plan de acciÓn 2013 - enterritorio · 10% 20/01/2015 15/02/2015 100%. hitos 3) análisis de...

que no se detiene www.fonade.gov.coDesarr

ollo

que no se detieneDesarr

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PLAN DE ACCIÓN2013

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Desarrollo Organizacional y Estratégico:Ajustar la estructura organizacional y su estrategia para favorecer el cumplimiento de los objetivos de Oportunidad, Ventas y Margen Operacional. Involucra el desarrollo de competencias.

Satisfacción del Cliente – OPORTUNIDAD:Mejorar el nivel de satisfacción del cliente a través de la oportunidad y calidad en la prestación del servicio.


ollo

Crecimiento – VENTAS:Consolidar el crecimiento de la entidad y posicionarla como principal agente estatal de desarrollo.

Sostenibilidad Operacional - MARGEN:Promover la sostenibilidad operacional de la entidad en el largo plazo, buscando el equilibrio entre sus ingresos y gastos asociados con el giro del negocio.

PROYECTOS ESTRATÉGICOS Y PONDERACIONES

Implementación Normas Internacionales de Información Financiera(7%)

Implementación área de servicios y soluciones (7%)

Fortalecimiento del proceso de liquidaciones (10%)

Optimización de la estructura organizacional (10%)

Prevención del daño antijurídico(7%)

Plan Estratégico de Tecnología(10%)99

1144

55

88

1010

Optimización de la Gestión Documental (7%)

22

Optimización de la actividad de Estudios Previos (10%)

1212

Implementación de Monitoreo y Seguimiento de Proyectos (10%)1313


ollo

Implementación de la gestión de riesgosdel negocio (5%)

Renovación de la imagen corporativa y posicionamiento (5%)

Diseño e Implementación de una Estructura para la Gestión Comercial de

Negocios y la Estructuración y de Evaluación de Proyectos (7%)

organizacional (10%)

33 77

66

Implementación de la infraestructura que soporta el plan de continuidad del negocio

de la entidad (5%)

1111


ollo


ollo

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PROPUESTA DE PLAN DE ACCIÓN 2013


ollo


ollo

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PROYECTO 1:IMPLEMENTACIÓN NORMAS

INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA

DEFINICIÓN

OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE

Realizar el proceso de convergencia de lainformación contable y financiera de la entidadhacia los Estándares Internacionales de InformaciónFinanciera emitidas por IASB para facilitar elentendimiento e interpretación por parte de los

Realización de laPlaneación,Diagnostico,Diseño,

SubgerenteFinanciero /


ollo

entendimiento e interpretación por parte de losusuarios, obtener información financiera útil para latoma de decisiones económicas, facilitar a laentidad el acceso a los mercados de capitales,reducir costos de emisión y facilitar elposicionamiento comparativo de la entidad a nivelglobal.

Diseño,Desarrollo eImplementacióndel proyecto denormas NIIF

Financiero /Gerente área deContabilidad yPresupuesto

POLITICA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ASOCIADA (MIPG)

GESTION FINANCIERA

INDICADOR

NOMBRE INDICADOR

FORMULA INDICADOR FECHA INICIO MEDICION

UNIDAD DE MEDIDA

META2013

Nivel de Nivel de avance real en


ollo

Nivel de Cumplimiento en la ejecución del

cronograma y de cada una de sus

fases

Nivel de avance real en la ejecución del

proyecto / Nivel de avance esperado según

cronograma

31/07/2013 porcentaje 100%

Actividades Peso Fecha de InicioFecha de

Terminación

1Aprobar proyecto de implementaciónNIIF y Conformar el equipo encargadodel proyecto NIIF

2% 29/01/2013 28/02/2013

2 Definir el cronograma del proyecto NIIF 2% 01/02/2013 31/03/2013

Analizar los estándares aplicables a la

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 1IMPLEMENTACIÓN NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN

FINANCIERA


ollo

3Analizar los estándares aplicables a laentidad

20% 01/03/2013 31/03/2013

4Divulgar el proyecto NIIF a las áreasinvolucradas

2% 01/02/2013 31/03/2013

5Realizar capacitaciones en estándaresinternacionales

12% 01/02/2013 30/06/2013

6Evaluar los impactos de laimplementación del proyecto NIIF

4% 01/03/2013 31/10/2013

7Establecer las acciones necesarias paramitigar los impactos.

5% 01/11/2013 30/11/2013

Actividades Peso Fecha de InicioFecha de

Terminación

8Obtener aprobación del plan de acciónrequerido para mitigar los impactos.

2% 01/12/2013 31/12/2013

9Definir las modificaciones o mejoras enlos sistemas de información .

13% 02/01/2014 31/12/2014

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 1IMPLEMENTACIÓN NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN

FINANCIERA


ollo

los sistemas de información .

10Revisar y ajustar las políticas contablessegún NIIF.

