organización y administración

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I.ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN Definición de Administración. Es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal, dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el cual la persona se pueda desempeñar entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines determinados. Importancia de la Administración. No sería suficiente con decir que sin una buena administración ninguna organización tendrá éito! por lo mencionaremos algunos "ec"os para mencionar su importancia# $% &a administración no solamente nació con la "umanidad sino que se etiende a la 'ez a todos los ámbit geográficos y por su carácter (ni'ersal, lo encontramos presente en todas partes. ) es que en el ámbito del esfuerzo "umano eiste siempre un lado administrati'o de todo esfuerzo planeado. *% +onde eista un organismo social allí estará presente la administración. % No sir'e de muc"o que en una empresa eistan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicación si lo todo lo anterior no 'a acompañado del elemento "umano necesario para dirigir las acti'idades, o se la administración es importante para alcanzar objeti'os de la organización. -% En las grandes empresas la administración científica o técnica es esencial ya que no podrían eistir buena administración. % &a administración es un proceso uni'ersal ya que no solo se da en los países capitalistas, sino que t en los países socialistas o de cualquier tipo que sean, la administración es importante tanto en las peq como el las grandes empresas. /% 0tro "ec"o importante es que por medio de la administración se puede ele'ar la producti'idad y los ni de 'ida en los países en 'ías de desarrollo. 1% &a administración imparte efecti'idad a los esfuerzos "umanos. 2yuda a obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones "umanas. 3% 4e mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona pre'isión y creati'idad. 5ara concluir podemos decir que la administración es importante por que se aplica en cualquier tipo de organización con deseos de aumentar su producti'idad y el éito, dependiendo para esto del elemento "umano y material. Caractersticas de la Administración. +entro de las características de la administración tenemos las siguientes# 1- Universalidad: &a administración se da donde quiera que eiste un organismo social 6estado, ejército, empresas, iglesias, familia, etc.7, porque en él tiene siempre que eistir coordinación sistemática de m 2- Especificidad: &a administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con otras ciencias, aunque 'a acompañada siempre de ellas 6funciones económicas, contables, producti'as, mecánicas, jurídicas, etc.7, son completamente distintas. 3- Unidad Temporal: 2unque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrati'o, éste es 8n y, por lo mismo, en todo momento de la 'ida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrati'os. 4- Unidad Jerárquica: 9odos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en disti grados y modalidades, de la misma administración. 2sí, en una empresa forman un solo cuerpo administrati'o, desde el gerente general, "asta el 8ltimo mayordomo:. ;espetándose siempre los ni'eles de autoridad que están establecidos dentro de la organización. 5- Valor Insrumenal: &a administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados pre'iamente establecidos. !- "le#i$ilidad: &a administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización. %- &mpliud de E'ercicio: Esta se aplica en todos los ni'eles jerárquicos de una organización. 9ambién podríamos mencionar otras características como# a7 Es un medio para ejercer impacto en la 'ida "umana. Es decir, la administración influye en su medio ambiente.

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I. ORGANIZACIN Y ADMINISTRACIN

