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CURSO INTERNACIONAL “GESTIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS” 1 Pauta Desarrollo de los Talleres de Programación de Proyectos. Santiago, Chile junio de 2009

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CURSO INTERNACIONAL

“GESTIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS”

1

Pauta Desarrollo de los Talleres de Programación de Proyectos.

Santiago, Chile junio de 2009

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Contenido

Página.

INTRODUCCIÓN. 4

1. TALLER N° 1: ESTUDIO DE ANTECEDENTES Y DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO. 5

2. TALLER N° 2: PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN. 7

3. TALLER N° 3: CURVAS DE USO DE RECURSOS: NIVELACIÓN Y OPTIMIZACIÓN. 9

4. TALLER N° 4: ACELERACIÓN DE MALLAS. 12

5. TALLER N° 5: SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA 21EJECUCIÓN DEL PROYECTO

6. TALLER N° 6: DISEÑO DEL SISTEMA DE 23INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

7. TALLER 7: EL GERENTE Y LA TOMA DE DECISIONES 26(Se entrega en clases)

8. TALLER N° 8: LICITACIONES Y CONTRATACIONES- 26ELABORACIÓN DE TÉRMINOS DE REFERENCIA

9. TALLER 9: LICITACIONES Y CONTRATACIONES – 28APERTURA Y ADJUDICACIÓN.

PAUTA PARA LA ENTREGA DEL INFORME FINAL DEL 29TRABAJO EN GRUPO.

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Introducción.

El contenido principal de este documento son las pautas de desarrollo de los Talleres del curso internacional de Gestión de la Ejecución de Proyectos.

Se trata de nueve Talleres a desarrollar entre los días martes y viernes de la primera semana del programa (el primer día se realizará una encuesta, ejercicios y la conformación de los grupos de trabajo), y lunes a jueves de la segunda semana (el viernes de la segunda semana está dedicado a las presentaciones de trabajos en grupos).

En forma adicional a los Talleres, se entrega material complementario que debe ser considerado como trabajo de refuerzo y de preparación previa a los Talleres. Dentro de este material se incluye un resumen de instrucciones relativas al uso del MsProject. Se recomienda que estos materiales sean analizados en forma previa a cada Taller, en horarios fuera de los considerados para las clases.

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1. TALLER Nº 1ESTUDIO DE ANTECEDENTES Y

DEFINICION DEL ALCANCE PROYECTO

1. Antecedentes Una de las tareas iniciales que debe abordar el equipo responsable de la planificación de la ejecución de un proyecto consiste en estudiar muy bien los antecedentes de éste. Esta etapa, conocida como “Definición del Proyecto” tiene por objetivo:

a) Recopilar toda la información necesaria para una buena planificación de la ejecución.

b) Dejar claramente establecido que se desea lograr con el proyecto, de modo que la ejecución no vaya a comprometer el objetivo final perseguido.

c) Determinar cuáles son los productos a entregar, su cantidad y calidad, y cuándo se requieren (metas), a fin de verificar, una vez completada la programación de la ejecución, si será factible cumplir con lo solicitado.

d) Establecer criterios verificables y controlables para medir el logro de los objetivos y de las metas.

e) Identificar los supuestos efectuados en las etapas anteriores para verificar su cumplimiento y evitar el riesgo asociado al desconocimiento.

f) Identificar posibles deficiencias del proyecto, ya que es la última oportunidad de subsanarlas sin que afecten la ejecución o la operación.

g) Conocer a los involucrados en el proyecto y establecer el rol que juegan, con el propósito de incorporar a la planificación actividades que permitan satisfacer en la mejor forma posible las expectativas de todos ellos.