13%30/06/2013 31/12/2014

11Ajustar los manuales de funciones yprocedimientos internos según NIIF

5% 02/01/2014 31/12/2014

12 Elaboración del balance de apertura 10% 31/12/2013 31/01/2014

13Elaboración de los estados financierosbajo IFRS

10% 20/01/2015 15/02/2015

100%

Hit

os

3) Análisis de estándares aplicables

HITOS 2013 PROYECTO 1IMPLEMENTACION NORMAS INTERNACIONALES DE

INFORMACIÓN FINANCIERA

5) Capacitaciones en estándares inter.

7) Actividades para mitigar impactos

8)Aprobación Plan de Acción para mitigar impactos

9)Modificaciones sistemas de información

11) Ajuste manuales


ollo

ene-13 feb-13 mar-13 jun-13 oct-13 nov-13 ene-14 dic-14 feb-15

1)Aprobación proyecto/consolidación equipo

dic-13 ene-15

2)Cronograma NIIF

4) Socialización proyecto NIIF

6) Identificación impactos proyecto NIIF

10) Ajuste políticas contables

12) Elaboración balance de apertura

13) Estados financieros bajo IFRS


ollo


ollo

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PROYECTO 2:OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN

DOCUMENTAL


Implementar herramientas quepermita la administración,consulta y disponibilidad de lainformación en términos de

Digitalización de series documentales(convenios, contratos y comprobantescontables) desde el año 2000,

Subgerente Administrativo /Gerente área de ServiciosAdministrativos / Gerente

DEFINICIÓN


ollo

información en términos deoportunidad, integralidad,confiabilidad y no repudio,mediante las cuales seoptimice la gestión documentalen FONADE

contables) desde el año 2000,Mejoramiento del Sistema de GestiónDocumental (SGD), implementación deherramienta de búsqueda unificadaintegrada al SGC.

Administrativos / Gerenteárea de Tecnología de laInformación/


EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

NOMBRE INDICADOR

FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO

MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Digitalización deDocumentos

Documentos digitalizados / Total folios y planos cuantificados

31-07-2013 Porcentaje 100%

Mejora en el Nivel de (Puntaje promedio de encuesta

diligenciada por usuarios de FONADE Línea Base:

INDICADOR


ollo

Mejora en el Nivel de satisfacción de

usuarios con Sistema de Gestión documental

diligenciada por usuarios de FONADE al corte evaluado / Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios

línea base) -1

Línea Base:31-03-2013

1ª Medición:31-12-2013

Porcentaje 20%

Actividades PesoFecha de

InicioFecha de

Terminación

1Realizar el proceso de contratación de la herramienta de búsqueda unificada que incorpora firmas digitales, digitalizadas y estampado cronológico en el SGD .

5% 01/02/2013 15/05/2013

2Realizar la implementación y pruebas de la herramienta de búsqueda unificada.

20% 16/05/2013 15/11/2013

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 2OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

PROPUESTO


ollo

3 Adecuar el SGD (Orfeo) en los módulos de radicación y consulta. 20% 01/02/2013 30/06/2013

4Realizar el proceso de contratación de servicios de digitalización de folios y planos.

5% 01/02/2013 31/05/2013

5 Ejecutar la digitalización de folios y planos. 20% 04/06/2013 31/12/2013

6Implementar la sustitución de los flujos documentales en papel (memorandos internos) por documentos digitales.

10% 01/02/2013 01/04/2013

7 Sensibilizar y capacitar en SGD y estrategias de cero papel. 10% 18/02/2013 31/12/2013

8Ajustar el manual de registro y control de documentos, los procedimientos y las tablas de retención documental .

10% 18/02/2013 31/12/2013

Total 100%

HITOS 2013 PROYECTO 2OPTIMIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

3) Adecuación SGD(Orfeo)

Hit

os

6) Sustitución a documentos digitales

7) Capacitación SGD


ollo

feb-13

1) Proceso contrataciónherramienta de búsqueda

mar-13 abr-13 may-13 jun-13 sep-13 oct-13 dic-13

4) Proceso contratación digitalización de folios

5) Digitalización de folios

2) Implementación y Pruebas herramienta de búsqueda

8) Ajuste manual de registros y procedimientos

nov-13


ollo


ollo

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PROYECTO 3:IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE

RIESGOS DEL NEGOCIO


Reducir el impacto generadopor la materialización de losriesgos mediante la gestión

Formalización de las políticas, roles yresponsabilidades, implementación de laestructura básica de operación del Gerente área de

DEFINICIÓN


ollo

riesgos mediante la gestiónactiva de evaluación de losmismos en la actividad misionalde la entidad.

estructura básica de operación delproyecto en FONADE, Conformación deuna base de riesgos, controles yformulación de propuesta de monitoreo dela gestión de riesgos del negocio.

