penyediaan baucar bayaran

ANJURAN :

UNIT BAYARAN

JANM NEGERI JOHOR

PENYEDIAAN BAUCAR

BAYARAN

OBJEKTIF PROGRAMOBJEKTIF PROGRAMOBJEKTIF PROGRAMOBJEKTIF PROGRAM

2

� MENAMBAHBAIK MENAMBAHBAIK MENAMBAHBAIK MENAMBAHBAIK TATACARA PENYEDIAAN TATACARA PENYEDIAAN TATACARA PENYEDIAAN TATACARA PENYEDIAAN

BAUCAR BAYARANBAUCAR BAYARANBAUCAR BAYARANBAUCAR BAYARAN

� MENGURANGKAN JUMLAH BILANGAN MENGURANGKAN JUMLAH BILANGAN MENGURANGKAN JUMLAH BILANGAN MENGURANGKAN JUMLAH BILANGAN

BAUCAR BAYARAN BAUCAR BAYARAN BAUCAR BAYARAN BAUCAR BAYARAN YANG DIKUIRIYANG DIKUIRIYANG DIKUIRIYANG DIKUIRI

� MEMPERCEPATKAN PROSES KELULUSAN MEMPERCEPATKAN PROSES KELULUSAN MEMPERCEPATKAN PROSES KELULUSAN MEMPERCEPATKAN PROSES KELULUSAN

BAUCAR BAYARANBAUCAR BAYARANBAUCAR BAYARANBAUCAR BAYARAN

KANDUNGAN

3

1. PERIHAL BAUCAR BAYARANPERIHAL BAUCAR BAYARANPERIHAL BAUCAR BAYARANPERIHAL BAUCAR BAYARAN

2.2.2.2. “ CHARGE LINE “ BAYARAN“ CHARGE LINE “ BAYARAN“ CHARGE LINE “ BAYARAN“ CHARGE LINE “ BAYARAN

3.3.3.3. MAKLUMAT PENERIMA BAYARANMAKLUMAT PENERIMA BAYARANMAKLUMAT PENERIMA BAYARANMAKLUMAT PENERIMA BAYARAN

4.4.4.4. SENARAI SEMAK BAUCAR BAYARANSENARAI SEMAK BAUCAR BAYARANSENARAI SEMAK BAUCAR BAYARANSENARAI SEMAK BAUCAR BAYARAN

5.5.5.5. PERAKU BAUCAR BAYARANPERAKU BAUCAR BAYARANPERAKU BAUCAR BAYARANPERAKU BAUCAR BAYARAN

6.6.6.6. KAEDAH PEROLEHANKAEDAH PEROLEHANKAEDAH PEROLEHANKAEDAH PEROLEHAN

7.7.7.7. DOKUMEN SOKONGANDOKUMEN SOKONGANDOKUMEN SOKONGANDOKUMEN SOKONGAN

8.8.8.8. LAINLAINLAINLAIN----LAINLAINLAINLAIN

1 1 1 1 –––– PERIHAL BAUCAR BAYARANPERIHAL BAUCAR BAYARANPERIHAL BAUCAR BAYARANPERIHAL BAUCAR BAYARAN� Perihal baucar bayaran hendaklah dimulakan dengan no invois,

tarikh dan diikuti dengan keterangan bayaran.

� Contoh :

Perolehan Bekalan

CBR565054/21.01.2016 – PEMBELIAN UBAT

Tuntutan Perjalanan

TNT 01/2016 – TUNTUTAN PERJALANAN

4

No Invois /

Tarikh Invois

No Invois /

Tarikh InvoisKeterangan

Bayaran

Bulan

Tuntutan

Bulan

TuntutanKeterangan

Bayaran

1 – PERIHAL BAUCAR BAYARAN� ContohContohContohContoh ::::

PenyelengaraanPenyelengaraanPenyelengaraanPenyelengaraan

A1234 /27.01.2016 A1234 /27.01.2016 A1234 /27.01.2016 A1234 /27.01.2016 –––– PENYELENGARAAN BANGUNAN PEJABAT BULAN PENYELENGARAAN BANGUNAN PEJABAT BULAN PENYELENGARAAN BANGUNAN PEJABAT BULAN PENYELENGARAAN BANGUNAN PEJABAT BULAN

01/201601/201601/201601/2016

IndenIndenIndenInden / / / / KerjaKerjaKerjaKerja

MPJBT / S /369/2016 MPJBT / S /369/2016 MPJBT / S /369/2016 MPJBT / S /369/2016 –––– KERJAKERJAKERJAKERJA----KERJA MENAIKTARAF DEWAN ORANG KERJA MENAIKTARAF DEWAN ORANG KERJA MENAIKTARAF DEWAN ORANG KERJA MENAIKTARAF DEWAN ORANG

RAMAI TAMAN SRI PUTRIRAMAI TAMAN SRI PUTRIRAMAI TAMAN SRI PUTRIRAMAI TAMAN SRI PUTRI

5

No Invois /

Tarikh Invois

No Invois /

Tarikh Invois

Keterangan

Bayaran

Keterangan

Bayaran

Bulan

Perkhidmatan

No Inden/

Kontrak

1 – PERIHAL BAUCAR BAYARAN� PerihalPerihalPerihalPerihal BucarBucarBucarBucar BayaranBayaranBayaranBayaran PemfaktoranPemfaktoranPemfaktoranPemfaktoran ::::

� ContohContohContohContoh ::::

MCS SDN BHD MCS SDN BHD MCS SDN BHD MCS SDN BHD –––– JKR/PERS/BP/003/2016 JKR/PERS/BP/003/2016 JKR/PERS/BP/003/2016 JKR/PERS/BP/003/2016 ---- INT6INT6INT6INT6–––– MEMBINA KOLEJ JURURAWAT MEMBINA KOLEJ JURURAWAT MEMBINA KOLEJ JURURAWAT MEMBINA KOLEJ JURURAWAT

