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Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano
Vigencia 2019
Beatriz Elena Pabón Acevedo
Gerente
Contenido
Introducción
1. Creación del Índer Envigado Acuerdo 017 de 1998 3
2. Contexto estratégico del Índer Envigado 5
3. Antecedentes Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 5
3.1 Objetivos Plan Anticorrupción y atención al ciudadano 6
3.1.1 Objetivo General 6
3.1.2 Objetivos Específicos 6
3.2 Alcance 7
3.3 Política institucional 7
4. Fundamentación Legal por Componente 8
4.1 Gestión del Riesgo de Corrupción 8
4.2 Estrategia de Racionalización de Trámites 9
4.3 Rendición de Cuentas 10
4.4 Mecanismos para la Mejora en la Atención al Ciudadano 11
4.5 Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información. 11
5. Ejecución de las Estrategias del Plan Anticorrupción 11
5.1 Primer Componente: Gestión del Riesgo de Corrupción/Mapa
de Riesgos de Corrupción 12
5.1.1 Gestión del Riesgo de Corrupción 13
5.2 Segundo Componente: Racionalización de trámites 15
5.2.1 Gestión de la racionalización de trámites 16
5.3 Tercer componente: Rendición de Cuentas 18
5.3.1 Gestión de la Rendición de Cuentas 18
5.4 Cuarto componente: Mecanismos para Mejorar la Atención
al Ciudadano 21
5.4.1 Gestión del Mecanismos para Mejorar la Atención al
Ciudadano 22
5.5 Quinto componente: Mecanismos para la Transparencia y
Acceso a la Información 27
5.5.1 Diagnóstico quinto componente: Mecanismos para la
Transparencia y Acceso a la Información 27
5.6. Sexto componente: Iniciativas adicionales 29
6. Seguimiento y control al plan anticorrupción y de atención
al ciudadano 30
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INTRODUCCIÓN
El Índer Envigado, dando cumplimiento a las políticas establecidas por el Gobierno
Nacional, ha definido acciones para desarrollar una gestión transparente e íntegra
al servicio de los ciudadanos, deportistas y usuarios, por medio de una estrategia
de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, en virtud del artículo 73
de la Ley 1474 de 2011 “(…) Cada entidad del orden nacional, departamental y
municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción
y de atención al ciudadano (…)”, creando un ambiente propicio para que la
ciudadanía obtenga un espacio para ejercer control social, participativo y oportuno,
mejorando el proceso de adopción de decisiones, motivando la participación activa
de los ciudadanos, grupos y organizaciones del sector deporte y recreación,
permitiendo ejercer la adecuada vigilancia y control de las políticas, programas,
planes o proyectos de interés público y/o de los recursos que se asignan para la
materialización de los mismos.
La entidad desarrolla el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano a partir de
las metodologías y criterios establecidos por el Departamento Administrativo de la
Función Pública, retoma seis componentes principales donde se plasman las
principales estrategias para evitar o erradicar los actos de corrupción que se
pudieran presentar, así como mecanismos y herramientas para la adecuada
atención al ciudadano; estos componentes se desarrollan en el presente documento
y se complementan en el Anexo 2, enfocado al Plan de Acción del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano vigencia 2019. Los componentes
desarrollados son: gestión del riesgo de corrupción, racionalización de trámites,
rendición de cuentas, atención al ciudadano, mecanismos para la transparencia y
acceso a la información y otras iniciativas.
El Inder Envigado está comprometido con el mejoramiento continuo, tanto desde la
normatividad que lo rige, como desde las acciones que pueda emprender para
mejorar la calidad de vida de los habitantes del municipio de Envigado, procurando
siempre cumplir con sus objetivos, misión y visión.
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1. Creación del Índer Envigado acuerdo 017 de 1998.
La ley 181 de 1995, conocida como la ley del deporte, en su artículo 68 ordenó la
reorganización de las juntas Municipales de Deporte, en entes municipales, creadas
por Acuerdo del Concejo Municipal.
“Las actuales Juntas Municipales de Deportes y la Junta de Deportes de Bogotá,
reorganizadas por la Ley 49 de 1983 se incorporarán a los respectivos municipios o
distritos como entes para el deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo
libre y la educación extraescolar de la entidad territorial, de conformidad con los
Acuerdos que para tal fin expidan los concejos municipales o distritales. No podrá
existir más de un ente deportivo municipal o distrital por cada entidad territorial.”
Con dicha orden se buscó agrupar en una sola entidad pública todas las
obligaciones normativas y programáticas de los Municipios frente a los ejes
temáticos de deporte, recreación y aprovechamiento del tiempo libre y poder contar
con una estructura organizacional que soportara la ejecución de las tareas y
actividades para dar cumplimiento a dichos compromisos legales.
El Sistema Nacional del Deporte se encuentra compuesto por órganos tanto de
naturaleza privada como pública en los niveles municipal, departamental y nacional.
Los entes deportivos municipales son entonces, para el sistema, el referente del
sector público en el nivel territorial más pequeño de la división política de Colombia
y sobre quienes recae la responsabilidad del crecimiento y posicionamiento del
sector.
En conclusión, la Ley 181 de 1995 solicitó la creación de los entes deportivos
municipales para ejecutar las siguientes funciones (artículo 69):
“1. Proponer el plan local del deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo
libre efectuando su seguimiento y evaluación con la participación comunitaria que
establece la presente Ley.
2. Programar la distribución de los recursos en su respectivo territorio.
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3. Proponer los planes y proyectos que deban incluirse en el Plan Sectorial
Nacional.
4. Estimular la participación comunitaria y la integración funcional en los términos
de la Constitución Política, la presente Ley y las demás normas que los regulen.
5. Desarrollar programas y actividades que permitan fomentar la práctica del
deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre y la educación física en
su territorio
.
6. Cooperar con otros entes públicos y privados para el cumplimiento de los
objetivos previstos en esta Ley, y
7. Velar por el cumplimiento de las normas urbanísticas sobre reserva de áreas en
las nuevas urbanizaciones, para la construcción de escenarios para el deporte y la
recreación.”
En cumplimiento de la norma anteriormente mencionada, el Municipio de Envigado,
en el año 1998 creó el INSTITUTO DE DEPORTES, RECREACIÓN, DESARROLLO
INTEGRAL DE LA JUVENTUD Y EL APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO LIBRE,
INDER ENVIGADO. A través del Acuerdo 017 de junio 25 de 1998, del Concejo
Municipal de Envigado.
En este mismo acuerdo el Concejo Municipal, facultó al Alcalde para que a través
de Decreto se regularan temas tales como la conformación de órganos
administrativos y dirección, la autonomía administrativa y financiera del Índer
Envigado y la naturaleza jurídica del mismo.
