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OFICINA REGIONAL INFOM REGIÓN II, LAS VERAPACES
MEMORIA DE LABORES MES DE MARZO 2016
La oficina regional del INFOM en Las Verapaces fue creada a través del Acuerdo 1801, el 26 de Julio de 1982, para la atención de la Región II, la cual comprende Alta y Baja Verapaz, siendo 8 municipios de Baja Verapaz, 17 municipios de Alta Verapaz y 1 municipio de El Quiche, Ixcan, siendo un total de 26 municipios. Dentro de sus funciones institucionales se encuentran: Asistencia Financiera, Administrativa y Técnica a las Municipalidades y Comunidades de la región, a través de las Unidades de Trabajo: Fortalecimiento Municipal, Ingeniería de Proyectos y Promoción Social. Funciones y Atribuciones:
1. FORTALECIMIENTO MUNICIPAL: Asesoría técnica para modernizar y automatizar los procesos administrativos de los gobiernos locales, a través de la elaboración y/o actualización de reglamentos, manuales, capacitaciones, programas específicos y otros.
2. PROMOCIÓN SOCIAL: Promover y ejecutar acciones de organización comunitaria, capacitación y educación sanitaria y ambiental a Comités de Agua, con el propósito de fortalecer la administración, operación y mantenimiento de los sistemas para su sostenibilidad.
3. INGENIERÍA DE PROYECTOS: Supervisión en la ejecución de proyectos de agua para consumo humano y saneamiento, asesoría técnica a los gobiernos locales y visitas técnicas a comunidades para pre factibilidad de proyectos.
4. COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL: Participación activa en el Sistema de Consejos de la región (COREDUR, UTR, CODEDE´s, UTD´s y COMUDE de Cobán, A.V.). Revisión de expedientes de proyectos de UTD´s, participación en la estructuración del Programa Hambre Cero de la CODESAN en A.V. Apoyo en emergencias a la SE-‐CODRED.
1. GERENCIA REGIONAL
En el área de la gerencia regional no presenta avance debido a que no en el mes de marzo no se nombró al gerente regional.
No. Actividad MARZO
TOTAL 0
2. DIRECCIÓN FINANCIERA
No. Actividad MARZO
1 Revisión y colocación de partida presupuestaria y firma de formularios de liquidación 56
2 Documentos elaborados a diferentes áreas de INFOM 10
3 Razonamiento de facturas 08
4 Registro de movimientos en los libros auxiliares de cuentas 07
5 Emisión de vales para adquirir combustible y suministros 04
6 Conciliaciones bancarias 03
7 Reporte de liquidaciones realizadas a auditoria 01
8 Emisión de tarjetas de responsabilidad 01
TOTAL 90
3. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
No. Actividad MARZO 1 Manejo, control y seguimiento de la cuenta de correo
institucional 85
2 Recepción, distribución y seguimiento de correspondencia 59 3 Entrega y recepción de formularios 56
4 Intervención en diferentes actividades en las áreas de la oficina regional 40
5 Atención al publico 30 6 Llenado de formularios de formularios de albañiles 24 7 Impresión de contratos del renglón 031 07
8 Apoyo al área de secretaria 05 TOTAL 306
4. ÁREA TÉCNICA DE INGENIERÍA
No. Actividad MARZO 1 Elaboración de oficios 10 2 Elaboración de informes de visitas realizadas 07 3 Supervisión de obras 03 4 Actualización de avances físicos 03
5 Actualización de avances físicos en el snip 02 6 Investigaciones técnicas para donación de materiales 02 7 Investigaciones técnicas de pre factibilidad de proyectos 01 8 Reuniones de UTD 01
9 Consolidado de expediente de avances físicos 01 TOTAL 30
5. ÁREA DE GESTIÓN SOCIAL
No. Actividad MARZO 1 Asistencia y asesoría a comités en temas de sostenibilidad de los
proyectos 11
2 Asesorías a comités de agua en proceso de reorganización 04
3 Recepción de informes trimestrales de ingresos y egresos de comités de agua 02
4 Coordinación de aportes comunales 02
5 Acompañamiento social a visitas de evaluación de sistemas de agua 01
6 Visita social de pre factibilidad de proyecto 01 7 Visita social para donación de materiales 01 8 Elaboración de informes sociales de visitas realizadas 01
TOTAL 23
6. FORTALECIMIENTO MUNICIPAL
No. Actividad MARZO 1 Elaboración de informes 07 2 Reuniones de UTR, COREDUR, CODESAN, COMUDE 05 3 Asistencia para la descarga de recibos 03
4 Limpieza en los equipos de computo 02 5 Visita a las municipalidades para ofrecer los servicios 01 6 Entrega de actividades administrativas 01 7 Instalación de antivirus en los equipos de computo 01
TOTAL 20
7. BODEGA REGIONAL
No. Actividad MARZO 1 Elaboración de informes financieros de ingresos y egresos de
materiales 13
2 Registros de ingresos y egresos de materiales en tarjetas kardex 12 3 Entrega de insumos a personal de la oficina regional 03
4 Reunión con guardianes y pilotos 01 5 Apoyo institucional 01 6 Elaboración de formularios de la forma 1-‐H serie B 01
TOTAL 31
8. EGRESOS COMPARATIVO POR MES INFOM
Mes Servicios NO Personales
Materiales y Suministros
Total Por Mes
FEBRERO 2016 Q. 2,004.00 Q. 253.19 Q. 2,257.19 MARZO 2016 Q. 2,260.00 Q. 91.00 Q. 2,351.00
TOTAL ACUMULADO Q. 4,608.19
8.1 PROGRAMA DE EJECUCIÓN Y DESARROLLO FONDO NACIONAL
Mes Servicios NO Personales
Materiales y Suministros
Total Por Mes
FEBRERO 2016 Q. 574.00 -‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐ Q. 574.00
MARZO 2016 Q. 827.00 -‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐ Q. 827.00
TOTAL ACUMULADO Q. 1,401.00
9. INGRESOS COMPARATIVO POR MES
La Regional II – Las Verapaces no percibe ingresos, únicamente la asignación de recursos (Fondo Rotativo).