Definicin deAdministracin.Es elprocesode lograr que las cosas se realicen por medio de laplaneacin,organizacin, delegacin defunciones,integracindepersonal,direccinycontrolde otras personas, creando y manteniendo unambienteen el cual lapersonase pueda desempear entusiastamente en conjunto con otras, sacando a relucir su potencial,eficaciayeficienciay lograr as fines determinados.Importancia de laAdministracin.No sera suficiente con decir que sin una buena administracin ninguna organizacin tendrxito; por lo cual mencionaremos algunos hechos para mencionar su importancia:1-La administracinno solamente naci con la humanidad sino que se extiende a la vez a todos los mbitos geogrficos y por sucarcterUniversal, lo encontramos presente en todas partes. Y es que en el mbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo planeado.2- Donde exista un organismo social all estar presente la administracin.3- No sirve de mucho que enuna empresaexistan buenas instalaciones, el mejor equipo, la mejor ubicacin, si lo todo lo anterior no va acompaado del elemento humano necesario para dirigir las actividades, o sea que la administracin es importante para alcanzarobjetivosde la organizacin.4- En las grandesempresaslaadministracin cientficao tcnica es esencial ya que no podran existir sin una buena administracin.5- La administracin es un proceso universal ya que no solo se da en los pases capitalistas, sino que tambin en los pases socialistas o de cualquier tipo que sean, la administracin es importante tanto en las pequeas como el las grandes empresas.6- Otro hecho importante es que por medio de la administracin se puede elevar laproductividady los niveles de vida en los pases en vas dedesarrollo.7- La administracin imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a obtener mejor personal, equipo,materiales,dineroy relaciones humanas.8- Se mantiene al frente de las condiciones cambiantes y proporciona previsin ycreatividad.Para concluir podemos decir que la administracin es importante por que se aplica en cualquier tipo de organizacin con deseos de aumentar su productividad y el xito, dependiendo para esto del elemento humano y material.Caractersticas de la Administracin.Dentro de las caractersticas de la administracin tenemos las siguientes:1- Universalidad:La administracin se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejrcito, empresas, iglesias,familia, etc.), porque en l tiene siempre que existircoordinacinsistemtica demedios.2- Especificidad:La administracin tiene sus propias caractersticas las cuales son inconfundibles con otrasciencias, aunque va acompaada siempre de ellas (funciones econmicas, contables, productivas, mecnicas, jurdicas, etc.), son completamente distintas.3- Unidad Temporal:Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, ste es nico y, por lo mismo, en todo momento de la vida de unaempresase estn dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.4- Unidad Jerrquica:Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde elgerentegeneral, hasta el ltimo mayordomo". Respetndose siempre los niveles deautoridadque estn establecidos dentro de la organizacin.5-ValorInstrumental:La administracin es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es eminentemente prctica y mediante sta se busca obtener resultados determinados previamente establecidos.6- Flexibilidad:La administracin se adapta a las necesidades particulares de cada organizacin.7- Amplitud de Ejercicio:Esta se aplica en todos los niveles jerrquicos de una organizacin.Tambin podramos mencionar otras caractersticas como: a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administracin influye en su medio ambiente.b) Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administracin se requiere dejar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros.c) Es una actividad, no una persona ogrupode ellas. La administracin no es gente, es una actividad; las personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de reas, etc.d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y prctica. La habilidad tcnica es importante para cumplir con untrabajoasignado.e) La administracin es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que eladministradory el propietario no son necesariamente la misma persona.Definicin de Organizacin.Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organizacin. Luego se debe de disear la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear laestructuradepartamental de la empresa.De la estructura establecida, se hace necesaria la asignacin de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto.Podemos decir que el resultado a que se llegue con estafuncines el establecimiento de una estructura organizativa.Para que exista un papel organizacional y sea significativo para los individuos, deber de incorporar:1- Objetivos verificables que constituyen parte central de la planeacin.2- Una idea clara de los principales deberes o actividades.3- Una rea de discrecin o autoridad de modo que quien cumple una funcin sepa lo que debe hacer para alcanzar los objetivos.Adems, para que un papel d buenos resultados, habr que tomar las medidas a fin de suministrar lainformacinnecesaria y otrasherramientasque se requieren para la realizacin de esa funcin.Importancia de la Organizacin.Esencialmente,la organizacinnaci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, psicolgicas y sociales.En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organizacin.Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisin en la organizacin, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar parapoderrealizar sus tareas.Con todo, es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.Este es un principio general, vlido tanto en la administracin de empresas como en cualquier institucin.As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra unsistemadecomunicaciny de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.Ensntesis, el propsito de la Organizacin es contribuir a que los objetivos sean significativos y favorezcan la eficiencia organizacional.Caractersticas de la Organizacin.1- Complejidad:Existenorganizacionesaltas y bajas. Las grandes organizaciones tienen un gran nmero de niveles intermedios que coordinan e integran las labores de las personas a travs de lainteraccinindirecta. Las empresas pequeas las actividades las realizan interactuando directamente con las personas.2- Anonimato:Le da importancia al trabajo u operacin que se realice, sin tomar en cuenta quin lo ejecuta.3- Rutina Estandarizada:Sonprocesosy canales de comunicacin que existe en un ambiente despersonalizado o impersonal, las grandes organizaciones tienden a formar sub-colectividades ogruposinformales, manteniendo unaaccinpersonalizada dentro de ellas.4- Estructura especializada no oficiales:Configuran una organizacin informal cuyo poder, en algunos casos, son ms eficaz que lasestructurasformales.5- Tendencia a la especializacin y a la proliferacin defunciones:Pretende distanciar la autoridad formal de las de idionidad profesional otcnicas, las cuales necesitan unmodeloextraformal de interdependencia Autoridad-Capacidad para mantener el orden.6- Tamao:Va depender del nmero de participantes y dependencias.Wendy Naranjo RendnCtedra: Organizacin yAdministracin de EmpresasdelComercioExterior.VI Semestre Comercio Exterior.Instituto Universitario deTecnologa"Juan Pablo Prez Alfonzo".

