organizador de eventos actividad 2
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Es un profesional de las comunicaciones que crea, organiza, y produce, congresos, exposiciones, ferias, o festivales.
Debe tener amplio criterio y sentido común para manejar diversas situaciones. Debe tener habilidad para el manejo de personal, una mente innovadora y creativa para tomar decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidad coordinadora.
Debe ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado, tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, buena reputación y presentación. En lo posible manejo de otro idioma.
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Tener capacidad de mando y poder de coordinación.
Ser creativo, innovar en cada evento.
Ser exigente y selectivo en los servicios que va a tercerizar y representar ante la empresa contratante.
Ser original, impulsar un sello propio.
Como comunicador debe saber oir, para conocer bien a sus clientes y proveedores, como hablar, para ser un buen interlocutor.
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Demostrar eficiencia y responsabilidad.
Ser exigente consigo mismo, perfeccionándose con prácticas y cursos.
Ser autocrítico.
Relacionarse con empresas, particulares, otros organizadores y asociaciones afines que permitan posicionarlo y darlo a conocer mejor en el mercado de eventos.
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Para que el evento evolucione correctamente, es necesario tener en cuenta todos los aspectos para tener un mejor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor las tareas y realizar un mejor seguimiento al Proyecto.
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Planificación.
Primero se define el objetivo del evento, con qué medios se cuenta, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que objetivo se desea transmitir a los asistentes.
Se debe establecer un calendario, asignar
recursos, hacer todas las especificaciones
necesarias para llevar a cabo el acto y definir con
claridad todos los objetivos.
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Gestión
Se realizan las actividades
previas al evento, Pre-
evento.
Se organizan equipos de
trabajo, se asignan tareas,
se establecen vías de
comunicación entre los
equipos y con personas y
equipos del exterior, se
define la imagen al
completo del acto.
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Operación
Se pone en marcha todo
aquello que se ha
planificado (fase 1) y
que se ha producido
(fase 2). Cada punto
debe llevarse a cabo tal
y como se ha
planificado, ajustándose
al calendario previsto.
También es bueno
contar con planes
alternativos para
situaciones imprevistas.
En actos o eventos importantes,
es muy importante hacer un
ensayo general, para que todo
discurra con normalidad llegado
el día. Sería un paso intermedio
entre la fase de producción y la
de explotación.
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Sus funciones Principales son:
Recibir al cliente,
escucharlo, acordar
aspectos generales del
Evento. Coordinar y
ejecutar visitas guiadas
Establecer enlaces entre
personas que pueden ser
autoridad es, clientes o
proveedores.
Definir programas
para realizar eventos,
según solicitud del
cliente. Hacer
informes o Listas de
Chequeo
Reservar lugares e
Instalaciones,
contratar servicios,
gestionar
alojamientos,
traducciones, sonido,
regalos corporativos,
servicio de restaurante
y festejo.
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Fungir como
maestro de
Ceremonias,
guía o edecán.
Solucionar
Problemas de
Logística
Coordinar las funciones
que realiza el resto del
equipo a su cargo.
Atender la Distribución de los
Espacios, en lo que se refiere a:
decoración y mobiliario, sonido e
iluminación, área de fotografía,
contratar animación.
Realizar Invitaciones,
confirmar asistentes,
seleccionar conferencistas,
ponentes, entre otros
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1. Ser recibido y atendido, con un trato cordial y entusiasta
2. Que se le escuchen con atención sus necesidades
3. Recibir propuestas de servicios que satisfagan sus requerimientos
4. Ampliar su visión del servicio con otras alternativas
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5. Información escrita sobre los detalles del servicio o producto, presupuestos a su medida
6. Asesoría, Recursos Humanos, suministros, servicio Técnico e Instalaciones
7. Excelente desarrollo del Evento, observando que se cumplan con las metas y los objetivos Propuestos
8. Identificar el correcto empleo del capital y las inversiones en el evento
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