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ÍNDICE

Página 1 Base normativa 3

2 Objetivo 3

3 Ámbito de aplicación 3

4 Políticas 3

5 Definiciones 5

6 Descripción de actividades 6

7 Diagrama de flujo 8

8 Relación de documentos que intervienen en

el procedimiento

11

Anexos

Anexo 1 Requisitos para la devolución de pagos indebidos, duplicados o en exceso por períodos SUA Anexo 2. Solicitud de devolución de cantidades entradas sin justificación legal INFONAVIT

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Procedimiento para solicitar la devolución de aportaciones al INFONAVIT enteradas sin justificación legal

1 Base normativa Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores, Artículo 30, Fracción X. Código Fiscal de la Federación, Artículos 17-A y 22. Numerales 8.1.2.3 y 8.1.2.3.2 del Manual de Organización de la Dirección de Administración, registrado el 21 de noviembre de 2014. 2 Objetivo Proporcionar las actividades que permitan solicitar la recuperación de los pagos indebidos por aportaciones al INFONAVIT generados a través del SUA, que se presentan por cambio de residencia, bajas en nómina, cancelación extemporánea de salarios y por duplicidades. 3 Ámbito de aplicación Este procedimiento es de observancia general y obligatoria en las Oficinas Delegacionales y de Nivel Central de Ejercicio Presupuestal y Obligaciones. 4 Políticas 4.1. Las Oficinas Delegacionales y de Nivel Central de Ejercicio Presupuestal y Obligaciones: 4.1.1 Serán las instancias facultadas para gestionar ante el Instituto del Fondo Nacional de

la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT), los trámites de solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal, por las aportaciones de vivienda.

4.1.2 Se apegarán a lo descrito en los siguientes anexos:

Requisitos para la devolución de pagos indebidos, duplicados o en exceso por períodos SUA, anexo 1

Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal INFONAVIT, clave 1A42-009-001, anexo 2

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4.1.3 Serán las responsables de verificar el cálculo de las obligaciones patronales, de

acuerdo a los movimientos de cada trabajador reflejados en la nómina y requeridos para el proceso, considerando la información proporcionada por la Oficina Delegacional de Control de Fuerza de Trabajo y Oficina de Prestaciones, para lo cual deberán realizar la validación correspondiente entre el costo nómina y las cifras que arroje el resumen de liquidación del período calculado.

4.1.4 Identificarán los casos susceptibles a trámite de devolución por las diferencias entre

los importes retenidos y los enterados por crédito INFONAVIT, de acuerdo a lo señalado en el “Procedimiento para la determinación del salario base de cotización para el cálculo de las obligaciones patronales mediante motor SUA, así como determinación de diferencias por crédito INFONAVIT y aportación complementaria AFORE”, clave 1A42-003-012, haciéndolo del conocimiento de la persona encargada de atender su Delegación, en la División de Obligaciones Patronales (DOP), así como a las Oficinas de Control de Fuerza de Trabajo y de Prestaciones.

4.1.5 Solicitarán el apoyo de la persona encargada de atender su Delegación en la División

de Obligaciones Patronales (DOP), a efecto de generar los archivos de pagos indebidos, correctos y de diferencias a recuperar.

4.2 La Coordinación de Presupuesto y Gestión del Gasto en Servicios Personales, a

través de la División de Obligaciones Patronales: 4.2.1 Preparará los archivos de pagos indebidos, correctos y de diferencias por los casos a

recuperar de acuerdo al análisis efectuado en coordinación con las Oficinas Delegacionales y de Nivel Central de Ejercicio Presupuestal y Obligaciones.

4.2.2 Proporcionará a las Oficinas Delegacionales y de Nivel Central de Ejercicio

Presupuestal y Obligaciones, la asesoría que en esta materia se requiera. 4.2.3 Solicitará a la Coordinación de Tesorería a través de la División de Marco Financiero,

INFONAVIT, para depósito de las cantidades enteradas sin justificación legal. 4.3 La División de Obligaciones Patronales (DOP), verificará en el sistema PREI-

Millenium que se vean reflejados los movimientos contables, en la respectiva conciliación contable.