BATU PAHAT BATU PAHAT BATU PAHAT BATU PAHAT

AMIR ENTERPRISE AMIR ENTERPRISE AMIR ENTERPRISE AMIR ENTERPRISE –––– 268/31.01.2016 268/31.01.2016 268/31.01.2016 268/31.01.2016 –––– PEMBERSIHAN ASRAMA BULAN PEMBERSIHAN ASRAMA BULAN PEMBERSIHAN ASRAMA BULAN PEMBERSIHAN ASRAMA BULAN

01/201601/201601/201601/2016

6

Nama

Kontraktor

No Ruj Kontrak

/ No Inden

Keterangan

Bayaran

Nama

Kontraktor

No Invois &

Tarikh

Keterangan

Bayaran & Bulan

Perkhidmatan

1 – PERIHAL BAUCAR BAYARAN� Bayaran Utiliti dibayar melalui Sistem Bayaran Pukal (SPANM

3/2009)

� Sekiranya keperluan bagi penyediaan Baucar Berasingan,

perihal seperti berikut dan perlu nyatakan di senarai semak

“ Permohonan akaun pukal dalam proses” atau “ Akaun Utiliti

di atas nama pemilik premis”

7

AGENSIAGENSIAGENSIAGENSI PERIHAL BAYARANPERIHAL BAYARANPERIHAL BAYARANPERIHAL BAYARAN

TENAGA NASIONAL BERHAD 03401234567890 – BIL ELEKTRIK BULAN 01/2016

SYARIKAT AIR JOHOR

HOLDINGS

12345678N1234567 – BIL AIR BULAN 01/2016

No Akaun 14 digit

No Akaun 16 digit

1 – PERIHAL BAUCAR BAYARAN

8


SHELL 567890 – BIL BULAN 01/2016

PETRONAS 12345 – BIL BULAN 01/2016

INDAH WATER

KONSORTIUM

12345678 – BIL PEMBENTUNGAN BULAN 01/2016

MAB / AIR ASIA/ MALINDO

AIR 99AA1234/36911 – WARAN UDARA BULAN 01/2016

TELEKOM K123456789100/014 – BIL TELEFON BULAN 01/2016

No Akaun 6 digit

No Akaun 5 digit

No Akaun 8 digit

No Invois

No Akaun

No Akaun Kod Hasil


� PerihalPerihalPerihalPerihal POS Malaysia & Syarikat TelekomunikasiPOS Malaysia & Syarikat TelekomunikasiPOS Malaysia & Syarikat TelekomunikasiPOS Malaysia & Syarikat Telekomunikasi

9


POS MALAYSIA 80699039/01234 – POSLAJU BULAN 01/2016

SYARIKAT

TELEKOMUNIKASI

(CELCOME/MAXIS/DIGI

DLL)

123456/0192753016 – BIL TELEFON BULAN 01/2016

No

PelangganNo Invois

No Akaun No Telefon

� PerihalPerihalPerihalPerihal PembayaranPembayaranPembayaranPembayaran GajiGajiGajiGaji ::::

10


KWSP 001234567012016A0010 – CARUMAN KWSP

PERKESO 000A1234567B0120168A – CARUMAN PERKESO

ANGKASA 800327016622 012016 – HOSPITAL SULTANAH AMINAH

PINJAMAN PERUMAHAN 685985-02 01/2016 NUR IMAN QALLEISHIA

810919015598 01/2016 NURQHYRRA

9 Digit Kod

Majikan

Bulan

Caruman


JenisBayaran

KodNegeri

�mohon rujuk buletin eSPKB berkaitan bagi setiap jenis perihal

bayaran

12 aksara No Kod

Majikan

Bulan

CarumanKod Jenis Bayaran

No Kad

PengenalanBulan

PotonganPTJ Lama

No Akaun PinjamanPerumahan

Nama PeminjamBulan

Potongan

No Kad

Pengenalan

Bulan

PotonganNama Peminjam

RujukRujukRujukRujuk Unit Unit Unit Unit

BayaranBayaranBayaranBayaran jikajikajikajika

adaadaadaada KesKesKesKes

KetidakpatuhanKetidakpatuhanKetidakpatuhanKetidakpatuhan

KWSP KWSP KWSP KWSP tahuntahuntahuntahun

2015 2015 2015 2015 kekekeke

bawahbawahbawahbawah....

2- “CHARGE LINE” BAYARAN

�SetiapSetiapSetiapSetiap barisbarisbarisbaris cajcajcajcaj hendaklahhendaklahhendaklahhendaklah lengkaplengkaplengkaplengkap besertabesertabesertabeserta kodkodkodkod

objekobjekobjekobjek ataupunataupunataupunataupun kodkodkodkod amanahamanahamanahamanah yangyangyangyang digunakandigunakandigunakandigunakan &&&&

hendaklahhendaklahhendaklahhendaklah bersesuaianbersesuaianbersesuaianbersesuaian dengandengandengandengan perihalperihalperihalperihal bayaranbayaranbayaranbayaran....

�SekiranyaSekiranyaSekiranyaSekiranya pembayaranpembayaranpembayaranpembayaran menggunakanmenggunakanmenggunakanmenggunakan modulmodulmodulmodul

ePerolehanePerolehanePerolehanePerolehan,,,, barisbarisbarisbaris cajcajcajcaj potonganpotonganpotonganpotongan CDCCDCCDCCDC hendaklahhendaklahhendaklahhendaklah

dibuatdibuatdibuatdibuat.... PastikanPastikanPastikanPastikan potonganpotonganpotonganpotongan samadasamadasamadasamada 0000....8888%%%% atauatauatauatau 0000....4444 %%%%

((((RRRRujukujukujukujuk PKPKPKPK 5555////2013201320132013))))

11

3 – MAKLUMAT PENERIMA BAYARAN

� NamaNamaNamaNama penerimapenerimapenerimapenerima,,,, nononono akaunakaunakaunakaun penerimapenerimapenerimapenerima dandandandan kodkodkodkod bankbankbankbank

hendaklahhendaklahhendaklahhendaklah tepattepattepattepat sepertisepertisepertiseperti didididi penyatapenyatapenyatapenyata bankbankbankbank agaragaragaragar tidaktidaktidaktidak

berlakuberlakuberlakuberlaku EFTEFTEFTEFT rejectrejectrejectreject....