1.1. Nivel AsociativoLa Empresa es una institucin financiera con funciones orientada a proporcionar a las empresas, cooperativas instituciones y particulares, seguridad, asesoramiento y rentabilidad en la gestin de sus recursos financieros que contribuye a satisfacer las necesidades de desarrollo de sus clientes en beneficio de la Economa Nacional, mediante servicios diversos e instrumentos financieros, que movilicen y canalicen el ahorro interno y externo; apoyados en su red de sucursales, la calificacin de sus empleados y la aplicacin de los avances tecnolgicos.Est facultado para realizar todo tipo de negocio de intermediacin financiera y a tales efectos para realizar las siguientes actividades:Funciones Nombrar corresponsales dentro y fuera del pas y crear dependencias tanto dentro del territorio nacional como en el extranjero, necesarias al cumplimiento de sus funciones. Desarrollar mecanismos para la captacin de fondos y otros servicios afines. Constituir fondos de inversin y otros fondos. Mantener depsitos por cuenta de bancos extranjeros y nacionales actuando como agente corresponsal de ellos y prestando los servicios que correspondan a solicitud de los clientes. Aceptar, avalar, endosar, descontar, comprar, vender y efectuar todas las operaciones posibles con letras de cambio y otros documentos negociables, librados o aceptados por personas naturales o jurdicas, siempre que sean efectos debidamente garantizados. Obtener y conceder prstamos u otras modalidades de financiamiento a corto, mediano y largo plazo exigiendo las garantas cuando ello corresponda. Realizar operaciones interbancario incluyendo crditos sindicados, transacciones de financiamiento y los diversos instrumentos financieros de la prctica bancaria internacional. Participar en la formacin del capital y administracin de entidades bancarias, financieras u otras de cualquier ndole. Mantener depsitos en bancos extranjeros en efectivo, valores u otros documentos negociables. Emitir, comprar, vender y suscribir bonos y otros ttulos o valores financieros. Obtener y conceder anticipos e instituciones financieras no bancarias. Operar medios de pago, tarjetas de crdito, de dbito y cualesquiera otros con alcance nacional e internacional. Recibir en depsito o administracin bonos, fondos u otros valores nacionales o extranjeros y realizar operaciones en fideicomiso, as como atender los diferentes servicios que ello demande. Emitir y operar cartas de crdito, cartas de garanta, avales u otros documentos de ese carcter utilizados en la prctica bancaria internacional. Realizar operaciones cambiarias de compra y venta de divisas. Fijar y cobrar las tasas, comisiones y dems remuneraciones por los servicios que preste. Suscribir acuerdos de corresponsala as como otros acuerdos y convenios con organismos, rganos e instituciones de desarrollo y otras, tanto nacionales como extranjeras, para brindar productos y servicios especializados. Suscribir acuerdos y promover las relaciones de cooperacin y otras modalidades de asociacin con entidades nacionales y extranjeras, ajustndose para ello a las disposiciones legales vigentes sobre la materia. Realizar operaciones de arrendamiento financiero a nivel nacional e internacional. Realizar operaciones de factoraje a nivel nacional e internacional. Actuar como agente de seguros. Participar en negocios y transacciones nacionales e internacionales promovidas por personas naturales o jurdicas legalmente autorizadas, pudiendo actuar como agente de estos. Efectuar operaciones de Tesorera, incluidas las correspondientes a metales preciosos. Prestar servicios de alquiler de cajas de seguridad, cofres u otros afines. Prestar otros servicios bancarios, financieros no bancarios y tcnicos, econmicos e ingenieriles de carcter nacional e internacional.Entre las principales funciones se encuentran las siguientes: Cumplir y hacer cumplir la legislacin vigente Dirigir y orientar las acciones de las diferentes reas y sucursales para el cumplimiento eficiente de las misiones asignadas, segn los procedimientos, instrucciones y software emitidos. Dirigir y controlar el trabajo de las diferentes reas y de las sucursales. Llevar el registro de sus hechos contables y emitir estados financieros y contables. Organizar el proceso de prestacin de servicios. Organizar y garantizar los procesos de capacitacin de los trabajadores y cuadros, a travs de la determinacin de sus necesidades de aprendizaje. Proyectar y ejecutar sus planes y presupuestos, as como los objetivos y metas a alcanzar en cada perodo. Evaluar y responder por los resultados obtenidos por el cumplimiento del plan, de los presupuestos de ingresos y gastos, y los objetivos de trabajo. Velar por que los servicios que preste no sean utilizados como va para el movimiento de capitales ilcitos o el lavado de dinero.

