open km i open cms

Más manuales en: http://www.exabyteinformatica.com/manuales-y-apuntes-freeware/

© Roger Casadejús Pérez | Exatienda

Open KM i Open CMS

Introducció

Avui dia és de summa importància poder comptar amb una bona metodologia per poder mantenir el coneixement amb el qual s’expliquen els col·laboradors dins d'una companyia o organització, per d'aquesta manera també portar els processos de cada departament d'una manera òptima, ja que així es pot assegurar que el que es requereixi es durà a terme en un temps adequat, i que el que s'està fent va de la mà amb tot l'establert.

Per a això, moltes companyies han definit una sèrie de passos o processos que se seguiran, no obstant això moltes vegades això es converteix en un enigma, ja que no saben quin és la millor manera per administrar aquest coneixement amb el qual expliquen els seus treballadors, per la qual cosa moltes vegades fan ús de les diferents eines tecnològiques que es troben al mercat.

Dins d'aquestes eines podem trobar el Open KM o el Open CMS, els quals seran analitzats en el següent treball, els quals poden ser utilitzats com un repositori de documents, perquè l'administració del coneixement pugui ser més eficient, i així pugui tenir-se una base de coneixements que pugui ser consultada en qualsevol moment, i que pot usar-se per optimitzar els procediments en general.

Open KM (Knowledge Management)

Open KM és una aplicació web que es basa en la gestió documental, utilitzant estàndards i tecnologies Open Source que proporciona capacitats completes de gestió de documents per controlar versions, metadades, escaneig, comentaris o fòrums. Tot això perquè les persones tinguin accés a la informació i puguin gestionar de forma més eficient els recursos humans de l'organització. Aquest programari integra en una sola solució, totes les funcionalitats per col·laborar, gestionar i buscar documents; millorant la seva accessibilitat i disminuint el magatzem d'informació innecessària.

· Gestió Documental:

Per entendre millor la funcionalitat de Open KM, hem d'analitzar el que és la gestió documental. Com a definició tenim el següent:

Conjunt de normes tècniques i pràctiques usades per administrar el flux de documents de tot

tipus en una organització, permetre la recuperació d'informació des d'ells. (Font: Llic. Eudis

Jesús Bell J., Gestió Documental – Open KM)

Les empreses tenen diverses oportunitats en utilitzar la Gestió Documental, entre elles: millorar la productivitat i serveis cap als seus clients, optimitzar i organitzar els documents, alleugerir l'estructura de costos, permetre agilitat i control sobre les despeses, millora de l'allotjament de recursos i serveis oferts, a més del monitoratge permanent d'èxits i fracassos a l'hora d'implementar un nou sistema.

· Descripció de Open KM:

Tots els col·laboradors de les empreses produeixen molts documents, imatges i els guarden, ja sigui en format electrònic, en carpetes en el seu ordinador o en correus. No obstant això, quan



necessiten de la informació, han d'emprar molt temps en la seva cerca. Open KM permet crear un espai per emmagatzemar la informació corporativa per a la creació de coneixement.

· Característiques:

Recopilar informació:

Es pot capturar la informació des de correu electrònic, Microsoft Office, OpenOffice, PDF, AutoCAD. Després la mateixa pot ser visualitzada utilitzant un espai de treball. Als usuaris se'ls permet explorar i modificar la informació des d'una mateixa aplicació. També podran editar la informació i vincular-la amb algun altre document que s’anomenarà material de suport.

· Col·laborar, compartir i treballar junts:

Permet als usuaris distribuir la informació de manera eficient per resoldre problemes. Es pot compartir a través de carpetes compartides, fòrums de discussió, anotacions, xats o correu electrònic.

· Convertir el coneixement en acció:

Ajuda a l'organització a aprofitar el potencial del coneixement amb només un clic, millorant la productivitat del personal mitjançant assignació de processos.

Inclou eines d'administració d'usuaris, control d'accessos, nivell de seguretat dels documents, detalls de logs i administració de workflow, entre d’altres.

· Beneficis:

Estalvi:

En tenir diferents llicències: Community i Professional, dóna estabilitat als costos i els fa alhora competitius.

Integració:

En ser una solució integrada i versàtil, ajuda a capturar, organitzar i localitzar tot tipus d'informació.

Facilitat d'ús:

No es necessita cap programari addicional per a la seva instal·lació. El mateix suporta iPhone i Android. A més està traduït al voltant de 35 idiomes.