� MaklumatMaklumatMaklumatMaklumat penerimapenerimapenerimapenerima bayaranbayaranbayaranbayaran (email,(email,(email,(email, nononono telefontelefontelefontelefon bimbitbimbitbimbitbimbit,,,,

nononono faksfaksfaksfaks,,,, dandandandan alamatalamatalamatalamat penerimapenerimapenerimapenerima)))) hendaklahhendaklahhendaklahhendaklah lengkaplengkaplengkaplengkap

agaragaragaragar notifikasinotifikasinotifikasinotifikasi eMaklumeMaklumeMaklumeMaklum dapatdapatdapatdapat diterimaditerimaditerimaditerima....

� PenerimaPenerimaPenerimaPenerima akaunakaunakaunakaun PublikPublikPublikPublik BankBankBankBank Islamic,Islamic,Islamic,Islamic, PerakuPerakuPerakuPeraku IIIIIIII

hendaklahhendaklahhendaklahhendaklah menukarmenukarmenukarmenukar jenisjenisjenisjenis bayaranbayaranbayaranbayaran kepadakepadakepadakepada ‘T’‘T’‘T’‘T’ agaragaragaragar

bayaranbayaranbayaranbayaran tidaktidaktidaktidak dibuatdibuatdibuatdibuat secarasecarasecarasecara cekcekcekcek.... ((((RujukRujukRujukRujuk BuletinBuletinBuletinBuletin

eSPKBeSPKBeSPKBeSPKB berkaitanberkaitanberkaitanberkaitan))))

12

3 3 3 3 –––– MAKLUMAT PENERIMA BAYARANMAKLUMAT PENERIMA BAYARANMAKLUMAT PENERIMA BAYARANMAKLUMAT PENERIMA BAYARAN

Paparan di skrin eSPKB

Email penerimabayaran bagitujuan notifikasi

eMaklum

Bukan

Maklumat

Penyedia


AGENSIAGENSIAGENSIAGENSI AKAUN BANKAKAUN BANKAKAUN BANKAKAUN BANK EMAILEMAILEMAILEMAIL NO TEL BIMBITNO TEL BIMBITNO TEL BIMBITNO TEL BIMBIT

KWSP RHB

26418800003100

[email protected]

PERKESO MAYBANK

564427509080

[email protected]

ANGKASA CIMB BANK

8002183130

[email protected] 016-3726963

PINJAMAN

PERUMAHAN

CIMB BANK

8600301468

[email protected]


AGENSIAGENSIAGENSIAGENSI AKAUN BANKAKAUN BANKAKAUN BANKAKAUN BANK EMAILEMAILEMAILEMAIL NO TEL NO TEL NO TEL NO TEL

BIMBITBIMBITBIMBITBIMBIT

POS HSBC

001139377021

[email protected]

BSN (APC) MAYBANK

501011409377

[email protected]


16

JENIS BANKJENIS BANKJENIS BANKJENIS BANK BIL DIGIT NO BIL DIGIT NO BIL DIGIT NO BIL DIGIT NO

AKAUNAKAUNAKAUNAKAUN

AFFIN BANK 12

ALLIANCE BANK 15

AMBANK 13

AGRO BANK 10/11/16

BSN 16

BANK MUAMALAT 14

BANK ISLAM 14

BANK RAKYAT 12

CITIBANK 10

CIMB 10/14

HSBC 12

JENIS BANKJENIS BANKJENIS BANKJENIS BANK BIL DIGIT BIL DIGIT BIL DIGIT BIL DIGIT

NO AKAUNNO AKAUNNO AKAUNNO AKAUN

MAYBANK 12

OCBC 10

PUBLIC BANK 10

STANDARD CHARTERED 12

UOB 10/11/12

AL RAJHI BANK 15

BANK OF CHINA 13

ABN AMRO 7

DEUTSCHE BANK 8/10

HONG LEONG BANK 11/13


17

JENIS BANKJENIS BANKJENIS BANKJENIS BANK NILAI EFTNILAI EFTNILAI EFTNILAI EFT KOD BANKKOD BANKKOD BANKKOD BANK

CIMB ISLAMIC < RM 100,000 CIBBMYKL

ALLIANCE ISLAMIC BANK < RM 10,000 MFBBMYKL

OCBC AL-AMIN < RM 10,000 OCBCMYKL

18


� Sekiranya menggunakan modul Pendapatan

Bercukai, sila catatkan no gaji kakitangan di

ruangan yang sepatutnya.

� Dalam persekitaran elektronik, bayaran dibuat

terus kepada akaun penerima melalui

pindahan dana elektronik [rujuk AP 97 (e)]

19

4 – SENARAI SEMAK BAUCAR BAYARAN

� Pastikan setiap dokumen sokongan

ditandakan pada senarai semak.

� Sekiranya perolehan bekalan &

perkhidmatan/kerja melebihi RM 20,000

sila catat no rujukan sebutharga/ruj surat

kelulusan khas perbendaharaan.

� Sekiranya kontrak, catatkan no rujukan

kontrak dan tempoh perjanjian.

4 – SENARAI SEMAK BAUCAR BAYARAN

� Bagi perolehan & Perkhidmatan / kerja

melebihi RM 200,000, sila catatkan no

rujukan bon pelaksanaan sekiranya

menggunakan modul ePerolehan.

� No rujukan & tarikh kelulusan bayaran balik

sara ubat hendaklah dicatatkan.

