parametros para la selección de un sistema de gestión de archivos

sociedad colombiana de @rchivistasParámetros para la Selección de Sistemas de Gestión Electrónica de DocumentosJohn F. Cuervo A. - Bogotá D.C., 14 de octubre de 2004

Parámetros para la Selección de un SGEDJohn F. Cuervo A.Bogotá D.C. Octubre14 de 2004

sociedad colombiana de @rchivistas


Parámetros para la Selección de un Sistema de Gestión

Electrónica de Documentos

John F. Cuervo A.Esp. En Redes de Información Documental

Bogotá D.C. Octubre 14 de 2004

Nombre la Entidad República de Colombiasociedad colombiana de @rchivistas


PROPÓSITOS

• Aclarar un concepto básico ¿qué es la gestión documental?

• ¿Que justifica un sistema electrónico de gestión de documentos?


CONTENIDO

• En la primera parte se analizan todos los aspectos, antecedentes y planteamientos sobre el proceso y, los sistemas de gestión electrónica de documentos, utilizados para las organizaciones y sugerir un modelo de selección para este tipo de tecnologías.


CONTENIDO

• En la segunda parte plantea la fundamentación teórica que enmarca este tipo de desarrollos, mostrando aspectos tecnológicos, archivísticos y administrativos de los sistemas mas conocidos de gestión electrónica de documentos.


Nombre la Entidad República de Colombia

•Introducción•Antecedentes•¿Qué justifica un Sist.?•¿Qué es la Gestión Doc.?•Ciclo de Vida de los doc.•Soporte Electrónico•Sistema de Gestion Doc.


Contenido:


Nombre la Entidad República de Colombia

•Sitema DMS•Ambiente Tecnológico•Normas y Estándres•Analisis de aplicaciones•Modelo de la Selección•Conclusiones


Contenido:


INTRODUCCIÓN• Las información se constituye en un recurso

fundamental para la gestión y la toma de decisiones dentro de las organizaciones.

• La aparición de técnicas modernas de reproducción, tratamiento y transmisión de datos multiplican constantemente el volumen de información.

• La falta de sistemas adecuados de gestión ocasiona gastos de administración y conservación muy altos y dificultan la toma de decisiones


INTRODUCCIÓN

• La rápida evolución de las TIC´S ha permitido la aparición de productos y herramientas para la gestión electrónica de documentos.

• El reto no está en la implementación de éstas nuevas tecnologías, sino en su capacidad para seleccionar las que más se adapten y puedan ser administrarlas adecuadamente para beneficio de una organización.


INTRODUCCIÓN• Se dice que algo más del 80% de la información

de una organización reside en sus documentos, entonces es claro suponer que el aumento de la eficiencia en su gestión, redundará en el mejoramiento de su competitividad.

• La oferta comercial provee más de 10 herramientas corporativas para de sistemas gestión de información documental, el problema es como seleccionar la más adecuada.


ANTECEDENTES• El concepto de “gestión de documentos",

derivado de la administración moderna, comenzó a utilizarse en la década de los años cuarenta en algunos países anglosajones principalmente en los Estados Unidos de Norteamérica.

• Con estas palabras se designó al conjunto de criterios y técnicas nuevas relacionadas con el manejo de los archivos administrativos.


ANTECEDENTES• Tales criterios buscaban aumentar la

eficiencia y reducir los costos de los servicios archivísticos, lo que se explica por la denominada explosión documental.

• En la década de los años setenta aparecieron las primeras herramientas de tratamiento de información

• El crecimiento de documentos en los procesos llevó a la implementación de sistemas que gestionaran el almacenamiento organizado de la información


ANTECEDENTES

• La evolución natural de este proceso ha sido pasar del tratamiento pasivo de la documentación a intervenir en el propio proceso de trabajo en las organizaciones.

• Lo anterior, ha implicado un cambio en el concepto del documento, fuente primaria de información, el cual tradicionalmente se soportaba en papel y su uso era el más común dentro de las organizaciones.