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h) Diseñar una organización que permita hacerse cargo de las tareas relativas a la ejecución del proyecto

2. Ejercicio

En este ejercicio, cada grupo recibirá los antecedentes de un

proyecto y asumirá que se le ha encomendado materializar el

proyecto a través de una licitación pública. Para ello es necesario

que estudie detalladamente la documentación disponible y prepare

un informe que incluya:

a) Una breve descripción del proyecto, indicando sus principales características, localización, objetivo, metas y criterios para verificar el cumplimiento de éstas. Identificar componentes y respectivas actividades.

b) Un listado de los supuestos efectuados en los antecedentes, proponiendo como podría verificarse su cumplimiento.

c) Las deficiencias del proyecto, en cuanto a antecedentes que faltan para realizar la programación de actividades y asegurar una fluida ejecución. Asimismo, se deberán identificar, si es que existen, falencias que puedan comprometer la operación del proyecto.

d) Los involucrados en el proyecto y el rol que juegan. Señalar cuáles son (probablemente) sus expectativas y qué condiciones deberían darse para que consideren exitoso el proyecto.

e) Un diseño de la organización del equipo a cargo de la ejecución del proyecto.

f) Identificar relaciones de precedencia entre actividades. g) Preparación del resumen de no más de 4 páginas (solo medio

magnético, documento en WORD).

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h) Preparación de láminas explicativas (POWER POINT).i) Revisión.

Meta: el grupo deberá entregar un resumen ejecutivo de no más de cuatro páginas del perfil de proyecto analizado.

TALLER Nº 2PROGRAMACION DE LA EJECUCIÓN

1. Antecedentes

La programación de la ejecución de una obra no es tarea sencilla. Es necesario estimar los recursos requeridos por numerosas y variadas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución, y coordinarlas de modo de optimizar el uso de los recursos para así lograr las metas propuestas. Por ello se han desarrollado y aplicado distintas técnicas orientadas a simplificar la tarea y a hacer más precisas las predicciones de tiempo y costo de ejecución. Asimismo, existen en el mercado numerosos programas que facilitan enormemente la programación de las actividades a desarrollar durante la ejecución de un proyecto.

2. Ejercicio

El objetivo del presente taller es practicar la desagregación de un proyecto en actividades y familiarizar a los participantes con el

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manejo del programa MSProject. Para ello el trabajo a realizar constará de tres etapas:

a) En la primera parte del taller, el grupo deberá preparar un listado de las actividades a realizar para la ejecución del proyecto. Estás deberán clasificarse en dos grandes categorías: (1) Proceso de licitación y contratación y (2) Ejecución del proyecto (La necesidad de establecer subcategorías, macroactividades, actividades y subactividades queda a criterio de cada equipo). A cada actividad se le asignará un nombre y una duración (en días laborables) y se establecerá su relación con otras actividades.

b) En la segunda parte, el grupo se dividirá en dos, y cada subgrupo (por separado) preparará una Malla de Actividades y una Carta Gantt del proyecto. En el desarrollo de esta tarea, cada equipo debe:

b1. Dar un nombre al proyecto y un nombre al archivo. b2. Definir una fecha de iniciación para el proyecto (01-01-

2008). b3. Introducir a MsProject las actividades definidas en la

primera parte del taller, sin indicar todavía precedencias. b4 Reflejar la estructura del proyecto subordinando las

actividades inferiores a las superiores con bloques de sangría.

b5 Asignar duración a las actividades (en días laborables y sólo a las de nivel inferior).

b6 Establecer las relaciones entre las actividades (juegue con diferentes formas de encadenar las actividades).

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b7 Verificar duración del proyecto. Identificar y resaltar la ruta crítica.

b9 Modificar escalas de pantalla de la Carta Gantt. b9 Desplegar la Tabla de Programación (“Schedule”) para

observar las holguras. b10 Modificar el calendario del proyecto, incorporando días

no laborables (en Chile) y ver su efecto sobre la Carta Gantt y la duración del proyecto.

c) Cada grupo preparará una presentación en Power Point de su trabajo.

d) Preparar documento de no más de cuatro páginas que contenga: descripción de actividades, duraciones, relaciones entre actividades (precedencias) y Carta Gantt final identificando la ruta crítica. (sólo en medio magnético WORD).

Meta: el grupo debe finalizar el documento de avance que contenga lo señalado en el punto d y las respectivas láminas en Power Point.

IMPORTANTE: No olvide salvar su trabajo cada 10 minutos (sin línea base). Todos los integrantes del equipo deben tener su turno al teclado (y

mouse).

