periódico viajescorp noviembre 2006
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Periódico ViajesCorp Noviembre 2006TRANSCRIPT
Medellín, Colombia Vol 1 • No.2 • 4 Páginas • 1 Cuadernillo
www.v ia jescorpcolombia.com
Noviembre/Diciembre 2006
EN ESTA EDICIÓN:
Avanza preparación
de Viajescorp
Colombia 2007 ..... 1A
Familia viaja más
rápido ................... 1A
Carta de la
editora .................. 2A
Ahorros en
programas de gestión
de viajes................ 2A
Viaje de incentivos:
la motivación
también requiere
equipaje................ 3A
Qué buscar en un
programa de
asistencia al
viajero .................. 4A
VIAJES DE INCENTIVOS ............... 3A
ASISTA AL FUTURO DE LOS VIAJES Y
REUNIONES CORPORATIVOS
EN COLOMBIA
© 2006 LATIN PRESS, INC
Gracias a la alianza entre ACTE, la Asociación de Ejecutivos
de Viajes Corporativos, AMADEUS, el proveedor de soluciones
tecnológicas para el sector de viajes, y Gerencia de Viajes, la re-
vista para gerenciamiento de viajes de Latinoamérica, la segunda
versión de Viajescorp Colombia promete ser un espacio enrique-
cedor para la gestión de los viajes corporativos en Colombia y el
área andina.
“Teniendo en cuenta los resultados
de la encuesta realizada entre los asis-
tentes a la primera versión del evento,
los temas sugeridos y el comportamien-
to del mercado a nivel latinoamerica-
no, estamos trabajando conjuntamen-
te para ofrecer una programación aca-
démica acorde a las necesidades del mer-
cado”, afirmó Lyda Durango, editora de
la revista Gerencia de Viajes.
Inicialmente el evento pretende abar-
car los viajes individuales de negocios y
los viajes grupales, en sesiones paralelas.
En cuando al primer segmento, temas
como la evolución y transición de los pro-
cesos de distribución y la relación costo/beneficio entre agencias de
viajes y clientes corporativos son algunos de los temas propuestos,
para los que se contará con la experiencia que ACTE ha adquirido en
sus eventos internacionales, específicamente en sus foros académi-
cos en Sao Pablo y Ciudad de México.
Eventos corporativos, en la mira
Las reuniones y eventos corporativos representan un segmen-
to creciente, que Viajescorp 2007 no quiere dejar por fuera. Un
ejemplo de ello serán los viajes de incentivo como un evento
corporativo que impacta directamente en la productividad de
los empleados y la rentabilidad de la empresa.
Para Viajescorp es importante destacarse como un evento
académico que impulsa la formación y especialización pro-
fesional del sector de viajes corporativos, por eso, está en
proceso la búsqueda de la certificación para las sesiones aca-
démicas del evento como parte de un programa de educa-
ción continua. “En la actualidad, estamos procesando esta
solicitud ante el Convention Industry Council con su pro-
grama CMP – Profesionales Certificados en Reuniones – y
esperamos tener buenas noticias para nuestro evento”, afir-
mó Max Jaramillo, director de Viajescorp y de la revista Ge-
rencia de Viajes.
Avanza preparación de
Viajescorp Colombia 2007
PRIMERA EMPRESA PAPELERA DE COLOMBIA IMPLEMENTA OBT
Familia viaja más rápido
por Lyda Durango
Productos Familia está cam-
biando la historia de los viajes
corporativos en Colombia. Por
primera vez una empresa de
este país adopta una herra-
mienta de reserva en línea
(OBT) para la gestión de sus
viajes. Lo que hace un par de
años era una meta más por cum-
plir dentro de un proceso de
optimización de costos de la
primera empresa papelera de
Colombia es ahora una realidad
que tiene a más de uno con el
rostro sonriente.
Y no es para menos. Los 130
empleados de la compañía que
constantemente realizan via-
jes tendrán ahora la posibilidad
de efectuar la reserva aérea des-
de su escritorio. De esta forma
el proceso, que en promedio
podía tardar hasta cinco horas,
podrá ser realizado en un tiem-
po récord de hasta dos minu-
tos. Todo esto gracias al sitio
autotravel.familia.com.co , el
sueño cumplido de Juan
Guillermo Restrepo, director
de recursos estratégicos de Pro-
ductos Familia y responsable
del rubro de viajes de la compa-
ñía desde hace dos años.
