impuestas por el Alcalde o
Alcaldesa en acto protocolario que tendrá lugar en el teatro de la Casa de la
Cultura La Barquereña, cuando se trate de varias personas u organizaciones
condecoradas o en el Despacho del Alcalde o Alcaldesa cuando sólo sea una
o dos.
Se propone que el acto protocolario se realice en el teatro (capacidad 400
personas) o auditorio (70 personas) de la Casa de la Cultura, debido a que el
Municipio de Sabaneta no cuenta con otro espacio apto para entrega de
condecoraciones o distinciones, además, en el 2011, se creó la sala de
reconocimientos la cual funciona en la Casa de la Cultura La Barquereña, por
lo tanto, éste el espacio oficial para entrega de condecoraciones especiales
por parte del primer mandatario municipal, y para ello contará con el
acompañamiento del Gabinete Municipal en pleno y distintas autoridades
cuando la trascendencia de la distinción lo amerite.
3.5.1. Condecoraciones a personas u organizaciones
Las distinciones honorificas que concede la Alcaldía de Sabaneta4, a
personas u organizaciones son:
Orden de la Participación Ciudadana
Mediante Acuerdo No.037 de 2009, se modificó el artículo primero y tercero
del Acuerdo 034 de 1998 que crea la Orden de la Participación Ciudadana. En
el parágrafo primero se incluye lo siguiente: “La Orden de la Participación
Ciudadana, será conferida a las personas naturales o jurídicas,
organizaciones legalmente constituidas destacadas por su servicio a la
comunidad y su contribución al engrandecimiento y fortalecimiento de esta
región”.
Así mismo, el artículo segundo de este mismo acuerdo propone el siguiente
parágrafo: “Determínense tres categorías para la condecoración “Orden de la
Participación Ciudadana”, así: oro, plata y bronce”.
4 Acuerdo No. 37 del 3 de diciembre de 200 9
Categoría Oro
Es la máxima distinción que será otorgada mediante resolución motivada por
el Alcalde o Alcaldesa Municipal a las personas u organizaciones legalmente
constituidas, destacadas por su participación comunitaria como gran servicio a
la comunidad municipal en áreas administrativas, políticas, económicas,
sociales, culturales, deportivas, ecológicas, profesionales, científicas,
religiosas, cívicas o artísticas.
Esta distinción será entregada en acto especial por una sola vez a la persona
u organización seleccionada para tal fin.
Categoría plata
La Condecoración Orden de la Participación Ciudadana categoría plata
estará destinada a exaltar a las personas que hayan sobresalido de manera
excepcional, por sus virtudes, consagración a la docencia, el deporte, la
investigación, al trabajo o a la comunidad. Tales virtudes han de ser
sustentadas con testimonios de los postulantes o con trabajos escritos,
labores académicas o experiencias exitosas en diferentes campos de acción,
todo lo que se detallará plenamente en la solicitud. Igualmente, podrá ser
entregada a empresas, entidades u organizaciones que por una destacada
gestión en beneficio de la comunidad, merezcan tal reconocimiento.
Categoría bronce
La Condecoración Orden de la Participación Ciudadana categoría bronce
podrá concederse a las personas naturales o jurídicas, teniendo en cuenta
casos especiales como jerarquía, dignidad, posición, acto o merecimiento, de
acuerdo con lo estipulado por la Administración Municipal en hechos o
situaciones que merezcan la entrega de tan digno reconocimiento o las
personas que por su actuación merezcan ser reconocidas como buenos
ciudadanos.
Para la entrega de la Orden de la Participación Ciudadana, en sus diferentes
categorías, será fundamental que las personas encargadas de proponer y
aprobar el otorgamiento de cada reconocimiento estudien detenidamente las
solicitudes con el fin de no demeritar ni desvirtuar valor que se consagra en
ellas y garantizar su destino en quien las merezca plenamente.
Escudo del Municipio de Sabaneta
Esta distinción se crea mediante Acuerdo No 037 de 2009. Es un símbolo que
se deberá llevar con orgullo, por parte de personas o visitantes que por su
dignidad, jerarquía o su aporte al desarrollo local merezcan llevarlo en su
solapa.
Por tener este símbolo un valor especial será impuesto por el Alcalde o
Alcaldesa Municipal de acuerdo con las normas de protocolo. Su uso deberá
corresponder a las exigencias de cortesía, sobriedad, elegancia, y respeto
socialmente imperantes.
Para efectos de Protocolo, el Alcalde o Alcaldesa Municipal mediante
resolución, hará la imposición del Escudo del Municipio de Sabaneta como
símbolo que reúne los valores de nuestro pueblo y exalta nuestro sentimiento
por este territorio.
La imposición por primera vez, sin atención a la persona que se haga, de las
órdenes o el escudo podrá hacerse en cualquier fecha.
Llaves de la Ciudad
Igualmente el Concejo Municipal aprueba mediante Acuerdo No. 037 de 2009,
la distinción “Llaves de la ciudad”. En cumplimiento de las normas de
protocolo, el Alcalde o Alcaldesa Municipal en acto privado hará entrega de
las llaves del municipio a visitantes ilustres, y mediante resolución los
declarará huéspedes de honor en nuestra localidad. El motivo de esta
distinción es el de fortalecer los lazos de amistad y cooperación entre
gobernantes, líderes empresariales, representantes de la iglesia, personajes
de la vida nacional y departamental, entre otros, a los cuales se les entregará
las llaves como elemento simbólico que les abrirá siempre las puertas de
nuestro municipio.
Las condecoraciones son un instrumento de real importancia dado que las
mismas contribuyen a la formación y fortalecimiento de una permanente
pedagogía del reconocimiento, fundamental para el desarrollo integral del país
y el afianzamiento de los sentimientos nacionales, contribuyendo con la
formación de valores y la creación de ejemplos a seguir por las futuras
generaciones, siendo a la vez, un incentivo para las personas que hayan
contribuido de manera notable con el crecimiento y engrandecimiento de
nuestro municipio.
3.5.2. Condecoraciones o distinciones a servidores públicos
Mediante Decreto N0. 128 de agosto 8 de 2005, se estableció y adoptó el
sistema de estímulos e incentivos para el personal administrativo del
Municipio de Sabaneta.
Para ampliar el tema de condecoraciones a servidores públicos se
recomienda consultar el Decreto 128 de agosto 8 de 2005.
