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Proceso de OV en QAD

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ORDENES DE VENTA

ORDENES DE VENTA

QADQAD

ORDENES DE VENTA

ORDENES DE VENTA

Objetivos..2Crdito de Ordenes de Venta..2Lgica de Recoleccin de Asignaciones...2Mantenimiento de Ordenes de Ventas..2Ingreso de Ordenes de Venta Pendientes...2Embarques de Ordenes de Ventas...2Facturacin...2

OBJETIVOS Registrar y monitorear la actividad de ventas

Capturar cotizaciones de ventas y cotizaciones recurrentes

Liberar cotizaciones de ventas y cotizaciones recurrentes a rdenes de ventas

Registrar y analizar cotizaciones perdidas

Dar rdenes de ventas para partes inventariables, y no inventariables.

Imprimir y reimprimir rdenes de ventas .

Revisar las rdenes de ventas abiertas y mrgenes brutos.

Asignar inventario disponible a rdenes de venta.

Imprimir listas de empaque y etiquetas de embarque.

Embarcar rdenes de ventas y registrar rdenes pendientes.

Facturar y registrar facturas a cuentas por cobrar.

Imprimir y reimprimir facturas de ventas.

Revisar comisiones de vendedores, cotizaciones y anlisis de desempeo.

Analizar el historial de ventas.

El sistema maneja todas las etapas de la funcin de ventas, desde la cotizacin y orden de venta hasta el embarque y facturacin.

Algunas etapas del ciclo son opcionales. Las rdenes de venta se pueden capturar directamente o liberarse a travs de una cotizacin.

No es necesario imprimir las cotizaciones y rdenes de venta ni los documentos de recoleccin, sin embargo son documentos de referencia muy tiles.

Archivo de Control de Cotizaciones de Ventas (6.24)

El nmero de cotizacin lo asigna automticamente el sistema, nicamente registre el nmero inicial y el sistema incrementar este nmero automticamente.

Las cotizaciones se pueden capturar usando formatos de lneas sencilla o mltiple. Seleccione el mtodo que generalmente usar.

Si desea que siempre se impriman las cotizaciones para revisin, indique Si en el campo Impr Cotizaciones.

La direccin de las compaa primero se debe definir usando la funcin MNTO DIRECCIONES DE COMPAIA (2.12). La direccin que se d de alta es la que se imprimir por omisin en la cotizacin.

La Descripcin de "Libre a Bordo" ser usada por omisin para todas las cotizaciones que se capturen.

Si lo desea puede imprimir comentarios en cualquier encabezado o partida de las cotizaciones de ventas, haciendo caso omiso de los parmetros del archivo de control. El parmetro del archivo de control solamente establece si desea poner comentarios o no.

La mayora de las cotizaciones expiran despus de un nmero fijo de das. Registre este nmero usando la funcin ARCH CONTROL COTIZ DE VENTAS (6.24). Este nmero lo usa el sistema para calcular automticamente la fecha de expiracin cada vez que capture una cotizacin.

Las cotizaciones se pueden capturar directamente o copiarlas de otras cotizaciones u rdenes de venta existentes.

Al momento de copiar una cotizacin puede modificar el cliente y la direccin de envo junto con las fechas.

La funcin MNTO COTIZ DE VTAS (6.1) le permite modificar la cotizacin despus de haberla copiado.

La captura de las cotizaciones de ventas se divide en tres secciones: el encabezado, las partidas y la parte final.

El encabezado de la cotizacin contiene la informacin general de la cotizacin, por ejemplo, el nombre del cliente, la fecha, observaciones, etc.

Cada cotizacin tiene una fecha de cotizacin y una fecha de expiracin. No es necesaria la fecha de vencimiento hasta el momento de liberar la cotizacin.

Se pueden imprimir comentarios en el encabezado de la cotizacin y en cada partida.

Cada cotizacin de ventas puede tener varias partidas.

El nmero de parte del cliente se puede registrar en la partida. El precio y el descuento de la lista de precios se desplegarn.

Se pueden hacer cotizaciones de ventas de artculos inventariados y no inventariados.

Las cantidades que se cotizan no afectan los saldos disponibles para promesa o las cantidades a ordenar y MRP no considera estas cantidades para los clculos de planeacin.

La parte final de la pantalla despliega el total y los impuestos.

Use la funcin MNTO COTIZ DE VTAS (6.1) para liberar una cotizacin y capture lo que se indica a continuacin:

Liberar = [Si]

Fecha de vencimiento de la orden

Cantidad a liberar (para cada partida que se va a liberar)

La cotizacin se libera para crear una orden. El nmero de orden de ventas y la cantidad liberada se registran en la cotizacin. La cantidad que no se liber permanecer abierta en la cotizacin.

Si desea cerrar la cotizacin capture un cdigo de razn de prdida en cada partida de la cotizacin, con el fin de registrar el motivo por el cual se cancel el remanente.