� Ruangan catatan senarai semak adalah

untuk mencatatkan informasi berkaitan

sesuatu baucar agar proses kelulusan dapat

dibuat tanpa sebarang masalah.

SENARAI

SEMAK

BAUCAR

BAYARANNo. kontrak : JANM/B 2012 Tempoh:01/01/2012 – 31/12/2012

PaparanPaparanPaparanPaparan di di di di skrinskrinskrinskrin eSPKBeSPKBeSPKBeSPKB

5 – PERAKU BAUCAR BAYARAN

� Pegawai peraku hendaklah mengikut

kekananan di dalam sesebuah Jabatan

(rujuk AP 101)

� Satu salinan kad KEW 290 yang terkini

hendaklah dihantar ke Pejabat Perakaunan.

� Peraku II tidak boleh menjadi penerima

bayaran baucar tersebut.

6 – KAEDAH PEROLEHAN

NILAINILAINILAINILAI PEROLEHANPEROLEHANPEROLEHANPEROLEHAN KAEDAH PEROLEHANKAEDAH PEROLEHANKAEDAH PEROLEHANKAEDAH PEROLEHAN

< RM 20,000 PEMBELIAN TERUS

>RM20,000 –RM 500,000 SEBUTHARGA

> RM 500,000 TENDER

� Semua pembayaran hendaklah dibuat

melalui pesanan tempatan/borang inden

(Rujuk AP 176)

� Baucar kerja hendaklah dicatatkan tarikh

penilaian dan tarikh siap kerja pada

ruangan catatan senarai semak.

24

� Pembayaran hanya boleh dibuat sekiranya sesuatu

perkhidmatan itu telah selesai dilaksanakan.

ContohnyaContohnyaContohnyaContohnya ::::

Perkhidmatan - Kawalan Keselamatan

Bulan - 01/2016

Bayaran hanya boleh dibuat selepas selesai

perkhidmatan pada 31/01/2016.

6 – KAEDAH PEROLEHAN

25

� Semua dokumen sokongan yang disertakan pada

baucar bayaran hendaklah diakui sah.

� Surat tuntutan/invois hendaklah dicop terima.

� Penyata akaun bank hendaklah disertakan pada

baucar bayaran, sekiranya tiada, pastikan pada

invois/surat tuntutan tersebut tercatatnya no akaun

pembekal.

7 – DOKUMEN SOKONGAN

26

� Kelulusan pembayaran diperlukan bagi

membuat pembayaran tahun lepas pada

tahun semasa

� Pastikan kotak AP 58(a) ditandakan pada

baucar bayaran dan nyatakan nombor surat

kelulusan AP 58(a) di ruangan catatan di

senarai semak.

8 – LAIN-LAIN

AP

58(a)

AP

100

8 – LAIN-LAIN� Tuntutan perjalanan hendaklah dihantar sebelum 10hb

setiap bulan berikutnya. Sekiranya lewat, sila sertakansurat kelulusan khas daripada Perbendaharaan.

� Sekiranya tuntutan dihantar sebelum tarikh akhirbulan, pastikan perakuan “tiada lagi tuntutan dibuatselepas ini” dinyatakan pada baucar bayaran.

� Hanya 1 tuntutan bagi setiap bulan.

� Sekiranya perjalanan dimulakan pada/hampir hujungbulan & disempurnakan dalam bulan berikutnya,hitungan hendaklah dianggap sebagai perjalanan bagibulan perjalanan itu disempurnakan.

8 – LAIN-LAIN� BaucarBaucarBaucarBaucar pembayaranpembayaranpembayaranpembayaran gajigajigajigaji hendaklahhendaklahhendaklahhendaklah dibuatdibuatdibuatdibuat

mengikutmengikutmengikutmengikut tarikhtarikhtarikhtarikh pembayaranpembayaranpembayaranpembayaran gajigajigajigaji bulananbulananbulananbulanan sepertisepertisepertiseperti

yangyangyangyang telahtelahtelahtelah ditetapkanditetapkanditetapkanditetapkan didididi dalamdalamdalamdalam PekelilingPekelilingPekelilingPekeliling

berkaitanberkaitanberkaitanberkaitan.... BaucarBaucarBaucarBaucar berasinganberasinganberasinganberasingan disediakandisediakandisediakandisediakan seharisehariseharisehari

sebelumsebelumsebelumsebelum tarikhtarikhtarikhtarikh pembayaranpembayaranpembayaranpembayaran gajigajigajigaji....

� BaucarBaucarBaucarBaucar bayaranbayaranbayaranbayaran jenisjenisjenisjenis EFTEFTEFTEFT dandandandan cekcekcekcek hendaklahhendaklahhendaklahhendaklah

diasingkandiasingkandiasingkandiasingkan didididi dalamdalamdalamdalam baucarbaucarbaucarbaucar yangyangyangyang berlainanberlainanberlainanberlainan....

� BaucarBaucarBaucarBaucar bergandabergandabergandaberganda hendaklahhendaklahhendaklahhendaklah tidaktidaktidaktidak melebihimelebihimelebihimelebihi 10101010

orangorangorangorang penerimapenerimapenerimapenerima didididi dalamdalamdalamdalam sesuatusesuatusesuatusesuatu baucarbaucarbaucarbaucar....

