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DISTRIBUCIN DEL ESPACIO EN LASREAS DE TRABAJODISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJOEs la disposicin fsica de los puestos de trabajo , sus componentes materiales y la ubicacin de las instalaciones para la atencin y servicios al personal y a los clientes.

CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACION DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCION DEL ESPACIO

ASPECTOS ORGANIZACIONALESCONJUNTO DE CRITERIOS PARA ALINEAREstrategiasEstructuraLa CulturaEl Liderazgo

ESTRUCTURA OGANIZACIONALCULTURA ORGANIZACIONALDebe fomentar el respeto a las creencias, actitudes, valores, hbitos, costumbres y supuestos.Fortalecer los valores modulares para la formacin de una cultura fuerte.Crear condiciones adecuadas para una cultura adaptable, de logro, de clan y burocrtica.

Es un hecho que las instalaciones son un medio que incide de manera determinante en el comportamiento de lder y de sus subordinados.El ejercicio de liderazgo y la distribucin del espacio estn estrechamente relacionado y conviven en armona y flexibilidad.LIDERAZGO ORGANIZACIONAL

Tcnicas AUXILIARES

PRINCIPIOSINTEGRACION TOTALFLEXIBILIDADCIRCULACINMINIMA DISTANCIA RECORRIDAConcentrar al personal en amplios locales de trabajo, con divisiones interiores o sin ellas, con buena iluminacin, ventilacin, comunicacin y adaptabilidad al cambioEvitar superficies donde trabaje un nmero excesivo de personas, Cuando se necesita aislar a algunos puestos, sin renunciar por ello a las ventajas que derivan de un local comn, suelen utilizarse separaciones mvilesUna serie de guas para obtener una distribucin eficaz y alcanzar los objetivos mencionadosGUIAS FUNDAMENTALES

12Informacin para la toma de decisiones Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con informacin confiable, ntegra y oportuna para lograr los objetivos estratgicos de las organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital importancia disponer de informacin integrada por departamentos; dicho de otra manera, que sus fuentes y almacenes de informacin dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener informacin til y confiable para el logro de sus objetivos.

Esta automatizacin permite tener un mayor ndice de certeza a la hora de definir una estrategia o un plan de accin en cualquiera de las reas involucradas. En tiempos anteriores, la estrategia de las diferentes empresas variaba segn con el tiempo, hubo poca en donde el nmero de produccin generaba poder y ventaja competitiva, despus la calidad en el servicio dio origen al boom en este aspecto a las empresas certificadas con las diferentes normas de calidad mundial. Pero actualmente la estrategia a seguir la determina la informacin, el tener la informacin correcta, en el momento correcto y para la persona correcta da un poder que puede aventajar a los competidores.

El trabajo tiene que fluir siempre hacia delanteLa colocacin del escritorio con o sin mquina de escribir o calculadora, as como la silla o silln para un puesto de trabajo debe hacerse tomando en cuenta el movimiento de la personaLas unidades que tengan funciones similares y relacionadas entre s deben colocarse prximas o adyacentes.Los escritorios deben tener un estilo uniforme y de dimensiones acordes con las necesidades del trabajo14Informacin para la toma de decisiones Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con informacin confiable, ntegra y oportuna para lograr los objetivos estratgicos de las organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital importancia disponer de informacin integrada por departamentos; dicho de otra manera, que sus fuentes y almacenes de informacin dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener informacin til y confiable para el logro de sus objetivos.

Esta automatizacin permite tener un mayor ndice de certeza a la hora de definir una estrategia o un plan de accin en cualquiera de las reas involucradas. En tiempos anteriores, la estrategia de las diferentes empresas variaba segn con el tiempo, hubo poca en donde el nmero de produccin generaba poder y ventaja competitiva, despus la calidad en el servicio dio origen al boom en este aspecto a las empresas certificadas con las diferentes normas de calidad mundial. Pero actualmente la estrategia a seguir la determina la informacin, el tener la informacin correcta, en el momento correcto y para la persona correcta da un poder que puede aventajar a los competidores. La ubicacin de los escritorios debe permitir que la luz natural pase sobre el hombro izquierdo de cada persona, a fi n de evitar las perjudiciales fuentes de luz frontales. Los archiveros y otros gabinetes que se encuentren dentro de una zona de trabajo deben tener una altura uniforme para mejorar la apariencia general. Asimismo

15Informacin para la toma de decisiones Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con informacin confiable, ntegra y oportuna para lograr los objetivos estratgicos de las organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital importancia disponer de informacin integrada por departamentos; dicho de otra manera, que sus fuentes y almacenes de informacin dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener informacin til y confiable para el logro de sus objetivos.

