La gestión de proyectos es una disciplina formal, mediante la cual los proyectos se planifican y se ejecutan siguiendo un proceso sistemático, repetitivo y escalable; es una labor compleja, creativa, tediosa y cambiante, pero posee un ilimitado potencial.

El proceso de gestión de proyectos consta de una serie de pasos que se representan normalmente mediante un modelo de gestión de proyectos. El modelo de gestión de proyectos desarrollado a continuación consta de cuatro etapas, que determinan el ciclo de vida de un proyecto: Planificación, Construcción, Seguimiento y Finalización.

Pasos para Realizar una Eficiente Gestión de Proyectos

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“Pensamos en el futuro, adoptando decisiones en el presente”

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01 PlanificaciónLa etapa de planificación consta de pasos como: La definición del problema, la identificación de los interesados, el establecimiento de los objetivos, la preparación de las compensaciones, y la definición de las actividades.

1.1 Definición del problema:De no comprender a cabalidad el problema que se desea resolver, se corre el riesgo de desperdiciar tiempo y recursos; al asignar soluciones simples, complicadas o inadecuadas a la resolución del problema.Para conocer las necesidades verdaderas del proyecto, puede ser útil realizarse algunas preguntas:¿Cuál es la necesidad o propósito de lo que estamos tratando de realizar?¿Qué efectos tiene sobre las personas, para considerarlo un problema necesario de resolverse?¿Quién tiene participación en la resolución?¿Cómo difieren los objetivos de las diferentes partes interesadas?

1.2 Identificación de los interesados:Es importante identificar a todos los interesados en la realización del proyecto, con el propósito de realizar un trabajo en conjunto y conocer sus expectativas. Para poder identificar a todos los interesados en el proyecto, puede ser útil recurrir a las siguientes preguntas:

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¿Qué actividades o personas pueden verse afectadas por las actividades del proyecto o los resultados del mismo?¿Quiénes aportan recursos - personas, espacio, tiempo, herramientas o dinero - al proyecto?¿Quiénes en última instancia podrían ser los usuarios y beneficiarios, de la implementación del proyecto?

1.3 Establecimiento de los objetivos del proyecto:El éxito de un proyecto lo determina el planteamiento y cumplimiento de sus objetivos, por lo tanto, las características que debe cumplir un objetivo son: Ser específico, mensurable, orientado a una acción, realista y con un tiempo limitado. Es importante mantener presentes aspectos como: la calidad, organización, comunicación y riesgo, durante el abordaje del proyecto, pero principalmente al momento de establecer los objetivos.

1.4 Preparación de las compensaciones:Las probabilidades de éxito del proyecto están potencializadas por la combinación de tres variables de suma importancia: El tiempo, el costo y la calidad. La fórmula es simple:

Tiempo + Costo = Calidad

El cambio de una de estas variables puede alterar los resultados; si se reduce el tiempo destinado para la elaboración del proyecto, puede incrementarse el costo o reducir la calidad del mismo.

1.5 Definición de actividades:Muchos proyectos han fracasado, producto de la subestimación del tiempo y el dinero necesarios para su ejecución. Por lo tanto, se recomienda la utilización de una herramienta como la “descomposición de la estructura de trabajo”, para evitar contratiempos.

La “descomposición de la estructura de trabajo” es una herramienta utilizada para desarrollar estimaciones, asignar personal, seguir el progreso, y mostrar el alcance del proyecto. El propósito del mismo, es subdividir actividades complejas en pequeñas tareas, realizando el proceso hasta que la actividad no se pueda subdividir.

Fuente: Duffy, Mary Grace. Managing Projects.

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02 ConstrucciónLa implementación de la fase de construcción incluye los siguientes pasos: Armar el equipo, establecer el calendario, y elaborar el presupuesto.

La implementación de la fase de construcción incluye los siguientes pasos: Armar el equipo, establecer el calendario, y elaborar el presupuesto.