Como herramienta básica de transformación, el Índer Envigado propone el cambio
de sus estatutos y del Acuerdo Municipal número 017 de 1998, esta iniciativa fue
aprobada por el Concejo Municipal mediante el Acuerdo No. 003 de enero de 2018,
propiciando con dicho acto administrativo la ampliación de su objeto social.
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2. Contexto estratégico del Índer Envigado
Misión
En el Índer Envigado Vibramos contigo, acompañamos tus luchas, te formamos para
ser un triunfador de vida y te inspiramos en cada ejercicio, cada juego y cada clase
para que no seas el mismo que un día nos buscó.
Visión
Queremos un Índer Envigado único, en el que trascienda tus limites, hagas posibles
tus sueños, alcances tus metas y logres una vida sana y feliz. ¡creemos en tí!.
Política de calidad
En el Índer Envigado nos comprometemos a orientar las actividades hacia la
búsqueda de tu felicidad. La calidad, la innovación y la humanización de los
servicios son nuestros pilares.
Objetivos de calidad
Humanizar nuestros servicios
Fortalecer la participación ciudadana
Asegurar el trabajo en equipo de nuestro personal
Mitigar el impacto de nuestro que hacer en el medio ambiente
Promover un ambiente de seguridad y salud en el trabajo como uno de los
componentes de gestión de la felicidad de nuestros servidores públicos.
3. Objetivos y alcance del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano
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3.1 Objetivos del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.
3.1.1 Objetivo General
Fortalecer las acciones que la entidad ha venido adelantando en materia de
transparencia y la lucha contra la corrupción e implementar nuevas estrategias que
permitan el cumplimiento de las directrices establecidas en la ley 1474 de 2011
Estatuto Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y de la misión institucional.
3.1.2 Objetivos Específicos
Revisar y actualizar la matriz que se tiene establecida de administración de
riesgos en la entidad, para la identificación de los riesgos de corrupción y
establecer acciones que puede mitigarlos y/o evitarlos.
Darle continuidad a la estrategia anti trámites de la entidad mediante la
simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización de
los trámites del instituto.
Fortalecer los espacios y mecanismos existentes para la rendición de cuentas a
las partes interesadas y desarrollar nuevas estrategias de participación e
interacción.
Dar continuidad a las estrategias para la gestión de atención al ciudadano y
mejorar los mecanismos establecidos para satisfacer las necesidades de la
ciudadanía, en cuanto a la accesibilidad a los trámites y servicios de la entidad,
así como la adecuada gestión de peticiones, quejas, reclamos, solicitud de
acceso a la información, sugerencias, denuncias, derechos de petición y
atención al ciudadano.
Establecer las herramientas, periodicidad y responsables de realizar el
seguimiento a las acciones planteadas para el cumplimiento del plan
anticorrupción y de atención al Ciudadano de la entidad.
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3.2 Alcance
El Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano aplica para todas las actividades del
Índer Envigado desarrolladas a través de sus diferentes procesos en el año 2019.
3.3 Política Institucional
En el Índer Envigado estamos comprometidos con los principios consignados en la
Constitución y la Ley y con las funciones asignadas a la entidad, para impedir,
prevenir y combatir el fenómeno de la corrupción con las siguientes medidas:
Identificación de los posibles riesgos de corrupción estableciendo causas y
definiendo controles preventivos.
Generación de espacios para la participación ciudadana, asegurando la
visibilidad de la gestión de la entidad y la interrelación con los grupos de interés.
Revisión y mejoramiento permanente del procedimiento para recibir, reasignar y
hacer seguimiento continuo a los servicios y resolver las PQRSD.
Trabajar en el mejoramiento continuo del servicio al ciudadano en términos de
atención al cliente y tiempo de respuesta.
4. FUNDAMENTACIÓN LEGAL POR COMPONENTE
Constitución Política de Colombia de 1991.
En cumplimiento del Decreto 2641 de 2012 (Por el cual se reglamentan los
artículos 73, 76 y 78 de la Ley 1474 de 2011), la entidad adoptó el documento
"Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano"
Decreto 124 del 26 de enero de 2016 " Por el cual se sustituye el Título 4 de la
Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al "Plan Anticorrupción y
de Atención al Ciudadano"
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4.1 Gestión del Riesgo de Corrupción / Mapa de Riesgos de Corrupción
Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 de 1998, Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la
Administración Pública. Capítulo VI. Sistema Nacional de Control Interno.
Decreto 2145 de 1999, Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional
de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública
del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. (Modificado
parcialmente por el Decreto 2593 del 2000 y por el Art. 8º. de la ley 1474 de
2011)
Directiva presidencial 09 de 1999, Lineamientos para la implementación de la
política de lucha contra la corrupción
Decreto 2593 del 2000, Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de
noviembre 4 de 1999.
Decreto 1599 de 2005, Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado colombiano y se presenta el anexo técnico del MECI
1000:2005.
Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción. Artículo 73. “Plan Anticorrupción y
de Atención al Ciudadano” que deben elaborar anualmente todas las entidades,
incluyendo el mapa de riesgos de corrupción, las medidas concretas para mitigar
esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la
atención al ciudadano
Documento CONPES 3714 de diciembre 01 de 2011, Del Riesgo Previsible en
el Marco de la Política de Contratación Pública
Ley 599 de 2000, Por la cual se expide el Código Penal
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Guía para la gestión del riesgo de corrupción 2015.
4.2 Estrategia de Racionalización de Trámites
Decreto 2150 de 1995: Suprime y reforma regulaciones, procedimientos o
trámites innecesarios en la Administración Pública.
Ley 190 de 1995: Por la cual se dictan las normas tendientes a preservar la
moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de
erradicar la corrupción administrativa.
Ley 489 de 1998 (artículo 18): Establece la Supresión y Simplificación de
Trámites como política permanente de la Administración Pública.
Documento Conpes 3292 de 2004: Por medio del cual se establece un marco
de política para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y
empresarios sean más transparentes, directas y eficientes, utilizando estrategias
de simplificación, racionalización, normalización y automatización de los trámites
ante la Administración Pública.
Ley 962 de 2005: Mediante la cual se establecen los lineamientos y principios
generales de la política de racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares
que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, se señalan los
requisitos de información y publicidad de estos y se suprimen y reforman
regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la Administración
Pública.
Decreto 4669 de 2005: Fija el procedimiento para aprobación de nuevos
trámites, crea el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites, GRAT,
como instancia consultiva del Gobierno Nacional en la materia y establece sus
funciones.
DECRETO 1078 DE 2015: Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones
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Decreto 235 de 2010: Por el cual se regula el intercambio de información entre
entidades para el cumplimiento de funciones públicas.