1.2. Nivel Ejecutivo

Presidencia Ejecutiva que ejerce la representacin legal y tiene en su misin fijar estrategias y polticas especficas tendiente a lograr los objetivos institucionales, administrando los recursos disponibles (humanos, financieros y tcnicos), coordinando las actividades de las diferentes unidades.

Es el segundo al mando de la organizacin, es el responsable del manejo de la organizacin, su funcin consistente en hacer cumplir las polticas, normas, reglamentos, leyes y procedimientos que disponga el nivel directivo. As como tambin planificar, dirigir, organizar, orientar y controlar las tareas administrativas de la empresa.

Este nivel, se encarga de manejar Planes, Programas, Mtodos y otras tcnicas administrativas de alto nivel, en coordinacin con el nivel operativo y auxiliares, para su ejecucin. Velara el cumplimiento de las leyes y reglamento obligatorios y necesarios para el funcionamiento de la organizacin.

El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal, cuando exista un Director o Gerente.

1.2.1. Departamento de lnea

El departamento de personal es una autoridad dentro de una empresa, puede ser de linea o de asesoramiento, antes que nada debemos saber que son ambos conceptos:AUTORIDAD DE LINEA:Es la basica y fundamental en una organizacion. Es la autoridad que sanciona o aprueba, directa o indirectamente, las actividades que tienen lugar en una organizacion; es mas bien el derecho a mandar. Su razgo distintivo es su derecho a ordernar y a controlar todas las fases de las actividades.AUTORIDAD DE ASESORAMIENTO:Es una autoridad de staff; su caracteristica mas adecuada, es la carencia del derecho de mando. Los hombres de staff suelen tener mas comunicacion con la alta gerencia. Luego de un ligero analisis de esto podemos entender que el departamento de personal es una unidad de estado mayor, por cuanto su mision es la de asesorar a la gerencia y los demas niveles de la organizacion, careciendo de los atributos de mando y de decision, es, en sintesis, una unidad que presta servicios auxiliares a los departamentos de linea que intervienen directamente en la produccion, bien sea de bienes o de servicios.EL DEPARTAMENTO DE PERSONALDebe estar colocado en el primer nivel jerarquico, dependiendo directamente de la gerencia general, direccion general o presidencia de la empresa. Fundamento lo anterior en las siguientes razones:La administracion de personal es una de las funciones basicas, en importancia y nivel, igual a la de produccion, ventas, finanzas, etc.Siendo la funcion de personal de importancia suma, cuando un jefe de personal se encuentra colocado en el tercer o cuarto nivel, ello conduce a que los trabajadores la consideren como secundaria.La razon por la que suele colocarse en algunas empresas al jefe de personal en un nivel inferior, es porque su actividad se ha reducido a cosas meramente rutinarias, tales como el control de asistencia, formulacion y pago de nomina, etc. un gerente o director general consideran, con razon, que pierden tiempo en vigilar directamente actividades de esta naturaleza. Pero si la funcion de personal se lleva a un nivel superior, investigando estableciendo y coordinando politicas; estructurando sistemas de evaluacion de puestos u otras tecnicas similares que han de aplicarse en el total de la empresa, es obvio que la colocacion debe ser la misma que hemos puntado.El departamento de personal ocupa el nivel asesor, de ahi asesora a los niveles superiores en la ejecucion de las nombas trazadas, este departamento no tiene autoridad para hacer que se ejecuten las normas, solamente sugiere y asesora.El departamento de personal solamente programa las actividades y, obtenida la aprobacion de los jefes en linea, asesora y sirve a dicha linea para su adecuado cumplimiento; mas quien decide sobre los aspectos semejantes a los mencionados, son los jefes lineales; al departamento de personal