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7/25/2019 PASO A PASO SABER INSTITUCIONES.pdf

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PASO A PASO DE REGISTRO AL EXAMEN SABER 11DE MANERA INSTITUCIONAL

Atencin seor(a) rector(a):

Por cambio en la plataforma tecnolgica en el ICFES presentan lasnovedades en el proceso de inscripcin. A travs del sistema deinscripcin su Institucin podr:

1. Autogestionar los usuarios y las contraseas de su Colegio, ya queel sistema garantiza la confidencialidad de la informacin.

2. Simplificar el proceso de autorizacin, ya que los estudiantesmatriculados en ltimo grado aparecern pre-cargados en laplataforma de inscripcin, con base en los datos que la Colegiohaya reportado en el SIMAT. Por lo anterior, es indispensable quela informacin del Colegio est actualizada en el SistemaIntegrado de Matrcula (SIMAT) y en el Directorio nico deEstablecimientos (DUE) del Ministerio de Educacin Nacional. Losdatos de estos sistemas sern la fuente para la nueva plataformadel ICFES.

3. Retirar estudiantes en el listado denominado Matrcula SIMAT. Espertinente aclarar que estas modificaciones slo se realizan en laplataforma del ICFES y no se ven reflejadas en los sistemas deinformacin del Ministerio de Educacin Nacional, por lo cual, esnecesario que tambin se realic la actualizacin en el SistemaIntegrado de Matrcula SIMAT.

4. Hacer filtros para identificar de manera gil y confiable cuntos ycules estudiantes se encuentran en los listados Matricula SIMAT,Aspirantes, Pre-inscritos y/o Inscritos.

5. Seleccionar los estudiantes que pagarn por medio de uninstructivo generado por la Institucin Educativa o podrn realizarel pago por medio de un instructivo Individual.

6. Confirmar el registro y el recaudo de los estudiantes.


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Es importante tener en cuenta que a partir de agosto de 2014 elExamen Saber 11 cuenta con una nueva estructura, por favor consultelas novedades y las Guas de Orientacin en:

http://www.icfes.gov.co/examenes/saber-11o/estudios-que-soportan-la-alineacion-del-examen

http://www.icfes.gov.co/examenes/saber-11o/guias-y-ejemplos-de-

preguntas

EN EL PANEL DE CONTROL INSTITUCIONAL SE VISUALIZANCUATRO LISTADOS:

Matrcula SIMAT:Listado de estudiantes que la institucin tiene cargadoen el Sistema Integrado de Matrcula SIMAT del Ministerio de EducacinNacional y se trae pre-cargado a la plataforma del Icfes.

Aspirantes:Listado de estudiantes autorizados por la institucin y a losque se les puede marcar para que hagan su proceso de pago de maneraunitaria. Los estudiantes se pueden autorizar uno por uno o de maneramasiva.

Preinscritos:Listado de estudiantes que ya diligenciaron el formulario deinscripcin. En este estado se pueden generar referencias de pagoagrupadas, las cuales son pagadas por la Institucin.

Inscritos: Listado de estudiantes que han culminado el procesosatisfactoriamente y pueden consultar la citacin en la fechaestablecida.


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A continuacin se describen de manera general todos los pasos quedebe seguir la Institucin para garantizar que los estudiantes seancorrectamente citados al examen:

PASO 1: AUTENTICACIN

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Seccin Izquierda,REGISTRO

Descripcin:

Por favor ingrese con su usuario y contrasea. Para el proceso deregistro seleccione el mdulo que corresponde a INSCRIPCIN. Acontinuacin el sistema le mostrar los perfiles con los que puedenhacer transacciones. Si el usuario selecciona un perfil que tieneasociados varios agrupadores, deber especificar con cul de ellos vatrabajar. Una vez que se carga el men, el usuario puede seleccionaralguna de las opciones disponibles.

El sistema le abrir el panel de Control donde encontrar un men parahacer los procesos de GESTIONAR INSCRIPCIN, ACTUALIZAR DATOS yAYUDA ste ltimo le permitir descargar el Manual de Usuario.