4.4 La División de Obligaciones Patronales proporcionará a la Coordinación de

Presupuesto y Gestión del Gasto en Servicios Personales, la cuenta bancaria para el depósito de recursos por parte de INFONAVIT, así como copia del estado de cuenta.

4.5 El presente procedimiento dejará sin efecto al “Procedimiento para la devolución de

pagos en demasía por aportaciones al INFONAVIT sin justificación legal”, clave 1A42-003-003, de fecha 21 de enero de 2008.

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5 Definiciones Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 5.1 bases de datos: Archivo obtenido como resultado del cálculo de las obligaciones

laborales. 5.2 cantidades enteradas por aportaciones sin justificación legal: Pago de la

aportación patronal sin existir la obligación conforme a derecho. 5.3 cuentas de resultados: son aquéllas que reflejan cuál es y cómo se han generado

los beneficios o pérdidas de un período 5.4 DOP: División de Obligaciones Patronales. 5.5 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social. 5.6 INFONAVIT: Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores. 5.7 motor SUA: Aplicativo empleado para efectuar el cálculo de las obligaciones de

seguridad social. 5.8 obligaciones laborales: Son las obligaciones de seguridad social que tiene que

cumplir el Instituto en su calidad de patrón. 5.9 SIAP: Sistema Integral de Administración de Personal. 5.10 SUA: Sistema Único de Autodeterminación.

Responsable Actividad Documentos involucrados

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6. Descripción de actividades del Procedimiento para solicitar la devolución de aportaciones al INFONAVIT enteradas sin justificación legal

Oficina de Ejercicio Presupuestal y Obligaciones.

1. Identifica en la “Base de datos” el resultado

del cálculo bimestral de las obligaciones laborales mediante motor SUA, de los casos susceptibles a recuperar de acuerdo a lo informado por la Oficina de Control de Fuerza de Trabajo y Oficina de Prestaciones.

Base de datos

2. Identifica si existen pagos indebidos.

No existen

3. Respalda la “Base de datos” y queda en

espera del siguiente bimestre para identificar los casos susceptibles de recuperación.

Base de datos

Si existen

4. Solicita mediante “Correo electrónico” a la División de Obligaciones Patronales, la elaboración de los archivo de pago indebido, correcto y diferencias de los casos a recuperar.

Correo electrónico de solicitud de archivos

5. Recibe vía “Correo electrónico” de la División de Obligaciones Patronales, los “Archivos de pago indebido, correcto y diferencias” de los casos a recuperar.

Correo electrónico con archivo de pago indebido pago correcto diferencias

6. Requisita “Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal INFONAVIT”, clave 1A42-009-001, anexo 2.

1A42-009-001 anexo 2

7. Integra “Expediente” con los “Requisitos para la devolución de pagos indebidos, duplicados o en exceso por períodos SUA”, anexo 1 tanto en documento físico como en medio magnético para respaldo de la información.

Expediente Requisitos para la devolución de pagos indebidos, duplicados o en

Responsable Actividad Documentos involucrados

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exceso por períodos SUA anexo 1

Oficina de Ejercicio Presupuestal y Obligaciones

8. Envía a la Gerencia de Operación de Recaudación Fiscal de INFONAVIT, “Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal INFONAVIT”, clave 1A42-009-001, anexo 2 junto con el “Expediente” debidamente integrado y espera respuesta.

1A42-009-001 anexo 2 Expediente

Respuesta negativa

9. Informa mediante “Correo electrónico” a la División de Obligaciones Patronales, el motivo del rechazo.

Correo electrónico con motivo del rechazo

10. Recibe “Correo electrónico” de la División de Obligaciones Patronales solicitando la verificación del rechazo.

Correo electrónico de verificación

Continúa en actividad 4.

Respuesta positiva

División de Obligaciones Patronales

11. Recibe de la División de Marco Financiero “Oficio” mediante el cual se notifica a la División de Obligaciones Patronales, el depósito de los montos solicitados al INFONAVIT a la cuenta determinada para tal efecto y archiva.