solo le corresponde reportar el problema a su jefe en caso de discrepancia con la actuacion de los jefes de linea; los superiores decidiran lo conducente.COMO ORGANIZAR EL DEPARTAMENTO DE PERSONAL:La composicion y disposicion de un departamento en una empresa, estara de acuerdo con la magnitud de la misma.En una empresa pequea:Personal: Un jefe de personal y una secretaria.Local: sala de recibir (amplia, en lo posible) y un privado.En una empresa mediana:Personal: Un jefe de personal, encargado de politica, investigacion, prestaciones. Un auxiliar, encargado de relaciones laborales. Un auxiliar encargado de seleccion y adiestramiento. Una secretaria encargada ademas de avisos al seguro social.Local: sala de recibir, despacho del jefe, privado para entrevistas, enfermeria para examenes y primeros auxilios.En una empresa grande:Personal: Un director de personal. Un subdirector encargado de relaciones laborales, un auxiliar, encargado de contratacion y empleo. Un auxiliar encargado de administracion de sueldos y salarios. Un jefe de servicios medicos. Un encargado de seguro social. Un encargado de prestaciones a los trabajadores.Local: en este caso es muy variable.FUNCIONES DEL GERENTE O DIRECTOR DE PERSONAL:Formular los objetivos y las politicas del personal; sujetarlas a la discusion con los ejecutivos; obtener su aprobacion de la direccion general y cuidar de que se implanten.Vigilar, con la ayuda de los jefes de linea, que las politicas y normas de la compaia, en materia de personal, se lleven a cabo.Interpretar las normas y politicas de personal; auxiliar a la direccion general, interpretando y explicando las actitudes y los puntos de vista del personal.Asesorar y auxiliar a todos los que dirigen el trabajo de otros, a ser mejores administradores de personal.Administrar los sistemas de valoracion de puestos, sistemas de sueldos y salarios, de reclutamiento y de seleccion, de clasificacion de personal asi como los sistemas de capacitacion y adiestramiento.Supervisar los puntos colectivos y las condiciones de trabajo que estan reguladas por el codigo de trabajo.OBLIGACIONES Y REQUISITOS DEL DIRECTOR DE PERSONAL:Cualidades intelectuales: Aptitudes; iniciativa, ausencia de rutina, gran previsibilidad del comportamiento humano. Inteligencia; facilidad y rapidez de comprension en los problemas humanos. Juicio practico. Espiritu observador, memoria retentiva de nombres y facciones. Conocimientos; cultura general, equivalente a la de un profesional. Experiencia en trato obrero y de personal en general. Conocimientos elementales de sistemas industriales y comerciales. Conocimiento de doctrina social y laboral. Preparacion especifica sobre administracion tecnica de personal. Capacidad de analisis sicologico, al menos natural.Cualidades morales: sentido de responsabilidad, laboriosidad, sentido de la trascendencia de su mision, prudencia y serenidad, cautela combinada con decision, rectitud, sinceridad, espiritu de justicia, lealtad.Cualidades sociales: don de gente, ser accesible, cortesia, amabilidad, habilidad para convencer orden y claridad al exponer, objetividad al razonar, flexibilidad, paciencia. Personalidad, saber hacer valer su puesto.Cualidades fisicas: integridad y normalidad en razon de la personalidad que su puesto requiere, una edad ordinaria entre 25 y 50.FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE PERSONAL:Las funciones de admision y empleo comprenden el reclutamiento, la seleccion la contratacion y la introduccion del personal.Nuevo ingreso: buscar las fuentes de abastecimiento apropiadas y mantener contacto con ellas, hacer el reclutamiento, las entrevistas, investigacion de referencias y examenes medicos.Pruebas de intereses, aptitudes, etc.Programas de introduccion al trabajo, pruebas practicas. Cambios de status: transferencias, promociones, despidos.Control de ausencias, retardos, etc: politicas al respecto.