Imposición de las condecoraciones
Cuando el Alcalde o Alcaldesa imponga una condecoración comunicará
oportunamente por escrito el motivo por el cual hará el reconocimiento, la
fecha, hora y lugar de la ceremonia.
La ceremonia se desarrollará de la siguiente manera:
A la derecha el Alcalde o Alcaldesa se colocará el condecorado y a
continuación su esposa y los funcionarios del gobierno de acuerdo a
precedencia; a la izquierda de la alcaldesa estarán los familiares del
condecorado y demás invitados especiales.
Si la condecoración se impone a varias personas, solamente una de ellas
tomará la palabra para presentar saludo de agradecimiento a nombre y en
representación del grupo.
3.6. Resoluciones especiales o Decreto de honores
La Administración Municipal emite Resoluciones Especiales o Decretos de
Honores para otorgar condecoraciones o distinciones a una persona u
organización; a través de este documento de comunicación se hace oficial
dicho reconocimiento.
Igualmente se expiden resoluciones especiales para deplorar el fallecimiento
de personajes de la vida política, empresarial o de líderes de organizaciones
sociales o comunitarias que se hayan destacado por su aporte al desarrollo de
la localidad, así mismo de concejales y servidores públicos.
El documento Decreto de honores o resoluciones especiales se debe emitir en
papel bond para el archivo institucional y se entregará en nota de estilo en
papel pergamino a la persona o institución. En la segunda parte de este
documento encontrará las normas para su presentación.
3.7. Actos conmemorativos del 20 de julio y demás celebraciones
patrias
Para la celebración anual de los actos conmemorativos del 20 de julio, la
Administración Municipal realizará un acto cívico de conmemoración de la
Independencia de Colombia en el Parque Principal Simón Bolívar,
aprovechando la escultura del Libertador. El acto será presidido por el Alcalde
o Alcaldesa con el acompañamiento de los Concejales, Gabinete Municipal,
Personero o Personera Municipal, autoridades militares y eclesiásticas, entre
otras personalidades.
Se gestionará con la Estación de Policía la presencia de su personal para la
parada y/o desfile militar.
3.8. Visitas protocolarias de autoridades
Entendemos por visitas protocolarias todas aquellas referidas a otras
autoridades civiles, tales como alcaldes de otras municipalidades, concejales,
diputados, congresistas, ministros, etc. o diplomáticos, como son los
embajadores o autoridades eclesiásticas.
No tendrán carácter de visitas “protocolarias” las de personas que, por
razones de su vinculación personal con el municipio, se repiten
periódicamente (secretarios de despacho, gerentes institutos
descentralizados, empresarios, asesores, etc.…).
3.9. Ofrendas florales
Cuando el Alcalde o Alcaldesa coloque una ofrenda floral, la ceremonia se
llevará a cabo en la siguiente forma:
Un grupo de la policía o del ejército acompañará al señor Alcalde o Alcaldesa
a su llegada al monumento respectivo.
La ofrenda floral se mantendrá cerca al monumento, sostenida por oficiales de
la unidad militar. Cuando el Comandante de las tropas ordene “ARMAS AL
HOMBRO” la banda interpretará una marcha y el Alcalde o Alcaldesa y su
comitiva avanzarán por la calle de honor hasta unos metros antes del
monumento.
El comandante ordenará “PRESENTAR ARMAS” y se interpretará el Himno
Nacional de la República de Colombia. El Alcalde o Alcaldesa y la persona
que haya designado para este acto, recibirán la ofrenda floral y procederán a
su colocación regresando al sitio inicial. Después, a los acordes de una
marcha, por la misma calle de honor abandonará el lugar con su comitiva.
Si el programa incluye intervención de oradores, los discursos se
pronunciarán una vez la ofrenda sea colocada al pie del monumento
respectivo.
3.10. Ceremonias fúnebres
Tienen derecho a honras fúnebres en el municipio de Sabaneta:
El Alcalde o Alcaldesa y los exalcaldes.
Los Secretarios de Despacho.
Los servidores públicos y personalidades para quienes el Gobierno
Municipal decreta honores.
Los miembros del Concejo Municipal en ejercicio de sus funciones,
siempre y cuando el Gobierno Municipal dicte el decreto de honores
correspondiente.
Los oficiales de las Fuerzas Armadas.
Las ceremonias se llevaran a cabo de acuerdo con lo establecido en el
protocolo militar, que se detalla en el punto 8.
Cuando el Alcalde o Alcaldesa asista al sepelio de un funcionario, se tendrá
en cuenta las siguientes normas:
Durante la ceremonia religiosa el Alcalde o Alcaldesa y su familia estarán
colocados al lado derecho del féretro.
Al iniciarse el cortejo fúnebre, el automóvil del Alcalde o Alcaldesa
marchará a continuación del carro mortuorio.
Si el Alcalde o Alcaldesa desea hacer el recorrido a pie lo hará a
continuación del féretro y en compañía de los parientes.
Declaración de luto oficial
El Alcalde o Alcaldesa del Municipio de Sabaneta, mediante acto
administrativo, podrá decretar luto oficial en la ciudad durante los días que
estime oportuno, con ocasión de:
Fallecimiento de personas relevantes.
Siniestros de los que se deriven consecuencias graves para la comunidad.
Otros hechos cuya gravedad justifique la medida.
En el Decreto que emita la Alcaldía se incluirán todas las acciones a
desarrollar, en señal de respeto o condolencia, por el luto declarado. Estas
acciones podrán ser:
Suspender todos los actos públicos oficiales, organizados por la
Administración Municipal a través de cualquiera de sus secretarios,
gerentes o directores, durante el tiempo que perdure el luto oficial
decretado.
Arriar a media asta las banderas que ondeen en el exterior de los
edificios públicos municipales y retirar, en acto de respeto, las demás
banderas que se encuentren en edificios, cuando se trate de
declaración de luto oficial local.
Prender un crespón negro como señal de luto en las banderas de
Sabaneta que ondeen en el exterior de los edificios públicos.
Cualquiera otra que anuncie la declaración de luto oficial decretado.
Cuando la declaración de luto oficial venga ordenada o decretada por
instancias superiores a la Administración Municipal, de ámbito regional
o nacional, se acatará lo indicado. En cualquier caso, la bandera de
Sabaneta ondeará a media asta, siempre que lo hagan las banderas de
Colombia y de Antioquia, una vez se tenga conocimiento de la
declaración del luto oficial.