Oficio de deposito

12. Verifica en el sistema “PREI-Millenium”, módulo de “Finanzas” que se vean reflejados los movimientos contables y reclasifica los importes devueltos a la cuenta de resultados.

PREI-Millenium/Finanzas

Fin del Procedimiento

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7. Diagrama de flujo del Procedimiento para solicitar la devolución de aportaciones al INFONAVIT enteradas sin justificación legal

Archivo de pago indebido Archivo de pago correcto Archivo de diferencias

A

Base de datos

INICIO

1

Identifica los casos susceptibles a recuperar en la base de datos resultado del proceso de cálculo bimestral.

OFICINA DE EJERCICIO PRESUPUESTAL Y

OBLIGACIONES

SI ¿Existen pagos

Indebidos?

Solicitud de archivos

Solicita mediante correo electrónico a la DOP la elaboración de archivos de pago indebido, correcto y diferencias de los casos a recuperar.

4

Base de datos

Respalda la base de datos y queda en espera del siguiente bimestre para identificar casos de recuperación

3

NO

Identifica si existen pagos indebidos.

1

2

Recibe vía correo electrónico de la DOP los archivos solicitados.

5

10

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Requisitos para la devolución de pagos indebidos,

duplicados o en exceso por períodos SUA

anexo 1

Expediente

Expediente

A

6

Integra expediente de conformidad a la cédula de requisitos proporcionada por el INFONAVIT, tanto en documento físico y en medio magnético para respaldo de información

B

1A42-009-001 anexo 2

Requisita solicitud.

7

8

Expediente

1A42-009-001

anexo 2

Envía solicitud y expediente a la Gerencia de Operación de

Recaudación Fiscal de INFONAVIT y espera

respuesta

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PREI-Millenium/ Finanzas

Oficio

de depósito

B

Negativa

Respuesta

Positiva

Motivo del rechazo

Informa a la DOP mediante correo electrónico el motivo del rechazo

9

Solicitud de verificación

Recibe correo electrónico de la DOP solicitando verificación del rechazo e

10

44

DIVISIÓN DE OBLIGACIONES PATRONALES

Verifica en el PREI-Millenium que se vean reflejados los movimientos contables y reclasifica los importes devueltos a la cuenta de resultados.

FIN

12

11 Recibe de la División de Marco Financiero el oficio que notifica el depósito de los montos solicitados al INFONAVIT

8. Relación de documentos que intervienen en el Procedimiento para solicitar la devolución de aportaciones al INFONAVIT enteradas sin justificación legal

Clave

Título del documento

Observaciones

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Requisitos para la devolución de pagos indebidos, duplicados o en exceso por períodos SUA.

Anexo 1

Esta cédula es emitida por

el INFONAVIT

1A42-009-001

Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal INFONAVIT.

Anexo 2

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ANEXO 1

“Requisitos para la devolución de pagos indebidos, duplicados o en exceso por períodos SUA”

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Requisitos para la devolución de pagos indebidos, duplicados o en exceso por períodos SUA SÍ NO NO APLICA

1.

Escrito firmado por el Representante Legal en el que se explique el motivo de la devolución, si se trata de un pago indebido, duplicado o en exceso, incluyendo la relación de los trabajadores por los que se hace la petición con los importes a devolver en los rubros, aportación, aportación por amortizaciones de crédito, amortización, actualizaciones y recargos, según sea el caso. Así como los datos generales de la empresa (Número de Registro Patronal (NRP), Registro Federal de Contribuyentes (RFC), domicilio fiscal, correo electrónico y teléfono de contacto, solicitud en hoja membretada de la empresa. (Anexo 1)

X

2. Copia de identificación oficial, en caso de que el contribuyente sea persona física. Legible X

3.

Tratándose de persona moral, copia del Poder Notarial o documento con el que el Representante Legal acredite que cuenta con facultades suficientes para promover a nombre y cuenta de la empresa (subrayar en el documento el nombre del representante para su pronta identificación). En caso de que el representante legal o Administrador Único conceda facultades a un tercero, además del poder deberá anexar el acta constitutiva donde se establezca el nombre del Representante o Administrador único, el cual deberá coincidir con la persona que otorgó poder.

