para metros y procesos de nomina

SIIGO Dejando huella...........

SIIGO

STANDAR WINDOWSPROCESO DE CAPACITACION

NOMINA

TABLA DE CONTENIDO

Caminando hacia el futuro............www.siigo.com 1


1. INTRODUCCION 6

2. CUENTAS CONTABLES 7

2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD. 7

2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS 8

2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES 8

2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES 9

2. CENTROS DE COSTO 10

3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA 11

3.1. DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA 11

3.2. DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS. 123.2.1. CONTROL PENSIÓN 133.2.2. CONTROL SALUD 16

3.3. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS 18

3.4. DEFINICIÓN DE EMPLEADOS 21

3.6. GRUPOS CONTABLES 27

3.7. INCREMENTO DE SUELDOS 28

3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES 34

3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS DE NOMINA 37

4. PROCESOS DE NOMINA 38

4.1. FIJA NOVEDADES 38

4.2. GENERACION DE NOVEDADES 41



4.3. CAPTURA DE NOVEDADES 44

4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES 46

4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO 49

4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO 50

5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE 58

5.1. PROCEDIMIENTO No. 1 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 595.1.1 Manejo en SIIGO – Salarios Integrales 595.1.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales 60

5.2. PROCEDIMIENTO No. 2 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS 605.2.1. Manejo en SIIGO – Salarios Integrales 605.2.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales 61

6. PAGO DE NOMINA 62

7. PARAFISCALES 66

8. CALCULO PROVISIONES DE NOMINA 70

9. INFORMES DE NOMINA 71

9.1. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S. 71

9.2. AUXILIAR DE NOMINA 78

9.3. INFORMES A FONDOS 79

9.4. VOLANTES DE PAGO 85

10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1 89

10.1. CREACIÓN DE CUENTAS 89

10.3. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS FONDOS 91

10.4. CREACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA 93

10.5. CREACIÓN DE EMPLEADOS 95



10.6. CREACIÓN GRUPOS CONTABLES 96

10.7. DEFINICION DE LOS COMPROBANTES DE PROVISIONES DE NOMINA 96

10.8. LISTADOS DE LOS PARÁMETROS DEFINIDOS. 98

10.9. LISTA TIPOS DE NOMINA 99

10.10. LISTA CONCEPTOS DE NOMINA 99

10.11. LISTA TIPOS DE FONDOS 100

11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II 102

11.1. GENERACIÓN DE NOVEDADES 102

11.2. CAPTURA DE NOVEDADES. 102

11.3. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE 103

11.4. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE 103

11.5. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES 104

11.6. CORRECCIÓN DE NOVEDADES 104

11.7. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE. 105

11.8. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA 105

11.9 IMPRESIÓN DE INFORMES 10611.9.1. VOLANTES DE PAGO. 10611.9.2. RELACIÓN DE PAGOS 10611.9.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS 107

11.10. GENERACIÓN DE NOVEDADES 107

11.11. CAPTURA DE NOVEDADES 108

11.12. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE 109

11.13. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE 109

11.14. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES 110

11.15. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA 110



11.16. GENERACION DE INFORMES 11111.16.1 VOLANTES DE PAGO 11111.16.2. RELACIÓN DE PAGOS 11111.16.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS 11111.16.4. MAPA DINERO 11211.16.5. RESUMEN POR CONCEPTO 11211.16.6. AUXILIAR DE NOMINA 11311.16.7. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S 11311.16.8. INFORME A FONDOS. 11311.16.9 ACUMULADOS 11411.16.10. ACUMULADOS MENSUALES 114

11.17. PROCESO DE PARAFISCALES 115

11.18. PROVISIONES DE NOMINA 116



1. INTRODUCCION

Las organizaciones actuales requieren optimizar los procesos que se ejecutan con determinada periodicidad, mantener actualizada su información contable y administrar sus recursos de manera eficiente.

Es por ello que el módulo de nómina le permitirá definir los parámetros pertinentes para que se puedan ejecutar procesos de forma automática como son la liquidación y pago de nómina y la generación de informes.



2. CUENTAS CONTABLES

Las cuentas contables tienen una implicación importante en el proceso de implementación del módulo de nómina.

De la correcta definición de las cuentas contables depende una adecuada parametrización y ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la obtención de informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información generada.

2.1. CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD.

Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables - Apertura

De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de salud son:

DEBITO CREDITO51056901 I.S.S 23700501 I.S.S. 51056902 FAMISANAR 237000502 FAMISANAR52056901 I.S.S. 23700501 I.S.S52056902 FAMISANAR 23700502 FAMISANAR72056901 I.S.S 23700501 I.S.S.72056902 FAMISANAR 23700502 FAMISANAR

RECUERDE

Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son:

Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los fondos de salud deben ser auxilia rizadas por cada E.P.S que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Las cuentas creadas para los fondos de salud se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel sub-auxiliar.

Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a E.P.S.

Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.



2.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS

Ruta: Contabilidad – Administración de Cuentas Contables – Apertura

De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de pensiones y cesantías son:

DEBITO CREDITO51057001 I.S.S

23803001 I.S.S. 23803002 PORVENIR

51057002 PORVENIR52057001 I.S.S.52057002 PORVENIR72057001 I.S.S72057002 PORVENIR

RECUERDE


Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los Fondos de Pensiones y Cesantías deben ser auxilia rizadas por cada Fondo que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Se recomienda crear del Auxiliar 01 al 50 para los fondos de Pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantías. Las cuentas creadas para los fondos de pensiones y cesantías se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel subauxiliar.

Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a Fondos de Pensión y Cesantías.

Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades.

2.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES


De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los aportes parafiscales son:

DEBITO CREDITO510578 SENA

237010 APORTES AL ICBF, SENA, CAJA

510575 ICBF510572 CAJA COMP. FAMILIAR520578 SENA



COMP. FAMILIAR520575 ICBF520572 CAJA COMP. FAMILIAR720578 SENA720575 ICBF720572 CAJA COMP. FAMILIAR

RECUERDE

Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de la cuenta del pasivo. Estas características son:

Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje

la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y

son los siguientes: o 51 – Administracióno 52 – Ventaso 72 – Mano de Obra (Producción)

Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.

2.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES


De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las provisiones de las prestaciones sociales son:

DEBITO CREDITO510530 CESANTIAS

261005 PROVISION CESANTIAS520530 CESANTIAS720530 CESANTIAS510533 INT. CESANTIAS

261010 PROVISION INT. CESANTIAS520533 INT. CESANTIAS720533 INT. CESANTIAS510536 PRIMA

261020 PROVISION PRIMAS520536 PRIMA720536 PRIMA510539 VACACIONES

261015 PROVISION VACACIONES520539 VACACIONES720539 VACACIONES

RECUERDE




Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje

la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y

son los siguientes: o 51 – Administracióno 52 – Ventaso 72 – Mano de Obra (Producción)

Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.

2. CENTROS DE COSTO

Ruta: Contabilidad – Administración de Centros de Costo – Apertura

Los centros de costo deben estar parametrizados previamente por el módulo de Contabilidad.

Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la parametrización de las cuentas.



3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA

Los parámetros iniciales necesarios para el correcto desempeño del módulo de nómina son:

Tipos de Nómina Fondos de Pensión, Salud y Cesantías Apertura de Conceptos Apertura de Empleados Grupos Contables

3.1. DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA

Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Nóminas

Los tipos de nómina corresponden a los períodos de nómina que pueda manejar la empresa para realizar el pago.

Los campos que se deben diligenciar:

Nro. Nómina: Corresponde al código para identificar el periodo de nómina. Se pueden crear hasta 99 tipos de nómina diferentes. Se recomienda crear un tipo de nomina por cada periodo que se maneje. Ej. 01 – Primera quincena de Enero, 02 – Segunda Quincena de Enero, 03 – Primera quincena de Febrero, etc. La nómina 99 se utiliza para realizar consolidaciones. (se pueden consolidar hasta 98 periodos de nómina).

Forma de Pago: Se debe escoger la forma en que se efectuará el pago de la nómina, digitando la letra mayúscula del periodo correspondiente. SIIGO únicamente maneja periodos mensuales, quincenales, decanales y semanales.

3.2. DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS.

Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos



A través de esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión y cesantías que maneja la empresa.

Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:

Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo que se quiere crear. Pensión, Salud y Cesantías.

Número del Fondo: Se debe digitar el número del fondo que se está creando. Este código debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas del gasto y del pasivo que se crearon anteriormente.

Nombre del Fondo: Se debe digitar el nombre del fondo que se esta creado. Nit Fondo: Se debe digitar el número del nit del fondo sin puntos, comas,

espacios y sin digito de verificación.

RECUERDE

Antes de comenzar a definir los códigos de los fondos de pensión y salud, se deben crear los fondos de control, para que se establezcan los datos actuales del salario mínimo y porcentajes de descuentos en salud, pensión y fondo de solidaridad.

3.2.1. CONTROL PENSIÓN




Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger Pensión.

Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar a los parámetros del fondo.

Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo.

Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico.

Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión que se debe cotizar. De acuerdo a la legislación actual corresponde al 14.5%



Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 3.625%

Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente.

Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 1%.

Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente.

Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta de subsistencia del fondo de solidaridad. Si esta opción no aplica para la empresa se debe omitir la opción, en caso contrario se debe marcar en el que se desplegará la siguiente pantalla, para definir los rangos de salarios para determinar el porcentaje de aporte:




Tipo: Se debe marcar la letra A para los afiliados y P para los pensionados. Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales

vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.

Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.

% Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003.

RECUERDE



Si no desea crear la tabla puede copiar el archivo ZSUBCTA y ZSUBCTA.IDX del directorio Archivos de Programa o Program Files - Informática y Gestión – SIIGO Windows SIIWI NN donde NN es el número de la empresa en la que se esta trabajando.

3.2.2. CONTROL SALUD


Para que el programa efectúe el cálculo de los aportes de salud es necesario definir el Fondo de Control Salud.



Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger el fondo de Salud

Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar la parametrización del fondo.

Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo.

NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico.

Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 8%.

Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 4%

Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente.

Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte que debe efectuar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar. De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%.

Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente.

RECUERDELos datos que se registren en los fondos de control deben ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones legales vigentes.

3.3. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS

Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Conceptos

Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que se realizarán a los empleados en cada periodo de nómina.



Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina que desea crear. SIIGO permite crear hasta 999 conceptos y se recomienda crear del código 01 al 50 los conceptos de ingresos o devengados y del 51 en adelante los conceptos de deducciones.

Tipo (Ing/Ded): Se debe marcar la opción de “Ingreso” para los conceptos de ingresos o devengados y la opción de “Deducción” para los conceptos de deducciones.



Descripción: Nombre o descripción del concepto que se esta creando. Cuenta: Se debe digitar el código de la cuenta contable donde se contabilizará

el concepto que se esta creando. Para los conceptos en los que se afectan las cuentas de los grupos 51 – Administración, 52 – Ventas y 72 – Mano de Obra (producción) se deben dejar los dos primero dígitos en cero (00), para que el programa asuma el grupo asignado a cada empleado en la hoja de vida. (Este procedimiento se explicará más adelante). Para los conceptos de salud, pensión y cesantías se debe digitar la cuenta hasta el sexto digito, es decir, hasta el nivel de subcuenta, y el código del auxiliar se debe dejar en cero (00), para que el programa tome el código del fondo asignado en la hoja de vida del empleado.

Formula: Se debe marcar la opción si el concepto que se esta creando depende de una variable para su cálculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de transporte, incapacidades.

Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizará para el cálculo del valor del concepto que se esta creando. El numerador siempre va multiplicado por el salario que tiene el empleado en la hoja de vida del empleado. Para el concepto de salario este número debe ser uno (1), para el subsidio de transporte debe ir cero (00) y para las horas extras debe ser uno (1) más el factor para determinar su valor. Ej. Horas Extras Diurnas 1.25

Denominador: Corresponde al número o factor en el que se debe dividir el valor del salario para el calculo correcto del concepto que se esta creando. El salario debe ser treinta (30) porque a los empleados se les paga la nómina sobre 30 días, para las horas extras debe ser doscientos cuarenta (240) y el subsidio de transporte debe ir en cero (00).

