“ordenar bibliotecas es ejercer de un modo silencioso el ... · que contribuyan al mejoramiento y...
TRANSCRIPT
“Ordenar bibliotecas es ejercer de un modo silencioso el arte de la crítica”.
Jorge Luis Borges
“En Egipto se llamaban las bibliotecas el tesoro de los remedios del alma. En efecto, curábase en
ellas de la ignorancia, la más peligrosa de las enfermedades y el origen de todas las demás”.
Jackes Benigne Bossuet
i
Tabla de contenido
Prefacio …………………………………………………………………………….. 1
Introducción ……………………………………………………………………….. 2
Capítulo 1. La Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl (UTN) ……………… 4
1.1 Antecedentes ................................................................................................... 4
1.1.1 Origen ........................................................................................................ 5
1.1.2 Misión ....................................................................................................... 7
1.1.3 Visión ........................................................................................................ 7
1.1.4 Organigrama ............................................................................................. 8
1.1.5 Carreras ..................................................................................................... 11
1.1.6 ¿Qué es el Sistema Integral de Información Escolar (SIIE)? ................... 12
1.2 Departamento de Servicios Bibliotecarios ..................................................... 13
1.2.1 Antecedentes ............................................................................................. 14
1.2.2 Objetivo y funciones ................................................................................. 15
1.2.3 Personal ..................................................................................................... 16
1.2.4 Servicios ................................................................................................... 16
1.2.5 Usuarios .................................................................................................... 18
1.2.6 Colecciones ............................................................................................... 18
1.2.6.1 Tipo de estantería ............................................................................ 20
Capítulo 2. Organización técnica del material documental ………………………... 21
2.1 Actividades …………….....…........................................................................ 21
2.2 El documento y sus características ……………………………...…………... 22
2.3 Colección ……………………………………………………………………. 23
2.4 Importancia del bibliotecario en los procesos técnicos ……………………... 23
2.4.1 Procesos técnicos ……………………………………….......................... 25
ii
2.5 El formato MARC y la organización técnica ………………………………... 26
2.5.1 Catalogación ............................................................................................ 31
2.5.1.1 Catalogación descriptiva y las RCAA2 .......................................... 32
2.5.2 Catalogación, encabezamientos y clasificación ………………………… 39
2.5.2.1 Catalogación por materias y las RCAA2 …………….………….. 39
2.5.2.2 Encabezamientos de materia ……………………………………. 42
2.5.2.2.1 La Lista de Encabezamientos de Materia
para Bibliotecas ………………………………………….. 44
2.5.2.3 La clasificación ………………………………………………….. 45
2.5.2.3.1 El Sistemas de clasificación LC ………………………… 46
2.5.2.3.2 El Sistemas de clasificación Dewey ……………………. 47
2.6 El catálogo ....................................................................................................... 49
2.7 El SIIE y el módulo para biblioteca ………………………………………… 50
Capítulo 3. Organización técnica en el Departamento de Servicios Bibliotecarios de
la UTN …………………...…………………………………………… 60
3.1 Catalogación ………………………………………………………………… 63
3.1.1 Catalogación descriptiva ………………………………………………. 64
3.1.2 Catalogación temática …………………………………………………. 65
3.2 Asignación de Encabezamientos de Materia ………………………………... 65
3.3 Clasificación ………………………………………………………………… 66
3.4 El SIIE y la organización técnica …………………………………………… 68
3.5 Proceso físico ………………………………………………………………... 70
3.6 Propuesta de un manual de procedimientos ………………………………… 72
Conclusiones ……………………………………………………………………….. 97
Bibliografía ………………………………………………………………………… 98
Anexos ……………………………………………………………………………... 100
1
Prefacio
En el Departamento de Servicios Bibliotecarios de la Universidad Tecnológica de
Nezahualcóyotl (UTN), el personal del área es poco por lo que ha sido la mayor limitación con la
que me he enfrentado debido a que existe material bibliográfico que aun no se ha puesto a
disposición de los usuarios. La mayoría de los cuales son memorias de los egresados desde las
primeras generaciones hasta el momento y en menor cantidad monografías y audiovisuales.
Por lo anterior se ha tenido que capacitar a todas aquellas personas que trabajan en el área para
que sea posible que el material rezagado sea colocado dentro de las colecciones correspondientes
y ponerlo a disposición de los usuarios para su consulta a la brevedad.
En este informe se pretende mostrar de una forma sencilla la labor que se lleva a cabo para la
realización de la organización técnica. Si bien en el capítulo tres se menciona una propuesta de un
manual, este más bien podría ser visto como un instructivo ya que un manual como tal debe
comprender más elementos.
2
Introducción
El presente trabajo de titulación contiene lo relacionado a la organización técnica dentro del
Departamento de Servicios Bibliotecarios de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl.
Para lo cual se divide en tres capítulos.
El primero trata lo referente a la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl como: sus orígenes,
misión, visión, organigrama, carreras que se imparten, el sistema integral de información escolar
y por supuesto su biblioteca. De esta última se menciona: antecedentes, objetivos y funciones,
personal, servicios, usuarios, colecciones y tipo de estantería.
En el segundo capítulo se incluyó la parte teórica, desde que es un documento, sus tipos, el
concepto de colección, importancia del bibliotecario y por supuesto lo concerniente a los
procesos técnicos abordando temas tales como: el formato MARC; la catalogación tanto
descriptiva como temática y las Reglas de Catalogación Angloamericanas segunda edición; los
encabezamientos de materia y la Lista de Encabezamientos de Materias para Bibliotecas; los
sistemas de clasificación de uso más frecuente en nuestro país (Clasificación LC y Dewey).
Para concluir con el tercer capítulo en el cual se aborda la problemática a la que se enfrenta el
Departamento de Servicios Bibliotecarios de la UTN por la falta de personal profesional; los
pasos que se siguen en la realización de los procesos técnicos; el como se a tratado de solucionar
y los resultados obtenidos gracias a las estrategias implementadas por el Jefe de dicha área.
Sin olvidar que la mayor responsabilidad dentro de la organización técnica debe recaer en una
persona del área, ya que se requieren conocimientos propios de la profesión tales como la
utilización de las Reglas de Catalogación, los Encabezamientos de Materia y los Esquemas de
Clasificación.
3
Recordando que el bibliotecario encargado de esta labor debe tener ciertas cualidades tales como:
Objetivo, para analizar los documentos
Curiosos, interesado en conocer más sobre el tema del material
Ordenado, para mantener la organización
Crítico, para mejorar constantemente su trabajo
Comprometido, con los objetivos de la biblioteca donde labora
Cooperativo, para trabajar en equipo
Además debe de:
Ser una persona bien informada, no sólo de su lugar de trabajo sino también de la realidad
política, social, económica y cultural de su entorno
Tener una cultura general amplia
Actualizar constantemente sus conocimientos
Tener buena ortografía y redacción
Manejar correctamente el idioma español y de preferencia el idioma inglés a nivel de
comprensión de lectura
Mantener contacto con la comunidad académica para apoyarse en ellos cuando sea
necesario
Ser constante, eficiente y práctico
4
Capítulo 1. La Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl (UTN)
El presente capítulo abordará lo relacionado con la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl:
antecedentes, origen, misión, visión, organigrama, carreras que se imparten, el Sistema Integral
de Información Escolar (SIIE) y por supuesto su biblioteca que en este caso es nombrado como
Departamento de Servicios Bibliotecarios, es en esta última donde se realiza la organización
técnica, la cual se tratará en el capítulo tres. Entre los aspectos de está última, se abordarán:
orígenes, objetivos, funciones, personal, servicios, usuarios, colecciones y tipos de estantería
existentes.
1.1 Antecedentes
México, como cualquier país, experimenta cambios sociales y en estos, la educación tiene un
papel importante debido a que el conocimiento es capaz de mejorar el nivel de vida de la
población.
El Estado de México, es una de las entidades federativas que mas aporta al desarrollo del país,
por lo que está comprometido a participar en el proceso de cambio, lo que implica disminuir el
rezago que existe en el sector educativo, en especial en los niveles medio superior y superior.
Con conocimiento de esta problemática, el Gobierno del Estado de México optó por la creación
de instituciones de educación superior, que se caracterizaran por ofrecer alta calidad en la
enseñanza y profunda vinculación entre los procesos productivos y los procesos educativos, con
alta orientación tecnológica y establecida en regiones que lo requieran, el municipio de
Nezahualcóyotl es uno de los mas indicados para ello.
Ya que Nezahualcóyotl a lo largo de su desarrollo ha experimentado un proceso de urbanización
y crecimiento demográfico, las fuentes de empleo que ofrece se localizan en los sectores
terciarios (comercio y servicios) que atienden la demanda de la propia población, por lo que
requería una institución de educación superior que fuera el eje de un programa dirigido a
5
transformar la fisonomía económica y social del municipio para mejorar los niveles de vida.
Desde 1975, ya se manifestaba un gran interés por crear una universidad en Nezahualcóyotl. En
aquel entonces, el Instituto de Acción Ciudadana e Integración Social, elaboró un anteproyecto
para la creación de esta universidad.
El extraordinario crecimiento demográfico que ha experimentado Ciudad Nezahualcóyotl la llevó a
constituir la cuarta ciudad de la República albergando un alto porcentaje de población joven que se ha
visto obligada a realizar grandes desplazamientos para satisfacer el anhelo de educación universitaria
en los centros establecidos fundamentalmente en el Distrito Federal. Por lo tanto era impostergable la
creación de un centro de estudios superiores en la zona de Ciudad Nezahualcóyotl.1
En este mismo año se realizaron diversas reuniones para la creación de la Universidad de
Nezahualcóyotl, dentro de estas se analizaron aspectos como la necesidad de proporcionar
educación superior y la conveniencia de una institución de esta índole.
Desafortunadamente en esos años no fue posible crearla, sino hasta 16 años mas tarde. Fue
“inaugurada el 10 de septiembre de 1991, por el entonces presidente de los Estados Unidos
Mexicanos el Lic. Carlos Salinas de Gortari, como un Organismo Publico Descentralizado del
Estado.”2
1.1.1 Origen
El 7 de septiembre de 1991, dentro de la Gaceta del Gobierno Federal del Estado de México, se
publicó el Decreto de Ley de la H. Ll Legislatura del Estado de México, por medio del cual se
creó la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl.
Con personalidad jurídica y patrimonio propio, además de ser un organismos descentralizado de
carácter estatal, miembro fundador del Subsistema Nacional de Universidades Tecnológicas.
1 Cit. pos. GARCIA LUNA, M. Ciudad Nezahualcóyotl: de colonias marginadas a gran ciudad. Toluca, México : Gobierno
2 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL. Exposición de motivos: el porque y para que de la
Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl. Gaceta Universitaria Tecnológica: Órgano Oficial de Información de la
Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl. Septiembre-Octubre, No. 1. p. 1-4.
6
La ley que crea la UTN estableció que esta institución debía:
Impartir educación tecnológica de tipo superior para la formación de recursos humanos, aptos para
la aplicación de conocimientos y la solución creativa de los problemas, con sentido de innovación
en la incorporación de los avances científicos y tecnológicos.
Realizar investigaciones en las áreas de su competencia que se traduzca en aportaciones concretas
que contribuyan al mejoramiento y eficiencia de la producción industrial y de servicios para la
elevación de la calidad de vida de la comunidad.
Desarrollar programas de apoyo técnico en beneficio de la comunidad.
Promover la cultura estatal, nacional y universal.
Desarrollar las funciones de vinculación con los sectores público, privado y social para la
consolidación del desarrollo tecnológico y social de la comunidad.3
Fue creada como una institución diferente, con la finalidad de formar técnicos superiores
universitarios en dos años. Su modelo educativo tiene como propósitos fundamentales:
Formar técnicos superiores en las áreas administrativas y tecnológicas.
Desarrollar investigación tecnológica acorde con las necesidades de la producción de bienes y
servicios.
Desarrollar programas de vinculación orientados a la prestación de servicios tendientes al
mejoramiento de desarrollo tecnológico.
Establecer programas de actualización y capacitación dirigidos a profesionales técnicos en
ejercicio.4
La UTN surge por la necesidad y la demanda manifestada por la juventud de la zona del oriente
del Estado de México, de tener una institución de educación superior que les permitiera un
desarrollo profesional y personal para insertarse rápidamente al sector laboral.
Por lo que era necesario la creación de un Plan de Estudios con una duración de 2 años y un
modelo educativo en el que el 70% fuera práctica y 30% teoría. Las carreras que se impartían
dentro de la UTN eran: comercialización, administración, informática, tecnología ambiental,
procesos de producción y telemática.
3 Ibid., p. 1-4.
4 Ibid., p. 1-4.
7
1.1.2 Misión
Como en cualquier otra institución, la misión es el objetivo central y se expresa en función del
servicio que presta, en este caso es:
Ofrecer educación superior de calidad y excelencia vinculada con la sociedad y el sector productivo,
para formar profesionales que impulsen el desarrollo del país con profunda responsabilidad social y
sólida preparación tecnológica, humanística y científica que los mantenga competitivos nacional e
internacionalmente.5
1.1.3 Visión
La visión por su parte describe el papel y objetivos que van más allá del entorno actual, de esta
casa de estudios:
Ser una institución de educación superior de alta calidad y excelencia académica, vinculada con su
entorno vanguardista, con liderazgo en el sistema de educación universitaria tecnológica y
reconocimiento nacional e internacional, que ofrezca las mejores perspectivas del ejercicio profesional
tecnológico a través de un desarrollo integral y competitivo que coadyuve al fortalecimiento de la
Nación.6
Esta es necesaria para que todos trabajen en una misma dirección y poder dirigir los esfuerzos
individuales hacia los objetivos organizacionales.
La UTN pretende contar con las siguientes características:
Diversidad. Capacidad de interactuar con personas de diferentes razas, credos, valores culturales y
sexo, que ponga de manifiesto su espíritu de colaboración.
Excelencia. Representativa de la calidad o bondad superior que deberá ser característica de las
actividades que desarrolla, para hacerlas dignas de singular aprecio y estimación.
Honestidad. Entendida como la autenticidad en la comunicación, al manifestar sus ideas.
Integridad. Su actuación ser guiada por una contundente ética profesional y social
Respeto. Reconocer la dignidad del individuo, por sus deberes y derechos individuales que
incluyen libertad, expresión de las ideas al escribir y publicar, y derecho de petición, asociación y
tránsito.
Responsabilidad. Para asumir y cumplir los compromisos contraídos.
Sentido práctico. Para contribuir, mediante la innovación, a la realización de cambios
significativos que mejoren sustancialmente la estructura social y del sector productivo.
Voluntad de cambio. El entorno actual y futuro de las organizaciones se considera inestable y
sujeto a transformación por lo tanto, el profesionista no debe resistirse al cambio.7
5 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL [en línea]. [Consultado 31 de enero de 2010].
Disponible en: http://www.utn.edu.mx/pages/identidad/utn/identidad.php. 6 Ibid.
7 Ibid.
8
1.1.4 Organigrama
Se constituyó como un organismo descentralizado para dotarla de personalidad jurídica propia,
esto le da la libertad de acción directa, posibilidad de ejercer sus funciones, tener un patrimonio y
un régimen jurídico propios, así como adquirir una amplia libertad en la definición de sus
políticas internas, en el desarrollo y reglamentación de sus funciones, en la constitución de sus
órganos de gobierno, en la administración de sus recursos y en sus relaciones con los sectores
privado y social.
Los recursos financieros son proporcionados por el sector público (federación, entidad federativa,
municipios) y los que obtenga de parte de los sectores privado y social, así como aquellos que
genere por la prestación de sus servicios, los derechos patrimoniales y fideicomisos en su
beneficio.