Gerente área dePlaneación y Gestiónde Riesgos


GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO

NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO

MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Cumplimiento en la conformación de Base de Conocimiento de

Número de convenios vigentes con perfil de riesgo generado / Número

INDICADOR


ollo

Riesgos y Controles de convenios

definidos en la muestra

perfil de riesgo generado / Número de convenios vigentes al 31-dic-12

definidos en la muestra

31/03/2013 Porcentaje 100%


InicioFecha de

Terminación

1Formular e implementar un plan de capacitación en gestión deriesgos a gerentes de convenios y gestores de riesgo.

5% 15-feb-13 31-dic-13

2Adoptar y divulgar una política organizacional en gestión deriesgos del negocio

10% 15-feb-13 30-abr-13

3Definir el equipo de trabajo, roles y responsabilidades yprocedimientos de evaluación de riesgos del negocio

10% 15-feb-13 30-jun-13

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 3IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO


ollo

4Conformar la base de conocimiento de riesgos y controlescubriendo todas las tipologías de proyecto.

20% 15-feb-13 31-jul-13

5 Conformar una base de datos de eventos de riesgo históricos. 20% 15-feb-13 31-jul-13

6 Formular propuesta de cálculo de prima por riesgo a convenios. 15% 01-ago-13 30-sep-13

7Investigar mecanismos de monitoreo de riesgos de proyectosaplicados en otras entidades y formular propuesta para FONADE.

20% 01-ago-13 31-dic-13

Hit

os

4) Base de conocimiento de riesgos y controles5) Base de datos de eventos de riesgo históricos

6) Cálculo prima por riesgo a convenios

HITOS 2013 PROYECTO 3IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL NEGOCIO


ollo

2) Adopción Políticas para gestión de

riesgos del negocio

feb-13

1) Ejecución Plan de capacitación en gestión de riesgos de negocio

mar-13 abr-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13 dic-13

3) Definición Equipo de trabajo y procedimiento de evaluación de riesgos

de negocio7) Mecanismos de

monitoreo de riesgos


ollo


ollo

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PROYECTO 4:IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE

SERVICIOS Y SOLUCIONES


Fortalecer la capacidad deConformación del personal del área,definición y asignación de recursos. Subgerente Técnico /

DEFINICIÓN


ollo

respuesta técnica, oportuna ypertinente a las situacionesespeciales en la ejecución ycierre de los proyectos.

definición y asignación de recursos.Definición de procedimientos, gestión deadquisiciones, y definición demetodologías para documentarconocimiento del área.

Subgerente Técnico /Gerente área deEjecución yLiquidación


GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA


MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Cumplimiento en el avance de la

implementación del (Número de actividades ejecutadas

/ Número de actividades 01/02/2013 Porcentaje 100%

INDICADOR


ollo

implementación del área de servicios y

soluciones

/ Número de actividades propuestas) *100

01/02/2013 Porcentaje 100%


InicioFecha de

Terminación

1Conformar equipo de trabajo del área de servicios ysoluciones(progresivo, según necesidades). 15% 02/01/2013 30/06/2013

2 Definir procedimientos del área de servicios y soluciones 10% 01/04/2013 30/09/2013

3Identificar costos y asignar recursos para la contratación deproveedores externos 15% 01/02/2013 30/05/2013

4Realizar el proceso contractual para la selección de proveedores

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 4IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES


ollo

4Realizar el proceso contractual para la selección de proveedoresde servicios 15% 01/06/2013 30/08/2013

5Adecuar la Infraestructura física para establecer el espacio para elárea de servicios y soluciones 5% 01/02/2013 30/06/2013

6Estructurar la metodología para documentar las soluciones,actuaciones y aprendizajes del área 10% 01/09/2013 31/12/2013

7 Realizar prueba piloto 30% 01/09/2013 31/12/2013

Total 100%

3) Identificación de costos y asignación de recursos

para la contratación

Hit

os 1) Conformación del equipo de trabajo

2) Definición de procedimientos

4) Contratación de proveedores de servicios

HITOS 2013 PROYECTO 4IMPLEMENTACIÓN DEL ÁREA DE SERVICIOS Y SOLUCIONES


ollo

ene-13

Hit

os

feb-13 abr-13 may-13 jun-13 ago-13 sep-13 nov-13 dic-13

5) Adecuación de infraestructura física

6)Definición metodología para documentación lecciones aprendidas

7) Realización Prueba piloto


ollo


ollo

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PROYECTO 5:FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE

LIQUIDACIONES


Mejorar los tiempos derespuesta y la calidad con que

Ejecución del cronograma de trabajoaprobado para liquidación de convenios Subgerente de

DEFINICIÓN


ollo

respuesta y la calidad con quese realiza la etapa deliquidación de los negociosfirmados por la Entidad y susclientes.

aprobado para liquidación de conveniosy contratos, formalización delprocedimiento de liquidacionespropuesto, Establecimiento yseguimiento de tiempos de entregadentro del procedimiento de liquidación.