3.11. Descubrimiento de placas
Estarán dispuestas en las inauguraciones de nuevos espacios de
infraestructura en el municipio.
Antes del acto, la placa debe estar cubierta en todo momento, dos horas
antes del evento se dispone el velo con el que se develará la placa.
No debe utilizarse la bandera del país, ni de la institución para cubrir las
placas a develar.
Puede disponerse un riel para colgar a manera de cortinillas, el velo que
tapará la placa. Este luego se deberá quitar. Para ello puede usarse una
estructura que se fije con chupas a la pared, o en caso de necesitarse
taladrar debe consultarse con la administración del lugar.
La organización de la escena del acto de develación deberá ser próxima a
la ubicación de la placa, cuando ésta ya se encuentre instalada, o tener la
placa en un trípode especial para su develación cerca del lugar de
presidencia del acto para permitir agilidad y facilidad de acceso a quienes
la develarán y visibilidad para los asistentes.
El texto que se leerá en una placa debe constar de datos como: en
presencia de quiénes se devela (nombre del Alcalde o Alcaldesa,
secretario de despacho, gerente), fecha en la cual se lleva a cabo la
develación, nombre del edificio u obra que se inaugura.
4. Protocolo
Las normas generales del protocolo son las siguientes:
4.1. Precedencia
Simplemente explican una ley de la naturaleza: dos cuerpos no pueden
ocupar el mismo espacio. Se trata, entonces, de un honor que se relaciona
con el lugar que una persona debe ocupar respecto de las demás cuando
acude a una ceremonia o a una actividad pública, social o empresarial. Indica,
en cada caso, cuál deberá ser el sitio que se destina para cada asistente.
En este manual de protocolo abarcaremos dos tipos de precedencia:
4.1.1. Precedencia interna
En ella las secretarías y direcciones adscritas al despacho del señor Alcalde o
Alcaldesa poseen el mismo nivel de jerarquía, línea de mando o autoridad e
importancia en relación con el señor Alcalde, sin que exista preeminencia o
supremacía de alguna de ellas en relación con las demás.5
Las entidades u organismos descentralizados que tienen autonomía
presupuestal como el Fondo de Vivienda de Interés Social - FOVIS, la ESE
Hospital Venancio Díaz Díaz, la Empresa de Alumbrado Público - EPSA y el
Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta - INDESA, pertenecen
al municipio pero no hacen parte de la administración central, por lo tanto
están en plena libertad de regirse por sus propios estatutos, procedimientos y
autoridades.
5 MAYA DE ROJAS, Piedad. Reglamento de Protocolo, Honores, Distinciones, Símbolos y usos de la Alcaldía
Santiago de Cali. Primera Edición: Santiago de Cali, Julio 2003. Página 31
4.1.2 .Precedencia local general de autoridades civiles
El lugar que las autoridades municipales deben ocupar será la siguiente:
Señor Alcalde o Alcaldesa.
Presidente del Concejo.
Personera municipal.
4.2. Símbolos patrios –la bandera, escudo e himno
Bandera:
Es una insignia compuesta de tela, insertada en un asta y que por ser
fácilmente visible, se ha adoptado como símbolo de los ejércitos, las ciudades
y las familias.
Colombia, Antioquia y Sabaneta
Se ubican a la derecha de quien preside el acto.
Van al mismo nivel.
Cuando se izan, la de mayor rango debe hacerlo el personaje principal.
Orden alfabético Castellano (ubicación) de derecha a izquierda y en el
centro cuando hay otras de rango inferior (en orden de Precedencia).
No deben tocar el suelo ni estar desteñidas, ni rotas.
Sólo llevan el escudo las que están en el Despacho Presidencial o en
las guarniciones militares.
El asta debe terminar plana o en esfera (sólo los militares deben
utilizarla con punta de lanza o moharra)
La decisión de izar la bandera a media asta sólo puede darla la
Presidencia de la República o el Ministerio de Defensa.
Hay fechas nacionales en que es deber izarlas (20 julio, 7 agosto, 12
octubre y 11 noviembre).
Al izarse la bandera junto a otras, la primera en llegar a la cima es la de
Colombia y la última en arriarse.
No deben hacerse pliegues.
No debe usarse en uniformes deportivos ni en marcas de productos.
Sólo puede usarse en placas cuando quien las descubre es el
Presidente.
No deben colgarse en muros.
Cuando están inservibles no deben votarse. Hay que incinerarlas.
La bandera del Municipio de Sabaneta:
La bandera del Municipio es rectangular y con franjas del mismo tamaño, con
lo cual significamos la justicia y la equidad como elementos sobre los que se
orientan los destinos de nuestra patria chica. Los colores naranja arriba y
verde abajo, indican organización, desarrollo y prosperidad, e identifican al
departamento de Antioquia, con valores como: Libertad, esperanza en el
futuro, civismo, fertilidad y sentido de pertenencia hacia la región,
respectivamente.
El escudo del Municipio de Sabaneta:
Este símbolo patrio puede ponerse en monumentos, en iglesias, en
panteones, en escuelas y en la papelería oficial del gobierno municipal,
cumpliendo normas de severidad, seriedad y respeto.
Debe recordarse que su uso no está permitido en las banderas, con las
excepciones ya mencionadas antes.
Forma: El Escudo del Municipio de Sabaneta tiene figura de escudo de armas
o blasón español.
Como elementos básicos: lleva en el fondo una montaña verde bajo el cielo
azul que hace referencia al Parque Ecológico y Recreativo Municipal “La
Romera”, sobre ella al lado diestro del Jefe el sol naciente y el río azul que lo
atraviesa, en representación de la cuenca hidrográfica quebrada “La Doctora”.
Como elementos adicionales tiene a los lados del río tres rudimentos: A la
izquierda una planta verde de plátano, producto alrededor del cual giró la
economía al comienzo de la vida municipal. A la derecha una casa colonial de
tipo campestre blanca con el tejado marrón en memoria de la casa donde
nació el doctor José Félix de Restrepo (prócer de la patria que abolió la
esclavitud), la cual fue declarada Monumento Nacional. Al finalizar
longitudinalmente entre el centro de la punta y el cantón siniestro de la punta
una rama de café con hojas verdes acompañada de frutos rojos, producto que
mueve la economía agrícola.
Como tenante tiene la imagen de medio cuerpo de la virgen María Auxiliadora.
