OFIMÁTICA EN OFICINA O

NEGOCIO

nombre :Nayeli Salazar luna profesor: José enrique Velásquez grupo :20217materia: gestiona archivos y dispositivos ofimáticos

UNA OFICINA ES UN SALÓN DESTINADO AL TRABAJO. EXISTEN MUCHAS FORMAS DE DISTRIBUIR EL ESPACIO EN UNA OFICINA SEGÚN LA FUNCIÓN Y CUÁNTAS PERSONAS TRABAJARÁN DENTRO DEL MISMO CUARTO. EN UN EXTREMO CADA TRABAJADOR TENDRÁ SU PROPIO SITIO, EN EL OTRO UNA OFICINA GRANDE ABIERTA QUE SE PUEDE COMPONER DE UN SITIO PRINCIPAL CON DIEZ O CENTENARES DE PERSONAS QUE TRABAJAN EN EL MISMO ESPACIO.

¿como se maneja una oficina?

ELEMENTOS NECESARIOS EN LA OFICINA

TODAS LAS OFICINAS, DESDE LAS PEQUEÑAS EMPRESAS EN EL HOGAR HASTA GRANDES CORPORACIONES, NECESITAN FORMAS

Y ARTÍCULOS DE PAPELERÍA, MATERIAL DE PRESENTACIÓN, BOLÍGRAFOS Y LÁPICES, Y LAS HERRAMIENTAS BÁSICAS DE

ESCRITORIO. LOS SUMINISTROS DE LA HABITACIÓN DE CORREO,

Tipos de elementos de una oficina

DEBES TENER CONOCIMIENTOS CONTABLES COMO, CUENTAS POR PAGAR Y COBRAR, BALANCES, CUENTAS DE RESULTADOS, DIARIO, MAYOR, ETC.

SI ES PARA LA PARTE ADMINISTRATIVAS DEBES TENER CONOCIMIENTOS DE ELABORACIÓN DE CHEQUES, DEPÓSITOS, CONCILIACIONES BANCARIAS, CUENTAS POR PAGAR Y COBRAR, PROVEEDORES, CLIENTES, ETC.

¿que conocimientos necesito tener para trabajar en una oficina contable?

TIENES QUE SABER ARCHIVO ORGANIZACIÓN DE OFICINA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS, ORDEN CRONOLÓGICO, AVAL DE CHEQUES Y FACTURAS DEBES SABER COMPUTADORA REGISTRAR EN EL SISTEMA SER DESCRITO CON LAS INFORMACIONES NUMÉRICAS, NO SE DAN A CONOCER A OTROS EMPLEADOS HACER DEPOSITO LLEVAR INVENTARIOS HACER FACTURAS DARLE ENTRADA A LOS INVENTARIOS EN EL SISTEMA REGISTRAR TRANSACCIONES

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA OFICINA VIRTUAL

A DIFERENCIA DE UNA OFICINA TRADICIONAL, UNA LA OFICINA VIRTUAL EVITA ARRIESGAR PARTE DEL CAPITAL

ALQUILANDO UN LOCAL O UNA OFICINA TRADICIONAL, Y ASÍ PERMITE PRECIOS

MÁS COMPETITIVOS O MAYOR RENTABILIDAD.

Oficina virtual :

es un espacio de trabajo sin una ubicación física establecida. El avance de las comunicaciones, permite que agencias de publicidad, productoras, estudios profesionales, distribuidores y otros negocios puedan operar a través de herramientas colaborativas sin tener un lugar fijo

Ventajas de la oficina virtualMenor inversión de puesta en marcha. Si tu empresa está recién comenzando, la oficina virtual puede ser una buena opción. Permite no tener que arriesgar parte del capital alquilando un local o una oficina tradicional. También es una opción tentadora si estás pensando ampliar tu negocio en otras zonas geográficas.Ahorro de dinero. Al realizar toda la operación en línea y no tener que invertir en el espacio físico, ahorras dinero no sólo en la inversión inicial (local, equipos, instalaciones) sino en todos los costos de operación habitual: alquileres, servicios. Este ahorro se traduce en precios más competitivos o mayor rentabilidad frente a la competencia.En todo momento y en todo lugar. Las actividades cotidianas pueden realizarse desde cualquier lugar del mundo y en el horario elegido, basta con tener los equipos necesarios de comunicación que permitan contactarte con tus clientes: una PC con acceso a internet y un teléfono.

