Outsourcing: Diez preguntas clavesA medida que ms empresas buscan proveedores externos de servicios de TI para ayudarles a innovar y optimizar, muchos inicialmente se sorprenden por la cantidad de cambios que se requieren para que una relacin funcione con xito -temas que van mucho ms all de aumentar personal temporal. Muchas empresas piensan que la clave para el xito del outsourcing est en seleccionar a la pareja ideal, pero incluso el mejor socio le decepcionar si no est preparado y organizado para un acuerdo de externalizacin.

En la investigacin Services Sourcing Playbook, de Forrester, mis colegas y yo sostenemos que para que las empresas se embarquen en el outsourcing, o traten de optimizar sus actuales relaciones de externalizacin, deben plantearse las siguientes 10 preguntas para evaluar la madurez e identificar los puntos dbiles. Sin una gestin eficaz del proyecto y del programa, coherencia del proceso interno, procesos de gestin y de control de cambio, y una funcin madura de administracin de proveedores, ser difcil -o casi imposible- que las organizaciones trabajen efectivamente con proveedores de servicios externos de TI.

1. Siga el registro de la gestin del proyecto. Qu porcentaje de sus grandes y complejos proyectos de TI ha llegado a tiempo y dentro del presupuesto? Si el porcentaje es alto, est por delante del juego. Esto sugiere que sabe cmo presupuestar y manejar los proyectos, as como administrar a los clientes internos. En una configuracin externalizada, la debilidad en la gestin de proyectos puede llegar a costar dinero importante de los clientes a medida que el reacomodo de las exigencias funcionales pasa factura.

2. Experiencia en gestin de proyectos. Qu porcentaje de su personal est certificado por PMI o tiene una certificacin equivalente? Es necesaria una slida gestin de proyectos para administrar correctamente los proyectos y recursos internos de TI -y se vuelve an ms crtico cuando se agregan los recursos de servicios y componentes externos de TI a la mezcla.

3. Gestin central de programas. Qu porcentaje de los proyectos de TI se gestionan a travs de una oficina central de gestin de programas (PMO)? Las PMO son fundamentales para garantizar la coherencia y calidad de los programas de TI de las organizaciones.

4. Las herramientas de comunicacin y colaboracin. Los miembros de TI y el personal utilizan comunicacin en tiempo real, flujos de trabajo y otras herramientas de intercambio de contenidos que soporten proyectos distribuidos? Las empresas que se basan en la colaboracin manual y enfoques de gestin de cdigo, tendrn que luchar para trabajar con un socio externo fuera del sitio para el desarrollo o mantenimiento.5. La consistencia del proceso interno. Su organizacin sigue un proceso estandarizado de desarrollo y mantenimiento? Si la respuesta es s, ser ms fcil que una empresa de outsourcing entienda y se adapte a su proceso -incluso si es descuidado o no es ptimo. Los desafos en las modalidades de externalizacin se presentan cuando el subcontratista tiene que aprender y adaptarse a muchos procesos diferentes a travs de una sola organizacin -en ltima instancia conduce a una enorme cantidad de espacio para el error y la mala interpretacin.6. la madurez del proceso de desarrollo de software. Su organizacin invierte en las disciplinas de procesos de desarrollo de software como Capability Maturity del Software Engineering Institute? Aunque no es necesario para que una relacin funcione, Forrester ve mejores resultados, sobre todo en los primeros das del compromiso, si el cliente y el vendedor sigue un modelo estndar y consistente.

7. Definiciones de los requisitos y capacidad de gestin. Su organizacin utiliza procesos formales y estandarizados de definicin y revisin de requisitos que presenta una estructura de tal manera que los usuarios de negocios puedan solicitar nuevos requisitos o cambiarlos? Obtener el derecho a la fase de requisitos del ciclo de vida del desarrollo de software es un factor crtico de xito. Si no puede conseguir este derecho, el outsourcing puede ofrecer poco valor -sin importar los bajos costos unitarios.

8. La gestin de los SLA. Su organizacin depende de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para establecer un nivel significativo de responsabilidad mutua entre TI y los patrocinadores de los proyectos empresariales internos? Los SLA son fundamentales para garantizar que los proveedores de outsourcing cumplan con sus obligaciones y compromisos de servicio. Los clientes que ya utilizan SLA, la pasarn mejor si establecen los parmetros de SLA y gestin de proveedores externos. Las empresas que son nuevas para los requisitos de desempeo de SLA pueden sentirse inclinadas a monitorear el desempeo individual del desarrollador o su nivel de esfuerzo en lugar de un nivel general de servicio o resultado.

9. La prueba de rigor de aceptacin del usuario. Su organizacin sigue un proceso formal de cierre de sesin entre el negocio y TI para su entrega final? Los usuarios participan en las pruebas de aceptacin de usuario? En una relacin de contratacin externa, esto es fundamental. Los clientes tienen que aceptar el sistema o el cambio para que el proveedor (o el cliente) lo pase a produccin. Los retrasos pueden causar excesos de costos, a medida que los miembros del personal de outsourcing esperan a que los usuarios acepten su cdigo.

10. Funcin de gestin del vendedor. Tiene una funcin formal de gestin de proveedores? Hoy en da, el 47% de las empresas tienen grupos formales de gestin de proveedores, y otro 11% tiene planes para desarrollar uno. stas varan sustancialmente en su composicin y madurez de un cliente a otro, pero hay ciertas responsabilidades y roles que la mayora de unidades organizacionales de gestin de proveedores comparten. Tener un plan en marcha le da una ventaja automticamente, en trminos de madurez de outsourcing.La verdad es que la mano de obra barata es solo parte de la historiaForrester estima que el valor derivado del outsourcing no depende exclusivamente de la mano de obra barata o el desempeo de un proveedor individual, sino de mejorar y agilizar los procesos de TI interno para descubrir los modelos de compromiso adecuados y alineados con los proveedores apropiados. Una vez que entiende sus debilidades, se pueden hacer pasos para aumentar los niveles de madurez y utilizar el outsourcing de manera ms eficaz.Stephanie Moore, CIOStephanie Moore es vicepresidenta y analista principal de Forrester Research, que sirve a profesionales de sourcing y de gestin de proveedores.