Salario: Se debe digitar marcar la opción si los conceptos que se están creando forman base para las deducciones de salud, pensión, cálculo de aportes parafiscales y liquidación de prestaciones sociales.

Muestra Saldo: Esta opción únicamente aplica para el concepto de Préstamo a Empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del préstamo.

Cálculo Automático: Este campo tiene relación con los procesos automáticos que se ejecutan en el módulo de nómina. Estos conceptos son:

o P - Aporte de Pensión: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de pensión

o S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de salud.

o R – Retención en la Fuente: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de retención en la fuente.

o T – Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el programa solicitará el valor del subsidio de transporte y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislación actual el tope corresponde a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Recuerde que esta información debe actualizarse cada año.

o V – Vacaciones: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando el concepto de vacaciones, para efectos la consolidación de vacaciones.

o I – Incapacidades: Se debe escoger esta opción cuando sé este definiendo el concepto de incapacidades.



o B – Base de Retención: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando algún concepto que no esta marcado como salario, pero que constituye base de retención en la fuente.

o He – Horas Extras: Se debe escoger esta opción únicamente cuando se este creando el concepto de recargo nocturno, para que este se tenga en cuenta este concepto en la liquidación de las vacaciones.

Concepto de Liquidación: Esta opción se debe marcar para los conceptos de prestaciones sociales y otros conceptos de liquidación.

o CES – Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de cesantías.

o INT – Intereses de Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de intereses de cesantías.

o VAC – Vacaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de vacaciones.

o IND – Indemnizaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de indemnizaciones.

o PRI – Primas: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de la prima de servicios.

o PRE – Préstamos: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de préstamos

o DOM – Dominicales: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de dominicales para la liquidación de las nóminas semanales.

Activo: Se debe marcar esta opción para activar el concepto y se desmarca para inactivarlo. Si en determinado momento algún concepto no se vuelve a utilizar en la liquidación de la nómina se debe inactivar, porque el programa no permite borrarlo si ya posee movimiento.

3.4. DEFINICIÓN DE EMPLEADOS

Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Empleados

A través de esta opción el programa permite crear la hoja de vida de los empleados.



Los campos que se deben diligenciar para crear la hoja de vida de los empleados son:

Nit: En este campo se debe digitar el número de identificación del empleado sin puntos, comas y sin espacios.

Sucursal: Esta opción únicamente aplica para la generación de la autoliquidación del seguro social y se debe marcar la opción en el caso en el que el empleado trabaje en alguna sucursal de la empresa y se desea presentar la autoliquidación del seguro social por sucursal. En caso contrario se debe omitir esta opción.

Nombre: En este campo se deben digitar los nombres y apellidos del empleado.

Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado y se debe digitar la escoger la opción correspondiente.

Fecha de Nacimiento: Se debe digitar la fecha de nacimiento del empleado con los cuatro dígitos del año, dos dígitos para el mes y dos dígitos para el día.

Dirección: Dirección del lugar de residencia del empleado. País: Se debe digitar el código del país en el que labora el empleado. Con el

icono se puede hacer la búsqueda de los países creados en la opción de parametrización.

Ciudad: Se debe digitar el código de la ciudad en la que labora el empleado.

Con el icono se puede hacer la búsqueda de las ciudades creadas en la opción de parametrización.

Teléfonos: Se deben digitar los números telefónicos del empleado. Cuenta Entidad: Este campo se diligencia si la empresa paga la nómina al

empleado a través de una cuenta bancaria y se debe digitar el número de la cuenta corriente o cuenta de ahorros del empleado.



Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el empleado, el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento de la contabilización del pago de nómina. Recuerde que los grupos son 51 – Administración, 52-Ventas, 72 – Mano de Obra (producción).

Cuenta Asignada: Se debe digitar el código contable “05” que corresponde a gastos de personal.

Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el

empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados.

Fecha de Ingreso: Se debe digitar el año, mes y día en el que ingreso el empleado a trabajar.

Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el empleado digitando el año, mes y día de retiro.

Cargo: Se debe digitar el cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa.

Corporación: En este campo el programa desplegará una ventana en la que se puede seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la cuenta de nómina.

Sueldo Actual: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado que se esta creando.

Sueldo Anterior: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado. Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con “Enter”.

Fecha de Aumento: Este es un campo de carácter informativo y se debe digitar la fecha en la que se realizó el último aumento de sueldo al empleado.

Ley 50: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que se encuentren en la ley 50. En caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”.

Integral: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que tienen salario integral, en caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”.

Factor Prestacional: En este campo se debe digitar el treinta por ciento (30%) que corresponde al factor prestacional para salarios integrales. Este campo únicamente se habilita si se selecciono la opción de Salario Integral.

Término Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de término fijo se debe digitar la letra “S”. En caso contrario se debe digitar la letra “N”.

Fecha Final: Si en la opción anterior se digitó la letra “S” el programa solicitará la fecha de terminación del contrato. En caso contrario el programa omitirá este campo.

Anticipo Cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de cesantías efectuado al empleado, para que en la liquidación de las cesantías se descuente de la liquidación del empleado.

Fecha Anticipo: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el anticipo de las cesantías.

Días de Licencia: Se debe digitar el número de los días de licencia que se haya otorgado al empleado, para efectos de la preliquidación de contrato de trabajo.

Periodos Disfrutados de Vacaciones: En este campo se deben digitar los periodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa.

Fecha Últimas Vacaciones: En este campo se debe digitar la fecha en la que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, con el fin de que en el



momento de efectuar la liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar.

Tipo (Nit/Céd): Se debe seleccionar la letra “C” para los empleados que se están creando.

CAPTURA DATOS LEY 100

Una vez se han definido estos parámetros el programa desplegará la siguiente ventana, en la que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuación:




Salud – Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por salud al Instituto de Seguro Social se debe digitará marcar la opción correspondiente, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opción “No Afiliado al ISS” o si el empleado es pensionado se debe digitar marcar la opción correspondiente.

Fondo de Salud: Independiente de la opción que se haya marcado anteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el

empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados.

Pensión – Afiliado al Iss: Si el empleado esta afiliado por pensión al Instituto de Seguro Social se debe marcar esta opción, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opción “No Afiliado al ISS” si el empleado es pensionado se debe marcar la opción correspondiente.

Fondo de Pensión: Independiente de la opción que se haya marcado anteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el

empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados.

Aporte Voluntario: Este campo se debe diligenciar si el empleado que se está creando efectúa un aporte voluntario de pensión. Se debe digitar el porcentaje de aporte que realiza el empleado.

Régimen: Para los afiliados al Instituto de Seguro Social se debe digitar la letra “P” – Prima Media y para los afiliados a los demás fondos se debe digitar la letra “A” – Ahorro individual.

Otros – Fondo de Cesantías: En este campo se debe digitar el código del fondo de cesantías en el que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono

se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados. Retención en la Fte: Este campo hace referencia al procedimiento de

retención en la fuente que se aplicará al empleado que se está creando. Si selecciona el procedimiento Nro. 1 se calculará la retención en la fuente con base en los porcentajes o valores de la tabla de retención para salarios. Si escoge el procedimiento Nro. 2 se debe indicar el porcentaje de retención que se aplicará al empleado durante el semestre. Independientemente de que el empleado tenga o no salario integral, el programa siempre solicitará el procedimiento de retención a aplicar porque si en determinado momento sus ingresos forman base para efectuar la retención en la fuente, el programa hará el calculo de acuerdo al procedimiento escogido.

Deducción de Retención: En este campo se debe digitar el valor correspondiente a las deducciones de la base de retención por concepto de intereses o corrección monetaria de préstamos hipotecarios, pago de medicina prepagada, educación del núcleo familiar y el costo financiero en la adquisición de vivienda. Recuerde que únicamente puede escoger uno de los cuatro conceptos y el valor no puede exceder del quince por ciento (15%) de los ingresos del empleado.

Porcentaje de ATEP: En este campo se debe digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional) que corresponde al cargo del empleado que se esta creando. Los porcentajes son suministrados por cada ARP.



Aporte Voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que efectúa el empleado al Fondo de la Construcción (Ahorro Programado), con el fin de deducirlo de la base de retención.

Excluido Aportes, Cajas ICBF y SENA: Esta opción aplica conforme a la ley 789 de 2002 en la que se indica que “las empresas que contraten nuevos trabajadores de características especiales detallados por la ley o que contraten estudiantes entre los 16 y 25 años de edad estarán excluidos del pago por aportes al SENA, Caja de compensación e ICBF”. Esta norma comenzó a regir a partir del 01 de Abril del año 2003 y si alguno de los empleados de la empresa cumple con las características mencionadas en la ley en esta opción se debe marcar la letra “S”, en caso contrario se debe marcar la letra “N”. Si la respuesta fue afirmativa el programa desplegará la siguiente pantalla, para que se efectúe la clasificación del empleado.

3.6. GRUPOS CONTABLES

Ruta: Nómina – Catálogo – Grupos Contables

A través de esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo. Recuerde que los grupos se asignan a los empleados en la hoja de vida.

Los grupos contables los cuales afectan a nivel contable la nómina son los siguientes:

51 (Administración) 52 (Ventas o comercial) 72 (Mano de obra o Producción).



El campo que se debe diligenciar es:

Grupo Contable: En esta opción únicamente se requiere digitar el grupo que corresponde a 2 dígitos y una vez se han creado con la tecla de función F1 o

con el icono se graban.

3.7. INCREMENTO DE SUELDOS

Ruta: Nómina – Catálogo – Aumento

A través de esta opción se puede efectuar el incremento de sueldos de forma automática tomando como base el salario del empleado que se digito en la hoja de vida.

Para efectuar los incrementos de sueldo, el sistema cuenta con las siguientes opciones:



Los incrementos se pueden efectuar por porcentaje, por valor o por persona digitando seleccionado la opción que se desee.

Por Porcentaje: Para efectuar los incrementos por porcentaje se debe ingresar la siguiente información:



Porcentaje: En este campo se debe digitar el porcentaje de incremento que se desea aplicar a los sueldos de los empleados que se relacionaron en la hoja de vida.

Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde

el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el nit cero (0).

Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el

que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.

Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el

icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o



presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000).

Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono

se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999).

Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento. Si no se marca la opción el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática.

Por Valor: Para efectuar los incrementos por valor se debe ingresar la siguiente información:



Incremento de: En este campo se debe ingresar el valor del incremento que se desea aplicar al sueldo que aparece en la hoja de vida de los empleados.

Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde

el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el nit cero (0).

Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el

que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.

Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el

icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000).

Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono

se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el centro de costo (9999).

Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en caso contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática.

Por Persona: En esta opción el programa muestra la lista de empleados que se han creado por el módulo de nómina, para que a cada uno de ellos se les efectúe el incremento salarial. Para efectuar el incremento es necesario digitar la siguiente información:




Sueldo: En este campo se debe digitar el nuevo salarió que será asignado a cada uno de los empleados.

C.C: El programa trae automáticamente el centro de costo que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo centro de costo del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.

Sal: El programa trae automáticamente código del fondo de salud que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de salud del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.

Pen: El programa trae automáticamente código del fondo de pensión que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de pensión del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.

Ces: El programa trae automáticamente código del fondo de cesantías que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar nuevo el fondo de cesantías del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla “Enter”.



3.8. PARAMETROS PARA EL CALCULO DE PROVISIONES

Ruta: Nomina – Comprobantes Prefijados – Fijación de Comprobantes

Esta herramienta permite definir los parámetros requeridos para ejecutar de forma mensual el cálculo de las provisiones de nómina como son las Cesantías, Primas de Servicio y Vacaciones.

