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CONSEJO DE PARTICIPACIÓN
CIUDADANA Y CONTROL
SOCIAL
Subcoordinación Nacional de Rendición
de Cuentas
Fase 0
METODOLOGÍA DEL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS GADS
FASE 0: ORGANIZACIÓN INTERNA INSTITUCIONAL
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO DE RENDICIÓN
DE CUENTAS
DISEÑO DE LA PROPUESTA DEL
PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS
PLANIFICACIÓN
DISEÑO DE HERRAMIENTAS
Fase 1
FASE 1: ELABORACIÓN DEL INFORME DE
RENDICIÓN DE CUENTAS
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN
LEVANTAMIENTO PERIÓDICO DE
INFORMACIÓN: UDAF, EODS, UNIDADES DE
ATENCIÓN
CONSOLIDACIÓN DE RESULTADOS
CUANTITATIVOS DE LA EVALUACIÓN : UDAF, EODS,
UNIDADES DE ATENCIÓN
VALIDACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA
GESTIÓN ANUAL: UDAF, EODS, UNIDADES DE
ATENCIÓN
REDACCIÓN DEL INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS
SOCIALIZACIÓN INTERNA Y APROBACIÓN DEL INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS
POR PARTE DE LOS RESPONSABLES
LLENADO DEL FORMULARIO DE INFORME DE RENDICIÓN DE
CUENTAS ESTABLECIDO POR EL CPCCS POR LAS UDAF, EODS Y
UNIDADES DE ATENCIÓN - GESTIÓN
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FASE 2: PRESENTACIÓN A LA CIUDADANÍA DEL
INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS
DIFUSIÓN DEL INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS A TRAVÉS DE
DISTINTOS MEDIOS
RECEPCIÓN DE REQUEMIENTOS CIUDADANOS RESPECTO DEL INFORME DE
RENDICIÓN DE CUENTAS
PLANIFICACIÓN DE EVENTOS PARTICIPATIVOS
* CONVOCATORIA PÚBLICA
* CONDICIONES LOGÍSTICAS
* PREPARACIÓN DE FACILITADORES
* PREPARACIÓN DE LA AGENDA
REALIZACIÓN DEL EVENTO DE RENDICIÓN DE CUENTAS
*BIENVENIDA Y REGISTRO DE LOS PARTICIPANTES
* CONTEXTUALIZACIÓN A LA CIUDADANÍA O SOCIALIZACIÓN DE LA AGENDA DE TRABAJO.
* PRESENTACIÓN DEL INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS
* GRUPOS DE TRABAJO
*PRESENTACIÓN DE LA SISTEMATIZACIÓN A LA PLENARIA
*ESTABLECIMIENTO DE ACUERDOS CIUDADANOS E INSTITUCIONALES
INCORPORACIÓN DE APORTES CIUDADANOS EN EL INFORME DE
RENDICIÓN DE CUENTAS
Fase 2
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FASE 3: ENTREGA DE INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS AL
CPCCS
INGRESO EN EL SISTEMA DE RENDICIÓN DE CUENTAS DEL CPCCS
EL INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS:
a)Ingrese a la página web del CPCCS.
b) Baje de la página web el manual del usuario del sistema de Rendición de Cuentas.
c) Ingrese al sistema de Rendición de Cuentas a través de la página web del CPCCS.
d) Registre a su institución, siguiendo los pasos que le indica el manual del usuario.
e) Ingrese los datos de su formulario de Informe de Rendición de Cuentas, que el sistema de Rendición de Cuentas le solicita, siguiendo los pasos que le indica el manual del usuario
INGRESO EN EL SISTEMA DEL CPCCS – MATRIZ, EL INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LAS UNIDADES DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - UDAF
INGRESO EN EL SISTEMA DEL CPCCS – DELEGACIONES PROVINCIALES, EL
INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LAS ENTIDADES OPERATIVAS
DESCONCENTRADAS - EODS
Fase 3
PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLAR
EL INFORME DE RENDICION DE
CUENTAS CON LA CIUDADANIA
-Moderador/ra nombrado por la institución.- Responsable del evento,
lleva los tiempos y coordina con autoridades y ciudadanía.
Perfil: conoce el procedimiento de la RC, comunicador, aceptado por
todos, fácil lenguaje, transparente y conciliador.
-Coordinador/ra de la mesa temática, nombrado por la institución.- Da
un informe de lo realizado en el área de su competencia.
Da la palabra, responde preguntas. No debe instruir ni desertar.
Perfil: respetuoso, justo, ordenado e imparcial.
-Secretario/a de la mesa temática (uno por mesa). Ciudadano/a
nombrado/a por los participantes.
Toma nota de las opiniones, quejas y sugerencias. Elabora las
conclusiones y consensos.
Perfil: Conciso, de escritura sencilla y clara, ordenado. Presenta en
plenario las conclusiones de su mesa.
Convocatoria a los usuarios de servicios y abierta a la
ciudadanía
Las convocatorias constituyen un elemento importante para captar la
atención o la indiferencia de quien recepta. Por eso, es indispensable
que al anunciar el evento de RC con la ciudadanía tengamos en
cuenta lo siguiente:
Publicar volantes: distribuir, poner en la web, en los medios, con una
semana mínimo antes del evento.
