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Orientar la organización a Orientar la organización a procesos.procesos.-- Aplicación práctica en el Aplicación práctica en el ámbito de los recursos humanosámbito de los recursos humanos..

Autores:Francisco Serna Rodriguez, Carlos Beitia Fernández, Esther Olaetxea Urizar

OSASUN SAILADEPARTAMENTO DE SANIDAD


Introducción

1. Antecedentes

2. Proyecto: Implantación de la gestión por procesos en el ámbito de la gestión de las personas

• Mapa de Procesos de RRHH.- Nivel corporativo.

• Proceso de gestión de personas.- Nivel organización de servicios

3. Características del sistema de procesos de RRHH

4. Resultados

0


1 Antecedentes

Plan Estratégico 2003/2007

Política de gestión de personas

Gestión por procesos en el ámbito de gestión de

personas

IMPLANTACIÓN

DEL PROCESO DE

GESTIÓN DE

PERSONAS EN LAS

ORGANIZACIONES

DE SERVICIOS

- H. Cruces (3.610)- H. Donostia (3.502)- H. Basurto (2.464)- H. Santiago (931)- H. San Eloy (477)- H. Zumarraga (470)- H. Alto Deba (307)- H. Zamudio (234)- H. Leza (109)


1 Antecedentes

Plan Estratégico de Osakidetza 2003 / 2007

(*) Aprobado recientemente el nuevo Plan Estratégico 2008 / 2012


1 Antecedentes

Objetivo estratégico 2.4: “Implantar en el

conjunto de la Corporación una estructura de gestión de las personas que propicie la definición consensuada de las políticas y de los sistemas entre los gestores de recursos humanos, la autonomía de los distintos departamentos de gestión de personas en la aplicación de la política a sus centros y el aprovechamiento de las sinergiasexistentes dentro de la corporación”

v Plan Estratégico de Osakidetza 2003 / 2007.


1 Antecedentes

Política de Gestión de Personas de Osakidetza


1 Antecedentes

DECLARACIÓNVisión de cómo se concibe la Gestión de las

Personas en Osakidetza

PRINCIPIOSGENERALES

Orientaciones básicasque deben guiar el

desarrollo de la Políticade Gestión de Personas

PRINCIPIOS DE ACTUACIÓNPARA CADA PROCESO DEGESTIÓN DE PERSONAS

Aplicación de los PrincipiosGenerales definidos a cada uno de

los Procesos de Gestión de Personas


1 Antecedentes

v Política de Recursos Humanos de Osakidetza.

Impulsar la gestión de personas y alcanzar un enfoque integral:

“Desarrollo de un modelo que abarque de forma integrada y coordinada todos los procesos de gestión de las personas y gestión sistemática de los procesos desde una visión de mejora continua”


1 Antecedentes

PRINCIPIOS DE ACTUACION PARA CADA PROCESO

4. Formación

7. Reconocimiento y compensación

8. Seguridad y Salud laboral

9. Relaciones sociolaborales

1.

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2.

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6. Informacióny comunicación

5. Promocióny movilidad

3.

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0. Satisfacción y Compromiso

MAPA DE PROCESOS DE GESTION DE PERSONAS


2 Proyecto corporativo

Implantación de la gestión por procesos en el ámbito de la gestión de las personas en Osakidetza:

üNivel de intervención corporativo

üNivel de intervención OS


2.1Mapa de procesos de RRHH – NivelCorporativo

Nivel de intervención corporativo


v Proyecto 2004: Implantación de la gestión por procesos en el ámbito de gestión de las personas

§ Contempla los procesos desde un nivel de desarrollo corporativo.

§ Establece las pautas para la descripción de los procesos y subprocesos

§ Herramienta útil para la gestión



Antecedentes

CARACTERÍSTICAS DEL MODELO PROPUESTO

ü Permitir el despliegue de la misión, visión, valores y cultura de Osakidetza

ü Alinear el plan de gestión de los procesos con los objetivos estratégicos

ü Identificar actividades comunes y vinculaciones entre los distintos procesos

ü Posibilitar el compromiso y satisfacción de las personas.

2.1


Antecedentes

OBJETIVOS GENERALES

ü Homogeneidad de los procesos en lo básico, estableciendo criterios de actuación comunes para todas las OS

ü Delimitar las competencias entre los distintos ámbitos de gestión (corporativo y de OS)

2.1


7. Reconocimiento y compensación

8. Seguridad y salud laboral

9. Relaciones sociolaborales

10. Normalización del uso del euskera

0. Evaluación de la satisfacción y el compromiso

1. E

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de

RR

HH

2. O

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sion

al 3.Selección e integración

4.Formación

5.Promoción y

movilidad

6. Información, comunicación y participación



Nivel de intervención organizaciones de

servicios

IMPLANTACIÓN

DEL PROCESO DE

GESTIÓN DE

PERSONAS EN LAS

ORGANIZACIONES

DE SERVICIOS

2.2El proceso de gestión de personas – NivelOrganizaciones de servicios


PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

GESTIÓN DE PERSONAS

Organización de RRHH

Incorporación, gestión administrativa e integración del personal

Formación

Seguridad y salud laboral

Reconocimiento y compensación

Evaluación de la satisfacción y el compromiso

PROCESOS OPERATIVOS (ASISTENCIALES)