ANTECEDENTES

• Los nuevos soportes documentales, han evolucionado y se han multiplicado a una gran velocidad, sumándose a los problemas ya existentes y ocasionados por los documentos en soporte tradicional.

• La obsolescencia tecnológica representa otro de los grandes problemas que se dan por las distintas generaciones de tecnología que se utilizan las organizaciones.


ANTECEDENTES

• Lo anterior ha obligando a una migración continua cuyo proceso resulta altamente costoso y tiene el riesgo de que pueda alterar la integridad y valor probatorio o legal de los documentos, si no se lleva a cabo con criterios técnicos y archivísticos claros.

• Visto desde este ángulo surgen varias preguntas:


ANTECEDENTES

• ¿Cuáles son y como funcionan los nuevos soportes documentales en la organización?. ¿Cómo se relacionan estos con el soporte tradicional?. ¿Cómo integrar estos soportes de tal forma que hagan parte de un sistema de gestión de documentos en una organización?. ¿Cómo se denomina un programa de gestión soportado en nuevas tecnologías de información?.


¿QUE ES UN SGED?

• Se entiende por Sistema de Gestión Electrónica de Documentos (SGED) como un sistema de información pensado para la gestión (archivo y recuperación) de documentos, entendidos estos como los diferentes soportes que contienen la fuente primaria de información de una organización, así como para la correcta distribución de los mismos dentro de la organización (flujo de trabajo o Workflow).


¿QUE ES UN SGED?

• Los SGED hoy día se utilizan tanto en las organizaciones públicas como en las privadas, con el objeto de controlar e incrementar la eficiencia del flujo de documentos.

• Están orientados a la búsqueda de la eficiencia y la calidad del acceso y recuperación de información.

• “Oficina sin papeles“.


¿QUE JUSTIFICA UN SGED?

• La existencia de dos mundos totalmente diferentes

• De un lado el ambiente de la tecnología en el que se manejan los conceptos de documento electrónico, correo electrónico, formato EDI, Intranets, etc.

• De otro lado se tiene el mundo de la formulación teórica y práctica de la gestión de documentos.


¿QUE JUSTIFICA UN SGED?

• Estos deberían ser dos mundos complementarios pero existe una incomprensión mutua. Ante esta realidad los profesionales de la información deben actuar en dos planos diferentes.

• Por un lado, reformular las bases teóricas de la gestión documental, de forma que sé amplíen y adapten a los conceptos de la realidad actual.

• Y de otro, elaborar estrategias que resuelvan los problemas que suponen el trámite de documentos y la implantación de sistemas de gestión.


BENEFICIOS DE UN SGED• Mayor acceso a la información. Es recuperada desde cualquier lugar y de una forma común para cualquier usuario del sistema.• Aprovechamiento del capital intelectual de la organización. El conocimiento se crea una sola vez y es reutilizado muchas veces.• ��a gestión del trabajo a través de un proceso electrónico.


BENEFICIOS DE UN SGED

• Favorece el trabajo en equipo, acelera las actividades críticas y mejora significativamente el servicio al cliente.• Incrementa el aseguramiento de calidad y el control de costos. La toma de decisiones se basa en información actualizada y en línea.• Mejora la productividad pues la información comienza a ser disponible sobre demanda.


BENEFICIOS DE UN SGED• Se minimizan los requerimientos de almacenamiento para documentos en papel.• Control de la información. (Seguridad y control de las versiones).• Mayor capacidad para el cumplimiento de normas y leyes sobre los documentos.• Reducción de las tareas operativas.• Transferencia de conocimiento. (Knowledge Management)• Reducción de costos para la organización.


¿QUE ES LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS?

• Actividad administrativa con fines de eficacia en la tramitación de documentos que obliga a una eliminación de la información innecesaria, dando lugar a lo que en Norteamérica se denomina “records management” que se ha traducido al castellano como “gestión de documentos”.

