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PLAN DE ACCIÓN 2012 INFORME CONSOLIDADO DE EJECUCIÓN Y ANÁLISIS

CUARTO TRIMESTRE

SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR MINISTERIO DEL TRABAJO

Bogotá D.C., FEBRERO de 2013

Informe Consolidado de Ejecución y Análisis del Plan de Acción

IV Trimestre – Año 2012 Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 0

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CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. ANÁLISIS DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN 2. NIVEL DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN EN EL CUARTO TRIMESTRE DE 2012. 3. ANÁLISIS DE EJECUCIÓN FÍSICA POR DEPENDENCIAS 3.1 Oficina de Planeación y Desarrollo 3.2 Oficina de Control Interno 3.3 Oficina de Informática 3.4 Oficina Jurídica 3.5 División de Servicios Sociales 3.6 División Financiero Contable 3.7 División Operativa 3.8 División Legal 3.9 Secretaria General 3.10 Grupo De Prensa CONCLUSIONES



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INTRODUCCIÓN

El presente informe consolida el resultado de la ejecución del Plan de Acción de cada una de las dependencias misionales, estratégicas y de apoyo de la Superintendencia del Subsidio Familiar, para el Cuarto trimestre de la vigencia 2012. Así mismo, contiene las metas alcanzadas y los resultados obtenidos por cada dependencia, respecto a las áreas temáticas, actividades programadas y proyectos de inversión relacionados. La información presentada por cada una de las dependencias fue revisada y sistematizada, para identificar y analizar los niveles de cumplimiento que cada una de las dependencias presenta frente al total de metas programadas en cada trimestre y al finalizar la vigencia. Los niveles de cumplimiento permitieron calificar el cumplimiento y fueron clasificados de acuerdo a los siguientes rangos: i) Menor o igual al 50%, Atraso crítico: Cumplimiento de metas que se encontraron en valores. ii) Entre 50.01 al 75%,: Atraso significativo: cumplimiento de metas que se encuentran en este rango

iii) Entre 75.01 al 99%: Atraso Moderado: cumplimiento de metas que se encuentran en este rango y. iV) 100%, Nivel Esperado: Cumplimiento de metas. Finalmente, el informe se acompaña de los reportes de cada una de las dependencias en el nivel de cumplimiento y de las ejecuciones entre Octubre y Diciembre de 2012, donde se pueden observar los productos alcanzados, las eficacias físicas por indicador, las respectivas observaciones y causas de incumplimiento reportadas.



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1. Análisis de cumplimiento del Plan de Acción Teniendo en cuenta los reportes presentados por cada una de las dependencias frente a la totalidad de las metas programadas (168) por la entidad, en el Cuarto Trimestre se presentaron cuatro (4) metas presentaron un Atraso Crítico, una (1) meta en Atraso Significativo, una (1) metas en Atraso Moderado y 134 metas cumplieron con el Nivel Esperado, como se observa en el siguiente cuadro: Cuadro 1. Análisis del estado del Plan de Acción según los niveles de eficacia Cuarto Trimestre - Vigencia 2012

DEPENDENCIA Metas no

programadas en el mes

Atraso Crítico

Menor o Igual a

50%

Atraso Significativo Entre 50,01%

a 75%

Atraso Moderado Entre 75,01

a 99%

Nivel Esperado

100%

Total Metas anual

Eficacia %

Oficina de Planeación y Desarrollo 11 0 0 0 17 28 100%

Oficina de Control Interno 1 0 0 0 11 12 100%

Oficina de Informática 1 0 0 0 6 7 100%

Oficina Jurídica 1 0 0 0 14 15 100%

División de Servicios Sociales 3 0 0 0 6 9 100%

División Financiero Contable 3 0 0 0 11 14 100%

División Operativa 0 0 0 0 11 11 100%

División Legal 1 0 0 0 12 13 100%

Secretaría General 6 3 1 1 35 46 85%

Grupo de Prensa 1 1 0 0 11 13 92%

TOTALES 28 4 1 1 134 168 98,0%

Fuente: Formato No 4 – A. Ejecución planes de acción u operativos de la Contraloría General de la República. Cuarto trimestre año 2012.

En el anterior cuadro también se puede establecer que el orden por dependencia de menor a mayor según el resultado de la eficacia física es el siguiente:

Secretaría General (85%)

Grupo de Prensa (92%)

División Legal (100%)

Oficina de Control Interno (100%)

Oficina de Planeación y Desarrollo (100%)

División de Servicios Sociales (100%)

División Financiero Contable (100%)

División Operativa (100%)

Oficina de Informática (100%)

Oficina Jurídica (100%)



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2. Nivel de cumplimiento del Plan de Acción del Cuarto Trimestre de 2012.

Los niveles de cumplimiento de la eficacia para Cuarto (IV) trimestre del año, por cada una de las Oficinas y Divisiones se encuentran en el 100%, las áreas que presentaron un mayor porcentaje de eficacia para el trimestre, en las áreas misionales fueron. División Legal (100%), Oficina de Planeación y Desarrollo (100%), División de Servicios Sociales (100%), División Financiero Contable (100%), División Operativa (100%), Oficina de Informática (100%), Oficina de Control Interno (100%) y Oficina Jurídica (100%)

3. Análisis de ejecución física por dependencias 3.1 Oficina de Planeación y Desarrollo En el Cuarto trimestre se ejecutó 17 metas (4 del Grupo de Estadística y 13 de la Oficina de Planeación), obteniendo una eficacia física del 100% (Cuadro 1) al contrastarla con las otras áreas de la Superintendencia (Gráfico 1).

Gráfico 1. Análisis de Eficacia Física: OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO

Fuente: Formato No 4 – A. Ejecución planes de acción u operativos de la Contraloría General de la República. Cuarto Trimestre año 2012.

A continuación las metas que cumplieron el nivel esperado:

1. Informes de ejecución de los Planes de Acción -PA s de 2012 aprobados y publicados. La Oficina de Planeación y Desarrollo elaboró el informe del Plan de Acción del III trimestre el cual fue aprobado y enviado a la oficina de prensa.



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2. Planes de Acción vigencia 2013 formulados y aprobados. Se realizo con cada una de las dependencias el Plan de Acción 2013 el cual fue aprobado por el Comité Técnico de gestión, el plan fue publicado en el portal corporativo en diciembre de 2012.

3. Planes de Acción vigencia 2013 formulados y aprobados Esta actividad se realizo

en el cuarto periodo y se encuentra publicado en el portal corporativo de la entidad.

4. Plan Administrativo de Desarrollo Institucional - PIDA vigencia 2013 formulados y

aprobados. Se elaboro y se aprobó la socialización de PIDA 2013.

5. Informes de ejecución de los Plan Administrativo de Desarrollo Institucional - PIDA

de 2012 aprobados y publicados. El informe del PIDA III trimestre fue elaborado y

consolidado.

6. Informes presentados / Informes solicitados. Esta actividad no esta programada

para ejecutar en este periodo

7. Reporte de indicadores mensuales metas SISMEG realizados en las fechas

establecidas. Los reportes realizados fueron los correspondientes a las metas

SISMEG, con corte septiembre, octubre y noviembre,(Empresas y Afiliados);y con

corte a agosto, septiembre, octubre (Subsidios al Desempleo).

8. Seminarios realizados / programados. Se programo y ejecuto el seminario en la

ciudad Cúcuta.

9. Informes consolidados y validados en las fechas establecidas / Informes

programados (mensual). Informes para validar de Población, Aportes y Subsidio

Monetario y Cobertura en Servicios Sociales 2012.