Para la correcta parametrización de los comprobantes de provisiones de nómina se deben diligenciar los siguientes campos:

Nro. de Comprante: En este campo se debe digitar el número del comprante que se quiere definir para el cálculo de las provisiones de las prestaciones sociales. El programa permite crear hasta 999 comprobantes y se debe crear un comprobante por cada concepto de provisión. Ej: 001 – Provisión de Cesantías, 002 – Prima de Servicios, 003 - Vacaciones, 004 – Intereses de Cesantías.

Secuencia: Las secuencias permiten efectuar un registro ordenado de cada una de las cuentas que formen base para el cálculo de cada concepto de provisión.Así mismo permite afectar centros de costo diferentes para una misma cuenta base. Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias.

Porc./Valor: En este campo se define si la provisión se desea efectuar por porcentaje o por valor escogiendo la opción correspondiente. (Normalmente las provisiones de nómina se efectúan con un porcentaje).



Saldo o Movimiento: El cálculo de las provisiones de las prestaciones sociales se debe efectuar sobre el movimiento de las cuentas que forman base para las provisiones ya que la provisión es mensual. Si se toma la opción de saldo tomaría el saldo inicial de la cuenta de cálculo más el movimiento del mes que se esté provisionando.

Después de escoger la opción de saldo o movimiento, el programa habilita un campo en el que se debe digitar el porcentaje o valor de cálculo de provisión. Recuerde que los porcentajes para el cálculo de las provisiones son los siguientes:

8.33% Cesantías8.33% Primas de Servicios4.17% Vacaciones1% Intereses sobre Cesantías

Cuenta de Cálculo: En este campo se deben digitar las cuentas contables que se van a tomar como base para el cálculo de las provisiones. Como el programa permite digitar únicamente una cuenta por cada secuencia, es necesario crear una nueva secuencia para las diferentes cuentas que forman base para el cálculo de las provisiones. Si no se conoce el código de la cuenta con las teclas

de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas de registros.

Centro de Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo que se quiere afectar en el cálculo de las provisiones. Si una misma cuenta de cálculo afecta varios centros de costo se debe crear una nueva secuencia llamando la misma cuenta, pero afectando un centro de costo diferente. Si no se conoce el código del centro de costo con las teclas de función F2, F3 o con el

icono se pueden efectuar las búsquedas de registros. Descripción: En este campo se debe escribir el detalle o descripción de la

contabilización que se está efectuando, para que esta aparezca en el comprobante de contabilidad.

Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del gasto de la provisión en la que se realizará la contabilización de la provisión, de acuerdo al cálculo que efectúe el programa. Si no se conoce el código de la cuenta con

las teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas.

Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este caso corresponde al Nit de la empresa.

Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del pasivo que corresponde a la provisión. Si no se conoce el código de la cuenta con las

teclas de función F2, F3 o con el icono se pueden efectuar las búsquedas. Nit: Las provisiones se deben registrar a un Nit o tercero específico y en este

caso corresponde al Nit de la empresa.

RECUERDE



El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta de cálculo por el porcentaje establecido en el comprobante prefijado. Los pasos descritos anteriormente corresponden únicamente a la parametrización de los comprobantes para el cálculo de las provisiones de nómina, más adelante se describe el procedimiento para que se efectúe la contabilización de dichas provisiones.

3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS DE NOMINA

Ruta: Contabilidad – Definición de Documentos

Los documentos que se relacionan a continuación no se definen en el módulo de nómina, pero es necesario definirlos para efectuar las contabilizaciones de los diferentes procesos que se ejecutan en el módulo.

Los documentos que se deben definir son los siguientes:

Tipo L: Si el pago de la nómina se efectúa en efectivo o a través de una cuenta de ahorros se debe definir un documento tipo L (Otros), en el que se harán las contabilizaciones de los gastos de nómina.

Tipo G: Si el pago de la nómina se efectúa en cheque se debe definir un documento tipo G (Comprobante de Egreso), en el que se harán las contabilizaciones de los gastos de nómina y posteriormente por el módulo de Documentos – Impresión de Documentos Previos, se podrá generar la impresión del cheque para cada uno de los empleados.

Parafiscales: Para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales se debe definir un documento tipo L (Otros), diferente al del pago de la nómina.

Provisiones: Para efectuar la contabilización de las provisiones de nómina se debe definir un documento tipo L (Otros) diferente al del pago de la nómina y los parafiscales.



4. PROCESOS DE NOMINA

Los procedimientos que se describen a continuación se deben ejecutar, para efectuar la liquidación, pago y generación de informes de nómina.

4.1. FIJA NOVEDADES

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Fija Novedades

A través de esta opción se puede generar la captura de aquellas novedades que son fijas en la liquidación de todos los periodos de nómina para uno o varios empleados. Estos conceptos se pueden fijar con los siguientes criterios:

Individual: En esta opción se puede seleccionar un empleado para efectuar la fijación de una novedad.

Los campos que se deben diligenciar son:

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto que se

quiere fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. Nit: En este campo se debe digitar el número de cédula del empleado al

que se le efectuará la fijación del concepto. Con el icono se pueden consultar los empleados creados.

Valor: En este campo se debe digitar el valor correspondiente al concepto que se quiere fijar.

Centro de Costo: Seleccionado esta opción se podrá efectuar la fijación de una novedad para un centro de costo específico.





quiere fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. C. De Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo al

que se le efectuará la fijación del concepto. Al presionar “Enter” se selecciona el

asterisco (*) el programa tomará todos los centros de costo. Con el icono se pueden consultar los centros de costo creados.


Numérico: A través de esta opción se puede efectuar la asignación de un concepto por rango de nits.





quiere fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados. Del Número: Corresponde al número de identificación inicial del empleado

desde el que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá desde el nit cero (0).

Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado

hasta el que se desea fijar el concepto. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla “Enter” el programa asumirá hasta el nit 9999,999,999,999.


4.2. GENERACION DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Generación de Novedades



Esta opción permite efectuar el ingreso en bloque de novedades que aplican para todos los empleados en un período de nómina determinado.

Así mismo permite liquidar de forma automática los dominicales cuando el pago de la nómina es semanal.

Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará las siguientes opciones:

Escogiendo la opción “Únicas” el programa mostrará el siguiente mensaje:

Se debe dar clic sobre el cuadro en blanco para continuar e inmediatamente el programa solicitará el número de la nómina a procesar o liquidar. Se debe tener en cuenta que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones.

En este proceso se crea la pareja de archivos Z29NN y Z29NN.idx, donde NN es el número de la nómina que se está liquidando.



Una vez se ha escogido el periodo de nómina a liquidar el programa desplegará la siguiente pantalla en la que se debe registrar los siguientes datos:



Cpto: En este campo se deben digitar los conceptos o novedades que se van a liquidar en el período de nómina escogido. Una vez se ha escogido el concepto, el programa automáticamente mostrará la descripción del mismo.

Con el icono o las teclas de función F2 o F3, se puede realizar la búsqueda de los conceptos creados.

Variable: En este campo se debe digitar la cantidad de los días u horas que se desean liquidar para los conceptos seleccionados.

Después de incluir todos los conceptos, dando clic sobre el icono o presionando la tecla de función F1 aparecerá el siguiente mensaje:

Digitando “SI” el programa ejecutará un proceso automático en el que le asignará las novedades escogidas para todos los empleados.



Digitando “NO” el programa mostrará uno a uno los empleados y preguntará si la nómina aplica para el empleado que se está visualizando en pantalla. Se debe digitar “Si” o “No” según corresponda hasta finalizar la lista de empleados.

4.3. CAPTURA DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Captura de Novedades

A través de esta opción se debe efectuar la entrada de novedades por cada uno de los empleados. Se debe escoger un período de nómina en el que se deben incluir todos los ingresos y deducciones, excepto el subsidio de transporte, los aportes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente.

Para efectuar la captura de novedades se ejecutarán los siguientes pasos:

Digite la Nómina a Procesar (01/99): En este campo se digita el número de la nómina en el cual se efectuará la captura de las novedades.

Es la Quincena 1 o 2?: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual, esta pregunta se omite. Con pago decanal es necesario indicar si es el período 1, 2 o 3; y si el período de nómina es semanal, se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al período que se quiere liquidar. Se debe tener en cuenta que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones.

Quiere Iniciar Proceso (SI/NO): Cuando el pago de la nómina se realiza por primera vez se debe contestar a esta pregunta “NO” o en el caso de que ya se hayan capturado novedades para el período de nómina escogido y se quieran mantener, la respuesta también debe ser “NO”. Cuando el período de nómina en el que se van a capturar las novedades fue utilizado anteriormente a la



pregunta se debe digitar “SI”, porque en caso contrario aparecerá un mensaje en la captura de novedades que dice “NOMINA YA GIRADA”. También se debe responder “SI” cuando el período de nómina ya fue contabilizado o pagado y se borraron todos los comprobantes y se requiere recuperar las novedades del período de nómina reversado, porque de igual manera aparecerá el mensaje “NOMINA YA GIRADA”

Mantiene Novedades Anteriores (SI/NO): Si la respuesta a la pregunta anterior fue positiva, el programa automáticamente mostrará esta opción. Se contesta “SI” en caso de que la nómina ya se haya contabilizado o pagado, se hayan borrado los comprobantes y se quiera recuperar las novedades de este período de nómina. Se debe contestar “NO” cuando se requiera capturar nuevamente las novedades del período de nómina que se va a liquidar.

Después de haber contestado la pregunta anterior el programa mostrará la siguiente pantalla donde se efectuará la captura de las novedades.

NIT: En este campo se debe digitar el No. de cédula del empleado. Con el

icono la tecla de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados.

CTO.: En este campo se deben digitar los códigos de los conceptos o novedades que se van a generar para el empleado seleccionado. Las novedades que se hayan incluido en la generación de novedades aparecerán de forma automática. Si no se ejecutó la generación de novedades, será necesario capturar cada una de las novedades para el empleado seleccionado.



Variable: En este campo se digita la cantidad de los días u horas que se desean liquidar para los conceptos seleccionados. Esta opción únicamente aplica para los conceptos creados con fórmula.

Valor: En este campo se debe digitar el valor de la novedad o concepto que se está capturando. Para los conceptos con fórmula, el programa calcula automáticamente el valor después de digitar la variable. Si el concepto no tiene fórmula, se debe digitar el valor del concepto que se esta capturando.

Con el icono o con la tecla de función F1 guarda las novedades para el empleado.

4.4. LIQUIDACION DE COMISIONES

Ruta: Ventas – Liquidación de Comisiones – Comisiones

Esta opción no se trabaja directamente desde el módulo de nómina, pero las comisiones se pueden liquidar desde el módulo de ventas y esta novedad se generará automáticamente en el módulo de nómina ejecutando el siguiente procedimiento:

Con IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre el valor total de la factura incluido el IVA.

Sin IVA: Si se escoge esta opción el programa liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura, es decir, el valor antes de IVA.

Después de escoger esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:



Desde: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se

van a liquidar las comisiones. Hasta: En este campo se debe digitar el rango inicial de fechas desde el que se

van a liquidar las comisiones.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

Liquida en Nómina: Se debe marcar esta opción para que la liquidación de las comisiones se efectúe directamente en el periodo de nómina que se esta liquidando.

Nro. De Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la que se van a liquidar las comisiones.

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina creado para las comisiones. Si no se conoce el código del concepto se puede

efectuar la búsqueda con la tecla de función F2 o con el icono .



Vendedor Desde: En esta campo se debe digitar el código inicial del vendedor desde el que se quieren liquidar comisiones.

Vendedor Hasta: En este campo se debe digitar el código final del vendedor hasta el que se quieren liquidar comisiones.

Incluido Descuentos de la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa tomará el valor bruto de la factura menos el valor de los descuentos aplicados y sobre este valor liquidará las comisiones. Si la respuesta es negativa el programa no tendrá en cuenta los descuentos realizados en la factura y liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura.

Incluye Cargos en la Factura (S/N): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa el programa liquidará las comisiones incluidos los cargos generados en la factura de venta (recuerde que en la definición de la factura el IVA se parametriza en el tercer cargo). Si la respuesta es negativa el programa liquidará las comisiones sobre el valor bruto de la factura.

