plan de acción 2013 - · pdf filereducir costos de emisión y facilitar el ......

que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo que no se detiene Desarrollo www.fonade.gov.co

PLAN DE ACCIÓN 2013

que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Desarrollo Organizacional y Estratégico: Ajustar la estructura organizacional y su estrategia para favorecer el cumplimiento de los objetivos de Oportunidad, Ventas y Margen Operacional. Involucra el desarrollo de competencias.

Satisfacción del Cliente – OPORTUNIDAD: Mejorar el nivel de satisfacción del cliente a través de la oportunidad y calidad en la prestación del servicio.

Crecimiento – VENTAS: Consolidar el crecimiento de la entidad y posicionarla como principal agente estatal de desarrollo.

Sostenibilidad Operacional - MARGEN: Promover la sostenibilidad operacional de la entidad en el largo plazo, buscando el equilibrio entre sus ingresos y gastos asociados con el giro del negocio.


PROYECTOS ESTRATÉGICOS Y PONDERACIONES

Implementación Normas Internacionales de Información Financiera(7,6%)

Implementación de la gestión de riesgos del negocio (7%)

Implementación área de servicios y soluciones – SUSPENDIDO (0%) Fortalecimiento del proceso de

liquidaciones (10,6%)

Renovación de la imagen corporativa y

posicionamiento (5,6%) Diseño e Implementación de una

Estructura para la Gestión Comercial de Negocios y la Estructuración y de

Evaluación de Proyectos (7,6%)

Optimización de la estructura organizacional (10,6%)

Prevención del daño antijurídico (7,6%)

Plan Estratégico de Tecnología (10,6%)

9

3

1 4

5

8

7

6

10

Implementación de la infraestructura que soporta el plan de continuidad del negocio

de la entidad (5,5%)

11


PLAN DE ACCIÓN 2013 APROBADO


PROYECTO 1: IMPLEMENTACIÓN NORMAS

INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA


DEFINICIÓN

OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE

Realizar el proceso de convergencia de la información contable y financiera de la entidad hacia los Estándares Internacionales de Información Financiera emitidas por IASB para facilitar el entendimiento e interpretación por parte de los usuarios, obtener información financiera útil para la toma de decisiones económicas, facilitar a la entidad el acceso a los mercados de capitales, reducir costos de emisión y facilitar el posicionamiento comparativo de la entidad a nivel global.

Realización de la Planeación, Diagnostico, Diseño, Desarrollo e Implementación del proyecto de normas NIIF

Subgerente Financiero / Gerente área de Contabilidad y Presupuesto

POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)

GESTION FINANCIERA


INDICADOR

NOMBRE INDICADOR

FORMULA INDICADOR FECHA INICIO MEDICION

UNIDAD DE MEDIDA

META 2013

Nivel de Cumplimiento en la ejecución del

cronograma y de cada una de sus

fases

Nivel de avance real en la ejecución del

proyecto / Nivel de avance esperado según

cronograma

31/07/2013 porcentaje 100%


Actividades Peso Fecha de Inicio Fecha de

Terminación

1 Aprobar proyecto de implementación NIIF y Conformar el equipo encargado del proyecto NIIF

2% 29/01/2013 28/02/2013

2 Definir el cronograma del proyecto NIIF 2% 01/02/2013 31/03/2013

3 Analizar los estándares aplicables a la entidad

20% 01/03/2013 31/03/2013

4 Divulgar el proyecto NIIF a las áreas involucradas

2% 01/02/2013 31/03/2013

5 Realizar capacitaciones en estándares internacionales

12% 01/02/2013 30/06/2013

6 Evaluar los impactos de la implementación del proyecto NIIF

4% 01/03/2013 31/10/2013

7 Establecer las acciones necesarias para mitigar los impactos.

5% 01/11/2013 30/11/2013

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 1 IMPLEMENTACIÓN NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN

FINANCIERA



Terminación

8 Obtener aprobación del plan de acción requerido para mitigar los impactos.

2% 01/12/2013 31/12/2013

9 Definir las modificaciones o mejoras en los sistemas de información .

13% 02/01/2014 31/12/2014

10 Revisar y ajustar las políticas contables según NIIF.

13%

30/06/2013 31/12/2014

11 Ajustar los manuales de funciones y procedimientos internos según NIIF

5% 02/01/2014 31/12/2014

12 Elaboración del balance de apertura 10% 31/12/2013 31/01/2014

13 Elaboración de los estados financieros bajo IFRS

10% 20/01/2015 15/02/2015

100%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 1 IMPLEMENTACIÓN NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN

FINANCIERA


ene-13

Hit

os

feb-13 mar-13 jun-13 oct-13 nov-13 ene-14 dic-14 feb-15

3) Análisis de estándares aplicables

1)Aprobación proyecto/ consolidación equipo

HITOS 2013 PROYECTO 1 IMPLEMENTACION NORMAS INTERNACIONALES DE

INFORMACIÓN FINANCIERA

dic-13 ene-15

2)Cronograma NIIF

4) Socialización proyecto NIIF

5) Capacitaciones en estándares inter.

6) Identificación impactos proyecto NIIF

7) Actividades para mitigar impactos

8)Aprobación Plan de Acción para mitigar impactos

9)Modificaciones sistemas de información

10) Ajuste políticas contables

11) Ajuste manuales

12) Elaboración balance de apertura

13) Estados financieros bajo IFRS


PROYECTO 2: OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL



Implementar herramientas que permita la administración, consulta y disponibilidad de la información en términos de oportunidad, integralidad, confiabilidad y no repudio, mediante las cuales se optimice la gestión documental en FONADE

Digitalización de series documentales (convenios, contratos y comprobantes contables) desde el año 2000, Mejoramiento del Sistema de Gestión Documental (SGD), implementación de herramienta de búsqueda unificada integrada al SGC.

Subgerente Administrativo / Gerente área de Servicios Administrativos / Gerente área de Tecnología de la Información/

DEFINICIÓN


EFICIENCIA ADMINISTRATIVA


NOMBRE INDICADOR

FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO

MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Digitalización de Documentos

Documentos digitalizados / Total folios y planos cuantificados

31-07-2013 Porcentaje 100%

Mejora en el Nivel de satisfacción de

usuarios con Sistema de Gestión documental

(Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios de FONADE al corte evaluado / Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios

línea base) -1

Línea Base: 31-03-2013

1ª Medición: 31-12-2013

Porcentaje 20%

INDICADOR


Actividades Peso Fecha de

Inicio Fecha de

Terminación

1 Realizar el proceso de contratación de la herramienta de búsqueda unificada que incorpora firmas digitales, digitalizadas y estampado cronológico en el SGD .

5% 01/02/2013 15/05/2013

2 Realizar la implementación y pruebas de la herramienta de búsqueda unificada.

20% 16/05/2013 15/11/2013

3 Adecuar el SGD (Orfeo) en los módulos de radicación y consulta. 20% 01/02/2013 30/06/2013

4 Realizar el proceso de contratación de servicios de digitalización de folios y planos.

5% 01/02/2013 31/05/2013

5 Ejecutar la digitalización de folios y planos. 20% 04/06/2013 31/12/2013

6 Implementar la sustitución de los flujos documentales en papel (memorandos internos) por documentos digitales.

10% 01/02/2013 01/04/2013

7 Sensibilizar y capacitar en SGD y estrategias de cero papel. 10% 18/02/2013 31/12/2013

8 Ajustar el manual de registro y control de documentos, los procedimientos y las tablas de retención documental .

10% 18/02/2013 31/12/2013

Total 100%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 2 OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PROPUESTO


HITOS 2013 PROYECTO 2 OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

3) Adecuación SGD(Orfeo)

feb-13

1) Proceso contratación herramienta de búsqueda

mar-13 abr-13 may-13 jun-13 sep-13 oct-13 dic-13

4) Proceso contratación digitalización de folios

5) Digitalización de folios

2) Implementación y Pruebas herramienta de búsqueda

Hit

os

6) Sustitución a documentos digitales

7) Capacitación SGD

8) Ajuste manual de registros y procedimientos

nov-13


PROYECTO 3: IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE

RIESGOS DEL NEGOCIO



Reducir el impacto generado por la materialización de los riesgos mediante la gestión activa de evaluación de los mismos en la actividad misional de la entidad.

Formalización de las políticas, roles y responsabilidades, implementación de la estructura básica de operación del proyecto en FONADE, Conformación de una base de riesgos, controles y formulación de propuesta de monitoreo de la gestión de riesgos del negocio.

