Gestión de procesos de documentos en papel en un mundo diGital

AgilizAción

ALGUNAS DE LAS MEJORES OPORTUNIDADES DE AUMENTAR LA EFICIENCIA DE LOS FLUJOS DE TRABAJO SE ENCUENTRAN CUANDO EL PAPEL SE CONVIERTE EN DIGITAL

Ya sabemos que...

LOS PROCESOS DIGITALES AGILIZAN EL FLUJO DE INFORMACIÓN

PORqUE PERMITEN TRABAJAR MÁS RÁPIDO Y MEJORPero también sabemos que...

MUChAS ORGANIZACIONES TODAVíA TIENEN DOCUMENTOS EN PAPEL EN SUS FLUJOS DE TRABAJO.Y que eso causa problemas innecesarios...

IDC Whitepaper, 2014

del tiempo de quienes trabajan con información se pierde lidiando con problemas y tareas tediosas debidas a la utilización de documentos en papel1.

7%

25% Un cuarto de ese tiempo se pierde en búsquedas infructuosas y duplicación de documentos.

AL ANALIZAR DÓNDE Y POR qUé PASA ESTO,algunas de las siguientes razones le resultarán familiares...

Necesita archivar o enviar copias impresas para cumplir con las normativas (políticas de empresa, procedimientos, contratos, documentos financieros y albaranes).

O bien... Necesita una firma física para contratos de nuevos empleados, hojas de registro horario, partes de enfermedad, formularios de vacaciones, registros de personal.

Necesita rellenar formularios a mano como notas de gasto, informes de servicio, detalles de contactos con usuarios, cuestionarios.

O quizás simplemente siempre usó papel…

NUESTROS TRABAJOS CON OTRAS ORGANIZACIONES DEMUESTRAN qUE EL PAPEL NO TIENE POR qUé SER UN PROBLEMA.

Aquí tiene cinco preguntas que le ayudarán a detectar las áreas en las que quizás todavía tenga problemas... ?

Centro de correo

Atención al cliente

Logística

Distribución

Finanzas

RR. hh.

Ventas y marketing

En toda su organización...

¿Cuánto tiempo pierde procesando documentos en papel o introduciendo información a mano?Piense en todas las situaciones en que los empleados introducen datos a mano a partir de formularios impresos o de un grupo de documentos electrónicos a otro. ¿Dónde están los volúmenes más grandes y dónde podrían emplear mejor el tiempo sus empleados?

1

¿Cuántos errores se producen en la introducción manual de datos?En el flujo de trabajo que va del pago a proveedores a la facturación y los contratos con los clientes, hay un reto importante para la productividad y el cumplimiento de normativas. ¿Mide actualmente cuántas consultas, revisiones, devoluciones y rechazos se producen en su proceso comercial?

2

¿Cuántos documentos se pierden durante el proceso?No es fácil de controlar, pero puede hacerse una idea a partir de la cantidad de consultas de terceros, retrasos en las aprobaciones y las devoluciones o rechazos que se producen en sus procesos. Analice en detalle las áreas en las que se manipulan documentos impresos en papel.

3

¿Es difícil hacer un seguimiento, compartir y recuperar la información impresa en papel?Busque síntomas como que algunas áreas tienen menor capacidad de respuesta que otras. Analice si los empleados que trabajan en remoto o los que están en movilidad tardan más tiempo en aprobar documentos críticos como contratos y presupuestos. Compruebe si los directores, finanzas y administración pierden tiempo atendiendo consultas, confirmaciones y firmas. Unas auditorías estresantes y costosas podrían indicar dificultades en saber quién modificó qué y por qué.

4

¿Cuánto espacio valioso ocupa el archivo de los documentos en papel?Analice qué áreas de su organización todavía almacenan papel y durante cuánto tiempo. ¿Se puede almacenar esta información de otra forma sin dejar de cumplir las normativas? ¿Se podría digitalizar y centralizar el almacenamiento? ¿Qué haría con el espacio (y el tiempo) que quedaría libre?

5

Aquí tiene seis ejemplos de cómo lograr una diferencia positiva...

ej.

Capture la información de forma precisa y rápida usando la tecnología de escaneado inteligente, e intégrela con su gestión de correo electrónicoEste es un paso clave en la automatización de procesos. En la mayoría de los casos, esta tecnología elimina definitivamente la necesidad de introducir a mano la información de un documento a otro.