• La UNESCO definió la gestión de documentos como:“...una parte del proceso administrativo relacionada con la aplicación de principios de economía y eficacia tanto en la iniciación, seguimiento y uso de los documentos, como en su eliminación”.


¿QUE ES LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS?

• El concepto más acertado lo define como: “...una parte del sistema de información de la empresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos, que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los documentos, salvaguardando sus características estructurales, y contextuales y garantizando su autenticidad y veracidad”.

• Guide for managing electronic records from an archival perspective" ICA – International Council of Archives, ICA 97


CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

• Son las etapas por las cuales pasa un documento desde su creación, revisión, aprobación, y almacenamiento, hasta su eliminación o transferencia al archivo permanente para su conservación.

• Desde el punto de vista de un proceso, electrónico o físico, el ciclo de vida de un documento se puede presentar de la siguiente forma:


Fuente[1]

A ctividaddel

D ocum ento

C reación:A uthoring

PublicaciónD istribución

U so:A ctivo U so:

Inactivo

A rchivo

D estrucción

[1] ABDALA, Adalgisa. Edición electrónica: Documento No. 4. Santa Fe de Bogotá: Notas de clase, 1999.


CICLO DE VIDA• En la primera fase el documento es creado.• Herramientas para creación (authoring) o captura

que incluyan escáneres (incluidos los fax), correo @, acceso a Internet etc.

• Criterios de indexación para recuperar los documentos y revisiones en el sistema tales como fecha, autor, número de revisión etc.

• Finalmente, herramientas para encadenar documentos en grandes estructuras como volúmenes o tipos de documentos.


Fuente[1]


Doc. ElectrónicosCreadosFormas

Doc. Impresos

Inf. Base de Datos

Create/Capture

Ciclo deRevisión

Librería

Publicación

EstándaresOCRCreación de documentos

AnotacionesEdiciónComunicación Ad-HocWorkflow

Control de revisioneso versionesCheck In Check OutSeguridadEstructuraControl (encadenamientos)

ElectrónicaIndexaciónIntegración con las herramientasde usuario final

GestaciónGestación PublicaciónPublicación


CICLO DE VIDA• La segunda fase, temporal, mientras el

documento es publicado y preparado para su distribución.

• Se debe tener en cuenta el medio de publicación y a que tipo de audiencia va dirigido el documento.

• Definir si se manejaran anexos, hipervínculos, búsqueda full-text, o tesauros, así como identificar como será su visualización.


Fuente[1]


Doc. ElectrónicosCreadosFormas

Doc. Impresos

Inf. Base de Datos

Obtenerfácilmentela informaciónpara la empresa

Destruiro

Archivar

Herramientas para importarEstándares de intercambio

Bases de datosServicios de redHipervinculos

AlmacenamientoNear-LineOff-lineAgendas de Retención Electrónica

Uso Activo e InactivoUso Activo e Inactivo ArchivoArchivo

Estructurar la información deacuerdo con lasnecesidades delusuario

Librerias

Full TextIndexaciónWorkflowIntegración conotras aplicacionesSeguridad


CICLO DE VIDA

• En la tercera fase, en la cual se utiliza realmente el documento, es donde el sistema de administración de documentos actúa y presenta sus mayores fortalezas.

• Requiere de herramientas de captura (escáneres) que permitan almacenar y localizar los documentos (librerías), que solamente el perfil autorizado pueda visualizarlos (seguridad) en un tiempo razonable para finalmente imprimir y/o distribuir el documento (WF).


CICLO DE VIDA

• La cuarta fase, fase inactiva, es una transición antes de su “archivo permanente”. Son indispensables servicios de indexación y almacenamiento. Herramientas que permitan una rápida recuperación, no son tan relevantes (como sí lo son en la etapa del documento activo).

• En la fase de Archivo y, eventualmente, la destrucción del documento, finaliza su ciclo de vida.