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción: Por la cual se dictan normas
orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción
de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Decreto Ley 019 de 2012: Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
Decreto 1450 de 2012: Por el cual se reglamenta el Decreto Ley 019 de 2012.
Ley 1150 de 2007, Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia
y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales
sobre la contratación con recursos públicos
4.3 Rendición de Cuentas
CONPES 3654: Política de Rendición de Cuentas de la rama ejecutiva a los
ciudadanos.
Ley 1757 de 2015 artículo 52, ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE
CUENTAS. Las entidades de la Administración Pública nacional y territorial,
deberán elaborar anualmente una estrategia de Rendición de Cuentas,
cumpliendo con los lineamientos del Manual Único de Rendición de Cuentas, la
cual deberá ser incluida en el Plan Anticorrupción y de Atención a los
Ciudadanos.
Manual de Rendición de Cuentas
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4.4 Mecanismos para la Mejora en la Atención al Ciudadano
CONPES 3785: Política nacional de eficiencia administrativa al servicio del
ciudadano.
CONPES 3649: Política nacional de servicio al ciudadano.
Metodología para el mejoramiento de sistemas de servicio al ciudadano en
entidades públicas (2016).
Decreto 1081 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario
Único del Sector Presidencia de la República”.
Decreto 2482 de 2012, Por el cual se establecen los lineamientos generales para
la integración de la planeación y la gestión
4.5 Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Ley 1712 de 2014: "Por medio de la cual se crea la ley de la transparencia y del
derecho de acceso a la información pública nacional y se crean otras disposiciones".
Estrategia Gobierno en línea 2012-2015 para el orden territorial.
5. EJECUCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN
Se entiende por riesgo de corrupción la posibilidad de que, por acción u omisión,
mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen
los intereses de una entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un
beneficio particular.
Con el Propósito de dar cumplimiento a la normativa y lineamientos técnicos
vigentes impartidos por instancias del Gobierno Nacional sobre los temas de
transparencia y participación ciudadana, en especial los establecidos en la Ley 1474
de 2011, los Decretos 2482, 2641 de 2012 y 1499 de 2017, los requisitos del
Formulario Único de Registro de Avance a la Gestión – FURAG y los criterios para
determinar el índice de transparencia en las entidades públicas, se formuló en el
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año 2018 el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el cual fue seis (6)
componentes:
5.1 Primer Componente: Gestión del Riesgo de Corrupción / Mapa de Riesgos
de Corrupción
El Índer envigado Con el objetivo de fomentar la cultura orientada hacia el
autocontrol, ha venido trabajando en la articulación del mapa de riesgos de
corrupción con todos los procesos de la entidad, así mismo, articuló el Manual de
Riesgos institucional para establecer el compromiso de la alta dirección en cuanto
a la gestión, para prevenir los actos de corrupción en los procesos de la
organización.
Teniendo en cuenta que las organizaciones son dinámicas y es necesario analizar
los datos históricos, teóricos, opiniones informadas y las necesidades de cada
proceso; el contexto estratégico de la entidad define los parámetros internos y
externos que se deben tomar en consideración para la administración del riesgo
(ISO 31000, Numeral 2.9). A continuación, se presenta la gestión realizada para el
análisis de contexto de la entidad, su resultado en la política de administración y el
mapa de riesgo de corrupción, lo cual se analizó a través de las siguientes tres (3)
temáticas:
Contexto Externo: Se determinan las características o aspectos esenciales del
entorno en el cual opera la Entidad. Se pueden considerar los siguientes
factores: Legales, Políticos, Sociales, Tecnológicos, Financieros y Sectoriales.
Así, como aquellos impulsores claves y tendencias que tengan impacto a la
organización; y las relaciones con las partes involucradas, sus percepciones y
valores.
Contexto Interno: Se determinan las características o aspectos esenciales del
ambiente en el cual la organización busca alcanzar sus objetivos. Se pueden
considerar los siguientes factores: Talento Humano, Recursos físicos,
Planeación, Recursos financieros, entre otros.
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Contexto del Proceso: Se determinan las características o aspectos esenciales
del proceso y sus interrelaciones. Se pueden considerar factores como: Objetivo,
alcance, interrelación con otros procesos, procedimientos y responsables.
5.1.1 Gestión del Riesgo de Corrupción
El mapa de Riesgos de Corrupción fue elaborado bajo los lineamientos,
orientaciones y guías para la administración de riesgos emitidos por el
Departamento Administrativo de la Función Pública; ajustado específicamente a la
metodología emitida en el marco del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano, fortaleciendo la identificación y administración de los riesgos de
corrupción, estableciendo acciones para mitigar los mismos y reducir el impacto
asociado a su materialización en caso de ocurrir.
Para la construcción del mapa de riesgos se tuvo en cuenta el siguiente esquema
propuesto por el DAFP mediante el documento “Guía para la Gestión de Riesgos
de Corrupción”:
Fuente: Guía para la Gestión del Riesgo del DAFP
La identificación de los riesgos de corrupción se realizó adaptando la metodología
a los requerimientos, ajustando su valoración así:
Impacto: catastrófico.
Probabilidad de ocurrencia: casi seguro y posible.
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Opciones de manejo: evitar o reducir.
Igualmente se asesoró a los líderes de cada proceso en el manejo de la matriz y se
proyectó una asesoría con la oficina de control Interno en el desarrollo de la
metodología para actualizar el mapa de riesgos de corrupción.
El Índer Envigado definió varias actividades encaminadas a fortalecer las acciones
para el cumplimiento de los siguientes subcomponentes.
Política de Administración de Riesgos
Revisión de los objetivos, las estrategias para el desarrollo de la política, las
acciones contempladas, los recursos, los responsables, el talento humano y, por
último, las herramientas necesarias para realizar el seguimiento y evaluación a
la implementación y efectividad de las políticas.
Construcción del Mapa de Riesgos de Corrupción
Para identificar el riesgo de corrupción, la entidad comenzó teniendo en cuenta
su contexto interno y externo, sus procesos estratégicos, misionales, de apoyo
y de evaluación, identificando los objetivos y las causas para luego elaborar el
riesgo de corrupción y así determinar sus consecuencias. De igual manera se
valora el riesgo según su probabilidad e impacto para poder ser evaluado según
su naturaleza; si es preventivo, detectivo o correctivo. Los controles que
determina la entidad son manuales y/o automáticos según el riesgo previsto.
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MAPA DEL RIESGO
MATRIZ RESUMEN Mapa de Riesgos Índer Envigado Vigencia 2019
N° Nombre del Riesgo Proceso Objetivo proceso Tipo de Riesgo
Priorización
Riesgo Costo Volumen Total
1 Informes financieros y tributarios con información imprecisa
GF Administrar los recursos financieros, garantizando el adecuado manejo presupuestal y de recursos de tesorería, así como la elaboración de los estados financieros exigidos por las diferentes instancias.