Seguretat:

Els usuaris poden gestionar la informació ja sigui pública o crear carpetes amb propietats configurables. L'antivirus que té integrat garanteix la integritat de les dades emmagatzemades.



Productivitat:

Existeix una senzilla configuració de notificacions, processos i rutines de treball, així com la seva revisió. Fomenta l'intercanvi d'informació entre usuaris.

Innovació: Es fomenta la col·laboració i reutilització de recursos.

Optimització:

Existeixen eines que avaluen i auditen el comportament d'usuaris i grups, així com l'ús dels documents.

· Funcionalitat de Open KM:

És una aplicació basada en interfície web de codi obert. Permet gestionar documents electrònics, usuaris, processos a nivell empresarial. El mateix va ser construït en JAVA i pot instal·lar-se en qualsevol sistema operatiu.

Aquest programari a causa de les seves característiques, pot utilitzar-se en empreses grans o mitjanes. És una eina útil per a la Gestió del Coneixement, proporcionant una aplicació flexible a menors costos que unes altres que són propietàries.

· Funcions Principals:

Control de Versions: es guarda un historial del document; actualitzant els usuaris i deixant notes relacionades al mateix tema.

Seguretat: existeixen perfils i autenticacions per gestionar qui pot veure la informació.

Gestió de Documents: permet annexar documents de qualsevol extensió i permet extreure aquesta informació.

Groupware: es pot treballar en el mateix document varis usuaris a la mateixa vegada.

Reconeixement OCR: permet recuperar informació de les imatges i l'emmagatzematge d'aquesta informació.

Motor de cerca: es pot buscar per mitjà de sinònims o paraules, directament a la ubicació del document, a partir de metadades, entre d’altres.

General: L’usuari pot modificar el compte, existeix registre del que l'usuari realitza en la base de dades. Té paperera de reciclatge i pot tenir documents emmagatzemats.



Utilització:

Permet emmagatzemar i gestionar documents i continguts que es van generant en una organització. Els usuaris podran trobar, usar, compartir i protegir el contingut de la informació.

· Per què utilitzar OpenKM?

Perquè aquest programari ajuda a donar valor a la informació, creant coneixement i d'aquesta forma ajudar a la presa de decisions del negoci. Entre els resultats que una organització pot obtenir amb l'ús del mateix, hi ha les següents:

Millora de la productivitat en les pràctiques compartides.

Eficiència de costos.

Millora la relació amb el client.

Cicles de vida més ràpids.

Escurça el temps del producte al mercat.

Millora la presa de decisions.

Sabem que la Gestió del Coneixement ajuda a gestionar la intel·ligència col·lectiva del recurs humà i Open KM ajuda al fet que això sigui possible a través del seu sistema, donant a l'organització la informació i el coneixement disponible globalment.

· Requeriments:

Programari:

Sistema Operatiu: Unix, Linux, Windows de 2000 d'ara endavant, Solaris i Mac OS.

Java 1.6 o superior.

JBoss Application server 1.2 X.

Algun sistema d'arxius de base de dades: Oracle, PostgreSQL, MySQL o MS SQLServer.

Maquinari:

Això varia segons el nombre d'usuaris i configuració del sistema. A continuació es presentarà un aproximat del necessari, no obstant això Open KM recomana que se li contacti per sol·licitar assistència i així establir la configuració de maquinari necessària d'acord a les instal·lacions.

Requisits mínims per instal·lar OpenKM:

Intel Pentium 4

256MB RAM

Requisits per a petites instal·lacions de Open KM Amb menys de 25 usuaris i una grandària de repositori comprès entre 10-60GB.



Configuració mínima:

1GB RAM

Dual core 2 ( 1.86 GHz )

150-250 GB

SATA ( disc dur )

Per a un millor rendiment:

2GB -4GB RAM

Requisits per a instal·lacions mitjanes de Open KM Amb més de 50 usuaris i una grandària de repositori superior a les 150GB.

Configuració mínima:

2GB RAM

Quadcore ( 2.2 GHz )

250-500 GB SATA ( disc dur )

Per a un millor rendiment:

4GB -8GB RAM

SCSI hard disk

Open KM en un servidor virtualitzat. Amb menys de 50 usuaris i una grandària de repositori comprès entre 20-50GB.

1GB RAM

DueCore 2 (1.86 GHz )

80-100 SATA (disc dur).