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TALLER Nº 3CURVAS DE USO DE RECURSOS: NIVELACION Y

OPTIMIZACION

1. Antecedentes

Los recursos necesarios para la ejecución de un proyecto no siempre están disponibles en la cantidad requerida para ejecutar las actividades según desearíamos. Quizás no existen, en el área en que se desarrollará el proyecto, suficientes trabajadores con la calificación deseada. O bien, la maquinaria disponible debe ser compartida con otros proyectos que están siendo ejecutados en paralelo. Asimismo, los requerimientos de dinero para pagar los insumos y recursos pueden exceder la disponibilidad de caja.

Para prevenir que este tipo de restricciones nos tome por sorpresa y demoren la ejecución del proyecto, es necesario determinar que recursos requerimos, en que cantidad y cuándo. Asimismo, debemos asegurarnos de que los recursos sean utilizados en la mejor forma posible, evitando movilizar y desmovilizar repetida e innecesariamente un recurso.

Un instrumento muy útil para lograr el propósito de planificar adecuadamente el uso de maquinaria, trabajadores, técnicos, profesionales, financiamiento e insumos son las curvas (histogramas) de uso de recursos.

2. Ejercicio

El objetivo del presente taller es practicar la preparación de histogramas de uso de recursos en un proyecto utilizando el

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programa MSProject. Para ello el trabajo a realizar constará de tres etapas:

a) Aprovechando la desagregación del proyecto realizada en el taller anterior, el grupo asignará a las actividades para la ejecución del proyecto (sin incluir licitación y contratación) el número de trabajadores no calificados que se estima requerirá cada una.

b) En la segunda parte, el grupo se dividirá en dos, y cada subgrupo (por separado) utilizará el programa MSProject para: Definir el recurso “Trabajadores no Calificados” en la hoja de

recursos (sin ingresar ningún dato adicional). Asignar este recurso a las actividades programadas en la

malla que se preparó en el taller anterior. Estudiar el histograma resultante y guardar copia

(NOMBRE_ARCHIVO_1). Establecer en la Hoja de Recursos una capacidad máxima de

“Trabajadores no Calificados” igual al 80% del pico mayor del histograma.

Estudiar el histograma resultante y guardar copia (NOMBRE_ARCHIVO_2).

Manualmente (no utilizar nivelación automática de recursos) intentar, aprovechando las holguras disponibles, solucionar la sobreasignación del recurso “Trabajadores no Calificados”.

Estudiar el histograma resultante y guardar copia (NOMBRE_ARCHIVO_3).

Analizar si es necesario y posible efectuar una optimización del uso de “Trabajadores no Calificados”. Si es así realizarla; si no, justificar porqué.

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Si se optimizó el uso del recurso “Trabajadores no Calificados”, guardar copia (NOMBRE_ARCHIVO_4).

Abra el archivo NOMBRE_ARCHIVO_2 y utilice la opción de redistribución automática de recursos. Luego estudie el resultado y trate de determinar que hizo el programa. Guarde la nueva programación (NOMBRE_ARCHIVO_5).

c) Ingresar en la hoja de recursos todos los recursos y los respectivos costos según datos del enunciado del proyecto. Guardar en un archivo aparte.

d) Preparar documento que contenga: Listado de recursos, costos y los resultados (histogramas) de cada uno de los ejercicios realizados hasta el punto 5. (sólo en medio magnético WORD).

e) Por último, con base en los archivos guardados, cada subgrupo preparará una presentación en Power Point de su trabajo.

f) Revisión

Meta: el grupo debe finalizar un documento de avance que contenga todos los ejercicios realizados en el Taller 3

IMPORTANTE: No olvide salvar cada versión de su trabajo con un nuevo nombre.

Se sugiere que al completar una tarea y después de guardar el archivo, antes de hacer ningún cambio se salve una copia de la programación con el nuevo nombre que tendrá el archivo al terminar la próxima tarea. Luego podrán trabajar tranquilos sobre éste sin arriesgarse a perder lo avanzado.

Todos los integrantes del equipo deben tener su turno al teclado (y mouse).

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TALLER Nº 4ACELERACIÓN DE MALLAS

Este taller se propone para ser desarrollado por los alumnos en forma independiente, fuera de las horas de trabajo habitual. Idealmente en torno a la cuarta sesión de trabajo (día jueves). Se incluyen datos separados para cada uno de los grupos (Talleres para grupos A, B, C, D, E y F de las páginas 15 a 20 de este documento).