Para lograr sus objetivos y cumplir con sus funciones sustantivas de docencia, investigación y
difusión de la cultura, establece elementos directivos, normativos y operativos, tales como:
El Consejo Directivo
El Rector
Los Secretarios que sean necesarios
Los Directores de División que determine al Consejo
Los Directores de Centros que determine el Consejo
El Patronato
Los órganos Colegiados que determine el Consejo8
La solides de la institución se representa en su estructura organizacional, está compuesta por
cinco niveles jerárquicos en los cuelas se pueden observar una Rectoría con cuatro cuerpos
asesores Abogado General, Secretaria Particular, Contraloría Interna y la Unidad de Planeación y
Evaluación con tres departamentos: Planeación, Información y Estadística y Desarrollo y
Evaluación Institucional.
8 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL. Ley que crea el Organismo Público
Descentralizado de Carácter Estatal denominado: Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl. (U.T.N.) [en línea].
[Consultado 8 de febrero de 2010]. Disponible en:
http://transparencia.utn.edu.mx/informacion/marcojur/legislacion.swf.
9
Dentro del tercer nivel jerárquico se encuentra una Secretaría Académica con seis direcciones y
una subdirección de servicios académicos con tres departamentos, uno de los cuales es el de
Servicios Bibliotecarios. Una secretaria de de Vinculación Tecnológica Empresarial dividida en
dos subdirecciones uno de Proyectos y Vinculación que comprende tres departamentos y la
subdirección de Relaciones Industriales con dos departamentos. Una dirección de Difusión y
Extensión Universitaria con dos departamentos y una subdirección de Difusión y Divulgación
Universitaria con dos departamentos. Y una dirección de Administración y Finanzas con tres
departamentos y una subdirección de Servicios Administrativos con dos departamentos.
10
Organigrama
9
9 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL, op. cit., http://www.utn.edu.mx/pages/identidad/utn/identidad.php.
11
1.1.5 Carreras
La UTN, brinda servicios educativos pertinentes a las necesidades de la sociedad encaminados a
la inserción, reinserción y actualización laboral, cuyo objetivo principal es aumentar y adecuar el
conocimiento y habilidades de los actuales y futuros trabajadores, formando Técnicos Superiores
Universitarios (TSU) en las carreras de Administración, Comercialización, Gestión de la
Producción, Mecatrónica, Tecnología Ambiental, Tecnologías de la Información y Comunicación
Área Redes y Telecomunicaciones, Tecnologías de la Información y Comunicación Área de
aplicación de Sistemas Informativos, Tecnologías de la Información y Comunicación Área de
Informática Administrativa.
Cada una de ellas tiene como objetivo general lo siguiente:
Administración. La carrera forma a profesionales capaces de gestionar e integrar elementos
que auxilien a la dirección o gerencia en la toma de decisiones.
Comercialización. Forma profesionales aptos en diseñar, elaborar, instrumentar y operar
programas y estrategias para la comercialización de productos, ya sean bienes o servicios, que
permitan a las empresas, adquirir y mantener consumidores satisfechos.
Gestión de la Producción. Forma profesionales competentes al momento de planear, diseñar,
administrar y evaluar los procesos de producción que contribuyan a elevar la calidad y
competitividad de las empresas.
Mecatrónica. Forma profesionales que diseñen, manipulen, controlen y mantengan sistemas
automatizados mediante el uso y manejo de equipo de cómputo, electrónica digital analógica
y los principios electromagnéticos que la robótica y la mecatrónica requieren para su
aplicación en la construcción, instalación, operación y mantenimiento de sistemas y procesos
industriales y de servicio.
Tecnología Ambiental. Forma profesionales que participen en los sistemas de evaluación,
control y prevención de la contaminación del medio ambiente, a través del conocimiento de
fuentes y elementos contaminantes y las tecnologías de control de regularización, y
prevención ambiental.
12
Tecnologías de la Información y Comunicación. Área Redes y Telecomunicaciones. forma
profesionales capaces de aplicar, desarrollar e impulsar estas nuevas tecnologías basadas en la
electrónica, la informática y las redes de comunicaciones.
Tecnologías de la Información y Comunicación. Área de Aplicación de Sistemas
Informativos. Forma profesionales competentes que manejen las diferentes herramientas
tecnológicas para el desarrollo de aplicaciones informáticas.
Tecnologías de la Información y Comunicación. Área de Informática Administrativa. Forma
profesionales altamente calificados en informática administrativa, con el conocimiento,
habilidad y capacidad, para diseñar, aplicar, desarrollar e impulsar las nuevas tecnologías
basadas en la combinación de la informática y la administración.
A partir de septiembre de 2009 se inició con la continuación de estudios, es decir, las ingenierías
para aquellos que han concluido sus estudios como TSU.
1.1.6 ¿Qué es el Sistema Integral de Información Escolar (SIIE?
Actualmente la UTN cuenta con un sistema de automatización creado por la propia institución. El
Sistema Integral de Información Escolar (SIIE) (anexo 1), agrupa a todos aquellos servicios que
la Universidad ofrece al estudiante con el propósito de tener un adecuado control y seguimiento
de las actividades del mismo dentro de la institución.
Dicho sistema, contempla las siguientes actividades:
Selección de aspirantes
Registro y control de matrícula, evaluaciones de desempeño académico
Prestamos de material documental en biblioteca
Pago de adeudos monetarios a la institución
Realización de prácticas profesionales
Proceso de titulación
Seguimiento de la actividad de los egresados
13
Está formado por cuatro módulos:
Control escolar
Vinculación
Biblioteca, contiene los siguientes submódulos:
Adquisiciones
Catalogación
Préstamo
Catálogo
Consultas
Caja
A pesar de contar con el SIIE, el Departamento de Servicios Bibliotecarios pretende utilizar el
sistema de automatización para bibliotecas JANIUM. La razón es que por formar parte del
Subsistema de Universidades Tecnológicas, se encuentra dentro del proyecto denominado
Sistema de Bibliotecas del Subsistema de Universidades Tecnológicas (SIBISUT).
El SIBISUT, es responsable de establecer las normas, procedimientos, políticas y servicios aplicables
a las bibliotecas miembros; para optimizar recursos humanos, materiales, documentales y económicos,
mejorar la calidad de los servicios, capacitar al personal y compartir los recursos documentales, de
conocimiento, procesos técnicos e infraestructura.10
Lo anterior es con la finalidad de proporcionar servicios bibliotecarios de calidad para satisfacer
las necesidades de información de los alumnos y personal académico de la UTN, de acuerdo al
modelo educativo.
1.2 Departamento de Servicios Bibliotecarios
A continuación se presenta todo lo relacionado con el Departamento de Servicios Bibliotecarios
de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl.
10
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LEON [en línea]. [Consultado 14 de febrero de 2010]. Disponible en:
http://www.janium.com/files/c21b219f0cb6cc4b315ac354f2eaef3d-15.html.
14
Cuenta con una superficie de 4,186m2, dividida en dos niveles. En la planta baja se localiza el
módulo de circulación y la sala de lectura. En la planta alta la hemeroteca, la videoteca y la sala
de servicios informáticos.
Su horario de servicios es de lunes a viernes de 8:00 a 20:00 hrs. y sábados de 8:00 a 13:00 hrs.
Permanece cerrada en días festivos y vacaciones, señalados en el calendario oficial escolar anual,
el cual es establecido por la UTN y de acuerdo a las necesidades del Departamento.
Se encuentra dentro de las instalaciones de la UTN con domicilio en Circuito Universidad
Tecnológica s/n. Col. Benito Juárez, Cd. Nezahualcóyotl, C.P. 57000, Edo. de México, Tel. 57-
16-97-00 Ext. 2046, e-mail [email protected].
Su material bibliográfico está organizado bajo el Sistema de Clasificación Decimal de Melvin
Dewey, bajo las Reglas de Catalogación Angloamericanas segunda edición.
El sistema de automatización utilizado es el Sistema Integral de Información Escolar (SIIE)
creado por la UTN.
1.2.1 Antecedentes
Como toda institución de educación superior, debe contar con una biblioteca, fue por ello que se
estableció un comité para la elaboración del proyecto de creación.
El comité estuvo integrado por un director y un profesor investigador de cada una de las carreras
existentes dentro de la institución (comercialización, administración, informática, tecnología ambiental,
procesos de producción y telemática) y la coordinación de un licenciado en bibliotecología, el cual
realizó el proyecto con el apoyo de las ideas del resto del equipo, el cual se presentó con la siguiente
estructura: organización propuesta (organigramas); servicios; infraestructura física (mobiliario, equipo,
paquetería y equipo de cómputo) y personal (actividades y funciones). Al cabo de un año la biblioteca
se estableció en el edificio destinado para ella.
15
1.2.2 Objetivo y funciones
El objetivo está encaminado a:
Organizar y ofrecer los servicios bibliotecarios a través del acervo documental (libros, revistas,
material audiovisual y electrónico, etc.) para apoyar las actividades académicas de los alumnos y
docentes en el proceso enseñanza-aprendizaje, así como del personal administrativo y público en
general.11
Los objetivos pretenden ser una guía para la ejecución de las acciones, justificar las actividades y
sirven para evaluar las acciones.
Sus funciones son:
Organizar, catalogar, clasificar, resguardar e inventariar el acervo documental de la UTN.
Brindar y promover los servicios bibliotecarios disponibles a la comunidad universitaria y
sociedad en general.
Establecer programas de cooperación interbibliotecaria con otras instituciones de educación
superior, nacionales y extranjeras.
Proponer la adquisición de nuevos materiales y publicaciones, con el propósito de acrecentar y
actualizar el acervo bibliográfico, hemerográfico, audiovisual, fonográfico, videográfico,
documental, testimonial y otros similares, de acuerdo a la detección de necesidades de los
usuarios.
Supervisar el óptimo funcionamiento del módulo de Servicios Bibliotecarios en el Sistema
Institucional de Información Escolar.
Difundir a la comunidad universitaria el reglamento de operación de los servicios bibliotecarios.
Conservar y preservar el acervo bibliográfico, hemerográfico y audiovisual de la Universidad,
estableciendo sistemas de registro, control, custodia, depuración y conservación del mismo.
Supervisar y mantener actualizados los servicios bibliotecarios que se ofrecen, de acuerdo con los
avances tecnológicos que respondan a las necesidades y expectativas de la comunidad
universitaria.
Mantener y preservar las colecciones de la biblioteca por medio de labores de encuadernación y
restauración.
Cumplir con la normatividad federal, estatal y/o institucional dentro de su ámbito de competencia.
Actualizar permanentemente los manuales administrativos y registros de información
correspondientes a las funciones que desarrolla.
Generar y emitir a las instancias internar y/o externas, los reportes de información requeridos, que
reflejen el estado de las actividades y funciones que desarrolla.
Elaborar los programas anuales de trabajo y de presupuesto de su área, como parte de los
instrumentos de planeación institucional.
Participar en los programas de calidad de la Universidad y demás funciones inherentes a su
mantenimiento y mejora continua y, en su caso, aplicar y actualizar los procedimientos y registros
correspondientes.
Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.”12
11
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL. Manual General de Organización 2004. México :
Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl, 2004. p. 67-68. 12
Ibid., p. 67-68.
16
1.2.3 Personal
En total son siete personas las que actualmente trabajan en el Departamento, las cuales tienen los
siguientes estudios: 1 licenciada en bibliotecología (jefe de departamento); 1 pasante en
biblioteconomía (encargada de la organización técnica); 1 pasante en historia; 1 TSU en sistemas
informáticos; 1 con estudios técnicos en computación; 2 con estudios técnicos en secretariado.
1.2.4 Servicios
Los servicios bibliotecarios que brinda el Departamento de Servicios Bibliotecario de la UTN
pretenden proporcionar la información adecuada en el momento oportuno, por lo que se procura
circular el material documental a través de los diversos tipos de préstamos y servicios.
A continuación se enlistan los servicios que ofrece:
Préstamo interno. Permite la consulta de materiales dentro de las instalaciones del
Departamento para todos los usuarios dentro del horario de servicio.
Préstamo externo. Los usuarios pueden llevar a su domicilio tres materiales por un periodo
máximo de ocho días.
Dentro de este servicio, el usuario puede:
Resellar, es decir, solicitar la ampliación del periodo de préstamo.
Resellar vía telefónica, se ofrece únicamente a profesores, alumnos en estancia y
personal administrativo de esta casa de estudios. Sólo basta con llamar por
teléfono a la biblioteca dentro del horario de servicio y dar el número de matrícula
o el número de empleado y el o los números de adquisición de los materiales en
préstamo. Este servicio se proporcionará siempre y cuando no se halla excedido el
tiempo de préstamo, de lo contrario el usuario deberá presentarse para la
devolución del material.
Devolver los materiales en la fecha señalada o antes.
Préstamo nocturno. Autoriza el préstamo externo de los materiales con la leyenda Este libro
no sale de la biblioteca.
17
Préstamo ínterbibliotecario. Facilitar a profesores y alumnos la obtención de documentos
inexistentes en el Departamento de Servicios Bibliotecarios a través de convenios con otras
instituciones.
Préstamo al aula. Los materiales de la colección de consulta, mapoteca, audiovisuales,
periódicos y revistas, pueden salir al aula de clases, únicamente el usuario debe dejar su
credencial de la UTN y en el momento que devuelva el material se le entrega la identificación.
Préstamos especiales. Es el préstamo de material de reciente adquisición y que no se le ha
realizado el proceso técnico ni físico.
Servicio de apartado. Permite apartar el material, si en ese momento se encuentra en préstamo
externo.
Videoteca. En este lugar se pueden proyectar los materiales disponibles de la colección de
audiovisuales.
Sala de Servicios Informáticos. Incluye: préstamo de procesadores de texto, impresiones,
Internet y scanner.
Guarda objetos. En esta área se colocan las pertenencias de los usuarios, las cuales no
requieren para sus tareas dentro de las instalaciones del Departamento de Servicios
Bibliotecarios.
Préstamo de cubículos de uso grupal o individual. Estos sirven para que los usuarios puedan
estudiar en grupo o de manera individual sin ser interrumpidos.
Fotocopiado. Servicio externo que se otorga por una empresa externa concesionada para la
reproducción de trabajos escolares.
Pláticas de inducción. Se les informa a los alumnos de nuevo ingreso sobre los servicios,
horarios, colecciones y recursos a través de una presentación.
Visitas guiadas: Se da a los visitantes un recorrido guiado con el fin de brindarles información
sobre los servicios, instalaciones y materiales con que se cuenta.
Servicios de orientación a usuarios: En las diferentes áreas de servicios se encuentra personal
que mostrará a los usuarios el uso y manejo del acervo y de los recursos.
Servicio de alerta (nuevas adquisiciones). Se da a conocer a los usuarios los materiales nuevos
en la estantería, así como los de reciente adquisición.
18
1.2.5 Usuarios
El Departamento de Servicios Bibliotecarios de la UTN, divide a sus usuarios en internos y
externos, estos a su vez los fracciona de la siguiente manera:
Internos:
Estudiante(s): Estudiante regular y sin adeudos en sus colegiaturas mensuales, anuales e
inscripciones.
Académico: Todos los profesores de la UTN.
Personal de Mandos Medios y Superiores: Todos los servidores públicos que forman parte de
la UTN.
Personal Administrativo y Técnico de Apoyo: Todos los servidores públicos que forman parte
de la UTN.
Externos:
Egresados: Todos los alumnos que hayan concluido sus estudios en la UTN.
Prestadores de Servicio Social: Tanto estudiantes de la universidad como de otras
instituciones.
Otros: Todas las personas que sean de diferente procedencia a las fracciones anteriores, que
por necesidades propias requieran el uso de los servicios de dicho Departamento.