Subgerente de Contratación /

Gerente encargado de Liquidaciones



NOMBRE INDICADOR FÓRMULA INDICADORFECHAINICIO

MEDICIÓN

UNIDAD DE MEDIDA

META2013

Liquidación de contratos derivados

No. contratos derivados liquidados oportunamente/No. de contratos por 02/01/2013 Porcentaje 100%

INDICADOR


ollo

derivadosoportunamente/No. de contratos por

liquidar en el periodo según cronograma02/01/2013 Porcentaje 100%

Liquidación de conveniosNo. convenios liquidados

oportunamente/No. convenios por liquidar en el periodo según cronograma

02/01/2013 Porcentaje 100%


InicioFecha de

Terminación

1Ejecutar el cronograma de trabajo aprobado para liquidación de convenios y contratos.

30 % 01-12-2012 31-12-2013

2Realizar periódicamente reuniones de articulación con las gerencias de unidad revisando cada uno de los casos y contratos pendientes por liquidar.

20 % 18-01-2013 31-12-2013

3Actualizar el módulo tecnológico de liquidaciones en el aplicativode contratación

20 % 18-02-2013 30-05-2013

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 5FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE LIQUIDACIONES


ollo

3de contratación

20 % 18-02-2013 30-05-2013

4

Formalizar el nuevo procedimiento de liquidaciones y socializarlo junto con los lineamientos generales derivados del Manual de la Actividad Precontractual, Contractual y Postcontractual de Derecho Privado de FONADE.

10 % 01-02-2013 28-02-2013

5Establecer tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación.

10 % 18-02-2013 31-03-2013

6Realizar seguimiento y control tiempos de entrega dentro del procedimiento de liquidación y presentar informe de resultados.

10% 01-04-2013 31-07-2014

Total 100%

Hit

os

3) Actualización módulo tecnológico de liquidaciones

HITOS 2013 PROYECTO 5FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE LIQUIDACIONES

5) Definición tiempos entrega6) Seguimiento/control tiempos

entrega


ollo

ene-13

2) Reuniones de articulación con Gerencias de Unidad

feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jul- 13 dic-13

1)Ejecución cronograma de trabajo de liquidaciones

4) Formalización procedimiento de liquidaciones

jul-14


ollo


ollo

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PROYECTO 6:RENOVACIÓN DE LA IMAGEN

CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO


Incrementar la percepciónDesarrollo de la propuesta de imagencorporativa, ajustes al manual de

Subgerente Administrativa / Responsable de

DEFINICIÓN


ollo

Incrementar la percepciónpositiva de la entidad yposicionar la marca FONADE.

corporativa, ajustes al manual deimagen corporativa, de comunicaciones.Difusión, e implementación deestrategias de posicionamiento.

Responsable de Comunicaciones y

Relaciones Corporativas


TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

INDICADOR

NOMBRE INDICADOR

FÓRMULA INDICADORFECHA INICIO

MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Índice de registros positivos de la entidad

Índice de registros positivos de la entidad - Índice de registros positivos de la entidad de la

anterior medición:

Línea Base: 31/07/2013

Periodo: enero a junio de 2013

Porcentaje 5%


ollo

positivos de la entidad a través de medios de

comunicación

anterior medición:Nota: Índice de registro positivo =

Número de noticias positivas / Total de noticias

1ª medición:31/01/2014

Periodo: julio a diciembre de

2013

Porcentaje 5%


InicioFecha de

Terminación

1 Realizar diagnóstico percepción actual pre y post. 20% 16-ene-13 05-abr-13

2Desarrollar la propuesta de renovación de imagen corporativaaplicando los ajustes, la aprobación de políticas, y lineamientos enel manual de imagen corporativa.

25% 08-abr-13 31-jul-13

3Formalizar el manual de imagen corporativa y el manual decomunicaciones y los procedimientos.

10% 01-mar-13 31-sep-13

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 6RENOVACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO


ollo

3comunicaciones y los procedimientos.

4 Rediseñar la pagina Web de Fonade. 10% 15-feb-13 30-sep-13

5 Poner en marcha la estrategia comunicativa por redes sociales. 10% 01-mar-13 30-abr-13

6 Participar en foros y eventos. 10% 01-feb-13 31-dic-13

7 Cubrir entregas de productos o servicios. 5% 01-feb-13 31-dic-13

8Organizar y ejecutar evento “45 años FONADE”, y realizarpublicación de su historia.