1. Antecedentes

Con frecuencia se solicita al responsable de la programación de un proyecto que la ejecución de éste concluya en una fecha anterior a la fecha de término resultante de la programación a tiempo normal. En otros casos, durante la ejecución de un proyecto ocurren atrasos que, de no ser recuperados, atrasarían la fecha de término del proyecto. En cualquiera de estas situaciones es necesario modificar el programa de ejecución a fin de acelerar el término del proyecto.

Sin embargo, el acelerar la ejecución de una actividad conlleva un aumento de su costo, ya que será necesario asignarle recursos adicionales. Por ello, en caso de tener que reducir el tiempo estimado de ejecución de un proyecto, o de ser necesario acelerar la ejecución de un proyecto en marcha para recuperar atrasos, se producirá necesariamente un incremento en el costo total del proyecto.

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Deberemos pues preocuparnos de que dicho incremento sea el menor posible.

El diferencial de costo por disminuir cada día, se determina según la siguiente ecuación:

Costo de duración mínima - Costo de duración normalC = ---------------------------------------------------------------------

Duración normal - Duración mínima

Ejemplo: En el siguiente ejemplo se trata de ir acelerando la malla en función de los tiempos posibles de disminuir de acuerdo a lo señalado en la siguiente tabla, teniendo en consideración el valor de los costos involucrados, por concepto de disminuir en un día cada actividad.

Luego la tabla siguiente muestra los valores de costo de cada actividad a tiempo normal y con aceleración, indicando en la última columna, el valor del costo diferencial por concepto de acortamiento de la duración de la actividad.

Según las actividades indicadas en la tabla anterior, la red de actividades (graficarla) tiene su ruta crítica en las actividades 1-2 y 2-5, si se van acortando esas actividades (partiendo por la más barata

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que es la 1-2), se tienen las siguientes variaciones de costos (nótese que para disminuir de 12 a 11 s tuvo que acortar la duración de la actividad 4-5, ya que a esas alturas todas las rutas se hacen críticas):

De acuerdo con lo anterior, no siempre disminuir días en la duración del proyecto, va a significar mayores costos, en ocasiones, el costo total va a disminuir, por lo tanto puede ser conveniente para el contratista finalizar antes las obras. Lo anterior se visualiza mejor en el siguiente gráfico:

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TALLER Nº 4ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO A

2. Ejercicio En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible.

El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 55 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

CódigoActividad

Código predecesor

as

NORMAL MINIMODuración Costo $ Duración Costo $

A-1 8 100 6 200A-2 4 150 2 350A-3 A-1 2 50 1 90A-4 A-1 10 100 5 400A-5 A-2 5 100 1 200A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe: Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del

proyecto (desde la normal a la mínima) la siguiente información: Duración total del proyecto. Costo directo, costo de administración y costo total del

proyecto. Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la

actividad. Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

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Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO B

2. Ejercicio En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible.

El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 5 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo directo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

CódigoActividad

Código predecesor

as

NORMAL MINIMODuración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200A-2 4 150 2 350A-3 A-1 2 50 1 90A-4 A-1 10 100 5 400A-5 A-2 5 100 1 200A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe: Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del

proyecto (desde la normal a la mínima) la siguiente información: Duración total del proyecto. Costo directo, costo de administración y costo total del

proyecto. Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la

actividad. Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

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Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO C

2. Ejercicio En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible.

El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 105 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

CódigoActividad

Código predecesor

as

NORMAL MINIMODuración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200A-2 4 150 2 350A-3 A-1 2 50 1 90A-4 A-1 10 100 5 400A-5 A-2 5 100 1 200A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe: Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del

proyecto (desde la normal a la mínima) la siguiente información: Duración total del proyecto. Costo directo, costo de administración y costo total del

proyecto. Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la

actividad. Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO D

2. Ejercicio En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible.

El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 55 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo directo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

CódigoActividad

Código predecesor

as

NORMAL MINIMODuración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200A-2 4 150 2 350A-3 A-1 6 150 4 300A-4 A-1 7 100 4 220A-5 A-2 8 100 4 200A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe: Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del

proyecto (desde la normal a la mínima) la siguiente información: Duración total del proyecto. Costo directo, costo de administración y costo total del

proyecto. Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la

actividad. Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO E

2. Ejercicio En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible.

El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 5 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo directo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