10. Informes consolidados y validados en las fechas establecidas / Informes

programados (trimestral y semestral). Se consolido la información 2011, se publico

en el portal corporativo.

11. Reportes enviados / Reportes programados. Grupo de Prensa (para publicación en

el Portal Corporativo) (4). Durante el presente trimestre se solicitó la publicación

de los Consolidados de Población, Aportes y Subsidio Monetario y Cobertura en

Servicios Sociales 2012.

12. Solicitudes atendidas / solicitudes recibidas. Se atendieron 7 solicitudes



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Grupo de Prensa (para publicación en el Portal Corporativo) (4). Durante el

presente trimestre se solicitó la publicación de los Consolidados de Población,

Aportes y Subsidio Monetario y Cobertura en Servicios Sociales 2012.

13. Oficina de Planeación y Desarrollo información para la actualización del SISMEG

(3).

14. Informe de estado de cumplimiento de planes de acciones preventivas, correctivas

y de mejora. Se realizo en oportunidad el Informe de estado de cumplimiento de

planes de acciones preventivas, correctivas y de mejora.

15. Actividades que dinamizan el SGI cumplidas / Actividades planeadas. Se ejecutaron

las actividades del plan de trabajo del periodo: Matriz de requisitos legales

diligenciables y validada.-Procedimientos validados, solicitados por el dueño del

proceso-Realización de auditoría interna a todos los procesos-reporta la

modificación a todos los procesos-reporta la modificación de los procedimientos

exigidos por norma donde se incluyeron los requisitos de las diferentes normas

técnicas colombianas aplicadas en la entidad.-ajuste al procedimiento de voz del

cliente.

16. El proyecto de resolución fue expuesto en el comité de Coordinación de Control

Interno el 26 de septiembre, será aprobado en mesa de trabajo reagendada para

el 17 de octubre.

Los entregables del periodo para el desarrollo del PIGA son:

Matriz de requisitos legales ambientales diligenciada y validada.

Inspecciones ambientales y se dejo procedimiento, formatos y

registros.

Procedimiento y formatos para la realización de la última etapa de

implementación de gestión ambiental en la que se hacen los

controles operacionales ambientales.

Procedimiento de requisitos legales ambientales,

Procedimiento para la identificación de aspectos e impactos

ambientales,

Programas ambientales,

Procedimiento y registros de control de gestión ambiental.

Acta de comité de coordinación de control interno, en la que se

expuso la resolución de integración de los sistemas de calidad, MECI,

SISTEDA Y Ambiental.

Sensibilización de aspectos ambientales.



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17. Informe de gestión dependencia elaborado. Se consolidaron las actividades

realizadas en cada una de las aéreas de los meses de octubre a diciembre 2012. 3.2 Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno ejecutó 11 metas en el Cuarto Trimestre, obteniendo una eficacia física del 100% al compararla con las otras áreas de la entidad (Gráfico 2).

Gráfico 2. Análisis de Eficacia Física: OFICINA DE CONTROL INTERNO

0%0%

0%

100%

Análisis de Eficacia Física: OFICINA DE CONTROL INTERNO

Atraso Crítico: Menor o Igual a50%

Atraso Significativo: Entre 50,01 a75%

Atraso Moderado: Entre 75,01 a99%

Nivel Esperado: 100%


Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron:

1. Minutas evaluadas/Recibidas. Se verificó un total de 104 de minutas remitidas por

Secretaria General a la Oficina de Control Interno. Alcanzando un cumplimiento del 100%.

2. Total Contratos del trimestre evaluados / muestra del 70% de los contratos del

trimestre. Se realizó la verificación a todos los contratos. Alcanzando un cumplimiento del 100%. Treinta y cinco (35) de prestación de servicios y dos (2) de mínima cuantía.

Se elaboraron ocho (8) informes de acuerdo a las fechas establecidas en la

normatividad, discriminados así:



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Dos (2) informes de austeridad del Gasto correspondiente a los meses de Septiembre y Octubre de 2012,

Un (1) Informe de cumplimiento de la Directiva Presidencial dirigido al Zar Anticorrupción

Un (1) Informe de Seguimiento al PIDA entregado al Ministerio de la Protección Social.

Un (1) informe trimestral enviado al Superintendente del seguimiento al Plan de Mejoramiento con la Contraloría.

Un (1) Informe de ejecución de los planes de acción del tercer trimestre de 2012. Un (1) Informe de riesgos del tercer trimestre de 2012. Un (1) Informe de indicadores institucionales del tercer trimestre de 2012. Se entregaron los informes de acuerdo con las fechas solicitadas. Alcanzando un

cumplimiento del 100%.

3. Se realizó un (1) Informe del seguimiento al sostenimiento y Desarrollo del Sistema Integrado de Gestión de Calidad y Control Interno.

4. Informes realizados /Informes / programados. Para este trimestre se elaboró Un

(1) informe de evaluación de la política de administración del riesgo institucional. Y Un (1) informe del comportamiento de los indicadores. Alcanzando un cumplimiento del 100%.

5. Informes de evaluación realizados /Informes programados. Se realizaron un (1)

informes correspondiente al quinto bimestre de 2012. Alcanzando un cumplimiento del 100%

6. Arqueos realizados/Programados. Se realizo un (1) arqueo de caja menor, sobre un arqueo programado. Alcanzando un cumplimiento del 100%.

7. Total Planes de Acción verificados/ muestras del 60% de los planes de Acción. Se realizaron un (1) informe correspondiente al tercer trimestre de 2012. Alcanzando un cumplimiento del 100%.

8. Informes realizados / Informes programados. Esta actividad no está programada para el cuarto trimestre de 2012.

9. Informe elaborado y enviado. Se envió por correo electrónico a la Oficina de Operativa.

10. la razón por la que no se reportaron documentos para publicación en la pagina fue debido a que no se generaron en el trimestre y el indicador es; Documentos remitidos / documentos generados.

11. Se realizaron 5/6 auditorías programadas, para el cuarto trimestre de 2012.



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Nota: Se realizaron cinco (5) auditorías a los siguientes procesos: Control Legal de las Cajas de Compensación Familiar, Control Financiero Contable de las Cajas de Compensación Familiar, Análisis de los Servicios Sociales de Cajas de Compensación Familiar, Evaluación de Gestión de las Cajas de Compensación Familiar. Comunicación Pública. Es necesario precisar que frente a la auditoria del proceso de Revisión por la dirección, esta no se realizó teniendo en cuenta el memorando 2012-01032 enviado por el Superintendente en donde expresa que ha este proceso se le realizo la auditoria en el proceso de recertificación de la entidad lo cual se tuvo en cuenta con el fin de no saturar al dueño del proceso con una auditoria más lo cual no generaría valor agregado en el momento. El memorando referenciado se puede consultar en la carpeta de informe auditorías internas 2012. También porque ese proceso tiene dos (2) procedimientos y uno (1) no pertenece a ese proceso.