PASO 2: DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE REGISTRO

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Seccin Izquierda,REGISTRO

Descripcin:

El Colegio debe ingresar con el cdigo Icfes y la contrasea a laplataforma de inscripcin y verificar la lista de estudiantes de ltimogrado de educacin media, la cual ha sido cargada desde el SIMAT. Encaso que al ingresar al sistema no le aparezca ninguna lista, podrincluir los estudiantes uno a uno por la opcin "Agregar; o de maneramasiva en Carga Masiva.

El listado de estudiantes matriculados NO equivale a un listado deestudiantes inscritos, esto quiere decir, que no es suficiente con que el


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Colegio vea completa la lista de matriculados, es necesario que cadaestudiante se encuentre en el listado de inscritos para que puedaobtener la citacin al examen.

Aunque el sistema permita agregar o eliminar nombres en la lista dematriculados, el Rector est en la obligacin de reportar lasmodificaciones ante la Secretara de Educacin de su entidad territorialpara actualizar la informacin del SIMAT.

Qu hacer en caso de?

A continuacin aparece una lista de las posibles situaciones que sepueden presentar en la ejecucin del segundo paso. Al final de estedocumento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegiodebe seguir en cada caso:

1. Autoric a un estudiante con errores en el nombre y/o en eldocumento.

Culminado el proceso de pasar a la lista de aspirantes, es necesario quesea diligenciado el formulario de registro correspondiente a cadaestudiante, para lo cual, el Colegio puede escoger cualquiera de lassiguientes alternativas:

2. Delegar en el estudiante la responsabilidad del diligenciamiento.

Para que cada estudiante tenga acceso al aplicativo, el Colegio debeasegurarse de que reciba la contrasea que el sistema gener en elmomento de agregarlo a la lista de aspirantes, asimismo, esindispensable explicarle el procedimiento, la fecha lmite y las

consecuencias de no diligenciar oportunamente el formulario.

3. Asumir directamente la responsabilidad del diligenciamiento de losformularios.

El Colegio debe recopilar previamente la informacin requerida en elformulario de registro, para ello, puede consultar el modelo que apareceen la pgina www.icfesinteractivo.gov.co, en el enlace Consulte AQU elmodelo de formato de inscripcin. Una vez cuente con los datos


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necesarios, puede ingresar al listado Aspirantes e iniciar la inscripcinde cada estudiante seleccionando la opcin Inscribir que aparece en lalista desplegable de la columna derecha llamada Acciones.

Recuerde que las contraseas son de uso personal e intransferible.Antes de culminar el diligenciamiento del formulario, es indispensableverificar que toda la informacin consignada sea correcta,particularmente la ciudad de presentacin y el tipo de discapacidad (si lahay), ya que sta determina los apoyos necesarios para presentar el

examen.


A continuacin aparece una lista de las posibles situaciones que sepueden presentar en la ejecucin del tercer paso. Al final de estedocumento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegiodebe seguir en cada caso:

1. La ciudad de aplicacin seleccionada no es la correcta.


A continuacin aparece una lista de las posibles situaciones que sepueden presentar en la ejecucin del primer paso. Al final de estedocumento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegiodebe seguir en cada caso:

1. Cuando ingreso al sistema la lista de estudiantes matriculadosest vaca.

2. El nombre y/o documento de identidad de uno o ms estudiantesque aparecen en la lista tiene alguna inconsistencia.

3. Uno o varios estudiantes de la lista de matriculados son repitentesde grado 11.

4. Los datos de identidad del estudiante que deseo agregar nocorresponden con los que trae el sistema.


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5. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistemame informa que ya tiene resultados de Saber 11 como bachiller.

6. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistemame informa que ya fue autorizado o inscrito por otra Institucin.