Institucional 5 5 5 125
2
Inadecuada planeación de la destinación de los recursos para la ejecución de los proyectos
GF Institucional 5 5 5 125
3 Respuesta inoportuna PQRSF
GP Armonizar los lineamientos del Índer Envigado que garanticen la adecuada articulación y gestión de los procesos para alcanzar los objetivos estratégicos, dando respuesta a las necesidades y expectativas de los usuarios de la entidad.
Institucional 5 5 5 125
4
Asignación insuficiente de recursos desde el municipio para el funcionamiento del instituto
GP Institucional 5 5 5 125
5
Omisión al seguimiento de los procesos judiciales que se adelantan a favor y en contra de la Entidad
GJ
Establecer las políticas y directrices en el proceso de contratación de la entidad; Representar legalmente a la entidad en todos los casos en que sea necesaria su intervención y brindar servicios de asesoría jurídicas a todas las áreas del Inder Envigado; realizamos asesoría, revisión y aprobación de la documentación para otorgar y renovar el reconocimiento deportivo de un club. Rendir la información de la contratación en los portales de SECOP y GESTION TRANSPARTE, con calidad, oportunidad y eficiencia
Institucional 5 5 5 125
6
Proporcionar apoyo económico a clubes deportivos sin parámetros de asignación estandarizados
GJ Corrupción 3 3 5 45
7 Pérdida de información institucional
GA
Garantizar la prestación de los servicios administrativos y logísticos requeridos por el instituto, mediante la administración, manejo, control y adquisición de los bienes y servicios de recursos físicos, infraestructura, mantenimiento, conservación documental y servicios generales
Institucional 5 5 5 125
8
Pérdidas patrimoniales asociadas a responsabilidad civil, y fiscal en ejercicio de las funciones de los servidores públicos y del instituto
GA Institucional 5 5 5 125
9
Estudios y documentos previos imprecisos, incompletos o superficiales que afecten la calidad del bien o servicio y que eventualmente pueda favorecer a terceros
GA Corrupción 5 5 5 125
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Mapa de Riesgos Índer Envigado Vigencia 2019
N° Nombre del Riesgo Proceso Objetivo proceso Tipo de Riesgo
Priorización
Riesgo Costo Volumen Total
10 Insuficiente personal con contrato de vinculación a la planta de la Entidad
GTH Gestionar la felicidad de nuestro talento humano, garantizando el mejoramiento de competencias, el bienestar, la seguridad y salud en el Índer Envigado
Institucional 3 5 5 75
11 Riesgo sicosocial de los servidores públicos
GTH Institucional 5 5 5 125
12
Ineficiente ejecución de las actividades deportivas y recreativas en su totalidad
GDEF
Fomentar la práctica de las actividades deportivas y la educación física en el Municipio de Envigado para contribuir al uso adecuado del tiempo libre. / + Objetivo GRAF
Institucional 5 5 5 125
13
Brindar información errónea para conformación de productos finales de los procesos
TODOS Institucional 5 5 5 125
14 Publicación inoportuna de información pública
GCA
Implementar estrategias de canales de comunicación interna y externa para que la información llegue a todos los usuarios y a las partes interesadas de manera que promueva la participación y genere transparencia y confianza.
Institucional 5 5 5 125
15
Afectación de la imagen corporativa y reputación institucional asociada al manejo inadecuado de las crisis
GCA - GP Institucional 5 5 5 125
16
Omitir dar aviso a las instancias competentes la falta de seguimiento, por parte del responsable del proceso, de los hallazgos de auditoría que pueden llegar a materializar posibles hechos de corrupción.
GCI
Evaluar y asesorar a los procesos del índer Envigado en forma independiente y objetiva promoviendo la cultura de autoevaluación y la mejora continua teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales, implícitos, normativos y de la organización.
Corrupción 5 5 5 125
En el anexo 1, se encuentran todos los elementos de la matriz de riesgo revisada
y ajustada para la vigencia 2019.
Consulta y Divulgación
La matriz elaborada se socializó inicialmente con los líderes y jefes para mejorar
y actualizar los riesgos de acuerdo al conocimiento de cada proceso, para luego
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ser aprobado y publicado en la página web del Índer Envigado, conforme los
requerimientos normativos.
Monitoreo y Revisión
Los líderes de los procesos en conjunto con sus equipos, monitorean y revisan
semestralmente, la matriz de Riesgos y si tiene alguna modificación la socializan
y luego la hacen pública de nuevo en la página web institucional.
Igualmente, realizan monitoreo tres (3) veces en el año frente al desarrollo e
implementación de las actividades definidas en el Plan de Acción para verificar
su cumplimiento y en caso de ser necesario, proponer modificaciones que lleven
a la óptima realización de los objetivos planteados.
El Plan de acción, el Plan Anticorrupción y el de Atención al Ciudadano para la
vigencia 2019, se encuentra en el anexo 2.
Seguimiento
Corresponde a la Oficina de Control Interno hacer seguimiento al mapa de
riesgos de corrupción y en sus procesos de auditoría analizar las causas, los
riesgos y su evolución, y la efectividad y oportunidad de los controles
establecidos para los mismos.
Estos seguimientos se realizarán con fecha de corte a 30 de abril, 31 de agosto y
31 de diciembre y el informe de los mismos debe publicarse en la página Web del
Índer Envigado en los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente.
5.2 Segundo Componente: Racionalización de trámites
Este componente busca facilitar al ciudadano el acceso a los trámites y servicios
que brinda la administración pública, por lo que cada entidad debe implementar
acciones normativas, administrativas o tecnológicas que tiendan a simplificar,
estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes.
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Las acciones de racionalización deberán estar encaminadas a reducir: costos,
tiempos, documentos, pasos, procesos, procedimientos y a generar esquemas no
presenciales para su realización como el uso de correos electrónicos, internet y
páginas web.
5.2.1 Gestión de la racionalización de trámites
Se ha consolidado esfuerzos y realizado diferentes actividades tendientes a la
racionalización y simplificación de los trámites que actualmente brinda el Índer
Envigado a la comunidad en general, propendiendo por la eficiencia y transparencia
en la gestión y hacer más fácil la relación del ciudadano con la entidad.
En el marco del Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012 (Decreto anti trámites), y
el Decreto 1450 de 2012 por el cual se reglamenta el Decreto Ley 019 de 2012, el
Índer Envigado ha identificado los trámites de la entidad a través de una serie de
actividades las cuales fueron:
Conformar el Comité de racionalización de trámites y Gobierno en Línea
(Resolución OAJ-135 Creación Comité Anti trámites y de Gobierno en Línea y la
resolución OAJ 207-2016 que actualiza a la anterior y deroga las contrarias).