3.3 Oficina de Informática La oficina de Informática en el Cuarto Trimestre ejecutó 6 metas, obteniendo una eficacia del 100% al contrastarla con las otras áreas de la Superintendencia. Del total de metas programadas para este trimestre, el 100% (6 metas) cumplieron el nivel esperado, como se muestra en el siguiente gráfico:

Gráfico 3. Análisis de Eficacia: OFICINA DE INFORMÁTICA

0%0%

0%

100%

Análisis de Eficacia Física: OFICINA DE INFORMATICA


Atraso Significativo: Entre 50,01 a75%




Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: 1. Requerimientos presentados / Requerimientos aprobados. Se realizaron 8 requerimientos Los

proyectos presentados a la Secretaria General: Tercerización del canal de acceso dedicado



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principal, Interventoría y Aseguramiento de la Calidad de Software para el proyecto denominado "Componentes tecnológicos esenciales para fortalecer el procedimiento de inspección, vigilancia y control", instalar, configurar, personalizar y entrenar en la última versión del IBM Websphere portal y sus componentes, en la herramienta IBM Connections ambientes de preproducción y producción, integrados con el portal corporativo de la Superintendencia del Subsidio Familiar e implementar y actualizar los requerimientos descritos en el nuevo manual 3.0 de la estrategia gobierno en línea nivel avanzado, así como crear la Intranet en la Entidad, Renovación del licenciamiento corporativo del antivirus kaspersky, instalación, configuración, entrenamiento y soporte técnico por un (1) año, Implementación de los servicios de certificación digital abierta por dos (2) años para el aseguramiento jurídico y técnico de las comunicaciones electrónicas emanadas por la superintendencia de subsidio familiar, según lo dispuesto en el código contencioso administrativo ley 1437 de 2011 y en la ley 527 de 1999 y demás, servicio de organización, desarrollo y realización de evento “sensibilización estrategia gobierno en línea manual web 3.0”, para los colaboradores de la superintendencia del subsidio familiar, el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del data center y sus componentes por un mes incluyendo repuestos.

2. Requerimientos realizados / Requerimientos solicitados. No hubo solicitudes de prestación de servicios de Portal Corporativo.

3. Solicitudes atendidas / solicitudes recibidas. Las solicitudes requeridas fueron de software y

hardware.

4. Equipos con mantenimiento / Equipos por contrato. Se le dio mantenimiento a 10. Los contratos en los cuales la Oficina de Informática ha sido designada supervisora son: avance digital, portal corporativo, Mantenimiento y soporte de licenciamiento de Lotus Domino, Mantenimiento integral del Data Center, alquiler del canal de acceso dedicado, Antivirus, Ingeniero de redes y comunicaciones, Ingeniero de infraestructura, Soporte Premier Microsoft, Mantenimiento servidores y equipos activos.

5. Se respondieron las observaciones presentadas por el Señor Superintendente a los estudios previos de los módulos Fondos e Inversiones, registro y Control y Estadística.

6. Informe elaborado y enviado. Informe elaborado y enviado a la Oficina de Planeación y Grupo de Prensa



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3.4 Oficina Jurídica La oficina de Jurídica en el Cuarto Trimestre ejecutó 14 metas, obteniendo una eficacia del 100% al compararla con las demás áreas, como se muestra en el siguiente gráfico:

Gráfico 4. Análisis de Eficacia Física: OFICINA JURÍDICA

0%0% 0%

100%

Análisis de Eficacia Física: OFICINA JURIDICA


Atraso Significativo: Entre 50,01a 75%




Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron:

1. Requerimientos atendidos oportunamente / Requerimientos recibidos. Recibidas: 143 así: conceptos 83, derechos de petición 8, Acciones de Tutela 6 y se atendieron 46 consultas telefónicas. Atendidas: 139 así: conceptos 79, derechos de petición 8, acciones de Tutela 6 y 46 consultas telefónicas.

Causa: los 4 conceptos no atendidos llegaron los últimos días del año. Se atenderán en el primer trimestre de 2013.

2. Devoluciones de los proyectos de inversión a las áreas técnicas / proyectos de inversión que requieran autorización particular y que no cumplen los requisitos. Se devolvieron a la División de Servicios Sociales, proyectos presentados por Comcaja (2), Compensar, Comfamiliar Atlántico, Cafasur, Comfamiliar Risaralda, Comfamiliares Caldas, Comfenalco Cartagena, Colsubsidio, Comfenalco Antioqia, Comfenalco Valle, Comfandi (3), Comfama (2), Colsubsidio y Comfenalco Tolima, para corrección de conceptos técnicos.

3. Visitas de seguimiento realizadas en las fechas establecidas /programadas. Se realizaron 2 visitas semanales a las Cortes y Juzgados donde cursan demandas contra la Entidad.



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4. Comité realizado en la fecha establecida / programados. e realizaron las 6 reuniones programadas para el presente trimestre.

5. Acciones atendidas oportunamente / Acciones recibidas. Recibidos: 23 demandas y/ó

trámites dentro de las existentes. Tramitadas: 23 demandas y/ó trámites surtidos dentro de las existentes.

6. Número de sanciones en firme gestionadas/número de sanciones en firme activas.

Gestionadas: 192, Activas = 192.

7. Pólizas aprobadas/pólizas remitidas por la Secretaria General. Pólizas solicitadas: 11 Pólizas aprobadas: 11.

8. Minutas revisadas /minutas remitidas por la Secretaria General. Solicitados: 11, De

prestación de servicio 7, de Mínima cuantía: 4 Elaborados: 11.

9. Informes presentados a los entes de control / Informes solicitados. No se tenían para el presente trimestre.

10. Asesorías realizadas oportunamente / Requerimientos de Prensa. No hubo información.

11. Compilación legal jurisprudencial y doctrinal realizadas oportunamente / Temas de interés generados en el periodo. Se realizaron estudios especiales para la Oficina Asesora Jurídica del Ministerio de Trabajo y para el Despacho.

12. Actuaciones disciplinarias realizadas / actuaciones disciplinarias requeridas. Requeridas: 9 Realizadas: 9.

13. Se presentó el informe del año.

14. Visitas efectuadas / visitas ordenadas. Visitas efectuadas = 7 / Visitas ordenadas = 7, Resolución que ordena comisión de servicios a: 599 Visita Ordinaria a Comfanorte, 609 Seminario en Cartagena, 610 Visita Especial Comfenalco Antioquia, 633 Visita Especial Juzgado 4 Administrativo de Cúcuta, 668 Seminario de Abogados en Valledupar, 702, Juzgado 4 Administrativo de Tunja y 705 Seminario Proyectos Sociales en Cali.

3.5 División de Servicios Sociales La División de Servicios Sociales en el Cuarto Trimestre ejecutó 6 metas, obteniendo una eficacia del 100 % comparada con las demás áreas de la entidad (Cuadro 1). como se muestra en el siguiente gráfico:



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Gráfico 5. Análisis de Eficacia Física: DIVISIÓN DE SERVICIOS SOCIALES

0%0%

0%

100%

Análisis de Eficacia Física: DIVISIÓN DE SERVICIOS SOCIALES


Atraso Significativo: Entre 50,01a 75%



Fuente: Formato No 4 – A. Ejecución planes de acción u operativos de la Contraloría General de la República. Cuarto Trimestre año 2012. Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: 1. Planes Operativos y de Inversión estudiados y conceptuados oportunamente / Planes

presentados. Esta actividad no se encuentra programada para este trimestre.

2. Proyectos de Autorización previa y proyectos generales, estudiados y conceptuados oportunamente/ Proyectos presentados. Se estudiaron y analizaron 198 Proyectos de los cuales 83 fueron de aprobación General, 19 de Aprobación Previa, 43 de Cooperación Internacional y 53 Modificaciones presupuestales.

3. Consultas y solicitudes atendidas oportunamente /Consultas Recibidas. Se atendieron 5 consultas a las Cajas de manera telefónica.

4. Seguimiento y control a estudio Capacitación realizado. Se realizaron 20 visitas de carácter

especial para instalación a consultorías en las diferentes Cajas.