29

Salurkan pertanyaan anda kepada kami :

[email protected]

Salurkan pertanyaan anda kepada kami :

[email protected]

ISU DAN MASALAH

BERKAITAN BAYARAN

DAN PENEMUAN

NAZIRANROHAIZA BINTI HOSNI

UNIT PERUNDINGAN

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

NEGERI JOHOR

30

KANDUNGAN TAKLIMAT

1. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

31

2. PENURUNAN KUASA PEGAWAI PENGAWAL

3. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PEMBAYAR

5 PENEMUAN NAZIRAN

6. PERBINCANGAN

4 KEWAJIPAN AKAUNTAN NEGARA

32

1:

TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

BERTANGGUNGJAWAB KE ATAS PERBELANJAAN YANG TELAH DIPERUNTUKAN KEPADANYA

a) AP 53:BERTANGGUNGJAWAB MELAKSANAKAN

KEWAJIPAN KEWANGAN

b) AP54:MENGAWAL

PERBELANJAANSUPAYA VOT TIDAK

DILAMPAUI

c) AP 92 (a) (i):BERTANGGUNGJAWAB

ATAS BETULNYA SEMUA

PERBELANJAAN YANG

DILAKUKAN.

d) AP 92 (a) (ii):

MENGEMUKAKAN LAPORAN

PERBELANJAAN BERKALA.

33

1:

TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

(Samb)


e) AP 92 (b):

PEGAWAI YANG MEMBENARKAN / MENGARAHKAN SESUATUPERBELANJAAN TANPA KUASA AKANDIPERTANGGUNGJAWAB SENDIRI BAGI JUMLAH YANGDIBELANJAKAN ITU.

f) AP 102 (a):

TANDATANGAN PEGAWAI PENGAWAL/ WAKIL YANGDIBERI KUASA MEMPERAKUI BETULNYA SETIAPBUTIRAN DALAM BAUCER BAYARAN.

34

1:

TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI PENGAWAL

(Samb)


g) AP 102 (b):

JIKA KEHILANGAN WANG AWAM AKIBAT SESUATUPERAKUAN YANG TIDAK BETUL PADA SESUATU BAUCER,PEGAWAI YANG MEMPERAKUINYA AKANDIPERTANGGUNGJAWABKAN.

h) AP 103 (a):

MEMINTA SUPAYA SEMUA BIL DAN TUNTUTANDISAMPAIKAN DENGAN SEGERA DAN MEMASTIKANBIL/INVOIS DIBAYAR TIDAK LEWAT 14 HARI DARITARIKH IANYA DITERIMA.

35

2:

PENURUNAN KUASA

PEGAWAI PENGAWAL

a) AP 11:

KEWAJIPAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN BAGI PEGAWAI

BAWAHAN MESTILAH DINYATAKAN DENGAN

JELAS SECARA BERTULIS

b) AP 53:

SEBARANG PERWAKILAN DALAMMELAKSANAKAN KEWAJIPANKEWANGAN PEJABAT KEPADAPEGAWAI LAIN MESTILAHDIBUAT DENGAN ARAHANBERTULIS.

c) AP 101

SESEORANG PEGAWAI PENGAWAL BOLEH MEMBERI KUASA SECARA BERTULIS

BAGI MEMPERAKUI BAUCAR.

36

3:

TANGGUNGJAWAB

PEGAWAI

PEMBAYAR AP 93:PEGAWAI PEMBAYAR

YANG BTANGGUNGJAWAB

HENDAKLAH SEBELUM MEMBUAT BAYARAN BERPUAS

HATI BAHAWA:-

a)BAYARAN ITU TIDAK AKAN

MENYEBABKAN LEBIHAN ATAS AMAUN YANG

DIPERUNTUKAN

PEGAWAI PEMBAYAR ADALAH SEORANG PEGAWAI YANG SEBENARNYA

MEMBELANJAKAN WANG AWAM.

b)PERAKUAN DITANDATANGANIOLEH PEGAWAI YANG

BERHAK DAN BAHAWA PRIMA

FACIE PERTANGGUNGAN

ITU ADALAH BETUL.

c)POTONGAN YANG SEPATUTNYA TELAH DIBERITAHU DENGAN SEMPURNA DARIPADA AMAUN BAYARAN ITU.

37

4:

KEWAJIPAN AKAUNTAN NEGARA

AP 138

MENENTUKAN BAHAWA SUATU SISTEM PERAKAUNAN YANG SEPATUTNYA DIWUJUDKAN DAN PENGAWASAAN YANG SESUAI DIADAKAN UNTUK MENGELAKKAN KEHILANGAN KERANA

PENIPUAN ATAU KECUAIAN.

PENEMUAN

NAZIRAN

38

1.Perihal BB tidak tepat denganperolehan/pembelian/tuntutan sebenar yangdibuat

- Perihal bayaran tidak lengkap/tidak mematuhi surat arahan JANM

- Cth : No. Rujukan Invois di BB tidak sama dengan no. Invois

40

2.

Pindaan pada i) jumlah besar tuntutan/borang

kiraan tidak ditandatangan

ringkas .

ii) Pindaan pada Kew 8 dan Kew 50

dokumen baru perlu disediakan

AP147(i) & (ii)

41

3.

Kesilapan terlebih bayar pengiraan baucer bayaran

ELM / TNT

AP102(a)(iv)

42

4.

Salinan dokumen sokongan tidak dicap Salinan Diakui Sah.

Contoh: Filmcy, Surat Panggilan Mesyuarat,

Waran, Surat Kelulusan etc

43

Surat

Pekeliling

Akauntan

Negara

(SPANM)

Bil. 17

Tahun 2014

Keperluan untuk mengecop salinandiakui sah dan diperakui olehpegawai adalah bagi memastikansalinan sama dengan yang asal danmengelakkan sebarang penipuan.

5.

Dokumen sokongan tidak lengkap atau langsung

tidak dilampirkan.

Contoh:

i)Waran eSPKB tidak disokong dengan waran asal / salinan

yang diakui sah

ii) Salinan kad perakam waktu/jadual kerja

iii) Salinan perjanjian/kontrak 44

6. Dokumen sokongan tidak mematuhi peraturan/tidak

lengkap.

Contoh: 1. Surat arahan kerja lebih masa lewat

dikeluarkan

2. Surat arahan kerja lebih masa bukan dikeluarkan atas nama penuntut

3. Tiada kelulusan bertugas diluar pejabat

4. Tiada surat arahan bertugas rasmi / kursus

5. Tiada surat perlu pengiring / rawatan luar

stesen oleh Pegawai Perubatan

45

7.