1.2.2. Departamento de apoyoObjetivoEjecutar y controlar los procesos administrativos de acuerdo a las normas y polticas establecidas por la Universidad Central de Venezuela, adems de supervisarlos servicios secretariales.Funciones Dirigir las actividades administrativas y de los Recursos Humanos como: ingreso, ascenso y egreso del personal de la Direccin en forma confiable y eficiente, dando respuesta a las solicitudes planteadas. Apoyar a la Direccin en la tramitacin de la adquisicin y control de equipos, programas, licencias y servicios de computacin de la Universidad Central de Venezuela. Planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades de programacin y ejecucin del Presupuesto. Administrar los fondos de la caja chica, con apego a las normas vigentes. Gestionar las solicitudes de viticos, pasajes y bolsas de viajes. Coordinar el mantenimiento de la Direccin. Asistir a la Direccin, en todo el control administrativo de los recursos financieros y humanos a fin de optimizar su utilizacin. Cumplir con las normas de auditora que se dicten, para as mantener un adecuado sistema de control interno. Realizar en materia fiscal las rendiciones del IVA, ISLR y 1x100 (Timbre Fiscal) ante la Direccin de Administracin y Finanzas Divisin de Control y Gestin Fiscal y validacin del IVA ante el SENIAT. Ejecutar todo lo relacionado con el rea secretarial como el control de correspondencia, archivo, mensajera, recepcin. Coordinar y supervisar las labores realizadas por el personal de apoyo secretarial y mensajera. Supervisar la entrada, emisin, tramitacin despacho y archivo de la correspondencia y documentacin de la Direccin. Mantener y controlar la agenda de compromisos oficiales ordinarios y extraordinarios de la Direccin. Proponer normas y procedimientos para mejorarlas funciones del Departamento. Elaborar informes de gestin de las actividades realizadas, indicando logros obtenidos y limitaciones encontradasque servirn de insumo para mejorar los procesos y para la elaboracin de la Memoria y Cuenta de la DTIC. Las dems funciones que le confiere las leyes, reglamentos ynormas