Desventajas de la oficina virtualDependencia de internet. La conexión a la red se torna indispensable en este tipo de oficinas, ya que es la herramienta por excelencia para poder comunicarse con socios, empleados y clientes. La dependencia es tan alta que prácticamente es imposible trabajar sin conexión.No todos son capaces de "virtual izar". Por un lado, no todas las actividades son factibles de realizarse desde cualquier lugar y sin un espacio físico concreto. Por otro lado... ¡no todas las personas son capaces de trabajar virtualmente! Trabajar desde casa requiere de organización, automotivación y orientación a resultados.Dificultades de comunicación. Con tu equipo de trabajo o con los clientes. Las herramientas mejoran día a día, pero aun así muchas veces es difícil suplir la comunicación personal en asuntos de negocios.

. Es importante tener un lugar donde poder reunirse al menos periódicamente.Baja personalización. Al trabajar virtualmente, se pueden tercerizar algunos servicios como la atención telefónica, por ejemplo, a través de una secretaria virtual. Este tipo de servicios se brindan para varias empresas simultáneamente, lo que hace que la atención de los clientes no sea personalizada ni represente exclusivamente la imagen de tu negocio.Dificultades para controlar y coordinar. La supervisión en un ambiente físico es mucho más sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina de al lado u observar el trabajo de un empleado. En el ambiente virtual ni la dirección de los trabajadores, ni la coordinación del equipo de trabajo resultan tan sencillas. Se hace necesario encontrar alternativas para favorecer la comunicación y el control.

LOS PROCESADORES DE TEXTOS EXISTEN PARA USO DE VARIOS SISTEMAS OPERATIVOS, ESTANDO ALGUNOS DE ELLOS ADAPTADOS A UN SISTEMA OPERATIVO ESPECÍFICO,

ASÍ COMO TAMBIÉN EXISTEN VERSIONES PARA USO DE PROCESADORES DE TEXTOS EN SISTEMAS OPERATIVOS DIFERENTES AL HABITUAL. ALGUNOS PROCESADORES DE TEXTOS POSEEN CUALIDADES Y CARACTERÍSTICAS DE MAYOR ENVERGADURA QUE OTROS, PERMITIENDO REALIZAR MÁS ADECUACIONES AL TEXTO,

MIENTRAS QUE OTROS SON ESPECÍFICOS PARA USOS MÁS BÁSICOS, COMO ES EL CASO DE WORPAD QUE ES UN PROCESADOR DE TEXTOS BÁSICO, QUE SE DIFERENCIA DE PROCESADORES MÁS ESPECIALIZADOS COMO AVIWORD Y MICROSOFT WORD QUE POSEEN VARIAS HERRAMIENTAS PARA EDICIÓN QUE SON MÁS DESARROLLADAS

Tipos de procesadores dentro de una oficina

Blog de notas.- Es un procesador de textos básico posee pocas herramientas de edición limitándose a las más básicas, guarda únicamente en formato de texto plano (TXT), aunque pueden cambiarse las fuentes o letras en las que se escribe.

WordPad.- Es un procesador de textos básico similar al blog de notas, pero posee más herramientas que el anterior, se pueden cambiar las letras o fuentes, el tamaño de las mismas, y permite guardar en más de un formato además del formato propio del programa, aunque se destaca que también es limitado en cuanto a los formatos de guardado.