Todos los usuarios deben de acreditarse para poder tener acceso a los servicios que se brindan.
1.2.6 Colecciones
Hasta el mes de enero de 2010 el Departamento de Servicios Bibliotecarios de la Universidad
Tecnológica de Nezahualcóyotl, contaba con 17,081 títulos y 40,487 volúmenes
aproximadamente, de los cuales 15,651 títulos y 38,887 ejemplares estaban en la base de datos.
Sin contar las revistas y periódicos.
19
Los materiales mencionados se dividen en las siguientes colecciones:
General (G). Documentos que se encuentran divididos en las diferentes áreas del
conocimiento. En su mayoría títulos correspondientes a las carreras que se imparten y de
acuerdo a los Planes y Programas de Estudio. Se encuentra conformada por 7,194 títulos y
23,739 ejemplares aproximadamente.
Consulta (C). Diccionarios, atlas, enciclopedias, manuales, diccionarios enciclopédicos, etc.
Cuenta con 500 títulos y 1,947 ejemplares aproximadamente.
INEGI (IN). Estadísticas de agricultura, ganadería, industrias textiles, pesca, divorcios,
educación, analfabetismo, censos etc. Es una colección creada durante el 2008, por lo que aun
es pequeña, tiene 8 títulos y 10 ejemplares aproximadamente.
Memorias (ME). Trabajos de titulación realizados por alumnos de la UTN. Es una de las
colecciones más grandes y a la que ingresa mayor cantidad de material, cuenta con 5,770
títulos y 8,442 ejemplares aproximadamente.
Miniaturas (M). Son aquellos libros que por su tamaño (menor a 20 cm.), requieren estar separados de la
colección general. Está formada por 416 títulos y 1,124 ejemplares aproximadamente.
Mapas (MP). Diversidad de mapas nacionales e internacionales, de ciudades, etc. Tiene 121
títulos y 422 ejemplares aproximadamente.
Audiovisuales. Películas en formatos de DVD, VHS y casetes. Cuenta con 175 títulos y 479
ejemplares aproximadamente.
Folletos (F). Documento impreso con menos de 50 hojas, de cualquier tema. Son
aproximadamente 969 títulos y 1,973 ejemplares.
Tesis (T). Trabajos de titulación realizados por alumnos de otras instituciones que aborden
temas de interés para la comunidad universitaria de esta institución. Esta colección esta
compuesta por 6 títulos y 8 ejemplares.
Publicaciones periódicas. Incluye revistas y el periódico El Universal, de este sólo se
conservan los últimos cuatro meses del año y el resto se desecha. En cuanto a las revistas no se
tiene un control exacto ya que estas no están dentro de la base de datos pero son
aproximadamente 50 títulos con los que se cuenta.
Algunos materiales que se encuentran en la base de datos aun no están dentro de las colecciones
debido a que falta realizarles el proceso técnico, estos ascienden a 492 títulos y 743 ejemplares.
20
Actualmente se están recopilando documentos de todo tipo sobre Ciudad Nezahualcóyotl, con la
finalidad de formar una nueva colección.
Las colecciones con pocos materiales crecerán una vez que los materiales que se encuentra en el
área de almacén sean agregados a la base de datos y se les realice tanto el proceso técnico como
el físico. Estos ascienden a 1,430 títulos y 1,600 ejemplares aproximadamente.
1.2.6.1 Tipo de estantería
El tipo de estantería que se tiene es mixta ya que una parte se encuentra en estantería abierta y
otra en estantería cerrada, se describe a ambas:
Estantería cerrada. Son materiales que se encuentran en resguardo y el usuario tendrá acceso a
ellos solicitándolos al personal correspondiente. Las colecciones que se encuentran es este
tipo de estantería son: INEGI, Tesis, Miniaturas, Mapas, Audiovisuales, Folletos y
Publicaciones Periódicas, todas estas estás ubicadas en la planta alta
Estantería abierta. Es material en el que el usuario tiene libre acceso para llegar a los estantes y
tomar los materiales directamente y poder elegir los que respondan a sus necesidades de
información. Las colecciones que se encuentran en este tipo de estantería son: general,
consulta localizadas en la planta baja y memorias en la planta alta.
21
Capítulo 2. Organización técnica del material documental
Las bibliotecas son responsables de garantizar el acceso a los recursos documentales a través de
la selección, adquisición, organización de las colecciones, y la integración de catálogos
construidos conforme a normas internacionales y políticas de acceso.
Para ello se debe planear o establecer pasos, recursos, actividades y funciones para lograr un
objetivo, utilizando adecuadamente los recursos materiales y humanos con los que se cuenta, en
otras palabras acabar con el desorden.
“El lector es la razón de ser de una biblioteca. Entonces hacia él tiene que estar dirigida toda su
atención, su organización técnica y administrativa con el propósito de brindarle de la mejor forma
posible: información, educación, cultura y recreación.”13
2.1 Actividades
A continuación se enlistan las labores que se llevan a cabo en la organización técnica:
Selección y adquisición de materiales
Catalogación
Asignación de Encabezamientos de Materia
Clasificación
Preparación para el préstamo (procesos físicos)
Ubicación en el estante
Duplicación de fichas (en caso de tener un catálogo impreso)
Orden e intercalación de fichas en los catálogos (en caso de tener un catálogo impreso)
13
BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO. Organización técnica de las colecciones de una biblioteca pública [en
línea]. Bogota, D. C., 2002. [Consultado 12 de marzo de 2010]. Disponible en:
http://cmlogica.com/organizarbiblioteca.pdf.
22
De todas estas actividades, las que forman parte de los procesos técnicos son: la catalogación, la
asignación de encabezamientos de materia y la clasificación, las cuales se abordaran con mayor
profundidad más adelante.
2.2 El documento y sus características
El glosario ALA lo define como:
“material de distintas clases en el que se registra un trabajo, parte de éste, o muchas obras. Entre los
diversos tipos de documentos figuran los libros y el material similar a ellos, hojas impresas, gráficos,
manuscritos, grabaciones sonoras y de video, películas cinematográficas y ficheros de datos legibles por
máquina.”14
Un documento es un “soporte de cualquier naturaleza que encierra un mensaje mediante signos
de escritura o icónicos, dirigido a un receptor”.15
“Es un soporte de diverso material que contiene o plasma información. El cual puede presentarse
en diversas formas y soportes ya sea el papel, microficha, diskette, etc.”16
La división de los documentos se basa en normas bibliográficas internacionales, las cuales
permiten dar un lugar tanto físico, como temático a cada material, tomando en cuenta:
Soporte, el cual puede ser: impreso, electrónico, audiovisual y multimedia.
Tipo de material: libros, cintas magnéticas, discos compactos, imágenes, fotos, carteles,
documentos electrónicos, revistas impresas, revistas electrónicas, etc.
Contenido intelectual:
Primario. Contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase
de tratamiento.
14
YOUNG, Heartsill (editor). Glosario ALA de bibliotecología y ciencias de la información. España : Díaz de
Santos, 1988. p.116. 15
MARTÍNEZ DE SOUSA, José. Diccionario de bibliotecología y ciencias afines. 2a. ed. Madrid, España :
Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993. p. 285 16
GUYLENE, Ether. Introducción al manejo de documentos. México : Trillas, 2002. p. 25.
23
Secundario. Son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios.
Terciario. Son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.
Una vez que sea determinado el tipo de material, es posible determinar a que colección ingresará
de acuerdo a sus características.
2.3 Colección
La ALA lo define como “grupo de material bibliográfico que tiene una característica común.”17
Una colección es la “reunión artificial de documentos de cualquier procedencia, agrupados en
función de una característica común, como el modo de adquisición, la materia, la lengua, el
soporte, el tipo de documento, el coleccionista.”18
Las colecciones deben de crecer de acuerdo a las carreras impartidas y a los Planes y Programas
de Estudio de la institución a la que pertenece la biblioteca.
El bibliotecario define a que colección ingresa un documento de acuerdo al tipo de soporte y/o tema. A
continuación se habla de la importancia del bibliotecario profesional en los procesos técnicos.
2.4 Importancia del bibliotecario en los procesos técnicos
La organización técnica es parte del quehacer intelectual del bibliotecario, que de acuerdo con la
Lista de actividades profesionales y no profesionales del CNB (Colegio Nacional de
Bibliotecarios A. C.), es el encargado de:
1. Establecer normas de catalogación y clasificación
2. Clasificar, asignar de acuerdo a la materia específica de la obra la asignatura topográfica
17
YOUNG, Heartsill (editor), op. cit., p. 74. 18
MARTÍNEZ DE SOUSA, José, op. cit., p. 175.
24
3. Desarrollar y expandir los sistemas de clasificación de acuerdo a necesidades propias de cada
biblioteca
4. Asignar encabezamientos de materia según el contenido del material y de acuerdo a las listas de
encabezamientos
5. Deberá decidir la necesidad de encabezamientos específicos; adaptar, suplementar y mantener
actualizadas las listas y estar al tanto de los cambios terminológicos
6. Efectuar la catalogación descriptiva por medios mecánicos y automatizados y codificar
información bibliográfica
7. Determinar fichas secundarias que deban efectuarse y su correcto encabezamiento.
8. Reclasificar y recatalogar el material cuando se considere necesario.
9. Revisar las fichas para evitar errores de forma o de información.
10. Revisar la intercalación en el catálogo.
11. Supervisar el mantenimiento físico del catálogo.
12. Establecer y supervisar los catálogos y registros utilizados por los catalogadores.
13. Participar en programas de catalogación cooperativa y/o automatizada.
14. Supervisar la catalogación realizada para catálogos colectivos y centros bibliográficos.19
Los servicios que brindan las bibliotecas son el producto del quehacer del bibliotecario
profesional, ya que su labor va más allá del cuidado del acervo y el préstamo del mismo. Su labor
implica ser el mediador entre la información y el usuario, a través del ejercicio de sus
conocimientos especializados. Es el encargado de facilitar el acceso a las diferentes fuentes
documentales impresas y no impresas.
Es el “profesional técnico de una biblioteca que cumple oficialmente los requisitos establecidos
por un organismo estatal o por una asociación profesional.”20
Por lo anterior, las actividades de catalogación, asignación de encabezamientos de materia y
clasificación deben ser realizadas por personal profesional, con la finalidad de satisfacer las
necesidades de información de los usuarios, a través de las herramientas existentes para tal fin.
19
Recomendaciones sobre capacitación del personal bibliotecario no profesional y Lista de actividades
profesionales y no profesionales. México : CNB, 1985. p. 16. 20
YOUNG, Heartsill (editor), op. cit., p. 59.
25
2.4.1 Procesos técnicos
A los procesos técnicos de los materiales bibliográficos, se les puede definir como:
“la serie de actividades tendientes a organizar, coordinar, ejecutar y supervisar aquellas operaciones
concernientes al registro, almacenamiento, catalogación, clasificación y asignación de encabezamientos
de materia de cada uno de los materiales bibliográficos.”21
La ALA los define como la “preparación material de documentos.”22
Otra definición es “organización sistemática de datos, basada en políticas y lineamientos
nacionales e internacionales, con la finalidad de facilitar la búsqueda, localización y recuperación
de información.”23
Los procesos técnicos son aquellas actividades encaminadas a organizar, coordinar, ejecutar y
supervisar todas aquellas actividades que permitirán introducir los materiales dentro de las
colecciones, para facilitar su búsqueda, localización y recuperación. Lo anterior a través de
normas internacionales.
Las funciones de los procesos técnicos son:
Catalogar
Clasificar
Asignar puntos de acceso.
21
MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe; GARCÍA LÓPEZ, Carlos y GÓMEZ BRISEÑO, Jorge. Guía para la
organización del material documental. México : Secretaría de Educación Pública, Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, 1994., p. 15 22
YOUNG, Heartsill (editor), op. cit., p. 343. 23
CONSEJO NACIONAL PARA SUNTOS BIBLIOTECARIOS DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN
SUPERIOR. Normas para bibliotecas de instituciones de educación superior e investigación [en línea]. Guadalajara,
Jalisco: CONPAB-IES, 2005. ISBN 970-27-0970-9. [Consultado 14 de marzo de 2010]. Disponible en:
http://www.conaet.net/files/NORMAS_BIBLIOTECAS_IES.pdf.
26
Los objetivos que se deben cumplir en los procesos técnicos son:
1. Describir los rasgos característicos del material bibliográfico.
2. Determinar los puntos de acceso.
3. Hacer un análisis del contenido intelectual de los materiales bibliográficos.
4. Asignar un lugar único dentro de una colección.
Las principales normas internacionales concernientes a los procesos técnicos son:
El tamaño de las fichas catalográficas, que tienen un formato normalizado de 12.5 x 7.5 cm.
La descripción bibliográfica normalizada por la ISBD (International Estándar Bibliographic
Description)
El formato MARC
Identificación de documentos mediante la asignación de números normalizados
2.5 El formato MARC y la organización técnica
Hoy en día gracias a la tecnología la organización técnica se puede realizar de forma
automatizada con ayuda del Formato MARC.
“Un registro MARC es un registro catalográfico legible por máquina (Machine-Readable
Cataloging). Legible por máquina significa que un tipo particular de máquina, una computadora,
puede leer e interpretar los datos contenidos en un registro catalográfico.”24
La importancia del formato MARC radica, en que no es posible producir un catálogo
automatizado con tan sólo incorporar en una computadora la información contenida en las fichas
catalográficas sino que además, se requiere de algunos recursos para poder interpretar la
información de un registro de este tipo.
24
FURRIE, Betty, Conociendo MARC bibliográfico: catalogación legible por máquina [en línea]. 7ª. ed. Estados
Unidos : Biblioteca del Congreso, 2000. [Consultado 11 de marzo de 2010]. Disponible en:
http://www.loc.gov/marc/umbspa/.
27
“Un registro MARC contiene una guía de "claves codificadas" de los datos que incluye, las
cuales preceden a cada elemento de información bibliográfica.”25
Está formado por tres componentes principalmente: la cabecera, el directorio y los campos
variables.
Cabecera. Contiene elementos que proveen datos para el procesamiento del registro. Dichos
elementos contienen números y valores codificados; tiene una longitud fija de 24 caracteres
(numerada de 00 a 23) y es el primer campo en un registro MARC.
Directorio. Menciona cuales etiquetas están presentes un el registro, y en donde se localizan. Se
construye automáticamente (por sistema) a partir del registro bibliográfico con base en la
información catalográfica.
Campos variables. “Unidades lógicas de información en que se divide un registro, corresponden
a las áreas de la descripción bibliográfica.”26
Estos se dividen en:
Campos variables de control. Se diferencian de los campos variables de datos porque que
pueden contener ya sea un elemento de información individual o una serie de elementos de
longitud fija que se identifican por su posición relativa de carácter.
Campos variable de datos. Están identificados en el directorio mediante una etiqueta de
campo.
25
Ibid. 26
MATEO, Silvia. Cátedra de Procesos Técnico III [en línea]. [Consultado 4 de marzo de 2010]. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos-pdf/manual-procedimientos-procesos-tecnicos/manual-procedimientos-
procesos-tecnicos.pdf.
28
Los campos variables son:
Etiquetas y contenido Indicadores Subcampos
020
Número
Internacional
Normalizado para
libros
No definidos a-ISBN
040 Fuente de la
catalogación No definidos
Agencia que crea de manera
original el registro.