5. Visitas ordinarias y especiales realizadas/visitas Ordenadas. Se realizaron 20 visitas de carácter especial y 4 de carácter general

6. Derechos de petición con estados en los términos de ley / Derechos de petición allegados. No se recibieron.

3.6 División Financiero Contable La División Financiero Contable en el Cuarto Trimestre ejecutó 11 metas, obteniendo una eficacia del 100%, comparada con las demás áreas de la entidad (Cuadro 1), como se muestra en el siguiente gráfico:



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Gráfico 6. Análisis de Eficacia Física: DIVISIÓN FINANCIERO CONTABLE

Fuente: Formato No 4 – A. Ejecución planes de acción u operativos de la Contraloría General de la República. Cuarto Trimestre año 2012. Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: 1. Informe de Gestión elaborado y remitido. Durante el trimestre la División Financiero Contable

remitió en su oportunidad la información pertinente para el Informe de Gestión para la Rendición de Cuentas.

2. Resoluciones por Recursos de Reposición Proyectadas para Revisión y Firma Dentro del Término/Resoluciones por Recursos de Reposición Recibidas. En el trimestre no se resolvió ningún recurso de reposición, debido a que no hubo Resoluciones recurridas.

3. Circulares de Ley Proyectadas para Revisión y Firma Dentro del Término/Circulares de Ley Programadas. Durante el trimestre la División Financiero Contable tenía previsto la proyección de Circulares Externas y Resoluciones para la presentación de la información contable y financiera y de actividades para el primer semestre de 2013. La Circular proyectadas fueron

Resolución 747 de 28 de noviembre de 2012. ( Ampliación PUC para el sistema de

Subsidio Familiar). La No. 0017 del 3 de diciembre de 2012.(información para cuota monetaria) La No. 0018 del 4 de diciembre de 2012.(presupuestos de ingresos y egresos)

4. Visitas realizadas/ visitas ordenadas. Durante el trimestre los funcionarios de la División

participaron en 5 Visitas así: 1 Visita Ordinaria a la Caja de Compensación Familiar CAJAMAG y 4 Visita de Cáracter Especial, a las Cajas de Compensación Familiar de: COMFANDI (1), COMFACHOCÓ (1), COMFENALCO ANTIOQUIA (1), Y CAFAM (1).



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5. Conceptos Técnicos Financiero Contables Emitidos dentro del Término/Conceptos Solicitados.

En el trimestre se recibieron siete (7) Solicitudes de Conceptos Financieros de las Cajas de Compensación Familiar Comfama (1), Comfenalco Tolima (2), Comgirardot liquidada (2), Comfamiliares Caldas (1) y Comfasucre.

6. Estados Financieros a 30 de junio Revisados Dentro del Término/Estados Financieros Programados. En el trimestre la División Financiero Contable tenía programado la revisión de En el trimestre la División Financiero Contable tenía programado la revisión de 33 Estados Financieros con corte a 30 de junio de 2012.Se revisarón 23 de las CCF: COMFENALCO ANTIOQUIA, COMFAMILIAR CARTAGENA, COMFABOY, CONFAMILIARES CALDAS, COMFACA, COMFACAUCA, COMFACESAR, COMFACOR, COLSUBSIDIO, COMFACUNDI, COMFACHOCO, COFREM, COMFAMILIAR NARIÑO, COMFENALCO SANTANDER, COMFENALCO QUINDIO, CAFASUR, COMFENALCO VALLE, COMFAMILIAR PUTUMAYO, COMFACASANARE, ya que en trimestre anterior adicionalmente se revisaron 10 Estados Financieros de las Cajas de Compensación Familiar CAMACOL , COMFAMA , COMBARRANQUILLA , CAFAM , COMPENSAR , COMFAGUAJIRA , CAJAMAG , COMFAORIENTE , COMFASUCRE Y COMFANDI , dando de esta manera cumplimiento a lo establecido en el Plan de Acción.

7. Conceptos Técnicos Financieros Emitidos Dentro del Término/Proyectos Recibidos que Cumplen Requisitos Financieros para Concepto.

En el trimestre se recibieron 102 Proyectos de Inversión, de los cuales 86 tiene Concepto Técnico Financiero y 16 Devueltos. Al cierre del trimestre anterior quedaron pendientes de tramite 4 Proyectos de Inversión de las C.C.F.: Comfenalco Antioquia (1), Comfenalco Cartagena (1), Comfamiliar Nariño (1) y Confamiliares Caldas (1), debido a que el Jefe de la División se encontraba del 24 al 28 de septiembre de 2012, en Comisión de Servicios en la CCF. del Cauca COMFACAUCA, se informa que fueron tramitados en la primera semana de octubre de 2012.

8. Reuniones Realizadas/Reuniones Programadas. La División Financiero Contable no tenía programado para el cuarto trimestre del año, la realización de ningún Comité Técnico Contable.

9. Certificaciones Proyectadas y Firmadas/Certificaciones Solicitadas. En el trimestre fueron radicadas y tramitadas en la División tres (3) solicitudes de Certificación de Cuotas Monetarias así: Juzgado Juzgado único laboral de Girardot, Alfredo Javier Guerrero Jiménez y Guillermo Enrique Castaño Otalvaro. Circuito de Girardot (1).

10. Respuestas Proyectadas/Solicitudes Recibidas. En el trimestre la División Financiero Contable no recibió ninguna solicitud de información.

11. Derechos de petición contestados en los términos de Ley/Derechos de petición allegados. En el trimestre la División Financiero Contable no recibió ningún derecho de petición para su trámite.



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3.7 División Operativa La División Operativas en el Cuarto Trimestre ejecutó 11 metas, obteniendo una eficacia del 100%, comparada con las demás áreas de la entidad (Cuadro 1), como se muestra en el siguiente gráfico:

Gráfico 7. Análisis de Eficacia Física: DIVISIÓN OPERATIVA

Fuente: Formato No 4 – A. Ejecución planes de acción u operativos de la Contraloría General de la República. Cuarto Trimestre año 2012. Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: 1. En el tercer cuarto trimestre del año 2012 se consolido la información del 3er trimestre

presentada por las CCF y se prepararon los reportes e informes relacionados con Fovis, Foniñez, de Gestión, Mercadeo, Ley 115 y Salud.

2. Actos Administrativos Elaborados / Actos Administrativos Proyectados. e proyectaron las -

Resolución No. 0643 del 15 de octubre de 2012 Por la cual se ordena el traslado entre Cajas de los recursos FONEDE correspondiente al cierre del Primer Semestre de 2012. Resolución 0809 del 19 de diciembre de 2012 por la cual se resuelve un Recurso de Reposición interpuesto contra la Resolución No. 0643 del 15 de octubre de 2012.

3. Visitas realizadas / Visitas requeridas. En el trimestre se practicaron (1) Visitas Ordinarias y

(28) Visitas Especiales en las que los funcionarios del área practicaron control y seguimiento relacionado con los fondos de ley e inversiones de las Cajas:Risaralda, Magdalena, Comcaja, Cafam, Cordoba, Sucre, Camacol, Comfenalco Antioquia, Comfenalco Antioquia, Caldas, Atlantico, Putumayo, Meta, Cartagena Comfenalco, Caqueta, Colsubsidio, Boyaca, Huila, Cartagena Comfamiliar, Comfatolima, Boyaca, Cajasan , Comfaoriente, Comfachoco, Comfatolima, Camacol.



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4. indicadores aplicados oportunamente/ indicadores establecidos a las CCF. Con base en la

información consolidada en fondos de ley e inversiones, se aplicaron (5) indicadores que miden la gestión de las Cajas de Compensación Familiar en Fovis, Fonede, AIN, JEC y Ley 115. Actividad cumplida.

