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55 Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo Contenido Concepto de validación de datos Comando validación Comando formato condicional

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55Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

Contenido

Concepto de validación de datosComando validación

Comando formato condicional

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56 Hoja de cálculo en los negocios

Parámetrizar datos de caPtura en un li-bro de trabajo

Al momento de capturar información en una hoja de cálculo se puede tener un control sobre los datos que se capturen en cada celda. A este proceso se le conoce como parámetrizar.

Podemos definir la palabra parámetrizar como la acción de establecer que cumplan con ciertos requisitos para que puedan ser capturados en las celdas de una hoja de cálculo. Esta característica de Microsoft Excel nos permite hacer más selectiva y con menos margen de error la captura de los datos en una hoja de cálculo.

Por ejemplo: se tiene una hoja de cál-culo donde se solicita información de los empleados de una empresa. Uno de esos datos es el sueldo mensual de cada em-pleado. Al momento de parámetrizar este dato, se define que solamente permita la captura de datos numéricos; si por algún motivo se captura un dato diferente a los números (letras y símbolos especiales), Microsoft Excel no permitirá la captura y enviara mensajes de alerta para el usuario.

Validación de datos.La validación de datos en Microsoft Excel nos permite asegurarnos que la captura

y modificación de datos en una hoja de cálculo cumplen con ciertos criterios. En una validación de datos podemos especificar el tipo de dato permitido (por ejemplo: números enteros, fechas, horas o texto) así como el rango de valores aceptables.

Las validaciones en una hoja de cálculo pueden ser obligatorias o de advertencia. Cuando mencionamos que son obligatorias Microsoft Excel rechazara toda captura o modificación que no entre en los criterios establecidos. Si la validación es de adverten-cia Microsoft Excel mostrara un cuadro de dialogo (con un mensaje predeterminado o introducido por el usuario) y dará una oportunidad de rehacer la captura o modificación del dato en la celda.

En otras palabras la validación de datos en Microsoft Excel nos permite paráme-trizar una hoja de cálculo, con la finalidad de hacer más selectiva su captura por parte del usuario.

comando Validación.Comando que se encuentra ubicado en el menú datos y nos permite establecer los

criterios de captura y modificación de datos en una hoja de cálculo. Recordando que

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57Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

a este proceso se le conoce como validación de datos.

El comando validación se compone de 3 fichas:

1) Configuración.

2) Mensaje entrante

3) Mensaje de error.

Configurar validaCión de rangos.Para configurar la validación de rangos debemos seleccionar la ficha configuración.

Esta ficha se compone de los siguientes elementos.

Criterios de validaCión.

Sección que nos permite establecer los criterios para la captura y modificación de una hoja de cálculo. Para configurar una validación se consideran los siguientes criterios:

Cualquier valor. Permite la captura de valores en la celda sin importar el tipo de dato que sea.

Entero. Permite la captura de valores numéricos enteros (dato numérico sin decimales, ejemplo 10)

Decimal. Permite la captura de valores numéricos con decimales (dato numérico con decimales, ejemplo 10.50)

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Lista. Permite la selección de un elemento de una lista de valores permitidos. Se visualiza a través de un combo.

Fecha. Permite la captura de valores numéricos con formato de fecha (ejemplo 03 – Jun – 2003).

Hora. Permite la captura de valores numéricos con formato de hora (ejemplo 09:00:00).

Longitud del texto. Establece el numero máximo de caracteres para capturar un dato (ejemplo al establecer una longitud de texto de 20, Microsoft Excel le permitirá solamente capturar datos que tengan una longitud de 1 a 20 caracteres)

Personalizado. Permite establecer criterios de validación acordes a las nece-sidades del usuario.

Para establecer los criterios de validación debemos:

1) Seleccionar la celda o rango de celdas que se desean validar.

2) Seleccionar [Menú Datos | Comando Validación | Ficha Configuración].

3) Seleccionar el criterio que deseamos utilizar para nuestra validación y esta-blecer las características de la validación.

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59Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

Para eliminar los criterios de validación debe realizar:

1) Seleccionar la celda o rango de celdas de las cuales desea eliminar la vali-dación.

2) Seleccionar [Menú Datos | Comando Validación | Ficha Configuración].

3) Seleccionar el botón Borrar todos.

Mensaje entrante en la validaCión de rangos.Esta ficha nos permite definir un mensaje de ayuda al momento de ubicar la celda

activa en la referencia de celda donde se desea capturar información. Las opciones que podemos manejar en el mensaje entrante son: Mostrar mensaje al seleccionar celda, título del mensaje y mensaje de entrada.