Digite las Cuentas de Descuentos Utilizadas en el Recibo de Caja: Si se manejaron descuentos condicionados, estos deben ser registrados en el momento de elaborar el recibo de caja, por lo tanto se deben digitar las cuentas contables en las que se contabilizaron estos descuentos.

4.5. AUXILIO DE TRANSPORTE AUTOMATICO

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Subsidio de Transporte Automático



A través de este proceso el programa liquida y calcula de forma automática el Subsidio de Transporte para aquellos empleados cuyo salario básico mensual sea inferior a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Este concepto no es necesario generarlo o capturarlo como una novedad, ya que con este proceso el programa lo hace automáticamente.

Para ejecutar este proceso es necesario ingresar a la opción y diligenciar los siguientes datos que se describen a continuación:

Nro de Nómina: En este campo se debe digitar el número de la nómina en la que se desea generar la novedad del Subsidio de Transporte.

Es la Primera o la Segunda Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar.

Genera la Novedad de Subsidio de Transporte Para Todo el Mes (S/N): Esta pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si se digita “N” únicamente se liquidará el Subsidio de Transporte correspondiente al periodo de nómina que se está liquidando, si se digita “S” el programa liquidará el Subsidio de Transporte para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se efectúe quincenal, decanal o semanal.

4.6. COMPROBANTE AUTOMATICO

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Generación Comprobante Automático



Este proceso realiza el cálculo automático de los descuentos que se deben efectuar a los empleados por salud, pensión, fondo de solidaridad pensional y retención en la fuente.

RECUERDEEl cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente se realizarán en el último periodo de nómina de cada mes.

Para la correcta ejecución de este proceso se deben tener en cuenta los siguientes pasos:

Parámetros: Se debe marcar esta opción para definir los parámetros para el cálculo de la retención en la fuente y el programa desplegará la siguiente pantalla:



Límite Valor Exento Para la Base: En este campo se debe digitar el valor de $4.278.000 (valor base año 2004) de acuerdo a lo establecido en el artículo 17 de la ley 788 de 2002 (Reforma Tributaria), en el que se indica que las rentas de trabajo exentas corresponden al veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a cuatro millones de pesos m/cte. ($4.000.000.oo). (Valor base año 2003).

Porcentaje para Salario Integral: En este campo se debe digitar el 0.75, el cual corresponde al porcentaje por el que se debe multiplicar el salario integral para efectuar el cálculo de la base de retención en la fuente.

Una vez se han definido los parámetros se procede a ejecutar el proceso del comprobante automático en el que aparecerá la siguiente pantalla:


Importante: En su nómina pueden haber empleados que ya se han retirado Desea Procesarlos, Ignorarlos o Eliminarlos? : En esta opción se recomienda escoger la opción de “Ignorarlos” para que el programa omita a los empleados retirados y efectúe los cálculos correspondientes de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente a los empleados activos.

Calcula Retención a la Prima de Servicios?: Esta opción únicamente aplica para el cálculo de la retención en la fuente cuando se esta la liquidación de la prima de servicios en el mismo periodo en el que se hará el pago de la nómina. Si se esta aplicando el procedimiento 1 el programa efectuará el



cálculo de la retención en la fuente sobre la prima de servicios y por separado calculará la retención para los demás conceptos que forman base de retención como el salario, horas extras, comisiones, etc. Si se esta aplicando el procedimiento 2 la prima de servicios se suma a los demás conceptos que forman base para el cálculo de retención en la fuente.

Después de Marcar estas opciones el programa mostrará la siguiente opción:

Desea Aplicar el Descuento por Porcentaje o por Valor? En esta opción se determina el cálculo de la retención en la fuente: aplicando el porcentaje o el valor establecido en la tabla de retención.

Después de seleccionar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:



Desea Incluir la Retención: Si se marca esta opción el programa calculará automáticamente el descuento de retención en la fuente para aquellos empleados con salario integral o cuyos ingresos estén dentro de los rangos establecidos en la tabla de retención. Si no se marca esta opción únicamente se efectuarán los cálculos para los descuentos de salud y pensión. Recuerde que la retención en la fuente se calcula en el último periodo de pago del mes.

Tabla de Retención: En esta opción el programa mostrará la tabla de retención el fuente la cual puede ser modificada de acuerdo a los rangos que se establecen para cada año o se puede actualizar de forma automática con el archivo ZRET y el ZRET.IDX suministrado por Informática y Gestión S.A. (Este archivo se debe copiar en SIIWINN donde NN es en número de la empresa que se esta trabajando).



Novedades: En la opción de novedades el programa solicitará el número de la nómina en la que se efectuarán los cálculos de salud, pensión, fondo de solidaridad y retención en la fuente.



Es La Quincena 1 ó 2: Esta opción únicamente aplica para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 ó 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar.

Calcula Las Novedades de Salud y Pensión de Todo el Mes: Esta pregunta aparece cuando en la opción anterior se indica al programa que es la segunda quincena, el tercer decanal o la cuarta semana. Si no se marca la opción únicamente se calculará salud y pensión correspondiente al periodo de nómina que se esta liquidando, si se marca la opción el programa liquidará salud y pensión para todo el mes, independiente que el pago de la nómina se efectúe quincenal, decanal o semanal.

Después de ejecutar la opción anterior el programa ejecutará un proceso de verificación y aparecerá el siguiente mensaje:



Si el periodo de nómina que se esta liquidando es semanal, decanal o quincenal se debe marcar la letra “I” para que el programa calcule los descuentos de salud y pensión sobre los ingresos del empleado. El programa genera este mensaje porque no se esta liquidando todo el mes sino un periodo. Ej. A un empleado que gana el salario mínimo legal vigente se le liquida una quincena, su salario real para este periodo será el mínimo legal vigente dividido en dos. Este resultado es el que detecta el programa en el periodo de nómina que se esta liquidando. Sin embargo al final del mes después de haber liquidado las dos quincenas del mes, el total de los descuentos de salud y pensión corresponderán al total del cálculo efectuado sobre el salario mínimo legal vigente.

Después de ejecutar este proceso aparecerá el siguiente mensaje:

RECUERDEEl cálculo de la retención en la fuente y del fondo de solidaridad pensional únicamente se realizarán en el último periodo de nómina de cada mes.

5. PROCEDIMIENTOS DE RETENCION EN LA FUENTE



En la ley 788 de 2002 se efectuaron modificaciones al procedimiento para el cálculo de la retención en la fuente sobre salarios. Los pasos para ejecutar el nuevo procedimiento se describe a continuación:

Notas Aclaratorias:

Rentas de trabajo exentas. Modificase el numeral 10 del artículo 206 del Estatuto Tributario, así: “El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales, limitada mensualmente a cuatro millones de pesos ($4’000.000) (Valor base año 2003).”

Deducciones para retención:o Intereses por corrección monetaria generada por obligaciones

hipotecarias.o Medicina Prepagada.o Educación del núcleo familiar. o Costo financiero por Leasing Hipotecario.o Ahorro al fomento de la construcción AFC (Ahorro Programado)La base

para el calculo de la pensión no debe ser mayor a 25 salarios mínimos que correspondería a $ 503.438.oo (Se toma el valor del salario mínimo que corresponde a $358.000 valor base año 2004, se multiplica por 25 y al resultado se le aplica el 5.625% que corresponde al 3.625% del aporte de pensión, 1% del fondo de solidaridad pensional y el 1% de aporte a la sub-cuenta de subsistencia).

La renta exenta de los trabajadores se limita mensualmente a cuatro millones doscientos setenta y ocho mil pesos ($4’278.000) (Valor base año 2004).”

Cuando el cálculo de la base de retención supera los $8.000.000.oo que corresponde al tope de la tabla, se debe aplicar el 35% de retención a la diferencia entre este valor y la base calculada.5.1. PROCEDIMIENTO No. 1 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS5.1.1 Manejo en SIIGO – Salarios Integrales

SUELDO 20,000,000.0030% FACTOR PRESTACIONAL 6,000,000.00TOTAL BASE DE PENSION 14,000,000.00APORTE DE PENSION 6.625% 787,500.00MAXIMO VALOR DE PENSION 503,438

SUELDO 20,000,000.00PENSION 503,437.50SUBTOTAL 19,496,562.50PORCENTAJE EXCENTO 25%VALOR EXCENTO 4,874,140.63

SUELDO 20,000,000.00PENSION 503,437.50SUBTOTAL 19,496,562.50



LIMITE VALOR EXCENTO 4,278,000.00MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION 15,218,562.50MENOS VALOR DE LA TABLA 8,000,000.00DIFERENCIA 7,218,562.5035% SOBRE DIFERENCIA 2,526,496.88VALOR TABLA DE RETENCION 1,822,000.00TOTAL RETENCION 4,348,496.88

5.1.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales

SUELDO 10,000,000.00APORTE DE PENSION 5.625% 552,500.00MAXIMO VALOR DE PENSION 503,437.50SUBTOTAL 9,496,562.50PORCENTAJE EXCENTO 25%VALOR EXCENTO 2,374,140.63

SUELDO 10,000,000.00PENSION 503,437.50SUBTOTAL 9,496,562.50VALOR EXCENTO 2,374,140.63MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION 7,122,421.88VALOR TABLA DE RETENCION 1,606,500.00

5.2. PROCEDIMIENTO No. 2 DE RETENCION EN LA FUENTE PARA SALARIOS5.2.1. Manejo en SIIGO – Salarios Integrales

SUELDO 20,000,000.0030% FACTOR PRESTACIONAL 6,000,000.00TOTAL BASE DE PENSION 14,000,000.00APORTE DE PENSION 5.625% 787,500.00MAXIMO VALOR DE PENSION 503,437.50

SUELDO 20,000,000.00PENSION 503,437.50SUBTOTAL 19,496,562.50PORCENTAJE EXCENTO 25%VALOR EXCENTO 4,874,140.63

SUELDO 20,000,000.00PENSION 503,437.50SUBTOTAL 19,496,562.50LIMITE VALOR EXCENTO 4,278,000.00MENOS DEDUCCIONES



TOTAL BASE DE RETENCION 15,218,562.50PORCENTAJE FIJO 29.00%TOTAL RETENCION 4,413,383.13

5.2.2. Manejo en SIIGO – Salarios No Integrales

SUELDO 10,000,000.00APORTE DE PENSION 5.625% 562,500.00MAXIMO VALOR DE PENSION 503,437.50SUBTOTAL 9,496,562.50PORCENTAJE EXCENTO 25%VALOR EXCENTO 2,374,140.63

SUELDO 10,000,000.00PENSION 503,437.50SUBTOTAL 9,496,562.50VALOR EXCENTO 2,374,140.63MENOS DEDUCCIONES TOTAL BASE DE RETENCION 7,122,421.88PORCENTAJE FIJO 22.55%TOTAL RETENCION 1,606,106.13



6. PAGO DE NOMINA

RUTA: Nómina – Pago de Nómina

Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se han ejecutado los procesos de subsidio de transporte automático y comprobante automático, se procede a efectuar el pago de la nómina.

Para el registro contable o causación de la nómina se deben diligenciar los siguientes campos una vez se ingresa a la opción:

Nómina Número? (01/99): En este campo se debe digitar el número de la nómina a pagar.

Es la Quincena 1 o 2: Esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas quincenales. Cuando el pago de la nómina se hace de forma mensual esta pregunta se omite. Si el pago es decanal es necesario indicar si es el decanal 1, 2 o 3 y si el periodo de nómina es semanal se debe escoger la semana 1, 2, 3, 4 ó 5 de acuerdo al periodo que se quiere liquidar. Recuerde que la nómina 99 se emplea para hacer consolidaciones.

Cheque – Comprobante: Si el pago de la nómina se efectúa en Cheque se debe escoger esta opción para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nómina se realiza en efectivo o abono a través de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opción de Comprobante para que el programa genere un comprobante de contabilización de la nómina por cada empleado.