Kelewatan

bayaran bil

(melebihi

14 hari)

(Dapat dilihat pada Laporan BV342 &

BV343)

[AP 103(b) dan

SPANM Bil17 Thn 2014] 46

8.

Maklumat No. Akaun Bank tidak

dilampirkan pada borang tuntutan

(Salinan buku bank/ penyata bank / maklumat bank) 47

9.

Maklumat penerima di BB

dan borang tuntutan tidak

sama

48

AP102(a)(v)

10.

� TNT tidak dikemukakan sebelum/pada 10hb bulan berikutnya

AP 100 (a)

49

11.� Tuntutan perjalanan

(Elaun Harian / Elaun Makan) melebihi

kelayakan pegawai.

� Tiada surat kebenaran

menggunakan

kenderaan sendiri

(240km sehala).

1Pekeliling Perbendaharaan WP1.4

50

12.

Baucar Kecil (Kew50) tidak lengkap/tidak disediakan

[ AP 99(c) dan AP 113(b).

51

13. Pesanan Tempatan tidak lengkap pada

ruangan “Perakuan mengenai mutu”

(tarikh / tandatangan)

AP 99 (a) & (e)52

14.

Perolehan tanpa PT / Perjanjian.

Contoh: Pembelian dibuat tanpa PT atau dikeluarkan selepas perolehan dibuat.

[AP 176.1 (b) & AP 176.1 (d)] 53

15.Perolehan tidak mengikut tatacara perolehan yang telah ditetapkan.

54

Contoh:

1)Pembelian perabot (meja mesyuarat dan kerusi eksekutif) tidak melalui kontrak pusat

2) Perlanjutan tempoh kontrak perlu patuhi PK.4 / AP201 (Pentadbiran Kontrak)

Perubahan kontrak dan

pelanjutan tempoh kontrak

dibenarkan bagi perolehan yang

diuruskan secara SEBUT

HARGA seperti berikut:

� bagi kontrak yang bernilai

melebihi RM200,000 hingga

RM500,000;

� Kontrak masih berkuat kuasa

semasa pelanjutan tempoh

kontrak dipertimbangkan;

� Tidak melibatkan perubahan

kadar harga dan syarat-syarat

lain dalam kontrak;

16.

Kesilapan jumlah bayaran / kiraan

Contoh : Kelas Tuntutan, Elaun Makan, Elaun

Harian

55

17.

No. Kontrak/ Amaun kontrak/ tempoh perjanjian

tidak dicatatkan pada ruangan catatan senarai

semak. (AP99(a))56

18.

Baucar bayaran, invois dan lain-lain dokumen sokongan tidak dicop dengan

perkataan

“Telah Bayar”

selepas pembayaran disempurnakan.

Contoh : Cap Telah Bayar pada kertas A4

sahaja bukan pada resit57

Surat

Pekeliling

Akauntan

Negara

(SPANM)

Bil. 17

Tahun 2014

19.

Penyelenggaran Baucer Batal tidak patuhi Panduan Pengguna

eSPKB-AK1204.

58

20.

Pegawai yang menyediakan panjar bukanlah orang yang

menyemak dan penerima wang panjar

59

21.

Had kuasa capaian untuk pengguna eSPKB

tidak dikemaskini selepas pertukaran / persaraan pegawai.

[Panduan Pengguna PTJ eSPKB]

60

22.

Tiada penurunan kuasa

atau surat perwakilan kuasa kepada pegawai

yang menjalankan tugas kewangan.

[AP 11, 53, 94 (a), 101, 176.1 (b), Seksyen 15A

(2) Akta Acara Kewangan 1957]

61

23.

Semakan tidak dibuat antara Waran Udara Pukal, Invois, BV381

dengan BP21SPANM Bil 17 Tahun 2014

62

23.Invois/Bil tidak diperaku olehJabatan - AP99 (e) (i) atau (ii)

63

Disahkan bil/invois ini adalah

atas urusan rasmi kerajaan

……………………………..

(Tandatangan Pegawai)

Bagi memastikan bekalan/perkhidmatan

telah dilaksanakan dengan sempurna dan

mengelakkan penipuan dan penyelewengan

dalam perolehan, Invois perlu diperakukan

oleh Ketua Jabatan

PERBINCANGAN

64

65

Pn.Haliza (N26) telah menjadi peserta seminar“Pemantapan Rohani” yang dianjurkan oleh JabatanAgama Islam Negeri Melaka. Seminar tersebutberlangsung selama sehari (Isnin)dan telah berakhir padapukul 6.30 petang. Waktu bekerja biasa beliau adalah daripukul 8.00 – 5.00 petang.

Adakah beliau layak untuk membuat tuntutan ELM ?

Jawapan : Tidak layak, kecuali jika Pn. Haliza

merupakan urusetia seminar tersebut, barulah

beliau layak untuk bayaran elaun lebih masa.

66

Pn.Fazira adalah seorang pegawai perakaunan gred W17

telah diarahkan untuk membuat kerja lebih masa pada

Hari Jumaat dan Sabtu (8pg – 5ptg) bagi menjalankan

kerja-kerja mengunci masuk baucar bayaran bagi

jabatannya.

Hari Jumaat adalah hari cuti umum (31hb.Ogos 2010).

Berapakah kadar elaun lebih masa yang beliau layak

menuntut.

Jawapan :

Hari Jumaat dan Sabtu kadar hari rehat biasa

(1.25) dan hari Ahad (jika OT) kadar hari kelepasan am

(1.75)

67

En.Aaron merupakan seorang pegawai perakaunan (W32)

di Jabatan Akauntan Negeri Johor. W/bagaimanapun

beliau telah dijemput untuk menjadi urusetia Kursus Asas

Perakaunan di Jab.Akauntan Negeri Selangor pada hari

Jumaat (7/10/2014). Adakah beliau layak untuk mendapat

bayaran lebih masa dan berapakah kadar.