1

Comparta la información adecuada con las personas adecuadas y en los sitios adecuadosImplante políticas que aseguren que la información solo se puede enviar a las personas adecuadas y que se guarda de forma segura. La automatización puede ayudar a reforzar estas políticas y el cumplimiento de normativas.

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Siga y controle fácilmente el progreso de los documentos a lo largo de todos los procesosUse un software de gestión de la información robusto y fácil de usar junto con un escaneado inteligente que acelere el procesamiento de facturas, que integre clientes, aprobaciones de RR. HH. y cualquier otra clase de tarea administrativa. Sus empleados solo necesitarán echar un vistazo para saber en qué etapa están los documentos (aprobación, edición, etc.) y qué los está retardando.

3

Busque y recupere instantáneamente la información importante que necesita Cuando ya esté digitalizando y procesando documentos de forma eficiente, podrá acelerar el acceso a toda clase de información. La búsqueda intuitiva (mediante metadatos, no solo por el nombre de archivo) se puede aplicar a áreas como éstas:

• Contratos y pagos de proveedores• Datos de empleados• Políticas de empresa• Comunicaciones, entregas y

contratos con los clientes.

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Elimine el almacenamiento innecesario del papel Los archivadores ocupan gran cantidad de espacio en las organizaciones. Al automatizar la digitalización de documentos cruciales puede reducir y hasta eliminar la necesidad de guardar copias impresas, liberando espacios y recursos significativos.

5

Mejore la transparencia y reduzca el riesgo comercial El software de digitalización y de gestión de la información puede marcar una gran diferencia en la transparencia de muchos procesos. Piense en los pagos a proveedores: si puede realizar un seguimiento fácil de los cambios de una factura y tener un acceso rápido a la documentación de soporte, estará reforzando las auditorías y reduciendo la carga de trabajo de los equipos de finanzas.

6

AYUDAMOS A ORGANIZACIONES DE TODO TIPO Y TAMAñO A TRANSFORMAR SU FORMA DE TRABAJAR......y podemos hacer lo mismo para usted.

Integramos perfectamente los flujos de trabajo en papel y digital, automatizando la captura, el almacenamiento y la distribución de información para acelerar sus procesos.

NO IMPORTA EN qUé ETAPA DE SU PROCESO DE MODERNIZACIÓN SE ENCUENTRE, PODEMOS AYUDARLE A qUE LLEGUE MÁS LEJOS.

“”Le presentamos cinco testimonios que demuestran cómo pequeños cambios pueden tener un gran impacto…

“”«Ahora podemos recuperar instantáneamente cualquier documento o archivo electrónico. Desde datos personales y documentos propios hasta los créditos de los alumnos y los registros educativos, tenemos un solo punto de información y en la mayoría de los casos eliminamos la necesidad de mantener documentos impresos. »

MICk COOkDIRECTOR DE PROYECTOS, CONSEJO DEL CONDADO DE NORThUMBERLAND

“”«Ahora sabemos en todo momento dónde está un documento y de qué parte del proceso viene. Además, podemos asignar permisos por documento individual a toda una categoría y a sus subordinados. Esto ha aumentado la agilidad y el control de nuestros informes de trabajo y de la facturación. »

MIChAEL WAGERDIRECTOR FINANCIERO, ASTILLEROS DE MALLORCA

“”«Nuestros técnicos pueden enviar directamente correos electrónicos con la información que los clientes necesitan, sin la molestia de ir a buscarla en el archivo, escanearla, enviarla y volverla a poner en su sitio en el archivo. »

kEITh WRIGhTDIRECTOR GENERAL, TEAM GLOBAL

“”«Gracias a Canon, ahora tenemos un gran control de nuestros sistema de cuentas por pagar y procesamos las facturas un 40% más rápido que antes. Al reducir el tiempo de proceso en unas 40 horas, ahorramos entre 25.000 y 30.000 € al año. »

BERT RIJkMANSDIRECTOR DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES, VAN DILLEWIJN GROUP

“”«Canon transformó nuestros procesos de papeleo manual en datos digitales accesibles y muy eficientes que los empleados con autorización pueden recuperar en cualquier momento. »

MAURICE MCCRACkENCONTABLE, WhITEMOUNTAIN qUARRIES LTD.

¿CÓMO PODEMOS AYUDARLE?

Si hay algún área de particular interés que quiera analizar con más detalle, o quiere tener una reunión con nosotros, llámenos al 900 11 12 15.

O pídale a alguno de nuestros expertos que se ponga en contacto con usted para ayudarle en todos los procesos de gestión de la información y de los documentos.

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