Microsoft Word.- Es el procesador de textos que en la actualidad está más difundido, gracias a que posee una facilidad de uso en todas sus versiones que “guían” de forma intuitiva al usuario, permite crear, editar y compartir los contenidos, y gracias a su gran variedad de herramientas se pueden agregar gráficas, imágenes, hipervínculos, tablas y diversidad de detalles a los textos, como cambios de fuentes (letras), colores y tonalidades, negritas, cursivas, subrayados, así como poseer herramientas con las que se pueden realizar hojas de cálculo y demás funciones que suelen usarse en trabajos de oficina. Este programa suele venir en “paquete” junto con otros programas de la empresa Microsoft, con los que se pueden complementar los trabajos a realizar. Este procesador permite guardar el documento en diversas versiones anteriores del programa, así como en otros formatos ajenos al programa.

Abiword.- Es el procesador de textos de la empresa Cyberfran, posee versiones para su uso en sistemas operativos diversos tales como Windows, Unix, Linux, Macintosh, y QNX. Posee gran variedad de herramientas para realizar la creación y edición de los textos, y permite guardad en varios formatos además del formato nativo del programa. Se destaca que su adquisición es gratuita.

Tiny Easy Word.- Es otro procesador de textos bastante completo, pero suele dificultarse su uso ya que la disposición de los botones y barras de herramientas, no es la más usual como en los procesadores de textos anteriores. Posee herramientas propias como en la que se puede convertir directamente archivos de textos comprimidos en Zip o los archivos HTML para su uso.

Writer de OpenOffice.- Posee todas las herramientas y funcionalidades comunes a los procesadores de textos más habituales, tales como las herramientas de edición de textos, cambios de letras, tamaños de las mismas, colores, edición de imágenes, hipervínculos, tablas, macros etc.

KOffice.- Este procesador de textos posee todas las herramientas necesarias para crear y editar textos, plantillas, estilos de letras y tamaños, formatos de texto, encabezados, pies de páginas, autocorrecciones, corrección y ortográfica.

Google Docs.- Es un procesador te textos online o suite ofimática online, con la que se pueden crear y editar documentos, con cualquier computadora que posea conexión a Internet, sin importar el sistema operativo que tenga la computadora ya que su uso es vía red. Acepta las extensiones de archivos más comunes, como doc.txt, RTF y otras.

Normas básicas de organización de los archivos de oficina

SumarioPrincipios básicosExpediente administrativoDefiniciónEstructuraOrganizaciónOrdenación internaSeriesDefiniciónOrganizaciónOrdenaciónCorrespondenciaDocumentos de apoyo administrativoDefiniciónOrganizaciónNivel básico de organización del archivoInstalación y conservación de documentosExpurgo en los archivos de oficina o gestión

1. Principios básicos

Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas, y que son conservados para la toma de decisiones, apoyo en la tramitación de asuntos y defensa de derechos.

La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:

Ser reflejo de las actuaciones de la UCA, y de la unidad responsable del archivo de oficina.Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.En los archivos de oficina encontramos documentos, expedientes y series.

. Expediente administrativoEs la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos. 2.1. Definición de expedienteSe entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto. 2.2. Estructura de los expedientesLa incorporación de documentos a un expediente debe seguir el curso de la tramitación del asunto al que se refiere, en general reproducen el orden cronológico de los documentos generados o recibidos.Los criterios para la formación de un expediente deben ser uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la unidad. 2.3. Organización de los expedientes Los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.

Abra un expediente para cada asunto (ej.: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesión de órgano colegiado, para cada petición de traslado académico, para cada convocatoria de oposiciones, etc.)Determine el título oficial del expediente, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, en la propia documentación, etc.Evite la desmembración de los expedientes y la dispersión de los documentos que lo integran creando falsos expedientes.

3. SeriesLos expedientes suelen formar parte de una serie. 3.1. Definición de serieSe entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento.3.2. Organización de las series

Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto.Determine el título oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas, reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentación, etc. Una vez determinado su título debe mantenerse en el tiempo.No use como título de series denominaciones referidas a tipos de documentos como oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genéricas como expedientes generales, varios, miscelánea, etc.Identifique serie con procedimiento.