Representa la devoción de los Sabaneteños hacia ella, que convirtió el templo
de Santa Ana en su Santuario Oficial donde los martes acuden miles de
peregrinos. Rodea al escudo extendiéndose del cantón diestro, pasando por
la punta y terminando en el cantón siniestro, como contrafilete la leyenda
MUNICIPIO DE SABANETA de color oro y en su defecto negro y lo enmarca
una banda de colores verde y naranja en representación de los colores de la
bandera Municipal.
El Himno:
Son los acordes musicales que simbolizan las características de un pueblo,
una entidad.
Al escucharse los himnos se deben seguir algunas normas:
Ponerse de pie y dejar los brazos sueltos.
Descubrirse la cabeza.
Cantarlo.
No moverse del sitio donde se está y no hablar.
No aplaudir la interpretación de los himnos.
No debe interpretarse con arreglos orquestales.
Se abre con el himno nacional y se cierra con el departamental.
4.3. Uso de trajes de ceremonia
De acuerdo con las normas de protocolo, se propone el uso de los siguientes
trajes en las recepciones, los cuales se deben especificar en las tarjetas de
invitación:
Corbata Blanca o Frac: Se usará con o sin condecoraciones para banquetes.
Éste corresponde al uniforme No. 1 de ceremonia y condecoraciones de las
Fuerzas Armadas. El Frac se usará para ceremonias nocturnas, generalmente
después de las 8 de la noche. Excepcionalmente se usará de día y con
chaleco negro, para determinadas ceremonias oficiales. El equivalente en las
mujeres es traje de gala.
Corbata Negra o Smoking. Se usará para comidas o actos sociales
nocturnos de especial solemnidad. Corresponde al uniforme No. 2 de
ceremonia para las Fuerzas Armadas. El equivalente en las damas es traje
largo.
Sacoleva o chaqué. Este traje se usará para la presentación de credenciales,
Tedeum y matrimonios que se desarrollen durante el día. Corresponde a la
levita o uniforme de ceremonia No. 2 para las Fuerzas Armadas. El
equivalente en las mujeres es traje corto.
De Calle. Debe ser oscuro y se usará para recepciones o cócteles. En las
mujeres equivale traje corto coctel.
El traje de la mujer depende del especificado en los hombres, en la tarjeta se
enunciará el de los caballeros solamente o si lo desea el correspondiente a
las damas.
4.4. Condolencias y mensajes fúnebres
La Administración Municipal dispondrá de acuerdo con el rango del fallecido,
banderas a media asta en los edificios públicos, colocación de crespón negro,
colocación de la bandera de Sabaneta sobre el féretro, pliegos de firmas, días
de luto y entrega de la bandera de Sabaneta después de los funerales, que se
determinarán por Decreto de Honores de la Alcaldía.
Si se trata del fallecimiento de familiares de los miembros de la Administración
Municipal, se manifestará su público pésame con la remisión de una nota
escrita.
4.5. Libro de firmas y de distinciones
Libro de firmas de visitantes ilustres
En el Libro de firmas de la Alcaldía de Sabaneta se recogerán las firmas y en
su caso, las dedicatorias de las personalidades, altas dignidades nacionales y
extranjeras que visiten oficialmente el Municipio.
El Libro estará custodiado por la Asesoría de Protocolo o la Dirección de
Comunicaciones, que tras cada una de las firmas o dedicatorias consignará a
pie de página el nombre de la personalidad, la fecha y el motivo de su visita.
El ofrecimiento de esta distinción lo hará en cada caso la Alcaldía, de acuerdo
con los criterios anteriormente expresados. La firma se celebrará de
preferencia en el despacho del señor alcalde.
Libro de distinciones
Las distinciones otorgadas por la Administración Municipal se registrarán en el
Libro de Distinciones del municipio, (dos volúmenes) que estarán bajo la
supervisión de la Secretaría General y directamente a cargo de la Dirección
de Comunicaciones.
En el primer volumen se llevará el registro de las distinciones otorgadas, y en
el segundo se recogerán por orden cronológico tanto las concedidas desde la
fecha de aprobación del anterior reglamento como las otorgadas desde la
fecha de aprobación del presente.
El libro de registro de distinciones se divide en tantas secciones como
distinciones honorificas pueda otorgar el Municipio de Sabaneta, y en cada
una de ellas se consignarán las circunstancias personales de los distinguidos,
completa relación de los méritos que dieron motivo a la concesión, la fecha de
la misma y, en su caso, la del fallecimiento de quien hubiera recibido el honor,
para que en todo momento pueda conocerse, respecto de cada una de las
distinciones establecidas, los que se hallan en el disfrute de ellas.
Los honores y distinciones que se concedan no podrán ser revocados, salvo
en casos de condena del titular por algún hecho delictivo o por la realización
de actos o manifestaciones contrarias al Municipio de Sabaneta o de
menosprecio a los méritos que en su día fueron causa del otorgamiento.
La revocación en todo caso necesitará realizarse en un Decreto previo,
seguido y resuelto con los mismos trámites y requisitos cumplidos para la
concesión.
4.6. Obsequios institucionales
Son detalles seleccionados como recuerdo o presente para un invitado de
honor. Éste le será entregado a su llegada, cuando se encuentre con el
Alcalde o Alcaldesa en su despacho. Si están previstos obsequios para todos
los asistentes a un acto social, les serán entregados una vez concluida la
comida, durante el café. Los regalos deben ser iguales para todos los
invitados.
La Administración Municipal, aunque no lo tiene institucionalizado, podría
conceder una serie de regalos y obsequios cuando la ocasión así lo demande.
Los aludidos objetos serán definidos y seleccionados por el Alcalde o
Alcaldesa y el Director de Comunicaciones, buscando siempre una relación
directa con la tradición, las costumbres, la historia o los aspectos más
representativos del municipio de Sabaneta.
5. Protocolo social
5.1. Banquetes, almuerzos y comidas
Los banquetes siempre se consideran como acto social de carácter formal.
Los almuerzos y comidas pueden ser formales o informales.
Si el acto es formal, deberá tenerse en cuenta las siguientes normas:
Se invita por tarjeta.
Se usa el traje o uniforme estipulado en la invitación.
