ORGANIZACIÓN

El hombre siempre se ha organizado, inicialmente, en las comunidades primitivas, se comunicó, y se dividió el trabajo, luego en las diferentes acciones manifestadas para vivir en sociedad, logrando sobrevivir por estar organizado. Para que un grupo de personas pueda trabajar efectivamente en el desarrollo de los objetivos, debe existir una estructura definida de funciones, donde cada individuo conozca cuál es la labor a desempeñar y cuál su posición dentro del proceso. Es importante conocer las cualidades de cada persona y lograr que la organización sea un esquema elástico y dinámico, que sirva a las mismas personas, es decir, usar la organización en función del individuo.

DEFINICIÓN

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.

Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa.

Melinkoff (1987), con relación al título del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación).

PROCESO DE ORGANIZAR

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena organización debe

satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización.2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institución.3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización. 4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.7. Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de las actividades.8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización.

CARACTERÍSTICAS

Tiene reglas explícitas y grado de formalización. La organización se da en un espacio, tiempo y cultura determinada. La organización es básicamente orden y se orientan a una finalidad. Generan consecuencias en el ambiente. Son creados en un punto temporal:

inicio de actividad, orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir. Producen o venden bienes y servicios (empresa). Dan y generan trabajo (empresa). Así como generan, transmiten y poseen

poder. Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc. Son indicadores de la sociedad actual. Producen y transmiten tecnología. Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.

CLASIFICACIÓN

Por su Finalidad:

Con fin de lucro (empresas).

Sin fin de lucro (ONG). Con fines administrativos, representativos, de resolución o servicios

(organismos gubernamentales).

Por su Estructura (Organizacional):

Se puede definir como el arreglo e interrelación de las partes componentes y de las posiciones de la compañía. Las estructuras sirven como referencia del tamaño de la compañía, de la ubicación de las áreas, de la posición para toma de decisiones, la coordinación de las actividades y se adecúa de acuerdo a los diferentes crecimientos de la compañía.

En la estructura existen tres niveles, adoptando la forma de una pirámide. De esta manera, en el vértice de la misma se encuentre ubicada la máxima autoridad. En la base de la misma se ubica el menor grado de autoridad, y se encuentra el mayor número de personas para la ejecución de los planes, programas y para el logo de los objetivos.

Nivel superior o nivel normativo: es el nivel responsable de la planificación, organización, dirección y control activo de la organización como un todo. Tiene a su cargo las siguientes funciones generales:

1. Establecer la política básica, las normas generales y los sistemas relacionados con el plan sectorial nacional (de salud, de educación, etc...

2. Diseñar la organización, delegar la autoridad en los responsables del nivel inferior y solucionar todos los problemas prácticos relacionados con el plan sectorial nacional.

3. Diseñar, las políticas, normas generales y los métodos para seleccionar los cuadros competentes para las diferentes posiciones de responsabilidad dentro de la organización.

4. Establecer las medidas de control más efectivas, de acuerdo con la organización y su funcionamiento, a través de informes, publicaciones, estadística, etc.

5. Elaborar el plan sectorial nacional de la organización.

Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoría: Las funciones del nivel intermedio son más especializadas. En él se necesitan cuadros de especialistas para integrarlo. Sus funciones son.

1. Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel.

2. Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel

3. Coordinar las distintas dependencias y unidades bajo su control para el mejor cumplimiento de los planes de trabajo.

4. Dar asesoría técnica a todos los organismos bajo su control y desarrollar cuadros directivos a través del adiestramiento de persona.

5. Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo.

Nivel inferior o nivel ejecutivo y ejecutor: Este nivel tiene la responsabilidad directa de la ejecución de las actividades y tareas, para el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización. Sus funciones generales son:

1. Elaborar el programa de trabajo de su nivel, de acuerdo a los lineamientos o normas del plan nacional.

2. Ejecutar las actividades del programa de trabajo.

3. Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad como en calidad.