CódigoActividad

Código predecesor

as

NORMAL MINIMODuración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200A-2 4 150 2 350A-3 A-1 6 150 4 300A-4 A-1 7 100 4 220A-5 A-2 8 100 4 200A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe: Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del

proyecto (desde la normal a la mínima) la siguiente información: Duración total del proyecto. Costo directo, costo de administración y costo total del

proyecto. Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la

actividad. Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

3. Presentación de resultados

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Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 4ACELERACIÓN DE MALLAS

GRUPO F

4. Ejercicio En este ejercicio, se trata de ir acelerando la malla de programación de un proyecto, desde su tiempo normal de ejecución hasta el tiempo mínimo. Ello debe realizarse de forma tal que el costo por concepto de disminuir en un día la ejecución del proyecto sea el menor posible.

El costo de administración (fijo) se ha estimado en $ 105 por día. La tabla siguiente presenta los valores de costo directo de cada actividad para tiempo normal y tiempo mínimo de ejecución.

CódigoActividad

Código predecesor

as

NORMAL MINIMODuración Costo Duración Costo

A-1 8 100 6 200A-2 4 150 2 350A-3 A-1 6 150 4 300A-4 A-1 7 100 4 220A-5 A-2 8 100 4 200A-6 A-3, A-5 3 80 1 100

Con base en los datos anteriores, el grupo debe: Construir y calcular la malla nodo-actividad del proyecto. Preparar una tabla que detalle para cada duración posible del

proyecto (desde la normal a la mínima) la siguiente información: Duración total del proyecto. Costo directo, costo de administración y costo total del

proyecto. Actividad(es) cuya duración fue reducida en un día. Diferencial de costo por disminuir en un día la duración de la

actividad. Ruta crítica (ej.: A-1, A-3, A-6)

Preparar un gráfico que muestre las curvas de costo directo, costo fijo y costo total del proyecto en función de su duración.

5. Presentación de resultados

Al término del taller, cada grupo deberá presentar al curso los resultados de su trabajo (malla, tabla y gráfico), explicando en detalle el proceso de aceleración de la malla del proyecto.

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TALLER Nº 5SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN

1. ANTECEDENTES

Una tarea fundamental al tener un programa de trabajo para un proyecto, es realizar un control de éste para saber si se ha ido cumpliendo. Para poder realizar control de un programa de actividades, es necesario actualizarlo, colocando todos los avances que han ocurrido hasta la fecha de control para cada actividad.

El MS Project tiene un buen sistema de control. Se puede controlar avance, mano de obra, costos y otros. En este Taller nos ocuparemos principalmente del control del avance.

2. EJERCICIO

a) Guarde la programación realizada durante la primera semana como línea de base del proyecto.

b) Cree una columna para actualizar el avance del programa de actividades

A. Indicadores de Avance Físico y Financiero

Como punto de partida del análisis de estado de las actividades de su proyecto (y por tanto de los componentes y del proyecto mismo), usted debe conocer el valor de los indicadores básicos de seguimiento que se plantean en la tabla adjunta. Asigne un avance del 100% a

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todas las actividades que debiesen estar terminadas antes de la fecha de control. Para las actividades que debiesen estar ejecutándose a la fecha de control considere los porcentajes de avance de la lista siguiente. Para las actividades finales (las que se inician en una fecha posterior a la fecha de control) ingrese un avance de 0%. Si su proyecto a la fecha de control tiene más actividades en ejecución que las que aparecen en la tabla, considere que esas restantes actividades en ejecución tienen indicadores de 0%.