Agencia que realiza la trascripción
Agencia que realiza la modificación
100
Asiento principal –
nombre personal
(autor personal)
1er. Indicador:
0-Nombre de pila
1-Apellido
3-Nombre de una familia
a-nombre personal
b -numeración
c-título y otras obras asociadas con
el nombre
d-fechas asociadas con el nombre
245 Mención de título
1er. Indicador: Asiento
secundarios de título
2do. Indicador: Caracteres no
indicados
a-título propiamente dicho
b-otra información sobre el título
c-mención de responsabilidad
250 Mención de edición No definidos e-mención de edición
260 Publicación,
distribución, etc. No definidos
a-lugar de publicación, distribución,
etc.
b-nombre del editor, distribuidor,
etc.
c-fechas de publicación,
distribución, etc.
300 Descripción física No definidos
a-extensión de número
b-otros detalles físicos
c-dimensiones
e-material complementario
29
Etiquetas y contenido Indicadores Subcampos
440 Mención de serie
1er. Indicador: no definido
2do. Indicador: caracteres no
indizados
a-título de la serie
v-número de serie
500 Nota general No definido a-nota general
600
Asiento secundario
de materia-nombre
personal
1er. Indicador:
0-Nombre de pila
1-Apellido
3-Nombre de una familia
2do. Indicador: sistema de
encabezamiento de materia
a-nombre personal
b-numeración
c-títulos y otras palabras asociadas
al nombre
d-fechas asociadas al nombre
650 Encabezamiento
temático
1er. Indicador: normalmente
un espacio en blanco
2do. Indicador: sistema de
encabezamiento de materia
a-nombre geográfico
v-división de forma
x-subdivisión general
y-subdivisión cronológica
z-subdivisión geográfica
700 Asiento secundario
– nombre personal
1er. Indicador:
0-Nombre de pila
1-Apellido
3-Nombre de una familia
a-nombre personal
b-numeración
c-títulos y otras palabras asociadas
al nombre
d-fechas asociadas con el nombre
710
Asiento secundario
– nombre
corporativo
1er. Indicador:
0-nombre invertido
1-Nombre de la jurisdicción
2-Nombre en orden directo
Nombre corporativo o nombre de
jurisdicción como elemento de
entrada unidad subordinada
30
Etiquetas y contenido Indicadores Subcampos
773 Fuente
1er. Indicador: 0
2do. Indicador: no aplica
t-ítem de origen
g-designación numérica
d–pie de imprenta
27
Tanto los indicadores como los subcampos pueden variar ya que la Library of Congress, realiza
modificaciones constantemente, es por ello que no se deben imprimir sino que se deben consultar
directamente del Formato MARC Bibliográfico que se encuentra en línea en la dirección:
http://www.loc.gov/marc/bibliographic/ecbdhome.html.
Las etiquetas del formato MARC se dividen en centenas, estas son:
0XX Información de control, números de identificación y clasificación, etc.
1XX Asientos principales
2XX Títulos y párrafo del título (título, edición, pie de imprenta)
3XX Descripción física, etc.
4XX Menciones de serie
5XX Notas
6XX Campos de acceso temático
7XX Asientos secundarios diferentes a los de materias y series; campos ligados
8XX Asientos secundarios de series, existencias, etc.
9XX Reservados para implementación local28
Los datos que forman un registro MARC, son definidos por normas externas, tales como las
Reglas de Catalogación, los Sistemas de Clasificación, Encabezamientos de Materia, Tesauros de
Materias, Listas de Códigos, y otros elementos utilizados para la organización técnica. A
continuación se definen las actividades que se realizan dentro de la organización técnica, así
como las normas que se utilizan.
27
Conociendo MARC bibliográfico: catalogación legible por máquina, Bogota : Rojas Eberhard Editores, 2002. p.
12-18. 28
Ibid.
31
2.5.1 Catalogación
De acuerdo al Glosario ALA, la catalogación son todas aquellas “actividades desarrolladas en la
preparación de registros bibliográficos para su incorporación a un catalogo."29
Martínez de Sousa, en el diccionario de bibliotecología y ciencias afines la define como la
“representación normalizada de los datos documentales para la localización física de los
documentos ordenados en catálogos según criterios determinados (Reglas de Catalogación).”30
Además de ser “un proceso técnico que tiene por fin sistematizar el conjunto bibliográfico, de
acuerdo con unas normas, para darle unidad y coherencia. Comprende dos pasos: primero, la
redacción del asiento bibliográfico y segundo, la formación del catálogo mediante la
ordenación.”31
Gloria Escamilla, opina que “la catalogación ha sido pensada específicamente para facilitar el
almacenamiento y recuperación de la información contenida en una colección.”32 Y la define
como “el proceso mediante el cual se preparan las fichas necesarias para identificar cada uno de
los materiales que integran las colecciones,”33 en este caso una biblioteca.
“Es el proceso mediante el cual se registran en forma completa y ordenada las partes esenciales
que identifican a cada uno de los materiales con el fin de facilitar su recuperación.”34
Carmen Macías Zafra menciona que es “el proceso donde, en una primera etapa
describimos un documento con el fin de identificarlo y en una segunda, le asignamos los
29
YOUNG, Heartsill (editor). Glosario ala de bibliotecología y ciencias de la información. España : Díaz de Santos,
1988. p. 56. 30
MARTÍNEZ DE SOUSA, José. Diccionario de bibliotecología y ciencias afines: una aproximación. 2a. ed.
Madrid, España : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993. p.135-136. 31
Ibid., p. 135-136. 32
ESCAMILLA, G., Gloria. La catalogación como control bibliográfico. En: Interpretación catalográfica de los
libros. 2a ed. 1989, no. 1. p. 21. 33
Ibid., p. 21. 34
BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO. op. cit. ,
http://www.lablaa.org/blaavirtual/bibliotecologia/manualesbibliotecas/catalogacion.pdf
32
puntos de acceso para su localización. El resultado de este proceso es un registro o asiento
catalográfico.”35
De modo que la catalogación no es más que todas aquellas actividades realizadas para reunir los
elementos representativos de una obra, además de la localización de palabras claves que servirán
como punto de acceso.
Su función es lograr un adecuado almacenamiento que permita recuperar los materiales de una
biblioteca y a través de esta proporcionarle al usuario datos relevantes de los materiales existentes
dentro de una colección.
2.5.1.1 Catalogación descriptiva y las RCAA2
De acuerdo al Glosario ALA se puede definir a la catalogación descriptiva como los “aspectos de
la catalogación que se refieren a la descripción bibliográfica de un documento y a la
determinación de encabezamientos, bajo los cuales será representado en el catálogo,
identificación y descripción del documento.”36
Martínez de Sousa, la define como la “fase de la catalogación que concierne a la descripción
bibliográfica.”37
Por lo anterior es posible afirmar que la catalogación descriptiva es la parte de la catalogación
que tiene que ver con la identificación y descripción de una obra.
Dicha descripción, se realiza con el apoyo de herramientas tales como las Reglas de Catalogación
Angloamericanas, las cuales fueron impresas por primera vez en español en 1970.
35
MACIAS ZAFRA, Carmen. Monografías y publicaciones seriada: ejercicio prácticos. España : Trea, 1993. p. 7. 36
YOUNG, Heartsill, op. cit., p. 108. 37
MARTÍNEZ DE SOUSA, José, op. cit., p. 136.
33
En 1983 fue publicada la segunda edición y en 1998 se imprimió nuevamente con algunas
modificaciones.
Se basa en el marco general para la descripción de los materiales de biblioteca denominado
Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada General ISBD(G).
La International Standard Bibliographic Description, o ISBD, es un estándar internacional que
determina la forma y el contenido de la descripción bibliográfica. Surgió de la Reunión
Internacional de Expertos en Catalogación, organizada por el Comité de Catalogación de la IFLA
celebrada en Copenhague en 1969.
La primera en publicarse fue la ISBD(M) para monografías en 1971. En 1973 fue adoptada por
varias bibliografías nacionales, su traducción a distintos idiomas fue tenida en cuenta por los
comités nacionales de catalogación para la reformulación de sus normas. La "Primera Edición
Estándar" fue publicada en 1974.
En agosto de 1975 el Joint Steering Committee for Revision of the Anglo-American Cataloguing
Rules propuso al Comité de Catalogación de la IFLA desarrollar un estándar general para la
descripción bibliográfica, por lo que en 1977 se publicó la ISBD(G). En 1978 se realizó una
revisión de la ISBD(M), para ajustarse a la ISBD(G), publicándose la "Primera Edición Estándar
Revisada" de la ISBD(M).
La ISBD(G) no fue pensada para ser utilizada directamente por los catalogadores, sino para servir
de marco de referencia para los redactores de las reglas de catalogación. Su propósito fue
proporcionar las reglas para la catalogación descriptiva, que permitieran el intercambio
internacional de registros bibliográficos entre las agencias bibliográficas nacionales.
Además especifica los elementos que debe poseer una descripción bibliográfica, estos son:
Área 1: Título y mención de responsabilidad
Área 2: Edición
Área 3: Designación específica
34
Área 4: Publicación y/o distribución
Área 5: Descripción física
Área 6: Serie
Área 7: Notas
Área 8: Número normalizado y condiciones de disponibilidad
Cada elemento de la descripción, está precedido o seguido por la siguiente puntuación:
Puntuación Función
. — Separa un área de la siguiente
= Precede la repetición de un elemento bajo distinta forma
[ ] Encierra información tomada de una fuente no prescrita, o interpolaciones
dentro de un texto citado
... Indica la omisión de partes de un elemento
/ Precede una mención de responsabilidad asociada al elemento anterior
: Precede a un elemento lógicamente complementario del anterior
; Precede la repetición de una clase de elemento. En el área 5 (descripción
física) precede a las dimensiones del ítem. En el área 6 (serie) separa además
la numeración entre series y subseries
38
En seguida se muestran los tipos de ISBD:
Tipo de ISBD Aplicación
ISBD(G) Materiales de todo tipo
ISBD(M) Monografías
ISBD(S) Publicaciones seriadas
ISBD(A) Materiales antiguos
ISBD(CF) Archivos de computadora
ISBD(ER) Recursos electrónicos (reemplaza a ISBD(CF))
ISBD(CM) Materiales cartográficos
ISBD(NBM) Materiales no librarios
ISBD(CR) Seriadas y otros recursos continuos39
38
National standard bibliographic description [en línea]. [Consultado 15 de marzo de 2010]. Disponible en:
http://catalis.uns.edu.ar/wiki/index.php/ISBD. 39
Ibid.
35
Las Reglas de Catalogación Angloamericanas, han sido adoptadas por las principales bibliotecas
y entidades de la mayoría de los países de habla inglesa y han tenido influencia considerable en la
formulación o revisión de reglas de catalogación locales y nacionales de otros países.
Además, están diseñadas para ser utilizadas en la elaboración de catálogos y siguen la secuencia
de las operaciones realizadas por los catalogadores. Dentro de estas normas se reconoce que el
catalogador debe ejercer un juicio crítico de interpretación, el cual debe basarse en los requisitos
de un determinado catálogo o en el uso de los documentos que se están catalogando.
Cada uno de sus capítulos tienen una estructura mnemotécnica, cada número de la regla consiste
en el número del capítulo seguido de un punto y el número del área de la descripción.
Un principio fundamental en el uso de estas reglas es describir un ítem de acuerdo al capítulo
correspondiente con forme al tipo material. En cuanto al estilo, siguen el Chicago Manual of
Style de la University of Chicago Press para los asuntos de este tipo que no quedan comprendidos
en las reglas, ni en los apéndices. En relación al idioma, contiene algunos casos en que la
decisión se basa en la lengua y en los cuales se prefiere el español, es decir, que aquellas personas
que no utilicen el español como lengua de trabajo lo reemplacen por el propio.
La parte I, trata de las instrucciones relativas a la información que describe el ítem que se está
catalogando:
Cap Título Regla Alcance Contenido
1
Reglas generales
para la
descripción
1.0
Cada uno de los capítulos de la
Parte I contiene una instrucción
sobre la fuente principal de
información para cada material o
tipo de publicación comprendido
en ese capítulo.
Las instrucciones
de la manera de
formular las
descripciones de
los materiales
2 Libros, folletos y
pliegos impresos 2.0
Ítems impresos en forma
monográfica como: libros, folletos
y pliegos sueltos
36
Cap Título Regla Alcance Contenido
3 Materiales
cartográficos 3.0
Materiales cartográficos de todas
clases, incluye todos los materiales
que representan la totalidad o una
parte de la tierra o de cualquier
cuerpo celeste.
Las instrucciones
de la manera de
formular las
descripciones de
los materiales
4
Manuscritos
(incluyendo
colecciones de
manuscritos)
4.0
Manuscritos (incluyendo texto
mecanografiado o listados) de
todas clases, incluyendo libros,
tesis o disertaciones, cartas,
discursos, etc., textos legales
manuscritos (incluyendo formas
impresas completadas a mano) y
colecciones de tales manuscritos.
5 Música 5.0
Música impresa.
6 Grabaciones
sonoras 6.0
Grabaciones sonoras en discos,
cintas (abiertas carrete-a-carrete,
cartuchos, casetes), rollos para
piano (y otros rollos) y
grabaciones sonoras en película
(diferentes a las destinadas a
acompañar imágenes visuales).
7 Películas y video
grabaciones 7.0
Películas y videograbaciones de
todas clases, incluyendo filmes y
programas completos,
compilaciones, avances,
noticiarios y noticiario fílmico y
material inédito.
37
Cap Título Regla Alcance Contenido
8 Materiales
gráficos 8.0.
Materiales gráficos de todas
clases, ya sean opacos (por
ejemplo, originales y
reproducciones de arte
bidimensionales, diagramas,
fotografías, dibujos técnicos) o
destinados a ser proyectados o
vistos (por ejemplo, fotobandas,
radiografías, diapositivas) y
colecciones de dichos materiales
gráficos.
Las instrucciones
de la manera de
formular las
descripciones de
los materiales
9 Archivos de
computador 9.0
Archivos que están codificados
para su manipulación en la
computadora. Estos archivos
comprenden datos y programas,
pueden estar almacenados o
contenidos en medios disponibles
para acceso directo o acceso
remoto.
10
Artefactos
tridimensionales
y Realia
10.0
Objetos tridimensionales de todas
clases, incluyendo: modelos,
dioramas, juegos (incluyendo
rompecabezas y simulaciones),
casetes braile, escrituras y otras
obras de arte tridimensionales,
exhibiciones, máquinas y
vestuario. También objetos que
ocurren en forma natural,
incluyendo especímenes de
microscopio (o representaciones
de éstos) y otros especímenes
montados para ser exhibidos.
38
Cap Título Regla Alcance Contenido
11 Microformas 11.0
Todas las clases de materiales en
microformas, incluyen
microfilmes, microfichas,
microopacos y tarjetas de ventana.
Pueden ser reproducciones de
materiales impresos o gráficos
existentes o pueden ser
publicaciones originales.
Las instrucciones
de la manera de
formular las
descripciones de
los materiales
12 Publicaciones
seriadas 12.0
Descripción de publicaciones
seriadas de todas clases y en todos
los medios.
13 Análisis 13.0
Muestra varias maneras de llevar a
cabo el análisis. Algunos de estos
métodos están relacionados con
disposiciones que se encuentran en
otros capítulos, pero todos los
métodos se reúnen en aquí con
lineamientos generales para
orientar en la selección de uno de
ellos.
Los capítulos del 14-20 no están numerados
NOTA: Elaboración propia con base en las Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª ed.
Las RCAA, contienen tres niveles de descripción, estos son:
Nivel Contenido
1er.
Título propiamente dicho / primera mención de responsabilidad, si defiere del encabezamiento del
asiento principal en forma o número o si no hay un encabezamiento del asiento principal. –
Mención de edición. – Detalles específicos del material (o tipo de publicación). – Primer editor,
etc., fecha de publicación, etc. -- Extensión del ítem. – Nota(s). – Número normalizado.40
40
Reglas de catalogación angloamericanas. 2a. ed. Santafé de Bogotá, D. C. : Rojas Eberhard Editores Ltda., 1998.
p. 15
39
Nivel Contenido
2do.