De fácil lectura, clara y llamativa. Que incluya fotos de la zona y de la
gente.
Debe tener un enfoque inclusivo donde se marque la participación
protagónica de los ciudadanos.
Se debe asegurar la participación de colectivos que representen a
grupos vulnerables: género / generacional / intercultural /
discapacidades / movilidad humana.
Evento para presentar el Informe a la ciudadanía
El día del evento se debe tener todo listo y que el equipo logístico
llegue antes de la hora fijada para el inicio. Deben estar designados a
cada mesa las personas que van a ser moderador/a y coordinadores/as
de mesa.
Presentamos los siguientes pasos que debe tener el evento:
Inscripción. Se entrega el informe resumido que contenga los puntos
principales de la gestión realizada y, sticker o cartulina
Inicio del evento El moderador da la bienvenida, presenta a las
autoridades y grupos sociales presentes, el objetivo del evento y los
pasos a desarrollarse.
Presentación del Informe por la autoridad
La autoridad de la institución (Alcalde, Prefecto, Presidente de la Junta
Parroquial (GAD); Director, Gerente, Representante Legal, etc.)
presenta el Informe.
Debe rendir cuentas sobre los puntos indicados en la LOPC art. 92 y
93.
La autoridad debe tener un estilo claro y concreto, asertivo y amigable,
con un tono moderado; debe permanecer durante todo el evento, estar
atento y solícito a las demandas ciudadanas, y dispuesto/a a cumplir
con los acuerdos a los que se llegue al cierre del evento.
Conformación de mesas temáticas Las mesas temáticas son espacios de reflexión y diálogo donde la
ciudadanía participa libremente y aporta sobre temas específicos al
informe presentado por las autoridades.
Objetivo: Aportar al informe presentado por la autoridad con opiniones u
observaciones al informe respecto al tema de la mesa.
Equipo técnico: 1 coordinador/ra y 1 secretario/a por mesa.
N° de personas por mesa: máximo 10 personas Tiempo:60 min.
Valores a cuidar en las mesas: escuchar, ser democrático, no manipular la
palabra, llegar a acuerdos y decir la verdad.
Características:
-Se preparan por el equipo logístico el número de mesas en el día fijado.
-Debe haber carteles en el salón con el nombre de la mesa en el lugar
donde se va a ubicar la misma
-El/la secretario/a es una persona elegida por la ciudadanía
Pasos a desarrollar en cada mesa:
-El/la coordinador/ra expone lo realizado en el periodo,
principalmente sobre:
Presupuesto – gasto – proyectos realizados – gestión.
Tiempo: (10 minutos).
-La ciudadanía en la mesa comenta y hace preguntas.
-Se escriben las observaciones al informe y aclaraciones.
-El/la secretario/a anota los aportes para exponer
posteriormente en el plenario.
-Al final del plenario, antes del cierre, se realiza en cada mesa una
evaluación del evento.
Plenario
El plenario es el espacio donde toda la asamblea escucha los
resultados de cada mesa temática.
Se debe seguir los puntos siguientes:
-El/la secretario/a de cada mesa presenta las observaciones al informe
y aclaraciones ante toda la asamblea y deja a la autoridad por escrito.
-La autoridad recoge lo expuesto
-Si hubiere algunas cuestiones que amerite aclaración, se pudiera hacer
al concluir cada mesa.
-Es importante que la autoridad, al final, manifieste a la asamblea los
siguientes compromisos:.
Incorporar al informe final las observaciones
realizadas por la ciudadanía.
Abrir los espacios de Audiencias públicas y Foros ciudadanos, entre
otros.
Evaluación y cierre
La evaluación es para mejorar la organización de este evento y
propiciar que la ciudadanía opine y se involucre.
Una vez concluida las observaciones de cada mesa a la asamblea y a
la autoridad, el secretario/a presenta en su mesa una hojita para
evaluar el evento:
Se completa en conjunto con el grupo de la mesa y se rellena la
siguiente plantilla:
El secretario/a recoge lo consensuado y lo entrega al moderador/ra
general como insumo para el informe final.
Cierre – Se puede organizar con música, danza, grupo folclórico,
refrigerio, etc.
Lo que me gustó Lo que no me gustó Lo que mejoraría
El evento se considera exitoso cuando:
-Se llega a conseguir un ambiente de diálogo y respeto.
-La autoridad escucha y llega a acuerdos con la ciudadanía.
-Los aportes ciudadanos son incluidos en el Informe Final.
Recomendaciones
-Para la preparación del evento es importante realizar una reunión y designar
los responsables y los tiempos. Hay que tener en cuenta las siguientes
actividades:
-Logística general
-Difusión del informe (15 días antes del evento)
-Convocatoria (7 días antes del evento)
-Tríptico/volante con informe resumido para repartir en el evento
-Carteles con el nombre de las mesas temáticas
-Inscripción: hojas impresas para inscribir por mesas temáticas
-Matriz para recoger aportes ciudadanos en las mesas
-Hoja de evaluación para las mesas.