5. Consultas atendidas / Consultas recibidas. Se atendió el 100% de las consultas formuladas por

el DNP, Ministerio MAVDT, Cajas de Compensación Familiar, Dependencias de Supersubsidio. Varias fechas. Actividad Cumplida.

6. Informe de seguimiento socializado. La División Operativa, informo al Señor Superintendente con copia a la División Legal mediante memorando No. 2012- 008920 del 13 de diciembre de 2012 el reporte de las CCF que no dieron cumplimiento al plazo establecido para la presentación de los informes de gestión por parte de las CCF, para los fines pertinentes. Actividad Cumplida.

7. Derechos de petición contestados en los términos de ley / Derechos de petición allegados. No

se presentaron Derechos de petición.

8. Seguimiento y control a estudio Fondo de Ley 115 realizado. Durante el cuarto trimestre se adjudico mediante Concurso de Merito Abierto con Propuesta Técnica Simplificada CM de 2012, a la firma JAHV MCGREGOR S.A. Resolución 0651 de 30 octubre de 2012.

9. Reportes e informes presentados / reportes e informes programados. En el cuarto trimestre

del año 2012 se consolido la información correspondiente (julio-septiembre 2012).

10. Reportes enviados/ Reportes programados. Mediante correos electrónicos del 13 de julio, 13

de agosto y 17 de septiembre de 2012, se enviaron a la oficina de Planeación de la Entidad los

reportes Fonede de los meses de mayo, junio y julio de 2012, para alimentar el sistema de

información del Subsidio al desempleo FONEDE - Gobierno en línea SISMEG. Actividad

bimenestral vencida cumplida.

11. Informe de gestión elaborado y entregado a prensa. La División Operativa entregó la

información requerida por la OPD para la Rendición de cuentas mediante correos internos.

3.8 División Legal La División Legal en el Cuarto Trimestre ejecutó 12 metas, obteniendo una eficacia del 100%, comparada con las demás áreas de la entidad (Cuadro 1), como se muestra en el siguiente gráfico:



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Gráfico 8. Análisis de Eficacia Física: DIVISIÓN LEGAL

Fuente: Formato No 4 – A. Ejecución planes de acción u operativos de la Contraloría General de la República. Cuarto Trimestre año 2012. Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: 1. Número de registros de empresas morosas remitidos oportunamente / número de empresas

reportadas por las Cajas de Compensación Familiar. SCOMFENALCO QUINDIO, COMFAMILIAR NARIÑO, CAFABA, COMFATOLIMA, CAJACOPI ATLANTICO COLSUBSIDIO, CAJAMAG, COFREM, COMFENALCO CARTAGENA, COMFIAR ARAUCA, COMFACUNDI,, COMFENALCO TOLIMA, COMFACAUCA, CAJASAN, COMFAMA, COMCAJA, COMFAMILIAR ATLANTICO, CAFAM Y COMFAORIENTE.

2. Proyectos de Actos Administrativos del área de Registro y Control proyectados oportunamente / documentos allegados. Se proyectaron 15 actos administrativos así. ACTAS DE ASAMBLEA: COMFENALCO QUINDIO, CAJACOPI ATLÁNTICO, COMFATOLIMA, ASOCIACIÓN DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMPENSAR, COMFENALCO VALLE DEL CAUCA Y COMFENALCO ANTIOQUIA. RESOLUCIÓN QUE RESUELVE SOBRE DECISIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO: CAFAM, COMFAMILIAR CAMACOL, COMFENALCO TOLIMA. AUTORIZACIÓN CONSEJO DIRECTIVO EN REPRESENTACIÓN DE LOS TRABAJADORES: COMFAMILIAR PUTUMAYO.

3. Actas de Posesión. Se registraron 15 actas de posesión así: ACTAS DE POSESIÓN: ACTAS DE POSESIÓN: COMFAMILIAR CARTAGENA Y BOLÍVAR (2), CAJAMAG (2), COMBARRANQUILLA (2), COMFAMILIAR PUTUMAYO, COMFENALCO TOLIMA, ASOCIACIÓN DE CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMPENSAR, CONFENALCO VALLE Y COMFENALCO ANTIOQUIA, COMFAMILIAR CAMACOL (3), COMFAGUAJIRA (2), COMFAMILIAR NARIÑO (2).



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4. Rubricación de libros de actas de asambleas y de consejos directivos. Se rubricaron 4 actas de asamblea así: CONSEJO DIRECTIVO: COMFENALCO QUINDIO, COMFANORTE, COMFENALCO CARTAGENA Y COMPENSAR.

5. Resoluciones Internas.39 resoluciones:

COMFAORIENTE, COMFACHOCO, COMFACUNDI, COMFACOR, COMFAMILIAR PUTUMAYO (3), CONFAMILIARES, COMFENALCO SANTANDER (2). COMFENALCO TOLIMA (2), COMFENALCO CARTAGENA, , COMFENALCO VALLE (2), COLSUBSIDIO, CONFAMILIARES, COMFACASANARE (2), COMFAMILIAR CARTAGENA Y BOLIVAR (4), COMFACA, CAJAMAG, COMBARRANQUILLA (3), COMFENALCO ANTIOQUIA, CAJACOPI ATLÁNTICO, COMFAMA, COMPENSAR, CAFAMAZ, COMFAMILIAR CAMACOL (2), CAFAM, COMFAMILIAR ATLÁNTICO, COMFAGUAJIRA.

6. Certificaciones suscritas en término. En el periodo pertinente se recibieron las diferentes solicitudes de Certificación, las cuales efectivamente se proyectaron y entregaron a sus diferentes peticionarios. Del mismo modo se empezará a contabilizar aquellas solicitudes hechas desde la plataforma web de la Superintendencia.

7. Numero de procesos iniciados. 8 (OCHO) a: COLSUBSIDIO, COMFENALCO SANTANDER, CAFAM, COMFENALCO TOLIMA, COMFENALCO QUINDIO, COMFANDI, COMFACESAR, COMFAMILIAR NARIÑO.

8. Derechos de Petición contestados en los términos de Ley / Derechos de Petición allegados. Se dio respuesta a 11 derechos de petición Oficios 2012-008190 1 octubre-12, 2012-005522 2-oct-12, 2012-008617 9 oct-12, 2012-004518 16 oct-12, 2012-006809 1-nov-12, 2012-007592 13-nov-12, 2012-010100 6-dic-12, 2012- 003026 7-dic-12, 2012-007592 10-dic-12, 2012-006809 11-dic-12, 2011-010528 27-dic-12.

9. Visitas realizadas / visitas ordenadas. 29 Visitas Especiales practicadas a las Cajas de Compensación Familiar de Visitas A CAFABA, CAMACOL, CAJACOPI ATLANTICO, COMFACA, COMFACA, COMFANDI, COMFAMILIAR CARTAGENA, COLSUBSIDIO, COMFACSANARE, COMFAMILIAR HUILA, COMFAMILIAR RISARALDA, COMFAMA Y COMFENALCO ANTIOQUIA, COMFATOLIMA, COMCAJA, COMFAMILIAR CARTAGENA, COMFENALCO ANTIOQUIA Y CAJACOPI. Visitas Ordinarias: COMCAJA, CAFAMAZ, CAJASAN, COMFENALCO SANTANDET, COMPENSAR, COMFAORIENTE, COMFAMILIAR PUTUMAYO,CAJAMAG, COMFASUCRE Y COMFACA

10. Respuestas emitidas / solicitudes allegadas. 8 respuestas emitidas

Oficio 2012-008153 2-oct-12, 2012-008426 19 oct-12, 2012-009193 6-nov-12, 2012-009236 6- nov-12, 2012-009342 26-nov-12, 2012-009755 26-nov-12, 2012-010204 6-dic-12 y 2012, 010516 27-dic-12

11. Trámite racionalizado y automatizado. No se han iniciado trámites distintos para la racionalización del trámite: Presentación del reporte de elusión en el pago de los aportes a las Cajas de Compensación Familiar.