Título propiamente dicho [designación general del material] = Título paralelo : otra información
sobre el título / primera mención de responsabilidad ; cada una de las menciones subsiguientes de
responsabilidad. – Mención de edición / primera mención de responsabilidad relacionada con la
edición. Detalles específicos del material (o tipo de publicación). – Primer lugar de publicación,
etc. : primer editor, etc, fecha de publicación, etc. – Extensión del ítem : otros detalles físicos ;
dimensiones. – (Título propiamente dicho de la serie / mención de responsabilidad relacionada
con la serie, ISSN de la serie ; numeración dentro de la serie. Título de la serie. Título de la
subserie, ISSN de la subserie ; numeración de la subserie). – Nota(s). – Número normalizado.41
3er.
Incluye todos los elementos señalados en las RCAA, que apliquen al material que
se está describiendo.
Las bibliotecas pueden elegir usar los tres niveles de descripción o:
Seleccionar un nivel de descripción para todos los ítemes que se cataloguen
Fijar pautas para el uso de los tres niveles en un catálogo
2.5.2 Catalogación, encabezamientos y clasificación
La catalogación temática, está estrechamente ligada con la clasificación, debido a que una vez
que se ha hecho el análisis del contenido intelectual y se ha determinado el tema principal, es
posible ubicarlo en el lugar que le corresponde acorde al sistema de clasificación utilizado. Otra
herramienta que sirve de apoyo para la clasificación son los encabezamientos de materia. A
continuación se describe cada uno de estos elementos así como las normas que se utilizan.
2.5.2.1 Catalogación por materias y las RCAA2
El Glosario ALA, define a la catalogación por materias o temática como la “determinación del
tema tratado en una pieza bibliográfica, o en los trabajos que esta contiene, con el fin de
41
Ibid.
40
clasificarla y determinar el encabezamiento, o encabezamientos adecuados de materia por lo que
va a estar representada en un catalogo.”42
Martínez de Sousa, la define como la “fase de la catalogación que concierne a la redacción de las
entradas por materia.”43
“Sirve como instrumento de indización y cuya finalidad es localizar la descripción
correspondiente, dentro del catálogo. Pueden ser personales, temáticos, corporativos, por título”.44
Además dice que “la primera es descriptiva y responde a la necesidad de identificar desde el
punto de vista intrínseco y extrínseco un impreso cualquiera; la segunda se dirige al propósito de
sistematizar el conjunto bibliográfico para darle unidad y coherencia.”45
En esta parte de la catalogación se determina el tema o temas que contiene el material las cuales
serán las entradas de acceso. Su función es permitir la recuperación de la información temática
contenida en los materiales de una biblioteca.
Se efectúa una vez hecha la descripción de un ítem de acuerdo a la parte I de las RCAA, se
agregan los encabezamientos y/o títulos uniformes a esa descripción para crear los asientos
catalográficos.
La parte II, de las Reglas de Catalogación Angloamericanas tratan la determinación y
establecimiento de los encabezamientos (puntos de accesos) bajo los cuales la información
descriptiva se presenta a los usuarios en el catálogo.
42
YOUNG, Heartsill (editor), op. cit., p. 335. 43
MARTÍNEZ DE SOUSA, José, op. cit., p. 137. 44
BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO. op. cit. ,
http://www.lablaa.org/blaavirtual/bibliotecologia/manualesbibliotecas/catalogacion.pdf 45
Ibid.
41
Su estructura es la siguiente:
Cap Título Regla Alcance Contenido
21 Elección de los puntos
de acceso 21.0A1
Las reglas de este capítulo
determinan la elección de
los puntos de acceso. Se
dan las instrucciones para
elegir uno de los puntos de
acceso como el
encabezamiento de asiento
principal, los demás son
encabezamientos
secundarios
La elección de los
puntos de acceso
para los asientos
principales y
secundarios
22 Encabezamientos de
personas 22.0
Se debe elegir como base
del encabezamiento para
una persona, el nombre por
el cual se le conoce
comúnmente.
La forma de los
encabezamientos
de nombre y de
los títulos
uniformes
23 Nombres geográficos 23.1
Los nombres de entidades
geográficas se usan para
distinguir entre entidades
corporativas con el mismo
nombre.
La forma de los
encabezamientos
de nombre
geográfico
24 Encabezamientos de
entidades corporativas 24.1
Se debe asentar una
entidad corporativa
directamente bajo el
nombre por el cual se
identifica generalmente.
La forma de los
encabezamientos
de nombre y de
los títulos
uniformes
25 Título uniformes 25.1A
Los títulos uniformes se
pueden usar para agrupar
los asientos catalográficos.
42
Cap Título Regla Alcance Contenido
26 Referencias 26.1
Las referencias se hacen de
acuerdo a como se indica
en las reglas anteriores de
la parte II.
Las referencias
NOTA: Elaboración propia con base en las Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª ed.
Esta parte de las reglas se basa en que a cada ítem que se describe se le debe hacer un asiento
principal, el cual se complementa con asientos secundarios. Una vez elegido los puntos de acceso
y para complementarlos se utilizan los encabezamientos de materia para asignar el resto de los
puntos de acceso.
2.5.2.2 Encabezamientos de materia
De acuerdo al Glosario ALA se puede definir a los encabezamientos de materia, como el “punto
de acceso a un asiento bibliográfico, que consta de una palabra o frase designando el tema del
trabajo o trabajos contenidos en la pieza bibliográfica.”46
Martínez de Sousa, los define como la “palabra o conjunto de palabras colocadas a la cabeza del
asiento bibliográfico que, como punto de acceso, sirven de primer dato para la ordenación
alfabética de un conjunto de asientos.”47
Gloria Escamilla, menciona que el encabezamiento de materia es “la palabra o palabras que,
indican el tema o asunto específico de que trata la obra en cuestión.”48
46
YOUNG, Heartsill (editor), op. cit., p. 335. 47
MARTÍNEZ DE SOUSA, José, op. cit., p. 318. 48
ESCAMILLA GONZÁLEZ, Gloria. Lista de encabezamientos de materia. México: UNAM, Instituto de
Investigaciones Bibliográficas, 1978. p. XVII.
43
“Forma de expresar por medio de una palabra o una frase del lenguaje natural, un tema o asunto
del que trata una obra. Su objetivo es facilitar el acceso temático a los diferentes materiales.”49
“Es una lista controlada pero no estructurada de conceptos, generalmente ordenada en forma
alfabética, utilizada para clasificar conceptualmente los documentos. Suele contener referencias
de véase y de véase además, así como instrucciones para construir nuevos encabezamientos o
subencabezamientos.”50
Blanca Gil Urdiciain, establece que un encabezamiento “consiste en una o varias palabras que
representan conceptos, el encabezamiento intenta, por lo tanto, condensar el tema sobre el que
trata un documento.”51 De acuerdo a ella, existen dos clases de encabezamientos: simples y/o
compuestos.
Los encabezamientos simples “son los que expresan el tema con una sola palabra, generalmente
un sustantivo o una expresión sustantivada.”52
Los encabezamientos compuestos “son utilizados cuando son dos ó más términos para expresar el
tema del documento.”53
Un encabezamiento de materia trata de representar el o los temas de un documento con la ayuda
de una serie de términos expresados en lenguaje controlado relacionados entre ellos. Lo cual
permite brindar al usuario diversas alternativas para localizar distintos materiales sobre un tema,
puesto que a cada material le son asignados tantos encabezamientos como sea necesario.
En México, una de las listas usadas con mayor frecuencia es la Lista de Encabezamientos de Materia
para Bibliotecas, editadas en Santafé de Bogota.
49
BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO, op. cit.,
http://www.lablaa.org/blaavirtual/bibliotecologia/manualesbibliotecas/catalogacion.pdf 50
MATEO, Silvia, op. cit., http://www.monografias.com/trabajos-pdf/manual-procedimientos-procesos-
tecnicos/manual-procedimientos-procesos-tecnicos.pdf. 51
GIL, Urdiciain. Manual de lenguajes documentales. Madrid: Trea, 2004. p. 30. 52
Ibid. 53
Ibid.
44
2.5.2.2.1 La Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas
La Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas, retoma el trabajo de la Unión
Panamericana en 1957, bajo la dirección de Carmen Rovija y Jorge Aguayo, por ser considerada
como una herramienta básica en las bibliotecas latinoamericanas.
Existen tres principios básicos dentro de los encabezamientos de materia, estos son:
Principio de encabezamiento específico
Principio de encabezamiento idiomático
Principio de encabezamiento único
La lista de encabezamientos de materia, está ordenada de forma alfabética. Los términos
autorizados están escritos con letras mayúsculas y en negritas y bajo estos se localizan las
referencias a que haya lugar, estas también se encuentran escritas en mayúsculas.
Bajo los encabezamientos pueden aparecer algunos de los datos siguientes en este orden:
Indicación de que el epígrafe puede subdividirse geográficamente por países, ciudades, etc.,
lo cual es indicado a través de la abreviatura Sub. Geo.
Notas explicativas entre paréntesis
Referencia de “véase además”, estas aparecen en orden alfabético y en columna, precedidas
por la abreviatura va.
Referencias primeras o “Véase”, muestra términos sinónimos o expresan la misma idea,
estas referencias también se encuentran en orden alfabético y en columnas, van precedidas
de una (X).
Las referencias a otros términos al epígrafe usado sirven como instrumento de control para el
catalogador. También aparecen en orden alfabético, en columnas y seguidos de la
abreviatura v y el epígrafe aceptado en negritas.
Referencias segundas, estas referencias van precedidas de (XX) y sirven para control del
catalogador.
45
Los encabezamientos de materia, pueden adoptar las siguientes formas:
Una sola palabra
Dos o más palabras, que forman un término o idea
Dos sustantivos unidos por la conjunción “y”
Dos términos separados por un guión, el primero de estos es el epígrafe principal y el
segundo la idea subordinada o relacionada, en estas existen varios casos como:
Subdivisiones que expresan un asunto
Subdivisiones geográficas
Subdivisiones que pueden aplicarse a los distintos países, regiones, provincias,
ciudades, etc., y que expresan características
Al término de la asignación de encabezamientos de materia se puede continuar con la
clasificación.
2.5.2.3 La clasificación
La clasificación bibliográfica, de acuerdo al Glosario ALA se puede definir como el “sistema de
clasificación pensado para ordenar material de biblioteca.”54
Martínez de Sousa, la define como el “conjunto de objetos, hechos o conceptos en cierto número
de clases o categorías según un principio de jerarquización.”55
“La clasificación provee un sistema para organizar el conocimiento.”56
Definida como “un sistema de ordenamiento lógico del conocimiento. Consiste en distribuir los
libros en grupos comunes de una misma materia o de un determinado tema.”57
54
YOUNG, Heartsill (editor), op. cit., p. 33. 55
MARTÍNEZ DE SOUSA, José. op. cit.,, p. 157-158. 56
DEWEY, Melvin. Sistema de Clasificación Decimal Dewey. 20a. ed. Santafe de Bogota : Rojas Eberhard, 1995. p.
XXXVll. 57
BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO, op. cit. ,
http://www.lablaa.org/blaavirtual/bibliotecologia/manualesbibliotecas/catalogacion.pdf
46
James Thompsom, la define de la siguiente manera “clasificar un libro es hacer un diagnóstico
sobre lo que es su materia y asignarle un lugar en el sistema de clasificación de la biblioteca; la
clasificación por materias puede implicar escoger un encabezamiento de materia adecuado a un
catálogo de materias.”58
Consiste en asignar un lugar a cada libro dentro de la biblioteca de acuerdo a su tema principal.
Los sistemas de clasificación más usados son el de la Biblioteca del Congreso y el Sistema de
Clasificación de Melvin Dewey.
2.5.2.3.1 El Sistemas de clasificación LC
La clasificación de la Biblioteca del Congreso (Library of Congress Classification) es un sistema
de clasificación desarrollado por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos. Se usa en la
mayoría de bibliotecas de investigación y académicas de los Estados Unidos y varios otros países.
Divide las materias en categorías amplias, entre las que se encuentran:
A Obras generales
B Filosofía. Psicología. Religión
C Ciencias Auxiliares de la Historia
D Historia, General y Antigua
E Historia: Estados Unidos
F Historia Local de los Estados Unidos y de América Inglesa, Holandesa,
Francesa y Latina
G Geografía. Antropología. Recreo
H Ciencias Sociales
J Ciencia Política
58
THOMPSON, James y Reg Carr, La biblioteca universitaria: introducción a su gestión. Madrid : Fundación
Germam Sánchez Ruiperez, 1990. p. 185-202.
47
K Derecho
L Educación
M Música y Libros sobre Música
N Bellas Artes
P Lengua y Literatura
Q Ciencia
R Medicina
S Agricultura
T Tecnología
U Ciencia Militar
V Ciencia Naval
Z Bibliografía. Biblioteconomía. Recursos Informativos (General)
Las subclases se dividen y subdividen en asuntos más específicos por medio de números arábigos
que van del uno al nueve mil novecientos noventa y nueve (1-9999), mediante un orden
progresivo y no decimal y son asignados con base en la importancia del tema, a esta combinación
de letras y números se le llama notación mixta ó alfanumérica.
2.5.2.3.2 El Sistemas de clasificación Dewey
La CDD (Clasificación Decimal Dewey) fue creado por un bibliotecario llamado Melvil Dewey
en 1873, y se publicó por primera vez en 1876. Su finalidad fue organizar los libros en las
estanterías, de forma que todos los libros que traten sobre una materia específica quedaran
ubicados en el mismo lugar.
Este sistema, divide el conocimiento en diez clases principales. Estas clases se dividen en diez
subdivisiones y cada una a su vez se divide en diez secciones. No todas las subdivisiones y
secciones han sido usadas aun.
48
Las diez clases principales son:
000 Generalidades
100 Filosofía, fenómenos paranormales, psicología
200 Religión
300 Ciencias sociales
400 Lenguas
500 Ciencias naturales y matemáticas
600 Tecnología (ciencias aplicadas)
700 Las artes Bellas artes y artes decorativas
800 Literatura y retórica
900 Geografía, historia y disciplinas auxiliares59
Permite la construcción de los números para expandir el sistema de clasificación y crear números
más específicos. Los números se construyen tomando un número de los esquemas y agregándole
dígitos a partir de las tablas 1-7.
Estas tablas permiten al clasificador crear números más específicos con relación a períodos,
lugares, tipos de personas, lengua, género literario, entre otros. Fueron creadas para usarlas sólo
con los números de los esquemas y nunca solas.
Las tablas auxiliares son las siguientes:
Tabla 1. Subdivisiones comunes.
Tabla 2. Áreas geográficas, períodos históricos, personas.
Tabla 3. Subdivisiones para las artes, para literaturas individuales, para géneros literarios específicos.
Tabla 4. Subdivisiones de lenguas individuales y de familias de lenguas.
Tabla 5. Grupos raciales, étnicos, nacionales.
Tabla 6. Lenguas.
Tabla 7. Grupos de personas.60
Dentro de la clasificación se debe tomar en cuenta también la signatura topográfica, la cual no es
más que el conjunto de letras y/o números asignados a cada material y sirve para determinar un
lugar único en la colección con el fin de facilitar su búsqueda y agilizar su localización en la
estantería, así como lograr una interrelación con materiales bibliográficos que tratan un mismo
tema.
59
DEWEY, Melvin, op. cit., p. XXXLX. 60
DEWEY, Melvin, op. cit., p. XXXLX.