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60 Hoja de cálculo en los negocios

Mostrar Mensaje al seleCCionar Celda.

Casilla de verificación que al ser activada permite visualizar el mensaje que se definió para esa validación de datos; en caso contrario que no se encuentre activa, al ubicar la celda activa en las referencias de celdas validadas nos mostrara el mensaje entrante que se haya definido previamente.

título.

Es el encabezado o título que se mostrara en el mensaje entrante de la celda valida-da. Esta línea de texto aparecerá en negritas para diferenciarla del cuerpo del mensaje.

Mensaje de entrada.

Área que nos permite capturar el cuerpo del mensaje. Este debe ser descriptivo y claro en la idea que se quiera transmitir al usuario. Se recomienda que el mensaje no sea muy extenso.

Para establecer un mensaje entrante en la validación debe realizar:

1) Seleccionar la celda o rango de celdas donde desea asignar el mensaje en-trante.

2) Seleccionar [Menú Datos | Comando Validación].

3) Seleccionar la ficha Mensaje entrante.

4) Activar la casilla de verificación Mostrar el mensaje al seleccionar la celda (en caso de que no se encuentre activa).

5) Escribir el título del mensaje en el área Título.

6) Escribir el cuerpo del mensaje en el área Mensaje.

7) Seleccionar el botón Aceptar.

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61Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

Mensaje de error en la validaCión de rangos.Esta ficha contiene elementos que nos

permiten definir mensajes que se visualizaran en el momento en que se haya realizado una captura no valida, acorde a los criterios estable-cidos previamente en la validación de datos. En el mensaje de error se puede establecer: que se muestre el mensaje al detectar un dato no valido, estilo del mensaje, título del mensaje y el mensaje de error.

Mostrar Mensaje de error si se introduCen datos no validos.

Casilla de verificación que al ser activada permite visualizar el mensaje de error que se definió para esa validación de datos; en caso contrario que no se encuentre activa, al realizar una captura no valida en las celdas validadas no mostrara el mensaje de error que se haya definido previamente.

estilo del Mensaje de error.

Establece la forma como será mostrado el mensaje de error. Se pueden definir 3 estilos de mensajes diferentes:

Limite. El cuadro de diálogo del mensaje muestra el icono que representa un error en la captura del dato. Solicitando que se realice la captura adecuada a la validación establecida previamente.

Advertencia. El cuadro de diálogo del mensaje muestra el icono que repre-senta una advertencia al momento de realizar una captura no valida. Solicitando si desea continuar con la captura.

Información. El cuadro de diálogo del mensaje muestra el icono que es solamente informativo sobre las características del valor a capturar. En este tipo de mensaje no existe restricción alguna en la captura.

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62 Hoja de cálculo en los negocios

título.

Es el encabezado o título que se mostrara en el mensaje de error de la celda validada. Esta línea de texto aparecerá en negritas para diferenciarla del cuerpo del mensaje.

Mensaje de error.

Área que nos permite capturar el cuerpo del mensaje. Este debe ser descriptivo y claro sobre los criterios que debe cumplir el dato a capturar. Se recomienda que el mensaje no sea muy extenso.

Para establecer un mensaje de error en la validación usted debe realizar:

1) Seleccionar la celda o rango de celdas donde desea asignar el mensaje error.

2) Seleccionar [Menú Datos | Comando Validación].

3) Seleccionar la ficha Mensaje de error.

4) Activar la casilla de verificación Mostrar el mensaje al seleccionar la celda (en caso de que no se encuentre activa).

5) Seleccionar el estilo y escribir el título del mensaje en el área Título.

6) Escribir el cuerpo del mensaje en el área Mensaje.

7) Seleccionar el botón Aceptar.

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63Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

Practica.En la elaboración de esta práctica usted determinara la utilidad que tiene la valida-

ción de datos para los usuarios finales. Esto es, les facilitara el trabajo al elaborar una hoja de cálculo sencilla en su manejo para cualquier persona.

Se considera el ejemplo utilizado en la práctica del capítulo anterior, recordemos sobre el libro de trabajo diseñado para la tienda de ropa el “BUEN VESTIR”. Es im-portante hacerle notar que solamente se valida una hoja de cálculo, dando lugar a que usted explore este tema sobre las demás hojas y pueda validarlas según desee establecerlo usted.