Gerente área de Planeación y Gestión de Riesgos

DEFINICIÓN


GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO


NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADOR FECHA INICIO

MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Cumplimiento en la conformación de Base de Conocimiento de Riesgos y Controles

de convenios definidos en la

muestra

Número de convenios vigentes con perfil de riesgo generado / Número de convenios vigentes al 31-dic-12

definidos en la muestra

31/03/2013 Porcentaje 100%

INDICADOR



Inicio Fecha de

Terminación

1 Formular e implementar un plan de capacitación en gestión de riesgos a gerentes de convenios y gestores de riesgo.

5% 15-feb-13 31-dic-13

2 Adoptar y divulgar una política organizacional en gestión de riesgos del negocio

10% 15-feb-13 30-abr-13

3 Definir el equipo de trabajo, roles y responsabilidades y procedimientos de evaluación de riesgos del negocio

10% 15-feb-13 30-jun-13

4 Conformar la base de conocimiento de riesgos y controles cubriendo todas las tipologías de proyecto.

20% 15-feb-13 31-jul-13

5 Conformar una base de datos de eventos de riesgo históricos. 20% 15-feb-13 31-jul-13

6 Formular propuesta de cálculo de prima por riesgo a convenios. 15% 01-ago-13 30-sep-13

7 Investigar mecanismos de monitoreo de riesgos de proyectos aplicados en otras entidades y formular propuesta para FONADE.

20% 01-ago-13 31-dic-13

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 3 IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO


2) Adopción Políticas para gestión de

riesgos del negocio

feb-13

Hit

os

1) Ejecución Plan de capacitación en gestión de riesgos de negocio

mar-13 abr-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13 dic-13

3) Definición Equipo de trabajo y procedimiento de evaluación de riesgos

de negocio

4) Base de conocimiento de riesgos y controles 5) Base de datos de eventos de riesgo históricos

6) Cálculo prima por riesgo a convenios

7) Mecanismos de monitoreo de

riesgos

HITOS 2013 PROYECTO 3 IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO


PROYECTO 4: IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE

SERVICIOS Y SOLUCIONES Suspendido



Fortalecer la capacidad de respuesta técnica, oportuna y pertinente a las situaciones especiales en la ejecución y cierre de los proyectos.

Conformación del personal del área, definición y asignación de recursos. Definición de procedimientos, gestión de adquisiciones, y definición de metodologías para documentar conocimiento del área.

Subgerente Técnico / Gerente área de Ejecución y Liquidación

DEFINICIÓN


GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA



MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Cumplimiento en el avance de la

implementación del área de servicios y

soluciones

(Número de actividades ejecutadas / Número de actividades

propuestas) *100 01/02/2013 Porcentaje 100%

INDICADOR



Inicio Fecha de

Terminación

1 Conformar equipo de trabajo del área de servicios y soluciones(progresivo, según necesidades). 15% 02/01/2013 30/06/2013

2 Definir procedimientos del área de servicios y soluciones 10% 01/04/2013 30/09/2013

3 Identificar costos y asignar recursos para la contratación de proveedores externos 15% 01/02/2013 30/05/2013

4 Realizar el proceso contractual para la selección de proveedores de servicios 15% 01/06/2013 30/08/2013

5 Adecuar la Infraestructura física para establecer el espacio para el área de servicios y soluciones 5% 01/02/2013 30/06/2013

6 Estructurar la metodología para documentar las soluciones, actuaciones y aprendizajes del área 10% 01/09/2013 31/12/2013

7 Realizar prueba piloto 30% 01/09/2013 31/12/2013

Total 100%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 4 IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES


3) Identificación de costos y asignación de recursos

para la contratación

ene-13

Hit

os 1) Conformación del equipo de trabajo

feb-13 abr-13 may-13 jun-13 ago-13 sep-13 nov-13 dic-13

2) Definición de procedimientos

4) Contratación de proveedores de servicios

5) Adecuación de infraestructura física

6)Definición metodología para documentación lecciones aprendidas

HITOS 2013 PROYECTO 4 IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES

7) Realización Prueba piloto


PROYECTO 5: FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE

LIQUIDACIONES



Mejorar los tiempos de respuesta y la calidad con que se realiza la etapa de liquidación de los negocios firmados por la Entidad y sus clientes.