Del teléfono al sitio
web
Productos Familia reserva
anualmente alrededor de 4.500
tiquetes aéreos, entre nacionales
e internacionales. Hasta hace un
mes esto se hacía manualmente,
con la intervención, en una pri-
mera instancia, del gestor de via-
jes (la secretaria), el autorizador
(el jefe del viajero) y el viajero.
En una etapa siguiente interve-
nía la agencia de viajes y al final
entraban otras áreas de la com-
pañía, como tesorería, adminis-
tración documental y archivo.
“Necesitábamos hacer de éste un
proceso más directo”, cuenta el
señor Restrepo.
En el 2004 se dieron los
primeros pasos tendientes a
automatizar el proceso de
viajes y después de dedicar al-
rededor de cuatro meses a en-
tender el intrincado mundo
de los viajes corporativos,
Juan Guillermo Restrepo
implementó el e-ticket de
Avianca y el tiquete y el check-
in electrónicos en la compa-
ñía. Pero aún había mucho ca-
mino por recorrer: “necesitá-
bamos además optimizar el
rubro de viajes y lograr el en-
tendimiento de la política de
viajes entre los empleados”,
recuerda Juan Guillermo.
El aliado perfecto para el
cumplimiento de esa meta
fue su agencia de viajes:
Carlson Wagonlit Travel.
Como distribuidor a nivel
mundial de GetThere, empre-
sa de Sabre Holdings, CWT
Continúa en la página 3A...
La campaña de expectativa para la implementación del sitio web
autotravel.familia.com.co estuvo conformada por varias piezas publicitarias.
Con la alianza entre ACTE,
Amadeus y Gerencia de
Viajes, el evento se adelanta
a las necesidades del
mercado.
En proceso, acreditación
para sesiones académicas.
Evento se traslada a Bogotá.
Medellín, Colombia • Noviembre/Diciembre 2006 www.v ia jescorpcolombia.com
2A
Carta de la editora
La evolución del mercado nos da la razón: para Colombia, el 2006 ha
sido un año rico en avances hacia la consolidación del segmento de viajes
corporativos. Y parte de esa realidad está siendo plasmada en estas páginas.
La entrada en vigencia de un nuevo esquema de negocios para las agen-
cias de viajes, donde las comisiones desaparecen poco a poco y se
implementa un cargo por servicios, es un modelo que ya venía siendo
utilizado por las compañías de gerenciamiento de viajes en este país y por
agencias de viajes alrededor de la región latinoamericana. Colombia era
casi el último bastión de resistencia.
La puesta en marcha por primera vez por parte de una empresa colombiana de una
herramienta de reserva en línea para la gestión de sus viajes corporativos, es un hecho digno
de destacar. No solo por el reto a nivel tecnológico sino porque este hecho marca un antes y
un después en la cultura de los viajes corporativos en la empresa colombiana.
Por último, la realización exitosa de Viajescorp Colombia y la preparación de la segunda
versión del evento, son hechos que se suman a la realidad colombiana que, de paso, jalona el
desarrollo de este segmento en la región andina, a donde buscamos llegar con nuestra pro-
puesta de capacitación para este sector.
Lyda Durango
Editora de GERENCIA DE VIAJES
Viajescorp Colombia 2007Coordinadora evento: Loyda Duque [email protected] • Ejecutiva Comercial: Marcela Mejía [email protected]
Coordinación Editorial: Lyda Durango [email protected] • Diseño y Producción: Fabio Franco [email protected] mayor información, suscripción al seminario o datos de la exposición, vaya a www.viajescorpcolombia.com o llámenos al (574) 4166644, Ext. 102 ó 104 en Medellín
Los programas internacio-
nales de gestión de viajes están
ayudando a las empresas a aho-
rrar hasta el 45% de sus gastos
totales de viaje. Así lo ha puesto
de manifiesto un nuevo estudio
sobre estos programas realiza-
do por la Asociación de Ejecuti-
vos de Viajes Corporativos -
ACTE-, y Amadeus, el provee-
dor de soluciones tecnológicas
y de distribución para el sector
de viajes y turismo.
El estudio define un progra-
ma internacional de gestión de
viajes como aquel que abarca
varios países y crea una estruc-
tura o política homogénea que
permite al gestor de viajes de la
empresa contratar proveedores
y reunir los datos para gestio-
nar su cumplimiento.