Se elaboran tarjetas indicativas de puesto y se reparten tarjetas de brazo
(éstas consisten en tarjetas dobladas que llevan en la parte exterior el nombre
del invitado, y en el anterior un plano de mesa, donde está ubicado el puesto
que debe ocupar. Estas tarjetas son entregadas a cada persona al comenzar
el evento. Se usan en banquetes o recepciones donde asisten gran número
de invitados)
Se alternan en los puestos los señores y las damas, de acuerdo con su
precedencia.
Si son informales, se invita en forma personal o telefónica.
La precedencia de los puestos para almuerzos, comidas o banquetes es la
que se especifica a continuación:
En una mesa ocupada por un solo lado, el puesto de honor es aquel que
se encuentra en el centro de ella y dando frente a la puerta principal. De
ninguna manera las personas que ocupen el puesto de honor deben dar la
espalda a la puerta de entrada. A partir del sitio de honor, los demás
asientos corresponden: el segundo, a la derecha del de honor, el tercero a
la izquierda, el cuarto a la derecha del segundo, el tercero a la izquierda, el
cuarto a la derecha del segundo, el quinto a la izquierda del tercero y así
sucesivamente hasta completar el total de la mesa.
En una mesa ocupada por todos sus lados, el puesto principal será como
en la forma anterior y el puesto de honor será el situado al frente del
principal. Los puestos restantes corresponden alternativamente el tercero a
la derecha del principal, el cuarto a la derecha del de honor, el quinto a la
izquierda del principal, el sexto a la izquierda del de honor y así
sucesivamente, en cuyo caso los últimos puestos quedarán en el extremo
derecho e izquierda de la mesa.
En los casos en que asistan damas al acto social, debe tenerse en cuenta
para efecto de precedencia, que la categoría de aquellas es igual a la de
sus esposos y por lo tanto debe asignárseles el lugar alternando con el de
los señores. Al lado del anfitrión, debe colocarse dos señoras y al lado de
la dueña de casa dos caballeros y así sucesivamente en forma intercalada.
En aquellos homenajes o reuniones muy numerosas en las que no pueda
establecerse orden de precedencia de los asistentes, o cuando el agasajo no
sea estrictamente protocolario, puede utilizarse el sistema de distribución de
las mesas. En tal caso se señalarán puestos únicamente en la mesa No. 1
que es la de honor y las demás, podrán ser ocupadas a voluntad.
Sin embargo, cuando quiera establecerse un orden de preferencia entre las
demás mesas, no se colocarán puestos en las cabeceras de las mesas
auxiliares, por cuanto se daría la espalda a la mesa de honor. Los puestos de
mayor categoría en cada una de las mesas auxiliares, son aquellos más
cercanos a la mesa principal.
Los discursos se pronunciarán a los postres; si el señor Alcalde o Alcaldesa
ofrece el homenaje, hablará en primer lugar; si es ofrecido en su honor,
hablará en último término, donde agradecerá.
El puesto principal en banquetes, almuerzos o comidas, invariablemente debe
ser ocupado por el Alcalde o Alcaldesa y el anfitrión ocupa el puesto que
sigue en precedencia.
Para los banquetes, almuerzos y comidas se elaborará un plano de mesa, que
será colocado en lugar visible del vestíbulo o en un salón anexo al comedor
para facilitar su consulta. En ocasiones la confección de este plano se
reemplaza por la entrega de tarjetas de brazo.
6. Protocolo con los medios de comunicación
6.1. Protocolo en relaciones con la prensa
La estrategia adecuada para relacionarse con los medios de comunicación
desde la Alcaldía va ligada a las necesidades de mantener unas buenas
relaciones con los periodistas y de unos "mínimos" para que éstas sean lo
más objetivas y fluidas posible. Por ello es ideal propiciar una relación
profesional fructífera, logrando su continuidad en el tiempo, lo cual exige
mantener un relacionamiento continuo, gerenciar ciertas tensiones y hablar
siempre con la verdad. Para ello existe el Plan de Comunicaciones de la
Administración Municipal, en donde se contemplan las formas, estrategias,
directrices y mecanismos de comunicación con los periodistas. Es la Dirección
de Comunicaciones la única área encargada en la Alcaldía de convocar,
promover y direccionar las relaciones con los periodistas y directivos de los
medios de comunicación.
El objetivo último de las relaciones con los medios es comunicarse con los
públicos de interés de la Administración Municipal y con la opinión pública
general, por ello es importante considerar los siguientes aspectos:
Tener en cuenta los horarios en que son convocados los actos, que les
impiden realizar su tarea.
Considerar la duración de algunos actos, que les obligan a salir antes de
que finalicen.
Evitar la falta de puntualidad con que inician las ruedas de prensa,
presentaciones, inauguraciones, visitas etc. algo que obliga a los
periodistas, fotógrafos y camarógrafos irse en mitad del acto, con el trabajo
a medio hacer para cumplir con otros compromisos.
La persecución de la "foto", más pendiente de la imagen que del mensaje.
Prevenir intervenciones que van mucho más allá del tiempo prudencial y la
convocatoria de ruedas de prensa, que perfectamente pudieron ser
sustituidas por un boletín de prensa.
Las condiciones de luz y de sonido de algunos salones en las que se
convocan actos son deficientes, lo que lleva a periodistas, fotógrafos y
camarógrafos moverse por el salón para hacer bien su trabajo, aún a costa
de deslucir el acto.
Ubicación inadecuada para los periodistas en el salón del evento, lejos de
la mesa de honor, de los pasillos de entrada y salida, con poca visibilidad
de lo que está sucediendo, etc.
6.2. Conferencias de prensa
Tiene como objetivo informar a los profesionales de los medios de
comunicación hechos importantes de la Administración Municipal que tengan
interés para los receptores de sus medios escritos y audiovisuales. Tiene la
ventaja de facilitar un diálogo abierto y formal sobre un tema que la
Administración propone a los medios.
Cuando desde la Alcaldía se convoca una conferencia de prensa se deben
tomar en cuenta, como es lógico, algunos elementos que afectan a la relación
de la Administración Municipal con los medios de comunicación:
El interés o la oportunidad del tema sobre el que se va a informar influye
sobremanera en la asistencia de los medios de comunicación, el interés lo
mide el informador, no la oficina de Comunicación de la Alcaldía o quién va
a divulgar una determinada información.
Hay horarios en los que no debe convocarse a los periodistas, pues si se
hace, difícilmente acudirán los medios de comunicación: a partir de las
12:30 horas es mejor no convocar, salvo que contemos con la presencia
de una autoridad o un personaje muy destacado.