Ejecución del cronograma de trabajo aprobado para liquidación de convenios y contratos, formalización del procedimiento de liquidaciones propuesto, Establecimiento y seguimiento de tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación.

Subgerente de Contratación /

Gerente encargado de Liquidaciones

DEFINICIÓN




NOMBRE INDICADOR

FÓRMULA INDICADOR

FECHA INICIO

MEDICIÓN

UNIDAD DE MEDIDA

META 2013

Liquidación de contratos derivados

No. contratos derivados liquidados oportunamente/No. de contratos por

liquidar en el periodo según cronograma 02/01/2013 Porcentaje 100%

Liquidación de convenios No. convenios liquidados

oportunamente/No. convenios por liquidar en el periodo según cronograma

02/01/2013 Porcentaje 100%

INDICADOR



Inicio Fecha de

Terminación

1 Ejecutar el cronograma de trabajo aprobado para liquidación de convenios y contratos.

30 % 01-12-2012 31-12-2013

2 Realizar periódicamente reuniones de articulación con las gerencias de unidad revisando cada uno de los casos y contratos pendientes por liquidar.

20 % 18-01-2013 31-12-2013

3 Actualizar el módulo tecnológico de liquidaciones en el aplicativo de contratación

20 % 18-02-2013 30-05-2013

4

Formalizar el nuevo procedimiento de liquidaciones y socializarlo junto con los lineamientos generales derivados del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE.

10 % 01-02-2013 28-02-2013

5 Establecer tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación.

10 % 18-02-2013 31-03-2013

6 Realizar seguimiento y control tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación y presentar informe de resultados.

10% 01-04-2013 31-07-2014

Total 100%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 5 FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE LIQUIDACIONES


ene-13

Hit

os

2) Reuniones de articulación con Gerencias de Unidad

feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jul- 13 dic-13

3) Actualización módulo tecnológico de liquidaciones

1)Ejecución cronograma de trabajo de liquidaciones

HITOS 2013 PROYECTO 5 FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE LIQUIDACIONES

4) Formalización procedimiento de liquidaciones

5) Definición tiempos entrega 6) Seguimiento/control tiempos

entrega

jul-14


PROYECTO 6: RENOVACIÓN DE LA IMAGEN

CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO



Incrementar la percepción positiva de la entidad y posicionar la marca FONADE.

Desarrollo de la propuesta de imagen corporativa, ajustes al manual de imagen corporativa, de comunicaciones. Difusión, e implementación de estrategias de posicionamiento.

Subgerente Administrativa / Responsable de

Comunicaciones y Relaciones

Corporativas

DEFINICIÓN


TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO


INDICADOR

NOMBRE INDICADOR


MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Índice de registros positivos de la entidad a través de medios de

comunicación

Índice de registros positivos de la entidad - Índice de registros positivos de la entidad de la

anterior medición: Nota: Índice de registro positivo =

Número de noticias positivas / Total de noticias

Línea Base: 31/07/2013

Periodo: enero a junio de 2013

1ª medición: 31/01/2014

Periodo: julio a diciembre de

2013

Porcentaje 5%



Inicio Fecha de

Terminación

1 Realizar diagnóstico percepción actual pre y post. 20% 16-ene-13 05-abr-13

2 Desarrollar la propuesta de renovación de imagen corporativa aplicando los ajustes, la aprobación de políticas, y lineamientos en el manual de imagen corporativa.

25% 08-abr-13 31-jul-13

3 Formalizar el manual de imagen corporativa y el manual de comunicaciones y los procedimientos.

10% 01-mar-13 31-sep-13

4 Rediseñar la pagina Web de Fonade. 10% 15-feb-13 30-sep-13

5 Poner en marcha la estrategia comunicativa por redes sociales. 10% 01-mar-13 30-abr-13

6 Participar en foros y eventos. 10% 01-feb-13 31-dic-13

7 Cubrir entregas de productos o servicios. 5% 01-feb-13 31-dic-13

8 Organizar y ejecutar evento “45 años FONADE”, y realizar publicación de su historia.

10% 01-mar-13 31-dic-13

Total 100%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 6 RENOVACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO


3) Formalización de manuales de imagen y de comunicaciones

ene-13

Hit

os

1) Diagnóstico percepción actual

feb-13 mar-13 abr-13 jun-13 jul-13 ago.-13 nov.-13 dic.-13

4) Rediseño pagina Web

2) Propuesta de renovación de imagen corporativa

5) Estrategia redes sociales

6) Participación en foros y eventos 7) cubrimiento de entregas de productos y servicios

HITOS 2013 PROYECTO 6 RENOVACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO

8) Organización Evento “45 años FONADE

may-13 sep-13


PROYECTO 7: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA

ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE

EVALUACIÓN DE PROYECTOS


PROYECTO OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE

7

Fortalecer la gestión y el esquema metodológico de desarrollo de negocios, y el seguimiento del estado

de resultados por convenio mejorando la fijación de

precios

Diseño e implementación de procedimientos y metodologías del

esquema de desarrollo de negocios, actualización de la

metodología de costeo de negocios y seguimiento de su rentabilidad.

Subgerente Financiero

Subg. Técnico Gerente área de

Contabilidad y Presupuesto Gerente

de Evaluación

DEFINICIÓN


GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO


INDICADOR


MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Implementación de metodologías y procedimientos

Formalización de metodologías y procedimientos

31/07/2013 Metodologías y procedimientos

formalizados 100%

Seguimiento de PyGs No. de convenios con PyGs con

seguimiento realizado/No. Convenios con PyGs generados

31/07/2013 Porcentaje 85%


PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 7 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE

NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS

ACTIVIDADES PESO FECHA DE INICIO FECHA DE

TERMINACIÓN

1 Ajustar la metodología de evaluación de nuevos negocios 15% 01/02/2013 31/03/2013

2 Ajustar los procedimientos PMI001 y PMI005 10% 01/02/2013 31/03/2013

3 Actualizar plantilla para costeo de nuevos negocios (con parámetros de costo al 31-dic-12)

15% 01/02/2013 31/03/2013

4 Ajustar la metodología de costeo 15% 01/04/2013 30/06/2013

5 Formalizar delegación de funciones de desarrollo de negocios a las Gerencias de Unidad

10% 01/02/2013 30/03/2013

6 Definir metodología de seguimiento de PyGs 10% 01/02/2013 15/03/2013

7 Realizar análisis y seguimiento de PyGs y generar retroalimentación sobre la rentabilidad de los convenios

25% 18/03/2013 31/12/2013

Total 100


3) Actualización plantilla nuevos negocios

5) Delegación funciones

feb-13

4) Ajuste metodología costeo

Hit

os

1) Ajuste metodología de evaluación

mar-13 abr-13 may-13 jun-13 dic-13

HITOS 2013 PROYECTO 7 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE

NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS

2) Ajuste procedimientos

6) Metodología seguimiento PyG

7) Seguimiento y retroalimentación PyG.


PROYECTO 8: PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

EN LA ENTIDAD


DEFINICIÓN


Mitigar el impacto de la materialización de riesgo legal en la entidad generando una cultura organizacional de prevención y gestión oportuna del riesgo legal.

Diagnóstico buenas prácticas y conocimientos en prevención legal, implementación del programa de asesoría y actualización de la normatividad aplicable, implementación de aplicativos para control y seguimiento permanente de los procesos judiciales y el diseño e implementación de una póliza con coberturas y amparos acordes a la normatividad y requerimientos de FONADE

Asesora Jurídica / Subgerente de Contratación -

Gerente Gestión Contractual


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA / GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO



MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Nivel de conocimiento en buenas prácticas para la

prevención del daño antijurídico

(Resultado del diagnóstico actual / Resultado del

diagnóstico anterior) - 1 28/02/2013 Porcentaje

10%

Nivel de cumplimiento de tiempos definidos en la guía

para el inicio y trámite de acciones administrativas y en

sede judicial

Tiempos reales / Tiempos definidos en la guía para el inicio y trámite de acciones administrativas y en sede

judicial

01-12-2013 (corte trimestre

anterior)

Porcentaje

85%

INDICADOR


PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 8 PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ENTIDAD