SOPORTE ELECTRÓNICO• Documento electrónico: contenido integrado

en un archivo electrónico (documento legible por máquina), mediante un programa de computador, cuyo contenido es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, magnéticos u ópticos. Se conoce como digitalización y para llevarlo a cabo se utilizan cámaras digitales o escáneres

• El material digitalizado podrá tomar dos formas diferentes: imagen o texto.


SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS

• Teniendo en cuenta lo anterior se puede determinar que el término “gestión electrónica de documentos” hace referencia al control automatizado de documentos a través de su ciclo de vida en una organización, desde su inicio o creación hasta su disposición final, ya sea que éstos se conserven permanentemente o se descarten definitivamente.



• Está compuesto por elementos físicos (hardware) que constituyen la infraestructura del sistema y lógicos (software) que proveen los servicios para gestionar un documento desde su "nacimiento" hasta su "muerte".

• La tendencia actual de las herramientas de SGD es la integración en un solo producto, se conoce también como “punto único de acceso.



• Según esta idea, los SGD deberían ser capaces de crear una especie de 'capa' por encima de todas las soluciones departamentales de forma que el usuario obtenga una imagen única para toda la gama de datos que afectan a su negocio con una interfaz de usuario común y única.

• Este nuevo paradigma, esta muy impulsado por las tecnologías de flujo de trabajo y de difusión de la información por Internet.



• Este planteamiento de "punto único de acceso" tiene mucho que ver con la superación de los tradicionales paradigmas centrados en el proceso y/o la base de datos hacia un nuevo planteamiento de sistema de información en el que lo importante es la 'accesibilidad' y 'transmisión' del documento dentro de la organización.



• Existe el mito que la eliminación de papel significa la eliminación de todos los problemas derivados de la documentación.

• Estudios publicados a finales de la década 80 y principios de los 90 intentaban probar este hecho al mostrar los importantes porcentajes de documentación que se mantenían en forma de papel en la mayor parte de las organizaciones.



• Actualmente, un gran porcentaje de documentos provienen de sistemas informáticos, lo que demuestra que el problema no deriva tanto en que la información, este o no electrónicamente, como en su adecuada gestión y administración.

• Los costos decrecientes del hardware y software, junto con la falta de un software único que resuelva los problemas de la documentación en una organización, han ayudado aun más a esta tendencia.



• En la actualidad el papel no ha logrado ser reemplazado por el documento electrónico.

• No parece, tampoco, que el objetivo deba ser la eliminación del papel en una organización como si el establecimiento de una tecnología que integre, bajo un esquema "de acceso único", un entorno coherente y unificado de trabajo al usuario y que permita ayudar a la gestión de la información dentro de la organización.



• En la práctica, esta evolución tecnológica estáempujando a los proveedores de software a reemplazar las soluciones monolíticas del pasado por soluciones integradoras bajo diversos entornos.

• Para ampliar estos conceptos de integración, en los puntos siguientes, se abordarán los principales conceptos y estándares que incorporan los SGD en la actualidad.


SISTEMA ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS DMS

• Un Document Manager System o DMS es un paquete de software similar a los sistemas manejadores de Bases de Datos (SMBD). Mientras los SMBD almacenan datos “estructurados” – pequeños registros tales como, nombre, dirección, teléfono, cédula, etc.

• Los DMS almacenan, recuperan y manejan datos no estructurados tales como archivos, texto, hojas de cálculo imágenes, sonido, multimedia y documentos compuestos.



• Los beneficios de usar DMS incluyen el mejoramiento de la productividad, tiempos de proceso corto y mejor acceso a la información. Su desarrollo crece rápidamente y están cada vez mas utilizados en las aplicaciones críticas dentro de las organizaciones.

• Este tipo de sistema (DMS) permite tener un control total de todo tipo de documentación empresarial, sin importar su fuente u origen.