2.1 Armar el equipo:Dependiendo de los resultados obtenidos durante la planificación, se seleccionan las personas que posean las habilidades que el proyecto necesite. Algunas recomendaciones para trabajar de manera exitosa junto con el equipo de trabajo son:

• Realizar una lista de todas las personas que forman parte del equipo del proyecto.• Realizar una lista con todas las habilidades que sean requeridas.• Conocer las habilidades que posee cada uno de los miembros del equipo.• Asignar responsables a las tareas (con las habilidades necesarias).

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2.2 Establecer el calendario:Sin importar con que cantidad de recursos se cuente, todo proyecto posee una fecha de inicio y finalización; por lo tanto, el proyecto debe tener un calendario y cada jefe de proyectos debe ser capaz de establecerlo.

Tabla 2: Pasos para la creación del calendario de proyecto.

Fuente: Duffy, Mary Grace. Managing Projects.

2.3 Elaborar el presupuesto:El presupuesto es el plan financiero o el plan de acción para el proyecto. Es la trasladación de los planes elaborados, en cantidades medibles que denoten los costos de los recursos requeridos, y el resultado previsible durante un determinado periodo de tiempo.

El presupuesto no es únicamente una lista de todos los costos necesarios para ejecutar el proyecto, sino también un parámetro para comprobar si los beneficios del proyecto justifican los costos. Para elaborar el presupuesto del proyecto, se recomienda incluir las siguientes categorías: Personal, viajes, capacitación del personal, suministros, espacio, investigación, gastos de capital, y gastos generales.

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03 SeguimientoLa etapa de seguimiento consta de dos tareas de suma importancia: la elaboración de un plan de gestión del riesgo y la creación de una normativa de resolución de incidencias.

3.1 Elaboración de un plan de gestión del riesgo:Un plan de gestión del riesgo, debe contemplar dos aspectos clave:

• Evaluación del Riesgo: Consiste en emplear algún tiempo para generar ideas acerca de los riesgos que pueden acompañar al proyecto.

• Gestión del Riesgo: Incorpora medidas que pueden tomarse para reducir la probabilidad de fracaso (acciones preventivas), como las acciones que pueden emprenderse en caso de fallo (planes de contingencia).

Algunas preguntas útiles para la elaboración de un plan de gestión del riesgo suelen ser: ¿Están identificados todos los riesgos?; ¿Han sido priorizados los riesgos?; ¿Han sido tomadas medidas para reducir los riesgos?; ¿Se han formulado planes de contingencia?; ¿Existe algún responsable de gestionar el riesgo?

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3.2 Creación de una normativa de resolución de incidencias:El registro sistemático de incidencia recoge cualquier problema que no pueda ser resuelto inmediatamente. La persona que plantea el problema (autor), recoge la incidencia y su efecto potencial; el director o equipo del proyecto, designa un “encargado” de la incidencia y una fecha en la que debe quedar resuelta; además, se encarga de ponerlo a disposición de todo el equipo, y se revisa durante las reuniones de estado del proyecto, de forma que todos queden informados.

A continuación se presentan dos ejemplos de tablas para el seguimiento de

incidencias y de tareas del proyecto.

Tabla 3: Ejemplo de formulario de seguimiento de incidencias. Fuente: Duffy, Mary Grace. Managing Projects.

Tabla 4: Herramienta de Uso: Seguimiento de Tareas del Proyecto.Ejemplo: Apertura de una Oficina Regional de MIDEPLAN en la Región Atlántica.

Imprevisto Fecha Autor Descripción e Impacto

Encargado Fecha de Vencimiento

Estado o Resolución

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04 Finalización Como es probable que durante la ejecución del proyecto hayan ocurrido algunos traspiés, es importante identificar y documentar junto con el equipo de trabajo las lecciones aprendidas. La realización de una evaluación posterior a la ejecución del proyecto, tiene el propósito de identificar aquellos aspectos que son considerados o no como exitosos. Buscando implementar mejores prácticas en futuros proyectos, perfeccionando el proceso y eliminando problemas.

Tabla 5. Finalización del proyecto: Análisis y lecciones aprendidas.

Fuentes:• Mary Grace Duffy. Managing Projects. Harvard Business School Press. Boston: Harvard Business School Publishing, 2006.• H. Kent Bowen. Manual de dirección de proyectos. Harvard Business School. Marzo, 2002.