Inicio Fecha de

Terminación

1 Implementar un programa de buenas prácticas para la prevención del daño antijurídico

15% 07-feb-13 31-dic-13

2 Identificar causas que generan reclamaciones al comité de conciliación e impartir recomendaciones

15% 01-feb-13 31-dic-13

3 Implantar, adecuar y probar la herramienta THEMIS 15% 01-feb-13 30-jun-13

4 Adoptar procedimiento y/o guía internos para inicio y trámite de acciones administrativas y judiciales

15% 15-feb-13 31-oct-13

5 Implementar expedientes virtuales de procesos judiciales

10% 01-feb-13 31-oct-13

6 Implementar un documento de clausulado de la póliza colectiva de cumplimiento

30% 12-mar-13 31-ago-13

Total 100%


Hit

os

1) Implementación Programa de buenas prácticas 2) Identificación de causas que generan reclamación

feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jun-13 jul-13 oct-13

4) Adopción procedimiento tramites acciones judiciales y administrativas

HITOS 2013 PROYECTO 8 PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ENTIDAD

VERSION PROPUESTA

5) Implemen. expedientes virtuales de procesos judiciales

3) Implementación de Herramienta Themis

nov-13 dic-13

6) Implementar un documento de clausulado de la póliza colectiva de cumplimiento

Ago-13


PROYECTO 9: PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO



Garantizar que los recursos TIC soporten de manera efectiva las necesidades de la Entidad para el cumplimiento de sus objetivos misionales.

Fortalecimiento de la Infraestructura de T.I , Implementación del proyecto de Movilidad, Implantación del sistema de Información para el seguimiento y control de los proyectos e Implementación de un sistema tipo “ERP”, para el soporte de los procesos financieros y administrativos de FONADE.

Subgerente Administrativo / Gerente área de Tecnología de la

información

DEFINICIÓN




INDICADOR

NOMBRE INDICADOR


MEDICIÓN

UNIDAD DE MEDIDA

META 2013

Mejora en el Nivel de Satisfacción de los usuarios sobre la

Gestión Tecnológica

(Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios de FONADE al corte evaluado / Puntaje promedio de encuesta diligenciada

por usuarios línea base) -1

Línea Base: 31-03-2013

1a Medición: 31-12-2013

Porcentaje 10%



Inicio Fecha de

Terminación

1 Fortalecer la Infraestructura de T.I (hardware, software, recurso humano), para garantizar la operación y el crecimiento tecnológico de FONADE.

25% 02/11/2012 31/12/2014

2 Implementar el proyecto de Movilidad, que responda al nuevo modelo de negocio de FONADE.

25% 15/11/2012 31/03/2014

3 Implantar el sistema de Información para el seguimiento y control de los proyectos de FONADE.

25% 30/10/2012 31/12/2013

4 Implementar un sistema tipo “ERP”, para el soporte de los procesos financieros y administrativos de FONADE en el marco de la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad

25% 13/02/2013 31/12/2014

Total 100%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 9 PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO

PROPUESTO


oct.12

Hit

os

2) Implemen. proyecto movilidad

nov.12 oct-13 feb-14 oct.-14

4 ) Implemen. sistema ERP

HITOS 2013 PROYECTO 9 PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO

1) Fortalecimiento de la Infraestructura de T.I

dic.-14 dic.-13

3) Implemen. sistema de Información seguimiento de proyectos

Mar-14


PROYECTO 10: OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL Y FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO



Optimizar la estructura organizacional de la entidad a fin de soportar el cumplimiento de objeto misional.

Aprobación e implementación de la estructura organizacional y la planta de personal. Actualización de los procesos y procedimientos según propuesta de rediseño. Formulación e implementación de un programa de inducción y re-inducción.

Gerente General/ Subgerente

Administrativo / Coord. Área de

Talento Humano/ Coord. Área de Organización y

Métodos

DEFINICIÓN


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA



MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Cumplimiento en el cronograma de

implantación de la reorganización

institucional

Actividades Implementadas / Actividades Programadas * 100

31/08/2013 porcentaje 100%

INDICADOR



Inicio Fecha de

Terminación

1

Presentar a la Junta Directiva del nuevo proceso de reorganización institucional, partiendo del replanteamiento del nuevo modelo de negocio de FONADE y de su propuesta de valor.