-El evento de RC con la ciudadanía conviene hacerlo los últimos días de
febrero para que la difusión del informe y la convocatoria al evento llegue con
tiempo suficiente a la ciudadanía.
MANUAL PARA EL REGISTRO DE LAS
INSTITUCIONES QUE INTEGRAN EL
SECTOR PÚBLICO EN EL SISTEMA DE
RENDICIÓN DE CUENTAS
Perfil de usuarias y usuarios:
La máxima autoridad de las instituciones nombrará a un servidor o
servidora pública responsable de registrar el informe de rendición de
cuentas en el sistema informático. Esta servidora o servidor público
será la única que pueda ingresar al sistema informático para registrar a
la institución y en este proceso creará una CLAVE que le permitirá
subir la información del informe de rendición de cuentas. Es de suma
importancia que esta clave sea utilizada solo por el o la responsable
designada y en el caso de que deje de pertenecer a la institución está
en la obligación de transmitir la clave a la institución.
Por cuanto a esta persona le llegarán las notificaciones que se
generarán en las distintas fases del proceso de rendición de cuentas a
su correo institucional; La o el responsable al finalizar la fase de registro
deberá imprimir el CERTIFICADO DE REGISTRO, documento que lo
custodiará debidamente.
Cómo acceder al sistema? Para ingresar al sistema informático de
rendición de cuentas se deben seguir los siguientes pasos:
Para ingresar al sistema se debe abrir un navegador, sea este Internet
Explorer versión 8 y 9, Mozilla Firefox 15 o Google Chrome.
En la barra de navegación coloque la dirección web del CPCCS:
www.cpccs.gob.ec (gráfico uno).
En la página web del CPCCS presione el enlace RENDICIÓN DE
CUENTAS que se encuentra en la parte lateral izquierda de la pantalla,
haga clic sobre este enlace. Gráfico 2
En la pantalla Rendición de Cuentas presione el botón “INGRESO AL
SISTEMA DE DATOS”. Gráfico 3.
En la pantalla de ingreso al sistema informático presione el menú:
“REGISTRAR INSTITUCIÓN” ò “REGISTRAR AUTORIDAD” . Gráfico 4
Una vez ingresado al formulario de registro visualizará las siguientes
pantallas:
DATOS GENERALES:
Una vez que escriba su número de RUC presione la lupa y seleccione
el nombre de su institución.
Adjunte el documento oficial del RUC en formato JPG presionando el
botón “EXAMINAR”, elija el archivo y luego presione el botón “SUBIR
IMAGEN”. Continúe llenando la información que requiere el formulario y
al final presione el botón: “SIGUIENTE”.
DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL:
Llene la información del representante legal que le requiere el formulario
y al final presione el botón “SIGUIENTE”
DATOS DE LOS RESPONSABLES DEL PROCESO DE RENDICIÓN
DE CUENTAS:
En el área de los datos del o la responsable del proceso de rendición de
cuentas proceda a llenar los datos que le solicitan.
En el área de responsable del registro del informe de rendición de
cuentas en el campo del correo institucional debe escribir su correo
institucional ya que a éste le llegarán los mensajes que se generen en
el proceso de rendición de cuentas. En el campo contraseña debe crear
la suya. Continúe llenando los datos requeridos y presione el botón
“SIGUIENTE”. Gráfico 8
COMPETENCIAS/OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:
Para llenar este bloque de información, las instituciones de las
Funciones: Ejecutiva, Judicial, Electoral, Transparencia y Legislativa y
medios de comunicación y otra institucionalidad del Estado deben
seleccionar funciones solo en el caso de que no cuenten con objetivos
estratégicos. Caso contrario, llenará los objetivos estratégicos de la
entidad. Para ello, debe escribir un objetivo estratégico o una función,
según el caso, y presionar el botón “AÑADIR” para que el sistema
proceda a guardar la información, objetivo por objetivo o función por
función y en la parte inferior se desplegarán los textos guardados.
En el caso de los Gobiernos Autónomos Descentralizados Provinciales,
Municipales y Parroquiales en la pantalla se visualizarán las
competencias exclusivas de cada uno de estos y en el caso de que
cuenten con competencias concurrentes seleccionarán
“COMPETENCIAS CONCURRENTES” y procederán a llenar una
competencia y presionarán el botón añadir para que se guarde (así
sucesivamente). En la parte inferior se desplegará una tabla con el texto
guardado.
Una vez que hayan llenado las funciones, los objetivos estratégicos o
las competencias concurrentes, según sea el caso, presionarán el botón
“FINALIZAR FORMULARIO”.
PASO FINAL:
Una vez que oprima el botón “FINALIZAR FORMULARIO”, se
visualizarán dos mensajes: “NOTIFICACIÓN ENVIADA CON ÉXITO” y
“SU INSTITUCIÓN HA SIDO REGISTRADA CON ÉXITO”.
El próximo paso a seguir es la subida del informe de Rendición de
cuentas en el sistema, según el cronograma establecido por el Consejo
de Participación Ciudadana y Control Social.