10% 01-mar-13 31-dic-13

Total 100%

3) Formalización de manuales de imagen y de comunicaciones

Hit

os

1) Diagnóstico percepción actual

2) Propuesta de renovación de imagen corporativa

HITOS 2013 PROYECTO 6RENOVACIÓN DE LA IMAGEN CORPORATIVA Y POSICIONAMIENTO

8) Organización Evento “45 años FONADE


ollo

ene-13

Hit

os

feb-13 mar-13 abr-13 jun-13 jul-13 ago.-13 nov.-13 dic.-13

4) Rediseño pagina Web

5) Estrategia redes sociales

6) Participación en foros y eventos7) cubrimiento de entregas de productos y servicios

may-13 sep-13


ollo


ollo

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PROYECTO 7:DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA

ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE

EVALUACIÓN DE PROYECTOS

PROYECTO OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE

Fortalecer la gestión y el esquema metodológico de desarrollo de negocios, y

Diseño e implementación de procedimientos y metodologías del

Subgerente Financiero

Subg. Técnico

DEFINICIÓN


ollo

7desarrollo de negocios, y el seguimiento del estado

de resultados por convenio mejorando la fijación de

precios

esquema de desarrollo de negocios, actualización de la

metodología de costeo de negocios y seguimiento de su rentabilidad.

Subg. TécnicoGerente área de Contabilidad y

Presupuesto Gerente de Evaluación


GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO

INDICADOR


MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Implementación de metodologías y procedimientos

Formalización de metodologías y procedimientos

31/07/2013Metodologías y procedimientos

formalizados100%


ollo

procedimientos formalizados

Seguimiento de PyGsNo. de convenios con PyGs con

seguimiento realizado/No. Convenios con PyGs generados

31/07/2013 Porcentaje 85%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 7DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE

NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS

ACTIVIDADES PESO FECHA DE INICIOFECHA DE

TERMINACIÓN

1 Ajustar la metodología de evaluación de nuevos negocios 15% 01/02/2013 31/03/2013

2 Ajustar los procedimientos PMI001 y PMI005 10% 01/02/2013 31/03/2013

3Actualizar plantilla para costeo de nuevos negocios (con

15% 01/02/2013 31/03/2013


ollo

3Actualizar plantilla para costeo de nuevos negocios (con parámetros de costo al 31-dic-12)

15% 01/02/2013 31/03/2013

4 Ajustar la metodología de costeo 15% 01/04/2013 30/06/2013

5Formalizar delegación de funciones de desarrollo de negocios a las Gerencias de Unidad

10% 01/02/2013 30/03/2013

6 Definir metodología de seguimiento de PyGs 10% 01/02/2013 15/03/2013

7Realizar análisis y seguimiento de PyGs y generar retroalimentación sobre la rentabilidad de los convenios

25% 18/03/2013 31/12/2013

Total 100

3) Actualización plantilla nuevos negocios

4) Ajuste metodología costeo

Hit

os

1) Ajuste metodología de evaluación

HITOS 2013 PROYECTO 7DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA ESTRUCTURA PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE

NEGOCIOS Y LA ESTRUCTURACIÓN Y DE EVALUACIÓN DE PROYECTOS

2) Ajuste procedimientos


ollo

5) Delegación funciones

feb-13

Hit

os

mar-13 abr-13 may-13 jun-13 dic-13

6) Metodología seguimiento PyG

7) Seguimiento y retroalimentación PyG.


ollo


ollo

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PROYECTO 8:PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO

EN LA ENTIDAD

DEFINICIÓN


Mitigar el impacto de lamaterialización de riesgo legal en la

Diagnóstico buenas prácticas yconocimientos en prevención legal,implementación del programa deasesoría y actualización de lanormatividad aplicable,

Asesora Jurídica / Subgerente de


ollo

materialización de riesgo legal en laentidad generando una culturaorganizacional de prevención ygestión oportuna del riesgo legal.

normatividad aplicable,implementación de aplicativos paracontrol y seguimiento permanentede los procesos judiciales y el diseñoe implementación de una póliza concoberturas y amparos acordes a lanormatividad y requerimientos deFONADE

Subgerente de Contratación -

Gerente Gestión Contractual


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA / GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO


MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Nivel de conocimiento en buenas prácticas para la

prevención del daño antijurídico

(Resultado del diagnóstico actual / Resultado del

diagnóstico anterior) - 1 28/02/2013 Porcentaje

10%

INDICADOR


ollo

Nivel de cumplimiento de tiempos definidos en la guía

para el inicio y trámite de acciones administrativas y en

sede judicial

Tiempos reales / Tiempos definidos en la guía para el inicio y trámite de acciones administrativas y en sede

judicial

01-12-2013(corte trimestre

anterior)Porcentaje

85%

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 8PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ENTIDAD


InicioFecha de

Terminación

1Implementar un programa de buenas prácticas para la prevencióndel daño antijurídico

15% 07-feb-13 31-dic-13

2Identificar causas que generan reclamaciones al comité de

15% 01-feb-13 31-dic-13


ollo

2Identificar causas que generan reclamaciones al comité deconciliación e impartir recomendaciones

15% 01-feb-13 31-dic-13

3 Implantar, adecuar y probar la herramienta THEMIS 15% 01-feb-13 30-jun-13

4Adoptar procedimiento y/o guía internos para inicio y trámite deacciones administrativas y judiciales