Decir "con que venga tal o cual medio de comunicación es fácil pero
complica las cosas”. Una buena política informativa implica
necesariamente participar con todos y facilitarles, en consecuencia, las
tareas de información, que en este caso se traducen en horarios
adecuados para todos.
Una buena política informativa implica necesariamente participar con todos
y facilitarles, en consecuencia, las tareas de información, que en este caso
se traducen en horarios adecuados para todos.
El tiempo de que dispone el medio es bastante escaso, así que cualquier
esfuerzo por facilitarle su tarea redunda en un mejor tratamiento de la
información.
7. Protocolo deportivo
El protocolo deportivo es la forma como se dispone un acto para que tenga los
efectos deseados por la entidad que lo organiza. Promover el espíritu de
competencia en los deportes es sano, pero ello implica cuidar las buenas
maneras. Los deportes, por regla general, tienen sus propias normas de
etiqueta para los diferentes tipos de deporte, ya sea no competitivo, como
competitivo en el cual se enfrentan personas o equipos entre sí para ganar
una partida o una carrera.
7.1. Ceremonias protocolarias deportivas
Este protocolo tiene ceremonias de:
Inauguración de las unidades deportivas y/o de los juegos
Premiación
Clausura
Se pueden considerar como ceremonias protocolarias deportivas, los
siguientes casos:
El saque inicial de honor en un partido de fútbol.
La entrega de banderas entre los capitanes de los equipos.
El brindis que se hace en la copa del premio que se acaba de obtener.
La llama olímpica.
Cuando es un solo deporte el que compite, se denomina campeonato.
Cuando la competencia es de varias disciplinas, se denomina juegos.
7.2. Símbolos
Los siguientes son los símbolos que se deben tener en cuenta en las
ceremonias deportivas:
Las banderas: del país anfitrión, de los países participantes, si son juegos
internacionales, y las banderas de los diferentes juegos.
Los himnos de los países y los deportivos.
Los heraldos.
Por protocolo las sedes se solicitan así:
En Colombia a Coldeportes.
En otros países se hace el trámite partiendo de la ciudad por intermedio
del Alcalde; del departamento, con el Gobernador; el poder legislativo, por
intermedio del Congreso y el ejecutivo con el Presidente de la República.
7.3. Precedencias
Dado que el desfile es un acto protocolario el orden es el siguiente:
Recibimiento de autoridades y ubicación en la tarima de honor.
Presentación artística.
Heraldo de los juegos.
Banderas de Colombia, de la ciudad sede, de la institución y de los juegos,
debidamente ubicadas.
Delegaciones: en primer lugar ingresa la delegación de la ciudad, le sigue
el país o la ciudad que fue sede la última vez que se llevaron a cabo los
juegos, y hace entrega simbólica de la sede al ingresar. Luego, en orden
alfabético las demás delegaciones. Por último la delegación anfitriona.
Cada delegación mantiene el siguiente orden:
- Heraldo de su ciudad o entidad que representa
- Banderas
- Deportistas-Primero las damas y luego los caballeros
Autoridades de juzgamiento
Comité organizador
Fuego olímpico: el deportista ingresa, hace el recorrido por la tribuna de
honor y lo deposita en el pebetero el cual debe permanecer encendido
hasta cuando termine el certamen.
Interpretación de los himnos.
Izada de las banderas: de los países y de los juegos
Las intervenciones.
El juramento de los deportistas y los jueces
8. Protocolo o ceremonial militar
Es importante conocer con claridad los términos fuerzas armadas y fuerzas
militares, los cuales suelen confundirse. Las Fuerzas Militares incluyen
únicamente al Ejército, la Armada Nacional y la Fuerza Aérea. Por su parte, el
concepto Fuerzas Armadas incluyen los mencionados anteriormente y la
Policía Nacional.
Igualmente es importante hacer una diferencia entre ejército y policía; el
ejército tiene como objetivo defender la constitución y la policía hace que las
leyes se cumplan.
La precedencia de las autoridades militares, de acuerdo con el Reglamento de
Protocolo Militar FFMM3-11 Público, está determinada por el grado y la
antigüedad de los miembros de las Fuerzas Militares y por la sucesión legal
del mando, primando el concepto de grado y antigüedad de la siguiente
manera:
• Ejército
• Armada
• Fuerza Aérea
• Policía
En las Fuerzas Militares el rango y la antigüedad se distinguen por medio de
soles. En la Policía Nacional el rango y la antigüedad se distinguen mediante
estrellas.
Las insignias son; Barras, Laurel, Estrellas y Soles.
La precedencia es:
General, Mayor General, Brigadier General, Coronel, Teniente Coronel,
Mayor, Capitán, Teniente y Subteniente.
9. Protocolo religioso o eclesiástico
Este protocolo Eclesiástico al igual que los mencionados anteriormente, tiene
precedencias, tratamiento símbolos e indumentarias y se adapta a las
costumbres propias de cada región.
Las ceremonias litúrgicas que tienen un protocolo son:
• Los sacramentos
• Las bendiciones
• La Santa Misa
Precedencia y tratamiento de autoridades eclesiásticas:
• Papa: Su Santidad, Santo Padre, Sumo Pontífice. Al Papa se le besa el
anillo del pescador, de rodillas.
• Cardenales: Eminencia, Eminentísimo Señor,
• Patriarcas: nombre que se le da a ciertos obispos.
• Arzobispos: Su Excelencia, Señor Arzobispo.
• Obispos: Señor Obispo o Monseñor
• Prefectos Apostólicos: designados para territorios de misión
• Vicarios Apostólicos: Excelentísimo Señor
• Canónigos
• Monseñores
• Sacerdotes: Padre, Reverendo o Reverendo Padre
Criterios para las comunicaciones escritas
En la Administración Municipal de Sabaneta toda comunicación escrita debe
tener en cuenta la claridad en su contenido y el respeto hacia el usuario, pero
ante todo es importante tener en cuenta las reglas de ortografía.
Para las comunicaciones oficiales del Municipio de Sabaneta, se tendrá
en cuenta:
Emplear papelería membreteada de la Alcaldía: Sabaneta con Sentido
social.
Siempre se empleará el pronombre usted, que no debe ir en mayúscula,
sólo cuando vaya después de punto, dos puntos o que inicie un párrafo
con éste.