X

4. Copia de identificación oficial del Representante Legal. Legible X

5. Inscripción al RFC, expedido por el SAT y que contiene la Cédula Fiscal. ** En caso de que haya realizado alguno de los pagos con un RFC distinto ya sea por cambio de domicilio, cambio de estatus de persona física a moral o viceversa, deberá anexar tanto el RFC anterior y actual.

X

6. Carta de alta de acreedores en original y hoja membretada. (Anexo 3) ** X

7. Copia de comprobantes de pagos bancarios del periodo o periodos de los que solicita la devolución con el sello correspondiente, en caso de ser transferencia electrónica, deberá presentar el comprobante de la transferencia y agregar el estado de cuenta en el que se vea reflejada dicha operación bancaria.

X

8.

CD SUA de cómo se realizó el pago indebido (sólo deberá contener el periodo y los trabajadores por los que solicita la devolución): En caso de aquellos Empleadores que tienen menos de cinco trabajadores, deberán presentar la Cédula de Determinación de Aportaciones y Amortizaciones de Crédito, emitida por el IMSS, debidamente sellada por la entidad bancaria receptora del pago, así como: Nota: esto no exime al contribuyente de presentar los discos SUA ya que sin ellos no se puede realizar el cálculo de las diferencias.

Avisos de Suspensión a la Retención, según sea el caso Aviso de Retención a Descuentos, en éste caso verifica VSM o Cuota Fija Cédula IMSS Avisos de Bajas

X

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Requisitos para la devolución de pagos indebidos, duplicados o en exceso por períodos SUA SÍ NO NO APLICA

9.

CD SUA con el pago correcto, el cual deberá generar en el SUA en el apartado de “Cómo debió pagar” (sólo deberá contener los trabajadores por los que solicita la devolución). El Instituto puede solicitar la generación de un 3er. disco del SUA, donde sólo se deben ingresar las cantidades que se le indican para que proceda su devolución, aun cuando el Pago se realice por medio de la Cédula emitida por el IMSS.

X

10.

Estado de cuenta de fecha reciente (antigüedad no mayor de dos meses) con los siguientes datos legibles: RFC, número de cuenta, en que será depositada la cantidad procedente de la devolución, logotipo de la entidad financiera a la que pertenece, la clave interbancaria para realizar la transferencia bancaria y razón social de la empresa o nombre en caso de que sea persona física. Puede presentar el estado de cuenta que emite el banco directamente, el que se baja de internet o el estado de movimientos siempre y cuando cumpla con los requisitos antes mencionados.**

X

11. En caso de que la devolución solicitada sea por concepto de multa pagada mediante SUA, para proceder al trámite respectivo el contribuyente deberá anexar un informe detallado de las causas que dieron origen a la misma, la cual será valorada por la delegación regional correspondiente, la cual determinará si procede la solicitud.

X

12. En caso de ser una solicitud de una empresa No Obligada, deberá anexar copia del dictamen que emitió el Instituto. X

13.

Los encargados de las devoluciones en las Delegaciones Regionales deberán anexar las pantallas de ADS y TRM, en donde hacen la validación de lo que pagó el contribuyente, “Pestaña de pagos” vs “Pestaña de “Emisión”; la diferencia de nuestra Emisión vs nuestro pago recibido reflejará el exceso que están solicitando los patrones. De no ser así, el encargado deberá orientar al contribuyente e indicar cómo debe de generar el tercer disco, en el cual solicita los excedentes ya determinados en sistema. Nota: si el expediente no trae esta validación de los sistemas será rechazado. Validación CD con archivo SUA, mediante el SUA Reconstructor (pantallas, esta actividad corresponde al encargado de devoluciones en delegación).

X

**Nota Importante: La Carta de Acreedor, el RFC y el Estado de Cuenta deberán coincidir en los datos como son; Razón Social, dirección, RFC y Clabe. En caso de que por alguna circunstancia no coincidan estos datos, deberán manifestarlo por escrito libre, para usarlo como soporte ante las diversas áreas involucradas en el proceso. Firma del Gerente de Fiscalización en la entidad de: __________________________________________

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ANEXO 2

“Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal INFONAVIT”

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México, __________, a ___ de ________________ de 201_.