15% 15-feb-13 31-oct-13

5Implementar expedientes virtuales de procesos judiciales

10% 01-feb-13 31-oct-13

6Implementar un documento de clausulado de la póliza colectiva decumplimiento

30% 12-mar-13 31-ago-13

Total 100%

Hit

os

feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jun-13 jul-13 oct-13

HITOS 2013 PROYECTO 8PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN LA ENTIDAD

VERSION PROPUESTA

5) Implemen. expedientes virtuales de procesos judiciales

nov-13 dic-13

6) Implementar un documento de clausulado de la póliza colectiva de cumplimiento

Ago-13


ollo

1) Implementación Programa de buenas prácticas2) Identificación de causas que generan reclamación

feb-13 mar-13 abr-13 may-13 Jun-13 jul-13 oct-13

4) Adopción procedimiento tramites acciones judiciales y administrativas

3) Implementación de Herramienta Themis

nov-13 dic-13Ago-13


ollo


ollo

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PROYECTO 9:PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO


Garantizar que los recursos

Fortalecimiento de la Infraestructura deT.I , Implementación del proyecto deMovilidad, Implantación del sistema de Subgerente

DEFINICIÓN


ollo

Garantizar que los recursosTIC soporten de maneraefectiva las necesidades de laEntidad para el cumplimientode sus objetivos misionales.

Movilidad, Implantación del sistema deInformación para el seguimiento ycontrol de los proyectos eImplementación de un sistema tipo“ERP”, para el soporte de los procesosfinancieros y administrativos deFONADE.

Subgerente Administrativo / Gerente área de Tecnología de la

información



INDICADOR

NOMBRE INDICADOR

FÓRMULA INDICADORFECHAINICIO

MEDICIÓN

UNIDAD DE MEDIDA

META2013

Mejora en el Nivel de Satisfacción de los

(Puntaje promedio de encuesta diligenciada por usuarios de FONADE al corte evaluado /

Línea Base: 31-03-2013


ollo

Satisfacción de los usuarios sobre la

Gestión Tecnológica

por usuarios de FONADE al corte evaluado / Puntaje promedio de encuesta diligenciada

por usuarios línea base) -1

31-03-20131a Medición:31-12-2013

Porcentaje 10%


InicioFecha de

Terminación

1Fortalecer la Infraestructura de T.I (hardware, software, recurso humano), para garantizar la operación y el crecimiento tecnológico de FONADE.

25% 02/11/2012 31/12/2014

2Implementar el proyecto de Movilidad, que responda al nuevo modelo de negocio de FONADE.

25% 15/11/2012 31/12/2013

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 9PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO

PROPUESTO


ollo

modelo de negocio de FONADE.

3Implantar el sistema de Información para el seguimiento y control de los proyectos de FONADE.

25% 30/10/2012 31/12/2013

4Implementar un sistema tipo “ERP”, para el soporte de los procesos financieros y administrativos de FONADE en el marco de la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad

25% 13/02/2013 31/12/2014

Total 100%

Hit

os

2) Implementación proyecto movilidad

HITOS 2013 PROYECTO 9PLAN ESTRATÉGICO TECNOLÓGICO

3) Implementación sistema de Información para seguimiento de proyectos


ollo

oct.12

Hit

os

nov.12 oct-13 ene-14 oct.-14

4 ) Implementación sistema ERP

1) Fortalecimiento de la Infraestructura de T.I

dic.-14dic.-13Feb-13


ollo


ollo

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PROYECTO 10:OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA

ORGANIZACIONAL Y FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO


Optimizar la estructuraorganizacional de la entidad a

Aprobación e implementación de laestructura organizacional y la planta depersonal. Actualización de los procesos y

Gerente General/ Subgerente

Administrativo /

DEFINICIÓN


ollo

organizacional de la entidad afin de soportar elcumplimiento de objetomisional.

personal. Actualización de los procesos yprocedimientos según propuesta derediseño. Formulación e implementaciónde un programa de inducción y re-inducción.

Administrativo / Coord. Área de

Talento Humano/ Coord. Área de Organización y

Métodos


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO / EFICIENCIA ADMINISTRATIVA


MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Cumplimiento en el cronograma de

INDICADOR


ollo

cronograma de implantación de la

reorganización institucional

Actividades Implementadas / Actividades Programadas * 100

31/08/2013 porcentaje 100%


InicioFecha de

Terminación

1Presentar a la Junta Directiva del proceso dereorganización institucional.

15% 31-01-2013 31-03-2013

2Aprobar el proceso de reorganización institucional porparte del Gobierno Nacional.

40% 15-02-2013 30-06-2013

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 10OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y

FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO


ollo

3Implantar la reorganización Institucional (Actosadministrativos).

20% 01-07-2013 31-12-2013

4Actualizar y formalizar los Procesos y Procedimientosacorde con la reorganización institucional.

15% 01-07-2013 31-07-2014

5Formular y ejecutar el programa de inducción yreinducción institucional.