CARACTERÍSTICAS DE LAS DMS´S

• Manejan un gran volumen de documentos, que podueden ser accedidos desde un computador

• Protegen y administran los documentos• Ofrecen un acceso fácil a la información

almacenada en los mismos o referencias de estos.

• Proveen un amplio rango de servicios: almacenamiento, seguimiento, manejo de versiones, indexación y búsqueda de documentos, entre otros.


CARACTERÍSTICAS DE LAS DMS´S

• Provee Log´s de auditoria y/o seguridad confiables sobre el uso y/o control de modificaciones de los documentos.

• Pueden asociar los documentos con el almacenamiento, seguridad, búsqueda, recuperación y administración de éstos.

• El crecimiento de Internet ha contribuido de manera significante al desarrollo de diferentes DMS´s ya que permite publican documentos internos y externos sobre esta tecnología.


AMBIENTE TECNOLÓGICO

• Este es uno de los aspectos más importantes para llevar a cabo el diseño y la implantación de un sistema de gestión documental toda vez que en él residirá la solución y es donde se concentrará toda su operación.

• Este ambiente, junto con las políticas y procedimientos establecidos por la organización permiten visualizar la estructura que se requerirá para dicha implementación.


RELACIÓN DE LOS ESTÁNDARES Y ESPECIFICACIONES APLICABLES A UN SGD:

• Servicios de Red

• IEEE P1003.x: Servicios de Administración de Archivos (Network File System – NFS)• ISO 9594 (ITU X.500): Servicios de Directorio• ITU X.400: Sistema de manejo de mensajes (Message Handling System – MHS)



• Servicios de Administración de Información

• UN/EDIFACT (ANSI X12): Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchage – EDI)• ISO 9579: Acceso Remoto de Base de Datos (Remote Database Access - RDA)• ISO 9575: Lenguaje Estructurado de Búsqueda (Structure Query L Language - SQL)



• Servicios de Administración de Información

• ISO 10027 (ANSI X3.138): Sistema de Diccionarios para Recursos de Información (Information Resource Dictionary System -IRDS)• ISO 8824/8825 (ANSI X.208): Abstract SintásNotation (ASN)



• Servicios de Aplicación

• ISO 8571: Transferencia de Archivos, Mantenimiento y Acceso (File Transfer, Access and Management – FTAM)• ISO 9040/9041: Servicios de Terminal Virtual (Virtual Terminal Service – VTS)



• Servicios de Documento

• ISO 10166: Document Filing and Retrieval (DRF)


RELACIÓN DE LOS ESTÁNDARES SECUNDARIOS Y OTRAS ESPECIFICACIONES

DE UN SGD:• Estándares de Presentación y Arquitectura

del Documento

• ISO 8313: Office Document Architecture (ODA)/ Open Document Interchage Format (ODIF)• ISO 8879: Standard Generalizad Markup Langauge(SML) y su subformato, HyperText Markup Language(HTML)• ISO 9069: Standard Generalized Markup Language (SML) Document Interchange Format (SDIF)



DE UN SGD:

• Estándares de Presentación y Arquitectura del Documento

• ISO 10744: Hypermedia/Time Based Structural Language (HyTime)• ISO 10179: Document Style Semantics and Specification Language (DSSSL)• ISO 10180: Standard Páge Description Language (SPDL)



DE UN SGD:

• Estándares Gráficos

• ISO 7942: Grafical Kernel System (GKS)• ISO 8651: Computer Graphics Metafile (CGM)• Joint Photographics Experts Group (JPEG)• Moving Pictures Experts Group (MPEG)



DE UN SGD:• Codificación y Grupo de Caracteres

• ISO 10646: Juego de Caracteres (Character Sets)• ISO 9541: Intercambio de Fuentes Información (Font Information Interchange)• ISO 646: ISO 7-Bit Coded Character Set for Information Interchange• ISO 2022: ISO 7-Bit and 8-Bit Coded• ISO 8888: Date/Time Standard• ISO 8601: Date/Time Format