Si se selecciona la opción de Cheque el programa desplegará la siguiente pantalla:



Proceso Automático: Si se omite esta opción el programa solicitará por cada comprobante de egreso la cuenta del banco del que se girarán los cheques, el número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a mostrar a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y permite efectuar la impresión del cheque.

Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G – Comprobante de Egreso y automáticamente se desplegará la siguiente pantalla:



NOTA: Si la opción de proceso automático fue marcada, el programa solicitará un documento tipo G – Comprobante de Egreso y grabará de forma automática un comprobante de egreso por cada empleado, pero únicamente solicitará la cuenta del banco y el número del cheque para el primer comprobante de egreso. Los cheques pueden ser impresos por cada comprobante de egreso.

Si se escoge la opción de Comprobante el programa desplegará la siguiente pantalla:

Actualiza Todos los Empleados: Si se omite esta opción el programa activará una pantalla en la que solicitará el tipo y número del comprobante que se va a generar y la cuenta de nómina por pagar (220505). Una vez se han ingresado estos datos el programa mostrará a cada uno de los empleados para que se grabe un comprobante en el que contabilizará la nómina. Si se escoge esta opción el programa grabará un comprobante de forma automática por cada empleado.

Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo L – Otros, que debe estar previamente creado.

Número de la Cuenta: Se debe digitar la cuenta 250505 - Nómina por Pagar.



7. PARAFISCALES

Ruta: Nómina – Comprobante Parafiscales – Comprobante Parafiscal

En esta opción el programa efectúa el registro contable de los aportes parafiscales que corresponden al SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar. Adicionalmente contabiliza los aportes de salud y pensión a cargo del empleador.

Para ejecutar este procedimiento se deben seguir los pasos que se describen a continuación:

El proceso de comprobante de los parafiscales debe ejecutarse por los grupos:

51 – Gastos de Administración52 – Gastos de Ventas52 – Mano de Obra (Producción)



Los campos que s deben diligenciar son los siguientes:

Nit de la Empresa: En este campo se debe digitar el nit de la empresa que efectúa el pago de los aportes parafiscales.

Cuenta del Sena: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte al SENA (51057800, 52057800, 72057800).

Cuenta del ICBF: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte al ICBF (51057500, 52057500, 72057500).

Cuenta de Subsidio Familiar: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte a la Caja de Compensación Familiar (51057200, 52057200, 72057200).

Cuenta del Fondo de Salud: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por salud (8% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de aportes a entidades promotoras de salud (510569, 520569 y 720569) se auxiliarizaron con el mismo código de la cuenta de los fondos de salud creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el código únicamente al nivel Sub-cuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado.

Cuenta del Fondo de Pensión: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto para efectuar la contabilización del aporte que efectúa el empleador por pensión (10.875% del salario de cada empleado). Recuerde que las cuentas de



aportes a fondos de pensiones (510570, 520570 y 720570) se auxiliarizaron con el mismo código de la cuenta de los fondos de pensión creados, por lo tanto en este campo se debe digitar el código únicamente al nivel Sub-cuenta y dejar el código del auxiliar en cero (00), porque el auxiliar lo tomará de acuerdo al fondo que se haya asignado a cada empleado.

Cuenta de Pago: En este campo se debe digitar la cuenta 237010 – Aportes al I.C.B.F, SENA, y Cajas de Compensación Familiar.

Aplica C. Costo del Empleado/Acumulados (E/A): Si se escoge la opción del centro de costo del empleado el programa afectará contablemente el centro de costo que tiene asignado cada uno de los empleados en la hoja de vida, en caso contrario llevará el total de cada concepto a un solo centro de costo.


Después de digitar todas las cuentas contables relacionadas con los aportes parafiscales el programa mostrará una ventana en la que se debe se debe indicar si la empresa es beneficiaria del decreto 258 del 11 de Febrero de 1999.




Tipo de Documento: En este campo se debe escoger un documento tipo L – (Otros), que debe estar previamente creado, para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales y aportes de salud y pensión a cargo del empleador.



8. CALCULO PROVISIONES DE NOMINA

Ruta: Nómina – Comprobantes Prefijados – Utiliza Prefijados

El cálculo de las provisiones de nómina se ejecuta de forma automática a través del siguiente procedimiento:

Tipo: En este campo se debe escoger un documento tipo L – (Otros), que debe estar creado previamente.

Nro. Comp. Inic.: En este campo se debe digitar el número del comprobante prefijado inicial que se parametrizo para el cálculo de las provisiones de nómina.

Nro. Comp. Final.: En este campo se debe digitar el número del comprobante prefijado final que se parametrizo para el cálculo de las provisiones de nómina.



9. INFORMES DE NOMINA

9.1. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S.

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Autoliquidación

El informe de Autoliquidación es solicitado únicamente por el I.S.S. para efecto de comparar los aportes realizados por la empresa para cada uno de los empleados.

Al ingresar a la opción, el programa habilitará estos dos iconos para generar el informe. El icono de impresión genera lleva el informe directamente a la impresora y el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar.

Una vez se ha escogido la opción de generación del informe el programa mostrará la siguiente pantalla:

El mensaje hace referencia a que la Autoliquidación del I.S.S. únicamente se puede generar después de que se haya contabilizado la última nómina del mes y se hayan generado todos los comprobantes por cada uno de los empleados.




Proceso Nuevo: Si se está generando la autoliquidación por primera vez, se debe marcar esta opción, si ya se efectuó la autoliquidación en un determinado mes y se quiere consultar se debe omitir esta opción presionando la tecla “Enter”.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe ingresar toda la información patronal correspondiente a: número del Nit; dígito de verificación; tipo de identificación, si es Nit, se debe marcar la letra “N”, si es Cédula de Ciudadanía se debe marcar la letra “C” ó “E” si es Cédula de Extranjería; el número patronal, el código de la sucursal, el municipio y el del departamento.



Además se deben tramitar los siguientes datos:

Liquida ARP (Si/No): Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa, el programa liquidará el ARP en la Autoliquidación del I.S.S., en caso contrario no efectuará la liquidación de Riesgos Profesionales.

Aplica ATEP individual (Si/No): Si la respuesta a la pregunta anterior fue positiva el programa preguntara si liquida ATEP individual, para liquidarlo empleado por empleado, en caso contrario liquidará un solo total.

Novedades: Si existe alguna novedad como incapacidades, licencias, o licencias de maternidad que se deban reportar dentro de la autoliquidación se debe marcar esta opción, en caso contrario se omitirá esta opción presionando la tecla “Enter”.

Si la opción fue marcada, el programa pide diligenciar los siguientes datos:



Cédula: En este campo se debe digitar el número de cédula del empleado al

que se va a generar la novedad. Si no se conoce con el icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la compañía.

Tipo de Documento: En este campo se debe digitar la letra “C” que corresponde a Cédula de Ciudadanía.

Pensión IVM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. Desplegando la ventana el programa permitirá escoger el origen de la incapacidad como son: R – Retiro, T - Traslado ó L - suspensión temporal. Si se marca alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad.

Salud EGM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. Desplegando la ventana, el programa permitirá escoger el origen de la incapacidad como son: R - Retiro, T - Traslado ó L - Suspensión Temporal. Si se marca alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad.

Enfermedad ATEP: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. Desplegando la ventana el programa permitirá escoger el origen de la incapacidad como son R–Retiro, T-Traslado, L- suspensión temporal, I - incapacidad ó V - Vacaciones. Si se marca alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad.

Posteriormente se debe indicar el origen de la incapacidad:

Se debe escoger la opción correspondiente A - Ambulatoria, M - Maternidad ó P - Profesional.



Posteriormente se debe escoger la forma de pago de la incapacidad:

Se puede escoger la opción de Pago Parcial, es decir, el 75% de la incapacidad ó se puede escoger Completa para pago total, es decir, el 100% de la incapacidad.

Una vez se han capturado todos los datos se sale de la opción con el icono o con la tecla “ESC”.

Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla en la que se puede hacer el registro de los intereses de mora y el número de días que estuvo en mora, en caso de que se hayan generado, en caso contrario se puede pasar con “Enter”.



Notas Débito: Así mismo se pueden registrar las notas débito por ARP – Administradora de Riesgos Profesionales, IVM - Invalidez Vejez ó Muerte, ó EGM – Enfermedad General ó Muerte en caso de que haya lugar a ellas, en caso contrario se puede pasar con “Enter”.

Notas Crédito: También se puede hacer el registro de las notas crédito por ARP – Administradora de Riesgos Profesionales, IVM - Invalidez Vejez ó Muerte, ó EGM – Enfermedad General ó Muerte en caso de que haya lugar a ellas, en caso contrario se pueden pasar con “Enter”.

Incapacidades: Para el registro de las incapacidades que se van a cobrar al seguro social existen los campos de Incapacidad No., Valor ARP Inc. y Valor EGM Inc., en los que se debe digitar la información correspondiente a las incapacidades en caso contrario se puede pasar con “Enter”.

De la misma manera se puede efectuar el registro de las licencias de maternidad.

Si existen saldos a favor del mes anterior se debe registrar la información correspondiente a los campos que señala el programa, en caso contrario pasar con “Enter”.

Una vez se han ingresado todos los datos el programa generará la autoliquidación del I.S.S. en el formato establecido por esta entidad. Así mismo se generan los archivos planos para el I.S.S. con los nombres CINTI, CINTF y AUTOL1, que se encuentran ubicados en SIIWINN.

9.2. AUXILIAR DE NOMINA



Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Auxiliar de Nómina

Este informe muestra todas las contabilizaciones que se han realizado en las cuentas que están amarradas a los conceptos de ingreso o deducción.

Para la generación del Auxiliar de Nómina se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación:

Al ingresar a la opción se debe marcar la letra “D”, para que el programa muestre la descripción del movimiento efectuado.

Inmediatamente se habilita la siguiente pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes datos:

Desde: En este campo se debe digitar el mes y día desde el que se quiere generar el auxiliar de nómina.



Hasta: En este campo se debe digitar el mes y día hasta el que se quiere generar el auxiliar de nómina.

Cuenta Desde: En este campo se debe digitar el código de la cuenta inicial desde el que se desea generar el auxiliar de nómina.

Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar el código de la cuenta final hasta el que se desea generar el auxiliar de nómina.

Si se presiona la tecla “Enter” dos veces el programa asumirá todas las cuentas que intervinieron en el proceso de nómina, es decir, desde la cuenta (0000000000) hasta la cuenta (9999999999).

Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos

para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

9.3. INFORMES A FONDOS

RUTA: Nómina – Informes de Nómina – Informe a Fondos

Los informes a fondos permiten obtener información sobre el detalle de los aportes de Salud, Pensión y ARP del empleado y el empleador, los cuales sirven como base para generar la autoliquidación por cada uno de los fondos que maneja la empresa.

Para la generación de los Informes a Fondos se deben diligenciar los campos que se describen a continuación:

Estándar: Escogiendo esta opción el programa genera el Informe a Fondos detallado empleado por empleado y el aporte que debe efectuar el empleador para cada uno de los fondos de salud y pensión.

Por Fondos: Escogiendo esta opción el programa genera informe para los fondos de pensión, un informe para los fondos de salud y un informe de liquidación de ARP, en los que permite asignar las novedades por incapacidades, licencias y vacaciones de los empleados.

Pensiones: Escogiendo esta opción el programa genera la información de los aportes de pensión, aporte al fondo de solidaridad y aporte a la subcuenta de subsistencia.



ESTANDAR

Escogiendo la opción de estándar el programa mostrará la siguiente pantalla:

Alfabético: Organiza la Información de acuerdo al nombre de los empleados.

Numérico: Organiza la información por el número de cédula de los empleados.

Después de escoger esta opción el programa mostrará la siguiente ventana:

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

POR FONDOS

Escogiendo la opción por fondos el programa mostrará la siguiente pantalla:



Este mensaje indica que los informes a fondos únicamente se pueden generar después de haber contabilizado todas las nóminas del mes. Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:

Digite el Código de la Sucursal: Si el informe a fondos se quiere generar por sucursal se puede hacer siempre y cuando en la creación de los empleados se haya marcado la opción del manejo de sucursales, en caso contrario, se digita el número uno (1).