Tabla A

Indicadores de Avance del ProyectoFecha de Control: hoy

Actividad

Indice de Avance Físico

(IAF)1

Indice de Cumplimiento

de Costos (ICC)2

Análisis

Avance Físico Real

1 100% 110%2 100% 65%3 100% 75%4 100% 85%5 100% 100%6 100% 85%7 100% 90%8 100% 105%9 90% 70%10 100% 110%11 100% 100%12 95% 60%13 90% 75%14 100% 90%15 65% 115% 16 75% 98%17 0% 100%18 0% 120%

1 IAF = Obra ejecutada/Obra total = AFR / AFP = Avance Físico Real / Avance Físico Presupuestado2 ICC = Costo incurrido/Presupuesto inicial

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c) Ingrese los avances de cada una de las actividades. Para las desviaciones de costos, considere que si las actividades están condicionadas por el esfuerzo, alterar porcentualmente los costos equivale a alterar porcentualmente las duraciones y por ende los avances físicos. Por ende conviene ingresar primero los costos y luego los avances físicos.

d) Considere que el costo del recurso mano de obra calificada subió un 10% afectando el costo de todas las actividades que usan ese recurso. Ingrese ese cambio.

e) Actualice el avance del proyecto – modificar fecha de estado, es decir, la fecha de control - y determine el impacto de las cifras anteriores en el desarrollo del proyecto. GUARDAR EL ARCHIVO CON UN NUEVO NOMBRE.

f) ¿Estamos todavía dentro del programa?. Considere que estamos 100 días antes del fin previsto. Analizar si el grado de avance permite proyectar un retraso en la fecha término del proyecto, supuesto que desde hoy en adelante no se produzcan nuevos retrasos, es decir, que los retrasos sean sólo los detectados a la fecha

g) Si no estamos dentro del programa intente tomar acciones que permitan recuperar el programa original acelerando la malla, para ello suponga que las actividades más baratas de acortar, son aquellas que involucran subcontratos, las que se podrían acortar un 30% en tiempo con un incremento de costos del 20%.

h) Determine el impacto de la aceleración anterior en los costos totales del proyecto.

i) Preparar documento que describa el análisis de seguimiento y las medidas correctivas considerando los puntos anteriores de la “c” a la “g”. (sólo en medio magnético WORD).

j) Preparar láminas explicativas (POWER POINT).k) Revisión

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TALLER Nº 6

DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO GERENCIAL DEL PROYECTO.

1.-ANTECEDENTES

En el Taller anterior se trabajó básicamente con el avance físico, a partir de una tala de datos que sólo consideraba esa variable, además de la variable de costos.

El seguimiento gerencial del proyecto debe abarcar otras variables, para poder monitorearlas y controlarlas, se trabajará en el diseño de un sistema de información y seguimiento gerencial del proyecto.

2.-EJERCICIO

a) Considerando el siguiente esquema. Defina los informes relevantes para su proyecto, indicando la periodicidad requerida para cada uno de ellos.

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b) Defina los indicadores que deberían estar contenidos en cada uno de los informes definidos en la parte ( a ) . Determine la periodicidad requerida para la medición de cada uno de ellos, las fuentes de información necesarias y estime los tiempos y costos necesarios para obtener dicha información. De ser necesario, discutan en el grupo algunos supuestos para poder hacer las estimaciones anteriores (en particular los tiempos y costos de obtención de información).

c) Construyan un cuadro resumen que muestre para cada informe los indicadores necesarios, y para cada uno de estos la periodicidad de medición, las fuentes de información, y los tiempos y costos necesarios para obtener dicha información.

d) En el Taller 5 se entregó información de avance tanto físico como de costos, en general bastante por debajo de lo esperado. Una de las posibles causas de los desfases es el no cumplimiento de los

Ambito de responsabilidad directa

Elementos referenciales, bajo observación

¿RESPONABLES DE

INFORMACIÓN

PARA CONTROL

DE EJECUCIÓN

Verificación SupuestoIndicador

Fin

Propósito

Componente

Actividades

Concepto

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supuestos (de la matriz del marco lógico) para esas actividades. Tomando en cuenta lo anterior, defina los supuestos relevantes de ser monitoreados dentro del sistema de información gerencial. Defina, si es posible, indicadores de medición de esos supuestos, así como la periodicidad de recolección de la información, las fuentes de información, y los posibles costos y tiempo de obtención de la información.

e) Analice cualitativamente, si el detalle diseñado para los indicadores de la parte ( b ) y los supuestos de la parte ( d ), muestra un sistema de información gerencial técnicamente factible de llevar a cabo, y económicamente viable.

f) Preparar documento que describa el diseño del sistema (sólo en medio magnético WORD).

g) Preparar láminas explicativas (POWER POINT).h) Revisión.