1.3. Funciones Funciones generales.

a) Formular y presentar al Directorio para su aprobacin el plan anual de la Empresa que incluye las estrategias de planeamiento, objetivos, polticas, metas, programas y presupuestos referidos a las actividades institucionales.b) Asesorar al Directorio en cuestiones tcnicas proporcionndole la informacin necesaria.c) Dirigir las medidas correctivas que fueran necesarias para el logro de los objetivos, planes, programas, metas y presupuestos establecidos. d) Asegurar que el desarrollo de programas y planes que dirijan las actividades y el uso de los recursos, se lleven a cabo conforme la estrategia, polticas, procedimientos y normas establecidas.

e) Hacer cumplir de manera eficiente los acuerdos y resoluciones que adopte la Junta General de Accionistas y el Directorio.

Evaluar los criterios y procedimientos de selectividad en la calidad de clientes, a fin de garantizar una mejor rentabilidad lucrativa dentro de los planes diseados.

f) Plantear al Directorio el nombramiento, promocin y traslado de los funcionarios, as como sus remuneraciones.g) Ejercer como secretario de las Juntas Generales de Accionistas y del Directorio.h) Llevar a la aprobacin del Directorio asuntos que conlleven salir de los lmites de su autoridad, de acuerdo con lo dispuesto en los Estatutos.i) Inspeccionar directamente o por medio de los funcionarios responsables el sistema de contabilidad adecuado y el buen desarrollo financiero de conformidad con el presupuesto anual de la Empresa, informando mensualmente al Directorio.j) Aprobar los Estados Financieros, Estados de Resultados e informacin complementaria, con la percepcin respecto de los objetivos de la Empresa, antes que sean sometidos a consideracin del Directorio.k) Plantear al Directorio propuestas de cambio en cuanto a la Estructura Orgnica determinada en el ROF y en el MOF de la Empresa.l) Proponer al Directorio planteamientos necesarios para que se cumplan los objetivos esperados y proyectados en el plan anual de la Empresa, enmarcados de conformidad con las normas establecidas.m) Planificar, supervisar el desarrollo de proyectos estratgicos modernos que faciliten la mejora de la Empresa.n) Revisar y evaluar peridicamente las operaciones que se llevan a cabo en la Empresa.o) Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y personas, con las facultades generales del mandato y especiales de los artculos noveno y dcimo del cdigo de procedimientos civiles.p) Transigir las cuestiones litigiosas hasta por el monto autorizado, dando cuenta al Directorio.q) Orientar las acciones que permitan atender las recomendaciones de auditora interna y externa.

r) Supervisar la poltica laboral y las normas generales para su correcta aplicacin.

s) Cumplir las dems funciones tcnicas que el Directorio le asigne.

2.3Funciones Especficas

a) Establecer con los Funcionarios bajo su responsabilidad las actividades que aseguren una tarea ordenada y de coordinacin constante.b) Ejercer atribuciones, cuando lo estime conveniente, que le corresponden especficamente a otros funcionarios bajo su responsabilidad, en forma particular o simultneamente con ellos.c) Supervisar y evaluar peridicamente al personal directamente a su cargo.d) Disponer proyectos de capacitacin para el personal, orientados a su desarrollo tcnico. e) Firmar la correspondencia de acuerdo con la magnitud del tema y la jerarqua de su cargo.f) Firmar cheques en forma mancomunada con los funcionarios autorizados.g) Autorizar el pago de horas extras y/o trabajos extraordinarios.

h) Aprobar el rol de vacaciones anuales del personal a su cargo y las modificaciones necesarias.i) Informar permanentemente al Directorio de las actividades que por su ndole o importancia requieren de su conocimiento.j) Sugerir y admitir la compra de activos fijos para la Gerencia General.k) Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y personas, dentro de las facultades conferidas por sta.l) Cumplir las dems funciones administrativas que le asigne el Directorio.

1.3.1. Junta de ]accionistas1.3.2. Directorio