4. Mantener un control continuo durante la ejecución del programa.

5. Asegurar el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles.

6. Fomentar y mantener la moral del trabajo.

7. Aplicar las normas administrativas, y leyes vigentes solucionando los conflictos y problemas que se puedan presentar.

8. Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control.

9. Lograr la coordinación entre todas las unidades de su nivel.

10. Informar en el ámbito superior sobre actividades, experiencias, necesidades y realizaciones en su nivel.

Criterios Inherentes a la Estructura Organizativa:

Autoridad: ha sido definida como el derecho que tiene una persona por su nivel jerárquico, a exigir a otra el cumplimiento responsable de los deberes que le han sido asignados, en su condición de subordinado suyo.

Deberes: Actividad que se tiene que realizar debido al cargo que se ocupa en la organización.

Responsabilidad: es la obligación en que está todo miembro de una organización de dar cuenta por el debido cumplimiento de los deberes asignados a él en su condición de tal.

Delegación: este es una de los principios más importantes de la administración, y que puede considerarse como el acto bilateral mediante el cual un superior confiere deberes y responsabilidades a un subalterno y le da autoridad para desempeñar tales funciones.

Poder: en la organización, es la capacidad que posee una persona o unidad organizativa de que ocurran cosas.

Por su Tamaño: Grande, de 200 a 1000 trabajadores. Mediano, de 50 a 199 trabajadores. Pequeño, de 10 a 49 trabajadores. Micro emprendimiento, de 9 o menos

trabajadores. Por su Localización: Locales. Nacionales. Multinacional. Global. Internacional.

Por su Producción: Bienes y Servicios. Salario y sueldo. Distribución.

Por su Propiedad: Pública. Privada.

Por su Grado de Integración: Totalmente integrada. Parcialmente integrada. Formal.

RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES

Son los necesarios para desarrollar sus actividades al llevar a cabo su fin, difieren según sus actividades.

Dinero para adquirir los recursos. Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se convierte en

productos denominados bienes o servicios. Inmuebles, instalaciones y rodados necesarios para llevar a cabo el proceso

productivo y las actividades. Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo. Recursos humanos: el elemento activo (dueños, accionistas, socios,

trabajadores). Recursos naturales: tierra, agua, aire, gas, y energía en todas sus formas

(eléctrica, solar, hídrica, combustible). Recursos tecnológicos: medios para lograr un objetivo. Son los modos de obrar,

hacer o producir (métodos, técnicas y procedimientos utilizados en la organización).

Recursos cognitivos: ideas, conocimientos e información originados en el intelecto humano y en el avance tecnológico y científico.

Recursos intangibles: marcas, nombres y prestigio para acceder y posicionarse en el mercado.

FORMAS ORGANIZACIONALES

Aplicar la administración más adecuada a la realidad y a las necesidades específicas de cada organización es función básica de todo administrador. Se presentan tres criterios básicos:

Actividad o giro. Industriales, comerciales, servicios.Origen del capital. Públicas, privadas.Magnitud de la empresa. Mega, grandes, medianas, micro o pequeñas empresas.

CONFLICTO ORGANIZACIONAL

Situación que se origina cuando las necesidades particulares de cada grupo o miembro empiezan a prevalecer sobre las de los demás grupos o miembros y se genera un ambiente de competencia donde se busca satisfacer metas particulares sin considerar en qué grado afecta las metas de otros miembros o grupos en el entorno.

TIPOS DE CONFLICTO ORGANIZACIONAL

A. NIVEL INDIVIDUAL.

Frustración.Situación que produce el fracaso en la obtención de las metas deseadas por el individuo. En el mundo organizacional es inevitable que algunos de sus integrantes experimenten frustración a lo largo de la vida laboral ya que en esta se presentan situaciones donde las personas solo pueden alcanzar el éxito a expensas de otras.

Conflicto de Intereses.Conflicto de aspecto individual e interno que presenta el individuo cuando desea alcanzar algo que tiene tanto aspectos positivos como aspectos negativos.