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TALLER Nº 7

EL GERENTE Y LA TOMA DE DECISIONES (este Taller se distribuirá durante la clase).

TALLER Nº 8

LICITACIONES Y CONTRATACIONES – Elaboración de Términos de Referencia.

Laboratorio de simulación de concurso: elaboración de bases y de método de evaluación de las propuestas.

Objetivos: Los alumnos se interiorizan en el desarrollo de términos de referencia y métodos de evaluación, mediante una simulación de roles

Actividades:

a) Profesores asignan componentes o actividades a licitar a cada grupo.

b) Elaboración por grupos de una parte de los Términos de Referencia (TDR) para llamar a presentar propuestas técnicas: el método de evaluación de las propuestas .

El documento contendrá:a. Objetivos.b. Actividades a realizar por el adjudicatarioc. Definición de requisitos mínimos exigibles a las firmas

proponentes (entre ellos al menos se deben establecer requisitos asociados a la experiencia)

d. Definición de requisitos mínimos exigibles al equipo de profesionales que integren el equipo del proyecto.

e. Método de evaluación de las propuestas técnicas a recibir. Para ello el grupo deberá:

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i. Definir los criterios de evaluación (incluye a lo menos los dos anteriores).

ii. Definir el método de cálculo de puntajes para cada uno de los criterios

iii. Fijar los puntajes mínimos por criterio para calificar.iv. Definir el método de ponderación de los criterios

para priorizar las propuestas.f. En base a las definiciones anteriores se elaborará un

cuadro de evaluación que deberá formar parte de los Términos de Referencia y de las bases.

g. Plazos máximos de las actividades y tareas. Fechas de entrega de informes y/o productos.

h. Elaboración (breve) de Bases para propuesta económica:• Presupuesto máximo disponible. Formas de pago y relación entre pagos y entregas de informes y/o productos.• Desglose exigido para los ítems de costo.• Definición del método de adjudicación en relación a la propuesta económica, siendo las alternativas: i ) adjudicar a la mejor propuesta técnica si es que la propuesta económica respeta el presupuesto máximo, ii) adjudicar a la propuesta económica de menor costo siempre que cumpla los puntajes mínimos de la propuesta técnica, y iii) ponderar la propuesta económica con la propuesta técnica.

c) Preparar láminas explicativas (POWER POINT)d) Revisióne) Entrega a los profesores del documento descrito en el punto b)

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TALLER Nº 9

LICITACIONES Y CONTRATACIONES – APERTURA Y ADJUDICACIÓN.

Laboratorio: Simulación de concurso y adjudicación.

Objetivos: Los alumnos se interiorizan en elaboración de propuestas, mediante una simulación de roles

Actividades:

a. Los profesores seleccionan un TDR dentro de todos los TDRs elaborados.b. Los alumnos de todos los grupos formulan propuestas para la licitación en base a esos TDR. Se deberá considerar:• Propuesta técnica: • Oferta de plazos de entrega de las actividades y tareas• Conformación del equipo del proyecto.• Propuesta económica:• Determinación del monto de la propuestac. Simulación de la entrega de propuestas y aperturad. Simulación de la adjudicación.e. Preparar documento que incluya los TDRs elaborados en el punto 2 y las bases con el resto de las condiciones de la licitación (sólo en medio magnético WORD).f. Preparar las correspondientes láminas explicativas (POWER POINT).g. Revisión.

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PAUTA PARA LA ENTREGA DEL INFORME FINAL DEL TRABAJO EN GRUPO:

Temas a abordar en el informe:

Resumen de antecedentes de la formulación del proyecto (marco lógico y antecedentes generales).

Diseño organizacional de la unidad ejecutora a cargo del proyecto.

Análisis de los involucrados. Definición de relaciones entre actividades y

Programación de las actividades. Nivelación de recursos y solución de las

sobreasignaciones. Optimización de la programación. Desarrollo del sistema de información gerencial del

proyecto. Seguimiento del proyecto. Términos de referencia para la licitación de una de las

componentes o actividades. Consideraciones generales y recomendaciones para la

ejecución.

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CURSO INTERNACIONAL

“GESTIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS”

CURSO INTERNACIONAL

“GESTIÓN DE LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS”

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