Aplica ATEP Individual: Si se escoge esta opción, el programa generará un informe en el que liquidará ARP por cada uno de los empleados aplicando la tarifa asignada en la hoja de vida, en caso contrario solicitará la tarifa de ARP con la que se efectuará la liquidación.

Una vez se han escogido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:



Novedades: Si existe alguna novedad como incapacidades, licencias o licencias de maternidad que se quieran visualizar en el informe a fondos se debe escoger esta opción, en caso contrario se debe omitir.

Al elegir la opción anterior el programa desplegará la siguiente pantalla:

Los campos que se deben diligenciar son:

Cédula: En este campo se debe digitar el número de la cédula del empleado a quién se generará la novedad. Si no se conoce, con las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la compañía.

Tipo de Documento: En este campo se debe digitar la letra “C” que corresponde a cédula de ciudadanía.

Pensión IVM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orígenes como son: R – Retiro, T - Traslado ó L- suspensión temporal. Si se escoge alguna opción



posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad.

Salud EGM: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orígenes como son: R - Retiro, T - Traslado ó L - suspensión temporal. Si se escoge alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad.

Enfermedad ATEP: En este campo se debe colocar el origen de la novedad. En la parte inferior de la pantalla aparecen los diferentes orígenes como son: R - Retiro, T - Traslado, L - suspensión temporal ó V - Vacaciones. Si se escoge alguna opción posteriormente será necesario ingresar el número de días de la novedad y el día de inicio de la novedad.

Origen Incap.: En este campo debe indicar el origen de la incapacidad, según corresponda: A - Ambulatoria, M - Maternidad ó P - Profesional:

Pago Incapacidad: En este campo se debe digitar la forma de pago de la incapacidad: Para pago Parcial, es decir, el 75% de la incapacidad se debe marcar la letra “P” ó para pago total, es decir, el 100% se debe marcar la letra “C”.

Una vez se han capturado todos los datos se sale de la opción con la tecla “ESC”.


Desea Imprimir Informe por EPS: Si se escoge esta opción el programa generará el informe por cada una de los fondos de salud.

Desea Imprimir Informe por AFP: Si se escoge esta opción el programa generara el informe por cada uno de los fondos de pensión.

Desea Imprimir Informe por ARP: Si se escoge esta opción el programa generara el informe liquidando la ARP por cada uno de los empleados.



NOTA: Si solo desea tener algún informe específico, marque la opción deseada, si desea generar los informes por salud, pensión y ARP, marque todas las opciones, si no marca ninguna opción el programa no generará ningún informe.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar.

PENSIONES

Si se escoge la opción de pensiones el programa mostrará la siguiente pantalla:

Alfabético: Organiza la Información de acuerdo al nombre de los empleados. Numérico: Organiza la información por el número de cédula de los empleados.

Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos


9.4. VOLANTES DE PAGO

RUTA: Nómina – Informes de Nómina – Planilla General

A través de esta opción el programa permite generar los volantes de pago para cada uno de los empleados liquidados en cada periodo de nómina.

Para generar este informe se deben diligenciar los siguientes campos:



Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha desde la cual se esta generando el pago de la nómina.

Periodo de Pago del: El este campo se debe digitar la fecha final del periodo de nómina del cual se quieren generar los volantes de pago.

Nómina: En este campo se debe digitar el periodo de nómina en que se desea generar los volantes de pago.

Impresión Por Página

Dos: Si se marca esta opción el programa generará dos volantes de pago en una hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes.

Tres: Si se marca esta opción el programa generará tres volantes de pago en una hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes.



Dinámico: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago de los empleados que logre acomodar en una hoja tamaño carta. Los volantes serán de empleados diferentes.

Minerva: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago en el formato minerva. Los volantes serán de empleados diferentes.

General: Si se marca esta opción el programa generará una planilla para la firma de los empleados, para indicar que el pago de la nómina fue recibido.

Generación

Todos: Si se escoge esta opción el programa mostrará todos los empleados seleccionados en el periodo de nómina seleccionado.

Un Empleado: Si se escoge esta opción el programa únicamente mostrará el empleado seleccionado.

Resumen: Si se escoge esta opción el programa mostrará un resumen del valor de cada uno de los conceptos pagados o deducidos en el periodo de nómina seleccionado.

NIT Desde: En este campo se debe digitar el número de cédula desde el cual se desean generar los volantes de pago.

NIT Hasta: En este campo se debe digitar el número de cédula hasta el cual se desean generar los volantes de pago.

Numérico: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago organizados por número de cédula de cada empleado. Si no se conoce con

el icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la compañía

Alfabético: Si se marca esta opción el programa generará los volantes de pago organizados por el nombre de cada empleado. Si no se conoce con el

icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los empleados de la compañía

Imprime Resumen Por Centro de Costo: Si se escoge esta opción el programa mostrará un resumen del valor de cada uno de los conceptos pagados o deducidos en el periodo de nómina seleccionado por cada uno de los centros de costo que maneja la empresa.

Centro de Costo Desde: En este campo se debe digitar el centro de costo desde el cual se desean generar los volantes de pago. Si no se conoce con el

icono ó las teclas de función F2 ó F3 se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo existentes.





TALLER DE NOMINASIIGO ESTÁNDAR

WINDOWSFASE I

10. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1



Para la implementación del módulo de nómina es necesario definir los siguientes parámetros.

10.1. CREACIÓN DE CUENTAS

Ruta: Contabilidad – Administración de cuentas Contables – Plan de Cuentas - Pantalla

Verificar que las cuentas que se relacionan a continuación estén debidamente creadas con las características de si terceros y si centros de costo.

Salud

Pasivo2370050100 I.S.S.2370050200 Famisanar2370050300 Compensar

Gasto

5105690100 I.S.S.5105690200 Famisanar5105690300 Compensar

Pensión

Pasivo2380300100 I.S.S.2380300200 Colfondos2380300300 Porvenir

Gasto

5105700100 I.S.S.5105700200 Colfondos510570300 Porvenir

Cesantías

Pasivo



2380305100 Cesantías Porvenir

Gasto

5105705100 Cesantías Porvenir

Otras cuentas de nómina

Activo

1365950000 Prestamos a empleados

Pasivo

2370100000 Aportes al Sena, ICBF y Cajas de Compensación2365050000 Retención por salarios2505050000 Salarios por Pagar2525050000 Vacaciones consolidadas2610050000 Provisión de Cesantías2610100000 Provisión de Intereses de Cesantías2610150000 Provisión de Vacaciones2610200000 Provisión de Prima de servicios

Gasto

5105060000 Sueldos5105150100 Horas extras diurnas5105150200 Horas extras nocturnas5105150300 Horas extras diurnas festivas5105150400 Horas extras nocturnas festivas5105150500 Recargo nocturno5105240000 Incapacidades5105270000 Subsidio de transporte5105300000 Provisión de Cesantías5105330000 Provisión de Intereses de Cesantías5105360000 Provisión de Prima de servicios5105390000 Provisión de Vacaciones5105680000 Aportes a A.R.P.5105720000 Aporte a cajas de compensación.5105750000 Aportes al ICBF5105780000 Aportes al SENA

Presiones la tecla “ESC” para salir de la opción o de un click sobre el icono .

10.2. CREACIÓN DE LOS TIPOS DE NÓMINA Se crean dos tipos: 1ª. Quincena y 2ª. Quincena. También el tipo 99 como nómina consolidada.



Ruta: Nomina – Catálogos – Apertura De Nominas

TIPO DE NOMINA DESCRIPCION FORMA DE PAGO01 PRIMERA QUINCENA Q (QUINCENAL)02 SEGUNDA QUINCENA Q (QUINCENAL)99 NOMINA CONSOLIDADA M (MENSUAL)

RECUERDE

Los periodos de nómina quedaran guardados de forma automática y no será necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los periodos de

nómina presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono .

10.3. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS FONDOS


Antes de comenzar a crear los fondos de pensión que maneja la empresa se debe crear el fondo de control de Pensiones y de Salud.

Pensión:

Tipo P Número fondo 00 Nombre fondo Enter Aporte total 14.5 Aporte empleado 3.625 Máximo (SMLV) 25 Mínimo (SMLV) 1 Aporte Solidaridad 1 Salario Mínimo 358.000 Aporte a la Subcuenta de Subsistencia: N

Salud:

Tipo S Número fondo 00 Nombre fondo Enter Aporte Patronal 8 Aporte empleado 4 Máximo (SMLV) 25 Mínimo (SMLV) 1 Cobertura Fam. 4 Salario Mínimo 358.000



Después de haber parametrizado los datos de control se deben crear cada uno los fondos de pensión, salud y cesantías.

RECUERDE

El número del fondo del fondo debe corresponder con el número del auxiliar de las cuentas contables del gasto y del pasivo creadas para salud, pensión y cesantías.

SALUD

TIPO No. FONDO NOMBRE FONDO NIT FONDOS 01 SEGURO SOCIAL F2 CONSULTAS 02 FAMISANAR F2 CONSULTAS 03 COMPENSAR F2 CONSULTA

PENSION.

TIPO No. FONDO NOMBRE FONDO NIT FONDOP 01 SEGURO SOCIAL F2 CONSULTAP 02 COLFONDOS F2 CONSULTAP 03 PORVENIR F2 CONSULTA

CESANTIAS.

TIPO No. FONDO NOMBRE FONDO NIT FONDOC 51 CESANTIAS PORVENIR F2 CONSULTA

RECUERDE

Los fondos creados quedaran guardados de forma automática y no será necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los fondos de

nómina presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono .

10.4. CREACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA



Ruta: Nomina – Catálogos – Apertura De Conceptos

Se recomienda crear los conceptos de la siguiente manera:

Ingresos: 001 – 050Deducciones: 051 – 999

INGRESOS

CONCEPTO 01 02 03 04TIPO I/D I I I IDESCRIP SUELDO SUB.TRANSPORTE H.EXTRAS DIUR H.EXTRAS NOCT CUENTA 0000060000 0000270000 0000150100 000015020000FORMULA S S S SNUMERADOR 1 00 1.25 1.75DENOMINADOR 30 00 240 240SALARIO S S S SM. SALDO N N N NCAL. AUTOM TCPTO LIQUID

NOTA: Para el concepto de Subsidio de Transporte digite el valor actual y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que para el Subsidio.

CONCEPTO 05 06 07TIPO I/D I I I

DESCRIPH.EXTRAS

FEST.DIURN H.EXTRAS FEST.NOCT RECARGO NOCTURNOCUENTA 0000150300 0000150400 0000150500FORMULA S S SNUMERADOR 2.25 2.75 0.35DENOMINADOR 240 240 240SALARIO S S SM. SALDO N N NCAL. AUTOMCPTO LIQUID

CONCEPTO 08 09 10 11TIPO I/D I I I IDESCRIP COMISIONES INCAPACIDADES VACACIONES CON CESANTIAS CUENTA 0000180000 0000240000 2525050000 2610050000FORMULA N S S NNUMERADOR 1 1



DENOMINADOR 30 30SALARIO S S S NM. SALDO N N N NCAL. AUTOM I VCPTO LIQUID CES

DEDUCCIONES

Presione la tecla “ESC” o de un click sobre el icono .