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12. Se realizo el informe para la rendición de cuentas realizado por el MINTRABAJO y La Superintendencia de Subsidio Familiar en el mes de diciembre de2012

3.9 Secretaria General La Secretaria General en el Cuarto Trimestre ejecutó 41 metas, obteniendo una eficacia del 85%, comparada con las demás áreas de la entidad (Cuadro 1). Del total de metas programadas, el 66% (31 metas) cumplieron el nivel esperado, el 4% (2 meta) en atraso moderado, el 6% (3 metas) en atraso significativo y el 9% (4 metas) crítico en este trimestre y el 6% (3 meta) por empezar a desarrollar en el próximo trimestre como se muestra en el siguiente gráfico:

Gráfico 9. Análisis de Eficacia Física: SECRETARIA GENERAL


Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: Secretaria General (6 metas): 1. Solicitudes revisadas y analizadas en oportunidad / solicitudes recibidas en el periodo. En el

periodo se presentaron 64 solicitudes, las cuales fueron atendidas en su totalidad, mediante el acompañamiento de un profesional designado para el efecto.

2. Seguimiento de las solicitudes en el desarrollo de la gestión contractual. El Informe FINAL fue

elaborado en oportunidad.



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3. Reuniones de seguimiento realizadas / Reuniones programadas. Se programaron dos reuniones de seguimiento a la ejecución presupuestal, las cuales se desarrollaron por parte del Secretario General con acompañamiento de dos profesionales de la Secretaría General.

4. No. De requerimientos atendidos en oportunidad/ total de requerimientos allegados. SSe han

realizado los acompañamientos a los grupos Servicios Generales, Gestión Documental, Atención al ciudadano, de manera oportuna y se ha dejado constancia mediante cruces de correos electrónicos de Lotus Notes, con los coordinadores.

5. actos administrativos notificados en oportunidad y conforme a la normatividad aplicable/ total de actos administrativos expedidos en el periodo. De los 277 actos que requieren notificación, citación, comunicación y publicación durante el VI trimestre, se realizó la gestión de la siguiente manera: - 163 actos fueron comunicados en término. - 20 publicados en la página web y /o en el diario oficial. - 88 actos fueron citados (comunicados) en termino y 6 fuera de termino. - 73 actos fueron notificados por aviso en oportunidad; - 21 fueron notificados por edictos fijados y desfijados en la debida oportunidad; - 45 actos se encuentran ejecutoriados, los cuales han sido comunicados a las divisiones correspondientes de manera satisfactoria. Nota: de los 6 actos administrativos que fueron comunicados de manera extemporánea, es importante aclarar que si se comunicaron a los 6 días y se notificaron a los interesados y a la fecha se encuentran ejecutoriados exitosamente. te.

6. actuaciones desarrolladas en oportunidad/actuaciones requeridas en el periodo. Se realizaron 10 actuaciones durante el trimestre, las cuales fueron desarrolladas en su totalidad dentro de la oportunidad procesal. 2 solicitudes por tratarse de los mismos hechos fueron estudiadas de manera conjunta, de lo que se concluye que se deben llevar por una misma cuerda procesal y abrir investigación disciplinaria. Los 3 expedientes se les profirió autos de apertura. Dos (2) expedientes se les proyecto cierre de indagación preliminar. .

Grupo de Servicios Generales (6 metas): 1. Proyecto de Plan Anual de Compras Elaborado, aprobado, registrado y publicado.

Se proyecto y se presento ante el Comité de Grupo de Interacción de Necesidades, en el cual fue revisado y aprobado.

2. Número de solicitudes tramitadas para la adquisición de bienes y servicios requeridos ante secretaria general/ número total de requerimientos de bienes y servicios planteados para el periodo en el cronograma del plan de compras. se recibieron 234 solicitudes varias de mantenimiento, compras y demás, dándole atención a todas las solicitudes recibidas.



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3. Ejecución presupuestal real / programación presupuestal del plan de compras. Se ejecutaron los contratos de Papelería y Cafetería, gasolina, se solícito vigencia futura para el contrato de Aseo y Mantenimiento.

4. Número de solicitudes tramitadas para la adquisición de bienes y servicios con características ambientales / número de requerimientos realizados para la adquisición de bienes y servicios. Se tramito un convenio con fibras nacionales obteniendo por ellos capacitación y puntos ecológicos.

5. Actividades ejecutadas / actividades planeadas. Para el trimestre todas las solicitudes recibidas fueron tramitadas

6. informe de gestión entregado a secretaria general Grupo de Desarrollo Humano y Bienestar Social (8 metas):

1. Fue elaborado el informe de grado de avance del III trimestre el día 10 de octubre de 2012 y presentado ante el Comité el día 22 de octubre según acta No. 10. Se ejecutaron un total de quince (15) horas promedio de capacitación, formación y entrenamiento por funcionario, mediante el desarrollo de las siguientes actividades:

Seminario Taller “EVALUACIÓN Y FORMULACIÓN DE PROYECTOS”: Realizado el 24 de octubre de 2012 en Bogotá, con una duración de 8 horas por funcionario y la participación de 3 funcionarios.

IV Foro Cicir: “LOS RETOS ACTUALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO”:

Realizado el 22 y 23 de noviembre de 2012 en Pereira, con una duración de 16 horas por funcionario y la participación de 1 funcionario.

Seminario “GESTIÓN Y RESPONSABILIDADES DE LAS COMISIONES DE PERSONAL,

JEFES DE PERSONAL Y REPRESENTANTE DE LOS EMPLEADOS”: Realizado del 29 de noviembre al 1 de diciembre de 2012 en Cartagena, con una duración de 20 horas por funcionario y la participación de 1 funcionario.

Seminario Taller “ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS, BIENES, ALMACÉN Y

CONTROL DE INVENTARIOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS”: Realizado del 5 al 7 de diciembre de 2012 en San Andrés, con una duración de 20 horas por funcionario y la participación de 1 funcionario.

Seminario Nacional “NOVEDADES DE CONTRATACIÓN ESTATAL, PLANEACIÓN

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y RESPONSABILIDADES EN EL CIERRE DE LA VIGENCIA”: Realizado del 5 al 7 de diciembre de 2012 en Cartagena, con una duración de 20 horas por funcionario y la participación de 1 funcionario.



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Taller “PORTAFOLIO DE SERVICIO AL CIUDADANO”: Realizado del 14 de diciembre en Bogotá, con una duración de 8 horas por funcionario y la participación de 45 funcionarios.

Se canceló con recursos de la presente vigencia el Diplomado “PROGRAMA

INTERNACIONAL GERENCIA DE SISTEMAS INTEGRADOS HSEQ, OTORGA CERTIFICADO DE AUDITOR INTERNO ISO9001, ISO14001 Y OHSAS18001”.

INDUCCIÓN y REINDUCCIÓN a 28 colaboradores de la entidad:

“Conocimientos en Lotus Notes, Windows, Utilización de recursos tecnológicos y

Gestión Documental”: Realizada el 6 y 7 de noviembre de 2012, con una duración de 4 horas por funcionario.