Se realizó el primer inventario de los trámites y servicios que tiene establecidos
la entidad.
Se adoptaron dos trámites modelos y se enviaron para su aprobación al DAFP.
Posteriormente se registró ante el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
como Administrador de Gestión, quien se encarga de gestionar los usuarios,
inventarios, formularios y trámites OPA.
Además, se tuvo en cuenta varios parámetros para el análisis de la racionalización
de trámites los cuales fueron:
Identificar los trámites, otros procedimientos administrativos y procesos que
tiene la entidad.
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Clasificar según importancia los trámites, procedimientos y procesos de mayor
impacto a racionalizar.
Realizar mejoras en costos, tiempos, pasos, procesos, procedimientos.
Incluir uso de medios tecnológicos para su realización, lo que nos proyecta a
tener una disminución de: costos, tiempos, pasos, contactos innecesarios mayor
accesibilidad, aumento de la seguridad, uso de tecnologías de la información y
satisfacción del usuario.
De igual manera se definieron los siguientes pasos, para establecer los lineamientos
de la racionalización de trámites:
Indica el nombre del trámite, proceso o procedimiento de cara al usuario que
será objeto de racionalización.
Selecciona el tipo de racionalización a efectuar que puede ser normativa,
administrativa o tecnológica.
Selecciona la acción específica de racionalización, según el tipo de
racionalización elegido.
Describe de manera concreta la situación actual del trámite, proceso o
procedimiento a intervenir. Es decir, antes de realizar la mejora a proponer.
Describe de manera precisa en qué consiste la acción de mejora o
racionalización que se va a realizar al trámite, proceso o procedimiento.
Indica el beneficio que obtiene el ciudadano o la entidad con la aplicación de la
mejora implementada, expresada en reducción de tiempo o costos.
Indica el nombre de la dependencia responsable de liderar o adelantar la acción
de racionalización.
Indica la fecha de inicio y fin de las acciones a adelantar para racionalizar el
trámite, proceso o procedimiento.
El Índer Envigado cuenta con dos trámites registrados en el Sistema Único de
Información de Trámites, (SUIT), los cuales se encuentran publicados en la página
Web institucional los cuales son:
Reconocimiento deportivo a Clubes Deportivos, Clubes Promotores y Clubes
pertenecientes a entidades no deportivas
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Renovación del reconocimiento deportivo a Clubes Deportivos, Clubes
Promotores y Clubes pertenecientes a entidades no deportivas
En la vigencia 2019 se revisarán y actualizarán los trámites anteriormente descritos
para analizar las mejoras que se pudieran incorporar para su posterior
implementación ajustadas a los requerimientos actuales.
Estas y las demás actividades tendientes a la racionalización de trámites se
encuentra en el anexo 2. Plan de acción del Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano para la vigencia 2019.
5.3 Tercer componente: Rendición de Cuentas
La rendición de cuentas es un ejercicio permanente y transversal, orientado a
fortalecer la relación entre el Estado y la ciudadanía, caracterizado por ser un
proceso continuo y bidireccional que propicia diálogos entre nuestra entidad y los
ciudadanos sobre asuntos de interés público, que trasciende de ser un simple
evento unidireccional de entrega de resultados, es decir, es el deber que tienen las
autoridades de la Administración Pública de responder públicamente ante las
exigencias que realice la ciudadanía, por los recursos, las decisiones y la gestión
realizada en el ejercicio del poder que les ha sido delegado.
El Decreto 2482 de 2012 estableció los lineamientos generales para la integración
de la planeación y la gestión de las entidades del sector público y propuso el Modelo
Integrado de Planeación y Gestión que contempla la Rendición de Cuentas como
uno de sus principales componentes. Dicho modelo plantea que la rendición de
cuentas sea una expresión de control social que comprende acciones de petición
de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión.
5.3.1 Gestión de la Rendición de Cuentas
El Índer Envigado presenta la información de su Gestión a la ciudadanía a través de
la rendición de cuentas que programa la Alcaldía Municipal, teniendo en cuenta que
la entidad desarrolla los componentes deporte, recreación, actividad física y
educación física.
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De otra forma, la entidad cuenta con un plan de comunicaciones donde se precisan
los canales utilizados, para dar a conocer a la comunidad la gestión realizada en un
periodo determinado.
Canales que se utilizan para la rendición de cuentas:
Periódico Institucional “Fusión”: Semestralmente se realiza el periódico
institucional “Fusión” con el fin de destacar los logros más importantes, programas,
actividades y reconocimientos institucionales. La información se obtiene del
consolidado semestral.
Boletín de Prensa: Instrumento de información dirigido a medios de comunicación
para la divulgación de la gestión y todas las actividades realizadas por la entidad.
Artículos especiales en medios escritos: Instrumento de información dirigido a
medios de comunicación, en el que se facilita la divulgación de la gestión y demás
actividades relacionadas con la Misión de la entidad, es más extenso que el boletín
de prensa para ser publicado en separatas especiales de periódicos y revistas
locales a solicitud del Índer Envigado, o de los mismos medios de comunicación que
buscan ampliar información actual. Se hace a final de año para rendir informe de
gestión a la comunidad.
Pautas radiales y Ruedas de prensa: Breve espacio de información dedicado a
anuncios relacionados con las actividades Misionales del Índer Envigado. Está
dirigido principalmente a la comunidad Envigadeña y municipios cercanos. Las
declaraciones para radio y los demás medios, las realiza la Gerencia y en su
defecto, los líderes de los diferentes procesos cuando sea necesario.
Artículos en revistas: Cuando la gerencia o los diferentes procesos así lo
requieren, se publican artículos en revistas locales o especializadas para hacer
convocatoria a los programas del Índer Envigado o rendir informes a la comunidad.
Página Web: Este portal presenta información de manera detallada a la comunidad
acerca de: cursos, programas y diferentes actividades que desarrolla el Índer
Envigado, como también se encuentra la plataforma estratégica, mapa de procesos,
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horarios, convocatorias y toda la información de interés para los diferentes públicos
relacionados con la gestión de la entidad y requerimientos de ley como son: planes,
proyectos, presupuestos, informes de los entes de control, y demás documentos.
Para la atención al ciudadano existe un chat en línea y links para la presentación de
PQRSD y tramites en línea, además los funcionarios pueden descargar la colilla de
pago y de retención.