Evitar el uso de abreviaturas con el fin de garantizar la comprensión por
parte del lector. En el caso de utilizarlas debe tener en cuenta su
escritura. No usar las abreviaturas de título (Dr., Dra., Ing.), ni las de
modo (aprox.).
Los números del cero al nueve se escriben con letras: dos, cinco,
nueve. Así mismo, los números con los que se inicia una frase:
Trescientos veintidós usuarios comprometidos.
Nota: de esta norma se exceptúan los comunicados de prensa puesto
que para destacar la cantidad e iniciar el titular de la noticia, se puede
escribir con números; por ejemplo: 2.300 sabaneteños presentes en
evento de rendición de cuentas
Para referirse a cifras en millones y billones se usan las palabras
respectivas con el fin de reemplazar los ceros correspondientes, por
ejemplo: 34 millones, 17 billones.
En el caso de números que no tienen múltiplos exactos, se escribe el
número completo, ejemplo: 3.745.899.
La separación entre millares, millones y billones se hace con punto,
para números decimales se usa la coma, los números que hacen
alusión a fechas (años) no tiene punto.
Los números telefónicos se separan con espacios y los números de
identificación personal o tributaria se separan con punto, de derecha a
izquierda, los millares. Por ejemplo: 890.980.331-6
Cuando las cifras que se van a mencionar en una comunicación escrita
del municipio se refieren a dinero, no se escribe el signo de la
respectiva moneda, sino que se escribe la palabra correspondiente. Por
ejemplo: 12 millones de pesos, 900 dólares.
Para documentos legales, la cifra debe ir en números precedida del
signo pesos y también en letras.$1.320.000 (mil trescientos veinte
millones de pesos)
La hora se escribe con números. Cuando se trata de la hora exacta, la
expresión de la mañana, de la tarde, de la noche, va inmediatamente
después del número y no se escriben dos puntos ni ceros después de la
hora que se indica. Ejemplo: 8 de la mañana, no se debe utilizar: 8:00
a.m. o 8:00 de la mañana. Sólo cuando la hora que se indique tenga
fracción, si se anotan los dos puntos para separar la hora de los
minutos.
Normas y criterios para la elaboración de documentos:
De acuerdo con el Programa de Gestión Documental de la Administración
Municipal se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones para la
elaboración de documentos:
Para la elaboración o producción de los documentos (cartas, actas,
circulares, memorandos) se tendrá en cuenta las siguientes normas y
criterios:
o Cartas:
o Circulares:
o Memorandos
o Actas
Normas Generales: Letra arial, tamaño de 10 a 12, bloque extremo izquierdo,
márgenes predeterminadas.
La descripción y normas específicas para cada uno de estos documentos es
la siguiente:
1. Elaboración de cartas
Carta: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un
mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y
presentar solicitudes fuera de la entidad. Podrán ser dirigidas a personas
naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original y las copias
que se dirijan a otros destinatarios, se imprimen en papel con membrete y las
demás copias en papel blanco.
Márgenes: Superior 4 cms., izquierdo, inferior y derecho, 3 cms.
Paginación: Cuando la carta tiene más de una página, se escribe el número
de página a dos centímetros del borde inferior y el margen derecho de la hoja.
Partes de la carta:
Código: Número que identifica la dependencia productora, la Serie y
subserie, separados pro guiones. Al margen izquierdo a cinco (5)
centímetros de la margen superior.
Ciudad: Se coloca la palabra “Sabaneta”, debajo del Código, en la margen
izquierda,
Fecha: El Archivo central coloca la fecha de producción del documento, a
continuación de la palabra Sabaneta,
Datos del destinatario: Se coloca el título honorario, con mayúscula inicial.
En el renglón siguiente se escribe el nombre del destinatario, teniendo en
cuenta que si se trata de persona natural, colocar los dos apellidos en lo
posible y si es persona jurídica, como figura en su registro mercantil o similar,
en mayúscula sostenida y con Negrilla. Escribir el nombre de la ciudad del
destinatario aún tratándose de correspondencia local, escriba el nombre del
departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.
Asunto: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en
seis (6) palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen
izquierdo de la hoja.
Saludo: Se escribe con mayúscula inicial. Cordial Saludo, respectado señor
Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos, en
bloque extremo. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y
cortes, omitiendo temas personales y tratando un solo asunto por carta.
Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve, seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frese de cortesía terminado en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración,).
Datos del remitente: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrillas, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en línea siguiente,
con Mayúscula inicial.
Firma o autógrafo: Se hará con esfero o bolígrafo de tinta negra.
Anexos: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexos
Datos de transcriptor. Consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido.
Radicación: El archivo central radicará cada circular conforme a las normas y
procedimientos definidos para la radicación de documentos, descritos
anteriormente
2. Elaboración de circular
Circular: Comunicación interna o externa de carácter general, informativa o
normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer
actividades internas de la institución, así como las normas generales,
cambios, políticas, y asuntos de interés común. Las circulares internas se
elaboran en papel tamaño carta, sin membrete y logotipo, las cuales serán
firmadas por el funcionario que las emite (Están autorizados para emitir
circulares, el Alcalde, los Secretarios de Despacho, Directores de área,
Lideres de Programas y Técnicos) y las externas se deben elaborar en papel
con Membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Alcalde y los
Secretarios de Despacho.
Márgenes. Superior 4 cms. izquierdo, inferior y derecho 3 cms.
Paginación: cuando la circular tiene más de una página, se escribe el número
de pagina a dos centímetros del borde inferior y el margen derecho de la hoja.
Partes de la circular:
Código: Número que identifica la dependencia productora, la Serie y
subserie, separados por guiones. Al margen izquierdo a cinco (5)
centímetros de la margen superior.
Encabezado: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla
NOMBRE DE LA DEPENDENCIA QUE LA ORIGINA,
Título y número: Título “CIRCULAR” centrado con mayúscula sostenida, sin
negrilla, y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la
Dependencia de Archivo Central. (Número consecutivo es independiente para
internas o externas e inicia con el 001 cada año). Debajo de lo anterior, en
forma centrada se colocará un paréntesis donde la dependencia de Archivo
Central colocará la fecha.
Ciudad: Se coloca la palabra “Sabaneta”, debajo del Código, dentro del
paréntesis.
Destinatario: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o
jurídicas, a quien va dirigida la comunicación, precedida de la palabra “Para:”
Asunto: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en seis
palabras, con mayúsculas iniciales y sin subrayar.
Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve, seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frese de cortesía terminado en punto ( . ) (Agradecemos su
gentil colaboración,).
Datos del remitente: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrillas, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en línea siguiente,
con Mayúscula inicial.
Anexos: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexos
Datos de transcriptor. Consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido.
Firma o autógrafo: Se hará con esfero o bolígrafo de tinta negra..
Radicación: El archivo central radicará cada circular conforme a las normas y
procedimientos definidos para la radicación de documentos, definidos
anteriormente.
3. Elaboración de memorando
Memorando: Comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en
papel bond tamaño carta, espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir
información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones
entre otras, relacionadas con la gestión de la entidad.
Márgenes: Superior 4 centímetros, izquierdo, Inferior y derecho: 3
centímetros.
Paginación: Cuando el memorando tiene más de una página, se escribe el
número de página a dos centímetros del borde inferior y el margen derecho de
la hoja.
Partes del memorando:
Código: después de dos espacios, consignar los números que identifican la
dependencia productora, la serie y la subserie seguido de guión.
Ciudad y fecha: seguido de dos espacios escribir la palabra “sabaneta, “ y el
archivo central coloca la fecha.
Encabezado: se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla, el
nombre de la dependencia productora del documento.
Memorando: se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla la
palabra “memorando”.
Datos del destinatario: después de dos espacios se debe escribir en
mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario al que va dirigido el
memorando., precedido de la palabra para: y a continuación se escribe el
cargo.
De: seguido de dos espacios, consignar en mayúscula el nombre de la
dependencia productora
Asunto: constituye la síntesis del tema del memorando. a continuación de
dos espacios, debe expresarse en máximo seis (6) palabras, con mayúscula
inicial y sin subrayar.
Texto: se escribe a una línea entre renglones y dos entre párrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Omitiendo
temas personales y tratando un solo tema por memorando.
Despedida: expresión de cortesía que puede ser breve, seguida de coma (,)
(atentamente,) o frese de cortesía terminado en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración,).
Datos del remitente: nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrillas, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en línea siguiente,
con mayúscula inicial.
Firma o autógrafo: se hará con esfero o bolígrafo de tinta negra.
Anexos: consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexos
Datos de transcriptor: consignar uno de los nombres y la primera letra del
apellido.
Radicación: el archivo central radicará cada memorando conforme a las
normas y procedimientos definidos para la radicación de documentos,
definidos anteriormente
4. Diligenciamiento de acta
Acta: es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o
actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o
se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño
carta.
Márgenes: superior, izquierdo, derecho e inferior 3 cms.
Paginación: en el recuadro “página” de la parte superior derecha, se escribe
el número de la página seguido de la palabra “de” y se escribe las páginas
totales. Así: pagina 1 de 5.
Partes del acta:
El encabezado, título, número del acta, fecha, hora, lugar, asistentes,
invitados, ausentes, orden del día, desarrollo, convocatoria, firmas y cargos se
registran conforme al orden establecido en el formato F – AM- 054.
Firma autógrafa: se hará con esfero o bolígrafo de tinta negra.
5. Mensajes protocolarios
Los mensajes de presencia social son aquellos que comunica el alcalde o
alcaldesa para resaltar la buena gestión de mandatarios o empresarios,
felicitaciones por logros, aniversarios de instituciones y empresas,
condolencias, entre otros. Están orientados a mantener las buenas relaciones
e imagen institucional, deben distinguirse por su: cordialidad, sinceridad y
oportunidad. Por la función que desempeñan, estos mensajes se enviaran en
tarjeta tipo lord o papelería tamaño media carta.
(Insertar imagen de modelo de tarjeta de presencia social)
6. Certificados o diplomas
7. Manejo de los correos electrónicos
El Outlook, es la herramienta de administración de correo electrónico personal
y de negocios que ayuda a mantener el contacto con los usuarios internos y
externos, agilizar los procedimientos e incrementar los niveles de participación
y eficiencia de los empleados de la Administración Municipal y de manera
especial, para fortalecer el proceso de comunicación pública.
Las normas de etiqueta para la utilización del correo electrónico institucional
son las siguientes:
Cualquier correo electrónico que se envíe tanto interno como externo debe
tener en cuenta la aplicación de las siguientes normas:
1. Se debe iniciar el mensaje saludando y al final se debe despedir con
su nombre. Dos espacios después de éste se incluye información de
contacto, ver nota.
2. El mail debe tener un título que refleje el contenido del mensaje.
3. En los mensajes institucionales se deben evitar los dibujos, fondos y
citas que no respondan a los aprobados por la Dirección de
Comunicaciones, como dependencia responsable del cuidado de la
imagen.
4. Los textos completos se deben escribir en minúscula. En Internet los
textos en mayúscula se interpreta como ESTAR GRITANDO.
5. Los contenidos se deben presentar en forma agradable y legible. Se
debe dejar un espacio entre párrafos, escribir frases cortas, y revisar
la ortografía y gramática antes de mandarlos.
6. Los correos se deben responder a la mayor brevedad.
7. Procure no adjuntar archivos que el destinatario no pueda
descomprimir, visualizar o ejecutar.
8. Procura no enviar mensajes en html o formatos distintos al básico.
Pesan más sin aportar gran cosa.
9. Los mensajes que se envían a lista de usuarios, se debe colocar su
dirección en el campo de Copia Oculta (CCO) y su propia dirección
en el Para. No es conveniente entregar nuestra lista de contactos o
usuarios.
10. No envíes correos masivos y sobre todo no los reenvíes. Se puede
saturar los servidores y por ello la red.
11. No está permitido el envío de mensajes en cadena. Las alarmas de
virus y las cadenas de mensajes son por definición falsas, y su único
objetivo es saturar los servidores y con ellos la red.
12. Utiliza símbolos para dar énfasis. Esto “es” lo que quiero decir. Utiliza
guiones bajos para subrayar. _Cien Años de Soledad_ es mi libro
favorito.
13. En los contenidos se debe tener en cuenta el argot o siglas locales.
Nota: todos los correos institucionales irán identificados de la siguiente
manera:
Nombre del funcionario o contratista
Cargo
Número de teléfono fijo y celular institucional
Logo del municipio
Ejemplo:
MARCELA LOPERA BRAVO
Comunicadora
2880098 Ext: 144