10.5. CREACIÓN DE EMPLEADOS

Ruta: Catalogo – Apertura De Empleados

CEDULA APELLIDOS Y NOMBRESNUMERO CTA -

CONAVI79335789 GUZMAN MENDEZ ARMANDO 2093015700448


CONCEPTO 12 13 14TIPO I/D I I IDESCRIP INT. CESANTIAS PRIMAS PROV. VACACIONESCUENTA 2610100000 2610200000 2610150000FORMULA N N NNUMERADORDENOMINADORSALARIO N N NM. SALDO N N NCAL. AUTOMCPTO LIQUID INT PRI VAC

CONCEPTO 51 52 53 54TIPO I/D D D D DDESCRIP AP. PENSION AP. SALUD RETEFUENTE PRESTAMOS CUENTA 2380300000 2370050000 2365050000 1365950000FORMULA N N N NNUMERADORDENOMINADORSALARIO N N N NM. SALDO N N N SCAL. AUTOM P S RCPTO LIQUID PRE


52356258 ARIZA MENDEZ ELIZABETH 209301570055979636489 CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO 209301570032179545712 DIAZ CAMARGO MAURICIO 2093015700852

TELEFONOS DIRECCION CARGO SUELDO3552536 CALLE 160 No. 40-23 GERENTE GENERAL 8,000,0002886523 CALLE 35 No. 20-30 SECRETARIA 650,0002065235 CRA 17 No. 23-21 MENSAJERO 358.0003256589 CALLE 93 No. 17-18 JEFE VENTAS 3,500,000

CENTRO COSTOS SALUD PENSION CESANTIASADMON I.S.S I.S.S PORVENIRADMON FAMISANAR PORVENIR PORVENIRVENTAS COMPENSAR COLFONDOS PORVENIRPRODUCCION I.S.S I.S.S PORVENIR

RECUERDE

En grupo y cuenta contable se digitan los siguientes datos:

GRUPO CUENTA 51 05 Administración 52 05 Ventas 72 05 Producción

Los tres empleados que tienen el sueldo más alto, son de salario integral.Factor prestacional (30%)


10.6. CREACIÓN GRUPOS CONTABLES

Ruta: Nomina – Catálogos – Grupos Contables

515272


10.7. DEFINICION DE LOS COMPROBANTES DE PROVISIONES DE NOMINA



Ruta: Nómina – Comprobantes Prefijados – Fijación de Comprobantes

Nro. Comprobante : 001Secuencia : 001Porc –Valor : Marcar la OpciónSaldo – Movimiento : Marcar MovimientoPorcentaje : 8.33Cuenta de Calculo : 5105060000Descripción : Provision de CesantíasCuenta Débito : 5105300000NIT : 800100200Cuenta Crédito : 2610050000NIT : 800100200

Nro. Comprobante : 001Secuencia : 002Porc –Valor : Marcar la OpciónSaldo – Movimiento : Marcar MovimientoPorcentaje : 8.33Cuenta de Calculo : 5105270000Descripción : Provision de CesantíasCuenta Débito : 5105300000NIT : 800100200Cuenta Crédito : 2610050000NIT : 800100200

Nro. Comprobante : 002Secuencia : 001Porc –Valor : Marcar la OpciónSaldo – Movimiento : Marcar MovimientoPorcentaje : 1Cuenta de Calculo : 5105060000Descripción : Provision Intereses de CesantíasCuenta Débito : 5105330000NIT : 800100200Cuenta Crédito : 2610100000NIT : 800100200

Nro. Comprobante : 002Secuencia : 002Porc –Valor : Marcar la OpciónSaldo – Movimiento : Marcar MovimientoPorcentaje : 1Cuenta de Calculo : 5105270000Descripción : Provision Intereses de CesantíasCuenta Débito : 5105330000NIT : 800100200Cuenta Crédito : 2610100000NIT : 800100200



Nro. Comprobante : 003Secuencia : 001Porc –Valor : Marcar la OpciónSaldo – Movimiento : Marcar MovimientoPorcentaje : 8.33Cuenta de Calculo : 5105060000Descripción : Provision Prima de ServiciosCuenta Débito : 5105360000NIT : 800100200Cuenta Crédito : 2610200000NIT : 800100200

Nro. Comprobante : 003Secuencia : 002Porc –Valor : Marcar la OpciónSaldo – Movimiento : Marcar MovimientoPorcentaje : 1Cuenta de Calculo : 5105270000Descripción : Provision Prima de ServiciosCuenta Débito : 5105360000NIT : 800100200Cuenta Crédito : 2610200000NIT : 800100200

Nro. Comprobante : 004Secuencia : 001Porc –Valor : Marcar la OpciónSaldo – Movimiento : Marcar MovimientoPorcentaje : 4.17Cuenta de Calculo : 5105060000Descripción : Provision VacacionesCuenta Débito : 5105390000NIT : 800100200Cuenta Crédito : 2610150000NIT : 800100200

RECUERDE

Las provisiones se deben efectuar por cada cuenta que forme base para la liquidación de las prestaciones sociales como el Salario, Subsidio de Transporte, Comisiones, Bonificaciones, Horas Extras, etc. y por cada grupo que maneje la empresa, es decir, 51 – Administración, 52 – Ventas, 72 – Producción.

10.8. LISTADOS DE LOS PARÁMETROS DEFINIDOS.



Ruta: Nómina – Catálogo – Lista de Empleados

Este informe muestra un resumen de cada una de las hojas de vida de los empleados que fueron creados.

Para la generación de este informe es necesario ingresar la siguiente información:

Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se desea consultar. Si se quieren consultar los empleados de todos los centros de costo se debe digitar el asterisco (*).

Únicamente Empleados Excluidos Aportes Cajas, ICBF y SENA: Esta opción permite generar un listado únicamente de los empleados que están excluidos de los aportes parafiscales digitando la letra marcando el campo, pero si se quieren consultar todos los empleados se debe omitir la opción presionando “Enter”.

Lista los Retirados: Si se marca la esta opción el informe se genera con los empleados activos y los que ya están retirados, si se omite esta opción genera el informe únicamente con los empleados activos.



10.9. LISTA TIPOS DE NOMINA

Ruta: Nómina – Catálogo – Lista Tipos de Nómina

A través de este informe se puede efectuar una verificación de los tipos de nómina creados.


10.10. LISTA CONCEPTOS DE NOMINA

Ruta: Nómina – Catálogo – Lista Conceptos de Nómina

A través de este informe se puede efectuar una verificación de los conceptos de nómina creados.




10.11. LISTA TIPOS DE FONDOS

Ruta: Nómina – Catálogo – Lista F. Pensión/Salud/Cesant.

A través de este informe se puede efectuar una verificación de los diferentes fondos creados en el módulo de nómina.




TALLER DE NOMINASIIGO ESTÁNDAR

WINDOWSFASE II



11. TALLER PROCESO DE NOMINA FASE II

En este Fase se indicarán los procedimientos para la liquidación y pago de la nómina y así mismo se efectuara la generación de informes.

Para desarrollar este se deben seguir los procedimientos que se describen a continuación.

11.1. GENERACIÓN DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – manejo de novedades – generación de novedades - Únicas.

Se deben generar las siguientes novedades para la primera quincena:

Concepto Descripción Variable

001 Salario Básico 15

Para terminar se debe dar un click sobre el icono o con la tecla de función F1 y aplica a todos los empleados dar click sobre la opción SI. 11.2. CAPTURA DE NOVEDADES.

Ruta: Nómina – manejo de novedades – Captura de novedades

Esta opción se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para cada uno de los empleados.

NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opción porque estamos continuando con la captura de novedades.

Para consultar los empleados de un click sobre el icono o con la tecla de función F2 o F3 y para grabar la información oprima la tecla F1.

HORAS EXTRA Y RECARGOS

EMPLEADO H.EXT. DIURNA

H.EXTNOCTURN

A

H.EXT FESTIVADIURNA

H. EXT FESTIVA

NOCTURNA

RECARGONOCTURNO

GONZALEZ JIMENEZ LUIS ERNESTO

10 4 60

MENDIETA CASAS MARIA ALEJANDRA

10 6 2

CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO

8

ARIZA MENDEZ ELIZABETH

8 4

COMISIONES Y PRESTAMOS

EMPLEADO COMISIONES PRESTAMOS



DIAZ CAMARGO MAURICIO800.000 100.000

TORRES AGUILAR LIGIA MARIA 490.000 0

SANCHEZ QUINTANA JOSE ARMANDO

386.000 25.000

MARTINEZ SALCEDO ADRIANA 200.000 50.000

CASAS NIETO SANDRA MILENA 280.000 100.000

11.3. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE

Ruta: Nomina – Manejo de Novedades - Subsidio de Transporte Automatico

No. De Nómina 01Es la quincena 1 o 2 01Presionar “Enter”

11.4. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE

Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Generación Comprobante Automático

Marcamos la opcion de Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar retirados.

Calcular la retención a la prima de servicios omitir la opción presionando “Enter”

Esta opción aplica para aquellas empresas que tomen como base la prima de servicios para calcular la retención en la fuente.

Se omite la opción del calculo de retención a la prima de servicios.

Se marca la opción de Valor para aplicar el descuento de retención en la fuente por valor ya que la tabla esta creada de esta forma.

Desea incluir la retención? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello se omite la opción presionando “Enter”.

Se marca la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.

No. De nómina: 01

Es la quincena 1 o 2: 1

11.5. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Planilla por Centro de costos – Escogencia.



Este es el informe más apropiado para realizar la verificación de las novedades de nómina capturadas para cada empleado.

Nómina Nro. (01/99): 01

Nro. Conceptos Deducciones:

INGRESOS DEDUCCIONE01 – Sueldo 51 – Aportes Pensión02- Subsidio de Transporte 52 – Aportes Salud03 – Horas extras diurnas 54 – Prestamos a empleados04 – Horas extras nocturnas

Digite el periodo de la nómina a imprimir (Ej. 2003/12/01 al 2003/12/15).

Centros de Costos: Digite (0000) para que los tome todos

Genere el informe para listarlo por pantalla.


11.6. CORRECCIÓN DE NOVEDADES

A criterio propio van a corregir las novedades de cualquier empleado.

Ruta: Nómina – manejo de novedades – Captura de novedades NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso SI/NO), se omite la opción presionando “Enter” porque se estan corrigiendo novedades.

Con el icono o con la tecla de función F2 se peude efectuar la consulta y selección de los empleados a los que se les va a efectuar la correcion de las novedades.

Se Se da un click sobre el concepto que se quiere corregir.

Tengan en cuenta que con la tecla F5 se elimina una línea o secuencia y con la tecla F4 se elimina todas las novedades del empleado.

11.7. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE.



Es necesario volver a calcular pensión y salud porque se cambiaron novedades de la nómina, por esta razón al correr el proceso se retoman las nuevas novedades.

Ruta: Nómina – manejo de novedades – Generación Comprobante Automático.

Seleccionamos la opción de Ignorar para los empleados retirados.

Calcular la retención a la prima de servicios omitimos la opción presionando “Enter”


Aplicar el decuento por Porcentaje o por Valor. Presionar “Enter”

Desea incluir la retención? Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello omitimos la opción Presionando “Enter”.

Marcamos la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.

Tabla para realizar correcciones o actualizaciones a la tabla de retención.

No. De nómina: 01

Es la 1 o 2 quincena : 1

11.8. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA

Ruta: Nómina – Pago de Nómina

Es el último proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la contabilización automática de la nómina.

Nómina Número: 01


La primera quincena se va a pagar por Comprobante

Actualiza Todo: Marcar la opción para que los pagos y deducciones de cada uno de los empleados sea contabilizado.

Tipo de documento : L Pago Nómina.

Número de cuenta : 2505050000



11.9 IMPRESIÓN DE INFORMES

Ruta: Nómina – Informes de nómina – Planilla General

11.9.1. VOLANTES DE PAGO.

Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos consulten y firmen lo que se les pago y dedujo.

Periodo de Pago del: 2003-12-01 al 2003-12-15No. De Nómina: 1Impresión por Página: DosGeneración: TodosNIT Desde: Presionar “Enter”NIT Hasta: Presionar “Enter”NuméricoImprime Resumen Por C.Costo: Presionar “Enter”Centro de Costo Desde: 1

11.9.2. RELACIÓN DE PAGOS

Ruta: Nómina – Informes de nómina – Relación de Pagos

Es el listado que se genera para enviar a la corporación donde se realiza la consignación del sueldo de cada empleado.