COSTO DE VIAJES CORPORATIVOS, AL ALZA EN EL 2007
El aumento en la demanda de viajes corporativos sin una oferta acor-
de parece ser una de las principales razones al interpretar los resulta-
dos del Pronóstico Mundial de Viajes de Negocios de American Express
para el 2007. Según el estudio, las tarifas en clase económica para
vuelos domésticos registrarán un aumento entre el 3 y 5%, mientras
que la clase ejecutiva en viajes internacionales registrará un incre-
mento del 6 al 7%.
El aumento en la ocupación, un crecimiento limitado en la oferta y la
competencia entre via-
jes de negocio y de
placer, dejará a los ho-
teles con la confianza
para incrementar tari-
fas temporales, dando
como resultado que
Latino-américa y el
Caribe registrarán un
incremento del 2 al 4%
en los hoteles de ran-
go medio y del 4 al 7%
en los hoteles de una
categoría más alta.
Mientras que
Norteamérica registra-
rá un aumento del 2 al 6% y del 3 al 8%, respectivamente.
En algunos países como Argentina se espera que las tarifas hoteleras
suban entre un 4 y 6% en las propiedades de categoría media y de 4 a 7%
en aquellas de categoría más alta. La tendencia alcista se extiende a
todos los segmentos, pues la renta de autos se espera que crezca del 1
al 3% en promedio anual en general.
NUEVOS SERVICIOS PARA COBRO DE FEES EN
COLOMBIA
Amadeus y Sabre están ofreciendo al mercado colombiano de agencias
de viajes soluciones para procesar el cobro de la tasa administrativa
sobre los boletos aéreos, decretada por la Aeronáutica Civil mediante la
resolución 03596 del 1 de Septiembre del 2006, de manera concertada
con los gremios de las aerolíneas y las agencias de viajes.
En el caso de Amadeus, las agencias podrán usar los servicios TASF
(Travel Agent Service Fee), mediante un proceso automático que
integra al sistema contable del operador la información de la reser-
va. De igual modo, las agencias pueden aprovechar el sistema de
reservas de Amadeus y su alianza con el módulo de pagos de Visa,
para captar estas tarifas. La herramienta tiene habilitado también un
módulo de pago en efectivo, consignando automáticamente al back
office de Amadeus. Los nuevos servicios tienen pendiente la certifi-
cación de IATA.
Sabre Travel Network Colombia, por su parte, ofrece a partir del pasado
primero de noviembre la solución Revenue Management para que las
aerolíneas y las agencias de viajes puedan procesar los cargos por servi-
cio y realizar la liquidación a través de BSP utilizando formatos senci-
llos del sistema Sabre.
Revenue Advantage permite aplicar fácilmente el valor predetermina-
do de cargo por servicio a cada reserva o cambiar el monto por PNR
(Registro de Nombre Pasajero), según la necesidad. Adicionalmente,
permite realizar la liquidación de los cargos por la nueva tarifa adminis-
trativa con tarjeta de crédito a través del BSP local.
INVESTIGACIÓN DE INCENTIVOS Y MOTIVACIÓN
AV Business & Communication, la primera compañía de marketing y
servicios de incentivos de la Argentina, está desarrollando una nueva
investigación sobre incentivos y motivación correspondiente al año
2006, entre las principales empresas latinoamericanas.
La encuesta permitirá conocer cuáles son las herramientas de motiva-
ción que las empresas utilizan habitualmente, cómo está organizada la
tarea en la compañía, cuáles son las experiencias más destacables, entre
otras inquietudes.
En agradecimiento al tiempo invertido entre todos los que respon-
dan la encuesta, AV Business estará sorteando un set de perfume
Vetiver para hombre y un set de perfume Alegria de Adolfo
Dominguez para mujer. Los ganadores serán contactados por AV
por medio de los datos que hayan suministrado en la misma en-
cuesta.
Los resultados de este estudio serán compartidos por medio de
una edición especial del newsletter electrónico “Incentivos News”.
Para suscribirse al mismo envíe sus datos a: info@av-
buscom.com.ar . Quienes deseen participar en la encuesta pue-
den acceder a www.surveyz.com/TakeSurvey?id=56430 antes del
17 de noviembre.
LATINOAMÉRICA TENDRÁ MÁS ATENCIÓN CON
CONFERENCIA GLOBAL DE ACTE
ACTE, la Asociación de Ejecutivos de Viajes Corporativos, agregará
cuatro sesiones educacionales dedicadas a Latino America en la Confe-
rencia Global de Miami, a reali-
zarse los días 6, 7 y 8 de mayo del
2007.