49
La signatura topográfica está conformada por:
La colección
El número de clasificación
El número de Cutter o iniciales del autor
Año de edición
Número de volumen
Número de ejemplar. Sólo en caso de que exista más de un ejemplar de un mismo título.
Otras. Dependiendo de las políticas de cada institución
2.6 El catálogo
ALA “fichero de registros bibliográficos, creado conforme a principios específicos y uniformes
de realización y siguiendo, las directrices de una lista oficial de encabezamientos que describe el
material de la colección.”61
Martínez de Sousa, lo define como el “conjunto de asientos bibliográficos de las publicaciones o
documentos de determinada colección, ordenados según unas normas.”62
“Es un registro, arreglado por orden alfabético, numérico, etc., de los libros, mapas, monedas,
estampillas, grabaciones, o cualquier otro tipo de material que integre una colección.”63
El catálogo esta formado por las fichas catalográficas las cuales son el resultado de la
organización técnica.
Los catálogos son necesarios cuando las colecciones van aumentando ya que se vuelve imposible
localizar un título, para que los materiales de una biblioteca puedan ser localizados fácil y rápido
por los usuarios, es necesario contar con un medio que permita mostrar sus colecciones de forma
61
YOUNG, Heartsil (editor),. op.cit., p. 55-56. 62
MARTÍNEZ DE SOUSA, José, op. cit., p. 137. 63
ESCAMILLA G., Gloria. Lista de encabezamientos de materia, op. cit., p. 29.
50
clara, concisa, precisa y fácil de consultar. Existen diversos tipos de catálogos:
Catálogo
En forma de libro
En forma de tarjetas
Externo
Por autor
Por título
Por tema
Interno
De adquisiciones
Topográfico
Oficial
Catálogo de autoridades
Automatizado
Sin importar que tipo de catálogo sea tiene las siguientes funciones:
1. Mostrar una obra, ya sea por autor o cualquier otra persona u organismo que haya intervenido
en su creación.
2. Reunir todas las obras con un mismo asiento.
3. Mostrar los temas que se pueden encontrar en las colecciones de la biblioteca.
4. Relacionar un tema con otro u otros.
5. Mostrar los títulos existentes en las colecciones.
6. Dar información bibliográfica de un título determinado.
7. Mostrar la clasificación.
Hoy en día, los OPAC (Online Public Access Catalog), han facilitado las búsquedas
bibliográficas sin necesidad de que los usuarios recorran grandes distancias para localizar la
información que requieren.
2.7 El SIIE y el módulo para biblioteca
Como ya se mencionó en el capítulo uno la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl (UTN),
cuenta con un sistema de automatización creado por la propia institución, el cual agrupa todos los
servicios que la universidad ofrece al estudiante.
51
En cuanto a los sistemas de información, la Universidad, ha participado en el desarrollo del proyecto
del Sistema Automatizado Integral de Información para el Subsistema de las Universidades
Tecnológicas (SAIIUT). En el mes de febrero del 2005, se liberó la primera versión del SAIIUT y se
colaboró en la capacitación de los responsables de servicios escolares de todas las Universidades
Tecnológicas. Asimismo, los Departamentos de Servicios Escolares, Servicio Social y Servicios
Bibliotecarios, tienen sus procesos de gestión sistematizados, a través del Sistema Integral de
Información Escolar (SIIE), desarrollado por la propia Universidad, el cual es operado a través de la
Red de Cómputo.64
Actualmente la UTN cuenta con un grupo de programadores, el cual tiene como
objetivo el desarrollo del (SIIE), con el que ha sido posible la automatización del
80% de las actividades administrativas de áreas de servicios tales como: Control
Escolar, Servicio Social y Biblioteca.
A continuación se muestras las actividades que han sido automatizadas dentro del Departamento
de Servicios Bibliotecarios de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl.
El módulo de biblioteca, contiene los siguientes submódulos:
A continuación se describe cada uno y las opciones de mayor uso:
Adquisiciones
Búsqueda de material. Permite la localización de los materiales por título, autor,
ISBN, ficha, número de adquisición y clasificación.
64
UNIVESIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL. Programa Institucional de Desarrollo 2008-2012
[en línea]. [Consultado 20 de febrero de 2010]. Disponible en: http://www.utn.edu.mx/pide.pdf.
52
Donaciones. Dentro de esta ventana se registran los datos de los materiales que son
donados al Departamento de Servicios Bibliotecarios. El sistema asigna
automáticamente tanto el número de ficha como el número de adquisición.
Adquisiciones. Aquí se registra los materiales adquiridos por compra, al igual que en
la ventana anterior, el sistema asigna automáticamente tanto el número de ficha como
el número de adquisición.
53
Catalogación
Formato MARC. Dentro de esta ventana se captura los datos obtenidos de los
procesos técnicos.
Reportes. Cuenta con cuatro opciones.
54
1. Permite imprimir las etiquetas que se colocarán en los materiales.
2. Permite imprimir la etiqueta que se coloca en el lomo de los libros.
3. Muestra la estadística mensual de adquisiciones.
55
4. Muestra la estadística mensual de procesos técnicos.
Baja de Material. Permite cambiar un número de adquisición de una ficha a otra y/o
ingresar un número de adquisición a una ficha nueva.
56
Temporal de Adquisición. Despliega una ventana dentro de la cual se puede agregar
un número de adquisición a una ficha existente.
Préstamos
En esta parte se realizan los préstamos de material.
57
Consultas
Búsqueda de alumnos. Proporciona los datos personales de todos los alumnos tanto,
inscritos como los egresados.
Deudores por división. Despliega un listado por carrera de aquellos alumnos que
tengan un adeudo en el Departamento de Servicios Bibliotecarios, ya sea económico o
de material documental.
58
Reporte de material general. Despliega un listado de los materiales bibliográficos
existentes en el Departamento de Servicios Bibliotecarios.
Reporte estadística de préstamo. Muestra los préstamos realizados en determinada
fecha.
59
Consulta material. Despliega el catálogo.
NOTA: Todas las imágenes mostradas anteriormente fueron copiadas del SIIE de la UTN.
60
Capítulo 3. Organización técnica en el Departamento de Servicios
Bibliotecarios de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl
La organización documental, permite saber el contenido de un documento y su ubicación dentro
de una colección. Es imposible conservar a una biblioteca sin orden, es por ello que se requiere la
realización de los procesos técnicos, entre ellos se encuentran:
La catalogación
La asignación de encabezamientos de materia
La clasificación
La captura
Los procesos físicos
Esto se hace con el fin de conformar un acervo accesible y de fácil consulta para los usuarios.
Durante el 2009 los esfuerzos realizados, se vieron reflejados en los resultados obtenidos:
Actividad Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic TOTAL
Números de
adquisición 45 338 245 264 219 5 0 308 484 0 0 0 1908
Proceso
Técnico
T 0 253 191 178 93 5 0 194 306 0 0 0 1220
E 0 405 245 264 126 5 0 308 526 0 0 0 1879
Proceso
físico
N 0 405 245 264 126 5 0 308 526 0 0 0 1879
Ex 927 467 104 160 111 153 415 400 300 292 363 123 5694
T = Títulos
E = Ejemplares
N = Material de nuevo ingreso
Ex = Material existente
NOTA: Los datos anteriores fueron tomados de la estadística mensual.
61
Con los resultados obtenidos del cuadro anterior se puede ver que se asignaron 1908
números de adquisición y se realizó el proceso técnico a 1220 títulos, lo que equivale al
98% del material y sólo al 2% de los documentos a los que se les asignó número de
adquisición no se trabajaron.
A continuación se muestra el total de materiales a los que se les realizó procesos
técnicos (catalogación, asignación de encabezamientos de materia y clasificación)
durante el año.
0
253
191 178
93
5 0
194
306
0 0 00
405
245 264
126
5 0
308
526
0 0 0
0
100
200
300
400
500
600
Ene
ro
Febre
ro
Mar
zoAbr
il
May
o
Junio
Julio
Ago
sto
Sep
tiem
bre
Octubr
e
Novi
embr
e
Diciem
bre
Títulos Ejemplares
Lo anterior da un total de 1220 títulos y 1879 ejemplares nuevos en la estantería, ya que a todos
estos se les realizó el proceso físico.
Además, se realizó el proceso físico a otros materiales ya existentes en la colección, debido a:
Se saturó la tarjeta
Se extravío la tarjeta
Se saturó la papeleta
Las etiquetas no correspondían a ese material
62
ME AE
74%
ME CO
14%
G
12%
La suma de estos da un total de 7573 ejemplares a los que se les realizó el proceso físico, de los
cuales 1879 fueron incorporados por primera vez a la colección y el resto (5694 ejemplares) ya
existían en el acervo.
0
405
245 264
126
5 0
308
526
0 0 0
927
467
104160
111153
415 400
300 292363
123
0100200300400500600700800900
1000
Enero
Febrero
Marz
oAbril
Mayo
JunioJulio
Agosto
Septiem
bre
Octu
bre
Noviem
bre
Dicie
mbre
Nuevo Existente
No se cuenta con un dato exacto de cual fue la colección que tuvo mayor aumento pero es posible
afirmar que fue la de memorias de estancia profesional, debido a que se eliminó el rezago en por
lo menos dos de las carreras impartidas en la UTN.
Memorias que eran desde las primeras generaciones hasta la fecha, aproximadamente 900 de la
carrera de Administración de Empresas (ME AE) y 170 de Comercialización (ME CO), el resto
fueron libros de la colección general (G).
Gráficamente esto datos quedarían de la siguiente forma:
Los resultados obtenidos se encuentran por debajo de lo estimado ya que se sólo se logro el 24%.
Resultados
1220
24%
Se pretendia
3840
76%
63
Algunas razones por las que a pesar de los esfuerzos realizados no fue mayor la cantidad de
material trabajado son:
Falta de personal
Desempeño de otra actividades inherentes al Departamento
Falta de conocimiento de algunos procedimientos por parte del personal
Falta de conocimientos en el área
A pesar de los inconvenientes, se espera que para este año aumente en número de materiales
trabajados.
A continuación se mencionan las normas que se toman en cuenta para la realización de la
organización técnica.
3.1 Catalogación
Dentro del Departamento de Servicios Bibliotecarios de la Universidad Tecnológica de
Nezahualcóyotl, las normas de catalogación que se siguen son las Reglas de Catalogación
Angloamericanas debido a que son las más utilizadas en México.
Se utiliza el segundo nivel de descripción, por que a través de éste, solo se representan los datos
más esenciales de un documento, a fin de que pueda ser recuperado satisfactoriamente; además
en este nivel no se efectúa una catalogación exhaustiva del documento.
El uso de las Reglas de Catalogación Angloamericanas, permiten mantener la uniformidad de la
descripción en todos los registros catalográficos que se crean.
Además, es mejor utilizar reglas o normas que sean de uso masivo en las bibliotecas con las que
se tiene intercambio ya que esto permite intercambiar registros catalográficos, lo que facilita y
reduce el costo de los procesos técnicos.
64
En este proceso el catalogador debe tomar en cuenta dos aspectos:
1. El continente: el documento como producto intelectual (catalogación descriptiva)
2. El contenido: el documento como objeto que contiene al producto intelectual (catalogación
temática)
3.1.1 Catalogación descriptiva
Como su nombre lo indica, se ocupa de la descripción de los elementos fundamentales que
permiten representar al documento y su continente, de tal forma que no pueda confundirse con
otro documento similar.
Los elementos más usuales al momento de describir una obra son:
Área Contenido Puntuación
Titulo y mención de
responsabilidad
Titulo / Mención de
responsabilidad.
Separados entre sí por espacio
barra espacio.
Edición 2a. ed. El número punto espacio edición
abreviada.
Detalles específicos del
material (o tipo de
publicación)
En caso de no ser libro Entre corchetes.
Publicación,
distribución, etc.
Lugar de publicación :
editorial, fecha de
publicación.
La primer parte se separa por un
espacio dos puntos espacio. La
segunda se separa de la tercera por
una coma.
Descripción física 451 p.
Número de páginas u hojas
espacio abreviatura (p) páginas o
(h) hojas
Serie (Serie ; 1)
Los datos se anotan entre
paréntesis y se separan por un
punto y coma.
Notas Cada nota se transcribe en párrafo
aparte
Número normalizado
65
Estos datos, representados en una ficha bibliográfica, quedan de la siguiente forma:
3.1.2 Catalogación temática
Fundamentalmente, es la representación del contenido de un documento a través de un lenguaje
controlado. En este se utilizan palabras o frases que destacan los aspectos fundamentales de un
material. Lo anterior con la finalidad de generar puntos de acceso para la recuperación de la
información.
Esta parte de la catalogación es complementada con los encabezamientos de materia.
3.2 Asignación de Encabezamientos de Materia
En el Departamento de Servicios Bibliotecarios de la UTN, se utilizan los Encabezamientos de
Materia para Bibliotecas, editadas en Santafé de Bogota. Es una obra publicada en dos volúmenes,
accesible para manejarse y permite encontrar y establecer los términos que identifican el
contenido de los documentos. La ventaja de utilizar un lenguaje controlado es que permite
uniformar criterios al momento de asignar los encabezamientos de materia y poder recuperar la
información.
Principios de marketing y sus mejores prácticas / K. Douglas
Hoffman ... [et al.] ; revisión técnica Diana Dávila R., Ma. Estela
Tena Loeza . – 3a. ed. -- Australia : Thomson, c2007.
xl, 600 p. : il. ; 27 cm.
Incluye índice.
Traducción de: Marketing principles and best practices.
ISBN: 978-970-686-490-1
ISBN: 970-686-490-3
66
En este proceso se hace un análisis temático el cual consiste en determinar el o los temas que
permitan identificar el contenido intelectual de un documento, a través de un lenguaje controlado.
En esta parte, el trabajo del catalogador consiste en:
a) Buscar en las listas de encabezamientos de materia el o los encabezamientos que
correspondan a los contenidos del documento e incorporarlos al registro catalográficos.
b) Crear encabezamientos de materia para describir temas no incluidos en la lista
predeterminada
Continuando con el ejemplo anterior, la información se representa de la siguiente manera:
3.3 Clasificación
En esta parte es donde se organiza el conocimiento. El sistema de clasificación utilizado en el
Departamento de Servicios Bibliotecarios de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl es el
Sistema de Clasificación Decimal Dewey.
Este sistema, tiene la finalidad de reunir los materiales similares de manera que sea fácil
encontrarlos dentro del acervo.
Principios de marketing y sus mejores prácticas / K. Douglas
Hoffman ... [et al.] ; revisión técnica Diana Dávila R., Ma. Estela
Tena Loeza . – 3a. ed. -- Australia : Thomson, c2007.
xl, 600 p. : il. ; 27 cm.
Incluye índice.
Traducción de: Marketing principles and best practices.
ISBN: 978-970-686-490-1
ISBN: 970-686-490-3
1. Mercadeo 2. Administración de ventas I. Hoffman, K.
Douglas II. Dávila R. Diana, rev. III. Tena Loeza, Ma. Estela,
rev. IV. tit.
67
Es por ello que cada documento es marcado para que siempre regrese al mismo sitio. Para lo cual
se utiliza la signatura topográfica, en esta se representa a un documento a través de letras y
números.
Se construye a partir del sistema de clasificación y otras normas, los elementos que contiene son:
Colección
Clasificación
Notación de autor (número de cutter)
Año de edición (después de la primera)
Volumen
Tomo
Ejemplar
Los elementos mencionados hacen que cada signatura sea única. Normalmente se coloca en un
lugar visible del documento.
