Organización Esta segunda etapa del proceso administrativo consiste en decidir qué recursos y actividades son necesarias para alcanzar los objetivos de la organización, así como distribuir recursos, definir funciones y tareas con el fin de delegar responsabilidades. La palabra organización se utiliza actualmente en dos sentidos: el primero de ellos se refiere a la empresa o grupo funcional; por ejemplo, una empresa, una escuela, un equipo de futbol, una dependencia gubernamental, etc. El segundo sentido implica el proceso de organizar, la manera en que se dispone el trabajo y se asigna entre los miembros de la empresa para alcanzar de manera eficiente las metas de la organización. (Stoner, 1999). Organizar: es el proceso de hacer que la estructura de la empresa se ajuste a sus objetivos, recursos y ambiente. De acuerdo con los autores Stoner y Freeman (1999), el proceso de organización consta de 5 pasos esenciales: Paso 1. Enlistar el trabajo que sea necesario para alcanzar los objetivos de la empresa. Paso 2. Dividir el trabajo, es decir, separarlo en actividades que sean factibles de ser desarrolladas por parte de las personas o los equipos de trabajo. Paso 3. Departamentalizar, es decir, agrupar por departamento o áreas funcionales aquellas actividades de trabajo que sean similares y estén conectadas de manera lógica entre sí. Esta combinación deberá hacerse de manera eficiente, por lo cual es necesario un organigrama en el que se refleje tanto la departamentalización como sus conexiones. Paso 4. Coordinar acciones, lo cual significa que se deben integrar las actividades de las distintas áreas de una empresa con el fin de lograr los objetivos organizacionales. Paso 5. Controlar la efectividad de las estructuras organizacionales y ajustarlas a las necesidades de la empresa, así como a los cambios del medio ambiente. Para definir la estructura en la organización, es preciso responder las siguientes preguntas: quién, qué, dónde, cuándo y cómo se organizarán las actividades de la empresa. De manera más específica, la estructura de una organización se analiza a

través del diseño de los siguientes elementos (de hecho, se consideran como principios básicos del diseño de una organización): • La unidad de mando: consiste en considerar que cada subordinado debe tener un solo superior ante el que es responsable. Nadie en la organización debe tener dos o más jefes. Esto es debido a que la multiplicidad de órdenes provoca conflictos de prioridades, de asignación de recursos y de definición de tareas. • El tramo de control: este principio del diseño de la organización se utiliza para determinar cuántos subalternos debe tener un jefe, para que su labor pueda se considerada como eficaz. La mayoría de los autores sostienen que el rango deseable de subalternos está entre tres y nueve. A medida que el tramo de control o número de subalternos es mayor, la eficacia se reduce de manera significativa, al grado de que los jefes no llegan a tener oportunidad de conocer de manera directa cuáles tareas en específico realiza cada subalterno. • La división del trabajo: este aspecto se refiere a la especialización del trabajo, las labores individuales y de grupo dentro de la organización, así como la combinación de las labores en unidades de trabajo. Las acciones clave que se realizan en la división del trabajo son: 1. Jerarquizar las funciones de la organización por orden de rango, grado o importancia. 2. Departamentalizar, es decir, dividir y agrupar las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. • Por lo tanto, la departamentalización se define como la agrupación de actividades por unidades de acuerdo con la afinidad de tareas. Puede tener muchas variedades de diseño; por ejemplo: departamentalización funcional, por producto, por clientes, por cobertura geográfica, entre otros. • La forma de representar gráficamente la departamentalización de una organización es a través de lo que se conoce como Organigrama. A continuación se describen las características de los principales tipos de departamentalización, con ejemplos de organigramas en cada caso: Departamentalización funcional: Consiste en agrupar las actividades de una organización con base en la afinidad de las funciones (contabilidad, mercadotecnia, personal, compras, operaciones, etc.). Las funciones cambian de acuerdo con la naturaleza de la organización. Por ejemplo, un hospital subdividiría sus departamentos funcionales en laboratorio químico, laboratorio de rayos X, urgencias, admisiones, seguros, servicios a pacientes, etc. Un club social podría organizarse en los departamentos de relaciones externas, financiamiento de eventos, promoción de nuevos socios, actividades deportivas, etc. En la siguiente figura se presenta un ejemplo de este tipo de departamentalización (en este caso, las áreas funcionales de la empresa son: comercialización, ingeniería, producción y finanzas).

Figura 1. Departamentalización funcional.

Fuente Koontz, H., y Weihrich, H. (2000). Administración, una perspectiva global. En Garza, J. G. (Ed.), Administración contemporánea (2a. ed., p.96). México: McGraw-Hill. Departamentalización por producto o servicio: En este caso, la agrupación se integra de acuerdo con los distintos satisfactores que se producen en la empresa o los servicios que se ofrecen. Una empresa que tiene diferentes opciones de productos y servicios puede dividirlos como se observa en la siguiente figura:

Figura 2. Departamentalización por producto o servicio.

Fuente: Garza, J. G. (2000). Administración contemporánea (2a. ed., p. 96). México: McGraw-Hill.

Departamentalización por compradores o clientes: Este tipo de organización se aconseja cuando los clientes pueden ser perfectamente identificados como grupos o segmentos especiales con necesidades especiales (diferentes a las de otros clientes). Un ejemplo de una clasificación divisional basada en los clientes puede ser la siguiente: clientes mayoristas, clientes detallistas, clientes de exportación. Otro ejemplo de este tipo de departamentalización se presenta en la siguiente figura (en este caso, cada división representa a un tipo de clientes: productos de consumo industrial, productos de consumo masivo y para el Gobierno).

Figura 3. Departamentalización por compradores o clientes.

Departamentalización geográfica: Este tipo de estructura se presenta cuando las empresas crecen abriendo sucursales o plantas en distintos lugares geográficos, o cuando su crecimiento las lleva a incursionar en nuevos mercados. Este tipo de departamentalización es recomendable cuando las empresas tienen un ámbito de acción territorialmente extenso. En la siguiente figura se observa un ejemplo de este tipo de estructura, en el cual cada gerente de región tiene a su cargo a responsables de las cuatro áreas funcionales básicas, aunque la empresa (llamada corporativo o matriz) tenga sus propias áreas funcionales. En este caso, el director tiene a su cargo a los gerentes de las áreas funcionales del corporativo y a los gerentes de las zonas geográficas.

Figura 4. Departamentalización geográfica.

Referencias

Garza, J. G. (2000). Administración contemporánea (2a. ed.). México: McGraw-Hill.

Robbins, S. R., y de Cenzo, D. (1996). Fundamentos de administración. México: Prentice Hall.

Stoner, J., y Freeman, E. (1999). Administración. México: Prentice Hall.