La hoja de cálculo que debe validar es “Catalogo de artículos” y las características de la validación son las siguientes:

En la columna donde se almacenan los códigos de los artículos debemos validar que solamente permita capturar datos numéricos enteros.

Procedimiento para realizar la validación del código del artículo:

1) Seleccione el rango de celdas a validar [B5:B14].

2) Seleccione [Menú Datos | Comando Validación | Ficha Configuración]

a) En la opción Permitir selec-cione el elemento Numero entero.

b) En la opción Datos seleccio-ne el elemento Mayor que para indicar que el número sea mayor que cero.

c) En la opción Mínimo escriba el numero cero (0).

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64 Hoja de cálculo en los negocios

3) Seleccione [Ficha Mensaje entrante].

a) Active la casilla de verifica-ción Mostrar mensaje al seleccionar la celda.

b) Escriba el título “Código del artículo” en la opción Titulo.

c) Escriba el cuerpo del men-saje “Códigos mayores a cero (0)” en la opción Men-saje.

4) Seleccione [Ficha Mensaje de error].

a) Active la casilla de verifi-cación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no validos.

b) Seleccione el estilo del mensaje en la opción Estilo. En este caso será el estilo Información.

c) Escriba el título “Verifique el código” en la opción Titulo.

d) Escriba el cuerpo del mensaje “Códigos mayores a cero (0)” en la opción Mensaje.

5) Seleccione el botón Aceptar.

En la columna de la descripción del artículo la validación será de tipo longitud de texto y permitirá manejar una longitud máxima de 50 caracteres.

Procedimiento para realizar la validación de la descripción del artículo:

1) Seleccione el rango de celdas a validar [C5:C14].

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65Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

2) Seleccione [Menú Datos | Comando Validación | Ficha Configuración]

a) En la opción Permitir selec-cione el elemento Longitud del texto.

b) En la opción Datos seleccio-ne el elemento Entre para indicar que el número de caracteres sea entre 1 y 50 caracteres permitidos.

c) En la opción Mínimo escriba el número uno (1).

d) En la opción Máximo es-criba el número cincuenta (50).

3) Seleccione [Ficha Mensaje entrante].

a) Active la casilla de verifica-ción Mostrar mensaje al seleccionar la celda.

b) Escriba el título “Descrip-ción del artículo” en la opción Titulo.

c) Escriba el cuerpo del men-saje “La descripción debe ser menor a 50 letras” en la opción Mensaje.

4) Seleccione [Ficha Mensaje de error].

a) Active la casilla de verifi-cación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no validos.

b) Seleccione el estilo del mensaje en la opción Estilo. En este caso será el estilo Advertencia.

c) Escriba el título “Verifique la descripción” en la opción Titulo.

d) Escriba el cuerpo del mensaje “La descripción debe ser menor a 50 letras” en la opción Mensaje.

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66 Hoja de cálculo en los negocios

5) Seleccione el botón Aceptar.

En la columna de la marca del artículo se utilizará una lista como validación. Las opciones de la lista son: Internacional, Corte moderno y Fama.

Procedimiento para realizar la validación de la marca del artículo:

1) Seleccione el rango de celdas a validar [D5:D14].

2) Seleccione [Menú Datos | Comando Validación | Ficha Configuración]

a) En la opción Permitir se-leccione el elemento Lista. Verifique que estén activas las casillas de verificación Omitir blancos y Celda con lista desplegable. Si no se encuentran activas, debe activarlas.

b) En la opción Origen escriba la lista de elementos que desea desplegar. Los debe escribir de la siguiente for-ma “Internacional, Corte moderno, Fama”.

3) Seleccione [Ficha Mensaje entrante].

a) Active la casilla de verifica-ción Mostrar mensaje al seleccionar la celda.

b) Escriba el título “Marca del artículo”en la opción Titulo.

c) Escriba el cuerpo del men-saje “Seleccione una mar-ca de la lista” en la opción Mensaje.

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67Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

4) Seleccione [Ficha Mensaje de error].

a) Active la casilla de verifi-cación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no validos.

b) Seleccione el estilo del mensaje en la opción Estilo. En este caso será el estilo Información.

c) Escriba el título “Verifique la marca del artículo”en la opción Titulo.

d) Escriba el cuerpo del mensaje “Si la marca no existe puede cap-turarla de forma manual” en la opción Mensaje.

5) Seleccione el botón Aceptar.

En la columna del precio del artículo se validará que solamente permita capturar datos numéricos de tipo decimal.