“Isolucion - Sistema de Gestión”: Realizada el 12 de diciembre de 2012, con una duración de 4 horas por funcionario.

“Servicio al Ciudadano”: Realizada el 12 de diciembre de 2012, con una duración

de 4 horas por funcionario.

Fue elaborado el Plan Institucional de Capacitación y aprobado el 18 de diciembre según acta No. 13 d.

2. Se llevo a cabo el segundo taller de desvinculación laboral los días 24, 25 y 26 de octubre,

con la participación de 9 funcionarios, el cual estaba pendiente por realizar en el trimestre anterior. Se realizó la tabulación y análisis de la encuesta aplicada en desarrollo de los talleres.

3. Se realizó el estudio de Clima y Cultura Organizacional en el mes de diciembre. Se realizó la tabulación y análisis de la encuesta aplicada en desarrollo de los talleres.

4. Fue elaborado el informe de grado de avance del II trimestre el día 10 de octubre de 2012 y presentado ante el Comité el día 22 de octubre según acta No. 10.

Las actividades ejecutadas según lo programado fueron:

Bienestar:

Reconocimiento a los colaboradores que cumplieron años en el mes de octubre, noviembre y diciembre.

Divulgación de los valores de Compromiso en el mes de octubre mediante correo interno

del 08 de octubre y valor de la Solidaridad en el mes de noviembre, mediante correo interno del 19 de noviembre.



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Realización del segundo taller de Desvinculación Laboral los días 24, 25 y 26 de octubre, con la participación de 9 funcionarios con su respectivo familiar.

Reconocimiento de incentivos no pecuniarios a los mejores funcionarios de carrera

administrativa y/ o de libre nombramiento y remoción de los niveles Profesional, técnico y asistencial por la vigencia 2012, a los funcionarios Carlos Arturo Gaviria Vega, Gloria Patricia Pacheco Rodríguez y María Teresa Rincón Cadena, por el valor de $ 1.000.000 cada uno según Resolución No.0757 de 2012.

Realización de vacaciones recreativas del 10 al 14 diciembre, con la participación de 30

niños.

Realización de la encuesta de Clima y Cultura Organizacional a los colaboradores de la entidad, iniciando el 23 de octubre con la sensibilización, aplicación de la encuesta y finalizando el 21 de diciembre, con la socialización de los resultados.

Realización de las novenas de navidad del 17 al 21 de diciembre.

Realización actividad de integración familiar el 14 de diciembre. Educación Formal: Beneficio del incentivo al funcionario Jesús Hernán Páez Sánchez para

el cuarto trimestre de Técnico en Contabilidad Sistematizada; en el Instituto Centro Andino de Estudios Técnicos.

Salud Ocupacional:

Realización de las pausas activas los días 19 de octubre con la participación de 21 colaboradores, 14 de noviembre con la participación de 24 colaboradores y 29 de noviembre con la participación de 28 colaboradores.

Reunión de COPASO en el mes de octubre mediante acta del día 31 de octubre, en el mes

de noviembre mediante acta del 30 de noviembre y en el mes de diciembre mediante acta del día 21 de diciembre de 2012.

Realización del simulacro de Evacuación a nivel Distrital el día 17 de Octubre con la

participación de los colaboradores de la entidad.

Realización de los Exámenes Ocupacionales del 23 al 26 de octubre con la participación de los 62 funcionarios.

Divulgación en prevención, en temas de Salud Ocupacional.

Fue elaborado el Plan de Bienestar Laboral, el cual incluye el Programa de Salud Ocupacional y aprobado el 18 de diciembre según acta No. 13 de 2012. Quedaron pendientes por realizar las siguientes actividades del trimestre anterior: - Encuesta de batería de riesgos y taller a los funcionarios, debido a que no se contó con el tiempo necesario para llevar a cabo la actividad.



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5. Niveles de servicio cumplidos. Celebraciones de fechas especiales, programa de incentivos,

vacaciones recreativas, actividad recreativa divulgación en prevención en temas de Slaud Ocupacional a brigadistas, funcionarios y COPASO, Pausas Activas y Educación Formal.

6. Informes presentados / Informes solicitados. Durante el trimestre no se recibió solicitud de información.

7. Información suministrada oportunamente. No se tiene programado un producto para este trimestre.

8. Informe elaborado y enviado. Se envío el respectivo informe a la Oficina de Planeación y Desarrollo según memorando No. 2012-5283.

Grupo de Gestión Documental (3 metas): 1. Actividades realizadas / actividades programadas. Se está dando cumplimiento al cronograma

establecido para la reubicación del Archivo Central según metodología establecida por el AGN.

2. La Oficina de Informática diseño un contador de trámite de documentas con el fin de establecer cuantos documentos fueron enlazados al número inicial, tanto por el CDI como por cada una de las dependencias.

3. Informe de avance en la contratación de la custodia y administración de la documentación transferida al Archivo Central. Se recibieron las transferencias documentales de las dependencias, según cronograma

Grupo de Atención e Interacción con el Ciudadano (7 metas): 1. PQRS oportunamente/ PQRS recibidas. Se recibieron quejas y reclamos a través de los

diferentes canales de atención que tiene dispuestos la Superintendencia del subsidio Familiar así: correo físico 188, en forma personal 18, telefónicas 3549, recibidas por internet 489, chat 23 atenciones, para un total de 4,267 PQRS.

2. No. De encuestas aplicadas/No. Acudieron en forma personal a utilizar el servicio de atención 18 ciudadanos a quienes se les aplicó la encuesta diseñada, el análisis arrojó un promedio de satisfacción de los ciudadanos del 41,9% en el nivel Excelente y del 58,9 en el nivel Bueno. Análisis estadístico elaborado. Se elaboró el informe correspondiente.

3. Análisis estadístico elaborado. Se elaboró el informe correspondiente.

4. Guía difundida. El Departamento Nacional de Planeación no programó Ferias de Servicio al Ciudadano. No obstante el Grupo de Atención e Interacción con el Ciudadano, participó en la Feria Góndola organizada por FENALCO ofrecida en la ciudad de Cartagena durante los días octubre 31, noviembre 1 y 2 de 2012. También participó en las Ferias programadas por la



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Alcaldía Mayor celebradas en Bogotá en: Parque Lourdes 12 de octubre, La Gaitana 21 y 22 de octubre, Kenedy 3 de diciembre, Usme 12 y 13 de diciembre, en estas actividades se entregaron cartillas de Sumando Participación Ciudadana. Derechos y Deberes de los Afiliados. Preguntas Frecuentes, totalizando 2770 ejemplares.

5. Actividades programadas por el DNP/ Actividades donde participa la SSF. El Departamento Nacional de Planeación no programó Ferias de Servicio al Ciudadano. No obstante el Grupo de Atención e Interacción con el Ciudadano, participó en la Feria Góndola organizada por FENALCO ofrecida en la ciudad de Cartagena durante los días octubre 31, noviembre 1 y 2 de 2012. También participó en las Ferias programadas por la Alcaldía Mayor celebradas en Bogotá en: Parque Lourdes 12 de octubre, La Gaitana 21 y 22 de octubre, Kenedy 3 de diciembre, Usme 12 y 13 de diciembre 2012.