Redes sociales: El Índer Envigado publica información como: fotos, editoriales,
noticias, boletín institucional, entre otra información de interés en Facebook, Twitter
e Instagram, permitiendo una comunicación directa con la comunidad mediante los
comentarios y solicitudes que se realizan en línea. Es responsabilidad de
comunicaciones mantener estos espacios actualizados y dar respuesta a las
solicitudes que allí se realicen.
Flickr: Es un sitio web con una comunidad de usuarios, de la cual el Índer Envigado
hace parte, con el objetivo de almacenar y compartir fotografías y videos en línea,
a través de Internet para toda la comunidad interesada.
Otra de las estrategias ejecutadas por parte de la entidad, es el voz a voz con todos
los monitores de cada una de las disciplinas deportivas de la entidad, ya que ellos
son la primera cara visible con la comunidad.
Una de las acciones tomadas para el presente año fue la contratación de un
programador Web, con el cual se aumentan las posibilidades de implementar
canales de comunicación que facilite la rendición de cuentas en doble vía con la
comunidad.
Con todas las anteriores estrategias y canales de comunicación, el Índer Envigado
definió los siguientes lineamientos, con el fin de responder por la gestión ante la
ciudadanía, recibir sus opiniones y formular acciones de mejora, como mecanismo
de prevención de la corrupción.
Información: se refiere a la generación de datos y contenidos sobre la gestión, el
resultado de la misma y el cumplimiento de sus metas misionales y las asociadas
con el Plan de Desarrollo Municipal.
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Lenguaje comprensible al ciudadano: Implica generar información de calidad
para que sea oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y
disponible en formatos accesibles.
Diálogo: Se refiere a las sustentaciones, explicaciones, respuestas de la
administración frente a las inquietudes de los ciudadanos.
Incentivo: Premios y controles que implementa la entidad, orientados a reforzar el
comportamiento y la participación activa de las partes involucradas en el proceso
de rendición de cuentas.
En este sentido, el Índer Envigado de su estrategia de rendición de cuentas ha
dispuesto diversos mecanismos para abordar cada uno de los canales anteriores
de manera permanente a lo largo de la vigencia 2019 realizando el ejercicio de la
siguiente manera:
En la fase de comunicación a partir de la mejora realizada a la página web de la
entidad, con el fin de ser más amigable para la comunidad y partes interesadas.,
se realizará un sondeo para conocer la percepción de la comunidad frente a esta
mejor y de ser necesario establecer acciones de mejora.
El Índer Envigado se está transformado, con este cambio se ha traído
mejoramiento en la cultura institucional con el lenguaje comprensible que se
debe tener con los usuarios, ciudadanos y partes interesadas.
Se centralizó la realización de los informes de gestión en la Oficina Asesora de
Planeación, esto contribuyó a la estandarización de la estructura de la
presentación de los mismos. Este lenguaje comprensible se aplica a todos los
informes de gestión mensuales y en el informe de gestión anual de la entidad.
Para el 2019 se realizará un balance de los resultados de dicha estandarización.
Otra de las estrategias implementadas por la entidad para el cumplimiento del
componente de rendición de cuentas, es el traslado que tuvo la persona encargada
de Atención al ciudadano hacia el área de comunicaciones, pues es allí, donde se
coordina la cultura organizacional y todo lo referente a la atención al ciudadano.
Esto conllevó a que las salidas de respuestas de la entidad hacia los ciudadanos y
partes interesadas, es decir las comunicaciones externas están controladas por el
proceso de Gestión de Comunicaciones y Atención al ciudadano.
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5.4 Cuarto componente: Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano
Este componente busca mejorar la calidad y el acceso a los trámites y servicios de
la entidad, en aras de la satisfacción de los ciudadanos y facilitándoles el ejercicio
de sus derechos. Se desarrolla en el marco de la Política Nacional de Eficiencia
Administrativa al Servicio del Ciudadano (Conpes 3785 de 2013), de acuerdo con
los lineamientos del Programa Nacional de Servicio al Ciudadano (PNSC), ente
rector de dicha Política.
A partir de este modelo, la gestión del servicio al ciudadano se configura como una
labor integral y no como una tarea exclusiva de las dependencias que interactúan
directamente con ellos, los cuales requieren:
Articulación al interior de la entidad
Compromiso expreso de la Alta Dirección
Gestión de los recursos necesarios para el desarrollo de las diferentes iniciativas
que busquen garantizar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos y su
acceso real y efectivo a la oferta de la entidad.
5.4.1 Gestión del Mecanismos para Mejorar la Atención al Ciudadano
Con el fin de contribuir al fortalecimiento de un Estado transparente y eficiente, y
con el compromiso de brindar un servicio de excelencia, el Índer Envigado busca
afianzar la implementación de los lineamientos de las políticas públicas y la
normatividad asociada al Servicio al Ciudadano, a través de la ejecución de
acciones orientadas a fortalecer el relacionamiento con los ciudadanos y grupos de
interés, generando confianza, mejorando los niveles de satisfacción y fomentando
una cultura de servicio e inclusión en los servidores públicos de la Entidad.
Las partes interesadas es sin duda un punto importante para la entidad, por lo que
se ha trabajado permanentemente en la identificación de las necesidades de los
ellos, para cumplir con sus requisitos y así aumentar sus niveles de satisfacción, lo
cual se ve reflejado en la interacción con el ciudadano y las entidades privadas.
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En este sentido y teniendo en cuenta los referentes normativos, la entidad reconoce
y garantiza los derechos de los ciudadanos, es por esta razón, que en el año 2018
se actualizó el procedimiento de comunicación externa y la elaboración del protocolo
de gestión de crisis, el cual será implementado en la actual vigencia.
Dentro del Índer Envigado se ha propendido por garantizar el enfoque hacia la
satisfacción del cliente, por lo tanto, es fundamental capacitar a todos los servidores
públicos de la entidad en atención al ciudadano, para que comprendan cuales son
las necesidades actuales y futuras de los mismos, y así ser oportunos en las
respuestas de las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano, todo lo
anterior, con el fin de incrementar los niveles de satisfacción de los usuarios.
Los canales de comunicación en el anterior componente, cumplen con las dos
funciones de rendir cuentas a la comunidad permanentemente de su gestión e
informar acerca de los trámites y servicios que tiene establecidos la entidad.
Otros mecanismos para el mejoramiento de la atención al ciudadano son:
Portafolio de Bienes y Servicios
El Índer Envigado actualiza la oferta institucional mediante el F-FAD-02 Calendario
de cursos de los procesos misionales, los cuales servirán de base para la
elaboración del Portafolio de Bienes y Servicios de la entidad.
Procedimiento Atención PQRSD y Derechos de Petición (P-GEM-06): El Índer
Envigado en su proceso de Gestión de planeación, cuenta con un procedimiento
relacionado con la atención de las Quejas/Reclamos, Sugerencias, felicitaciones,
consultas, Derechos de Petición y la atención al Ciudadano.