Procedimiento para realizar la validación del precio del artículo:

1) Seleccione el rango de celdas a validar [E5:E14].

2) Seleccione [Menú Datos | Comando Validación | Ficha Configuración]

a) En la opción Permitir selec-cione el elemento Decimal.

b) En la opción Datos seleccio-ne el elemento Mayor que.

c) En la opción Mínimo escriba el número cero (0). Para in-dicar que el valor a capturar sea mayor a cero (0).

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68 Hoja de cálculo en los negocios

3) Seleccione [Ficha Mensaje entrante].

a) Active la casilla de verifica-ción Mostrar mensaje al seleccionar la celda.

b) Escriba el título “Precio de venta” en la opción Titulo.

c) Escriba el cuerpo del men-saje “Capture el precio de venta exacto” en la opción Mensaje.

4) Seleccione [Ficha Mensaje de error].

a) Active la casilla de verifi-cación Mostrar mensaje de error si se introducen datos no validos.

b) Seleccione el estilo del mensaje en la opción Estilo. En este caso será el estilo Límite.

c) Escriba el título “Verifique el precio del artículo”en la opción Titulo.

d) Escriba el cuerpo del mensaje “Capture el precio de venta exacto” en la opción Mensaje.

5) Seleccione el botón Aceptar.

Una vez que haya terminado de realizar los procedimientos pruebe la validación de datos capturando información en la hoja “Catalogo de artículos” y observe como se comporta la hoja de cálculo. Si desea usted podrá validar las demás hojas de su libro de trabajo.

comando formato condicional

El formato condicional es utilizado para diseñar hojas de cálculo que permitan llamar la atención del usuario. Esto se debe a que las celdas cambian su apariencia debido a los datos que almacenen. Algunos conocedores del tema denominan a las hojas con formato condicional como hojas semáforo. Este termino se utiliza porque la presen-tación de los datos cambia para llamar la atención del usuario (por ejemplo se puede cambiar la presentación de un dato numérico cuando es positivo o negativo) situación que provocara llamar la atención de la persona que este manejando el libro de trabajo.

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69Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

A las celdas que tengan el formato condicional se les conoce como celdas dor-midas. Este termino lo utilizamos debido a que su apariencia cambia al modificar el contenido de la celda.

El comando que nos permite establecer el formato condicional a una celda o un rango de celdas se encuentra en el menú Formato y lo puede identificar como For-mato condicional.

Antes de hacer referencia al formato condicional debemos comprender el signifi-cado del término condición. Una condición es una situación que debe darse para que se realice una acción.

Por ejemplo: hablemos de los semáforos para controlar el trafico de la ciudad, cuando la luz esta en verde significa que debemos avanzar, al momento de cambiar a color rojo nos da a entender que debemos pararnos por completo. De la misma forma en una hoja de cálculo podemos provocar ciertos cambios en ella, supongamos que deseamos detectar cuando una cantidad numérica es positiva o negativa. Esto se puede realizar asignando formato condicional al rango de celdas que contenga esos valores numéri-cos, en el formato condicional se establecerá que al momento de detectar un numero negativo este aparezca en color rojo y cuando sea positivo se muestre de color negro.

Relacionando este ejemplo de formato condicional, concluimos que este se dará siempre y cuando el contenido de una celda cambie y el valor modificado entre dentro de los criterios establecidos en la condición. Para establecer el formato condicional debe considerar:

Basar la condición del formato en el valor de la celda o en una formula.

Establecer los argumentos de la condición (entre, no está entre, igual a, no igual a, mayor que, menor que, mayor o igual que, menor o igual que).

Especificar los parámetros para que se cumpla la condición (por ejemplo es-tablecer formato a un dato numérico que se encuentre en el rango de valores del 0 al 10, los parámetros son el 0 y el 10).

Definir el formato de la celda o rango de celdas al momento de cumplirse la condición del formato condicional. Los formatos que se pueden asignar a las celdas son de fuente, bordes y tramas.

El comando formato condicional permite establecer hasta 3 condiciones.

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70 Hoja de cálculo en los negocios

Practica.Para lograr diseñar hojas de cálculo más completas, en esta práctica se estable-

cerán formatos condicionales, la finalidad es para observar como llamaría la atención una hoja de este tipo en los usuarios finales.

Tomaremos como ejemplo la hoja de cálculo “Lista de vendedores” definida desde el primer capítulo del libro. Recordando que esta hoja pertenece a la propuesta de la tienda de ropa “EL BUEN VESTIR”.