LIC. VERÓNICA PACHECO ROSALES GERENTE DE OPERACIÓN DE RECAUDACIÓN FISCAL PRESENTE

EN ATENCIÓN: RAMÓN VILORIA GÓMEZ Yo __________________________ como representante legal de la empresa denominada ______________________, personalidad que acredito mediante escritura número ________________, ratificada ante la fe del Licenciado ________________, Notario Público número _____del Estado de ________________, con RFC ____________ y NRP ____________, con domicilio fiscal ubicado en la calle ________________________________________________; solicito la devolución de $________________ (_______________________________________ M.N.), correspondiente a los bimestres ____________________del año ____________, toda vez que con fecha _______________, se realizó el pago (especificar si es indebido, duplicado o en exceso) por la cantidad solicitada desglosándose de la siguiente manera:

Nombre del trabajador

Aportación NSS Aportación por

amortización crédito

Amortización Actualizaciones Recargos Total

NOTA: Deberá establecer las circunstancias pormenorizadas del origen del pago indebido duplicado o en exceso, se tiene que expresar cualquier cuestión relevante que sea necesaria para la devolución, por ejemplo, si los datos no son homólogos, si no cuentan con hojas membretadas, si es una matriz o una sucursal, etc. Al igual anexo al presente la documentación enlistada en el check list. (Punto 1 al 13). 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. (corresponde a la delegación) 12. 13. (corresponde a la delegación) Agradeciendo de antemano la atención prestada al presente, quedo a sus órdenes.

___________________________________________________________ Nombre y firma del Representante Legal

___________________________________________________________________________________

Razón social Correo electrónico

Número telefónico con lada

1A42-009-001

1 2

4 3

6 5

7 8 9 10

11 12

13 14 15

16 17 18

24

25

21 22 23

26

19 20

27

2 2

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ANEXO 2

“Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal INFONAVIT”

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. DATO ANOTAR 1. Lugar Entidad federativa de la Delegación donde se

elabora el formato de solicitud.

2. Fecha Día, mes y año de la presentación de la solicitud de devolución

3. Nombre del representante legal Nombre tal cual aparece en el documento oficial de identificación

4. Razón Social

Nombre completo tal y como aparece en el R. F. C.

5. Número de poder notarial Número reflejado en el poder notarial

6. Nombre del Notario Nombre del Notario reflejado en el Poder Notarial

7. Número de Notario Número de Notario reflejado en el Poder Notarial

8. Estado Anotar el Estado al que pertenece el Notario

9. R. F. C. Clave alfanumérica asociada al patrón, sujeto obligado o representante legal

10. Registro Patronal Clave alfanumérica asociada a la identidad patronal y a un determinado número de trabajadores asegurados a su cargo

11. Domicilio Calle, número exterior, número interior, manzana, lote, colonia, delegación o municipio

12. Importe con letra de la devolución El importe con letra

13. Bimestres Bimestres a solicitar

14. Año Año del bimestre

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ANEXO 2 “Solicitud de devolución de cantidades enteradas sin justificación legal

INFONAVIT” INSTRUCTIVO DE LLENADO

No.

DATO

ANOTAR

15. Fecha de pago Fecha en la que se realizó el pago indebido

16. Nombre del trabajador Relación de trabajadores con importes a

devolver

17. Aportación Aportación del 5% enterada en demasía

18. NSS Número de seguridad social

19. Aportación por amortización crédito

Aportación del 5% enterada en demasía, por casos con crédito

20. Amortización Amortización enterada en demasía

21. Actualizaciones Actualizaciones enteradas en demasía

22. Recargos Recargos enterados en demasía

23. Total Suma de los montos a recuperar

24. Nombre y firma del Representante legal

Nombre y firma tal cual aparece en el documento oficial de identificación

25. Razón Social Nombre completo tal y como aparece en el R. F. C.

26. Correo electrónico Correo electrónico del responsable de la solicitud de devolución

27. Número telefónico con lada Número telefónico de la oficina donde se elabora el formato de solicitud