Bases de datos (Base de Libre Office)

Trabajaremos con bases de datos relacionales, ya que permiten establecer interconexiones entrelos datos (que están guardados en tablas) y trabajar con ellos conjuntamente.

Dentro de una base de datos hay las siguientes herramientas a las que se denominan objetos:

Tablas: Donde se almacena la información de forma organizada.

Consultas: Pueden ser de acción (realizan acciones como borrar registros o actualizar datos) ode selección (nos permiten trabajar con los registros que interesen en un momento determinado.

Formularios: Muestran los datos de un modo más vistoso, agradable y eficaz que las tablas.

Informes: Permiten imprimir los datos almacenados en las tablas con el formato que hayamosdiseñado.

Las bases de datos de base se guardan en formato .odb y en el programa access de microsoft enformato .mdb. Esta es la pantalla de inicio de base:

1. Tablas

Para abrir una tabla se hace doble click sobre ella. Para moverse verticalmente lo hacemos conlas flechas de arriba y abajo, horizontalmente con el tabulador para ir a la derecha y con eltabulador y mayúsculas para ir a la izquierda.

En la parte inferior hay unos botones de acción que nos permiten ir al primer registro, al último, alsiguiente, al anterior o para crear una fila vacía en la que se pueden meter los datos de un nuevoregistro. Si queremos eliminar un registro lo seleccionamos a la izquierda y pulsamos en la teclasupr.

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Para ordenar los registros, nos situamos sobre la columna del campo que queramos utilizar comoclave de ordenación y después pinchamos en los botones de ordenación ascendente odescendente.

Para buscar un registro a partir de alguno de sus datos pinchamos en la lupa y señalamos donderealizar la búsqueda, en toda la tabla o en el campo que está activo. También podemosseleccionar como ha de buscarse el dato, como campo completo, como parte del campo, alcomienzo o al final del campo. Una vez localizado un registro al pinchar en buscar va marcandotodos los que cumplen esa condición.

Si tenemos muchos registros, se puede activar un filtro y visualizar los registros que tengan undato común o parte de él en un campo. Los pasos son:

1. Activar la celda de un registro que contenga el dato común de los registros que se quieren filtrar.

2. Hacer click en autofiltro.

3. Para volver a todos los registros pinchamos en restablecer filtro/orden.

También se puede realizar pinchando en filtro estándar y marcando las condiciones en loscampos.

Para ver la estructura de una tabla, activamos su ventana de diseño, marcando la tabla en laventana de la base de datos general y seleccionamos en el menú editar la opción editar.

Para crear una tabla, vamos a la ficha tablas de la ventana de la base de datos en la ventanageneral y pinchamos en crear una tabla en modo de diseño, escribimos los nombre de loscampos, eligiendo el tipo de dato (texto, entero, booleano, fecha,...). Si queremos que el campo seincremente automáticamente en una unidad elegiremos el tipo entero y activaremos la pestaña devalor automático.

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Buscar registroOrden descendente

Orden ascendente

Filtro automáticoFiltro estándar

Restablecer filtro/orden

Para señalar el campo que identifique inequívocamente a cada registro seleccionaremos alaccionar con el botón derecho en la celda de la izquierda la opción clave primaria.

Para modificar el diseño de una tabla ya creada, pinchamos en el menú superior en Editar-Editar...

Relación de tablas

Para relacionar tablas es necesario que tengan un campo común, que debe ser la llave primariade la tabla principal. En nuestro ejemplo de libros y prestámos coincide el campo registro (en latabla de libros) con el campo libro (en la tabla de préstamos).

Para crear la relación en la ventana de la base de datos vamos a la opción relaciones del menú deherramientas, agregamos las tablas, arrastramos el campo común de la tabla principal sobre elcampo común de la otra tabla y nos aparece una línea que nos muestra la relación. (En nuestroejemplo los dos campos deben ser de tipo entero). Haciendo doble click sobre la línea podemosconfigurar la relación. Si marcamos en opciones de actualización y opciones de eliminación, lapestaña de ninguna acción el programa impedirá la introducción de nuevos registros en la tablasecundaria que no estén relacionados con la principal, ni permitirá borrar registros de la principalque tengan relación con la secundaria. Si en opciones de actualización marcamos actualizar encascada y en opciones de eliminación Eliminar en cascada, al eliminar un registro de la tablaprincipal se borra el registro relacionado de la secundaria.

2. Consultas

Una consulta se activa haciendo doble click en su apartado de la ventana de la base de datos. Siqueremos ver su diseño o modificarla, la marcamos y vamos a la opción del menú superior Editar-Editar... Para crear una nueva, lo mejor es ir a crear una consulta en modo diseño, seleccionamoslas tablas con las que vamos a trabajar y haciendo doble click sobre los campos que queremosque aparezcan los vamos incorporando a la consulta. En criterio estableceremos las condicionesqueremos que cumplan los registros que deseamos seleccionar. Por ejemplo en nuestra base:

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Pérez Galdós, Benito. Para ver la consulta pincharemos este icono o en la tecla F5.

Para ordenar los registros seleccionados, lo haremos en la fila de orden con el campo que nosinterese. La consulta la guardaremos en Archivo-Guardar y como es lógico nos guarda el diseño,no el resultado. Las consultas se pueden hacer utilizando diferentes tablas que estén relacionadaspara ver por ejemplo los libros solicitados por Cecilia.

Se pueden utilizar operadores de comparación con criterios distintos al “=” serían<,>,<=,>=,<>(distinto de ) y así podemos hacer una consulta de los libros adquiridos a partir delaño 1993. También se pueden usar comodines para ayudar a encontrar los registros, los másusados son * para un conjunto de caracteres y ? para un carácter. Si queremos encontrar loslibros que empiecen por Mitología hay que utilizar el operador like. Ej: like Mitología*.