La hoja de cálculo ”Lista de vendedores” tendrá un formato condicional en la colum-na donde se almacene la comisión de cada vendedor. Las características del formato condicional son:

Si la comisión es igual a cero las características de la letra serán: estilo negritas, el color de la letra será automático y un fondo blanco.

Si la comisión se encuentra en el rango del 1% al 5% (valores equivalentes 0.01 y 0.05) las características de la letra serán: estilo negritas, color automático y un fondo Gris al 25%.

Si la comisión es mayor al 5% (valor equivalente 0.05) las características de la letra serán: color blanco, estilo Negritas, con un fondo de celda gris al 50%.

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71Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

El procedimiento para establecer el formato condicional a la columna de la comisión es:

1) Seleccione el rango de celdas [F5:F9].

2) Seleccione [Menú Formato | Comando Formato condicional]

3) Establezca las características de la primera condición, indicando como se basara la condición, el argumento y los parámetros de la misma.

a) Para basar la condición seleccione el elemento Valor de la celda.

b) Seleccione el elemento Igual a para especificar el argumento.

c) Especifique el parámetro cero (0).

d) Seleccione el botón Formato para asignar las características del formato condicional (estilo Negritas, color negro y un fondo Gris al 25%).

e) Una vez definido el formato seleccione el botón Aceptar.

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72 Hoja de cálculo en los negocios

4) Para definir la siguiente condición seleccione el botón Agregar.

5) Establezca las características de la segunda condición, indicando como se basará la condición, el argumento y los parámetros de la misma.

a) Para basar la condición seleccione el elemento Valor de la celda.

b) Seleccione el elemento Entre para especificar el argumento.

c) Especifique los parámetros 0.01 y 0.05 (son los equivalentes al 1% y 5% respectivamente).

d) Seleccione el botón Formato para asignar las características del formato condicional (color negro y un fondo blanco).

e) Una vez definido el formato seleccione el botón Aceptar.

6) Para definir la siguiente condición seleccione el botón Agregar.

7) Establezca las características de la tercera condición, indicando como se basara la condición, el argumento y los parámetros de la misma.

a) Para basar la condición seleccione el elemento Valor de la celda.

b) Seleccione el elemento Mayor que para especificar el argumento.

c) Especifique el parámetro 0.05 (es el equivalentes al 5%).

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73Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

d) Seleccione el botón Formato para asignar las características del formato condicional (color blanco, Estilo Negritas, con un fondo de celda gris al 50%).

e) Una vez definido el formato seleccione el botón Aceptar.

8) Seleccione el botón Aceptar.

Una vez que haya terminado de realizar los procedimientos pruebe el formato con-dicional capturando información en la hoja “Lista de vendedores” y observe como se comporta la presentación (formato) de la hoja de cálculo. Si desea usted podrá asignar formato condicional a las demás hojas de su libro de trabajo.

resumen.En este capítulo usted aplico los conceptos de:

Parametrización de un libro de trabajo de Microsoft Excel.

Validación de datos en una hoja de cálculo.

Formato condicional a una hoja de cálculo.

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74 Hoja de cálculo en los negocios

comPlemento de Práctica 1

validaCiones del libro de trabajo “el buen vestir”.En este anexo se agregan las validaciones que debe tener el libro de trabajo “EL

BUEN VESTIR”, la manera en que se organizo el complemento fue por hoja de cálculo.

Catalogo de artíCulos (hoja priMaria).

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75Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

lista de vendedores (hoja priMaria).

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76 Hoja de cálculo en los negocios

registro de ventas Mensuales (por vendedor) (hojas seCundarias).

comPlemento de Práctica 2

forMato CondiCional del libro de trabajo “el buen vestir”.

En este anexo se agregan los formatos condicionales que debe tener el libro de tra-bajo “EL BUEN VESTIR”, la manera en que se organizo el anexo fue por hoja de cálculo.

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77Parámetrizar datos de captura en un libro de trabajo

lista de vendedores (hoja priMaria).

pago de CoMisiones (hoja seCundaria).

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78 Hoja de cálculo en los negocios

mida sus conocimientos

1) Nombre que se le da al proceso de Microsoft Excel que permite capturar datos que cumplan con ciertos criterios en una hoja de cálculo.

___________________________________________________________

___________________________________________________________

2) A las hojas de cálculo que tienen formato condicional se les conoce como:

___________________________________________________________

___________________________________________________________

3) Las celdas dormidas son las que contienen:

a) Formato condicional b) Sin formato c) Validación de datos