Esta automatizacin permite tener un mayor ndice de certeza a la hora de definir una estrategia o un plan de accin en cualquiera de las reas involucradas. En tiempos anteriores, la estrategia de las diferentes empresas variaba segn con el tiempo, hubo poca en donde el nmero de produccin generaba poder y ventaja competitiva, despus la calidad en el servicio dio origen al boom en este aspecto a las empresas certificadas con las diferentes normas de calidad mundial. Pero actualmente la estrategia a seguir la determina la informacin, el tener la informacin correcta, en el momento correcto y para la persona correcta da un poder que puede aventajar a los competidores. Deben realizarse previsiones con respecto a las cargas mximas de trabajo para afrontar el incremento del volumen de las operaciones, Las unidades centrales de servicio, como archivos, pool secretarial y fotocopiado, entre otras, deben ubicarse cerca de las unidades que requieran sus servicios Colocar en reas a prueba de sonidos las unidades que utilizan mquinas y equipo ruidoso. Las unidades que tienen mucho contacto con clientes deben ubicarse cerca de las entradas, ascensores y zonas de recepcin

16Informacin para la toma de decisiones Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con informacin confiable, ntegra y oportuna para lograr los objetivos estratgicos de las organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital importancia disponer de informacin integrada por departamentos; dicho de otra manera, que sus fuentes y almacenes de informacin dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener informacin til y confiable para el logro de sus objetivos.

Esta automatizacin permite tener un mayor ndice de certeza a la hora de definir una estrategia o un plan de accin en cualquiera de las reas involucradas. En tiempos anteriores, la estrategia de las diferentes empresas variaba segn con el tiempo, hubo poca en donde el nmero de produccin generaba poder y ventaja competitiva, despus la calidad en el servicio dio origen al boom en este aspecto a las empresas certificadas con las diferentes normas de calidad mundial. Pero actualmente la estrategia a seguir la determina la informacin, el tener la informacin correcta, en el momento correcto y para la persona correcta da un poder que puede aventajar a los competidores. Deben instalarse suficientes contactos elctricos de piso para equipo y oficina Los archiveros y el equipo que se utiliza frecuentemente deben instalarse cerca del personal que los usa. Es necesario proporcionar al personal y a los visitantes servicios adecuados de: sanitarios espacios para los periodos de descanso o espera, donde se pueda hablar de manera informal o tomar un refrigerio, y suficientes tomas de agua.

17Informacin para la toma de decisiones Con el transcurso del tiempo, se ha ido incrementando la importancia de contar con informacin confiable, ntegra y oportuna para lograr los objetivos estratgicos de las organizaciones. Debido a esto, para las organizaciones actuales es de vital importancia disponer de informacin integrada por departamentos; dicho de otra manera, que sus fuentes y almacenes de informacin dispongan de los medios mediante los cuales puedan generar, compartir, actualizar, comunicar y obtener informacin til y confiable para el logro de sus objetivos.

Esta automatizacin permite tener un mayor ndice de certeza a la hora de definir una estrategia o un plan de accin en cualquiera de las reas involucradas. En tiempos anteriores, la estrategia de las diferentes empresas variaba segn con el tiempo, hubo poca en donde el nmero de produccin generaba poder y ventaja competitiva, despus la calidad en el servicio dio origen al boom en este aspecto a las empresas certificadas con las diferentes normas de calidad mundial. Pero actualmente la estrategia a seguir la determina la informacin, el tener la informacin correcta, en el momento correcto y para la persona correcta da un poder que puede aventajar a los competidores. PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

Diagnstico de la situacin actual Anlisis de la organizacin Revisin de los procedimientos Distribucin actual del espacio Lista del mobiliario y equipo Plantilla de personal Previsin de necesidades futuras Organizacin Procedimientos Mobiliario Personal Estimacin de la superficie requerida Inventario del personal actual y necesidades de espacio Transformacin de superficie neta en superficie bruta Plan bsico Ubicacin de unidades Asignacin de personal y equipo por unidad Mtodo para preparar el plan de distribucinPREVISIN DE NECESIDADES FUTURASPermite conocer las necesidades de espacio y la distribucin que se requiere para el desarrollo deltrabajo y derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.ANLISIS DE LA ORGANIZACIN Organigramas. Cuadros de distribucin del trabajo. Estadsticas de trabajo. Sociogramas. rboles de decisin. Redes para el anlisis lgico de problemas. Tablas de decisiones.REVISIN DE LOS PROCEDIMIENTOS El arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un anlisis de flujo correspondiente a la realizacinde las funciones. Las tcnicas pueden ser herramientas eficaces y relativamente sencillas para analizar los datos.DISTRIBUCIN ACTUAL DEL ESPACIO El estudio de la distribucin debe delimitar las reas de conflicto, lo que permite suministrar informacin preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y el equipo utilizados, y una base para comparar la distribucin actual con la nueva.LISTA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO Debe elaborarse una lista que incluya toda la informacin necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el rea que se estudia. Cada unidad fsica debe numerarse durante esta etapa con el fin de utilizarla en la distribucin final.PLANTILLA DE PERSONAL El nmero de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidad especfica, identificando puestos y nmero de plazas.PLAN ESTRATGICOLa tercera etapa de la planeacin comprende los aspectos siguientes:

El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo y las comunicaciones personales, su naturaleza, volumen y secuencia.

Requerimientos de un tipo especfico de espacio por tipo de unidad.

Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio en caso de expansin.Ubicacin de unidadesAsignacin de personal y equipo por unidadDebe planearse el arreglo de escritorios, mobiliario y equipo para cada persona y rea de la organizacin, con el propsito de:

Facilitar el trabajo.

Respetar su flujo.

Integrar una oficina funcional y atractiva.Reunir los instrumentos para la distribucin del espacio.Configurar los modelos por rea.Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores. Preparar la distribucin final. Aprobacin. La disposicin fsica de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, as como la ubicacin de servicios al personal y al pblico, no deben hacer caso omiso de aquellos factores fsicos que contribuyen a la creacin de un ambiente de trabajo favorable.Mtodo para preparar el plan de distribucinAmbiente Fsico

AMBIENTE FISICOEs necesario satisfacer algunos requisitos para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales. ILUMINACINse ha demostrado la existencia de variaciones del rendimiento cuando se modifica la intensidad luminosa. se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminacin directa para evitar contrastes .

Color de las reasSon ampliamente conocidos los efectos psicolgicos que produce el color.

No debe emplearse el color blanco en superficies o muros que reciban luz solar directa.

Los tonos que tienden al violeta o gris intenso se consideran deprimentes.Los tonos que tienden al rojo intenso producen excitacin

Los colores que tienden al verde claro o azul se consideran psicolgicamente fros y sedantes.

Temperatura ambienteLos mrgenes de temperatura ms recomendables para el desarrollo de actividades administrativas se suelen establecer entre 18 y 22 C.

Insonorizacinla calidad del trabajo depende en gran medida del control de este factor.La difusin del ruido se reduce con: Paneles de filtro y cartn perforado en muros y techos. Revestimientos de escayola o materiales porosos. Pavimentos de materiales amortiguadores del ruido. Formacin de compartimientos mediante separaciones en locales comunes.

Mobiliario de trabajoEdificios inteligentesUn edificio inteligente es aquel que proporciona unambientede trabajo productivo y eficiente a travs de la optimizacin de sus cuatro elementos bsicos:estructura, sistemas, servicios yadministracinObjetivos: Conocer lo que sucede dentro y en el permetro inmediato de una organizacin. Dar una respuesta rpida a los requerimientos de sus ocupantes. Establecer un clima personal y las condiciones tecnolgicas necesarias para que los usuarios de las instalaciones desarrollen al mximo sus capacidades, productividad y satisfaccin personales. Reducir costos de operacin mediante el control de los consumos de energa y material.Es aplicar mtodos, tcnicas y estrategias para encontrar una forma ms efectiva de realizar un trabajo.Trabajo inteligenteSistemas expertos (basados en conocimiento). Sistemas automatizados para captar e imitar el conocimiento de un experto humano.Sistemas en lenguaje natural. Procesamiento de lenguaje natural que abre una puerta para el dilogo directo entre el hombre y la computadora, lo que evita la programacin normal y el protocolo del sistema operativo.Sistema de percepcin de visin, habla y tacto. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el usuario que aceptan informacin y la traducen admisiblemente al resto del sistema, o de ste al usuario en forma comprensible.PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO

La distribucin racional del espacio debe sistematizar lasacciones provenientes de un anlisis que cuente con los elementos de juicio y establecer objetivos y metas.Diagnstico de la situacin actual

Permite conocer las necesidades de espacio y la distribucin que se requiere para el desarrollo del trabajo y derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.Anlisis de la organizacinElemento fundamental para determinar las funciones que stadesempea y las actividades de cada empleado; el responsable del estudio se debe auxiliar de instrumentos tcnicos como:

Organigramas. Cuadros de distribucin del trabajo. Estadsticas de trabajo. Sociogramas. rboles de decisin. Redes para el anlisis lgico de problemas. Tablas de decisiones.