6. Informe de avance de la implementación de los Buzones virtuales. En la presente vigencia se

logró la construcción de los estudios previos conforme a las especificaciones técnicas para la implementación de un proyecto piloto para iniciar en cinco (5) Cajas de Compensación, donde se definió el alcance del proyecto y se consideró conveniente y pertinente, realizar la contratación en la vigencia 2013, dada la necesidad de armonizar e integrar con el proceso de modernización tecnológica previsto para el próximo año y garantizar que el desarrollo del objeto del eventual contrato pudiera ejecutarse durante la vigencia respectiva, en concordancia con la modernización de la estructura administrativa de la Superintendencia del Subsidio Familiar, propuesta por el Gobierno Nacional. Con base en lo anterior, se replanteó la fecha señalada para la implementación del producto al 30 de junio de 2013.

7. Informe elaborado. Se envió a la Oficina de Planeación la actualización de la información para rendición de cuentas.

Grupo de Recursos Financieros (6 metas): 1. Informe de ejecución presupuestal de los meses octubre, noviembre y diciembre de 2012 por

cada uno de los conceptos del gasto, enviado por correo electrónico al ordenador del gasto y jefes de dependencia, dentro de los cinco primeros días hábiles de cada mes.

2. Al informe de ejecución presupuestal mensual se anexa el avance de ejecución de los proyectos de inversión.

3. Informe trimestral de análisis de los estados financieros. Presentación de Informes a la Contaduría General de la Nación: Informe contable del tercer trimestre de 2012 presentado el 26 de noviembre de 2012. Informe de deudores morosos presentado el 20 de diciembre de 2012..

4. Solicitud de información de los requerimientos presupuestales a ser incluidos en la solicitud de PAC, en forma mensual.



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5. Se realizó toma física de inventario general entre el 3 y el 21 de diciembre de 2012. Se hizo seguimiento a la funcionalidad del aplicativo Neon adquirido para el control de Almacén e Inventarios, reportando sus fallas. Informe presentado. Información suministrada en los reportes de información de ejecución mensual. En el siguiente cuadro se pueden detallar las metas que quedaron en atraso, con su respectivo porcentaje de avance, causa de incumplimiento y observación: Cuadro 4. Metas con atraso en el cumplimiento: Secretaria General y grupos adscritos

DEPENDENCIA META CLASE DE ATRASO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

CAUSA OBSERVACIÓN

Grupo de Servicios

Generales

Ejecutar las actividades del PIGA dando cumplimiento a los programas ambientales y a los controles establecidos en la matriz legal y aspectos

ambientales.

Atraso crítico 0 Controles aplicados / controles identificados por la

OPD. Para el trimestre no se concretaron las actividades a desarrollar.

Grupo De Gestión Documental

Impartir lineamientos a las dependencias para asesorar y apoyar el adecuado manejo de los archivos de gestión.

Atraso significativo

70% El programa de gestión documental se encuentra en espera de aprobación por parte del Grupo de Eficiencia Administrativa.


Digitalizar el archivo de gestión recibido en el Archivo central

Atraso crítico 0%

No de expedientes digitalizados / No. de expedientes recibidos. No fue aprobado por la Alta Dirección la contratación para el desarrollo del componente de cargue de la digitalización.


Apoyar la actualización de los registros de cada una de las áreas, mediante la incorporación en las TRD

Atraso moderado

88.88%

TDR actualizadas /Total de archivos de gestión de la entidad. Se actualizaron las 16 TRD eliminando de todas ellas, las series generales. Se recibieron nueve (9) solicitudes de modificación de TRD de las cuales fueron aprobadas ocho (8) en el Comité de Archivo realizado el 11 de diciembre.


3.10 Grupo de Prensa El Grupo de Prensa en el Cuarto Trimestre ejecutó 11 metas, obteniendo una eficacia del 92%, comparada con las demás áreas de la entidad (Cuadro 1). Del total de metas programadas, el 92% (11 metas) cumplieron el nivel esperado y el 8% (1 metas) en atraso crítico en este trimestre, como se muestra en el siguiente gráfico:



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Gráfico 10. Análisis de Eficacia Física: GRUPO DE PRENSA


Las metas que cumplieron el nivel esperado fueron: 1. Portal Corporativo actualizado. Se recibieron 120 solicitudes, La mayoría de las solicitudes de

publicación provinieron del Área de Contratación, Estadística, Desarrollo Humano y Planeación.

2. Piezas publicitarias diseñadas /piezas publicitarias requeridas. Se realizaron 64 piezas publicitarias. Las solicitudes provinieron del área de Desarrollo Humano, Estadística, Almacén, Informática.

3. Publicaciones realizadas / Publicaciones solicitadas. Se entregó la agenda con la Resolución de

Visitas y se decidió liquidar el contrato dado que no se alcanzaban a producir más documentos en el año, y la directriz era no dejar saldos en cuentas por pagar.

4. Audiencia realizada en la fecha establecida / Audiencia programada. Se realizó en conjunto

con las entidades del sector Trabajo en diciembre

5. Número de programas emitidos / programas producidos. Se emitieron los 19 capítulos, incluidos tres de la adición al contrato inicial

6. cuentas creadas/cuentas programadas. Se creó My Space. Lo que sigue ahora es

administrarlas.

7. Informe sobre administración de cuentas de comunidades virtuales. Estamos en etapa de administración de las Cuentas en las redes sociales.

8. Se hicieron los Pliegos y se convocó a la Licitación Pública 001 de 2012. Se ejecutó la campaña

entre noviembre y diciembre.

9. Medios de comunicación utilizados / Medios de comunicación proyectados.



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Se asistió a los 7 canales regionales restantes: Teleantioquia, telecafé, telepacífico, teleislas, Canal Capital, Telecaribe y Canal 13.

10. Eventos asistidos / eventos proyectados. Se participó en las últimas Ferias Nacionales de Servicio al Ciudadano en Florencia y Medellín.

11. Teniendo en cuenta que no es posible hacer el control en las mismas Cajas, éste se ha venido haciendo sobre los informes que llegan a la Oficina de Prensa. En ese sentido, en este período, se revisaron los informes de cuatro Cajas, así: Colsubsidio, Confamiliares Caldas.

En el siguiente cuadro se pueden detallar las metas que quedaron en atraso, con su respectivo porcentaje de avance, causa de incumplimiento y observación: Cuadro 5. Metas con atraso en el cumplimiento: Grupo de Prensa

META CLASE DE ATRASO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

CAUSA OBSERVACIÓN

Realizar cuatro (4) encuentros del programa

Mejorando la Comunicación

Atraso crítico

0 Programas realizados/Programas Proyectados. No se realizó ningún encuentro de Mejorando la Comunicación.




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CONCLUSIONES

Para el cuarto trimestre de la vigencia 2012, de un total de 168 metas programadas para la

presente vigencia, 134 alcanzaron el nivel esperado.

Para el presente trimestre, se reporta una eficacia del 98%, las áreas que presentaron un mayor porcentaje de eficacia para el trimestre, en las áreas misionales fueron la: División Legal, Oficina de Planeación y Desarrollo, División de Servicios Sociales, División Financiero Contable, División Operativa, Oficina de Informática, Oficina de Control Interno y Oficina Jurídica.

Para este trimestre el porcentaje de eficacia más bajo con el (85%) Secretaría General y Grupo de Prensa (92%)

Las dependencias con mayor número de metas en atraso son: Secretaria General y grupo de Prensa cada una con metas en estado crítico.

En el IV Trimestre se puede evidenciar el mejoramiento continuo que ha desarrollado cada una de las áreas de la Superintendencia,

Finalmente se insiste a los responsables de los planes, revisar los resultados de este informe, con el fin de tomar las medidas correctivas y así lograr el cumplimiento de las metas propuestas, para cada una de las áreas temáticas y Proyectos de Inversión.

plan de acciÓn 2012 informe consolidado de ejecuciÓn …

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