Nómina Nro: 01

Corporación: Con el icono o con la tecla de función F2 puede consultar y escoger la corporación donde se consigna la nómina.

11.9.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS

Ruta: Nómina – Informes de nómina.

Por esta opción se generan los archivos planos para ser enviados por disquete, Internet, modem o cualquier otro medio a la respectiva corporación.

Escoja la Corporación Conavi

Nuevo



Nómina Nro: 01

Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por la respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio degitelos de acuerdo a su criterio.

Copiar los archivos Nómina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporación.

EFECTUAR EL CAMBIO DE FECHA Y DIGITA 200-12-30 MES Y EFECTUAR EL PROCESO PARA EL PAGO DE LA SEGUNDA QUINCENA.

EL CAMBIO DE FECHA SE REALIZA POR ADMINISTRACION – CAMBIO DE FECHA

11.10. GENERACIÓN DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Generación de Novedades - Únicas

Se van a Generar las siguientes novedades para la segunda quincena:

Concepto Descripción Variable

001 Salario Básico 15

Para terminar se debe dar un click sobre el icono o con la tecla de función F1 y aplica a todos los empleados dar click sobre la opción SI.

11.11. CAPTURA DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – manejo de novedades – Captura de novedades

Esta opción se va a utilizar para modificar novedades e incluir las pendientes para cada uno de los empleados.

NOTA: Cuando pregunte (Iniciar proceso), NO marcamos la opción porque estamos continuando con la captura de novedades.

Para consultar los empleados de un click sobre el icono o con la tecla de función F2 o F3 y para grabar la información oprima la tecla F1.

HORAS EXTRA Y RECARGOS



EMPLEADO H.EXT. DIURNA

H.EXTNOCTURN

A

H.EXT FESTIVADIURNA

H. EXT FESTIVA

NOCTURNA

RECARGONOCTURNO

GONZALEZ JIMENEZ LUIS ERNESTO

8 4 60

MENDIETA CASAS MARIA ALEJANDRA

6 2 4

CADENA HERNANDEZ JULIAN ALFONSO

6

ARIZA MENDEZ ELIZABETH

4 4

COMISIONES Y PRESTAMOS

EMPLEADO COMISIONES PRESTAMOS

DIAZ CAMARGO MAURICIO750.000 100.000

TORRES AGUILAR LIGIA MARIA 240.000 NO TIENE

SANCHEZ QUINTANA JOSE ARMANDO

180.000 25.000

MARTINEZ SALCEDO ADRIANA 290.000 50.000

CASAS NIETO SANDRA MILENA 390.000 100.000

11.12. CALCULO DE SUBSIDIO DE TRANSPORTE

Ruta: Nomina – Manejo de Novedades - Subsidio de Transporte Automatico

No. De Nómina 02Es la quincena 1 o 2 02Genera la Novedad de Subsidio de Transporte de Todo el Mes: Se omite la opción, porque en la primera quincena se efectuo el pago de este concepto a todos los empleados que devengan menos de dos (2) SMMLV. Esta opción unicamente se marca cuando el pago de la nómina se efectua de forma quincenal, pero el pago del Subsidio de Transporte se realiza de forma mensual.

11.13. CÁLCULO DE PENSIÓN, SALUD Y RETEFUENTE

Ruta: Nómina – Manejo de novedades – Generación Comprobante Automático



Marcamos la opcion de Ignorar para ignorar los empleados que puedan estar retirados.

Calcular la retención a la prima de servicios omitir la opción presionando “Enter”


Se omite la opción del calculo de retención a la prima de servicios.

Se marca la opción de Valor para aplicar el descuento de retención en la fuente por el valor que aparece en la tabla.

Desea Incluir la Retención: Recuerde que se incluye en la segunda quincena del mes, por ello marcamos la opción.

Se marca la opción de Novedades para correr el calculo de pensión y salud.

No. De nómina: 02


Calcula las Novedades de Pensión y Salud de Todo el Mes: Se omite la opción, porque en la primera quincena se efectuo el descuento de salud y pensión a todos los empleados. Esta opción unicamente se marca cuando el pago de la nómina se efectua de forma quincenal, pero los descuentos de Salud y Pensión se realizan de forma mensual.

11.14. VERIFICACIÓN DE NOVEDADES

Ruta: Nómina – Informes de Nómina – Planilla por Centro de costos – Escogencia.

Este es el informe más apropiado para realizar la verificación de las novedades de nómina capturadas para cada empleado.

Nómina Nro. (01/99): 02

Nro. Conceptos Deducciones:

INGRESOS DEDUCCIONES01 – Sueldo 51 – Aportes Pensión02- Subsidio de Transporte 52 – Aportes Salud03 – Horas extras diurnas 53 –Retención en la Fuente04 – Horas extras nocturnas 54 – Prestamos a empleados



Digite el periodo de la nómina a imprimir (Ej. 2003/12/16 al 2003/12/30).

Centros de Costos: Digite (0000) para que los tome todos

Genere el informe para listarlo por pantalla.


11.15. PAGO (CONTABILIZACIÓN) LA NÓMINA

Ruta: Nómina – Pago de Nómina

Es el último proceso que se corre de esta secuencia donde se realiza la contabilización automática de la nómina.

Nómina Número: 02


La segunda quincena se va a pagar con Cheque

Actualiza Todo: Marcar la opción para que los pagos y deducciones de cada uno de los empleados sea contabilizado.

Tipo de documento : G Comprobante de Egreso

11.16. GENERACION DE INFORMES

11.16.1 VOLANTES DE PAGO

Este informe esta dado para ser entregado a los empleados, para que estos consulten y firmen lo que se les pago y dedujo.

Periodo de Pago del: 2003-12-16 al 2003-12-30No. De Nómina: 2Impresión por Página: DosGeneración: TodosNIT Desde: Presionar “Enter”NIT Hasta: Presionar “Enter”NuméricoImprime Resumen Por C.Costo: Presionar “Enter”Centro de Costo Desde: 1



11.16.2. RELACIÓN DE PAGOS

Ruta: Nómina – Informes de nómina – Relación de Pagos

Es el listado que se genera para enviar a la corporación donde se realiza la consignación del sueldo de cada empleado.

Nómina Nro: 02

Corporación: Con el icono o con la tecla de función F2 puede consultar y escoger la corporación donde se consigna la nómina.

11.16.3. PAGOS EN MEDIOS MAGNÉTICOS


Por esta opción se generan los archivos planos para ser enviados por disquete, Internet, modem o cualquier otro medio a la respectiva corporación.

Escoja la Corporación Conavi

Nuevo

Nómina Nro: 02

Se los datos solicitados por el formato. Estos datos deben ser suministrados por la respectiva entidad financiera, pero para el desarrollo del ejercicio degitelos de acuerdo a su criterio.

Copiar los archivos Nómina.FIL y Cuentas.FIL y enviar a la corporación.

11.16.4. MAPA DINERO


Esta opción sirve como herramienta para determinar en forma detallada cuantos billetes y monedas de cada una de las denominaciones se necesitan para el pago de la nómina.

Detallado

Número de nómina: 02

Denominación: Digite las denominaciones existentes.

RECUERDEEsta opción aplica para aquellas empresas que paguen la nómina en efectivo.




11.16.5. RESUMEN POR CONCEPTO


Resumen por concepto es una planilla de novedades de nómina para verificar el valor pagada o deducxido a cada uno de los empleados/

El formato de este informe muestra el número de nómina y los conceptos con cada uno de los empleados que lo afectaron, totalizando por cada uno de estos.

Número de nómina: 02

Indique el concepto: Enter para que los tome todos (999)


11.16.6. AUXILIAR DE NOMINA


El auxiliar de nómina es el mismo libro auxiliar general, pero en este caso este informe toma solamente las cuentas que están relacionadas con el módulo de nómina.

Descripción o Caracterización: Digite D (Descripción)

Digite el periodo para la obtención del informe

Para las cuentas presione “Enter” (El sistema solo toma las de nómina).

11.16.7. AUTOLIQUIDACION DEL I.S.S

Ruta: Nómina – Manejo de Novedades – Autoliquidación.

El proceso de autoliquidación para el seguro social, es automático y genera la impresión de la autoliquidación y los archivos planos para enviar a la entidad.



Generar la impresión.

Proceso nuevo: Marcar la opción cuando se corre el proceso por primera vez, se omite cuando se continua ingresando novedades o generando la autoliquidación.

Después digite los datos generales como nit, digito de verificación, tipo de nit, número patronal, etc.

Los datos que pregunta al final son informativos para que los genere en la impresión del formulario.

11.16.8. INFORME A FONDOS.


Es una herramienta eficaz para realizar las autoliquidaciones de las otras E.P.S. A.F.P y A.R.P. diferentes al seguro social.

RECUERDEEl informe a fondos como la Autoliquidación para el seguro social, se deben generar una vez se hayan pagado y contabilizado todas las nóminas del mes.

Marque la opción Por Fondos.

Código de sucursal : 1

Aplica ATEP individual: Marcar la opción para que asuma el porcentaje de la hoja de vida del empleado, si se omite la opción el programa preguntará el porcentaje general.

Imprima cada uno de los informes por E.P.S. A.F.P. y A.R.P.

11.16.9 ACUMULADOS

Ruta: Nomina – Acumulados Pagos y deducciones – Acumulados

Este informe ofrece datos en forma resumida de los ingresos y deducciones causados a cada uno de los empleados a una fecha determinada.

Marque General

Digite el periodo

Escoja el rango de empleados

Escoja el rango de Centros de Costo



Genere la impresión.


11.16.10. ACUMULADOS MENSUALES

Ruta: Nomina – Acumulados Pagos y deducciones – Acumulados Mensuales Detallados.

Este informe ofrece datos en forma detallada por cada pago en cada mes de todos los ingresos y deducciones aplicados a cada empleado a una fecha determinada.

Escoja el periodo.

Escoja el rango de empleados

Escoja el rango de centros de costos

Generar la Impresión11.17. PROCESO DE PARAFISCALES

Ruta – Nómina – Comprobante Parafiscales - Comprobante Parafiscal

A través de este proceso se efectuará la contabilización de los aportes parafiscales.

Nit de la Empresa : 800100200Digite la Cuenta del Sena : 51057800Digite la Cuenta del ICBF : 51057500Digite la Cuenta del Sub. Familiar : 51057200Digite la Cuenta del F. De Salud : 51056900Digite la Cuenta del F. De Pensión : 51057000Digite la Cuenta de Pago : 23701000

Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados: E

Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero: Presionar “Enter”

Documento : L-ParafiscalesEsta Seguro : SI

Ahora se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 52

Nit de la Empresa : 800100200Digite la Cuenta del Sena : 52057800Digite la Cuenta del ICBF : 52057500



Digite la Cuenta del Sub. Familiar : 52057200Digite la Cuenta del F. De Salud : 52056900Digite la Cuenta del F. De Pensión : 52057000Digite la Cuenta de Pago : 23701000

Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados: E

Es usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero: Presionar “Enter”


Posteriormente se debe ejecutar el procedimiento para el grupo 72

Nit de la Empresa : 800100200Digite la Cuenta del Sena : 52057800Digite la Cuenta del ICBF : 52057500Digite la Cuenta del Sub. Familiar : 52057200Digite la Cuenta del F. De Salud : 52056900Digite la Cuenta del F. De Pensión : 52057000Digite la Cuenta de Pago : 23701000

Aplica Centro de costo del Empleado/Acumulados: EEs usted del Beneficiario del Beneficio Tributario Eje Cafetero: Presionar “Enter”


RECUERDE

Este procededimiento se debe ejecutar por cada cuenta y grupo de gasto que maneje su empresa, es decir, 51 – Administración, 52 – Ventas y 72 – Producción.

11.18. PROVISIONES DE NOMINA

RUTA: Nómina – Comprobantes Prefijados – Utiliza Prefijados

Tipo : LNúmero del Comprobante Inicial : 001Número del Comprobante Inicial : 004Esta Seguro : SI


para metros y procesos de nomina

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