Un cdigo de ciclo se puede registrar en cada cotizacin de ventas. Este cdigo indica el ciclo en el cual la cotizacin se debe liberar para crear una orden. El cdigo de ciclo puede ser semanal, mensual o trimestral, etc. (sem, men, tri)

La cotizacin se capturar tecleando en el campo LIBER [S]i y la cantidad pendiente por liberar.

En cada ciclo las cotizaciones con este cdigo se liberarn a rdenes de ventas.

En cada ciclo la cantidad liberada se restar de la cantidad cotizada. Cuando se liber toda la cantidad cotizada la cotizacin se cierra.

Las cotizaciones perdidas se identifican estableciendo en cada partida un cdigo de razn de prdida.

Los cdigos de razn de prdida se dan de alta en el archivo de cdigos de razn con el tipo de razn para la "cotizacin".

La razn de prdida le permite registrar la razn por la cual no se efectu la venta. Esto le puede ser de gran utilidad para propsitos de anlisis.

Se pueden obtener reportes CAUSA PERDIDA COTIZ VENTAS (6.17) por cada tipo de razn.

7.24 Archivo de Control de Ordenes de Ventas

SYMBOL 183 \f "Symbol" \s 10 \hLos parmetros principales en el archivo de control son los parmetros de asignacin. Estos incluyen: Seleccin para calcular la cantidad disponible.

Pantallas de asignacin.

Limitar las asignaciones de la cantidad disponible.

Considerar nicamente las lneas asignadas.

Si lo desea puede imprimir las listas de recoleccin de las rdenes con cantidad asignada para controlar los embarques que son responsabilidad del departamento de Ventas y no del departamento de Embarques. El departamento de Embarques nicamente recibir las listas de recoleccin de las rdenes listas para envo.

El tiempo de entrega de embarques automticamente pondr la fecha de vencimiento igual a la fecha de la orden ms este tiempo de entrega. Esto le ayudar a establecer un cdigo de razn en las fechas de vencimiento, especialmente si nunca se enva el mismo da.

Las direcciones de la compaa primero se deben definir usando la funcin MNTO DIRECCIONES DE COMPAIA (2.12) y se imprimir en la documentacin de ventas si as lo especifica.

Si lo desea puede imprimir comentarios en cualquier encabezado o partida de las rdenes de ventas, haciendo caso omiso de los parmetros del archivo de control. El parmetro del archivo de control solamente establece si desea poner comentarios o no.

Las rdenes se pueden capturar usando formato sencillo o mltiple. Seleccione el mtodo que generalmente usar.

El nmero de orden y factura lo asigna automticamente el sistema, nicamente debe registrar el nmero inicial y el sistema incrementar este nmero automticamente.

El ingreso de rdenes de ventas, se divide en tres secciones: encabezado, partidas y seguimiento.

El encabezado contiene informacin comn de la orden de venta completa tal como el nombre del cliente, observaciones, etc.

Se pueden capturar comentarios en el encabezado de la orden de venta y en cada partida.

Pueden capturarse partidas mltiples en cada orden.

El nmero de parte del cliente se puede capturar en la partida. Aparecer el precio al cliente, si existe. Si no se ha ingresado ninguna lista de precios aparecer el precio base de la parte.

Las partidas pueden tener sus propias fechas de vencimiento y cdigo de impuestos.

El vendedor y la tasa de comisin se pueden capturar en cada partida.

El consumo de pronstico puede ser especificado en cada partida.

El nmero de ventas\trabajo en planta se usa para rastrear ventas de un trabajo especfico.

La pantalla de rastreo muestra la informacin de totales, impuestos y otros cargos.

Crdito de Ordenes de Venta

Use CrEdito Orden Ventas (men 7.8) para tener acceso a manejar el estado de crdito (accin) en las rdenes de venta.

Use Mnto CrEdito OrdenES de Venta (men 7.8.1) para revisar todos los datos relativos al crdito de una orden de venta y para mantener los trminos de crdito y estado de accin (crdito).

Use RetENCION AUTOMATICA DE CRED OV (men 7.8.13) para crear un reporte y para cambiar el estado de accin (crdito) en las rdenes de venta.

Use AprobACION AUTOMATICA CREDITO OV (men 7.8.14) para crear un reporte y limpiar el estado de accin (crdito) en las rdenes de venta.

Use Cons CrEdito de ordenes venta (men 7.8.2) para generar una pantalla o lista impresa de rdenes de venta e informacin de crdito en rdenes de venta.

Use Rep CrEdito de ordenes venta (men 7.8.3) para imprimir un reporte de rdenes de venta e informacin relacionada con el crdito en rdenes de venta.

7.13 Histrico de Facturas

Funciones para revisar e imprimir facturas despus de que han sido registradas.

Un CONS HISTORICO DE FACTURAS (men 7.13.1) para generar una pantalla o lista impresa de partidas de rdenes de ventas de facturas registradas.