7. Uno o varios de los estudiantes que aparecen en la lista de SIMATno son estudiantes de mi Colegio.

8. Se me olvid la nueva contrasea.

PASO 3: RECAUDO

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Seccin Izquierda,REGISTRO, Ingreso a sistema PRISMA, Ingrese Usuario y contrasea. Enpestaa Aspirante o Pre - Inscrito se ingrese a Consulta demovimientos, seleccione la referencia de pago que desee pagar

Descripcin:

Antes de realizar el pago, el Colegio debe verificar que la tarifa que se lecobrar por la inscripcin de cada estudiante es la correcta, ingresandoa la pgina www.icfesinteractivo.gov.co y dando clic en la opcinIngrese AQU para consultar la tarifa de su Institucin.

El Colegio debe coordinar con los estudiantes quines realizarn el pagoa travs de la Institucin y quines lo harn de manera unitaria,solamente cuando los estudiantes se encuentren en el listado deAspirantes, el Colegio podr marcarlos para que realicen el pago por

su cuenta, es decir, marcarlos para pago unitario. En caso que losestudiantes no sean marcados para pago unitario, cuando se encuentrenen el listado de Pre-inscritos la Institucin deber marcarlos parahacer el pago de manera agrupada, lo cual quiere decir que el Colegiohar el pago al Icfes para la inscripcin de estos estudiantes, una vezseleccionados, se debe dar clic en el botn Referencia grupo y elsistema automticamente generar el instructivo correspondiente.


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RECAUDO (Opcin 1)- Descarga de instructivo, pago por ventanilla

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Seccin Izquierda,REGISTRO, Ingreso a sistema PRISMA, Ingrese Usuario y contrasea. Enpestaa Aspirante o Pre - Inscrito se ingrese a Consulta demovimientos, seleccione la referencia de pago que desee pagar y escojapago por banco con instructivo.

Antes de imprimir el Instructivo de pago por favor lea cuidadosamente

la descripcin del servicio o examen que escogi. El sistema le mostraruna pantalla de respuesta de generacin del instructivo. Descargue elinstructivo haciendo clic en la imagen PDF, tenga presente la fecha deexpiracin segn el perodo en el cual fue generado.

Imprima el instructivo de pago, preferiblemente en impresora lser, ydirjase a cualquiera de las sucursales del Banco Popular. En caso de quela impresin no sea en impresora lser, el cajero debe digitar el cdigode barras e ingresar el nmero de la Referencia de Pago, de ningunamanera puede rechazar el pago. Una vez efectuado el pago verifique eltimbre generado por el banco, y lea cuidadosamente la informacincontenida en el instructivo.

RECAUDO (Opcin 2) - Pago por medio electrnico (PSE)

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Seccin Izquierda,REGISTRO, Ingreso a sistema PRISMA, Ingrese Usuario y contrasea. Enpestaa Aspirante o Pre - Inscrito se ingrese a Consulta demovimientos, seleccione la referencia de pago que desee pagar y escojapago electrnico (PSE).

Para el pago electrnico debe seleccionar el modo de pago: PAGO ENLNEA y luego le aparecer la pantalla para ingresar los datos de lacuenta desde la cual se va a debitar el valor. Es importante tener encuenta que slo se admiten pagos con tarjeta dbito (no con tarjeta decrdito).

Una vez concluya el proceso, el sistema le entregar un nmero detransaccin, en caso de que esto no suceda debe comunicarse con laentidad bancaria para confirmar el estado de la transaccin, ya que si


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este trmite no se realiza de forma correcta, la inscripcin no sefinalizar exitosamente. Adems, mientras este proceso se encuentrependiente por confirmacin, el sistema no le permitir descargar unanueva referencia de pago.


A continuacin aparece una lista de las posibles situaciones que sepueden presentar en la ejecucin del cuarto paso. Al final de este

documento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegiodebe seguir en cada caso:

1. La tarifa que arroja el instructivo no es la correcta.

2. El pago que realic no se ve reflejado en el panel de controlinstitucional.

PASO 4: CONSULTA DE CITACIN

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co/ Citacin.