Jawapan :

Layak menuntut bayaran lebih masa

pada hari Jumaat atas kadar hari rehat biasa (1.25)

68

En.Zamarul telah dijemput untuk menjadi penceramag

bagi kursus kenegaraan yang dianjurkan oleh Biro

Tatanegara Negeri Johor. Beliau merupakan seorang

guru yang telah bersara dan gred terakhir semasa beliau

bersara adalah DG48. Beliau juga merupakan pemegang

Ijazah Sarjana Muda Ekonomi.

Berapakah kadar yang beliau layak menuntut dan apakah

Pekeliling yang berkaitan.

RM200 sejam

Ruj. : PK. 2

69

Pn.Azean telah dijemput untuk memberikan ceramah

Bertajuk “Accrual Accounting” oleh Jabatan Akauntan

Putrajaya.

Beliau adalah seorang penceramah bebas berkelulusan

Sarjana Muda yang mempunyai kepakaran khusus dalam

bidang perakaunan dan diiktiraf oleh badan perakaunan.

Berapakah kadar yang beliau layak menuntut dan apakah

Pekeliling yang berkaitan.

RM200 sejam dan tambahan max.20%

sebagai bayaran ex-gratia (kepakaran yang diiktiraf).

Ruj. : Pekeliling Perbendaharaan PK.2

Apakah kadar bayaran

sewa hotel/ lojing bagi gred

berikut:

1. 27-40

2. 17-26

3. 1-1670

Gred

Hotel Lojing

Semenanjung Sabah/Srwk/Labuan Semenanjung Sabah/Srwk/Labuan

27-40 200 230 45 50

17-26 180 210 40 45

1-16 160 190 35 40

1PP WP1.4

71

Bolehkah tuntutan

perjalanan dibuat

selepas waktu bekerja

dan hari cuti?

Pegawai layak membuat tuntutan

perjalanan jika diarahkan secara

bertulis oleh Ketua Jabatan untuk

datang ke pejabat atau mana-mana

tempat yang diarahkan bagi

menjalankan tugas rasmi. 72

Berapakah kadar Elaun Motorsikal?

12 hari atau lebih –

RM120.00 atau

Kadar Elaun Perjalanan

Kenderaan;

mana yang lebih tinggi

Kurang 12 hari -

Kadar Elaun Perjalanan

Kenderaan 73

Semoga ilmu yang disampaikan dapat

dimanfaatkan bersama

Terima Kasih

74

TATACARA PENGENDALIAN

EFT

& CEK BATAL

TATACARA PENGENDALIAN EFT

& CEK TERBATAL

Jumlah Penggantian EFT Terbatal sehingga

31.03.2016 adalah sebanyak RM1,770,146.36


& CEK TERBATAL

Jumlah Penggantian Cek Terbatal sehingga

31.03.2016 adalah sebanyak RM669,967.64


& CEK TERBATAL

1. Terima permohonan dan dokumen sokongan untuk penggantian Cek Tamat

Tempoh/Cek Terbatal/EFT Ditolak dari Pusat Tanggungjawab (PTJ).

2. Rekod maklumat permohonan dalam Daftar Penggantian Cek/EFT Terbatal.

3. Pastikan dokumen-dokumen sokongan seperti dibawah disertakan dan

lengkap:-

Surat daripada PTJ

Borang Tuntutan Pembayaran Balik Cek

Terbatal/Cek Terbatal/ EFT Ditolak

Salinan penyata bank/ buku akaun bank

penerima yang diakui sah

Salinan baucar asal

(yang telah diakui sah)

Salinan maklumat penerima bayaran yang telah

dikemaskini oleh PTJ eSPKB

(yang telah diakui sah)


& CEK TERBATAL

4. Jika dokumen LENGKAP , terus memproses permohonan tersebut.

Jika TIDAK, kuiri PTJ melalui telefon atau surat.

5. Semak status bayaran/penggantian:

a) Semak samada bayaran ditolak oleh bank atau tidak dalam

sistem GFMAS

b) Semak samada baucar telah dibuat gantian atau tidak

sebelum ini.

ISU-ISU YANG BERKAITAN EFT

TERBATAL

Punca-punca EFT Terbatal yang di kenalpasti:

Peringkat PTJ

- Nama dan No. Akaun Penerima yang di kunci masuk

dalam Maklumat Penerimaan Bayaran Individu salah

- No Akaun Penerima tidak aktif atau tutup

- Kod Bank yang di kunci masuk tersilap


TERBATAL

Punca-punca EFT Terbatal yang di kenalpasti:

Peringkat Malayan Banking Berhad(MBB)

- Berlaku pertukaran Kod Bank tanpa makluman

kepada JANM

- Masalah sistem di MDTB


TERBATAL

Ralat pada EFT terbatal adalah seperti berikut:

- Invalid Credit Account For Transaction...

- Unable To Locate Account No...

- Account Closed

- Non EFT Transaction

- Invalid Balance of Payment Indicator

- Invalid Receiving Member Code


TERBATAL

Tindakan wajar yang perlu di ambil oleh pihak PTJ:

1. Segera ambil tindakan selepas menerima Makluman

EFT Terbatal dan Notis Peringatan daripada JANM

Johor.

2. PTJ perlu menyedia dan menghantar dokumen

lengkap dan di akui sah bagi setiap dokumen

salinan bagi mengelakkan proses gantian tersebut

menjadi lewat.


TERBATAL


3. Borang Permohonan EFT terbatal perlu di isi dengan

lengkap berserta pengesahan Ketua Jabatan.

PENGGANTIAN EFT KALI-2

Ralat pada EFT terbatal kali ke-2 adalah seperti berikut:

- Invalid Credit Account For Transaction...