Conflicto de Papeles.La mayoría de las personas desempeña papeles múltiples. El conflicto de papeles se presenta cuando una persona recibe mensajes incompatibles acerca del comportamiento adecuado para un tipo de papel.

Por ejemplo, no se puede ser el padre que va al acto de grado del hijo el lunes a las 9:00 a.m. y el gerente que tiene una importante reunión el lunes a las 9:15 a.m., esto significa que la persona tendrá un conflicto generado por uno de los papeles que debió cumplir y no cumplió.

B. NIVEL ORGANIZACIONAL.

Conflictos Funcionales.Es la confrontación grupal dentro de la organización que aporta mejoras y beneficios a favor de la misma. Por ejemplo cuando dos grupos debaten acerca de la manera más conveniente de prestar un servicio, llegaran a un acuerdo que beneficiará a un cliente y de esta manera la organización obtiene méritos ya que a esta atribuirá el cliente su grado de satisfacción.Conflictos Disfuncionales.Son generalmente las confrontaciones intergrupales de la organización que en vez de beneficiarla impiden el buen desempeño de esta. Los conflictos disfuncionales suelen tener impacto negativo en el desempeño de los individuos grupos y organizaciones.

RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

En virtud de que los gerentes tienen que vivir con el conflicto intergrupal necesitarán emplear las técnicas necesarias para solucionar conflictos que hayan alcanzado niveles disfuncionales para la organización.La Solución de los Problemas.Por medio de la confrontación de los dos grupos cara a cara para identificar los conflictos y resolverlos. Lo que se trata de hacer es reunir información relevante sobre los conflictos hasta que se llega a una decisión. En muchos casos donde el conflicto es causado por malentendidos esta técnica resulta muy beneficiosa.Metas de Orden Superior.La implementación de metas de orden superior involucra el desarrollo de un número de metas y objetivos comunes que no se pueden lograr sin contar con la cooperación de grupos interesados. Que sea un conjunto de metas que sea inalcanzable para un solo grupo y además superen las de los otros grupos.

Expansión de los Recursos.La escasez de recursos puede ser un factor que genere conflictos. Se debe tratar de compensar la disponibilidad de recursos o en su defecto una sabia repartición de los mismos, de manera que no existan situaciones en los que un grupo se sienta menos favorecido que otro.Muchos conflictos tienen origen en las disputas por la asignación de presupuestos, o las escasas promociones que se dan en la organización. Esta técnica no se considera viable ya que muchas empresas pueden tener capitales estipulados ó no tener en mente la expansión o el crecimiento.

La Evasión.

En muchas ocasiones puede existir una manera de evitar el conflicto, aunque esta manera no trae ningún beneficio a largo plazo se puede utilizar como una solución temporal que aportaría más tiempo para pensar en la manera más eficaz para encontrar una posible solución del conflicto

La Mediación.Con el uso de esta técnica se trata de hacer énfasis en los intereses comunes de los grupos y así tratar de minimizar sus diferencias. Recalcar los puntos de vista compartidos por los grupos es la hipótesis básica detrás de la mediación para facilitar el movimiento de los grupos hacia una meta en común, aunque si las diferencias entre los grupos son marcadas, la mediación solo servirá como una solución a corto plazo.

El Regateo.Una de las técnicas tradicionales para resolver los conflictos entre grupos, donde se trata de que las dos partes renuncien a algunas de sus demandas sin alterar demasiado el propósito de sus metas y tratar de que cada grupo sacrifique algo de valor en concesión para poder hacer una repartición de la manera más equitativa posible.

La Autoridad.El método más antiguo y al que frecuentemente se recurre para resolver la mayoría de los conflictos. Mediante este método la gerencia resuelve el conflicto según su parecer y la comunica a los grupos subordinados en conflicto que acatan usualmente las órdenes de sus superiores. Pero con el uso de esta técnica se está atacando el conflicto y no la causa del mismo por lo que es probable que el conflicto vuelva a aparecer después de todo.