CorrespondenciaHay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que muchos documentos pasarán a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado por Registro.

La correspondencia emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia.La correspondencia que se genera en la tramitación de un asunto, factura, u otros documentos, se archiva junto a ellos.Las que no formen parte de ningún expediente, de forma excepcional, se organizarán como serie “correspondencia”.

Documentos de apoyo administrativo

5.1. DefiniciónSe entiende por documentos de apoyo informativo los recopilados para la resolución de un expediente, pero que no forma parte de él (ejemplos: fotocopias del BOE, catálogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, copias de textos bibliográficos, etc.) Tienen un gran valor informativo, pero carecen de valor administrativo. 5.2. Organización

Una vez tramitado y cerrado el expediente la documentación de apoyo informativo debe eliminarse de él y nunca pasar al Archivo General.Esta documentación debe formar parte de la documentación informativa de consulta habitual de la unidad, y ha de organizarse separada del resto de documentos generados o recibidos en la tramitación de un expediente. Se debe crear dossiers temáticos, de forma que los documentos queden ordenados por asuntos, o en carpetas en la intranet.

Nivel básico de organización del archivo

En cada puesto de trabajo estarán los expedientes en tramitación, individualizados en carpetas suspendidas o dossier de plástico que agrupen todos los documentos del expediente, y en cuya solapa o parte visible debe figurar los siguientes datos que lo identifiquen:

Serie documental: (ejemplo: Expedientes personales administrativos del Personal de Administración y ServicioExpediente (asunto): Eduardo Vega TorresEn la portada de cada carpetilla, o primera hoja del dossier, se señalará: título de la serie y del expediente, fechas de inicio (la fecha de inicio de un expediente puede ser la fecha de recepción de la solicitud, instancia, etc. en el Registro, o el oficio o resolución si se inicia por parte de la UCA) y fecha de finalización, resumen del asunto, dígitos del cuadro de clasificación (si se conoce), relación de documentos (al menos de los documentos esenciales), fechas y nº de orden dentro del expediente.

Esta organización, que lleva pocos minutos a las oficinas, ya que es básicamente común a todos los expedientes de un mismo asunto o procedimiento, tiene efectos muy positivos:

Instalación y conservación de documentos

Las condiciones de instalación de los documentos en las oficinas son fundamentales para la preservación y conservación de la documentación, y forman parte una buena organización del archivo de oficina.Evite las carpetas de anillas, que obligan a taladrar la documentación. Si usa este tipo de carpetas introduzca la documentación dentro de dossier de plástico, así evitará taladrarla.Desprenda a la documentación de gomas, clip, «post-it», y en la medida de lo posible también de grapas. Si no puede evitar el uso de grapas, use grapas galvanizadas.Las cajas de archivo definitivo deben estar llenas, pero sin forzarlas para su cierre. Si están muy llenas o muy vacías la documentación sufre daños.Apoye la caja sobre los estantes por el lado mas largo. Coloque las cajas en lugares secos, alejados de polvo, y de focos de calor y luz..

Expurgo en los archivos de oficina o gestiónLa mejor eliminación documental es la no creación de documentos innecesarios. Hay que racionalizar la producción documental aplicando criterios de economía y eficacia en la producción y conservación de documentos.Deben expurgarse en los archivos de oficina, y nunca ser transferidos al Archivo General:Los documentos de apoyo informativoLos borradores de los documentos (documentos no firmados).Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ejemplo: encuestas, cuestionarios... para elaborar un informe cuyos datos recoge).Fotocopias de documentos. Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas y difusión general entre oficinas. Éstos sólo los deben conservar y remitir al Archivo General la unidad productora, mientras las receptoras las conservarán el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ejemplo: calendario laboral, presupuestos de la UCA, etc.)Documentos procedentes de otras oficinas, y que en forma de copias se reciben para información general.Los dossier formados para acumular información sobre un asunto, que en genera,l pueden eliminarse perdido ese valor informativo.Los documentos establecidos por Instrucción de la Secretaria General.