plan anual y expediente de contratación

EL PAC COMO INSTRUMENTO DE GESTIÓN LOGÍSTICA

Finalidades:

• Programar• Difundir• Evaluar

Características:

• Obligatorio• Integral• Público• Formal

Para la valorización de necesidades en esta fase, ¿se debe efectuar indagaciones o estudio de Mercado?

PROGRAMACIÓN

• Identificación de Áreas usuarias (ROF, MOF)• Metas y Objetivos (PEI, POI, PIA).• Catalogación de bienes, servicios y obras.• Requerimiento de Necesidades.• Consolidación de cuadros de necesidades.• Evaluación y Valorización de Necesidades.

• Identificación de gastos que no van al PAC.

• Determinación de Procesos de Selección.

• Indicación de Fuentes de Financiamiento.

RESULTADO FINAL: PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

PROGRAMACIÓN

La elaboración comprende 2 momentos:

1° momento: En la programación y formulación presupuestal.RESULTADO: Proyecto de PAC

2° momento: Aprobado el Presupuesto Institucional, el OEC revisará, evaluará y actualizará el proyecto del PAC, de acuerdo a montos del Presupuesto Institucional.

ELABORACIÓN DEL PAC

PASOS CONCRETOS A SEGUIR:

1. Identificación área usuaria2. Identificación de metas especificas por

área usuaria3. Requerimiento de B, S y O por cada meta

especifica4. Valorización según indagaciones5. Determinación de procesos de selección6. Asignación de Fuente Financiamiento.7. Conciliación con el PIA

ESQUEMA DE FORMULACIÓN DEL PAC

Usuarios definen requerimientos

Consolidación de cuadro de

necesidadesSEACE

LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD

Elaboración del PAC y su relación con el PIA

Aprobación de PIA

Difundir:

Dentro de los 5 días hábiles de

aprobado

Segundo Momento (15 días hábiles siguientes)

Prim

er

Mom

ento

PlanAnual

Aprobación

MODIFICACIÓN DEL PAC

Causas de modificación:1. Asignación presupuestal 2. Reprogramación de las metas institucionales

Formas:Cuando se tenga que incluir o excluir procesos de selecciónCuando el valor referencial difiera en más del

25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.

Aprobación y difusión de las modificaciones se hará en la forma prevista para su aprobación inicial.

EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PAC

• El Titular de la Entidad evaluará semestralmente ejecución del PAC.

• Podrá adoptar medidas correctivas para alcanzar metas y objetivos del POI y, también disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas.

ERRORES FRECUENTES• Aprobación del Plan Anual fuera de plazo o sin

publicación.• No precisa si se trata de procesos años anteriores

(Ej. Procesos desiertos).• No se determina correctamente el objeto de

contratación ni el tipo del proceso de selección.• Indicios de fraccionamiento• El Plan Anual no representa en la praxis el

requerimiento anual, apreciándose que los usuarios presenten requerimientos sucesivos durante todos los meses del año.

Contenido

1. Objeto de la contratación.2. Descripción de los bienes, servicios u obras a

contratar con su respectivo código según Catálogo Único.

3. Valor estimado de la contratación.4. Tipo de proceso, valor estimado, modalidad de

selección.5. Tipo de moneda.6. Niveles de centralización o desconcentración de

la facultad de contratar.7. Fecha prevista de la convocatoria No es obligatorio incluir las AMC no

programables.

Modificación del Plan Anual

• De conformidad con la asignación presupuestal, reprogramación de metas o variación de las compras y/o contrataciones.

• Se podrá:– Incluir– Excluir

Cuando el Valor Referencial difiere en más del 25% del Valor Estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.

Evaluación del Plan Anual

• A cargo del Titular de la Entidad.• Se efectúa SEMESTRALMENTE.• Busca adoptar medidas correctivas para

alcanzar metas del POI.

Ejemplo

N° REF

Objeto del Proceso

Especificación TécnicaTipo Mone

da

Valor Estimad

o

Fuente de Financiamie

nto

Fecha Tentat. Proces

o

Nivel de Centr. Y Desconc.

Observ.