El hecho refleja el crecimiento de la
demanda de una comunidad en rá-
pida expansión en México, Brasil,
Colombia, y Argentina. De acuer-
do a un anuncio realizado por la Directora Ejecutiva Susan Gurley, esta
situación es parte del desarrollo y aumento de foco en América Latina,
que comenzó con la designación de la representante de ACTE para la
región, Patricia Rasore.
NOTICIAS
Ahorros en programas de gestión de viajes
De las empresas que han
puesto en marcha programas in-
ternacionales de gestión de via-
jes, el 41% ha conseguido aho-
rros de entre el 16 y el 30%,
mientras que el 11% consiguió
ahorrar entre el 31 y el 45% de
sus gastos y el 4% redujo su fac-
tura de viajes más del 45%.
Una de las conclusiones re-
flejó el esfuerzo por encontrar
soluciones que se puedan utili-
zar en múltiples mercados: ac-
tualmente, sólo el 18% de los
encuestados utiliza un único
sistema de gestión de gastos en
todas las regiones, mientras que
otro 10% cuenta con uno en al-
gunas regiones y el 28% no em-
plea ninguno.
No obstante, la integra-
ción de soluciones de auto-re-
serva como parte de un pro-
grama internacional de ges-
tión de viajes ha obtenido me-
jores resultados. De hecho, la
mayoría de las empresas
(68%) ya está utilizando una.
Otra conclusión interesante
es que cuanto más
gasta en viajes una
empresa, más pro-
babilidades tiene
de implantar estas
herramientas. Así,
el 96% de las em-
presas que gastan
más de 100 millo-
nes de dólares en
viajes ya están
usando una solu-
ción de auto-reserva.
El estudio se realizó en el ter-
cer trimestre de 2006 y en él
participaron 240 gestores de
viajes de empresa. Por regiones,
el 61% de los encuestados tra-
bajaban en EE.UU., el 24% en
Europa, el 6% en Canadá, el 5%
en Asia-Pacífico y el 3% en
Sudáfrica.
El informe completo de este
estudio se encuentra en www.
amadeus.com/globaltravel
Se abre camino modelo de fees en Colombia
Con la entrada en vigencia el pasado primero de noviembre de la resolución que dispone el desmonte gradual
del modelo de comisiones entre aerolíneas y agencias de viajes en Colombia, se abre paso el modelo de fees
entre usuario final y agencia. Este es uno de los principales resultados de la negociación a la que llegaron de
forma concertada agencias de viajes y aerolíneas. “…de acuerdo a la regulación, sobre todo en los temas de
competencia desleal, queda claro que de ahora en adelante las agencias de viajes entre sí deberán competir
principalmente ofreciendo servicios antes que descuentos”, comentó a la revista Gerencia de Viajes Juan
Carlos Vélez, nuevo presidente de ANATO.
La reacción del mercado será paulatina y aunque el segmento de viajes corporativos ya estaba familiarizado
con el nuevo modelo, algunos pronostican un impacto mayor al interior de las empresas y sus programas de
viajes corporativos. “El hecho de que el servicio de administración de viajes que las agencias tradicionalmente
habían prestado gratis ahora tenga un costo hará que las gerencias financieras de las empresas se vuelquen
hacia esta área para controlar más de cerca este ‘nuevo costo’ en búsqueda de oportunidades de ahorro y de
más generación de valor para sus viajeros (mejor relación peso gastado/servicio obtenido)”, comentó Juan
Carlos Hernández, director de cuentas estratégicas de Amadeus para Colombia
Desde ya, las agencias del sector corporativo están pensando en cómo mejorar sus márgenes de ingresos, sin
depender ya, de una comisión sobre la venta. “Estamos trabajando en un proyecto de sinergias para reducir
costos administrativos, seguros, sistemas, software y otros”, expresó Carlos Moreno, gerente de Tourexito,
agencia del mercado corporativo de Colombia. “También estamos evaluando dejar algunos procesos outsourcing,
y desarrollar nuevos productos que generen mejores márgenes para la empresa, al final creo que en muchas
agencias se tendrán niveles muy altos de especialización por destinos y esto se traducirá en rentabilidad para
cada empresa”, concluyó.
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3A
por Alejandro Verzoub*
Los programas de incentivos
son herramientas modernas de
marketing que permiten esti-
mular a diversos canales comer-
ciales para alcanzar o superar
metas diversas: volumen de
ventas, mejorar mix de produc-
tos, estimular la exhibición en
punto de venta, reducir acci-
dentes en la flota de distribu-
ción, entre otras.