10% 01-03-2013 31-12-2013

Total 100%

ene-13

1) Presentación rediseño

organizacional a JD

feb-13 mar-13 may-13 jun-13 Jul- 13 ago.-13 nov-13 dic-13

2) Aprobación propuesta por

Gobierno Nacional

HITOS 2013 PROYECTO 10OPTIMIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y

FORTALECIMIENTO DEL CAPITAL HUMANO

3) Implementación reorganización Institucional

4) Actualización procedimientos

jul-14


ollo

ene-13

Hit

os

feb-13 mar-13 may-13 jun-13 ago.-13 nov-13 dic-13

5) Programa de inducción

jul-14


ollo


ollo

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PROYECTO 11:IMPLEMENTACIÓN DE LA

INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA

ENTIDAD


Asegurar la disponibilidad derecursos para la continuidad

Mejoramiento InfraestructuraTecnológica del CCA, sensibilización ycapacitación, Plan anual de pruebas,actualización de la documentación del

Subgerente Administrativo/

Gerente de Servicios Administrativos /

DEFINICIÓN


ollo

recursos para la continuidadde operaciones en la Entidadante la ocurrencia de unevento contingente

actualización de la documentación delPlan de Continuidad de Negocio,Actualización de análisis de impacto denegocio y estrategia, definición eimplementación de alternativa pararecuperación de procesos críticos

Administrativos / Gerente de Talento

Humano / Gerente deTecnología de la

Información




MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Efectividad de la

INDICADOR


ollo

ejecución de pruebas sobre el Plan de Continuidad de

Negocio

No. de pruebas exitosas / No. Pruebas definidas en Plan Anual de

Pruebas31/07/2013 Porcentaje 85%


InicioFecha de

Terminación

1Fortalecer la Infraestructura Tecnológica del Centro de CómputoAlterno (CCA)

15% 13/02/2013 31/12/2013

2Actualizar los Procedimientos BCP y el manual de continuidad delnegocio según nueva infraestructura instalada y estructuraorganizacional.

5% 02/11/2013 31/07/2014

3Formular y ejecutar plan de sensibilización y capacitación sobre el Plan

10% 13/02/2013 31/12/2013

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 11IMPLEMENTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL PLAN DE

CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA ENTIDAD


ollo

3Formular y ejecutar plan de sensibilización y capacitación sobre el Plande Continuidad de Negocio(PCN)

10% 13/02/2013 31/12/2013

4 Formular y ejecutar plan de pruebas al Plan de Continuidad de Negocio 10% 13/02/2013 31/12/2013

5Actualizar el análisis de impacto del negocio, identificando los procesoscríticos y el personal vital.

15% 01/07/2013 30/09/2013

6Definir la alternativa más conveniente para la recuperación de losprocesos críticos y actualizar la estrategia de continuidad

20% 01/10/2013 31/12/2013

7Implementar la alternativa definida para la recuperación de losprocesos críticos

25% 02/01/2014 31/07/2014

Total 100%

Hit

os

HITOS 2013 PROYECTO 11IMPLEMENTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA QUE SOPORTA EL

PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO DE LA ENTIDAD

3)Ejecución Plan Anual de Pruebas sobre el PCN

4) Ejecución Plan Anual Capacitación sobre el PCN

5) Actualización análisis de

impacto del negocio

6) Definición alternativa y

estrategia continuidad

7) Implementar la alternativa para la recuperación de los procesos

críticos


ollo

Hit

os

1) Fortalecimiento CCA

feb-13 Jul-13 oct-13 nov-13 dic-13

2)Actualización deprocedimientos

BCP

negocio continuidad

jul-14sep-13 ene-14


ollo


ollo

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PROYECTO 12:OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD

ESTUDIOS PREVIOS


Agilizar los tiempos derespuesta y estandarizar

Diseño e implementación de Subgerente de Contratación /

DEFINICIÓN


ollo

respuesta y estandarizarlos criterios para ladefinición de los estudiosprevios.

Diseño e implementación deaplicativo de estructuración deestudios previos para proyectos deinfraestructura, fortalecimiento delequipo de estudios previos

Contratación / Gerente área de Estudios

Previos




MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Cumplimiento del cronograma

propuesto para la Actividades ejecutadas /

actividades planeadas 28/02/2013 Porcentaje 100%

INDICADOR


ollo

propuesto para la implementación

del aplicativo

actividades planeadas 28/02/2013 Porcentaje 100%

Refuerzo del equipo de trabajo

de Estudios Previos

Personas contratadas / Personal requerido

30/04/2013 Porcentaje 100%


InicioFecha de

Terminación

1Recopilar la información de los históricos y elaborarAPUs que conforman los presupuestos

20% 01/01/2013 28/02/2013

2 Conformar AIU 10% 01/02/2013 28/02/2013

3Desarrollar el aplicativo de estructuración de estudios

25% 01/01/2013 30/03/2013

PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 12OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ESTUDIOS PREVIOS


ollo

3Desarrollar el aplicativo de estructuración de estudiosprevios para proyectos de infraestructura