Promoción y movilidad



q Misión y alcance del procesoü




q Interacciones del procesoü

ü Procesos de la OS

ü Personas

ü Organización Central



Interacciones con los procesos del HospitalSalida Proceso destinatario Requisitos de calidad / Caracteristicas Indicadores

Todos los procesos del hospital En tiempoCumplimiento requisitos específicos, en su casoCumplimiento de la normativa de contratación

Necesidad organizativa cubierta Todos los procesos del hospital

Necesidad de formación cubierta Todos los procesos del hospital

Necesidad de equipos informáticos /software

El correspondiente de la OS

Necesidad de presupuestoeconómico

El correspondiente de la OS

Información para la revisión delsistema y de objetivos

Planificación estratégica

Cumplimiento de los perfiles profesionalesestablecidos en el Decreto de Puestos Funcionales

Conforme al Manual de acogida en integración dela OSCumplimiento del acuerdo y de la normativavigente

En cantidad adecuada, que responda a lasnecesidades de gestión y en condicones óptimas deuso.

Coherente con el Plan de gestión del Hospital, elPlan de calidad del Hospital, AutoevaluaciónEFQM

Necesidad de personal cubierta eintegrada en la unidad

Percepción positiva de las personas de laorganización y de los mandos intermedios

En su caso, con la formación propia de las listasespecíficas aprobadas en la organización

Que garantice el pago mensual de la nómina ydemás obligaciones legales en materia de personal.



Dirección correspondiente / MandoIntermedio

Dirección de Personal

¿La incorporación de personal a la OS es por provisión de puestodirectivo, cobertura de puesto de libre designación, cobertura depuesto de mando por concurso, proceso selectivo para personalfijo, promoción interna de OPE, incorporación por concurso de

1 Identificar necesidad de contratación y/o cobertura de puesto

Registro de propuestas de cobertura

Impreso de solicitud de licencias o permisos

Propuesta de necesidad de personal 2 Seleccionar el candidato Candidato/a seleccionado Acuerdo sobre regulación del sistema de listas para la incorporaciónde personal no fijo

Lista de adecuación interna de la OSListados con información para sindicatos Manual Gizabide de usuario

Listas de contratación, comisiones deservicios y promoción interna.

Ficha de datos personales del trabajador/a(expediente personal) Instrucción 1/2005, comisiones de servicios

Registro de reclamaciones a listas de contratación y PI

3 Datos mecanizados en el programa informático

Nombramiento, resolución de situaciónadministrativa en comisión de servicios,promoción interna temporal o desempeño defunciones de superior categoría

Información para completar el expedientepersonal del trabajador/a y ficha de identificaciónpersonalAlta del trabajador/a en el sistema RED Normativa en materia de seguridad social

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE RRHH: Organización de turnos de cada unidad /servicio

4 Asignar turno en cartelera Datos mecanizados en el programa informático

Régimen retributivo del personal deOsakidetza

Cartelera individualizada

Explotación de información de SAP Gizabidesobre carteleras

Trabajador/a de nueva incorporación 5 Integrar al personal en el puesto de trabajo a través del plan deacogida correspondiente

Trabajador/a integrado en su puesto de trabajo Manual de acogida, registro de integración del personal

Solicitud del trabajador/a, aplicaciónnormativa y acuerdos con los representantesdel personal

6 Gestionar administrativamente la vida laboral de lostrabajadores/as de la OS:

Gestión de la incapacidad laboralSituaciones administrativas

Gestión de ausencias (licencias y permisos)Gestión de la cartelera de trabajo Acuerdo de regulación de condiciones de trabajo

Expedición de certificados

Tramitación y resolución de derechos laborales reconocidos en elAcuerdo: complementos específicos, anticipos de nómina, etc..

Normativa, Instrucciones, etc. de aplicación en cada caso

Gestionar la baja de los trabajadores/as por los motivos legalmenteprevistos

Actualización del expediente personal Transacción ZPL01 de SAP

Respuesta a solicitudes de información delpersonal

Otros trámites administrativos de recursos humanos Baja en la OS formalizadaResultados de las distintas actividades delproceso

7 Evaluar el resultado del subproceso: selección, gestiónadministrativa e integración del personal, en relación con lasnecesidades de los grupos de interés

Informe de revisión del subproceso con detecciónde acciones de mejora y plan de actuación parasu implantación

ENTRADAS ACTIVIDADESRESPONSABLE

Ficha de datos de trabajador de nuevoingreso, información en SAP de la personaseleccionada, expediente personal, personalseleccionado por OPE o en convocatoria depuesto directivo, personal de nuevaincorporación por concurso de traslados,régimen retributivo

Por aplicación de la Instrucción 1/2005 la selección se realizará,según proceda, de listas de contratación temporal, de listas decomisión de servicios o de listas de promoción interna temporal; una vez realizada, en su caso, la correspondiente adecuación interna.