Las consultas pueden tener criterios múltiples relacionados con los operadores “y” y “o”. Si sonvarios criterios en distintos campos que han de cumplirse a la vez, deben escribirse en la mismafila de criterios. Ej:”Libros de Pérez Galdós adquiridos a partir del año 1993”.

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Si los criterios hacen referencia a un mismo campo, entonces los escribimos en la misma celdaseparados por el operador “and”. Ej:”Libros comprados entre 1990 y 1994” (>=1990 and<=1994).

Cuando deben cumplirse uno de los criterios tanto si hacen referencia al mismo campo o a otros,se escriben en distintas filas. Ej: Libros de Federico García Lorca o de Gabriel García Márquez”.

A veces es necesario utilizar la fila de función cuando se realizan consultas de agrupación. Losregistros se agrupan según un criterio y a partir de esta clasificación se aplican las funciones. Ej:Total de libros de cada uno de los escritores que están en la biblioteca. Escogemos autor y leaplicamos la función agrupar y en la otra columna ponemos los registros y escogemos la funcióncontar.

3. Formularios

En este caso es más sencillo realizarlo con el asistente siguiendo todos los pasos. Para modificarel formulario conseguido vamos a la ventana de diseño pinchando en Editar-Editar...

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Los controles los podemos clasificar enindependientes o estáticos (cuyo contenido novaría nunca, como pueden ser los nombres delos campos) y los dependientes o dinámicos quesi lo hacen que es donde se sitúan los datos delas tablas.

Los controles dependientes e independientes deun campo están agrupados, para desagruparloshacemos click sobre uno de ellos pulsando latecla de Control.

Para modificar el aspecto de un control (porejemplo el tamaño o el tipo de letra) pinchamoscon el botón derecho en control que nos lleva apropiedades y en General podemos modificarestos parámetros.

Si queremos añadir campos, pincharemos en la barra horizontal inferior en añadir campo. Paradibujar elementos en el formulario lo haremos con la barra de herramientas de dibujo que apareceen la ventana de diseño.

Para cambiar las propiedades de los controles, los marcaremos individualmente (cada tipo decontrol tiene sus propiedades) y pincharemos con botón derecho en el icono de la llave inglesa decontrol. Entre lo que podemos modificar están los sucesos (que nos permiten definir las tareas quedebe ejecutar el programa cuando el usuario realice alguna acción sobre el control: hacer dobleclick, pasar el ratón sobre el, etc).

Si queremos hacer listas desplegables (no permite introducir opciones nuevas) para que nos seamás fácil cubrir los registros haríamos: Seleccionamos el campo – Con botón derecho vamos areemplazar por listado – A continuación con botón derecho vamos a control – En la pestaña degeneral marcamos desplegable si – En la pestaña de Datos Tipo de contenido de listaseleccionamos sql – En la pestaña de datos en Contenido de Lista pinchamos en los puntossuspensivos y seleccionamos su tabla y el campo correspondiente – En la pestaña de datosponemos campo ligado a 0.

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Si nos interesa hacer un desplegable pero que nos permita también meter opciones nuevasrealizaríamos los mismos pasos que en el caso anterior pero en vez de reemplazar por listado loharíamos por campo combinado.

En el caso de querer un desplegable para las fechas tipo calendario, tendríamos que asegurarnosque lo hemos definido como un campo tipo fecha, sino lo reemplazaríamos por campo de fecha ydespués con el botón derecho vamos a control y en la pestaña de general marcamos desplegablesi.

Para introducir unas barras de desplazamiento en un campo tipo nota (LONGVARCHAR) sino lofuese reemplazaríamos por campo de texto y a continuación con botón derecho vamos a control yen la pestaña de general en barras de desplazamiento seleccionamos ambas en el caso de quenos interese una barra horizontal y otra vertical.

Si queremos insertar una imagen en un registro, al crear la tabla seleccionamos el campo tipoimagen (LONGVARBINARY) pero ahí todavía no se puede introducir. Para hacerlo tenemos queutilizar un formulario en el que en el campo de imagen pincharemos con el botón derecho yseleccionaremos insertar una imagen desde…

Para cambiar el fondo del formulario e introducir una imagen en la ventana de diseño hacemosclick sobre el fondo con botón derecho – Página – y cambiamos el color en color o añadimos unaimagen seleccionando mapa de bits.

Cuando queremos cambiar alguna característica de varias etiquetas a la vez (por ejemplo elfondo) seleccionamos una pulsando la tecla de control y a continuación el resto con las teclas decontrol y mayúsculas. Ya seleccionados vamos con botón derecho a control para poder cambiarlas propiedades.

4. Informes

Nos Permiten imprimir los datos almacenados en las tablas con el formato que hayamos diseñado.Pueden ser estáticos (datos no actualizables) o dinámicos (datos actualizables). Los datos debenser de una consulta o de una tabla, por lo que si necesitamos trabajar con diferentes tablasdebemos realizar previamente una consulta que contenga todos los datos.

Para realizar el informe es más fácil utilizar el asistente, en el paso 3 de agrupación marcaremossi queremos realizar agrupaciones dependiendo del contenido de alguno de los campos. Porejemplo: Libros agrupados por autor.

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Si queremos hacer un informe específico (Ej: Libros comprados en 1920) primero tenemos quehacer la consulta y luego el informe.

Una vez hecho el informe podemos modificarlo yendo a Editar – Editar, donde nos lo convierte aformato .odt (writer) y allí podremos realizar acciones como aumentar el tamaño de los campos,moverlos, poner el número de páginas, insertar texto, añadir imágenes,…

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