Es importante recordar que se debe evitar la clasificación guiándose únicamente con el título o el
subtítulo, de preferencia se debe revisar el prólogo, la introducción, el índice o las solapas, de
modo que se tenga una idea clara del tema que trata el material. En caso de que no fuera suficiente
lo anterior, será necesario la lectura de algunos capítulos y en el caso de que esto no bastara, se
requerirá de la asesoría de una persona especializada en la materia. A continuación se muestra una
un registro bibliográfico con clasificación:
Principios de marketing y sus mejores prácticas / K. Douglas
Hoffman ... [et al.] ; revisión técnica Diana Dávila R., Ma. Estela
Tena Loeza . – 3a. ed. -- Australia : Thomson, c2007.
xl, 600 p. : il. ; 27 cm.
Incluye índice.
Traducción de: Marketing principles and best practices.
ISBN: 978-970-686-490-1
ISBN: 970-686-490-3
1. Mercadeo 2. Administración de ventas I. Hoffman, K.
Douglas II. Dávila R. Diana, rev. III. Tena Loeza, Ma. Estela,
rev. IV. tit.
380.1
HOO
68
3.4 El SIIE y la organización técnica
Es importante resaltar que conforme se van realizando los procesos técnicos de debe ir capturando
los datos dentro del SIIE (Sistema Integral de Información Escolar), para que quede la
información dentro del sistema.
Lo anterior es realizado de la siguiente manera:
1. Dentro del sistema se ingresa al apartado de “Formato MARC”
2. Dentro de esta ventana, se da clic en el ícono de modificar, lo cual permitirá ingresar el
número de ficha de un título
3. Se ingresa el número de ficha
69
4. Una vez que se oprime “Aceptar”, el sistema permite ingresar los datos del registro
bibliográfico
5. Una vez que se ha concluido, se de clic en “grabar”
Todos los datos que representan a un material son colocados normalmente en las siguientes
etiquetas:
Etiqueta Contenido Etiqueta Contenido
020 ISBN 440 Serie
082 Clasificación Dewey 500 Notas generales
100 Autor personal 505 Notas de contenido
245 Título propiamente dicho 650 Encabezamientos de materia
250 Edición 700 Asiento secundario
260 Pie de imprenta
300 Descripción física
70
Cabe aclarar que no es propiamente formato MARC lo que se utiliza en la biblioteca actualmente
(Anexo 2), únicamente se cuenta con etiquetas dentro de las cuales se ingresan los datos pero no
se manejan subcampos, indicadores, etc. que forman parte del MARC. Se espera pronto cambiar
de sistema de automatización.
Una vez que se ha concluido con la captura de los datos, se puede hacer el proceso físico del
material. Las etiquetas de lomo, esquinero y código de barras se imprimen desde el sistema,
además de los datos que se colocan en la tarjeta de préstamo.
3.5 Proceso físico
Son los procesos que deben realizarse sobre el material para ponerlos posteriormente a
disposición de los usuarios.
A pesar de ser una labor sencilla, debe ser realizada con uniformidad, limpieza y estética. La
persona que lleva a cabo esta labor requiere conocer las partes del libro.
Entre las actividades que componen al proceso físico, se encuentran:
Sellado de cantos
Sellado dentro del material
Pegar papeleta de préstamo
Colocar tarjeta de préstamo
Colocar cintas magnéticas
Colocar etiquetas:
o De lomo
o De esquinero
o De código de barras
71
Tanto los datos de la tarjeta de préstamo como las etiquetas de lomo, esquinero y código de
barras se imprimen desde el SIIE de la siguiente manera:
1. Dentro del sistema se ingresa al apartado “Reportes”
2. Esto desplegará otra ventana
3. Dentro de esta se selecciona “Código de Barras” y se oprime “ok”. Lo anterior desplegará
otra ventana desde la cual se ingresan los números de adquisición de los materiales a los
que se les imprimirán las etiquetas
72
La forma en como se coloca cada uno de estos elementos se encuentran explicados en el
“Instructivo para la elaboración del proceso físico” (Anexo 3).
Una vez que se ha terminado el proceso físico este es revisado por el Jefe del Departamento y es
acomodado tanto por el personal del departamento y alumnos de servicio social.
El material se organiza en los estantes por la signatura topográfica de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha.
3.6 Propuesta de un manual de procedimientos
A continuación, se hace una propuesta sobre como se podría realizar la organización técnica del
material bibliográfico en el Departamento de Servicios Bibliotecarios de la Universidad
Tecnológica de Nezahualcóyotl
El formato utilizado es similar al del otro procedimiento del Departamento, es importante aclarar
que este procedimiento (P-SA-19) aún no había sido modificado debido a que en los últimos
meses a habidos cambios en la forma de realizar las actividades por lo que aún se están haciendo
pruebas de cómo quedaría.
Es importante resaltar que actualmente se cuenta con un procedimiento pero requiere cambios.
73
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE MATERIAL DOCUMENTAL
CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
NIVEL DE
REVISIÓN
SECCIÓN Y
PÁGINA
DESCRIPCIÓN DE LA
MODIFICACIÓN Y MEJORA
FECHA DE
MODIFICACIÓN
A
Todo el
documento Reedición del documento.
B
C
D
E
NOMBRE PUESTO FIRMA
Elaboró Jefe de Departamento de Servicios
Bibliotecarios
Revisó
Subdirector de Servicios
Académico
Aprobó
Secretario Académico
74
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE MATERIAL DOCUMENTAL
1. OBJETIVO
Recepción y organización de material para ponerlo a disposición de los usuarios
2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica al Departamento de Servicios Bibliotecarios y a la comunidad
universitaria.
3. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES
RECEPCIÓN DE MATERIAL: El ingreso de los materiales al departamento de Servicios
Bibliotecarios y adquiridos por compra, donación y reposición.
ADQUISICIÓN POR COMPRA: Material adquirido con recursos de la UTN.
ADQUISICIÓN POR DONACIÓN: Material documental que recibe el Departamento de
Servicios Bibliotecarios por otras instituciones o personas sin costo alguno.
ADQUISICIÓN POR REPOSICIÓN: Material documental que a sido extraviado y/o dañado por
un usuario.
NÚMERO DE ADQUISICIÓN: Es un número consecutivo que se le asigna a cada material
documental.
MATERIAL DOCUMENTAL: Todo material que proporciona información, en cualquier soporte
(libros, audiovisuales, CD, publicaciones periódicas, folletos, etc.)
PROCESO TÉCNICO: Procedimiento y área donde se cataloga, se asigna encabezamientos de
materia y clasifica el material documental.
CATALOGACIÓN: Es la descripción de los datos del material documental.
ENCABEZAMIENTO DE MATERIA: Determinación de el o los temas que permitan identificar
el contenido intelectual de un documento, a través de un lenguaje controlado.
CLASIFICACIÓN: Es la asignación de una clave alfanumérica al material documental
dependiendo del tema que trate, para su ordenamiento y ubicación.
PROCESO FÍSICO: Es el procedimiento en el cual se coloca la etiqueta al material, sello,
esquinero, sensores, tarjeta, papeleta y código de barras.
PORTADA: Es una de las primeras páginas de un libro donde aparece el nombre del autor, título,
editorial y en ocasiones la edición.
4. INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
Servicios Bibliotecarios
5. INSUMOS DEL PROCESO
Material Documental
75
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE MATERIAL DOCUMENTAL
6. RESPONSABILIDADES
6.1.- El responsable de recepción de material documental:
a) Registrar procedencia, de los materiales
6.2.- El responsable de procesos técnicos:
a) La organización de material documental
6.3.- Responsable del proceso físico:
a) Procesar el material para ponerlo a disposición
6.4.- El Jefe del Departamento de Servicios Bibliotecario:
a) Elaborar, actualizar, distribuir y controlar el presente procedimiento
b) Poner a disposición y difundir los materiales a la Comunidad Universitaria
6.5.- El Subdirector de Servicios Académicos:
a) Revisar y asegurar la actualización del presente procedimiento
6.6.- El Secretario Académico:
a) Apoyar e implementar los lineamientos del presente procedimiento
6.7.- Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas:
a) Adquirir el material de acuerdo al presupuesto asignado
7. POLÍTICAS
7.1.- Se recibirá en calidad de donación aquellos materiales que correspondan a las necesidades
de información requeridas por los usuarios.
7.2.- El material documental y sus materiales complementarios se le asignará el mismo número
de adquisición que al primero.
7.3- El Departamento de Servicios Bibliotecario no recibirá ni firmará facturas que no coincidan
con el material solicitado y surtido.
7.4.- Se manejará en estantería abierta las colecciones siguientes: Consulta, General y Memorias.
En estantería cerrada las colecciones: Audiovisual, Folletería, Miniaturas, Mapas e INEGI.
76
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE MATERIAL DOCUMENTAL
7.5.- Los materiales tendrán la abreviatura de acuerdo a la colección que se le asigne:
7.6 El material se organiza en los estantes por la signatura topográfica de arriba hacia abajo y de
izquierda a derecha.
C Consulta
G General
ME Memorias
T Tesis
AV Audiovisuales
F Folletos
M Miniaturas
MP Mapas
IN INEGI
77
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
8. DESARROLLO
¿Qué se hace?
¿Dónde
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Bibliotecario
I
N
G
R
E
S
O
D
E
M
A
T
E
R
I
A
L
COMPRA
J
E
F
T
U
R
A
Pertenecer a la
bibliografía de los
Planes y
Programas de
Estudio 1.- Recibe material
2.- Verifica material
3.- Registra en la
estadística mensual
de adquisiciones
por carrera
4.- Pasa el material al
encargado de dar
números de
adquisición
Estadística
mensual de
adquisiciones
por carrera
(anexo A)
Ser material
actualizado
Marcador
Factura u
oficio de
ingreso de
material
Adquisición
de material
DONACIÓN
Estar en buen
estado REPOSICIÓN
78
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UN IVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
¿Dónde
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Bibliotecario
A
S
I
G
N
A
C
I
Ó
N
D
E
N
O
D
E
A
D
Q
P
R
O
C
E
S
O
S
T
É
C
N
I
C
O
S
Haber
registrado el
material en la
Estadística
Mensual de
Adquisiciones
por Carrera
1.- Realiza la búsqueda en el
sistema
2.- Verifica la situación del
material
3.- Se genera una nueva ficha y se
asigna el número de
adquisición
4.- El número de ficha es colocado
en la parte superior de la
portada con lápiz. Mientras
que es número de adquisición
se coloca en la parte inferior
izquierda con un foliador en la
misma hoja
5.- Registra en la Estadística
Semanal
6.- Pasa el material al catalogador
para la realización del proceso
técnico
Estadística
semanal
(anexo B)
Registro en
el sistema
Software
Foliador
Material dentro
del sistema de
automatización
79
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
¿Dónde
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Bibliotecario
A
S
I
G
N
A
C
I
Ó
N
D
E
N
O
D
E
A
D
Q
E
L
M
I
S
M
O
T
Í
T
U
L
O
P
R
O
C
E
S
O
S
T
É
C
N
I
C
O
S
Material en
buen estado
1.- Realiza la búsqueda en el sistema
2.- Verifica la situación del material
3.- Genera una copia en la ficha existente
4.- El número de ficha es colocado en la parte
superior de la portada con lápiz. Mientras
que es número de adquisición se coloca en
la parte inferior izquierda con un foliador
en la misma hoja
5.- Pasa el material a proceso físico
Estadística
semanal
(anexo B)
Registro
en el
sistema
Software
Foliador
Material dentro
del sistema de
automatización
80
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
¿Dónde
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Bibliotecario Catalogador
C
A
T
A
L
O
G
A
C
I
Ó
N
N
O
E
X
I
S
T
E
E
L
T
Í
T
U
L
O
P
R
O
C
E
S
O
S
T
É
C
N
I
C
O
S
El material
debe contar
con número
de
adquisición
1.- Pasa el
material
2.- Determina el tipo de
material (libro,
folleto, mapa, CD,
DVD, etc.)
3.- Identifica los
elementos siguiendo
el orden de las áreas
catalográficas que
indican las normas
4.- Se describe con forme
al segundo nivel de
las Reglas
Angloamericanas de
Catalogación segunda
edición
5.- Asigna los puntos de
acceso para los
asientos principales y
secundarios
Estadística
semanal
(anexo B)
Realización
de los
procesos
técnicos
Software
Reglas
Angloamericanas
de Catalogación
Encabezamientos
de Materia para
Bibliotecas
Sistema de
Clasificación
Decimal Dewey
Material
listo para
proceso
físico
81
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
¿Dónde
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Bibliotecario Catalogador
C
A
T
A
L
O
G
A
C
I
Ó
N
N
O
E
X
I
S
T
E
E
L
T
Í
T
U
L
O
P
R
O
C
E
S
O
S
T
É
C
N
I
C
O
S
El material
debe contar
con número
de
adquisición
1.- Pasa el
material
6.- Asigna los
encabezamientos de
material de acuerdo a
la Lista de
Encabezamientos de
Materia para
Bibliotecas
7.- Asigna clasificación
en base al Sistema de
Clasificación
Decimal Dewey
8.- Registra tanto en el
formato de captura
del material SABUT
como en el sistema
9.- Registra en la
Estadística Semanal
10.- Envía el material a
proceso físico
Formato de
captura de
material
SABUT
(anexo C)
Estadística
semanal
(anexo B)
Realización
de los
procesos
técnicos
Software
Reglas
Angloamericanas
de Catalogación
Encabezamientos
de Materia para
Bibliotecas
Sistema de
Clasificación
Decimal Dewey
Material
listo para
proceso
físico
82
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
¿Dónde
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Bibliotecario Catalogador
C
A
T
A
L
O
G
A
C
I
Ó
N
E
X
I
S
T
E
S
O
L
O
E
L
T
E
M
A
P
R
O
C
E
S
O
S
T
É
C
N
I
C
O
S
El material
debe contar
con número
de
adquisición
1.- Pasa el
material
2.- Determina el tipo de
material (libro, folleto,
mapa, CD, DVD, etc.)
3.- Identifica los
elementos siguiendo
el orden de las áreas
catalográficas que
indican las normas
4.- Se describe con forme
al segundo nivel de
las Reglas
Angloamericanas de
Catalogación segunda
edición
5.- Asigna los puntos de
acceso para los
asientos principales y
secundarios
Formato de
captura de
material
SABUT
(anexo C)
Estadística
semanal
(anexo B)
Realización
de los
procesos
técnicos
Software
Reglas
Angloamericanas
de Catalogación
Sistema de
Clasificación
Decimal Dewey
Material
listo para
proceso
físico
83
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
¿Dónde
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Bibliotecario Catalogador
C
A
T
A
L
O
G
A
C
I
Ó
N
E
X
I
S
T
E
S
O
L
O
E
L
T
E
M
A
P
R
O
C
E
S
O
S
T
É
C
N
I
C
O
S
El material
debe contar
con número
de
adquisición
1.- Pasa el
material
6.- Asigna los
encabezamientos de
material de acuerdo al
tema que ya existe en
el sistema
7.- Asigna clasificación
en base al Sistema de
Clasificación
Decimal Dewey
8.- Registra tanto en el
formato de captura
del material SABUT
como en el sistema
9.- Registra en la
Estadística Semanal
10.- Envía el material a
proceso físico
Formato de
captura de
material
SABUT
(anexo C)
Estadística
semanal
(anexo B)
Realización
de los
procesos
técnicos
Software
Reglas
Angloamericanas
de Catalogación
Sistema de
Clasificación
Decimal Dewey
Material
listo para
proceso
físico
84
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
¿Dónde
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Bibliotecario Catalogador
C
A
T
A
L
O
G
A
C
I
Ó
N
E
D
I
C
I
Ó
N
R
E
C
I
E
N
T
E
P
R
O
C
E
S
O
S
T
É
C
N
I
C
O
S
El material
debe contar
con número
de
adquisición
1.- Pasa el
material
2.- Determina el tipo de
material (libro,
folleto, mapa, CD,
DVD, etc.)