Open CMS (Content Management System)

És un sistema de gestió de continguts de codi obert basat en navegador web que ajuda en la gestió d'arxius, sistemes de gestió d'usuaris i permisos integrats.

· Descripció:

Open CMS és un sistema de gestió de continguts que es basa en fonts obertes en codi Java i tecnologia XML. Es basa en gestió d'actius, sistemes de gestió d'usuari i permisos integrats, publicació de continguts basats en projectes, entre d’altres aspectes.



· Característiques:

Gestió de Recursos:

Les imatges i fitxers es poden gestionar amb galeries per evitar redundància i obtenir recursos de forma senzilla. Es poden accedir per mitjà de “drag and drop” i es poden configurar els permisos a les mateixes.

Sistema de Gestió d'Usuaris i Permisos integrat:

Garanteix accés controlat i protegit a les diferents àrees i es poden crear àrees privades. Tots els recursos tenen amo i s'associa amb un grup d'usuaris amb permisos concrets.

Publicació protegida:

Els continguts han de ser revisats, aprovats i provats abans de ser publicats. Es poden desfer els canvis que no hagin estat publicats.

Editor WYSIWYG:

Permet l'edició utilitzant eines de text populars, no obstant això per a usuaris avançats integra un editor de codi HTML integrat. També permet inserir enllaços i crear taules amb el wizard.

Internacionalització:

El programari es configura amb UTF-8, suportant caràcters internacionals. No obstant això, es pot crear una web en idiomes múltiples.

Sistema d'ajuda online: Per mitjà d'un mòdul d'ajuda, Open CMS dóna la possibilitat d'integrar un context i ajudar als usuaris inexperts.

Motor de cerques:

Open CMS integra el motor d'indexació de Lucene, el qual manté el contingut indexat per a una posterior cerca.

· Beneficis:

No s'instal·la en el PC: S'instal·la on està allotjat el lloc web.

Compatibilitat: Amb tots els sistemes operatius.

Fàcil Gestió: Els usuaris poden publicar articles utilitzant una interfície simple i autònoma.

Gratuït: Només els mòduls més avançats requereixen una llicència de Open Source, no obstant això la majoria de les funcions són gratuïtes.



Estalvi de temps: Es poden crear llocs a partir de models predefinits.

Treball simultani: Permet que diversos col·laboradors treballin al mateix temps en la mateixa plataforma i participant en el contingut editorial relacionat a les activitats de l'empresa.

· Funcionalitats:

El programari està fet per poder suportar integrar-se a entorns de maquinari i programari existents.

Funcions Principals:

Basat en navegador: es pot accedir des de qualsevol lloc, bloquejant mòduls mitjançant restriccions de seguretat.

Gestió de recursos: les imatges es gestionen per mitjà de galeries per evitar redundància i que sigui fàcil d'usar.

Sistema de gestió d'usuaris i permís integrat: accés controlat i protegit a les diferents àrees. Tots els recursos tenen un amo i s'associa a un grup d'usuaris amb permisos d'ús específics.

Contingut estructurat: s'emmagatzema informació del mateix tipus, fent ús de formularis.

Sistema de plantilles: existeixen pàgines dinàmiques i plantilles per crear dissenys corporatius.

Motor de cerques: s'utilitza indexació utilitzant Lucene. Es pot crear un índex que guardi la informació que desitgem de cada recurs estructurat.

· Utilització:

Open CMS és un sistema de gestió de coneixement, el qual s'ha anat convertint en una eina indispensable per al desenvolupament de llocs web d'empreses. Aquest programari es pot utilitzar per administrar dit accés Web sense necessitat de tenir un coneixement tècnic avançat.

Aquest programari permet crear pàgines dinàmiques i instal·lar funcions avançades, ja sigui: fòrums, galeries, vídeos, formularis, entre uns altres.

Es pot dir fàcilment que un Open CMS és una eina destinada a la comunicació de l'empresa interna o externament; ja que una vegada instal·lat, els col·laboradors proposen contingut i interactuen amb els clients potencials, sent ideal per als professionals que desitgen afegir ràpidament continguts de les seves pàgines web.



Permet la gestió integrada d'usuaris, gestió de tasques de projecte. D'altra banda existeix independència entre els continguts i el disseny del portal, presentant els continguts de forma dinàmica, dins del context de navegació.

· Requeriments:

Programari:

Sistema Operatiu: Linux64-bit o Windows Server.