Descripcin:

El 17 de julio de 2015 se publicarn las citaciones al examen para quecada estudiante conozca el sitio en el que debe presentar la prueba. Lascitaciones pueden ser descargadas por cada estudiante o por el Colegioingresando con el cdigo ICFES y la contrasea.

PASO 5: PRESENTACIN DEL EXAMEN

Descripcin:

Recomiende a sus estudiantes que antes del da del examen visite ellugar al cual est citado para confirmar la ruta de llegada y asasegurarse de presentarse puntualmente el da de la aplicacin.

El colegio debe advertirles a los estudiantes que slo podrn ingresar alsaln un lpiz, un borrador, un tajalpiz y el documento de identidad.


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No se permitir el ingreso al examen a quienes porten elementosdiferentes a los autorizados.

PASO 6: CONSULTA DE RESULTADOS

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co/ Resultados.

Descripcin:

Acceda usando su usuario ICFES y contrasea, seleccione la consulta deresultados del examen Saber 11.

El 17 de octubre de 2015 se podrn consultar los resultados individualesdel examen ingresando con el usuario nico de cada estudiante. Lainterpretacin de los resultados aparece en el cono inferior derecho delinforme individual. El 31 de octubre de 2015 se publicarn los resultadosinstitucionales y agregados.


Consulte a continuacin el procedimiento que debe seguir en caso quese le presente alguna de las siguientes situaciones:

Posibles situaciones en el momento del paso 2: DILIGENCIAMIENTO DELFORMULARIO DE REGISTRO

1.

Autoric a un estudiante con errores en el nombre y/o en eldocumento.

Si desea modificar los datos de un estudiante que se encuentra en la

lista Aspirantes, es necesario que seleccione la opcin Desautorizaren la columna Acciones ubicada en la parte derecha de la pantalla, elestudiante regresar al listado Matrcula SIMAT, el Colegio podrcorregir los datos seleccionando las opciones Corregir nombre y/oCorregir documento y autorizarlo nuevamente.

2.

La ciudad de aplicacin seleccionada no es la correcta.


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El Colegio podr modificar slo una vez el municipio de presentacinseleccionado durante el diligenciamiento del formulario de registro. Estecambio se puede realizar cuando los estudiantes estn en los listados

3. Preinscritos o Inscritos, seleccionando la opcin Cambiarmunicipio en la columna Acciones ubicada en la parte derechade la pantalla.

A continuacin se desplegarn los datos del inscrito, adicionalmente se

habilitarn las opciones para seleccionar el departamento, el municipio yla zona de presentacin, se deben confirmar y dar clic en el botnActualizar.

4. Cuando ingreso al sistema la lista de estudiantes matriculados estvaca.

Si al ingresar al sistema no le aparece ninguna lista, podr incluir losestudiantes uno a uno por la opcin de "Agregar". Es indispensable quereporte la situacin ante su respectiva Secretara de Educacin para queactualicen los datos en el DUE y en el SIMAT.

5. El nombre y/o documento de identidad de uno o ms estudiantes queaparecen en la lista tiene alguna inconsistencia.

Si los datos de identidad de uno o ms estudiantes que aparecen en lalista pre-cargada tienen alguna inconsistencia, el Colegio puedecorregirlos seleccionando las opciones Corregir nombre y/o Corregirdocumento en la columna Acciones ubicada en la parte derecha de lapantalla.

6. Uno o varios estudiantes de la lista de SIMAT son repitentes de grado11.

El sistema detecta que son repitentes y el Colegio debe confirmar si sonrepitentes de ltimo grado. Estos estudiantes no estn obligados apresentar nuevamente el examen, si lo hacen, sus resultados no seincluirn en los promedios institucionales.


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7. Los datos de identidad del estudiante que deseo agregar nocorresponden con los que trae el sistema.

Si al agregar un estudiante a la lista de aspirantes el sistema le muestraque ese documento de identidad ya est asociado a otro nombre yapellido, d clic en el botn identidad no corresponde, de esta manerapodr hacer la modificacin y agregar el estudiante a la lista paracontinuar con la inscripcin, no obstante, deber enviar comunicacinescrita a travs de la Unidad de Atencin Al Cuidado, anexando copia del

documento identidad del estudiante.

8. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema meinforma que ya tiene resultados de Saber 11 como bachiller.

Si al ingresar un estudiante a la plataforma, el sistema le indica que yatiene resultados de Saber 11 como bachiller, el Colegio puedeagregarlo (a) pero todos los resultados de esta persona quedarn enconflicto hasta que la Institucin aclare la situacin con la Unidad deAtencin al Ciudadano del ICFES; especificando el cdigo del Colegio, elnombre de la Institucin, el nombre del estudiante, el tipo y nmero dedocumento del estudiante y las razones por las cuales dicho estudiantepresent anteriormente el examen como bachiller.

9. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema meinforma que ya fue autorizado o inscrito por otra Institucin.

Si al ingresar a la plataforma, el sistema le indica que un estudiante desu Institucin ya fue autorizado o inscrito por otro Colegio, elresponsable del proceso no podr adicionarlo a su lista de aspirantes.Para corregir la situacin el Colegio debe enviar a travs de la Unidad de

Atencin al Ciudadano los soportes legales que evidencien que elestudiante est matriculado all. El ICFES le responder por correoelectrnico.

10. Uno o varios de los estudiantes que aparecen en la lista de SIMATno son estudiantes de mi Colegio.


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En caso que en su lista de matriculados figuren estudiantes que nopertenecen a su Colegio, podr retirarlos del listado seleccionando laopcin Retirar.

11. Se me olvid la contrasea.

Si se le olvid la contrasea, podr ingresar a la plataforma y dar clic aHa olvidado su contrasea?. Para restablecerla deber ingresar elCdigo ICFES y digitar el correo electrnico, el sistema le enviara a ese

correo una contrasea temporal para la activacin de la contrasea,seleccione el link que viene adjunto en el correo digite usuario y clavetemporal, a continuacin el sistema le solicitar cambiar contrasea.

Posibles situaciones en el momento del paso 3: RECAUDO

1. La tarifa que arroja el instructivo no es la correcta.

Si el sistema o el instructivo de pago le muestran una tarifa que no escorrecta, podr enviar su solicitud a travs de la Unidad de Atencin alCiudadano, especificando el cdigo Icfes del Colegio, el nombre de laInstitucin, la tarifa correcta segn el valor de la pensin mensual, losdatos de contacto y adjuntando la resolucin de costos en la que seevidencie el valor de la pensin. El Icfes le responder por correoelectrnico.

2. El pago que realic no se ve reflejado en el panel de controlinstitucional.

Si su pago no se ve reflejado en el panel de control institucional,pasadas 24 horas hbiles de haber pagado en el Banco Popular o 1 hora

de haber realizado pago en lnea por el sistema PSE, podr enviar susolicitud a travs de la Unidad de Atencin al Ciudadano, especificandoel cdigo del Colegio, el nombre de la Institucin, los datos de contactoy adjuntando la copia del instructivo de pago con el sello del Bancolegible o copia de la transaccin electrnica aprobada. El ICFES leresponder por correo electrnico.


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INFORMACION ADICIONAL:

Realice el proceso de inscripcin a travs del navegador Google Chromeen www.icfesinteractivo.gov.co En caso de no contar con esteprograma, el sistema le proveer un vnculo para descargarlo einstalarlo. Se puede utilizar tambin Internet Explorer 8.1 o versinsuperior (en modo compatibilidad1).

Las Instituciones que no realicen el pago y el registro oportuno de la

totalidad de sus estudiantes NO recibirn Clasificacin de Planteles 2015(Resolucin 503 de 2014).

Para soporte al proceso de registro el ICFES pone a disposicin de losciudadanos la lnea gratuita nacional 018000110858 y la lnea local enBogot 3077008, de lunes a viernes, de 7 a.m. a 7 p.m. Recuerdemarcar la opcin 1.

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