Entre las diversas alternativas
que se usan para premiar a los
participantes de estos programas,
los viajes se constituyen en la
opción premium, basicamente
por la esencia de estos viajes de
incentivos.
Algunas ventajas de
los viajes de incentivos
•Los viajes de incentivos
tienen un fuerte ingrediente
de fantasía e imaginación en el
participante. El disfrute co-
mienza mucho antes de produ-
cirse a través de las motivacio-
Viaje de incentivos: la motivación
también requiere equipaje
mover los vínculos entre compa-
ñeros, lo que puede redundar en
una mejora del ambiente laboral
o de comunicación interna de la
empresa organizadora.
•El viaje de incentivo se dis-
fruta aun después del regreso a
través de los recuerdos, regalos,
fotografías o videos creando una
vinculación muy positiva entre
la empresa organizadora y el gru-
po premiado.
Los viajes de incentivos de-
nes que le va enviando la em-
presa organizadora para
inducirlo a cumplir las metas
fijadas.
•Otro tipo de incentivos,
como, un reloj, un electrodomés-
tico o una computadora son más
fáciles de cuantificar su costo real
que un viaje de incentivos.
•Un bien tangible como pre-
mio de incentivos es individual,
directo hacia el participante. Un
viaje de Incentivos ayuda a pro-
ben ser experiencias imbo-
rrables. Deben ser recuerdos du-
raderos, vivencias que con un
bien material no se logran. El pro-
grama de actividades deberá ser
totalmente innovador, único,
creativo, es decir, que produzca
en el participante la sensación de
que está disfrutando de un desti-
no turístico por un valor que no
tiene compensación económica.
El pasajero deberá sentir que
su experiencia es única e irrepe-
tible, gracias a haber consegui-
do alcanzar la meta que se le ha
impuesto. Los viajes de incenti-
vos son exclusivos, deben estar
hechos a medida y deben ser
personalizados. Y lo mejor de
todo: los viajes de incentivos
normalmente tienden a
autofinanciarse con el benefi-
cio adicional generado por el
propio plan de motivación.
*Presidente de AV BUSINESS
& COMMUNICATION, casa de
incentivos y marketing de Argen-
tina.
ACTE Y GERENCIA DE
VIAJES FIRMAN
ACUERDO DE
COOPERACIÓN
Gerencia de Viajes y la Asocia-
ción de Ejecutivos de Viajes Cor-
porativos –ACTE– han estable-
cido una alianza estratégica para
ofrecer mayores beneficios en
capacitación a la comunidad la-
tinoamericana de viajes corpo-
rativos.
Las áreas de cooperación inclu-
yen el apoyo a los eventos para el
sector organizados por ambas or-
ganizaciones, es decir: Gerencia
de Viajes patrocinará eventos y
promoverá entre los ejecutivos la-
tinoamericanos el Global Forum
que ACTE organiza en Miami,
EE.UU., mientras que ACTE apo-
yará el seminario Viajescorp, que
organiza la revista en Colombia,
ofreciendo apoyo académico y de
mercadeo.
ACUERDO DE
COMERCIALIZACIÓN
ENTRE AMADEUS Y
CARLSON WAGONLIT
TRAVEL
Amadeus y Carlson Wagonlit
Travel (CWT), la segunda ma-
yor empresa de gestión de via-
jes de negocios del mundo, han
firmado un acuerdo por el que
ésta última se convierte en
reseller mundial autorizado de
Amadeus e-Travel Management,
la solución de reserva online para
la gestión global de viajes cor-
porativos.
Disponible en 12 idiomas, esta
plataforma se adapta fácilmente
a las necesidades de cada merca-
do y se conecta a varios sistemas
mundiales de distribución (GDS)
para realizar reservas de vuelos,
coche de alquiler y hotel, además
de acceder a la oferta de trenes y
de aerolíneas de bajo costo. Sus
funciones de búsqueda de tarifas
reducidas garantizan una amplia
gama de alternativas para los via-
jeros de empresa.
Los clientes de CWT se bene-
ficiarán de la integración total
entre Amadeus e-Travel
Management y las aplicaciones
propias de CWT, como CWT
Travel Portal, CWT Portrait (he-
rramienta de gestión de perfi-
les) y CWT Harp (base de da-
tos centralizada sobre hoteles).
Los clientes que contacten di-
rectamente con CWT y elijan
Amadeus e-Travel Management
también disfrutarán de las ven-
tajas de un único contrato, así
como tarifas especiales.