Alteración de las Variables Estructurales.Otra manera de resolver las disputas, que no implica el cambio de la estructura de la organización sino que implica acciones como el traslado o intercambio de algún miembro a otro grupo o de tener a un intermediario que fomente la comunicación entre los grupos.Hay que aclarar que existen otras técnicas para manejar conflictos, lo que hay que tomar en cuenta es saber reconocer e identificar las causas del conflicto.

ESTRUCTURA DE ORGANIZACIONES

La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.

• Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas.• Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación entre cada unidad.

ORGANIGRAMAS

Son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y con objetividad, también son llamados cartas o gráficas de organización. Es la representación parcial, mediante un diagrama, de la estructura formal de una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias internas.

• Franklin Benjamín. Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen. • Gómez Ceja, Guillermo. Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que desarrollan.

CARACTERISTICAS

• Por su representación gráfica en forma de esquema permite realizar una visión rápida de la estructura formal.

• Permite conocer la filiación, categoría, titulación de personas que ocupan los puestos de trabajo.

• No permite conocer ni los puestos de trabajo presentes, ni futuros. • Permite conocer las relaciones entre los puestos de trabajo.

VENTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS

1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la organización.

2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y sección de la organización.

3. Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y control.

4. Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la organización.5. Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organización.

REQUISITOS - Diferenciar los elementos que forman parte de la empresa. - Diferenciar los niveles y posiciones de autoridad.- Fácil de comprender. - Sencillo.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

POR SU NATURALEZA:

Micro-administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman

Macro-administrativos: Involucran a más de una organización Meso-administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo

sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso-administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado

POR SU FINALIDAD:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas.

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc.

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

POR SU AMBITO:

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.

POR SU CONTENIDO:

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes.

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma

general.

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas

POR SU DISPOSICIÓN GRÁFICA:

VERTICALES

En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.

HORIZONTALES

Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

CIRCULARES

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada

uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

MIXTO En este tipo de organigramas usted puede mezclar los tres tipos de organigramas anteriores (Vertical, Horizontal, Circular) en uno sólo, cada empresa, cada organización utiliza este tipo de organigramas debido a su alto volumen y complejidad de puestos que tienen bajo su administración y con ello buscan la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando, tome en cuenta que la mayoría de los documentos con los cuales se labora son de tipo tamaño carta por lo que se hace imprescindible el utilizar este tipo de herramienta para poder reconocer los diversos puestos que utiliza la organización.

ESCALARES

Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea horizontal, muestra la autoridad de esta última. Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes.

Los organigramas describen relaciones a lo interno en cualquier organización, por tanto corresponden a la sujeción a cierta simbología

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN

Son distintas formas de poner en coordinación sistemática, los diversos elementos humanos y materiales de un organismo. Los principales son los sistemas lineales, los sistemas funcionales y los sistemas mixtos. A continuación se mencionan los sistemas de organización que describen algunos autores referidos por Melinkoff en su texto las organizaciones.

Reyes Ponce y Jeener:

a) Sistema lineal.

b) Sistema funcional.

c) Sistema lineal y de Staff.

Spriegel:

a) Sistema lineal.

b) Sistema funcional.

c) Sistema mixto (Lineal y Staff).

d) Sistema Comisional.

Agramonte:

a) Puros: Sistema lineal.

b) Sistema funcional.

c) Sistema lineal y de asesoría.

d) Mixtos: Lineal Funcional, de organización Comisional

Sistema de organización lineal o de línea jerárquica (perspectiva fayoliana).

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Henry Fayol (1972), el mismo tiene como característica particular que las funciones generales reposan en la autoridad superior al establecer a partir de esta las líneas de mando, autoridad y comunicaciones, que van desde la máxima autoridad hasta el último funcionario. Se califica de jerárquico porque establece relaciones determinadas por órdenes que emanan desde un mismo departamento, otros autores lo denominan sistema escalar o vertical porque la autoridad o responsabilidad es escalonada, siguiendo los niveles de la organización. En este tipo de sistema la cantidad de funciones y la autoridad va disminuyendo a medida que desciende la escala jerárquica.