3.- Identifica los
elementos siguiendo
el orden de las áreas
catalográficas que
indican las normas
4.- Se describe con forme
al segundo nivel de
las Reglas
Angloamericanas de
Catalogación segunda
edición
5.- Asigna los puntos de
acceso para los
asientos principales y
secundarios
Formato de
captura de
material
SABUT
(anexo C)
Estadística
Semanal
(anexo B)
Realización
de los
procesos
técnicos
Software
Reglas
Angloamericanas
de Catalogación
Material
listo para
proceso
físico
85
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
¿Dónde
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Bibliotecario Catalogador
C
A
T
A
L
O
G
A
C
I
Ó
N
E
D
I
C
I
Ó
N
R
E
C
I
E
N
T
E
P
R
O
C
E
S
O
S
T
É
C
N
I
C
O
S
El material
debe contar
con número
de
adquisición
1.- Pasa el
material
6.- Asigna los
encabezamientos de
material de acuerdo al
tema que ya existe en
el sistema
7.- Asigna clasificación
de acuerdo al que ya
existe en el sistema
8.- Registra tanto en el
formato de captura
del material SABUT
como en el sistema
9.- Registra en la
Estadística Semanal
10.- Envía el material a
proceso físico
Formato de
captura de
material
SABUT
(anexo C)
Estadística
semanal
(anexo B)
Realización
de los
procesos
técnicos
Software
Reglas
Angloamericanas
de Catalogación
Material
listo para
proceso
físico
86
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Catalogador Responsable del proceso físico
P
R
O
C
E
S
O
F
Í
S
I
C
O
El proceso
técnico debe
estar
concluido
1.- Pasa el
material
2.- Recibe material
3.- Coloca sello en el canto con la leyenda
“Universidad Tecnológica de
Nezahualcóyotl Biblioteca”
4.- Se coloca el mismo sello en la página 20
5.- Se pegan las cintas magnéticas entre las
hojas dependiendo del grosor del material
6.- Se aplica pegamento para ocultar las cintas
magnéticas
7.- Se pega cinta magnética en el lugar donde
se va a colocar el esquinero
8.- Se coloca una etiqueta blanca sobre la cinta
magnética que va debajo del esquinero
Tarjeta de
préstamo
(anexo D)
Papeleta
de
préstamo
(anexo E)
Realización
del proceso
físico
Software
Tijeras
Pegamento
Cinta
adhesiva
Material
listo para
consulta
87
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA
DE NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE MATERIAL
DOCUMENTAL
¿Qué
se
hace?
Requisitos
Procedimiento
Registros Criterios de
aceptación Recursos Resultados
Catalogador Responsable del proceso físico
P
R
O
C
E
S
O
F
Í
S
I
C
O
El proceso
técnico debe
estar
concluido
1.- Pasa el
material
9.- Se pega el esquinero y se le pone cinta
adhesiva
10.- Se Pega anexo D en la última hoja,
procurando no tapar ninguna información.
Sobre esta, se escribe el número de
adquisición y ficha correspondiente
11.- Se imprimen las etiquetas de lomo,
esquinero, código de barras y datos del
anexo E
12.- Se pegan las etiquetas en el lugar
correspondiente
13.- Se coloca sello de la fecha en que se realizó
el proceso físico
Tarjeta de
préstamo
(anexo D)
Papeleta
de
préstamo
(anexo E)
Realización
del proceso
físico
Software
Tijeras
Pegamento
Cinta
adhesiva
Material
listo para
consulta
88
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE MATERIAL DOCUMENTAL
9. RESULTADOS DEL PROCESO Organización de materiales disponibles para el usuario.
10. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
El Jefe de Departamento de Servicios Bibliotecarios supervisará: “Estadística semanal, anexo B”.
11. REFERENCIAS
Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª edición.
Lista de Encabezamientos de Material.
Sistema de Clasificación Decimal de Melvin Dewey.
12. REGISTROS
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
F-SA-19-01 Estadística mensual de adquisiciones por carrera
F-SA-19-02 Estadística semanal
13. ANEXOS
ANEXO DESCRIPCIÓN CÓDIGO
A Estadística mensual de adquisiciones por carrera F-SA-19-01
B Estadística semanal F-SA-19-02
C Formato de captura de material SABUT
D Tarjeta de préstamo
E Papeleta de préstamo
89
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO
P-SA-19
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
RECEPCIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE MATERIAL DOCUMENTAL
14. DISTRIBUCIÓN
ORIGINAL COPIA CONTROLADA
Representante de la Dirección Secretaría Académica
Directores de Divisiones Académica
Director de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios de Bibliotecarios
15. PERSONAL DE APOYO EN LA ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
NOMBRE PUESTO
90
“ANEXO A”
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
FORMATO
F-SA-19-01
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
ESTADÍSTICA MENSUAL DE
ADQUISICIONES POR CARRERA
91
“ANEXO A”
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
FORMATO
F-SA-19-01
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
ESTADÍSTICA MENSUAL DE
ADQUISICIONES POR CARRERA
92
“ANEXO B”
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
FORMATO
F-SA-19-02
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
ESTADÍSTICA SEMANAL
93
“ANEXO C”
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
FORMATO
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
FORMATO DE CAPTURA DE
MATERIAL SABUT
94
“ANEXO D”
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
FORMATO
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
TARJETA DE PRÉSTAMO
95
“ANEXO E”
ISO 9001:2000istema de estión de la alidad
S G C
¡... hacemos la diferencia!
UNIVERSIDAD
TECNOLÓGICA DE
NEZAHUALCÓYOTL
FORMATO
Fecha emisión:
Edición:
Nivel de revisión:
Vigencia: 12 meses
Hoja:
PAPELETA DE PRÉSTAMO
NOTA: Las imágenes que se incluyeron fueron tomadas del manual de procedimientos actual.
96
Una vez que se ha realizado tanto el proceso técnico como físico a los documentos, es posible
poner el material a disposición de los usuarios. Existen dos formas de acceder al catálogo (anexo
4), una es a través de la Intranet de la UTN y la otra a través del OPAC, la dirección es
http://192.168.3.4:8080/biblioteca/.
97
Conclusiones
En esta biblioteca como en todas, la recuperación de la información es lo primordial para que los
usuarios puedan desempeñar sus actividades académicas.
El presente proyecto pretende aportar una forma sencilla para la realización de las actividades
inherentes a la organización técnica. Debido a que se cuenta con poco personal del área, ha sido
necesario involucrar al resto del equipo laboral en la realización de dicha labor.
Para lo cual se ha capacitado al personal en los principios básicos de catalogación de material
bibliográfico, así como el valor de su trabajo. Esto debe hacerse sin restar importancia al papel
que juega el bibliotecario profesional, ya que si bien el resto del personal puede apoyar, hay
actividades que no pueden ser realizadas debido a que no cuentan con los conocimientos
necesarios como es el caso de las normas que rigen al quehacer bibliotecario en cuanto a los
procesos técnicos.
Básicamente, la importancia de los procesos técnicos radica en que:
Son realizados para poner a disposición de los usuarios los materiales documentales
Ayudan al desarrollo y generación del conocimiento, facilitando la búsqueda,
localización y acceso a la información contenida en cada documento
Permiten la organización de la información
Otro punto que no hay que perder de vista es la parte tecnológica ya que en la medida de lo
posible se debe automatizar las actividades lo que permitirá el ahorro de tiempo y mejorará los
servicios.
Mi participación en estas actividades me ha permitido aplicar los conocimientos obtenidos a lo
largo de la carrera ya que sin estos no me sería posible la realización de las labores que llevo a
cabo en mi área de trabajo.
98
Bibliografía
1. BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO. Lista de encabezamientos de materia para
bibliotecas. Santafé, Bogotá : Rojas Eberhard Editores, 1998. 2 v. ISBN 958-664-027-2.
2. BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO. Organización técnica de las colecciones de
una biblioteca pública [en línea]. Bogota, D. C., 2002. [Consultado 12 de marzo de
2010]. Disponible en: http://cmlogica.com/organizarbiblioteca.pdf.
3. CONSEJO NACIONAL PARA SUNTOS BIBLIOTECARIOS DE LAS
INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR. Normas para bibliotecas de
instituciones de educación superior e investigación [en línea]. Guadalajara, Jalisco:
CONPAB-IES, 2005. ISBN 970-27-0970-9. [Consultado 14 de marzo de 2010].
Disponible en: http://www.conaet.net/files/NORMAS_BIBLIOTECAS_IES.pdf.
4. DEWEY, Melvin. Sistema de Clasificación Decimal Dewey. 20a. ed. Santafe de Bogota :
Rojas Eberhard, 1995. 4 v. ISBN 958-9121-11-X.
5. ESCAMILLA GONZÁLEZ, Gloria. Lista de encabezamientos de materia. México:
UNAM, Instituto de Investigaciones Bibliográficas, 1978. 876 p.
6. ESCAMILLA, G., Gloria. La catalogación como control bibliográfico. Interpretación
catalográfica de los libros. 2a ed. 1987, no. 1. 223 p.
7. FURRIE, Betty, Conociendo MARC bibliográfico: catalogación legible por máquina [en
línea]. 7ª. ed. Estados Unidos : Biblioteca del Congreso, 2000. [Consultado 11 de
marzo de 2010]. Disponible en: http://www.loc.gov/marc/umbspa/.
8. GARCIA LUNA, M. Ciudad Nezahualcóyotl: de colonias marginadas a gran ciudad.
Toluca, México :Gobierno del Estado de México, 1992. 518 p.
9. GIL, Urdiciain. Manual de lenguajes documentales. Madrid: Trea, 2004. 280 p. ISBN 84-9704-138-0.
10. GUYLENE, Ether. Introducción al manejo de documentos: guía práctica con ejercicios para
documentación y archivonomía. México : Trillas, 2002. 162 p. ISBN 968-24-2207-8.
11. MACIAS ZAFRA, Carmen. Monografías y publicaciones seriada: ejercicio prácticos.
España : Trea, 1993. 80 p. ISBN 84-87733-78-6.
12. MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe, GARCÍA LÓPEZ, Carlos y GÓMEZ BRISEÑO, Jorge.
Guía para la organización del material documental. México : Secretaría de Educación Pública,
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, 1994. 140 p. ISBN 968-29-7300-7.
13. MARTÍNEZ DE SOUSA, José. Diccionario de bibliotecología y ciencias afines: una aproximación. 2a.
ed. Madrid, España : Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993. 961 p. ISBN 84-86168-78-3.
99
14. MATEO, Silvia. Cátedra de Procesos Técnico III [en línea]. [Consultado 4 de marzo de
2010]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos-pdf/manual-
procedimientos-procesos-tecnicos/manual-procedimientos-procesos-tecnicos.pdf.
15. National standard bibliographic description [en línea]. [Consultado 15 de marzo de
2010]. Disponible en: http://catalis.uns.edu.ar/wiki/index.php/ISBD.
16. Recomendaciones sobre capacitación del personal bibliotecario no profesional y Lista
de actividades profesionales y no profesionales. México : CNB, 1985. p. 16.
17. Reglas de catalogación angloamericanas. 2a. ed. Santafé de Bogotá, D. C. : Rojas
Eberhard Editores Ltda., 1998. 824 p. ISBN 958-9121-06-3
18. THOMPSON, James y Reg Carr, La biblioteca universitaria: introducción a su gestión.
Madrid : Fundación Germam Sánchez Ruiperez, 1990. 341 p.
19. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LEON [en línea]. [Consultado 14 febrero de 2010].
Disponible en: http://www.janium.com/files/c21b219f0cb6cc4b315ac354f2eaef3d-15.html.
20. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL [en línea]. [Consultado 31 de
enero de 2010]. Disponible en: http://www.utn.edu.mx/pages/identidad/utn/identidad.php.
21. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL. Exposición de motivos:
el porque y para que de la Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl. Gaceta
Universitaria Tecnológica: Órgano Oficial de Información de la Universidad
Tecnológica de Nezahualcóyotl. Septiembre-Octubre, No. 1. p 1-4.
22. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL. Ley que crea el Organismo
Público Descentralizado de Carácter Estatal denominado: Universidad Tecnológica de
Nezahualcóyotl. (U.T.N.) [en línea]. [Consultado 8 de febrero de 2010]. Disponible en:
http://transparencia.utn.edu.mx/informacion/marcojur/legislacion.swf.
23. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL. Manual General de
Organización 2004. México : Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl, 2004. 118 p.
24. UNIVESIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL. Programa Institucional
de Desarrollo 2008-2012 [en línea]. [Consultado 20 de febrero de 2010]. Disponible
en: http://www.utn.edu.mx/pide.pdf.
25. UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NEZAHUALCÓYOTL. Reglamento de Servicios
Bibliotecarios [en línea]. [Consultado 21 de febrero de 2010]. Disponible en:
http://transparencia.utn.edu.mx/informacion/marcojur/serviciosbibliotecarios.swf.
26. YOUNG, Heartsill (editor). Glosario ala de bibliotecología y ciencias de la información.
España : Díaz de Santos, 1988. 473 p. ISBN 84-86251-93-1.
100
Anexos
Anexo 1. Sistema Integral de Información Escolar
Anexo 2. Captura en formato MARC
101
Anexo 3. Proceso Físico
Recomendaciones Lavarse las manos antes y después de
manipular el material.
Verificar bien los datos antes de imprimir etiquetas, códigos de barra, tarjetas, etc. esto
evitará el desperdicio de material.
Al introducir los censores en los libros tener
cuidado con el manejo del resistol ya que algún derrame o exceso en la aplicación
puede dañar el material.
Manipular de forma correcta la cinta
adhesiva (diurex) y colocarla de manera que no se formen pliegues, ya que pierde
presentación y puede distorsionar la
información.
De la misma manera adherir con mucho cuidado etiquetas y códigos de barras para
evitar los pliegues.
Mantener al área libre de polvo.
Universidad Tecnológica de Nezahualcóyotl
Departamento de Servicios Bibliotecarios
Instructivo para la elaboración del
proceso físico
Censores
Esquinero
Código de barras
Etiquetas
Papeleta
Tarjetas
Proceso físico
Censores
Estas cintas magnéticas se colocan en el cuerpo del
libro (de 2 a 4 cintas según el grosor del libro), así
como una bajo el código de barras y otra bajo el
esquinero, ambas se cubren con una etiqueta adherible.
Esquinero
El esquinero se coloca aprox. a 1 cm del borde inferior
de la cubierta, fijándolo con resistol y recubriendo las
orillas del mismo con cinta adhesiva (diurex).
Código de barras
Este se adhiere de manera centrada aprox. a 1 cm del
borde superior, cubriéndolo con cinta adhesiva
(diurex), en caso de que contenga material
complementario se agrega una leyenda debajo del
mismo.
Etiquetas
La etiqueta de signatura topográfica se pega de manera
centrada en la parte inferior del lomo aprox. a 1 cm del
borde. Así mismo se coloca una en el centro del
esquinero antes mencionado.
Proceso físico
Papeleta
La papeleta se pega en la hoja guarda aprox. a 1 cm del
borde superior no olvidando escribir el número de
adquisición y el número de ficha.
Sellos
El sello de pertenencia de la biblioteca de la UTN se
coloca en la portada sin que cubra información de igual
forma en el canto y en la página 20.
Si el libro es ejemplar uno se plasma la leyenda “Este
libro no sale de la biblioteca” en la página 20 y en la
guarda donde termina la papeleta.
Tarjeta de préstamo
Una vez impresa la signatura topográfica, la
clasificación y el número de registro de calidad en la
tarjeta esta se coloca dentro del esquinero.
102
Anexo 4. Catálogo
Intranet
OPAC