NOTICIAS
Familia viaja más rápido ... viene de la página 1A
Adaptación entre empresa y herramienta
Uno de los logros que ya había obtenido Juan Guillermo Restrepo
al frente del área de recursos estratégicos, en conjunto con la ge-
rencia de la división institucional de Productos Familia, era el inter-
cambio comercial de sus productos con Avianca en la compra de
los tiquetes aéreos de la compañía. Esto, sumado a una mejor
planeación de los viajes, a la optimización de los convenios corpo-
rativos con las diferentes aerolíneas (antes volaban con 14, ahora lo
hacen con siete) dio como resultado una reducción en un 25% anual
en el gasto de tiquetes aéreos para el 2005.
“Tenemos nuestros productos en el puente aéreo, terminal
internacional y en los aviones. Eso es una gran vitrina para noso-
tros”, comenta. Al ser un ahorro tan significativo para la empresa,
este canje de productos por tiquetes era un rubro fundamental
que debía ser tenido en cuenta a la hora de implementar la OBT.
“Convenimos que la herramienta pudiera hacer la reserva sin
incluir el costo del canje”, comenta Juan Guillermo Restrepo. Una
vez cubierta esta particularidad y convencido de que éste era el
camino que debía seguir, se toma la decisión, seguida de una
importante campaña de expectativa dentro de la compañía ten-
diente a suavizar la puesta en marcha del nuevo mecanismo de
reserva de los tiquetes. La “gente reaccionó muy bien”, comenta el
señor Restrepo.
tenía en sus manos la solu-
ción, no sólo a nivel tecnoló-
gico sino también administra-
tivo. “Nosotros estamos bus-
cando lo que el cliente nos
está pidiendo: agilidad, efica-
cia y flexibilidad”, comenta
José Manuel Mejía, gerente
para Colombia de CWT. “Aquí
tienes todo esto en línea,
todo el tiempo y es más eco-
nómico”, agrega.
GetThere nació en 1995 y
desarrolló el primer sistema
de reservas en línea. En la ac-
tualidad es utilizado por más
de 3.000 empresas, en 40 paí-
ses de todo el mundo, siete de
e l l o s e n L a t i n o a m é r i c a .
“Nuestro objetivo es ayudar
a que las empresas puedan te-
ner un mayor control sobre
la administración de sus via-
jes y que les permitan lograr
eficiencias que se traduzcan
en ahorros”, explica Rodolfo
Silva, director de GetThere
para Latinoamérica. “Una de
las propuestas de valor es que
los empleados dediquen me-
nos tiempo a la planeación de
viajes”, comenta. “Y más tiem-
po a actividades más produc-
tivas para sus empresas”, agre-
ga el señor Silva.
Transparencia
significa ahorros
La inversión que Produc-
tos Familia hizo en la OBT
fue de varios miles de dóla-
res, pero Juan Guil lermo
Restrepo está convencido del
rápido retorno sobre la in-
versión: cuatro meses, a par-
t ir de octubre del 2006.
Mientras eso ocurre se sien-
te complacido por el paso
dado y por los ahorros palpa-
bles: “El ahorro en el fee de
la agencia es del 30%”, co-
menta. “El ahorro en tiquetes
lo estimamos en el 5%, ya
que la planeación actual es
buena”, agrega.
Una parte importante de
este ahorro es la capacidad de
GetThere de acceder a la infor-
mación de viajes de diferentes
canales. “Esa es una de nuestras
estrategias de contenido hoy en
día”, cuenta Rodolfo Silva, di-
rector de esta marca para
Latinoamérica. Y ésta es una de
las funciones que más atrae a
Juan Guillermo Restrepo. “La
funcionalidad Web Connect per-
mite que en ciertas rutas poda-
mos tener acceso a tarifas de
internet”, explica el señor
Restrepo. “Para nuestros clien-
tes y para nosotros, la forma más
eficiente de acceder al conte-
nido aéreo es por medio del
GDS”, cuenta Rodolfo. “Si la
OBT también incluya tarifas
web es más fácil y es lo más
transparente para el usuario y la
empresa”, acota el señor Silva, de
GetThere.
De transparencia también
habla CWT, empresa de
gerenciamiento de viajes que
con una larga experiencia en el
manejo de fees, ve en el devenir
del sector una confirmación de
que su modelo nunca ha estado
equivocado. “Los fees de las
agencias no son otra cosa que
un esquema claro y transparen-
te con el cliente”, comenta José
Manuel Mejía. Y en este caso,
son un elemento más en la fi-
losofía de ahorros que propone
la adopción de una OBT.