Ventajas del sistema lineal:

a) La organización resulta sencilla de comprender.

b) Genera rapidez en la ejecución de las órdenes.

c) Es de gran utilidad en las empresas pequeñas.

d) Hay clara definición de la autoridad responsabilidad

e) Se mantiene la eficacia en la disciplina y la unidad de mando.

Desventajas del sistema lineal:

a) No hace uso de las ventajas de la especialización.

b) Los jefes deben tener conocimientos diversos

c) La pérdida de hombres claves pone en peligro el funcionamiento de la empresa.

d) Existe la posibilidad de descuido de algunas funciones.

e) Demasiada rigidez debido a la restringida discrecionalidad.

Sistema de organización funcional o Tayloriano.

Este sistema fue propuesto en los inicios del desarrollo organizacional por Frederick Taylor (1972). Este enfoque organizacional tiene como particularidad que en lugar de concentrar las funciones, las distribuye en diversas autoridades superiores o intermedias, pues se basa en la diversidad de funciones que se realizan en un organismo. Para ello clasifica las funciones de acuerdo a las características y agrupa en unidades especializadas, las funciones similares o parecidas. El sistema no descansa en hombres sino en las funciones. En este sistema vale más la especialización que la posición jerárquica de los hombres.

Ventajas del sistema funcional:

a) Aprovecha las ventajas de la especialización.

b) Facilita el entrenamiento del personal debido a las exigencias de cada cargo.

c) Se facilita el control directo.

d) Se puede lograr la cooperación de todos los funcionarios, unidades o dependencia que forman los organismos.

Desventajas del sistema lineal:

a) A veces se dificulta fijar la responsabilidad final en cuanto al resultado de cierta actividad.

b) La supervisión es múltiple.

c) Se descarta el principio de unidad de mando.

d) No estimula el entrenamiento de los ejecutivos.

Sistema de organización lineal con staff, asesoría o plana mayor.

Esa un sistema de uso corriente en las grandes empresas donde se realizan gran número de funciones de cierta magnitud o complejidad. Es un sistema de organización

lineal al cual se agregan funciones asesoras o de dependencias asesoras denominadas staff, estado mayor, asesoría o plana mayos. Las unidades de asesoramiento sólo tienen autoridad de asesoramiento, no tienen mando sobre el personal de línea; solo tienen autoridad de mando sobre el personal de sus sistemas asesores.

Ventajas del sistema de línea y de staff:

a) Se aprovechan las ventajas de la especialización

b) Se mantiene la unidad de mando.

c) Se comenta la cooperación entre los funcionarios de línea y asesoría

Desventaja del sistema de línea y staff:

a) Puede generar confusión entre la autoridad de línea y asesoría.

b) Los funcionarios asesores tratan de evadir responsabilidad por no tener autoridad.

c) Los funcionarios de línea descargan la mayor parte de su trabajo en la dependencia asesora o funcionarios asesores.

d) La asesoría no es de obligatoria aceptación por la unidad de línea.

Organización comisional y tipos de comités o comisiones.

En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de decisión, descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la pirámide. En la práctica este modelo de organización de autoridad superior colegiada es poco frecuente. En Venezuela ha sido adoptado por las Universidades Nacionales u Oficiales. Más frecuentemente existen consejos, comités o comisiones intermedios dentro de una institución, sea que ésta se organice lineal o funcionalmente o en forma mixta.

Ventajas:

a) Los cometes fomentan la cooperación entre los integrantes.

b) Se reciben aportes valiosos.

Desventajas:

a) Alto costo en tiempo y dinero, la autoridad colectiva consume mucho tiempo en reuniones.

b) Dificultan la toma de decisiones.

c) Todos mandan y no adquieren responsabilidad en la repartición de la autoridad.