DE UN SGD:• Especificaciones de Servicios de Librerías para

Vendedores

• DMA: Se explica en Normas y Estándares de la tecnología• ODMA: Se explica en Normas y Estándares de la tecnología• PDF: Portable Documetn Format (propiedad de Adobe)• OpenDoc: Compound Document Standard (de Component Integration Laboratories)



DE UN SGD:

• Estándares de Recuperación de Información

• ANSI Z39.19: Guiás para la construcción de tesauros, mantenimiento y uso.• ANSI Z39.50: Lenguaje normalizado de búsqueda.• ANSI Z39.58: Lenguaje estándar de comandos (Common Command Language – CCL).



DE UN SGD:

• Estándares de Recuperación de Información

• SFQL: Estándar de lenguaje estructurado de búsqueda “Full Tex” (Struture Full Text Query Language Standard of the Air Transport Association – ATA / Aerospace Industries Association – AIA)


NORMAS Y ESTÁNDARES DE LA TECNOLOGÍA

• Un sistema administrador de documentos debe permitir integrar y manejar cualquier tipo de soporte de información, aquella que esta en papel y que es no estructurada y aquella altamente estructurada tal como una Base de Datos.

• Para lograr esto, han surgido varias organizaciones internacionales que definen los estándares de facto entre las cuales se destacan:



• AIIM: (Association for Information and Image Management). Es una organización que contribuye al desarrollo de estándares ANSI(American National Standards Institute) y estácomprometida con la creación y difusión de los mismos.

• IIMC (International Information Management Congress). Es la primera asociación para la administración de documentos electrónicos, imágenes y la industria de Workflow.



• AIIM/IMC: Se consolidó por la unión de las dos organizaciones anteriores.

• TWAIN: Es una organización sin ánimo de lucro la cual representa la industria de las imágenes.

• WFMC: (Workflow Management Coalition). Es una organización con el objetivo de explotar la tecnología Workflow.



• ACM-SIGIR: (Association for Computing Machinery - The Special Interest Group on Information Retrieval) Esta organización trabaja en el uso del PC como herramienta para la adquisición, organización, almacenamiento, recuperación y distribución de información.

• Document Management Discussion Group:Este grupo sé autodefine como "el único grupo independiente de discusión sobre gestión documental".



• The National Center for Intelligent Information Retrieval - University of Massachusetts: La actividad de este centro de investigación se centra tanto en investigación como en desarrollo de soluciones para el acceso a bases de datos compuestas por cualquier tipo de dato que pueda ser digitalizado. Son los creadores de INQUERY.



• The Information Retrieval Group -University of Glasgow: Este grupo, uno de los más prestigiosos en Europa, tratan uno de los problemas más recientes en el campo de la lingüística: la desambiguación del significado de las palabras por medios automáticos (en inglés, Word Sense Disambiguation)


PRINCIPALES ESTÁNDARES DEL MERCADO EN EL MANEJO

ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS• Un problema que enfrentan quienes desarrollan

los sistemas de gestión documental es la gama de estándares, algunos complementarios entre sí y otros en clara competencia. Los estándares son muy importantes para el crecimiento, calidad y credibilidad de la tecnología de los documentos electrónicos.

• Entre los más importantes se encuentran los siguientes:



ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS• ODMA: (Open Document Management API).

Provee la interfaz de recuperación y comunicación entre los diferentes administradores de documentos (DMS´s) y las aplicaciones que están en el cliente (Word, Excel, etc.). Permite interactuar con un DMS para almacenar y recuperar archivos. El DMS reemplaza las ventanas del sistema de archivos con su estándar para incluir su estructura de documentos propietaria, indexación y facilidades de búsqueda.



ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS• SHAMROCK (SHAMROCK Document

Management Coalition). Ofrece un canal entre aplicaciones y múltiples y diferentes servidores de documentos. Frente a ODMA, que permite a múltiples aplicaciones acceder al mismo DMS, SHAMROCK permite a las aplicaciones acceder a múltiples DMS´s. Esto es lo que se conoce como “middleware” (software existente entre las aplicaciones y los servidores de documentos).



ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS

• DEN (Document Enabled Network): Es la competencia del anterior, que busca el mismo objetivo y cuyos únicos pero importantes patrocinadores son Novell y Xerox. Su particularidad es que se basa en redes de transferencia de documentos.




• DMA (Document Management Alliance) Se trata de un intento de fundir DEN y SHAMROCK, en el que están implicadas mas de 80 compañías. Ésta alianza esta dedicada a definir los estándares de interoperabilidad para los productos Administradores de Documentos (Document Manager).




• OLE (Object Linking and Embedding): Estándar propiedad de Microsoft que proporciona interfaces para permitir ensamblar en un documento diferentes componentes escritos de forma independiente y con herramientas diferentes.



ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS• OPENDOC Es la competencia de OLE por

parte de otros fabricantes de software, pero de uso público y gratuito. Esta patrocinado por compañías como CI Labs, Apple, IBM, Novell, Adobe, Lotus, Oracle, Taligent.

• CORBA (Common Object Request Broker Architecture) Se trata de un estándar semejante a los dos anteriores. Está patrocinado por OMG(Object Management Group).




• ODA (Office Document Architecture) Proporciona un modelo de documento orientado a objetos. Definido en 1989 por ISO como norma (ISO8613), ha servido de base, sobre todo, a otros estándares relacionados con el intercambio de documentos comerciales, (ODIF y EDIF) entre otros.




• SGML (Standard Generalized Markup Language) Proporciona un orden jerárquico, definido a partir de un lenguaje de marcado de cada parte y de conexión con otras partes. Definido en 1986 por ISO como norma (ISO8879), es el estándar en el que basa el lenguaje HTML (HyperText Markup Language), tan utilizado en Internet..



ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS• WebDAV (Web Distributed Authoring and

Versioning). Es un estándar para creación (Authoring) y manejo de versiones. Este estándar es complementario con DMA, ya que este último crea la interoperabilidad de servidores Web con una variedad de repositorios de documentos y WebDAV crea interoperabilidad de las herramientas utilizadas para generar o visualizar páginas Web.



Fuente[1]



ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS• WAPI (Workflow API´s and Interchange

Formats). Estándar publicado por WFMC que incorpora especificaciones para permitir interoperabilidad entre diferentes componentes de sistemas administradores de Workflow y aplicaciones. Formatos para el intercambio de información tales como definición de procesos y datos de auditoria entre un motor de Workflow y otros repositorios externos.


ANÁLISIS DE SOLUCIONES

• En esta parte del documento se presenta una caracterización de cuatro aplicaciones líderes en el mundo en manejo documental, cuyo objetivo es identificar los componentes más sobresalientes de cada uno para definir los elementos mínimos requeridos para la selección de un sistema de gestión documental.


ANÁLISIS DE APLICACIONES

• Para el presente documento se definieron las siguientes aplicaciones a analizar:

• Panagon• DocsOpen• OnBase• Key File


MODELO DE LA SELECCIÓN

• El modelo de selección utilizado esta compuesto por varios aspectos los cuales al consolidarse definen la aplicación que mayores condiciones reúna y de esta forma seleccionar la más conveniente para la organización.

• El aspecto técnico es el principal elemento a evaluar pero no el único.



• Deben tenerse en cuenta otros aspectos como: funcionalidad para el usuario, seguridad de la aplicación (se trata independientemente del análisis técnico), la representación del producto en la país, entre otros. El análisis económico se realiza totalmente independiente al técnico, de tal forma que no afecte o influya en ninguno de los análisis requeridos.

• A continuación se definen los pasos que se recomiendan para la selección del sistema:



• Realizar una búsqueda de los principales proveedores y aplicaciones existentes en el mercado que pudieran ser susceptibles de una evaluación.