- Account Closed

- Account inactive

**Mohon PTJ memberi perhatian untuk perkara di atas

agar tidak berulang untuk masa akan datang

ISU-ISU YANG BERKAITAN CEK

TERBATAL

Punca-punca Cek terbatal yang di kenalpasti:

Peringkat PTJ

- Kesilapan nama penerima asal

- Pengendalian Cek tidak betul

- Masalah Cek menjadi batal tidak

dikenalpasti sehingga gantian kali ke-2 terpaksa di

proses.


TERBATAL


1. Segera ambil tindakan selepas menerima Makluman

Cek Terbatal dan Notis Peringatan daripada JANM

Johor.

2. PTJ perlu menyedia dan menghantar dokumen

lengkap dan di akui sah bagi setiap dokumen

salinan bagi mengelakkan proses gantian tersebut

menjadi lewat.


TERBATAL


3. Sekiranya mendapati Cek telah hilang Surat

Perakuan - AP123 perlu disediakan oleh PTJ atau

penerima asal Cek tersebut.

4. Sekiranya mendapati nama penerima asal Cek

tersalah, PTJ perlu kemukakan surat permohonan

untuk voided cheque tersebut.

PERINGATAN MESRA

Peringatan Mesra...

- PTJ tidak dibenarkan untuk mengarahkan pihak ke-3

berhubung secara langsung dengan JANM untuk

mengetahui status pembayaran EFT.

- Bagi kes yang melibatkan lebih daripada sekali proses

gantian EFT terbatal PTJ hendaklah ambil alternatif

seperti berikut:

* Meminta penerima memberikan Nombor

Akaun Bank yang lain dan masih aktif;

* Permohonan selanjutnya melalui gantian secara Cek

PERINGATAN MESRA

Peringatan Mesra...

- PTJ di ingatkan supaya sentiasa prihatin dengan

makluman Cek hampir tamat tempoh di buletin eSPKB.

HAL-HAL LAIN

MENGURUSKAN BAYARAN SECARA BANK DRAF

• JANM Johor tidak dapat meluluskan Baucar Bayaran

kerana peruntukan PTJ tidak mencukupi.

• PTJ perlu memastikan bank draf tersebut ditunaikan

dalam masa 6 bulan cek dikeluarkan

• PTJ perlu mengelakkan dari bank draf tamat

tempoh kerana prosedur penggantian rumit yang

melibatkan perkiraan untung rugi mengikut kadar

mata wang asing semasa

Penggunaan SWIFT CODE yang betul

Nama Bank Swift Kod

HSBC Bank/HSBC Islamic Bank HBMBMYKL

OCBC Bank/OCBC Islamic Bank OCBCMYKL

Alliance Bank/Alliance Islamic Bank MFBBMYKL

Maybank Berhad MBBEMYKL

Maybank Islamic Bank MBISMYKL

Bank Islam Berhad BIMBMYKL

Ambank Berhad ARBKMYKL

Ambank Islamic Berhad AISLMYKL

CIMB Bank CIBBMYKL


Nama Bank Swift Kod

Bank Kerjasama Rakyat Malaysia BKRMMYKL

Bank Muamalat (M) Bhd BMMBMYKL

RHB Bank Berhad RHBBMYKL

RHB Bank Islamic RHBAMYKL

Hong Leong Bank Berhad HLBBMYKL

Public Bank Berhad PBBEMYKL

Public Islamic Bank PIBEMYK1

Affin Bank Berhad PHBMMYKL

Affin Islamic Bank AIBBMYKL


Nama Bank Swift Kod

Bank Simpanan Nasional BSNAMYK1

Standard Chartered Bank SCBLMYKX

United Overseas Bank UOVBMYKL

Citibank CITIMYKL

Agro Bank Berhad AGOBMYK1


bagi had minimum RM100,000.00

Nama Bank Swift Kod

a) CIMB Islamic Bank CTBBMYKL

Pengeluaran Cek bagi had minimum

di bawah RM10,000.00

Nama Bank Swift Kod

a) Al Rajhi Banking & Investment Group RJHIMYKL

b) Bangkok Bank BKKBMYKL

c) Bank of America Malaysia Berhad BOFAMY2X

d) Bank of China BKCHMYKL

e) Bank of Nova Scotia NOSCMYKL

f) Bank of Tokyo BOTKMYKX

g) Bank Pembangunan (M) Bhd/Islamic PEMBMYKL

f) Kuwait Finance House KFHOMYKL

** Perakuan 2 perlu menukarkan CEK sebelum memperakui

Baucer Bayaran

Hal-Hal Lain

**Makluman & Notis bagi EFT/Cek Terbatal akan

dibuletinkan dalam eSPKB dari masa ke semasa.

UNIT EFT & CEK BATAL

PEGAWAI DI UNIT PENGURUSAN

DANA

• PN. NORADILAH BT. MD ZAKARIA :1070

• PN. NADIAH HANIN BT. ZAHRY :1072

• PN. CHANDRIKA A/P SUGUNAN :1076

• PN. RAFEAH BT. RAHMAT :1081

• PN. NUR NAZIHAH BT. ABU BAKAR :1102

Email: [email protected]

UNIT EFT & CEK BATAL

NAMA EXT

Nama Ext Catatan

Nirmala Devi A/P Thirumalai 1043

Norinah Bt Sarkawi 1022

Norhaida Bt Noroden 1040 PIC Pukal SAJ & Shell

Serihani Bt Eshak 1137 PIC Pukal Aisasia & IWK

Irfah Bt Imat 1018 PIC Pukal TNB & MAB

Suraidah Bt Mohd Hanapi 1134 PIC Pukal Petronas & Malindo

Mislama Bt Ridwan 1128 PIC Telekom & Touch & Go

Haslinda Bt Ahmad 1019 PIC Permohonan AP 58

penyediaan baucar bayaran

Documents