“Hay una conciencia natu-
ral del ahorro que reside en el
Continúa en la página 4A...
Para el mes de febrero, Juan Guillermo Restrepo espera que la tecnología de GetThere
esté implementada en su totalidad.
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4A
Qué buscar en un programa de asistencia al viajero
por David Perilla*
Un nuevo panorama se abre
para los programas de asistencia
al viajero. La disponibilidad de
estos programas en los sistemas
de distribución es una realidad
que marca un antes y un después
en el sector de viajes corporati-
vos. Esto, gracias a una nueva he-
rramienta tecnológica que está
siendo implementada en Colom-
bia entre ASSIST-CARD y los
dos sistemas de distribución de
viajes corporativos presentes en
el país. Ambas soluciones tecno-
lógicas están soportadas por
ASSIST-CARD.NET, sistema
único de emisión de tarjetas de
asistencia en línea.
El momento de la
elección
Para cuentas corporativas se
recomienda realizar previamen-
te un diagnóstico detallado del
comportamiento de viajes en tér-
minos de destinos y cantidad de
viajeros de cada empresa con el
fin de obtener el producto ade-
cuado en las cantidades adecua-
das y lograr así tener la tranqui-
lidad de saber qué tanto los eje-
cutivos que viajan como los que
hecho de que el usuario final
tiene acceso a todas las tarifas
y debe elegir la más apropiada”,
explica José Manuel Mejía.
“Desde ese momento se empie-
za a optimizar el presupuesto;
ése ya de por sí es un ahorro y
quizás el más importante de
todos”, agrega.
Para determinar la tarifa a
elegir se toman como base dos
criterios: itinerario y precio.
“La herramienta parte de la ne-
cesidad corporativa del viaje-
ro; a partir de ahí busca las
opc iones” , comenta Juan
Guillermo Restrepo. “Siempre
está predeterminado el precio
pero si debe primar una de las
dos, será el itinerario”, agrega.
En este punto, la herramienta
asegura el cumplimiento de las
políticas de viaje de la compa-
ñía. “El proceso de control de
las políticas de viaje se hace
antes y durante el proceso de
reservación. La agencia, por
medio de la herramienta, pue-
de informar a la empresa qué
viajes o viajeros no acatan la
política de viajes, quién no
coordinan los viajes en una em-
presa siempre tendrán a quien
acudir fuera de su país de resi-
dencia.
Empiece por imaginar posi-
bles situaciones imprevistas du-
rante el viaje, pues aunque se es-
pera tener un viaje fantástico y
libre de problemas, no siempre
es así. Se presentan situaciones
como pérdida del equipaje o de
documentos importantes o una
urgencia médica o legal al sufrir
un accidente de tránsito. Lo más
problemático en estos casos es no
poder acceder a la ayuda local ade-
cuada, en el idioma familiar y en
cualquier momento del día.
En caso de accidentes la compa-
ñía de asistencia debe tener la
capacidad de brindar los trasla-
dos médicos necesarios, inclusi-
ve si el ejecutivo requiere del re-
greso al país con acompañamien-
to médico y bajo los cuidados in-
tensivos de alta complejidad du-
rante el vuelo y adicionalmente
asumir y coordinar su reempla-
zo a cargo de la misma.
En casos de pérdida del equi-
paje es importante contar con un
seguro que lo ampare pero tam-
bién de una compensación por
la demora, que es quizá el hecho
más frecuente. Conociendo la es-
cena local, la compañía de asis-
tencia debería brindarle a cual-
quier funcionario fuera de su país
ayuda en casos de retrasos de
vuelo, cancelación de reservas
hoteleras, como también poder
ser capaz de evacuar funciona-
rios en zonas de conflicto.
En el exterior el valor de las
asistencias pueden representar
gastos muy altos, pero indiscuti-
blemente la red a la que se puede
acudir es lo más trascendental
como percepción final del servi-
cio. Por ejemplo, las asegurado-
ras para sus pólizas de salud y las
compañías de medicina
prepagada han logrado acuerdos
de este tipo para sus clientes bus-
cando que sus servicios puedan
trascender las fronteras donde
ya no son reconocidos y además
brindar valores agregados en
atención de imprevistos en ge-
neral durante un viaje, pero si
bien podemos decir que un buen
aliado puede resultar exitoso en
términos de complementación
de producto, las características
del mismo están generalmente
limitadas a servicios de salud,
pues finalmente esa es su prome-
sa de venta.