Petición: Es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar solicitudes
respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener
su pronta resolución.
Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que
formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno
o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.
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Reclamo: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar
una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación
indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud
Solicitud de acceso a la información pública: Según el artículo 25 de la Ley 1712
de 2014 “es aquella que, de forma oral o escrita, incluida la vía electrónica, puede
hacer cualquier persona para acceder a la información pública. Parágrafo En ningún
caso podrá ser rechazada la petición por motivos de fundamentación inadecuada o
incompleta.”
Sugerencia: Es la manifestación de una idea o propuesta para mejorar el servicio
o la gestión de la entidad.
Denuncia: Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una
conducta posiblemente irregular, para que se adelante la correspondiente
investigación penal, disciplinaria, fiscal, administrativa - sancionatoria o ético-
profesional.
Derecho de Petición: La Constitución Política lo define en su artículo 23 de la
siguiente manera ¨Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas
a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución¨.
Derechos de Petición: Cuya misión es dar respuesta a las solicitudes verbales o
escritas de los ciudadanos, tales como quejas, reclamos, peticiones de interés
general y particular, formulación de consultas, sugerencias, información y
expedición de copias, en desarrollo del derecho de petición previsto en el Artículo
23 de la Constitución Política de Colombia, a través del aplicativo ÁGIL diseñado
para tal fin.
Este procedimiento cubre en la actualidad la respuesta a las solicitudes de los
ciudadanos de manera oportuna. En el 2019 se realizará una revisión de los mismos
buscando siempre la manera más apropiada para optimizar su desarrollo.
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Satisfacción del Ciudadano
En lo que se refiere a la Satisfacción de los Usuarios, se cuenta en la actualidad con
una encuesta para medir la percepción de los usuarios frente a los servicios que
ofrece el Índer Envigado en los procesos misionales.
Como tarea para la vigencia se encuentra el establecimiento de las herramientas
necesarias para conocer la satisfacción de usuarios o retroalimentación del cliente
(encuestas, entre otras.), para ello, se analizará si el procedimiento de satisfacción
del usuario, permite establecer el estándar para la realización de estas mediciones
tanto a nivel interno como externo.
Fortalecimiento de los Canales de Atención: El Punto de Atención al Ciudadano
cuenta con un horario de 8:00 a.m. a 12:00m y de 2:00pm a 6:00pm, de lunes a
viernes, y sábados de 8:00am a 12:30pm a través del cual se atienden todos los
requerimientos presenciales en la sede principal del Índer Envigado, ubicado en la
Carrera 48 No. 46 Sur 150. Telefónicamente se atiende en el numero 448 20 98 en
la extensión 264 y vía correo electrónico en atencionalciudadano@inderenvigado.
gov.co. También se puede atender a los usuarios dentro de este horario en el chat
de la página web del Índer Envigado.
Otros medios de comunicación para el mejoramiento de atención al ciudadano:
Página Web: http://www.inderenvigado.gov.co/
Twitter: https://twitter.com/inderenvigado?lang=es
Facebook: https://es-la.facebook.com/inderenvigado/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCRoHBSY0MoIueM-R9UW27QQ
Instagram: https://www.instagram.com/inderenvigado/
Flickr: https://www.flickr.com/photos/inderenvigado/
Oficina de Radicación escrita: Carrera 48 No. 46 Sur 150 Centro de
administración documental (CAD)
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Por estos medios los ciudadanos participan constantemente haciendo comentarios
y enviando sus preguntas, estas herramientas permiten una constante interacción y
facilidad al ciudadano de conocer y opinar sobre todos los temas del Índer Envigado.
Así mismo, se propone establecer un protocolo o formato donde se consignen las
peticiones que llegan de manera verbal para darle un adecuado registro, tratamiento
y seguimiento, dando respuesta así al Artículo 15 de la Ley 1755 de 2015.
Las siguientes son las principales acciones formuladas para el mejoramiento de
Atención al Ciudadano.
Elaboración del protocolo de Atención al Ciudadano.
Actualización y socialización del procedimiento de PQRSD.
Fortalecer la cultura institucional mediante campañas al interior de la entidad
para el mejoramiento de Atención al Ciudadano.
Fortalecer los principales canales de atención del Índer Envigado en materia de
accesibilidad, gestión y tiempos de atención al Ciudadano
Inclusión en el Plan de formación institucional de la entidad, las temáticas para
desarrollar el componente de mecanismos para mejorar la Atención al
Ciudadano.
Construir e implementar una política de protección de datos personales.
Fortalecer el cumplimiento normativo al interior del Índer Envigado en temas de
tratamiento de datos personales, acceso a la información, trámites y PQRSD"
Conocer las características y necesidades de la población objetivo del Índer
Envigado, así como sus expectativas, intereses y percepción respecto al servicio
recibido
Resolución actualizada que adopta el reglamento para el trámite de PQRSD de
la Entidad.
Proponerle a la alta dirección incluir incentivos monetarios y no monetarios para
destacar el desempeño de los servidores en relación al servicio prestado al
ciudadano.
Elaborar periódicamente informes de PQRSD para identificar oportunidades de
mejora en la prestación de los servicios.
Mejorar el sistema de gestión para caracterizar a los ciudadanos - usuarios -
grupos de interés
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Actualizar la encuesta de satisfacción de acuerdo a cada componente de la
entidad.
De igual manera, la entidad se orienta en algunas acciones propuestas por el
Departamento Administrativo de la Función Pública, que permite mejorar la calidad
y accesibilidad de los servicios que se prestan al ciudadano y orientan la formulación
del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
En cumplimiento de lo establecido en la Constitución Nacional, el nuevo Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Ley 1437 de 2011
y Ley 1577 de 2015, nos comprometemos a brindarle un trato equitativo,
respetuoso, considerado, diligente y sin distinción alguna.
5.5 Quinto componente: Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la
Información
El Índer Envigado está comprometido en garantizar el derecho fundamental de
acceso a la información pública a través de mecanismos como la inclusión de
productos y actividades que desarrollen los parámetros establecidos en la Ley 1712
de 2014 reglamentada por el Decreto 103 de 2015 y el Decreto Reglamentario 1081
de 2015 y de igual manera en la implementación de acciones como la puesta en
marcha de estrategias de lucha contra la corrupción y del ejercicio de publicar los
resultados de la gestión pública.
5.5.1 Gestión del Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Para la implementación de este componente el Índer Envigado toma como
referencia las cinco (5) estrategias generales, las cuales definen los
subcomponentes del componente de Transparencia y Acceso a la Información las
cuales son:
a. Lineamientos de Transparencia Activa: La transparencia activa implica la
disponibilidad de información a través de medios físicos y electrónicos, la cual
se deberá publicar la información mínima en el sitio web de la entidad.