15% 15/12/2013 30/03/2014

2 Presentar el proceso de reorganización institucional por parte del Gobierno Nacional.

40% 16/06/2014 30/08/2014

3 Implantar la reorganización Institucional (Actos administrativos).

20% 01/09/2014 31/12/2014

4 Actualizar y formalizar los Procesos y Procedimientos acorde con la reorganización institucional.

15% 01/09/2014 31/12/2015

5 Formular y ejecutar el programa de inducción y reinducción institucional.

10% 01-03-2013 31-12-2013

Total 100%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 10 OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y

FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO


Dic-13

Hit

os

1) Presentación rediseño

organizacional a JD

Mar-14 Jun-14 agost-14 Sept-14 dic-14

2) Presentar propuesta por

Gobierno Nacional

5) Programa de inducción

HITOS 2013 PROYECTO 10 OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y

FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO

3) Implementación reorganización Institucional

4) Actualización procedimientos

Dic-15 Mar-13


PROYECTO 11: IMPLEMENTACIÓN DE LA

INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA

ENTIDAD



Asegurar la disponibilidad de recursos para la continuidad de operaciones en la Entidad ante la ocurrencia de un evento contingente

Mejoramiento Infraestructura Tecnológica del CCA, sensibilización y capacitación, Plan anual de pruebas, actualización de la documentación del Plan de Continuidad de Negocio, Actualización de análisis de impacto de negocio y estrategia, definición e implementación de alternativa para recuperación de procesos críticos

Subgerente Administrativo/

Gerente de Servicios Administrativos /

Gerente de Talento Humano / Gerente de

Tecnología de la Información

DEFINICIÓN





MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Efectividad de la ejecución de pruebas

sobre el Plan de Continuidad de

Negocio

No. de pruebas exitosas / No. Pruebas definidas en Plan Anual de

Pruebas 31/07/2013 Porcentaje 85%

INDICADOR



Inicio Fecha de

Terminación

1 Mantener la Infraestructura Tecnológica del Centro de Cómputo Alterno (CCA)

15% 13/02/2013 31/12/2013

2 Actualizar los Procedimientos BCP y el manual de continuidad del negocio según nueva infraestructura instalada y estructura organizacional.

5% 02/11/2013 31/07/2014

3 Formular y ejecutar plan de sensibilización y capacitación sobre el Plan de Continuidad de Negocio(PCN)

10% 13/02/2013 31/12/2013

4 Formular y ejecutar plan de pruebas al Plan de Continuidad de Negocio 10% 13/02/2013 31/12/2013

5 Actualizar el análisis de impacto del negocio, identificando los procesos críticos y el personal vital.

15% 01/07/2013 30/09/2013

6 Definir la alternativa más conveniente para la recuperación de los procesos críticos y actualizar la estrategia de continuidad

20% 01/10/2013 31/12/2013

7 Implementar la alternativa definida para la recuperación de los procesos críticos

25% 02/01/2014 31/07/2014

Total 100%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 11 IMPLEMENTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL PLAN DE

CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA ENTIDAD


Hit

os

1) Fortalecimiento CCA

feb-13 Jul-13 oct-13 nov-13 dic-13

HITOS 2013 PROYECTO 11 IMPLEMENTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL

PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA ENTIDAD

2)Actualización de procedimientos

BCP

3)Ejecución Plan Anual de Pruebas sobre el PCN

4) Ejecución Plan Anual Capacitación sobre el PCN

5) Actualización análisis de

impacto del negocio

6) Definición alternativa y

estrategia continuidad

7) Implementar la alternativa para la recuperación de los procesos

críticos

jul-14 sep-13 ene-14


PROYECTO 12: OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD

ESTUDIOS PREVIOS



Agilizar los tiempos de respuesta y estandarizar los criterios para la definición de los estudios previos.

Diseño e implementación de aplicativo de estructuración de estudios previos para proyectos de infraestructura, fortalecimiento del equipo de estudios previos

Subgerente de Contratación / Gerente área de Estudios

Previos

DEFINICIÓN





MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Cumplimiento del cronograma

propuesto para la implementación

del aplicativo

Actividades ejecutadas / actividades planeadas

28/02/2013 Porcentaje 100%

Refuerzo del equipo de trabajo

de Estudios Previos

Personas contratadas / Personal requerido

30/04/2013 Porcentaje 100%

INDICADOR



Inicio Fecha de

Terminación

1 Recopilar la información de los históricos y elaborar APUs que conforman los presupuestos

20% 01/01/2013 28/02/2013

2 Conformar AIU 10% 01/02/2013 28/02/2013

3 Desarrollar el aplicativo de estructuración de estudios previos para proyectos de infraestructura

25% 01/01/2013 30/03/2013

4 Realizar pruebas de validación del aplicativo de estructuración de estudios previos para proyectos de infraestructura

25% 01/03/2013 30/04/2013

5 Reforzar y reorganizar el equipo de trabajo del área de Estudios Previos

20% 01/02/2013 30/06/2013

Total 100%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 12 OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ESTUDIOS PREVIOS