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES

EXPEDIENTE DE

CONTRATACIÓN

DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL

Programación y Actos Preparatorios

PAC

Expediente de Contratación

VALOR REFERENCIAL

Bases

Comité Especial

EL EXPEDIENTE DE CONTRATACION

1. Se inicia con el requerimiento del área usuaria.2. Debe contener la información referida a las características técnicas de lo que se

va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso.

3. Es responsabilidad de la Entidad:a. Que los proyectos hayan sido declarados viables, en el marco del SNIP.b. Que se respeten los parámetros bajo los cuales fue declarado viable el

proyecto, incluyendo costos, cronograma, diseño u otros factores que pudieran afectar la viabilidad del mismo.

c. Tratándose de obras, se adjuntará el Expediente Técnico respectivo y, cuando corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme al SNIP. En la modalidad de concurso oferta no se requerirá el Expediente Técnico, debiéndose anexar el estudio de preinversión y el informe técnico que sustentó la declaratoria de viabilidad, conforme al Sistema Nacional de Inversión Pública.

EL EXPEDIENTE DE CONTRATACION

d. En el caso de obras bajo la modalidad de llave en mano, si éstas incluyen la elaboración del Expediente Técnico, se deberá anexar el estudio de preinversión y el informe técnico que sustentó la declaratoria de viabilidad, conforme al SNIP.

4. Una vez aprobado el Expediente de Contratación, se incorporarán todas las actuaciones que se realicen desde la designación del Comité Especial hasta la culminación del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras.

5. El órgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratación, salvo en el período en el que dicha custodia esté a cargo del Comité Especial. También es responsable de remitir el Expediente de Contratación al funcionario competente para su aprobación, de acuerdo a sus normas de organización interna.

6. En el caso que un proceso de selección sea declarado desierto, la nueva convocatoria deberá contar con una nueva aprobación del Expediente de Contratación sólo en caso que haya sido modificado en algún extremo.

ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

Sobre la base de las características técnicas definidas por el área usuaria, el órgano encargado de las contrataciones evalúa las posibilidades que ofrece el mercado para determinar:1. El valor referencial;2. La existencia de pluralidad de marcas y/o postores;3. La posibilidad de distribuir la Buena Pro;4. Información que pueda utilizarse para la determinación de los factores

de evaluación, de ser el caso;5. La pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de

lo que se va a contratar, de ser necesario;6. Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la

contratación.


PLAN ANUAL

Valor estimadoValor que se considera en el PAC, para registrar la información.

Valor referencial Valor que se determina de las posibilidades que ofrece el mercado.


CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN:

Requerimiento de área usuaria (características técnicas y cantidad)

Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado: a) Valor Referencial,

b) Tipo de proceso de selección, c) Modalidad de Selección y contrataciónd) Sistema de Contratación, e) Fórmula de Reajuste

Resumen Ejecutivo

Disponibilidad Presupuestal

Aprobación del Expediente de Contratación

OEC

Estudio de las Posibilidades que ofrece el mercado

Ajuste de características técnicas (C.T.) y determinación del valor referencial (V.R.)

RESUMEN EJECUTIVO

Establece el tipo de proceso de selección: LP, CP, AD, AMC.- Proveedor único

ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES DE MERCADO

Como mínimo dos

fuentes


COSTOS INVOLUCRADOS EN LOS CONTRATOS DEL ESTADO: Costos del producto

Niveles de comercialización y precios del agenteTributos

Costos de transacciónProfusión normativaCostos de oportunidad (plazos, mercados)Costos financieros (garantías)Solución de controversias (plazos, legalidad)

ExternalidadesIdiosincrasia del Estado (oportunidad de pago)Incertidumbre (cumplimiento real de los contratos)


•Costos de inversión directo.

•Costo de operación y mantenimiento.

•Costo de capital.

NIVELES DE COMERCIALIZACIÓN

YNIVELES DE

PRECIOS DEL AGENTE

COSTOS DEL PRODUCTO


FUENTES DE INFORMACIÓN DE PRECIOS

Presupuestos y cotizaciones actualizados

Estructura de costos Precios históricosPrecios SEACE


• Servicios de Cobranzas o Recuperaciones

• Honorarios de éxito: El V.R. es la suma del honorario fijo

más el honorario de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría como honorario de éxito.