Un consejo o comité en un grupo de personas encargado de ciertas funciones específicas o de resolver un problema específico. Debido a las considerables variaciones en la autoridad asignada a los consejos y comités, ha surgido mucha confusión acerca de su naturaleza. Dependiendo de su autoridad pueden ser:

1. Consejos o comités de línea: La autoridad que detentan es de línea pueden tomar decisiones realizan una función determinada.

2. Consejos o comités de staff: Asesoran, no tienen autoridad de mando.

3. Comités formales: Están establecidos explícitamente en la estructura organizativa, se les asignan deberes y autoridad.

4. Comités informales: No están establecidos en la estructura. Se organizan para estudiar y dar opinión sobre un problema o tema específico.

5. Comités permanentes: Pueden ser formales e informales pero son estables en la estructura, duran un tiempo indefinido.

6. Comités temporales: Son informales y se crean por un tiempo determinado.

7. Comités consultivos: resuelven consultas formuladas por las instancias subordinadas, tienen poder de decisión.

8. Comités ejecutivos: son los que ejecutan decisiones.

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA BUENA ORGANIZACIÓN "AMA" (AMERICAN MANAGEMENT ASSOCIATION)

AMA es una organización internacional sin ánimo de lucro fundada en 1923. Su objetivo principal es ofrecer servicios a sus 100.000 miembros y al público en general a través de productos educativos en una amplia gama de temas relativos a la dirección y gestión de empresas. Se trata de una entidad líder en técnicas de dirección con la capacidad de desarrollar soluciones y procesos de aprendizaje, basándose en las estrategias de negocio y necesidades de cada uno de sus miembros y empresas clientes.

El acuerdo marco de colaboración establecido facilita entre ambas entidades el acercamiento de sus miembros respectivos y, en concreto, los socios de las entidades confederadas a CEDE pueden beneficiarse en condiciones especiales tanto de sus productos educativos como del acceso a la webpage de AMA (Mworld) y los servicios que incluye. En el ámbito institucional, ambas entidades cooperan para el desarrollo mutuo y la organización de actividades conjuntas.

El AMA (American Management Association) en 1941 incluyó en sus publicaciones unos principios de organización, a los denominados Diez mandamientos de la buena organización y son las siguiente.

1. Se deben asignar responsabilidades claras y definidas a cada ejecutivo, directivo, supervisor y capataz.

2. La responsabilidad debe estar siempre emparejada con correspondiente autoridad.

3. No se debe efectuar ningún cambio en la responsabilidad o campo de acción de un puesto, sin conocer claramente el efecto que se va a producir en todas las personas relacionadas con él.

4. Ningún ejecutivo o empleado que ocupe un puesto único en la organización debe estar sujeto a órdenes definidas de más de un origen.

5. Las órdenes nunca se deben dar a los subordinados pasando por encima de un

ejecutivo responsable.6. Las críticas a los subordinados deben hacerse en privado. En ningún caso un

subordinado debe ser criticado en presencia de ejecutivos o empleados de categoría igual o inferior.

7. Ninguna disputa o diferencia entre ejecutivos o empleados, en cuanto a autoridad o responsabilidad, debe considerarse demasiado trivial para que no necesite una rápida y silenciosa sentencia.

9. Ningún ejecutivo o empleado debe ser ayudante y al mismo tiempo crítico de la persona a la que ayuda.

10. Cualquier ejecutivo cuyo trabajo está sujeto a una inspección regular debe tener, siempre que sea posible, la ayuda y los medios necesarios que le faciliten el mantenimiento de un control independiente de la calidad del trabajo.

Aunque estos diez principios se refieren a un aspecto particular de la organización, las relaciones y dependencias entre sus integrantes, suponen una ayuda para crear el clima, evitando conflictos que desgastan y confunden los otros términos en que se basa la organización.

CLIMA ORGANIZACIONAL

Según Chiavenato (1992): Nos dice: “El clima organizacional constituye el medio interno de una organización, la atmosfera psicológica característica que existe dentro de la organización”.

