Partes principales de la Carta Comercial

La Carta Comercial posee unas partes que son esenciales y que no se puede prescindir de ellas, no importa el estilo que utilices, ni el propósito.

1. Membrete - Identifica la oficina, organización o empresa donde se origina el documento y debe incluir: Nombre de la "empresa"Dirección postal o física

Teléfonos comerciales y fax

Dirección de correo electrónico.

2. Fecha - Todo documento oficial debe tener fecha y no debe abreviarse.En español se escribe día (cifra), mes (en minúscula) y año.  Ejemplo: 19 de noviembre de 2011 

No se le coloca punto final.

3. Destinatario y dirección - Consta de tres o cuatro líneas, las cuales se escriben a espacio sencillo.  Por estética las líneas deben mantener el mismo largo horizontal.  Es importante comenzar con el título de cortesía abreviado o puesto que ocupa, luego la dirección.  Se escriben a cuatro espacios de la fecha.

4. Saludo - Representa una cortesía del remitente y no debe abreviarse.  Las reglas para el saludo son:No se abrevia el título de cortesía o posición del destinatario 

El titulo o posición debe coincidir con el colocado en el área de envío 

En los casos en que la comunicación no está dirigida a una persona y sí a una compañía el saludo debe ser en plural.  El estilo antiguo era escribir "A quien pueda interesar", pero esa expresión en la actualidad NO se utiliza.  Puede utilizar: Estimados señores, Estimados señores y señoras  

Si la comunicación está dirigida a un hombre y una mujer, el saludo puede ser: Estimado señor Rivera y señora Rosa o Estimados señor y señora Rivera.

Se escribe solo en mayúscula: 

La primera palabra del saludo

Nombre y apellidos

Nombre, cargo o entidad que sustituya al nombre 

5. Texto de la carta - Debe constar con tres párrafos como mínimo, donde indique el mensaje lo más corto, preciso y claro posible.  Los párrafos se deben distribuir de esta manera:Primer párrafo - Es de introducción donde indica la idea central del mensaje.  Se expone el problema o situación por la cual se envía la comunicación.  La frase "Por este medio" NO se utiliza debido a que el medio es la carta.  Siempre recuerde mantener un tono respetuoso, cordial, formal y profesional.  En este párrafo se atrae la atención del lector, así que no convierta el párrafo en una

sola oración ya que las oraciones muy largas dificultan la comprensión de la lectura y debemos recordar que una oración no compone un párrafo.  Se recomienda dividir el pensamiento en varias oraciones, que se entrelacen por su pensamiento.  

Segundo párrafo o párrafos intermedios - Se utilizan para que desarrolle, detalle y abunde sobre la situación o problema expuesto.

Tercer párrafo o último - Es conocido como el párrafo de cierre o conclusión. Aquí se brindan las posibles soluciones de lo que se espera, de acuerdo al planteamiento que se haya realizado en la comunicación.

6. Despedida - Representa una cortesía de parte del remitente hacia el destinatario.  Se escribe a dos renglones verticales después del último párrafo.  Se escribe en mayúscula la letra inicial, solamente.  La despedida no se abrevia en ningún momento.  Ejemplo de despedidas: Atentamente, Cordialmente.

7. Firma mecanografiada - Es el nombre completo y título o posición que ocupa la persona responsable de la comunicación   Se escribe a cuatro renglones verticales de la despedida.  Las recomendaciones son:Se escribe en mayúscula la letra inicial de cada nombre y título o posición que ocupa.

El título o puesto que ocupa lo puede mecanografiar al lado del nombre, sino es muy largo.  De lo contrario se escribe debajo de la firma mecanografiada.

En la firma no se escribe la abreviatura de título de cortesía y académico antes del nombre. Sin embargo, puede escribir el título académico abreviado después del nombre y apellido, antecedido por una coma.  Ejemplo: Raúl Fuentes Cruz, CPA

Cuando el ejecutivo no se encuentra y el Asistente Administrativo debe mecanografiar una carta que debería estar firmada por el, se recomienda que el Asistente Administrativo firme con el nombre del ejecutivo y:

 Al lado o debajo escriba sus iniciales 

Debajo coloque su firma, con la posición que ocupa.

8. Iniciales - Se escriben para identificar la persona responsable de la comunicación.  Cada oficina establece  su método de identificación de documentos.  Pueden ser iniciales, números o ambas.  La forma utilizada en la mayoría de las oficinas es utilizar las iniciales del Asistente Administrativo que transcribe o prepara el documento.  Las recomendaciones son:Se escriben las iniciales al margen izquierdo de la cata a dos renglones verticales, siempre en minúsculas después de la firma mecanografiada.

Si la persona que prepara la carta es la misma que la firma no es necesario escribir iniciales de responsabilidad.

Las iniciales de la persona que mecanografía la carta son importantes, de esta forma sabemos quién mantiene la comunicación y donde se genera.  

9. Anejo - Se utiliza cuando se incluyen documentos adicionales con la carta.  En singular (Anejo) si se incluye un solo documento o en plural (Anejos) cuando son

varios.  Siempre se escribe la primera letra en mayúscula, a dos espacios verticales después de las iniciales y al margen izquierdo.

10. Copias- se escribe la letra c, en minúscula al margen izquierdo a dos espacios verticales.  La letra c significa que se incluye copia de la comunicación a otra persona y se requiere mencionar a las personas a las cuales se les envía copia de la comunicación.

EJEMPLOS DE CARTA COMERCIAL.CARTA DE BIENVENIDA DE UN TRABAJADOR

CARTA: BIENVENIDA A UN EMPLEADO NUEVO

Bogotá, 22 de octubre de 2014

SeñorPEDRO GUTIERREZ LOPEZCiudad

Apreciado señor Gutiérrez:

Registramos con entusiasmo su ingreso al grupo humano de TEJIDOS DE AMERICA. Esperamos de su parte lo mejor para contribuir al engrandecimiento de nuestros objetivos y metas.Le anexamos la cartilla de inducción, en la cual usted encontrara la información sobre nuestro programa de salud, al igual de las actividades y servicios de bienestar y capacitación.

Cordial saludo,

ISABEL FUENTES D.Gerente

Elaborado por: Kenny Pérez Maryuris Pérez Mallín BustamanteFredy Zamora