• Analizar y descartar aquellos productos que solo se concentren en actividades específicas, aquellos que incluyen un desarrollo y aquellos que no permiten un ambiente abierto y/o deban atarse a uno o varios sistemas específicos (cerrados) para hacer parte de un sistema de gestión documental.



• Seleccionar sistemas que, en lo posible, tengan representación en el país y aseguren su mantenimiento.

• Elaborar un documento denominado "términos de referencia" con el cual una organización presenta la base de requerimientos del sistema de gestión documental. Este documento resume los elementos funcionales principales para el sistema y por lo tanto debe reflejar las necesidades principales vistas por una organización.



• Una vez recibida la información de cada uno de los productos se realiza el análisis técnico para el cual sugiere la siguiente tabla:

• Se puede presentar o NO ??


MODELO DE LA SELECCIÓNARCHIVISTICA

SOFTWARE APLICATIVOBase de datosSoftware baseCaracteristicas del software baseSistema operacionalCompatibilidad con el Software utilizadoDiseño de modularidad del Sistema EstandaresInterfaces de Scaners caracteristicas técnicas Medios de almacenamientoSeguridad del aplicativoModo de operación

PARAMETRIZACIÓN

RELACIÓN DOCUMENTAL

CAMBIOS REQUERIDOS

ESTANDARES

DOCUMENTACIÓN

CARACTERISTICAS

ASPECTO EVALUADO KEY FILE PANAGON ONBASE DOCS OPEN


MODELO DE LA SELECCIÓNTECNOLOGÍA

PLATAFORMA HARDWAREHARDWAREHardware Servidor Procesador VelocidadUnidad de disquetteMemoria principalCacheDisco Duro CDRedUnidad de BackupControlador SCSITecladoMonitor Impresora Hardware ClienteEstaciones COLDEscanersEstaciones SCANEO Procesador Memoria principal Cache Disco DuroMonitor

DOCS OPENASPECTO EVALUADO KEY FILE PANAGON ONBASE


MODELO DE LA SELECCIÓNEstaciones de CONSULTA Procesador Memoria principalCache Disco DuroMonitorMedios de almacenamiento

Hardware Servidor Procesador Velocidad Unidad de disquette Memoria principalCache Disco DuroDVD/CDRedControlador SCSILicenciamiento Teclado Monitor Impresora

CARACTERISTICAS DE LAS HERRAMIENTAS DEL SOFTWARE BASE

BASE DE DATOS

SISTEMA OPERACIONAL



Hardware Cliente Estaciones COLDEstaciones SCANEOProcesador Memoria principalCache Disco DuroMonitor Estaciones de CONSULTA Procesador Memoria principalCache Disco DuroMonitor compatibilidad con el ambiente instaladoIntalación e implantación



ASPECTOS LEGALES

DocumentaciónConservacion del envio y recepcion de mensajes de datosFirma electrónicaCorta fuegosPlanes, políticas y procedimientosRetención documentalOtros cuestionamientos

DOCS OPEN

SEGURIDAD DEL APLICATIVO

ASPECTO EVALUADO KEY FILE PANAGON ONBASE


CONCLUSIONES• Las aplicaciones analizadas están totalmente

orientadas a la administración de documentos y de datos en lo cual radica su diferencia con los sistemas administradores de bases de datos, que pasan a ser un elemento mas dentro de los sistemas de gestión electrónica de documentos.

• Debe haber una clasificación y estructuración de la documentación para migrarla a una aplicación SGED.


CONCLUSIONES• A pesar de que todas las aplicaciones están

orientadas al manejo de documentos, todas poseen claras diferencias, esto genera muchos análisis para la selección dependiendo de la plataforma tecnológica que maneje una organización determinada.

• Todas las soluciones de manejo y administración documental son la plataforma perfecta para iniciar proyectos de gestión del conocimiento (KM) al interior de una organización.

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