Anzola (2003): opina que el clima se refiere a las percepciones e interpretaciones relativamente permanentes que el individuo tiene sobre su organización.

Para Méndez (2006): El clima organizacional se refiere al ambiente propio de una organización, producido y percibido por un individuo según las condiciones que encuentra en su proceso de interacción social.

En síntesis, podemos definir el clima organizacional como las percepciones compartidas entre los miembros de una organización sobre los procesos organizacionales.

DIFERENCIA ENTRE CLIMA Y CULTURA ORGANIZACIONAL

CULTURA ORGANIZACIONAL CLIMA ORGANIZACIONALConjunto de valores, creencias y entendimientos que los integrantes de una organización tienen en común.

Percepciones que el trabajador tiene de las estructuras y procesos que ocurren en un medio laboral.

Se trasmite en el tiempo y se va adaptando de acuerdo a las influencias externas y a las presiones internas producto de la dinámica organizacional (evolución histórica).

Refleja la forma en que están hechas las cosas en un entorno de trabajo determinado (Instantánea no histórica)

Es duradera Tiene carácter temporalPrecede y fundamenta el clima. Influye directamente en el desarrollo de

las actividades de la organización.Medición cualitativa / observación de campo.

Medición cuantitativa / encuesta.

Disciplina: Sociología/ Antropología. Disciplina: Psicología.

IMPORTANCIA

Permite:

- Identificar fuentes de conflicto

- Iniciar y sostener cambios

- Mejorar y desarrollar.

TIPOS

Según Renis Likert

Clima Autoritario:

- Sistema I: Autoritario Explotador

1. No se confía en los empleados.

2. Las decisiones se toman en la cima.

3. Las decisiones se distribuyen descendentemente.

4. Atmósfera de miedo, y amenazas.

5. Satisfacción de necesidades (niveles psicológico y de seguridad).

6. Ambiente estable.

7. Comunicación mediante directrices.

- Sistema II: Autoritario Paternalista.

1. Confianza condescendiente.

2. Las decisiones se toman en la cima, pero algunas se delegan.

3. Recompensas y algunas veces castigos.

4. La dirección juega con las necesidades sociales de sus empleados.

5. Ambiente estable y estructurado.

Clima Participativo:

- Sistema III: Consultivo

1. Confianza en los empleados.

2. Se les permite tomar algunas decisiones.

3. Comunicación descendente.

4. Recompensas y algunas veces castigos.

5. Necesidades de prestigio y estima.

6. Ambiente dinámico.

7. Admón. Por objetivos.

- Sistema IV: Participación en Grupos.

1. Plena confianza en los empleados.

2. Toma de decisiones diseminada en toda la organización.

3. Comunicación ascendente, descendente y lateral.

4. Los empleados están motivados por la participación.

5. Relación de amistad y confianza entre los superiores y subordinados.

6. Ambiente dinámico.

7. Los empleados y la dirección forman un equipo para alcanzar los objetivos.

CARACTERÍSTICAS

- Estructura : Representa la percepción que tiene los miembros de la organización acerca de la cantidad de reglas, procedimientos, trámites y otras limitaciones a que se ven enfrentados en el desarrollo de su trabajo. La medida en que la organización pone el énfasis en la burocracia, versus el énfasis puesto en un ambiente de trabajo libre, informal e inestructurado.

- Relaciones : Es la comunicación que manejan los empleados de la empresa, entre ellos mismos y sus directivos, formando lazos de amistad y/o compromisos laborales.

- Desafío : Es el sentimiento que aplican los empleados para mejorar y cumplir metas y objetivos propuestos por ellos mismos y por la empresa.

- Recompensa : Es la medida en que la organización utiliza más el premio que el castigo, esta dimensión puede generar un clima apropiado en la organización, pero siempre y cuando no se castigue sino se incentive al empleado a hacer bien su trabajo y si no lo hace bien se le impulse a mejorar en el mediano plazo.