Servidor Web Apache 2.

Servidor d'Aplicacions TomCat6.

Connector MOD_Proxy.

Base de dades MySQL 5.X.

Maquinari:

Workplace Server (Intranet Publicació)

Processador multi-core d'última generació o 2 vCPU mínim.

4GB mínim (2GB per core). 8GB recomanat.

Discos SATA 100gb mínim

Connectivitat 1 gigabit al motor de base de dades

Servidor Web / Aplicació (Front-end)

Processador multi-core d'última generació o 2 vCPU mínim.

4GB mínim (2GB per core). 8GB recomanat.

Discos SATA 100gb mínim

Connectivitat 1 gigabit al motor de base de dades

Servidors de Base de dades:

Processador multi-core d'última generació o 4 vCPU. Recomanació 1 core per cada 200 connexions d'usuaris concurrents.

8GB mínim. 16GB de memòria recomanat.

Discos SATA amb 3MB Cache / 250gb mínim. Recomanació: Discos SAS i controladora amb RAID per maquinari amb Cache.

Connectivitat 1 gigabit



Instal·lació Open KM:

Per a aquest sistema existeix un Wizard, per la qual cosa l'única cosa que ha de fer-se és seguir els passos del mateix. En instal·lar-se, l'executable farà la instal·lació del sistema Open KM, i al seu torn instal·larà la versió de Java requerida pel sistema.

Una vegada que s'instal·la el sistema, s'obrirà (si vostè així ho tria) un arxiu de text on proporcionarà informació per poder accedir al sistema. Quan fem doble clic, ens apareixerà una pantalla de comandaments on s'executarà el procés inicial (com una espècie de log).

Per poder accedir a l'aplicatiu, obrim el cercador de preferència i allí copiem la URL on aquesta disponible el programa (que es veu en l'arxiu de text que se'ns obre en finalitzar la instal·lació), seguit de l'usuari i password (que també estan en aquest fitxer), i amb aquestes dades podrem fer ús d'aquesta aplicació.

Si desitgem desinstal·lar-la, únicament ens anem a la carpeta arrel de la instal·lació i executem l'arxiu Unistall que es troba allí.

Instal·lació Open CMS

Primer es necessita instal·lar els següents requisits:

1) Tomcat versió 6.0

2) OpenCMS versió 7.5.0

3) MySQL 5.0

Es configura el Tomcat amb el seu degut usuari administrador i una contrasenya per ser ingressat. Després s'ha d'instal·lar el MySQL, i igualment configurar el programa amb el seu usuari o contrasenya. Tot això ha de fer-se abans d'executar l'instal·lador del OpenCMS, i igualment quan aquests dos sistemes estiguin instal·lats, hem de aturar els serveis dels mateixos per poder procedir amb la instal·lació del OpenCMS.

Ara bé, quan anem a descomprimir l'arxiu del OpemCMS (que ve comprimit en arxiu .rar), hem de descomprimir-ho en la carpeta del Tomcat, on diu WEB, perquè quan tornem a executar l'Apache, aquest faci un deploy de la pàgina que funcionarà com a arrel del sistema.

Una vegada aixecats els serveis, hem de posar en l'URL http://localhost:8080/opencms/setup, i després d'un moment s'executarà el “instal·lador” del OpenCMS. Després li posem una contrasenya al OpenCMS. Quan sol·liciti la Mac Address, no és necessari posar-la, es pot deixar en blanc, a menys que sigui un servidor que solament volem que es dediqui a això.

Conclusió

En tota organització és de summa importància poder tenir documentats molts processos, i per què no, moltes de les tasques que es realitzen en el departament poden ser documentats, per en cas que es doni un canvi en el personal, no es requereixi utilitzar molt temps de les persones ja experimentades per poder capacitar a la persona nova, i així cada persona tingui la possibilitat d'instruir-se sense necessitat d'acudir de manera constant a les altres persones.

La utilització de les diferents eines tecnològiques fa possible aquesta tasca, ja que en el cas de les estudiades en l'actual document funcionen com a repositoris de documents on es poden



mantenir els processos documentats, i així crear una base amb els coneixements amb els quals s'explica en el departament d'estudi.

És per això que és important no només comptar amb persones que utilitzin de manera òptima el seu coneixement, sinó també poder portar aquest coneixement als altres, i mantenir-ho dins del departament de qualsevol manera, com en aquest cas, documentat en un servidor de documents.