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b. Lineamientos de Transparencia Pasiva: Este se refiere a la obligación de
responder las solicitudes de acceso a la información en los términos establecidos
en la Ley. Es importante tener en cuenta las directrices del Decreto 1081 de 2015
respecto a la gestión de solicitudes de información
c. Elaboración de los Instrumentos de Gestión de la Información: La Ley
estableció cuatro (04) instrumentos para apoyar el proceso de gestión de
información de las entidades, las cuales son:
Guía de caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos interesados:
tiene como objetivo entregar orientaciones para el diseño y aplicación de
ejercicios de caracterización de ciudadanos, usuarios o grupos de interés.
Guía de instrumentos de gestión de información pública: tiene como
objetivo presentar una serie de lineamientos prácticos para el desarrollo de los
instrumentos de gestión de información pública exigidos por la Ley 1712 de
2014.
Guía para responder a solicitudes de información pública: tiene como
objetivo orientar las respuestas a solicitudes de información pública que reciban
los sujetos obligados por la Ley 1712 de 2014.
ABC para la implementación de un programa de gestión documental: El
objetivo de este “ABC” es apoyar la ruta metodológica propuesta por el Manual
para la implementación de un Programa de Gestión Documental, como base
para la implementación de la Ley 1712 de 2014
d. Criterio diferencial de accesibilidad: Para poder facilitar qué poblaciones
específicas accedan a la información que las afecte, la ley estableció el criterio
diferencial de accesibilidad a información pública.
e. Monitoreo del Acceso a la Información Pública: Con el propósito de contar
con un mecanismo de seguimiento al acceso a información pública, las
entidades deben generar un informe de solicitudes de acceso a información.
El Índer Envigado en virtud de la transparencia, publica en la plataforma SECOP,
los procesos contractuales que se llevan a cabo en la entidad en sus diferentes
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etapas con sus respectivos soportes según como lo demanda la norma y de igual
manera se rinde toda la información contractual y de gestión del instituto, con el fin
de dar cumplimiento a lo establecido por la Contraloría Municipal de Envigado
mediante su resolución de rendición de cuentas en un sistema de información
dispuesto por el Ente de Control para dicha actividad.
Adicionalmente, en la página web se publican todos los eventos en los que participa
la entidad, estos son: los juegos escolares, Intercolegiados y departamentales, de
igual manera los torneos y festivales realizados por la oficina técnico deportiva y
recreativa, suministrando información a la comunidad de todas las actividades y
eventos que realiza y participa el Índer Envigado fomentando la práctica del deporte,
recreación, actividad física y educación física.
Como principales actividades formuladas por el Índer Envigado en cumplimiento del
componente de Transparencia y Acceso a la Información son:
Actualizar las Tablas de Retención Documental
Disponer de herramientas que faciliten la interacción de los ciudadanos en
condición de discapacidad visual y auditiva.
Generar y publicar informes de acceso a información en la sección
Transparencia y Acceso a la Información Pública de la página web de la entidad.
Implementar herramientas de publicación y divulgación de acuerdo a los
requerimientos de la ley 1712 de 2014
Articular los instrumentos de gestión de la información establecidos en el Índer
Envigado
Establecer criterios diferenciales de acceso a la información pública
Información institucional registrada y actualizada en el enlace de transparencia
y acceso a la información de acuerdo con la normativa vigente.
El Índer Envigado está comprometido con el resguardo del derecho fundamental de
acceso a la información pública, por lo cual establece acciones para el cumplimiento
efectivo de los lineamientos normativos y de política pública que le dan garantía.
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5.6. Sexto componente: Iniciativas adicionales
El Índer Envigado cuenta con un proceso de fortalecimiento de la gestión y cultura
institucional, el cual inició en el año 2017 y año tras año se retoma, revisa, e
implementa con los jefes y líderes de proceso, para el cumplimiento de retos
adicionales a su quehacer, para mejorar cada área que tiene a cargo. Estos retos
ayudan a la articulación de los procesos y a la concientización de la importancia que
tiene cada proceso en la entidad.
De igual manera se fortalece continuamente en temas de: trabajo en equipo,
liderazgo y cultura organizacional a los jefes y líderes de proceso mediante
estrategias de encuentros por fuera de la entidad, para que luego estos repliquen la
información y enseñanza con su equipo de trabajo.
Adicionalmente, el Índer Envigado refuerza la inducción de forma permanente al
nuevo talento humano que llega a la entidad y cada dos años la reinducción a todos
los servidores públicos, afianzando los principios, valores, directrices éticas y la
aplicación de las políticas institucionales.
La entidad ha venido implementando acciones de mejora en los procesos
misionales, estratégicos, de apoyo y de evaluación, desde los estatutos hasta cada
una de las actividades dentro de los procedimientos de cada proceso, es por eso
que se actualizó la plataforma estratégica, generando como resultado acciones de
mejora que complementan el actuar del plan anticorrupción y de atención al
ciudadano.
Otro de los puntos importantes para este componente es la implementación del
nuevo código de integridad, el cual fue revisado y actualizado en 2018.
Como complemento en el proceso de mejoramiento y en cumplimiento de la norma,
el Índer Envigado actualmente se encuentra articulando e incorporando el Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) a el sistema de gestión
de la calidad de la entidad.
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6. Seguimiento y control al plan anticorrupción y de atención al ciudadano
De conformidad con lo establecido en la Guía: “Estrategias para la Construcción del
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el Manual Técnico del Modelo
Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano y las disposiciones legales
que rigen la materia, le corresponde a la Oficina Asesora de Control Interno de la
Entidad, adelantar la verificación de la elaboración y publicación del Plan y de igual
manera, efectuar el seguimiento y el control a la implementación y los avances de
las actividades consignadas en el presente documento En ese sentido, se
establecen las fechas de seguimientos y publicación así:
Primer seguimiento: Con corte al 30 de abril En esa medida, la publicación deberá
surtirse dentro de los diez (10) hábiles del mes de mayo
Segundo seguimiento: Con corte al 31 de agosto La publicación deberá surtirse
dentro de los diez (10) hábiles del mes de septiembre
Tercer seguimiento: Con corte al 31 de diciembre La publicación deberá surtirse
dentro de los diez (10) hábiles del mes de enero
Beatriz Elena Pabón Acevedo
Gerente
John Alexander Meneses Hernández
Jefe Oficina Asesora de Planeación
VB Alejandra Valbuena Uribe
Jefe Oficina Asesora Jurídica
Envigado, 28 de enero de 2019.