Para complementar o con-
tar con un producto integral
que brinde toda la tranquili-
dad a los ejecutivos de su em-
presa cuando viajen al exte-
rior, el mercado empresarial
puede acceder a planes corpo-
rativos diseñados para sus ne-
cesidades, con tarifas
preferenciales y flexibilidad
en su administración. Es por
ello que las compañías de
gerenciamiento de viajes
(TMC´S por sus siglas en in-
glés) están llamadas a presen-
tar alternativas de asistencia
al viajero a sus clientes dentro
de sus propuestas de licitación
como una muestra más de es-
pecialización en este mercado
y cumplir así con su filosofía
de brindar beneficios a sus
cuentas corporativas. De otro
lado, los travel managers deben
exigir a sus TMC´s asesoría en
este sentido pues es su respon-
sabilidad planear y administrar
todos los servicios necesarios
para un viaje corporativo.
*Gerente Nacional Corporativo
de ASSIST-CARD para Colombia.
Email: [email protected]
La agencia y su nuevo rol
Carlson Wagonlit Travel ha sido la empresa encargada de ges-
tionar los viajes corporativos de Productos Familia desde el 2002.
Han sido cuatro años de cambios y nuevas funciones para todos los
involucrados en la cadena de la gestión de viajes. Contrario a lo que
se podría pensar, con la incorporación de la herramienta de reserva
en línea, CWT continúa al frente aportando valor a la cadena, ade-
más del soporte técnico para la herramienta.
“En el 2002, Productos Familia era totalmente nuevo en enten-
der que la agencia podría hacer más que reservas aéreas, de hotel
y de auto”, recuerda José Manuel Mejía, gerente para Colombia de
CWT. “Finalmente pudo entender que podía encontrar un socio es-
tratégico para asesorarlo en la ejecución de políticas, planeación y
reserva”, agrega el señor Mejía. Pero llegar a este punto no fue
tarea fácil para su cliente: “Nuestra inquietud era: ¿necesitamos o
no a la agencia de viajes?”, comenta Juan Guillermo. “En estos dos
años hemos logrado visualizar que sí la necesitamos pero de una
forma diferente”, agrega.
CWT es actualmente responsable de alimentar y mantener la
herramienta de reserva en línea. Entre las labores de mantenimien-
to de la herramienta se cuentan la facturación, la información en
línea, el cargo a la tarjeta de crédito y la información de ahorros
ganados o perdidos. “Aquí no hay intermediarios ni del lado de
Productos Familia ni del lado de CWT, se trata de una reserva no
tocada”, acota el señor Mejía.
En este proceso de reserva dejaron de participar el gestor de
viajes de la empresa y el agente por parte de CWT, lo que para
ambas compañías se traduce en eficiencia. Mientras es el usuario
final el que accede a la herramienta para hacer su reserva, el perso-
nal que antes estaba a cargo de esta labor se está concentrando en
otras funciones. “Se trata de que nuestro personal no dedique tiem-
po a tareas repetitivas”, comenta José Manuel Mejía.
cumple y por qué”, afirma
Rodolfo Silva.
Con la información a la
mano que le proporciona la
OBT el papel de la compañía de
gerenciamiento de viajes –
TMC– se vuelve fundamental.
“La agencia podrá proporcionar
información de viajes inteligen-
te a la empresa, que le permita
tomar las mejores decisiones en
el manejo de su presupuesto de
viajes”, explica Rodolfo Silva, de
GetThere. Para José Manuel
Mejía es, además, el inicio de
otro gran negocio para la agen-
cia: “es la posibilidad de que la
TMC se encargue de los viajes
personales de los empleados, de
las reuniones y congresos de la
empresa; ahí es donde nuestro
asesor jamás podrá ser reempla-
zado”, comenta.
Se trata de un proceso de
cambio y adaptación en el que
con seguridad habrá muchos
ojos puestos. “Tenemos muchos
clientes que están en fila espe-
rando a ver que esto se
implementara”, comenta José
Manuel Mejía. “Faltaba quien
diera el primer paso y aquí el
valiente fue Productos Familia”,
agrega. Para Juan Guillermo
Restrepo el haber sido pionero
le genera un poco de temor que
parece pequeño al lado de su
convencimiento de las bonda-
des de esta nueva forma de ges-
tión: “el reto es interesantísimo
porque creemos que de esta ma-
nera podemos aportar a la ma-
duración del mercado de viajes
colombiano”, concluye.
Familia viaja más rápido ... viene de la página 3A
En una etapa inicial se instalaron
módulos para que los empleados se
familiarizaran con el nuevo proceso.