ANTIGÜEDAD: - En caso de BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde aprobación del Expediente de Contratación.

- En caso de CONSULTORÍA DE OBRA: 06 meses desde aprobación del expediente de contratación.

- En caso de OBRAS: 06 meses contados desde fecha de determinación del presupuesto de obra consignada en el expediente técnico.

•No hay límite INFERIOR para las ofertas económicas, salvo para ejecución y consultoría de obras: 90%

• El límite SUPERIOR de las ofertas económicas, será el valor referencial, salvo en el caso de ejecución de obras: 110%


VALOR REFERENCIAL

FUENTES:

-Presupuestos y Cotizaciones actualizados

-Precios SEACE

-Folletos, catálogos especializados

-Precios en Internet

-Valor Histórico

-Estructura de costos

ASPECTOS A CONSIDERAR:

-Alternativas existentes según nivel de comercialización

-Disponibilidad inmediata

-Descuento por volúmenes, de ser el caso

-Mejora en las condiciones de contratación.

-Beneficios adicionales, así como la vigencia tecnológica del objeto de la contratación.

FUENTE: Valor Histórico

Precio contratado por la Entidad respecto del requerimiento del bien, servicio u obra de igual o similar características técnicas.

Se recomienda considerar como valor histórico las contrataciones del ejercicio presupuestal anterior, salvo que abarquen más de un ejercicio dada la naturaleza de su ejecución: Arrendamiento, suministros, etc.

FUENTE: Cotizaciones

- Las cotizaciones (dos o más) constituyen una sola fuente.

- Se recomiendan las de fechas recientes a fin que el V.R. se determine sobre precios actuales.

- Cuando sea necesario, la OEC podrá solicitar al área usuaria o técnica de la Entidad el apoyo para verificar las características técnicas de las cotizaciones.

- El área usuaria o técnica podrá recomendar justificadamente se revise el Valor Referencial. También, el Comité Especial puede solicitar la revisión del mismo.

FUENTE: Precios de consultas SEACE

- Las consultas realizadas en el SEACE se harán respecto de valores adjudicados (con buena pro consentida) por otras entidades distintas al requiriente.

- Son de bienes, servicios u obras de iguales o similares objeto de contratación, debiendo descartarse aquellas de inferiores características.

FUENTE: Estructura de costos

- Lo determinará la Entidad en virtud de los costos de cada componente o partida del bien, servicio u obra a contratar (incluir utilidades, tributos y todos costo que incida en el precio – ART. 13 RLC).

- En el caso de obras, la estructura de costos tiene dos componentes:

* Costos directos (metrados por precios unitarios) y * Costo indirectos (gastos generales y utilidad)

Ejemplo: Servicio de limpieza, transportes, seguridad, etc.


CONCLUSIONES

1.Valor estimado es diferente al valor referencial (V.R.).

2.El V.R. se determina en la Fase de actos preparatorios; forma parte del expediente de contratación.

3.Una de las finalidades del estudio de posibilidades que ofrece el mercado es determinar el VR.

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL• Una vez que se determine el valor referencial de la contratación, se debe

solicitar a la Oficina de Presupuesto, la disponibilidad presupuestal a fin de garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario suficiente para comprometer un gasto en el año fiscal correspondiente. Para su solicitud, deberá señalarse el período de contratación programado.

• Para otorgar la disponibilidad presupuestal debe observarse lo señalado en el artículo 71º de la Ley Nº 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto «Las Entidades, para la elaboración de sus Planes Operativos Institucionales y Presupuestos Institucionales, deben tomar en cuenta su Plan Estratégico Institucional (PEI) que debe ser concordante con el Plan Estratégico de Desarrollo Nacional (PEDN), los Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales (PESEM), los Planes de Desarrollo Regional Concertados (PDRC), y los Planes de Desarrollo Local Concertados (PDLC), según sea el caso.»