- Estándares : Es la aceptación del grupo de trabajo por las normas de rendimiento dictadas por la organización.

- Cooperación : Es el sentimiento generado por los empleados de la organización hacia la colaboración y el compromiso de las funciones que deben o no realizar, gesto de pertenencia con su empresa.

- Identidad : Es el sentimiento de pertenencia a la organización y que es un elemento importante y valioso dentro del grupo de trabajo. En general, la sensación de compartir los objetivos personales con los de la organización.

- Conflicto : Es el grado de tolerancia y respeto por las opiniones y críticas de los miembros de la organización, analizadas entre ellos mismos.

- Normas : La importancia percibida de metas implícitas y explícitas, y normas de desempeño; el énfasis en hacer un buen trabajo; el estímulo que representan las metas personales y de grupo.

FUNCIONES

- Desvinculación : Lograr que grupo que actúa mecánicamente; un grupo que "no está vinculado" con la tarea que realiza se comprometa.

- Obstaculización : Lograr que el sentimiento que tienen los miembros de que están agobiados con deberes de rutina y otros requisitos que se consideran inútiles. No se está facilitando su trabajo, Se vuelvan útiles. Cambiar la monotonía y rutina laboral, con actividades productivas y de mayor utilidad.

- Espíritu : Es demostrarle a la empresa que se trabaja con ánimo, dedicación y compromiso, sin tener en cuenta la obligación de los deberes.

- Estructura : Es el conjunto de normas, procedimientos, reglas, y otras, que coordinan el desarrollo del personal en la empresa, y la asimilación y adaptación del personal hacia ellas.

- Responsabilidad : Es el compromiso que se tiene en el momento de entregar o dar resultados, tomando nuestras propias decisiones en el proceso de desarrollo de la función.

- Conflictos : Son los métodos de discusión que manejan la organización en cuanto a la solución de problemas y percances laborales y personales.

COMPONENTES

SUBJETIVOS OBJETIVOSLiderazgo Condiciones FísicasMotivación Política SalarialComunicación Diseño de PuestosParticipación Factores Externos

Atributos del Clima Examinados

1. Trato Interpersonal: Percepción de grado en que el personal se ayuda entre sí y sus relaciones es de cooperación y respeto.

2. Apoyo del Jefe: Percepción del grado en que el jefe apoya, estimula y da participación a sus colaboradores.

3. Sentido de Pertenencia: Percepción del grado de orgullo derivado de la vinculación a la empresa. Sentido de compromiso y responsabilidad en relación con sus objetivos y programas.

4. Retribución: Grado de equidad percibida en la remuneración y los beneficios derivados del trabajo.

5. Disponibilidad de Recursos: Percepción del grado en que el personal cuenta con los equipos, los implementos y el aporte requerido de otras personas y dependencias para la realización de su trabajo.

6. Estabilidad: Percepción del grado en que los empleados ven claras posibilidades de permanencia de la empresa y estiman que a la gente se la conserva o despide con criterio justo.

7. Coherencia: Percepción de la medida en que las actuaciones del personal y de la empresa se ajustan a los principios, políticas y leyes establecidas.

8. Claridad Organizacional: Grado en que el personal percibe que ha recibido información apropiada sobre su trabajo y sobre el funcionamiento de la empresa.

9. Trabajo en Equipo: Grado en que se percibe que existe en la empresa un modo organizado de trabajar en equipo y que tal modo de trabajo es conveniente para el empleado y para la empresa.

10. Valores Colectivos: Grado en que se perciben en el medio interno: Cooperación (ayuda mutua), responsabilidad (esfuerzo adicional, cumplimiento) y respeto (consideración, buen trato).

IMPACTO EN EL DESEMPEÑO LABORAL

IMPORTANTE

El buen humor y la confianza mutua son indispensables para que todos los colaboradores se vean motivados a desarrollar sus tareas y ocupen plenamente su posición.

CONCLUSIONES

Satisfacción Laboral y productividad.