Este anlisis permite que el plan de acondicionamiento respete la estructura organizacional y complementa las funciones establecidas.Revisin de los procedimientos El arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un anlisis de flujo correspondiente a la realizacinde las funciones. Esta informacin puede representarse en forma de fluxograma, donde semuestran los pasos relativos a las operaciones de las unidades orgnicas. Son herramientas eficaces y sencillas para analizar los datos.

Entre los diagramas ms tiles para este propsito est el fluxograma arquitectnico, en el se percibe el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un rea, as como el movimientode los documentos en funcin de ese arreglo. Distribucin actual del espacio

El estudio de la distribucin debe delimitar las reas de conflicto.

Para representar con fidelidad la distribucin actual es necesario contar con un plano o dibujo delespacio disponible en una escala determinada (de preferencia 1:50 para planos generales y 1:20 o 25 en planos de detalle).

En el plano se deben representar la ubicacin precisa y el tamao de elementos.Lista del mobiliario y equipo

Debe elaborarse una lista que con toda la informacin necesaria para identificar el mobiliario y equipo ubicado en el rea que se estudia; son datos relevantes la cantidad, dimensiones, clase, modelo, material, antigedad, as como otras observaciones sobre cada uno de los elementosmateriales por unidad administrativa y por puesto. Plantilla de personal

El nmero de empleados de uno y otro sexo debe registrarse por unidad especfica, identificando puestos y nmero de plazas. Esta informacin es esencial para proyectar instalaciones tales como casilleros, lavabos, sanitarios, comedor, etctera.

Previsin de necesidades futuras

1. Organizacin

Proyectar, en lo posible, la medida en que las decisiones de la alta autoridad influirn en la distribucin en un futuro prximo, para determinar si la organizacin considera los cambios mencionados a continuacin:

a) Ampliar o reducir la estructura orgnica.b) Descentralizar o desconcentrar funciones o unidades.c) Incluir nuevas funciones.d) Reorientar funciones.e) Modificar las cargas de trabajo.f) Implementar nuevos sistemas.g) Desincorporar reas, servicios o ambos.h) Modificar el objeto de la organizacin.i) Invertir recursos de capital.j) Diversificar los productos y servicios en el mercado.k) Reorientar los productos y servicios que se ofrecen al mercado.l) Fortalecer los canales de distribucin.

Procedimientos

Planes y propsitos repercutirn en los sistemas de trabajo, toda vez que cambiarn el flujo de las operaciones. Entre los mecanismos que se emplean estn los siguientes: Diagramas de flujo. Diagramas de programacin de computadoras. Diagramas de distribucin de espacio. Matriz de especificaciones o requerimiento de espacio.

Mobiliario

Deben tomarse en consideracin las necesidades de nuevo mobiliario y equipo para llegar a una cuerdo sobre sus dimensiones y caractersticas. De la misma manera, seleccionar el tipo de divisiones y canceles de las reas de trabajo.Personal

Es necesario prever los cambios en el nmero de personal, pues en muchos casos un rea de trabajo para cierta cantidad de empleados. Esta informacin es indispensable cuando se tiene que proyectar la instalacin de servicios para el personal (sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor, etctera).

Estimacin de la superficie requerida

Este clculo debe repetirse en las reas requeridas para todos los puestos.

Inventario del personal actual y necesidades de espacio

El inventario puede hacerse anotando los datos relativos a los puestos de cada unidad. La asignacin de espacios debe efectuarse en funcin de: Tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para realizar el trabajo (fi guras 5.27 y 5.28). Descripcin de cada artculo del mobiliario y equipo, aparte del incluido por cada individuo. Esto mostrar el tamao y tipo de artculo (fi guras5.29, 5.30 y 5.31). Requerimientos departamentales para servicios especiales, tales como almacn, saln de conferencias, etc. (fi guras 5.32 y 5.33). Resumen por departamento : personal actual y categoras; superficie netarequerida para despachos individuales segn categoras; superficie neta requerida para despachoscolectivos; superficie requerida para equipo especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el equipo.

Transformacin de superficie neta en superficie bruta

En la estimacin de las reas de trabajo superficie neta expuestas, no se incluyeron algunos factores que implican una mayor disponibilidad de superficie, como los espacios destinados a servicios(portera, instalacin para equipo de aire acondicionado, escaleras, tiro de elevadores, corredores,etc.), tampoco los destinados a equipo electrnico, calefaccin y transportacin dentro del edificio, ni las reas ocupadas por columnas u otro tipo de estructuras