EL COMITÉ ESPECIAL Lo designa: Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado. Conjuntamente con la notificación de designación, se entregará al presidente del

Comité Especial el Expediente de Contratación aprobado. El presidente del Comité Especial, a más tardar al día siguiente hábil de recibida la

notificación, deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva, dejando constancia en actas.

El Comité Especial elaborará las Bases y las elevará para la aprobación. Luego de aprobadas, el Comité Especial dispondrá la convocatoria del proceso.

Los acuerdos que adopte el Comité Especial deberán constar en actas, cuyas copias deberán incorporarse al Expediente de Contratación.

Toda Entidad contará con un libro de actas de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podrá ser llevado en hojas mecanizadas. Facultativamente, también podrá incluir las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuantía. El órgano encargado de las contrataciones será el responsable de la custodia de los indicados libros.

EL COMITÉ ESPECIALImpedimentos para ser miembro del Comité Especial1. El Titular de la Entidad.2. Los funcionarios que tengan atribuciones de control o fiscalización tales

como regidores, consejeros regionales, directores de empresas, auditores, entre otros, salvo que el Órgano de Control Institucional de la Entidad sea el área usuaria.

3. Los funcionarios que por delegación hayan aprobado el Expediente de Contratación, designado el Comité Especial, aprobado las Bases o tengan facultades para resolver el recurso de apelación.

4. Los funcionarios o servidores que hayan sido sancionados por su actuación como integrantes de un Comité Especial, mediante decisión debidamente motivada y consentida o administrativamente firme, con suspensión o cese temporal, mientras se encuentre vigente; o hayan sido sancionados con destitución o despido.

EL COMITÉ ESPECIALCompetenciasEl Comité Especial conducirá el proceso encargándose de su organización, conducción y ejecución, desde la preparación de las Bases hasta la culminación del proceso. El Comité Especial es competente para:1. Consultar los alcances de la información proporcionada en el Expediente de

Contratación y sugerir, las modificaciones que considere pertinentes.2. Elaborar las Bases.3. Convocar el proceso.4. Absolver las consultas y observaciones.5. Integrar las Bases.6. Evaluar las propuestas.7. Adjudicar la Buena Pro.8. Declarar desierto.9. Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el

consentimiento de la Buena Pro.Comité Especial no podrá de oficio modificar las Bases aprobadas.

EL COMITÉ ESPECIALQuórum y acuerdosEl quórum para el funcionamiento del Comité Especial se da con la presencia del número total de miembros titulares. En caso de ausencia de alguno de éstos, se procederá conforme a lo dispuesto en los artículos 33° y 34°.Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros.Los actos del Comité Especial constan en actas que, debidamente suscritas, quedan en poder de la Entidad. La fundamentación de los acuerdos y de los votos discrepantes se hará constar en el acta.

Intervención de los miembros suplentes•En caso de ausencia de un titular, éste deberá ser reemplazado por su correspondiente suplente, respetándose la conformación establecida.•La Entidad evaluará el motivo de la ausencia del titular, a efectos de determinar responsabilidad, si la hubiere, sin que ello impida la participación del suplente.

EL COMITÉ ESPECIALResponsabilidad, remoción e irrenunciabilidad1. El Comité Especial actúa en forma colegiada y es autónomo en sus

decisiones, las cuales no requieren ratificación alguna de la Entidad.2. Todos los miembros del Comité Especial gozan de las mismas facultades,

no existiendo jerarquía entre ellos. Sus integrantes son solidariamente responsables por su actuación, salvo el caso de aquellos que hayan señalado en el acta correspondiente su voto discrepante.

3. Los integrantes del Comité Especial sólo podrán ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento podrá designarse al nuevo integrante.

4. Los integrantes del Comité Especial no podrán renunciar al cargo encomendado.

EL COMITÉ ESPECIALComité Especial Permanente

• Tratándose de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, podrá designarse uno o más Comités Especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines, excepto en el caso de Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivada, los que serán conducidos por el mismo Comité Especial designado inicialmente.

• En la conformación del Comité Especial Permanente sólo será exigible que uno de sus integrantes sea representante del órgano encargado de las contrataciones.

MUCHAS GRACIAS

plan anual y expediente de contratación

Education