Vincular a la persona seleccionada a puesto funcional y unidadorganizativa (mecanización en SAP Gizabide de las medidas einfotipos correspondientes para el registro en el programainformático y la gestión administrativa del personal) y tramitar el altaen el régimen general de la seguridad social

PROCESO DE PLANIFICACIÓNESTRATÉGICA: Objetivos, presupuestoadjudicado (racionalización del gasto),demanda asistencial, disponibilidad derecursos humanos (ausencias, retenes, etc.),planificación de recursos humanos

DOCUMENTO / REGISTROSALIDA

Resoluciones de reconocimiento o denegación dediversas situaciones o derechos

Actualización de la vida laboral de lostrabajadores/as por cualquiera de lascircunstancias previstas en esta actividad

Manual de Gizabide, Acuerdo regulador de condiciones de trabajode personal de Osakidetza

Propuesta de cobertura de necesidad de personal

Manual de Gizabide

SI NO



q Indicadores del procesoü

Ø Indicadores de resultado (misión proceso)

Ø Indicadores de control (aspectos que influyen la misión)

Ø Indicadores de actividad



q Indicadores del procesoü



q Recursos del procesoü


3Características del sistema de procesos de RRHH

1. Alta interacción entre actividades de los procesos corporativos y el proceso tipo a nivel OS

2. Procedimientos, instrucciones de trabajo y marco jurídico común (alta incidencia de requisitos legales en la ejecución del proceso)

3. Sistema información integrado y compartido por los distintos ámbitos de gestión (SAP Gizabide, Web corporativa)

4. Proceso de recursos humanos común para las OS (validado y con un amplio consenso).


3Características del sistema de procesos de RRHH

1. Permite el seguimiento de la gestión del proceso en cada OS, facilitando las comparaciones entre organizaciones y afrontar estrategias de mejora surgidas de la gestión del conocimiento y el benchmarking

2. Gestión de la variabilidad del proceso por cada OS (organización de recursos y procedimientos propios)

3. Integración del proceso con la política y estratégica corporativa y de OS a través de la adaptación de éste para su gestión en términos de eficacia y eficiencia


4 Resultados

Org. Servicios Proyecto acordado Descripción proceso Certificación proceso

Hospital Santiago Aprobado plan de trabajo (2007-03-22)

Celebrada una reunión. Pendiente de retomar el proyecto.

Hospital Leza Aprobado plan de trabajo: marzo 2007

Revisado el proceso, pendiente de concretar la versión definitiva.

Hospital Basurto Inicio del proyecto: 2006-04-25 Versión definitiva: octubre 2006 Alcance: - Sub. Org. de RRHH - Sub. Incorporación, gton. Adva e integración - Sub. Promoción y movilidad.

Auditoría de certificación: 2006-11-07. Proceso certificado

Ampliación del alcance. Descripción del subproceso de formación.

Auditoría de certificación: noviembre de 2007 Proceso certificado

Hospital Cruces Aprobado plan de trabajo: junio 2006

Última revisión del proceso (marzo de 2007_V10) (proceso completo)

Hospital San Eloy Aprobado plan de trabajo: 2007-03-15

Versión definitiva: octubre 2007. Alcance: - Sub. Org. de RRHH - Sub. Incorporación, gton. Adva e integración - Formación

Auditoría de certificación: noviembre de 2007. Proceso certificado

Hospital Zamudio Aprobado plan de trabajo: 2007-07-03

Completada la descripción de todos los procesos identifi-cados en octubre de 2007

Hospital Alto Deba Aprobado plan de trabajo: 2007-03-27

Versión definitiva: septiembre 2007 Alcance: - Sub. Org. de RRHH - Sub. Incorporación, gton. Adva e integración - Formación - Promoción y movilidad - Reconocimiento y compensación

Auditoría de certificación: noviembre 2007 Proceso certificado

Hospital Donostia Aprobado plan de trabajo: 2007-03-30

Versión definitiva en dic iembre 2008 (proceso completo)

Hospital Zumarraga Versión definitiva: octubre 2006 Alcance: - Sub. Org. de RRHH - Sub. Incorporación, gton. Adva e integración

Auditoría de certificación: noviembre 2006 Proceso certificado


5Un nuevo diseño de sistema de información al servicio del proceso

Líneas de trabajo para el año 2008/20091. Continuar con la descripción e implantación de los procesos

de las OS ya iniciadas

2. Iniciar descripción e implantación con OS que aún no han iniciado su gestión en base a procesos

3. Análisis de coherencia de los procesos descritos por OS antes del Proyecto corporativo

4. Creación del “Foro de Buenas Prácticas” en la gestión del proceso de gestión de personas

5. Proyecto para el despliegue del Plan de sistemas de RR.HH


Autores: Francisco Serna Rodríguez, Carlos Beitia Fernández, Esther Olaetxea Urizar,

Muchas gracias por la atención

Si queréis contactar con nosotros:Subdirección de Gestión, Organización y Desarrollo de Recursos

Humanos

Pako Serna Rodríguez: [email protected]

Esther Olaetxea Urizar: [email protected]

orientar la organización a procesos.- aplicación … · n de rrhh 2. organizaci ... necesidades...

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