ene-13

Hit

os

1) Consolidación información histórica

2) Conformación APU’s

feb-13 mar-13 may-13 jun-13

3) Desarrollo aplicativo Estudios Previos

5) Reorganización equipo de trabajo estudios previos

HITOS 2013 PROYECTO 12 OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ESTUDIOS PREVIOS

4) Pruebas aplicativo

abr-13


PROYECTO 13: IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y

SEGUIMIENTO DE PROYECTOS



Fortalecer el seguimiento y monitoreo a los proyectos que ejecuta FONADE para sus clientes generando a nivel gerencial alertas tempranas sobre el avance y cumplimiento de los mismos.

Definición de especificaciones técnicas, Proceso de Selección y contratación de la firma que apoye el monitoreo de proyectos, formulación de procedimientos, informes y formatos de monitoreo, y ejercicio piloto de monitoreo y seguimiento de proyectos según la muestra que se defina.

Planeación y Gestión de Riesgos

DEFINICIÓN


GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO



MEDICIÓN UNIDAD DE

MEDIDA META 2013

Nivel de Cumplimiento de prueba piloto de

monitoreo y seguimiento de

proyectos

Número de Proyectos monitoreados/Total de

proyectos seleccionados para prueba piloto

30/11/2013 Porcentaje 90%

INDICADOR


PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 13 IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

ACTUAL


Terminación

1 Definir responsable del sistema de monitoreo dentro de FONADE. 5% 01/02/2013 28/02/2013

2 Elaborar y validar especificaciones técnicas para la contratación de firma que apoye el monitoreo y seguimiento a los proyectos.

20% 01/02/2013 31/03/2013

3 Identificar costos y fuente de financiamiento y asignación de recursos para la contratación de servicios de monitoreo y seguimiento

10% 01/04/2013 30/05/2013

4 Realizar el proceso de selección y contratación de servicios de monitoreo y seguimiento

15% 01/06/2013 30/08/2013

5 Diseñar procedimiento y/o metodología de monitoreo de acuerdo con la tipología del proyecto.

10% 01/03/2013 30/04/2013

6 Desarrollar y validar propuesta de informes y/o plantillas para la documentación de resultados de monitoreo.

10% 01/09/2013

30/09/2013

7 Formalizar procedimientos, informes y plantillas 10% 01/11/2013 31/12/2013

8 Realizar ejercicio piloto de monitoreo y seguimiento de proyectos según la muestra que se defina

10% 01/10/2013 30/11/2013

9 Evaluar resultados de prueba piloto y definir ajustes previa implementación

5%

01/12/2013 31/12/2013

10 Implementar servicios de monitoreo y seguimiento según cronograma definido 5% 02/01/2014 31/07/2014


Hit

os

1)Definición Responsable

sistema monitoreo

feb-13 mar-13 abri-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13

3) Definición fuentes

financiaciónmonitoreo

HITOS 2013 PROYECTO 13 IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE

PROYECTOS

4) Proceso contratación

servicios monitoreo

5) Diseño Metodología y procedimiento monitoreo

2) Elaboración especificaciones técnicas contrato

monitoreo

nov-13

6) Propuesta informes y plantillas

dic-13

7) Formalización procedimiento

monitoreo

8) Ejercicio piloto de

monitoreo

9) Resultados

piloto

oct-13

que no se detiene www.fonade.gov.co Desarrollo Desarrollo que no se detiene www.fonade.gov.co

MUCHAS GRACIAS POR SU

ATENCIÓN

AGENCIA ESTATAL DE DESARROLLO Calle 26 # 13 – 19

PBX: 5940407 Línea Transparente: 01 8000 914 502

Bogotá D.C.

que no se detiene Desarrollo

MUCHAS GRACIAS POR SU

ATENCIÓN

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

www.fonade.gov.co

plan de acción 2013 - · pdf filereducir costos de emisión y facilitar el ......

Documents