25% 01/01/2013 30/03/2013

4Realizar pruebas de validación del aplicativo deestructuración de estudios previos para proyectos deinfraestructura

25% 01/03/2013 30/04/2013

5Reforzar y reorganizar el equipo de trabajo del área deEstudios Previos

20% 01/02/2013 30/06/2013

Total 100%

Hit

os

3) Desarrollo aplicativo Estudios Previos

HITOS 2013 PROYECTO 12OPTIMIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD ESTUDIOS PREVIOS

4) Pruebas aplicativo


ollo

ene-13

1) Consolidación información histórica

2) Conformación APU’s

feb-13 mar-13 may-13 jun-13

5) Reorganización equipo de trabajo estudios previos

abr-13


ollo


ollo

www.fonade.gov.co

PROYECTO 13:IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y

SEGUIMIENTO DE PROYECTOS


Fortalecer el seguimiento ymonitoreo a los proyectos queejecuta FONADE para sus

Definición de especificaciones técnicas,Proceso de Selección y contratación dela firma que apoye el monitoreo deproyectos, formulación de Planeación y Gestión

DEFINICIÓN


ollo

ejecuta FONADE para susclientes generando a nivelgerencial alertas tempranassobre el avance ycumplimiento de los mismos.

proyectos, formulación deprocedimientos, informes y formatos demonitoreo, y ejercicio piloto demonitoreo y seguimiento de proyectossegún la muestra que se defina.

Planeación y Gestión de Riesgos


GESTION MISIONAL Y DE GOBIERNO / TRANSPARENCIA, PARTICIPACIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO


MEDICIÓNUNIDAD DE

MEDIDAMETA2013

Nivel de Cumplimiento de prueba piloto de

Número de Proyectos monitoreados/Total de


INDICADOR


ollo

prueba piloto de monitoreo y

seguimiento de proyectos

monitoreados/Total de proyectos seleccionados para

prueba piloto


PLAN DE ACTIVIDADES 2013 PROYECTO 13IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

ACTUALActividades Peso Fecha de Inicio

Fecha de Terminación

1 Definir responsable del sistema de monitoreo dentro de FONADE. 5% 01/02/2013 28/02/2013

2Elaborar y validar especificaciones técnicas para la contratación de firma que apoye el monitoreo y seguimiento a los proyectos.

20% 01/02/2013 31/03/2013

3Identificar costos y fuente de financiamiento y asignación de recursos para la contratación de servicios de monitoreo y seguimiento

10% 01/04/2013 30/05/2013

4Realizar el proceso de selección y contratación de servicios de monitoreo y seguimiento

15% 01/06/2013 30/08/2013


ollo

seguimiento

5Diseñar procedimiento y/o metodología de monitoreo de acuerdo con la tipología del proyecto.

10% 01/03/2013 30/04/2013

6Desarrollar y validar propuesta de informes y/o plantillas para la documentación de resultados de monitoreo.

10% 01/09/2013 30/09/2013

7 Formalizar procedimientos, informes y plantillas 10% 01/11/2013 31/12/2013

8Realizar ejercicio piloto de monitoreo y seguimiento de proyectos según la muestra que se defina

10% 01/10/2013 30/11/2013

9 Evaluar resultados de prueba piloto y definir ajustes previa implementación 5% 01/12/2013 31/12/2013

10 Implementar servicios de monitoreo y seguimiento según cronograma definido 5% 02/01/2014 31/07/2014

Hit

os

feb-13 mar-13 abri-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13

3) Definición fuentes

financiaciónmonitoreo

HITOS 2013 PROYECTO 13IMPLEMENTACIÓN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE

PROYECTOS

4) Proceso contratación

servicios monitoreo

2) Elaboración especificaciones técnicas contrato

monitoreo

nov-13 dic-13

8) Ejercicio piloto de

monitoreo

9) Resultados

piloto

oct-13


ollo

1)DefiniciónResponsable

sistema monitoreo

feb-13 mar-13 abri-13 may-13 jun-13 jul-13 ago-13 sep-13

5) Diseño Metodología y procedimiento monitoreo

nov-13

6) Propuesta informes y plantillas

dic-13

7) Formalización procedimiento monitoreo

oct-13

AGENCIA ESTATAL DE DESARROLLOCalle 26 # 13 – 19

PBX: 5940407Línea Transparente: 01 8000 914 502

Bogotá D.C.


ollo

Desarr

ollo

que no se detienewww.fonade.gov.co

MUCHAS GRACIAS POR SU

ATENCIÓN


ollo

MUCHAS GRACIAS POR SU

ATENCIÓN

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

www.fonade.gov.co

plan de acciÓn 2013 - enterritorio · 10% 20/01/2015 15/02/2015 100%. hitos 3) análisis de...

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