Mes Servicios NO Personales
Materiales y Suministros
Total Por Mes
FEBRERO 2016
MARZO 2016
TOTAL Q. 0.00
10. LISTADO DE ACTIVIDADES PENDIENTES
No. Actividad Situación
1
Visitas técnicas preliminares de factibilidad, de donación de materiales y apoyo técnico a comunidades de los departamentos de Alta y Baja Verapaz.
Pendiente de realizar por falta de información que debe proporcionar las DMP´s, de los municipios. Darle cumplimiento a la lista al listado de
la coordinación de oficinas regionales.
2 Supervisiones de proyectos en ejecución. En espera de traslado de materiales de la bodega central
3 Participación en reuniones interinstitucionales en Alta y Baja Verapaz.
Se participara en todas las reuniones que envíen convocatoria.
4 Actualización de firmas de las nuevas autoridades municipales de la región
Se visitaran las municipalidades para realizar la actividad en el mes de
marzo
5 Recolección de firmas de los alcaldes municipales de la región.
Se procederá a realizar la actividad cuando se cuente con gerente
regional.
11. LISTADO DE PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL MES DE ABRIL 2016
No. Actividad
1 Reuniones con autoridades de la región (CODEDE´s, UTD´s, COREDUR y UTR).
2 Reuniones de trabajo con personal de la oficina regional.
3 Coordinación con entidades a nivel interinstitucional: CODRED, SEGEPLAN, CODESAN, Municipalidades y otras para la solución de problemas comunitarios y/o apoyo en ejecución de proyectos conjuntos.
4 Revisión de informes técnicos y sociales.
5 Liquidación y presentación de la documentación del fondo rotativo y caja chica.
6 Solicitud, control, revisión, desembolso, liquidación, presentación, integración y reintegro del ANTICIPO.
7 Operar los registros contables en los libros auxiliares y efectuar conciliaciones bancarias.
8 Ingreso de liquidaciones de Fondo Rotativo a SICOIN WEB.
9 Control de inventario de la oficina regional: tarjetas de responsabilidad, notas de traslado de bienes y emitir solvencias.
10 Revisión y firma de liquidaciones de viáticos y combustibles del personal de la oficina regional.
11 Elaboración de certificados de trabajo para el Instituto Guatemalteco de Seguro Social (IGSS).
12 Entrega, recepción y registro en el sistema de control de formularios: VN, VL, VC, ALG.
13 Elaboración de dictámenes e informes técnicos y actividades realizadas.
14 Supervisión de proyectos que se inicien en la ejecución.
Las actividades se realizaran si se cuenta con asignación presupuestaria.
No. Actividad
15 Asistencia a reuniones convocadas por CODEP-‐CODESAN de A.V. y B.V. y COMUSANES de A.V. y B.V.
16 Elaboración de hojas de vida y reporte mensual de los vehículos de la oficina regional.
17 Recepción de materiales por compra, donación y sobrantes de proyectos.
18 Entrega de materiales para proyectos en ejecución y materiales en calidad de donación por medio de acuerdos de gerencia.
19 Suscripción de actas y pedidos de remesa para entrega de materiales.
20 Almacenamiento e identificación de materiales en bodega.
21 Actualización de tarjetas kardex e informes.
22 Elaboración de informes financieros.
23 Elaboración de requisiciones.
24 Entrega de insumos y útiles de oficina a personal de oficina regional.
25 Coordinación del área de guardianía y transportes.
26 Elaboración de informes de utilización de formularios de ingresos de materiales a almacén 1-‐H C.G.C.
27 Actualización de firmas de las nuevas autoridades municipales
28 Visitas técnica-‐social a comunidades para re-‐activación y mejoramiento de sistemas de agua.
29 Recolección de firmas de los alcaldes municipales de la región.
30 Participación de taller por parte de fortalecimiento municipal.